Gm. Dłutów - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku.

Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku.

Łódź, dnia 18 lutego 2003 roku

Pani
Barbara Szamańska
Wójt Gminy Dłutów

WK – 0915/10/2003

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października.1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Urzędzie Gminy Dłutów wykazała następujące nieprawidłowości:W ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

1. Stwierdzono nieprzestrzeganie przyjętych zarządzeniem nr 1/2001.z dnia 3 września 2001 roku Wójta Gminy Dłutów procedur kontroli wewnętrznej, m.in., poprzez:
- brak na dokumentach adnotacji pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za realizację określonego zadania o treści "nie wnoszę uwag co do zgodności z prawem oraz co do celowości i gospodarności sposobu wykonywania zadania",
- brak na dokumentach adnotacji Skarbnika Gminy o treści "nie wnoszę uwag co do zgodności, celowości i gospodarności".
2. Ustalone ww. zarządzeniem nr 1/2001 procedury wewnętrznej kontroli finansowej nie zostały zmienione po dniu 1 stycznia 2002 roku. Ze wskazaną datą materię wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych normuje art.35a ustawy o finansach publicznych, poszerzający znacznie zakres kontroli wewnętrznej. Zgodnie z powołanym przepisem kontrola finansowa powinna objąć wszystkie procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli ustala pisemnie kierownik jednostki na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy.

W ZAKRESIE OBSŁUGI BANKOWEJ GMINY

1. Wyboru banku wykonującego obsługę bankową Gminy Dłutów w styczniu 2002 roku, dokonano z naruszeniem art.14 ust.2 w zw. z art.71 ust.1 pkt 4.ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72,.poz. 664 z późn. zm.). W omawianym przypadku nie została spełniona przesłanka (którą przyjęto jako podstawę zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki) wymagana przepisem art. 71 ust.1 pkt 4,.a mianowicie – "ze względu na szczególny rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych można je uzyskać od jednego dostawcy lub wykonawcy".
2. Umowa z dnia 16 stycznia 2002 roku zawarta z Powszechną Kasą Oszczędności Bankiem Polskim Spółką Akcyjną z siedzibą w Warszawie nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy (lub osobę przez niego upoważnioną), co było niezgodne z art.46 ust.3 ustawy z dnia.8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142 poz. 1591 z późn.zm.).

W ZAKRESIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ I SPRAWOZDAWCZOŚCI

1. Plan kont dla budżetu przyjęty zarządzeniem nr 1/99 Wójta Gminy Dłutów z dnia 2 stycznia 1999 roku zawierał wykaz kont bilansowych i pozabilansowych oraz ich nazwy; nie określał natomiast zasad wyceny aktywów i pasywów. Opis działania kont stanowiła załączona do zarządzenia nr 1/99 kserokopia zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 roku. Plan kont przyjęty zarządzeniem nr 1/2001 Wójta Gminy Dłutów z dnia 3 września 2001 roku nie zawierał szczegółowych zasad księgowania na kontach operacji gospodarczych oraz zasad wyceny aktywów i pasywów, a także zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art.10 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia.29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 74, poz.694). W zakładowym planie kont nie dokonano zmian w związku z wejściem w życie, z dniem 1 stycznia 2002 roku, przepisów nowelizujących ustawę o rachunkowości oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153 poz. 1752).
2. Stwierdzono brak dokumentacji przetwarzania danych przy użyciu komputera (wykazu programów, opisu przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych, zasad ochrony danych, sposobu zapewnienia właściwego stosowania programów, zasad ewidencji przebiegu przetwarzania danych), czym naruszono art. 10 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
3. Stwierdzono ewidencjonowanie operacji gospodarczych na kontach nie wymienionych w przyjętym planie kont: konta 133/1, 133/2, 133/3, 224/0, 224/1, 224/2, 224/3, 224/4, 224/5, 224/6, 224/7.
4. Wykazane w sprawozdaniu Rb-49 za 2000 rok kwoty były niezgodne z ewidencją księgową:
- wykazane w sprawozdaniu Rb-49 saldo konta 140 (64.358 zł) niezgodne było z saldem konta wykazanym w obrotach kont syntetycznych.(51.831 zł),
- wykazane w sprawozdaniu Rb-49 saldo konta 224 (542.536 zł) niezgodne było z saldem konta wykazanym w obrotach kont syntetycznych (530.555,04 zł),
- wykazane w sprawozdaniu Rb-49 saldo konta 960 (1.231.015 zł) niezgodne było z saldem konta wykazanym w obrotach kont syntetycznych (1.231.560,21 zł).
Wykazanie w sprawozdaniu za 2000 rok danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowiło naruszenie § 6 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2000 roku (Dz. U. nr 16, poz.209 – obecnie nie obowiązujące).
5. Składające się na konto 960, salda kont 901 i 902, w 2000 roku, nie były zbieżne z wykazaną: w sprawozdaniu Rb-27 wysokością uzyskanych dochodów budżetowych i w sprawozdaniu Rb-28 wysokością poniesionych wydatków budżetowych. Powyższe stanowiło naruszenie.§ 6 ust.1 ww. rozporządzenia.
6. W kontrolowanej jednostce nie sporządzono:
- bilansu z wykonania budżetu gminy za 2001 rok,
- bilansu dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej za 2001 roku, wymaganych przez § 14 i § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia.18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
Brak bilansu uniemożliwił dokonanie kontroli zgodności kwot wykazanych sprawozdaniu finansowym z ewidencją księgową.
7. W wyniku porównania rocznych sprawozdań za 2001 rok: Rb-27S – z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego i Rb-28S – z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego z ewidencją księgową (obroty kont syntetycznych), kontrolujący stwierdzili, że salda kont 901 i 902 nie były zbieżne z wykazaną: w sprawozdaniu Rb-27S wysokością uzyskanych dochodów budżetowych i w sprawozdaniu Rb-28S z wysokością poniesionych wydatków budżetowych.
Wykazanie w sprawozdaniach za 2001 rok danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowiło naruszenie § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279).
Wykazanie w sprawozdaniach budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej wypełniało znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
8. W wyniku kontroli sprawozdań jednostek i zakładów budżetowych stwierdzono, że:
w 2000 roku
- jednostki budżetowe nie przedłożyły kwartalnych sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, co było wymagane przez § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia z dnia 2 marca.2000 roku w sprawie zasad i terminów sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego. Zakład Usług Komunalnych – zakład budżetowy nie przedłożył kwartalnych sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, co było wymagane przez § 4 ust.1 pkt 3.ww. rozporządzenia,
- Zarząd Gminy nie dokonywał sprawdzenia przedłożonych przez jednostki organizacyjne sprawozdań jednostkowych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, do czego zobowiązany był na podstawie § 6 ust. 2 ww. rozporządzenia.
w 2001 roku
- jednostki budżetowe nie przedłożyły wszystkich sprawozdań wymaganych przez § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej,
- Zakład Usług Komunalnych – zakład budżetowy nie przedłożył kwartalnych sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, a także kwartalnych sprawozdań o stanie należności, wymaganych przepisami § 4 ust.1 pkt 2 lit "e" ww. rozporządzenia.
Brak sprawozdań jednostkowych uniemożliwił weryfikację danych zawartych w sprawozdaniach zbiorczych.
W rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za 2001 rok, w dziale 801 rozdziale 80101 w § § 4010, 4110, 4120 nie wykazano kwot zobowiązań wg stanu na koniec okresu sprawozdawczego, podczas gdy w sprawozdaniu jednostkowym sporządzonym przez Szkołę Podstawową w Dłutowie została wykazana kwota zobowiązań w łącznej wysokości 22.553,94 zł. Zatem roczne sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego nie zostało sporządzone prawidłowo, co stanowiło naruszenie § 8 ust.1 pkt 3.ww. rozporządzenia.

W ZAKRESIE ROZRACHUNKÓW I ROSZCZEŃ

1. Zarówno w zarządzeniu nr 1/99 Wójta Gminy Dłutów z dnia 2 stycznia.1999 roku w sprawie planu kont, jak również w zarządzeniu nr 1/2001 Wójta Gminy Dłutów z dnia 3 września 2001 roku w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych oraz zakładowego planu kont - nie ujęto kont analitycznych, funkcjonujących w kontrolowanej jednostce w ramach kont zespołu 2.
2. Stan należności i zobowiązań wykazany w bilansach jednostki (Urzędu) na dzień 31 grudnia 2000 roku i 31 grudnia 2001 roku nie był zgodny z ewidencją księgową prowadzoną na kontach zespołu 2.
Z ustnych wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Gminy – Panią Grażynę Niemczyk wynikało, że "...nie jest ona przekonana co do zakresu przedłożonych bilansów za rok 2000 i 2001 rok". W związku z powyższym w dniu 3 grudnia 2002 roku kontrolujący zwrócili się z prośbą do Pani Grażyny Niemczyk o złożenie pisemnego wyjaśnienia w przedmiotowej sprawie. Wyjaśnienie nie zostało złożone ze względu na zwolnienie lekarskie, na którym Pani Niemczyk przebywała od dnia.4 grudnia 2002 roku. Następnie została odwołana ze stanowiska Skarbnika Gminy przez Radę Gminy Dłutów.
Na odwrocie bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2001 roku Skarbnik Gminy sporządziła adnotację, że niniejszy bilans "nie jest bilansem jednostki budżetowej Urzędu Gminy". Niestety Skarbnik Gminy nie sporządziła informacji czym jest przedmiotowy bilans.
Kontrolującym nie przedłożono – poza wyżej wskazanymi – innych bilansów sporządzonych dla jednostki (Urzędu).
3. W wyniku kontroli ewidencji faktur wystawionych w 2000 roku stwierdzono, że szereg z nich zapłaconych było w 2001 roku, pomimo, że termin płatności dotyczył roku 2000. Faktury te nie zostały ponadto ujęte w ewidencji konta 201. Działanie takie stanowiło naruszenie art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, który - według stanu prawnego do dnia 31 grudnia 2001 roku - stanowił, że do ksiąg rachunkowych miesiąca należy wprowadzić, w postaci zapisu, każdą operację gospodarczą, która nastąpiła w tym miesiącu. Po noweli, z dniem 1 stycznia 2002 roku, art.20 ust.1 ww. ustawy stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto stosownie do art.6 ust.1 ww. ustawy w księgach rachunkowych jednostki należy ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz, przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jednostka naruszyła również obowiązek rzetelnego i bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Stosownie do art.24 ust.5 pkt 1 powołanej ustawy księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań. Opisany sposób ewidencji uniemożliwiał prawidłowe sporządzanie sprawozdań budżetowych (miesięcznych, kwartalnych).w zakresie zobowiązań jednostki (w tym zobowiązań wymagalnych). Podkreślić należy, że zgodnie z art.4 ustawy o rachunkowości jednostki obowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową.
4. Błędnie ujmowano kwoty naliczane i przekazywane z kasy zapomogowo-pożyczkowej na koncie 240/0 – "Rozrachunki z kasą zapomogową" i kwoty na koncie 240/1 – "Rozrachunki z PZU" – naliczenie i przekazanie potrącenia składek na PZU.
Kwoty ujmowane na kontach 240/0 i 240/1 winny być ewidencjonowane na koncie 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

W ZAKRESIE GOSPODARKI KASOWEJ

1. W kontrolowanej jednostce żaden pracownik nie został pisemnie upoważniony do prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania. Prowadzenie gospodarki drukami ścisłego zarachowania na podstawie ustnego polecenia powierzone zostało pracownicy, zatrudnionej w Referacie Finansowym (czeki gotówkowe oraz świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt) oraz Pani Teresie Woźniakowskiej - Sekretarzowi Gminy (legitymacje ubezpieczeniowe pracowników i ich rodzin). Natomiast zgodnie z instrukcją kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych - przyjętą zarządzeniem Wójta Gminy Dłutów nr 1/2001 z dnia 3 września 2001 roku - druki ścisłego zarachowania należało przechowywać pod zamknięciem w szafach, kasetkach, należycie zabezpieczonych pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników. Pracownicy, którym powierzono druki prowadzą ich ewidencję. Powyższe oznacza, że przekazanie upoważnienia do prowadzenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania wiąże się jednocześnie z przejęciem odpowiedzialności za ich stan ilościowy, wydawanie oraz należyte zabezpieczenie (pkt IV. ppkt 1-6) i w związku z tym, powinno nastąpić pisemne powierzenie odpowiedzialności, wraz z potwierdzeniem jej przyjęcia przez wskazanego pracownika.
2. Druki ścisłego zarachowania przechowywane były w zamykanej, ale zwykłej, starej szafie, do której łatwo można było się dostać, z uwagi na wyrwanie tylnej części. Szafa umieszczona była w pokoju, w którym znajdował się Referat Finansowy i który nie posiadał żadnych zabezpieczeń. W trakcie godzin pracy szafa była otwarta, gdyż znajdowały się w niej również inne dokumenty i wszyscy pracownicy Referatu mieli do niej dostęp. Sposób przechowywania przez jednostkę druków ścisłego zarachowania nie gwarantował ich bezpieczeństwa i daleko odbiegał od wymogów stawianych w postanowieniach cytowanego wyżej zarządzenia nr 1/2001 z dnia 3 września 2001 roku stanowiących, że należy je przechowywać w kasie ogniotrwałej lub szafach metalowych, które po zakończeniu pracy pracownik do tego upoważniony zamyka na klucz. Kasa powinna być ulokowana w pomieszczeniu należycie zabezpieczonym, a jej ochronę obowiązany jest zapewnić kierownik jednostki (pkt III ppkt 2).
3. Stwierdzono, że druki ścisłego zarachowania wydawane były na podstawie ustnych dyspozycji, w sytuacji gdy regulacje ww. zarządzenia Wójta Gminy wymagały by druki ścisłego zarachowania były wydawane przez osobę odpowiedzialną, na podstawie zlecenia podpisanego przez osobę upoważnioną przez kierownika (pkt III ppkt 5).
4. Niektóre zaliczki udzielone pracownikom w całości, bądź w znacznej części, zostały zwrócone w gotówce poprzez potrącenie z wynagrodzenia, czy też przelew na konto Urzędu Gminy, przed upływem terminu ich rozliczenia. Oznaczało to, że zaliczki nie zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. W sytuacji, gdy zaliczka nie zostałaby w terminie rozliczona naturalne byłoby jej potrącenie z wynagrodzenia, jednak w skontrolowanych przypadkach potrącenie następowało przed upływem terminu rozliczenia wyznaczonego we wniosku. Sugerowałoby to, że udzielone zaliczki miały charakter pożyczki, czy też były zaliczkami na rzecz przyszłych poborów pracowniczych. Wewnętrzne unormowania obowiązujące w jednostce przewidywały, że zaliczki mogły być udzielane na zakup towarów, materiałów i usług, natomiast ich rozliczenie powinno nastąpić na podstawie przedstawionych dokumentów.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH

1. Wysokość wypłaconej prowizji dla inkasenta sołectwa Świerczyna była niezgodna z uchwałą Rady Gminy nr XVII/120/2000 z dnia 29 maja.2000 roku w sprawie poboru podatków w drodze inkasa. Przyjęta niniejszą uchwałą wysokość wynagrodzenia wynosiła 6%, podczas gdy z przedłożonych kontrolującym wykazów prowizji dla sołtysów oraz z list płac wynikało, że prowizja została obliczona według stawki 5%.
2. W odniesieniu do podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono:
- przypadki braku daty złożenia deklaracji podatkowych przez podatników. Brak daty złożenia deklaracji uniemożliwił sprawdzenie spełnienia przez podatników obowiązku złożenia deklaracji w terminie do dnia 15 stycznia danego roku, wynikającego z art.6 ust.8 pkt 1 (według stanu prawnego na czas dokonywania kontroli) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84),
- dwóch podatników podatku od nieruchomości złożyło deklaracje po terminie wymaganym przez art.6 ust.8 pkt 1 ww. ustawy.
3. W przypadku podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych stwierdzono:
- brak wykazu nieruchomości podatnika o nr 1140018,
- do ustalenia wymiaru podatku dla trzech objętych kontrolą podatników przyjęto podstawę opodatkowania inną, niż zadeklarowana przez podatników. Na skutek powstałych rozbieżności nie można określić prawidłowej podstawy opodatkowania, a w konsekwencji prawidłowości ustalenia wymiaru podatku.
4. Decyzje dotyczące przyznania ulg w zakresie podatku od nieruchomości o nr: FI 3113-1/15/2001, FI 3113-1/14/2001, 3113-1/8/2001, 3113-1/7/2001 nie zawierały uzasadnienia faktycznego, co stanowiło naruszenie art.210 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.).
5. Wydanie 4 decyzji dotyczących przyznania ulg w zakresie podatku od nieruchomości nie zostało poprzedzone właściwym postępowaniem mającym na celu ustalenie istnienia ustawowych przesłanek podjęcia określonego rozstrzygnięcia. W przypadku decyzji nr FI 3113-1/14/2001 z dnia 24 maja.2001 roku i nr FI 3113-1/21/2001 z dnia.9 października 2001 roku jedynymi dokumentami potwierdzającymi trudną sytuacją podatnika były sporządzane przez pracownika.(w siedzibie Urzędu Gminy) "protokoły o stanie majątkowym zobowiązanego". W przypadku decyzji nr 3113-1/7/2001 z dnia 6 marca.2001 roku oraz decyzji nr 3113-1/8/2001 z dnia 6 marca 2001 roku, trudna sytuacja finansowa podatników, będących osobami prawnymi, nie została potwierdzona żadnymi dokumentami. Powyższe naruszało art.187 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 Ordynacja podatkowa, który stanowił, że organ podatkowy obowiązany jest zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy oraz art.122.ww. ustawy zobowiązujący organ podatkowy do podjęcia w toku postępowania wszelkich niezbędnych czynności w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy.
6. Nie naliczono odsetek z tytułu nieterminowej wpłaty III i IV raty podatku rolnego przez podatnika nr 10009.
7. W przypadku podatników podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono:
- podatnicy o numerach: 20006, 20007 (deklaracje z 2000 roku) oraz 20007, 20003 (deklaracje z 2001 roku) złożyli deklaracje po terminie wynikającym z art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431.z późn. zm.),
- w Urzędzie nie prowadzono dokumentacji, z której wynikałyby informacje dotyczące powierzchni gruntów, rodzajów oraz klas użytków rolnych dla poszczególnych podatników będących osobami prawnymi. Do programu komputerowego wprowadzana była jedynie kwota podatku wyliczona przez podatnika. W związku z powyższym nie było możliwe ustalenie prawidłowości wyliczenia ha przeliczeniowych stanowiących podstawę opodatkowania podatkiem rolnym.
8. Błędnie wyliczono wysokość ulgi inwestycyjnej w przypadku decyzji o nr.FI. 3115-3/13/2000 z dnia 16 maja 2001 roku. Do wyliczenia przyjęto niewłaściwą kwotę wynikającą z przedłożonych rachunków – z rachunków oraz wniosku złożonego przez podatnika wynikała kwota 19.722,05 zł poniesionych nakładów inwestycyjnych, natomiast do wyliczenia ulgi przyjęto kwotę 18.413,52 zł. Zatem wysokość ulgi inwestycyjnej została zaniżona.
9. W kontrolowanej jednostce sporządzano jeden egzemplarz upomnień. Powyższe sprzeczne było z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50 poz. 510 – obecnie nie obowiązujące);.rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 – obecnie nie obowiązujące) oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz.1541 – obowiązujące od dnia 30 listopada 2001 roku).
10. W ewidencji wysyłanych upomnień nie ujęto wszystkich upomnień dotyczących zaległości wynikających z nieterminowej zapłaty III raty podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Powyższe wskazywać może na fakt, że upomnienia albo nie były wysłane, albo też, że nie były ewidencjonowane w sposób prawidłowy. Kontrolującym nie przedłożono również zwrotnych potwierdzeń odbioru wysłanych upomnień. Z wyjaśnień złożonych przez referenta w Referacie Finansowym wynikało, że potwierdzenia odbioru były dołączane do akt sprawy, ale w przypadku wystawienia tytułu wykonawczego zwrotne potwierdzenia odbioru razem z tytułem wykonawczym przekazane zostały do właściwego Urzędu Skarbowego.
11. Nie wystawiono tytułów wykonawczych dotyczących III i IV raty podatku od nieruchomości od osób fizycznych w przypadku podatników o nr: 1020021, 1030235, 1030229, co było niezgodne Powyższe pozostawało w sprzeczności z § 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku, a następnie z § 5 ust.1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z MAJĄTKU

1. Według stanu na dzień 31 grudnia 2000 roku dochody gminy z majątku zostały zaklasyfikowane:
- w dziale 74, rozdziale 7552:
- § 64 – w kwocie 13.819 zł (opłaty z tytułu użytkowania wieczystego, czynsze z umów najmu i dzierżawy),
- § 43 – w kwocie 280.100 zł (sprzedaż nieruchomości i opłata za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności).
Zaklasyfikowanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego, czynszów z umów najmu i dzierżawy w dziale 74, rozdziale 7552 § 64 – różne opłaty niezgodne było z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 kwietnia 1991 roku w sprawie klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych oraz innych przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 39, poz. 169 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące).
2. Według stanu na dzień 31 grudnia 2001 roku dochody gminy zostały zaklasyfikowane:
- w dziale 700, rozdziale 70005:
- § 084 w kwocie 37.521 zł (dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości),
- § 069 w kwocie 40.696 zł (dochody z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste, czynszów z umów najmu i dzierżawy).
Zaklasyfikowanie dochodów z tytułu użytkowania wieczystego, czynszów z umów najmu i dzierżawy w § dziale 700 rozdziale 70005 § 069 – wpływy z różnych opłat niezgodne było przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm.).
3. W wyniku kontroli procedur sprzedaży nieruchomości oznaczonych numerami działek 42/1 i 43/1 stwierdzono:
- w dokumentacji przedłożonej kontrolującym brak było wykazu nieruchomości sporządzonego w trybie art.35 ust.1 i 2 ustawy z dnia.21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.) oraz ogłoszeń o przetargach ustnych nieograniczonych na zbycie przedmiotowych nieruchomości, które zgodnie z art.38 ust.2 ww. ustawy powinny zostać wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy,
- w informacji o ogłoszeniu ww. przetargów, zamieszczonej w gazecie "Nowe Życie Pabianic" z dnia 16 maja 2000 roku, podano, w szczególności, czas przetargu (30 maja 2000 roku) oraz termin wpłaty wadium (należy je wpłacić najpóźniej w dniu 27 maja 2000 roku). Z powyższego wynikało, że termin wniesienia wadium został określony w sposób niezgodny z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia.13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30.z późn. zm.). Zgodnie z wymienionym przepisem termin ten nie mógł upłynąć później niż na trzy dni przed dniem otwarcia przetargu, tj. nie później niż 26 maja 2000 roku,
- w protokole zawarte zostały informacje dotyczące zawiadomienia osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 30 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Zgodnie z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, organizator przetargu (a nie komisja przetargowa) obowiązany jest zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu.
4. W wyniku kontroli procedur sprzedaży nieruchomości oznaczonej numerem działki 544/2, o powierzchni 0,72 ha, położonej w Ślądkowicach, stwierdzono, że Rada Gminy Dłutów uchwałą nr XI/70/99 z dnia 21 września 1999 roku przeznaczyła ją do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na podstawie art.231 kodeksu cywilnego. Jako nabywcę wskazała Spółdzielnię Kółek Rolniczych w Dłutowie.
W oparciu o przedłożone dokumenty kontrolujący stwierdzili, że Spółdzielnia Kółek Rolniczych nie była posiadaczem samoistnym w dobrej wierze przedmiotowej nieruchomości, co czyniło bezprzedmiotowe zastosowanie w tej sprawie art.231 Kodeksu cywilnego. Zatem nie było także przesłanek do zastosowania art.37 ust.2 pkt 1 w związku z art.34 ust.1 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami i wyboru trybu bezprzetargowego zbycia nieruchomości.
W aktach sprawy nie było informacji o podaniu do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży obejmującego działkę nr 544/2.
5. Umowy dzierżawy z dnia 15 maja 2000 roku, 29 września 2000 roku, 1 lutego 2000 roku, 31 października 2001 roku oraz 6 lutego 2002 roku zostały podpisane jednoosobowo przez Pana Czesława Dzierżawskiego – Wójta Gminy Dłutów, co naruszało zasady reprezentacji określone w art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym. Analogiczne naruszenie stwierdzono w odniesieniu do umów najmu lokali mieszkalnych: nr 2 z dnia 1 października 2000 roku oraz nr 3 z dnia 13 lutego 2001 roku.
6. Kwota czynszu w umowie nr 2 z dnia 1 października 2000 roku wyliczona została w sposób nieprawidłowy, a mianowicie ustalono, że czynsz wynosić będzie 90 % stawki bazowej - 1,98 zł. Ponadto wskazano dwa czynniki podwyższające wartość użytkową lokalu łącznie o 20%. Wyliczenia czynszu dokonano w sposób następujący: 1,98 x 110% za 1 m² powierzchni użytkowej, tj. 2,18 x 70,20 m² (powierzchnia mieszkania) = 153 zł. Powinno być: 2,20 zł (stawka bazowa) x (90% + 10% + 10%) za 1 m2 powierzchni użytkowej, tj. 2,42 x 70,20 m² (powierzchnia mieszkania) = 169,90 zł. Zaniżenie czynszu wyniosło 16,90 zł miesięcznie. Natomiast z przedłożonych kontrolującym dowodów wpłat czynszu wynikało, że najemca uiszczał czynsz w wysokości 139 zł miesięcznie.
7. W umowie nr 3 z dnia 13 lutego 2001 roku znalazł się następujący zapis: "...zobowiązuje się Najemcę do wykonania remontu lokalu mieszkalnego i wykonania łazienki z wc oraz naprawy ogrodzenia we własnym zakresie. W związku z tym zwalnia się najemcę z obowiązku zapłaty czynszu za okres 12 miesięcy jako ekwiwalent wydatków poniesionych przez niego w celu wykonania ww. czynności". W umowie nie określono zakresu remontu lokalu mieszkalnego, terminu wykonania prac oraz wartości robót, do których wykonania zobowiązano najemcę. W podaniu o zawarcie umowy najmu wnioskodawca pisał o potrzebie wykonania pewnych prac, typu: malowanie, ocieplenie. Zgodnie z art.10 ustawy z dnia 2 lipca 1994 roku o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych (tekst jednolity z 1998 roku, Dz. U. nr 120, poz. 787 z późn. zm. – obecnie nie obowiązująca) obowiązki związane, w szczególności, z naprawą i konserwacją okien i drzwi, odnawianiem lokalu i przynależnych do niego pomieszczeń poprzez malowanie sufitów, malowanie (tapetowanie) ścian oraz naprawę uszkodzeń tynków ścian i sufitów, obciążało najemcę. Ponadto z art.11 wymienionej ustawy wynikało, że w umowach najmu lokali stanowiących mieszkaniowy zasób gminy, gdzie czynsz jest regulowany, strony nie mogą ustalić praw i obowiązków w sposób odmienny, aniżeli określał to art.9 i art.10. W związku z powyższym wykonanie remontu lokalu mieszkalnego (w zakresie obciążającym najemcę) nie mogło być podstawą do zwolnienia go od obowiązku zapłaty czynszu za najem.
W aktach sprawy nie było żadnych dokumentów potwierdzających wykonanie przez najemcę prac objętych umową.
8. W odniesieniu do najemcy, korzystającego z lokalu na podstawie umowy nr 2 z dnia 1 października 2000 roku, kontroli poddano terminowość wpłat czynszu za: grudzień 2000 roku, marzec, maj i lipiec 2001 roku. Wg § 4 ust.2 wymienionej umowy najmu najemca obowiązany był uiszczać czynsz i inne opłaty z dołu w terminie do dnia 10 następnego miesiąca kalendarzowego, bez uprzedniego wezwania na konto Urzędu Gminy. Natomiast z przedłożonych kontrolującym dowodów wpłat wynikało, że w każdym sprawdzanym miesiącu najemca uiszczał czynsz z kilkunastodniowym opóźnieniem (za grudzień 2000 roku w dniu.23 stycznia 2001, za marzec 2001 roku w dniu 27 kwietnia 2001 roku, za maj 2001 roku w dniu 27 czerwca 2001 roku, za lipiec.2001 roku w dniu 30 sierpnia 2001 roku), bez odsetek za zwłokę.
W wyniku kontroli terminowości wpłat czynszu wynikającego z umowy najmu zawartej w dniu 13 lutego 2001 roku stwierdzono nieterminowe dokonywanie wpłat czynszu za miesiące; marzec, kwiecień, maj, czerwiec 2002 roku. Najemca w dniu 29 lipca 2002 roku dokonał wpłaty pełnej kwoty zaległych czynszów, również bez odsetek ustawowych.
Uprawnienie Gminy do naliczania odsetek ustawowych w razie zwłoki w uiszczeniu czynszu i innych opłat wynikało z § 4 ust.3 powołanych umów najmu. Jak wynikało z ustnego oświadczenia Pani Katarzyny Olkusz – w przypadku nieterminowego regulowania zobowiązań z tytułu czynszu najmu Gmina Dłutów nie obciążała najemców obowiązkiem zapłaty odsetek.

W ZAKRESIE INNYCH DOCHODÓW Z MAJĄTKU

1. W wyniku kontroli prawidłowości przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności stwierdzono, że wniosek użytkownika wieczystego w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nie zawierał wszystkich informacji wymaganych przepisami § 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia.19 grudnia 1997 roku w sprawie wniosku o przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności (Dz. U. nr 157, poz.1037), tzn. we wniosku nie określono roku, w którym uiszczono opłatę roczną z tytułu użytkowania wieczystego. Z uwagi na niekompletność wniosku i rozbieżności w dokumentacji dotyczące kwoty należnej opłaty rocznej za 1997 rok nie można było ocenić prawidłowości naliczenia opłaty z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.
2. Decyzję w sprawie przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności z dnia 7 stycznia 2000 roku wydał Zarząd Gminy, natomiast zgodnie z art.2 ust.2 w związku z art.2 ust.1 ustawy z dnia.4 września 1997 roku o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 120, poz. 1299 z późn. zm.) organem uprawnionym do wydawania przedmiotowych decyzji był przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU ZAJĘCIA PASA DROGOWEGO

1. Zezwolenia na zajęcie pasa drogowego wydawano w oparciu o przepisy ustawy z dnia 21 marca 1985 o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia wszystkie decyzje powinny zostać poprzedzone wnioskiem złożonym przez podmiot, który zamierzał zająć odcinek pasa drogowego. W skontrolowanych przypadkach wnioski zostały złożone, jednak nie wszystkie spełniały wymagania wynikające z § 2 ust.2 zd.2.ww. rozporządzenia. Zgodnie z przywołanym przepisem do wniosku powinien zostać dołączony plan sytuacyjny odcinka pasa, określający jego wymiary. Ponadto wydawane zezwolenia nie zawsze poprzedzone były złożeniem przez zajmującego pas drogowy dokumentów, o których mowa w § 4 ust.1 pkt 1 i 2 przedmiotowego rozporządzenia, obligującego do ich przedstawienia na miesiąc przed planowanym zajęciem odcinka pasa drogowego.
2. Wniosków o zajęcie pasa drogowego nie składano zgodnie z terminem wskazanym w § 2 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów, to znaczy, co najmniej z 3-miesięcznym wyprzedzeniem.
3. Po zakończeniu robót w pasie drogowym dokonywano, stosownie do wymogu zawartego w § 7 ust.2 ww. rozporządzenia, komisyjnego odbioru robót w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka pasa drogowego do poprzedniego stanu użyteczności. W jednym przypadku dotyczącym Firmy Usługowo-Handlowej "Elektra" do dnia zakończenia kontroli nie dokonano wskazanego odbioru, pomimo że zezwolenie nr 1/2002 wydane przez Wójta Gminy w dniu 26 sierpnia 2002 roku obejmowało okres od 26 sierpnia do 30 sierpnia 2002 roku.
4. W decyzjach zezwalających na zajęcie pasa drogowego przyjęto do wyliczenia, należnej z tego tytułu opłaty, stawki waloryzowane - stosownie do postanowień § 10b wskazanego rozporządzenia Rady Ministrów - o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, ogłaszany przez Prezesa GUS-u. Natomiast wszystkie decyzje (poza oznaczoną nr 1) wydane zostały po dniu 1 października 2002 roku, od którego to dnia utracił moc prawną wskazany § 10b, stanowiący podstawę do waloryzacji tych stawek. W przedmiotowych decyzjach stosowano stawkę 0,56 zł za 1 m² zajętego pasa drogowego drogi gminnej x ilość dni; zaś za 1 m² powierzchni pasa drogowego, w obszarze zabudowanym, zajętego przez rzut poziomy urządzenia niezwiązanego z funkcjonowaniem drogi - stawkę 22,55 zł. Natomiast w wydanych decyzjach należało zastosować odpowiednio stawki 0,40 zł i 16 zł.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU WYDAWANIA ZEZWOLEŃ NASPRZEDAŻ NAPOJÓW ALKOHOLOWYCH

W 2000 roku w budżecie Gminy Dłutów po stronie dochodów nie zapisano działu 85 rozdziału 8536. Stanowiące dochód Gminy środki finansowe wnoszone z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych ujęte zostały w dziale 91 rozdział 9195 § 64. Wskazana klasyfikacja była niezgodna z obowiązującymi wówczas przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 kwietnia 1991 roku w sprawie klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych oraz innych przychodów i rozchodów.

W ZAKRESIE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW NA ZADANIA OKREŚLONE W GMINNYM PROGRAMIE PROFILAKTYKI I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH

1. Wypłata wynagrodzenia dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych następowała ze środków klasyfikowanych w dziale 750 rozdział 75023 § 4300, natomiast wynagrodzenia te ustalane były w gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, którego realizacja należy do zadań komisji. Wynagrodzenia powinny pochodzić ze środków przeznaczonych na realizację programu, tj. ujętych - stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - w dziale 851 rozdział 85154.
2. W odniesieniu do jednego z członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, nie przedstawiono zaświadczenia o odbyciu przeszkolenia, o którym mowa była w art. 4¹ ust.4 ustawy z dnia.20 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.).
3. W 2001 roku kwota 19.625,00 zł uzyskana z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydatkowana została na bieżące potrzeby powstałe w ciągu roku. W związku z powyższym zaistniała sytuacja, w której zakupy dokonane w czwartym kwartale 2001 roku związane z działalnością Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie znalazły pokrycia w środkach finansowych znajdujących się na rachunku Urzędu Gminy i nie zostały zapłacone w danym roku budżetowym, powodując powstanie zobowiązań.
Powstałe zobowiązania miały charakter wymagalny, natomiast w sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych za rok 2001 - Rb-28S - podano kwotę 6.484,00 zł jako zobowiązania ogółem na koniec roku (dział 851 rozdział 85154), w pozycji zobowiązań wymagalnych nie ujęto żadnej kwoty.
Wskazane postępowanie naruszało przepisy ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Stosownie do art. 11¹ ust. 1 ww. ustawy opłaty pobierane przez gminy za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych służyć mają pozyskiwaniu dodatkowych środków na finansowanie zadań określonych w art. 4¹ ust. 1 zbiorczym pojęciem "prowadzenia działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych". Realizacja tych zadań winna być prowadzona w postaci gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, uchwalanego corocznie przez radę gminy (art. 4¹ ust. 2). W art. 18² ustawodawca postanowił, że dochody z opłat za wydane na podstawie art. 18 lub art. 18¹ zezwolenia oraz dochody z opłat określonych w art. 11¹ wykorzystywane będą na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczane na inne cele.
W opisanym stanie faktycznym środki uzyskane z tytułu opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydatkowane zostały niezgodnie z przeznaczeniem, co skutkowało naruszeniem dyspozycji art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych (w związku z art. 129 ust.1), zgodnie z którym w toku wykonywania budżetu dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.

W ZAKRESIE WYDATKÓW NA ZADANIA Z ZAKRESU OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ

1. W toku kontroli ustalono, że członkowie Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy Dłutów, uczestniczący w działaniach ratowniczych oraz szkoleniach pożarniczych, organizowanych przez Państwową Straż Pożarną nie otrzymywali ekwiwalentu pieniężnego, co stanowiło naruszenie art.28 ust.1 i 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 147 poz. 1229 z późn. zm.). Przepisy te stanowią, że członek OSP uczestniczący w działaniu ratowniczym lub szkoleniu organizowanym przez Państwową Staż Pożarną otrzymuje ekwiwalent pieniężny, wypłacany z budżetu gminy do wysokości 1/175 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce uspołecznionej, obliczonego za poprzedni kwartał przez Prezesa GUS, za każdą godzinę udziału w działaniu lub szkoleniu ratowniczym. W 2000 roku miało miejsce.19 akcji ratowniczych, a w 2001 roku – 4 akcje. Gmina nie potrafiła określić ilu członków OSP wzięło w nich udział. Wg wyjaśnienia Pani Teresy Woźniakowskiej – Sekretarza Gminy w latach 2000-2001 jednostki OSP funkcjonujące w Gminie Dłutów brały udział w dwóch szkoleniach organizowanych przez Państwową Straż Pożarną.
2. Kontrolujący stwierdzili dokonywanie wypłat nagród na rzecz kierowców OSP, którzy nie byli pracownikami kontrolowanej jednostki, jak również nie były z nimi zwarte umowy o charakterze cywilnoprawnym. Według obrotów na kontach analitycznych wydatków od dnia 1 stycznia.2000 roku do dnia 31 grudnia 2000 roku dla klasyfikacji 74 7523 § 36 "usługi materialne" w 2000 roku wydatkowano łącznie w powołanym wyżej paragrafie 5.744 zł tytułem wypłaty nagród dla OSP.
Jako podstawę prawną wypłacanych nagród wskazano decyzję podjętą na posiedzeniu Zarządu Gminy z dnia 20 stycznia 1999 roku. W wyciągu.z wymienionego posiedzenia znalazł się następujący zapis: “Zarząd Gminy zadecydował o zmianie umów zleceń podpisywanych z kierowcami OSP na nagrody kwartalne w wysokości 200 zł. Nagrody przyznawane byłyby zgodnie z regulaminem nagradzania".
Ustawa o ochronie przeciwpożarowej nie przewiduje dodatkowych świadczeń pieniężnych dla kierowców - konserwatorów jednostek OSP. Nie ma zatem podstawy prawnej do wypłaty z budżetu gminy nagród dla wymienionych osób. Powyższe działania naruszały art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

W ZAKRESIE DOTACJI NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

Rada Gminy Dłutów nie podjęła uchwały w trybie art.118 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych - w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania. Ze sprawozdań o wydatkach budżetowych za rok 2000 i 2001 oraz oświadczenia Pani Grażyny Niemczyk – Skarbnika Gminy Dłutów wynikało, że w okresie objętym kontrolą Gmina Dłutów nie udzielała dotacji z art.118 ustawy o finansach publicznych.
W wyniku kontroli wydatków poniesionych przez Gminę w 2001 roku w dziale 926 rozdziale 92601 § 4300 - zakup usług pozostałych oraz w § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia ustalono, że Gmina Dłutów przekazywała środki finansowe Radzie Gminnej Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe (gotówką lub przelewem na konto). W 2001 roku Rada Gminna Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe sześciokrotnie przekazała zestawienia dowodów kasowych za częściowo poniesione koszty na organizację imprez sportowych, z prośbą o zrefundowanie tych wydatków z dotacji przeznaczonej na kulturę fizyczną w 2001 roku. Ujęto w nich następujące wydatki: koszty transportu, zakup sprzętu sportowego, wypłacone diety zawodników, koszty delegacji sędziowskich, opłaty w Związku Piłki Nożnej, konserwację boiska. Do zestawień dołączono dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, w tym, między innymi:
- dowody wpłaty na rzecz Łódzkiego Związku Piłki Nożnej z tytułu transferu zawodników,
- zestawienia diet za udział w meczach i delegacji sędziowskich wypłaconych przez LZS Dłutów na meczach piłki nożnej w Dłutowie,
- faktury VAT dokumentujące zakup paliwa (kontrolującym przedłożono protokół przekazania w użytkowanie Radzie Gminnej Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe autobusu marki Autosan H9-21 z dnia 17 marca.1992 roku),
- faktury VAT dotyczące zakupu sprzętu sportowego.
Załączone faktury VAT podpisane były, w szczególności, przez kierowcę LZS-u w Dłutowie i Skarbnika Rady Gminnej Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe.
Na wymienionych zestawieniach – sygnowanych przez Przewodniczącego Rady Gminnej Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe oraz Skarbnika Rady Gminnej Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe znalazła się adnotacja: “należność prosimy przekazać gotówką do kasy R. Gm LZS (upoważniony do pobrania got. skarbnik Rady E. Frankowski) lub przelewem na konto Rady Gminnej Zrzeszenia LZS Dłutów". Ze strony Urzędu Gminy zestawienia zatwierdzali do wypłaty ze środków budżetowych Pani Grażyna Niemczyk – Skarbnik Gminy oraz Pan Czesław Dzierżawski – Wójt Gminy lub Pani Teresa Woźniakowska – Sekretarz Gminy.
Kontroli poddano również wydatki poniesione w 2000 roku w dziale 87 kultura fizyczna i sport rozdziale 8795 pozostała działalność w § 31 materiały i wyposażenie § 36 usługi materialne oraz § 40 różne opłaty i składki.
W § 40 Gmina dwukrotnie wydatkowała w 2000 roku kwotę 1.715 zł, tytułem ubezpieczenia oc autosanu PTE179F, użytkowanego przez Radę Gminną Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe. Ponadto przelano kwotę 60 zł tytułem składki w związku sportowym oraz 1.000 zł tytułem refundacji wydatków LZS. (LZS wcześniej poniósł wydatki na ubezpieczenie NW na 2000 rok w wysokości 900 zł oraz składkę członkowską za 2000 rok na rzecz Wojewódzkiego Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe w kwocie 100 zł).
W § 36 – usługi materialne wszystkie operacje gospodarcze opisywano jako refundację kosztów lub wydatków LZS, a były to, między innymi: opłaty z tytułu żółtych kartek, diety za udział w meczach, delegacje sędziowskie, transfer zawodników, ale również wydatki na paliwo do autosanu używanego przez LZS.
Wydatki dokonywane w § 31 – materiały i wyposażenie również były w większości opisywane jako refundacja kosztów lub wydatków LZS, a dotyczyły: zakupu paliwa do autosanu PTE 179 F, przeglądu technicznego, zakupu opon oraz zakupu sprzętu sportowego.
Zestawienia przedkładane przez Radę Gminną Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe zatwierdzane były do wypłaty przez Panią Grażynę Niemczyk – Skarbnika Gminy oraz Pana Czesława Dzierżawskiego – Wójta Gminy lub przez Panią Grażynę Maślankę - Zastępcę Wójta Gminy. Do zestawień załączono kserokopie faktur VAT i innych dowodów dokumentujących poniesione wydatki, większość faktur VAT wystawiona została na Urząd Gminy w Dłutowie, a podpisana przez osoby nie będące pracownikami Urzędu Gminy w Dłutowie.
Z powyższego wynika, że w latach 2000-2001 wydatkowano z budżetu Gminy Dłutów środki finansowe na rzecz Rady Gminnej Zrzeszenia Ludowe Zespoły Sportowe z naruszeniem art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Podkreślić należy, że wskazane wydatki poniesione zostały bez podstawy prawnej. Z budżetu jednostki samorządu terytorialnego nie można finansować działalności innych podmiotów. Istnieje natomiast możliwość przekazania środków (dotacji) na realizację przez podmioty niepubliczne celów o charakterze publicznym – w oparciu o art. 118 ustawy o finansach publicznych.

W ZAKRESIE WYDATKÓW OSOBOWYCH

1. Pięcioro pracowników Urzędu Gminy otrzymywało dodatki szkodliwe za pracę wykonywaną przy komputerze w wysokości 5% miesięcznego najniższego wynagrodzenia zasadniczego (od stycznia 2001 roku po 35,50 zł), podczas gdy na podstawie § 1 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 kwietnia 1998 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 49 poz.307) skreślono w załączniku nr 4 do obowiązującego wówczas rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, zawierającym wykaz prac wykonywanych w warunkach szkodliwych lub uciążliwych dla zdrowia, punkt zaliczający do pracy w warunkach szkodliwych pracę przy obsłudze elektronicznych monitorów ekranowych. Stosownie do postanowień zawartych w § 2 cytowanego rozporządzenia pracownikom otrzymującym wskazany dodatek kwota tego dodatku od dnia 1 maja 1998 roku została włączona ex lege do wynagrodzenia zasadniczego. Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.) regulujące obecnie kwestie dotyczące wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach samorządowych także nie zalicza pracy przy obsłudze monitorów ekranowych do pracy szkodliwej, upoważniającej do otrzymania dodatku. Na tej podstawie należy stwierdzić, że przyznawany i wypłacany jako odrębny składnik wynagrodzenia dodatek za pracę z komputerem nie znajduje uzasadnienia prawnego. Ponadto wskazanym pracownikom wypłacano dodatek za wieloletnią pracę obliczony jako odpowiedni procent wynagrodzenia zasadniczego i przedmiotowego dodatku za pracę w warunkach szkodliwych, podczas gdy zgodnie z art. 22 ust.1 ustawy z dnia 16 września 1982 roku o pracownikach urzędów państwowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 86, poz. 953 z późn. zm.) w związku z art. 21 ust.1 ustawy z dnia.22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593) dodatek ten powinien być obliczany jako procent miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.
2. W 2002 roku czworo pracowników Urzędu Gminy w Dłutowie zostało oddelegowanych do prac związanych z powszechnym spisem ludności, za należnym wynagrodzeniem (dodatki spisowe) wypłaconym w miesiącach: kwiecień, maj, czerwiec i lipiec. Ponadto wskazani pracownicy otrzymali z tego tytułu nagrody wypłacone we wrześniu.2002 roku. Podstawa prawna i wysokość omawianych nagród pozostawały w zgodzie z obowiązującymi w tej materii przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 marca 2000 roku w sprawie kryteriów obliczania wynagrodzenia za wykonywanie czynności związanych ze spisem oraz wysokości i zasad przyznawania dodatków spisowych i nagród (Dz. U. nr 22, poz. 276), które w § 3 ust.1 określiło maksymalną wysokość nagrody za wykonywanie prac związanych z przygotowaniem, przeprowadzeniem i opracowaniem wyników spisu. Natomiast nagrody te przyznane zostały i wypłacone na podstawie pisma Wójta Gminy Dłutów – Pana Czesława Dzierżawskiego, pełniącego z mocy prawa obowiązki Gminnego Komisarza Spisowego. Z regulacji zawartej w § 3 ust.3 przedmiotowego rozporządzenia, określającej zakres podmiotów uprawnionych do przyznania omawianej nagrody, wynikało, że pracownikom jednostek samorządu terytorialnego oddelegowanym przez komisarzy spisowych do pracy w gminnych biurach spisowych nagrodę przyznaje dyrektor urzędu statystycznego (§ 3 ust.3 pkt 3).
3. W stosunku do jednego pracownika zatrudnionego od dnia 16 maja 1994 roku w Urzędzie Gminy w Dłutowie na stanowisku inspektora stwierdzono, że posiadał wykształcenie średnie, podczas gdy przepisy obowiązującego w momencie zatrudnienia pracownika rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 111, poz. 493 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące) wprowadzały dla stanowiska inspektora wymóg wyższego wykształcenia. Podobna sytuacja dotyczyła Skarbnika Gminy, powołanego na to stanowisko z dniem 2 marca 1998 roku na mocy uchwały nr XXIX/154/98 Rady Gminy Dłutów z dnia 27 lutego 1998 roku, podczas gdy wskazany pracownik wyższe wykształcenie zdobył dopiero z dniem 3 lipca.2000 roku.
4. W trakcie kontroli ustalono, że pracownikom zatrudnionym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w 2001 roku bezpodstawnie wypłacano wynagrodzenie zwiększone o średnioroczny wskaźnik wzrostu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej, ustalony w art. 15 ust.1 pkt 3 ustawy budżetowej na 2001 rok (Dz. U. nr 21, poz. 246).w wysokości 107,6%. Działanie takie pozbawione było podstaw prawnych. Regulacja art.9 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 23 grudnia.1999 roku o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 110, poz. 1255) stanowiąca podstawę do określenia przedmiotowego wskaźnika w kolejnych ustawach budżetowych dotyczy tylko i wyłącznie państwowej sfery budżetowej, zdefiniowanej w art. 2 pkt 1 ustawy jako państwowe jednostki budżetowe, państwowe zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze państwowych jednostek budżetowych, które prowadzą gospodarkę finansową na zasadach określonych w art. 18-20 ustawy o finansach publicznych oraz państwowe szkoły wyższe i inne jednostki prowadzące gospodarkę finansową na zasadach określonych w art. 30 ustawy z dnia 12 września 1990 roku o szkolnictwie wyższym. Przytoczone przepisy nie dotyczą, więc jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych. Pracownicy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej są pracownikami samorządowymi, jednak ich wynagrodzenie w wysokości pokrywanej z budżetu Wojewody mogłoby być objęte przeliczeniem przez przedmiotowy wskaźnik. Przepisy corocznych ustaw budżetowych określają wysokość wskaźnika średniorocznego wzrostu wynagrodzeń, ale wynagrodzeń rozumianych globalnie, a nie indywidualnie, co znaczy, że wynagrodzenie zwiększa pracodawca o kwotę określoną w angażu. Nie można natomiast traktować omawianego wskaźnika, jako podstawy, która ex lege prowadzi do automatycznej podwyżki wynagrodzeń wszystkich pracowników sfery budżetowej. Podobnie jak w 2001 roku, również w 2002 roku zwiększono wynagrodzenia pracowników - za wyjątkiem Kierownika Ośrodka - pomimo że art. 18 ust.3 ustawy budżetowej na rok 2002 z dnia 14 marca 2002 roku (Dz. U. nr 30, poz. 275) stanowił, że w roku 2002 nie następuje wzrost wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej. Do przeliczenia wynagrodzenia zastosowano wskaźnik w wysokości 107,6% tj. ustalony na 2001 rok.
5. W sprawozdaniu budżetowym za 2001 rok wykazano po stronie wydatków w dziale 853 rozdział 85319 § 4010 wykonanie w kwocie 84.597,00 zł, natomiast plan wydatków określony w uchwale nr XIII/6/02 Zarządu Gminy Dłutów z dnia 29 marca 2002 roku w sprawie określenia układu wykonawczego budżetu Gminy Dłutów przewidywał w rozdziale 85319 w § 4010 kwotę w wysokości 88.798,00 zł na wynagrodzenia osobowe. Plan po ostatnich zmianach uchwalonych przez Radę Gminy w Dłutowie w dniu 30 grudnia 2002 roku wskazywał kwotę 88.796,00 zł, a więc wyższą o 4.199,00 zł w porównaniu do wykonania przedmiotowych wydatków w 2001 roku. Faktyczne wykonanie wydatków (zgodnie ze sprawozdaniem z wykonania planu wydatków budżetowych) wyniosło 88.795,80 zł. Oznaczało to naruszenie ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), która w art. 3 ust.1 stanowiła, że w 2002 roku wielkość wynagrodzeń nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych w tym m.in. w samorządowych jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, o którym mowa w art. 9 a ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (art. 3 ust.1 pkt 2).
6. W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników stwierdzono, że:
- rejestr delegacji służbowych w latach 2000-2001 prowadzony był w sposób chaotyczny, tj. numery poleceń wyjazdu służbowego nie były nadawane chronologicznie. Na przykład po delegacji nr 13 dla Pani B. Świątek z dnia 28 stycznia 2000 roku odnotowana była delegacja nr 13a dla Pana Cz. Dzierżawskiego z datą 3 stycznia 2000 roku, a następnie nr 14 z dnia 4 stycznia 2000 roku, nr 15 z dnia 6 stycznia 2000 roku, 16a z dnia 5 stycznia 2000 roku. Wszystkie wystawione dla Pana Cz. Dzierżawskiego – Wójta Gminy Dłutów. W ten sam sposób prowadzony był rejestr delegacji w 2001 roku,
- w poleceniu wyjazdu służbowego nr 100/01 z dnia 17 kwietnia.2001 roku nie określano środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej, niezgodnie z zapisami § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 69 poz.454 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące),
- w wielu przypadkach pracownicy przedkładali rachunki kosztów podróży po upływie kilkunastu lub kilkudziesięciu dni od daty podróży służbowej. Przykładowo jeden z pracowników w podróży służbowej był w dniu 18 kwietnia 2001 roku, rachunek przedłożył 7 maja 2001 roku. Podobnie w przypadku polecenia wyjazdu służbowego nr 94/01 z dnia.4 kwietnia 2001 roku, nr 84/01 z dnia 3 kwietnia 2001 roku, nr 306/00 z dnia 15 listopada 2000 roku. Powyższe było niezgodne z § 14 Zarządzenia nr 4/98 Wójta Gminy Dłutów z dnia 9 marca 1998 roku w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych. Wg powołanej regulacji, rachunek kosztów podróży po stwierdzeniu wykonania polecenia służbowego przez osobę delegującą należało złożyć nie później niż w ciągu 7 dni od zakończenia podróży służbowej w Referacie Finansowym,
- stwierdzono rozliczanie w 2000 roku przez Wójta Gminy Pana Czesława Dzierżawskiego poleceń wyjazdu służbowego samochodem własnym przed zawarciem umowy dotyczącej używania samochodu prywatnego do celów służbowych, co nastąpiło w dniu 28 marca 2000 roku. Wójt Gminy otrzymywał także ryczałt za jazdy lokalne. Rozliczone koszty podróży w styczniu 2000 roku wynosiły 953,30 zł. Łączna wartość zwróconych kosztów podróży z tytułu delegacji samochodem własnym pracownika za okres od 1 lutego 2000 roku do 27 marca 2000 roku wyniosła.2.493,62 zł. Ponadto Panu Czesławowi Dzierżawskiemu wypłacono ryczałt za jazdy lokalne w lutym i w marcu 2000 roku.
Zwrot kosztów podróży i wypłata ryczałtu za luty 2000 roku nastąpiły w dniu 31 marca 2000 roku, za marzec 2000 roku – w dniu 13 kwietnia 2000 roku.
Umowa z Panem Cz. Dzierżawskim dotycząca korzystania z samochodu własnego do celów służbowych została zawarta po podjęciu przez Radę Gminy Dłutów uchwały nr XV/101/2000 z dnia 23 marca 2000 roku w sprawie wyboru Pana Jacka Dyby Przewodniczącym Rady Gminy Dłutów.
Kontrolujący ustalili, że – w omawianym okresie - polecenia wyjazdu służbowego podpisywane były przez Pana Jacka Dybę – Wiceprzewodniczącego Rady Gminy Dłutów. Z mocy uchwały nr VIII/54/99 Rady Gminy Dłutów z dnia 30 czerwca 1999 roku w sprawie upoważnienia Przewodniczącego Rady Gminy do dokonywania niektórych czynności wynikających z prawa pracy wobec Przewodniczącego Zarządu, osobą upoważnioną w wymienionym zakresie był ówczesny Przewodniczący Rady Gminy – Pan Andrzej Oset. Z powyższego wynika, że wymienione polecenia wyjazdu służbowego – do dnia podjęcia przez Radę Gminy uchwały w sprawie wyboru Pana Jacka Dyby na Przewodniczącego Rady Gminy Dłutów - były podpisywane przez osobę nieupoważnioną.
- w odniesieniu do rozliczenia ryczałtu za jazdy lokalne przez Pana Czesława Dzierżawskiego – Wójta Gminy, za kwiecień 2001 roku, stwierdzono, że błędnie posłużono się stawką za 1 km przebiegu obowiązującą od dnia 1 maja 2001 roku, wynoszącą 0,7075 zł, zamiast stawką w wysokości 0,6977 zł,
- w przypadku polecenia wyjazdu służbowego nr 111/01 z dnia.11 kwietnia 2001 roku dla Pana Czesława Dzierżawskiego – Wójta Gminy Dłutów do Warszawy i Terespola, wyżej wymienionemu zwrócono jedynie koszty przejazdu i nie wypłacono diety, pomimo że podróż trwała 12 godzin i 50 minut. W związku z powyższym – zgodnie z § 4 ust.6.pkt 1 lit. "b" rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia.1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 69, poz.454 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące) – Wójtowi przysługiwała dieta w pełnej wysokości (dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje, a także w razie gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie - § 4 ust.7 ww. rozporządzenia). Wbrew przepisom powołanego rozporządzenia Panu Cz. Dzierżawskiemu nie wypłacono również ½ diety z tytułu podróży służbowej odbytej w dniu.30 marca 2000 roku do Poznania (polecenie wyjazdu służbowego nr 76/00), która trwała 8 godzin i 30 minut,
- w delegacjach o numerach 102/01, 83/01, 103/01 w części dotyczącej rachunku kosztów podróży nie określono daty oraz godzin wyjazdu i przyjazdu,
- w poleceniach wyjazdu służbowego nr 102/01, 83/01, 103/01, 106/01, 96/01, 305/00, 306/00, 313/00 nie został podany numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, niezgodnie z zapisem § 14 zarządzenia Nr 4/98 Wójta Gminy Dłutów z dnia 9 marca 1998 roku w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych. W delegacjach Pana Czesława Dzierżawskiego nie podano pojemności silnika pojazdu, wbrew wymogom cytowanego zarządzenia,
- w toku kontroli wydatków z tytułu podróży służbowych stwierdzono, że Pan Czesław Dzierżawski – Wójt Gminy odbył w dniach od 22 do 23 listopada 2001 roku zagraniczną podróż służbową do Ostritz (Niemcy). Z rachunku kosztów podróży wynikało, że z tytułu podróży służbowej Pan Cz. Dzierżawski otrzymał jedynie zwrot kosztów podróży, bez diety. Zgodnie z wyjaśnieniem Pani Katarzyny Olkusz – Skarbnika Gminy, diety nie wypłacono z tego względu, że prawdopodobnie Pan.Cz. Dzierżawski miał zapewnione pełne wyżywienie w czasie pobytu w delegacji. Kontrolującym nie przedłożono żadnych dokumentów potwierdzających powyższe. Wg rachunku kosztów podróży pobyt Pana Cz. Dzierżawskiego w Ostritz trwał 1 dobę i 4 godziny; stosownie do postanowień § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 50, poz.525 – obecnie nie obowiązujące) pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje 25% diety ustalonej wg zasad określonych w § 4 ust.4.
Wymieniona delegacja nie została ujęta w sprawozdaniu o wydatkach budżetowych za rok 2001, jako wydatek z tytułu zagranicznej podróży służbowej.
7. W zakresie wydatków na wypłaty diet i zwrot kosztów podróży służbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych stwierdzono, że:
- nie wypłacono diety dla radnej Pani Barbary Szymańskiej, której nieobecność na sesji Rady Gminy Dłutów z dnia 27 grudnia 2001 roku została uznana za usprawiedliwioną,
- po posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 3 i 4 października 2001 roku sporządzono listy obecności radnych ale nie wypłacono im diet,
- diety za udział w posiedzeniach Zarządu Gminy z dnia: 24 stycznia.2001 roku, 14 marca 2001 roku, 30 maja 2001 roku, 4 lipca 2001 roku, 6 września 2001 roku, 26 listopada 2001 roku, 18 grudnia 2001 roku, 27 marca 2002 roku, oraz z dnia 19 sierpnia 2002 roku zostały wypłacone radnym Gminy Dłutów, którzy nie byli członkami Zarządu Gminy. Z uchwały nr XVIII/78/96 Rady Gminy Dłutów z dnia 9 grudnia 1996 roku w sprawie ustalenia zasad wypłacania diet dla radnych wynikało, że diety przysługują radnym uczestniczącym w pracach Zarządu Gminy. Brak było podstawy prawnej do wypłacania diet dla radnych, którzy nie byli członkami Zarządu Gminy, a w posiedzeniach uczestniczyli jako zaproszeni goście. Z przedłożonych kontrolującym list płac wynikało, że łącznie kwota nienależnie wypłaconych diet w latach 2001-2002 wyniosła 3.200 zł,
- polecenia wyjazdu służbowego dla Pana Ryszarda Cegiełki, radnego Gminy Dłutów, pełniącego społecznie funkcję Zastępcy Wójta wystawiane były przez Pana Czesława Dzierżawskiego – Wójta Gminy lub przez Panią Teresę Woźniakowską – Sekretarza Gminy. Zgodnie z § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 z późn. zm.) termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej radnego określa przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego,
- zwrot kosztów za podróż służbową odbytą samochodem radnego następował w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz.239 – obecnie nie obowiązujące). Było to sprzeczne z § 5 ust.3 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, zgodnie z którym stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu określa rada gminy.

W ZAKRESIE WYDATKÓW INWESTYCYJNYCH

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie zamówienia z wolnej ręki, na wykonanie dokumentacji projektowej dla inwestycji budowy sieci wodociągowej wraz z przyłączami do działek w miejscowościach Świerczyna - Kociołki Las:
1. Z dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zatwierdzonej przez Pana Cz. Dzierżawskiego - Wójta Gminy w dniu.8 maja 2000 roku wynikało, że przetarg został unieważniony ze względu na brak ofert. W efekcie zamówienia publicznego na wykonanie przedmiotowych prac udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki, wskazując jako powód zastosowania trybu innego niż przetarg nieograniczony fakt unieważnienia poprzedniego przetargu, pomimo że wśród przesłanek zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki na udzielenie zamówienia publicznego, wymienionych w art. 71 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, nie została wskazana przytoczona przesłanka (natomiast zastosowanie trybu z wolnej ręki mogło być w tym przypadku uzasadnione wartością zamówienia poniżej 3.000 EURO).
2. W dniu 28 czerwca 2000 roku zawarta została umowa pomiędzy Gminą Dłutów a Pracownią Projektową Małgorzaty Olczak z Pabianic. Wskazana umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
3. Wykonawca nie dotrzymał wyznaczonego w umowie terminu realizacji zamówienia, w związku z czym powinien uiścić na rzecz Gminy Dłutów kary umowne. Zamawiający nie egzekwował jednak przysługujących mu.w omawianym zakresie uprawnień.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO, na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami do działek w miejscowościach Świerczyna - Kociołki Las:
1. Z ogłoszenia o przetargu wynikało, że wysokość wadium wynosiła 7.500,00 zł, natomiast w specyfikacji istotnych warunków zamówienia podano kwotę 14.000,00 zł. Powstała rozbieżność mogła wprowadzić w błąd oferentów, tym bardziej, że specyfikacja zastała zatwierdzona przez Wójt Gminy 7 dni po publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wszyscy oferenci wnieśli jednak wadium w wysokości podanej w specyfikacji.
2. Zamawiający nie wezwał wykonawców do złożenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji z pozostałymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym, tym samym nie dopełnił ciążącego na nim obowiązku wynikającego z art. 22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych. Wezwanie powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu i termin dostarczenia oświadczenia (art.22 ust.6). W sytuacji, gdyby oferent nie złożył wspomnianego oświadczenia zamawiający powinien stosownie do art. 22 ust.7.ww. ustawy wykluczyć go z udziału w postępowaniu. W ofertach nr 4.i nr 5 znajdują się przedmiotowe oświadczenia stanowiące ich integralną część i opatrzone datą złożenia ofert, co oznacza, że zostały złożone w czasie, gdy oferenci nie znali jeszcze wszystkich uczestników postępowania.
3. W protokole postępowania o zamówienie publiczne nie zamieszczono wymaganych przez art. 25 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych informacji dotyczących streszczenia i porównania złożonych ofert (pkt 4) oraz uzasadnienia stosowania preferencji krajowych (pkt 11). Informacja o spełnianiu warunków wymaganych od wykonawców (pkt 3) została sporządzona w sposób nieprawidłowy, gdyż w zestawieniu ujęto tylko oferty spełniające postawione warunki, natomiast pominięto w nim oferty, które ich nie spełniały.
4. W piśmie informującym o wykluczeniu z postępowania oferenta oznaczonego nr 3, "Kaźmierczak" Przedsiębiorstwo Robót Instalacyjno-Inżynieryjnych, z powodu nie dotrzymania terminu wniesienia wadium, błędnie wskazano art. 19 ust.1 pkt 8 oraz ust. 3 i 4 ustawy o zamówieniach publicznych jako podstawę wykluczenia, gdyż przepisy te weszły w życie dopiero w dniu 26 października 2001 roku, natomiast pismo opatrzone zostało datą 25 października 2001 roku. Ponadto otwarcie ofert i ocena spełnienia przez nie wymogów formalnych oraz zakończenie prac komisji nastąpiło w dniu 17 października 2001 roku. Stosownie do stanu prawnego wówczas obowiązującego brak wniesienia wadium skutkował odrzuceniem oferty, zgodnie z art. 27a pkt 2 ustawy zamówieniach publicznych.
5. W przedłożonej kontrolującym dokumentacji postępowania brak było potwierdzenia dotyczącego zamieszczenia ogłoszenia o wyniku przetargu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych.
6. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia ustalono zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny ofertowej, natomiast wniesione przez wykonawcę zabezpieczenie, w formie gwarancji udzielonej przez Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej, Oddział w Kamieńsku, opiewało na kwotę 12.145,00 zł, tj. 5% od wynagrodzenia umownego netto. Zarówno z treści art. 75 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, jak również § 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140 poz. 794 – obecnie nie obowiązujące) wynikało, że wysokość zabezpieczenia ustalona być powinna w określonych granicach procentowych liczonych od wartości robót. Pojęcie wartości robót należało rozumieć jako wysokość wynagrodzenia, jakie zamawiający był zobowiązany zapłacić wykonawcy z tytułu realizacji tychże robót, co oznaczało, że pojęcie to było tożsame z ceną rozumianą zgodnie z unormowaniem zawartym w art.3 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 roku o cenach (Dz. U. nr 97, poz. 1050) jako wielkość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą nabywca jest obowiązany zapłacić sprzedawcy za towar lub usługę. W art. 3 ust.1.pkt 1 ustawodawca postanowił, że cena obejmuje również kwotę należnego podatku od towarów i usług. W tej sytuacji należy stwierdzić, że zabezpieczenie należytego wykonania robót pobrane zostało w zaniżonej kwocie. Obecnie kwestie zabezpieczenia reguluje znowelizowany z dniem 10 stycznia 2002 roku art. 75 ustawy o zamówieniach publicznych oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002). We wskazanych przepisach wyraźnie postanowiono, że zabezpieczenie ustanowione powinno być jako odpowiedni procent ceny ofertowej.
7. Zamawiający nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych, polegającego na wysłaniu do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - przy udzielaniu zamówienia na roboty budowlane - informacji cenowej oraz kopii oferty najkorzystniejszej.
8. W związku z etapem oceny ofert kontrolujący ustalili co następuje:
Oferty zostały ocenione przez członków komisji przetargowej działającej w składzie: Pan Krzysztof Janas, Pan Ryszard Cegiełka, Pan Włodzimierz Cholewa w sposób sprzeczny z kryteriami oceny zawartymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (pkt 14.2), ponieważ wszyscy oceniani oferenci zrealizowali w ciągu ostatnich trzech lat dwa obiekty o podobnym charakterze jak przedmiotowe zamówienie. W związku z powyższym powinni oni otrzymać - za kryterium przygotowanie fachowe (techniczne) oferenta - maksymalną liczbę punktów. Stosownie do zapisów dokonanych w kartach indywidualnej oceny ofert stwierdzono, że członkowie komisji zaniżyli punktację w stosunku do dwóch ofert oznaczonych numerami 2 i 5, powodując tym samym zniekształcenie wyników postępowania. Zwycięska oferta nr 4 uzyskała za kryterium cenowe po 52,31 punktu (łącznie 156,93 punkty), za kryterium wiarygodność ekonomiczna dwa razy po 19 i raz 20 punktów (łącznie 58 punktów), za kryterium przygotowanie fachowe po 20 punktów (łącznie 60 punktów), w sumie daje to wynik 274,93 punkty. Oferta nr 2, która zawierała najniższą cenę otrzymała odpowiednio: za pierwsze kryterium po 60 punktów (łącznie 180 punktów), za drugie kryterium po 14 punktów (łącznie 42 punkty), za trzecie kryterium dwa razy po 15 punktów i raz 16 punktów (łącznie 46 punktów), co w efekcie daje 268 punktów. Natomiast biorąc pod uwagę fakt, że wykonawca, który złożył ofertę nr 2 zrealizował w ciągu ostatnich trzech lat dwa obiekty o charakterze podobnym do przedmiotowego zamówienia, powinien stosownie do warunków określonych w specyfikacji uzyskać za trzecie kryterium maksymalną ilość punktów tzn. 60 (3 x po 20 punktów), co oznacza, że wynik oferty nr 2 powinien wynieść 282 punkty. Z przedstawionego wyliczenia wynika, że przy zastosowaniu prawidłowego sposobu oceny ofert, zgodnego z zasadami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - najwyższą ilość punktów powinna otrzymać oferta nr 2 (posiadająca jednocześnie najniższą cenę), którą w takiej sytuacji należało wybrać jako najkorzystniejszą. Protokół postępowania o zamówienie publiczne (Druk ZP-1) oraz prace komisji przetargowej zatwierdził (sankcjonując tym samym wybór wykonawcy dokonany z naruszeniem obowiązującego prawa) w dniu.19 października 2001 roku Wójt Gminy - Pan Czesław Dzierżawski.
9. W dniu 12 listopada 2001 roku zawarta została umowa pomiędzy Gminą Dłutów reprezentowaną przez Zarząd Gminy w osobach Pana Czesława Dzierżawskiego - Przewodniczącego Zarządu i Pana Ryszarda Cegiełki - członka Zarządu, a Przedsiębiorstwem Usługowo-Produkcyjnym "Boltom" s.c. z Piotrkowa Trybunalskiego, która nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co stanowiło art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
10. Kontrolujący stwierdzili, że wykonawcy wypłacono zawyżoną kwotę wynagrodzenia, co było związane z faktem, że część zleconej inwestycji nie została wykonana. Nadpłata wynosiła kwotę 31.668,00 zł. W dniu.1 października 2002 roku Wójt Gminy wystosował pismo do P.U.P. "Boltom" s. c., w którym informował, że zobowiązania Gminy Dłutów wobec wskazanego podmiotu, na podstawie wystawionych faktur.(z tytułu wykonania innych prac, nie związanych z wodociągiem), wynosiły 440.447,84 zł, łącznie zapłacona kwota stanowiła.339.903,00 zł. Z zestawienia wynikało pozostające do zapłaty saldo wynoszące 100.544,84 zł, które pomniejszono o ww. nadpłatę w wysokości 31.668,00 zł, co dawało 68.876,84 zł.
W dniu 1 października 2002 roku kwotę 31.668,00 zł wyksięgowano z kosztów obciążających budowę wodociągu Świerczyna - Kociołki Las, a dokonaną nadpłatę przeksięgowano na poczet pozostałych należności wobec wspomnianego wierzyciela. Należy jednak zauważyć, że wystawienie przez wykonawcę rachunków obejmujących całość przedmiotu umowy, w sytuacji, gdy część prac nie została wykonana, było bezpodstawne. Tym bardziej nieuzasadniona była zapłata całego wynagrodzenia. Ponadto z dołączonego do faktury VAT nr 13/2002 z dnia 25 czerwca 2002 roku protokołu odbioru wykonanych robót oznaczonego nr 4, który podpisany został, w dniu.25 czerwca 2002 roku, przez inspektora nadzoru, przedstawiciela wykonawcy oraz przedstawiciela inwestora, wynikało, że wartość robót wykonanych w okresie rozliczeniowym wyniosła 52.900,00 zł (netto), wartość robót wykonanych wg poprzedniego protokołu stanowiła 190.000,00 zł (netto), z czego wynikało, że łączna wartość robót wykonanych od początku budowy wynosiła 242.900,00 zł (netto), czyli kwotę jaką miała kosztować wg oferty i zawartej umowy cała inwestycja. Zmniejszenie zakresu robót spowodowało również zmniejszenie wartości wykonanych prac, a z zapisów w dzienniku budowy wynikało, że ostatecznie roboty zostały zakończone w dniu 30 czerwca 2002 roku. Stwierdzić należy zatem, że dane zawarte we wspomnianym protokole odbioru były niezgodne z rzeczywistością. Przedmiotowa faktura, opiewająca na kwotę 56.603,00 zł (brutto), która opisana została pod względem merytorycznym przez inspektora ds. inwestycji i zamówień publicznych, wraz z załączonym protokołem odbioru stanowiła podstawę do wypłaty wskazanej kwoty na rzecz wykonawcy.
11. W rozliczeniu pożyczki wykazano rachunki na łączną kwotę.274.530,00 zł, w tym mylnie ujęto w sporządzonym zestawieniu fakturę VAT nr 042/G/2002 z dnia 3 lipca 2002 roku na kwotę 2.675,00 zł za wykonanie mapy do celów projektowych, dotyczącą innej inwestycji. Ponadto nie skorygowano wynagrodzenia wykonawcy o kwotę stanowiącą wartość niezrealizowanych prac, wynoszącą 31.668,00 zł.
12. Do dnia zakończenia kontroli przedmiotowa inwestycja nie została przyjęta na stan środków trwałych.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, na remont drogi we wsi Huta Dłutowska.
1. Postępowanie prowadzone było przez zamawiającego w trybie przetargu nieograniczonego z zastosowaniem procedury uproszczonej, obowiązującej przy udzielaniu zamówień, których wartość - stosownie do art. 15 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych - nie przekracza kwoty 30.000 EURO. Kontrolujący stwierdzili jednakże, że wartość szacunkowa zamówienia ustalona - stosownie do art. 35 ust.2 a przedmiotowej ustawy - na podstawie kosztorysu inwestorskiego wynosiła.194.444,54 zł, tzn. przekraczała kwotę 30.000 EURO. W ten sposób udzielenie zamówienia nastąpiło z naruszeniem szeregu przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez zaniechanie ich stosowania, w tym dotyczących:
- zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o przetargu (art.29 ust.1 ustawy) oraz o wyborze oferty (art. 50 ust.3 ustawy),
- sporządzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, gdyż opracowana dokumentacja przetargowa o wartości zamówienia do 30.000 EURO nie zawierała wszystkich informacji, o których mowa w art. 35 ust.1 ustawy,
- wniesienia wadium przez uczestników postępowania, który to obowiązek wynikał z art. 41 ust.1 ustawy,
- protokołu postępowania (art. 25 ust.1 ustawy), gdyż sporządzono jedynie dokumentację podstawowych czynności zawierającą informacje wymagane na postawie art. 26 ust.1 ustawy,
- żądania od wykonawców potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy oraz złożenia oświadczenia dotyczącego pozostawania w stosunku zależności lub dominacji z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu (art. 22 ust.4 i 5 ustawy).
2. Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji nie przesłano informacji cenowej wraz z kopią oferty najkorzystniejszej, czym naruszono art. 25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustalono na 5% wynagrodzenia umownego, przy czym 30% tej kwoty powinno zostać wpłacone przed przystąpieniem do wykonywania robót, pozostała część miała być potrącana z faktur przejściowych. W dniu 24 września.2001 roku wykonawca wystosował do Urzędu Gminy w Dłutowie pismo, w którym prosił o przeksięgowanie części jego należności wynikającej z faktury VAT nr 206/01 z dnia 13 sierpnia 2001 roku - jako zabezpieczenia należytego wykonania robót. W dniu 20 grudnia.2001 roku przekazano na rachunek sum depozytowych kwotę.1.697,46 zł stanowiącą 30% ustalonego zabezpieczenia wynoszącego 5% wynagrodzenia umownego, przy czym obliczonego od wynagrodzenia netto, natomiast powinno być obliczone od kwoty wynagrodzenia brutto (o czym mowa przy w punkcie dotyczącym wyboru wykonawcy wodociągu Świerczyna - Kociołki Las). Pozostałe 70% kwoty zabezpieczenia nie zostało potrącone z wystawionych przez wykonawcę faktur.
4. W dniu 26 września 2001 roku zawarto umowę pomiędzy Gminą Dłutów reprezentowaną przez Zarząd Gminy w imieniu, którego działali Pan Czesław Dzierżawski - Wójt Gminy i Pan Ryszard Cegiełka - Zastępca Wójta, a Firmą Drogową "Dromak" Zduńska Wola z siedzibą w Porębach. Na umowie brak było kontrasygnaty Skarbnika Gminy.
5. W dniu 5 października 2001 roku Gmina Dłutów, reprezentowana przez Pana Czesława Dzierzawskiego - Wójta Gminy i Pana Ryszarda Cegiełkę - Zastępcę Wójta Gminy zawarła umowę na mocy, której powierzono pełnienie nadzoru inwestorskiego nad wykonaniem robót drogowych przy realizacji drogi w miejscowości Huta Dłutowska. Wskazana umowa podpisana została tylko przez Wójta Gminy, natomiast brak na niej podpisu drugiego członka Zarządu oraz kontrasygnaty Skarbnika Gminy. Na okoliczność udzielonego zamówienia nie sporządzono żadnej dokumentacji, co wskazuje, że zamówienie zostało udzielone z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę kanalizacji sanitarnej w miejscowościach: Budy Dłutowskie, Dłutów – strona południowa, Borkowice (II etap). Inwestycja realizowana z udziałem środków z Funduszu PHARE –STRUDER 2.
1. Udzielenie zamówienia publicznego na sporządzenie kosztorysu inwestorskiego Panu Januszowi Pitner nastąpiło z pominięciem procedur ustawy o zamówieniach publicznych. Powyższe stanowiło naruszenie art.12a wskazanej ustawy.
2. Wartość kosztorysowa omawianej inwestycji, wynikająca z przedłożonych kontrolującym kosztorysów (jakoby dotyczących przedmiotowego zadania – patrz ustalenia poniżej) wynosiła kwotę 1.621.592,30 zł. Z przedłożonego do kontroli druku ZP-1 wynikało, że wartość przedmiotu zamówienia, ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego, wynosiła kwotę 1.694.000,00 zł. Kontrolującym nie przedłożono kosztorysu inwestorskiego na kwotę 72.407,70 zł. Kontrolujący stwierdzili ponadto, że we wniosku o udzielenie dotacji przeznaczonej na finansowanie omawianej inwestycji wskazano wartość kosztorysową w wysokości 1.400.000,00 zł plus 7% VAT, natomiast we wniosku o udzielenie pożyczki wskazano wartość kosztorysową w wysokości 1.463.980,00 zł.
3. Przedłożone kosztorysy inwestorskie obejmowały:
- kosztorys inwestorski dotyczący kanalizacji sanitarnej w miejscowości Dłutów i Budy Dłutowskie; wartość kosztorysowa – 1.392.839,23 zł,
- kosztorys inwestorski dotyczący kanalizacji sanitarnej w miejscowości Dłutów i Budy Dłutowskie – odwodnienie wykopów; wartość kosztorysowa – 145.287,67 zł,
- kosztorys inwestorski na wykonanie sieci i przyłączy wodociągowych oraz kanalizacji sanitarnej do budynków mieszkalnych; wartość kosztorysowa – 83.465,58 zł.
Stwierdzono ponadto, że kosztorys inwestorski na kwotę 1.392.839,23 zł obejmował miejscowości: Budy Dłutowskie; Dłutów Poduchowny.(ul. Zielona i Słoneczna); Dłutów: ul. Spadowa, ul. Polna (1), ul. Główna (1), ul. Główna (2), ul. Pabianicka (1), ul. Sportowa, ul. Pabianicka (2), Pabianicka i Ostatnia, ul. Piaskowa, ul. Rzemieślnicza, ul. Krzywa,.ul. Krótka, ul. Sportowa, ul. Polna (2)
Z przedłożonych kontrolującym dokumentów: umowy z wykonawcą, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz kosztorysów ofertowych złożonych przez oferentów, wynikało, że przedłożone (wyżej wskazane) kosztorysy obejmowały tylko część zleconych robót budowlanych (ulica Główna w Dłutowie, ulica Bełchatowska w Dłutowie, Budy Dłutowskie oraz Borkowice). Kosztorys inwestorski na kwotę 1.392.839,23 zł nie odpowiadał zatem opisywanej inwestycji - np. w kosztorysie inwestorskim przewidziano realizację 115 mb kolektora Ø 200 w Budach Dłutowskich, podczas gdy ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz kosztorysów ofertowych wynikało, że w ramach realizacji inwestycji wykonanych zostanie 2.120 mb kolektora sanitarnego Ø 200. Z powyższego wynika, że co do części zleconych prac zamawiający nie posiadał kosztorysu inwestorskiego, co stanowiło naruszenia art.35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o wartości powyżej.30.000 EURO (druk ZP-110) ukazało się w prasie "Prawo i Gospodarka" przed publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych, co niezgodne było z art.29 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Po otwarciu ofert zamawiający nie wezwał uczestników postępowania do złożenia oświadczenia, o niepozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z pozostałymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego, biorącymi udział w postępowaniu, w sposób określony w art.22 ust.5 i 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolującym nie przedłożono wykazu uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu. W wyniku weryfikacji ofert, kontrolujący stwierdzili, że oświadczenia o których mowa wyżej znajdowały się w ofertach: oferty nr 2, 5, 6 i 7 zawierały oświadczenie złożone w dniu 21 września 1999 roku, tj. w dniu otwarcia ofert; oferta nr 4 zawierała oświadczenie złożone w dniu 15 września 1999 roku, oferta nr 1 zawierała oświadczenie złożone w dniu 20 września.1999 roku. Zatem w przypadku oferty nr 1 i 4 oświadczenia złożone zostały przed dniem otwarcia ofert.
6. Nie odrzucono ofert nr 6 i nr 7 pomimo niespełnienia wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art.27a pkt.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
- oferent nr 6 nie dopełnił obowiązku przedłożenia wyciągu z rejestru handlowego wydanego w ciągu ostatnich 3 miesięcy (odpis z rejestru handlowego z 10 marca 1999 roku),
- oferent nr 7 nie dopełnił obowiązku uwierzytelnienia kserokopii dokumentu rejestracyjnego (w przypadku spółek cywilnych były to – aktualna umowa spółki oraz wpis do ewidencji o działalności gospodarczej) przez Notariusza lub Radcę Prawnego. Ponadto w przypadku oferenta nr 7 kontrolującym nie przedłożono kosztorysu ofertowego, który winien być załączony do koperty z ofertą cenową.(pkt 8 specyfikacji istotnych warunków zamówienia).
7. Zamawiający nie zawiadomił pozostałych oferentów o złożeniu protestu, czym naruszył było z art.83 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
8. W przedłożonej dokumentacji brak było informacji o powiadomieniu o wyniku przetargu oferenta nr 6. Zaniechanie powiadomienie o wyniku przetargu stanowiło naruszenie art.50 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych oraz zapisu pkt 25 Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej.
9. W dokumentacji brak było również informacji o skierowaniu ogłoszenia o wyniku postępowania do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art.50 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych.
10. Zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, czym naruszył art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych. Powyższe pozostawało również w sprzeczności z pkt 30 Regulaminu Prac Komisji Przetargowej, który wskazywał, że w terminie do 7 dni po zawarciu umowy Komisja Przetargowa winna przesłać wymagane prawem dokumenty do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
11. Umowa nr 1/99 z dnia 30 grudnia 1999 roku zawarta z Przedsiębiorstwem Usługowo-Produkcyjnym "BOLTOM" nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy (lub osobę przez niego upoważnioną), co niezgodne było z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
12. Na dzień podpisania umowy, tj. na dzień 30 grudnia 1999 roku, na realizację przedmiotowej inwestycji, w budżecie Gminy zabezpieczono jedynie kwotę w wysokości 12.000,00 zł (podczas gdy kwota wynikająca z umowy to 1.400.000,00 zł plus VAT). Rada Gminy Dłutów nie podjęła uchwały na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit "e" ustawy o samorządzie gminnym, zawierającej upoważnienie dla Zarządu Gminy do podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez Radę Gminy. W tej sytuacji zaciągnięcie zobowiązania pieniężnego w wysokości 1.400.000,00 zł plus VAT nastąpiło z przekroczeniem zakresu upoważnienia Zarządu Gminy do zaciągania zobowiązań obciążających budżet, co stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
13. Część robót finansowanych z innych środków niż środki z pomocy zagranicznej objęto stawką 0% VAT, czym naruszono § 68 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 1997 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. nr 156 poz. 1024.z późn. zm.). Łączna kwota otrzymanych z Unii Europejskiej, w ramach programu Phare Struder 2, środków wyniosła 621.404,51 zł. Na podstawie przedłożonych faktur kontrolujący stwierdzili, że stawkę 0% zastosowano do robót o wartości 686.000 zł. Zatem roboty o wartości 64.595,49 winny zostać objęte 7% stawką podatku VAT.
14. Kontrolujący stwierdzili, że strony 3 i 4 protokołu odbioru końcowego z dnia 29 września 2000 roku zostały zamienione. W dokumentacji jednostki znajdowały się dwa egzemplarze tego protokołu – o różnej treści i z tej samej daty.
15. Kontrolujący stwierdzili, że w wyniku realizacji inwestycji wykonany został inny zakres robót niż wynikało to z umowy nr 1/99 z dnia.30 grudnia 1999 roku, przy czym zrealizowano większy zakres prac.(o 240 metrów bieżących kolektora Ø 200 PCW, o 221 metrów bieżących przyłączy Ø 160 PCW oraz o 430 m sieci wodociągowej Ø 90-63 PCW). Kontrolującym nie przedłożono żadnych dokumentów (np. aneks do umowy), z których wynikałyby przyczyny wskazanego stanu rzeczy.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej.30.000 EURO, w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji, na budowę kanalizacji sanitarnej w obrębie miejscowości Dłutów (ul. Pabianicka,.ul. Ostatnia), Budy Dłutowskie, Borkowice".

1. Przy udzieleniu zamówienia publicznego na wykonanie kanalizacji sanitarnej w obrębie miejscowości Dłutów (ul. Pabianicka, ul. Ostatnia), Budy Dłutowskie, Borkowice" zastosowano niewłaściwy tryb, a mianowicie tryb negocjacji z zachowaniem konkurencji, czym naruszono art.14 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych w związku z art.64 pkt 2 niniejszej ustawy. W kontrolowanym stanie faktycznym nie zaistniały ustawowo określone przesłanki umożliwiające odstąpienie od zorganizowania przetargu nieograniczonego.
2. W dokumentacji brak było oświadczeń członków Komisji Przetargowej złożonych na druku ZP-21 o niepodleganiu wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
3. W zaproszeniach do udziału w negocjacjach, nie zawarto wszystkich informacji wymaganych przez art.30 ustawy o zamówieniach publicznych w związku z art.66 ust.4 niniejszej ustawy a mianowicie: o miejscu i terminie otwarcia ofert, o warunkach wymaganych od wykonawców.
4. Po otwarciu ofert zamawiający nie wezwał uczestników postępowania do złożenia oświadczenia, o niepozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z pozostałymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego, biorącymi udział w postępowaniu. Kontrolującym nie przedłożono wykazu uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu. Powyższe naruszało art.22 ust.5 i 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Przedmiotowe oświadczenia złożone zostały w dniu 4 października 2000 roku, tj. po podpisaniu protokołu postępowania o zamówienie publiczne.
5. Umowa zawarta z wykonawcą (Przedsiębiorstwem Usługowo-Produkcyjnym "BOLTOM" spółka cywilna) w dniu 11 października.2000 roku nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy (lub osobę przez niego upoważnioną), co naruszało art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
6. Z przedłożonej dokumentacji wynikały rozbieżne ustalenia co do terminu zakończenia realizacji omawianej inwestycji, a mianowicie: w dniu.15 listopada 2000 roku podpisany został protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku omawianej inwestycji. Z zapisu niniejszego protokołu wynikało, że roboty zostały wykonane w czasie od.11 października 2000 roku do 15 listopada 2000 roku. Również z zapisów dokonanych w dzienniku budowy wynikało, że inwestycja została zakończona w dniu 15 listopada 2000 roku. Natomiast z załączonych do faktur protokołów odbioru częściowego wykonanych robót wynikało, że ostatni protokół odbioru wykonanych robót.(nr 4) sporządzony został w dniu 28 czerwca 2002 roku. Część wskazanych dokumentów potwierdzała okoliczności niezgodnie z stanem faktycznym.
7. Kontrolującym nie przedłożono map powykonawczych (geodezyjna inwentaryzacja powykonawcza) zrealizowanego zadania, co uniemożliwiło sprawdzenie faktycznie wykonanych robót.
8. Na dzień podpisania umowy, tj. na dzień 11 października 2000 roku, w budżecie Gminy na realizację omawianej inwestycji zabezpieczono jedynie kwotę w wysokości 242.590,00 zł, podczas gdy kwota wynikająca z umowy to 425.594,61 zł plus 7% VAT. Rada Gminy Dłutów nie podjęła uchwały na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit "e" ustawy o samorządzie gminnym zawierającej upoważnienie dla Zarządu Gminy do podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez Radę Gminy. W tej sytuacji zaciągnięcie zobowiązania pieniężnego w wysokości.425.594,61 zł plus VAT nastąpiło z przekroczeniem zakresu upoważnienia Zarządu Gminy do zaciągania zobowiązań obciążających budżet, co stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 7 ustawy o finansach publicznych.
9. Wyboru inspektora nadzoru inwestorskiego przy omawianej inwestycji dokonano z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, czym naruszono art.12a tej ustawy.
Realizacja inwestycji pn. "Rozbudowa Szkoły Podstawowej w Dłutowie w 2001 roku".

Na przedmiotową inwestycję złożyły się następujące zamówienia publiczne:
Przetarg nieograniczony, o wartości zamówienia poniżej 30.000 EURO, na wykonanie modernizacji przyłącza wodnego i kanalizacyjnego oraz rozbudowy wewnętrznej instalacji wodno-kanalizacyjnej wraz z montażem urządzeń sanitarnych w kompleksie szkolnym w Dłutowie, ul. Główna 9:
1. Zmawiający nie prowadził dokumentacji podstawowych czynności zamówienia, co naruszało art. 26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolującym nie przedłożono kosztorysu inwestorskiego i dokumentacji określającej przedmiot przetargu wymaganych przez art.35 ust.2 ustawy. Nie ustalenie przez zamawiającego wartości szacunkowej zamówienia, potrzebnej m.in. do określenia trybu pełnego bądź uproszczonego przetargu nieograniczonego, naruszało art.2 ust.1 pkt 9 ustawy i art.35 ust. 2a ustawy.
2. Zamawiający nie wysłał do uczestników postępowania ogłoszeń o wyniku przetargu zawierających informacje z art.50 ust.1 ustawy, co narusza art.50 ust.2 ustawy. Z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynika, że zamawiający nie skierował do oferenta, którego oferta została wybrana, pisma określającego termin zawarcia umowy, do czego zobowiązuje zamawiającego przepis art.51 ust.2 ustawy.
3. Na umowie o roboty budowlane dotyczącej przedmiotowego zadania, zawartej w dniu 12 lipca 2000 roku, brak było kontrasygnaty Skarbnika Gminy – Pani Grażyny Niemczyk, co naruszało art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
4. Protokół odbioru robót wykonanych na podstawie umowy o roboty budowlane z dnia 12 lipca 2000 roku sporządzono dnia 25 listopada 2001 roku, z zapisem, że roboty wykonano w okresie od 28 lipca.2000 roku do dnia 25 listopada 2001 roku, natomiast zgodnie z umową winny być wykonane do dnia 30 września 2000 roku (ponad roczne opóźnienie). Na okoliczność przesunięcia terminu wykonania prac nie sporządzono aneksu do umowy.
5. Fakturę nr 0434/11/FVS na kwotę 76.855,79 zł netto spółka APE wystawiła w dniu 30 listopada 2001 roku. Kontrolowana jednostka zapłaciła fakturę poleceniami przelewu z dnia 18 grudnia 2001 roku - 70.000,00 zł, 18 kwietnia 2002 roku - 12.235,70 zł. Zamawiający nie naliczył kar umownych za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy zapisanych w § 12 umowy.
6. Wykonanych prac nie ujęto w dzienniku budowy nr 2/96 wydanym dnia.16 stycznia 1996 roku "Rozbudowa Gminnej Szkoły Zbiorczej w Dłutowie, ul. Główna". Ostatni wpis do dziennika budowy nastąpił w dniu 20 grudnia 2000 roku.

Przetarg nieograniczony, o wartości zamówienia poniżej 30.000 EURO, na wykonanie i montaż z elementów marmurowych i piaskowca schodów wewnętrznych i zewnętrznych w Szkole Podstawowej i Gimnazjum w Dłutowie:
1. W przedmiotowym postępowaniu o zamówienie publiczne zamawiający nie sporządził kosztorysu inwestorskiego i dokumentacji określającej przedmiot przetargu wymaganych przez art.35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Kosztorys inwestorski stanowi, zgodnie z art.35 ust. 2a ustawy, podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia (potrzebnej m.in. do postanowienia o trybie pełnym bądź uproszczonym przetargu nieograniczonego), którą to wartość zamawiający winien ustalić z należytą starannością - art.2 ust.1 pkt 9 ww. ustawy.
2. Brak kosztorysu inwestorskiego i dokumentacji określającej przedmiot przetargu oraz sposób określenia przedmiotu zamówienia w dokumentacji przetargowej naruszał art.17 ust.1 ustawy, ponieważ w zamówieniach publicznych na roboty budowlane zamawiający ma obowiązek określenia przedmiotu zamówienia opierając się na dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót. Zgodnie z art.17 ust.2 ustawy przedmiotu i warunków zamówienia nie wolno określać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Przedmiot zamówienia określono w sposób uniemożliwiający określenie wielkości i zakresu realizowanego zadania.
3. W złożonych ofertach termin realizacji zamówienia podawano w sposób uniemożliwiający porównanie go z wymogami dokumentacji przetargowej, pomimo tego członkowie komisji przetargowej dokonali na kartach indywidualnej oceny ofert porównania terminów realizacji robót zaproponowanych przez poszczególnych oferentów, dokonując obliczeń matematycznych. Kontrolującym nie przedstawiono zastosowanego wzoru matematycznego, brak było również wskazania wzoru w dokumentacji przetargowej.
4. Zamawiający nie zawiadomił uczestników postępowania o wyniku przetargu, jak również nie wywiesił ogłoszenia o wyniku przetargu w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, naruszając art.50 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. W dniu 14 grudnia 2000 roku podpisano aneks nr 1/2000 do umowy nr 10/ZOM/2000 z dnia 10 sierpnia 2000 roku, którym poszerzono zakres rzeczowo-finansowy umowy. Pomiędzy wykazem tych samych robót ujętym w aneksie i kosztorysie, będącym załącznikiem do aneksu, występowały niespójności polegające na podaniu opisu wykonywanych robót w różnych wielkościach i jednostkach, np. w aneksie w sztukach i metrach sześciennych, a w kosztorysie w metrach bieżących i kwadratowych.
6. Pomiędzy Gminą Dłutów a Panem Józefem Chełminiakiem zawarte były.w 2000 roku dwie umowy o pełnienie funkcji kierownika budowy: z dnia.1 marca 2000 roku (umowę zawarto na okres od 1 marca 2000 roku do.30 czerwca 2000 roku) i z dnia 1 lipca 2000 roku (umowę zawarto na okres od 1 lipca 2000 roku do 31 grudnia 2000 roku). Natomiast Pan Chełminiak protokolarnego odbioru robót i wpisów w dzienniku budowy dokonywał jako inspektor nadzoru, bez stosownej umowy zawartej z Gminą Dłutów.
7. Zgodnie z zestawieniem obrotów na kontach analitycznych wydatków za rok 2000, dotyczących rozbudowy Szkoły Podstawowej, fakturę nr 11/ZOM/2000 z dnia 31 sierpnia 2000 roku na kwotę 66.057,24 zł brutto, zaksięgowano w dniu 31 sierpnia 2000 roku, natomiast do Urzędu Gminy Dłutów przedmiotowa faktura wpłynęła w dniu.4 września 2000 roku. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym w dniu 13 września 2000 roku, pod względem formalnym i rachunkowym w dniu 27 grudnia 2000 roku. Termin zapłaty na fakturze określono na dzień 14 września 2000 roku. Wynikało z powyższego, że faktura została zatwierdzona do wypłaty zanim sporządzono protokół odbioru robót (protokół odbioru sporządzono w dniu 29 października 2000 roku).
8. W Dzienniku Budowy nr 2/96 wydanym w dniu 16 stycznia 1996 roku prowadzonym dla obiektu budowlanego pn. "Rozbudowa Gminnej Szkoły Zbiorczej w Dłutowie ul. Główna" nie odnotowano prac, które winny być wykonane na podstawie aneksu nr 1 do umowy nr 10/ZOM/2000.

Zakup wykładziny podłogowej, listwy przyściennej i listwy progowej na potrzeby rozbudowy szkoły w Dłutowie od firmy handlowej "Frankiewicz" z Pabianic:
1. W Urzędzie Gminy Dłutów, wg oświadczenia inspektora ds. zamówień publicznych, brak było dokumentacji potwierdzającej udzielenie przedmiotowego zamówienia w trybie ustawy o zamówieniach publicznych. Na fakturach wystawionych przez F.H. "FRANKIEWICZ", dotyczących zakupu wykładziny podłogowej, listwy przyściennej i listwy progowej, brak było także adnotacji o dokonaniu zakupu w trybie ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z art. 12a ustawy, zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy który został wybrany na zasadach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych.
2. Z faktur wystawionych w okresie od 1 lutego 2001 roku do 26 lutego.2001 roku, przez F.H. "FRANKIEWICZ", wynikało, że Gmina zakupiła w 2001 roku od F.H. "FRANKIEWICZ" wykładzinę PCW 2m ARMSTRONG w ilości 9,30 mb (18,6 m²), wykładzinę PCV 7/14 w ilości 434,04 m², wykładzinę dywanową 3m WIOLA w ilości 11,15 mb.(33,50 m²), listwy progowe w ilości 32,00 szt., wykładziny PCV 7/14.w ilości 0,98m², listwy przyścienne w ilości 636,65 mb. Na odwrocie faktur potwierdzenie wykonania zamówienia na obiekcie Szkoły Podstawowej i Gimnazjum oraz korekt co do zakupów dokonał inspektor ds. inwestycji w dniu 26 stycznia 2001 roku, czyli zanim przedmiotowe faktury wpłynęły do Urzędu.
Zgodnie z protokołem odbioru robót wykończeniowych, wykonanych w budynku Gimnazjum i Szkoły Podstawowej, sporządzonym dnia.14 lutego 2001 roku (a więc przed datą wystawienia faktur w 2001 roku przez F.H. "FRANKIEWICZ") w Szkole Podstawowej i Gimnazjum ułożono łącznie wykładziny - 286,53 m² (275,33 m² w wyniku dokonanego obmiaru + 11,20 m² w wyniku uznania uwagi wykonawcy w przedmiocie niedoszacowania), listwy przyściennej - 386,65 mb, listwy progowe - 14,40 mb, wykładzina PCV w ilości 18,60 m² położona w pomieszczeniu Z.U.K.
Wielkości wykładzin i listew odebranych ww. protokołem w znacznym stopniu różnią się (jest ich mniej) od zakupów dokonanych na podstawie faktur w 2001 roku.
Z ustnych wyjaśnień członka komisji odbiorowej, jednocześnie inspektora w UG Dłutów, wynikało, że faktury za zakup wykładziny i listew wystawione były przez firmę "FRANKIEWICZ" po założeniu tych materiałów w Szkole i Gimnazjum, a protokoły odbioru z roku 2001.i 2000 oraz zakupy wykładzin i listew dokonane w 2000 roku i 2001 roku należy rozpatrywać łącznie.
Z przedstawionych faktur wystawionych w dniu 4 września 2000 roku i 25 września 2000 roku, przez firmę "FRANKIEWICZ." wynikało, że w 2000 roku kontrolowana jednostka zakupiła wykładzinę PCV 7/14.o łącznej powierzchni 600,11 m².
Według protokołu odbioru z dnia 11 października 2000 roku robót wykończeniowych, wykonanych w budynku Gimnazjum i Szkoły Podstawowej w Dłutowie - w Gimnazjum ułożono wykładzinę PCV- 676,33 m² i wykładzinę dywanowej – 16,72 m², w Szkole Podstawowej ułożono wykładzinę PCV- 72m², wykładzinę dywanową – 16,72 m², listwy przyścienne - 386,65 mb, listwy progowe (metalowe)- 14,40 mb, listwy przyścienne – 250 mb.
Wyżej wymienionym protokołem robót wykończeniowych z 2000 roku odebrano więcej materiałów niż zakupiono, biorąc pod uwagę faktury z 2000 roku.
Biorąc pod uwagę protokoły odbioru robót wykończeniowych z 2000.i 2001 roku, wykonanych w budynku Gimnazjum i Szkoły Podstawowej w Dłutowie oraz wystawione w tym okresie faktury przez F.H. "FRANKIEWICZ", kontrolujący stwierdzili zgodność między odebranymi pracami a dokonanymi zakupami.
Kontrolujący stwierdzili także przypadki dokonywania w latach 1999 – 2001 zakupów dostaw lub usług w związku z rozbudową Szkoły Podstawowej i Gimnazjum z pominięciem procedur przewidzianych ustawą o zamówieniach publicznych.

Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych naruszenia zasad, formy lub trybu udzielania zamówień publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.

W ZAKRESIE EWIDENCJI I INWENTARYZACJA MIENIA

1. Wartość początkowa skomunalizowanego majątku, ujęta w księdze środków trwałych założonej w dniu 2 stycznia 1999 roku, w której zaewidencjonowane były środki trwałe z grupy 0, nie była zgodna z danymi wynikającymi z kart inwentaryzacyjnych nieruchomości skomunalizowanych na podstawie decyzji Wojewody Piotrkowskiego, stwierdzających nabycie przez Gminę Dłutów, z mocy prawa, nieruchomości.
2. Różne środki trwałe oznaczano jednym numerem w księdze środków trwałych. Stwierdzono przypadki braku na sprzęcie komputerowym oznaczenia numerem inwentarzowym.
3. W latach 2000-2001 w ewidencji komputerowej konta 011 zwiększenia, które następowały w ciągu roku, księgowano na koniec roku.
4. Nie wpisywano w księdze środków trwałych daty i źródła nabycia przedmiotu majątkowego, danych dotyczących wprowadzenia do ewidencji (data, symbol i nr dowodu).
5. W księgach inwentarzowych Urzędu Gminy Dłutów i w ewidencji syntetycznej konta 013/0 nie ujmowano wszystkich zakupionych środków trwałych w używaniu.
6. W związku z zakupem aparatów telefonicznych (na podstawie faktury nr 210/00 z dnia 13 kwietnia 2000 roku) wpisano w ewidencji konta 013 kwotę 799,00 zł, natomiast podsumowując wartość faktury dotyczącej omawianego zakupu otrzymujemy kwotę 774,00zł, czyli o 25 zł niższą.
7. Sprzęt sportowy - atlas - 3 szt., gryf – 2 szt., ławka, steps, serwis - zakupiony na podstawie faktury nr 223/00/V z dnia 25 kwietnia.2000 roku - o wartości 5.248,00 zł i faktury nr 451/99/RU z dnia 31 grudnia 1999 roku, o wartości 9.186,00 zł, znajdujący się w budynku Szkoły Podstawowej i Gimnazjum, nie został ujęty w księgach inwentarzowych Urzędu Gminy (jak również Szkoły Podstawowej).
8. W dniu 30 listopada 2000 roku zakupiono czajnik "BRAUN“ o wartości 139.00 zł (faktura nr 4278). Na odwrocie faktury Skarbnik Gminy – Pani Grażyna Niemczyk (osoba uprawniona do odbioru faktury) zawarła zapis o treści "Czajnik zakupiono jako nagrodę dla Kół Gospodyń Wiejskich uczestniczących w konkursie przyśpiewek weselnych w dniu 02.12.2000r.“.Kontrolujący ustalili, że ww. czajnik znajdował się w pokoju nr 10 – pokój Skarbnika Gminy (nr inwentarzowy czajnika – UG/VI/20, str.35 księgi inwentarzowej). Wskazana faktura nie została sprawdzona pod względem formalnym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzona została przez Skarbnika i Wójta Gminy.
9. W dniu 15 grudnia 2000 roku zakupiono dywan "Witraż“ za 330,00 zł (faktura nr 32/00) i dywan "Rozeta“ za 330, 00 zł (faktura nr 34/00).
Kontrolujący stwierdzili, że dywany znajdujące się w pokoju Wójta Gminy ujęto w księdze inwentarzowej pod nr UG/V/22 i UG/V/23. Na dywanach nie naniesiono numerów inwentarzowych, dywany pomimo różnych nazw były takie same.
10. Na odwrocie faktury z dnia 21 grudnia 2000 roku nr 2/P/00 za telefon komórkowy Siemens C35l o wartości 42,70 zł adnotacji dokonała Pani Anna Wyrwa – ówczesny referent prawny, o treści "Dotyczy zakupu telefonu komórkowego w sieci "IDEA" dla potrzeb Urzędu Gminy“. Telefon wpisano do księgi inwentarzowej z informacją, że przedmiotowy telefon przekazany został do Komisariatu Policji w Dłutowie. W dokumentacji brak było protokołu przekazania, umowy użyczenia telefonu.
11. Na podstawie faktury z dnia 22 września 2000 roku nr 160/MAG/00 zakupiono telefon Panasonic GD50 – 120,78 zł (netto 99,00 zł), telefon Siemens C35l - 242,78 zł (netto 199,00bzł), pokrowiec Sagem 815 – 25,00bzł (netto 20,49 zł), pokrowiec Telitel – 40,26 zł (netto 33,00 zł). Razem brutto - 428,82 zł.
W księdze inwentarzowej ww. telefony razem z pokrowcami wpisano dnia.22 września 2000 roku w wartości netto, zamiast w wartości brutto, pod nr UG/VII/25 (SIEMENS) i UG/VII/26 (PANASONIC) W ewidencji konta 013/0 ujęto ww. telefony wraz z pokrowcami dnia 31 grudnia.2000 roku, także wg wartości netto.
W Urzędzie Gminy brak było telefonu Siemens C35l używanego przez Wójta Gminy Pana Czesława Dzierżawskiego, który był osobą odpowiedzialną materialnie za wskazany sprzęt.
Kontrolujący stwierdzili, że nie sporządzono protokołu przekazania mienia, co do którego osobą odpowiedzialną był Pan Czesława Dzierżawskiego, w związku z objęciem stanowiska Wójta przez Panią Barbarę Szymańską.
Do umowy nr 3618720 z dnia 22 września 2000 roku (w Urzędzie brak było przedmiotowej umowy) zawarto aneks z dnia 1 lutego 2002 roku (numer abonencki 608-586-572), na podstawie którego umowa została przedłużona na czas oznaczony - do dnia 1 lutego 2004 roku. W ramach aneksu nastąpiła wymiana telefonu - model aparatu – Siemens S35i, który nie został ujęty w księgach inwentarzowych Urzędu. Aneks w imieniu abonenta podpisał Pan Czesław Dzierżawski. Zgodnie z pismem z dnia 9 września 2002 roku skierowanym przez Wójta Gminy Pana Czesława Dzierżawskiego do Polskiej Telefonii Cyfrowej w Warszawie, telefon komórkowy o numerze 608-586-572 zaginął, a fakt ten został zgłoszony telefonicznie i dany numer telefonu został zablokowany. W dniu 4 grudnia 2002 roku wpłynęło do Urzędu Gminy w Dłutowie pismo z Polskiej Telefonii Cyfrowej w Warszawie rozwiązujące umowę nr 3618720 o świadczenie usług telekomunikacyjnych z informacją o obciążeniu abonenta karą umowną w wysokości 433,28 zł, termin płatności – 2 grudnia 2002 roku (faktura do dnia 12 grudnia 2002 roku nie została zapłacona przez kontrolowaną jednostkę).
12. Na podstawie faktury z dnia 28 czerwca 2000 roku nr 27/F/2000 zakupiono telewizor "Panasonic" za kwotę 980,00 zł brutto i magnetowid "Panasonic" za kwotę 1.020,00 zł, razem zapłata za fakturę 2.000,00 zł.
W dniu 4 listopada 2002 roku Wójt Gminy Pan Czesław Dzierżawski dokonał bezpłatnego przekazania telewizora "Panasonic“ dla Gimnazjum w Dłutowie, a w dniu 5 listopada 2002 roku bezpłatnego przekazania magnetowidu "Panasonic“ dla Szkoły Podstawowej w Dłutowie. Dyspozycje te dokonane zostały jednoosobowo, na podstawie protokołów zdawczo - odbiorczych. Sprzęt rtv został wpisany odpowiednio do ksiąg inwentarzowych Szkoły Podstawowej i Gimnazjum. Jednoosobowe działanie Wójta Gminy naruszało art. 30 ust.2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego gospodarowanie mieniem należało do kompetencji zarządu gminy.
13. W księdze inwentarzowej Urzędu nie skreślono z ewidencji zdemontowanego przepływowego ogrzewacza wody “Dafi" i nie ujęto.w księdze inwentarzowej nowego przepływowego ogrzewacza wody “Perfect 1", zamontowanego w miejsce zepsutego ogrzewacza "Dafi" (wartość podgrzewacza wody “Perfect" - 210,00 zł - faktura nr 14106/02.z dnia 7 listopada 2002 roku).
14. Protokołami zniszczenia z dnia 21 grudnia 2000 roku na kwotę.521,79 zł, z dnia 13 kwietnia 2000 roku na kwotę 488,20 zł i z dnia.19 grudnia 2001 roku na kwotę 780,00 zł (zatwierdzonymi przez Wójta Gminy Pana Czesława Dzierżawskiego) komisje likwidacyjne stwierdziły, że wymienione w protokole przedmioty nietrwałe nie nadają się do dalszego użytku, nie odnotowując jednak sposobu zniszczenia przedmiotów majątkowych.
15. Protokołami nieodpłatnego przekazania przedmiotów nietrwałych z dnia.21 grudnia 2000 roku na kwotę 88,28 zł i z dnia 20 grudnia 2000 roku na kwotę 59.476,22 zł Wójt Gminy Pan Czesław Dzierżawski przekazał Zakładowi Usług Komunalnych w Dłutowie przedmioty nietrwałe wymienione w protokołach o wartości według ww. kwot (przyjmującym był kierownik ZUK – Jerzy Jarończyk). Jednoosobowe działanie Wójta Gminy naruszało art. 30 ust.2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego gospodarowanie mieniem należało do kompetencji zarządu gminy.
16. Stwierdzono, że w apteczce Urzędu brak było ciśnieniomierza o wartości.250,00 zł, zakupionego na podstawie faktury nr 57/04/2001 z dnia.4 kwietnia 2001 roku. W toku kontroli ustalono, że ciśnieniomierz znajdował się w mieszkaniu prywatnym Skarbnika Gminy Pani Grażyny Niemczyk. Na ciśnieniomierzu nie umieszczono numeru inwentarzowego.
17. Wartości umorzeń poszczególnych środków trwałych za 2001 rok ujęto po stronie Wn zamiast po stronie Ma konta 071, dokonując jednocześnie księgowania po stronie Ma konta 800/0 "Fundusz jednostki".
Przedmiotowy zapis spowodował zmniejszenie kwoty wyrażającej stan umorzenia środków trwałych oraz związanych z nimi wartości niematerialnych i prawnych w 2001 roku, natomiast prawidłowe zaewidencjonowanie bieżącego odpisu umorzenia środków trwałych oraz związanych z nimi wartości niematerialnych i prawnych powinno zwiększyć saldo po stronie Ma konta 071.
Kontrolujący nie mogli sprawdzić zapisów w tabeli amortyzacyjnej za 2000 rok, ponieważ kontrolującym nie przedłożono przedmiotowej tabeli. Wg oświadczenia podinspektor w referacie finansowym, zajmującej się odpisami umorzeniowymi, tabelę umorzeniową za 2000 rok przekazała Skarbnikowi Gminy Pani Grażynie Niemczyk (w trakcie kontroli przedmiotowego zagadnienia Pani Skarbnik przebywała na zwolnieniu lekarskim, a następnie została odwołana ze stanowiska).
18. W jednostce nie była prowadzona ewidencja na koncie 020. Programy komputerowe ewidencjonowane były łącznie z komputerami na koncie 011, zamiast na koncie 020.
19. W Urzędzie Gminy Dłutów nie była prowadzona ewidencja na koncie 310 "Materiały". Materiały księgowane były bezpośrednio w koszty po zakupie (np. węgiel, paliwo, olej opałowy), z pominięciem konta 310. Przy tej metodzie ewidencji pozostałość materiałów nie zużytych podlega zinwentaryzowaniu na ostatni dzień roku obrotowego. Wycenione pozostałości zapasów winno się wykazywać jako saldo Wn konta 310. Pod datą pierwszego dnia następnego roku obrotowego lub pod datą pierwszego dnia następnego kwartału saldo konta 310 powinno się odnieść odpowiednio w koszty. Jednostka nie dokonywała inwentaryzacji pozostałych materiałów na ostatni dzień roku obrotowego.
20. W 2001 roku obowiązywały w Urzędzie Gminy Dłutów jednocześnie Instrukcja przeprowadzenia inwentaryzacji wprowadzona w życie zarządzeniem nr 3/98 z dnia 18 lutego 1998 roku Wójta Gminy Dłutów oraz Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów, ustalona w zarządzeniu nr 1/2001 z dnia 3 września.2001 roku Wójta Gminy Dłutów w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych oraz zakładowego planu kont. Instrukcje różniły się w kwestii zakresu przeprowadzania inwentaryzacji.
21. Członkowie zespołu spisowego przeprowadzając spis z natury w pokojach, w których pracowali, byli jednocześnie osobami odpowiedzialnymi materialnie za powierzone mienie, co naruszało § 2 Instrukcji przeprowadzenia inwentaryzacji wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 3/98 z dnia 18 lutego 1998 roku Wójta Gminy Dłutów.
22. Komisja Inwentaryzacyjna (zespół spisowy) nie sporządziła protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, wymaganego przez postanowienia zarządzenia nr 3/98 z dnia 18 lutego 1998 roku.
23. Inwentaryzacją przeprowadzonej wg stanu na dzień 31 grudnia.2001 roku nie objęto gruntów.
24. Zgodnie z zestawieniem zbiorczym arkuszy spisowych nr 6-20 i nr 30 wartość przedmiotów nietrwałych i wyposażenia wg stanu na dzień.31 grudnia 2001 roku wyniosła 40.245,07 zł, natomiast zgodnie z ewidencją księgową, wg stanu na dzień 31 grudnia 2001 roku (konto 013/0 "Pozostałe środki trwałe w używaniu", na którym księguje się wyposażenie Urzędu) wartość ta wynosiła kwotę 45.493,07 zł - różnica 5.248,00 zł.
Nie sporządzono protokołu różnic inwentaryzacyjnych, co było niezgodne z postanowieniami "Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji" będącej załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 3/98 Wójta Gminy Dłutów z dnia 18 lutego 1998 roku. Zgodnie z "Instrukcją wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów" ujętą jako pkt VII w zarządzeniu nr 1/2001 z dnia 3 września 2001 roku Wójta Gminy Dłutów w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych oraz zakładowego planu kont - za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik, do obowiązków głównego księgowego natomiast należy m.in. ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.
25. Zgodnie z zestawieniem zbiorczym arkuszy spisowych nr 4-20 wartość przedmiotów nietrwałych i wyposażenia wg stanu na dzień 31 grudnia.2000 roku wyniosła 40.177,07 zł, natomiast zgodnie z ewidencją księgową – wg stanu na ten dzień (konto 013/0 "Pozostałe środki trwałe w używaniu") wartość wynosiła kwotę 45.425,07 zł - różnica 5.248,00 zł.
Nie sporządzono protokołu różnic inwentaryzacyjnych.

W ZAKRESIE STOSOWANIA USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

Udzielenie zamówienia publicznego na remont cząstkowy dróg gminnych,.2001 rok.
1. Wykonane prace polegające na remoncie cząstkowym nawierzchni dróg gminnych mieszankami mineralno-bitumicznymi mieściły się w pojęciu robót budowlanych. Stosownie do art. 3 pkt 7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 Prawo budowlane (Dz. U. nr 106, poz.1126 z późn. zm.), do której odsyła art. 2 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, przez roboty budowlane należy rozumieć budowę, a także prace polegające na montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego. Remont to wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a nie stanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. Także z rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia.26 września 2000 roku w sprawie kosztorysowych norm nakładów rzeczowych, cen jednostkowych robót budowlanych oraz cen czynników produkcji dla potrzeb sporządzania kosztorysu inwestorskiego (Dz. U. nr 114, poz. 1195 z późn. zm.) wynika, m.in., że remonty cząstkowe nawierzchni bitumicznych mieszankami mineralno-bitumicznymi są robotami budowlanymi.
2. Zamawiający nie posiadał kosztorysu inwestorskiego określającego wartość zamówienia, co stanowiło naruszenie art. 35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zgodnie z art. 17 ust.1 ww. ustawy przedmiot zamówienia określa się w odniesieniu do robót budowlanych na podstawie dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru, zaś art. 30 pkt 2 mówi, że ogłoszenie o przetargu zawiera w przypadku wskazanych robót rodzaj, zakres i lokalizację budowy. Z ogłoszeń dotyczących przedmiotowego przetargu wynikało jedynie, że przedmiot obejmuje remont dróg na terenie Gminy Dłutów.
4. W dokumentacji brak było dokumentów potwierdzających spełnienie przez zamawiającego obowiązku wynikającego z art. 50 ust.1 i ust.2 ww. ustawy zgodnie, z którymi o wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich dostawców lub wykonawców biorących udział w postępowaniu o zamówienie, wskazując imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) tego dostawcy lub wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz cenę, a ogłoszenie zawierające te informacje niezwłocznie zamieszcza się w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz wysyła się do uczestników postępowania.

Udzielenie zamówienia publicznego na opracowanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Dłutów", 2001 rok.
1. Zamawiający nie skierował do oferenta, którego oferta została wybrana, pisma określającego termin zawarcia umowy, do czego był zobowiązany na podstawie art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Do umowy z dnia 9 kwietnia 2001 roku dotyczącej sporządzenia i przekazania zamawiającemu dzieła, zwanego "Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Dłutów" w dniu 10 września 2001 roku zawarty został aneks nr 1/01, którym zmieniono termin wykonania "Studium", wysokość wynagrodzenia wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy, termin zapłaty wynagrodzenia. Jako uzasadnienie zawarcia aneksu podano zaistniałą konieczność ponownego opiniowania "Studium", na skutek wprowadzenia w nim zmian po procedurze opiniowania.
Zawierając aneks do umowy zamawiający naruszył art. 76 ust.1.ww. ustawy, zgodnie z którym zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy oraz wprowadzania nowych postanowień do umowy, niekorzystnych dla zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, chyba, że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.
3. W dniu 18 kwietnia 2002 roku sporządzony został protokół zdawczo-odbiorczy dotyczący przekazania opracowania "Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Dłutów", z którego wynikało, że w tym dniu spółka "ARI" przekazała opracowane "Studium" w 3 egzemplarzach. Przyjmującym z ramienia Urzędu Gminy był inspektor ds. inwestycji i zamówień publicznych. Przekazanie przedmiotu zamówienia na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego nie było zgodne z § 2 umowy, wg którego przedmiot zamówienia winien zostać przekazany zamawiającemu w postaci części tekstowej w 3 egzemplarzach, części graficznej na matrycach oraz dwóch kolorowych map na płótnie. Spółka "ARI" nie przedłożyła części graficznej na matrycach, natomiast mapy w ilości 2 szt. - przedłożone kontrolującym - wykonano na papierze zamiast na płótnie. Z faktur i poleceń przelewu wynikało, że spółka "ARI" otrzymała wynagrodzenie ustalone w umowie i aneksie do umowy pomimo braku wykonania przedmiotu zamówienia. Z wyjaśnienia złożonego przez inspektora Panią Grażynę Kot wynikało, że części graficznej na matrycach firma "ARI" nie przekazała, duży format mapy podklejony płótnem został przekazany firmie "Teren" z Łodzi w celu wykonania planu zagospodarowania przestrzennego Gminy Dłutów.
4. Zgodnie z aneksem nr 1/01 z dnia 10 września 2001 roku elaborat "Studium" winien być złożony do 10 lutego 2002 roku, został natomiast złożony 18 kwietnia 2002 roku. Zamawiający nie naliczył i nie pobrał kwot kary umownej w wysokości 0,5% wynagrodzenia umownego za każdy dzień opóźnienia, zgodnie z § 3 ust.5 umowy z dnia 9 kwietnia 2001 roku.
5. Gmina Dłutów dokonała zapłaty za opracowanie "Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Dłutów" niezgodnie z postanowieniami zawartymi w umowie.

Informując o powyższych, stwierdzonych w czasie kontroli nieprawidłowościach, proszę Panią Wójt o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W związku z tym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Opracować i przestrzegać procedur wewnętrznej kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, stosownie do postanowień art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Podejmować kontrole wobec podległych jednostek organizacyjnych w zakresie wskazanym w art. 127 ustawy o finansach publicznych.
3. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
4. Opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności:
- zakładowy plan kont – ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zapewnić by zakładowy plan kont obejmował konta, na których faktycznie ewidencjonowane są zdarzenia gospodarcze w jednostce,
- metody wyceny aktywów i pasywów,
- wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opis systemu informatycznego (wykaz programów, procedur, funkcji itp.) oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
5. Zapewnić ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych na kontach określonych w Zakładowym Planie Kont.
6. Zapewnić prowadzenie ksiąg rachunkowych określonych w art.13 ust.1 ustawy o rachunkowości – dla organu (budżetu gminy) i jednostki budżetowe). W szczególności prowadzić konta ksiąg pomocniczych, zgodnie z postanowieniami Zakładowego planu kont.
7. Zapewnić przestrzeganie art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić – w postaci zapisu – każde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (w szczególności w odniesieniu do ewidencji konta 201).
8. Zapewnić przestrzeganie zasad rachunkowości określonych w art. 6.ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu zapłaty.
9. Zapewnić prawidłową ewidencję na koncie 201.
10. Wykazywać w sprawozdawczości budżetowej obciążające jednostkę zobowiązania wymagalne wynikające z nieterminowego regulowania należności wobec kontrahentów.
11. Zapewnić rzetelne, bieżące sprawdzalne i bezbłędne prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości.
12. Zapewnić składanie, wymaganych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdań jednostkowych przez gminne jednostki organizacyjne.
13. Dokonywać kontroli formalno – rachunkowej otrzymywanych sprawozdań jednostkowych, zgodnie z § 10 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
14. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać kwoty zgodne z kwotami wynikającymi z ewidencji księgowej.
15. Sprawozdania zbiorcze sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
16. Zapewnić sporządzanie sprawozdań finansowych określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego, bilans dla jednostki budżetowej – Urzędu, bilans skonsolidowany jednostki samorządu terytorialnego).
17. Potwierdzić pisemnie powierzony pracownikom obowiązek prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz odpowiedzialność za ich prawidłową gospodarkę, stosownie do przepisów wynikających z instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych oraz zakładowego planu kont przyjętej zarządzeniem Wójta Gminy Dłutów nr 1/2001 z dnia 3 września 2001 roku.
18. Druki ścisłego zarachowania przechowywać w sposób zapewniający ich należyte zabezpieczenie, stosownie do postanowień przywołanej wyżej instrukcji.
19. Zaliczki wypłacać pracownikom stosownie do obowiązujących unormowań wewnętrznych oraz zapewnić ich prawidłowe wykorzystanie i rozliczenie.
20. Wynagrodzenie dla inkasentów podatków lokalnych wypłacać zgodnie z postanowieniami uchwały Rady Gminy obowiązującej w tym zakresie.
21. Egzekwować od podatników – osób prawnych terminowe składanie deklaracji podatkowych.
22. W decyzjach dotyczących przyznania ulg w podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne, stosownie do postanowień art.210 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1997 roku Ordynacja podatkowa.
23. Zapewnić przeprowadzanie rzetelnych postępowań wyjaśniających mających na celu ustalenie istnienia ustawowych przesłanek pozwalających na podjęcie określonej decyzji (np. umorzenie zaległości podatkowej).
24. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat rat podatków.
25. Podjąć czynności umożliwiające weryfikowanie obliczonej przez podatników podatku rolnego będących osobami prawnymi kwoty podatku – w szczególności prowadzić dokumentację, z której wynikałyby informacje dotyczące powierzchni gruntów, rodzajów oraz klas użytków rolnych dla poszczególnych podatników będących osobami prawnymi.
26. Ulgę inwestycyjną w zakresie podatku rolnego naliczać w wysokości 25% udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych, stosownie do postanowień art. 13 ust.2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym.
27. Dokonać prawidłowego wyliczenia ulgi inwestycyjnej przyznanej decyzją nr FI. 3115-3/13/2000 z dnia 16 maja 2001 roku.
28. Upomnienia wystawiać w dwóch egzemplarzach, stosownie do § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
29. W ewidencji wysyłanych upomnień ujmować wszystkie wystawione na zaległość podatkową upomnienia.
30. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia.22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
31. Dochody z tytułu użytkowania wieczystego, czynszów z umów najmu i dzierżawy klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
32. Sporządzać wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, stosownie do postanowień art.35 ust.1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
33. Informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości w siedzibie Urzędu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, zgodnie z art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
34. Wywieszać ogłoszenia o przetargach na zbycie nieruchomości w siedzibie Urzędu Gminy zgodnie z art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
35. Termin wpłaty wadium określać zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
36. Zapewnić, aby osoby ustalone jako nabywcy nieruchomości były zawiadamiane przez organizatora przetargu (a nie komisję przetargową) o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, stosownie do postanowień art.41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
37. Nieruchomości zbywać w drodze bezprzetargowej tylko w przypadkach określonych w przepisach ustawy o gospodarce nieruchomościami.
38. Zapewnić składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem przez osoby upoważnione, zgodnie z art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.
39. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od najemcy różnicy między faktycznie zapłaconym czynszem a czynszem należnym z tytułu umowy najmu nr 2 z dnia 1 października 2000 roku.
40. Prawa i obowiązki stron umowy najmu kształtować zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi, w szczególności ustawą z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz. 733) oraz ustawą Kodeks cywilny.
41. Nie obciążać Gminy kosztami remontu lokalu mieszkalnego, które zgodnie z art.681 ustawy Kodeks cywilny obciążają najemcę.
42. Egzekwować odsetki ustawowe w razie zwłoki w uiszczaniu czynszu i innych opłat z tytułu umów najmu, zgodnie z postanowieniami zawartych umów.
43. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
44. Po zakończeniu prac w pasie drogowym dokonywać komisyjnego odbioru robót, stosownie do § 7 ust.2 wskazanego rozporządzenia.
45. Stawki opłat naliczanych za zajęcie pasa drogowego stosować w wysokości wynikającej z przepisów ww. rozporządzenia (po uchyleniu.§ 10b bez waloryzacji).
46. Wynagrodzenia dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wypłacać ze środków przeznaczonych na profilaktykę i rozwiązywanie problemów alkoholowych.
47. Dochody uzyskane z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydatkować - stosownie do art.18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - wyłącznie na cele wskazane w gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
48. Wypłacać ekwiwalent członkom Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy Dłutów, którzy uczestniczą w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, zgodnie z art.28 ust.1 i 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej.
49. Zaniechać wypłacania nagród dla kierowców – konserwatorów jednostek OSP.
50. Zaniechać refundowania kosztów działalności Rady Gminnej Zrzeszenia Ludowych Zespołów Sportowych.
51. Wydatków na cele publiczne związane z realizacją zadań Gminy na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych dokonywać w formie dotacji, z zachowaniem trybu postępowania określonego przez Radę Gminy na podstawie art.118 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
52. Zaprzestać wypłacania pracownikom dodatku szkodliwego za pracę przy obsłudze elektronicznych monitorów ekranowych, gdyż od dnia 1 maja 1998 roku wypłata tego dodatku nie ma podstaw prawnych.
53. Zaniechać automatycznej waloryzacji wynagrodzeń pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej wskaźnikiem wzrostu wynagrodzeń w sferze budżetowej, ustalanym w ustawie budżetowej.
54. Rejestr delegacji służbowych prowadzić w sposób nie budzący wątpliwości co do jego rzetelności, zachowując porządek chronologiczny.
55. Zapewnić przedkładanie rachunków kosztów podróży służbowych przez pracowników w terminach określonych w unormowaniach wewnętrznych.
56. Zapewnić wystawianie poleceń wyjazdu służbowego przez osoby do tego upoważnione.
57. Zwrotu kosztów używania przez pracownika do celów służbowych pojazdów nie będących własnością pracodawcy, w jazdach lokalnych, dokonywać na podstawie umowy zawartej z pracownikiem, zgodnie z § 1 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271).
58. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia.19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991).
59. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy nienależnie wypłaconych Panu Cz. Dzierżawskiemu – b. Wójtowi Gminy - kwot tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych samochodem własnym, za okres od 1 stycznia 2000 roku do 27 marca 2000 roku.
60. Wypłacić zaległe diety Panu Cz. Dzierżawskiemu – b. Wójtowi Gminy -.z tytułu podróży służbowych odbytych na podstawie: polecenia wyjazdu służbowego nr 111/01 z dnia 11 kwietnia 2001 roku do Warszawy i Terespola, nr 76/00 z dnia 30 marca 2000 roku do Poznania, nr 359/01 z dnia 21 listopada 2001 roku do Ostritz (Niemcy).
61. Wypłacić zaległe diety: Pani Barbarze Szymańskiej – b. radnej Gminy Dłutów za posiedzenie Rady Gminy z dnia 27 grudnia 2001 roku oraz radnym, którzy uczestniczyli w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu.3 i 4 października 2001 roku.
62. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy nienależnie wypłaconych diet za udział w posiedzeniach Zarządu Gminy, na rzecz osób, które nie wchodziły w skład Zarządu Gminy.
63. Zwrotu kosztów podróży służbowych radnym dokonywać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
64. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, a w szczególności:
- art. 2 ust.1 pkt 9 ustawy, z którego wynika, że wartość zamówienia należy ustalać z należytą starannością,
- art. 12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art. 14 ust.2 ustawy – zgodnie z którym udzielenie zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony może nastąpić wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych,
- art. 16 ustawy nakazującego zamawiającemu traktować na równych prawach wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie publiczne oraz prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji,
- art. 17 ust.1 i 2 ustawy, stosownie do którego w zamówieniach publicznych na roboty budowlane zamawiający ma obowiązek określenia przedmiotu zamówienia w oparciu o dokumentację projektową oraz specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót,
- art. 19 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art. 21 ust.1 i 2 ustawy wprowadzającego zasadę pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 22 ust. 4 ustawy w zakresie żądania od wykonawców, w postępowaniu powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia wymogów, o których mowa w art. 22 ust.2 ustawy,
- art. 22 ust.5 i 6 ustawy określających obowiązku zamawiającego w związku ze składaniem oświadczeń co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego, biorącymi udział w postępowaniu. Dostawcy i wykonawcy są zobowiązani do dostarczenia oświadczenia w terminie określonym przez zamawiającego. Wezwanie powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu,
- art. 25 ust.1 ustawy określającego informacje zwarte w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 26 ust.1 ustawy określającego treść dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 27a ust.1 ustawy określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art. 27d ust.1 ustawy według którego zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w zaproszeniu do składania ofert,
- art. 29 ust.3 ustawy, zgodnie z którym zamawiający może ogłosić organizację przetargu nieograniczonego w prasie. Ogłoszenie to nie może być jednak skierowane do prasy przed publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych,
- art. 30 wskazującego niezbędne informacje zawarte w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym,
- art. 35 ust.1 ustawy określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego,
- art. 35 ust.2 i ustawy zobowiązującego zamawiającego, w odniesieniu do robót budowlanych, do posiadania dokumentacji określającej przedmiot przetargu oraz kosztorysu inwestorskiego. Kosztorys inwestorski stanowi podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane,
- art. 41 ust. 1 zawierającego obowiązek wniesienia wadium przez uczestników postępowania oraz określającego granice wysokości wadium,
- art. 50 ust.1 i 2 ustawy określających obowiązki zamawiającego związane z ogłoszeniem wyniku postępowania,
- art. 76 ust.1 ustawy zakazującego zmian postanowień zawartej umowy oraz wprowadzania nowych postanowień do umowy, niekorzystnych dla zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.
65. Zapewnić prawidłowy i rzetelny nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych - przez właściwych merytorycznie pracowników Urzędu Gminy.
66. Zapewnić zgodne ze stanem faktycznym odbieranie wykonywanych na rzecz Gminy robót budowlanych, dostaw i usług.
67. Dokonywać zapłaty za wykonane roboty po ich protokolarnym odbiorze – przez właściwych merytorycznie pracowników.
68. Egzekwować terminowe wykonywanie prac zleconych umową. W każdym przypadku nieterminowego wykonania przedmiotu umowy dokonać analizy możliwości dochodzenia kar umownych.
69. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od spółki "ARI" całości przedmiotu zamówienia określonego w umowie dotyczącej opracowania "Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Dłutów".
70. Zapewnić sporządzenie geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej dla zadania inwestycyjnego budowy kanalizacji sanitarnej w obrębie miejscowości Dłutów (ul. Pabianicka, ul. Ostatnia), Budy Dłutowskie, Borkowice.
71. Zobowiązania dotyczące realizowanych inwestycji, w wysokości przekraczającej kwoty planowanych na dany rok wydatków, zaciągać w oparciu o stosowne uchwały Rady Gminy, podjęte na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit "e" ustawy o samorządzie gminnym lub w oparciu o limity wydatków określone w uchwalonych na podstawie art.110 ust.1 ustawy o finansach publicznych programach inwestycyjnych.
72. Zakończone inwestycje rozliczać i przyjmować na stan środków trwałych.
73. Dokonać korekty wartości początkowej mienia skomunalizowanego, ujętego w księdze środków trwałych założonej w dniu 2 stycznia.1999 roku, w której zaewidencjonowane są środki trwałe z grupy 0.
74. Poszczególnym środkom trwałym przyporządkować jeden numer w księdze środków trwałych i dokonać oznaczenia numerem inwentarzowym na przedmiotowym środku trwałym.
75. W księdze środków trwałych wpisywać dane dotyczące wprowadzenia środka trwałego do ewidencji.
76. Zapewnić ujmowanie w prowadzonych księgach inwentarzowych wszystkich podlegających ewidencji przedmiotów majątkowych.
77. W ewidencji konta 013 wpisywać dane zgodne z kwotami ujętymi na fakturach, na podstawie których środki trwałe w używaniu zostały zakupione.
78. Zapewnić sprawdzanie pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym wystawianych na rzecz Urzędu faktur.
79. W oparciu o przepisy Kodeksu pracy podjąć działania, wobec byłego Wójta Gminy Dłutów Pana Czesława Dzierżawskiego (jako osoby materialnie odpowiedzialnej], celem naprawienia szkody wyrządzonej Gminie wskutek zgubienia telefonu komórkowego Siemens C35l.
80. W protokołach zniszczenia środków trwałych w używaniu odnotowywać sposób ich zniszczenia. Likwidowane przedmioty skreślać z ewidencji księgowej Urzędu.
81. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarzać i amortyzować, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, albo stawek określonych w oparciu o § 5 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
82. Wartości umorzeń poszczególnych środków trwałych ujęte w tabelach amortyzacyjnych środków trwałych ujmować po stronie Ma konta 071 zamiast po stronie Wn.
83. Programy komputerowe i prawo użytkowania wieczystego gruntu ewidencjonować na koncie 020.
84. Księgując "Materiały" bezpośrednio w koszty po zakupie (np. węgiel, paliwo, olej opałowy), z pominięciem konta 310, pozostałość materiałów nie zużytych poddawać zinwentaryzowaniu na ostatni dzień roku obrotowego. Wycenione pozostałości zapasów wykazywać jako saldo Wn konta 310. Pod datą pierwszego dnia następnego roku obrotowego lub pod datą pierwszego dnia następnego kwartału saldo konta 310 odnieść odpowiednio w koszty.
85. Zapewnić by członkowie zespołu spisowego przeprowadzający spis z natury nie byli jednocześnie osobami odpowiedzialnymi materialnie za spisywane mienie.
86. Objąć przeprowadzanymi inwentaryzacjami grunty.
87. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji sporządzać protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych.
88. Zapewnić rzetelne rozliczenie przeprowadzanych inwentaryzacji.
89. Z uwagi na liczbę ujawnionych nieprawidłowości zapewnić stosowne przeszkolenie pracowników Urzędu Gminy.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia.7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dnia od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie.14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.


Do wiadomości.
1. Pan Przewodniczący Rady Gminy
2. Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy
3. aa.