M. Uniejów - Kontrola doraźna przeprowadzona w I półroczu 2003 roku
XMLTreść
Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 26 maja 2003 r.
Pan
Józef Kaczmarek
Burmistrz Miasta Uniejów
WK – 0915/27/2003
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że doraźna kontrola przeprowadzona w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz gospodarki nieruchomościami w Mieście Uniejów wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie zamówień publicznych
Zamówienie publiczne dotyczące pełnienia funkcji zastępcy inwestycyjnego przy realizacji zadania budowy kanalizacji w ulicach Bogumiła, Wschodniej, Polnej i Rzecznej oraz budowy wodociągu w ulicy Wschodniej w Uniejowie (II etap). Wartość zamówienia do 30.000 EURO. Kwiecień 2000 rok.
1. W toku weryfikacji złożonych w przetargu nieograniczonym ofert inspektorzy kontroli RIO stwierdzili, że w ofercie nr 1 ("EKO-WYNIK" spółka z o.o., Łódź) znajdował się odpis z rejestru handlowego, który został potwierdzony za zgodność z oryginałem przez Sekretarza Sądu z datą 5 kwietnia 2000 roku. Termin składania ofert w przetargu upłynął natomiast w dniu 29 marca 2000 roku, o godz.9.00. Z powyższego wynikało, że odpis z rejestru handlowego nie mógł znajdować się w złożonej ofercie.
W warunkach postępowania zamawiający wymagał by oferta zawierała wyciąg z właściwego rejestru stwierdzający status prawny, miejsce rejestracji oraz zakres działalności oferenta. Oferent nr 1 powinien powyższy wyciąg złożyć wraz z ofertą do dnia 29 marca 2000 roku. Brak powołanego dokumentu powinien skutkować odrzuceniem oferty, zgodnie z art.27a pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. Ponadto co do oferty nr 2 ("ECOTHERM" spółka z o.o., Łowicz) stwierdzono, że znajdowała się w niej opinia bankowa z datą wystawienia 17 kwietnia 2000 roku. Powyższa opinia winna być złożona do dnia 29 marca 2000 roku, tj. dnia, w którym upłynął termin składania ofert. Z powyższego wynikało, że opinia bankowa nie mogła znajdować się w złożonej ofercie. Stwierdzono również, że w ofercie nr 2 brak było wykazu zrealizowanych prac podobnych do przedmiotu zamówienia na przestrzeni ostatnich 3 lat. Zarówno opinia bankowa, jak również wykaz prac wymagane były przez zamawiającego w warunkach postępowania.
Brak wymienionych dokumentów powinien skutkować odrzuceniem oferty, zgodnie z art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu nie wpłynęła żadna oferta nie podlegająca odrzuceniu (jak wykazano powyżej obydwie złożone oferty podlegały odrzuceniu), postępowanie powinno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
4. W umowie z dnia 6 kwietnia 2000 roku rozszerzono zakres powiernictwa (zastępstwa inwestycyjnego) w stosunku do zapisów zawartych w warunkach postępowania, co w istotny sposób zmieniło zakres przedmiotu umowy. Wskazać należy, że zgodnie z art.72 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych - umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte odpowiednio w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu.
Umowa z dnia 6 kwietnia 2000 roku podpisana została w imieniu Miasta przez Burmistrza Miasta Pana Eugeniusza Synakiewicza i członka Zarządu Miasta Panią Krystyną Kowalczyk.
Zamówienie publiczne na wykonanie kanalizacji sanitarnej – etap II w ulicach Bogumiła, Wschodnia, Polna i Rzeczna oraz budowa wodociągu w ulicy Wschodniej w Uniejowie". Wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO. Czerwiec 2000 rok.
1. Postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego. W wymaganym terminie zamawiający otrzymał cztery oferty. W wyniku weryfikacji złożonych ofert kontrolujący stwierdzili, że trzy oferty podlegały odrzuceniu. Zamawiający odrzucił natomiast tylko dwie oferty. Nie odrzucono oferty nr 2, w której brak było zaświadczenia o nie zaleganiu z uiszczaniem podatków lokalnych. Oferta nr 2 podlegała odrzuceniu na podstawie art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto z uwagi na to, że w powyższym postępowaniu wpłynęła tylko jedna oferta nie podlegająca odrzuceniu, postępowanie winno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy. Za najkorzystniejszą zamawiający uznał ofertę nr 1, złożoną przez firmę "EKOMEL" S.A. z Poddębic.
2. Zamawiający nie poinformował wykonawcy, którego oferta została wybrana o terminie zawarcia umowy, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, zgodnie z postanowieniami art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Na umowie z dnia 21 czerwca 2000 roku brak było kontrasygnaty Skarbnika Miasta, co naruszało art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.).
5. Kierownik budowy Pan...... posiadał wyłącznie uprawnienia kierownika budowy i robót w specjalności wodno-melioracyjnej, w związku z czym nie mógł sprawować funkcji kierownika robót budowlanych przy pracach instalacyjno – inżynieryjnych w zakresie sieci kanalizacyjnych i wodociągowych.
6. Dziennik budowy wydany w dniu 14 lipca 2000 roku przez Starostwo Powiatowe w Poddębicach (nr 418/2000/174/2000) na budowę kanalizacji w ulicach Miodowa, Dębowa i Rzeczna w Uniejowie na podstawie pozwolenia na budowę AB.7351/174/2000 z dnia 6 czerwca 2000 roku, obejmował również prace wykonywane przez firmę "EKO-MEL" na podstawie pozwolenia na budowę nr AB.7351-2/122/2000 z dnia 26 maja 2000 roku, czego nie odnotowano w powyższym dzienniku budowy.
7. Ponadto w dzienniku budowy nie odnotowano także zmiany kierownika budowy. Stwierdzono, że kierownik budowy - po zmianie – Pan...... nie posiadał uprawnień do pełnienia funkcji kierownika budowy sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, gdyż posiadał uprawnienia kierownika budowy w specjalności wodno-melioracyjnej.
8. W dniu 17 października 2000 roku zawarty został aneks nr 1 do umowy z dnia 21 czerwca 2000 roku na wykonanie sieci kanalizacyjnej i wodociągowej. Przedmiotem aneksu było wykonanie odwodnienia wykopów poprzez ciągłe pompowanie wody z wykopów za pomocą igłofiltrów oraz dokonanie naprawy wykopów. W aneksie nie określono wartości zleconych prac. W dniu 30 listopada 2000 roku zawarty został aneks nr 2, którym zwiększono wynagrodzenie wykonawcy i wprowadzono nowy harmonogram rzeczowo - finansowy robót. Inspektorzy RIO dokonali weryfikacji aneksu nr 1 z kosztorysami powykonawczym sporządzonym przez firmę "EKOMEL" (bez daty sporządzenia) oraz kosztorysem sporządzonym przez Pana..... (działającego na zlecenie Zarządu Miejskiego w Uniejowie) z dnia 26 lutego 2001 roku, który korygował kosztorys firmy "EKOMEL". W wyniku analizy wskazanych dokumentów stwierdzono, że w aneksie nr 1 rozszerzono zakres prac o wykonanie odwodnienia wykopów oraz dokonanie naprawy wykopów w związku z dużym napływem wód gruntowych. Z przedstawionych kosztorysów wynikało natomiast, że wykonawca wykonywał następujące prace:
- roboty dodatkowe w ul. Polnej, Wschodniej, Rzecznej na kwotę 56.441,80 zł,
- odwodnienie na kwotę 170.417,48 zł,
- roboty dodatkowe w ul. Bogumiła na kwotę 24.468,03 zł,
- dodatkowe przyłącza wodociągowe na kwotę 13.440,83 zł.
Jednocześnie wartość robót niewykonanych w ulicach Polnej, Rzecznej i Dębowej wynosiła kwotę 75.504,83 zł. Ogółem wartość robót dodatkowych i zamiennych (brutto) wynosiła kwotę 189.263,31 zł.
Z powyższego wynikało, że firma "EKOMEL" wykonała także prace dodatkowe i zamienne, które nie zostały ujęte w aneksie nr 1 zwiększającym zakres robót. Udzielenie zamówienia publicznego w tym zakresie nastąpiło z pominięciem procedur określonych w ustawie o zamówieniach publicznych. Stanowiło to naruszenie art.12a ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamówienia publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie.
Zarówno umowa, jak i aneksy zawarte zostały w imieniu Miasta przez spółkę "EKO – WYNIK" oraz akceptowane przez Burmistrza Miasta Pana Eugeniusza Synakiewicza.
9. W dniu 5 grudnia 2000 roku sporządzono protokół końcowego odbioru robót sieci kanalizacyjnej i wodociągowej – II etap, przyjmując wykonaną inwestycję z uwagami, dotyczącymi usterek, które miały być usunięte w terminie do dnia 30 maja 2001 roku. Z protokołu odbioru robót wynikało, że obejmował on także roboty dodatkowe.
Ponadto w trakcie czynności kontrolnych - w dniu 14 kwietnia 2003 roku - kontrolującym przedstawiono drugi protokół odbioru robót dodatkowych z datą sporządzenia 5 lutego 2001 roku. Roboty dodatkowe obejmowały prace związane z pompowaniem wody z wykopów za pomocą igłofiltrów, naprawą wykopów, wykonaniem dodatkowych sieci i przyłączy kanalizacyjnych. W powyższym protokole zapisano, że prace budowlane zakończono dnia 5 lutego 2001 roku, co odnotowano w dzienniku budowy na stronie 13. Kontrolujący stwierdzili, że w dzienniku budowy brak było zapisu o zakończeniu prac, a jedynie zgłoszenie do odbioru końcowego z datą 1 lutego 2001 roku. Według zapisów w dzienniku budowy roboty na powyższej inwestycji zakończyły się 22 listopada 2000 roku.
Kontrolującym nie przedłożono protokołu odbioru wymienionych robót dotyczących wymienionych w protokole z dnia 15 grudnia 2000 roku usterek.
Powyższe uzasadnia wniosek o nierzetelnym sporządzaniu dokumentacji w zakresie przedmiotowej inwestycji.
10. W umowie z dnia 21 czerwca 2000 roku na wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej i sieci wodociągowej strony ustaliły, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy tworzone będzie z potrąceń z faktur za częściowo wykonane prace, z tym, że 30% zabezpieczenia miało zostać wniesione w dniu zawarcia umowy. Kontrolujący stwierdzili, że firma "EKOMEL" wpłaciła 30% zabezpieczenia należytego wykonania umowy - kwotę 14.283,40 zł - w dniu 7 lipca 2000 roku. W odniesieniu do opisanego stanu faktycznego wskazać należy, że zgodnie z art. 27c ustawy o zamówieniach publicznych jeżeli oferent nie wnosi zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, chyba, że złożono tylko dwie ważne oferty. W przedmiotowym postępowaniu – z uwagi na okoliczność, że zamawiający rozpatrywał jako ważne dwie oferty - postępowanie powinno zostać unieważnione.
11. Ponadto stwierdzono, że zamawiający nie potrącał z faktur za częściowo wykonane roboty odpowiednich kwot, celem utworzenia pełnej kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Stanowiło to naruszenie § 5 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. z 1994 roku, nr 140, poz.794 – obecnie nie obowiązujące) oraz postanowień zawartej umowy. Potrącenia zabezpieczenia dokonano dopiero z faktury nr 77/1/01 z dnia 12 lutego 2001 roku, dotyczącej "refaktury" nr 3/TP/5/2001 za wykonanie odwodnienia i prac dodatkowych.Z faktury potrącono kwotę 2.340,43 zł na zwiększenie części zabezpieczenia służącej ew. zaspokojeniu roszczeń z tytułu rękojmi, a kwotę 30.984,58 zł potrącono jako część zabezpieczenia gwarantującą zgodne z umową wykonanie robót. Łącznie pobrano tytułem zabezpieczenia kwotę 47.611,40 zł. Powinna być natomiast pobrana kwota 60.849,90 zł, w tym część przeznaczona na pokrycie roszczeń w ramach rękojmi – 18.254,97 zł (pobrano kwotę 16.626,83 zł) oraz część gwarantująca zgodne z umową wykonanie robót - 42.594,93 zł (pobrano kwotę 30.984,58 zł).
Z powyższych wyliczeń wynika, że zabezpieczono rękojmię kwotą 16.626,83 zł, a gwarancję należytego wykonania umowy kwotą, co łącznie daje kwotę 47.611,40 zł.
Zamówienie publiczne na wykonanie kanalizacji deszczowej w ulicy Targowej, Wiejskiej, Różanej i Makowej w Uniejowie. Wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO. Lipiec 1998 rok.
1. W dniu podpisywania umowy na wykonanie kanalizacji deszczowej, tj. w dniu 9 lipca 1998 roku, w budżecie Miasta Uniejów zabezpieczono środki finansowe w kwocie 50.000 zł. Wynagrodzenie określone w umowie wynosiło 120.965,30 zł. W imieniu Miasta umowa podpisana została przez Pana Henryka Pęcherskiego – Burmistrza Miasta i Pana Stanisława Urbaniaka – Zastępcę Burmistrza. Zaciągnięcie na podstawie wskazanej umowy zobowiązania nastąpiło bez odpowiedniego zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Miasta, co stanowiło naruszenie art.18 ust.2 pkt 9 lit "e" ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego do wyłącznej kompetencji rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawie zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez radę gminy.
2. Do dnia zakończenia kontroli kontrolującym nie przedstawiono kosztorysu inwestorskiego dotyczącego przedmiotowego zamówienia.
3. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zażądał od oferentów przedłożenia zaświadczenia o nie zaleganiu w uiszczaniu podatkach lokalnych, co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie dotyczącym okoliczności wskazanych w art. 19 ust.1 pkt 3 ww. ustawy.
4. W ofercie nr 3 załączono kserokopie referencji poświadczone za zgodność z oryginałem przez oferenta, zaś zgodnie z zapisami w SIWZ kserokopia dokumentu mogła być poświadczona za zgodność z oryginałem urzędowo (przez organ wydający dokument, urzędy administracji rządowej, samorządowej, notarialnie) lub przez zamawiającego. Kserokopie dokumentów, które w ogóle nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem załączono do oferty nr 5 (kserokopia zaświadczenia nr 856/98 wydanego przez Urząd Skarbowy w Turku, kserokopia opinii bankowej, kserokopia deklaracji PIT-5 na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy). W związku z powyższym zamawiający powinien odrzucić wymienione oferty, zgodnie z art.27a pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. W ofercie nr 4 – opinia bankowa nie spełniała wymagań przewidzianych w SIWZ, zgodnie z którymi do oświadczenia finansowego oferenci winni dołączyć informację banku, w której potwierdzona powinna być wielkość posiadanych środków finansowych oraz zdolność kredytową oferenta w wymaganej wysokości na wykonanie niniejszego zamówienia. W związku z tym zamawiający powinien odrzucić powyższą ofertę, zgodnie z art.27a pkt 2 ww. ustawy.
6. Z uwagi na okoliczność, że w omawianym postępowaniu wpłynęła tylko jedna ważna oferta, postępowanie winno być unieważnione na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
7. Kontrolującym nie przedstawiono żadnego dokumentu potwierdzającego ukazanie się ogłoszenia o wynikach postępowania – druk ZP-150 - w Biuletynie Zamówień Publicznych, co było wymagane przez art.50 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych.
8. Zamawiający, udzielając zamówienia na roboty budowlane nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, zgodnie z postanowieniami art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
9. Na umowie z dnia 9 lipca 1998 roku brak było kontrasygnaty Skarbnika Miasta, co naruszało art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
10. Dnia 4 listopada 1998 roku zawarty został aneks nr 1/98 do umowy nr 11/98 z dnia 9 lipca 1998 roku. Powyższy aneks podpisany został przez Burmistrza Miasta Pana Eugeniusza Synakiewicza i Zastępcę Burmistrza Miasta Panią Krystynę Kowalczyk oraz ze strony wykonawcy przez Pana Zygmunta Kucharskiego. Na aneksie brak było również kontrasygnaty Skarbnika Miasta. Kontrolujący stwierdzili, że w dacie podpisywania aneksu (4 listopada 1998 roku) Pan Eugeniusz Synakiewicz nie był jeszcze Burmistrzem Miasta, gdyż został wybrany na to stanowisko przez Radę Miejską w dniu 19 listopada 1998 roku. Powyższe dotyczyło również Pani Krystyny Kowalczyk, wybranej na stanowisko Zastępcy Burmistrza Miasta. Pan Synakiewicz i Pani Kowalczyk w dniu 4 listopada 1998 roku nie mieli żadnych pełnomocnictw do reprezentowania Miasta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych.
11. W przedstawionej do kontroli dokumentacji znajdowały się następujące protokoły odbioru:
- protokół z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie odbioru robót kanalizacji deszczowej, stwierdzający usterki: brak wprawki w studniach wraz z kinetami, brak płukania kanału, brak wyrównania nawierzchni gruntowej w ul. Makowej, brak wyrównania składowanego urobku z wykopów. Wykonawca zobowiązał się usunąć powyższe usterki po wystąpieniu sprzyjających warunków atmosferycznych, nie później niż do dnia 30 kwietnia 1999 roku. W imieniu Miasta protokół podpisali inspektor UM i Prezes MZUK w Uniejowie.
- protokół z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie odbioru robót kanalizacji deszczowej, nie stwierdzający żadnych usterek. Według powyższego protokołu prace rozpoczęto 5.10.1998 roku, a zakończono 22.12.1998 roku. W imieniu Miasta protokół podpisali Pan Eugeniusz Synakiewicz – Burmistrz Miasta, Pan Jan Broż – inspektor w UM, Pan Wojciech Tomczyk – inspektor w UM i Pan Jacek Kurpik – Prezes MZUK w Uniejowie (jako przejmujący do eksploatacji).
Powyższe wskazuje na sporządzanie nierzetelnej dokumentacji związanej z odbiorem przedmiotowych robót inwestycyjnych.
Zamówienie publiczne na modernizację dróg dojazdowych do promu przewozowego na rzece Warcie o długości 3300 mb. w miejscowości Kościelnica. Zamówienie o wartości do 30.000 EURO. Luty 2000 rok.
1. Wartość zamówienia określona na podstawie kosztorysu inwestorskiego wynosiła 178.439,60 zł netto, czyli przekraczała równowartość kwoty 30.000 EURO. Mimo powyższego zamawiający prowadził postępowanie w procedurze uproszczonej, co skutkowało naruszeniem szeregu przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, wskutek zaniechania ich stosowania. Dotyczyło to, w szczególności, braku zamieszczenia ogłoszenia o przetargu nieograniczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych (art.29 ust.1 ustawy).
2. W wyniku analizy złożonych ofert komisja przetargowa odrzuciła ofertę nr 5, z uwagi na brak zaświadczenia z ZUS, Urzędu Skarbowego oraz brak poświadczenia za zgodność z oryginałem zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. W warunkach postępowania zamawiający żądał złożenia aktualnego dokumentu stanowiącego podstawę prawną do prowadzenia przez oferenta działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem. Zamawiający nie żądał natomiast przedłożenia zaświadczeń z ZUS i US. Odrzucenie oferty w oparciu o brak przedmiotowych dokumentów oznaczało, że zamawiający oceniał spełnienie warunków przez oferentów według innych kryteriów niż podane w warunkach postępowania, co stanowiło naruszenie art.24 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W wyniku kontroli pozostałych ofert kontrolujący stwierdzili, że:
- oferent nr 1 ("EKOMEL" S.A. z Poddębic) zaproponował roczny okres gwarancji, podczas gdy w warunkach postępowania zamawiający wymagał 3-letniego okresu gwarancji. W wykazie osób mogących pełnić funkcje kierownika budowy brak było osoby o odpowiedniej specjalności; ponadto w załączonej ofercie brak było wykazu ważniejszych zamówień zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat o charakterze, złożoności i wartości porównywalnej z zakresem zamówienia,
- oferent nr 2 (PHU "Maciej") przedstawił wykaz ważniejszych zamówień zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat bez podania ich wartości,
- w ofercie nr 4 (firma "KAZ-BRUK") znajdowały się dokumenty potwierdzające uprawnienia budowlane osoby, której nie wymieniono jako pracownika firmy. W związku z czym nie można było stwierdzić, czy osoba ta wyraziła zgodę na podjęcie obowiązków kierownika budowy. W przedmiotowej ofercie brak było także wykazu ważniejszych zamówień zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat o charakterze, złożoności i wartości porównywalnej z zakresem zamówienia. W ofercie znajdowały się natomiast zaświadczenia z ZUS i US z datą wystawienia 16 luty 2000 rok. Jak wskazano zamawiający nie wymagał przedmiotowych zaświadczeń, a ponadto dokumenty te zostały dostarczone już po terminie składania ofert (14 luty 2000 rok).
Z powyższego wynikało, że wskazane oferty (1,2,4) podlegały odrzuceniu na podstawie art.27a ustawy o zamówieniach publicznych. Z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu wpłynęła tylko jedna oferta nie podlegająca odrzuceniu - postępowanie powinno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
Zamawiający jako najkorzystniejszą uznał ofertę firmy "KAZ-BRUK". Oświadczenie woli w imieniu Miasta przy zawarciu umowy, w dniu 25 lutego 2000 roku, złożyli Pan Eugeniusz Synakiewicz – Burmistrz Miasta i Pani Krystyna Kowalczyk – Zastępca Burmistrza Miasta.
4. Umowa z dnia 25 lutego 2000 roku nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta, co naruszało art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
5. W oparciu o przedłożone dokumenty kontrolujący sprawdzili wykonanie umowy dotyczącej modernizacji dróg dojazdowych do promu przewozowego. Ustalono, że do oferty firmy "KAZ-BUD" załączony został kosztorys ofertowy na łączną kwotę 113.850,70 zł. Na kosztorysie zamieszczono jednocześnie adnotację, że w wyniku zastosowania upustu do pozycji 6 i 7 cena została obniżona do kwoty 79.000 zł brutto (o kwotę 34.850,70 zł). Kwota ta została jednocześnie wskazana w formularzu oferty jako proponowane wynagrodzenie wykonawcy. W takiej też wysokości ustalono wynagrodzenie wykonawcy w umowie z dnia 25 lutego 2000 roku.
Po zakończeniu robót wykonawca sporządził kosztorys powykonawczy- na kwotę 82.164,10 zł brutto. Porównanie kosztorysu powykonawczego i ofertowego wykazało, że wykonawca nie wykonał całego zakresu prac objętego kosztorysem ofertowym i zawartą umową o wartości 26.157, 20 zł, co dotyczyło, w szczególności, dostawy tłucznia i miału kamiennego (w pozycji 9 kosztorysu ofertowego – dowóz tłucznia i miału kamiennego z odległości 100 km w ilości 398,76 tony - 678 m3 łączny koszt wyniósł 21.205,20 zł - odpowiednio w pozycji 9 kosztorysu powykonawczego – dowóz tłucznia i miału kamiennego z odległości 100 km w ilości 132,92 tony - 70 m3 łączny koszt wyniósł 2.189,80 zł.).
Z powyższego wynikało, że firma "KAZ-BRUK" wykonała zamówienie w sposób nienależyty, co zresztą było do przewidzenia przy udzielonym przez firmę "upuście". Nie było bowiem możliwe wykonanie robót wycenionych na kwotę 113.850 zł, za kwotę 79.000 zł - bez uszczerbku dla zakresu i jakości tych robót.
Odbioru robót dokonano w dniu 4 maja 2000 roku. Komisja w składzie Pani Krystyna Kowalczyk – Zastępca Burmistrza Miasta, Pan Jan Broż – inspektor w Urzędzie Miasta, Pan Antoni Kaczmarek – członek Zarządu Miasta, Pani..... inspektor nadzoru odebrała całość prac jako wykonanych prawidłowo, zgodnie z zawartą umową.
Powyższe ustalenia wskazują na brak należytego nadzoru nad realizacją przedmiotowej inwestycji ze strony pracowników Urzędu Miasta, co doprowadziło do uszczerbku majątkowego po stronie Miasta (wypłata całości wynagrodzenia mimo niewykonania całego zakresu robót).
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Zapewnić rzetelny nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych.
2. Zapewnić rzetelny odbiór zrealizowanych zadań inwestycyjnych.
3. Zapewnić protokolarny odbiór prac wykonywanych w wyniku stwierdzonych podczas odbiorów robót usterek.
4. Zapewnić kontrasygnowanie zawieranych umów przez Skarbnika Miasta lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
5. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i przepisów aktów wykonawczych, w szczególności:
- art.12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.19 ust.1 ustawy - określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art. 22 ust. 4 ustawy - w zakresie żądania od wykonawców, w postępowaniu powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 ust.2 ustawy,
- art.24 ust.1 ustawy – zgodnie z którym kryteria oceny spełnienia warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców nie podlegają zmianie w toku danego postępowania,
- art.25 ust.4 ustawy – zobowiązującego zamawiającego do przekazywania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej,
- art.27a ust.1 ustawy - określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.27b ust.1 ustawy – określającego przesłanki unieważnienia postępowania,
- art.29 ust.1 w zw. z art.15 ust.1 ustawy – zgodnie z którymi zamawiający przy wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO zamieszcza ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych,
- art.35 ust.2 ustawy zobowiązującego zamawiającego, w odniesieniu do robót budowlanych, do posiadania dokumentacji określającej przedmiot przetargu oraz kosztorysu inwestorskiego. Kosztorys inwestorski stanowi podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane,
- art.51 ust.2 ustawy – zobowiązującego zamawiającego do podania w zawiadomieniu o wyborze oferty terminu zawarcia umowy,
- art.72 ust.3 ustawy – zakazującego zawierania umów w sprawie zamówienia publicznego poza określenie przedmiotu zamówienia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu,
- przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002) w zakresie zasad wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pan Przewodniczący Rady Miejskiej w Uniejowie.
2. Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Uniejowie.
3. aa
Łódź, dnia 26 maja 2003 r.
Pan
Józef Kaczmarek
Burmistrz Miasta Uniejów
WK – 0915/27/2003
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że doraźna kontrola przeprowadzona w zakresie udzielania zamówień publicznych oraz gospodarki nieruchomościami w Mieście Uniejów wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie zamówień publicznych
Zamówienie publiczne dotyczące pełnienia funkcji zastępcy inwestycyjnego przy realizacji zadania budowy kanalizacji w ulicach Bogumiła, Wschodniej, Polnej i Rzecznej oraz budowy wodociągu w ulicy Wschodniej w Uniejowie (II etap). Wartość zamówienia do 30.000 EURO. Kwiecień 2000 rok.
1. W toku weryfikacji złożonych w przetargu nieograniczonym ofert inspektorzy kontroli RIO stwierdzili, że w ofercie nr 1 ("EKO-WYNIK" spółka z o.o., Łódź) znajdował się odpis z rejestru handlowego, który został potwierdzony za zgodność z oryginałem przez Sekretarza Sądu z datą 5 kwietnia 2000 roku. Termin składania ofert w przetargu upłynął natomiast w dniu 29 marca 2000 roku, o godz.9.00. Z powyższego wynikało, że odpis z rejestru handlowego nie mógł znajdować się w złożonej ofercie.
W warunkach postępowania zamawiający wymagał by oferta zawierała wyciąg z właściwego rejestru stwierdzający status prawny, miejsce rejestracji oraz zakres działalności oferenta. Oferent nr 1 powinien powyższy wyciąg złożyć wraz z ofertą do dnia 29 marca 2000 roku. Brak powołanego dokumentu powinien skutkować odrzuceniem oferty, zgodnie z art.27a pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.).
2. Ponadto co do oferty nr 2 ("ECOTHERM" spółka z o.o., Łowicz) stwierdzono, że znajdowała się w niej opinia bankowa z datą wystawienia 17 kwietnia 2000 roku. Powyższa opinia winna być złożona do dnia 29 marca 2000 roku, tj. dnia, w którym upłynął termin składania ofert. Z powyższego wynikało, że opinia bankowa nie mogła znajdować się w złożonej ofercie. Stwierdzono również, że w ofercie nr 2 brak było wykazu zrealizowanych prac podobnych do przedmiotu zamówienia na przestrzeni ostatnich 3 lat. Zarówno opinia bankowa, jak również wykaz prac wymagane były przez zamawiającego w warunkach postępowania.
Brak wymienionych dokumentów powinien skutkować odrzuceniem oferty, zgodnie z art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu nie wpłynęła żadna oferta nie podlegająca odrzuceniu (jak wykazano powyżej obydwie złożone oferty podlegały odrzuceniu), postępowanie powinno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
4. W umowie z dnia 6 kwietnia 2000 roku rozszerzono zakres powiernictwa (zastępstwa inwestycyjnego) w stosunku do zapisów zawartych w warunkach postępowania, co w istotny sposób zmieniło zakres przedmiotu umowy. Wskazać należy, że zgodnie z art.72 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych - umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte odpowiednio w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu.
Umowa z dnia 6 kwietnia 2000 roku podpisana została w imieniu Miasta przez Burmistrza Miasta Pana Eugeniusza Synakiewicza i członka Zarządu Miasta Panią Krystyną Kowalczyk.
Zamówienie publiczne na wykonanie kanalizacji sanitarnej – etap II w ulicach Bogumiła, Wschodnia, Polna i Rzeczna oraz budowa wodociągu w ulicy Wschodniej w Uniejowie". Wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO. Czerwiec 2000 rok.
1. Postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego. W wymaganym terminie zamawiający otrzymał cztery oferty. W wyniku weryfikacji złożonych ofert kontrolujący stwierdzili, że trzy oferty podlegały odrzuceniu. Zamawiający odrzucił natomiast tylko dwie oferty. Nie odrzucono oferty nr 2, w której brak było zaświadczenia o nie zaleganiu z uiszczaniem podatków lokalnych. Oferta nr 2 podlegała odrzuceniu na podstawie art.27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto z uwagi na to, że w powyższym postępowaniu wpłynęła tylko jedna oferta nie podlegająca odrzuceniu, postępowanie winno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy. Za najkorzystniejszą zamawiający uznał ofertę nr 1, złożoną przez firmę "EKOMEL" S.A. z Poddębic.
2. Zamawiający nie poinformował wykonawcy, którego oferta została wybrana o terminie zawarcia umowy, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, zgodnie z postanowieniami art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Na umowie z dnia 21 czerwca 2000 roku brak było kontrasygnaty Skarbnika Miasta, co naruszało art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.).
5. Kierownik budowy Pan...... posiadał wyłącznie uprawnienia kierownika budowy i robót w specjalności wodno-melioracyjnej, w związku z czym nie mógł sprawować funkcji kierownika robót budowlanych przy pracach instalacyjno – inżynieryjnych w zakresie sieci kanalizacyjnych i wodociągowych.
6. Dziennik budowy wydany w dniu 14 lipca 2000 roku przez Starostwo Powiatowe w Poddębicach (nr 418/2000/174/2000) na budowę kanalizacji w ulicach Miodowa, Dębowa i Rzeczna w Uniejowie na podstawie pozwolenia na budowę AB.7351/174/2000 z dnia 6 czerwca 2000 roku, obejmował również prace wykonywane przez firmę "EKO-MEL" na podstawie pozwolenia na budowę nr AB.7351-2/122/2000 z dnia 26 maja 2000 roku, czego nie odnotowano w powyższym dzienniku budowy.
7. Ponadto w dzienniku budowy nie odnotowano także zmiany kierownika budowy. Stwierdzono, że kierownik budowy - po zmianie – Pan...... nie posiadał uprawnień do pełnienia funkcji kierownika budowy sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, gdyż posiadał uprawnienia kierownika budowy w specjalności wodno-melioracyjnej.
8. W dniu 17 października 2000 roku zawarty został aneks nr 1 do umowy z dnia 21 czerwca 2000 roku na wykonanie sieci kanalizacyjnej i wodociągowej. Przedmiotem aneksu było wykonanie odwodnienia wykopów poprzez ciągłe pompowanie wody z wykopów za pomocą igłofiltrów oraz dokonanie naprawy wykopów. W aneksie nie określono wartości zleconych prac. W dniu 30 listopada 2000 roku zawarty został aneks nr 2, którym zwiększono wynagrodzenie wykonawcy i wprowadzono nowy harmonogram rzeczowo - finansowy robót. Inspektorzy RIO dokonali weryfikacji aneksu nr 1 z kosztorysami powykonawczym sporządzonym przez firmę "EKOMEL" (bez daty sporządzenia) oraz kosztorysem sporządzonym przez Pana..... (działającego na zlecenie Zarządu Miejskiego w Uniejowie) z dnia 26 lutego 2001 roku, który korygował kosztorys firmy "EKOMEL". W wyniku analizy wskazanych dokumentów stwierdzono, że w aneksie nr 1 rozszerzono zakres prac o wykonanie odwodnienia wykopów oraz dokonanie naprawy wykopów w związku z dużym napływem wód gruntowych. Z przedstawionych kosztorysów wynikało natomiast, że wykonawca wykonywał następujące prace:
- roboty dodatkowe w ul. Polnej, Wschodniej, Rzecznej na kwotę 56.441,80 zł,
- odwodnienie na kwotę 170.417,48 zł,
- roboty dodatkowe w ul. Bogumiła na kwotę 24.468,03 zł,
- dodatkowe przyłącza wodociągowe na kwotę 13.440,83 zł.
Jednocześnie wartość robót niewykonanych w ulicach Polnej, Rzecznej i Dębowej wynosiła kwotę 75.504,83 zł. Ogółem wartość robót dodatkowych i zamiennych (brutto) wynosiła kwotę 189.263,31 zł.
Z powyższego wynikało, że firma "EKOMEL" wykonała także prace dodatkowe i zamienne, które nie zostały ujęte w aneksie nr 1 zwiększającym zakres robót. Udzielenie zamówienia publicznego w tym zakresie nastąpiło z pominięciem procedur określonych w ustawie o zamówieniach publicznych. Stanowiło to naruszenie art.12a ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamówienia publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie.
Zarówno umowa, jak i aneksy zawarte zostały w imieniu Miasta przez spółkę "EKO – WYNIK" oraz akceptowane przez Burmistrza Miasta Pana Eugeniusza Synakiewicza.
9. W dniu 5 grudnia 2000 roku sporządzono protokół końcowego odbioru robót sieci kanalizacyjnej i wodociągowej – II etap, przyjmując wykonaną inwestycję z uwagami, dotyczącymi usterek, które miały być usunięte w terminie do dnia 30 maja 2001 roku. Z protokołu odbioru robót wynikało, że obejmował on także roboty dodatkowe.
Ponadto w trakcie czynności kontrolnych - w dniu 14 kwietnia 2003 roku - kontrolującym przedstawiono drugi protokół odbioru robót dodatkowych z datą sporządzenia 5 lutego 2001 roku. Roboty dodatkowe obejmowały prace związane z pompowaniem wody z wykopów za pomocą igłofiltrów, naprawą wykopów, wykonaniem dodatkowych sieci i przyłączy kanalizacyjnych. W powyższym protokole zapisano, że prace budowlane zakończono dnia 5 lutego 2001 roku, co odnotowano w dzienniku budowy na stronie 13. Kontrolujący stwierdzili, że w dzienniku budowy brak było zapisu o zakończeniu prac, a jedynie zgłoszenie do odbioru końcowego z datą 1 lutego 2001 roku. Według zapisów w dzienniku budowy roboty na powyższej inwestycji zakończyły się 22 listopada 2000 roku.
Kontrolującym nie przedłożono protokołu odbioru wymienionych robót dotyczących wymienionych w protokole z dnia 15 grudnia 2000 roku usterek.
Powyższe uzasadnia wniosek o nierzetelnym sporządzaniu dokumentacji w zakresie przedmiotowej inwestycji.
10. W umowie z dnia 21 czerwca 2000 roku na wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej i sieci wodociągowej strony ustaliły, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy tworzone będzie z potrąceń z faktur za częściowo wykonane prace, z tym, że 30% zabezpieczenia miało zostać wniesione w dniu zawarcia umowy. Kontrolujący stwierdzili, że firma "EKOMEL" wpłaciła 30% zabezpieczenia należytego wykonania umowy - kwotę 14.283,40 zł - w dniu 7 lipca 2000 roku. W odniesieniu do opisanego stanu faktycznego wskazać należy, że zgodnie z art. 27c ustawy o zamówieniach publicznych jeżeli oferent nie wnosi zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający wybiera tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów, chyba, że złożono tylko dwie ważne oferty. W przedmiotowym postępowaniu – z uwagi na okoliczność, że zamawiający rozpatrywał jako ważne dwie oferty - postępowanie powinno zostać unieważnione.
11. Ponadto stwierdzono, że zamawiający nie potrącał z faktur za częściowo wykonane roboty odpowiednich kwot, celem utworzenia pełnej kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Stanowiło to naruszenie § 5 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. z 1994 roku, nr 140, poz.794 – obecnie nie obowiązujące) oraz postanowień zawartej umowy. Potrącenia zabezpieczenia dokonano dopiero z faktury nr 77/1/01 z dnia 12 lutego 2001 roku, dotyczącej "refaktury" nr 3/TP/5/2001 za wykonanie odwodnienia i prac dodatkowych.Z faktury potrącono kwotę 2.340,43 zł na zwiększenie części zabezpieczenia służącej ew. zaspokojeniu roszczeń z tytułu rękojmi, a kwotę 30.984,58 zł potrącono jako część zabezpieczenia gwarantującą zgodne z umową wykonanie robót. Łącznie pobrano tytułem zabezpieczenia kwotę 47.611,40 zł. Powinna być natomiast pobrana kwota 60.849,90 zł, w tym część przeznaczona na pokrycie roszczeń w ramach rękojmi – 18.254,97 zł (pobrano kwotę 16.626,83 zł) oraz część gwarantująca zgodne z umową wykonanie robót - 42.594,93 zł (pobrano kwotę 30.984,58 zł).
Z powyższych wyliczeń wynika, że zabezpieczono rękojmię kwotą 16.626,83 zł, a gwarancję należytego wykonania umowy kwotą, co łącznie daje kwotę 47.611,40 zł.
Zamówienie publiczne na wykonanie kanalizacji deszczowej w ulicy Targowej, Wiejskiej, Różanej i Makowej w Uniejowie. Wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO. Lipiec 1998 rok.
1. W dniu podpisywania umowy na wykonanie kanalizacji deszczowej, tj. w dniu 9 lipca 1998 roku, w budżecie Miasta Uniejów zabezpieczono środki finansowe w kwocie 50.000 zł. Wynagrodzenie określone w umowie wynosiło 120.965,30 zł. W imieniu Miasta umowa podpisana została przez Pana Henryka Pęcherskiego – Burmistrza Miasta i Pana Stanisława Urbaniaka – Zastępcę Burmistrza. Zaciągnięcie na podstawie wskazanej umowy zobowiązania nastąpiło bez odpowiedniego zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Miasta, co stanowiło naruszenie art.18 ust.2 pkt 9 lit "e" ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego do wyłącznej kompetencji rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawie zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez radę gminy.
2. Do dnia zakończenia kontroli kontrolującym nie przedstawiono kosztorysu inwestorskiego dotyczącego przedmiotowego zamówienia.
3. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zażądał od oferentów przedłożenia zaświadczenia o nie zaleganiu w uiszczaniu podatkach lokalnych, co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie dotyczącym okoliczności wskazanych w art. 19 ust.1 pkt 3 ww. ustawy.
4. W ofercie nr 3 załączono kserokopie referencji poświadczone za zgodność z oryginałem przez oferenta, zaś zgodnie z zapisami w SIWZ kserokopia dokumentu mogła być poświadczona za zgodność z oryginałem urzędowo (przez organ wydający dokument, urzędy administracji rządowej, samorządowej, notarialnie) lub przez zamawiającego. Kserokopie dokumentów, które w ogóle nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem załączono do oferty nr 5 (kserokopia zaświadczenia nr 856/98 wydanego przez Urząd Skarbowy w Turku, kserokopia opinii bankowej, kserokopia deklaracji PIT-5 na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy). W związku z powyższym zamawiający powinien odrzucić wymienione oferty, zgodnie z art.27a pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. W ofercie nr 4 – opinia bankowa nie spełniała wymagań przewidzianych w SIWZ, zgodnie z którymi do oświadczenia finansowego oferenci winni dołączyć informację banku, w której potwierdzona powinna być wielkość posiadanych środków finansowych oraz zdolność kredytową oferenta w wymaganej wysokości na wykonanie niniejszego zamówienia. W związku z tym zamawiający powinien odrzucić powyższą ofertę, zgodnie z art.27a pkt 2 ww. ustawy.
6. Z uwagi na okoliczność, że w omawianym postępowaniu wpłynęła tylko jedna ważna oferta, postępowanie winno być unieważnione na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
7. Kontrolującym nie przedstawiono żadnego dokumentu potwierdzającego ukazanie się ogłoszenia o wynikach postępowania – druk ZP-150 - w Biuletynie Zamówień Publicznych, co było wymagane przez art.50 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych.
8. Zamawiający, udzielając zamówienia na roboty budowlane nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, zgodnie z postanowieniami art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
9. Na umowie z dnia 9 lipca 1998 roku brak było kontrasygnaty Skarbnika Miasta, co naruszało art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
10. Dnia 4 listopada 1998 roku zawarty został aneks nr 1/98 do umowy nr 11/98 z dnia 9 lipca 1998 roku. Powyższy aneks podpisany został przez Burmistrza Miasta Pana Eugeniusza Synakiewicza i Zastępcę Burmistrza Miasta Panią Krystynę Kowalczyk oraz ze strony wykonawcy przez Pana Zygmunta Kucharskiego. Na aneksie brak było również kontrasygnaty Skarbnika Miasta. Kontrolujący stwierdzili, że w dacie podpisywania aneksu (4 listopada 1998 roku) Pan Eugeniusz Synakiewicz nie był jeszcze Burmistrzem Miasta, gdyż został wybrany na to stanowisko przez Radę Miejską w dniu 19 listopada 1998 roku. Powyższe dotyczyło również Pani Krystyny Kowalczyk, wybranej na stanowisko Zastępcy Burmistrza Miasta. Pan Synakiewicz i Pani Kowalczyk w dniu 4 listopada 1998 roku nie mieli żadnych pełnomocnictw do reprezentowania Miasta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych.
11. W przedstawionej do kontroli dokumentacji znajdowały się następujące protokoły odbioru:
- protokół z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie odbioru robót kanalizacji deszczowej, stwierdzający usterki: brak wprawki w studniach wraz z kinetami, brak płukania kanału, brak wyrównania nawierzchni gruntowej w ul. Makowej, brak wyrównania składowanego urobku z wykopów. Wykonawca zobowiązał się usunąć powyższe usterki po wystąpieniu sprzyjających warunków atmosferycznych, nie później niż do dnia 30 kwietnia 1999 roku. W imieniu Miasta protokół podpisali inspektor UM i Prezes MZUK w Uniejowie.
- protokół z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie odbioru robót kanalizacji deszczowej, nie stwierdzający żadnych usterek. Według powyższego protokołu prace rozpoczęto 5.10.1998 roku, a zakończono 22.12.1998 roku. W imieniu Miasta protokół podpisali Pan Eugeniusz Synakiewicz – Burmistrz Miasta, Pan Jan Broż – inspektor w UM, Pan Wojciech Tomczyk – inspektor w UM i Pan Jacek Kurpik – Prezes MZUK w Uniejowie (jako przejmujący do eksploatacji).
Powyższe wskazuje na sporządzanie nierzetelnej dokumentacji związanej z odbiorem przedmiotowych robót inwestycyjnych.
Zamówienie publiczne na modernizację dróg dojazdowych do promu przewozowego na rzece Warcie o długości 3300 mb. w miejscowości Kościelnica. Zamówienie o wartości do 30.000 EURO. Luty 2000 rok.
1. Wartość zamówienia określona na podstawie kosztorysu inwestorskiego wynosiła 178.439,60 zł netto, czyli przekraczała równowartość kwoty 30.000 EURO. Mimo powyższego zamawiający prowadził postępowanie w procedurze uproszczonej, co skutkowało naruszeniem szeregu przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, wskutek zaniechania ich stosowania. Dotyczyło to, w szczególności, braku zamieszczenia ogłoszenia o przetargu nieograniczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych (art.29 ust.1 ustawy).
2. W wyniku analizy złożonych ofert komisja przetargowa odrzuciła ofertę nr 5, z uwagi na brak zaświadczenia z ZUS, Urzędu Skarbowego oraz brak poświadczenia za zgodność z oryginałem zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. W warunkach postępowania zamawiający żądał złożenia aktualnego dokumentu stanowiącego podstawę prawną do prowadzenia przez oferenta działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem. Zamawiający nie żądał natomiast przedłożenia zaświadczeń z ZUS i US. Odrzucenie oferty w oparciu o brak przedmiotowych dokumentów oznaczało, że zamawiający oceniał spełnienie warunków przez oferentów według innych kryteriów niż podane w warunkach postępowania, co stanowiło naruszenie art.24 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W wyniku kontroli pozostałych ofert kontrolujący stwierdzili, że:
- oferent nr 1 ("EKOMEL" S.A. z Poddębic) zaproponował roczny okres gwarancji, podczas gdy w warunkach postępowania zamawiający wymagał 3-letniego okresu gwarancji. W wykazie osób mogących pełnić funkcje kierownika budowy brak było osoby o odpowiedniej specjalności; ponadto w załączonej ofercie brak było wykazu ważniejszych zamówień zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat o charakterze, złożoności i wartości porównywalnej z zakresem zamówienia,
- oferent nr 2 (PHU "Maciej") przedstawił wykaz ważniejszych zamówień zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat bez podania ich wartości,
- w ofercie nr 4 (firma "KAZ-BRUK") znajdowały się dokumenty potwierdzające uprawnienia budowlane osoby, której nie wymieniono jako pracownika firmy. W związku z czym nie można było stwierdzić, czy osoba ta wyraziła zgodę na podjęcie obowiązków kierownika budowy. W przedmiotowej ofercie brak było także wykazu ważniejszych zamówień zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat o charakterze, złożoności i wartości porównywalnej z zakresem zamówienia. W ofercie znajdowały się natomiast zaświadczenia z ZUS i US z datą wystawienia 16 luty 2000 rok. Jak wskazano zamawiający nie wymagał przedmiotowych zaświadczeń, a ponadto dokumenty te zostały dostarczone już po terminie składania ofert (14 luty 2000 rok).
Z powyższego wynikało, że wskazane oferty (1,2,4) podlegały odrzuceniu na podstawie art.27a ustawy o zamówieniach publicznych. Z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu wpłynęła tylko jedna oferta nie podlegająca odrzuceniu - postępowanie powinno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
Zamawiający jako najkorzystniejszą uznał ofertę firmy "KAZ-BRUK". Oświadczenie woli w imieniu Miasta przy zawarciu umowy, w dniu 25 lutego 2000 roku, złożyli Pan Eugeniusz Synakiewicz – Burmistrz Miasta i Pani Krystyna Kowalczyk – Zastępca Burmistrza Miasta.
4. Umowa z dnia 25 lutego 2000 roku nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta, co naruszało art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
5. W oparciu o przedłożone dokumenty kontrolujący sprawdzili wykonanie umowy dotyczącej modernizacji dróg dojazdowych do promu przewozowego. Ustalono, że do oferty firmy "KAZ-BUD" załączony został kosztorys ofertowy na łączną kwotę 113.850,70 zł. Na kosztorysie zamieszczono jednocześnie adnotację, że w wyniku zastosowania upustu do pozycji 6 i 7 cena została obniżona do kwoty 79.000 zł brutto (o kwotę 34.850,70 zł). Kwota ta została jednocześnie wskazana w formularzu oferty jako proponowane wynagrodzenie wykonawcy. W takiej też wysokości ustalono wynagrodzenie wykonawcy w umowie z dnia 25 lutego 2000 roku.
Po zakończeniu robót wykonawca sporządził kosztorys powykonawczy- na kwotę 82.164,10 zł brutto. Porównanie kosztorysu powykonawczego i ofertowego wykazało, że wykonawca nie wykonał całego zakresu prac objętego kosztorysem ofertowym i zawartą umową o wartości 26.157, 20 zł, co dotyczyło, w szczególności, dostawy tłucznia i miału kamiennego (w pozycji 9 kosztorysu ofertowego – dowóz tłucznia i miału kamiennego z odległości 100 km w ilości 398,76 tony - 678 m3 łączny koszt wyniósł 21.205,20 zł - odpowiednio w pozycji 9 kosztorysu powykonawczego – dowóz tłucznia i miału kamiennego z odległości 100 km w ilości 132,92 tony - 70 m3 łączny koszt wyniósł 2.189,80 zł.).
Z powyższego wynikało, że firma "KAZ-BRUK" wykonała zamówienie w sposób nienależyty, co zresztą było do przewidzenia przy udzielonym przez firmę "upuście". Nie było bowiem możliwe wykonanie robót wycenionych na kwotę 113.850 zł, za kwotę 79.000 zł - bez uszczerbku dla zakresu i jakości tych robót.
Odbioru robót dokonano w dniu 4 maja 2000 roku. Komisja w składzie Pani Krystyna Kowalczyk – Zastępca Burmistrza Miasta, Pan Jan Broż – inspektor w Urzędzie Miasta, Pan Antoni Kaczmarek – członek Zarządu Miasta, Pani..... inspektor nadzoru odebrała całość prac jako wykonanych prawidłowo, zgodnie z zawartą umową.
Powyższe ustalenia wskazują na brak należytego nadzoru nad realizacją przedmiotowej inwestycji ze strony pracowników Urzędu Miasta, co doprowadziło do uszczerbku majątkowego po stronie Miasta (wypłata całości wynagrodzenia mimo niewykonania całego zakresu robót).
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Zapewnić rzetelny nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych.
2. Zapewnić rzetelny odbiór zrealizowanych zadań inwestycyjnych.
3. Zapewnić protokolarny odbiór prac wykonywanych w wyniku stwierdzonych podczas odbiorów robót usterek.
4. Zapewnić kontrasygnowanie zawieranych umów przez Skarbnika Miasta lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
5. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i przepisów aktów wykonawczych, w szczególności:
- art.12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.19 ust.1 ustawy - określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art. 22 ust. 4 ustawy - w zakresie żądania od wykonawców, w postępowaniu powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 ust.2 ustawy,
- art.24 ust.1 ustawy – zgodnie z którym kryteria oceny spełnienia warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców nie podlegają zmianie w toku danego postępowania,
- art.25 ust.4 ustawy – zobowiązującego zamawiającego do przekazywania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej,
- art.27a ust.1 ustawy - określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.27b ust.1 ustawy – określającego przesłanki unieważnienia postępowania,
- art.29 ust.1 w zw. z art.15 ust.1 ustawy – zgodnie z którymi zamawiający przy wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO zamieszcza ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych,
- art.35 ust.2 ustawy zobowiązującego zamawiającego, w odniesieniu do robót budowlanych, do posiadania dokumentacji określającej przedmiot przetargu oraz kosztorysu inwestorskiego. Kosztorys inwestorski stanowi podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane,
- art.51 ust.2 ustawy – zobowiązującego zamawiającego do podania w zawiadomieniu o wyborze oferty terminu zawarcia umowy,
- art.72 ust.3 ustawy – zakazującego zawierania umów w sprawie zamówienia publicznego poza określenie przedmiotu zamówienia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu,
- przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002) w zakresie zasad wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pan Przewodniczący Rady Miejskiej w Uniejowie.
2. Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Uniejowie.
3. aa