M. Łowicz - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku.
Łódź dnia 14 marca 2003 r.
Pan
Ryszard Budzałek
Burmistrz
Miasta Łowicza
WK - 0915/15/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Mieście Łowicz wykazała następujące nieprawidłowości:
W ZAKRESIE ROZRACHUNKÓW I ROSZCZEŃ
W latach 2000-2001 na kontach 201 - rozrachunki z dostawcami i odbiorcami oraz 240 - pozostałe rozrachunki, księgowano równocześnie kwoty z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umów inwestycyjnych, gwarancji i wadium. Z dniem 1 stycznia 2002 roku zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wadia ewidencjonowane są na koncie 240, konto 201 służy ewidencji wyłącznie rozrachunków z tytułu dostaw i usług - strona 27 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE EWIDENCJI I INWENTARYZACJA MIENIA
1. Ewidencja analityczna gruntów Miasta prowadzona była ręcznie w księdze kontowej nie spełniającej wymogów przewidzianych w art.13 ust.4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz.U. nr 76, poz.694) – strona 119 protokołu kontroli.
2. Ewidencja środków trwałych będących w używaniu prowadzona była w księgach inwentarzowych nie spełniających wymogów zawartych w art.13 ust.4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości (brak, m.in., przesznurowania księgi, pieczęci urzędu, podpisu kierownika urzędu, dokładnej daty założenia księgi). Zgodnie z art.13 ust.4 pkt 1 i 2 powołanej ustawy księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputerowego), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej. Księgi powinny być także wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia – strona 120 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE DOTACJI PRZYZNAWANYCH PRZEZ GMINĘ NA CELE PUBLICZNE REALIZOWANE PRZEZ ORGANIZACJE POZARZĄDOWE
W zakresie kontroli realizacji zadań zleconych klubom sportowym otrzymującym dotacje, nie przestrzegano zasad kontroli określonych w załączniku do uchwały nr XVIII/159/2000 Rady Miejskiej w Łowiczu z dnia 24 lutego 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji na cele publiczne związane z realizacją zadań Miasta Łowicza, sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku – strona 81-83 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU PODATKÓW LOKALNYCH
1. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych oraz podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono przypadki braku adnotacji o dacie złożenia deklaracji podatkowej1 przez podatników. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono ponadto przypadki złożenia przez podatników deklaracji po ustawowo określonym terminie - strony 36 i 40 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący stwierdzili przypadki dokonywania wpłat pobranych przez inkasenta kwot opłaty targowej z przekroczeniem ustalonych umową terminów rozliczania. Od nieterminowych wpłat nie naliczano i nie pobierano należnych odsetek – strona 46 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU GOSPODAROWANIA NIERUCHOMOŚCIAMI
1. Kontrolujący stwierdzili, że wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży sporządzał i podawał do publicznej wiadomości Zastępca Naczelnika Wydziału Gospodarki Gruntami, Planowania Przestrzennego i Rolnictwa. Zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn.zm.) właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Zgodnie z postanowieniami art.4 pkt 9 cytowanej wyżej ustawy przez właściwy organ należało rozumieć, z zastrzeżeniem art.60, starostę, wykonującego zadania z zakresu administracji rządowej, w odniesieniu do nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa oraz zarząd gminy, zarząd powiatu i zarząd województwa w odniesieniu do nieruchomości stanowiących odpowiednio własność gminy, powiatu i województwa (zgodnie z nowelizacją wprowadzoną przez ustawę z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. nr 113, poz. 934) – wyrazy „zarząd gminy, zarząd powiatu i zarząd województwa” zastąpiono wyrazami „organ wykonawczy gminy, powiatu i województwa”) – strony 50-60 protokołu kontroli.
2. W dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomień osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, sporządzanych przez organizatora przetargu, co naruszało art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – strony 50-60 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE POBIERANIA OPŁAT ZA ZAJĘCIE PASA DROGOWEGO
1. Stwierdzono przypadki braku zachowania 3-miesięcznego okresu przy składaniu wniosków o wydanie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego, wskazanego w § 2 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz.33 z późn.zm.) – strona 64-68 protokołu kontroli.
2. W jednym przypadku złożony wniosek o wydanie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego nie określał celu zajęcia pasa drogowego, co było wymagane przez § 2 ust.2 ww. rozporządzenia – strona 66 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono przypadki stosowania, w wydawanych zezwoleniach na zajęcie pasa drogowego w celu wykonania robót drogowych, nieprawidłowych stawek za zajęcie pasa, co naruszało § 8 ust.3 ww. rozporządzenia – strona 65-68 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono przypadki stosowania, w wydawanych zezwoleniach na zajęcie pasa drogowego, nieprawidłowej wysokości ryczałtu za każdy dzień utrudnień w ruchu drogowym spowodowany całkowitym zajęciem lub zajęciem powyżej 20 % szerokości jezdni, co naruszało § 8 ust.6 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia – strona 65-66 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono przypadki stosowania, w wydawanych zezwoleniach na zajęcie pasa drogowego, nieprawidłowej wysokości jednorazowej opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem dróg, co naruszało § 10 ust.2 pkt 2 ww. rozporządzenia – strona 65-66 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU RENTY PLANISTYCZNEJ
1. Burmistrz Miasta Łowicza nie przedkładał Radzie Miasta informacji o decyzjach wydawanych w sprawie tzw. renty planistycznej, stosownie do postanowień art.36 ust.11 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity z 1999 r., Dz. U. nr 15 poz. 139 z późn. zm.) – strona 69 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE WYDATKÓW OSOBOWYCH
1. W angażach pracowników dodatki funkcyjne określone zostały jedynie kwotowo, bez podania stawki tego dodatku, określonych w tabeli stawek dodatku funkcyjnego stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 1993 r., nr 111, poz. 493 z późn.zm. – obecnie nie obowiązujące). W angażach ustalonych w związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm. – obowiązujące do dnia 25 lutego 2003 roku ) dodatki funkcyjne określone zostały również jedynie kwotowo, bez podania stawek wynikających z tabeli stawek dodatku funkcyjnego – strona 84 protokołu kontroli.
2. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowy sposób obliczania należności z tytułu nagród jubileuszowych, co skutkowało ich wypłatami w zawyżonej lub zaniżonej wysokości. Zasady ustalania wysokości nagrody jubileuszowej określał § 11 ust.7 i 8 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnianych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
3. Kontrola prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych odbywanych przez pracowników Urzędu, na podstawie poleceń wyjazdu służbowego, wykazała następujące nieprawidłowości:
- polecenie wyjazdu o numerze 21/02 – podróż służbowa trwała ponad 8 godzin, w związku z czym przysługiwała pracownikowi ½ diety, a kwota taka nie została wypłacona,
- polecenia o numerach 25/02 i 26/02 – osoby rozliczające delegacje przyjęły stawkę ryczałtu na jazdy lokalne zaniżoną o 0,20 zł, co było niezgodne z przepisem § 7 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 – obecnie nie obowiązujące) – strona 89 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE REALIZACJI INWESTYCJI ORAZ STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH
Modernizacja budynku Łowickiego Ośrodka Kultury przy ulicy Podrzecznej w Łowiczu. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie żądał od oferentów złożenia zapytania o karalności, czym naruszył art.22 ust.4 (w zakresie dotyczącym art.19 ust.1 pkt 4 i 5) ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) – strona 96 protokołu kontroli.
2. W zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych – strona 98 protokołu kontroli.
3. Zamawiający nie odrzucił oferty nr 4 pomimo niespełnienia przez tegoż oferenta wszystkich warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W szczególności w zaświadczeniu z banku brak było informacji o zdolności kredytowej oferenta. Rozpoznawanie oferty podlegającej odrzuceniu stanowiło naruszenie art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych – strona 99 protokołu kontroli.
4. W dniu 17 kwietnia 2002 roku Miasto Łowicz podpisało z wykonawcą robót umowę na wykonanie dodatkowych robót budowlanych w budynku Ośrodka Kultury. Umową zlecono wykonanie nieprzewidzianych w projekcie technicznym robót elektrycznych oraz wykonanie prac mających na celu podwyższenie standardu i poprawę estetyki wyglądu budynku Ośrodka – np. założenie drzwi wejściowych o lepszym standardzie w sali ślubów, obłożenie płytkami schodów wewnętrznych do pomieszczenia kawiarni i garderoby. Opisywane zamówienie udzielone zostało na kwotę: 76.455,02 zł + VAT = 81.806,87 zł. Jako tryb udzielenia zamówienia zamawiający wskazał art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolujący ustalili, że wartość udzielonego zamówienia przekraczała równowartość kwoty 20.000 EURO, w związku z czym zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki wymagało zatwierdzenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Zamawiający nie wystąpił w powyższej sprawie ze stosownym wnioskiem do Prezesa UZP, czym naruszył art.71 ust.1a ustawy o zamówieniach publicznych. Jak wskazano powyżej zamówienia udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki – na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z przedmiotowym unormowaniem zamawiający może udzielić zamówienia publicznego z wolnej ręki, jeżeli udziela temu samemu wykonawcy zamówień publicznych dodatkowych, nieprzekraczających łącznie 20% wartości zamówienia podstawowego, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć, oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego. Mając na względzie opisaną przesłankę stwierdzić należy, że co do części zleconych prac nie można mówić o konieczności ich wykonania, na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć – strona 102-103 protokołu kontroli.
5. W dniu 6 maja 2002 roku podpisana została kolejna umowę na wykonanie dodatkowych robót budowlanych, dotycząca wykonania robót rozbiórkowych, porządkowo - naprawczych i malarskich wokół budynku Ośrodka Kultury. Zamawiający, zawierając umowę, powołał się na art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolujący stwierdzili, że w odniesieniu do prac objętych umową nie zachodziła okoliczność – konieczności ich wykonania, na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć. Oznaczało to, że nie zostały spełnione ustawowe przesłanki umożliwiające zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki – strona 103-104 protokołu kontroli.
Budowa bloku komunalnego przy ulicy Armii Krajowej 43 w Łowiczu. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie żądał od oferentów złożenia zapytania o karalności, czym naruszył art.22 ust.4 (w zakresie dotyczącym art.19 ust.1 pkt 4 i 5) ustawy o zamówieniach publicznych – strona 106 protokołu kontroli.
2. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (pkt 8) wskazał jako kryteria oceny oferty: wiarygodność oferenta (ekonomiczna, referencje) oraz doświadczenie i przygotowanie fachowe (techniczne) oferenta. Powyższe kryteria nie zostały w specyfikacji opisane, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego w specyfikacji należy zamieścić opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty. Pełne i dokładne opisanie kryteriów oceny ofert jest jednym z czynników gwarantujących prowadzenie postępowania z zachowaniem reguł uczciwej konkurencji. Uniemożliwia także dokonywanie wyborów nie podlegających racjonalnej weryfikacji – strona 106 protokołu kontroli.
3. W zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych – strona 109 protokołu kontroli.
4. Zamawiający nie odrzucił oferty nr 3 pomimo niespełnienia przez oferenta wszystkich warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie kserokopia zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzona została za zgodność z oryginałem - z upoważnienia właścicieli - przez ich pełnomocnika. Natomiast z zaświadczenia wynikało, że żadnego pełnomocnictwa nie zgłoszono. Zamawiający żądał od oferentów złożenia aktualnego wypisu z rejestru handlowego lub gminnej ewidencji działalności gospodarczej. Z powyższych ustaleń wynika, że przedłożone zaświadczenie nie czyniło zadość temu warunkowi – strona 109 protokołu kontroli.
5. W dniu 6 lipca 2001 roku zawarta została umowa na wykonanie dodatkowych robót budowlanych, obejmujących wykonanie oświetlenia terenu przed blokiem. Zamawiający udzielając powyższego dodatkowego zamówienia w trybie z wolnej ręki naruszył art.71 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, który – w brzmieniu obowiązującym w czasie udzielania zamówienia - stanowił, że zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, gdy dokonuje zamówień dodatkowych, nie przekraczających 20% wartości uprzedniego zamówienia, a zachodzi konieczność zachowania tych samych norm, parametrów i standardów. Kontrolujący stwierdzili, że w odniesieniu do wyżej wymienionych prac nie zachodziły ustawowe przesłanki umożliwiające zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki – strona 111-112 protokołu kontroli.
Modernizacja oraz termorenowacja przegród zewnętrznych budynku pływalni miejskiej przy ulicy Kaliskiej w Łowiczu. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie żądał od oferentów złożenia zapytania o karalności, czym naruszył art.22 ust.4 (w zakresie dotyczącym art.19 ust.1 pkt 4 i 5) ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto w specyfikacji zamawiający nie żądał od oferentów złożenia zaświadczenia z właściwego urzędu gminy lub miasta o nie zaleganiu w uiszczaniu podatków lokalnych – strona 113 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający ustalił jako kryteria oceny oferty wiarygodność ekonomiczną oferenta oraz doświadczenie i przygotowanie fachowe (techniczne) oferenta. Powyższe kryteria nie zostały w specyfikacji opisane, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego w specyfikacji należy zamieścić opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty. Pełne i dokładne opisanie kryteriów oceny ofert jest jednym z czynników gwarantujących prowadzenie postępowania z zachowaniem reguł uczciwej konkurencji. Uniemożliwia także dokonywanie wyborów nie podlegających racjonalnej weryfikacji – strona 113 protokołu kontroli.
3. W zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych – strona 116 protokołu kontroli.
4. Zamawiający nie odrzucił oferty nr 3 pomimo niespełnienia przez oferenta wszystkich warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - przedłożona opinia bankowa nie zawierała informacji o zdolności kredytowej oferenta. Z uwagi na powyższe zamawiający winien odrzucić ofertę nr 3, czego nie uczynił - naruszając tym samym art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, postępowanie winno być unieważnione, zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy – strona 117 protokołu kontroli.
5. Zgodnie z postanowieniami umowy zawartej w dniu 27 czerwca 2001 roku zabezpieczenie należytego wykonania umowy winno zostać wniesione przed podpisaniem umowy oraz w formie zaproponowanej przez wybranego wykonawcę w ofercie tj. w formie gwarancji bankowej. W rzeczywistości zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione w dniu 29 czerwca 2001 roku w formie nieodwołalnej blokady na rachunku wykonawcy. Powyższe było niezgodne z zapisami zawartymi w umowie oraz w złożonej ofercie. Wskazać należy ponadto, że zgodnie z art.27c ww. ustawy - jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, chyba że złożono tylko dwie ważne oferty lub upłynął termin, o którym mowa w art.40 ust.1 – strona 117-118 protokołu kontroli.
Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych naruszenia zasad i form udzielania zamówień publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
W ZAKRESIE ZADAŃ REALIZOWANYCH NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ.
Porozumienia pomiędzy Powiatem w Łowickim a Miastem Łowicz w sprawie przekazania dotacji dla szkolnego schroniska młodzieżowego, działającego przy Szkole Podstawowej nr 3 w Łowiczu, zawierane były bez podjęcia stosownej uchwały przez Radę Miejską w Łowiczu – na podstawie art.18 ust.2 pkt 11 w związku z art.8 ust.2a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.) – strona 127-128 protokołu kontroli.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Prowadzić ewidencję analityczną gruntów komunalnych oraz środków trwałych w używaniu zgodnie z wymogami wynikającymi z art.13 ust.4 pkt 1 i 2 ustawy rachunkowości.
2. Przestrzegać postanowień zakładowego planu kont w odniesieniu do ewidencji przyjmowanych zabezpieczeń należytego wykonania umowy oraz wadiów.
3. W zakresie kontroli realizacji zadań zleconych jednostkom spoza sektora finansów publicznych, otrzymujących dotacje na podstawie art. 118 ustawy o finansach publicznych, przestrzegać zasad kontroli określonych w załączniku do uchwały nr XVIII/159/2000 Rady Miejskiej w Łowiczu z dnia 24 lutego 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji na cele publiczne związane z realizacją zadań Miasta Łowicza, sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku.
4. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne w zakresie podatku od nieruchomości.
5. Przestrzegać postanowień umowy dotyczącej inkasa opłaty targowej na targowisku miejskim w Łowiczu w zakresie terminów rozliczania pobranych kwot. W przypadku nieterminowego dokonywania wpłat przez inkasenta egzekwować odsetki karne.
6. Przestrzegać art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosownie do którego wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży sporządza i podaje do publicznej wiadomości organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego (burmistrz miasta).
7. Zawiadamiać na piśmie w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, stosownie do wymogu wynikającego z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. Opłaty za zajęcie pasa drogowego ustalać stosując stawki określone w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (z dniem 1 października 2002 roku utracił moc prawną § 10b rozporządzenia, stanowiący podstawę do waloryzacji stawek ustalania opłat).
9. Przedkładać Radzie Miasta informacje o decyzjach wydawanych w sprawie tzw. renty planistycznej, stosownie do postanowień art.36 ust.11 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o zagospodarowaniu przestrzennym.
10. W angażach pracowników podawać stawkę przyznanego dodatku funkcyjnego.
11. Obliczać wysokość nagrody jubileuszowej zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 265).
12. Rozliczać koszty podróży służbowych na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
13. Zawierać porozumienia z powiatowymi jednostkami samorządu terytorialnego dotyczące wykonywania zadań z zakresu właściwości powiatu na podstawie wcześniej podjętych uchwał przez Radę Miejską.
14. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać ustawy o zamówieniach publicznych, w szczególności:
- art.14 ust.2 ustawy – zgodnie z którym udzielenie zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony może nastąpić wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych,
- art.19 ust.1 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art.22 ust. 4 ustawy w zakresie żądania od wykonawców, w postępowaniu powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia wymogów, o których mowa w art. 22 ust.2 ustawy,
- art.27a ust.1 ustawy określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.35 ust.1 ustawy określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego,
- art.51 ust.2 ustawy zobowiązującego zamawiającego do podawania w zawiadomieniu o wyborze oferty daty zawarcia umowy,
- art.71 ust.1a ustawy, zgodnie z którym zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, przy wartości zamówienia powyżej 20.000 EURO, wymaga zatwierdzenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dnia od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości.
1. Pan Przewodniczący
Rady Miejskiej
2. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej
3. aa.
Łódź dnia 14 marca 2003 r.
Pan
Ryszard Budzałek
Burmistrz
Miasta Łowicza
WK - 0915/15/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Mieście Łowicz wykazała następujące nieprawidłowości:
W ZAKRESIE ROZRACHUNKÓW I ROSZCZEŃ
W latach 2000-2001 na kontach 201 - rozrachunki z dostawcami i odbiorcami oraz 240 - pozostałe rozrachunki, księgowano równocześnie kwoty z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umów inwestycyjnych, gwarancji i wadium. Z dniem 1 stycznia 2002 roku zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wadia ewidencjonowane są na koncie 240, konto 201 służy ewidencji wyłącznie rozrachunków z tytułu dostaw i usług - strona 27 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE EWIDENCJI I INWENTARYZACJA MIENIA
1. Ewidencja analityczna gruntów Miasta prowadzona była ręcznie w księdze kontowej nie spełniającej wymogów przewidzianych w art.13 ust.4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz.U. nr 76, poz.694) – strona 119 protokołu kontroli.
2. Ewidencja środków trwałych będących w używaniu prowadzona była w księgach inwentarzowych nie spełniających wymogów zawartych w art.13 ust.4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości (brak, m.in., przesznurowania księgi, pieczęci urzędu, podpisu kierownika urzędu, dokładnej daty założenia księgi). Zgodnie z art.13 ust.4 pkt 1 i 2 powołanej ustawy księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputerowego), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej. Księgi powinny być także wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia – strona 120 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE DOTACJI PRZYZNAWANYCH PRZEZ GMINĘ NA CELE PUBLICZNE REALIZOWANE PRZEZ ORGANIZACJE POZARZĄDOWE
W zakresie kontroli realizacji zadań zleconych klubom sportowym otrzymującym dotacje, nie przestrzegano zasad kontroli określonych w załączniku do uchwały nr XVIII/159/2000 Rady Miejskiej w Łowiczu z dnia 24 lutego 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji na cele publiczne związane z realizacją zadań Miasta Łowicza, sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku – strona 81-83 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU PODATKÓW LOKALNYCH
1. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych oraz podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono przypadki braku adnotacji o dacie złożenia deklaracji podatkowej1 przez podatników. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono ponadto przypadki złożenia przez podatników deklaracji po ustawowo określonym terminie - strony 36 i 40 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący stwierdzili przypadki dokonywania wpłat pobranych przez inkasenta kwot opłaty targowej z przekroczeniem ustalonych umową terminów rozliczania. Od nieterminowych wpłat nie naliczano i nie pobierano należnych odsetek – strona 46 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU GOSPODAROWANIA NIERUCHOMOŚCIAMI
1. Kontrolujący stwierdzili, że wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży sporządzał i podawał do publicznej wiadomości Zastępca Naczelnika Wydziału Gospodarki Gruntami, Planowania Przestrzennego i Rolnictwa. Zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn.zm.) właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Zgodnie z postanowieniami art.4 pkt 9 cytowanej wyżej ustawy przez właściwy organ należało rozumieć, z zastrzeżeniem art.60, starostę, wykonującego zadania z zakresu administracji rządowej, w odniesieniu do nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa oraz zarząd gminy, zarząd powiatu i zarząd województwa w odniesieniu do nieruchomości stanowiących odpowiednio własność gminy, powiatu i województwa (zgodnie z nowelizacją wprowadzoną przez ustawę z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. nr 113, poz. 934) – wyrazy „zarząd gminy, zarząd powiatu i zarząd województwa” zastąpiono wyrazami „organ wykonawczy gminy, powiatu i województwa”) – strony 50-60 protokołu kontroli.
2. W dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomień osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, sporządzanych przez organizatora przetargu, co naruszało art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – strony 50-60 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE POBIERANIA OPŁAT ZA ZAJĘCIE PASA DROGOWEGO
1. Stwierdzono przypadki braku zachowania 3-miesięcznego okresu przy składaniu wniosków o wydanie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego, wskazanego w § 2 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz.33 z późn.zm.) – strona 64-68 protokołu kontroli.
2. W jednym przypadku złożony wniosek o wydanie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego nie określał celu zajęcia pasa drogowego, co było wymagane przez § 2 ust.2 ww. rozporządzenia – strona 66 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono przypadki stosowania, w wydawanych zezwoleniach na zajęcie pasa drogowego w celu wykonania robót drogowych, nieprawidłowych stawek za zajęcie pasa, co naruszało § 8 ust.3 ww. rozporządzenia – strona 65-68 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono przypadki stosowania, w wydawanych zezwoleniach na zajęcie pasa drogowego, nieprawidłowej wysokości ryczałtu za każdy dzień utrudnień w ruchu drogowym spowodowany całkowitym zajęciem lub zajęciem powyżej 20 % szerokości jezdni, co naruszało § 8 ust.6 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia – strona 65-66 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono przypadki stosowania, w wydawanych zezwoleniach na zajęcie pasa drogowego, nieprawidłowej wysokości jednorazowej opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem dróg, co naruszało § 10 ust.2 pkt 2 ww. rozporządzenia – strona 65-66 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU RENTY PLANISTYCZNEJ
1. Burmistrz Miasta Łowicza nie przedkładał Radzie Miasta informacji o decyzjach wydawanych w sprawie tzw. renty planistycznej, stosownie do postanowień art.36 ust.11 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity z 1999 r., Dz. U. nr 15 poz. 139 z późn. zm.) – strona 69 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE WYDATKÓW OSOBOWYCH
1. W angażach pracowników dodatki funkcyjne określone zostały jedynie kwotowo, bez podania stawki tego dodatku, określonych w tabeli stawek dodatku funkcyjnego stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 1993 r., nr 111, poz. 493 z późn.zm. – obecnie nie obowiązujące). W angażach ustalonych w związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm. – obowiązujące do dnia 25 lutego 2003 roku ) dodatki funkcyjne określone zostały również jedynie kwotowo, bez podania stawek wynikających z tabeli stawek dodatku funkcyjnego – strona 84 protokołu kontroli.
2. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowy sposób obliczania należności z tytułu nagród jubileuszowych, co skutkowało ich wypłatami w zawyżonej lub zaniżonej wysokości. Zasady ustalania wysokości nagrody jubileuszowej określał § 11 ust.7 i 8 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnianych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
3. Kontrola prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych odbywanych przez pracowników Urzędu, na podstawie poleceń wyjazdu służbowego, wykazała następujące nieprawidłowości:
- polecenie wyjazdu o numerze 21/02 – podróż służbowa trwała ponad 8 godzin, w związku z czym przysługiwała pracownikowi ½ diety, a kwota taka nie została wypłacona,
- polecenia o numerach 25/02 i 26/02 – osoby rozliczające delegacje przyjęły stawkę ryczałtu na jazdy lokalne zaniżoną o 0,20 zł, co było niezgodne z przepisem § 7 ust.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 – obecnie nie obowiązujące) – strona 89 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE REALIZACJI INWESTYCJI ORAZ STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH
Modernizacja budynku Łowickiego Ośrodka Kultury przy ulicy Podrzecznej w Łowiczu. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie żądał od oferentów złożenia zapytania o karalności, czym naruszył art.22 ust.4 (w zakresie dotyczącym art.19 ust.1 pkt 4 i 5) ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) – strona 96 protokołu kontroli.
2. W zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych – strona 98 protokołu kontroli.
3. Zamawiający nie odrzucił oferty nr 4 pomimo niespełnienia przez tegoż oferenta wszystkich warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W szczególności w zaświadczeniu z banku brak było informacji o zdolności kredytowej oferenta. Rozpoznawanie oferty podlegającej odrzuceniu stanowiło naruszenie art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych – strona 99 protokołu kontroli.
4. W dniu 17 kwietnia 2002 roku Miasto Łowicz podpisało z wykonawcą robót umowę na wykonanie dodatkowych robót budowlanych w budynku Ośrodka Kultury. Umową zlecono wykonanie nieprzewidzianych w projekcie technicznym robót elektrycznych oraz wykonanie prac mających na celu podwyższenie standardu i poprawę estetyki wyglądu budynku Ośrodka – np. założenie drzwi wejściowych o lepszym standardzie w sali ślubów, obłożenie płytkami schodów wewnętrznych do pomieszczenia kawiarni i garderoby. Opisywane zamówienie udzielone zostało na kwotę: 76.455,02 zł + VAT = 81.806,87 zł. Jako tryb udzielenia zamówienia zamawiający wskazał art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolujący ustalili, że wartość udzielonego zamówienia przekraczała równowartość kwoty 20.000 EURO, w związku z czym zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki wymagało zatwierdzenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Zamawiający nie wystąpił w powyższej sprawie ze stosownym wnioskiem do Prezesa UZP, czym naruszył art.71 ust.1a ustawy o zamówieniach publicznych. Jak wskazano powyżej zamówienia udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki – na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z przedmiotowym unormowaniem zamawiający może udzielić zamówienia publicznego z wolnej ręki, jeżeli udziela temu samemu wykonawcy zamówień publicznych dodatkowych, nieprzekraczających łącznie 20% wartości zamówienia podstawowego, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć, oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego. Mając na względzie opisaną przesłankę stwierdzić należy, że co do części zleconych prac nie można mówić o konieczności ich wykonania, na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć – strona 102-103 protokołu kontroli.
5. W dniu 6 maja 2002 roku podpisana została kolejna umowę na wykonanie dodatkowych robót budowlanych, dotycząca wykonania robót rozbiórkowych, porządkowo - naprawczych i malarskich wokół budynku Ośrodka Kultury. Zamawiający, zawierając umowę, powołał się na art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolujący stwierdzili, że w odniesieniu do prac objętych umową nie zachodziła okoliczność – konieczności ich wykonania, na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć. Oznaczało to, że nie zostały spełnione ustawowe przesłanki umożliwiające zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki – strona 103-104 protokołu kontroli.
Budowa bloku komunalnego przy ulicy Armii Krajowej 43 w Łowiczu. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie żądał od oferentów złożenia zapytania o karalności, czym naruszył art.22 ust.4 (w zakresie dotyczącym art.19 ust.1 pkt 4 i 5) ustawy o zamówieniach publicznych – strona 106 protokołu kontroli.
2. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (pkt 8) wskazał jako kryteria oceny oferty: wiarygodność oferenta (ekonomiczna, referencje) oraz doświadczenie i przygotowanie fachowe (techniczne) oferenta. Powyższe kryteria nie zostały w specyfikacji opisane, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego w specyfikacji należy zamieścić opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty. Pełne i dokładne opisanie kryteriów oceny ofert jest jednym z czynników gwarantujących prowadzenie postępowania z zachowaniem reguł uczciwej konkurencji. Uniemożliwia także dokonywanie wyborów nie podlegających racjonalnej weryfikacji – strona 106 protokołu kontroli.
3. W zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych – strona 109 protokołu kontroli.
4. Zamawiający nie odrzucił oferty nr 3 pomimo niespełnienia przez oferenta wszystkich warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie kserokopia zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzona została za zgodność z oryginałem - z upoważnienia właścicieli - przez ich pełnomocnika. Natomiast z zaświadczenia wynikało, że żadnego pełnomocnictwa nie zgłoszono. Zamawiający żądał od oferentów złożenia aktualnego wypisu z rejestru handlowego lub gminnej ewidencji działalności gospodarczej. Z powyższych ustaleń wynika, że przedłożone zaświadczenie nie czyniło zadość temu warunkowi – strona 109 protokołu kontroli.
5. W dniu 6 lipca 2001 roku zawarta została umowa na wykonanie dodatkowych robót budowlanych, obejmujących wykonanie oświetlenia terenu przed blokiem. Zamawiający udzielając powyższego dodatkowego zamówienia w trybie z wolnej ręki naruszył art.71 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, który – w brzmieniu obowiązującym w czasie udzielania zamówienia - stanowił, że zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, gdy dokonuje zamówień dodatkowych, nie przekraczających 20% wartości uprzedniego zamówienia, a zachodzi konieczność zachowania tych samych norm, parametrów i standardów. Kontrolujący stwierdzili, że w odniesieniu do wyżej wymienionych prac nie zachodziły ustawowe przesłanki umożliwiające zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki – strona 111-112 protokołu kontroli.
Modernizacja oraz termorenowacja przegród zewnętrznych budynku pływalni miejskiej przy ulicy Kaliskiej w Łowiczu. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie żądał od oferentów złożenia zapytania o karalności, czym naruszył art.22 ust.4 (w zakresie dotyczącym art.19 ust.1 pkt 4 i 5) ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto w specyfikacji zamawiający nie żądał od oferentów złożenia zaświadczenia z właściwego urzędu gminy lub miasta o nie zaleganiu w uiszczaniu podatków lokalnych – strona 113 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający ustalił jako kryteria oceny oferty wiarygodność ekonomiczną oferenta oraz doświadczenie i przygotowanie fachowe (techniczne) oferenta. Powyższe kryteria nie zostały w specyfikacji opisane, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego w specyfikacji należy zamieścić opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty. Pełne i dokładne opisanie kryteriów oceny ofert jest jednym z czynników gwarantujących prowadzenie postępowania z zachowaniem reguł uczciwej konkurencji. Uniemożliwia także dokonywanie wyborów nie podlegających racjonalnej weryfikacji – strona 113 protokołu kontroli.
3. W zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych – strona 116 protokołu kontroli.
4. Zamawiający nie odrzucił oferty nr 3 pomimo niespełnienia przez oferenta wszystkich warunków zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - przedłożona opinia bankowa nie zawierała informacji o zdolności kredytowej oferenta. Z uwagi na powyższe zamawiający winien odrzucić ofertę nr 3, czego nie uczynił - naruszając tym samym art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, postępowanie winno być unieważnione, zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy – strona 117 protokołu kontroli.
5. Zgodnie z postanowieniami umowy zawartej w dniu 27 czerwca 2001 roku zabezpieczenie należytego wykonania umowy winno zostać wniesione przed podpisaniem umowy oraz w formie zaproponowanej przez wybranego wykonawcę w ofercie tj. w formie gwarancji bankowej. W rzeczywistości zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione w dniu 29 czerwca 2001 roku w formie nieodwołalnej blokady na rachunku wykonawcy. Powyższe było niezgodne z zapisami zawartymi w umowie oraz w złożonej ofercie. Wskazać należy ponadto, że zgodnie z art.27c ww. ustawy - jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, chyba że złożono tylko dwie ważne oferty lub upłynął termin, o którym mowa w art.40 ust.1 – strona 117-118 protokołu kontroli.
Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych naruszenia zasad i form udzielania zamówień publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
W ZAKRESIE ZADAŃ REALIZOWANYCH NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ.
Porozumienia pomiędzy Powiatem w Łowickim a Miastem Łowicz w sprawie przekazania dotacji dla szkolnego schroniska młodzieżowego, działającego przy Szkole Podstawowej nr 3 w Łowiczu, zawierane były bez podjęcia stosownej uchwały przez Radę Miejską w Łowiczu – na podstawie art.18 ust.2 pkt 11 w związku z art.8 ust.2a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.) – strona 127-128 protokołu kontroli.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Prowadzić ewidencję analityczną gruntów komunalnych oraz środków trwałych w używaniu zgodnie z wymogami wynikającymi z art.13 ust.4 pkt 1 i 2 ustawy rachunkowości.
2. Przestrzegać postanowień zakładowego planu kont w odniesieniu do ewidencji przyjmowanych zabezpieczeń należytego wykonania umowy oraz wadiów.
3. W zakresie kontroli realizacji zadań zleconych jednostkom spoza sektora finansów publicznych, otrzymujących dotacje na podstawie art. 118 ustawy o finansach publicznych, przestrzegać zasad kontroli określonych w załączniku do uchwały nr XVIII/159/2000 Rady Miejskiej w Łowiczu z dnia 24 lutego 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji na cele publiczne związane z realizacją zadań Miasta Łowicza, sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku.
4. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne w zakresie podatku od nieruchomości.
5. Przestrzegać postanowień umowy dotyczącej inkasa opłaty targowej na targowisku miejskim w Łowiczu w zakresie terminów rozliczania pobranych kwot. W przypadku nieterminowego dokonywania wpłat przez inkasenta egzekwować odsetki karne.
6. Przestrzegać art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosownie do którego wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży sporządza i podaje do publicznej wiadomości organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego (burmistrz miasta).
7. Zawiadamiać na piśmie w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, stosownie do wymogu wynikającego z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. Opłaty za zajęcie pasa drogowego ustalać stosując stawki określone w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (z dniem 1 października 2002 roku utracił moc prawną § 10b rozporządzenia, stanowiący podstawę do waloryzacji stawek ustalania opłat).
9. Przedkładać Radzie Miasta informacje o decyzjach wydawanych w sprawie tzw. renty planistycznej, stosownie do postanowień art.36 ust.11 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o zagospodarowaniu przestrzennym.
10. W angażach pracowników podawać stawkę przyznanego dodatku funkcyjnego.
11. Obliczać wysokość nagrody jubileuszowej zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 265).
12. Rozliczać koszty podróży służbowych na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
13. Zawierać porozumienia z powiatowymi jednostkami samorządu terytorialnego dotyczące wykonywania zadań z zakresu właściwości powiatu na podstawie wcześniej podjętych uchwał przez Radę Miejską.
14. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać ustawy o zamówieniach publicznych, w szczególności:
- art.14 ust.2 ustawy – zgodnie z którym udzielenie zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony może nastąpić wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych,
- art.19 ust.1 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art.22 ust. 4 ustawy w zakresie żądania od wykonawców, w postępowaniu powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia wymogów, o których mowa w art. 22 ust.2 ustawy,
- art.27a ust.1 ustawy określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.35 ust.1 ustawy określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego,
- art.51 ust.2 ustawy zobowiązującego zamawiającego do podawania w zawiadomieniu o wyborze oferty daty zawarcia umowy,
- art.71 ust.1a ustawy, zgodnie z którym zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, przy wartości zamówienia powyżej 20.000 EURO, wymaga zatwierdzenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dnia od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości.
1. Pan Przewodniczący
Rady Miejskiej
2. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej
3. aa.