Gm. Czarnocin - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku.
Łódź, dnia 6 listopada 2002 roku
Pan
LEON FORTAK
Wójt Gminy CZARNOCIN
WK – 0915/59/2002
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Czarnocin wykazała następujące nieprawidłowości:W ZAKRESIE SPRAW ORGANIZACYJNYCH
Rada Gminy Czarnocin nie wybrała Zastępcy Wójta Gminy, przez co naruszyła art.26 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 roku (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.), z którego wynika, ze w skład zarządu gminy wchodzą: wójt albo burmistrz (prezydent miasta) jako przewodniczący zarządu, ich zastępcy oraz pozostali członkowie. Rada Gminy miała obowiązek dokonania wyboru zastępców lub zastępcy wójta, jak również nie mogła zaniechać utworzenia tego stanowiska (zob. wyrok NSA z dnia 8 listopada 1995 roku S.A/Wr/2184/95 – strony 2-3 protokołu kontroli).
W ZAKRESIE ZACIĄGNIĘTYCH POŻYCZEK W LATACH 2001-2002 NA SFINANSOWANIE WYDATKÓW NIE ZNAJDUJĄCYCH POKRYCIA W PLANOWANYCH DOCHODACH
Zarząd Gminy zaciągnął na podstawie umowy nr 297/OW/P/2001 z dnia 6 grudnia 2001 roku z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi pożyczkę w kwocie 300.000 zł na dofinansowanie zadania: budowa oczyszczalni ścieków komunalnych typu BIO-PAK o przepustowości 500 m3/dobę. Aneksem z dnia 3 czerwca 2002 roku do ww. umowy zmianie uległa kwota pożyczki z 300.000 zł na kwotę 993.550 zł.
Zarząd Gminy zaciągając pożyczkę udzielił, jako jej zabezpieczenia, pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym gminy. Ustalenie takiego zabezpieczenia stanowiło naruszenie art. 92 w związku z art. 129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.), a także art. 30 i art. 46 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Z powołanych przepisów wynika w szczególności, że dysponentem środków na rachunku bankowym jest zarząd jednostki samorządu terytorialnego, wykonujący określone w budżecie zadania tej jednostki - zgodnie z regułami i zasadami wyrażonymi w art.92 ustawy o finansach publicznych. Dysponowanie środkami przez pożyczkodawcę odbywałoby się zatem z pominięciem zasad wykonywania budżetu – strony 8-9 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE POBORU PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH ORAZ TERMINOWOŚCI PODEJMOWANIA CZYNNOŚCI WINDYKACYJNYCH W ODNIESIENIU DO ZALEGŁOŚCI PODATKOWYCH
W latach 2000-2001 organ podatkowy nie wystawiał tytułów wykonawczych w odniesieniu do zaległości w zakresie podatku od środków transportowych. Stan zaległości w podatku od środków transportowych od osób fizycznych podatku wynosił na dzień 31 grudnia 2000 roku - 4.223,80 zł, na dzień 31 grudnia 2001 roku – 2.547,30 zł. Unormowania zawarte w przepisach dotyczących podejmowania czynności windykacyjnych zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego. W sytuacji, gdy zobowiązany ma ustawowy obowiązek obliczenia lub uiszczenia należności pieniężnej bez wezwania, postępowanie egzekucyjne może być wszczęte bez uprzedniego doręczenia upomnienia – strony 46 i 51 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ
1. Dokumentacja przyjętych w jednostce zasad rachunkowości nie zawierała:
określenia roku obrotowego,
metod wyceny aktywów i pasywów,
wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbioru danych stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań,
opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji w zależności od struktury oprogramowania,
systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów.
Obowiązek opracowania powyższej dokumentacji wynikał z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002., Dz. U. nr 76, poz.694) – strona 10 protokołu kontroli.
2. W 2000 roku opłata z tytułu użytkowania wieczystego zakwalifikowana została do działu 74 rozdz. 7552 § 33, co było niezgodne z obowiązującą klasyfikacją budżetową dochodów budżetowych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 kwietnia 1991 roku w sprawie klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych oraz innych dochodów i przychodów (Dz. U. nr 39, poz.169 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące). Prawidłowa klasyfikacja to § 64 – strona 55 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE WYDATKÓW ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ ZADAŃ Z ZAKRESU OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ
1. W okresie 2000-2001 z budżetu Gminy wypłacano ryczałt dla Komendanta Gminnego Straży Pożarnych oraz dla Prezesa Zarządu Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Czarnocinie. Zgodnie z art.14 ust.5 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229) wójt koordynuje funkcjonowanie krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze gminy w zakresie ustalonym przez wojewodę. Zadanie to wykonywane jest przy pomocy komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej, jeżeli taki komendant został zatrudniony. W Gminie Czarnocin nie zatrudniono komendanta ochrony przeciwpożarowej, jednak jak wynika z przedłożonej kontrolującym dokumentacji obowiązki w tym zakresie wypełniał Komendant Gminny Ochrony Przeciwpożarowej. Zgodnie z wymogami ustawy o ochronie przeciwpożarowej osoba ta powinna zostać zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy o charakterze cywilnoprawnym. Nie można natomiast uznać za legalne wypłat w formie miesięcznego ryczałtu dla Prezesa Zarządu Gminnego Związku Ochotniczych Staży Pożarnych w Czarnocinie. Przepisy ustawy o ochronie przeciwpożarowej nie dają podstaw do finansowania z budżetu gminy wskazanych świadczeń. Zgodnie z art.32 ww. ustawy gmina ponosi koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia, zapewnienia gotowości bojowej jednostek ochotniczych straży pożarnych, jak również koszty umundurowania i ubezpieczenia członków osp. Wydatkowanie środków z budżetu nastąpiło w tym zakresie z naruszeniem art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych, stosownie do którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków – strony 59-60 protokołu kontroli.
2. Brak było podstaw w 2000 roku do wprowadzenia do ewidencji księgowej kontrolowanej jednostki faktur wystawionych dla Ochotniczych Straży Pożarnych w Zamościu i Biskupiej Woli. Podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych powinny być dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, zwane dowodami źródłowymi art.20 obowiązującej wówczas ustawy o rachunkowości). Dowód księgowy (w omawianym przypadku faktury), zgodnie z zapisem art.21 ust.1 powołanej ustawy powinien zawierać między innymi określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczych. Stroną nabywającą w omawianym przypadku były Ochotnicze Straże Pożarne w Zamościu i Biskupiej Woli. Kontrolujący stwierdzili ponadto, że poniesione wydatki związane były z utrzymaniem gotowości bojowej – strona 61 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE WYDATKÓW NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH
Kontrolujący stwierdzili, że Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie postępowania o udzielenie dotacji na rzecz podmiotów spoza sektora finansów publicznych, sposobu rozliczania udzielonej dotacji oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, zapewniającej jawność postępowania o udzielenie dotacji i jej rozliczenia – w oparciu o art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych – strona 62 protokołu kontroli.
Z pominięciem zasad i form określonych art.118 ustawy o finansach publicznych finansowane były:
Ludowe Zespoły Sportowe „SĘP” w Czarnocinie,
Rada Gminna Ludowych Zespołów Sportowych w Czarnocinie,
Ludowe Zespoły Sportowe „Unia” w Czarnocinie.
Wydatki na działalność klubów sportowych wyniosły w 2000 roku - 37.835,64 zł i w 2001 roku - 36.006,24 zł. Wydatki dotyczyły, między innymi, opłat składek, zakupu sprzętu sportowego, delegacji dla sędziów i ponoszone były bezpośrednio z budżetu Gminy.
Charakter wydatków świadczy o tym, że Gmina finansowała działalność statutową klubów sportowych (udział w rozgrywkach ligowych). Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.118 ust.1 ustawy o finansach publicznych podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych mogą otrzymać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań danej jednostki samorządowej. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji powinno nastąpić w oparciu o umowę zawartą między jednostką samorządu terytorialnego a danym podmiotem. Podkreślić należy, że określenie przez organ stanowiący reguł postępowania o udzielenie dotacji, gwarantujących zachowanie zasady jawności, służy realizacji zasady wyrażonej w art.25 ust.1 ustawy o finansach publicznych, stosownie do której prawo realizacji zadań finansowanych ze środków publicznych przysługuje ogółowi podmiotów.
Ponadto kontrolujący ustalili, że w 2000 roku z budżetu przekazano dotację na rzecz Gminnego Koła Pszczelarzy w Czarnocinie (w kwocie 774,30 zł) na cele nie związane z zadaniami gminy – strona 62 protokołu kontroli.
ZAKRESIE OKREŚLENIA WYDATKÓW NA WYNAGRODZENIA W 2002 ROKU
Zaplanowane w budżecie Gminy Czarnocin wydatki na wynagrodzenia w dziale 750 rozdz.75023 § 401 przekroczyły wysokość wykonania wydatków na wynagrodzenia w 2001 roku w (514.055 zł).
W związku z powyższym wskazać należy na postanowienia art.3 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz. 1799), zgodnie z którym to przepisem wielkość wynagrodzeń w samorządowych jednostkach budżetowych, zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku.
W ZAKRESIE EWIDENCJI WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH - KONTO 020
W kontrolowanej jednostce nie prowadzono ewidencji na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne. Wartości programów komputerowych ewidencjonowane były na koncie 011, łącznie z wartością zakupionego sprzętu komputerowego – strona 90 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE INWENTARYZACJI MAJĄTKU GMINY
1. Nieprawidłowo ustalono w § 3 Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 1/95 z dnia 6 czerwca 1995 roku częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych, określając termin – „nie rzadziej niż raz na 5 lat”. Cytowany zapis narusza art.26 ust.3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.
2. Nie przeprowadzono na koniec 2001 roku inwentaryzacji majątku objętego ewidencją konta 013 – „środki trwałe w użytkowaniu” w Urzędzie Gminy Czarnocin.
3. Spisem z natury objęto pozycje księgi inwentarzowej zaewidencjonowane po dniu 1 października 2001 roku, pomimo, że inwentaryzacja zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy powinna być rozliczana na dzień 1 października 2001 roku:
księga inwentarzowa nr 1 strony 6-7 i 42 ZSG Czarnocin,
księga inwentarzowa nr 2 strony 9 i 29 ZSG Czarnocin.
4. Naruszono § 5 Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie:
błędy na arkuszach spisowych poprawiono korektorem - arkusze spisowe 5 i 7 Szkoła Podstawowa Szynczyce (§ 5 pkt 4),
nie odbierano od osób odpowiedzialnych materialnie pisemnych oświadczeń, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym załącznik nr 2 do Instrukcji (§ 5 pkt 6),
nie umieszczono na arkuszach spisowych klauzuli: „Niniejszy arkusz spisowy zawiera pozycję od nr 1 do nr ...”, nie wykreślono pozostałych pozycji (§ 5 pkt 12),
nie sporządzono arkuszy spisowych w 2 egzemplarzach (§ 5 pkt 13),
nie dokonywano oddzielnie spisów dla środków trwałych w użytkowaniu oraz materiałów i zbiorów bibliotecznych (§ 5 pkt 14).
5. Nie dokonano rozliczenia inwentaryzacji majątku gminy przeprowadzonej w roku 2001. Kontrolujący stwierdzili istnienie różnic pomiędzy stanem faktycznym w dniu spisu z natury a stanem księgowym. Stwierdzono także różnice między ewidencją syntetyczną i analityczną. Szczegółowy opis zawarto na stronach 92-95 protokołu kontroli.
Brak weryfikacji stanu ewidencyjnego kont 013 „środki trwałe w użytkowaniu” i kont 014 „zbiory biblioteczne” ze stanem faktycznym wynikającym ze spisu z natury oraz niezinwentaryzowanie środków trwałych w użytkowaniu będących na wyposażeniu Urzędu Gminy spowodowało, że przeprowadzona w 2001 roku inwentaryzacja nie spełniła swojego zadania.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości należy:
1. Zaniechać ustalania w treści umów o zaciągnięcie kredytu i pożyczki zabezpieczenia w formie nieodwoływalnego pełnomocnictwa dla pożyczkodawcy do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy Czarnocin.
2. Terminowo podejmować czynności windykacyjne w odniesieniu do zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541).
3. Zapewnić opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
4. Dochody z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości kwalifikować do § 0047, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz.688 z późn. zm.).
5. Zaprzestać dokonywania wypłat dla Komendanta Gminnego Straży Pożarnych w formie ryczałtu. Zawrzeć z nim umowę o pracę lub umowę o charakterze cywilnoprawnym, dokładnie określając zakres jego obowiązków jako gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej.
6. Zaniechać wypłat ryczałtu dla Prezesa Zarządu Gminnego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Czarnocinie. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych kwot z tytułu ryczałtu, za lata 2000 – 2002, na rzecz Prezesa Zarządu Gminnego ZOSP.
7. Zapewnić ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych w oparciu dowody księgowe spełniające wymogi określone w art.20 i art.21 ustawy o rachunkowości.
8. Podmiotom spoza sektora finansów publicznych przekazywać środki na zasadach określonych w art.118 ustawy o finansach publicznych. Dotacje z budżetu na rzecz jednostek spoza sektora finansów publicznych udzielane być mogą wyłącznie na cele publiczne związane z realizacją zadań danej jednostki samorządu terytorialnego.
9. Zapewnić przestrzeganie w odniesieniu do wysokości wynagrodzeń pracowników Urzędu w 2002 roku art.3 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Zgodnie z przytoczonym przepisem wielkość wynagrodzeń (wykonanie za 2002 rok) w samorządowych jednostkach budżetowych nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku – z wyjątkami określonymi w art.3 ust.3 tej ustawy.
10. Wartość programów komputerowych ewidencjonować na koncie 020 - „wartości niematerialne i prawne”.
11. W obowiązującej Instrukcji inwentaryzacyjnej zmienić zapis dotyczący częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych, określając termin, zgodnie z art.26 ustawy o rachunkowości.
12. Przeprowadzać inwentaryzację majątku Gminy w terminach wynikających z przyjętej instrukcji inwentaryzacyjnej.
13. Przeprowadzać spis z natury zgodnie z postanowieniami przyjętej instrukcji inwentaryzacyjnej.
14. Zapewnić rozliczenie przeprowadzonej inwentaryzacji składników majątkowych.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pan
Przewodniczący
Rady Gminy w Czarnocinie
2. Pan
Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy w Czarnocinie
3. aa
Łódź, dnia 6 listopada 2002 roku
Pan
LEON FORTAK
Wójt Gminy CZARNOCIN
WK – 0915/59/2002
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Czarnocin wykazała następujące nieprawidłowości:W ZAKRESIE SPRAW ORGANIZACYJNYCH
Rada Gminy Czarnocin nie wybrała Zastępcy Wójta Gminy, przez co naruszyła art.26 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 roku (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.), z którego wynika, ze w skład zarządu gminy wchodzą: wójt albo burmistrz (prezydent miasta) jako przewodniczący zarządu, ich zastępcy oraz pozostali członkowie. Rada Gminy miała obowiązek dokonania wyboru zastępców lub zastępcy wójta, jak również nie mogła zaniechać utworzenia tego stanowiska (zob. wyrok NSA z dnia 8 listopada 1995 roku S.A/Wr/2184/95 – strony 2-3 protokołu kontroli).
W ZAKRESIE ZACIĄGNIĘTYCH POŻYCZEK W LATACH 2001-2002 NA SFINANSOWANIE WYDATKÓW NIE ZNAJDUJĄCYCH POKRYCIA W PLANOWANYCH DOCHODACH
Zarząd Gminy zaciągnął na podstawie umowy nr 297/OW/P/2001 z dnia 6 grudnia 2001 roku z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi pożyczkę w kwocie 300.000 zł na dofinansowanie zadania: budowa oczyszczalni ścieków komunalnych typu BIO-PAK o przepustowości 500 m3/dobę. Aneksem z dnia 3 czerwca 2002 roku do ww. umowy zmianie uległa kwota pożyczki z 300.000 zł na kwotę 993.550 zł.
Zarząd Gminy zaciągając pożyczkę udzielił, jako jej zabezpieczenia, pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym gminy. Ustalenie takiego zabezpieczenia stanowiło naruszenie art. 92 w związku z art. 129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.), a także art. 30 i art. 46 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Z powołanych przepisów wynika w szczególności, że dysponentem środków na rachunku bankowym jest zarząd jednostki samorządu terytorialnego, wykonujący określone w budżecie zadania tej jednostki - zgodnie z regułami i zasadami wyrażonymi w art.92 ustawy o finansach publicznych. Dysponowanie środkami przez pożyczkodawcę odbywałoby się zatem z pominięciem zasad wykonywania budżetu – strony 8-9 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE POBORU PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH ORAZ TERMINOWOŚCI PODEJMOWANIA CZYNNOŚCI WINDYKACYJNYCH W ODNIESIENIU DO ZALEGŁOŚCI PODATKOWYCH
W latach 2000-2001 organ podatkowy nie wystawiał tytułów wykonawczych w odniesieniu do zaległości w zakresie podatku od środków transportowych. Stan zaległości w podatku od środków transportowych od osób fizycznych podatku wynosił na dzień 31 grudnia 2000 roku - 4.223,80 zł, na dzień 31 grudnia 2001 roku – 2.547,30 zł. Unormowania zawarte w przepisach dotyczących podejmowania czynności windykacyjnych zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego. W sytuacji, gdy zobowiązany ma ustawowy obowiązek obliczenia lub uiszczenia należności pieniężnej bez wezwania, postępowanie egzekucyjne może być wszczęte bez uprzedniego doręczenia upomnienia – strony 46 i 51 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ
1. Dokumentacja przyjętych w jednostce zasad rachunkowości nie zawierała:
określenia roku obrotowego,
metod wyceny aktywów i pasywów,
wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbioru danych stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury i wzajemnych powiązań,
opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji w zależności od struktury oprogramowania,
systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów.
Obowiązek opracowania powyższej dokumentacji wynikał z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002., Dz. U. nr 76, poz.694) – strona 10 protokołu kontroli.
2. W 2000 roku opłata z tytułu użytkowania wieczystego zakwalifikowana została do działu 74 rozdz. 7552 § 33, co było niezgodne z obowiązującą klasyfikacją budżetową dochodów budżetowych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 kwietnia 1991 roku w sprawie klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych oraz innych dochodów i przychodów (Dz. U. nr 39, poz.169 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące). Prawidłowa klasyfikacja to § 64 – strona 55 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE WYDATKÓW ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ ZADAŃ Z ZAKRESU OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ
1. W okresie 2000-2001 z budżetu Gminy wypłacano ryczałt dla Komendanta Gminnego Straży Pożarnych oraz dla Prezesa Zarządu Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Czarnocinie. Zgodnie z art.14 ust.5 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229) wójt koordynuje funkcjonowanie krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze gminy w zakresie ustalonym przez wojewodę. Zadanie to wykonywane jest przy pomocy komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej, jeżeli taki komendant został zatrudniony. W Gminie Czarnocin nie zatrudniono komendanta ochrony przeciwpożarowej, jednak jak wynika z przedłożonej kontrolującym dokumentacji obowiązki w tym zakresie wypełniał Komendant Gminny Ochrony Przeciwpożarowej. Zgodnie z wymogami ustawy o ochronie przeciwpożarowej osoba ta powinna zostać zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy o charakterze cywilnoprawnym. Nie można natomiast uznać za legalne wypłat w formie miesięcznego ryczałtu dla Prezesa Zarządu Gminnego Związku Ochotniczych Staży Pożarnych w Czarnocinie. Przepisy ustawy o ochronie przeciwpożarowej nie dają podstaw do finansowania z budżetu gminy wskazanych świadczeń. Zgodnie z art.32 ww. ustawy gmina ponosi koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia, zapewnienia gotowości bojowej jednostek ochotniczych straży pożarnych, jak również koszty umundurowania i ubezpieczenia członków osp. Wydatkowanie środków z budżetu nastąpiło w tym zakresie z naruszeniem art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych, stosownie do którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków – strony 59-60 protokołu kontroli.
2. Brak było podstaw w 2000 roku do wprowadzenia do ewidencji księgowej kontrolowanej jednostki faktur wystawionych dla Ochotniczych Straży Pożarnych w Zamościu i Biskupiej Woli. Podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych powinny być dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, zwane dowodami źródłowymi art.20 obowiązującej wówczas ustawy o rachunkowości). Dowód księgowy (w omawianym przypadku faktury), zgodnie z zapisem art.21 ust.1 powołanej ustawy powinien zawierać między innymi określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczych. Stroną nabywającą w omawianym przypadku były Ochotnicze Straże Pożarne w Zamościu i Biskupiej Woli. Kontrolujący stwierdzili ponadto, że poniesione wydatki związane były z utrzymaniem gotowości bojowej – strona 61 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE WYDATKÓW NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH
Kontrolujący stwierdzili, że Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie postępowania o udzielenie dotacji na rzecz podmiotów spoza sektora finansów publicznych, sposobu rozliczania udzielonej dotacji oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, zapewniającej jawność postępowania o udzielenie dotacji i jej rozliczenia – w oparciu o art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych – strona 62 protokołu kontroli.
Z pominięciem zasad i form określonych art.118 ustawy o finansach publicznych finansowane były:
Ludowe Zespoły Sportowe „SĘP” w Czarnocinie,
Rada Gminna Ludowych Zespołów Sportowych w Czarnocinie,
Ludowe Zespoły Sportowe „Unia” w Czarnocinie.
Wydatki na działalność klubów sportowych wyniosły w 2000 roku - 37.835,64 zł i w 2001 roku - 36.006,24 zł. Wydatki dotyczyły, między innymi, opłat składek, zakupu sprzętu sportowego, delegacji dla sędziów i ponoszone były bezpośrednio z budżetu Gminy.
Charakter wydatków świadczy o tym, że Gmina finansowała działalność statutową klubów sportowych (udział w rozgrywkach ligowych). Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.118 ust.1 ustawy o finansach publicznych podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych mogą otrzymać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań danej jednostki samorządowej. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji powinno nastąpić w oparciu o umowę zawartą między jednostką samorządu terytorialnego a danym podmiotem. Podkreślić należy, że określenie przez organ stanowiący reguł postępowania o udzielenie dotacji, gwarantujących zachowanie zasady jawności, służy realizacji zasady wyrażonej w art.25 ust.1 ustawy o finansach publicznych, stosownie do której prawo realizacji zadań finansowanych ze środków publicznych przysługuje ogółowi podmiotów.
Ponadto kontrolujący ustalili, że w 2000 roku z budżetu przekazano dotację na rzecz Gminnego Koła Pszczelarzy w Czarnocinie (w kwocie 774,30 zł) na cele nie związane z zadaniami gminy – strona 62 protokołu kontroli.
ZAKRESIE OKREŚLENIA WYDATKÓW NA WYNAGRODZENIA W 2002 ROKU
Zaplanowane w budżecie Gminy Czarnocin wydatki na wynagrodzenia w dziale 750 rozdz.75023 § 401 przekroczyły wysokość wykonania wydatków na wynagrodzenia w 2001 roku w (514.055 zł).
W związku z powyższym wskazać należy na postanowienia art.3 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz. 1799), zgodnie z którym to przepisem wielkość wynagrodzeń w samorządowych jednostkach budżetowych, zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku.
W ZAKRESIE EWIDENCJI WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH - KONTO 020
W kontrolowanej jednostce nie prowadzono ewidencji na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne. Wartości programów komputerowych ewidencjonowane były na koncie 011, łącznie z wartością zakupionego sprzętu komputerowego – strona 90 protokołu kontroli.
W ZAKRESIE INWENTARYZACJI MAJĄTKU GMINY
1. Nieprawidłowo ustalono w § 3 Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 1/95 z dnia 6 czerwca 1995 roku częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych, określając termin – „nie rzadziej niż raz na 5 lat”. Cytowany zapis narusza art.26 ust.3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, z którego wynika, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.
2. Nie przeprowadzono na koniec 2001 roku inwentaryzacji majątku objętego ewidencją konta 013 – „środki trwałe w użytkowaniu” w Urzędzie Gminy Czarnocin.
3. Spisem z natury objęto pozycje księgi inwentarzowej zaewidencjonowane po dniu 1 października 2001 roku, pomimo, że inwentaryzacja zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy powinna być rozliczana na dzień 1 października 2001 roku:
księga inwentarzowa nr 1 strony 6-7 i 42 ZSG Czarnocin,
księga inwentarzowa nr 2 strony 9 i 29 ZSG Czarnocin.
4. Naruszono § 5 Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie:
błędy na arkuszach spisowych poprawiono korektorem - arkusze spisowe 5 i 7 Szkoła Podstawowa Szynczyce (§ 5 pkt 4),
nie odbierano od osób odpowiedzialnych materialnie pisemnych oświadczeń, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym załącznik nr 2 do Instrukcji (§ 5 pkt 6),
nie umieszczono na arkuszach spisowych klauzuli: „Niniejszy arkusz spisowy zawiera pozycję od nr 1 do nr ...”, nie wykreślono pozostałych pozycji (§ 5 pkt 12),
nie sporządzono arkuszy spisowych w 2 egzemplarzach (§ 5 pkt 13),
nie dokonywano oddzielnie spisów dla środków trwałych w użytkowaniu oraz materiałów i zbiorów bibliotecznych (§ 5 pkt 14).
5. Nie dokonano rozliczenia inwentaryzacji majątku gminy przeprowadzonej w roku 2001. Kontrolujący stwierdzili istnienie różnic pomiędzy stanem faktycznym w dniu spisu z natury a stanem księgowym. Stwierdzono także różnice między ewidencją syntetyczną i analityczną. Szczegółowy opis zawarto na stronach 92-95 protokołu kontroli.
Brak weryfikacji stanu ewidencyjnego kont 013 „środki trwałe w użytkowaniu” i kont 014 „zbiory biblioteczne” ze stanem faktycznym wynikającym ze spisu z natury oraz niezinwentaryzowanie środków trwałych w użytkowaniu będących na wyposażeniu Urzędu Gminy spowodowało, że przeprowadzona w 2001 roku inwentaryzacja nie spełniła swojego zadania.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości należy:
1. Zaniechać ustalania w treści umów o zaciągnięcie kredytu i pożyczki zabezpieczenia w formie nieodwoływalnego pełnomocnictwa dla pożyczkodawcy do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy Czarnocin.
2. Terminowo podejmować czynności windykacyjne w odniesieniu do zaległości podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541).
3. Zapewnić opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
4. Dochody z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości kwalifikować do § 0047, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz.688 z późn. zm.).
5. Zaprzestać dokonywania wypłat dla Komendanta Gminnego Straży Pożarnych w formie ryczałtu. Zawrzeć z nim umowę o pracę lub umowę o charakterze cywilnoprawnym, dokładnie określając zakres jego obowiązków jako gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej.
6. Zaniechać wypłat ryczałtu dla Prezesa Zarządu Gminnego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych w Czarnocinie. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych kwot z tytułu ryczałtu, za lata 2000 – 2002, na rzecz Prezesa Zarządu Gminnego ZOSP.
7. Zapewnić ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych w oparciu dowody księgowe spełniające wymogi określone w art.20 i art.21 ustawy o rachunkowości.
8. Podmiotom spoza sektora finansów publicznych przekazywać środki na zasadach określonych w art.118 ustawy o finansach publicznych. Dotacje z budżetu na rzecz jednostek spoza sektora finansów publicznych udzielane być mogą wyłącznie na cele publiczne związane z realizacją zadań danej jednostki samorządu terytorialnego.
9. Zapewnić przestrzeganie w odniesieniu do wysokości wynagrodzeń pracowników Urzędu w 2002 roku art.3 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Zgodnie z przytoczonym przepisem wielkość wynagrodzeń (wykonanie za 2002 rok) w samorządowych jednostkach budżetowych nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku – z wyjątkami określonymi w art.3 ust.3 tej ustawy.
10. Wartość programów komputerowych ewidencjonować na koncie 020 - „wartości niematerialne i prawne”.
11. W obowiązującej Instrukcji inwentaryzacyjnej zmienić zapis dotyczący częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych, określając termin, zgodnie z art.26 ustawy o rachunkowości.
12. Przeprowadzać inwentaryzację majątku Gminy w terminach wynikających z przyjętej instrukcji inwentaryzacyjnej.
13. Przeprowadzać spis z natury zgodnie z postanowieniami przyjętej instrukcji inwentaryzacyjnej.
14. Zapewnić rozliczenie przeprowadzonej inwentaryzacji składników majątkowych.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pan
Przewodniczący
Rady Gminy w Czarnocinie
2. Pan
Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy w Czarnocinie
3. aa