Gm. Będków - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2002 roku
XMLTreść
Łódź, dnia 30 grudnia 2002 r.
Pan
LESŁAW KOŁODZIEJCZYK
Wójt Gminy Będków
WK – 0915/70/2002
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Będków wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono przypadki braku chronologii w zapisach w raportach kasowych, co stanowiło naruszenie punktu 11 instrukcji kasowej.
2. Stwierdzono przypadki pozostawiania w kasie gotówki ponad ustalony limit w wysokości 500 zł.
3. Na drukach poleceń wyjazdu służbowego nr nr 45/2000, 37/2000, 44/2000 brak było pokwitowania odbioru przez pracownika rozliczonych kosztów podróży służbowej.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych
1. Organ podatkowy nie egzekwował terminowego składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne w zakresie podatku od nieruchomości. Zgodnie z art.6 ust.8 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 9, poz. 81 z późn. zm.) osoby prawne zobowiązane były do składania organowi gminy deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, w terminie do dnia 15 stycznia tego roku.
2. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych o numerach 4/2000, 6/2000, 7/2000 nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego, co było niezgodne z art.210 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.).
3. Stwierdzono przypadek braku dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, przed wydaniem decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku od nieruchomości, mającego na celu ustalenie istnienia lub nie ustawowych przesłanek zastosowania przedmiotowej instytucji prawa podatkowego (art.48 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
4. W odniesieniu do decyzji nr 7/2000 z dnia 2 lutego 2000 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych kontrolujący stwierdzili, że wniosek podatnika we wskazanej sprawie wpłynął w dniu 2 lutego 2000 roku, natomiast protokół dotyczący stanu majątkowego podatnika sporządzony został już 28 stycznia 2000 roku, czyli 5 dni przed datą wpływu wniosku.
5. Decyzja nr 3310/9/00 z dnia 28 września 2000 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych wydana została z naruszeniem art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa określającego terminy załatwiania spraw. Wniosek podatnika wpłynął w dniu 19 lipca 2000 roku, decyzja wydana została po upływie ponad dwóch miesięcy od złożenia wniosku. Organ podatkowy nie zawiadomił jednocześnie podatnika o nie załatwieniu sprawy w terminie, stosownie do wymogu wynikającego z art.140 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Naruszenie przepisów dotyczących terminu załatwiania spraw kontrolujący stwierdzili również w odniesieniu do decyzji nr 310/9/2001 z dnia 6 grudnia 2001 roku w sprawie umorzenia odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowej płatności podatku od nieruchomości od osób prawnych oraz rozłożenia na raty zaległości podatkowej.
6. W odniesieniu do decyzji o numerach 1/2000, 2/2000, 3/2000, 1/2001, 2/2001, 3/2001, 5/2001 dotyczących ulg żołnierskich w zakresie podatku rolnego kontrolujący stwierdzili brak w dokumentacji wniosków podatników w sprawie udzielenia przedmiotowej ulgi.
7. Kontrolujący stwierdzili przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych i łącznego zobowiązania pieniężnego, co stanowiło naruszenie przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie dochodów z majątku
1. Kontrolujący ustalili, że Zarząd Gminy Będków nie sporządził i nie podał do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży dotyczącego działki nr 149/4, położonej w Będkowie, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn zm.).
2. W związku ze sprzedażą ww. nieruchomości organizator przetargu nie zawiadomił osoby ustalonej nabywcą nieruchomości o miejscu i terminie w zawarcia umowy w sposób wymagany przez art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
W zakresie wydatków na ochronę przeciwpożarową
Kontrolujący stwierdzili jeden przypadek wydatkowania środków w wysokości 96,95 zł na cele nie związane z ochroną przeciwpożarową. Zakres finansowania z budżetu gminy jednostek ochotniczych straży pożarnych określony został przez art. 32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.). Zgodnie z art.32 ust.2 ww. ustawy gmina ponosi koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej jednostek osp. Stosownie do art.32 ust.3 przedmiotowej ustawy gmina ma również obowiązek bezpłatnego umundurowania członków ochotniczej straży pożarnej oraz ubezpieczenia w instytucji ubezpieczeniowej członków ochotniczej straży pożarnej i młodzieżowej drużyny pożarniczej.
W zakresie gospodarki transportowej
Stwierdzono przypadki dokonywania poprawek na kartach drogowych przy użyciu korektora, co stanowiło naruszenie art.22 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76 poz. 694). Zgodnie z przytoczonym przepisem błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb.
W zakresie realizacji inwestycji i stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, na wykonanie modernizacji drogi gminnej we wsi Drzazgowa Wola, w maju 2000 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał dokumentów potwierdzających spełnienie przez oferentów niektórych warunków wymienionych w art.22 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664), co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 ww. ustawy (np. brak zaległości w zakresie podatków lokalnych, niekaralność),
- zamawiający nie odrzucił oferty Zakładu Budowy i Eksploatacji Dróg i Mostów, która nie spełniała wymogów zamawiającego określonych w specyfikacji co do przedłożenia referencji od co najmniej trzech zamawiających, co stanowiło naruszenie art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający w ogłoszeniu o wynikach przetargu, przesłanym oferentom, nie wskazał ceny wybranej oferty, co stanowiło naruszenie art.50 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, co stanowiło naruszenie art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zabezpieczenie należytego wykonania umowy miało zostać utworzone z potrąceń z faktur za częściowo wykonane roboty. Wykonawca wniósł 30% kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy po dacie zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794 – obecnie nie obowiązujące). Pozostała część zabezpieczenia nie została potrącona przez zamawiającego z faktur przejściowych. Zawarta umowa nie przewidywała zresztą możliwości wystawiania takich faktur (rozliczenie miało nastąpić tylko na podstawie faktury końcowej),
- w umowie zawartej w dniu 18 maja 2000 roku z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo – Mostowych, Spółka z o.o. , Piotrków Tryb., jako termin wykonania prac podano datę 16 czerwca 2000 roku. Kontrolujący ustalili, że w dacie zawarcia umowy zamawiający nie dysponował jeszcze pozwoleniem na budowę w odniesieniu do zleconych do wykonania prac. Strony umowy ustalając w niej wskazany wyżej termin musiały mieć świadomość, że termin ten nie może zostać dotrzymany. Aneksem nr 1z dnia 15 czerwca 2000 roku, do umowy z dnia 18 maja 2000 roku, termin wykonania robót przesunięto na dzień 15 sierpnia 2000 roku. Pozwolenie na budowę dotyczące modernizacji drogi we wsi Drzazgowa Wola wydane zostało w dniu 29 czerwca 2000 roku (uprawomocniło się w dniu 14 lipca 2000 roku).
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości przedmiotu zamówienia do 30.000 EURO, na zakup koparko – spycharki, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- przetarg nieograniczony ogłoszony został w dniu 14 października 1999 roku, tymczasem oferty na dostawę sprzętu mają daty 12 października 1999 roku (oferta Przedsiębiorstwa Wielobranżowego „JERSAK”, Żagań) i 11 października 1999 roku (oferta Przedsiębiorstwa Usługowo Produkcyjnego ZNMR Spółka z o.o., Żary). Prowadzi to do wniosku, że oferty te nie mogły zostać złożone w związku z ogłoszonym przetargiem. W dokumentacji przedstawionej kontrolującym znajduje się ponadto pismo Przedsiębiorstwa Usługowo Produkcyjnego ZNMR z dnia 15 października 1999 roku, adresowane do Urzędu Gminy w Będkowie, w którym Zastępca Dyrektora ds. technicznych, powołując się na rozmowę telefoniczną z dnia 14 października 1999 roku, informuje o dokonaniu korekty w zaoferowanej cenie sprzedaży koparki „Białoruś” do ceny 55.000 zł. Wynika z powyższego, że już w dacie ogłoszenia przetargu zamawiający znał cenę oferowaną przez Przedsiębiorstwo i prowadził co do niej rozmowy. W ofercie Przedsiębiorstwa Usługowo Produkcyjnego ZNMR nie wskazano terminu dostawy sprzętu, czego wymagał zamawiający w ogłoszeniu o przetargu. W sytuacji gdyby oferta została złożona w ramach ogłoszonego postępowania podlegałaby ona odrzuceniu w oparciu o art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
Powyższe przesłanki uzasadniają wniosek, że zamówienia udzielono z pominięciem procedur określonych ustawą o zamówieniach publicznych – to jest z naruszeniem art.12a ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do zakupu materiałów (kliniec) na modernizację drogi Teodorów, w październiku i listopadzie 2001 roku, kontrolujący stwierdzili, że zamawiający dokonał podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art.3 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do zawarcia umowy dotyczącej obsługi prawnej Urzędu Gminy (umowa z dnia 1 stycznia 2000 roku) kontrolujący stwierdzili, że udzielenie zamówienia publicznego w tym zakresie nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenia art.12a ww. ustawy.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych
Kontrolujący stwierdzili, ze Zarząd Gminy nie egzekwował półrocznego rozliczenia dotacji udzielonej, na podstawie umowy z dnia 29 marca 2000 roku, na rzecz LKS Będków. Wymóg takiego rozliczenia przewidywał § 6 ww. umowy.
W zakresie realizacji zadań związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi
Kontrolujący stwierdzili, że członkowie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie odbyli stosownych przeszkoleń w zakresie profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi, co było wymagane przez 41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W szczególności należy:
1. Przestrzegać chronologii zapisów w sporządzanych raportach kasowych.
2. Nie przekraczać wyznaczonych granic gotówki, która może pozostać w kasie.
3. Zapewnić kwitowanie przez pracowników pobieranych należności z tytułu rozliczonych podróży służbowych.
4. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
5. Sporządzać uzasadnienie prawne i faktyczne decyzji, na podstawie których przyznano ulgę w zapłacie podatku, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Przestrzegać terminów określonych w przepisach Ordynacji podatkowej w zakresie załatwiania spraw.
7. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541).
8. Poprawek na kartach drogowych dokonywać zgodnie z wymogami wynikającymi z art.22 ust.3 ustawy o rachunkowości.
9. Dokonywać wydatków na funkcjonowanie jednostek ochotniczych straży pożarnych w zakresie wyznaczonym przez art.32 ust.2 i ust.3 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
10. Egzekwować rozliczenia udzielanych dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych w terminach określonych w zawartych umowach.
11. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
12. Osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości zawiadamiać o miejscu i terminie sporządzenia umowy sprzedaży najpóźniej w ciągu 21 dni od daty rozstrzygnięcia przetargu, zgodnie z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
13. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i przepisów wykonawczych, w szczególności:
- art.3 ust.2 ustawy zakazującego podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy,
- art.12a ustawy, zgodnie z którym zamówienia publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w przedmiotowej ustawie,
- art.19 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania i art.27a ustawy określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.22 ust.4 ustawy zobowiązującego zamawiającego do żądania, w postępowaniu o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia przez oferentów warunków wskazanych w art.22 ust.2 ustawy,
- art.50 ust.1 ustawy zobowiązującego zamawiającego do podania w informacji o wyborze oferty ceny najkorzystniejszej oferty.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Pan Przewodniczący Rady Gminy w Będkowie
- Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Będkowie
- aa
Pan
LESŁAW KOŁODZIEJCZYK
Wójt Gminy Będków
WK – 0915/70/2002
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Będków wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono przypadki braku chronologii w zapisach w raportach kasowych, co stanowiło naruszenie punktu 11 instrukcji kasowej.
2. Stwierdzono przypadki pozostawiania w kasie gotówki ponad ustalony limit w wysokości 500 zł.
3. Na drukach poleceń wyjazdu służbowego nr nr 45/2000, 37/2000, 44/2000 brak było pokwitowania odbioru przez pracownika rozliczonych kosztów podróży służbowej.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych
1. Organ podatkowy nie egzekwował terminowego składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne w zakresie podatku od nieruchomości. Zgodnie z art.6 ust.8 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 9, poz. 81 z późn. zm.) osoby prawne zobowiązane były do składania organowi gminy deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, w terminie do dnia 15 stycznia tego roku.
2. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych o numerach 4/2000, 6/2000, 7/2000 nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego, co było niezgodne z art.210 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.).
3. Stwierdzono przypadek braku dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, przed wydaniem decyzji o odroczeniu terminu płatności podatku od nieruchomości, mającego na celu ustalenie istnienia lub nie ustawowych przesłanek zastosowania przedmiotowej instytucji prawa podatkowego (art.48 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa).
4. W odniesieniu do decyzji nr 7/2000 z dnia 2 lutego 2000 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych kontrolujący stwierdzili, że wniosek podatnika we wskazanej sprawie wpłynął w dniu 2 lutego 2000 roku, natomiast protokół dotyczący stanu majątkowego podatnika sporządzony został już 28 stycznia 2000 roku, czyli 5 dni przed datą wpływu wniosku.
5. Decyzja nr 3310/9/00 z dnia 28 września 2000 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych wydana została z naruszeniem art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa określającego terminy załatwiania spraw. Wniosek podatnika wpłynął w dniu 19 lipca 2000 roku, decyzja wydana została po upływie ponad dwóch miesięcy od złożenia wniosku. Organ podatkowy nie zawiadomił jednocześnie podatnika o nie załatwieniu sprawy w terminie, stosownie do wymogu wynikającego z art.140 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Naruszenie przepisów dotyczących terminu załatwiania spraw kontrolujący stwierdzili również w odniesieniu do decyzji nr 310/9/2001 z dnia 6 grudnia 2001 roku w sprawie umorzenia odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowej płatności podatku od nieruchomości od osób prawnych oraz rozłożenia na raty zaległości podatkowej.
6. W odniesieniu do decyzji o numerach 1/2000, 2/2000, 3/2000, 1/2001, 2/2001, 3/2001, 5/2001 dotyczących ulg żołnierskich w zakresie podatku rolnego kontrolujący stwierdzili brak w dokumentacji wniosków podatników w sprawie udzielenia przedmiotowej ulgi.
7. Kontrolujący stwierdzili przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych i łącznego zobowiązania pieniężnego, co stanowiło naruszenie przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie dochodów z majątku
1. Kontrolujący ustalili, że Zarząd Gminy Będków nie sporządził i nie podał do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży dotyczącego działki nr 149/4, położonej w Będkowie, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn zm.).
2. W związku ze sprzedażą ww. nieruchomości organizator przetargu nie zawiadomił osoby ustalonej nabywcą nieruchomości o miejscu i terminie w zawarcia umowy w sposób wymagany przez art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
W zakresie wydatków na ochronę przeciwpożarową
Kontrolujący stwierdzili jeden przypadek wydatkowania środków w wysokości 96,95 zł na cele nie związane z ochroną przeciwpożarową. Zakres finansowania z budżetu gminy jednostek ochotniczych straży pożarnych określony został przez art. 32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.). Zgodnie z art.32 ust.2 ww. ustawy gmina ponosi koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej jednostek osp. Stosownie do art.32 ust.3 przedmiotowej ustawy gmina ma również obowiązek bezpłatnego umundurowania członków ochotniczej straży pożarnej oraz ubezpieczenia w instytucji ubezpieczeniowej członków ochotniczej straży pożarnej i młodzieżowej drużyny pożarniczej.
W zakresie gospodarki transportowej
Stwierdzono przypadki dokonywania poprawek na kartach drogowych przy użyciu korektora, co stanowiło naruszenie art.22 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76 poz. 694). Zgodnie z przytoczonym przepisem błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb.
W zakresie realizacji inwestycji i stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, na wykonanie modernizacji drogi gminnej we wsi Drzazgowa Wola, w maju 2000 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie żądał dokumentów potwierdzających spełnienie przez oferentów niektórych warunków wymienionych w art.22 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664), co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 ww. ustawy (np. brak zaległości w zakresie podatków lokalnych, niekaralność),
- zamawiający nie odrzucił oferty Zakładu Budowy i Eksploatacji Dróg i Mostów, która nie spełniała wymogów zamawiającego określonych w specyfikacji co do przedłożenia referencji od co najmniej trzech zamawiających, co stanowiło naruszenie art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający w ogłoszeniu o wynikach przetargu, przesłanym oferentom, nie wskazał ceny wybranej oferty, co stanowiło naruszenie art.50 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie wskazał terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, co stanowiło naruszenie art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zabezpieczenie należytego wykonania umowy miało zostać utworzone z potrąceń z faktur za częściowo wykonane roboty. Wykonawca wniósł 30% kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy po dacie zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794 – obecnie nie obowiązujące). Pozostała część zabezpieczenia nie została potrącona przez zamawiającego z faktur przejściowych. Zawarta umowa nie przewidywała zresztą możliwości wystawiania takich faktur (rozliczenie miało nastąpić tylko na podstawie faktury końcowej),
- w umowie zawartej w dniu 18 maja 2000 roku z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo – Mostowych, Spółka z o.o. , Piotrków Tryb., jako termin wykonania prac podano datę 16 czerwca 2000 roku. Kontrolujący ustalili, że w dacie zawarcia umowy zamawiający nie dysponował jeszcze pozwoleniem na budowę w odniesieniu do zleconych do wykonania prac. Strony umowy ustalając w niej wskazany wyżej termin musiały mieć świadomość, że termin ten nie może zostać dotrzymany. Aneksem nr 1z dnia 15 czerwca 2000 roku, do umowy z dnia 18 maja 2000 roku, termin wykonania robót przesunięto na dzień 15 sierpnia 2000 roku. Pozwolenie na budowę dotyczące modernizacji drogi we wsi Drzazgowa Wola wydane zostało w dniu 29 czerwca 2000 roku (uprawomocniło się w dniu 14 lipca 2000 roku).
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości przedmiotu zamówienia do 30.000 EURO, na zakup koparko – spycharki, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- przetarg nieograniczony ogłoszony został w dniu 14 października 1999 roku, tymczasem oferty na dostawę sprzętu mają daty 12 października 1999 roku (oferta Przedsiębiorstwa Wielobranżowego „JERSAK”, Żagań) i 11 października 1999 roku (oferta Przedsiębiorstwa Usługowo Produkcyjnego ZNMR Spółka z o.o., Żary). Prowadzi to do wniosku, że oferty te nie mogły zostać złożone w związku z ogłoszonym przetargiem. W dokumentacji przedstawionej kontrolującym znajduje się ponadto pismo Przedsiębiorstwa Usługowo Produkcyjnego ZNMR z dnia 15 października 1999 roku, adresowane do Urzędu Gminy w Będkowie, w którym Zastępca Dyrektora ds. technicznych, powołując się na rozmowę telefoniczną z dnia 14 października 1999 roku, informuje o dokonaniu korekty w zaoferowanej cenie sprzedaży koparki „Białoruś” do ceny 55.000 zł. Wynika z powyższego, że już w dacie ogłoszenia przetargu zamawiający znał cenę oferowaną przez Przedsiębiorstwo i prowadził co do niej rozmowy. W ofercie Przedsiębiorstwa Usługowo Produkcyjnego ZNMR nie wskazano terminu dostawy sprzętu, czego wymagał zamawiający w ogłoszeniu o przetargu. W sytuacji gdyby oferta została złożona w ramach ogłoszonego postępowania podlegałaby ona odrzuceniu w oparciu o art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
Powyższe przesłanki uzasadniają wniosek, że zamówienia udzielono z pominięciem procedur określonych ustawą o zamówieniach publicznych – to jest z naruszeniem art.12a ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do zakupu materiałów (kliniec) na modernizację drogi Teodorów, w październiku i listopadzie 2001 roku, kontrolujący stwierdzili, że zamawiający dokonał podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art.3 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do zawarcia umowy dotyczącej obsługi prawnej Urzędu Gminy (umowa z dnia 1 stycznia 2000 roku) kontrolujący stwierdzili, że udzielenie zamówienia publicznego w tym zakresie nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenia art.12a ww. ustawy.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych
Kontrolujący stwierdzili, ze Zarząd Gminy nie egzekwował półrocznego rozliczenia dotacji udzielonej, na podstawie umowy z dnia 29 marca 2000 roku, na rzecz LKS Będków. Wymóg takiego rozliczenia przewidywał § 6 ww. umowy.
W zakresie realizacji zadań związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi
Kontrolujący stwierdzili, że członkowie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie odbyli stosownych przeszkoleń w zakresie profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi, co było wymagane przez 41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W szczególności należy:
1. Przestrzegać chronologii zapisów w sporządzanych raportach kasowych.
2. Nie przekraczać wyznaczonych granic gotówki, która może pozostać w kasie.
3. Zapewnić kwitowanie przez pracowników pobieranych należności z tytułu rozliczonych podróży służbowych.
4. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
5. Sporządzać uzasadnienie prawne i faktyczne decyzji, na podstawie których przyznano ulgę w zapłacie podatku, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.210 § 1 pkt 6 w zw. z art.210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Przestrzegać terminów określonych w przepisach Ordynacji podatkowej w zakresie załatwiania spraw.
7. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541).
8. Poprawek na kartach drogowych dokonywać zgodnie z wymogami wynikającymi z art.22 ust.3 ustawy o rachunkowości.
9. Dokonywać wydatków na funkcjonowanie jednostek ochotniczych straży pożarnych w zakresie wyznaczonym przez art.32 ust.2 i ust.3 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
10. Egzekwować rozliczenia udzielanych dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych w terminach określonych w zawartych umowach.
11. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
12. Osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości zawiadamiać o miejscu i terminie sporządzenia umowy sprzedaży najpóźniej w ciągu 21 dni od daty rozstrzygnięcia przetargu, zgodnie z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
13. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i przepisów wykonawczych, w szczególności:
- art.3 ust.2 ustawy zakazującego podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy,
- art.12a ustawy, zgodnie z którym zamówienia publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w przedmiotowej ustawie,
- art.19 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania i art.27a ustawy określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.22 ust.4 ustawy zobowiązującego zamawiającego do żądania, w postępowaniu o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia przez oferentów warunków wskazanych w art.22 ust.2 ustawy,
- art.50 ust.1 ustawy zobowiązującego zamawiającego do podania w informacji o wyborze oferty ceny najkorzystniejszej oferty.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Pan Przewodniczący Rady Gminy w Będkowie
- Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Będkowie
- aa