Gm. Parzęczew - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w I półroczu 2003 roku.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 29 września 2003 r.
Pan
Ryszard Nowakowski
Wójt Gminy
Parzęczew
WK – 0915/55/2003
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Parzęczew wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:
W zakresie kontroli wewnętrznej
W okresie objętym kontrolą organ wykonawczy gminy nie przeprowadzał kontroli w stosunku do jednostek podległych i nadzorowanych – na podstawie art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148).
W zakresie zaciągania kredytów i pożyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych)
Kontrolujący stwierdzili, że w 2002 roku organ wykonawczy gminy zawarł sześć umów na podstawie, których zaciągnął kredyty i pożyczki na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach. Zobowiązania te zostały zaciągnięte z naruszeniem kompetencji Rady Gminy wynikającej z art. 18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem do wyłącznej kompetencji rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawie zaciągania długoterminowych pożyczek i kredytów. Zgodnie natomiast z art. 58 ww. ustawy, uchwały organów gminy dotyczące zobowiązań finansowych powinny wskazać źródła dochodów, z których zobowiązania te zostaną pokryte. Uchwały te zapadają bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy składu organu gminy. Opisane działanie organu wykonawczego gminy nastąpiło z naruszeniem upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet, co wypełniało znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 7 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie udzielania i rozliczania zaliczek
Wniosek o zaliczkę z dnia 9 stycznia 2001 roku, który dotyczył ubezpieczenia wyposażenia stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej na kwotę 1.500 zł, rozliczono w dniu 16 stycznia 2001 roku. Do powyższego rozliczenia załączono faktury i polisy na kwotę 1.439 zł, w tym fakturę VAT nr 16/I/K/01 z dnia 15 stycznia 2001 roku na kwotę 50,00 zł za uczestnictwo w I Ogólnopolskim Kongresie Kupców Łódź 2001. Powyższy rachunek nie miał związku z celem na jaki zaliczka została udzielona.
W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych
1. Wójt Gminy Parzęczew wydając decyzje dotyczące umorzenia tylko części zaległości podatkowych i odsetek, o których umorzenie wnioskował podatnik, wskazywał w decyzji uzasadnienie częściowego umorzenia, brak było natomiast uzasadnienia dotyczącego odmowy umorzenia pozostałej części zaległości podatkowej, co stanowiło naruszenie art.210 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.).
2. Kontrolujący stwierdzili, ze decyzją Fn 3102/9/2002 z dnia 25 lutego 2002 roku Wójt Gminy umorzył zaległość podatkową w zakresie podatku od nieruchomości, za styczeń 2002 roku. Wniosek podatnika uzasadniony został okolicznością przejęcia nieruchomości, będącej w złym stanie technicznym. W decyzji podatkowej umorzenie uzasadniono zgodnie z twierdzeniami wniosku podatnika, dodając jednocześnie, że organ podatkowy postanowił udzielić wnioskodawcy pomocy poprzez umorzenie w części zaległości podatkowych. Wobec powyższych ustaleń, należy wskazać, że zgodnie z art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, umorzenie zaległości podatkowej mogło nastąpić w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. W omawianej sprawie, przedłożona kontrolującym dokumentacja, nie odnosiła się do przesłanek wymienionych w art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Ponadto umorzenie zaległości wobec podatnika będącego przedsiębiorcą mogło nastąpić zgodnie z przepisami o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców. W przedmiotowej sprawie ustawa z dnia 30 czerwca 2000 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 60, poz. 704 – obecnie nie obowiązująca) nie została zastosowana.
3. Podatnicy podatku od środków transportowych w swoich podaniach o umorzenie zaległości podatkowej (odsetek za zwłokę) lub rozłożenie na raty zapłaty podatku jako powód umorzenia, rozłożenia na raty, podawali trudną sytuację finansową. Jednakże nie załączali do swoich wniosków żadnych dokumentów mogących to potwierdzić. Ze sporządzonych protokołów o stanie majątkowym podatników wynikało często, że ogólna sytuacja finansowa podatnika była dobra. Zgromadzony przez organ podatkowy materiał nie miał zatem powiązania z treścią wydawanych rozstrzygnięć.
4. Kontrolujący stwierdzili nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych wobec zaległości podatkowych lub zaniechanie podjęcia takich czynności. Przykładowo w 2002 roku nie wystawiono żadnego tytułu wykonawczego. Powyższe naruszało obowiązujące w tym zakresie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz.790 – obowiązujące do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541). Ww. akty prawne nakładały na wierzyciela obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty należności w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel winien wysyłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany był do wystawienia tytułu wykonawczego.
W zakresie opłat za zajęcie pasa drogowego
1. W kontrolowanej jednostce nie przestrzegano procedur przewidzianych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm.), poprzedzających wydanie decyzji w sprawie zajęcia pasa drogowego.
2. Zastosowano nieprawidłową stawkę opłaty za zajęcie pasa drogowego w celu wykonania robót drogowych, co naruszało § 8 ust.3 ww. rozporządzenia oraz zastosowano nieprawidłową wysokość jednorazowej opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem dróg, co naruszało przepis § 10 ust.2 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia.
3. Kontrolowana jednostka nie podjęła działań windykacyjnych mimo braku wpłaty ustalonych dwoma decyzjami opłat (decyzje z dnia 30 września 2002 roku), co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
W zakresie wydatków na zadania z zakresu pomocy społecznej
1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Parzęczewie nie posiadał Regulaminu Organizacyjnego, natomiast zgodnie z § 6 Statutu GOPS-u szczegółową organizację wewnętrzną i zakresy zadań poszczególnych stanowisk pracy powinien określić regulamin organizacyjny ośrodka pomocy.
2. Dokonując kontroli decyzji: nr PS/ZSW/1/02 z dnia 14 stycznia 2002 roku, przyznającej zasiłek stały wyrównawczy, stwierdzono błąd przy wyliczaniu dochodu na osobę w rodzinie w wywiadzie środowiskowym aktualizującym, sporządzonym w dniu 14 stycznia 2002 roku. Błąd ten został skorygowany w dalszej części aktualizacji wywiadu i decyzja została wydana w prawidłowej wysokości. Ponadto przy decyzji nr PS/C-O/132/02 z dnia 28 maja 2002 roku, przyznającej pomoc rzeczową w postaci zakupu posiłków w szkole (zasiłek celowy), aktualizując wywiad środowiskowy sporządzony w dniu 14 maja 2002 roku, przyjęto błędnie kryterium dochodowe dla osoby/rodziny (wynikające z art.4 i 4a ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej) poprzez zaliczenie jednego z członków rodziny (dziecka) do osób powyżej 15 roku życia, co przyczyniło się do błędnego wyliczenia powyższego kryterium. Błąd ten nie wpłynął jednak na wysokość zasiłku celowego określonego w decyzji wydanej w powyższej sprawie.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
Kontrola poleceń wyjazd służbowego wykazało przypadki nieprawidłowego ich wypełniania i rozliczania (np. rozliczono inny środek transportu niż wskazany w poleceniu wyjazdu, trasa wyjazdu była inna niż w poleceniu wyjazdu).
W zakresie wydatków inwestycyjnych i stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
Wykonanie wodociągu i kanalizacji w ul. Łęczyckiej i ul. Rocha w Parzęczewie. Przetarg nieograniczony. Wartość zamówienia poniżej 30.000 EURO. 2002 rok.
1. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta nr 2, który nie spełnił wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz nie odrzucił oferty nr 1, która była sprzeczna ze specyfikacją warunków zamówienia. W konsekwencji postępowanie powinno zostać unieważnione na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. W dniu 12 listopada 2002 roku dokonano protokołem końcowego odbioru robót, nie wnosząc żadnych uwag co do jakości wykonanych prac, stwierdzając, że prace zakończyły się zgodnie z terminem zawartym w umowie, czyli w dniu 30 października 2002 roku. Kontrolujący stwierdzili, że według zapisów zawartych w Dzienniku Budowy nr 1/2002, wydanym w dniu 7 października 2002 roku, prace budowlane przy kanalizacji sanitarnej w ul. Św. Rocha zostały zakończone w dniu 22 listopada 2002 roku, co potwierdzili wpisami kierownik budowy i inspektor nadzoru. Ponadto w przedstawionej do kontroli dokumentacji znajdowała się deklaracja zgodności nr S/02/998/3 dla włazów kanałowych, które zostały zakupione fakturą nr S/02/998 z dnia 31 października 2002 roku.
Wskazuje to na nierzetelne wpisy w protokole odbioru co do terminu wykonywania robót.
Zgodnie z § 11 zawartej umowy wykonawca winien zapłacić zamawiającemu kary umowne za zwłokę w wykonaniu określonych w umowie przedmiotów odbioru w wysokości 0,2% wynagrodzenia ustalonego w umowie za te przedmioty odbioru, za każdy dzień zwłoki.
Powyższa kara nie została naliczona.
3. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentu potwierdzającego wniesienie – przez oferenta - zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które zgodnie z postanowieniami umowy miało być wniesione w dniu podpisania umowy.
Wykonanie wodociągu i kanalizacji w ulicy Łęczyckiej w Parzęczewie. Przetarg nieograniczony. Wartość zamówienia do 30.000 EURO. Czerwiec 2001 rok.
1. Kontrolującym nie przedstawiono kosztorysu inwestorskiego, w związku z czym nie można było określić wartości zamówienia. Zgodnie z art.35 ust.2 i ust.2a ustawy o zamówieniach publicznych, zamawiający zobowiązany był posiadać w stosunku do robót budowlanych kosztorys inwestorski, stanowiący podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia.
2. Kontrolującym nie przedłożono także ogłoszenia o wynikach postępowania, które powinno być podane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń UG, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.50 ust.2 ww. ustawy, który stanowił, że ogłoszenie zawierające o wyborze oferty niezwłocznie zamieszcza się w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego.
3. Zamawiający doręczył wybranemu oferentowi zawiadomienie o wyborze oferty, bez podania daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentu potwierdzającego wniesienie - przez oferenta - zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Ponadto nie dokonano potrąceń na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy z faktur, wystawionych przez wykonawcę, za częściowe wykonanie robót (2.314,48 zł). Dokonano jedynie potrącenia kwoty 806,40 zł z faktury nr 56/01/FV z dnia 15 listopada 2001 roku. Powyższe niezgodne było z przepisem § 5 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenia należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794 – obecnie nie obowiązujące).
5. W dniu 22 sierpnia 2001 roku podpisany został aneks nr 1 do umowy z dnia 11 czerwca 2001 roku, dotyczącej budowy sieci wodociągowej wraz z przyłączami. Aneksem zwiększono zakres rzeczowy o roboty związane z odtworzeniem nawierzchni chodnika (zastąpienie płyt chodnikowych kostką brukową) po wbudowaniu sieci wodociągowej. Wartość robót ustalono na kwotę 13.000 zł. W związku ze zwiększeniem zakresu robót zmieniono termin zakończenia zadania, który ustalono na dzień 31 maja 2002 roku (termin zakończenia prac zawarty w umowie - 31 sierpnia 2001 roku). Zamówienia udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki – na podstawie art.71 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Wobec faktu, że zamówienie podstawowe dotyczyło wykonania sieci wodociągowej, a zamówienie udzielone w trybie zamówienia z wolnej ręki ułożenia kostki brukowej, nie została – we wskazanym stanie faktycznym – spełniona przesłanka określona w art.71 ust.1 pkt ww. ustawy (w ówczesnym brzmieniu), a dotycząca konieczności zachowania tych samych norm, standardów i parametrów. Zamawiający naruszył tym samym art.14 ust.2 ww. ustawy, zgodnie z którym udzielenie zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony mogło nastąpić wyłącznie w okolicznościach wskazanych w ustawie.
6. Prace polegające na ułożeniu kostki brukowej w ciągu chodnika realizowane były na ulicy Łęczyckiej, która jest drogą powiatową - nie były zatem związane z realizacją zadań przypisanych gminnym jednostkom samorządu terytorialnego. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.) zarząd drogami powiatowymi należał do zarządu powiatu (jako zarządcy drogi). Ustawa przewidywała możliwość przekazania zarządzania drogami publicznymi (w części lub całości) pomiędzy zarządcami dróg, w drodze porozumienia (art.19 ust.4 ww. ustawy). Porozumienie to byłoby zarazem podstawą do przekazania środków na wykonywanie powierzonych zadań. W opisanym stanie faktycznym porozumienie takie nie zostało zawarte.
7. Wykonawca wystawił faktury za wykonanie prac, m.in. fakturę nr 56/01/FV z dnia 15 listopada 2001 roku dla Urzędu Gminy w Parzęczewie za wykonanie sieci wodociągowej w ul. Łęczyckiej na kwotę 17.256,96 zł. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzona do wypłaty. Ponadto inspektor Urzędu Gminy potwierdził wykonanie powyższych prac, a do faktury załączono protokół inwentaryzacji wykonanych robót. Faktura ta wpłynęła do Urzędu Gminy (zgodnie z pieczątką) w dniu 4 grudnia 2001 roku. Natomiast zgodnie z przedstawionymi kontrolującym przelewami za fakturę zapłacono w dniu 26 listopada 2001 roku i w dniu 7 grudnia 2001 roku. Zapłata dokonana w dniu 26 listopada 2001 roku nastąpiła zatem przed wpływem faktury, jej sprawdzeniem i zatwierdzeniem do wypłaty.
8. Kontrolujący stwierdzili ponadto, że Gmina dwukrotnie zapłaciła wykonawcy za fakturę o numerze 8/02/FV z dnia 6 czerwca 2002 roku, wystawioną za odtworzenie nawierzchni ulicy po robotach wodociągowych, na kwotę 13.910,00 zł. Do Urzędu Gminy wpłynął oryginał faktury oraz jej kopia. Obydwa dokumenty zostały opisane pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone do wypłaty. Zapłaty dokonano poleceniami przelewu w dniu 17 lipca 2002 roku i powtórnie w dniu 9 sierpnia 2002 roku (czyli w odstępie niecałego miesiąca). W związku z czym dokonano dwukrotnej zapłaty za te same roboty. Bezpodstawnie przekazana z budżetu kwota wynosiła 13.910 zł.
Powyższe świadczy o braku należytego nadzoru ze strony merytorycznie właściwych pracowników nad realizacją i rozliczaniem przedmiotowej inwestycji oraz wskazuje na istotnie wadliwe funkcjonowanie procedur kontroli wewnętrznej w zakresie bieżącej kontroli przebiegu operacji gospodarczej (finansowej), wskutek czego zaistniał uszczerbek w majątku kontrolowanej jednostki. W trakcie czynności kontrolnych RIO w Łodzi kwota bezpodstawnej wypłaty została przez wykonawcę zwrócona do budżetu Gminy.
Wykonanie wodociągu i kanalizacji w ulicy Łęczyckiej w Parzęczewie. Przetarg nieograniczony. Wartość zamówienia do 30.000 EURO. Październik 2001 rok.
1. Wartość zamówienia została określona na podstawie kosztorysu inwestorskiego i wynosiła 106.093,79 zł + VAT. Po szczegółowej analizie powyższego kosztorysu inspektorzy kontroli stwierdzili, że w kosztorysie przewidziano prace polegające na rozbiórce nawierzchni drogowej wykonanej z masy bitumicznej i trylinki, a nie przewidziano konieczności odtworzenia nawierzchni drogowej do stanu pierwotnego, po zakończeniu prac ziemnych. W związku z powyższym należy uznać, że podmiot wykonujący przedmiotową usługę (sporządzenie kosztorysu inwestorskiego) wykonał ją z nienależytą starannością.. Ponadto pominięcie w kosztorysie wskazanego zakresu prac, integralnie związanych z pozostałymi robotami, prowadziło do zaniżenia oszacowanej wartości zamówienia publicznego i przyjęcia uproszczonej procedury przetargu nieograniczonego. W dniu 11 listopada 2001 roku podpisany został aneks nr 1 do umowy dotyczącej wykonania sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, zwiększający zakres prac o roboty związane z odtworzeniem nawierzchni ulicy po wbudowanej sieci wodociągowej i kanalizacyjnej. W umowie z dnia 24 października 2001 roku wskazano ponadto, że obowiązkiem wykonawcy jest doprowadzenie terenu do stanu pierwotnego po zakończeniu robót.
2. Kontrolującym nie przedłożono oferty nr 2, która wpłynęła na przetarg nieograniczony. Według złożonych przez inspektora ds. inwestycji Urzędu Gminy wyjaśnień oferta powinna znajdować się u inwestora zastępczego – Wojewódzkiego Przedsiębiorstwa Usług Inwestycyjnych w Łodzi. Należy wskazać, że zgodnie z art.26a ustawy o zamówieniach publicznych, zamawiający zobowiązany jest, przez okres 3 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do przechowywania ofert w sposób gwarantujący ich nienaruszalność.
3. W dokumentacji przedstawionej do kontroli brakowało ogłoszenia o wynikach postępowania, które powinno być wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, stosownie do wymogu wynikającego z art.50 ust.2 ww. ustawy, który stanowił, że ogłoszenie o wyborze oferty niezwłocznie zamieszcza się w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego.
4. W zawiadomieniu o wyborze oferty przesłanym oferentowi zamawiający nie podał daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ww. ustawy.
5. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentu potwierdzającego wniesienie – przez oferenta - zabezpieczenia należytego wykonania umowy (30% kwoty zabezpieczenia miało być wniesione gotówką w dniu podpisania umowy), zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenia należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia oraz postanowieniami zawartej umowy. Kontrolujący stwierdzili, że część zabezpieczenia została potrącona z faktury wykonawcy (kwota 3.034,95 zł).
6. Kolejne inwestycje (środki trwałe z inwestycji) związane z modernizacją sieci wodociągowej i budową kanalizacji w Parzęczewie nie zostały przyjęte do ewidencji środków trwałych.
Budowa Hali Sportowej w ramach rozbudowy budynku Gimnazjum w Parzęczewie. Przetarg nieograniczony. Wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO. 2002 rok.
1. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferentów, którzy nie spełnili wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Z uwagi na fakt, że w postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, postępowanie winno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
2. Z dokumentacji wynikało także, że zamawiający doręczył wybranemu oferentowi zawiadomienie o wyborze oferty bez podania daty zawarcia umowy, co niezgodne było z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Wykonawca "PRZEMYSŁÓWKA - SKANSKA" S.A. złożyła gwarancję bankową z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wymaganej wysokości, z datą wystawienia 12 listopada 2002 roku. Natomiast zgodnie z zapisami zawartymi w umowie zabezpieczenie winno zostać złożone przed podpisaniem umowy, tj. do dnia 4 listopada 2002 roku.
W zakresie wydatków bieżących na zakup dostaw i usług
Pełnienie funkcji inwestora zastępczego przy budowie Sali Gimnastycznej dla Gimnazjum w Parzęczewie.
1. Członkowie komisji przetargowej nie złożyli oświadczeń co do istnienia lub nie okoliczności wymienionych przez art.20 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W 2003 roku, inwestor zastępczy (WPUI) wystawił fakturę nr 1/In/2003 z dnia 7 stycznia 2003 roku dla Urzędu Gminy w Parzęczewie za pełnienie funkcji inwestora zastępczego przy realizacji zadania inwestycyjnego "Budowa Sali Gimnastycznej dla Gimnazjum w Parzęczewie", na kwotę 1.450,18 zł. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do zapłaty. Faktura została zapłacona przelewem dnia 17 stycznia 2003 roku.
W trakcie sprawdzania dokumentacji księgowej stwierdzono, że powyższa faktura VAT została ujęta w karcie wydatków za 2002 rok, pod pozycją nr 12 z datą 31 grudnia 2002 roku i zaliczona do kosztów 2002 roku. Powyższe niezgodne było z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić – w postaci zapisu – każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Jednocześnie stosownie do zasady wynikającej z art.14 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki powinny być ujmowane w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu którego dotyczą.
Stwierdzone w toku kontroli naruszenia zasad, form i trybu przy udzielaniu zamówień publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji majątku gminy oraz przeprowadzania inwentaryzacji.
1. Księgi inwentarzowe zawierały braki (brak przesznurowania, podpisu kierownika urzędu, strony nie ponumerowane), co było niezgodne z wymogami wynikającymi z art.13 ust.4 ustawy z dnia o rachunkowości.
2. W odniesieniu do inwentaryzacji przeprowadzonej w 2001 roku stwierdzono, że członkowie komisji inwentaryzacyjnej pobrali 11 arkuszy spisu z natury, natomiast do spisu wykorzystano 16 arkuszy spisu z natury.
3. Dokonywanie poprawek w arkuszach spisowych od nr 12 do nr 14 poprzez korektorowania, co było niezgodne z art. 22 ust.3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym przepisem błędy w wewnętrznych dowodach księgowych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby upoważnionej.
W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej
Stwierdzono zawarcie porozumień przez Gminę Parzęczew, w dniu 11 lipca 2001 roku z Powiatem Zgierskim oraz w dniu 25 listopada 2002 roku z Wojewodą Łódzkim, bez podjęcia przez Radę Gminy stosownej uchwały, na podstawie art.18 ust.2 pkt 11 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresie dotacji przekazywanych na rzecz zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych
W 2002 roku dla Zakładu Gospodarki Komunalnej w Parzęczewie została przekazana dotacja przedmiotowa w kwocie 218.450 zł, z przeznaczeniem na dowóz dzieci do szkoły. Przekazanie dotacji nastąpiło z naruszeniem art.117 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Według powołanego przepisu z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogą być udzielane dotacje przedmiotowe dla zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych kalkulowane według stawek jednostkowych. Stawki dotacji przedmiotowych ustala organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego – na podstawie delegacji zawartej w art.117 ust.3 ww. ustawy.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżeniu występowania ich w przyszłości kieruję następujące wnioski pokontrolne:
1. Podejmować kontrole wobec podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych, w zakresie określonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
2. Przestrzegać wyłącznej kompetencji rady gminy do podejmowania uchwał w sprawie zaciągania długoterminowych kredytów lub pożyczek, wynikającej z art. 18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy o samorządzie gminnym. Stosownie do art. 58 ww. ustawy, uchwały organów gminy dotyczące zobowiązań finansowych powinny wskazać źródła dochodów, z których zobowiązania te zostaną pokryte. Uchwały te zapadają bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy składu organu gminy.
3. Przestrzegać wyłącznej kompetencji Rady Gminy do podejmowania uchwał w sprawie przyjęcia zadań z zakresu administracji rządowej oraz z zakresu właściwości powiatu, zgodnie z art.18 ust.2 pkt 11 ustawy o samorządzie gminnym.
4. Przestrzegać art.19 ust.4 ustawy o drogach publicznych, w zakresie przekazywania między zarządcami dróg zadań związanych z zarządem drogami publicznymi.
5. Zapewnić prawidłowe funkcjonowanie procedur kontroli wewnętrznej, w szczególności, w zakresie bieżącej kontroli realizowanych operacji gospodarczych i finansowych - w tym kontroli wykonywanej przez służby finansowe Urzędu Gminy.
6. Zapewnić należyty nadzór merytorycznie właściwych pracowników Urzędu Gminy nad realizacją i rozliczaniem zadań inwestycyjnych.
7. Zapewnić rzetelne sporządzanie dokumentacji związanej z odbiorem realizowanych robót budowlanych (w szczególności protokołów odbioru).
8. Zapewnić by pobrane przez pracowników zaliczki wykorzystywane były na cele zgodne z wnioskiem dotyczącym udzielenia zaliczki.
9. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
10. Przestrzegać obowiązku uzasadnienia całego rozstrzygnięcia zawartego w decyzji podatkowej (np. w przypadku umorzenia części zaległości podatkowej, której dotyczył wniosek podatnika – należy uzasadnić rozstrzygnięcie co do umorzenia zaległości w części oraz co do odmowy umorzenia zaległości w pozostałej części). W uzasadnieniu faktycznym decyzji wskazywać dowody, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
11. Wydając decyzje dotyczące ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowej, odroczenie terminu płatności podatku), na wniosek podatnika będącego przedsiębiorcą, przestrzegać przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 141, poz.1177 z późn. zm.).
12. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
13. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych, określających procedurę wydawania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
14. Stosować prawidłowe stawki za zajęcie pasa drogowego oraz za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem dróg, określone w przepisach ww. rozporządzenia. Wskazać należy, że z dniem 1 października 2002 roku utracił moc prawną § 10b ww. rozporządzenia, stanowiący podstawę do waloryzacji stawek opłat.
15. Zobowiązać kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej do ustalenia regulaminu organizacyjnego określającego organizację wewnętrzną i zakresy zadań poszczególnych stanowisk pracy GOPS w Parzęczewie.
16. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych na podstawie prawidłowo wystawionych poleceń wyjazdu służbowego.
17. Ustalić wartość i przyjąć na ewidencję majątkową środki trwałe uzyskane w wyniku inwestycji (budowa kanalizacji, modernizacja sieci wodociągowej).
18. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, a w szczególności:
- art.12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.14 ust.2 ustawy, zgodnie z którym zamówienie publiczne może być udzielone w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach wskazanych w ustawie,
- art.19 ust.1 ustawy, określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art.20 ust.2 ustawy, zobowiązującego osoby występujące w imieniu zamawiającego, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, do składania pisemnych oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy,
- art.27a ust.1 ustawy, określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.27b ust.1 ustawy, określającego przesłanki unieważnienia postępowania,
- art.35 ust.2 i 2a ustawy, zobowiązujących zamawiającego, w odniesieniu do robót budowlanych, do posiadania kosztorysu inwestorskiego. Kosztorys inwestorski stanowi podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane,
- art. 50 ust.1 i 2 ustawy, określających obowiązki zamawiającego związane z ogłoszeniem wyniku postępowania,
19. W odniesieniu do robót budowlanych zapewnić by opracowane kosztorysy inwestorskie obejmowały cały zakres robót, które w ramach zamówienia muszą być wykonane - aby nie dochodziło do sytuacji zaniżenia wartości zamówienia publicznego w celu pominięcia pełnej procedury udzielenia zamówienia publicznego (powyżej 30.000 EURO).
20. Egzekwować od oferentów wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przestrzegać unormowania zawarte w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002).
21. W przypadku nieterminowego wykonania przedmiotu umowy, przez wykonawcę, dokonywać analizy czy nie zachodzą przesłanki do dochodzenia zastrzeżonych w umowie kar umownych.
22. Przestrzegać zasad udzielania dotacji przedmiotowych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wynikających z art. 117 ustawy o finansach publicznych.
23. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić – w postaci zapisu – każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
24. Zapewnić prawidłową ewidencję arkuszy spisu z natury, jako druków ścisłego zarachowania.
25. Poprawek na arkuszach spisu z natury dokonywać zgodnie z warunkami określonymi w art.22 ust.3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym błędy w wewnętrznych dowodach księgowych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby upoważnionej.
26. Prowadzić księgi inwentarzowe zgodnie z wymogami zawartymi w art.13 ust.4 ustawy o rachunkowości.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 cyt. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Parzęczewie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Parzęczewie
3. aa
Łódź, dnia 29 września 2003 r.
Pan
Ryszard Nowakowski
Wójt Gminy
Parzęczew
WK – 0915/55/2003
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Parzęczew wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:
W zakresie kontroli wewnętrznej
W okresie objętym kontrolą organ wykonawczy gminy nie przeprowadzał kontroli w stosunku do jednostek podległych i nadzorowanych – na podstawie art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148).
W zakresie zaciągania kredytów i pożyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych)
Kontrolujący stwierdzili, że w 2002 roku organ wykonawczy gminy zawarł sześć umów na podstawie, których zaciągnął kredyty i pożyczki na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach. Zobowiązania te zostały zaciągnięte z naruszeniem kompetencji Rady Gminy wynikającej z art. 18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem do wyłącznej kompetencji rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawie zaciągania długoterminowych pożyczek i kredytów. Zgodnie natomiast z art. 58 ww. ustawy, uchwały organów gminy dotyczące zobowiązań finansowych powinny wskazać źródła dochodów, z których zobowiązania te zostaną pokryte. Uchwały te zapadają bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy składu organu gminy. Opisane działanie organu wykonawczego gminy nastąpiło z naruszeniem upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet, co wypełniało znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 7 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie udzielania i rozliczania zaliczek
Wniosek o zaliczkę z dnia 9 stycznia 2001 roku, który dotyczył ubezpieczenia wyposażenia stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej na kwotę 1.500 zł, rozliczono w dniu 16 stycznia 2001 roku. Do powyższego rozliczenia załączono faktury i polisy na kwotę 1.439 zł, w tym fakturę VAT nr 16/I/K/01 z dnia 15 stycznia 2001 roku na kwotę 50,00 zł za uczestnictwo w I Ogólnopolskim Kongresie Kupców Łódź 2001. Powyższy rachunek nie miał związku z celem na jaki zaliczka została udzielona.
W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych
1. Wójt Gminy Parzęczew wydając decyzje dotyczące umorzenia tylko części zaległości podatkowych i odsetek, o których umorzenie wnioskował podatnik, wskazywał w decyzji uzasadnienie częściowego umorzenia, brak było natomiast uzasadnienia dotyczącego odmowy umorzenia pozostałej części zaległości podatkowej, co stanowiło naruszenie art.210 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.).
2. Kontrolujący stwierdzili, ze decyzją Fn 3102/9/2002 z dnia 25 lutego 2002 roku Wójt Gminy umorzył zaległość podatkową w zakresie podatku od nieruchomości, za styczeń 2002 roku. Wniosek podatnika uzasadniony został okolicznością przejęcia nieruchomości, będącej w złym stanie technicznym. W decyzji podatkowej umorzenie uzasadniono zgodnie z twierdzeniami wniosku podatnika, dodając jednocześnie, że organ podatkowy postanowił udzielić wnioskodawcy pomocy poprzez umorzenie w części zaległości podatkowych. Wobec powyższych ustaleń, należy wskazać, że zgodnie z art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, umorzenie zaległości podatkowej mogło nastąpić w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. W omawianej sprawie, przedłożona kontrolującym dokumentacja, nie odnosiła się do przesłanek wymienionych w art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Ponadto umorzenie zaległości wobec podatnika będącego przedsiębiorcą mogło nastąpić zgodnie z przepisami o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców. W przedmiotowej sprawie ustawa z dnia 30 czerwca 2000 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 60, poz. 704 – obecnie nie obowiązująca) nie została zastosowana.
3. Podatnicy podatku od środków transportowych w swoich podaniach o umorzenie zaległości podatkowej (odsetek za zwłokę) lub rozłożenie na raty zapłaty podatku jako powód umorzenia, rozłożenia na raty, podawali trudną sytuację finansową. Jednakże nie załączali do swoich wniosków żadnych dokumentów mogących to potwierdzić. Ze sporządzonych protokołów o stanie majątkowym podatników wynikało często, że ogólna sytuacja finansowa podatnika była dobra. Zgromadzony przez organ podatkowy materiał nie miał zatem powiązania z treścią wydawanych rozstrzygnięć.
4. Kontrolujący stwierdzili nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych wobec zaległości podatkowych lub zaniechanie podjęcia takich czynności. Przykładowo w 2002 roku nie wystawiono żadnego tytułu wykonawczego. Powyższe naruszało obowiązujące w tym zakresie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz.790 – obowiązujące do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541). Ww. akty prawne nakładały na wierzyciela obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty należności w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel winien wysyłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany był do wystawienia tytułu wykonawczego.
W zakresie opłat za zajęcie pasa drogowego
1. W kontrolowanej jednostce nie przestrzegano procedur przewidzianych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm.), poprzedzających wydanie decyzji w sprawie zajęcia pasa drogowego.
2. Zastosowano nieprawidłową stawkę opłaty za zajęcie pasa drogowego w celu wykonania robót drogowych, co naruszało § 8 ust.3 ww. rozporządzenia oraz zastosowano nieprawidłową wysokość jednorazowej opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem dróg, co naruszało przepis § 10 ust.2 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia.
3. Kontrolowana jednostka nie podjęła działań windykacyjnych mimo braku wpłaty ustalonych dwoma decyzjami opłat (decyzje z dnia 30 września 2002 roku), co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
W zakresie wydatków na zadania z zakresu pomocy społecznej
1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Parzęczewie nie posiadał Regulaminu Organizacyjnego, natomiast zgodnie z § 6 Statutu GOPS-u szczegółową organizację wewnętrzną i zakresy zadań poszczególnych stanowisk pracy powinien określić regulamin organizacyjny ośrodka pomocy.
2. Dokonując kontroli decyzji: nr PS/ZSW/1/02 z dnia 14 stycznia 2002 roku, przyznającej zasiłek stały wyrównawczy, stwierdzono błąd przy wyliczaniu dochodu na osobę w rodzinie w wywiadzie środowiskowym aktualizującym, sporządzonym w dniu 14 stycznia 2002 roku. Błąd ten został skorygowany w dalszej części aktualizacji wywiadu i decyzja została wydana w prawidłowej wysokości. Ponadto przy decyzji nr PS/C-O/132/02 z dnia 28 maja 2002 roku, przyznającej pomoc rzeczową w postaci zakupu posiłków w szkole (zasiłek celowy), aktualizując wywiad środowiskowy sporządzony w dniu 14 maja 2002 roku, przyjęto błędnie kryterium dochodowe dla osoby/rodziny (wynikające z art.4 i 4a ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej) poprzez zaliczenie jednego z członków rodziny (dziecka) do osób powyżej 15 roku życia, co przyczyniło się do błędnego wyliczenia powyższego kryterium. Błąd ten nie wpłynął jednak na wysokość zasiłku celowego określonego w decyzji wydanej w powyższej sprawie.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
Kontrola poleceń wyjazd służbowego wykazało przypadki nieprawidłowego ich wypełniania i rozliczania (np. rozliczono inny środek transportu niż wskazany w poleceniu wyjazdu, trasa wyjazdu była inna niż w poleceniu wyjazdu).
W zakresie wydatków inwestycyjnych i stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
Wykonanie wodociągu i kanalizacji w ul. Łęczyckiej i ul. Rocha w Parzęczewie. Przetarg nieograniczony. Wartość zamówienia poniżej 30.000 EURO. 2002 rok.
1. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta nr 2, który nie spełnił wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz nie odrzucił oferty nr 1, która była sprzeczna ze specyfikacją warunków zamówienia. W konsekwencji postępowanie powinno zostać unieważnione na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. W dniu 12 listopada 2002 roku dokonano protokołem końcowego odbioru robót, nie wnosząc żadnych uwag co do jakości wykonanych prac, stwierdzając, że prace zakończyły się zgodnie z terminem zawartym w umowie, czyli w dniu 30 października 2002 roku. Kontrolujący stwierdzili, że według zapisów zawartych w Dzienniku Budowy nr 1/2002, wydanym w dniu 7 października 2002 roku, prace budowlane przy kanalizacji sanitarnej w ul. Św. Rocha zostały zakończone w dniu 22 listopada 2002 roku, co potwierdzili wpisami kierownik budowy i inspektor nadzoru. Ponadto w przedstawionej do kontroli dokumentacji znajdowała się deklaracja zgodności nr S/02/998/3 dla włazów kanałowych, które zostały zakupione fakturą nr S/02/998 z dnia 31 października 2002 roku.
Wskazuje to na nierzetelne wpisy w protokole odbioru co do terminu wykonywania robót.
Zgodnie z § 11 zawartej umowy wykonawca winien zapłacić zamawiającemu kary umowne za zwłokę w wykonaniu określonych w umowie przedmiotów odbioru w wysokości 0,2% wynagrodzenia ustalonego w umowie za te przedmioty odbioru, za każdy dzień zwłoki.
Powyższa kara nie została naliczona.
3. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentu potwierdzającego wniesienie – przez oferenta - zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które zgodnie z postanowieniami umowy miało być wniesione w dniu podpisania umowy.
Wykonanie wodociągu i kanalizacji w ulicy Łęczyckiej w Parzęczewie. Przetarg nieograniczony. Wartość zamówienia do 30.000 EURO. Czerwiec 2001 rok.
1. Kontrolującym nie przedstawiono kosztorysu inwestorskiego, w związku z czym nie można było określić wartości zamówienia. Zgodnie z art.35 ust.2 i ust.2a ustawy o zamówieniach publicznych, zamawiający zobowiązany był posiadać w stosunku do robót budowlanych kosztorys inwestorski, stanowiący podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia.
2. Kontrolującym nie przedłożono także ogłoszenia o wynikach postępowania, które powinno być podane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń UG, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.50 ust.2 ww. ustawy, który stanowił, że ogłoszenie zawierające o wyborze oferty niezwłocznie zamieszcza się w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego.
3. Zamawiający doręczył wybranemu oferentowi zawiadomienie o wyborze oferty, bez podania daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentu potwierdzającego wniesienie - przez oferenta - zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Ponadto nie dokonano potrąceń na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy z faktur, wystawionych przez wykonawcę, za częściowe wykonanie robót (2.314,48 zł). Dokonano jedynie potrącenia kwoty 806,40 zł z faktury nr 56/01/FV z dnia 15 listopada 2001 roku. Powyższe niezgodne było z przepisem § 5 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenia należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794 – obecnie nie obowiązujące).
5. W dniu 22 sierpnia 2001 roku podpisany został aneks nr 1 do umowy z dnia 11 czerwca 2001 roku, dotyczącej budowy sieci wodociągowej wraz z przyłączami. Aneksem zwiększono zakres rzeczowy o roboty związane z odtworzeniem nawierzchni chodnika (zastąpienie płyt chodnikowych kostką brukową) po wbudowaniu sieci wodociągowej. Wartość robót ustalono na kwotę 13.000 zł. W związku ze zwiększeniem zakresu robót zmieniono termin zakończenia zadania, który ustalono na dzień 31 maja 2002 roku (termin zakończenia prac zawarty w umowie - 31 sierpnia 2001 roku). Zamówienia udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki – na podstawie art.71 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Wobec faktu, że zamówienie podstawowe dotyczyło wykonania sieci wodociągowej, a zamówienie udzielone w trybie zamówienia z wolnej ręki ułożenia kostki brukowej, nie została – we wskazanym stanie faktycznym – spełniona przesłanka określona w art.71 ust.1 pkt ww. ustawy (w ówczesnym brzmieniu), a dotycząca konieczności zachowania tych samych norm, standardów i parametrów. Zamawiający naruszył tym samym art.14 ust.2 ww. ustawy, zgodnie z którym udzielenie zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony mogło nastąpić wyłącznie w okolicznościach wskazanych w ustawie.
6. Prace polegające na ułożeniu kostki brukowej w ciągu chodnika realizowane były na ulicy Łęczyckiej, która jest drogą powiatową - nie były zatem związane z realizacją zadań przypisanych gminnym jednostkom samorządu terytorialnego. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.) zarząd drogami powiatowymi należał do zarządu powiatu (jako zarządcy drogi). Ustawa przewidywała możliwość przekazania zarządzania drogami publicznymi (w części lub całości) pomiędzy zarządcami dróg, w drodze porozumienia (art.19 ust.4 ww. ustawy). Porozumienie to byłoby zarazem podstawą do przekazania środków na wykonywanie powierzonych zadań. W opisanym stanie faktycznym porozumienie takie nie zostało zawarte.
7. Wykonawca wystawił faktury za wykonanie prac, m.in. fakturę nr 56/01/FV z dnia 15 listopada 2001 roku dla Urzędu Gminy w Parzęczewie za wykonanie sieci wodociągowej w ul. Łęczyckiej na kwotę 17.256,96 zł. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzona do wypłaty. Ponadto inspektor Urzędu Gminy potwierdził wykonanie powyższych prac, a do faktury załączono protokół inwentaryzacji wykonanych robót. Faktura ta wpłynęła do Urzędu Gminy (zgodnie z pieczątką) w dniu 4 grudnia 2001 roku. Natomiast zgodnie z przedstawionymi kontrolującym przelewami za fakturę zapłacono w dniu 26 listopada 2001 roku i w dniu 7 grudnia 2001 roku. Zapłata dokonana w dniu 26 listopada 2001 roku nastąpiła zatem przed wpływem faktury, jej sprawdzeniem i zatwierdzeniem do wypłaty.
8. Kontrolujący stwierdzili ponadto, że Gmina dwukrotnie zapłaciła wykonawcy za fakturę o numerze 8/02/FV z dnia 6 czerwca 2002 roku, wystawioną za odtworzenie nawierzchni ulicy po robotach wodociągowych, na kwotę 13.910,00 zł. Do Urzędu Gminy wpłynął oryginał faktury oraz jej kopia. Obydwa dokumenty zostały opisane pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone do wypłaty. Zapłaty dokonano poleceniami przelewu w dniu 17 lipca 2002 roku i powtórnie w dniu 9 sierpnia 2002 roku (czyli w odstępie niecałego miesiąca). W związku z czym dokonano dwukrotnej zapłaty za te same roboty. Bezpodstawnie przekazana z budżetu kwota wynosiła 13.910 zł.
Powyższe świadczy o braku należytego nadzoru ze strony merytorycznie właściwych pracowników nad realizacją i rozliczaniem przedmiotowej inwestycji oraz wskazuje na istotnie wadliwe funkcjonowanie procedur kontroli wewnętrznej w zakresie bieżącej kontroli przebiegu operacji gospodarczej (finansowej), wskutek czego zaistniał uszczerbek w majątku kontrolowanej jednostki. W trakcie czynności kontrolnych RIO w Łodzi kwota bezpodstawnej wypłaty została przez wykonawcę zwrócona do budżetu Gminy.
Wykonanie wodociągu i kanalizacji w ulicy Łęczyckiej w Parzęczewie. Przetarg nieograniczony. Wartość zamówienia do 30.000 EURO. Październik 2001 rok.
1. Wartość zamówienia została określona na podstawie kosztorysu inwestorskiego i wynosiła 106.093,79 zł + VAT. Po szczegółowej analizie powyższego kosztorysu inspektorzy kontroli stwierdzili, że w kosztorysie przewidziano prace polegające na rozbiórce nawierzchni drogowej wykonanej z masy bitumicznej i trylinki, a nie przewidziano konieczności odtworzenia nawierzchni drogowej do stanu pierwotnego, po zakończeniu prac ziemnych. W związku z powyższym należy uznać, że podmiot wykonujący przedmiotową usługę (sporządzenie kosztorysu inwestorskiego) wykonał ją z nienależytą starannością.. Ponadto pominięcie w kosztorysie wskazanego zakresu prac, integralnie związanych z pozostałymi robotami, prowadziło do zaniżenia oszacowanej wartości zamówienia publicznego i przyjęcia uproszczonej procedury przetargu nieograniczonego. W dniu 11 listopada 2001 roku podpisany został aneks nr 1 do umowy dotyczącej wykonania sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, zwiększający zakres prac o roboty związane z odtworzeniem nawierzchni ulicy po wbudowanej sieci wodociągowej i kanalizacyjnej. W umowie z dnia 24 października 2001 roku wskazano ponadto, że obowiązkiem wykonawcy jest doprowadzenie terenu do stanu pierwotnego po zakończeniu robót.
2. Kontrolującym nie przedłożono oferty nr 2, która wpłynęła na przetarg nieograniczony. Według złożonych przez inspektora ds. inwestycji Urzędu Gminy wyjaśnień oferta powinna znajdować się u inwestora zastępczego – Wojewódzkiego Przedsiębiorstwa Usług Inwestycyjnych w Łodzi. Należy wskazać, że zgodnie z art.26a ustawy o zamówieniach publicznych, zamawiający zobowiązany jest, przez okres 3 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do przechowywania ofert w sposób gwarantujący ich nienaruszalność.
3. W dokumentacji przedstawionej do kontroli brakowało ogłoszenia o wynikach postępowania, które powinno być wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, stosownie do wymogu wynikającego z art.50 ust.2 ww. ustawy, który stanowił, że ogłoszenie o wyborze oferty niezwłocznie zamieszcza się w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego.
4. W zawiadomieniu o wyborze oferty przesłanym oferentowi zamawiający nie podał daty zawarcia umowy, co było niezgodne z art.51 ust.2 ww. ustawy.
5. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentu potwierdzającego wniesienie – przez oferenta - zabezpieczenia należytego wykonania umowy (30% kwoty zabezpieczenia miało być wniesione gotówką w dniu podpisania umowy), zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenia należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia oraz postanowieniami zawartej umowy. Kontrolujący stwierdzili, że część zabezpieczenia została potrącona z faktury wykonawcy (kwota 3.034,95 zł).
6. Kolejne inwestycje (środki trwałe z inwestycji) związane z modernizacją sieci wodociągowej i budową kanalizacji w Parzęczewie nie zostały przyjęte do ewidencji środków trwałych.
Budowa Hali Sportowej w ramach rozbudowy budynku Gimnazjum w Parzęczewie. Przetarg nieograniczony. Wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO. 2002 rok.
1. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferentów, którzy nie spełnili wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Z uwagi na fakt, że w postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, postępowanie winno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
2. Z dokumentacji wynikało także, że zamawiający doręczył wybranemu oferentowi zawiadomienie o wyborze oferty bez podania daty zawarcia umowy, co niezgodne było z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Wykonawca "PRZEMYSŁÓWKA - SKANSKA" S.A. złożyła gwarancję bankową z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wymaganej wysokości, z datą wystawienia 12 listopada 2002 roku. Natomiast zgodnie z zapisami zawartymi w umowie zabezpieczenie winno zostać złożone przed podpisaniem umowy, tj. do dnia 4 listopada 2002 roku.
W zakresie wydatków bieżących na zakup dostaw i usług
Pełnienie funkcji inwestora zastępczego przy budowie Sali Gimnastycznej dla Gimnazjum w Parzęczewie.
1. Członkowie komisji przetargowej nie złożyli oświadczeń co do istnienia lub nie okoliczności wymienionych przez art.20 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W 2003 roku, inwestor zastępczy (WPUI) wystawił fakturę nr 1/In/2003 z dnia 7 stycznia 2003 roku dla Urzędu Gminy w Parzęczewie za pełnienie funkcji inwestora zastępczego przy realizacji zadania inwestycyjnego "Budowa Sali Gimnastycznej dla Gimnazjum w Parzęczewie", na kwotę 1.450,18 zł. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do zapłaty. Faktura została zapłacona przelewem dnia 17 stycznia 2003 roku.
W trakcie sprawdzania dokumentacji księgowej stwierdzono, że powyższa faktura VAT została ujęta w karcie wydatków za 2002 rok, pod pozycją nr 12 z datą 31 grudnia 2002 roku i zaliczona do kosztów 2002 roku. Powyższe niezgodne było z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić – w postaci zapisu – każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Jednocześnie stosownie do zasady wynikającej z art.14 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki powinny być ujmowane w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu którego dotyczą.
Stwierdzone w toku kontroli naruszenia zasad, form i trybu przy udzielaniu zamówień publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji majątku gminy oraz przeprowadzania inwentaryzacji.
1. Księgi inwentarzowe zawierały braki (brak przesznurowania, podpisu kierownika urzędu, strony nie ponumerowane), co było niezgodne z wymogami wynikającymi z art.13 ust.4 ustawy z dnia o rachunkowości.
2. W odniesieniu do inwentaryzacji przeprowadzonej w 2001 roku stwierdzono, że członkowie komisji inwentaryzacyjnej pobrali 11 arkuszy spisu z natury, natomiast do spisu wykorzystano 16 arkuszy spisu z natury.
3. Dokonywanie poprawek w arkuszach spisowych od nr 12 do nr 14 poprzez korektorowania, co było niezgodne z art. 22 ust.3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym przepisem błędy w wewnętrznych dowodach księgowych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby upoważnionej.
W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej
Stwierdzono zawarcie porozumień przez Gminę Parzęczew, w dniu 11 lipca 2001 roku z Powiatem Zgierskim oraz w dniu 25 listopada 2002 roku z Wojewodą Łódzkim, bez podjęcia przez Radę Gminy stosownej uchwały, na podstawie art.18 ust.2 pkt 11 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresie dotacji przekazywanych na rzecz zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych
W 2002 roku dla Zakładu Gospodarki Komunalnej w Parzęczewie została przekazana dotacja przedmiotowa w kwocie 218.450 zł, z przeznaczeniem na dowóz dzieci do szkoły. Przekazanie dotacji nastąpiło z naruszeniem art.117 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Według powołanego przepisu z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogą być udzielane dotacje przedmiotowe dla zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych kalkulowane według stawek jednostkowych. Stawki dotacji przedmiotowych ustala organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego – na podstawie delegacji zawartej w art.117 ust.3 ww. ustawy.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżeniu występowania ich w przyszłości kieruję następujące wnioski pokontrolne:
1. Podejmować kontrole wobec podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych, w zakresie określonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
2. Przestrzegać wyłącznej kompetencji rady gminy do podejmowania uchwał w sprawie zaciągania długoterminowych kredytów lub pożyczek, wynikającej z art. 18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy o samorządzie gminnym. Stosownie do art. 58 ww. ustawy, uchwały organów gminy dotyczące zobowiązań finansowych powinny wskazać źródła dochodów, z których zobowiązania te zostaną pokryte. Uchwały te zapadają bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy składu organu gminy.
3. Przestrzegać wyłącznej kompetencji Rady Gminy do podejmowania uchwał w sprawie przyjęcia zadań z zakresu administracji rządowej oraz z zakresu właściwości powiatu, zgodnie z art.18 ust.2 pkt 11 ustawy o samorządzie gminnym.
4. Przestrzegać art.19 ust.4 ustawy o drogach publicznych, w zakresie przekazywania między zarządcami dróg zadań związanych z zarządem drogami publicznymi.
5. Zapewnić prawidłowe funkcjonowanie procedur kontroli wewnętrznej, w szczególności, w zakresie bieżącej kontroli realizowanych operacji gospodarczych i finansowych - w tym kontroli wykonywanej przez służby finansowe Urzędu Gminy.
6. Zapewnić należyty nadzór merytorycznie właściwych pracowników Urzędu Gminy nad realizacją i rozliczaniem zadań inwestycyjnych.
7. Zapewnić rzetelne sporządzanie dokumentacji związanej z odbiorem realizowanych robót budowlanych (w szczególności protokołów odbioru).
8. Zapewnić by pobrane przez pracowników zaliczki wykorzystywane były na cele zgodne z wnioskiem dotyczącym udzielenia zaliczki.
9. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
10. Przestrzegać obowiązku uzasadnienia całego rozstrzygnięcia zawartego w decyzji podatkowej (np. w przypadku umorzenia części zaległości podatkowej, której dotyczył wniosek podatnika – należy uzasadnić rozstrzygnięcie co do umorzenia zaległości w części oraz co do odmowy umorzenia zaległości w pozostałej części). W uzasadnieniu faktycznym decyzji wskazywać dowody, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
11. Wydając decyzje dotyczące ulg w zapłacie podatku (np. umorzenie zaległości podatkowej, odroczenie terminu płatności podatku), na wniosek podatnika będącego przedsiębiorcą, przestrzegać przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 141, poz.1177 z późn. zm.).
12. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
13. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych, określających procedurę wydawania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
14. Stosować prawidłowe stawki za zajęcie pasa drogowego oraz za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem dróg, określone w przepisach ww. rozporządzenia. Wskazać należy, że z dniem 1 października 2002 roku utracił moc prawną § 10b ww. rozporządzenia, stanowiący podstawę do waloryzacji stawek opłat.
15. Zobowiązać kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej do ustalenia regulaminu organizacyjnego określającego organizację wewnętrzną i zakresy zadań poszczególnych stanowisk pracy GOPS w Parzęczewie.
16. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych na podstawie prawidłowo wystawionych poleceń wyjazdu służbowego.
17. Ustalić wartość i przyjąć na ewidencję majątkową środki trwałe uzyskane w wyniku inwestycji (budowa kanalizacji, modernizacja sieci wodociągowej).
18. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, a w szczególności:
- art.12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.14 ust.2 ustawy, zgodnie z którym zamówienie publiczne może być udzielone w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach wskazanych w ustawie,
- art.19 ust.1 ustawy, określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art.20 ust.2 ustawy, zobowiązującego osoby występujące w imieniu zamawiającego, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, do składania pisemnych oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy,
- art.27a ust.1 ustawy, określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.27b ust.1 ustawy, określającego przesłanki unieważnienia postępowania,
- art.35 ust.2 i 2a ustawy, zobowiązujących zamawiającego, w odniesieniu do robót budowlanych, do posiadania kosztorysu inwestorskiego. Kosztorys inwestorski stanowi podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane,
- art. 50 ust.1 i 2 ustawy, określających obowiązki zamawiającego związane z ogłoszeniem wyniku postępowania,
19. W odniesieniu do robót budowlanych zapewnić by opracowane kosztorysy inwestorskie obejmowały cały zakres robót, które w ramach zamówienia muszą być wykonane - aby nie dochodziło do sytuacji zaniżenia wartości zamówienia publicznego w celu pominięcia pełnej procedury udzielenia zamówienia publicznego (powyżej 30.000 EURO).
20. Egzekwować od oferentów wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przestrzegać unormowania zawarte w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002).
21. W przypadku nieterminowego wykonania przedmiotu umowy, przez wykonawcę, dokonywać analizy czy nie zachodzą przesłanki do dochodzenia zastrzeżonych w umowie kar umownych.
22. Przestrzegać zasad udzielania dotacji przedmiotowych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wynikających z art. 117 ustawy o finansach publicznych.
23. Przestrzegać art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić – w postaci zapisu – każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
24. Zapewnić prawidłową ewidencję arkuszy spisu z natury, jako druków ścisłego zarachowania.
25. Poprawek na arkuszach spisu z natury dokonywać zgodnie z warunkami określonymi w art.22 ust.3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym błędy w wewnętrznych dowodach księgowych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby upoważnionej.
26. Prowadzić księgi inwentarzowe zgodnie z wymogami zawartymi w art.13 ust.4 ustawy o rachunkowości.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 cyt. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Parzęczewie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Parzęczewie
3. aa