W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Gm. Rusiec - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w II półroczu 2003 roku.

XML

Treść

Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2003 roku.

Łódź, dnia 8 sierpnia 2003 roku

Pan
Dariusz Woźniak
Wójt Gminy
Rusiec

WK – 0915/44/2003

Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Rusiec wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych

1. Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił, w okresie objętym kontrolą, procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych. Procedury kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Rusiec wprowadzone zostały przez Wójta Gminy zarządzeniem wewnętrznym nr 17 dopiero w dniu 16 kwietnia 2003 roku – strony 6 i 7 protokołu kontroli.
2. Zarząd Gminy nie dokonywał w latach 2001 – 2002 kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur, w stosunku do jednostek podległych, powinna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych – strony 7 i 8 protokołu kontroli.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1 Kontrolujący stwierdzili brak dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, spełniającej wszystkie wymogi wynikające z art. 10 ust.1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 76, poz. 694). W szczególności nie opracowano wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych – strona 11 protokołu kontroli.
2 Nie ujęto w ewidencji księgowej – rozrachunków (konto 231) z tytułu należnego za 2002 rok, a wypłaconego w 2003 roku, dodatkowego rocznego wynagrodzenia dla pracowników oraz pochodnych (naliczeń podatku dochodowego - konto 225 i składek na ubezpieczenie społeczne - konto 229), co stanowiło naruszenie art. 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty - strona 16 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji dochodów budżetowych

1. Kontrolujący stwierdzili przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez podatników (osoby prawne) podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne określone zostały odpowiednio (według stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku) - w art. 6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94,poz. 431 z późn. zm.), w art.66 ust.8 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U nr 56, poz.679 z późn. zm.) i w art. 6 ust.8 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9, poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, leśnego, jak i podatku od nieruchomości, winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego – strony 28, 39 i 48 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący ustalili, że podatnik podatku od nieruchomości (osoba prawna), o numerze identyfikacyjnym 12, do obliczenia podatku za 2001 rok zastosował w deklaracji podatkowej niewłaściwą stawkę podatku od budynków mieszkalnych. Przyjął stawkę 0,18 zł, zamiast uchwalonej przez Radę Gminy stawki podatku 0,33 zł. Brak sprawdzenia i weryfikacji deklaracji przez organ podatkowy skutkował zaniżeniem należnego podatku o kwotę 24,86 zł (powierzchnia budynków mieszkalnych 165,72 m² x 0,15 zł – strona 29 protokołu kontroli.
3. Kontrolujący stwierdzili pobranie podatku od nieruchomości od osób prawnych w zaniżonej wysokości w przypadku podatnika o numerze identyfikacyjnym 15. Ww. podatnik zaniżył wykazaną w deklaracjach podatkowych – złożonych za lata 2001 – 2002 – wysokość podatku o kwotę 7.310,20 zł. Zaniżenie zadeklarowanego podatku nastąpiło wskutek wykazania przez podatnika w deklaracjach przeważającej części gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, jako gruntów pozostałych, opodatkowanych niższą stawką podatku. W zakresie podatku od nieruchomości – grunty te mogły być opodatkowane wyłącznie (poza gruntami związanymi z budynkami mieszkalnymi) stawką przewidzianą dla gruntów związanych z działalnością gospodarczą inną niż działalność rolnicza lub leśna (art.5 ust.1 pkt 6 w zw. z art.5 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). Art.5 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wskazywał, że za grunty związane z działalnością gospodarczą uważa się grunty zabudowane i nie zabudowane, będące w posiadaniu przedsiębiorcy –strona 29 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono jeden przypadek braku wykazania przez podatnika podatku od nieruchomości od osób prawnych (nr identyfikacyjny 11), w złożonych deklaracjach podatkowych na lata 2001 – 2002, gruntów pod budynkami gospodarczymi, w których prowadzona była działalność gospodarcza. Zgodnie z art. 3 (według brzmienia obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych grunty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej podlegały opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości – strona 29 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono jeden przypadek wykazania przez podatnika podatku od nieruchomości od osób prawnych (nr identyfikacyjny 6), w złożonych deklaracjach podatkowych na lata 2001 – 2002, mniejszej powierzchni gruntów pod budynkami gospodarczymi, niż powierzchnia użytkowa tych budynków (powierzchnia użytkowa budynków 371 m², grunty związane z prowadzoną działalnością 12 m²). W wyniku postępowania wyjaśniającego podjętego przez organ podatkowy, w trakcie kontroli RIO w Łodzi, podatnik przesłał deklaracje uzupełniające za lata 1998 – 2003, obejmujące grunty związane z prowadzeniem działalności, nie objęte w tych latach złożonymi deklaracjami. Należny podatek za lata 1998 – 2003 – według złożonych deklaracji uzupełniających - wyniósł kwotę 1.130,00 zł, w tym: za lata 1998 – 2002 – 906,20 zł – strony 29 – 30 protokołu kontroli.
6. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki braku pobrania przez organ podatkowy lub pobrania w nieprawidłowej wysokości, odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. W zakresie próby objętej kontrolą kontrolujący ustalili, że zaniechano dochodzenia następujących kwot:

podatek od nieruchomości (osoby prawne ) – 9.907,80 zł
podatek od nieruchomości (osoby fizyczne) – 53,80
podatek od środków transportowych (osoby fizyczne) - 50,10 zł
podatek od środków transportowych (osoby prawne) - 323,40 zł

Razem - 10.335,10zł

strony 30-32, 45, 46 protokołu kontroli.

7. W toku kontroli stwierdzono, że w sołectwie Wola Wiązowa w ewidencji podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych znajdowała się Parafia Rzymsko – Katolicka i Kółko Rolnicze. Wymienieni podatnicy należą do osób prawnych i jako takie winny być ujęte w ewidencji osób prawnych oraz płacić podatek według zasad określonych w przepisach dla osób prawnych - strona 32 protokołu kontroli.
8. Stwierdzono pięć przypadków nieprawidłowego określenia okresu zwolnienia w podatku rolnym z tytułu nabycia przez podatników gruntów na powiększenie istniejącego gospodarstwa (decyzje 3241/5/01, 3241/13/01, 3241/14/01, 3241/1/02, 3241/4/02). Stosownie do art. 13 ust. 2 ustawy o podatku rolnym okres zwolnienia wynosi 5 lat i winien być liczony od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży - strona 38 protokołu kontroli.
9. Do ustalenia wymiaru podatku rolnego od osób prawnych, zarówno w 2001 jak i w 2002 roku, podatnik (nr 1) zastosował nieprawidłowe stawki podatku od 1 ha przeliczeniowego - a mianowicie: w 2001 roku przyjęto do naliczenia podatku rolnego stawkę 89,55 zł, zamiast 76,25 zł, w 2002 roku stawkę 92,98 zł, zamiast 80,00 zł. Ponadto w 2001 roku dokonano błędnego przemnożenia przyjętej stawki przez ha przeliczeniowe. Należny podatek za 2001 rok winien wynosić 384,20 zł, a za 2002 rok 403,10 zł. Różnica na niekorzyść podatnika w 2001 roku wyniosła 98,00 zł (482,20 zł – 384,20 zł), a w 2002 roku 65,40 zł (482,20 zł- 403,10 zł) - strona 39 protokołu kontroli.
10. Kontrolujący stwierdzili trzy przypadki wpłaty, przez podatników (nr 1, nr 4, nr 6) podatku od środków transportowych, należności podatkowej według niewłaściwych stawek. Skutkiem powyższej nieprawidłowości była zapłata przez ww. podatników podatku za 2002 rok w łącznej kwocie niższej niż należna o 1.537,53 zł – strony 42 – 44 protokołu kontroli.
11. Kontrolujący stwierdzili jeden przypadek nie objęcia podatkiem od środków transportowych w 2001 roku samochodu ciężarowego marki STAR nr rej. 4756, należącego do podatnika o numerze identyfikacyjnym 6. Należny podatek za 2001 rok od wymienionego pojazdu wynosił 550,00 zł – strona 43 protokołu kontroli.
12. Kontrolujący ustalili, że organ podatkowy nie egzekwował od inkasentów opłaty targowej bieżącego rozliczania się z zainkasowanych kwot. Poddane kontroli rozliczenie inkasenta Pani .... wykazało, że ww. z pobranych opłat w 1999 roku w kwocie 776,00 zł rozliczyła się dopiero w styczniu 2001 roku. Z tytułu nieterminowej zapłaty nie pobrano odsetek za zwłokę – strona 50 protokołu kontroli.
13. Stwierdzono w kilku przypadkach nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, co stanowiło naruszenie przepisów zawartych w - rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 - stan prawny do dnia 29 listopada 2001 roku ) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego - strony 54-55 protokołu kontroli.
14. Przy ogłoszeniu przetargów na zbycie nieruchomości oznaczonej numerem 254 (budynek po byłej Szkole Podstawowej w Dębach Wolskich) i numerem 131 (budynek mieszkalno – biurowy lecznicy weterynaryjnej w Ruścu) kontrolujący stwierdzili naruszenie przepisów zawartych w § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm). W ogłoszeniach o przetargach wskazywano jako termin wpłaty wadium „najpóźniej w dzień przetargu”, zamiast terminu nie później niż na 3 dni przed otwarciem przetargiem. Stwierdzono ponadto naruszenie § 12 wskazanego rozporządzenia, polegające na braku podania w ogłoszeniu informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości - strona 57 i 60 protokołu kontroli.
15. Zarząd Gminy Rusiec zawarł umowy najmu lokali użytkowych na czas nieokreślony, nie posiadając zgody Rady Gminy w tym zakresie, czym naruszył dyspozycję art.18 ust.2, pkt.9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.) Wskazany przepis (według stanu prawnego dla okresu objętego kontrolą) stanowił, że do wyłącznej właściwości rady gminy należało podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, a dotyczących określenia zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej. Do czasu określenia tych zasad zarząd gminy (aktualnie wójt gminy) mógł dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy - strona 65 protokołu kontroli.
16. Stwierdzono w trzech przypadkach zaniechanie egzekwowania – zgodnie z zawartymi umowami - ustawowych odsetek z tytułu nieterminowych wpłat czynszu dzierżawnego. Łączna kwota niepobranych odsetek wyniosła 150,80 zł – strony 65 protokołu kontroli.
17. Kontrolujący stwierdzili, że opłaty za zajęcie pasa drogowego pobierane były według nieprawidłowo ustalonych stawek opłaty, to jest z naruszeniem przepisów zawartych w § 10b rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 z późn. zm. - § 10b dodany został przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 1999 roku zmieniające ww. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku oraz uchylony rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 27 sierpnia 2002 roku – Dz. U nr 150, poz. 623). Powołany przepis stanowił, że stawki opłat określone w § 8, 10 i 10a podlegały zmianom stosownie do kwartalnego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, w stosunku do kwartału poprzedniego, licząc od następnego miesiąca po miesiącu, w którym wskaźnik ten został ogłoszony przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym "Monitor Polski". Z tytułu przyjęcia do wyliczenia opłat stawek innych, niż wynikające z prawidłowego obliczenia łącznie na podstawie 4 wydanych decyzji pobrano niższą opłatę o kwotę 9.189,70 zł. - strona 69 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji wydatków budżetowych

1. Kontrolujące stwierdziły przekroczenie granic planowanych wydatków, na etapie wykonywania budżetu Gminy, w odniesieniu do następujących podziałek klasyfikacji budżetowej:

Rozdział 75023 § 4210 o kwotę 409,47 zł na dzień 27 grudnia 2001 roku,
Rozdział 80113 § 4300 o kwotę 1.082,25 zł na dzień 27 grudnia 2001 roku,
Rozdział 75023 § 4430 o kwotę 389,95 zł na dzień 26 czerwca 2002 roku,
Rozdział 75412 § 4300 o kwotę 207,14 zł na dzień 28 sierpnia 2002 roku,

Przekroczenie granic planowanych wydatków budżetowych stanowiło naruszenie art.92 pkt.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity opublikowany z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148). - strony 23 - 24 protokołu kontroli.
2. Listy wypłat wynagrodzeń oraz dowody wypłat dla instruktora terapii odwykowej sporządzane były przed zakończeniem miesiąca, którego wypłata dotyczyła, co stanowiło naruszenie zasad rachunkowości określonych w art. 21 ust.1 i art.22 ust.1 ustawy o rachunkowości, ponieważ dowód księgowy dokumentował zdarzenie, które faktycznie jeszcze nie nastąpiło - strona 80 protokołu kontroli.
3. Kontrolujący ustalili, że w okresie do dnia 1 sierpnia 2001 roku wynagrodzenie dla Przewodniczącego Zarządu ustalane było przez Przewodniczącego Rady Gminy. Zgodnie art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy dokonuje rada gminy lub w zakresie ustalonym przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w odrębnej uchwale przewodniczący rady gminy - strona 89 protokołu kontroli.
4. Kontrolujący ustalili, że na podstawie decyzji Przewodniczącego Rady Gminy przyznano Wójtowi Gminy, w dniu 6 marca 2002 roku, nagrodę uznaniową w wysokości 500 zł. Przyznanie i wypłata nagrody stanowiło naruszenie art. 20 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym członkom zarządu gminy nie przysługiwały nagrody, z wyjątkiem nagród jubileuszowych. Zmianę ustawy o pracownikach samorządowych wprowadzono w życie na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2000 roku o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U nr 89, poz. 971) - strona 91 protokołu kontroli.
5. Kontrolujący stwierdzili, że do podstawy obliczenia dodatkowego rocznego wynagrodzenia dla pracowników (tzw. 13-tki) wliczono kwoty jednorazowych wypłat nagród. Wliczenie do podstawy ustalenia wysokości dodatkowego rocznego wynagrodzenia nagród stanowiło naruszenie art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080). W świetle powołanego przepisu podstawę do wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U nr 2, poz. 14), a w szczególności w § 6 wskazano sposób obliczania wynagrodzenia za czas urlopu. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się, między innymi, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź określone osiągnięcie (§ 6 ust 1 rozporządzenia). Przyznane nagrody były świadczeniami jednorazowymi i jako takie winny być wyłączone z podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Skutkiem powyższej nieprawidłowości była nadpłata dodatkowego rocznego wynagrodzenia na łączną kwotę 814,13 zł - szczegółowe wyliczenie na podstawie przyjętej próby na stronie 92 protokołu kontroli.
6. W związku z wygaśnięciem stosunku pracy na skutek upływu kadencji Wójtowi Gminy Panu Krzysztofowi Majchrzakowi wypłacono w dniu 29 listopada 2002 roku odprawę w kwocie 15.200 zł. Obliczenie odprawy nastąpiło z naruszeniem zasad określonych w ustawie o pracownikach samorządowych. Zgodnie z prawidłowym wyliczeniem kwota wypłaconej odprawy powinna wynosić 14.355 zł (trzymiesięczne wynagrodzenie obliczone według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy – zgodnie z art. 14a ust.1 ustawy o pracownikach samorządowych). Panu Krzysztofowi Majchrzakowi zawyżono wypłatę odprawy o kwotę 845 zł - strona 93 protokołu kontroli.
7. Kontrolujący ustalili, że wszystkie ryczałty pieniężne za używanie prywatnego samochodów do celów służbowych były wypłacane przed upływem miesiąca, którego rozliczenie dotyczyło, co stanowiło naruszenie zasad rachunkowości określonych w art. 21 ust.1 i art.22 ust.1 ustawy o rachunkowości, w związku z tym, że dowód księgowy dokumentował zdarzenie, które faktycznie jeszcze nie nastąpiło.- strona 95 protokołu kontroli.
8. Stwierdzono jeden przypadek wypłaty kosztów z tytułu odbycia podróży służbowej z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 69, poz. 454 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące). W omawianym przypadku nie wypłacono ½ diety w kwocie 9,00 zł, przysługującej w związku z pobytem w podróży służbowej powyżej 8 godzin. W jednym przypadku stwierdzono brak na poleceniu wyjazdu służbowego danych odnośnie pojazdu, którym odbywała się podróż (brak numeru rejestracyjnego i pojemności skokowej silnika) - strona 95- 96.protokołu kontroli.
9. Kontrolujący stwierdzili naruszenie przepisów prawa przy wypłacie diety dla członka Zarządu Gminy z tytułu wyjazdu służbowego, związanego ze złożeniem oświadczenia woli przy zawarciu umowy, w kwocie 95 zł. Radnemu wypłacono dietę w wysokości przysługującej jak za udział w posiedzeniu Zarządu. W przypadku wykonywania przez radnego zadania, określonego przez przewodniczącego rady gminy, mającego bezpośredni związek z wykonywaniem mandatu, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba gminy – a takie zdarzenie miało w tym przypadku miejsce – stosowane powinny być przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U nr 66, poz. 800). Według powołanych przepisów, z tytułu podróży służbowej radnemu przysługują diety i zwrot kosztów podróży, przy czym wysokość pełnej diety wynosi 1 % nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Kwota bazowa według ustawy budżetowej na 2002 rok wynosiła 1.603,56 zł, a jej półtorakrotność 2.405,34 zł. Zatem wysokość diety dla radnego z tytułu podróży służbowej winna wynosić 24 zł - strona 98 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji inwestycji

1. Zadanie inwestycyjne polegające na modernizacji drogi gminnej w miejscowości Nowa Wola nie zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Źródłem finansowania zadania były środki budżetowe według klasyfikacji budżetowej rozdział 60016 § 6050, a koszty zadania odniesiono w koszty bieżące na koncie 400. Powyższe naruszało zasady rachunkowości określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U nr 153 poz. 1752). Zgodnie z zasadami ewidencji księgowej wynikającymi ze wskazanego rozporządzenia na stronie Wn konta 011 – „Środki trwałe” ujmuje się, między innymi, wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych - strona 107 protokołu kontroli.
2. Środki finansowe otrzymane z Gminy Kleszczów na podstawie porozumień zawartych w dniu 7 maja 2002 roku i w dniu 4 października 2002 roku w sprawie udzielenia pomocy finansowej w łącznej kwocie 350.000 zł, z przeznaczeniem na ukończenie budowy kanalizacji sanitarnej, deszczowej, modernizacji wodociągu wraz z przyłączami i odtworzeniem nawierzchni we wsi Rusiec, zostały błędnie ujęte w § 6610 klasyfikacji budżetowej jako „Dotacje celowe otrzymane z gminy na inwestycje i zakupy realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące) „wpływy z tytułu pomocy finansowej udzielanej między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych” winny być ujmowane w § 6300 - strona 110 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych

1. Przy udzieleniu zamówienia publicznego na roboty budowlano - montażowe związane z modernizacją drogi gminnej w miejscowości Nowa Wola, kontrolujący stwierdzili naruszenie art. 35 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.), polegające na braku w odniesieniu do robót budowlanych kosztorysu inwestorskiego, który zgodnie z art.35 ust.2a winien stanowić podstawę do określenia wartości szacunkowej zamówienia - strona 106 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący stwierdzili, że umowa z wybranym oferentem – firmą REBUD s.c z Bełchatowa na wykonanie kanalizacji sanitarnej i deszczowej, modernizacji wodociągu wraz z przyłączami i odtworzeniem nawierzchni dróg w miejscowości Rusiec, podpisana została w dniu 15 września 2000 roku, to jest po upływie 1 roku i 3,5 miesiąca od upływu 45 – cio dniowego terminu związania ofertą (termin ten upłynął w dniu 1 czerwca 1999 roku). Zamawiający naruszył tym samym art. 51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym jeżeli zamawiający dokona wyboru oferty zgodnie z przepisami ustawy, obowiązany jest do zawarcia umowy w terminie nie krótszym niż 7 dni od ogłoszenia, o którym mowa w art.50 ust.2, nie później jednak niż przed upływem terminu związania z ofertą - strona 112 protokołu kontroli.
3. W umowie z firmą „REBUD” s.c z Bełchatowa na wykonanie kanalizacji sanitarnej i deszczowej, modernizacji wodociągu wraz z przyłączami i odtworzeniem nawierzchni dróg w miejscowości Rusiec, nieprawidłowo została ustalona kwota zabezpieczenia należytego wykonania umowy, ze względu na przyjęcie do wyliczenia kwoty zabezpieczenia wartości netto zadania, zamiast wartości brutto. Prawidłowo ustalona kwota zabezpieczenia winna wynosić 133.125,60 zł (2.662.512,03 zł x 5%). Zażądano od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia niższego o kwotę 8.709,15 zł - strona 113 protokołu kontroli.
4. Kontrolujący stwierdzili, że zamawiający dokonał w miesiącach październik – grudzień 2001 roku zakupu kruszywa do remontu dróg – w Przedsiębiorstwie Produkcyjno – Handlowo - Usługowym "EHAZET" Katowice Zakład w Częstochowie, na łączną kwotę brutto 32.731,23 zł, z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, to jest z naruszeniem art.4 ust.1 i art.3 ust.1 w zw. z art.2 tejże ustawy. Kontrolującym przedłożono na okoliczność prowadzonego postępowania (zapytanie o cenę) o udzielenie zamówienia na zakup kruszywa dokumentację w postaci notatki służbowej (bez daty) i otrzymane oferty od dostawców z maja 2001 roku. Z notatki wynikało, że ze względu na najniższą cenę wybrano na dostawcę ww. firmę. Postępowanie powyższe nie zakończyło się jednak podpisaniem umowy – zgodnie z wymogiem art.74 ustawy o zamówieniach publicznych, który stanowił (według stanu prawnego dla okresu objętego kontrolą), że umowy w sprawach zamówień publicznych o wartości powyżej 3.000 EURO, wymagają pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej, chyba, że przepisy odrębne wymagają innej formy szczególnej. Brak pisemnej umowy oraz długi okres, który upłynął od zebrania ofert do czasu realizacji zamówienia spowodował, że dostawca nie był związany ofertą. Dostawy kruszywa w okresie październik – grudzień 2001 roku były realizowane po innych (wyższych) cenach, niż w ofercie wybranego dostawcy z maja 2001 roku - strona 126 protokołu kontroli.

W zakresie innych ustaleń

1. Kontrolujący stwierdzili, że umorzenia jednego programu komputerowego „Woda” o wartości 4.270,00 zł dokonano poprzez jednorazowy odpis w koszty, to jest niezgodnie z art. 16m ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych, a w szczególności od licencji na programy komputerowe, nie może być krótszy niż 24 miesiące – strona 122 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący ustalili, że dotacja przedmiotowa dla Gospodarstwa Pomocniczego w Ruścu ustalona została bez szczegółowej kalkulacji według stawek jednostkowych, co stanowiło naruszenie art. 117 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Według powołanego przepisu z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogą być udzielane dotacje przedmiotowe dla zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych kalkulowane według stawek jednostkowych. Stawki dotacji przedmiotowych ustala organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego - strona 132 protokołu kontroli.
3. Terminy odprowadzania zysku osiągniętego przez gospodarstwo pomocnicze na rzecz budżetu Gminy były niezgodne z zapisami § 41 ust 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122 poz. 1333) – strona 134 protokołu kontroli.
4. Gminny Ośrodek Kultury funkcjonował na zasadach zakładu budżetowego, co naruszało unormowanie zawarte w art. 9 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 z późn. zm.). Stosownie do wymogu wskazanego art. 9 ustawy, jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną, tworząc samorządowe instytucje kultury - strona 134 protokołu kontroli.


Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia. W szczególności należy:


1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia rachunkowości, spełniającą wszystkie wymogi wynikające z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości. W szczególności opracować wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych.
2. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych oraz opłat z tytułu czynszu dzierżawnego.
3. Podjąć działania mające na celu dokonanie prawidłowego określenia wysokości zobowiązań podatkowych dla podatników podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych, wymienionych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnych Gminie kwot podatków wraz z należnymi odsetkami.
4. W odniesieniu do nadpłaty (kwota 163,40 zł), stwierdzonej w stosunku do podatnika podatku rolnego od osób prawnych o numerze identyfikacyjnym 1, zastosować art.76 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym nadpłata podlega zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlega zwrotowi z urzędu, chyba, że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.
5. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy od byłego Wójta Gminy Pana Krzysztofa Majchrzaka bezpodstawnie wypłaconych kwot (netto) z tytułu nagrody uznaniowej oraz zawyżonej odprawy, wypłaconej w związku z wygaśnięciem mandatu Wójta.
6. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy zawyżonych kwot (netto) wypłaconych na rzecz pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
7. Wprowadzić do ewidencji środków trwałych drogi gminne powstałe (zmodernizowane) w wyniku inwestycji.
8. Podjąć działania mające na celu zapewnienie prowadzenia przez Gminny Ośrodek Kultury, funkcjonujący według Statutu Ośrodka w formie zakładu budżetowego, działalności w oparciu o przepisy ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Zgodnie z przepisami powołanej ustawy Gminny Ośrodek Kultury powinien funkcjonować jako instytucja kultury. Instytucja kultury podlega wpisowi do rejestru prowadzonego przez organizatora (art.14 ust.1 ww. ustawy). Instytucja kultury pokrywa koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami instytucji kultury są, w szczególności, dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego (organizatora). Wysokość rocznej dotacji na działalność instytucji kultury ustala organizator (art.28 ww. ustawy).

W celu zapobieżenia występowania w przyszłości nieprawidłowości należy przestrzegać obowiązujących zasad gospodarki finansowej, a w szczególności:

1. Zapewnić stosowanie ustalonych w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
2. Zapewnić podejmowanie kontroli wobec podległych jednostek organizacyjnych, w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
3. Przestrzegać art.6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Ewidencję księgową zobowiązań na kontach rozrachunkowych 225, 229 i 231 prowadzić zgodnie z wymogami wynikającymi z powołanego art. 6 ustawy o rachunkowości.
4. Przestrzegać art.16m ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, określającego zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych.
5. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasad gospodarki finansowej określonych w art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne podatników podatku rolnego i podatku od nieruchomości.
7. Zapewnić kontrolę, ze strony właściwych rzeczowo pracowników, składanych przez podatników deklaracji podatkowych.
8. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych oraz należności o charakterze cywilnoprawnym.
9. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
10. Przestrzegać art.12 ust.3 w zw. z art. 13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, stosownie do których okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego (zwolnienie określone w art.12 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego albo ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów. Zwolnienie to stosuje się jednakże od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
11. W ogłoszeniach o przetargu na zbycie nieruchomości określać termin wpłaty wadium, zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność Gminy, według którego termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed datą otwarcia przetargu.
12. Przestrzegać postanowień art.18 ust.2 pkt.9 lit „a” ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, a dotyczących określenia zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania na okres dłuższy niż 3 lata, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej. Do czasu określenia tych zasad wójt gminy może dokonywać tych czynności za zgodą rady gminy.
13. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990).
14. Zwrotu kosztów podróży służbowych radnych dokonywać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
15. Zaniechać wypłaty nagród uznaniowych dla Wójta Gminy, zgodnie z zakazem wprowadzonym przez art. 20 ust.5 ustawy o pracownikach samorządowych.
16. Przestrzegać art.4 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych, określającego podmioty właściwe do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy.
17. Do podstawy ustalenia wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników nie wliczać jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź określone osiągnięcie.
18. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać postanowień ustawy o zamówieniach publicznych, w szczególności:
- art. 35 ust.2 ustawy - zgodnie z którym zamawiający winien posiadać w odniesieniu do robót budowlanych kosztorys inwestorski dla określenia wartości szacunkowej zamówienia,
- art.51 ust.1 ustawy – zgodnie z którym - jeżeli zamawiający dokona wyboru oferty zgodnie z przepisami ustawy obowiązany jest do zawarcia umowy w terminie nie krótszym niż 7 dni od ogłoszenia o wyniku, nie później jednak niż przed upływem terminu związania z ofertą,
- art. 74 ustawy – zgodnie z którym umowy w sprawach zamówień publicznych wymagają pod rygorem nieważności formy pisemnej.
19. Pobierać zabezpieczenie należytego wykonania umowy na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002).
20. Przestrzegać zasad udzielania dotacji przedmiotowych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wynikających z art. 117 ustawy o finansach publicznych.
21. Egzekwować od Gospodarstwa Pomocniczego terminowe wpłaty do budżetu Gminy należnego jednostce samorządowej zysku.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.

Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.


Do wiadomości:

- Przewodnicząca Rady Gminy Rusiec
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Rusiec
- aa