Gm. Rząśnia - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 20 stycznia 2003 r.
Pan
Tomasz Stolarczyk
Wójt Gminy Rząśnia
WK - 0915/3/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Rząśnia wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Nie przestrzegano postanowień zakładowego planu kont dla budżetu gminy oraz dla jednostki budżetowej - Urzędu Gminy poprzez:
- nie prowadzenie konta 902 - wydatki budżetowe,
- księgowanie zaciągniętych w 2002 roku pożyczek na koncie 224 - Rozrachunki budżetu, zamiast na koncie do tego przeznaczonym, tj. 260 - Zobowiązania finansowe,
- księgowanie środków pieniężnych w drodze (środki pieniężne znajdujące się pomiędzy kasą jednostki a jej rachunkiem bankowym) na niewłaściwym koncie,
- nie prowadzenie ewidencji analitycznej do kont syntetycznych ujętych w zakładowym planie kont, a w szczególności dla kont: 139 - Inne rachunki bankowe, 201 - Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych, 225 - Rozrachunki z budżetami, 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 240 - Pozostałe rozrachunki oraz 800 - Fundusz jednostki.
Podkreślić należy ponadto, że brak ewidencji analitycznej do konta 201 -Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami naruszał art.17 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ((tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694).
2. Kontrolujący ustalili, że w latach 2000 - 2001 zapisów będących potwierdzeniem dokonania operacji gospodarczych dokonywano w urządzeniach księgowych (tj. w dzienniku obrotów i na kontach księgi głównej) pod datą ostatniego dnia miesiąca, czym naruszono art. 14 ust.1 ustawy o rachunkowości oraz postanowienia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
3. Stwierdzono, że zapisy dokonywane w urządzeniach księgowych nie zawierały wszystkich cech zapisu księgowego wyszczególnionych w art. 23 ust.2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
4. W toku kontroli ustalono, że oryginalne zapisy księgowe dokonywane w księdze głównej, w 2001 roku, nie pokrywały się z kopią tych zapisów dokonywanych przez kalkę w dzienniku obrotów, co świadczyło o nieprzestrzeganiu uregulowań Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
5. Kontrola wykazała, że zestawienie obrotów i sald sporządzane na koniec miesiąca, na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgi głównej, nie zawierały wszystkich elementów jakie powinno zawierać prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald, co stanowiło naruszenie art. 18 ust.1 ustawy o rachunkowości.
6. Kontrolujący stwierdzili, że brak było możliwości uzgodnienia miesięcznych obrotów zestawienia obrotów i sald z obrotami dziennika. Zgodnie z art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku, bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
7. Kontrola sprawozdań o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń wykazała, że w 2000 roku sprawozdań jednostkowych nie sporządzono dla Gminnego Zespołu Oświaty, Gospodarstwa Pomocniczego Zakład Gospodarczy- oraz Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, co stanowiło naruszenie § 4 ust.1 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2000 roku w sprawie zasad i terminów sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 16, poz. 209 - obecnie nie obowiązujące). W 2001 roku sprawozdań o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń nie sporządzono dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, co stanowiło naruszenie § 4 ust. 1 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz.279).
W zakresie gospodarki kasowej
1. Raporty kasowe prowadzone były niezgodnie z postanowieniami § 5 ust.2 instrukcji kasowej, z których wynikało, że dla każdego konta bankowego powinien być sporządzany oddzielny raport.
2. W instrukcji kasowej nie zawarto uregulowań dotyczących terminów odprowadzania przez kasjera środków pieniężnych na rachunek bankowy.
3. Kontrola stwierdziła dokonywanie wypłaty gotówki z kasy bez potwierdzenia odbioru przez osobę odbierającą na dowodach źródłowych.
4. W trakcie kontroli kasy w dniu 13 listopada 2002 roku stwierdzono niedobór gotówki w kasie na kwotę 50,06 zł.
W zakresie dochodów z tytułu podatków loklanych
1. Nie przestrzegano terminów rozliczania inkasentów z zainkasowanych od podatników należności podatkowych. Terminy płatności dla inkasentów określone zostały w art.47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.).
2. Od nieterminowych wpłat pobranych przez inkasentów podatków nie egzekwowano odsetek za zwłokę, co stanowiło naruszenie § 7 ust.1, pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 1997 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 162, poz. 1124 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące) oraz § 10 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 40 poz. 463).
3. Nie przestrzegano przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.), a w szczególności:
- nie prowadzono ksiąg rachunkowych (ewidencji syntetycznej) podatków i opłat,
- nieprawidłowo prowadzono ewidencję księgową (analitykę) podatków i opłat.
4. Nie przestrzegano terminów doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość podatku od nieruchomości, co uniemożliwiało podatnikom zapłatę podatku w ustawowo określonym terminie (1-sza rata do dnia 15 marca danego roku).
5. W 2002 roku organ podatkowy zaniechał podejmowania działań w zakresie windykacji zaległości z tytułu podatku od nieruchomości, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541).
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży mienia komunalnego
1. Nie przestrzegano art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.) poprzez brak zamieszczania w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu w Urzędzie Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.
2. Nie przestrzegano terminu wpłaty wadium przy przetargach organizowanych na sprzedaż działek budowlanych, co stanowiło naruszenie § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30).
W zakresie wydatków osobowych
Kontrola wykazała, iż na stanowisko Kierownika Referatu ds. zamówień publicznych, inwestycji i planowania przestrzennego mianowano w dniu 1 czerwca 2002 roku pracownika, który nie spełniał wymagań kwalifikacyjnych w zakresie wykształcenia. Powyższym działaniem naruszono przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych, urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61 poz. 707 z późn. zm.).
W zakresie realizacji zadań inwestycyjnych i przestrzegania procedur udzielania zamówień publicznych W odniesieniu do zadań inwestycyjnych badanych w toku kontroli stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:
Modernizacja drogi gminnej w miejscowości Żary - 1999 rok
1. Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie posiadał dokumentacji technicznej oraz kosztorysu inwestorskiego, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. Mimo, że szacunkowa wartość zamówienia przekraczała kwotę 30.000 EURO postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzono w trybie uproszczonym przewidzianym dla zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO. W rezultacie zamawiający nie zastosował, w szczególności, przepisów ww. ustawy dotyczących ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzono w trybie przetargu ograniczonego.
Decyzję dotycząca wyboru wskazanego trybu udzielenia zamówienia publicznego Zarząd Gminy uzasadnił długotrwałą procedurą przetargu nieograniczonego, uniemożliwiającą złożenie we właściwym terminie wniosku do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
Powyższe uzasadnienie nie wypełniało żadnej z przesłanek wskazanych w art. 32 ustawy o zamówieniach publicznych, określających okoliczności umożliwiające zastosowanie tego trybu, a zatem brak było podstawy do udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu ograniczonego.
Działaniem powyższym naruszono art. 14 ust. 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym podstawowym trybem udzielenia zamówienia publicznego jest przetarg nieograniczony, a zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie.
Kontrolujący stwierdzili ponadto, że zamawiający nie przestrzegał przepisów określających przebieg postępowania w trybie przetargu ograniczonego. Zaproszenie do udziału w przetargu ograniczonym nie było poprzedzone zaproszeniem do zgłoszenia zainteresowania udziałem w przetargu, co stanowiło naruszenie art.33 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie odrzucił ofert, które nie spełniały wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i nie unieważnił postępowania, co stanowiło naruszenie art.27a pkt 2 i art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Umowę w sprawie wykonania modernizacji drogi zawarto w dniu 30 sierpnia 1999 roku z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo Mostowych Sp. z o.o. z Radomska. Na wniosek z dnia 22 sierpnia 1999 roku złożony przez inspektora nadzoru, Zarząd Gminy, w dniu 30 sierpnia 1999 roku, zlecił Przedsiębiorstwu wykonanie robót dodatkowych polegających na wyrównaniu podbudowy tłuczniem kamiennym grubości 3 cm na całej długości i szerokości jezdni. Podkreślić należy, że z wnioskodawcą wykonania robót dodatkowych umowę zlecenia na pełnienie nadzoru inwestorskiego zawarto w dniu 12 października 1999 roku. Wymieniony wniosek złożony został przed terminem otwarcia ofert i wyborem wykonawcy robót.
Kontrolujący ustalili, że w ramach umowy zawartej w dniu 30 sierpnia 1999 roku zlecono modernizację drogi gminnej w miejscowości Żary, polegającą w szczególności na:
- wykonaniu warstwy wyrównawczej z tłucznia kamiennego grubości 10 cm na powierzchni 3.282 m2,
- wykonaniu warstwy ścieralnej z masy mineralno asfaltowej grubości 4 cm na pow. 3.300 m2.
Wykonanie powyższych robót znalazło potwierdzenie w zapisach dziennika budowy nr 205/99 prowadzonego dla przedmiotowego zadania.
W przypadku robót dodatkowych kontrolujący ustalili, że ich wykonanie nie zostało potwierdzone w zapisach dziennika budowy zarówno przez kierownika budowy, jak i inspektora nadzoru. Grubość wykonanej warstwy podbudowy wykazana w obmiarze wykonanych robót odpowiadała grubości warstwy przewidzianej do wykonania w ramach umowy z dnia 30 sierpnia 1999 roku.
Z powyższego wynikało, że roboty dodatkowe zlecone w dniu 30 sierpnia 1999 roku nie zostały wykonane, a tym samym Gmina zapłaciła wykonawcy za roboty które nie miały miejsca. Wskazane okoliczności, szczegółowo opisane w protokole kontroli, w wysokim stopniu uzasadniają prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa w wyniku którego nastąpiło uszczuplenie majątku Gminy w kwocie 12.877,96 zł.
Modernizacja drogi gminnej w miejscowości Gawłów - 1999 rok
1. Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie posiadał dokumentacji technicznej oraz kosztorysu inwestorskiego, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Mimo, że szacunkowa wartość zamówienia przekraczała kwotę 30.000 EURO postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzono w trybie uproszczonym, przewidzianym dla zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO. W rezultacie zamawiający nie zastosował, w szczególności, przepisów ww. ustawy dotyczących ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzono w trybie przetargu ograniczonego.
Decyzję o ogłoszeniu przetargu ograniczonego (w trybie art.32 ustawy) - na wybór wykonawcy robót - Zarząd Gminy uzasadnił długotrwałą procedurą przetargu nieograniczonego uniemożliwiającą złożenie wniosku o dofinansowanie ze środków AR i MR. Uzasadnienie to nie stanowiło podstawy do udzielenia zamówienia w trybie art. 32 ustawy o zamówieniach publicznych, bowiem nie dotyczyło okoliczności umożliwiających zastosowanie tego trybu.
Działaniem powyższym naruszono art. 14 ust 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym podstawowym trybem udzielenia zamówienia publicznego jest przetarg nieograniczony, a zamawiający może udzielić zamówienia w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie.
Kontrolujący ustalili ponadto, że zaproszenie do składania ofert nie było poprzedzone zaproszeniem do zgłoszenia zainteresowania udziałem w przetargu, co stanowiło naruszenie art.33 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie odrzucił ofert, które nie spełniały wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i nie unieważnił postępowania, co stanowiło naruszenie art. 27a pkt 2 i art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Kontrolujący ustalili, że w dniu 30 sierpnia 1999 roku Gmina zawarła umowę z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo Mostowych Sp. z o.o. z Radomska dotyczącą robót budowlanych polegających na wykonaniu nawierzchni bitumicznej grubości 4 cm na powierzchni 8.100 m2. W dniu 22 sierpnia 1999 roku inspektor nadzoru (faktycznie zatrudniona dopiero na podstawie umowy zlecenia z dnia 12 października 1999 roku) skierowała do Wójta Gminy Pana Pawła Sikory wniosek o wykonanie robót dodatkowych polegających na zwiększeniu o 1 cm grubości warstwy jezdnej z masy mineralno- asfaltowej na pow. 4.800 m2. Zarząd Gminy w Rząśni w dniu 30 sierpnia 1999 roku zlecił wykonanie ww. robót dodatkowych. Przyjęcie zlecenia do realizacji potwierdził Wiceprezes Zarządu - Zastępca Dyrektora PRDM Sp. z o.o. z Radomska.
Z ustaleń kontroli wynikało, że w dzienniku budowy nr 206/00 prowadzonym dla przedmiotowego zadania kierownik budowy oraz inspektor nadzoru potwierdzili wykonanie warstwy ścieralnej z masy asfaltowej o grubości 4 cm, a zatem zgodnie z postanowieniami umowy z dnia 30 sierpnia 1999 roku.
Z treści zapisów dokonanych w ww. dzienniku budowy wynikało, że roboty wykonywano w okresie 11-14 października 1999 roku. Wykonanie robót potwierdzono również w protokole odbioru robót, z którego wynikało, m.in., że przedmiot odbioru oddano do użytku.
Kontrola wykazała ponadto, że realizację robót polegających na ułożeniu nawierzchni na drodze gminnej w miejscowości Gawłów odnotowano także w dzienniku budowy nr 80/99 prowadzonym dla inwestycji pn. modernizacja drogi gminnej Biała - Lipiny. Z zapisów dokonanych w powyższym dzienniku budowy wynikało, że wykonano nawierzchnię asfaltową na drodze gminnej w m. Gawłów o grubości 3 cm, a roboty realizowano w terminie 1-14 września 1999 roku. Powyższe potwierdzili kierownik budowy i inspektor nadzoru.
Powyższe wskazuje na nierzetelne prowadzenie dzienników budowy - zawarte w nich zapisy są ewidentnie sprzeczne, a oczywiście niemożliwym było wykonanie tej samej modernizacji w dwóch różnych terminach
Z ustaleń kontrolujących wynikało, że roboty dodatkowe zlecone w dniu 30 sierpnia 1999 roku nie zostały wykonane, a tym samym Gmina zapłaciła wykonawcy za roboty które nie miały miejsca. Wskazane okoliczności, szczegółowo opisane w protokole kontroli, w wysokim stopniu uzasadniają prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa w wyniku którego nastąpiło uszczuplenie majątku Gminy w kwocie 24.143,72 zł.
Modernizacja drogi gminnej w miejscowości Biała-Lipina - 1999 rok
1. Zamawiający nie odrzucił ofert i nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pomimo tego, że wszyscy uczestniczący w postępowaniu oferenci nie spełnili wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie złożenia polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że dostawca lub wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Działanie to stanowiło naruszenie art. 27a pkt.2 i 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Zamawiający nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie sporządzenia wykazu uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu i wezwaniu oferentów do złożenia oświadczeń co do okoliczności określonych w art. 22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W dniu 21 czerwca 1999 roku zawarta została umowa z PRDM Sp. z o.o. z Radomska. Przedmiotem umowy było wykonanie robót budowlanych polegających na modernizacji drogi gminnej Biała-Lipina.
Kontrolujący ustalili, że wykonanie robót objętych umową potwierdzone zostało w protokole odbioru z dnia 31 sierpnia 1999 roku, z którego wynikało, że wybudowana droga oddana została do użytku. Ponadto przebieg robót realizowanych w ramach ww. umowy, w okresie 23 czerwca 1999 roku - 20 lipca 1999 roku, odnotowano w dzienniku budowy nr 80/99 prowadzonym dla przedmiotowej inwestycji. Według protokołu odbioru robót z października 1999 roku wykonawca wykonał roboty dodatkowe, których wartość stanowiła kwotę 3.003,25 zł.
W toku kontroli stwierdzono, że w dniu 14 czerwca 1999 roku, tj. przed podpisaniem umowy z wykonawcą robót inspektor nadzoru, skierował do Zarządu Gminy wniosek o wykonanie robót dodatkowych polegających na wykonaniu nawierzchni mineralno-asfaltowej o grubości 4 cm na powierzchni 185,5 m2. Wykonanie ww. robót Zarząd Gminy zlecił w dniu 21 czerwca 1999 roku. Przyjmujący zlecenie - Zastępca Prezesa Zarządu PRDM, zobowiązany został do rozliczenia robót dodatkowych kosztorysem powykonawczym.
Wykonanie powyższych robót nie zostało potwierdzone w prowadzonym dzienniku budowy, również z obmiaru wykonanych robót wynikało, że zakres wykonanych prac obejmował wyłącznie roboty będące przedmiotem umowy z dnia 21 czerwca 1999 roku. Ponadto wykonawca nie sporządził kosztorysu powykonawczego dotyczącego robót dodatkowych.
W świetle powyższych okoliczności brak było podstawy do wypłaty na rzecz wykonawcy robót kwoty 3.003,25 zł za roboty dodatkowe zlecone w dniu 21 czerwca 1999 roku, których wykonanie nie znajduje potwierdzenia w prowadzonej dokumentacji.
Modernizacja dróg na terenie Gminy Rząśnia - 2000 rok.
1. Zamawiający nie odrzucił oferty PPHU - DROMAK - ze Zduńskiej Woli, pomimo tego, że oferent nie spełnił wymagań zamawiającego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art. 27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W zakresie modernizacji drogi gminnej w miejscowości Broszęcin kontrolujący ustalili, że zakres robót wykonanych przy modernizacji tej drogi był niezgodny z przedmiarem robót zleconych do wykonania na podstawie umowy nr 191/2000 z dnia 22 sierpnia 2000 roku. Stwierdzone w toku kontroli rozbieżności dotyczyły zarówno wykonania robót w zmniejszonym zakresie w stosunku do przedmiaru robót zleconych, jak i wykonania robót nie objętych umową nr 191/2000. Pomimo znacznych rozbieżności w realizacji przedmiotu umowy - kontrolowana jednostka nie wymagała od wykonawcy rozliczenia faktycznie wykonanych robót kosztorysem powykonawczym.
3. W zakresie modernizacji drogi gminnej we wsi Kolonia Stróża kontrolujący stwierdzili, że według dziennika budowy nr 176/2000, prowadzonego dla przedmiotowego zadania, zakres robót wykonanych przy modernizacji drogi gminnej, zlecony w ramach umowy nr 191/2000, został zrealizowany.
W obmiarze robót dotyczących realizacji zadania - Modernizacja drogi gminnej we wsi Kolonia Stróża -, podpisanym przez inspektora nadzoru, wykazano prace, które nie zostały potwierdzone w dzienniku budowy nr 176/2000. Dotyczyło to wykonania przepustów drogowych, które wg obmiaru robót wykonane zostały z rur o średnicy ø 50 - 9 mb i ø 60 - 7 mb.
4. W zakresie rozliczenia inspektora nadzoru kontrolujący stwierdzili, że zgodnie z umową zawartą w dniu 4 września 2000 roku z inspektorem nadzoru wynagrodzenie za pełnienie funkcji inspektora nadzoru nastąpić miało po zakończeniu pełnienia nadzoru.
Kontrolujący ustalili, że rozliczenia z inspektorem nadzoru za wykonanie przedmiotu umowy dokonane zostało w dniu 21 grudnia 2000 roku na podstawie rachunku wystawionego w dniu 18 grudnia 2000 roku. Kontrola wykazała, że roboty realizowane w ramach umowy nr 191/2000 zakończone zostały w dniu 5 stycznia 2001 roku, a protokół odbioru tych robót spisany został w dniu 30 marca 2001 roku.
Powyższe działanie wskazuje, że rozliczenie z inspektorem nadzoru dokonane zostało z naruszeniem warunków określonych w umowie zawartej w dniu 4 września 2000 roku.
W zakresie ewidencji majątku gminy i inwentaryzacji
1. W toku kontroli stwierdzono przypadki zakwalifikowania przystanków PKS i wiat zadaszonych w miejscowości Broszęcin do niewłaściwych grup środków trwałych oraz stosowania nieprawidłowych stawek procentowych do naliczania umorzenia.
2. Kontrolujący ustalili, że inwentaryzacja przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2001 roku nie została rozliczona, mimo że w wyniku porównania wartości wynikającej z arkuszy spisowych i wartości wynikającej z ewidencji syntetycznej konta 013 stwierdzono niedobór pozostałych środków trwałych w kwocie 1.043,80 zł. Komisja Inwentaryzacyjna nie sporządziła protokołu końcowego z inwentaryzacji. Ponadto Komisja nie przeprowadziła postępowania wyjaśniającego w sprawie ustalenia przyczyn powstania niedoboru. Nie dokonano ponadto rozliczenia niedoboru w księgach rachunkowych 2001 roku. Powyższym działaniem naruszono postanowienia § 12 instrukcji inwentaryzacyjnej oraz art. 27 ustawy o rachunkowości.
W zakresie wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu Gminy w Rząśni w 2002 roku
1. Kontrolujący ustalili, że Rada Gminy w uchwale budżetowej na 2002 rok uchwaliła środki na wynagrodzenia pracowników w wysokości przekraczającej wykonanie wydatków na wynagrodzenia w 2001 roku. Wydatki na wynagrodzenia w 2001 roku wynosiły 542.342 zł, natomiast budżet Gminy na 2002 rok przewidywał kwotę 760.850 zł. Przeprowadzona analiza akt osobowych pracowników kontrolowanej jednostki wykazała, że w 2002 roku zatrudniono dodatkowo 22 osoby w Urzędzie Gminy. Wynagrodzenie pracowników zatrudnionych w 2002 roku wypłacone w okresie od stycznia do listopada 2002 roku stanowiło kwotę 99.872,79 zł. Opisane wyżej działanie mogło doprowadzić do naruszenia przepisów ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz. 1799). Zgodnie z art.3 ust.1 pkt 2 ww. ustawy wielkość wynagrodzeń w samorządowych jednostkach budżetowych, zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, nie mogła przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach informuję Pana Wójta, że konieczne jest podjęcie działań i decyzji zmierzających do ich usunięcia oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym kieruję następujące zalecenia pokontrolne:
1. Przestrzegać postanowień zakładowego planu kont dla budżetu gminy oraz jednostki budżetowej - Urzędu Gminy, a w szczególności księgować na właściwych kontach wydatki budżetowe, pożyczki oraz środki pieniężne w drodze.
2. Ewidencję analityczną do kont syntetycznych prowadzić zgodnie z unormowaniami zakładowego planu kont oraz ustawy o rachunkowości.
3. Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz uregulowaniami wewnętrznymi.
4. Zapewnić sporządzanie sprawozdań jednostkowych zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
5. Przestrzegać obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej.
6. W instrukcji kasowej wskazać termin odprowadzania przez kasjera środków pieniężnych na rachunek bankowy.
7. Zapewnić potwierdzanie odbioru wypłacanej z kasy gotówki przez osoby pobierające pieniądze.
8. Zapewnić terminowe rozliczanie inkasentów z wpłat pobranych należności podatkowych. Egzekwować odsetki za zwłokę z tytułu wpłat dokonanych po upływie terminu płatności.
9. W zakładowym planie kont uwzględnić zasady ewidencji podatków i opłat, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
10. Zapewnić doręczanie podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązań podatkowych w terminach umożliwiających regulowanie należności podatkowych w ustawowym terminie płatności.
11. Terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
12. Przestrzegać art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie podawania informacji w prasie lokalnej o wywieszeniu w Urzędzie Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.
13. Przestrzegać przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określania szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własności gminy w zakresie ustalania terminu wpłaty wadium.
14. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - w zakresie kwalifikacji zatrudnianych (awansowanych) pracowników.
15. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać zasad, form i trybu określonych przepisami ustawy o zamówieniach publicznych.
16. Zobowiązać właściwych pracowników Urzędu Gminy do zapewnienia właściwego nadzoru i kontroli nad realizowanymi zadaniami inwestycyjnymi, a także w zakresie prawidłowości i rzetelności dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia finansowego za wykonane roboty.
17. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy od Przedsiębiorstwa Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. z Radomska bezpodstawnie wypłaconych z budżetu kwot:
- 12.877,96 zł - za roboty dodatkowe przy modernizacji drogi gminnej w miejscowości Żary,
- 24.143,72 zł - za roboty dodatkowe przy modernizacji drogi gminnej w miejscowości Gawłów,
- 3.003,25 zł - za roboty dodatkowe przy modernizacji drogi gminnej w miejscowości Biała-Lipina.
23. Środki trwałe klasyfikować zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych i stosować właściwe stawki amortyzacyjne określone w obowiązujących przepisach.
24. Inwentaryzację przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej oraz ustawie o rachunkowości. W przypadku wystąpienia niedoborów lub nadwyżek sporządzać zestawienie różnic inwentaryzacyjnych oraz przekazać je Komisji Inwentaryzacyjnej w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Zobowiązać Komisję do sporządzenia protokołu końcowego wskazującego ewentualne niedobory i nadwyżki stwierdzone w toku inwentaryzacji.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Rząśni.
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Rząśni.
3. aa.
Łódź, dnia 20 stycznia 2003 r.
Pan
Tomasz Stolarczyk
Wójt Gminy Rząśnia
WK - 0915/3/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Rząśnia wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. Nie przestrzegano postanowień zakładowego planu kont dla budżetu gminy oraz dla jednostki budżetowej - Urzędu Gminy poprzez:
- nie prowadzenie konta 902 - wydatki budżetowe,
- księgowanie zaciągniętych w 2002 roku pożyczek na koncie 224 - Rozrachunki budżetu, zamiast na koncie do tego przeznaczonym, tj. 260 - Zobowiązania finansowe,
- księgowanie środków pieniężnych w drodze (środki pieniężne znajdujące się pomiędzy kasą jednostki a jej rachunkiem bankowym) na niewłaściwym koncie,
- nie prowadzenie ewidencji analitycznej do kont syntetycznych ujętych w zakładowym planie kont, a w szczególności dla kont: 139 - Inne rachunki bankowe, 201 - Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych, 225 - Rozrachunki z budżetami, 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 240 - Pozostałe rozrachunki oraz 800 - Fundusz jednostki.
Podkreślić należy ponadto, że brak ewidencji analitycznej do konta 201 -Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami naruszał art.17 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ((tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694).
2. Kontrolujący ustalili, że w latach 2000 - 2001 zapisów będących potwierdzeniem dokonania operacji gospodarczych dokonywano w urządzeniach księgowych (tj. w dzienniku obrotów i na kontach księgi głównej) pod datą ostatniego dnia miesiąca, czym naruszono art. 14 ust.1 ustawy o rachunkowości oraz postanowienia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
3. Stwierdzono, że zapisy dokonywane w urządzeniach księgowych nie zawierały wszystkich cech zapisu księgowego wyszczególnionych w art. 23 ust.2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
4. W toku kontroli ustalono, że oryginalne zapisy księgowe dokonywane w księdze głównej, w 2001 roku, nie pokrywały się z kopią tych zapisów dokonywanych przez kalkę w dzienniku obrotów, co świadczyło o nieprzestrzeganiu uregulowań Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
5. Kontrola wykazała, że zestawienie obrotów i sald sporządzane na koniec miesiąca, na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgi głównej, nie zawierały wszystkich elementów jakie powinno zawierać prawidłowo sporządzone zestawienie obrotów i sald, co stanowiło naruszenie art. 18 ust.1 ustawy o rachunkowości.
6. Kontrolujący stwierdzili, że brak było możliwości uzgodnienia miesięcznych obrotów zestawienia obrotów i sald z obrotami dziennika. Zgodnie z art.14 ust.1 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku, bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
7. Kontrola sprawozdań o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń wykazała, że w 2000 roku sprawozdań jednostkowych nie sporządzono dla Gminnego Zespołu Oświaty, Gospodarstwa Pomocniczego Zakład Gospodarczy- oraz Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, co stanowiło naruszenie § 4 ust.1 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2000 roku w sprawie zasad i terminów sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 16, poz. 209 - obecnie nie obowiązujące). W 2001 roku sprawozdań o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń nie sporządzono dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, co stanowiło naruszenie § 4 ust. 1 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz.279).
W zakresie gospodarki kasowej
1. Raporty kasowe prowadzone były niezgodnie z postanowieniami § 5 ust.2 instrukcji kasowej, z których wynikało, że dla każdego konta bankowego powinien być sporządzany oddzielny raport.
2. W instrukcji kasowej nie zawarto uregulowań dotyczących terminów odprowadzania przez kasjera środków pieniężnych na rachunek bankowy.
3. Kontrola stwierdziła dokonywanie wypłaty gotówki z kasy bez potwierdzenia odbioru przez osobę odbierającą na dowodach źródłowych.
4. W trakcie kontroli kasy w dniu 13 listopada 2002 roku stwierdzono niedobór gotówki w kasie na kwotę 50,06 zł.
W zakresie dochodów z tytułu podatków loklanych
1. Nie przestrzegano terminów rozliczania inkasentów z zainkasowanych od podatników należności podatkowych. Terminy płatności dla inkasentów określone zostały w art.47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.).
2. Od nieterminowych wpłat pobranych przez inkasentów podatków nie egzekwowano odsetek za zwłokę, co stanowiło naruszenie § 7 ust.1, pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 1997 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 162, poz. 1124 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące) oraz § 10 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 40 poz. 463).
3. Nie przestrzegano przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.), a w szczególności:
- nie prowadzono ksiąg rachunkowych (ewidencji syntetycznej) podatków i opłat,
- nieprawidłowo prowadzono ewidencję księgową (analitykę) podatków i opłat.
4. Nie przestrzegano terminów doręczania podatnikom decyzji ustalających wysokość podatku od nieruchomości, co uniemożliwiało podatnikom zapłatę podatku w ustawowo określonym terminie (1-sza rata do dnia 15 marca danego roku).
5. W 2002 roku organ podatkowy zaniechał podejmowania działań w zakresie windykacji zaległości z tytułu podatku od nieruchomości, co stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541).
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży mienia komunalnego
1. Nie przestrzegano art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.) poprzez brak zamieszczania w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu w Urzędzie Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.
2. Nie przestrzegano terminu wpłaty wadium przy przetargach organizowanych na sprzedaż działek budowlanych, co stanowiło naruszenie § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30).
W zakresie wydatków osobowych
Kontrola wykazała, iż na stanowisko Kierownika Referatu ds. zamówień publicznych, inwestycji i planowania przestrzennego mianowano w dniu 1 czerwca 2002 roku pracownika, który nie spełniał wymagań kwalifikacyjnych w zakresie wykształcenia. Powyższym działaniem naruszono przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych, urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61 poz. 707 z późn. zm.).
W zakresie realizacji zadań inwestycyjnych i przestrzegania procedur udzielania zamówień publicznych W odniesieniu do zadań inwestycyjnych badanych w toku kontroli stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:
Modernizacja drogi gminnej w miejscowości Żary - 1999 rok
1. Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie posiadał dokumentacji technicznej oraz kosztorysu inwestorskiego, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. Mimo, że szacunkowa wartość zamówienia przekraczała kwotę 30.000 EURO postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzono w trybie uproszczonym przewidzianym dla zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO. W rezultacie zamawiający nie zastosował, w szczególności, przepisów ww. ustawy dotyczących ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzono w trybie przetargu ograniczonego.
Decyzję dotycząca wyboru wskazanego trybu udzielenia zamówienia publicznego Zarząd Gminy uzasadnił długotrwałą procedurą przetargu nieograniczonego, uniemożliwiającą złożenie we właściwym terminie wniosku do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
Powyższe uzasadnienie nie wypełniało żadnej z przesłanek wskazanych w art. 32 ustawy o zamówieniach publicznych, określających okoliczności umożliwiające zastosowanie tego trybu, a zatem brak było podstawy do udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu ograniczonego.
Działaniem powyższym naruszono art. 14 ust. 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym podstawowym trybem udzielenia zamówienia publicznego jest przetarg nieograniczony, a zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie.
Kontrolujący stwierdzili ponadto, że zamawiający nie przestrzegał przepisów określających przebieg postępowania w trybie przetargu ograniczonego. Zaproszenie do udziału w przetargu ograniczonym nie było poprzedzone zaproszeniem do zgłoszenia zainteresowania udziałem w przetargu, co stanowiło naruszenie art.33 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie odrzucił ofert, które nie spełniały wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i nie unieważnił postępowania, co stanowiło naruszenie art.27a pkt 2 i art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Umowę w sprawie wykonania modernizacji drogi zawarto w dniu 30 sierpnia 1999 roku z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo Mostowych Sp. z o.o. z Radomska. Na wniosek z dnia 22 sierpnia 1999 roku złożony przez inspektora nadzoru, Zarząd Gminy, w dniu 30 sierpnia 1999 roku, zlecił Przedsiębiorstwu wykonanie robót dodatkowych polegających na wyrównaniu podbudowy tłuczniem kamiennym grubości 3 cm na całej długości i szerokości jezdni. Podkreślić należy, że z wnioskodawcą wykonania robót dodatkowych umowę zlecenia na pełnienie nadzoru inwestorskiego zawarto w dniu 12 października 1999 roku. Wymieniony wniosek złożony został przed terminem otwarcia ofert i wyborem wykonawcy robót.
Kontrolujący ustalili, że w ramach umowy zawartej w dniu 30 sierpnia 1999 roku zlecono modernizację drogi gminnej w miejscowości Żary, polegającą w szczególności na:
- wykonaniu warstwy wyrównawczej z tłucznia kamiennego grubości 10 cm na powierzchni 3.282 m2,
- wykonaniu warstwy ścieralnej z masy mineralno asfaltowej grubości 4 cm na pow. 3.300 m2.
Wykonanie powyższych robót znalazło potwierdzenie w zapisach dziennika budowy nr 205/99 prowadzonego dla przedmiotowego zadania.
W przypadku robót dodatkowych kontrolujący ustalili, że ich wykonanie nie zostało potwierdzone w zapisach dziennika budowy zarówno przez kierownika budowy, jak i inspektora nadzoru. Grubość wykonanej warstwy podbudowy wykazana w obmiarze wykonanych robót odpowiadała grubości warstwy przewidzianej do wykonania w ramach umowy z dnia 30 sierpnia 1999 roku.
Z powyższego wynikało, że roboty dodatkowe zlecone w dniu 30 sierpnia 1999 roku nie zostały wykonane, a tym samym Gmina zapłaciła wykonawcy za roboty które nie miały miejsca. Wskazane okoliczności, szczegółowo opisane w protokole kontroli, w wysokim stopniu uzasadniają prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa w wyniku którego nastąpiło uszczuplenie majątku Gminy w kwocie 12.877,96 zł.
Modernizacja drogi gminnej w miejscowości Gawłów - 1999 rok
1. Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie posiadał dokumentacji technicznej oraz kosztorysu inwestorskiego, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Mimo, że szacunkowa wartość zamówienia przekraczała kwotę 30.000 EURO postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzono w trybie uproszczonym, przewidzianym dla zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO. W rezultacie zamawiający nie zastosował, w szczególności, przepisów ww. ustawy dotyczących ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzono w trybie przetargu ograniczonego.
Decyzję o ogłoszeniu przetargu ograniczonego (w trybie art.32 ustawy) - na wybór wykonawcy robót - Zarząd Gminy uzasadnił długotrwałą procedurą przetargu nieograniczonego uniemożliwiającą złożenie wniosku o dofinansowanie ze środków AR i MR. Uzasadnienie to nie stanowiło podstawy do udzielenia zamówienia w trybie art. 32 ustawy o zamówieniach publicznych, bowiem nie dotyczyło okoliczności umożliwiających zastosowanie tego trybu.
Działaniem powyższym naruszono art. 14 ust 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym podstawowym trybem udzielenia zamówienia publicznego jest przetarg nieograniczony, a zamawiający może udzielić zamówienia w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie.
Kontrolujący ustalili ponadto, że zaproszenie do składania ofert nie było poprzedzone zaproszeniem do zgłoszenia zainteresowania udziałem w przetargu, co stanowiło naruszenie art.33 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie odrzucił ofert, które nie spełniały wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i nie unieważnił postępowania, co stanowiło naruszenie art. 27a pkt 2 i art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Kontrolujący ustalili, że w dniu 30 sierpnia 1999 roku Gmina zawarła umowę z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo Mostowych Sp. z o.o. z Radomska dotyczącą robót budowlanych polegających na wykonaniu nawierzchni bitumicznej grubości 4 cm na powierzchni 8.100 m2. W dniu 22 sierpnia 1999 roku inspektor nadzoru (faktycznie zatrudniona dopiero na podstawie umowy zlecenia z dnia 12 października 1999 roku) skierowała do Wójta Gminy Pana Pawła Sikory wniosek o wykonanie robót dodatkowych polegających na zwiększeniu o 1 cm grubości warstwy jezdnej z masy mineralno- asfaltowej na pow. 4.800 m2. Zarząd Gminy w Rząśni w dniu 30 sierpnia 1999 roku zlecił wykonanie ww. robót dodatkowych. Przyjęcie zlecenia do realizacji potwierdził Wiceprezes Zarządu - Zastępca Dyrektora PRDM Sp. z o.o. z Radomska.
Z ustaleń kontroli wynikało, że w dzienniku budowy nr 206/00 prowadzonym dla przedmiotowego zadania kierownik budowy oraz inspektor nadzoru potwierdzili wykonanie warstwy ścieralnej z masy asfaltowej o grubości 4 cm, a zatem zgodnie z postanowieniami umowy z dnia 30 sierpnia 1999 roku.
Z treści zapisów dokonanych w ww. dzienniku budowy wynikało, że roboty wykonywano w okresie 11-14 października 1999 roku. Wykonanie robót potwierdzono również w protokole odbioru robót, z którego wynikało, m.in., że przedmiot odbioru oddano do użytku.
Kontrola wykazała ponadto, że realizację robót polegających na ułożeniu nawierzchni na drodze gminnej w miejscowości Gawłów odnotowano także w dzienniku budowy nr 80/99 prowadzonym dla inwestycji pn. modernizacja drogi gminnej Biała - Lipiny. Z zapisów dokonanych w powyższym dzienniku budowy wynikało, że wykonano nawierzchnię asfaltową na drodze gminnej w m. Gawłów o grubości 3 cm, a roboty realizowano w terminie 1-14 września 1999 roku. Powyższe potwierdzili kierownik budowy i inspektor nadzoru.
Powyższe wskazuje na nierzetelne prowadzenie dzienników budowy - zawarte w nich zapisy są ewidentnie sprzeczne, a oczywiście niemożliwym było wykonanie tej samej modernizacji w dwóch różnych terminach
Z ustaleń kontrolujących wynikało, że roboty dodatkowe zlecone w dniu 30 sierpnia 1999 roku nie zostały wykonane, a tym samym Gmina zapłaciła wykonawcy za roboty które nie miały miejsca. Wskazane okoliczności, szczegółowo opisane w protokole kontroli, w wysokim stopniu uzasadniają prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa w wyniku którego nastąpiło uszczuplenie majątku Gminy w kwocie 24.143,72 zł.
Modernizacja drogi gminnej w miejscowości Biała-Lipina - 1999 rok
1. Zamawiający nie odrzucił ofert i nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pomimo tego, że wszyscy uczestniczący w postępowaniu oferenci nie spełnili wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie złożenia polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że dostawca lub wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Działanie to stanowiło naruszenie art. 27a pkt.2 i 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Zamawiający nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie sporządzenia wykazu uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu i wezwaniu oferentów do złożenia oświadczeń co do okoliczności określonych w art. 22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W dniu 21 czerwca 1999 roku zawarta została umowa z PRDM Sp. z o.o. z Radomska. Przedmiotem umowy było wykonanie robót budowlanych polegających na modernizacji drogi gminnej Biała-Lipina.
Kontrolujący ustalili, że wykonanie robót objętych umową potwierdzone zostało w protokole odbioru z dnia 31 sierpnia 1999 roku, z którego wynikało, że wybudowana droga oddana została do użytku. Ponadto przebieg robót realizowanych w ramach ww. umowy, w okresie 23 czerwca 1999 roku - 20 lipca 1999 roku, odnotowano w dzienniku budowy nr 80/99 prowadzonym dla przedmiotowej inwestycji. Według protokołu odbioru robót z października 1999 roku wykonawca wykonał roboty dodatkowe, których wartość stanowiła kwotę 3.003,25 zł.
W toku kontroli stwierdzono, że w dniu 14 czerwca 1999 roku, tj. przed podpisaniem umowy z wykonawcą robót inspektor nadzoru, skierował do Zarządu Gminy wniosek o wykonanie robót dodatkowych polegających na wykonaniu nawierzchni mineralno-asfaltowej o grubości 4 cm na powierzchni 185,5 m2. Wykonanie ww. robót Zarząd Gminy zlecił w dniu 21 czerwca 1999 roku. Przyjmujący zlecenie - Zastępca Prezesa Zarządu PRDM, zobowiązany został do rozliczenia robót dodatkowych kosztorysem powykonawczym.
Wykonanie powyższych robót nie zostało potwierdzone w prowadzonym dzienniku budowy, również z obmiaru wykonanych robót wynikało, że zakres wykonanych prac obejmował wyłącznie roboty będące przedmiotem umowy z dnia 21 czerwca 1999 roku. Ponadto wykonawca nie sporządził kosztorysu powykonawczego dotyczącego robót dodatkowych.
W świetle powyższych okoliczności brak było podstawy do wypłaty na rzecz wykonawcy robót kwoty 3.003,25 zł za roboty dodatkowe zlecone w dniu 21 czerwca 1999 roku, których wykonanie nie znajduje potwierdzenia w prowadzonej dokumentacji.
Modernizacja dróg na terenie Gminy Rząśnia - 2000 rok.
1. Zamawiający nie odrzucił oferty PPHU - DROMAK - ze Zduńskiej Woli, pomimo tego, że oferent nie spełnił wymagań zamawiającego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art. 27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W zakresie modernizacji drogi gminnej w miejscowości Broszęcin kontrolujący ustalili, że zakres robót wykonanych przy modernizacji tej drogi był niezgodny z przedmiarem robót zleconych do wykonania na podstawie umowy nr 191/2000 z dnia 22 sierpnia 2000 roku. Stwierdzone w toku kontroli rozbieżności dotyczyły zarówno wykonania robót w zmniejszonym zakresie w stosunku do przedmiaru robót zleconych, jak i wykonania robót nie objętych umową nr 191/2000. Pomimo znacznych rozbieżności w realizacji przedmiotu umowy - kontrolowana jednostka nie wymagała od wykonawcy rozliczenia faktycznie wykonanych robót kosztorysem powykonawczym.
3. W zakresie modernizacji drogi gminnej we wsi Kolonia Stróża kontrolujący stwierdzili, że według dziennika budowy nr 176/2000, prowadzonego dla przedmiotowego zadania, zakres robót wykonanych przy modernizacji drogi gminnej, zlecony w ramach umowy nr 191/2000, został zrealizowany.
W obmiarze robót dotyczących realizacji zadania - Modernizacja drogi gminnej we wsi Kolonia Stróża -, podpisanym przez inspektora nadzoru, wykazano prace, które nie zostały potwierdzone w dzienniku budowy nr 176/2000. Dotyczyło to wykonania przepustów drogowych, które wg obmiaru robót wykonane zostały z rur o średnicy ø 50 - 9 mb i ø 60 - 7 mb.
4. W zakresie rozliczenia inspektora nadzoru kontrolujący stwierdzili, że zgodnie z umową zawartą w dniu 4 września 2000 roku z inspektorem nadzoru wynagrodzenie za pełnienie funkcji inspektora nadzoru nastąpić miało po zakończeniu pełnienia nadzoru.
Kontrolujący ustalili, że rozliczenia z inspektorem nadzoru za wykonanie przedmiotu umowy dokonane zostało w dniu 21 grudnia 2000 roku na podstawie rachunku wystawionego w dniu 18 grudnia 2000 roku. Kontrola wykazała, że roboty realizowane w ramach umowy nr 191/2000 zakończone zostały w dniu 5 stycznia 2001 roku, a protokół odbioru tych robót spisany został w dniu 30 marca 2001 roku.
Powyższe działanie wskazuje, że rozliczenie z inspektorem nadzoru dokonane zostało z naruszeniem warunków określonych w umowie zawartej w dniu 4 września 2000 roku.
W zakresie ewidencji majątku gminy i inwentaryzacji
1. W toku kontroli stwierdzono przypadki zakwalifikowania przystanków PKS i wiat zadaszonych w miejscowości Broszęcin do niewłaściwych grup środków trwałych oraz stosowania nieprawidłowych stawek procentowych do naliczania umorzenia.
2. Kontrolujący ustalili, że inwentaryzacja przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2001 roku nie została rozliczona, mimo że w wyniku porównania wartości wynikającej z arkuszy spisowych i wartości wynikającej z ewidencji syntetycznej konta 013 stwierdzono niedobór pozostałych środków trwałych w kwocie 1.043,80 zł. Komisja Inwentaryzacyjna nie sporządziła protokołu końcowego z inwentaryzacji. Ponadto Komisja nie przeprowadziła postępowania wyjaśniającego w sprawie ustalenia przyczyn powstania niedoboru. Nie dokonano ponadto rozliczenia niedoboru w księgach rachunkowych 2001 roku. Powyższym działaniem naruszono postanowienia § 12 instrukcji inwentaryzacyjnej oraz art. 27 ustawy o rachunkowości.
W zakresie wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu Gminy w Rząśni w 2002 roku
1. Kontrolujący ustalili, że Rada Gminy w uchwale budżetowej na 2002 rok uchwaliła środki na wynagrodzenia pracowników w wysokości przekraczającej wykonanie wydatków na wynagrodzenia w 2001 roku. Wydatki na wynagrodzenia w 2001 roku wynosiły 542.342 zł, natomiast budżet Gminy na 2002 rok przewidywał kwotę 760.850 zł. Przeprowadzona analiza akt osobowych pracowników kontrolowanej jednostki wykazała, że w 2002 roku zatrudniono dodatkowo 22 osoby w Urzędzie Gminy. Wynagrodzenie pracowników zatrudnionych w 2002 roku wypłacone w okresie od stycznia do listopada 2002 roku stanowiło kwotę 99.872,79 zł. Opisane wyżej działanie mogło doprowadzić do naruszenia przepisów ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz. 1799). Zgodnie z art.3 ust.1 pkt 2 ww. ustawy wielkość wynagrodzeń w samorządowych jednostkach budżetowych, zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, nie mogła przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach informuję Pana Wójta, że konieczne jest podjęcie działań i decyzji zmierzających do ich usunięcia oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym kieruję następujące zalecenia pokontrolne:
1. Przestrzegać postanowień zakładowego planu kont dla budżetu gminy oraz jednostki budżetowej - Urzędu Gminy, a w szczególności księgować na właściwych kontach wydatki budżetowe, pożyczki oraz środki pieniężne w drodze.
2. Ewidencję analityczną do kont syntetycznych prowadzić zgodnie z unormowaniami zakładowego planu kont oraz ustawy o rachunkowości.
3. Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz uregulowaniami wewnętrznymi.
4. Zapewnić sporządzanie sprawozdań jednostkowych zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
5. Przestrzegać obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej.
6. W instrukcji kasowej wskazać termin odprowadzania przez kasjera środków pieniężnych na rachunek bankowy.
7. Zapewnić potwierdzanie odbioru wypłacanej z kasy gotówki przez osoby pobierające pieniądze.
8. Zapewnić terminowe rozliczanie inkasentów z wpłat pobranych należności podatkowych. Egzekwować odsetki za zwłokę z tytułu wpłat dokonanych po upływie terminu płatności.
9. W zakładowym planie kont uwzględnić zasady ewidencji podatków i opłat, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
10. Zapewnić doręczanie podatnikom decyzji ustalających wysokość zobowiązań podatkowych w terminach umożliwiających regulowanie należności podatkowych w ustawowym terminie płatności.
11. Terminowo podejmować czynności windykacyjne wobec zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
12. Przestrzegać art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie podawania informacji w prasie lokalnej o wywieszeniu w Urzędzie Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży.
13. Przestrzegać przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określania szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własności gminy w zakresie ustalania terminu wpłaty wadium.
14. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - w zakresie kwalifikacji zatrudnianych (awansowanych) pracowników.
15. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać zasad, form i trybu określonych przepisami ustawy o zamówieniach publicznych.
16. Zobowiązać właściwych pracowników Urzędu Gminy do zapewnienia właściwego nadzoru i kontroli nad realizowanymi zadaniami inwestycyjnymi, a także w zakresie prawidłowości i rzetelności dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia finansowego za wykonane roboty.
17. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy od Przedsiębiorstwa Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. z Radomska bezpodstawnie wypłaconych z budżetu kwot:
- 12.877,96 zł - za roboty dodatkowe przy modernizacji drogi gminnej w miejscowości Żary,
- 24.143,72 zł - za roboty dodatkowe przy modernizacji drogi gminnej w miejscowości Gawłów,
- 3.003,25 zł - za roboty dodatkowe przy modernizacji drogi gminnej w miejscowości Biała-Lipina.
23. Środki trwałe klasyfikować zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych i stosować właściwe stawki amortyzacyjne określone w obowiązujących przepisach.
24. Inwentaryzację przeprowadzać zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej oraz ustawie o rachunkowości. W przypadku wystąpienia niedoborów lub nadwyżek sporządzać zestawienie różnic inwentaryzacyjnych oraz przekazać je Komisji Inwentaryzacyjnej w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Zobowiązać Komisję do sporządzenia protokołu końcowego wskazującego ewentualne niedobory i nadwyżki stwierdzone w toku inwentaryzacji.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Rząśni.
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Rząśni.
3. aa.