M. Brzeziny - Kontrola kompleksowa przeprowadzona została przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku

Kontrola kompleksowa przeprowadzona została przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku.

Łódź, dnia 19 listopada 2002 r.

Pani
EWA MĄDRA
Burmistrz
Miasta Brzeziny

WK - 0915/62/2002

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie i Mieście Brzeziny wykazała następujące nieprawidłowości:W ZAKRESIE UNORMOWAŃ WEWNĘTRZNYCH

1. Wprowadzony zarządzeniem nr 7 Burmistrza Miasta Brzeziny z dnia 12 października 1995 roku zakładowy plan kont dla budżetu Gminy, opracowany został w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694) i przepisy zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dz. Urz. Ministerstwa Finansów nr 14, poz. 60). Wymienione zarządzenie nr 46 obowiązywało do dnia 31 grudnia 2000 roku. Przedłożony kontrolującym zakładowy plan kont nie został dostosowany do zmienionego stanu prawnego. Wskazać należy, że zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit „a” ustawy o rachunkowości zakładowy plan kont powinien zawierać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Unormowania zakładowego planu kont powinny uwzględniać przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752).
2. Zarządzeniem nr 6 Burmistrza Miasta Brzeziny z dnia 2 listopada 1993 roku wprowadzono Instrukcję w sprawie obiegu dokumentów finansowo – księgowych i ewidencji środków rzeczowych w Urzędzie Miasta w Brzezinach. Zarządzenie wydano na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz.U.nr 10, poz. 35 z późn. zm.), które straciło moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 1994 roku. W związku z brakiem aktualizacji wymienionej instrukcji, w załączniku nr 1 (wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów finansowo-księgowych i magazynowych) i w załączniku nr 2 (wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania rachunków i dowodów do wypłaty pod względem merytorycznym) wskazane były osoby niezatrudnione już w Urzędzie Miasta.

W ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

1. W kontrolowanej jednostce nie wprowadzono unormowań w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej, wymaganych przez przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z art.28a ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2001 roku, kierownik jednostki sektora finansów publicznych zobowiązany był do sprawowania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości. W celu wykonywania nadzoru, kierownik jednostki powinien ustalić szczegółowo:
 procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, w tym zgodności z planem finansowym,
 zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki,
 sposób wykorzystania wyników kontroli i oceny, o których mowa powyżej.
Kontrolującym nie przedłożono unormowania spełniającego wymogi określone w art.28a ust.2 ustawy o finansach publicznych. Wedle obecnie obowiązującego stanu prawnego podstawą ustalenia przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych procedur kontroli wewnętrznej jest art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych. Przyjęte procedury kontroli powinny obejmować procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem (art.35a ust.1 i ust.2 ww. ustawy).
2. Pewne regulacje dotyczące kontroli finansowej wobec jednostek organizacyjnych zawierał Regulamin Organizacyjny (§ 7 ust.2 pkt 6 uchwały Rady Miasta z dnia 24 czerwca 1999 roku) stanowiący, że do zadań Skarbnika Miasta Brzeziny należy, w szczególności: kontrola prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej jednostek i zakładów budżetowych Miasta. Ponadto § 10 Regulaminu Organizacyjnego wskazywał, że do zakresu działania Wydziału Finansowego należy, między innymi, realizacja uprawnień kontrolnych w zakresie działalności finansowej prowadzonej przez jednostki podległe.
Powyższe unormowania nie zostały dostosowane do obowiązujących od dnia 1 stycznia 2001 roku unormowań ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art.127 ust. 1 ustawy o finansach publicznych zarząd jednostki samorządu terytorialnego sprawuje ogólny nadzór nad realizacją, określonych uchwałą budżetową dochodów i wydatków, budżetu jednostki samorządowej. Stosownie do art.127 ust.2 i ust.3 ww. ustawy zarząd jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji przyjętych przez te jednostki procedur kontroli wewnętrznej. Kontrola ta obejmuje w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych.

W ZAKRESIE OBSŁUGI BANKOWEJ GMINY

1. Przy zawarciu umowy rachunku bankowego z dnia 1 stycznia 1997 roku oraz aneksu do tej umowy z dnia 27 stycznia 1999 roku, Gminę Miasto Brzeziny reprezentowali Pan Marek Kłopocki – Burmistrz Miasta oraz Pan Eugeniusz Natkański – Skarbnik Miasta, który nie miał stosownego upoważnienia Zarządu Miasta wymaganego przez art.46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz.U. nr 142, poz.1591 z późn.zm.).

W ZAKRESIE ZACIĄGNIĘTYCH POŻYCZEK

1. W 2000 roku pożyczki zaciągnięte przez Gminę Miasto Brzeziny księgowano na koncie 134 – kredyty, co było niezgodne z planem kont dla budżetu gminy stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia Ministra Finansów nr 46 w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków. Powyżswzy sposób ewidencji kontrolujący stwierdzili także w 2001 roku.
2. W bilansie Rb-49 za 2000 rok wykazano konto 224 - pożyczki, podczas gdy z przedłożonej do kontroli dokumentacji wynikało, że w 2000 roku pożyczki ewidencjonowano na koncie 134 - w związku z czym w sprawozdaniu wykazano dane niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Stwierdzone przez kontrolujących przypadki wykazania w sprawozdaniach budżetowych danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej wypełniają znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 14 ustawy o finansach publicznych.

W ZAKRESIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ I SPRAWOZDAWCZOŚCI

1. W przedstawionym do kontroli „Rocznym bilansie z wykonania budżetu gminy – Rb-49” sporządzonym na dzień 31 grudnia 2000 roku stwierdzono:
- niezgodność bilansu z ewidencją księgową wg sald na początek 2000 roku, dla kwot zaewidencjonowanych na koncie 133. W bilansie po stronie Wn konta 133 ujęto kwotę 297.893,00 zł, natomiast w ewidencji księgowej saldo po stronie Wn na koncie 133 występuje - na początku roku - w kwocie 297.237,00 zł. Kwota ujęta w bilansie na koncie 133 jest wyższa o 656,00 zł od kwoty ujętej w ewidencji księgowej na koncie 133. Ponadto w bilansie ujęto na koncie 140 kwotę 448.000,00 zł, zaewidencjonowaną na koncie 133/1 „Rachunek lokat” (brak przedmiotowego konta w zakładowym planie kont jednostki), po dokonaniu następujących operacji księgowych: od kwoty ujętej na koncie 133/1 odjęto kwoty ujęte na kontach 140 i 140/1 i ujęto w bilansie po stronie Wn konta 140,
- niezgodność bilansu z ewidencją księgową wg sald na początek 2000 roku dla kwot zaewidencjonowanych na koncie 140,
- niezgodność bilansu z ewidencją księgową wg sald na początek i na koniec 2000 roku dla kwot zaewidencjonowanych na koncie 224.
Stan należności budżetu miasta wg bilansu wyniósł na początek roku 279.649,00 zł (Wn konta 224), według ewidencji księgowej – Wn konta 224 - 276.716,09 zł.
W kontrolowanej jednostce do kwoty należności budżetowych wynikającej z ewidencji księgowej, tj. kwoty 276.716,09 zł, dodano kwotę rozliczeń wydatków szkoły – 2.732,75 zł, zaewidencjonowaną po stronie Wn konta 223/1, w wyniku czego otrzymano kwotę 279.448,84 zł (kwota także niezgodna z wykazaną w bilansie).
Kwota 2.732,75 zł – „Rozliczenia wydatków szkoły” winna być ujęta oddzielnie w bilansie Rb-49 na koncie 223 – „Rozliczenia wydatków budżetowych”.
Stan zobowiązań budżetu miasta wg bilansu na początek roku wyniósł 2.440.874,00 zł (Ma konta 224), natomiast wg ewidencji księgowej zobowiązania budżetu na początek roku wyniosły 401.351,00 zł.
W kontrolowanej jednostce do kwoty ujętej w zestawieniu obrotów i sald (Ma konta 224) dodano kwotę ujętą na koncie 134 po stronie Ma, tj. 2.139.522,00 zł i odjęto kwotę występującą po stronie Wn konta 134 tj. 100.000,00 zł w wyniku czego otrzymano kwotę 2.440.873,00 zł. Konto 224 zsumowano z kontem 134, dlatego, że na koncie 134 „Kredyty bankowe” ujęto pożyczki, które powinny być zaewidencjonowane na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” (zobacz ustalenia powyżej).
Stan zobowiązań budżetu miasta wg bilansu na koniec 2000 roku wyniósł 2.143.605,00 zł (Ma konta 224), natomiast w zestawieniu obrotów i sald ujęto kwotę 295.724,40 zł.
W kontrolowanej jednostce do kwoty ujętej w zestawieniu obrotów i sald po stronie Ma konta 224 dodano kwotę ujętą na koncie 134 „Kredyty bankowe”, na którym faktycznie ewidencjonowano pożyczki (które powinny być księgowane na koncie 224). Po zsumowaniu salda po stronie Ma konta 224 z saldem po stronie Ma konta 134 otrzymujemy kwotę 2.143.605,40 zł [2.247.881 (Ma 134) – 400.000,00 zł (Wn 134) + 295.724,40 zł (Ma 224) = 2.143.605,40 zł],
- na koncie 960 wykazane były salda zarówno po stronie Wn i Ma. Zgodnie z ww. zarządzeniem nr 46 Ministra Finansów konto 133 i konto 960 mogły wykazywać na koniec roku saldo Wn lub saldo Ma; na koncie 960 saldo Wn oznacza stan skumulowanego niedoboru budżetu, a saldo Ma stan skumulowanej nadwyżki budżetu.

2. W przedstawionym do kontroli bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2001 roku stwierdzono:
- kwotę 226.589,22 zł zaksięgowaną na koncie 224 po stronie Wn wykazano w bilansie w pozycji “Pozostałe środki pieniężne” zamiast w pozycji “Należności i rozliczenia” w rozbiciu na należności występujące w ewidencji księgowej. W pozycji “Pozostałe środki pieniężne” ujęto również kwotę 19.773,76 zł, zaksięgowana na koncie 225 po stronie Wn. Przedmiotowa kwota nie powinna być ujęta w bilansie z wykonania budżetu, ponieważ konto dotyczy jednostki i nie występuje w budżecie. Kontrolujący stwierdzili także brak konta w ewidencji księgowej na podstawie której sporządzono bilans,
- po stronie pasywów w pozycji zobowiązania, na które składają się zobowiązania finansowe długoterminowe (powyżej 12 m-cy), ujęto kwotę 1.672.018,00 zł. Przedmiotowa kwota została wpisana po uwzględnieniu kwot ujętych na koncie 134, tj. Ma 134 – 2.372.018,00 zł minus Wn 134 – 700.000,00 zł = 1.672.018,00 zł. Na koncie 134 „Kredyty bankowe” ewidencjonowano w 2001 roku pożyczki, które winny być księgowane na koncie 224,
- po stronie pasywów w pozycji aktywa netto budżetu ujęto kwotę (minus) 792.318,00 zł – na przedmiotową kwotę złożyły się:

• niedobór budżetu - (minus) 11.477,00 zł, kwota niedoboru zgodna była z danymi wykazanymi w kwartalnym sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie – „Rb - N/Ds.”, gdzie deficyt to 11.477,00 zł,
  
• wynik na operacjach niekasowych – 200.761,00 zł – w ewidencji księgowej umorzenia konta 960,
  
• skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu – (minus) 1.290.654,00 zł – w ewidencji księgowej saldo na początek roku konta 960 (w tym przypadku strona Wn 960 – niedobór budżetu),
  
• „Inne pasywa” występujące w bilansie w pkt III w kwocie 309.052,00 zł.
  

W kontrolowanej jednostce nieprawidłowo wykazano w kwocie aktywów netto budżetu również „Inne pasywa” występujące w bilansie w pkt III w kwocie 309.052,00 zł.
Z ewidencji księgowej wynikało, że na „Inne pasywa” złożyły się subwencja oświatowa (Ma 224/7) i sumy do wyjaśnienia (Ma 224/1), które łącznie dają stan zobowiązań budżetu miasta wobec innych jednostek lub budżetu (Ma 224 – „Rozrachunki budżetu”).
3. Kontrola ewidencji księgowej i sprawozdawczości w zakresie długu publicznego jednostki samorządu terytorialnego wykazała, że:
- nie zostały sporządzone sprawozdania jednostkowe (sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń) przez jednostki budżetowe (w tym Urząd Miasta), zakłady budżetowe i fundusz celowy na koniec 2000 roku – obowiązek sporządzania i przekazywania jednostkowych sprawozdań budżetowych wynikał z § 4 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2000 roku w sprawie zasad i terminów sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 16, poz. 209 - obecnie nie obowiązujące). Sporządzono jedynie sprawozdanie zbiorcze, przesłane do Regionalnej Izby Obrachunkowej.
W wyżej wymienionym sprawozdaniu w pkt E.3 ujęto kwotę pożyczki w wysokości 1.847.881,00 zł, z ewidencji księgowej za 2000 rok wynikało, że na przedmiotową kwotę złożyły się pożyczki z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, które nieprawidłowo zaewidencjonowano na koncie 134 „Kredyty bankowe” zamiast na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”.
- jednostkowe sprawozdania Rb–Z kwartalne o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 roku sporządzone zostały jedynie przez samorządową instytucję kultury, samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej, samorządową osobę prawną utworzoną na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (dla ww. jednostek sporządzone zostało sprawozdanie zbiorcze).
Jak wynika z powyższego w kontrolowanej jednostce w 2001 roku sporządzone zostały sprawozdania jednostkowe dla jednostek sektora finansów publicznych objętych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 148, poz. 1653). Nie zostały natomiast sporządzone sprawozdania jednostkowe przez jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, gospodarstwo pomocnicze objęte przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279). Obowiązek sporządzania sprawozdań jednostkowych wynikał z § 4 ust.1 pkt 2 ww. rozporządzenia.
Zbiorcze sprawozdanie Rb–Z kwartalne o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 roku dla jednostki samorządu terytorialnego sporządzono bez sprawozdań jednostkowych, co naruszało § 8 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Na wszystkich sprawozdaniach w miejscu podpisu głównego księgowego widnieje podpis Skarbnika Miasta, w miejscu kierownika jednostki – podpis Burmistrza Miasta, w miejscu nazwy jednostki sprawozdawczej wpisano Urząd Miasta Brzeziny, a w miejscu adresata Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi. We wszystkich ww. sprawozdaniach, z wyjątkiem sprawozdania jednostki samorządu terytorialnego, brak zobowiązań, poręczeń i gwarancji.
Podkreślić należy, że brak sprawozdań jednostkowych uniemożliwił kontrolującym weryfikację prawidłowości sporządzonego sprawozdania.


W ZAKRESIE ROZRACHUNKÓW I ROSZCZEŃ

1. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono ewidencji na koncie 201. Księgowań dokonywano na następujących kontach: Wn 400 – „Koszty wg rodzajów”, Ma 130 – „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”; Wn 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, Ma 130 – „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”.
W zakładowym planie kont obowiązującym w kontrolowanej jednostce uwzględniono konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, określając zasady jego funkcjonowania. W przypadku, gdy termin płatności dotyczył grudnia, a zapłata nastąpiła w styczniu roku następnego, kwota wymagalnych zobowiązań na dzień 31 grudnia winna być zaewidencjonowana na jednym z kont zespołu 2 i wykazana w sprawozdawczości (Rb – Z). Nie prowadzenie przedmiotowego konta uniemożliwiało prawidłowe sporządzenie bilansu, jak również wykazanie kwot zobowiązań wymagalnych. Działanie takie stanowiło naruszenie art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, który - według stanu prawnego do dnia 31 grudnia 2001 roku - stanowił, że do ksiąg rachunkowych miesiąca należy wprowadzić, w postaci zapisu, każdą operację gospodarczą która nastąpiła w tym miesiącu. Po noweli, z dniem 1 stycznia 2002 roku, art.20 ust.1 ww. ustawy stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednostka naruszyła również obowiązek rzetelnego i bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Stosownie do art.24 ust.5 pkt 1 powołanej ustawy księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań. Opisany sposób ewidencji uniemożliwiał prawidłowe sporządzanie sprawozdań budżetowych (miesięcznych, kwartalnych) w zakresie zobowiązań jednostki (w tym zobowiązań wymagalnych). Podkreślić należy, że zgodnie z art.4 ustawy o rachunkowości jednostki obowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową.

2. W zakładowym planie kont dla budżetu Gminy Miasto Brzeziny wpisano zasady funkcjonowania konta 229, na podstawie zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 roku.
Kontrolujący ustalili, że na koncie 229/1 ewidencjonowano wypłatę wynagrodzeń na ROR dla pracowników Urzędu, na koncie 229/3 - zwrot pożyczek do Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej, na koncie 229/6 – pożyczki z funduszu mieszkaniowego, na koncie 229/9 - składki na dobrowolne ubezpieczenie w PZU. Ww. zdarzenia powinny być ewidencjonowane na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.
3. W Urzędzie Miasta Brzeziny nie było prowadzone konto 240. W zakładowym planie kont ujęto konto 240 „Pozostałe rozrachunki” wraz z zasadami jego funkcjonowania, opartymi o przepisy zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 roku.
Wpłaty wadium ewidencjonowano w kontrolowanej jednostce na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast na koncie 240. W organie wadia księgowane były na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, jako sumy do wyjaśnienia i podlegały zwrotowi w przypadku nie wygrania przetargu. W 2000 roku zabezpieczenie należytego wykonania umowy wpłacone w gotówce księgowano na koncie 224 zamiast na koncie 240.
4. Należności z tytułu dochodów budżetowych ewidencjonowano na koncie 221. Do konta 221 nie prowadzono kont pomocniczych z podziałem na dłużników.
Wg ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2000 roku saldo końcowe konta 221 wyniosło Wn 1.495.259,10 zł, Ma 0,00 zł. W bilansie jednostki sporządzonym na dzień 31 grudnia 2000 roku przedmiotową kwotę wykazano w pozostałych należnościach.
Według dokumentów źródłowych konto 221 wykazało na dzień 31 grudnia 2000 roku dwa salda - Wn 898.466,00 zł, Ma 19.064,31 zł, per saldo – Wn 879.401,69 zł, zaległości ujęte po stronie Wn i nadpłaty ujęte po stronie Ma wykazane są narastająco. W bilansie natomiast ujęto kwotę 1.495.259,10 zł. W kontrolowanej jednostce dokonano następujących operacji księgowych:. zsumowano saldo na początek roku - Wn 615.858,10 zł ze stroną Wn konta 221 na końcu roku i zróżnicowaniu ze stroną Ma, per saldo wyniosło 1.495.259,10 zł, którą to kwotę ujęto w ewidencji syntetycznej po stronie Wn konta 221. Sumując kwoty należności na początek roku i na końcu roku (Wn 221) zawyżono kwotę należności ujętą w bilansie sporządzonym na dzień 31 grudnia 2000 roku.

W 2001 roku w ewidencji księgowej – stan kont syntetycznych na dzień 31 grudnia 2001 roku - na koncie 221 nie wykazano sald. W bilansie jednostki budżetowej sporządzonym dla Urzędu Miasta Brzeziny, w pozostałych należnościach na koniec roku wykazano kwotę 1.009.046,00 zł. Występująca nieprawidłowość w ewidencji syntetycznej nastąpiła wskutek nie zaksięgowania w systemie komputerowym zaległości i nadpłat w podatkach i opłatach przed zamknięciem roku.
W bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2001 roku w pkt II „Należności krótkoterminowe” ujęto kwotę w wysokości zgodnej z dokumentacją źródłową.

W ZAKRESIE GOSPODARKI KASOWEJ

1. Niektóre dowody źródłowe nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym lub kontrola merytoryczna dokonana została przez osoby do tego nieupoważnione.
2. Stwierdzono kilka przypadków udzielenia zaliczek jednorazowych, natomiast obowiązujące w jednostce unormowania wewnętrzne przewidywały jedynie możliwość udzielania zaliczek stałych.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH

Podatek od nieruchomości od osób prawnych
1. W toku kontroli stwierdzono, że w 2000 roku jeden z podatników podatku od nieruchomości nie złożył deklaracji, stwierdzając w piśmie z dnia 18 stycznia 2000 roku sygn. WKTS GI.V.0704/1/2000, że od 3 stycznia 2000 roku nie jest właścicielem ani samoistnym posiadaczem, ani też zarządzającym nieruchomością. Jako dowód załączył protokół zdawczo-odbiorczy z dnia 3 stycznia 2000 roku, dotyczący przekazania zajmowanych pomieszczeń Miejskiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Łodzi Oddział V w Brzezinach. Zgodnie z art.6 ust.4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84) obowiązek podatkowy wygasa z upływem miesiąca, w którym ustały okoliczności uzasadniające ten obowiązek. Z powyższego wynika, że podatnik - z uwagi na ciążący na nim w styczniu 2000 roku obowiązek podatkowy - powinien złożyć deklarację podatkową w terminie do dnia 15 stycznia 2000 roku, wykazując podatek w wysokości proporcjonalnej, zgodnie z przepisem art.6 ust.5 ustawy.
2. W odniesieniu do podatku od nieruchomości od osób prawnych od nieterminowych wpłat rat podatku nie egzekwowano za zwłokę.
3. Jednostka kontrolowana nie przeprowadzała w latach 2000 – 2001 kontroli podatkowej u osób prawnych w zakresie deklarowanego podatku od nieruchomości. Uprawnienia takie wynikają z przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.).

Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
4. W zestawieniu zbiorczym rejestru wymiarowego podatku od nieruchomości występowały niezgodności pomiędzy łącznymi kwotami uzyskanymi z tytułu wymienionego podatku za 2000 i 2001.
5. W rejestrze przypisów i odpisów za 2001 rok błędne zapisy były poprawiane poprzez wymazywanie wcześniejszych zapisów, co było niezgodne z art.25 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
6. Organ podatkowy stosował niewłaściwą procedurę wznowienia postępowania na podstawie art.240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej, w przypadku zawiadomienia przez podatnika o zmianie sposobu wykorzystywania budynku albo gruntu lub ich części, mającej wpływ na wysokość opodatkowania. Zgodnie z art.240 § 1 pkt 5 w sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania decyzji nieznane organowi, który wydał decyzję. Zmiana przeznaczenia części budynku, która nastąpiła po dniu wydania decyzji nie wypełnia dyspozycji tego przepisu, lecz dyspozycję przepisu art.254 wymienionej ustawy.
7. W decyzji nr 3110/68/00 (powołującej niewłaściwą podstawę prawną, tj. art.240 § 1 pkt 5 kpa), zmniejszono wymiar podatku nie uwzględniając przy tym podatku od gruntu związanego z działalnością gospodarczą, który to podatek zgodnie z art.6 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych powinien być naliczony od dnia 1 maja 2000 roku. W przypadku podatnika o nr 10544, którego nieruchomość organ podatkowy skontrolował w dniu 18 października 2000 roku, stwierdzono w protokole z tej kontroli, że powierzchnia 841,25 m2 budynku, związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą była użytkowana od dnia 1 września 2000 roku. W związku z rozpoczęciem użytkowania wymienionego budynku nastąpiła zmiana sposobu wykorzystywania gruntu pod tym budynkiem, o powierzchni 159 m2, mająca wpływ na wysokość opodatkowania. Jednakże organ podatkowy, niezgodnie z art.6 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nie naliczył podatku od gruntu związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza lub leśna za miesiące październik, listopad i grudzień 2000 roku.
8. W zakresie udzielonych ulg w podatku od nieruchomości (osoby fizyczne i prawne) kontrolujący ustalili, że w 2000 roku podstawę do wydania większości decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej lub zaniechaniu poboru podatku stanowiło jedynie podanie lub wniosek złożony przez podatnika. Organ podatkowy nie podejmował niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, do czego był zobowiązany na podstawie przepisu art.122 ustawy Ordynacja podatkowa. Ponadto zgodnie z art.187 § 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy obowiązany był zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. W przypadku decyzji z 2000 roku o nr 14/2000, 15/2000, 24/2000, 33/00, 34/00, 42/00, 63/00, 51/00, Fn.3110/52/00, 54/00, 61/00, 49/00, wydanych w stosunku do osób fizycznych, Burmistrz Miasta Brzeziny podjął decyzje o umorzeniu zaległości podatkowych lub zaniechaniu poboru podatku, pomimo że podatnicy nie przedstawili dowodów potwierdzających stany faktyczne opisane we wnioskach, a organ podatkowy wbrew postanowieniom art.187 § 1 Ordynacji podatkowej nie zebrał materiału dowodowego w sprawie. W związku z powyższym uzasadnienie faktyczne decyzji nie zawierało wskazania dowodów, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, niezgodnie z przepisem art.210 § 1 Ordynacji podatkowej. W konsekwencji organ podatkowy nie wykonał obowiązku wyjaśnienia - na podstawie materiału dowodowego - okoliczności sprawy w zakresie przesłanek umorzenia lub zaniechania poboru podatku, określonych w przepisach Ordynacji podatkowej.
Jeden z podatników, któremu umorzono podatek w kwocie 1.664 zł (decyzja z dnia 30 listopada 2001 roku) w złożonym podaniu swoją argumentację wyraził w następujący sposób "Jednocześnie mając nadzieję na sprawiedliwie i rzeczowe potraktowanie mojego wniosku, pragnę przypomnieć, że firmy działające na terenie naszego miasta otrzymują ulgi w zapłacie podatku od nieruchomości. Licząc na równe traktowanie wszystkich podmiotów gospodarczych pozostaję z szacunkiem”
W decyzjach nr 49/00 z dnia 12 października 2000 roku, 51/00 z dnia 24 października 2000 roku, decyzji oznaczonej Fn. 3110/52/00 z dnia 24 października 2000 roku wskazano, że z uwagi na uwzględnienie w całości żądania strony na podstawie art.210 § 5 Ordynacji podatkowej odstąpiono od szczegółowego uzasadnienia decyzji. Jednakże zgodnie z przytoczonym przepisem (art.210 § 5 in fine) nie dotyczy to decyzji wydanej na skutek odwołania bądź, na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku.
Ponadto Pan Marek Kłopocki – Burmistrz Miasta Brzeziny posługując się instytucją umorzenia zaległości podatkowej (art.67 § 1 Ordynacji podatkowej), de facto wprowadził zwolnienia podmiotowe w podatku od nieruchomości dla tych podatników, którzy odnowią elewacje w zajmowanych przez siebie budynkach. Obowiązująca w tym zakresie ustawa o podatkach i opłatach lokalnych reguluje tę kwestię odmiennie i kompetencje do uchwalenia zwolnień zastrzega dla rady gminy (art.7 ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych).
W odniesieniu do decyzji wydanych w stosunku do osób prawnych ustalono, że na podstawie decyzji nr 59/00 z dnia 18 grudnia 2000 roku umorzono kwotę 51.879,60 zł podatku od nieruchomości za 1999 rok wraz z odsetkami w stosunku do podatnika „X”. W tym samym dniu wydano w stosunku do tego samego podatnika decyzję nr 58/00 w sprawie umorzenia kwoty 34.984,84 zł za okres od 1 kwietnia do 31 grudnia 1998 roku wraz z należnymi odsetkami. Podstawą wymienionych decyzji były trzy wnioski złożone przez podatnika w dniu 20 grudnia 2000 roku, tj. dwa dni po dniu wydania decyzji. Ponadto w złożonych przez podatnika wnioskach nie ma żadnych argumentów dotyczących ustawowych przesłanek umorzenia zaległości podatkowej. W związku z powyższym nie wiadomo, czym kierował się organ podatkowy podejmując decyzję o umorzeniu kwoty w łącznej wysokości86.864,44 zł za lata 1998-1999. Tym bardziej jest to niejasne, że w dniu wydania decyzji wnioski o umorzenie nie zostały jeszcze złożone.
Decyzja nr 1/00 z dnia 7 marca 2000 roku w sprawie umorzenia zaległości dotyczącej podatku od nieruchomości za 1999 rok w kwocie 3.246,75 zł wydana została w stosunku do podatnika „X” na podstawie podania wniesionego przez firmę „Y”. Z powyższego wynika, że przedmiotowa decyzja została wydana z urzędu, bez wniosku podmiotu, na którym ciążył obowiązek podatkowy, niezgodnie z przepisem art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Ponadto w związku z brakiem wniosku podatnika nie wiadomo, jaki ważny interes podatnika uzasadniał umorzenie zaległości podatkowej i stanowił dla organu podatkowego podstawę wydania decyzji.
W 2000 roku łączna kwota umorzeń w zakresie podatku od nieruchomości (zaniechania poboru) wyniosła 377.876,92 zł.
W 2001 roku łączna kwota umorzonego podatku od nieruchomości wyniosła 343.383,83 zł.


Podatek rolny od osób fizycznych (objęty łącznym zobowiązaniem pieniężnym)
9. Nakazy płatnicze w 2000 i 2001 roku doręczone były w terminie krótszym niż 14 dni przed terminem płatności I raty podatku (w dniach od 1 do 8 marca 2001 roku). Zgodnie z art.47 § 1 Ordynacji podatkowej w przypadku, gdy decyzja ustalająca wysokość zobowiązania podatkowego nie zostanie doręczona na co najmniej 14 dni przed kalendarzowym terminem płatności podatku (I raty podatku) termin płatności podatku wynosi 14 dni od dnia doręczenia tej decyzji). Uniemożliwiało to podatnikom uiszczenie podatku w ustawowo określonym terminie płatności I raty (15 marca).
10. W odniesieniu do podatników o numerach 10902, 12647, 12482 stwierdzono, że w przypadku nieokreślenia przez podatnika w złożonych wykazach nieruchomości powierzchni gruntu zajmowanej pod działalność gospodarczą, organ podatkowy w sposób szacunkowy ustalił powierzchnię tego gruntu, dodając do powierzchni budynku zajętego na prowadzenie działalności gospodarczej ok. 20% tej wielkości. W stosunku do podatnika nr 12301 przeprowadzono w dniu 14 marca 2000 roku kontrolę, w jej wyniku ustalono powierzchnię budynku związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą - 772,44 m2. W toku kontroli nie zbadano jednak powierzchni gruntu zajętego na działalność gospodarczą, a w decyzji ustalającej wysokość należnego podatku określono ją w sposób szacunkowy dodając 20% do powierzchni budynku.
Według art.21 § 5 Ordynacji podatkowej, jeżeli przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego, o którym mowa w § 1 pkt 2 (powstającego z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego ustalającej wysokość tego zobowiązania), ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji, chyba że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogą mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, są niezgodne ze stanem faktycznym.
Stosownie do postanowień art.274 § 1 Ordynacji podatkowej w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość.

11. Kontrolujący stwierdzili przypadki pobrania odsetek z tytułu nieterminowych wpłat rat podatku ujętego w łącznym zobowiązaniu pieniężnym w nieprawidłowej wysokości Pobieranie odsetek w nieprawidłowej wysokości wynikało z naliczania ich na dzień wystawienia upomnienia, a nie na dzień zapłaty.

Podatek rolny od osób prawnych.
12. Deklaracje składane były przez podatników podatku rolnego z naruszeniem terminu określonego w art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.).
13. W odniesieniu do podatnika nr 1 w rejestrze wymiarowym Burmistrz Miasta Brzeziny w decyzji nr Fn. 3254/21/99 z 5 października 1999 roku określił wysokość zaległości podatkowej w podatku rolnym na kwotę 879,80 zł wraz z odsetkami za zwłokę w wysokości 1.010 zł. Następnie, na wniosek podatnika, który stwierdził, że ma wiele zobowiązań finansowych (nie przedkładając na to żadnych dowodów) Marek Kłopocki - Burmistrz Miasta Brzeziny w decyzji nr 23/99 z dnia 8 listopada 1999 roku umorzył zaległość podatkową wraz odsetkami za zwłokę. Przedmiotowa decyzja wydana została z naruszeniem przepisu art.122 i 187 ustawy Ordynacja podatkowa.
14. Stwierdzono przypadki zaniechania przez organ podatkowy egzekwowania odsetek z tytułu nieterminowych wpłat rat podatku.

Podatek od środków transportowych
15. Jednostka kontrolowana nie podejmowała działań w celu weryfikacji liczby pojazdów objętych podatkiem od środków transportowych.
16. W zakresie terminowości wpłat podatku stwierdzono, że:
- podatnik nr 1005848 wpłacił I ratę podatku od środków transportowych w wysokości 300 zł w dniu 9 lipca 2001 roku. Odsetki za zwłokę zostały naliczone i pobrane w zaniżonej wysokości - 45,80 zł, powinno być 50,30 zł,
- podatnik nr 1000369 II ratę podatku zapłacił w dniu 15 października 2001 roku, odsetki naliczono i pobrano w zaniżonej wysokości 11,10 zł, powinno być w wysokości 13,50 zł,
- podatnik nr 1002065 od II raty podatku (uiszczonej w dniu 12 października 2001 roku) odsetki za zwłokę pobrano w wysokości zaniżonej 11,10 zł (powinno być 12 zł),
- podatnik nr 1002233 I ratę podatku za 2000 rok w wysokości 1.050 zł wpłacił w dniu 12 lipca 2000 roku, organ podatkowy niezgodnie nie naliczył i nie pobrał odsetek za zwłokę. II ratę podatku wpłacił w dniu 30 listopada 2000 roku, organ podatkowy naliczył i pobrał odsetki za zwłokę w wysokości 50 zł, powinno być: 76 dni x 1.050 zł x 46%/365 = 100,60 zł.
Pobieranie odsetek w nieprawidłowej wysokości wynikało z naliczania ich na dzień wystawienia upomnienia, a nie na dzień zapłaty.
17. W zakresie udzielonych ulg w podatku od środków transportowych stwierdzono, że organ podatkowy podjął decyzje o umorzeniu zaległości podatkowych lub odsetek, pomimo braku dowodów potwierdzających stany faktyczne opisane we wniosku. Organ podatkowy nie podjął niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, do czego był zobowiązany na podstawie przepisu art.122 ustawy Ordynacja podatkowa, a także - wbrew postanowieniom art.187 § 1 wymienionej ustawy - nie zebrał materiału dowodowego w sprawie. W związku z powyższym uzasadnienie faktyczne decyzji nie zawierało wskazania dowodów, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, niezgodnie z przepisem art.210 § 1 Ordynacji podatkowej. W konsekwencji organ podatkowy nie wykonał obowiązku wyjaśnienia - na podstawie materiału dowodowego - okoliczności sprawy w zakresie przesłanek umorzenia, określonych Ordynacji podatkowej (decyzje o sygnaturach Fn.3114/3/2001-U, Fn.3114/1/01, Fn.3254/2/2000, Fn.3254/18/2000, Fn.3254/19/2000, Fn.3254/13/2000 i Fn.3254/8/2000).

Opłata targowa
18. W uchwale nr XXXIV/38/97 Rady Miejskiej z dnia 27 czerwca 1997 roku w sprawie określenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej wprowadzono stawki za wjazd na targowisko. Zgodnie z art.15 ust.1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych opłata targowa pobierana jest od podmiotów dokonujących sprzedaży na targowisku. Powstanie obowiązku zapłaty opłaty targowej powiązane zostało z faktem dokonywania sprzedaży (Patrz. wyrok NSA Ośrodek Zamiejscowy w Rzeszowie z 8 listopada 1999 roku, S.A./Rz 755/99, zgodnie z którym zdarzeniem prawnym, z którym ustawa o podatkach i opłatach lokalnych wiąże obowiązek uiszczenia opłaty targowej jest dokonywanie sprzedaży. Dokonywanie sprzedaży zaś oznacza zawieranie umów sprzedaży w rozumieniu art.535 kodeksu cywilnego, a przynajmniej wyjście z ofertą sprzedaży przez wystawienie towaru i oznaczenie jego ceny. Zatem opłata targowa powinna dotyczyć dokonywania sprzedaży na targowiskach, a nie wjazdu na nie).

Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
19. W odniesieniu do zaległości podatkowych występujących w podatku od środków transportowych w 2001 roku, pomimo bezskutecznego upływu terminu określonego w upomnieniach nie wystawiano tytułów wykonawczych, co było niezgodne z regulacjami zawartymi w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz.U.nr 50, poz.510 – obecnie nie obowiązujące); § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz.U.nr 74, poz. 790 – obecnie nie obowiązujące); § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U.nr 137, poz.1541).
20. Stwierdzono przypadki zaniechania przez organ podatkowy egzekwowania odsetek z tytułu nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości przez osoby fizyczne (np. podatnik nr 11842).
21. Pomimo braku wpłat rat podatku od nieruchomości za 2000 rok nie wystawiono upomnień w stosunku do podatnika w upadłości. Zaległość wymienionego podatnika na dzień 31 grudnia 2000 roku wyniosła 115.221 zł.
22. Organ podatkowy przy ustalaniu kwot podatku oraz odsetek za zwłokę nie stosował przepisu art.63 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym kwoty podatków oraz odsetek za zwłokę zaokrągla się do pełnych dziesiątek złotych.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z MAJĄTKU

1. W wyniku kontroli procedur sprzedaży nieruchomości oznaczonych numerami działek 3075/1 oraz 3067 stwierdzono, że:
- wykaz dotyczący nieruchomości oznaczonej nr działki 3075/1 wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta na okres krótszy niż 21 dni, to jest w dniach od 8 grudnia do 21 grudnia 2000 roku, co było niezgodne z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. (tekst jednolity z 2000 r., Dz.U. nr 46, poz.543 z późn.zm.),
- w dokumentacji przedłożonej kontrolującym nie było informacji o podaniu do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży przez ogłoszenie w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, stosownie do art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- ogłoszenie o przetargu dotyczące nieruchomości oznaczonej nr działki 3075/1 ukazało się przed upływem terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, co było niezgodne z art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Natomiast w odniesieniu do nieruchomości oznaczonej nr działki 3067 ogłoszenie ukazało się po upływie terminu określonego w wykazie nieruchomości do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2. Jednakże po wywieszeniu wykazu pismem z dnia 24 roku 2000 roku zawiadomiono następcę prawnego poprzedniego właściciela o przeznaczeniu tej nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym mu pierwszeństwie w nabyciu tej nieruchomości,
- w ogłoszeniu o przetargu dotyczącym nieruchomości oznaczonej nr działki 3067 nie zawarto informacji dotyczącej miejsca przeprowadzenia przetargu oraz miejsca wpłacenia wadium, do czego zobowiązuje § 12 pkt 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9 poz.30). Ponadto obydwa ogłoszenia o przetargu nie zawierały informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, niezgodnie z § 12 pkt 6 ww. rozporządzenia Rady Ministrów. W przypadku nieruchomości oznaczonej nr działki 3067 ogłoszenie o II przetargu dotknięte było tymi samymi brakami co ogłoszenie o I przetargu,
- w ogłoszeniach dotyczących pierwszego przetargu na sprzedaż nieruchomości oznaczonej nr działki 3067 i przetargu na sprzedaż nieruchomości oznaczonej nr działki 3075/1 określono, że wadium należy wpłacić nie później niż trzy dni przed przetargiem, niezgodnie z § 4 ust.2 ww rozporządzenia Rady Ministrów, który stanowi, że termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu,
- z przeprowadzonych przetargów ustnych nieograniczonych sporządzone zostały protokoły. W odniesieniu do I i II przetargu dotyczącego nieruchomości oznaczonej nr działki 3067 oba protokoły (pierwszy z dnia 1 czerwca 2000 roku, drugi z dnia 16 czerwca 2000 roku) nie zawierały wszystkich informacji wymaganych przepisami § 9 ust.2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku., tj. miejsca przeprowadzenia przetargu, oznaczenia nieruchomości wg księgi wieczystej, imion i nazwisk członków komisji przetargowej. Ponadto obydwa protokoły były podpisane tylko przez przewodniczącego komisji przetargowej,
- w protokole dotyczącym sprzedaży nieruchomości oznaczonej nr działki 3075/1 zawarto następujący zapis (§ 11), że ustala się termin sporządzenia umowy sprzedaży w ciągu 21 dni od daty przeprowadzenia przetargu. Niedotrzymanie ww. terminu powoduje przepadek wadium, a przetarg czyni niebyłym. Stosownie do postanowień art.41 ust.1 ustawy gospodarce nieruchomościami, organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wykonanie obowiązku z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami należało do organizatora przetargu, tj. zarządu jednostki samorządu terytorialnego, a nie komisji przetargowej.
2. W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej sprzedaży, w trybie bezprzetargowym, nieruchomości oznaczonej nr działki 1748/1 stwierdzono, że:
- w wywieszonym na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w trybie bezprzetargowym nie określono terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, do czego zobowiązuje art.35 ust.2 pkt 12 powołanej ustawy,
- wykaz został wywieszony w dniach od 17 kwietnia – 4 maja 2000 roku, tj. w okresie krótszym niż 21 dni, niezgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. W wyniku kontroli dokumentacji dotyczącej oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości niezabudowanej, oznaczonej jako działka 2812/11, w trybie przetargowym, stwierdzono, że:
- w przedłożonych do wglądu dokumentach znajduje się wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w trybie bezprzetargowym, wywieszony w Urzędzie Miasta w dniach od 19 kwietnia 2001 roku do dnia 10 maja 2001 roku, dotyczący nieruchomości oznaczonej jako działka nr 2812/11. W wymienionym wykazie przeznaczenie nieruchomości i tryb postępowania określono w sposób niezgodny z uchwałą Rady Miejskiej nr XVII/28/2000 z dnia 29 marca 2000 roku dotyczacej zbycia przedmiotowej działki (w uchwale wskazano przetargowy tryb oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste).
- ogłoszenie o przetargu z dnia 12 maja 2000 roku dotyczyło już oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste. Ogłoszenie nie zawierało informacji o sposobie i terminie zagospodarowania nieruchomości, terminie wnoszenia opłat i zasadach ich aktualizacji, co było niezgodne z art.38 ust.2 w zw. z art.35 ust.2 pkt 4,9 i 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Nie wskazano w nim również miejsca przetargu, miejsca wpłacenia wadium oraz nie zamieszczono informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy oddania w użytkowanie wieczyste, co było wymagane przez § 12 pkt 3, 4 i 6 przytoczonego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku. Termin wpłaty wadium – wg § 4 ust.2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów – nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu. W ogłoszeniu o przetargu nieprawidłowo ustalono, że wadium należy wpłacić nie później niż 3 dni przed przetargiem, tj. do dnia 29 maja 2000 roku. Ponieważ przetarg miał odbyć się 1 czerwca 2000 roku, termin wpłaty wadium nie mógł upłynąć później niż 28 maja 2000 roku,
- w § 9 protokołu z przeprowadzonego przetargu nieograniczonego ustalono termin sporządzenia umowy oddania w użytkowanie wieczyste działki - w ciągu 21 dni od daty przeprowadzenia przetargu. Zapisano także, że niedotrzymanie ww. terminu powoduje przepadek wadium, a przetarg czyni niebyłym. Powyższy zapis był niezgodny z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, wg którego obowiązek zawiadomienia osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcie umowy oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości spoczywa na organizatorze przetargu. Organizatorem przetargu był Zarząd Miasta,
- w umowie o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste nie ustalono sposobu i terminu zagospodarowania nieruchomości, zgodnie z celem na który nieruchomość została oddana, wbrew postanowieniom art.62 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

W ZAKRESIE INNYCH DOCHODÓW Z MAJĄTKU

1. W uchwale nr VIII/30/99 Rady Miejskiej w Brzezinach z dnia 31 maja 1999 roku w sprawie utworzenia spółki pod nazwą „Towarzystwo Budownictwa Społecznego spółka z o.o.”, znalazły się sprzeczne zapisy w § 4 dotyczące wniesienia do spółki kapitału zakładowego:
- zgodnie z pierwszym zdaniem przedmiotowego § wnosi się do spółki „Towarzystwo Budownictwa Społecznego” kapitał zakładowy niepieniężny o łącznej wartości 3.454.400,00 zł w postaci części mienia pozostałego po zlikwidowanym zakładzie budżetowym p.n. „Zakład Budynków Komunalnych”, służącego do wykonywania czynności administracyjnych i zarządczych w zakresie gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Brzeziny. W drugim zdaniu § 4 zawarto zapis o tym, że szczegółowy wykaz składników materialnych i niematerialnych stanowi załącznik nr 1 do uchwały, wg którego:
• wartość wnoszonych nieruchomości wyniosła 1.062.164,00zł,
• wartość wnoszonych naniesień na nieruchomościach wyniosła 3.435.316,00 zł,
• wartość składników materialnych – środki trwałe – 22.129,00 zł,
• składników niematerialnych nie oszacowano, jest tylko wykaz ilościowy (wg ksiąg inwentarzowych uległy one umorzeniu).
Razem wartość składników majątkowych (materialnych) wyniosła 4.519.609,00 zł.

Zgodnie z § 5 uchwały z dnia 31 maja 1999 roku kapitał zakładowy dzieli się na 35.574 udziały o wartości po 100 zł każdy, czyli 3.557.400,00 zł, natomiast zgodnie z § § 3 i 4 winien wynieść 4.619.609,00 zł (gotówka 100.000 zł oraz składniki materialne i niematerialne 4.519.609,00 zł). Nie biorąc pod uwagę załącznika nr 1 do uchwały, a jedynie § 3 i pierwsze zdanie § 4, również występuje niezgodność pomiędzy § § 3 i 4 – razem kapitał zakładowy 3.554.400,00 zł, a w § 5 – kapitał zakładowy 3.557.400,00 zł, różnica 3.000,00 zł.
W dniu 10 września 1999 roku uchwałą nr XI/58/99 Rada Miejska wprowadziła zmiany do uchwały z dnia 31 maja 1999 roku, uchylając w szczególności postanowienia dotyczące załącznika nr 1.

Akt założycielski spółki TBS – akt notarialny repertorium A nr 3336/1999 z dnia 22 września 1999 roku – został zatwierdzony przez Prezesa Urzędu Mieszkalnictwa i Rozwoju Miast w dniu 23 września 1999 roku - decyzja nr 183. Sąd Rejestrowy w Skierniewicach postanowieniem Ns M-484/99 z dnia 1 października 1999 roku dokonał rejestracji spółki. Zgodnie z ww. aktem notarialnym kapitał zakładowy spółki wynosi 3.554.400,00 zł i dzieli się na 35.544,00 zł równe i niepodzielne udziały po 100,00 zł każdy.
Należy przyjąć, że różnica w kapitale zakładowym pomiędzy aktem założycielskim (3.554.400,00 zł) a uchwałami Rady Miejskiej – po zmianach (3.557.400,00 zł) - wyniosła 3.000,00 zł. Błędnie również określono wysokość aportu po zlikwidowanym ZBK (w ustalonej wartości nie ujęto wartości gruntów).
2. W latach 1999 - 2000 dochodów i wydatków dotyczących budynków przekazanych do zarządzania przez TBS nie ujęto w budżecie Miasta Brzeziny.
Z rozliczenia finansowego 1999 roku, sporządzonego przez główną księgową TBS–u wynikało, że na 9 blokach mieszkaniowych poniesiono koszt 13.319,38 zł, a na 13 budynkach uzyskano dochód w wysokości 570,04 zł.
Za okres 1 styczeń 2000 rok – 31 grudnia 2000 rok – TBS sporządził rozliczenie z dochodów i kosztów z budynków przekazanych do zarządzania, z którego wynikało, że koszty obciążające Gminę Miasto Brzeziny wyniosły 13.745,75 zł. Kwota ta nie została zapłacona na rzecz TBS, który nie obciążył fakturą Gminy Miasto Brzeziny.
3. W dniu 22 lutego 2001 roku uchwałą nr XXVII/9/2001 w sprawie wniesienia wkładu niepieniężnego do TBS-u w Brzezinach Rada Miasta w Brzezinach wyraziła zgodę na oddanie TBS-owi w Brzezinach, jako wkładu niepieniężnego, udziałów w prawie użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowych na 99 lat oraz w takim samym udziale przeniesienia prawa współwłasności w częściach wspólnych budynków. Wykonanie ww. uchwały nastąpiło na mocy umowy przeniesienia własności i oddania gruntu we współużytkowanie wieczyste aktem notarialnym z dnia 5 czerwca 2001 roku (repertorium A Nr 2857/2001). Do dnia sporządzenia przedmiotowego aktu notarialnego wymienione w nim nieruchomości były przekazane w zarząd TBS-owi. Aneks nr 1/2001 do umowy zlecenia o zarządzanie nr GK 34/00 z dnia 30 czerwca 2000 roku zawarto w dniu 6 czerwca 2001 roku, którym to aneksem zmieniono wykaz nieruchomości przekazanych w zarządzanie TBS, nie ujmując w nim nieruchomości ujętych w akcie notarialnym z dnia 5 czerwca 2001 roku.
W budżecie Gminy Miasto Brzeziny na 2001 rok nie ujęto dochodów i wydatków związanych z nieruchomościami, które do dnia 5 czerwca 2001 roku pozostawały w zarządzie TBS.
Poza tym, że w uchwałach Rady Miasta w sprawie uchwalenia budżetu nie ujęto budynków, które były w zarządzie TBS do dnia 5 czerwca 2001 roku, to również nie ujęto 3 budynków, które pozostały w zarządzie TBS na mocy aneksu nr 1/2001 z dnia 6 czerwca 2001 roku, tj.:
- nieruchomość przy ul. Św. Anny 33,
- nieruchomość przy ul. Św. Anny 51,
- nieruchomość przy ul. Św. Anny 14.
Zgodnie ze sprawozdaniem zarządu TBS z działalności spółki w roku 2001 złożonym 17 maja 2002 roku (gdzie ujęto nieruchomości przy ul. Św. Anny 33, 51, 14) rozliczenie budynków Gminy Miasto Brzeziny w zarządzie TBS za 2001 roku zamknęło się kwotami:
- przychody – 91.185,91 zł,
- koszty 102.277,98 zł,
- strata – 11.092,07 zł.

W okresie 1 stycznia 2001 roku – 31 maja 2001 roku w odniesieniu do nieruchomości, które pozostawały w zarządzie TBS w okresie 1 stycznia 2001 roku – 5 czerwca 2001 roku, a które ujęto w akcie notarialnym z dnia 5 czerwca 2001 roku, przychody wyniosły 209.353,92 zł, koszty wyniosły 200.802,99zł, dochód wyniósł 8.550,93 zł (przychody minus koszty).

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU ZAJĘCIA PASA DROGOWEGO

1. Zezwolenia na zajęcie pasa drogowego wydawano w oparciu o przepisy ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (Dz. U. nr 14, poz. 60 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 z póżn. zm.). Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia wszystkie decyzje powinny zostać poprzedzone złożeniem wniosku przez podmiot, który zamierza zająć odcinek pasa drogowego. We wszystkich skontrolowanych przypadkach wnioski zostały złożone, jednak nie spełniały one wymagań wynikających z § 2 ust.2 zd.2 ww. rozporządzenia. Zgodnie z przywołanym przepisem do wniosku powinien zostać dołączony plan sytuacyjny odcinka pasa, określający jego wymiary. Zajmujący pas drogowy jest zobligowany do przedstawienia zarządcy drogi na miesiąc przed planowanym zajęciem odpowiednich dokumentów wymienionych w § 4 ust.1 pkt 1, 2, 3 przedmiotowego rozporządzenia. Wymóg ten nie został również dotrzymany.
2. Wniosków o zajęcie pasa drogowego nie składano zgodnie z terminem wskazanym w § 2 ust.1 ww. rozporządzenia Rady Ministrów, to znaczy co najmniej z 3-miesięcznym wyprzedzeniem.
3. W jednym przypadku zarządca drogi nałożył karę w oparciu o § 11 ww. rozporządzenia za okres zajęcia pasa drogowego po terminie wyznaczonym w decyzji. Wysokość kary wyniosła 12.928,00 zł. Na podstawie decyzji z dnia 5 października 2000 roku Burmistrz Miasta Brzeziny rozłożył na trzy raty pozostałą do zapłaty część kary w wysokości 5.935,40 zł, w terminach do 31 października, 30 listopada i 31 grudnia 2000 roku. Decyzja ta została wydana na podstawie art. 48 § 1 pkt 1 i 2 i art. 207 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, której przepisy stosuje się do podatków i innych niepodatkowych należności budżetu jednostek samorządu terytorialnego, do których ustalania właściwe są organy podatkowe. W przypadku opłaty za zajęcie pasa drogowego właściwy do wydania decyzji był Zarząd Miasta (jako zarządca drogi). Zastosowanie w omawianym przypadku przepisów Ordynacji podatkowej nie miało uzasadnienia prawnego. Na podstawie karty przychodów środka specjalnego za 2000 rok ustalono, że zobowiązany nie dokonał wpłaty jednej raty w wysokości 1.978,46 zł, którą uregulował w trakcie kontroli.
4. Za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi, o których mowa w § 10 rozporządzenia w przypadku, gdy rzut poziomy urządzenia zajmował powierzchnię mniejszą niż 1 m2 pobierano jednorazową opłatę stanowiącą iloczyn zajętej powierzchni i stawki za 1 m2, podczas gdy § 10 ust.3 stanowi, że w przedstawionej sytuacji pobiera się opłatę, jak za zajęcie pasa o powierzchni 1 m2.
5. Ustalając opłaty za zajęcie pasa drogowego w wydawanych zezwoleniach na zajęcie pasa drogowego nie stosowano postanowień § 10b wskazanego rozporządzenia Rady Ministrów, z którego wynikał obowiązek waloryzacji o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, ogłaszany przez Prezesa GUS, między innymi, stawek opłat za utrudnienia w ruchu drogowym spowodowane całkowitym lub częściowym zajęciem jezdni (§ 8 ust.6 rozporządzenia) oraz za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi (§ 10 rozporządzenia). Obowiązek ten nie był egzekwowany, gdyż w zezwoleniach stosowano pierwotne stawki - tzn. za utrudnienie ruchu spowodowane całkowitym zajęciem jezdni 200,00 zł za każdy dzień, zaś za umieszczenie urządzenia w pasie drogowym w obszarze zabudowanym 16,00 zł. Zaniechanie okresowej zmiany stawek, pomimo że miało charakter obligatoryjny powodowało, że opłaty za zezwolenia naliczane i uiszczane były w mniejszej wysokości niż wynikająca z obowiązujących przepisów, co w efekcie prowadziło do uszczuplenia dochodów środka specjalnego przeznaczonych na remonty i utrzymanie dróg.
6. Stwierdzono dwa przypadki wydzierżawienia na podstawie umowy nieruchomości stanowiącej część pasa drogowego ulicy Bohaterów Warszawy, co stanowiło naruszenie art. 39 ust.1 pkt 1 ustawy o drogach publicznych, który zakazuje w pasie drogowym lokalizacji budynków, umieszczania urządzeń, przedmiotów i materiałów nie związanych z gospodarką drogową lub potrzebami ruchu drogowego. W omawianej sytuacji można było zastosować rozwiązanie przewidziane przez ustawodawcę w art.39 ust.3 ustawy o drogach publicznych, zgodnie, z którym w szczególnie uzasadnionych wypadkach istnieje możliwość odstąpienia od generalnego zakazu lokalizowania w pasie drogowym urządzeń i obiektów, o których mowa wyżej wyłącznie za zezwoleniem właściwego zarządcy drogi. W przypadku zastosowania tego przepisu należało wydać decyzję administracyjną zezwalającą na zajęcie pasa drogowego, określającą termin zajęcia oraz wysokość opłaty, zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Rady Ministrów. Opłata powinna stanowić dochód środka specjalnego i być wydatkowana wyłącznie na remonty i bieżące utrzymanie dróg.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU OPŁAT ADIACENCKICH

1. W decyzji nr GK. 72248-13/00 Zarządu Miasta Brzeziny z dnia 19 września 2000 roku opłata adiacencka ustalona została w wysokości 1.626 zł. Właściciel nieruchomości pismem z dnia 9 października 2000 roku wniósł o rozłożenie opłaty adiacenckiej na 5 rocznych rat. Zarząd Miasta Brzeziny w dniu 17 października 2000 roku ponownie wydal decyzję nr GK.72248-13/00, ustalającą opłatę adiacencką w wysokości 1.626 zł i - uwzględniając wniosek strony - rozłożył wymienioną kwotę na 5 rat rocznych. W decyzji nie określono terminu uiszczenia I raty, ustalając tylko, że jest ona płatna po upływie 14 dni od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna. Wskazać należy, że decyzja Zarządu Miasta Brzeziny z dnia 17 października 2000 roku dotyczyła sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją ostateczną (w zakresie ustalenia wysokości opłaty).

W ZAKRESIE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW NA ZADANIA OKREŚLONE W GMINNYM PROGRAMIE PROFILAKTYKI I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH

1. W dniu 22 grudnia 2000 roku wypłacono wynagrodzenie członkom Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za udział w kontroli placówek handlowych sprzedających napoje alkoholowe, dokonanej dnia 20 grudnia 2000 roku, podczas gdy obowiązująca wówczas uchwała nr II/16/98 Rady Miasta Brzeziny z dnia 27 listopada 1998 roku stanowiła, że członkom komisji przysługuje wynagrodzenie za udział w jej posiedzeniu. Dopiero uchwała nr XXXIV/53/2001 Rady Miasta Brzeziny z dnia 29 października 2001 roku wprowadziła postanowienie, że wynagrodzenie będzie wypłacane członkom komisji również na podstawie protokołów kontroli wspomnianych placówek, co oznacza, że wypłata wynagrodzenia w grudniu 2000 roku nastąpiła bezpodstawnie.
2. W wyniku kontroli stwierdzono, że w latach 2000-2001 kwoty w wysokości 50.000,00 zł, uzyskane z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, przeznaczono na realizację zadania własnego gminy wynikającego z ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm.), jakim jest dożywianie dzieci w szkołach. Stąd wydatki te ujęte zostały odpowiednio w dziale 86 rozdziale 8695 § 37 (2000 rok) oraz w dziale 853 rozdziale 85395 § 3110 (2001 rok). Z uzyskanych informacji wynikało, że przedmiotowym dożywianiem objęte miały być dzieci pochodzące z rodzin patologicznych dotkniętych problemem alkoholowym. Natomiast z zestawienia sporządzonego przez pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, który zajmował się realizacją wspomnianego zadania wynikało, że z dożywiania sfinansowanego ze wspomnianych środków korzystały dzieci spełniające przesłanki do uzyskania takiej pomocy, niezależnie od tego, czy pochodziły z rodzin z problemem alkoholowym. W 2000 roku na dożywianie dzieci przeznaczono kwotę 96.398,00 zł(41.000,00 zł pochodziło z dofinansowania przez Urząd Wojewódzki). Z dożywiania w szkołach skorzystało 216 uczniów, z czego 45-ciu uczniów wywodziło się z rodzin, w których występował problem alkoholowy. Koszt przeznaczonych dla nich posiłków wyniósł około 27.320,00 zł. W 2001 roku Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Brzezinach wydatkował na dożywianie dzieci (którym objęto 214 uczniów) 114.813,00 zł, w tym 50.000,00 zł pochodziło z dochodów za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, 30.475,00 zł stanowiły środki własne przeniesione z zasiłków celowych, zaś 34.338,00 zł to środki uzyskane od Wojewody. Z pomocy udzielonej w tej formie w wysokości 23.667,00 zł skorzystało 32 uczniów pochodzących z rodzin z omawianym problemem. Przeznaczenie przedmiotowych środków na realizację przedstawionego wyżej zadania nie zostało wprost przewidziane w Miejskim Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. W preliminarzu budżetowym do realizacji zadań stanowiącym załącznik nr 1 do uchwały nr XVIII/30/2000 Rady Miasta Brzeziny z dnia 26 kwietnia 2000 roku w sprawie uchwalenia miejskiego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na rok 2000 wyszczególniono środki na pomoc materialną dzieciom z rodzin dotkniętych problemem alkoholowym. Jednak była to kwota 10.000,00 zł, a więc mniejsza od faktycznie rozdysponowanej na dożywianie, ponadto ujęta została w dziale 85 rozdziale 8536 § 36. Podobnie w załączniku nr 1 do uchwały nr XXVI/1/2001 Rady Miasta Brzeziny z dnia 30 stycznia 2001 roku w sprawie uchwalenia programu na rok 2001 ujęto pomoc materialną dla dzieci, z tym że w wysokości faktycznie przekazanej tzn. 50.000,00 zł, natomiast również w dziale przeciwdziałanie alkoholizmowi (dział 851 rozdział 85154 § 4300). W obu przypadkach przeznaczenie przedmiotowych dochodów określone zostało w sposób mało precyzyjny, ponadto ujęcie wydatków w odpowiednim dziale klasyfikacji budżetowej sugeruje, że pod ogólnym pojęciem pomocy materialnej uchwałodawca nie miał na myśli wydatków ponoszonych w ramach pomocy społecznej. W tej sytuacji należy stwierdzić, że nastąpiło naruszenie art. 182 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231), który stanowił, że dochody uzyskane z opłat za wydane zezwolenia mogą być wykorzystywane wyłącznie na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

W ZAKRESIE WYDATKÓW NA ZADANIA Z ZAKRESU OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ.

1. W toku kontroli ustalono, że członkowie Ochotniczej Straży Pożarnej z terenu Miasta Brzeziny uczestniczący w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych, nie otrzymywali ekwiwalentu pieniężnego, co stanowiło naruszenie art. 28 ust.1 i 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229). Zgodnie z powołanymi przepisami członek OSP uczestniczący w działaniu ratowniczym lub szkoleniu organizowanym przez Państwową Staż Pożarną otrzymuje ekwiwalent pieniężny, wypłacany z budżetu gminy, do wysokości 1/175 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, w gospodarce uspołecznionej, obliczonego za poprzedni kwartał przez Prezesa GUS, za każdą godzinę udziału w działaniu lub szkoleniu ratowniczym.
2. Kontrola wykazała, że Gmina Miasto Brzeziny przekazywała dla Ochotniczej Staży Pożarnej środki finansowe - miesięcznie w wysokości 240,00 zł - na wynagrodzenie dla dyrygenta, z którym Zarząd OSP zawarł umowę zlecającą prowadzenie i szkolenie orkiestry dętej. Od 2001 roku na podstawie podobnej umowy - zlecenia zatrudniono drugiego kapelmistrza orkiestry strażackiej. Wydatki poniesione z tego tytułu przez Gminę Miasto Brzeziny wynoszące 2.880,00 zł w roku 2000 oraz 5.760,00 zł w roku 2001 ujęte były w rozdziale dotyczącym ochotniczych straży pożarnych (7523 oraz 75412). Zgodnie z ustawą o ochronie przeciwpożarowej gmina ponosi koszty utrzymania, wyposażenia, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej jednostek osp, w którym to zakresie nie mieści się utrzymywanie orkiestry. Z tych samych środków dokonano wydatków – również niezgodnie z przeznaczeniem – w wysokości 1.500,00 zł (2000 rok) i 2.500,00 zł (2001 rok) na zorganizowanie “Dnia Strażaka” oraz w wysokości 1.700,00 zł w roku 2001 na remont instrumentów muzycznych.

W ZAKRESIE DOTACJI NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH.

1. W wyniku kontroli w zakresie udzielonej dotacji dla Brzezińskiego Klubu Sportowego "Start", w 2000 roku, stwierdzono, co następuje:
- zlecenie zadania i udzielenie dotacji nie zostało poprzedzone odpowiednim ogłoszeniem o konkursie ofert dla organizacji pozarządowych na realizację określonych zadań, czym naruszono art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych w zakresie wymogu jawnego postępowania prowadzącego do wyboru najkorzystniejszej oferty,
- dotacja przyznana została na wniosek zainteresowanego podmiotu (brak podpisu osób reprezentujących stowarzyszenie). W § 1 pkt 3 uchwały Rady Miasta w Brzezinach nr XV/4/2000 z dnia 31 stycznia 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji na cele publiczne organizacjom pozarządowym działającym na terenie Brzezin na wykonywanie zadań im zleconych, sposobu ich rozliczania, sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, postanowiono, że udzielenie dotacji następuje po rozpatrzeniu ofert i wyborze najkorzystniejszej. Przedmiotowy wniosek nie zawierał podstawowych danych gwarantujących wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy, wymaganych przez art. 25 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
- w § 1 umowy nr 1/OK/2000 z dnia 1 lutego 2000 roku, zawartej pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny (dotującym), reprezentowaną przez Burmistrza Miasta i Zastępcę Burmistrza a BKS „Start” zapisano, że dotujący przeznaczy dotację w wysokości 120.000,00 zł bez wskazania zadania na realizację, którego została ona przyznana, z czego wynika, że w ten sposób dofinansowano działalność podmiotu spoza sektora finansów publicznych, w tym przypadku będącego stowarzyszeniem, podczas gdy zarówno z art. 118 ust.1 ustawy o finansach publicznych, jak i z uchwały nr XV/4/2000 wynika wyraźnie, że dotacja może być przyznana na realizację zadań własnych Gminy. Brak szczegółowego opisu w umowie powierzonego zadania naruszał art. 71 ust.2 pkt 1 w związku z art. 118 ust.2 ustawy o finansach publicznych,
- w § 6 pkt 1 umowy zawarte zostało uprawnienie dotującego do kontroli wykorzystania udzielonej dotacji, nie określono natomiast trybu kontroli wykonywania zadania, czym naruszono art. 71 ust.2 pkt 3 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych,
- przedmiotowa umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta, co naruszało art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym,
- umowa w sprawie dotacji została zawarta w dniu 1 lutego 2000 roku, natomiast pierwszego przelewu na rzecz BKS „Start” w kwocie 8.000 zł dokonano w dniu 18 stycznia 2000 roku, a więc z naruszeniem § 1 stosownej uchwały Rady Miasta oraz art. 118 ust.2 ustawy o finansach publicznych,
- łącznie od początku roku przekazano z budżetu kwotę dotacji w wysokości 122.500,00 zł, nie zawarto jednak stosownego aneksu do umowy, która przewidywała dotację w wysokości 120.000,00 zł.

2. Odnośnie dotacji udzielonych przez Gminę Miasto Brzeziny dla Szkolnego Związku Sportowego oraz Stowarzyszenia TKKF "Relaks" stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- porozumienia dotyczące przyznania dotacji zawarte zostały z naruszeniem regulacji dotyczących trybu przyznania dotacji wynikających z § 1 pkt 3 uchwały nr XV/4/2000 oraz z art.25 ust.2 i 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, gdyż ich podpisanie nie zostało poprzedzone złożeniem ofert,
- treść porozumień naruszała art. 71 ust.2 pkt 3 i 4 w związku z art. 118 ust.2 ustawy o finansach publicznych, a także § 2 pkt 1 i 4 przedmiotowej uchwały Rady Miasta Brzeziny, ponieważ nie określono trybu kontroli wykonywanego zadania oraz sposobu rozliczenia dotacji i zwrotu niewykorzystanej części, wskazując jedynie termin rozliczenia tj. 20 grudnia 2000 roku,
- porozumienia nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Miasta, co naruszało art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym,
- porozumienia w imieniu dotowanych podmiotów zostały zawarte jednoosobowo podczas, gdy ze statutu TKKF „Relaks” wynika, że dla ważności oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych oraz udzielania pełnomocnictw wymagane jest współdziałanie i podpisy prezesa oraz skarbnika lub dwóch innych upoważnionych członków zarządu (§ 21 ust.4 statutu TKKF „Relaks”),
- podobne nieprawidłowości stwierdzono również w 2001 roku. W stosunku do TKKF "Relaks" ustalono, że w 2001 roku na zadania własne z zakresu kultury fizycznej Gmina Miasto Brzeziny przyznała dotację w wysokości 6.000,00 zł, co nie zostało poprzedzone złożeniem oferty, a ponadto wypłata środków z budżetu nastąpiła z naruszeniem art. 118 ust.2 ustawy o finansach publicznych, gdyż nie została zawarta stosowna umowa.
3. W związku z kontrolą rozliczenia przekazanych dotacji stwierdzono, że Szkolny Związek Sportowy przedstawił rozliczenie finansowe za rok 2000, sporządzone 31 stycznia 2001 roku, co naruszało postanowienie § 4 stosownego porozumienia (w związku z § 2 pkt 2 przedmiotowej uchwały Rady Miasta) stanowiącego, że dotacja podlega rozliczeniu do 20 grudnia 2000 roku. Rozliczenie zawierało wykaz poniesionych wydatków na kwotę 2.000,00 zł (kwota rzeczywiście przyznanej dotacji). Rozliczenie dotacji za 2001 rok opatrzone zostało datą 11 lutego 2002 roku. Z rozliczenia wynikało, że niewykorzystana kwota dotacji, w wysokości 320,00 zł, przekazana została na rok 2002, co było niezgodne z § 2 ust. 3 ww. uchwały Rady Miasta.
Przedstawione przez TKKF „Relaks” zestawienie zbiorcze działalności finansowej za 2000 rok zawierało informacje, z których wynikało, że wpływy z dotacji wyniosły 5.700,00 zł, wydatki 5,680,03 zł. Pozostała na dzień 31 grudnia 2000 roku kwota 19,97 zł, którą zamiast zwrócić pozostawiono na rok następny, naruszając tym samym postanowienie § 2 ust. 3 przedmiotowej uchwały Rady Miasta, nakazujące zwrot niewykorzystanych w ustalonym terminie środków w całości. W 2001 roku TKKF „Relaks” w trakcie realizacji zadania składał rozliczenia z kolejno przekazywanych kwot dotacji. Ostatnie rozliczenie złożone w dniu 24 stycznia 2002 roku wykazało, że pozostała niewykorzystana kwota 14,48 zł, którą pozostawiono na następny rok.

Wykazane nieprawidłowości wynikające z niestosowania przez kontrolowaną jednostkę obowiązujących przepisów określających zasady przyznawania dotacji wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 9 ustawy o finansach publicznych.

W ZAKRESIE WYDATKÓW OSOBOWYCH

1. W poleceniach wyjazdu służbowego składanych przez pracowników Urzędu stwierdzono następujące niezgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 z późn.zm.) oraz z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych:
- nie wpisywano w polecenia wyjazdu miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej (wpisywana jest miejscowość do której pracownik jest delegowany) - naruszenie § 2 ww. rozporządzenia MPiPS,
- pracownicy Urzędu składali polecenia wyjazdu celem ich rozliczenia po upływie 7–mio dniowego terminu od zakończenia podróży służbowej, co było sprzeczne z § 3 ust. 2 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych,
- § 4 ust. 1 ww. instrukcji nakazuje przedkładanie rachunku kosztów podróży służbowej bezpośrednio do Naczelników Wydziałów, celem sprawdzenia pod względem merytorycznym. Na poddanych kontroli delegacjach brak było sprawdzenia pod względem wykonania polecenia wyjazdu służbowego,
- na poleceniach wyjazdu brak było daty ich przedłożenia do rozliczenia,
- dla Burmistrza Miasta polecenia wystawiane były przez osobę do tego nieupoważnioną tj. Zastępcę Burmistrza, zamiast przez Przewodniczącego Rady Miasta, który w imieniu pracodawcy winien określać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży - § 2 ww. rozporządzenia,
- nie określano pojemności silnika samochodu prywatnego i marki samochodu, którym odbyto podróż, co uniemożliwiało skontrolowanie prawidłowości stawek przyjętych do rozliczenia kosztów podróży samochodem własnym pracownika.
2. W uchwale nr XXII/52/2000 Rady Miasta Brzeziny z dnia 15 września 2000 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych (uchwała weszła w życie od dnia 1 sierpnia 2000 roku) nie określono zasad na jakich przysługuje dieta w odniesieniu do Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady Miasta oraz dla radnych będących społecznymi członkami Zarządu Miasta, pobierających diety w formie miesięcznego ryczałtu. Nie określono przykładowo skutków sytuacji, w której radny nie wykonuje swoich obowiązków z powodu choroby lub innej nieobecności. Zgodnie z art.25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym radnemu przysługuje dieta na zasadach określonych przez radę gminy. Dieta nie mając charakteru wynagrodzenia spełnia funkcje rekompensujące radnemu koszty udziału w pracach organów jednostki samorządu terytorialnego. Dlatego też prawo do jej otrzymania powinno być powiązane z faktycznym uczestnictwem w pracach rady gminy, komisji rady lub zarządu gminy. Wskazać także należy, ze zgodnie z § 77 ust.8 Statutu Miasta Brzeziny podstawą do wypłacania diety jest uczestnictwo w obradach Rady lub Komisji potwierdzone podpisem radnego na liście obecności.
3. W poleceniach wyjazdu służbowego rozliczanych przez radnych Gminy Miasta Brzeziny stwierdzono następujące niezgodności z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz.U. nr 66, poz.800 z późn. zm.):
- nie wpisywano w polecenia wyjazdu miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej (wpisywana jest miejscowość do której radny jest delegowany) - naruszenie § 2 ww. rozporządzenia,
- na poleceniach wyjazdu brak było daty przedłożenia do rozliczenia,
- stwierdzono przypadki wystawiania poleceń wyjazdu dla radnych przez osobę do tego nieupoważnioną, tj. odpowiednio Burmistrza i Wiceprzewodniczącego Rady Miasta, zamiast przez Przewodniczącego Rady Miasta, który winien określać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży - § 2 ust.1 ww. rozporządzenia,
- radni odbywali podróże służbowe samochodami nie będącymi własnością gminy. W takim przypadku, zgodnie z § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia, radnym przysługuje zwrot kosztów przejazdu wg. stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez radę gminy na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli, motorowerów nie będących własnością pracodawcy. Kontrolujący stwierdzili, że Rada Miasta Brzeziny nie określiła stawek za jeden kilometr przebiegu.
4. Zgodnie z art.6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996r., Dz. U. nr 70, poz.335 z późn.zm) Urząd Miasta winien do dnia 31 maja przekazać na rachunek funduszu kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art.5 ust.1-3 ww. ustawy. W 2000 roku powinna to być kwota 17.698,59 zł, przekazano natomiast 10.200,00 zł. W 2001 roku zamiast kwoty 19.547,01 zł przekazano kwotę 11.000,00 zł. Powyższe naruszało postanowienia powołanego art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

W ZAKRESIE WYDATKÓW INWESTYCYJNYCH

1. W toku postępowania kontrolnego ustalono, że jednostka, koszty inwestycyjne pokrywa z rachunku bieżącego jednostki. Nie prowadzono ewidencji na koncie syntetycznym 080 – „koszty inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenie kosztów inwestycyjnych na uzyskane efekty”. Księgowanie faktur odbywa się na koncie 902 – „wydatki budżetu”, w jednostce natomiast na koncie 810 – „dotacje budżetowe oraz środki na inwestycje”. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów jednostka ma obowiązek prowadzenia konta 080, na którym po stronie WN księguje się poniesione koszty inwestycji, saldo oznacza koszty inwestycji niezakończonych, zaś po stronie MA ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych np. środków trwałych, zaksięgowanych na podstawie dowodu przyjęcia zakończonej inwestycji na stan środków trwałych po stronie WN konta 011. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowane ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych.
2. Udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, na wykonanie dokumentacji technicznej dotyczącej budowy międzyszkolnej, krytej pływalni w Brzezinach.
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zamieszczono oświadczenia, czy zamawiający zamierza zwołać zebranie dostawców i wykonawców, co stanowiło naruszenie art. 35 ust.1 pkt 13 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 – dalej „ustawa”),
- zamawiający naruszył ciążący na nim obowiązek wynikający z art. 22 ust.4 ustawy, gdyż w postępowaniu o wartości powyżej 30.000 EURO nie zażądał od oferentów potwierdzenia oświadczeń dotyczących spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy w zakresie wskazanym w pkt 5 przywołanego przepisu (dotyczy wykluczenia z postępowania na podstawie art.19 ustawy – w szczególności nie żądano informacji z Centralnego Rejestru Skazanych - w zakresie określonym w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy),
- jeden z oferentów (oznaczony nr 3) złożył oświadczenie w trybie art.22 ust.5 ustawy, dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym, albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu w dniu 20 lipca 2000 roku, a więc przed dniem otwarciem ofert i ogłoszeniem podmiotów ubiegających się o przyznanie zamówienia, co nastąpiło 21 lipca 2000 roku. W sytuacji, gdy oferent nie znał uczestników postępowania, nie mógł złożyć wiarygodnego oświadczenia, że nie pozostaje z nimi w stosunku zależności lub dominacji. Zamawiający powinien zgodnie z art. 22 ust.6 wezwać uczestników postępowania do złożenia powyższego oświadczenia w wyznaczonym przez siebie terminie, podając jednocześnie wykaz uczestników postępowania. W przypadku, gdyby oferent nie złożył oświadczenia w wymaganym terminie lub pozostawał w stosunku zależności z innymi uczestnikami postępowania, powinien zostać wykluczony z postępowania (art.22 ust.7 ustawy). Podobna sytuacja, jak opisana powyżej dotyczyła oferty nr 7, która została złożona 21 lipca 2001 roku i zawierała wykaz załączników (str.3-4), w którym pod numerem 7 umieszczono przedmiotowe oświadczenie w sprawie dominacji i zależności. Ponadto w ofercie, zapisano, że została sporządzona na 50 kolejno ponumerowanych stronach. Wspomniane oświadczenie stanowi integralną część oferty i znajduje się na stronie 41. Data jego złożenia to 21 lipca 2000 roku, a więc data, którą zostały opatrzone pozostałe oświadczenia złożone powyższego dnia wraz z całą ofertą, tzn. w czasie kiedy oferent nie znał pozostałych uczestników postępowania. W tym przypadku można więc mieć uzasadnione wątpliwości dotyczące momentu złożenia oświadczenia, a w związku z tym i jego wiarygodności.
W przedłożonej kontrolującym dokumentacji brak było wykazu uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu, o którym mowa w art.22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych - będącego podstawą dla wykonawców do złożenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z zamawiającym, osobami biorącymi udział w postępowaniu po stronie zamawiającego oraz innymi uczestnikami postępowania (art.22 ust. 5 ustawy),
- oceny ofert dokonano niezgodnie z zasadą zawartą w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (pkt XIII, str. 13-15), gdyż maksymalnie można było uzyskać 100 punktów, natomiast sześć spośród ośmiu ocenionych ofert uzyskało powyżej 100 pkt. W przypadku wiarygodności i kosztów realizacyjnych zamierzenia inwestycyjnego zamawiający miał przyznawać punkty w oparciu o indywidualną ocenę poszczególnych członków komisji maksymalnie po 15%, za cenę 40%, za termin 30%. Przy spełnieniu kryterium wiarygodność - którego indywidualna ocena powinna uwzględniać doświadczenie w realizacji podobnych zamówień, przedstawione referencje, kwalifikacje zespołu projektowego i kondycję ekonomiczną - w stopniu zadowalającym, oferta powinna uzyskać 15 pkt, przy niewystarczającym spełnieniu kryterium punktacja miała zostać odpowiednio obniżona. Za koszty realizacyjne ocenione jako stosunkowo tanie można było przyznać 10 pkt, drogie 6-7 pkt, bardzo drogie 4-5 pkt. W samej specyfikacji pojawiły się, więc pewne sprzeczności, gdyż w przypadku kosztów raz mówi się, że można przyznać maksymalnie 15%, dalej natomiast wskazane jest, że za to kryterium można uzyskać 10 pkt. W takim przypadku suma możliwych do uzyskania punktów wynosiłaby 95 (cena – 40, termin – 30, wiarygodność – 15, koszty realizacji – 10), a nie 100, jak wynika z zapisu w innym miejscu tej samej specyfikacji. Przyznana przez zamawiającego liczba punktów miała wynikać z uśrednienia punktów przyznanych przez każdego z członków komisji indywidualnie. Ilość punktów za poszczególne kryteria, po uwzględnieniu ich znaczenia, sumuje się, otrzymując ilość punktów będącą oceną oferty. Natomiast punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji dla dwóch kryteriów tzn. wiarygodności i kosztów realizacji po zsumowaniu nie uśredniono, stąd ogólna punktacja przekraczała określone w specyfikacji 100 pkt. Pewna niespójność zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie dotyczącym opisu kryteriów oceny ofert oraz ich punktacji, a także odmienny od tych postanowień przyjęty sposób wyliczenia punktów przyznanych poszczególnym ofertom, nie wpłynęły jednak na wynik końcowy, w tym znaczeniu, że stosując postanowienia dotyczące uśrednienia punktacji, największą ilość punktów otrzymałaby również oferta nr 7, natomiast różnica pomiędzy zwycięską, a drugą ofertą nie byłaby tak znacząca. W wyniku dokonanej oceny oferta nr 7 uzyskała 176,1 pkt, zaś kolejna oferta nr 6 (Studio Architektury Rekreacyjnej, Olaf Chmielewski z Warszawy) 117,8 pkt. Stosując przy wyliczeniu postanowienia wynikające ze specyfikacji punktacja ta przedstawiałaby się następująco: oferta nr 7 - 81,09 pkt, oferta nr 1 - 75,1 pkt, podczas, gdy wg wyliczeń komisji oferta nr 1 otrzymała 108,5 pkt zajmując dopiero piątą pozycję. Podkreślić także należy, że jest to oferta, która zawierała najniższą cenę. Ponadto termin wykonania zamówienia wskazany przez oferenta nr 1 wynosił 81 dni od zawarcia umowy, natomiast w przypadku oferty nr 7 - 92 dni od podpisania umowy. Punkty uzyskane przez ofertę nr 1 wyniosły średnio: za: wiarygodność 2,16 (na 15 możliwych), za koszty realizacyjne 4,5 (na 10 możliwych). Decydujące znaczenie dla wyniku postępowania miały więc kryteria ocenne. Kontrolujący stwierdzili, że zawarte w kartach indywidualnej oceny ofert uzasadnienia dotyczące przyznanej przez poszczególnych członków komisji przetargowej ilości punktów nie były oparte na przesłankach, które powinny być – stosownie do cytowanych wyżej postanowień specyfikacji - wzięte pod uwagę przy dokonywaniu oceny wiarygodności oferenta. Przewodniczący komisji przyznając 1 punkt, w uzasadnianiu swojej decyzji zapisał cyt. „bardzo słaba oferta”, podobne adnotacje znalazły się na dwóch innych kartach oceny ofert (po 2 punkty), w jednym zaś przypadku członek komisji przetargowej odstąpił od podawania uzasadnień. Natomiast oferta nr 7 uzyskała za to kryterium średnio 10,66 pkt. Z dokumentacji wynika, że trzech członków komisji przetargowej przyznało ofercie po 13, 14 pkt za wiarygodność - na 15 możliwych do uzyskania – przywołując w uzasadnieniu okoliczności, które nie podlegały ocenie tj.: dobra architektura i rozwiązania funkcjonalne spełniające oczekiwania, koncepcja dobra, architektura ciekawa. Kryterium koszty realizacyjne ocenione zostało zupełnie dowolnie, gdyż ze sporządzonego dla potrzeb komisji zestawienia ofert (załącznik nr 106 do protokołu kontroli) wynikało, że oferta nr 1 miała niższe koszty, niż oferta nr 7 natomiast punktacja była zupełnie odmienna. Powyższe naruszało art. 48 ust.1 ustawy stanowiący, że przy dokonywaniu wyboru oferty stosuje się wyłącznie zasady i kryteria określone w zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W świetle przedstawionych rozważań prawdopodobna wydaje się teza, że ocena dokonana zgodnie z wymogami specyfikacji mogła prowadzić do odmiennego rozstrzygnięcia postępowania,
- umowa z dnia 29 września 2000 roku pomiędzy Gminą Miasto Brzeziny, reprezentowaną przez Burmistrza i Z-cę Burmistrza Miasta, a Inwest DFB Projektowanie i Realizacja Inwestycji, zawarta została po upływie terminu związania ofertą (termin upłynął w dniu 4 września 2000 roku). Zgodnie z art. 51 ust.1 ustawy zamawiający obowiązany był do zawarcia umowy w terminie nie krótszym, niż 7 dni od dnia ogłoszenia o wyniku przetargu, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą,
- zamawiający przyjął zabezpieczenie należytego wykonania umowy w postaci gwarancji ubezpieczeniowej wystawionej na okres krótszy niż ten na jaki powinno zostać złożone zabezpieczenie,
- wykonawca zobowiązał się do dostarczenia przedmiotu umowy wraz z wykazem opracowań oraz oświadczeniem o kompletności i prawidłowości do dnia 29 grudnia 2000 roku, za wyjątkiem pozwolenia na budowę, które miał dostarczyć w ciągu dwóch miesięcy po upływie powyższego terminu. Zamawiający zobowiązał się przekazać z chwilą podpisania umowy następujące dokumenty do wykonania projektów technicznych: decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, mapę do celów projektowych (§ 3 umowy). Do wskazanej umowy zawarto aneks nr 1/2000 z dnia 29 grudnia 2000 roku, w którym zapisano, że zamawiający dostarczy decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w terminie do dnia 31 marca 2001 roku, natomiast jednostka projektowa zobowiązuje się dostarczyć dzieło, z wyjątkiem pozwolenia na budowę w terminie do dnia 30 kwietnia 2001 roku. Przesunięcie terminu realizacji zamówienia spowodowane zostało koniecznością zmiany przeznaczenia jednej z nieruchomości objętych projektem i wynikającym stąd opóźnieniem wydania decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. Przedmiotowa decyzja została wydana dopiero w dniu 28 lutego 2001 roku przez Burmistrza Miasta Brzeziny. W dniu 2 listopada zamawiający przekazał wykonawcy ostateczną mapę do celów projektowych. Zgodnie z przytoczonym wyżej postanowieniem umownym wskazane dokumenty zamawiający miał przekazać z chwilą podpisania umowy, ponadto w jej § 13 zapisano, że nieważna jest zmiana oraz wprowadzenie nowych postanowień niekorzystnych dla zamawiającego, jeżeli na ich podstawie należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian jest następstwem okoliczności, których nie można było przewidzieć przy zawarciu umowy. Niewątpliwie niedotrzymanie terminu dostarczenia ww. dokumentów przez zamawiającego nie zostało spowodowane przez okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, gdyż nie mając przedmiotowej decyzji, której wydanie wiązało się ze zmianą planu przestrzennego zagospodarowania terenu, zamawiający nie mógł jej przekazać wykonawcy w dniu zawarcia umowy. Zmiana wprowadzona aneksem nr 1/2000 dotyczyła treści oferty przesuwając termin realizacji zamówienia, który był jednym z kryteriów oceny decydujących o wyborze oferty. Opóźnienie nastąpiło z przyczyn niezawinionych przez wykonawcę, jednak w omawianym przypadku obie strony podpisując umowę miały świadomość, że zamawiający nie przekaże z chwilą podpisania umowy dokumentów niezbędnych do wykonania prac objętych zamówieniem, co niewątpliwie wymuszało przesunięcie terminu zakończenia i przekazania całości prac,
- podane w ogłoszeniu o przetargu, opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych, terminy składania i otwarcia ofert były inne niż terminy określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

3. Udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, na wykonanie robót budowlanych międzyszkolnej krytej pływalni.
- oferta nr 6 została uznana za nieważną z powodu błędów formalnych, ponieważ wykonawca nie złożył oświadczenia o dominacji i zależności i stosownie do postanowień art.22 ust.7 ustawy zamawiający wykluczył z udziału w postępowaniu wspomnianego oferenta. Kontrolującym nie przedłożono wezwania skierowanego do oferentów w sprawie złożenia oświadczenia w wyznaczonym terminie wraz z wykazem wszystkich uczestników postępowania, stosownie do art.22 ust. 5 i 6 ustawy. Nie można stwierdzić, czy wezwanie takie dotarło do zainteresowanego oferenta. Nie sporządzając wskazanego wezwania na piśmie zamawiający naruszył art. 21 ust.1 i 2 ustawy,
- wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji bankowej z dnia 31 lipca 2001 roku (Banku Handlowego w Warszawie S.A.) na kwotę 168.000,00 zł, która ulega automatycznemu zmniejszeniu w dniu 2 czerwca 2003 roku o kwotę 117.000,00 zł do wysokości 51.000,00 zł i stanowić będzie zabezpieczenie roszczeń na okres rękojmi. Gwarancja ważna jest w okresie od podpisania umowy do dnia 2 czerwca 2006 roku, natomiast w § 22 umowy nr In. 21/2001 strony postanowiły, że wykonawca udziela zamawiającemu na wykonane roboty 60-miesięcznej gwarancji oraz 60-miesięcznego okresu rękojmi licząc od daty odbioru końcowego, termin zakończenia przedmiotu umowy strony ustaliły na dzień 31 maja 2003 roku (§ 4 umowy). Oznacza to, że gwarancja wygaśnie wcześniej niż odpowiedzialność wykonawcy za wady przedmiotu umowy, tym samym nie spełni podstawowej funkcji tzn. zabezpieczenia ewentualnych roszczeń,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zamieszczono oświadczenia, czy zamawiający zamierza zwołać zebranie dostawców i wykonawców (art. 35 ust.1 pkt 13 ustawy),
- specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie zawierała, poza podaniem znaczenia (30%), opisu kryterium doświadczenie i wiarygodność, z którego to opisu powinno wynikać jakie istotne elementy będą decydujące przy dokonywaniu oceny. Pozwoliło to także członkom komisji przetargowej na dokonanie, w ramach wskazanego kryterium, ocen o charakterze arbitralnym (patrz. ustalenia poniżej). Należy podkreślić, że pozostawienie tak znaczącego (w zasadzie nieograniczonego) pola swobody w odniesieniu do kryterium o charakterze podmiotowym dawało zamawiającemu możliwość dokonania wyboru oferty w sposób nie podlegający racjonalnej weryfikacji. Opisana sytuacja sprzyjać mogła również pojawieniu się zjawisk o charakterze korupcjogennym. Brak wskazanego opisu kryterium oceny oferty stanowił naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy,
- w odniesieniu do dokumentacji dotyczącej etapu oceny złożonych ofert kontrolujący stwierdzili, co następuje: członkowie komisji przetargowej dokonując oceny ofert w ramach kryterium doświadczenie i wiarygodność techniczno – ekonomiczna w uzasadnieniu swych decyzji co do ilości przyznanych punktów wskazywali, między innymi, okoliczności związane z terminami płatności, terminem realizacji inwestycji, a także okresami gwarancji i rękojmi. Okoliczności te, mające niewątpliwie istotne znaczenie dla zamawiającego, nie zostały wskazane przez niego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako kryteria oceny oferty. Powoływanie ich przy okazji oceny wiarygodności i doświadczenia oferenta potwierdza tezę o całkowitej dowolności członków komisji przetargowej przy formułowaniu ocen w oparciu o przedmiotowe kryterium.
Przykładowo, przewodniczący komisji przetargowej oceniając kryterium doświadczenie i wiarygodność w przypadku oferty nr 5 („Chemobudowa” S.A. z Łodzi) przyznał 1 punkt - uzasadniając swoją decyzję w następujący sposób: „mała wiarygodność kosztorysu ofertowego, wykonanie tylko jednej pływalni, długi termin realizacji”. Jeżeli chodzi o termin realizacji to nie był on kryterium podlegającym ocenie, a ponadto oferent zaproponował wykonanie przedmiotu zamówienia w terminie podanym w specyfikacji jako pożądany termin realizacji, tzn. do 31 grudnia 2003 roku. Wykonawca faktycznie wykonał tylko jedną pływalnię, ale stanowiącą część dużego obiektu „Centrum Wychowania Fizycznego i Sportu Uniwersytetu Łódzkiego”, o wartości 4.200.000,00 zł. Rzetelne wykonanie pływalni poświadczał list referencyjny Zastępcy Dyrektora Administracyjnego Uniwersytetu Łódzkiego ds. Technicznych.
Dodać należy, że wykonanie w ciągu ostatnich trzech lat przynajmniej jednej krytej pływalni zamawiający wskazał jako warunek wymagany od oferentów uczestniczących w postępowaniu, nigdzie natomiast nie wyjaśnił, że ilość wykonanych pływalni brana będzie pod uwagę na etapie oceny ofert.
Firma „Chemobudowa” wykonała również szereg innych inwestycji o dużych wartościach, np. adaptacja, modernizacja, przebudowa obiektów dla Prokuratury Okręgowej w Łodzi o wartości 11.000.000,00 zł. List referencyjny Zastępcy Prokuratora Okręgowego w Łodzi potwierdzał sprawne wykonywanie prac budowlanych, jakość nie budzącą zastrzeżeń, dotrzymywanie uzgodnionych terminów.
Podobnie jak przewodniczący komisji przetargowej na małą wiarygodność kosztorysu ofertowego firmy „Chemobudowa” w stosunku do kosztorysu inwestorskiego wskazali również dwaj inni członkowie komisji przetargowej przyznając ofercie nr 5 po 3 punkty, podczas gdy zaproponowana cena wynikała z kosztorysu zawierającego wszystkie elementy składające się na przedmiot zamówienia i była wiążąca dla oferenta. Ponadto zamawiający zastrzegł w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (pkt IX, ppkt 4), że oferta musi zawierać ostateczną cenę ryczałtową, która nie podlega waloryzacji, zgodną z kosztorysami ofertowymi, co stanowiło zabezpieczenie przed możliwością próby podwyższenia ceny po udzieleniu zamówienia.
Wydaje się, że przedstawiciele zamawiającego nie brali pod uwagę omawianej oferty, gdyż w dniu 12 czerwca 2001 roku dokonali wizji lokalnej basenów wykonanych przez dwóch oferentów – „Mitex” S.A. i „Budimex” S.A., natomiast nie sprawdzili wykonania hali sportowej z basenem UŁ, pomimo znacznej różnicy w cenie pomiędzy ofertami (oferta nr 5 „Chemobudowa” zawierała najniższą cenę). Z wizji lokalnej sporządzono notatkę służbową, w której powołano się na informacje uzyskane od inwestora bezpośredniego dotyczące nierzetelnego wykonania robót przez firmę „Mitex” (dotyczyło Zespołu Basenowo - Rekreacyjnego „Warszawianka – Wodny Park”, w Warszawie). Do notatki nie załączono żadnych dokumentów potwierdzających zawarte tam informacje i wnioski. Notatka dotyczyła trzech obiektów na terenie Warszawy, co przesądza, że dokonana wizja lokalna musiała mieć powierzchowny charakter. Jednocześnie należy wskazać, że w dokumentacji dotyczącej omawianego postępowania znajduje się referencja wystawiona przez inwestora ww. obiektu firmie „Mitex”, zawierająca całkowicie odmienne wnioski od zawartych w notatce służbowej (mowa, m.in., o rzetelności wykonawcy, wprowadzaniu nowoczesnych rozwiązań technicznych, wysokiej jakości wykonanych robót).
Dokonując oceny firmy „Mitex” członkowie komisji przetargowej powoływali się na ustalenia zawarte w notatce służbowej, co w kontekście poczynionych wyżej uwag wydaje się dalece niezrozumiałe. Przyjęcie wniosków zawartych w notatce (określonej jako notatka z wizji lokalnej !!), dotyczących jednego tylko obiektu, jako istotnej podstawy oceny doświadczenia i wiarygodności ekonomiczno - technicznej dużej firmy budowlanej wydaje się działaniem mało racjonalnym i budzi uzasadnione wątpliwości co do rzetelności pracy komisji przetargowej.
Komisja przetargowa za najkorzystniejszą uznała ofertę firmy „Budimex” S.A. – cena netto 5.598.977,34 zł. Cena oferowana przez firmę „Mitex” wynosiła 5.494.388,28 zł netto, a przez firmę „Chemobudowa” – 4.848.862 zł,
- zamawiający zastosował odmienny niż opisany w specyfikacji sposób obliczania ceny oferty. Specyfikacja przewidywała bowiem, że kryterium ceny będzie punktowane wg wzoru: cena najniższa dzielona przez cenę badaną x 10 punktów x 70%, a kryterium doświadczenie i wiarygodność techczniczno-ekonomiczna – maksymalna ilość punktów 10, przyznana wg indywidualnej oceny każdego z członków komisji w skali od 1 do 10. Wynik dla danego oferenta miał wynikać ze średniej arytmetycznej ocen indywidualnych x 30%. Łącznie można było więc uzyskać 10 punktów (cena – maksymalnie 1 x 10 pkt x 70% = 7 pkt, doświadczenie 5 członków komisji x 10 = 50 : 5 = 10 x 30% = 3 pkt). Oceny poszczególnych ofert przedstawiały się następująco: nr 1) 5,81 i 7,5 (łącznie 25) = 13,31, nr 2) 6,16 i 11,1 (łącznie 37) = 17,26, nr 3) 5,88 i 13,2 (łącznie 44) = 19,08, nr 4) 6,09 i 15 (łącznie 50) = 21,09, nr 5) 7 i 5,1 (łącznie 17) = 12,1. Komisja przetargowa zamiast zgodnie ze specyfikacją uśrednić punkty przyznane przez jej członków za kryterium doświadczenie i wiarygodność, pomnożyła sumę tych punktów przez odpowiednią wagę procentową. W efekcie za wiarygodność można było uzyskać maksymalnie 15 punktów, a za cenę 7 punktów.
Powyższe ustalenia wskazują na naruszenie art. 48 ust.1 ustawy stanowiącego, że przy dokonywaniu wyboru oferty stosuje się wyłącznie zasady i kryteria określone w zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
- na mocy uchwały nr XXVIII/11/2001 Rady Miasta Brzeziny z dnia 27 marca 2001 roku zaplanowano wydatki na realizację budowy pływalni w wysokości 949.670,00 zł (załącznik nr 6 do uchwały). Uchwałą nr XXXV/59/2001 Rady Miasta Brzeziny z dnia 26 listopada 2001 roku nastąpiło zmniejszenie wydatków na pływalnię o kwotę 214.607,00 zł. Plan po zmianach wyniósł 735.063,00 zł, natomiast wykonanie 283.406,00 zł. Rada Miasta Brzeziny w uchwale budżetowej nie określiła limitów wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne ujmowane w wykazie stanowiącym załącznik do uchwały budżetowej (możliwość taka wynika z art. 110 ust.1 ustawy o finansach publicznych). Rada Miasta nie podjęła także uchwały na podstawie art. 18 ust.2 pkt 9 lit. „e” ustawy o samorządzie gminnym dającej Zarządowi Miasta Brzeziny upoważnienie do zaciągania zobowiązań w zakresie inwestycji o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez Radę Gminy. W tej sytuacji zaciągnięcie zobowiązania pieniężnego na kwotę 5.990.905,75 zł, które nastąpiło na podstawie umowy nr In.21/2001 z dnia 1 sierpnia 2001 roku, stanowiło przekroczenie zakresu upoważnienia Zarządu Miasta do zaciągania zobowiązań obciążających budżet, co stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 7 ustawy o finansach publicznych.

4. Udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, na wykonanie docieplenia gimnazjum w Brzezinach ul. Boh. Warszawy nr 4, Etap I oraz docieplenia sali gimnastycznej i częściową wymianę stolarki okiennej.
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł oświadczenia, czy zamierza zwołać zebranie wykonawców, co było wymagane przez art.35 ust. 1 pkt 13 ustawy,
- zamawiający nie zawarł w specyfikacji wymogu złożenia zaświadczenia z Centralnego Rejestru Skazanych w zakresie określonym w art. 19 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy, co naruszało art. 22 ust. 4 ustawy, zgodnie z którym zamawiający żąda od wykonawców spełniania warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy (w postępowaniu o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO).
W konsekwencji braku żądania przez zamawiającego zaświadczenia z Centralnego Rejestru Skazanych członkowie komisji przetargowej badając oferty pod kątem spełnienia warunków wymaganych przez oferentów nie brali pod uwagę złożonych zaświadczeń z Centralnego Rejestru Skazanych, o czym świadczą sporządzone ZP–45 – „Zestaw dokumentów wymaganych od wykonawców biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego” i ZP – 46 – „Informacje o spełnieniu warunków wymaganych od wykonawców”.
Zaświadczenia „Zapytanie o karalność” z Centralnego Rejestru Skazanych nie złożył oferent nr 2 – Agencja Poszanowania Energii,
- brak było wykazu uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu, czym naruszono art. 22 ust. 6 ustawy, wymóg taki zawarto również w pkt VIII. 5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- w specyfikacji (pkt VIII.5.) zawarto zapis o tym, że oferent będzie zobowiązany złożyć oświadczenie, że nie pozostaje w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy z dnia 21.08.1997 roku Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym, albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu. Kontrolujący stwierdzili, że oferent nr 3 – Przedsiębiorstwo Instalacyjno Budowlane „INSBUD” złożył przedmiotowe oświadczenie w dniu 16 sierpnia 2000 roku, tj. w przeddzień terminu składania i otwarcia ofert, natomiast oferent nr 1 – Przedsiębiorstwo Budowlano – Montażowe „PEBEX” złożył przedmiotowe oświadczenie w dniu 22 sierpnia 2000 roku, w sytuacji gdy zgodnie z protokołem postępowania ZP – 1 prace komisji przetargowej zakończyły się dnia 17 sierpnia 2000 roku. Patrz: ustalenia dotyczące składania wskazanego oświadczenia powyżej),
- zgodnie z § 17 ust. 1 umowy, zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustalono w wysokości 10 % wynagrodzenia umownego netto. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustalone być powinno kwoty wynagrodzenia brutto,
- umowa o roboty budowlane nr In.-40/2000 zawarta została w dniu 31 sierpnia 2000 roku. Informacje cenowe z przedmiotowego postępowania oraz kopie najkorzystniejszej oferty zamawiający przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji w dniu 20 września 2000 roku, co oznaczało niedotrzymanie terminu określonego w rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii ofert najkorzystniejszej (Dz. U. Nr 43, poz. 260), wydanego na podstawie art. 25 ust. 5 ustawy. Zgodnie z § 1 ust. 2 przedmiotowego rozporządzenia informacje cenowe oraz kopię oferty najkorzystniejszej zamawiający przekazuje listem poleconym najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy.
Zawarte w informacji wartości robót budowlanych i oferowane ceny wpisano w kwotach netto, zamiast w kwotach brutto,
- w dniu 20 października 2000 roku zamawiający, na podstawie aneksu nr 1 do umowy z dnia 31 sierpnia 2000 roku, udzielił zamówienia z wolnej ręki, w trybie art. 71 ust. 1 pkt 1 ustawy, na roboty dodatkowe obejmujące: skucie ościeży poziomych i pionowych w celu zamontowania okien w ilości 234,2 mb, wykonanie tynków na ww. ościeżach, wykonanie montażu dodatkowych desek na dachu w celu montażu na niej rynien w ilości 14,80 m2, wywiezienie gruzu. Wybrano firmę „INSBUD” – realizującą przedmiotowe zamówienie. Wskazać należy, że w przypadku, gdy zamawiający udzielał zamówienia z wolnej ręki - w trybie art. 71 ust. 1 pkt 1 ustawy - winien zawrzeć nową umowę w konsekwencji udzielenia oddzielnego zamówienia publicznego, natomiast gdy na podstawie art. 76 ust. 1 ustawy, zamawiający rozszerzałby zakres zawartej umowy z powodu okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy powinien sporządzić aneks do zawartej umowy, nie poprzedzając tego faktu postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
- w dniu 11 grudnia 2000 roku sporządzono dokument „OT” – przyjęcie środka trwałego dla przedmiotowej inwestycji o wartości z rozliczenia 220.718,51zł.
Na karcie środka trwałego budynku szkolnego Szkoły Podstawowej nr 3 (Gimnazjum mieści się w Szkole Podstawowej nr 3) ujęto w zmianach wartości środka trwałego kwotę 218.318,51 zł. Nie ujęto w wartości środka trwałego kosztu wykonania audytu energetycznego w kwocie 2.400,00 zł, na podstawie którego opracowano dokumentację projektowo-kosztorysową.

Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych naruszenia zasad i formy udzielania zamówień publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.

W ZAKRESIE EWIDENCJI I INWENTARYZACJA MIENIA

1. W kontrolowanej jednostce brak było unormowań wewnętrznych określających zasady ewidencji majątku gminy. W zarządzeniu Nr 7 Burmistrza Miasta Brzeziny z dnia 12 października 1995 roku w sprawie zakładowego planu kont dla budżetu gminy ujęto jedynie wykaz kont, w którym zawarto konta zespołu „0” – „Majątek trwały”. Brak było pisemnego ustalenia metod prowadzenia ewidencji, stosownie do uregulowań zawartych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
2. Środki trwałe szkół podstawowych (nr 1, nr 2, nr 3), przedszkoli (nr 1, nr 3) oraz gimnazjum (mieszczącego się w SP Nr 3) ewidencjonowane są na kartach środka trwałego, poza księgą środków trwałych założoną w dniu 2 stycznia 1995 roku, w której prowadzone są zapisy analityczne do konta 011.
3. Wartość początkowa mienia ujęta w kartach środków trwałych prowadzonych dla szkół, przedszkoli i gimnazjum nie była zgodna z danymi na kartach inwentaryzacyjnych nieruchomości skomunalizowanych na podstawie decyzji Wojewody Łódzkiego, stwierdzających nabycie przez Gminę Miasto Brzeziny, z mocy prawa, nieodpłatnie nieruchomości dotyczących szkół, przedszkoli i gimnazjum. Ponadto w wymienionych wyżej kartach środka trwałego nie ujmowano powierzchni działki, numeru księgi wieczystej, co utrudniało zidentyfikowanie nieruchomości.
4. Mienie nabyte przez Gminę Miasto Brzeziny z mocy prawa, na podstawie decyzji Wojewody Łódzkiego, wydanych w latach 2000 – 2001, stwierdzających nabycie własności nieodpłatnie, nie zostało ujęte w ewidencji majątku Gminy Miasta Brzeziny.
5. Zmniejszenia wartości pozostałych środków trwałych w używaniu ewidencjonowane na koncie 013 strona Ma wyniosły w 2001 roku - 3.277,92 zł. W księgach inwentarzowych Urzędu nie ujęto po stronie rozchodów przedmiotów na ww. wartość.
6. W kontrolowanej jednostce stosuje się od 1997 roku przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 stycznia 1997 roku w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 1997 roku, Nr 6, poz.35) nie biorąc pod uwagę zmian wysokości stawek amortyzacyjnych wprowadzanych rozporządzeniami Ministra Finansów:
- z dnia 19 stycznia 1999 roku (Dz. U. Nr 6, poz.39),
- z dnia 9 grudnia 1999 roku (Dz. U. Nr 100, poz. 1175),
a następnie stawek wynikających z przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
8. W wyniku kontroli inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu przeprowadzonej w dniach 1 grudnia 2001 roku – 20 grudnia 2001 roku, wg stanu na dzień 30 listopada 2001 roku i kontroli danych zawartych w ewidencji księgowej, wg stanu na dzień 30 listopada 2001 roku stwierdzono, co następuje:
- zgodnie z arkuszami spisowymi nr 33 i 34, na których spisano programy komputerowe, wartość ich wyniosła 31.516,34 zł. Po dodaniu do kwoty określającej wartość programów komputerowych kwoty wartości gruntów oddanych w użytkowanie wieczyste spisanych na arkuszu nr 35 otrzymujemy kwotę 2.454.382,30 zł, natomiast zgodnie z wydrukiem stanu kont syntetycznych na dzień 30 listopada 2001 roku - stan konta 020 wartości niematerialnych i prawnych wyniósł 2.446.296,54 zł,
- inwentaryzacja wykazała stan zaksięgowanych na koncie 020 programów komputerowych na dzień 31 grudnia 2001 roku, a nie na dzień 30 listopada 2001 roku,
- zgodnie z protokołem rozliczenia wyników inwentaryzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ich wartość wg stanu na dzień 30 listopada 2001 roku wyniosła 5.299.074,82 zł. Natomiast zgodnie z ewidencją księgową (wydruk stanu kont syntetycznych listopad 2001 rok, konta 011 – 020) wartość środków trwałych (konto 011) wynosiła - 2.733.999,77 zł i wartości niematerialnych i prawnych (konto 020) wynosiła - 2.446.296,54 zł). Razem 5.180.296 zł.
- w księdze środków trwałych skreślenia z ewidencji sprzedanej nieruchomości zabudowanej położonej w Brzezinach przy ul. Fredry 7, (umowa sprzedaży, akt notarialny z dnia 26 stycznia 2001 roku repertorium A nr 311/01) dokonano w dniu 26 stycznia 2001 roku, natomiast w ewidencji księgowej prowadzonej komputerowo wartość środków trwałych ujętych na koncie 011 pomniejszono dopiero w styczniu 2002 roku,
- zgodnie z protokołem rozliczeń wyników inwentaryzacji wartość przedmiotów nietrwałych i wyposażenia na dzień 30 listopada 2001 roku wyniosła 77.344,46 zł, natomiast zgodnie z ewidencją księgową (wydruk stanu kont syntetycznych listopada 2001 rok), konto 013 „Pozostałe środki trwałe” wykazało saldo Wn kwotę 74.295,10 zł.


ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ

1. Na mocy porozumienia w sprawie przekazania środków na polepszenie bezpieczeństwa w mieście Brzeziny z dnia 25 lipca 2000 roku, zawartego z Komendą Powiatową Policji Powiatu Łódzkiego Wschodniego, Gmina Miasto Brzeziny zobowiązała się przekazać na rzecz Komisariatu Policji w Brzezinach kwotę 6.500 zł z przeznaczeniem na zakup sprzętu. Wymienione porozumienie nie zostało kontrasygnowane przez Skarbnika Miasta, co naruszało art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
2. Porozumienie z dnia 21 czerwca 2000 roku zostało zawarte pomiędzy Zarządem Miasta Brzeziny, reprezentowanym jednoosobowo przez Pana Marka Kłopockiego – Burmistrza Miasta Brzeziny a Komendą Powiatową Państwowej Straży Pożarnej Powiatu Łódzkiego Wschodniego. Na podstawie wymienionego porozumienia Zarząd Miasta przyznał Komendzie Powiatowej PSP dotację celową w wysokości 6.000 zł z przeznaczeniem na zakup sprzętu. Złożenie oświadczenia woli jednoosobowo przez Pana Marka Kłopockiego - Burmistrza Miasta Brzeziny naruszało zasady reprezentacji określone w art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.

Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Panią Burmistrz o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W szczególności należy:

1. Dokonać zmian w zakładowym planie kont, uwzględniając art.10 ust.1 pkt 3 lit „a” ustawy o rachunkowości oraz przepisy, obowiązującego od dnia 1 stycznia 2002 roku, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z wymogami art.10 ust.1 pkt 3 lit „a” ustawy o rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku, zakładowy plan kont powinien zawierać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
2. Zaktualizować Instrukcję w sprawie obiegu dokumentów finansowo – księgowych i ewidencji środków rzeczowych w Urzędzie Miasta w Brzezinach, uwzględniając uwagi zawarte w protokole kontroli.
3. Opracować procedury wewnętrznej kontroli finansowej – na podstawie art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych, uwzględniając zakres kontroli finansowej wyznaczony przez art.35a ust.1 i ust.2 tej ustawy. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontroli.
4. Zapewnić podejmowanie kontroli wobec podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych – na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych.
5. Zapewnić składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy zgodnie z wymogami wynikającymi z art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym (w brzmieniu ustalonym ustawą z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta – Dz. U. nr 113, poz. 984).
6. Zapewnić sporządzanie sprawozdań finansowych określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (bilans dla wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego, bilans skonsolidowany jednostki samorządu terytorialnego).
7. Zapewnić sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz zgodnie z wymogami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w szczególności sprawozdania zbiorcze sporządzać na podstawie sprawozdań jednostkowych złożonych przez jednostki budżetowe (w tym Urząd Miasta), zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze oraz fundusz celowy (nie posiadający osobowości prawnej).
8. Ewidencję rozrachunków z odbiorcami i dostawcami (konto 201) prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie zobowiązań wymagalnych. Kwoty zobowiązań wymagalnych wykazywać w obowiązujących sprawozdaniach budżetowych.
9. Zapewnić przestrzegania art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić – w postaci zapisu – każde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (w szczególności w odniesieniu do ewidencji konta 201).
10. Zapewnić przestrzeganie zasad rachunkowości określonych w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu zapłaty.
11. Wypłatę wynagrodzeń na ROR dla pracowników Urzędu, zwrot pożyczek do Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej, pożyczki z funduszu mieszkaniowego ewidencjonować na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, zamiast na koncie 229.
12. Wpłaty wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy księgować na koncie 240.
13. Do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” prowadzić konta pomocnicze z podziałem na dłużników wg podziałek klasyfikacji budżetowej.
14. Zapewnić prowadzenie ewidencji na koncie 080 (ewidencja kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenie kosztów inwestycji na uzyskane efekty).
15. Poprawek zapisów księgowych dokonywać w sposób określony przez art.25 ustawy o rachunkowości.
16. Egzekwować obowiązek składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne, na których ciąży obowiązek podatkowy, w terminie określonym w przepisach ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz ustawy w przepisach o podatku rolnym.
17. W przypadku nieterminowego wpłacania podatków przed podatników egzekwować należne odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych. Odsetki za zwłokę naliczać na dzień zapłaty przez podatnika zaległego podatku.
18. Zapobiegać powstawaniu lub niezwłocznie wyjaśniać powstałe rozbieżności w rejestrze wymiarowym podatku od nieruchomości od osób fizycznych oraz w rejestrze wymiarowym łącznego zobowiązania pieniężnego.
19. W przypadku zawiadomienia przez podatnika o zmianie sposobu wykorzystywania budynku albo gruntu lub ich części, mającej wpływ na wysokość opodatkowania w podatku od nieruchomości zmiany decyzji ostatecznej dokonywać na podstawie art.254 ustawy Ordynacja podatkowa w zw. z art.6 ust.7a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
20. Jeżeli w ciągu roku podatkowego nastąpiła zmiana sposobu wykorzystywania budynku i w konsekwencji gruntu pod budynkiem, mająca wpływ na wysokość opodatkowania naliczać podatek od gruntu od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła zmiana, zgodnie z art.6 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
21. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązuje art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
22. W uzasadnieniu faktycznym decyzji podatkowej wskazywać dowody, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 Ordynacji podatkowej.
23. Decyzje o umorzeniu zaległości podatkowej z urzędu wydawać wyłącznie w sytuacjach określonych w art.67 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
24. W miarę możliwości i potrzeb przeprowadzać kontrole podatkowe celem sprawdzenia zgodności ze stanem faktycznym wykazywanych przez podatników danych dotyczących przedmiotu opodatkowania podatkiem od nieruchomości.
25. Doręczać nakazy płatnicze na 14 dni przed terminem płatności I raty podatku pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego – celem umożliwienia podatnikowi zapłaty podatku w ustawowym terminie jego płatności.
26. Przestrzegać art.21 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym jeżeli przepisy nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego, powstającego w wyniku doręczenia decyzji, ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji, chyba, że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogące mieć wpływ na wysokość podatku są niezgodne ze stanem faktycznym. W razie wątpliwości co do danych zawartych w deklaracji organ podatkowy może także podjąć działania w trybie art.274 i 274a ustawy Ordynacja podatkowa (art.274a obowiązuje od dnia 1 stycznia 2003 roku).
27. Zapewnić podjęcie przez Radę Miasta uchwały zmieniającej uchwałę w sprawie opłaty targowej w zakresie uchylenia obowiązku uiszczenia opłaty targowej za wjazd na targowisko.
28. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
29. Przy ustalaniu kwot podatku oraz odsetek za zwłokę stosować art.63 ustawy Ordynacja podatkowa określający zasady zaokrąglania kwot.
30. Wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wywieszać w siedzibie Urzędu Miasta na okres 21 dni, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
31. Podawać do publicznej wiadomości informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży lub do oddania w użytkowanie wieczyste w sposób zwyczajowo przyjęty w Gminie Miasto Brzeziny, zgodnie z art.35 ust.1 ww. ustawy.
32. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste zamieszczać wszystkie informacje wynikające z art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
33. W ogłoszeniach o przetargach ustnych nieograniczonych zamieszczać informacje wymagane przez art.38 ust.2 w związku z art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
34. W ogłoszeniach o przetargach ustnych nieograniczonych na sprzedaż nieruchomości lub oddanie jej w użytkowanie wieczyste termin wpłaty wadium określać zgodnie z § 4 ust.2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów, który stanowi, że termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu.
35. W protokołach z przetargów ustnych nieograniczonych zamieszczać wszystkie informacje wymagane przez § 9 ust.2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów oraz zapewnić podpisanie protokołu przez przewodniczącego i wszystkich członków komisji przetargowej.
36. Zapewnić, aby osoby ustalone jako nabywcy nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego nieruchomości były zawiadamiane przez organizatora przetargu (a nie komisję przetargową) o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości lub oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, stosownie do postanowień art.41 ust.1 ustawy gospodarce nieruchomościami.
37. W umowach o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste ustalać sposób i termin zagospodarowania nieruchomości, zgodnie z celem na który nieruchomość została oddana w użytkowanie wieczyste, stosownie do postanowień art.62 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami;
38. W budżecie Miasta Brzeziny ujmować dochody i koszty (wydatki) dotyczące budynków przekazanych Towarzystwu Budownictwa Społecznego spółka z o.o. do zarządzania.
39. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
40. Za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi o powierzchni mniejszej niż 1 m2 pobierać opłatę stosownie do § 10 ust.3 wskazanego rozporządzenia, tzn. jak za obiekt, którego rzut poziomy zajmowałby powierzchnię 1 m2.
41. Egzekwować terminowe wnoszenie opłat za zajęcie pasa drogowego.
42. Wynagrodzenia dla członków miejskiej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych wypłacać zgodnie z zasadami ustalonymi przez Radę Miasta.
43. Dochody uzyskane z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wydatkować stosownie do art.182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, to jest wyłącznie na cele wskazane w miejskim programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
44. Dokonywać wypłaty ekwiwalentu dla członków ochotniczych straży pożarnych, biorących udział w działaniach ratowniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, zgodnie z art.28 ust.1 i 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
45. Wydatki na ochotnicze straże pożarne ponosić w granicach określonych przez art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej. Finansowanie orkiestry strażackiej możliwe jest ze środków planowanych w budżecie na działalność kulturalną.
46. Dotacje dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysków udzielać przestrzegając postanowień art. 25 ust.2, art. 92 pkt 5 i art. 118 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych oraz postanowień uchwały nr XV/4/2000 Rady Miasta Brzeziny.
47. Zawierając umowy związane z przyznaniem dotacji dla organizacji nie zaliczonych do sektora finansów publicznych przestrzegać postanowień art. 71 ust.2 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
48. Przestrzegać postanowień uchwały Rady Miasta nr XV/4/2000 oraz postanowień zawieranych umów w zakresie terminów rozliczenia i obowiązku zwrotu niewykorzystanych kwot dotacji.
49. W odniesieniu do poleceń wyjazdu służbowego:
- wpisywać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
- rozliczenia poleceń wyjazdu dokonywać w terminie określonym w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo- księgowych,
- dokonywać sprawdzenia pod względem wykonania polecenia służbowego,
- określać datę przedłożenia rachunku kosztów podróży,
- określać pojemność silnika samochodu prywatnego, którym odbyto podróż służbową.
50. Dokonać analizy uchwały Rady Miasta Brzeziny dotyczącej diet dla radnych, mając na względzie zawarte w wystapieniu pokontrolnym uwagi odnoszące się do zasad wypłaty diet (art.25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym).
51. Do dnia 31 maja przekazywać na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art.5 ust.1-3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
52. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i przepisów wykonawczych, w szczególności:
- art. 21 ustawy dotyczących obowiązku zachowania zasady pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 22 ust.4 ustawy zgodnie, z którym (w przypadku gdy wartość zamówienia przekracza 30.000 EURO) na zamawiającym ciąży obowiązek żądania od dostawców i wykonawców potwierdzenia oświadczeń dotyczących spełnienia warunków wynikających z art. 22 ust.2 ustawy,
- art. 22 ust.6 ustawy zgodnie, z którym zamawiający powinien podając jednocześnie wykaz uczestników postępowania oraz wykaz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu wezwać uczestników postępowania do złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie, oświadczenia dotyczącego pozostawania w stosunku dominacji lub zależności z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym i osobami po stronie zamawiającego,
- art. 22 ust.7 ustawy dotyczącego obowiązku wykluczenia z udziału w postępowaniu uczestników, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli oświadczenia, o którym mowa wyżej,
- art.27d ust.1 ustawy według którego zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w zaproszeniu do składania ofert,
- art.35 ust.1 pkt 6 ustawy zgodnie, z którym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia należy opisać wszelkie inne niż cena kryteria, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty (przy wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO),
- art. 35 ust.1 pkt 13 ustawy zgodnie, z którym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający powinien wskazać, czy zamierza zwołać zebranie dostawców i wykonawców,
- art.51 ust.1 ustawy określającego termin zawarcia umowy o zamówienie publiczne (przy wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO).
53. W przypadku złożenia przez wykonawców zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji bankowej sprawdzać, czy termin gwarancji pokrywa się z terminem na jaki powinno być złożone zabezpieczenie zgodnie z postanowieniami stosownej umowy.
54. Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustalać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002).
55. Przyjmując środki trwałe na stan po zrealizowaniu przeprowadzonej inwestycji ujmować w wartości środka trwałego koszt wykonania audytu energetycznego. Dokonać stosownej korekty co do inwestycji wskazanej w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
56. Ustalić zasady ewidencji majątku gminy i metody prowadzenia ewidencji, stosownie do uregulowań zawartych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości (ewidencja ilościowa, ewidencja ilościowo – wartościowa).
57. Środki trwałe szkół podstawowych, przedszkoli oraz gimnazjum ewidencjonować w księdze środków trwałych, w której prowadzone są zapisy analityczne do konta 011.
58. Dokonywać uzgodnień między ewidencją syntetyczną i analityczną konta 011 i 013.
59. W kartach środka trwałego ujmować również powierzchnię działki i numer księgi wieczystej.
60. Mienie nabyte przez Gminę Miasto Brzeziny z mocy prawa, na podstawie decyzji Wojewody Łódzkiego, stwierdzających nabycie własności nieodpłatnie, ująć w ewidencji majątku Gminy Miasto Brzeziny.
61. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarzać i amortyzować, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, albo stawek określonych w oparciu o § 5 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
62. Zapewnić rzetelne rozliczenie przeprowadzanych inwentaryzacji.
63. Zobowiązania dotyczące realizowanych inwestycji, w wysokości przekraczającej kwoty planowanych na dany rok wydatków, zaciągać w oparciu o stosowne uchwały Rady Miasta, podjęte na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit „e” ustawy o samorządzie gminnym lub w oparciu o limity wydatków określone w uchwalonych na podstawie art.110 ust.1 ustawy o finansach publicznych programach inwestycyjnych.
64. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dnia od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.

Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.


Do wiadomości.
1. Pan Przewodniczący
Rady Miasta Brzeziny
2. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Miasta Brzeziny
3. aa