Gm. i M. Drzewica - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku.
Łódź, dnia 17 lutego 2003 roku
Pan
JANUSZ BERNARD RESZELEWSKI
Burmistrz
Gminy i Miasta Drzewica
WK – 0915/11/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie i Mieście Drzewica wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie unormowań wewnętrznych
1. W zakładowym planie kont, który został uaktualniony na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752) i wprowadzony do stosowania zarządzeniem nr 2a/2002 Burmistrza Gminy i Miasta Drzewica z datą8 stycznia 2002 roku, nie określono zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej.
2. Stwierdzono także brak w kontrolowanej jednostce dokumentacji przetwarzania danych przy użyciu komputera (wykazu programów, opisu przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych, zasad ochrony danych, sposobu zapewnienia właściwego stosowania programów, zasad ewidencji przebiegu przetwarzania danych), czym naruszono art. 10 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r, Dz. U. nr 74, poz.694).
W dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości brak było także wskazania zasad wyceny aktywów i pasywów.
3. Zakładowego planu kont nie zaktualizowano w związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511 z późn. zm.). Osobą odpowiedzialną za opracowanie zasad prowadzenia rachunkowości jest kierownik jednostki, który ustala je w formie pisemnej oraz zapewnia ich aktualizacje.
4. Kontrola wykazała, że w Urzędzie Gminy i Miasta Drzewica nie opracowano procedur wewnętrznej kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań finansowych, dokonywaniem wydatków oraz gospodarowania majątkiem jednostki. Obowiązek ustalenia regulacji w powyższym zakresie wynikał z art.35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz.1014 z późn. zm.).
W zakresie zaciągania pożyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach
Kontrolujący stwierdzili przypadki ustalenia jako formy zabezpieczenia zaciągniętych, w latach 2000-2001, pożyczek z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy (np. umowa nr 242/OA/P/2000 z dnia 17 listopada 2000 roku dotycząca pożyczki w kwocie 100.000 zł na termomodernizację budynku Urzędu Gminy i Miasta Drzewicy; umowa nr 241/OA/P/2000 z dnia 17 listopada 2000 roku dotycząca pożyczki w kwocie 150.000 zł na termomodernizację budynku Gimnazjum w Drzewicy). Działanie takie stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 w związku z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie sprawozdawczości
W latach 2000 i 2001 nie zostały sporządzone sprawozdania jednostkowe dotyczące zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, co stanowiło naruszenie § 4 ust.1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2000 roku w sprawie zasad i terminów sporządzania sprawozdawczościbudżetowej jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 16, poz. 209 – obecnie nie obowiązujące) oraz § 4 ust.1 pkt 2 lit „d” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.).
W zakresie dokonywania wydatków w granicach określonych w planie finansowym
Kontrolujący stwierdzili, że na dzień 30 czerwca 2001 roku nastąpiło przekroczenie granic planowanych wydatków w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej:
rozdział 70005 § 3030 w wysokości 700 zł,
rozdział 75023 § 4600 w wysokości 196 zł,
rozdział 75047 § 4010 w wysokości 14 zł,
rozdział 75047 § 4300 w wysokości 1.319 zł,
rozdział 75095 § 4210 w wysokości 56 zł,
rozdział 80101 § 3030 w wysokości 76 zł,
rozdział 85154 § 4220 w wysokości 1.000 zł,
rozdział 85154 § 3030 w wysokości 200 zł,
rozdział 85319 § 4300 w wysokości 176 zł,
rozdział 85404 § 4210 w wysokości 153 zł,
rozdział 85404 § 4260 w wysokości 1.358 zł,
rozdział 85404 § 4300 w wysokości 163 zł,
rozdział 85404 § 4580 w wysokości 17 zł,
rozdział 90004 § 4270 w wysokości 58 zł,
rozdział 90095 § 3030 w wysokości 300 zł,
rozdział 92109 § 4210 w wysokości 291 zł,
rozdział 92116 § 4300 w wysokości 109 zł,
rozdział 92695 § 4210 w wysokości 1.093 zł,
w łącznej kwocie 7.279 zł.
Przekroczenie wydatków na dzień 30 września 2001 roku nastąpiło w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej:
rozdział 80101 § 3030 w wysokości 76 zł,
rozdział 85404 § 3020 w wysokości 449 zł,
rozdział 90095 § 4010 w wysokości 981 zł,
rozdział 90095 § 4110 w wysokości 271 zł,
w łącznej kwocie 1.777 zł.
W sprawie wskazanych przekroczeń granic planowanych wydatków orzeczenie wydała Komisja Orzekająca w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych przy RIO w Łodzi przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi (orzeczenie z dnia 18 marca 2002 roku, sygn. NDB 21/2002).
W zakresie realizacji dochodów
1. Kontrolujący stwierdzili brak działań organu podatkowego co do egzekwowania obowiązku terminowego składania deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości przez podatników - osoby prawne.
2. Kontrolujący stwierdzili, że wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży sporządzony dla działki nr 7-70/1, położonej w Drzewicy, nie zawierał wszystkich informacji wymaganych przez art.35 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn zm.).
3. Ogłoszenia o przetargu na sprzedaż działki nr 7-70/1, położonej w Drzewicy, zamieszczone w prasie lokalnej oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta Drzewica nie zawierały wszystkich informacji wymaganych przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn zm.). Ponadto w ogłoszeniu organizator przetargu zamieścił zapis o treści „...Komisja zastrzega sobie prawo unieważnienia przetargu bez podawania przyczyn...”. Zapisy takie nie miały umocowania prawnego - żadne bowiem przepisy nie dawały komisji przetargowej prawa do podejmowania decyzji we wskazanym zakresie. Stosownie do § 2 ust.4 ww. rozporządzenia decyzję o odwołaniu przetargu podjąć mógł wyłącznie zarząd gminy z uzasadnionej przyczyny, informując o tym niezwłocznie w formie właściwej dla ogłoszenia o przetargu.
4. W miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego uchwalonym przez Radę Gminy i Miasta Drzewica nie określono stawki procentowej służącej naliczeniu opłaty, o której mowa w przepisach art.36 ust.3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity z 1999 r., Dz. U. nr 15, poz.139 z późn. zm.).
W zakresie wydatkowania środków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
Nienależnie została wypłacona kwota 25 zł Przewodniczącej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za udział w sesji Rady Gminy i Miasta w dniu 7 marca 2001 roku. Powyższym działaniem naruszono § 1 uchwały nr I/7/00 Rady Gminy i Miasta Drzewica z dnia 21 marca 2000 roku w sprawie ustalenia wysokości diety dla Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, z którego wynikało, że dieta w kwocie 25 zł ustalona została za udział w posiedzeniu Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Wydatki związane z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej
Uchwałą nr III/14/93 Rady Gminy i Miasta Drzewica z dnia 19 marca 1993 roku powołany został Miejsko - Gminny Komendant Straży Pożarnych. Za pełnienie tej funkcji ustalony został miesięczny ryczałt stanowiący 25% najniższego wynagrodzenia. Kolejnymi uchwałami Rada Gminy i Miasta dwukrotnie podwyższała miesięczny ryczałt: uchwałą nr X/6/94 z dnia 6 kwietnia 1994 roku do 35% najniższego wynagrodzenia, uchwałą nr XI/3a/98 z dnia 17 czerwca 1998 roku do 45% najniższego wynagrodzenia. Powierzając ww. funkcję komendanta nie określono zadań związanych z wykonywaniem tej funkcji. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art.32 ust.3a – według stanu prawnego obowiązującego od dnia 1 stycznia 1999 roku – ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1229) gmina może zatrudnić komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej. Zgodnie z art.14 ust.5 powołanej ustawy wójt (burmistrz, prezydent) koordynuje funkcjonowanie krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze gminy, w zakresie ustalonym przez wojewodę, przy pomocy komendanta gminnego (jeżeli został on zatrudniony). Podstawą wykonywania pracy przez komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej może być umowa o pracę lub umowa o charakterze cywilnoprawnym. W zawartej umowie należy określić należne wynagrodzenia oraz zakres obowiązków gminnego komendanta.
W zakresie realizacji zadań z pomocy społecznej
W latach 2000-2001 Kierownik Miejsko - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej udzielał pomocy pieniężnej z Państwowego Funduszu Kombatantów nie posiadając stosownego upoważnienia Rady Gminy i Miasta w tym zakresie, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 ust.4 ustawy z dnia 24 stycznia 1991 roku o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i stanu wojennego (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 42, poz. 371).
W zakresie wydatkowania środków na realizację zadań powierzonych na podstawie porozumień jednostkom spoza sektora finansów publicznych.
Z budżetu Gminy w latach 2000 – 2001 przekazywano dotacje na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, na podstawie porozumień zawartych w latach 1996-1997. Przekazywanie środków następowało bez zastosowania unormowań zawartych w art.118 ustawy o finansach publicznych.
Ogółem w 2000 roku udzielono dotacji w łącznej wysokości 48.510 zł, natomiast w 2001 roku – w wysokości 48.800 zł.
W zakresie wydatków osobowych.
1. Kontrolujący stwierdzili, że w okresie od dnia 1 sierpnia 2000 roku do dnia 30 listopada 2000 roku wypłacano pracownikom Urzędu dodatek służbowy, którego to elementu wynagrodzenia nie przewidywało - obowiązujące od dnia 1 sierpnia 2000 roku - rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm.).
2. Kontrolujący stwierdzili, że w 2000 roku wypłacona została na rzecz Burmistrza Gminy i Miasta Drzewica Pana Edwarda Smolarskiego nagroda w wysokości 5.000 zł. Nagroda przyznana została pismem z dnia 29 grudnia 2000 roku, podpisanym przez Przewodniczącego Rady. Kontrolujący ustalili, że Rada Gmina i Miasta Drzewica nie upoważniła Przewodniczącego Rady Gminy do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w powyższym zakresie (ustalanie wynagrodzenia, przyznawanie nagród). Jednocześnie Rada Gminy i Miasta nie podjęła uchwały w sprawie przyznania przedmiotowej nagrody. Przewodniczący Rady nie posiadał zatem stosownego upoważnienia do podjęcia opisanej decyzji.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:
- braku określenia we wszystkich objętych kontrolą poleceniach wyjazdu służbowego miejsca rozpoczęcia podróży, co było wymagane przez § 2 rozporządzenia Rady Ministrów Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 69, poz.454 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące),
- w poleceniach wyjazdu służbowego nr nr 202/01, 317/01, 17/2001, 549/00, 314/01, 315/01, w których wyjazd zlecono samochodem prywatnym, brak było informacji dotyczącej numeru rejestracyjnego samochodu, marki, pojemności silnika samochodu. Informacja taka jest niezbędna do prawidłowego rozliczenia kosztów podróży,
- wyjazdy służbowe zlecano pojazdami własnymi pracowników, z którymi nie zawarto umów cywilnoprawnych, co stanowiło naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz.239 z póżn. zm. – obowiązywało do dnia 31 grudnia 2001 roku). Powyższa nieprawidłowość dotyczyła m.in. poleceń wyjazdu służbowego nr 549/2000 i nr 17/2001,
- wystawiono polecenia wyjazdu służbowego nr nr 185/00, 186/00, 188/00, 496/2000, 497/00 dla osób nie będących pracownikami,
- zlecano wyjazdy służbowe pracownikowi, m.in., do Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Kielcach i Piotrkowie Trybunalskim, na zjazdy seminaryjne WSP, nie zawierając z tymi pracownikiem stosownej umowy, przewidzianej w przepisach rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 roku w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472).
W zakresie wypłaty diet dla radnych
Kontrolujący stwierdzili, że w kontrolowanym okresie radni Gminy i Miasta Drzewica pobierali diety za udział w posiedzeniach komisji rady, których nie byli członkami, co było sprzeczne z zasadami wypłaty diet dla radnych ustalonymi w uchwale Rady Gminy i Miasta nr IV/45/2000 z dnia 6 października 2000 roku.
Diety wypłacano radnym także za udział w posiedzeniach komisji przetargowych – na podstawie uchwały nr VII/5/99 Zarządu Gminy i Miasta w Drzewicy z dnia 26 kwietnia 1999 roku. W uchwale ustalono wysokość diety w kwocie 100 zł za jeden przetarg. Wskazana uchwała podjęta została z naruszeniem wyłącznej kompetencji organu stanowiącego do ustalania zasad na jakich radnemu przysługuje dieta, stosownie do art.25 ust.4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy i Miasta Drzewica nie określono komórek organizacyjnych (stanowisk pracy) odpowiedzialnych za realizację zadań inwestycyjnych, jak również nie określono odpowiedzialności za realizację zadań wynikających z ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn zm.).
2. W rozliczeniu końcowym zadania inwestycyjnego wykonania sieci kanalizacji sanitarnej w Drzewicy nie zaksięgowano do kosztów tej inwestycji rachunku wystawionego w dniu 28 grudnia 2000 roku na kwotę 3.000 zł, za pełnienie nadzoru inwestorskiego, czym zaniżono o tę kwotę wartość wykonanego zadania inwestycyjnego
W zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji.
1. Stwierdzone przez kontrolujących nieprawidłowości w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy i Miasta Drzewca związane były z naruszeniem instrukcji inwentaryzacyjnej, a w szczególności:
- § 9 pkt 1 – brak było pisemnych oświadczeń składanych przez osoby materialnie odpowiedzialne za stan składników majątkowych objętych spisem,
- § 12 pkt 1 ppkt 2 – braku było szczególnego oznaczenia arkuszy spisowych, uniemożliwiającego jego zamianę (np. przez umieszczenie na arkuszu podpisu przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej),
- § 12 pkt 1 ppkt 5 – brak było na arkuszach spisowych dat, składu komisji, wskazania osoby materialnie odpowiedzialnej oraz jej podpisu. Braki powyższe dotyczyły arkuszy spisowych nr: 5, 19, 21, 28, 29, 30, 31, 33, 35, 36,
- §12 pkt 2 – brak było rozliczenia komisji inwentaryzacyjnej z arkuszy spisowych,
- § 14 – brak było pisemnej informacji o przebiegu spisu.
2. Kontrolujący stwierdzili także brak spisu środków trwałych oraz środków trwałych w użytkowaniu w pomieszczeniach biurowych.
3. Nieprawidłowości w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji w Publicznej Szkole Podstawowej w Idzikowicach dotyczyły:
- w skład Komisji Inwentaryzacyjnej w ww. jednostce nie powinny wchodzić: Pani Teresa Grzybek, jako osoba materialnie odpowiedzialna – zdająca jako ustępujący dyrektor i Pani Anna Jakubczyk – przyjmująca majątek i jednocześnie obejmująca stanowisko dyrektora,
- w skład Komisji Inwentaryzacyjnej wchodziły osoby nie powołane do składu Komisji zarządzeniem nr 25a/00 z dnia 10 sierpnia 2000 roku Burmistrza Miasta i Gminy,
- naruszenia postanowień Instrukcji Inwentaryzacyjnej, a w szczególności § 12 pkt 1 ppkt 2 i 5 oraz § 12 pkt 2 (patrz powyżej).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, spełniającą wymogi wynikające z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości,w szczególności:
- zakładowy plan kont – ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zapewnić by zakładowy plan kont obejmował konta,
- metody wyceny aktywów i pasywów,
- wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opis systemu informatycznego (wykaz programów, procedur, funkcji itp.) oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
2. W postanowieniach zakładowego planu kont uwzględnić zasady ewidencji podatków i opłat wynikające z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
3. Opracować i przestrzegać procedur wewnętrznej kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, stosownie do postanowień art.35a ustawy o finansach publicznych.
4. Dokonywać wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
5. Zapewnić sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości przez osoby prawne.
7. W ramach procedur zbywania nieruchomości gminnych sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do zbycia, zawierające informacje określone w art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. Podając do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu na zbycie nieruchomości zamieszczać w nim informacje określone w § 12 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
9. Zapewnić określanie w uchwałach ustalających miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego stawki procentowej służącej do naliczenia opłaty określonej w art.36 ust.3 ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym, zgodnie z art.10 ust.3 ww. ustawy.
10. Zapewnić udzielenie przez Radę Gminy i Miasta Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej stosownego upoważnienia do przyznawania i udzielania pomocy pieniężnej z Państwowego Funduszu Kombatantów.
11. Zapewnić podjęcie przez Radę Gminy i Miasta uchwały określającej tryb postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, na realizację celów publicznych związanych z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego – w oparciu o art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych. Podjęta uchwała powinna określić także sposób rozliczenia dotacji oraz sposób kontroli zleconego zadania.
12. Udzielać dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych po przeprowadzeniu postępowania określonego przez organ stanowiący w uchwale podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
13. W zawartej umowie dotyczącej zlecenia zadania i udzielenia dotacji określać, w szczególności: tryb kontroli wykonywania zadania, sposób rozliczenia udzielonej dotacji i zasady zwrotu niewykorzystanej części dotacji, zgodnie z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
14. W zakresie wynagradzania pracowników przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
15. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconej nagrody na rzecz byłego Burmistrza Pana Edwarda Smolarskiego (w kwocie netto).
16. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
17. Zapewnić wypłatę diet dla radnych zgodnie z zasadami ustalonymi w uchwale Rady Gminy i Miasta.
18. Przestrzegać wyłącznej kompetencji organu stanowiącego Gminy do określenia zasad na jakim radnym przysługują diety, zgodnie z art.25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym.
19. Zaniechać wypłaty miesięcznego ryczałtu na rzecz Miejsko – Gminnego Komendanta Straży Pożarnych. Rozważyć możliwość zatrudnienia osoby na stanowisku gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej (art.32 ust.3a ustawy o ochronie przeciwpożarowej). W zawartej umowie określić, w szczególności, obowiązki i wynagrodzenie gminnego komendanta.
20. Ustalić w Regulaminie Organizacyjnym komórki organizacyjne (stanowiska pracy) odpowiedzialne za realizację zadań inwestycyjnych i stosowanie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych.
21. Dokonać korekty wartości inwestycji wykonania sieci kanalizacji sanitarnej w Drzewicy.
22. Przeprowadzając inwentaryzację składników majątkowych przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy z dnia o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pani
Przewodnicząca Rady
Gminy i Miasta Drzewica
2. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy i Miasta Drzewica
3. aa
Łódź, dnia 17 lutego 2003 roku
Pan
JANUSZ BERNARD RESZELEWSKI
Burmistrz
Gminy i Miasta Drzewica
WK – 0915/11/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie i Mieście Drzewica wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie unormowań wewnętrznych
1. W zakładowym planie kont, który został uaktualniony na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752) i wprowadzony do stosowania zarządzeniem nr 2a/2002 Burmistrza Gminy i Miasta Drzewica z datą8 stycznia 2002 roku, nie określono zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej.
2. Stwierdzono także brak w kontrolowanej jednostce dokumentacji przetwarzania danych przy użyciu komputera (wykazu programów, opisu przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych, zasad ochrony danych, sposobu zapewnienia właściwego stosowania programów, zasad ewidencji przebiegu przetwarzania danych), czym naruszono art. 10 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r, Dz. U. nr 74, poz.694).
W dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości brak było także wskazania zasad wyceny aktywów i pasywów.
3. Zakładowego planu kont nie zaktualizowano w związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511 z późn. zm.). Osobą odpowiedzialną za opracowanie zasad prowadzenia rachunkowości jest kierownik jednostki, który ustala je w formie pisemnej oraz zapewnia ich aktualizacje.
4. Kontrola wykazała, że w Urzędzie Gminy i Miasta Drzewica nie opracowano procedur wewnętrznej kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań finansowych, dokonywaniem wydatków oraz gospodarowania majątkiem jednostki. Obowiązek ustalenia regulacji w powyższym zakresie wynikał z art.35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz.1014 z późn. zm.).
W zakresie zaciągania pożyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach
Kontrolujący stwierdzili przypadki ustalenia jako formy zabezpieczenia zaciągniętych, w latach 2000-2001, pożyczek z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy (np. umowa nr 242/OA/P/2000 z dnia 17 listopada 2000 roku dotycząca pożyczki w kwocie 100.000 zł na termomodernizację budynku Urzędu Gminy i Miasta Drzewicy; umowa nr 241/OA/P/2000 z dnia 17 listopada 2000 roku dotycząca pożyczki w kwocie 150.000 zł na termomodernizację budynku Gimnazjum w Drzewicy). Działanie takie stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 w związku z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie sprawozdawczości
W latach 2000 i 2001 nie zostały sporządzone sprawozdania jednostkowe dotyczące zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, co stanowiło naruszenie § 4 ust.1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2000 roku w sprawie zasad i terminów sporządzania sprawozdawczościbudżetowej jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 16, poz. 209 – obecnie nie obowiązujące) oraz § 4 ust.1 pkt 2 lit „d” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.).
W zakresie dokonywania wydatków w granicach określonych w planie finansowym
Kontrolujący stwierdzili, że na dzień 30 czerwca 2001 roku nastąpiło przekroczenie granic planowanych wydatków w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej:
rozdział 70005 § 3030 w wysokości 700 zł,
rozdział 75023 § 4600 w wysokości 196 zł,
rozdział 75047 § 4010 w wysokości 14 zł,
rozdział 75047 § 4300 w wysokości 1.319 zł,
rozdział 75095 § 4210 w wysokości 56 zł,
rozdział 80101 § 3030 w wysokości 76 zł,
rozdział 85154 § 4220 w wysokości 1.000 zł,
rozdział 85154 § 3030 w wysokości 200 zł,
rozdział 85319 § 4300 w wysokości 176 zł,
rozdział 85404 § 4210 w wysokości 153 zł,
rozdział 85404 § 4260 w wysokości 1.358 zł,
rozdział 85404 § 4300 w wysokości 163 zł,
rozdział 85404 § 4580 w wysokości 17 zł,
rozdział 90004 § 4270 w wysokości 58 zł,
rozdział 90095 § 3030 w wysokości 300 zł,
rozdział 92109 § 4210 w wysokości 291 zł,
rozdział 92116 § 4300 w wysokości 109 zł,
rozdział 92695 § 4210 w wysokości 1.093 zł,
w łącznej kwocie 7.279 zł.
Przekroczenie wydatków na dzień 30 września 2001 roku nastąpiło w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej:
rozdział 80101 § 3030 w wysokości 76 zł,
rozdział 85404 § 3020 w wysokości 449 zł,
rozdział 90095 § 4010 w wysokości 981 zł,
rozdział 90095 § 4110 w wysokości 271 zł,
w łącznej kwocie 1.777 zł.
W sprawie wskazanych przekroczeń granic planowanych wydatków orzeczenie wydała Komisja Orzekająca w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych przy RIO w Łodzi przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi (orzeczenie z dnia 18 marca 2002 roku, sygn. NDB 21/2002).
W zakresie realizacji dochodów
1. Kontrolujący stwierdzili brak działań organu podatkowego co do egzekwowania obowiązku terminowego składania deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości przez podatników - osoby prawne.
2. Kontrolujący stwierdzili, że wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży sporządzony dla działki nr 7-70/1, położonej w Drzewicy, nie zawierał wszystkich informacji wymaganych przez art.35 ust.2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn zm.).
3. Ogłoszenia o przetargu na sprzedaż działki nr 7-70/1, położonej w Drzewicy, zamieszczone w prasie lokalnej oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta Drzewica nie zawierały wszystkich informacji wymaganych przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn zm.). Ponadto w ogłoszeniu organizator przetargu zamieścił zapis o treści „...Komisja zastrzega sobie prawo unieważnienia przetargu bez podawania przyczyn...”. Zapisy takie nie miały umocowania prawnego - żadne bowiem przepisy nie dawały komisji przetargowej prawa do podejmowania decyzji we wskazanym zakresie. Stosownie do § 2 ust.4 ww. rozporządzenia decyzję o odwołaniu przetargu podjąć mógł wyłącznie zarząd gminy z uzasadnionej przyczyny, informując o tym niezwłocznie w formie właściwej dla ogłoszenia o przetargu.
4. W miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego uchwalonym przez Radę Gminy i Miasta Drzewica nie określono stawki procentowej służącej naliczeniu opłaty, o której mowa w przepisach art.36 ust.3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity z 1999 r., Dz. U. nr 15, poz.139 z późn. zm.).
W zakresie wydatkowania środków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
Nienależnie została wypłacona kwota 25 zł Przewodniczącej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za udział w sesji Rady Gminy i Miasta w dniu 7 marca 2001 roku. Powyższym działaniem naruszono § 1 uchwały nr I/7/00 Rady Gminy i Miasta Drzewica z dnia 21 marca 2000 roku w sprawie ustalenia wysokości diety dla Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, z którego wynikało, że dieta w kwocie 25 zł ustalona została za udział w posiedzeniu Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Wydatki związane z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej
Uchwałą nr III/14/93 Rady Gminy i Miasta Drzewica z dnia 19 marca 1993 roku powołany został Miejsko - Gminny Komendant Straży Pożarnych. Za pełnienie tej funkcji ustalony został miesięczny ryczałt stanowiący 25% najniższego wynagrodzenia. Kolejnymi uchwałami Rada Gminy i Miasta dwukrotnie podwyższała miesięczny ryczałt: uchwałą nr X/6/94 z dnia 6 kwietnia 1994 roku do 35% najniższego wynagrodzenia, uchwałą nr XI/3a/98 z dnia 17 czerwca 1998 roku do 45% najniższego wynagrodzenia. Powierzając ww. funkcję komendanta nie określono zadań związanych z wykonywaniem tej funkcji. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z art.32 ust.3a – według stanu prawnego obowiązującego od dnia 1 stycznia 1999 roku – ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1229) gmina może zatrudnić komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej. Zgodnie z art.14 ust.5 powołanej ustawy wójt (burmistrz, prezydent) koordynuje funkcjonowanie krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze gminy, w zakresie ustalonym przez wojewodę, przy pomocy komendanta gminnego (jeżeli został on zatrudniony). Podstawą wykonywania pracy przez komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej może być umowa o pracę lub umowa o charakterze cywilnoprawnym. W zawartej umowie należy określić należne wynagrodzenia oraz zakres obowiązków gminnego komendanta.
W zakresie realizacji zadań z pomocy społecznej
W latach 2000-2001 Kierownik Miejsko - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej udzielał pomocy pieniężnej z Państwowego Funduszu Kombatantów nie posiadając stosownego upoważnienia Rady Gminy i Miasta w tym zakresie, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 ust.4 ustawy z dnia 24 stycznia 1991 roku o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i stanu wojennego (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 42, poz. 371).
W zakresie wydatkowania środków na realizację zadań powierzonych na podstawie porozumień jednostkom spoza sektora finansów publicznych.
Z budżetu Gminy w latach 2000 – 2001 przekazywano dotacje na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, na podstawie porozumień zawartych w latach 1996-1997. Przekazywanie środków następowało bez zastosowania unormowań zawartych w art.118 ustawy o finansach publicznych.
Ogółem w 2000 roku udzielono dotacji w łącznej wysokości 48.510 zł, natomiast w 2001 roku – w wysokości 48.800 zł.
W zakresie wydatków osobowych.
1. Kontrolujący stwierdzili, że w okresie od dnia 1 sierpnia 2000 roku do dnia 30 listopada 2000 roku wypłacano pracownikom Urzędu dodatek służbowy, którego to elementu wynagrodzenia nie przewidywało - obowiązujące od dnia 1 sierpnia 2000 roku - rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm.).
2. Kontrolujący stwierdzili, że w 2000 roku wypłacona została na rzecz Burmistrza Gminy i Miasta Drzewica Pana Edwarda Smolarskiego nagroda w wysokości 5.000 zł. Nagroda przyznana została pismem z dnia 29 grudnia 2000 roku, podpisanym przez Przewodniczącego Rady. Kontrolujący ustalili, że Rada Gmina i Miasta Drzewica nie upoważniła Przewodniczącego Rady Gminy do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w powyższym zakresie (ustalanie wynagrodzenia, przyznawanie nagród). Jednocześnie Rada Gminy i Miasta nie podjęła uchwały w sprawie przyznania przedmiotowej nagrody. Przewodniczący Rady nie posiadał zatem stosownego upoważnienia do podjęcia opisanej decyzji.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:
- braku określenia we wszystkich objętych kontrolą poleceniach wyjazdu służbowego miejsca rozpoczęcia podróży, co było wymagane przez § 2 rozporządzenia Rady Ministrów Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 69, poz.454 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące),
- w poleceniach wyjazdu służbowego nr nr 202/01, 317/01, 17/2001, 549/00, 314/01, 315/01, w których wyjazd zlecono samochodem prywatnym, brak było informacji dotyczącej numeru rejestracyjnego samochodu, marki, pojemności silnika samochodu. Informacja taka jest niezbędna do prawidłowego rozliczenia kosztów podróży,
- wyjazdy służbowe zlecano pojazdami własnymi pracowników, z którymi nie zawarto umów cywilnoprawnych, co stanowiło naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz.239 z póżn. zm. – obowiązywało do dnia 31 grudnia 2001 roku). Powyższa nieprawidłowość dotyczyła m.in. poleceń wyjazdu służbowego nr 549/2000 i nr 17/2001,
- wystawiono polecenia wyjazdu służbowego nr nr 185/00, 186/00, 188/00, 496/2000, 497/00 dla osób nie będących pracownikami,
- zlecano wyjazdy służbowe pracownikowi, m.in., do Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Kielcach i Piotrkowie Trybunalskim, na zjazdy seminaryjne WSP, nie zawierając z tymi pracownikiem stosownej umowy, przewidzianej w przepisach rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 roku w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472).
W zakresie wypłaty diet dla radnych
Kontrolujący stwierdzili, że w kontrolowanym okresie radni Gminy i Miasta Drzewica pobierali diety za udział w posiedzeniach komisji rady, których nie byli członkami, co było sprzeczne z zasadami wypłaty diet dla radnych ustalonymi w uchwale Rady Gminy i Miasta nr IV/45/2000 z dnia 6 października 2000 roku.
Diety wypłacano radnym także za udział w posiedzeniach komisji przetargowych – na podstawie uchwały nr VII/5/99 Zarządu Gminy i Miasta w Drzewicy z dnia 26 kwietnia 1999 roku. W uchwale ustalono wysokość diety w kwocie 100 zł za jeden przetarg. Wskazana uchwała podjęta została z naruszeniem wyłącznej kompetencji organu stanowiącego do ustalania zasad na jakich radnemu przysługuje dieta, stosownie do art.25 ust.4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
W zakresie wydatków inwestycyjnych
1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy i Miasta Drzewica nie określono komórek organizacyjnych (stanowisk pracy) odpowiedzialnych za realizację zadań inwestycyjnych, jak również nie określono odpowiedzialności za realizację zadań wynikających z ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn zm.).
2. W rozliczeniu końcowym zadania inwestycyjnego wykonania sieci kanalizacji sanitarnej w Drzewicy nie zaksięgowano do kosztów tej inwestycji rachunku wystawionego w dniu 28 grudnia 2000 roku na kwotę 3.000 zł, za pełnienie nadzoru inwestorskiego, czym zaniżono o tę kwotę wartość wykonanego zadania inwestycyjnego
W zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji.
1. Stwierdzone przez kontrolujących nieprawidłowości w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy i Miasta Drzewca związane były z naruszeniem instrukcji inwentaryzacyjnej, a w szczególności:
- § 9 pkt 1 – brak było pisemnych oświadczeń składanych przez osoby materialnie odpowiedzialne za stan składników majątkowych objętych spisem,
- § 12 pkt 1 ppkt 2 – braku było szczególnego oznaczenia arkuszy spisowych, uniemożliwiającego jego zamianę (np. przez umieszczenie na arkuszu podpisu przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej),
- § 12 pkt 1 ppkt 5 – brak było na arkuszach spisowych dat, składu komisji, wskazania osoby materialnie odpowiedzialnej oraz jej podpisu. Braki powyższe dotyczyły arkuszy spisowych nr: 5, 19, 21, 28, 29, 30, 31, 33, 35, 36,
- §12 pkt 2 – brak było rozliczenia komisji inwentaryzacyjnej z arkuszy spisowych,
- § 14 – brak było pisemnej informacji o przebiegu spisu.
2. Kontrolujący stwierdzili także brak spisu środków trwałych oraz środków trwałych w użytkowaniu w pomieszczeniach biurowych.
3. Nieprawidłowości w zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji w Publicznej Szkole Podstawowej w Idzikowicach dotyczyły:
- w skład Komisji Inwentaryzacyjnej w ww. jednostce nie powinny wchodzić: Pani Teresa Grzybek, jako osoba materialnie odpowiedzialna – zdająca jako ustępujący dyrektor i Pani Anna Jakubczyk – przyjmująca majątek i jednocześnie obejmująca stanowisko dyrektora,
- w skład Komisji Inwentaryzacyjnej wchodziły osoby nie powołane do składu Komisji zarządzeniem nr 25a/00 z dnia 10 sierpnia 2000 roku Burmistrza Miasta i Gminy,
- naruszenia postanowień Instrukcji Inwentaryzacyjnej, a w szczególności § 12 pkt 1 ppkt 2 i 5 oraz § 12 pkt 2 (patrz powyżej).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, spełniającą wymogi wynikające z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości,w szczególności:
- zakładowy plan kont – ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zapewnić by zakładowy plan kont obejmował konta,
- metody wyceny aktywów i pasywów,
- wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opis systemu informatycznego (wykaz programów, procedur, funkcji itp.) oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
2. W postanowieniach zakładowego planu kont uwzględnić zasady ewidencji podatków i opłat wynikające z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
3. Opracować i przestrzegać procedur wewnętrznej kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, stosownie do postanowień art.35a ustawy o finansach publicznych.
4. Dokonywać wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
5. Zapewnić sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości przez osoby prawne.
7. W ramach procedur zbywania nieruchomości gminnych sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do zbycia, zawierające informacje określone w art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. Podając do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu na zbycie nieruchomości zamieszczać w nim informacje określone w § 12 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
9. Zapewnić określanie w uchwałach ustalających miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego stawki procentowej służącej do naliczenia opłaty określonej w art.36 ust.3 ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym, zgodnie z art.10 ust.3 ww. ustawy.
10. Zapewnić udzielenie przez Radę Gminy i Miasta Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej stosownego upoważnienia do przyznawania i udzielania pomocy pieniężnej z Państwowego Funduszu Kombatantów.
11. Zapewnić podjęcie przez Radę Gminy i Miasta uchwały określającej tryb postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, na realizację celów publicznych związanych z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego – w oparciu o art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych. Podjęta uchwała powinna określić także sposób rozliczenia dotacji oraz sposób kontroli zleconego zadania.
12. Udzielać dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych po przeprowadzeniu postępowania określonego przez organ stanowiący w uchwale podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
13. W zawartej umowie dotyczącej zlecenia zadania i udzielenia dotacji określać, w szczególności: tryb kontroli wykonywania zadania, sposób rozliczenia udzielonej dotacji i zasady zwrotu niewykorzystanej części dotacji, zgodnie z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
14. W zakresie wynagradzania pracowników przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
15. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconej nagrody na rzecz byłego Burmistrza Pana Edwarda Smolarskiego (w kwocie netto).
16. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
17. Zapewnić wypłatę diet dla radnych zgodnie z zasadami ustalonymi w uchwale Rady Gminy i Miasta.
18. Przestrzegać wyłącznej kompetencji organu stanowiącego Gminy do określenia zasad na jakim radnym przysługują diety, zgodnie z art.25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym.
19. Zaniechać wypłaty miesięcznego ryczałtu na rzecz Miejsko – Gminnego Komendanta Straży Pożarnych. Rozważyć możliwość zatrudnienia osoby na stanowisku gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej (art.32 ust.3a ustawy o ochronie przeciwpożarowej). W zawartej umowie określić, w szczególności, obowiązki i wynagrodzenie gminnego komendanta.
20. Ustalić w Regulaminie Organizacyjnym komórki organizacyjne (stanowiska pracy) odpowiedzialne za realizację zadań inwestycyjnych i stosowanie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych.
21. Dokonać korekty wartości inwestycji wykonania sieci kanalizacji sanitarnej w Drzewicy.
22. Przeprowadzając inwentaryzację składników majątkowych przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy z dnia o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pani
Przewodnicząca Rady
Gminy i Miasta Drzewica
2. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy i Miasta Drzewica
3. aa