M. Rawa Mazowiecka - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w II półroczu 2003 roku.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 18 listopada 2003 roku
Pan
Eugeniusz Góraj
Burmistrz
Miasta Rawa Mazowiecka
WK – 0915/72/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Mieście Rawa Mazowiecka wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej i gospodarki kasowej
1. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej opracowane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148) kontrolowana jednostka wprowadziła w życie dopiero z dniem 6 sierpnia 2002 roku. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosowanie do unormowania zawartego w art.28a ustawy o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późń. zm.) Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych - na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116) - rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrola finansową. Opracowane na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych procedury kontroli powinny funkcjonować w jednostce od dnia 1 stycznia 2002 roku - strony 7, 8, protokołu kontroli.
2. Funkcjonujący w jednostce regulamin kontroli finansowej nie precyzował sposobu dokumentowania kontroli operacji gospodarczych związanych z wydatkami bieżącymi, dokonywanej na etapie wstępnym. Zapis w brzmieniu „kontrola finansowa na etapie wstępnym pod względem celowości, gospodarności i legalności dokonywanych wydatków realizowana jest w sposób następujący; wszelkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane prawidłowymi dowodami źródłowymi w sposób kompletny i rzetelny, a pracownik koordynujący to zadanie, zobowiązany jest do zamieszczania adnotacji o treści: ”wydatek został sprawdzony pod względem celowości, legalności i gospodarności”, odnosi się, w szczególności, do kolejnych etapów realizacji operacji gospodarczej (etap wstępny to kontrola zamierzeń, etap, na którym nie ma dowodów źródłowych dokonanego wydatku tj. faktury czy rachunku). Jednocześnie odnosząc się do uwag zgłoszonych przez Burmistrza Miasta w piśmie z dnia 16 października 2003 roku, sygn. Or.0911-1/03, zawierającym dodatkowe wyjaśnienia do protokołu kontroli, należy zwrócić uwagę, że w protokole kontroli nie zawarto zarzutów dotyczących braku dokonywania kontroli wstępnej przez merytoryczne komórki organizacyjne Urzędu, zwrócono tylko uwagę na aspekt dokumentowania czynności kontrolnych - strony 8, 9 i 33 protokołu kontroli.
3. W kontrolowanej jednostce nie określono w unormowaniach wewnętrznych zasad i trybu przeprowadzania kontroli wobec jednostek organizacyjnych, określających poszczególne etapy postępowania kontrolnego (wszczęcie kontroli, czynności kontrolne i ich udokumentowanie, postępowanie pokontrolne) - strony 14 - 17 protokołu kontroli.
4. W protokołach z przeprowadzonych, przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego, w latach 2001 - 2002, kontroli w jednostkach organizacyjnych Miasta, brak było informacji dotyczących opracowania i przestrzegania przez te jednostki wewnętrznych procedur kontroli. Zgodnie z art. 127 ust.3 ustawy o finansach publicznych, zarząd jednostki samorządu terytorialnego, zobowiązany był do kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych w zakresie przestrzegania przez nie ustalonych procedur kontrolnych, w odniesieniu do próby co najmniej 5 % wydatków. Protokoły z kontroli przeprowadzonych przez rewidenta Miasta Rawa Mazowiecka w jednostkach podległych, nie odnosiły się do opisywanego zagadnienia. Brak było, w szczególności, informacji czy wskazane procedury wewnętrznej kontroli finansowej zostały w jednostce objętej kontrolą opracowane. Odnosząc się do dodatkowych wyjaśnień zgłoszonych przez Burmistrza Miasta do protokołu kontroli, RIO w Łodzi zwraca uwagę, że bezspornym jest fakt podejmowania przez rewidenta zatrudnionego w Urzędzie Miasta kontroli w jednostkach organizacyjnych oraz objęcia tymi kontrolami wydatków poniesionych przez badane jednostki. Art.127 ustawy o finansach publicznych, wyznacza jednakże organowi wykonawczemu jednostki samorządowej pewien szczególny zakres kontroli, którego przedmiotem są zagadnienia ustalenia, przez jednostkę organizacyjną, procedur kontroli wewnętrznej (stosownie do art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych) oraz ich przestrzegania. Ustaleń w powyższym zakresie dokonuje się w oparciu o minimalną próbę 5% wydatków kontrolowanej jednostki. Zgodnie z wyjaśnieniami rewidenta złożonymi inspektorom RIO w Łodzi kontrola w powyższym zakresie przewidziana została na 2003 rok - strona 14, 15, 16 protokołu kontroli.
5. W kontrolowanej jednostce nie były przestrzegane postanowienia § 11 instrukcji w sprawie przyjętych zasad rachunkowości, w zakresie rejestracji w Wydziale Finansów i Analiz zewnętrznych dowodów finansowych, wpływających do tego Wydziału. Na 295 dokumentów ujętych w ewidencji księgowej Urzędu Miasta w grudniu 2002 roku, 219 nie było zaewidencjonowanych w ewidencji zewnętrznych dowodów finansowych prowadzonej w Wydziale Finansów i Analiz. W styczniu 2003 roku na 96 dokumentów ujętych w ewidencji księgowej UM, 83 nie zostały ujęte w ewidencji Wydziału - strony 11 i 12 protokołu.
6. Dokumenty finansowe w Urzędzie Miasta Rawa Mazowiecka zatwierdzali do zapłaty: Burmistrz Miasta, Zastępca Burmistrza Miasta i Sekretarz Miasta. W wyniku kontroli ustalono, że Burmistrz Miasta nie przekazał pisemnie upoważnienia dla Zastępcy Burmistrza i Sekretarza Miasta do dokonywania takich czynności, czym naruszył art.28a ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązku w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem. W trakcie kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strona 12 protokołu.
W zakresie zaciągniętych pożyczek i kredytów
1. W dniu 14 sierpnia 2001 roku Zarząd Miasta Rawa Mazowiecka podpisał z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej umowę pożyczki nr 364/2001/Wn05/OA-EM/P, na kwotę 370.600 zł, z przeznaczeniem na inwestycję „Modernizacja uciepłowienia Miasta w zakresie realizacji ciepłowni miejskiej i budowy sieci dla obiektów gminnych”. Podstawą zaciągnięcia pożyczki była uchwała Rady Miasta Rawa Mazowiecka nr XXXVII/338/2001 z dnia 29 sierpnia 2001 roku. Z powyższego wynikało, że zawarcie umowy pożyczki nastąpiło wcześniej niż decyzja Rady o jej zaciągnięciu, co stanowiło naruszenie art.18 ust.2 pkt 9 lit. „c” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późń. zm.), zgodnie z którym podejmowanie uchwał w sprawie zaciąganie długoterminowych pożyczek i kredytów należy do wyłącznej właściwości rady gminy - strona 20 protokołu kontroli.
2. W sprawozdaniach Rb-Z (o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń) na dzień 31 grudnia 2001 roku oraz za trzy kwartały 2002 roku, nie wykazano kwot zobowiązań niewymagalnych wynikających z udzielonych przez kontrolowaną jednostkę poręczeń kredytów zaciągniętych przez Wspólnoty Mieszkaniowe w Rawie Mazowieckiej (w wysokości 100.000 zł oraz 75.000 zł). Powyższe stanowiło naruszenie przepisów § 13 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) - strona 24, 25 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych
1. W dniu 6 marca 2002 roku Burmistrz Miasta Rawa Mazowiecka wydał, na podstawie art.48 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) decyzję nr Fn- 3114-2-2002 w sprawie rozłożenia na raty podatku od środków transportowych za I półrocze – należności głównej w wysokości 1.650 zł oraz odsetek w kwocie 23,10 zł. W dniu 7 marca 2002 roku, w oparciu o taką samą podstawę prawną, wydana została decyzja nr Fn 3114-3-2002, w której organ podatkowy rozłożył podatnikowi na dwie równe raty zaległość podatkową za I półrocze 2002 roku, w wysokości 1.000 zł należność główna i 148,00 zł odsetki, z terminem płatności I raty do dnia 15 sierpnia 2002 roku. Wnioski podatników w ww. sprawach wpłynęły do Urzędu Miasta, odpowiednio w dniu 7 lutego 2002 roku (z prośbą o rozłożenie na raty zapłaty należnego podatku od środków transportowych) i w dniu 15 lutego 2002 roku (z prośbą o przesunięcie terminu płatności I raty podatku do dnia 31 sierpnia 2002 roku oraz II raty do 31 grudnia 2002 roku). W dacie złożenia wniosków należności podatkowe nie miały jeszcze charakteru zaległości podatkowej, zgodnie z art. 51 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie do art.49 § 1 ww. ustawy, w razie wydania decyzji na podstawie art.48 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, terminem płatności podatku jest dzień, w którym zgodnie z decyzją powinna nastąpić zapłata poszczególnych rat na jakie został rozłożony podatek lub zaległość podatkowa. W razie wydania decyzji pozytywnej (rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności podatku) odsetki za zwłokę naliczane są do dnia złożenia podania przez podatnika, zatem w opisywanym stanie faktycznym (w dniu złożenia podania brak było jeszcze zaległości podatkowej) nieprawidłowo naliczono i ustalono w wydanych decyzjach kwotę odsetek za zwłokę. Odsetki za zwłokę należałoby natomiast naliczyć w sytuacji wydania decyzji odmawiającej odroczenia terminu płatności podatku lub rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, zgodnie z regułami wynikającymi z przepisów § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 40, poz. 463 - uchylone z dniem 31 grudnia 2002 roku), a według aktualnego stanu prawnego zgodnie z postanowieniami § 8 i § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. nr 240, poz. 2063) - strona 51, 52 protokołu.
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego podjęcia działań windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych oraz podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych. Nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 – uchylone z dniem 30 listopada 2001 roku) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 – obowiązujące od dnia 30 listopada 2001 roku) - strony 59, 60, 61, 62, 63 protokołu kontroli.
3. W zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej stwierdzono, że w ewidencji druków ścisłego zarachowania ujęto bilety opłaty targowej o nominałach 1 zł, 3 zł, 4 zł, 5zł, 10 zł. Natomiast uchwała nr XX/150/2000 Rady Miasta z dnia 10 marca 2000 roku w sprawie zasad poboru oraz wysokości stawek opłaty targowej wprowadzała także stawki w wysokości 0,50 zł za sprzedaż produktów rolnych (z kosza, ręki). Brak biletów o powyższym nominale uniemożliwiał pobór opłaty targowej wg stawki określonej w uchwale Rady Miejskiej - strona 52, 53 protokołu kontroli.
4. W wydanych w latach 1999 do 5 września 2002 roku decyzjach dotyczących zezwoleń za zajęcie pasa drogowego, do wyliczenia wysokości opłaty stosowano zaniżone stawki opłat, niezgodne z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 3, poz.33 z późn. zm.). Ustalono, że w wyniku powyższego pobrano opłaty zaniżone o kwotę 2.406,35 zł - strony 71 i 72 protokołu.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. Podane do publicznej wiadomości wykazy zadań przewidzianych do realizacji przez podmioty pozarządowe, nie określały kryteriów, w oparciu o które będzie dokonywana ocena złożonych ofert. Opracowanie takich kryteriów i podanie ich do publicznej wiadomości służyłoby realizacji zasady jawności postępowania dotyczącego powierzenia zadania i udzielenia dotacji, o której mowa w art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych - strona 79, 80, 81 protokołu kontroli.
2. Zgodnie z postanowieniami Rady Miasta zawartymi w uchwale nr XIII/92/99 z dnia 29 września 1999 roku w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczania oraz kontroli wykonywania zleconego zadania jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, wykaz zawierający informacje o podmiotach, którym udzielono dotacji, o wysokości dotacji oraz o przeznaczeniu udzielonych dotacji, podlegał publikacji poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta. Wykaz sporządzony na 2001 rok w 15 przypadkach, a wykaz z 2002 roku w 17 przypadkach, nie zawierał informacji o celu na jaki dotację przyznano, co było sprzeczne z pkt 13 Trybu postępowania o udzielenie dotacji, który stanowił załącznik do ww. uchwały Rady Miejskiej - strony 83, 84, 85 protokołu kontroli.
3. Kontrola umów zawartych z podmiotami nie zaliczonymi do sektora finansów publicznych na realizację zadań własnych miasta wykazała że:
- w umowach z dnia 2 stycznia 2001 roku oraz z dnia 12 kwietnia 2002 roku podpisanych z Rawskim Klubem Sportowym „Mazovia”, a także w umowach z dnia 15 września 2001 roku oraz z dnia 15 marca 2002 roku, zawartych z Rawskim Klubem ”KARATE KYOKUSHIN”, nie zawarto szczegółowego opisu powierzonych zadań oraz terminu ich realizacji, stanowiło naruszenie art.71 ust. 2 pkt 1 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych - strony 85, 86, 87, protokołu kontroli,
- we wszystkich skontrolowanych umowach zastrzeżono prawo do kontroli realizacji zleconego zadania, nie określając jednakże trybu dokonywania kontroli, co było wymogiem wynikającym z art.71 ust. 2 pkt 3 w zw. z art.118 ust.2 ww. ustawy - strony 85, 86, 87, 88, 89,
- sposób rozliczenia udzielonej dotacji określony w niektórych umowach był sprzeczny z postanowieniami zawartymi w ww. uchwale Rady Miasta nr XXIII/92/99 z 29 września 1999 roku. Uchwała zobowiązywała dotowany podmiot do rozliczenia wydatkowanych środków dotacji przynajmniej raz na kwartał i na koniec realizacji zadania, natomiast w umowach zawartych w dniu 2 stycznia 2001 roku oraz w dniu 12 kwietnia 2002 roku z Rawskim Klubem Sportowym „Mazovia”, w umowie z dnia 14 stycznia 2002 roku, zawartej z Rawskim Stowarzyszeniem Abstynenckim „Szansa”, w umowie zawartej w dniu 14 stycznia 2002 roku ze Stowarzyszeniem „Przymierze Rodzin”, zobowiązano wymienione podmioty do rozliczenia wydatkowanych środków dotacji jednorazowo, niezwłocznie po zakończeniu realizacji zadania - strony 86, 87, 88, 89 protokołu kontroli.
6. Kontrola dokumentów dotyczących rozliczenia dotacji udzielonej na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu na rzecz Rawskiego Klubu Sportowego „Mazovia” w Rawie Mazowieckiej wykazała co następuje:
- klub wydatkował kwotę dotacji niezgodnie z jej przeznaczeniem – nie dokonał bowiem opłat za korzystanie z hal sportowych za miesiące kwiecień, maj, czerwiec 2001 roku, a od kwot nieprawidłowo wydatkowanej dotacji nie naliczono i nie pobrano odsetek, czego wymóg wynikał z postanowień zawartych w pkt 10 załącznika do ww. uchwały Rady Miasta nr XIII/92/99 z dnia 29 września 1999 roku - strony 90, 91 protokołu,
- do rozliczenia dotacji udzielonej w 2001 roku, przyjęto rachunek na kwotę 700,00 zł zrealizowany przez klub w dniu 27 marca 2002 roku, natomiast z ustaleń umowy zawartej w dniu 2 stycznia 2001 roku wynikało, że zawarto ją na okres do dnia 31 grudnia 2001 roku, ustalając ostateczny termin rozliczenia dotacji do dnia 15 stycznia 2002 roku - strona 91 protokołu,
- klub nie dotrzymał terminu rozliczenia dotacji udzielonej w 2001 i 2002 roku. Ostatecznego rozliczenia dotacji z 2001 roku dokonał dopiero w dniu 11 kwietnia 2002 roku, natomiast rozliczenia środków dotacji za I półrocze 2002 roku dokonał dopiero w dniu 4 września 2002 roku - strony 91, 92 protokołu kontroli,
- w przedstawionym rozliczeniu dotacji w wysokości 20.000 zł udzielonej w 2002 roku, ujęto wydatki na kwotę 2.640 zł, na zakup paliwa przez klub. Rachunki opisano w sposób niewystarczający dla stwierdzenia czy wydatki poniesiono w związku z realizacją zadania objętego umową - strona 93 protokołu kontroli.
7. Zgodnie z postanowieniami ww. uchwały Rady Miasta nr XIII/92/99 z dnia 29 września 1999 roku (pkt.13 załącznika do uchwały) celem zapewnienia jawności postępowania przy udzielaniu i rozliczaniu dotacji, informacje o wykonaniu zleconego zadania, kwocie wykorzystanej dotacji oraz kwotach podlegających zwrotowi, podlegały publikacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta. W informacjach publikowanych przez Miasto na tablicy ogłoszeń, brak było danych dotyczących kwot niewykorzystanych dotacji przez podmioty pozarządowe oraz kwot podlegających zwrotowi (dotyczy klubu „Mazovia”, Stowarzyszenia „Szansa”)- strona 93 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
Budowa kanalizacji sanitarnej i deszczowej na terenie strefy przemysłowej „Mszczonowska” – zamówienie publiczne o wartości powyżej 30.000 EURO. 2001 rok.
1. Zamawiający nie żądał od oferentów potwierdzenia posiadania potencjału ekonomicznego, sytuacji finansowej oraz pracowników zapewniających wykonanie zamówienia. Zaniechanie żądania potwierdzenia spełnienia wskazanych warunków stanowiło naruszenie art.22 ust.4 w zw. z art.22 ust.2 pkt 2, 3, 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) – strony 111, 112 protokołu kontroli.
2. Do złożenia oświadczeń w trybie art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych, zamawiający wezwał uczestników postępowania w formie ustnej, co naruszało art.21 ust 1 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym wszelkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez zamawiającego i wykonawców wymagały formy pisemnej - strony 114,115 protokołu kontroli.
3. Podpisy złożone przez przedstawicieli wykonawców pod treścią oświadczeń dotyczących pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy o Publicznym obrocie papierami wartościowymi – z zamawiającym oraz z innymi uczestnikami postępowania, były nieczytelne, a brak imiennych pieczątek uniemożliwiał identyfikację autorów złożonych podpisów. Sporządzony wykaz uczestników postępowania (wykonawców) nie zawierał nazwisk osób upoważnionych do reprezentowania wykonawców. Z odpisu z rejestru handlowego przedłożonego przez Przedsiębiorstwo Inżynierii Środowiska i Melioracji „PIOMEL” Piotrków Trybunalski S.A. wynikało, że do reprezentowania firmy uprawnieni byli: jednoosobowo dyrektor zarządu spółki „PIOMEL” lub dwóch prokurentów. W przypadku Przedsiębiorstwa Inżynieryjno-Projektowego „BinŻ”, Bełchatów, spółka z o.o., według odpisu z rejestru handlowego uprawnieni do reprezentowania spółki byli: jednoosobowo prezes zarządu lub dwuosobowo pozostali członkowie zarządu. Na oświadczeniach złożonych w dniu 14 sierpnia 2001 roku przez wymienione podmioty, widnieją podpisy jednego reprezentanta firmy. Analiza podpisów złożonych pod oświadczeniem z podpisami na pozostałej dokumentacji przetargowej wykazywała, że nie były to podpisy prezesa zarządu spółki „BinŻ” i dyrektora zarządu spółki „PIOMEL”. A zatem oświadczenia złożone w trybie art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych przez oferenta nr 5 spółkę Przedsiębiorstwo Inżynieryjno-Projektowe ”BinŻ” z Bełchatowa oraz oferenta nr 4 Przedsiębiorstwo Inżynierii Środowiska i Melioracji „PIOMEL” z Piotrkowa Trybunalskiego nie zostały złożone przez należycie umocowanych przedstawicieli tych podmiotów. W związku z powyższym zamawiający zobowiązany był wezwać wykonawców na piśmie do złożenia przedmiotowych oświadczeń, w wyznaczonym terminie, a w razie braku ich złożenia, zgodnie z art. 22 ust.7 ustawy o zamówieniach publicznych, zobowiązany był do podjęcia decyzji o wykluczeniu oferentów z postępowania - strona 115 protokołu kontroli.
Renowacja sieci wodociągowej z miejscowości Boguszyce do Stacji Uzdatniania Wody w Rawie Mazowieckiej – zamówienie publiczne o wartości powyżej 30.000 EURO. 2002 rok
1. Zamawiający nie żądał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia potwierdzenia warunku dotyczącego posiadania przez wykonawcę stosownych uprawnień niezbędnych do wykonania przedmiotowego zamówienia (roboty budowlane), co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 w zw. z art.22 ust.2 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 124 i 125 protokołu.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wskazał w punkcie, w którym żądał przedstawienia bilansu za ostatni rok (lub informacji określającej obroty i zysk netto), że do dalszego postępowania zakwalifikowani zostaną oferenci, których obroty za każdy rok z ostatnich 3 lat wyniosą minimum 1.000.000 zł. W trakcie kontroli ustalono, że zamawiający na etapie oceny spełnienia przez oferentów warunków określonych w specyfikacji, w zakresie ich sytuacji finansowej, posługiwał się innymi kryteriami niż wymienione w specyfikacji. Zamawiający na podstawie przedłożonych przez oferentów bilansów, wykorzystując określone wzory, oceniał zdolność oferenta do wywiązania się z bieżących zobowiązań, wyliczając wskaźnik bieżącej płynności finansowej i wskaźnik szybki. Jednocześnie ustalono, że wyliczeń takich nie dokonywano wobec oferentów, którzy na podstawie prowadzonej działalności gospodarczej nie byli zobowiązani do sporządzenia bilansów i takich nie przedłożyli. Powyższe, nieprawidłowe działania zamawiającego spowodowały, że naruszył on zasadę niezmienności kryteriów oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców w toku prowadzonego postępowania przetargowego, wynikającą z art.24 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych oraz zasadę równego traktowania wszystkich podmiotów ubiegających się o udzielenia zamówienia publicznego, określoną w art.16 ww. ustawy. Nieprawidłowości te nie miały ostatecznie wpływu na wybór wykonawcy zadania, gdyż oferent nr 2 wykluczony z postępowania w wyniku opisanego sposobu dokonania oceny spełnienia warunków, wniósł protest, a następnie odwołanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Zespół Arbitrów w wydanym orzeczeniu uwzględnił odwołanie i unieważnił czynności zamawiającego - strony 128 i 129.
3. Oferenci którzy składali oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, złożyli je w stosunku do członków komisji przetargowej w składzie wyznaczonym w dniu 8 lipca 2002 roku. Kontrolujący ustalili, że rozpatrzenia ofert dokonała komisja w innym składzie - na skutek nieobecności w pracy dwóch członków komisji przetargowej, w dniu 17 lipca 2002 roku do jej składu zostali włączeni nowi członkowie. Złożone wcześniej oświadczenia oferentów, z dniem rozpoczęcia prac komisji w nowym składzie stały się w tym zakresie nieaktualne. Zamawiający nie wystąpił ponownie do oferentów o złożenie oświadczeń wobec nowych członków komisji przetargowej, czym naruszył art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 126 protokołu.
4. Zamawiający przyjął jako ważne ww. oświadczenie o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji podpisane w imieniu oferenta nr 4 przez osobę do tego nieupoważnioną. Zatem oferent nr 4 (Zakład Robót Inżynieryjnych S.J., Bujszowy Nowe) powinien zostać wykluczony z postępowania przetargowego na podstawie art.22 ust.7 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto w dokumentacji przetargowej znajdowało się oświadczenie o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji podpisane w imieniu oferenta nr 5 - Zakład Usługowy WIERTMAR S.C. - przez Bogumiłę Piekarską. W przedmiotowej ofercie znajdowała się kserokopia umowy spółki, z której wynikało, że jej wspólnikami są: Marian, Marek i Tomasz Piekarscy. Z ewidencji działalności gospodarczej wynikało, że Bogumiła, Marian, Marek i Tomasz Piekarscy prowadzą działalność gospodarczą jako odrębni przedsiębiorcy. W pisemnym wyjaśnieniu Naczelnik Wydziału Inwestycji poinformował kontrolujących, że oferta nr 5 była rozpatrywana jako oferta łączna (wspólna). Zatem oświadczenie na podstawie art.22 ust.5 ww. ustawy powinno być złożone odrębnie przez każdego z przedsiębiorców składających ofertę wspólną. W konsekwencji oferent nr 5 powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art.22 ust.7 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 127 i 128.
5. Zamawiający wykluczył z postępowania oferenta nr 7 z powodu nie złożenia jednego z wymaganych w specyfikacji dokumentów potwierdzających, że znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Kontrolujący stwierdzili, że w przedmiotowej ofercie znajdował się wymagany dokument, zatem nie było podstawy do wykluczenia oferenta z postępowania. Decyzja taka podjęta została z naruszeniem art.19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 129 protokołu.
6. W trakcie powtórnego rozpatrzenia ofert, w dniu 26 sierpnia 2002 roku, oferty nr 2, 3 i 8 nie były zabezpieczone wadium, z uwagi na fakt, że złożone w dniu 8 lipca 2002 roku jako wadium, gwarancje ubezpieczeniowe wygasły. Zamawiający nie wystąpił do tych oferentów o złożenie zabezpieczenia ofert w postaci wadium, czym naruszył art.41 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 130 i 131.
W zakresie ewidencji majątku i jego inwentaryzacji
1. W toku kontroli ustalono, że w kontrolowanej jednostce błędnie prowadzono ewidencję księgowa gruntów stanowiących własność Miasta. Pierwsze zapisy dotyczące gruntów zostały wprowadzone do księgi środków trwałych w dniu 31 grudnia 1995 roku, następne pochodzą z 1998 roku i lat późniejszych. Wartość gruntów według ewidencji księgowej wynosiła:
- na dzień 31 grudnia 2000 roku - 1.671.368,17 zł,
- na dzień 31 grudnia 2001 roku - 2.438.168,51 zł,
- na dzień 31 grudnia 2002 roku - 1.732.610,74 zł.
Natomiast wartość gruntów wykazana w informacji o stanie mienia komunalnego wynosiła:
- według stanu na dzień 30 września 2000 roku - 16.569.780 zł,
- według stanu na dzień 30 września 2001 roku - 22.996.007 zł,
- według stanu na dzień 30 września 2002 roku - 21.619.689 zł.
W prowadzonej w kontrolowanej jednostce księgowej ewidencji gruntów nie były uwzględnione wszystkie grunty, których właścicielem było Miasto Rawa Mazowiecka. Ewidencja ta nie odzwierciedlała stanu faktycznego, co było sprzeczne z wymogiem wynikającym z art.24 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zgodnie z którym księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W trakcie kontroli RIO w Łodzi Burmistrz Miasta p. Eugeniusz Góraj powołał komisję inwentaryzacyjną w sprawie inwentaryzacji gruntów komunalnych. Komisja dokonała wyceny 1501 działek o powierzchni 304,7974 ha, ich wartość na dzień 15 września 2003 roku wyceniono na kwotę 44.167.966 zł. W dniu 30 września 2003 roku dokonano korekty księgowej wartości gruntów ujętych w ewidencji księgowej Urzędu Miasta - strony 136 i 137 protokołu.
2. Kontrola rozliczenia przeprowadzonych na koniec 2001 i 2002 roku inwentaryzacji składników majątkowych wykazała, że zostało ono dokonane niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Na podstawie analizy protokołów z przeprowadzonych w wymienionych latach inwentaryzacji stwierdzono, że wartość gruntów objętych inwentaryzacją na dzień 31 grudnia 2001 roku wynosiła 2.438.168,51 zł, a na dzień 31 grudnia 2002 roku - 1.732.610,74 zł. Wartości te były zgodne z wartością wynikającą z ewidencji księgowej. Natomiast faktyczna wartość gruntów stanowiących własność Miasta była inna (patrz ustalenia powyżej).
Zgodnie z art.26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury gruntów nie było możliwe, inwentaryzację należało przeprowadzić drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami - strony 142 do 145 protokołu.
3. W trakcie przeprowadzonych na koniec 2001 i 2002 roku inwentaryzacji osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe nie złożyły pisemnych oświadczeń o przekazaniu do działu księgowości wszystkich dokumentów dotyczących przychodu i rozchodu składników majątkowych, co było niezgodne z zasadami przeprowadzania inwentaryzacji określonymi w § 9 ust.5 instrukcji w sprawie zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji pełnej składników majątkowych Urzędu Miasta, zatwierdzonej zarządzeniem nr 10 Burmistrza Miasta z dnia 28 grudnia 1999 roku. Ponadto wszystkie środki trwałe: budynki, budowle, maszyny i urządzenia, narzędzia i przyrządy zostały spisane łącznie na sześciu arkuszach w 2001 roku i na sześciu arkuszach w 2002 roku, na których to arkuszach nie wpisano osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe. Pracownicy odpowiedzialni za te składniki nie podpisali tych arkuszy, co było wymogiem § 9 ust.2 pkt 6 wyżej cytowanej instrukcji inwentaryzacyjnej - strona 143 protokołu.
4. Nieprawidłowo, niezgodnie ze stanem rzeczywistym, prowadzono ewidencję księgową konta 030, poprzez nie ujęcie w niej wartości aportu rzeczowego przekazanego w 1999 roku na rzecz Zakładu Energetyki Cieplnej Sp. z o.o., w wysokości 27.936 zł oraz wkładu finansowego przekazanego w 2002 roku dla Rawskiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego w wysokości 4.000 zł. Prowadzenie ewidencji księgowej niezgodnie ze stanem rzeczywistym było sprzeczne z art.24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strony 140 i 141 protokołu.
W zakresie dotacji przekazywanych na rzecz zakładów budżetowych
1. Kontrolujący stwierdzili, że zarówno w 2001 jak i w 2002 roku Rada Miasta zaplanowała w uchwałach budżetowych dotacje przedmiotowe dla zakładów budżetowych (Ośrodek Sportu i Rekreacji, Zakład Gospodarki Komunalnej). Jednocześnie, w wyniku kontroli ustalono, że Rada Miasta nie podjęła uchwały w sprawie ustalenia stawek jednostkowych, według których powinny być skalkulowane przyznane kwoty dotacji o charakterze przedmiotowym, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.117 ust.3 ustawy o finansach publicznych – strony 149, 150, 151, 152 protokołu.
2. W 2002 roku Miasto udzieliło dotacji dla Ośrodka Sportu i Rekreacji w wysokości 41.000 zł, z przeznaczeniem na opracowanie instrukcji eksploatacji zbiornika wodnego i instrukcji postępowania w przypadku awarii i katastrofy obiektu oraz na przebudowę kanalizacji deszczowej nad zalewem. Przekazane środki sklasyfikowano w § 2610 (dotacja przedmiotowa z budżetu dla zakładu budżetowego), natomiast określony zakres wykorzystania dotacji wskazywał, że przyznana dotacja powinna mieć charakter dotacji inwestycyjnej (celowej), a nie dotacji przedmiotowej. Dotacja inwestycyjna powinna zostać sklasyfikowana w § 6210, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów o rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późń. zm. - uchylone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - Dz. U. nr 68, poz. 634). Dotacja przedmiotowa stanowi rodzaj dopłaty, kalkulowanej na podstawie ustalonych stawek jednostkowych, do pewnego rodzaju usług czy wyrobów - strony 151, 152 protokołu kontroli.
3. W 2002 roku Ośrodkowi Sportu i Rekreacji uchwałą budżetową nr XLII/389/2002 z dnia 19 lutego 2002 Rada Miasta przyznała dotację podmiotową w wysokości 160.000 zł. Dotacja podmiotowa, zgodnie z art.19 ust.8 ustawy o finansach publicznych, może być przyznana zakładowi budżetowemu w zakresie określonym w odrębnych przepisach. Przyjęta przez kontrolowaną jednostkę podstawa prawna ustalenia dotacji podmiotowej, czyli ustawa z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej, nie zawiera przepisów upoważniających do przekazania dotacji podmiotowej zakładom budżetowym - strona 152 protokołu kontroli.
4. Miasto zaniechało potrącenia kwoty nadwyżki środków obrotowych wykazanej przez Zakład Gospodarki Komunalnej w sprawozdaniu budżetowym na dzień 30 czerwca 2002 roku. Zakład Gospodarki Komunalnej korzystał z dotacji udzielonych przez organ, który go utworzył, a więc zgodnie z § 36 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333), kwoty należne budżetowi Miasta, powinny być potrącone w całości z przysługujących zakładowi budżetowemu dotacji. Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych, sporządzonym na dzień 31 grudnia 2002 roku oraz zgodnie z bilansem sporządzonym przez Zakład Gospodarki Komunalnej, na dzień 31 grudnia 2002 roku wynikała nadwyżka środków obrotowych w kwocie 227.911,00 zł. Nie zachowano także terminu wpłaty nadwyżki środków obrotowych na koniec roku budżetowego. Zgodnie z § 34 ust.4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów różnicę pomiędzy planowanym a faktycznym stanem środków obrotowych zakład budżetowy powinien wpłacić w terminie 15 dni od złożenia rocznego sprawozdania finansowego czyli do 15 kwietnia 2003 roku. Natomiast Zakład Gospodarki Komunalnej należną budżetowi Miasta kwotę wynikającą z nadwyżki środków obrotowych wpłacił w całości dopiero w dniu 1 lipca 2003 roku - strony 153, 154 protokołu kontroli.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Burmistrza Miasta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać analizy obowiązujących procedur wewnętrznej kontroli finansowej w zakresie postanowień dotyczących sposobu dokumentowania kontroli dokonywanej na etapie wstępnym (w szczególności kontrola celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków bieżących) oraz ewentualnie wprowadzić zmiany, wykorzystując uwagi zawarte w protokole kontroli oraz wystąpieniu pokontrolnym.
2. Rozważyć możliwość określenia w unormowaniach wewnętrznych zasad i trybu przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych (wszczęcie kontroli, czynności kontrolne i ich dokumentowanie, prawa i obowiązki podmiotu kontrolowanego i kontrolującego, postępowanie pokontrolne).
3. Zapewnić dokonywanie kontroli wobec jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
4. Zapewnić przestrzeganie obowiązujących w jednostce procedur rejestracji wpływających do Urzędu Miasta zewnętrznych dokumentów finansowych.
5. Przestrzegać postanowień art.18 ust.2 pkt 9 lit. „c” ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym podejmowanie decyzji (uchwał) o zaciąganiu długoterminowych pożyczek i kredytów należy do wyłącznej kompetencji rady gminy.
6. W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń ujmować wszystkie podlegające wykazaniu zobowiązania, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej (w szczególności - § 13 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia).
7. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, określających zasady naliczania odsetek za zwłokę w sytuacji wniesienia przez podatnika wniosku o odroczenie płatności, rozłożenie na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej.
8. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Dostosować nominały biletów opłaty targowej do stawek wynikających z uchwał Rady Miasta w sprawie stawek opłaty targowej.
10. W zakresie wydawanych decyzji administracyjnych dotyczących zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, zapewnić prawidłowe ustalanie wysokości opłat.
11. W zakresie udzielania dotacji z budżetu na rzecz podmiotów niepublicznych RIO w Łodzi zwraca uwagę na – obowiązującą od dnia 1 stycznia 2004 roku - zmianę art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonaną na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874).
12. Przestrzegać postanowień uchwały Rady Miasta podjętej na podstawie upoważnienia zawartego w art.118 ustawy o finansach publicznych (po wskazanej wyżej nowelizacji - art. 118 ust.2 pkt 2 ww. ustawy).
13. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, a w szczególności:
- art.22 ust.4 ustawy, w zakresie żądania od wykonawców w postępowaniu o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy,
- art.19 ust.1 ustawy, określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.21 ust.1 ustawy, zgodnie, z którym wszelkie oświadczenia lub zawiadomienia składane przez zamawiającego i wykonawców wymagają formy pisemnej,
- art.22 ust.5 i 6 ustawy, dotyczących składania przez oferentów oświadczeń co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego, biorących udział w postępowaniu. Zgodnie z powołanymi przepisami, w postępowaniach o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, zamawiający - w formie pisemnej - wzywa oferentów do dostarczenia oświadczeń w określonym terminie. Oświadczenia składane przez wykonawców lub dostawców uznaje się za ważne jeśli wpłynęły w wymaganym terminie i złożone zostały przez osoby upoważnione do składania oświadczeń w imieniu oferenta,
- art.24 ust.1 ustawy, zakazującego dokonywania w toku postępowania zmian kryteriów oceny spełnienie warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców.
14. Przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych określających zasady udzielania dotacji przedmiotowych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz zakładów budżetowych. Przekazywać dotacje przedmiotowe tylko w przypadku, gdy ich wysokość została skalkulowana w oparciu o stawki jednostkowe, określone przez organ stanowiący – na podstawie art.117 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
15. Przestrzegać klasyfikacji wydatków budżetowych określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634).
16. Przestrzegać art.19 ust.8 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym zakład budżetowy może otrzymać dotację podmiotową wyłącznie w zakresie określonym w odrębnych przepisach.
17. Przestrzegać zasad i terminów rozliczania nadwyżki środków obrotowych, którą zakład budżetowy zobowiązany jest wpłacić do budżetu jednostki samorządu terytorialnego, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.
18. Zapewnić bieżące ewidencjonowanie nabywanych przez Miasto gruntów oraz ich rzetelną inwentaryzację.
19. Wymagać od osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe złożenia oświadczeń o przekazaniu do działu księgowości wszystkich dokumentów dotyczących przychodu i rozchodu składników majątkowych, zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miasta w Rawie Mazowieckiej
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miasta w Rawie Mazowieckiej
3. aa
Łódź, dnia 18 listopada 2003 roku
Pan
Eugeniusz Góraj
Burmistrz
Miasta Rawa Mazowiecka
WK – 0915/72/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Mieście Rawa Mazowiecka wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej i gospodarki kasowej
1. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej opracowane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148) kontrolowana jednostka wprowadziła w życie dopiero z dniem 6 sierpnia 2002 roku. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosowanie do unormowania zawartego w art.28a ustawy o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późń. zm.) Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych - na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116) - rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrola finansową. Opracowane na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych procedury kontroli powinny funkcjonować w jednostce od dnia 1 stycznia 2002 roku - strony 7, 8, protokołu kontroli.
2. Funkcjonujący w jednostce regulamin kontroli finansowej nie precyzował sposobu dokumentowania kontroli operacji gospodarczych związanych z wydatkami bieżącymi, dokonywanej na etapie wstępnym. Zapis w brzmieniu „kontrola finansowa na etapie wstępnym pod względem celowości, gospodarności i legalności dokonywanych wydatków realizowana jest w sposób następujący; wszelkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane prawidłowymi dowodami źródłowymi w sposób kompletny i rzetelny, a pracownik koordynujący to zadanie, zobowiązany jest do zamieszczania adnotacji o treści: ”wydatek został sprawdzony pod względem celowości, legalności i gospodarności”, odnosi się, w szczególności, do kolejnych etapów realizacji operacji gospodarczej (etap wstępny to kontrola zamierzeń, etap, na którym nie ma dowodów źródłowych dokonanego wydatku tj. faktury czy rachunku). Jednocześnie odnosząc się do uwag zgłoszonych przez Burmistrza Miasta w piśmie z dnia 16 października 2003 roku, sygn. Or.0911-1/03, zawierającym dodatkowe wyjaśnienia do protokołu kontroli, należy zwrócić uwagę, że w protokole kontroli nie zawarto zarzutów dotyczących braku dokonywania kontroli wstępnej przez merytoryczne komórki organizacyjne Urzędu, zwrócono tylko uwagę na aspekt dokumentowania czynności kontrolnych - strony 8, 9 i 33 protokołu kontroli.
3. W kontrolowanej jednostce nie określono w unormowaniach wewnętrznych zasad i trybu przeprowadzania kontroli wobec jednostek organizacyjnych, określających poszczególne etapy postępowania kontrolnego (wszczęcie kontroli, czynności kontrolne i ich udokumentowanie, postępowanie pokontrolne) - strony 14 - 17 protokołu kontroli.
4. W protokołach z przeprowadzonych, przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego, w latach 2001 - 2002, kontroli w jednostkach organizacyjnych Miasta, brak było informacji dotyczących opracowania i przestrzegania przez te jednostki wewnętrznych procedur kontroli. Zgodnie z art. 127 ust.3 ustawy o finansach publicznych, zarząd jednostki samorządu terytorialnego, zobowiązany był do kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych w zakresie przestrzegania przez nie ustalonych procedur kontrolnych, w odniesieniu do próby co najmniej 5 % wydatków. Protokoły z kontroli przeprowadzonych przez rewidenta Miasta Rawa Mazowiecka w jednostkach podległych, nie odnosiły się do opisywanego zagadnienia. Brak było, w szczególności, informacji czy wskazane procedury wewnętrznej kontroli finansowej zostały w jednostce objętej kontrolą opracowane. Odnosząc się do dodatkowych wyjaśnień zgłoszonych przez Burmistrza Miasta do protokołu kontroli, RIO w Łodzi zwraca uwagę, że bezspornym jest fakt podejmowania przez rewidenta zatrudnionego w Urzędzie Miasta kontroli w jednostkach organizacyjnych oraz objęcia tymi kontrolami wydatków poniesionych przez badane jednostki. Art.127 ustawy o finansach publicznych, wyznacza jednakże organowi wykonawczemu jednostki samorządowej pewien szczególny zakres kontroli, którego przedmiotem są zagadnienia ustalenia, przez jednostkę organizacyjną, procedur kontroli wewnętrznej (stosownie do art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych) oraz ich przestrzegania. Ustaleń w powyższym zakresie dokonuje się w oparciu o minimalną próbę 5% wydatków kontrolowanej jednostki. Zgodnie z wyjaśnieniami rewidenta złożonymi inspektorom RIO w Łodzi kontrola w powyższym zakresie przewidziana została na 2003 rok - strona 14, 15, 16 protokołu kontroli.
5. W kontrolowanej jednostce nie były przestrzegane postanowienia § 11 instrukcji w sprawie przyjętych zasad rachunkowości, w zakresie rejestracji w Wydziale Finansów i Analiz zewnętrznych dowodów finansowych, wpływających do tego Wydziału. Na 295 dokumentów ujętych w ewidencji księgowej Urzędu Miasta w grudniu 2002 roku, 219 nie było zaewidencjonowanych w ewidencji zewnętrznych dowodów finansowych prowadzonej w Wydziale Finansów i Analiz. W styczniu 2003 roku na 96 dokumentów ujętych w ewidencji księgowej UM, 83 nie zostały ujęte w ewidencji Wydziału - strony 11 i 12 protokołu.
6. Dokumenty finansowe w Urzędzie Miasta Rawa Mazowiecka zatwierdzali do zapłaty: Burmistrz Miasta, Zastępca Burmistrza Miasta i Sekretarz Miasta. W wyniku kontroli ustalono, że Burmistrz Miasta nie przekazał pisemnie upoważnienia dla Zastępcy Burmistrza i Sekretarza Miasta do dokonywania takich czynności, czym naruszył art.28a ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązku w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem. W trakcie kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strona 12 protokołu.
W zakresie zaciągniętych pożyczek i kredytów
1. W dniu 14 sierpnia 2001 roku Zarząd Miasta Rawa Mazowiecka podpisał z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej umowę pożyczki nr 364/2001/Wn05/OA-EM/P, na kwotę 370.600 zł, z przeznaczeniem na inwestycję „Modernizacja uciepłowienia Miasta w zakresie realizacji ciepłowni miejskiej i budowy sieci dla obiektów gminnych”. Podstawą zaciągnięcia pożyczki była uchwała Rady Miasta Rawa Mazowiecka nr XXXVII/338/2001 z dnia 29 sierpnia 2001 roku. Z powyższego wynikało, że zawarcie umowy pożyczki nastąpiło wcześniej niż decyzja Rady o jej zaciągnięciu, co stanowiło naruszenie art.18 ust.2 pkt 9 lit. „c” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późń. zm.), zgodnie z którym podejmowanie uchwał w sprawie zaciąganie długoterminowych pożyczek i kredytów należy do wyłącznej właściwości rady gminy - strona 20 protokołu kontroli.
2. W sprawozdaniach Rb-Z (o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń) na dzień 31 grudnia 2001 roku oraz za trzy kwartały 2002 roku, nie wykazano kwot zobowiązań niewymagalnych wynikających z udzielonych przez kontrolowaną jednostkę poręczeń kredytów zaciągniętych przez Wspólnoty Mieszkaniowe w Rawie Mazowieckiej (w wysokości 100.000 zł oraz 75.000 zł). Powyższe stanowiło naruszenie przepisów § 13 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) - strona 24, 25 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych
1. W dniu 6 marca 2002 roku Burmistrz Miasta Rawa Mazowiecka wydał, na podstawie art.48 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) decyzję nr Fn- 3114-2-2002 w sprawie rozłożenia na raty podatku od środków transportowych za I półrocze – należności głównej w wysokości 1.650 zł oraz odsetek w kwocie 23,10 zł. W dniu 7 marca 2002 roku, w oparciu o taką samą podstawę prawną, wydana została decyzja nr Fn 3114-3-2002, w której organ podatkowy rozłożył podatnikowi na dwie równe raty zaległość podatkową za I półrocze 2002 roku, w wysokości 1.000 zł należność główna i 148,00 zł odsetki, z terminem płatności I raty do dnia 15 sierpnia 2002 roku. Wnioski podatników w ww. sprawach wpłynęły do Urzędu Miasta, odpowiednio w dniu 7 lutego 2002 roku (z prośbą o rozłożenie na raty zapłaty należnego podatku od środków transportowych) i w dniu 15 lutego 2002 roku (z prośbą o przesunięcie terminu płatności I raty podatku do dnia 31 sierpnia 2002 roku oraz II raty do 31 grudnia 2002 roku). W dacie złożenia wniosków należności podatkowe nie miały jeszcze charakteru zaległości podatkowej, zgodnie z art. 51 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie do art.49 § 1 ww. ustawy, w razie wydania decyzji na podstawie art.48 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, terminem płatności podatku jest dzień, w którym zgodnie z decyzją powinna nastąpić zapłata poszczególnych rat na jakie został rozłożony podatek lub zaległość podatkowa. W razie wydania decyzji pozytywnej (rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności podatku) odsetki za zwłokę naliczane są do dnia złożenia podania przez podatnika, zatem w opisywanym stanie faktycznym (w dniu złożenia podania brak było jeszcze zaległości podatkowej) nieprawidłowo naliczono i ustalono w wydanych decyzjach kwotę odsetek za zwłokę. Odsetki za zwłokę należałoby natomiast naliczyć w sytuacji wydania decyzji odmawiającej odroczenia terminu płatności podatku lub rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, zgodnie z regułami wynikającymi z przepisów § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 40, poz. 463 - uchylone z dniem 31 grudnia 2002 roku), a według aktualnego stanu prawnego zgodnie z postanowieniami § 8 i § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. nr 240, poz. 2063) - strona 51, 52 protokołu.
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego podjęcia działań windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych oraz podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych. Nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 – uchylone z dniem 30 listopada 2001 roku) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 – obowiązujące od dnia 30 listopada 2001 roku) - strony 59, 60, 61, 62, 63 protokołu kontroli.
3. W zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej stwierdzono, że w ewidencji druków ścisłego zarachowania ujęto bilety opłaty targowej o nominałach 1 zł, 3 zł, 4 zł, 5zł, 10 zł. Natomiast uchwała nr XX/150/2000 Rady Miasta z dnia 10 marca 2000 roku w sprawie zasad poboru oraz wysokości stawek opłaty targowej wprowadzała także stawki w wysokości 0,50 zł za sprzedaż produktów rolnych (z kosza, ręki). Brak biletów o powyższym nominale uniemożliwiał pobór opłaty targowej wg stawki określonej w uchwale Rady Miejskiej - strona 52, 53 protokołu kontroli.
4. W wydanych w latach 1999 do 5 września 2002 roku decyzjach dotyczących zezwoleń za zajęcie pasa drogowego, do wyliczenia wysokości opłaty stosowano zaniżone stawki opłat, niezgodne z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 3, poz.33 z późn. zm.). Ustalono, że w wyniku powyższego pobrano opłaty zaniżone o kwotę 2.406,35 zł - strony 71 i 72 protokołu.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. Podane do publicznej wiadomości wykazy zadań przewidzianych do realizacji przez podmioty pozarządowe, nie określały kryteriów, w oparciu o które będzie dokonywana ocena złożonych ofert. Opracowanie takich kryteriów i podanie ich do publicznej wiadomości służyłoby realizacji zasady jawności postępowania dotyczącego powierzenia zadania i udzielenia dotacji, o której mowa w art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych - strona 79, 80, 81 protokołu kontroli.
2. Zgodnie z postanowieniami Rady Miasta zawartymi w uchwale nr XIII/92/99 z dnia 29 września 1999 roku w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczania oraz kontroli wykonywania zleconego zadania jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, wykaz zawierający informacje o podmiotach, którym udzielono dotacji, o wysokości dotacji oraz o przeznaczeniu udzielonych dotacji, podlegał publikacji poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta. Wykaz sporządzony na 2001 rok w 15 przypadkach, a wykaz z 2002 roku w 17 przypadkach, nie zawierał informacji o celu na jaki dotację przyznano, co było sprzeczne z pkt 13 Trybu postępowania o udzielenie dotacji, który stanowił załącznik do ww. uchwały Rady Miejskiej - strony 83, 84, 85 protokołu kontroli.
3. Kontrola umów zawartych z podmiotami nie zaliczonymi do sektora finansów publicznych na realizację zadań własnych miasta wykazała że:
- w umowach z dnia 2 stycznia 2001 roku oraz z dnia 12 kwietnia 2002 roku podpisanych z Rawskim Klubem Sportowym „Mazovia”, a także w umowach z dnia 15 września 2001 roku oraz z dnia 15 marca 2002 roku, zawartych z Rawskim Klubem ”KARATE KYOKUSHIN”, nie zawarto szczegółowego opisu powierzonych zadań oraz terminu ich realizacji, stanowiło naruszenie art.71 ust. 2 pkt 1 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych - strony 85, 86, 87, protokołu kontroli,
- we wszystkich skontrolowanych umowach zastrzeżono prawo do kontroli realizacji zleconego zadania, nie określając jednakże trybu dokonywania kontroli, co było wymogiem wynikającym z art.71 ust. 2 pkt 3 w zw. z art.118 ust.2 ww. ustawy - strony 85, 86, 87, 88, 89,
- sposób rozliczenia udzielonej dotacji określony w niektórych umowach był sprzeczny z postanowieniami zawartymi w ww. uchwale Rady Miasta nr XXIII/92/99 z 29 września 1999 roku. Uchwała zobowiązywała dotowany podmiot do rozliczenia wydatkowanych środków dotacji przynajmniej raz na kwartał i na koniec realizacji zadania, natomiast w umowach zawartych w dniu 2 stycznia 2001 roku oraz w dniu 12 kwietnia 2002 roku z Rawskim Klubem Sportowym „Mazovia”, w umowie z dnia 14 stycznia 2002 roku, zawartej z Rawskim Stowarzyszeniem Abstynenckim „Szansa”, w umowie zawartej w dniu 14 stycznia 2002 roku ze Stowarzyszeniem „Przymierze Rodzin”, zobowiązano wymienione podmioty do rozliczenia wydatkowanych środków dotacji jednorazowo, niezwłocznie po zakończeniu realizacji zadania - strony 86, 87, 88, 89 protokołu kontroli.
6. Kontrola dokumentów dotyczących rozliczenia dotacji udzielonej na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu na rzecz Rawskiego Klubu Sportowego „Mazovia” w Rawie Mazowieckiej wykazała co następuje:
- klub wydatkował kwotę dotacji niezgodnie z jej przeznaczeniem – nie dokonał bowiem opłat za korzystanie z hal sportowych za miesiące kwiecień, maj, czerwiec 2001 roku, a od kwot nieprawidłowo wydatkowanej dotacji nie naliczono i nie pobrano odsetek, czego wymóg wynikał z postanowień zawartych w pkt 10 załącznika do ww. uchwały Rady Miasta nr XIII/92/99 z dnia 29 września 1999 roku - strony 90, 91 protokołu,
- do rozliczenia dotacji udzielonej w 2001 roku, przyjęto rachunek na kwotę 700,00 zł zrealizowany przez klub w dniu 27 marca 2002 roku, natomiast z ustaleń umowy zawartej w dniu 2 stycznia 2001 roku wynikało, że zawarto ją na okres do dnia 31 grudnia 2001 roku, ustalając ostateczny termin rozliczenia dotacji do dnia 15 stycznia 2002 roku - strona 91 protokołu,
- klub nie dotrzymał terminu rozliczenia dotacji udzielonej w 2001 i 2002 roku. Ostatecznego rozliczenia dotacji z 2001 roku dokonał dopiero w dniu 11 kwietnia 2002 roku, natomiast rozliczenia środków dotacji za I półrocze 2002 roku dokonał dopiero w dniu 4 września 2002 roku - strony 91, 92 protokołu kontroli,
- w przedstawionym rozliczeniu dotacji w wysokości 20.000 zł udzielonej w 2002 roku, ujęto wydatki na kwotę 2.640 zł, na zakup paliwa przez klub. Rachunki opisano w sposób niewystarczający dla stwierdzenia czy wydatki poniesiono w związku z realizacją zadania objętego umową - strona 93 protokołu kontroli.
7. Zgodnie z postanowieniami ww. uchwały Rady Miasta nr XIII/92/99 z dnia 29 września 1999 roku (pkt.13 załącznika do uchwały) celem zapewnienia jawności postępowania przy udzielaniu i rozliczaniu dotacji, informacje o wykonaniu zleconego zadania, kwocie wykorzystanej dotacji oraz kwotach podlegających zwrotowi, podlegały publikacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta. W informacjach publikowanych przez Miasto na tablicy ogłoszeń, brak było danych dotyczących kwot niewykorzystanych dotacji przez podmioty pozarządowe oraz kwot podlegających zwrotowi (dotyczy klubu „Mazovia”, Stowarzyszenia „Szansa”)- strona 93 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
Budowa kanalizacji sanitarnej i deszczowej na terenie strefy przemysłowej „Mszczonowska” – zamówienie publiczne o wartości powyżej 30.000 EURO. 2001 rok.
1. Zamawiający nie żądał od oferentów potwierdzenia posiadania potencjału ekonomicznego, sytuacji finansowej oraz pracowników zapewniających wykonanie zamówienia. Zaniechanie żądania potwierdzenia spełnienia wskazanych warunków stanowiło naruszenie art.22 ust.4 w zw. z art.22 ust.2 pkt 2, 3, 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) – strony 111, 112 protokołu kontroli.
2. Do złożenia oświadczeń w trybie art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych, zamawiający wezwał uczestników postępowania w formie ustnej, co naruszało art.21 ust 1 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym wszelkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez zamawiającego i wykonawców wymagały formy pisemnej - strony 114,115 protokołu kontroli.
3. Podpisy złożone przez przedstawicieli wykonawców pod treścią oświadczeń dotyczących pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy o Publicznym obrocie papierami wartościowymi – z zamawiającym oraz z innymi uczestnikami postępowania, były nieczytelne, a brak imiennych pieczątek uniemożliwiał identyfikację autorów złożonych podpisów. Sporządzony wykaz uczestników postępowania (wykonawców) nie zawierał nazwisk osób upoważnionych do reprezentowania wykonawców. Z odpisu z rejestru handlowego przedłożonego przez Przedsiębiorstwo Inżynierii Środowiska i Melioracji „PIOMEL” Piotrków Trybunalski S.A. wynikało, że do reprezentowania firmy uprawnieni byli: jednoosobowo dyrektor zarządu spółki „PIOMEL” lub dwóch prokurentów. W przypadku Przedsiębiorstwa Inżynieryjno-Projektowego „BinŻ”, Bełchatów, spółka z o.o., według odpisu z rejestru handlowego uprawnieni do reprezentowania spółki byli: jednoosobowo prezes zarządu lub dwuosobowo pozostali członkowie zarządu. Na oświadczeniach złożonych w dniu 14 sierpnia 2001 roku przez wymienione podmioty, widnieją podpisy jednego reprezentanta firmy. Analiza podpisów złożonych pod oświadczeniem z podpisami na pozostałej dokumentacji przetargowej wykazywała, że nie były to podpisy prezesa zarządu spółki „BinŻ” i dyrektora zarządu spółki „PIOMEL”. A zatem oświadczenia złożone w trybie art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych przez oferenta nr 5 spółkę Przedsiębiorstwo Inżynieryjno-Projektowe ”BinŻ” z Bełchatowa oraz oferenta nr 4 Przedsiębiorstwo Inżynierii Środowiska i Melioracji „PIOMEL” z Piotrkowa Trybunalskiego nie zostały złożone przez należycie umocowanych przedstawicieli tych podmiotów. W związku z powyższym zamawiający zobowiązany był wezwać wykonawców na piśmie do złożenia przedmiotowych oświadczeń, w wyznaczonym terminie, a w razie braku ich złożenia, zgodnie z art. 22 ust.7 ustawy o zamówieniach publicznych, zobowiązany był do podjęcia decyzji o wykluczeniu oferentów z postępowania - strona 115 protokołu kontroli.
Renowacja sieci wodociągowej z miejscowości Boguszyce do Stacji Uzdatniania Wody w Rawie Mazowieckiej – zamówienie publiczne o wartości powyżej 30.000 EURO. 2002 rok
1. Zamawiający nie żądał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia potwierdzenia warunku dotyczącego posiadania przez wykonawcę stosownych uprawnień niezbędnych do wykonania przedmiotowego zamówienia (roboty budowlane), co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 w zw. z art.22 ust.2 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 124 i 125 protokołu.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wskazał w punkcie, w którym żądał przedstawienia bilansu za ostatni rok (lub informacji określającej obroty i zysk netto), że do dalszego postępowania zakwalifikowani zostaną oferenci, których obroty za każdy rok z ostatnich 3 lat wyniosą minimum 1.000.000 zł. W trakcie kontroli ustalono, że zamawiający na etapie oceny spełnienia przez oferentów warunków określonych w specyfikacji, w zakresie ich sytuacji finansowej, posługiwał się innymi kryteriami niż wymienione w specyfikacji. Zamawiający na podstawie przedłożonych przez oferentów bilansów, wykorzystując określone wzory, oceniał zdolność oferenta do wywiązania się z bieżących zobowiązań, wyliczając wskaźnik bieżącej płynności finansowej i wskaźnik szybki. Jednocześnie ustalono, że wyliczeń takich nie dokonywano wobec oferentów, którzy na podstawie prowadzonej działalności gospodarczej nie byli zobowiązani do sporządzenia bilansów i takich nie przedłożyli. Powyższe, nieprawidłowe działania zamawiającego spowodowały, że naruszył on zasadę niezmienności kryteriów oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców w toku prowadzonego postępowania przetargowego, wynikającą z art.24 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych oraz zasadę równego traktowania wszystkich podmiotów ubiegających się o udzielenia zamówienia publicznego, określoną w art.16 ww. ustawy. Nieprawidłowości te nie miały ostatecznie wpływu na wybór wykonawcy zadania, gdyż oferent nr 2 wykluczony z postępowania w wyniku opisanego sposobu dokonania oceny spełnienia warunków, wniósł protest, a następnie odwołanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Zespół Arbitrów w wydanym orzeczeniu uwzględnił odwołanie i unieważnił czynności zamawiającego - strony 128 i 129.
3. Oferenci którzy składali oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, złożyli je w stosunku do członków komisji przetargowej w składzie wyznaczonym w dniu 8 lipca 2002 roku. Kontrolujący ustalili, że rozpatrzenia ofert dokonała komisja w innym składzie - na skutek nieobecności w pracy dwóch członków komisji przetargowej, w dniu 17 lipca 2002 roku do jej składu zostali włączeni nowi członkowie. Złożone wcześniej oświadczenia oferentów, z dniem rozpoczęcia prac komisji w nowym składzie stały się w tym zakresie nieaktualne. Zamawiający nie wystąpił ponownie do oferentów o złożenie oświadczeń wobec nowych członków komisji przetargowej, czym naruszył art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 126 protokołu.
4. Zamawiający przyjął jako ważne ww. oświadczenie o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji podpisane w imieniu oferenta nr 4 przez osobę do tego nieupoważnioną. Zatem oferent nr 4 (Zakład Robót Inżynieryjnych S.J., Bujszowy Nowe) powinien zostać wykluczony z postępowania przetargowego na podstawie art.22 ust.7 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto w dokumentacji przetargowej znajdowało się oświadczenie o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji podpisane w imieniu oferenta nr 5 - Zakład Usługowy WIERTMAR S.C. - przez Bogumiłę Piekarską. W przedmiotowej ofercie znajdowała się kserokopia umowy spółki, z której wynikało, że jej wspólnikami są: Marian, Marek i Tomasz Piekarscy. Z ewidencji działalności gospodarczej wynikało, że Bogumiła, Marian, Marek i Tomasz Piekarscy prowadzą działalność gospodarczą jako odrębni przedsiębiorcy. W pisemnym wyjaśnieniu Naczelnik Wydziału Inwestycji poinformował kontrolujących, że oferta nr 5 była rozpatrywana jako oferta łączna (wspólna). Zatem oświadczenie na podstawie art.22 ust.5 ww. ustawy powinno być złożone odrębnie przez każdego z przedsiębiorców składających ofertę wspólną. W konsekwencji oferent nr 5 powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art.22 ust.7 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 127 i 128.
5. Zamawiający wykluczył z postępowania oferenta nr 7 z powodu nie złożenia jednego z wymaganych w specyfikacji dokumentów potwierdzających, że znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Kontrolujący stwierdzili, że w przedmiotowej ofercie znajdował się wymagany dokument, zatem nie było podstawy do wykluczenia oferenta z postępowania. Decyzja taka podjęta została z naruszeniem art.19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 129 protokołu.
6. W trakcie powtórnego rozpatrzenia ofert, w dniu 26 sierpnia 2002 roku, oferty nr 2, 3 i 8 nie były zabezpieczone wadium, z uwagi na fakt, że złożone w dniu 8 lipca 2002 roku jako wadium, gwarancje ubezpieczeniowe wygasły. Zamawiający nie wystąpił do tych oferentów o złożenie zabezpieczenia ofert w postaci wadium, czym naruszył art.41 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 130 i 131.
W zakresie ewidencji majątku i jego inwentaryzacji
1. W toku kontroli ustalono, że w kontrolowanej jednostce błędnie prowadzono ewidencję księgowa gruntów stanowiących własność Miasta. Pierwsze zapisy dotyczące gruntów zostały wprowadzone do księgi środków trwałych w dniu 31 grudnia 1995 roku, następne pochodzą z 1998 roku i lat późniejszych. Wartość gruntów według ewidencji księgowej wynosiła:
- na dzień 31 grudnia 2000 roku - 1.671.368,17 zł,
- na dzień 31 grudnia 2001 roku - 2.438.168,51 zł,
- na dzień 31 grudnia 2002 roku - 1.732.610,74 zł.
Natomiast wartość gruntów wykazana w informacji o stanie mienia komunalnego wynosiła:
- według stanu na dzień 30 września 2000 roku - 16.569.780 zł,
- według stanu na dzień 30 września 2001 roku - 22.996.007 zł,
- według stanu na dzień 30 września 2002 roku - 21.619.689 zł.
W prowadzonej w kontrolowanej jednostce księgowej ewidencji gruntów nie były uwzględnione wszystkie grunty, których właścicielem było Miasto Rawa Mazowiecka. Ewidencja ta nie odzwierciedlała stanu faktycznego, co było sprzeczne z wymogiem wynikającym z art.24 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zgodnie z którym księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W trakcie kontroli RIO w Łodzi Burmistrz Miasta p. Eugeniusz Góraj powołał komisję inwentaryzacyjną w sprawie inwentaryzacji gruntów komunalnych. Komisja dokonała wyceny 1501 działek o powierzchni 304,7974 ha, ich wartość na dzień 15 września 2003 roku wyceniono na kwotę 44.167.966 zł. W dniu 30 września 2003 roku dokonano korekty księgowej wartości gruntów ujętych w ewidencji księgowej Urzędu Miasta - strony 136 i 137 protokołu.
2. Kontrola rozliczenia przeprowadzonych na koniec 2001 i 2002 roku inwentaryzacji składników majątkowych wykazała, że zostało ono dokonane niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Na podstawie analizy protokołów z przeprowadzonych w wymienionych latach inwentaryzacji stwierdzono, że wartość gruntów objętych inwentaryzacją na dzień 31 grudnia 2001 roku wynosiła 2.438.168,51 zł, a na dzień 31 grudnia 2002 roku - 1.732.610,74 zł. Wartości te były zgodne z wartością wynikającą z ewidencji księgowej. Natomiast faktyczna wartość gruntów stanowiących własność Miasta była inna (patrz ustalenia powyżej).
Zgodnie z art.26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury gruntów nie było możliwe, inwentaryzację należało przeprowadzić drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami - strony 142 do 145 protokołu.
3. W trakcie przeprowadzonych na koniec 2001 i 2002 roku inwentaryzacji osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe nie złożyły pisemnych oświadczeń o przekazaniu do działu księgowości wszystkich dokumentów dotyczących przychodu i rozchodu składników majątkowych, co było niezgodne z zasadami przeprowadzania inwentaryzacji określonymi w § 9 ust.5 instrukcji w sprawie zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji pełnej składników majątkowych Urzędu Miasta, zatwierdzonej zarządzeniem nr 10 Burmistrza Miasta z dnia 28 grudnia 1999 roku. Ponadto wszystkie środki trwałe: budynki, budowle, maszyny i urządzenia, narzędzia i przyrządy zostały spisane łącznie na sześciu arkuszach w 2001 roku i na sześciu arkuszach w 2002 roku, na których to arkuszach nie wpisano osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe. Pracownicy odpowiedzialni za te składniki nie podpisali tych arkuszy, co było wymogiem § 9 ust.2 pkt 6 wyżej cytowanej instrukcji inwentaryzacyjnej - strona 143 protokołu.
4. Nieprawidłowo, niezgodnie ze stanem rzeczywistym, prowadzono ewidencję księgową konta 030, poprzez nie ujęcie w niej wartości aportu rzeczowego przekazanego w 1999 roku na rzecz Zakładu Energetyki Cieplnej Sp. z o.o., w wysokości 27.936 zł oraz wkładu finansowego przekazanego w 2002 roku dla Rawskiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego w wysokości 4.000 zł. Prowadzenie ewidencji księgowej niezgodnie ze stanem rzeczywistym było sprzeczne z art.24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strony 140 i 141 protokołu.
W zakresie dotacji przekazywanych na rzecz zakładów budżetowych
1. Kontrolujący stwierdzili, że zarówno w 2001 jak i w 2002 roku Rada Miasta zaplanowała w uchwałach budżetowych dotacje przedmiotowe dla zakładów budżetowych (Ośrodek Sportu i Rekreacji, Zakład Gospodarki Komunalnej). Jednocześnie, w wyniku kontroli ustalono, że Rada Miasta nie podjęła uchwały w sprawie ustalenia stawek jednostkowych, według których powinny być skalkulowane przyznane kwoty dotacji o charakterze przedmiotowym, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.117 ust.3 ustawy o finansach publicznych – strony 149, 150, 151, 152 protokołu.
2. W 2002 roku Miasto udzieliło dotacji dla Ośrodka Sportu i Rekreacji w wysokości 41.000 zł, z przeznaczeniem na opracowanie instrukcji eksploatacji zbiornika wodnego i instrukcji postępowania w przypadku awarii i katastrofy obiektu oraz na przebudowę kanalizacji deszczowej nad zalewem. Przekazane środki sklasyfikowano w § 2610 (dotacja przedmiotowa z budżetu dla zakładu budżetowego), natomiast określony zakres wykorzystania dotacji wskazywał, że przyznana dotacja powinna mieć charakter dotacji inwestycyjnej (celowej), a nie dotacji przedmiotowej. Dotacja inwestycyjna powinna zostać sklasyfikowana w § 6210, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów o rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późń. zm. - uchylone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - Dz. U. nr 68, poz. 634). Dotacja przedmiotowa stanowi rodzaj dopłaty, kalkulowanej na podstawie ustalonych stawek jednostkowych, do pewnego rodzaju usług czy wyrobów - strony 151, 152 protokołu kontroli.
3. W 2002 roku Ośrodkowi Sportu i Rekreacji uchwałą budżetową nr XLII/389/2002 z dnia 19 lutego 2002 Rada Miasta przyznała dotację podmiotową w wysokości 160.000 zł. Dotacja podmiotowa, zgodnie z art.19 ust.8 ustawy o finansach publicznych, może być przyznana zakładowi budżetowemu w zakresie określonym w odrębnych przepisach. Przyjęta przez kontrolowaną jednostkę podstawa prawna ustalenia dotacji podmiotowej, czyli ustawa z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej, nie zawiera przepisów upoważniających do przekazania dotacji podmiotowej zakładom budżetowym - strona 152 protokołu kontroli.
4. Miasto zaniechało potrącenia kwoty nadwyżki środków obrotowych wykazanej przez Zakład Gospodarki Komunalnej w sprawozdaniu budżetowym na dzień 30 czerwca 2002 roku. Zakład Gospodarki Komunalnej korzystał z dotacji udzielonych przez organ, który go utworzył, a więc zgodnie z § 36 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333), kwoty należne budżetowi Miasta, powinny być potrącone w całości z przysługujących zakładowi budżetowemu dotacji. Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych, sporządzonym na dzień 31 grudnia 2002 roku oraz zgodnie z bilansem sporządzonym przez Zakład Gospodarki Komunalnej, na dzień 31 grudnia 2002 roku wynikała nadwyżka środków obrotowych w kwocie 227.911,00 zł. Nie zachowano także terminu wpłaty nadwyżki środków obrotowych na koniec roku budżetowego. Zgodnie z § 34 ust.4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów różnicę pomiędzy planowanym a faktycznym stanem środków obrotowych zakład budżetowy powinien wpłacić w terminie 15 dni od złożenia rocznego sprawozdania finansowego czyli do 15 kwietnia 2003 roku. Natomiast Zakład Gospodarki Komunalnej należną budżetowi Miasta kwotę wynikającą z nadwyżki środków obrotowych wpłacił w całości dopiero w dniu 1 lipca 2003 roku - strony 153, 154 protokołu kontroli.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Burmistrza Miasta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać analizy obowiązujących procedur wewnętrznej kontroli finansowej w zakresie postanowień dotyczących sposobu dokumentowania kontroli dokonywanej na etapie wstępnym (w szczególności kontrola celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków bieżących) oraz ewentualnie wprowadzić zmiany, wykorzystując uwagi zawarte w protokole kontroli oraz wystąpieniu pokontrolnym.
2. Rozważyć możliwość określenia w unormowaniach wewnętrznych zasad i trybu przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych (wszczęcie kontroli, czynności kontrolne i ich dokumentowanie, prawa i obowiązki podmiotu kontrolowanego i kontrolującego, postępowanie pokontrolne).
3. Zapewnić dokonywanie kontroli wobec jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
4. Zapewnić przestrzeganie obowiązujących w jednostce procedur rejestracji wpływających do Urzędu Miasta zewnętrznych dokumentów finansowych.
5. Przestrzegać postanowień art.18 ust.2 pkt 9 lit. „c” ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym podejmowanie decyzji (uchwał) o zaciąganiu długoterminowych pożyczek i kredytów należy do wyłącznej kompetencji rady gminy.
6. W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń ujmować wszystkie podlegające wykazaniu zobowiązania, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej (w szczególności - § 13 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia).
7. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, określających zasady naliczania odsetek za zwłokę w sytuacji wniesienia przez podatnika wniosku o odroczenie płatności, rozłożenie na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej.
8. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Dostosować nominały biletów opłaty targowej do stawek wynikających z uchwał Rady Miasta w sprawie stawek opłaty targowej.
10. W zakresie wydawanych decyzji administracyjnych dotyczących zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, zapewnić prawidłowe ustalanie wysokości opłat.
11. W zakresie udzielania dotacji z budżetu na rzecz podmiotów niepublicznych RIO w Łodzi zwraca uwagę na – obowiązującą od dnia 1 stycznia 2004 roku - zmianę art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonaną na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874).
12. Przestrzegać postanowień uchwały Rady Miasta podjętej na podstawie upoważnienia zawartego w art.118 ustawy o finansach publicznych (po wskazanej wyżej nowelizacji - art. 118 ust.2 pkt 2 ww. ustawy).
13. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, a w szczególności:
- art.22 ust.4 ustawy, w zakresie żądania od wykonawców w postępowaniu o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy,
- art.19 ust.1 ustawy, określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.21 ust.1 ustawy, zgodnie, z którym wszelkie oświadczenia lub zawiadomienia składane przez zamawiającego i wykonawców wymagają formy pisemnej,
- art.22 ust.5 i 6 ustawy, dotyczących składania przez oferentów oświadczeń co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego, biorących udział w postępowaniu. Zgodnie z powołanymi przepisami, w postępowaniach o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, zamawiający - w formie pisemnej - wzywa oferentów do dostarczenia oświadczeń w określonym terminie. Oświadczenia składane przez wykonawców lub dostawców uznaje się za ważne jeśli wpłynęły w wymaganym terminie i złożone zostały przez osoby upoważnione do składania oświadczeń w imieniu oferenta,
- art.24 ust.1 ustawy, zakazującego dokonywania w toku postępowania zmian kryteriów oceny spełnienie warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców.
14. Przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych określających zasady udzielania dotacji przedmiotowych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz zakładów budżetowych. Przekazywać dotacje przedmiotowe tylko w przypadku, gdy ich wysokość została skalkulowana w oparciu o stawki jednostkowe, określone przez organ stanowiący – na podstawie art.117 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
15. Przestrzegać klasyfikacji wydatków budżetowych określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634).
16. Przestrzegać art.19 ust.8 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym zakład budżetowy może otrzymać dotację podmiotową wyłącznie w zakresie określonym w odrębnych przepisach.
17. Przestrzegać zasad i terminów rozliczania nadwyżki środków obrotowych, którą zakład budżetowy zobowiązany jest wpłacić do budżetu jednostki samorządu terytorialnego, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.
18. Zapewnić bieżące ewidencjonowanie nabywanych przez Miasto gruntów oraz ich rzetelną inwentaryzację.
19. Wymagać od osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe złożenia oświadczeń o przekazaniu do działu księgowości wszystkich dokumentów dotyczących przychodu i rozchodu składników majątkowych, zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miasta w Rawie Mazowieckiej
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miasta w Rawie Mazowieckiej
3. aa