M. Ozorków - Kontrola doraźna przeprowadzona w II półroczu 2003 roku.
XMLTreść
Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 30 września 2003 roku
Pan
PIOTR GIZIŃSKI
Burmistrz
Miasta Ozorkowa
WK-0915/...../2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku doraźnej kontroli gospodarki finansowej w zakresie udzielania dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych przeprowadzonej w Mieście Ozorków, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
W zakresie dotacji udzielonych na rzecz: Fundacji "Ozorkowski Inkubator Przedsiębiorczości" w Ozorkowie, Stowarzyszeniu Abstynentów Klubu "Akwarium" w Ozorkowie, Miejskiemu Klubowi Sportowemu "Bzura" Ozorków, w 2002 roku, stwierdzono:
1. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji nie zostało poprzedzone podaniem do publicznej wiadomości stosownego ogłoszenia o konkursie ofert dla organizacji pozarządowych na realizację określonych zadań należących do zakresu działania jednostki samorządu terytorialnego. Instytucje nie należące do sektora finansów publicznych poinformowane zostały o możliwości złożenia oferty na wykonanie zadania poprzez przesłanie im pism powiadamiających. Pisma takie w dniu 4 września 2001 roku wysłane zostały do 10 podmiotów, przy czym ich wybór dokonany został przez pracowników Urzędu Miasta. Wprawdzie podano do publicznej wiadomości uchwałę nr 451/III/2001 Zarządu Miasta Ozorkowa z dnia 30 sierpnia 2001 roku w sprawie: przystąpienia do opracowania materiałów planistycznych na rok budżetowy 2002 przez jednostki i zakłady budżetowe Miasta Ozorkowa, w której określono kwotę planowanych dotacji na 2002 rok, jednak bez wskazania zadań, na wykonanie których podmioty zainteresowane mogą składać oferty. Przesyłając informację o możliwości i terminie składania wniosków o przyznanie dotacji do wybranych podmiotów, ograniczono krąg jednostek, które potencjalnie mogły do takiej informacji dotrzeć i złożyć ofertę, a tym samym nie zachowano standardów jawności postępowania o udzielenie dotacji.
Opisanym postępowaniem naruszono art.92 pkt 5 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku, Dz.U. nr 15, poz.148), w zakresie odnoszącym się do wymogu zapewnienia jawności postępowania mającego na celu zlecenie zadań na rzecz podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku.
Ponadto w piśmie informującym o możliwości ubiegania się o dotację wskazano termin składania wniosków (ofert) do dnia 24 września 2001 roku, podczas gdy zgodnie z § 1 ust.2 uchwały nr XIII/123/99 Rady Miejskiej w Ozorkowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie: określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych oraz sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli, wnioski te winny być złożone do dnia 20 września 2001 roku - stronach 9-10 protokołu kontroli
2. Dotacje przyznane zostały na podstawie wniosków, spośród których jedynie wniosek Miejskiego Klubu Sportowego "BZURA" Ozorków złożony został w terminie określonym w § 1 ust.1 ww. uchwały, tj. do dnia 20 września 2001 roku. Wniosek Fundacji "Ozorkowski Inkubator Przedsiębiorczości" w Ozorkowie złożony został w dniu 26 września 2001 roku, na wniosku Stowarzyszenia Klubu "AKWARIUM" w Ozorkowie brak było daty jego złożenia, co uniemożliwiało kontrolę zachowania terminu jego wpłynięcia do Urzędu Miasta.
3. W umowie o udzielenie dotacji zawartej z Miejskim Klubem Sportowym "BZURA" brak było szczegółowego opisu powierzonego zadania, co stanowiło naruszenie art.118 ust.2 w zw. z art.71 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. W umowie tej nie zawarto także wymaganego przez § 1 ust.7 pkt "c" uchwały nr XIII/123/99 Rady Miejskiej w Ozorkowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie: określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych oraz sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli, zapisu, że środki finansowe na następne kwartały mogą być uruchomione pod warunkiem rozliczenia dotacji przekazanej w poprzednim kwartale. Nie zawarto także postanowień zobowiązujących podmiot dotowany do udostępnienia wszelkich niezbędnych dowodów dokumentujących wykorzystanie dotacji zgodnie z przeznaczeniem, co było wymagane przez postanowienia ww. uchwały Rady Miejskiej. Mając na uwadze ogólny opis zadania w umowie, na realizację którego przyznano dotację, wskazać należy, że dotacja ta przybrała pewne cechy dotacji podmiotowej, przeznaczonej na funkcjonowanie (pokrywanie kosztów działalności statutowej) danego podmiotu, podczas gdy z art.118 ust.1 ustawy o finansach publicznych wynikał celowy charakter dotacji – strona 11 protokołu kontroli.
4. W umowie o udzielenie dotacji dla Stowarzyszenia Abstynentów Klubu "AKWARIUM" w Ozorkowie, w kwocie 11.660 zł, wskazano, że dotacja zostaje przeznaczona na realizację zadań własnych gminy w zakresie prowadzenia działań profilaktycznych i rozwiązywania problemów alkoholowych, o których mowa w art.41 ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Szczegółowy opis zadania miał wynikać z załącznika do umowy. W przedmiotowym załączniku wskazano jednakże wyłącznie pozycje rzeczowe wydatków, w poszczególnych kwartałach 2002 roku (np. czynsz za lokal, energia elektryczna, środki czystości, artykuły piśmienne, wydatki bieżące, opłaty bankowe, doposażenie klubu itp.).
Z umowy nie wynikało w jaki sposób wymienione wydatki, na które została udzielona dotacja (poza kosztem działania telefonu zaufania – planowana kwota 960 zł oraz wydatkami na sport i rekreację – planowana kwota 100 zł), związane są z realizacją zadań własnych gminy wymienionych w art.41 ust.1 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.) oraz w Miejskim Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Kontrolujący stwierdzili ponadto, że we wniosku o przyznanie dotacji, złożonym przez Stowarzyszenie Abstynentów Klubu "AKWARIUM" w Ozorkowie, wskazano jako cel dotacji działalność klubu.
Wobec powyższych ustaleń należy wskazać, że udzielenie dotacji nastąpiło z naruszeniem art.118 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych i nie działające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki. Na podstawie złożonego wniosku i zawartej umowy dotację przekazano na pokrycie kosztów działalności stowarzyszenia, nie zlecając zadań przynależnych jednostce samorządu gminnego – strony 13-15 protokołu kontroli.
Kontrolujący stwierdzili, że przekazaną na rzecz Stowarzyszenia Abstynentów Klubu "AKWARIUM" dotację wydatkowano, między innymi, na: przewóz osób na trasie Ozorków – Częstochowa - Ozorków - kwota 750 zł; zakup środków czystości, serwetek, noży, kubków na obchody X rocznicy działania Klubu – kwota 90,72 zł; zakup odkurzacza "Zelmer" – kwota 380 zł, zakup grzejnika elektrycznego, gniazdka, włącznika – kwota 190,70 zł; zakup ciast i słodyczy na X rocznicę Klubu – kwota 390 zł; doposażenie Klubu w urządzenia elektryczne – kwota 248,90 zł – strony 13 -15 protokołu kontroli.
5. Dotowane podmioty rozliczały się na podstawie not księgowych przedkładanych w okresach kwartalnych wraz z zestawieniem zrealizowanych - w okresie rozliczeniowym - rachunków, do których niekiedy załączano kserokopie dowodów źródłowych. Opisany sposób rozliczenia dotowanych podmiotów był niepełny, nie spełniał wymogów zawartych umów o udzielenie dotacji. Zgodnie z § 5 przedmiotowych umów, rozliczenie powinno nastąpić poprzez pisemne sprawozdanie ze sposobu rozdysponowania otrzymanych środków finansowych, udokumentowane przedłożonymi do wglądu dowodami księgowymi. Kontrolujący stwierdzili, że składane rozliczenia nie zawierały wymaganych sprawozdań, opisujących - w szczególności - sposób realizacji powierzonych zadań i związane z tym koszty – strona 11 protokołu kontroli.
6. Rozliczenie dotacji udzielonej Fundacji "Ozorkowski Inkubator Przedsiębiorczości" w Ozorkowie nastąpiło na podstawie noty księgowej nr 1/2002 z dnia 31 grudnia 2002 roku, wystawionej na kwotę 17.200 zł (całość przekazanej dotacji). Rozliczenie to dokonane zostało niezgodnie z § 4 ust.2 zawartej umowy, który stanowił, że rozliczenie dotacji następować powinno kwartalnie do 10-go dnia miesiąca następnego kwartału z wyjątkiem IV kwartału, który należy rozliczyć do dnia 27 grudnia 2002 roku. Pomimo braku kwartalnych rozliczeń, Miasto Ozorków uruchamiało kolejne transze. W umowie nie zawarto postanowień dotyczących sankcji nie przekazania pozostałej części dotacji, w sytuacji braku rozliczenia dotacji przekazanej w poprzednim kwartale, który to wymóg co do treści umowy wynikał z uchwały nr XIII/123/99 Rady Miejskiej w Ozorkowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie: określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych oraz sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli. Zgodnie z § 6 umowy bieżącą kontrolę wydatkowania środków w zakresie przekazanej dotacji powierzono Wydziałowi Organizacyjno – Administracyjnemu, a pod względem finansowym – Skarbnikowi Miasta Ozorkowa – strony 12-13 protokołu kontroli.
7. Ze złożonych przez MKS "BZURA" Ozorków rozliczeń dotacji, którą udzielono na organizację zajęć i imprez sportowych oraz na szkolenie dzieci i młodzieży w dyscyplinach sportowych: piłce siatkowej, piłce nożnej i brydżu, wynikało, że środki z udzielonej dotacji zostały przeznaczone, min., na następujące wydatki: szkolenia, rehabilitację, sprzęt sportowy, dożywianie, opłaty startowe, wynagrodzenia dla trenerów, transfery zawodników, koszty wyjazdu na mecze poza Ozorków, opłaty do ŁZPN za żółte kartki zawodników, rozliczenie delegacji sędziów, zakup trawy, zapłatę ubezpieczenia zdrowotnego, opłatę licencji zawodniczych, zakup biletów wstępu, znaczków pocztowych i leków.
Wydatki te związane były w zdecydowanej części ze szkoleniem i uczestnictwem w rozgrywkach sportowych drużyn seniorów, w prowadzonych przez Klub dyscyplinach. Z przedstawionych przez Klub rozliczeń nie można było ustalić w jakiej części środki z dotacji zostały przeznaczone na szkolenie dzieci i młodzieży. Stwierdzono ponadto, że z dotacji nie została sfinansowana żadna impreza masowa o charakterze sportowo-rekreacyjnym dla mieszkańców miasta.
Podkreślić należy, że w załączniku do uchwały budżetowej na 2002 rok wskazano, że dotacja dla Klubu MKS "Bzura" miała zostać przeznaczona na organizację zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych oraz szkolenie dzieci i młodzieży.
Mimo ogólnego opisu zadania, w zawartej umowie, wydaje się jednakże nieuzasadnione uwzględnienie przez dotującego, w ramach rozliczenia dotacji, wydatków związanych z opłatami za żółte kartki otrzymane przez zawodników oraz opłat związanych z transferami zawodników - strony 15-18 protokołu kontroli.
W zakresie dotacji udzielonych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej
1. W piśmie informującym jednostki nie zaliczone do sektora finansów publicznych, a realizujące zadania z zakresu pomocy społecznej, określono termin składania wniosków do dnia 24 września 2001 roku, co było niezgodne z postanowieniem § 1 ust.2 ww. uchwały Rady Miejskiej w Ozorkowie nr XIII/123/99 z dnia 9 września 1999 roku, która ustalała termin składania wniosków do dnia 20 września roku poprzedzającego rok budżetowy, w którym ma nastąpić realizacja dotowanego zadania.
Z uwagi na to, że rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej (Dz. U. nr 55, poz.662) nie określiło terminu składania wniosku przez oferentów, w tym zakresie mógł być stosowany termin podany w powyższej uchwale - strona 19 protokołu kontroli.
2. W kontrolowanej jednostce procedura udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, realizującym zadania z zakresu pomocy społecznej, była niezgodna z postanowieniami § 4 i § 6 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej.
Stosownie do art.12a ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm.), organy administracji rządowej i organy jednostek samorządu terytorialnego mogą zlecać, w drodze umowy, organizacjom społecznym, Kościołowi Katolickiemu i innym kościołom, związkom wyznaniowym, fundacjom, stowarzyszeniom, pracodawcom oraz osobom fizycznym i prawnym zadania z zakresu pomocy społecznej oraz wspierać je w tym finansowo. Administracja rządowa i samorząd terytorialny współdziałają na zasadach partnerstwa, pomocniczości, profesjonalizmu, równego dostępu, jawności, efektywności ekonomicznej i jakości, z ww. podmiotami. Szczegółowe zasady i formy współdziałania określone zostały w powołanym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2000 roku.
Zgodnie z § 4 i § 6 przedmiotowego rozporządzenia, podmiot zlecający zadanie może wykonywać wybrane zadania przy pomocy podmiotów, z uwzględnieniem zasad pomocniczości, efektywności i równego dostępu do środków publicznych. W związku z czym, podmiot zlecający zadanie ogłasza ze stosownym wyprzedzeniem, informację o rodzaju zadania, wysokości środków finansowych przeznaczonych na to zadanie oraz o szczegółowych procedurach ich rozdysponowania, w celu umożliwienia równego dostępu oraz właściwego przygotowania działań przez wszystkie podmioty zainteresowane podjęciem współpracy.
Informację o możliwości składania ofert na realizację zadania zamieszcza się w dzienniku o zasięgu krajowym lub lokalnym, jak również na tablicy ogłoszeń w siedzibie podmiotu zlecającego zadanie lub w inny sposób zapewniający dostęp do informacji przez zainteresowanych potencjalnie oferentów, w tym w miarę możliwości, z użyciem powszechnie dostępnych elektronicznych sieci informacyjnych.
Powyższa informacja powinna określać terminy i warunki realizacji zadania, termin składania ofert oraz termin, tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru.
Ponadto podmiot zlecający zadania podaje do publicznej wiadomości informacje o zrealizowanych już zadaniach i związanych z tym kosztach, ze szczególnym uwzględnieniem przekazanych dotacji - strony 19 i 20 protokołu kontroli.
3. Oferty Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej – Stowarzyszenie Charytatywne – w Ozorkowie i Stowarzyszenia "MONAR" Ośrodek Ruchu "Wzajemnie potrzebni" – w Ozorkowie nie zawierały aktualnego wyciągu z rejestru sądowego oraz sprawozdania finansowego i merytorycznego z działalności podmiotu za ubiegły rok lub – w wypadku krótszej działalności – za miniony okres (zgodnego ze wzorem sprawozdania zamieszczonym w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia), co stanowiło naruszenie § 9 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej, w związku z czym nie powinny być w ogóle rozpatrzone, zgodnie z § 11 ust.4 ww. rozporządzenia – strony 21 i 25 protokołu kontroli.
4. Nie przestrzegano postanowienia § 12 powołanego rozporządzenia, który stanowił, że po złożeniu oferty podmiot zlecający zadanie informuje podmiot składający ofertę o sposobie w jaki powinna być ona zrealizowana, w terminie 30 dni od złożenia – strony 21 i 25 protokołu kontroli.
5. W kontrolowanej jednostce nie rozpatrywano ofert podmiotów realizujących zadania z zakresu pomocy społecznej zgodnie z wymogami wynikającymi z § 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 21 i 25 protokołu kontroli.
6. Nie były podawane do publicznej wiadomości wyniki dokonanego wyboru ofert oraz warunki ich realizacji, co stanowiło naruszenie § 11 ust.5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 21 i 25 protokołu kontroli.
7. Umowy zawarte z Polskim Komitetem Pomocy Społecznej – Stowarzyszenie Charytatywne – w Ozorkowie i Stowarzyszeniem "MONAR" Ośrodek Ruchu "Wzajemnie potrzebni" – w Ozorkowie nie zawierały wszystkich postanowień, które narzucał wzór umowy realizacji zadań pomocy społecznej, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 21, 22, 23, 25,26 i 27 protokołu kontroli.
8. Nie przestrzegano § 4 ust.2 umów zawartych z podmiotami otrzymującymi dotacje, który stanowił, że środki z dotacji będą rozliczane kwartalnie do 10-go dnia pierwszego miesiąca następnego kwartału, z wyjątkiem IV kwartału, który należało rozliczyć do dnia 27 grudnia 2002 roku. Kontrolujący stwierdzili, że nie wszystkie części przekazanych dotacji były rozliczane terminowo, np.: noty księgowe wystawione przez Polski Komitet Pomocy Społecznej – Stowarzyszenie Charytatywne – w Ozorkowie nr 1/2002 z dnia 18 kwietnia 2002 roku za I kwartał 2002 roku - kwota obciążenia 1.020 zł i nota księgowa nr 4 z dnia 30 grudnia 2002 roku za IV kwartał 2002 roku - kwota obciążenia w wysokości 960 zł; noty księgowe wystawione przez stowarzyszenie "MONAR" Ośrodek Ruchu "Wzajemnie potrzebni" w Ozorkowie nr 1/5/2002 z dnia 7 maja 2002 roku za II kwartał 2002 roku – kwota obciążenia 2.000 zł i nr 1/8/02 z dnia 12 sierpnia 2002 roku – kwota obciążenia 2.000 zł – strony 23, 24, 27 i 28 protokołu kontroli.
9. Sposób rozliczenia podmiotów realizujących zadania z zakresu pomocy społecznej nie spełniał postanowień § 4 ust.2 i § 5 zawartej umowy, zgodnie z którym rozliczeniem powinno być pisemne sprawozdanie ze sposobu rozdysponowania otrzymanych środków finansowych udokumentowane przedłożonymi do wglądu dowodami księgowymi. Złożone przez skontrolowane podmioty zestawienia kosztów nie zawierały sprawozdania finansowego i merytorycznego obejmującego wskazanie kosztów zrealizowanego zadania oraz osiągniętych celów – strony 24 i 28 protokołu kontroli.
10. Podmiot zlecający zadanie z zakresu pomocy społecznej nie dokonywał okresowej oceny realizacji zadania w oparciu o takie kryteria jak: stan realizacji umowy, efektywność i jakość wykonania, prawidłowość wykorzystania środków przekazanych na realizację zadania i właściwe prowadzenie dokumentacji. Ocena powinna być dokonywana na podstawie określonych w umowie dokumentów i wyjaśnień przekazywanych przez podmiot, jak również w miarę potrzeby, na podstawie ustaleń kontroli przeprowadzonej przez podmiot zlecający zadanie. Powyższe postępowanie stanowiło naruszenie § 13 ust.2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 24 i 28 protokołu kontroli.
11. Zarząd Miejski Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej w Ozorkowie i Stowarzyszenie "MONAR" Ośrodek Ruchu "Wzajemnie potrzebni" – w Ozorkowie nie złożyli sprawozdania (według wzoru podanego w załączniku nr 3 ww. rozporządzenia) z wykonania zadania, określonego w umowie za 2002 rok do Urzędu Miejskiego w Ozorkowie, co stanowiło naruszenie § 14 ust.3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 24, 28 i 29 protokołu kontroli.
Wykazane nieprawidłowości - wynikające z niezastosowania przez kontrolowaną jednostkę obowiązujących przepisów określających zasady udzielania dotacji - wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 9 ustawy o finansach publicznych.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawania ich w przyszłości RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać art.118 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogą być udzielane dotacje na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki.
2. Udzielając dotacji przestrzegać art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w zakresie jawności postępowania poprzedzającego zlecenie realizacji zadania podmiotom nie działającym w celu osiągnięcia zysku.
3. Przestrzegać wymogów art.71 ust.2 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych, w zakresie treści umowy dotyczącej udzielenia dotacji i powierzenia zadania, a przede wszystkim, obowiązku szczegółowego opisu zleconego zadania, co pozwoli na rzetelne rozliczenie przekazanych środków publicznych.
4. Przestrzegać postanowień uchwały nr XIII/123/99 Rady Miejskiej w Ozorkowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie: określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych oraz sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli, w zakresie wymogów co do treści zawieranych umów.
5. Egzekwować obowiązek rozliczania dotacji przez dotowane podmioty, w terminach i na zasadach określonych w zawieranych umowach o udzielenie dotacji.
6. Zapewnić należyty nadzór ze strony merytorycznie właściwych pracowników nad rozliczaniem przekazanych dotacji.
7. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Miasta części dotacji przekazanej MKS "Bzura", wydatkowanej na opłaty transferowe i na opłaty za żółte kartki zawodników – jako wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem.
8. Udzielając dotacji podmiotom realizującym zadania z zakresu pomocy społecznej stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej.
9. Jednocześnie RIO w Łodzi zwraca uwagę na zmiany art.118 ustawy o finansach publicznych, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2004 roku – na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874).
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 r.o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Ozorkowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Ozorkowie
3. aa
Łódź, dnia 30 września 2003 roku
Pan
PIOTR GIZIŃSKI
Burmistrz
Miasta Ozorkowa
WK-0915/...../2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku doraźnej kontroli gospodarki finansowej w zakresie udzielania dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych przeprowadzonej w Mieście Ozorków, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
W zakresie dotacji udzielonych na rzecz: Fundacji "Ozorkowski Inkubator Przedsiębiorczości" w Ozorkowie, Stowarzyszeniu Abstynentów Klubu "Akwarium" w Ozorkowie, Miejskiemu Klubowi Sportowemu "Bzura" Ozorków, w 2002 roku, stwierdzono:
1. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji nie zostało poprzedzone podaniem do publicznej wiadomości stosownego ogłoszenia o konkursie ofert dla organizacji pozarządowych na realizację określonych zadań należących do zakresu działania jednostki samorządu terytorialnego. Instytucje nie należące do sektora finansów publicznych poinformowane zostały o możliwości złożenia oferty na wykonanie zadania poprzez przesłanie im pism powiadamiających. Pisma takie w dniu 4 września 2001 roku wysłane zostały do 10 podmiotów, przy czym ich wybór dokonany został przez pracowników Urzędu Miasta. Wprawdzie podano do publicznej wiadomości uchwałę nr 451/III/2001 Zarządu Miasta Ozorkowa z dnia 30 sierpnia 2001 roku w sprawie: przystąpienia do opracowania materiałów planistycznych na rok budżetowy 2002 przez jednostki i zakłady budżetowe Miasta Ozorkowa, w której określono kwotę planowanych dotacji na 2002 rok, jednak bez wskazania zadań, na wykonanie których podmioty zainteresowane mogą składać oferty. Przesyłając informację o możliwości i terminie składania wniosków o przyznanie dotacji do wybranych podmiotów, ograniczono krąg jednostek, które potencjalnie mogły do takiej informacji dotrzeć i złożyć ofertę, a tym samym nie zachowano standardów jawności postępowania o udzielenie dotacji.
Opisanym postępowaniem naruszono art.92 pkt 5 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku, Dz.U. nr 15, poz.148), w zakresie odnoszącym się do wymogu zapewnienia jawności postępowania mającego na celu zlecenie zadań na rzecz podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku.
Ponadto w piśmie informującym o możliwości ubiegania się o dotację wskazano termin składania wniosków (ofert) do dnia 24 września 2001 roku, podczas gdy zgodnie z § 1 ust.2 uchwały nr XIII/123/99 Rady Miejskiej w Ozorkowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie: określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych oraz sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli, wnioski te winny być złożone do dnia 20 września 2001 roku - stronach 9-10 protokołu kontroli
2. Dotacje przyznane zostały na podstawie wniosków, spośród których jedynie wniosek Miejskiego Klubu Sportowego "BZURA" Ozorków złożony został w terminie określonym w § 1 ust.1 ww. uchwały, tj. do dnia 20 września 2001 roku. Wniosek Fundacji "Ozorkowski Inkubator Przedsiębiorczości" w Ozorkowie złożony został w dniu 26 września 2001 roku, na wniosku Stowarzyszenia Klubu "AKWARIUM" w Ozorkowie brak było daty jego złożenia, co uniemożliwiało kontrolę zachowania terminu jego wpłynięcia do Urzędu Miasta.
3. W umowie o udzielenie dotacji zawartej z Miejskim Klubem Sportowym "BZURA" brak było szczegółowego opisu powierzonego zadania, co stanowiło naruszenie art.118 ust.2 w zw. z art.71 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. W umowie tej nie zawarto także wymaganego przez § 1 ust.7 pkt "c" uchwały nr XIII/123/99 Rady Miejskiej w Ozorkowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie: określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych oraz sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli, zapisu, że środki finansowe na następne kwartały mogą być uruchomione pod warunkiem rozliczenia dotacji przekazanej w poprzednim kwartale. Nie zawarto także postanowień zobowiązujących podmiot dotowany do udostępnienia wszelkich niezbędnych dowodów dokumentujących wykorzystanie dotacji zgodnie z przeznaczeniem, co było wymagane przez postanowienia ww. uchwały Rady Miejskiej. Mając na uwadze ogólny opis zadania w umowie, na realizację którego przyznano dotację, wskazać należy, że dotacja ta przybrała pewne cechy dotacji podmiotowej, przeznaczonej na funkcjonowanie (pokrywanie kosztów działalności statutowej) danego podmiotu, podczas gdy z art.118 ust.1 ustawy o finansach publicznych wynikał celowy charakter dotacji – strona 11 protokołu kontroli.
4. W umowie o udzielenie dotacji dla Stowarzyszenia Abstynentów Klubu "AKWARIUM" w Ozorkowie, w kwocie 11.660 zł, wskazano, że dotacja zostaje przeznaczona na realizację zadań własnych gminy w zakresie prowadzenia działań profilaktycznych i rozwiązywania problemów alkoholowych, o których mowa w art.41 ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Szczegółowy opis zadania miał wynikać z załącznika do umowy. W przedmiotowym załączniku wskazano jednakże wyłącznie pozycje rzeczowe wydatków, w poszczególnych kwartałach 2002 roku (np. czynsz za lokal, energia elektryczna, środki czystości, artykuły piśmienne, wydatki bieżące, opłaty bankowe, doposażenie klubu itp.).
Z umowy nie wynikało w jaki sposób wymienione wydatki, na które została udzielona dotacja (poza kosztem działania telefonu zaufania – planowana kwota 960 zł oraz wydatkami na sport i rekreację – planowana kwota 100 zł), związane są z realizacją zadań własnych gminy wymienionych w art.41 ust.1 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.) oraz w Miejskim Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
Kontrolujący stwierdzili ponadto, że we wniosku o przyznanie dotacji, złożonym przez Stowarzyszenie Abstynentów Klubu "AKWARIUM" w Ozorkowie, wskazano jako cel dotacji działalność klubu.
Wobec powyższych ustaleń należy wskazać, że udzielenie dotacji nastąpiło z naruszeniem art.118 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych i nie działające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki. Na podstawie złożonego wniosku i zawartej umowy dotację przekazano na pokrycie kosztów działalności stowarzyszenia, nie zlecając zadań przynależnych jednostce samorządu gminnego – strony 13-15 protokołu kontroli.
Kontrolujący stwierdzili, że przekazaną na rzecz Stowarzyszenia Abstynentów Klubu "AKWARIUM" dotację wydatkowano, między innymi, na: przewóz osób na trasie Ozorków – Częstochowa - Ozorków - kwota 750 zł; zakup środków czystości, serwetek, noży, kubków na obchody X rocznicy działania Klubu – kwota 90,72 zł; zakup odkurzacza "Zelmer" – kwota 380 zł, zakup grzejnika elektrycznego, gniazdka, włącznika – kwota 190,70 zł; zakup ciast i słodyczy na X rocznicę Klubu – kwota 390 zł; doposażenie Klubu w urządzenia elektryczne – kwota 248,90 zł – strony 13 -15 protokołu kontroli.
5. Dotowane podmioty rozliczały się na podstawie not księgowych przedkładanych w okresach kwartalnych wraz z zestawieniem zrealizowanych - w okresie rozliczeniowym - rachunków, do których niekiedy załączano kserokopie dowodów źródłowych. Opisany sposób rozliczenia dotowanych podmiotów był niepełny, nie spełniał wymogów zawartych umów o udzielenie dotacji. Zgodnie z § 5 przedmiotowych umów, rozliczenie powinno nastąpić poprzez pisemne sprawozdanie ze sposobu rozdysponowania otrzymanych środków finansowych, udokumentowane przedłożonymi do wglądu dowodami księgowymi. Kontrolujący stwierdzili, że składane rozliczenia nie zawierały wymaganych sprawozdań, opisujących - w szczególności - sposób realizacji powierzonych zadań i związane z tym koszty – strona 11 protokołu kontroli.
6. Rozliczenie dotacji udzielonej Fundacji "Ozorkowski Inkubator Przedsiębiorczości" w Ozorkowie nastąpiło na podstawie noty księgowej nr 1/2002 z dnia 31 grudnia 2002 roku, wystawionej na kwotę 17.200 zł (całość przekazanej dotacji). Rozliczenie to dokonane zostało niezgodnie z § 4 ust.2 zawartej umowy, który stanowił, że rozliczenie dotacji następować powinno kwartalnie do 10-go dnia miesiąca następnego kwartału z wyjątkiem IV kwartału, który należy rozliczyć do dnia 27 grudnia 2002 roku. Pomimo braku kwartalnych rozliczeń, Miasto Ozorków uruchamiało kolejne transze. W umowie nie zawarto postanowień dotyczących sankcji nie przekazania pozostałej części dotacji, w sytuacji braku rozliczenia dotacji przekazanej w poprzednim kwartale, który to wymóg co do treści umowy wynikał z uchwały nr XIII/123/99 Rady Miejskiej w Ozorkowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie: określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych oraz sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli. Zgodnie z § 6 umowy bieżącą kontrolę wydatkowania środków w zakresie przekazanej dotacji powierzono Wydziałowi Organizacyjno – Administracyjnemu, a pod względem finansowym – Skarbnikowi Miasta Ozorkowa – strony 12-13 protokołu kontroli.
7. Ze złożonych przez MKS "BZURA" Ozorków rozliczeń dotacji, którą udzielono na organizację zajęć i imprez sportowych oraz na szkolenie dzieci i młodzieży w dyscyplinach sportowych: piłce siatkowej, piłce nożnej i brydżu, wynikało, że środki z udzielonej dotacji zostały przeznaczone, min., na następujące wydatki: szkolenia, rehabilitację, sprzęt sportowy, dożywianie, opłaty startowe, wynagrodzenia dla trenerów, transfery zawodników, koszty wyjazdu na mecze poza Ozorków, opłaty do ŁZPN za żółte kartki zawodników, rozliczenie delegacji sędziów, zakup trawy, zapłatę ubezpieczenia zdrowotnego, opłatę licencji zawodniczych, zakup biletów wstępu, znaczków pocztowych i leków.
Wydatki te związane były w zdecydowanej części ze szkoleniem i uczestnictwem w rozgrywkach sportowych drużyn seniorów, w prowadzonych przez Klub dyscyplinach. Z przedstawionych przez Klub rozliczeń nie można było ustalić w jakiej części środki z dotacji zostały przeznaczone na szkolenie dzieci i młodzieży. Stwierdzono ponadto, że z dotacji nie została sfinansowana żadna impreza masowa o charakterze sportowo-rekreacyjnym dla mieszkańców miasta.
Podkreślić należy, że w załączniku do uchwały budżetowej na 2002 rok wskazano, że dotacja dla Klubu MKS "Bzura" miała zostać przeznaczona na organizację zajęć, zawodów i imprez sportowo-rekreacyjnych oraz szkolenie dzieci i młodzieży.
Mimo ogólnego opisu zadania, w zawartej umowie, wydaje się jednakże nieuzasadnione uwzględnienie przez dotującego, w ramach rozliczenia dotacji, wydatków związanych z opłatami za żółte kartki otrzymane przez zawodników oraz opłat związanych z transferami zawodników - strony 15-18 protokołu kontroli.
W zakresie dotacji udzielonych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej
1. W piśmie informującym jednostki nie zaliczone do sektora finansów publicznych, a realizujące zadania z zakresu pomocy społecznej, określono termin składania wniosków do dnia 24 września 2001 roku, co było niezgodne z postanowieniem § 1 ust.2 ww. uchwały Rady Miejskiej w Ozorkowie nr XIII/123/99 z dnia 9 września 1999 roku, która ustalała termin składania wniosków do dnia 20 września roku poprzedzającego rok budżetowy, w którym ma nastąpić realizacja dotowanego zadania.
Z uwagi na to, że rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej (Dz. U. nr 55, poz.662) nie określiło terminu składania wniosku przez oferentów, w tym zakresie mógł być stosowany termin podany w powyższej uchwale - strona 19 protokołu kontroli.
2. W kontrolowanej jednostce procedura udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, realizującym zadania z zakresu pomocy społecznej, była niezgodna z postanowieniami § 4 i § 6 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej.
Stosownie do art.12a ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm.), organy administracji rządowej i organy jednostek samorządu terytorialnego mogą zlecać, w drodze umowy, organizacjom społecznym, Kościołowi Katolickiemu i innym kościołom, związkom wyznaniowym, fundacjom, stowarzyszeniom, pracodawcom oraz osobom fizycznym i prawnym zadania z zakresu pomocy społecznej oraz wspierać je w tym finansowo. Administracja rządowa i samorząd terytorialny współdziałają na zasadach partnerstwa, pomocniczości, profesjonalizmu, równego dostępu, jawności, efektywności ekonomicznej i jakości, z ww. podmiotami. Szczegółowe zasady i formy współdziałania określone zostały w powołanym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2000 roku.
Zgodnie z § 4 i § 6 przedmiotowego rozporządzenia, podmiot zlecający zadanie może wykonywać wybrane zadania przy pomocy podmiotów, z uwzględnieniem zasad pomocniczości, efektywności i równego dostępu do środków publicznych. W związku z czym, podmiot zlecający zadanie ogłasza ze stosownym wyprzedzeniem, informację o rodzaju zadania, wysokości środków finansowych przeznaczonych na to zadanie oraz o szczegółowych procedurach ich rozdysponowania, w celu umożliwienia równego dostępu oraz właściwego przygotowania działań przez wszystkie podmioty zainteresowane podjęciem współpracy.
Informację o możliwości składania ofert na realizację zadania zamieszcza się w dzienniku o zasięgu krajowym lub lokalnym, jak również na tablicy ogłoszeń w siedzibie podmiotu zlecającego zadanie lub w inny sposób zapewniający dostęp do informacji przez zainteresowanych potencjalnie oferentów, w tym w miarę możliwości, z użyciem powszechnie dostępnych elektronicznych sieci informacyjnych.
Powyższa informacja powinna określać terminy i warunki realizacji zadania, termin składania ofert oraz termin, tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru.
Ponadto podmiot zlecający zadania podaje do publicznej wiadomości informacje o zrealizowanych już zadaniach i związanych z tym kosztach, ze szczególnym uwzględnieniem przekazanych dotacji - strony 19 i 20 protokołu kontroli.
3. Oferty Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej – Stowarzyszenie Charytatywne – w Ozorkowie i Stowarzyszenia "MONAR" Ośrodek Ruchu "Wzajemnie potrzebni" – w Ozorkowie nie zawierały aktualnego wyciągu z rejestru sądowego oraz sprawozdania finansowego i merytorycznego z działalności podmiotu za ubiegły rok lub – w wypadku krótszej działalności – za miniony okres (zgodnego ze wzorem sprawozdania zamieszczonym w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia), co stanowiło naruszenie § 9 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej, w związku z czym nie powinny być w ogóle rozpatrzone, zgodnie z § 11 ust.4 ww. rozporządzenia – strony 21 i 25 protokołu kontroli.
4. Nie przestrzegano postanowienia § 12 powołanego rozporządzenia, który stanowił, że po złożeniu oferty podmiot zlecający zadanie informuje podmiot składający ofertę o sposobie w jaki powinna być ona zrealizowana, w terminie 30 dni od złożenia – strony 21 i 25 protokołu kontroli.
5. W kontrolowanej jednostce nie rozpatrywano ofert podmiotów realizujących zadania z zakresu pomocy społecznej zgodnie z wymogami wynikającymi z § 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 21 i 25 protokołu kontroli.
6. Nie były podawane do publicznej wiadomości wyniki dokonanego wyboru ofert oraz warunki ich realizacji, co stanowiło naruszenie § 11 ust.5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 21 i 25 protokołu kontroli.
7. Umowy zawarte z Polskim Komitetem Pomocy Społecznej – Stowarzyszenie Charytatywne – w Ozorkowie i Stowarzyszeniem "MONAR" Ośrodek Ruchu "Wzajemnie potrzebni" – w Ozorkowie nie zawierały wszystkich postanowień, które narzucał wzór umowy realizacji zadań pomocy społecznej, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 21, 22, 23, 25,26 i 27 protokołu kontroli.
8. Nie przestrzegano § 4 ust.2 umów zawartych z podmiotami otrzymującymi dotacje, który stanowił, że środki z dotacji będą rozliczane kwartalnie do 10-go dnia pierwszego miesiąca następnego kwartału, z wyjątkiem IV kwartału, który należało rozliczyć do dnia 27 grudnia 2002 roku. Kontrolujący stwierdzili, że nie wszystkie części przekazanych dotacji były rozliczane terminowo, np.: noty księgowe wystawione przez Polski Komitet Pomocy Społecznej – Stowarzyszenie Charytatywne – w Ozorkowie nr 1/2002 z dnia 18 kwietnia 2002 roku za I kwartał 2002 roku - kwota obciążenia 1.020 zł i nota księgowa nr 4 z dnia 30 grudnia 2002 roku za IV kwartał 2002 roku - kwota obciążenia w wysokości 960 zł; noty księgowe wystawione przez stowarzyszenie "MONAR" Ośrodek Ruchu "Wzajemnie potrzebni" w Ozorkowie nr 1/5/2002 z dnia 7 maja 2002 roku za II kwartał 2002 roku – kwota obciążenia 2.000 zł i nr 1/8/02 z dnia 12 sierpnia 2002 roku – kwota obciążenia 2.000 zł – strony 23, 24, 27 i 28 protokołu kontroli.
9. Sposób rozliczenia podmiotów realizujących zadania z zakresu pomocy społecznej nie spełniał postanowień § 4 ust.2 i § 5 zawartej umowy, zgodnie z którym rozliczeniem powinno być pisemne sprawozdanie ze sposobu rozdysponowania otrzymanych środków finansowych udokumentowane przedłożonymi do wglądu dowodami księgowymi. Złożone przez skontrolowane podmioty zestawienia kosztów nie zawierały sprawozdania finansowego i merytorycznego obejmującego wskazanie kosztów zrealizowanego zadania oraz osiągniętych celów – strony 24 i 28 protokołu kontroli.
10. Podmiot zlecający zadanie z zakresu pomocy społecznej nie dokonywał okresowej oceny realizacji zadania w oparciu o takie kryteria jak: stan realizacji umowy, efektywność i jakość wykonania, prawidłowość wykorzystania środków przekazanych na realizację zadania i właściwe prowadzenie dokumentacji. Ocena powinna być dokonywana na podstawie określonych w umowie dokumentów i wyjaśnień przekazywanych przez podmiot, jak również w miarę potrzeby, na podstawie ustaleń kontroli przeprowadzonej przez podmiot zlecający zadanie. Powyższe postępowanie stanowiło naruszenie § 13 ust.2 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 24 i 28 protokołu kontroli.
11. Zarząd Miejski Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej w Ozorkowie i Stowarzyszenie "MONAR" Ośrodek Ruchu "Wzajemnie potrzebni" – w Ozorkowie nie złożyli sprawozdania (według wzoru podanego w załączniku nr 3 ww. rozporządzenia) z wykonania zadania, określonego w umowie za 2002 rok do Urzędu Miejskiego w Ozorkowie, co stanowiło naruszenie § 14 ust.3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej – strony 24, 28 i 29 protokołu kontroli.
Wykazane nieprawidłowości - wynikające z niezastosowania przez kontrolowaną jednostkę obowiązujących przepisów określających zasady udzielania dotacji - wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 9 ustawy o finansach publicznych.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawania ich w przyszłości RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać art.118 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogą być udzielane dotacje na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki.
2. Udzielając dotacji przestrzegać art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w zakresie jawności postępowania poprzedzającego zlecenie realizacji zadania podmiotom nie działającym w celu osiągnięcia zysku.
3. Przestrzegać wymogów art.71 ust.2 w zw. z art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych, w zakresie treści umowy dotyczącej udzielenia dotacji i powierzenia zadania, a przede wszystkim, obowiązku szczegółowego opisu zleconego zadania, co pozwoli na rzetelne rozliczenie przekazanych środków publicznych.
4. Przestrzegać postanowień uchwały nr XIII/123/99 Rady Miejskiej w Ozorkowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie: określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych oraz sposobu jej rozliczania i sposobu kontroli, w zakresie wymogów co do treści zawieranych umów.
5. Egzekwować obowiązek rozliczania dotacji przez dotowane podmioty, w terminach i na zasadach określonych w zawieranych umowach o udzielenie dotacji.
6. Zapewnić należyty nadzór ze strony merytorycznie właściwych pracowników nad rozliczaniem przekazanych dotacji.
7. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Miasta części dotacji przekazanej MKS "Bzura", wydatkowanej na opłaty transferowe i na opłaty za żółte kartki zawodników – jako wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem.
8. Udzielając dotacji podmiotom realizującym zadania z zakresu pomocy społecznej stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej.
9. Jednocześnie RIO w Łodzi zwraca uwagę na zmiany art.118 ustawy o finansach publicznych, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2004 roku – na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874).
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 r.o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Ozorkowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Ozorkowie
3. aa