Gm. Jeżów - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w I półroczu 2003 roku.

Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.

Łódź, dnia 12 sierpnia 2003 r.

Pani
Zofia Schab
Wójt Gminy Jeżów

WK - 0915/45/2003

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Jeżów wykazała następujące nieprawidłowości:W ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

1. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania przyjętych Instrukcją z dnia 5 stycznia 2002 roku w sprawie obiegu dowodów księgowych procedur kontroli wewnętrznej, m.in.:
- w odniesieniu do druków ścisłego zarachowania K-103 - zgodnie z § 18 ust.3 Instrukcji - wydanie mogło nastąpić na pisemne zapotrzebowanie kierownika komórki, w której będą wykorzystywane druki, po uzyskaniu pisemnej akceptacji głównego księgowego. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, termin dokonywania do kasy wpłat gotówki przyjętej na kwitariusz K-103, wskazywać imiennie pracownika upoważnionego do odbioru i wykorzystania druków oraz zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków. Powyższa regulacja nie była przestrzegana,
- na dokumentach księgowych brak było adnotacji pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za realizację określonego zadania – "sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ..." - strony 33, 35-36 protokołu kontroli.
2. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej ustalone zostały zarządzeniem Wójta Gminy Jeżów z dnia 30 stycznia 2002 roku. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116), rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych. Kontrolujący stwierdzili, że procedury określone zarządzeniem z dnia 30 stycznia 2002 roku nie spełniały wymogów wynikających z 35a ustawy o finansach publicznych - strony 7 - 9 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ I SPRAWOZDAWCZOŚCI

1. W zakładowych planach kont obowiązujących w kontrolowanej jednostce wskazano, że zapisy dokonane na kontach księgi głównej drukuje się i przenosi na trwały nośnik danych (dyskietki) nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Dane zawarte w księdze głównej były przenoszone na dyskietki, lecz nie dokonywano ich wydruków we wskazanym terminie -strona 22 protokołu kontroli.
2. W księgach inwentarzowych, w których ewidencjonowano środki trwałe brak było daty założenia ksiąg oraz podpisu kierownika urzędu (wymogi te spełniała jedynie księga dotycząca ewidencjonowania środków trwałych zaliczanych do grupy 0). Taka forma ewidencjonowania nie odpowiadała standardom przewidzianym w art.13 ust.4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku).
3. Zapisy w księdze prowadzonej dla pozostałych środków trwałych poprawiane były ołówkiem oraz korektorem, co stanowiło naruszenie art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto w księdze tej nie wskazywano daty likwidacji danego środka trwałego.
4. W księdze inwentarzowej prowadzonej dla budynków oraz dla gruntów, a także dla wartości niematerialnych i prawnych, zapisów nie prowadzono bieżąco, co stanowiło naruszenie art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
5. Wysokość wskaźnika przyjętego do naliczenia rocznych stawek umorzenia dla zespołów komputerowych była niezgodna ze stawką ustaloną w załączniku do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
6. W zakładowym planie kont przyjętym zarządzeniem nr 1 Wójta Gminy Jeżów z dnia 1 stycznia 2002 roku nie uwzględniono konta 020 w jednostce (Urzędzie), co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752). Pomimo tego księgowano operacje na tym koncie - strony 134-137 protokołu kontroli.
7. W sprawozdaniu rocznym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 roku oraz w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 roku, nie wykazano kwoty 3.000 zł, tj. zobowiązania wymagalnego Gminy wobec firmy "MIRBUD – BIS" sp. z o.o.
8. W sprawozdaniu rocznym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku oraz w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku wykazano nieprawidłową kwotę zobowiązań wymagalnych w wysokości 47.351 zł, zamiast w wysokości 47.877,84 zł - strony 23 –24 protokołu kontroli.
9. W sprawozdaniu Rb-PDP za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2001 roku została wykazana kwota udzielonej ulgi żołnierskiej w wysokości 110 zł (nie została ona ujęta we wniosku o przyznanie części rekompensującej subwencji ogólnej). Natomiast w sprawozdaniu Rb-PDP za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku nie zostały ujęte:
- kwota 950 zł wynikająca z decyzji nr 3254/6/02 z dnia 9 maja 2002 roku o odroczeniu terminu płatności podatku od środków transportowych,
- kwota 175 zł wynikająca z decyzji nr 3254/7/02 z dnia 22 maja 2002 roku o umorzeniu podatku od środków transportowych.

W ewidencji podatkowej prowadzonej w jednostce ewidencjonowano kwoty umorzonych zaległości podatkowych. W odniesieniu do kwoty 175 zł, ujętej w księgowej ewidencji podatkowej i nie wykazanej w sprawozdaniu Rb-PDP za 2002 rok, wystąpiła niezgodność między danymi wykazanymi w sprawozdaniu budżetowym a danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Tym samych naruszono § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.), zgodnie z którym kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej - strony 24 - 25 protokołu kontroli.
10 Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2001 rok kwota zaległości z tytułu najmu i dzierżawy (dział 700 rozdział 70005 § 075) wyniosła 9.595 zł (po uwzględnieniu nadpłaty 9.527 zł). Inna kwota zaległości wynikała z ewidencji księgowej, to jest - 9.727,95 zł. Różnica między danymi wynikającymi z ewidencji księgowej a danymi wynikającymi ze sprawozdania budżetowego wynosiła 200,95 zł. W przedmiotowym sprawozdaniu w dziale 756 rozdziale 75616 § 056 wykazano kwotę 30.438 zł jako zaległości z tytułu podatków zniesionych, których podstawy wymiaru wygasły (przy uwzględnieniu nadpłaty w wysokości 1.716 zł kwota zaległości wynosi 28.722 zł), natomiast z zestawienia analitycznego obrotów i sald kont syntetycznych wynikało, że zaległości z wymienionego tytułu wynosiły 19.142,34 zł.
W odniesieniu do 2002 roku kwota 41.601,60 zł – zaległości z tytułu podatków zniesionych w podatku od środków transportowych nie została wykazana w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2002 rok. Ponadto w wymienionym sprawozdaniu w dziale 756 rozdziale 75615 § 033 nie wykazano kwoty 1,09 zł jako zaległości w podatku leśnym od osób prawnych, pomimo że kwota ta ujęta była w ewidencji księgowej.
Stwierdzone w toku kontroli przypadki wykazania w sprawozdaniach budżetowych kwot niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stanowiły naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 14 ustawy o finansach publicznych - strony 30 - 31 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE GOSPODARKI KASOWEJ

1. W Urzędzie Gminy Jeżów powadzeniem ewidencji druków ścisłego zarachowania zajmowała się Pani..... inspektor w Referacie Finansowym, co nie wynikało z zakresu czynności wymienionego pracownika - strona 65 protokołu kontroli.
2. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania dotyczącej biletów opłaty targowej przeprawiane były lub wymazywane korektorem, co stanowiło naruszenie art. 25 ust.1 ustawy o rachunkowości - strona 33 protokołu kontroli.
3. W toku kontroli udzielania i rozliczania zaliczek stwierdzono, że zaliczka stała na zakup znaczków, udzielona Pani..... w dniu 4 stycznia 2002 roku została rozliczona, w szczególności, na podstawie rachunku na zakup podpórki do kwiatów. Powyższe wskazuje, że zaliczkę wykorzystano niezgodnie z przeznaczeniem. Ponadto we wniosku o zaliczkę pracownik zobowiązał się rozliczyć ją do dnia 20 grudnia 2002 roku, natomiast dokonał tego w dniu 23 grudnia 2002 roku. Uchybienie terminu rozliczenia zaliczki, określonego we wniosku o zaliczkę, stwierdzono także w przypadku zaliczek jednorazowych udzielonych: w 2001 roku Pani...... , w 2002 roku, Pani ......., Pani.... oraz Pani..... - strony 36-37 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH

1. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono, że:
- w 5 przypadkach podatnicy w deklaracji podatkowej, wskazywali jako podstawę opodatkowania budynków mieszkalnych lub ich części wartość ubezpieczenia. Z zestawienia dwóch deklaracji za 2001 rok podatnika......wynikało, że wykazana wielkość (63,15) odnosi się – w pierwszej do tysięcy zł, a w drugiej do m². Organ podatkowy – zgodnie z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) obowiązany jest dokonywać czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności złożonych deklaracji. W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość, stosownie do art.274 ww. ustawy,
- na przedłożonych kontrolującym deklaracjach w sprawie podatku od nieruchomości znajdują się adnotacje o numerze i dacie wydania decyzji podatkowej. Informacje te są również wykazywane w rejestrze wymiarowym. Według uzyskanych wyjaśnień, decyzje, o których mowa w deklaracjach i w rejestrze przypisów i odpisów w większości nie zostały wydane, a zapis w rejestrze "decyzja z dnia ..." nie oznacza, że decyzja została fizycznie wydana. W związku z powyższym należy podkreślić, że zobowiązanie podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych powstaje z mocy samego prawa, a nie w wyniku doręczenia decyzji podatkowej,
- decyzja nr 13/2001 z dnia 5 marca 2001 roku w sprawie zmiany wymiaru podatku od nieruchomości oraz decyzja nr 17/2001 z dnia 17 kwietnia 2001 roku wydane zostały po złożeniu przez podatnika korekty deklaracji. Jak wskazano powyżej zobowiązanie podatkowe w podatku od nieruchomości od osób prawnych powstaje z mocy prawa, w trybie określonym w art.21 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa, tj. z dniem zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania. Organ podatkowy – w odniesieniu do osób prawnych - nie wydaje decyzji ustalającej wysokość zobowiązania z tytułu podatku od nieruchomości. Stosownie do § 3 cytowanego przepisu (według brzmienia obowiązującego od dnia 1 stycznia 2003 roku), jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego. Jeżeli organ podatkowy nie kwestionuje korekty deklaracji złożonej przez osobę prawną powyższego unormowania nie stosuje się,
- w badanym okresie pracownicy Urzędu Gminy nie przeprowadzali kontroli w zakresie zgodności danych wykazanych w deklaracjach ze stanem faktycznym,
- w wyniku kontroli terminowości regulowania podatku stwierdzono w jednym przypadku zaniechanie dochodzenia odsetek z tytułu nieterminowej płatności podatku - strony 44 - 46 protokołu kontroli.
2. W zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych stwierdzono, że:
- decyzja nr 300068/2002/PN/aB/129/02 z dnia 9 grudnia 2002 roku, wydana została po złożeniu przez podatnika nr 300068 zaktualizowanego wykazu z dnia 5 grudnia 2002 roku. W wykazie podatnik zawiadamiał o rozpoczęciu działalności gospodarczej od dnia 18 października 2002 roku w budynku o powierzchni 30 m². Organ podatkowy wydając przedmiotową decyzję naliczył podatek w wysokości 70 zł od powierzchni budynku i zobowiązał podatnika do uiszczenia go do dnia 15 listopada 2002 roku, a więc przed dniem wydania decyzji. Z okoliczności sprawy wynikało, że budynek powstał i zaczął być wykorzystywany na działalność gospodarczą w październiku 2002 roku. W związku z powyższym, zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.) – w odniesieniu do tego budynku – obowiązek podatkowy powstał dopiero z dniem 1 stycznia roku następującego po roku, w którym budowa została zakończona. Organ podatkowy nie uwzględnił też przepisu art. 6 ust.3 ustawy, zgodnie z którym, jeżeli w ciągu roku podatkowego nastąpiła zmiana sposobu wykorzystania gruntu, mająca wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, podatek ulega obniżeniu lub podwyższeniu poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła ta zmiana. W powołanej decyzji podatkowej, niezgodnie z art.6 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, nie naliczono podatku od gruntu związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza lub leśna za miesiące listopad i grudzień 2002 roku.
- w odniesieniu do podatników o numerach 17007, 260109 oraz 240133 stwierdzono, że organ podatkowy w decyzjach wymiarowych nie opodatkowywał gruntu związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wymienieni podatnicy w złożonych wykazach nieruchomości wykazali budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, nie określili jednak powierzchni gruntów związanych z jej prowadzeniem (w szczególności grunty pod budynkami). Według art.21 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa, jeżeli przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego, o którym mowa w § 1 pkt 2 (powstającego z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego ustalającej wysokość tego zobowiązania), ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji, chyba że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, są niezgodne ze stanem faktycznym. Dodatkowo według art.274 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, w razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy lub oczywiste omyłki bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość,
- kontrolowana jednostka nie przeprowadziła w 2001 i 2002 roku ani jednej kontroli podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych,
- w toku kontroli terminowości wpłat stwierdzono, że podatnik nr 240020 wpłacił II ratę podatku za 2002 rok w kwocie 3.669,10 zł w dniu 13 czerwca 2002 roku bez odsetek za zwłokę, IV ratę podatku za 2001 rok podatnik uiścił w dniu 22 grudnia 2001 roku wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 35,20 zł i kosztami upomnienia. Kwota odsetek została pobrana w zaniżonej wysokości (powinno być: 13 dni x 1.707,5 x 34%/365 + 24 dni x 31% x 1707,50/365 = 20,68+34,80 = 55,50 zł). Zaniżenie odsetek należnych wyniosło 20,30 zł. Podatnik nr 260108 III ratę podatku od nieruchomości za 2001 rok w kwocie 1.390 zł uiścił w dniu 31 października 2001 roku wraz z odsetkami w wysokości 51,40 zł. Kwota odsetek za zwłokę została pobrana w zaniżonej wysokości, powinno być 1.390 zł x 37 % x 38 dni/365 = 53,54 zł + 1.390 zł x 34 % x 6 dni/365 = 7,77 zł razem 61,30 zł, wysokość odsetek za zwłokę zaniżono o 9,90 zł. Natomiast IV ratę za 2001 rok w wysokości 1.391,20 zł podatnik uiścił w dniu 29 lipca 2002 roku bez odsetek za zwłokę,
- następujące decyzje o umorzeniu zaległości podatkowych: nr 3254/29/01 z dnia 10 grudnia 2001 roku, nr 3254/10/01 z dnia 29 marca 2001 roku, nr 3254/4/2001 z dnia 25 stycznia 2001 roku, nr 3254/22/01 z dnia 27 września 2001 roku, nr 3254/28/01 z dnia 10 grudnia 2001 roku, nr FN. 3254/28/02 z dnia 20 grudnia 2002 roku, nr 3254/24/02 z dnia 25 listopada 2002 roku, nr 3254/17/02 z dnia 23 września 2002 roku, nr 3254/13/02 z dnia 6 sierpnia 2002 roku wydane zostały na podstawie wniosków podatników nieudokumentowanych w zakresie przytaczanych w nich okoliczności, a organ podatkowy – wbrew postanowieniom art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - nie zebrał materiału dowodowego w sprawie. Uzasadnienia faktyczne decyzji nie zawierały wskazania dowodów, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, niezgodnie z przepisem art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. W konsekwencji organ podatkowy nie wykonał obowiązku wyjaśnienia - na podstawie materiału dowodowego - okoliczności sprawy w zakresie istnienia lub nie przesłanek umorzenia zaległości podatkowej, określonych w art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa,
- decyzja nr 3254/24/02 z dnia 25 listopada 2002 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowej w kwocie 99,50 zł, wydana została na podstawie wniosku podatnika, w którym wskazywał on, że od 1992 roku omyłkowo uiszczał podatek od nieruchomości od powierzchni 0,55 ha, zamiast od 0,52 ha. Na dowód załączył wypis z rejestru ewidencji gruntów. Decyzja wydana została w trybie art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, podczas gdy stan faktyczny opisany we wniosku wskazywał na sytuację istnienia nadpłaty – art.72 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa),
- decyzja nr 3254/10/02 z dnia 10 czerwca 2002 roku o odmowie umorzenia podatku od nieruchomości za 2002 rok wydana została w stosunku do wnioskodawcy – prowadzącego od kilku lat działalność gospodarczą. Organ podatkowy wiedząc o prowadzeniu – od kilku lat - przez podatnika działalności gospodarczej nie opodatkował budynków ani gruntów związanych z jej prowadzeniem.
Strony 46 - 52 protokołu kontroli.
3. W zakresie podatku rolnego od osób fizycznych stwierdzono, że:
- nakazy płatnicze doręczane były przez sołtysów (inkasentów), z potwierdzeń odbioru decyzji wynikało, że w latach objętych kontrolą wystąpiły przypadki odebrania decyzji przez podatników w terminie krótszym niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności I raty podatku (w dniach od 1 do 6 marca 2002 roku, a w 2001 roku od 1 do 9 marca). Zgodnie z art.47 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa w przypadku, gdy decyzja ustalająca wysokość zobowiązania podatkowego nie zostanie doręczona na co najmniej 14 dni przed kalendarzowym terminem płatności podatku (I raty podatku) termin płatności podatku wynosi 14 dni od dnia doręczenia tej decyzji).
W 2001 roku na potwierdzeniach odbioru przeważającej większości decyzji doręczonych podatnikom w sołectwie Strzelna, nie było daty odbioru decyzji. Z uwagi na powyższe – w związku z przepisem art.21 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa nie można było ustalić dnia powstania zobowiązania podatkowego, ujętego w nakazie łącznego zobowiązania pieniężnego, a w konsekwencji terminu jego wymagalności,
- decyzja nr 2/2001 z dnia 25 października 2001 roku w sprawie zwolnienia od podatku rolnego gruntów zakupionych na utworzenie nowego gospodarstwa rolnego została wydana na lata 2001 – 2006, tj. na okres przekraczający 5 lat, niezgodnie z art.12 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz.431 z późn. zm.),
- decyzje w sprawie zwolnienia od podatku rolnego gruntów zakupionych na utworzenie nowego lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego zostały wydane na podstawie oświadczeń podatników, uprzedzonych o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Kontrolującym nie przedłożono aktów notarialnych dokumentujących zakup gruntów i uzasadniających zastosowanie zwolnienia od podatku. Z ustnego wyjaśnienia inspektora w Referacie Finansowym wynika, że decyzje wydawane były na podstawie danych z ewidencji gruntów,
- decyzja nr 3254/25/01 z dnia 19 listopada 2001 roku w sprawie tzw. ulgi żołnierskiej wydana została na podstawie art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa i dotyczyła umorzenia podatku rolnego za 2001 rok w wysokości 40%. Jednakże, jak wynikało z dokumentacji sprawy, w szczególności, z zaświadczenia wydanego przez 8 Ośrodek Szkolenia Specjalistów Czołgowych, dany stan faktyczny powinien być oceniany w oparciu o przepisy dotyczące ulgi żołnierskiej – art13a ustawy o podatku rolnym. Zgodnie z art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym, ulgi określone w ust. 1 i 2 stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby. Zatem ulga w 2001 roku powinna wynieść: 40% x 275 zł (cały podatek za rok 2001) x 10 /12 = 91,70 - strony 54 - 56 protokołu kontroli.
4. W zakresie podatku od środków transportowych od osób fizycznych stwierdzono, że:
- w stosunku do kilku podatników (właściciela pojazdu LWR 3525 - obie raty podatku za 2001 i 2002 rok, właściciela pojazdu LFU 6412 – I rata za 2002 rok, właściciela pojazdu SKW 8975 – I i II rata za 2002 rok, LWM 4974 I i II rata za 2002 rok) organ podatkowy zaniechał dochodzenia odsetek za zwłokę,
- podatnik będący właścicielem pojazdu o nr rej. LFU 6412 zbył go w dniu 12 maja 2002 roku. Zgodnie z wyjaśnieniem inspektora w Referacie Finansowym, podatnik doręczył tylko umowę, nie złożył natomiast wykazu środków transportowych, na formularzu według ustalonego wzoru, do czego zobowiązywał go przepis art. 9 ust.5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku). Organ podatkowy w dniu 26 września 2002 roku wydał decyzję nr 11/02 w sprawie wymiaru podatku od środków transportowych na 2002 rok - na podstawie art.18 ust.2 ustawy o samorządzie gminnym oraz art.10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Orzekł w niej o zmniejszeniu wymiaru z tytułu podatku od środków transportowych za 2002 rok z kwoty 1.200 zł do kwoty 500 zł. Zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, obowiązek podatkowy w podatku od środków transportowych wygasał z końcem miesiąca, w którym środek transportowy został na stałe wycofany z ruchu (wyrejestrowany) lub zbyty. Według art.11 ust.3 ustawy, jeżeli obowiązek podatkowy powstał lub wygasł w ciągu roku podatkowego, stawki podatku określone w uchwale rady gminy, o której mowa w art.10 ww. ustawy, ulegają obniżeniu proporcjonalnie do liczby miesięcy, w których nie istniał obowiązek podatkowy. W omawianym stanie faktycznym podatnik zapłacił I ratę podatku w kwocie 600 zł. Powstaje nadpłata, która podlegała zaliczeniu z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku zwrotowi z urzędu (art.72 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa). Z wyjaśnienia inspektora w Referacie Finansowym wynikało, że nie wiadomo co stało się z kwotą 100 zł nadpłaty w podatku od środków transportowych, gdyż, zgodnie z wyjaśnieniem "przeksięgowanie 100 zł uszło jej z pamięci i nie potrafi tego wyjaśnić". Dodatkowo trzeba wskazać, że brak było w omawianej sytuacji podstaw prawnych do wydawania decyzji w sprawie zmniejszenia wysokości podatku (zob. wyżej uwagi co do powstawania zobowiązań podatkowych z mocy prawa),
- w kilku przypadkach organ podatkowy pobrał odsetki w nieprawidłowej wysokości (w stosunku do właściciela pojazdu o nr rej. LFU 6412 kwota odsetek za zwłokę w przypadku II raty podatku za 2001 rok została wyliczona nieprawidłowo: powinno być - 410 zł x 37% x 30 dni/ 365 = 12,50 zł. Zaniżenie wynosi 1,10 zł. W odniesieniu do właściciela pojazdu SKW 8975 odsetki za zwłokę od II raty podatku za 2001 rok zostały pobrane w zawyżonej kwocie 9,20 zł, powinno być 6,50 zł) - strony 58 - 59 protokołu kontroli.
5. W zakresie podatku od środków transportowych od osób prawnych stwierdzono, że:
- Gmina Jeżów prowadzi jeden rejestr środków transportowych podlegających opodatkowaniu i nie wyodrębnia w nim pojazdów będących własnością osób fizycznych i prawnych. W ewidencji księgowej oraz w sprawozdaniach o dochodach w dziale 756 rozdziale 75615 § 034 ujmuje się podatek zapłacony przez jedynego podatnika uznawanego za osobę prawną, tj. Gminną Spółdzielnię "Samopomoc Chłopska". Podatki uiszczane przez inne osoby prawne, w szczególności, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością traktowane są jako wpływy z tego podatku od osób fizycznych i wykazywane w dziale 756 rozdziale 75616 § 034. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 marca 2000 roku, sygn. WK-0915/32/2000 Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi wskazała jako nieprawidłowość ujmowanie w latach 1998 i 1999, w budżecie Gminy, dochodów z tytułu podatku od środków transportowych od osób prawnych łącznie z dochodami z tytułu podatku od środków transportowych od osób fizycznych, co nie zostało zmienione,
- w toku kontroli terminowości uiszczania podatku stwierdzono przypadki zaniechania dochodzenia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych. W odniesieniu do pojazdu o nr rej. SKA 932 P II rata podatku za 2001 rok została uiszczona w dniu 9 października 2001 roku bez odsetek za zwłokę, w 2002 roku II rata podatku od pojazdu o nr SKA 932 P została uiszczona w dniu 11 października 2002 roku, a od pojazdu o nr rej. ELWW 245 w dniu 17 września 2002 roku, bez odsetek za zwłokę,
- w stosunku do osoby prawnej - podatnika podatku od środków transportowych - organ podatkowy wydał w dniu 5 marca 2002 roku decyzję nr 1/2002 w sprawie wymiaru podatku od środków transportowych. W uzasadnieniu decyzji wydanej na podstawie art.18 ust.2 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, organ podatkowy napisał: "Przyczepa o nr rej. ELWX 803 – została zarejestrowana w dniu 12 czerwca 2001 roku przez podatnika. W związku z czym należny podatek za 6 m-cy 2001 roku wynosi 175 zł". W przytoczonej decyzji nie wskazano, że dotyczy ona określenia zaległości podatkowej, nie naliczono odsetek za zwłokę na dzień wydania decyzji i powołano błędną podstawę prawną. Ponadto uzasadnienie decyzji nie spełniało wymogów określonych w art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa,
- następujące decyzje podatkowe: nr 3254/4/01 z dnia 9 kwietnia 2001 roku o umorzeniu zaległości podatkowej (II rata za 2000 rok), nr 3254/1/2001 z dnia 5 marca 2001 roku o odroczeniu terminu płatności I raty podatku za 2001 rok, nr 3254/3/2001 z dnia 5 marca 2001 roku o odroczeniu terminu płatności I raty podatku za 2001 roku, nr 3254/5/02 z dnia 18 marca 2002 roku, w której "zmniejszono o 1 części podatek drogowy od środków transportu za 2002 rok", nr 3254/7/02 z dnia 22 maja 2002 roku o umorzeniu zaległości podatkowej w wysokości 175 zł, nr 3254/8/02 z dnia 19 września 2002 roku o odroczeniu terminu płatności II raty podatku za 2002 rok, nr 3254/4/02 z dnia 28 lutego 2002 roku o umorzeniu 1 części podatku drogowego za 2002 rok w kwocie 300 zł - zostały wydane na podstawie nieudokumentowanych - w zakresie przytaczanych w nich okoliczności - wniosków podatników. Organ podatkowy wbrew postanowieniom art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa nie zebrał materiału dowodowego w sprawie. W związku z powyższym uzasadnienie faktyczne decyzji nie spełniało wymogów określonych w art. 210 § 4 wymienionej ustawy. Z uwagi na brak materiału dowodowego nie można stwierdzić, czy zachodziły przesłanki z art.67 § 1 lub art.48 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa,
- decyzja nr 3254/5/02 z dnia 5 marca 2002 roku oraz decyzja nr 3254/4/02 z dnia 11 lutego 2002 roku, wydane na podstawie art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zmniejszały lub umarzały część podatku (błędnie nazywanego drogowym) w odniesieniu do podatku, którego termin płatności jeszcze nie upłynął. Instytucję umorzenia (art.67 § 1 ww. ustawy) stosuje się wyłącznie do zaległości podatkowych. Zaległością podatkową jest natomiast podatek nie zapłacony w terminie,
- decyzja nr 3254/5/02 z dnia 5 marca 2002 roku dotycząca umorzenia zaległości podatkowej została wydana w stosunku do Pana......, na którego (zgodnie z notatką służbową inspektora w Referacie Finansowym) pojazd jest zarejestrowany, natomiast wniosek został złożony przez Pana..... . W związku z powyższym przyjąć należy, że wymieniona decyzja została wydana bez wniosku podatnika, choć zgodnie z art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, umorzenie zaległości podatkowej następuje na podstawie wniosku podatnika - strony 61 – 62 protokołu kontroli.
6. W zakresie podatku leśnego od osób prawnych, kontroli poddano przeliczenie powierzchni lasu z ha fizycznych na ha przeliczeniowe i stwierdzono, że:
- w 2001 roku w odniesieniu do lasu sosnowego V klasa bonitacji zastosowano przelicznik 0,2 zamiast – stosownie do przepisu art.64 ust.2 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 56, poz. 679 z późn. zm.) - 0,3,
- w roku 2002 zaniechano przeliczenia powierzchni lasu sosnowego V klasa bonitacji na ha przeliczeniowe i w konsekwencji nie ujęto jej w podstawie opodatkowania.
Strona 63 protokołu kontroli.
7. W zakresie dochodów z tytułu opłaty targowej stwierdzono, że:
- w uchwale nr IV/33/98 z dnia 30 grudnia 1998 roku w sprawie opłaty targowej ustalono stawki opłaty targowej, w szczególności:

za wjazd na targowisko
- wozem konnym lub samochodem osobowym - 3,00 zł,
- ciągnikiem z przyczepą, samochodem osobowym z przyczepą - 5,00 zł,
- samochodem ciężarowym do 3,5 t - 9,00 zł,
- samochodem ciężarowym do 3,5 t do 5 t 13,00 zł,
- samochodem ciężarowym powyżej 5 t – 15,00 zł,
- autobusem 15,00 zł.

za wwiezienie i wprowadzenie
- koni i bydła od 1 szt. – 1 zł,
- cieląt, prosiąt i warchlaków oraz owiec i kóz od 1 szt. – 0,50 zł,
- przy zajęciu do sprzedaży za każdy m² (nie dotyczy powierzchni zajmowanej przez pojazd, zwierzęta) – 1,00 zł,
- za punkty gastronomiczne – 15,00 zł,
- za wynajęte zadaszenia – 8 zł.

Zgodnie z art.15 ust.1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (zob. także wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego - Ośrodek Zamiejscowy w Rzeszowie z dnia 8 listopada 1999 roku - S.A./Rz 755/99), zdarzeniem prawnym, z którym ustawa o podatkach i opłatach lokalnych wiąże obowiązek uiszczenia opłaty targowej jest dokonywanie sprzedaży, a nie wjazd na targowisko. Dokonywanie sprzedaży zaś oznacza zawieranie umów sprzedaży w rozumieniu art.535 kodeksu cywilnego, a przynajmniej wyjście z ofertą sprzedaży przez wystawienie towaru i oznaczenie jego ceny. Zatem opłata targowa powinna dotyczyć dokonywania sprzedaży na targowiskach, a nie wjazdu na nie, wwiezienia lub wprowadzenia towaru albo samego zajęcia placu pod stoisko handlowe lub towar,
- w księdze druków ścisłego zarachowania ujęto bilety opłaty targowej o nominałach 1, 2, 3, 4, 5 i 10 zł. Natomiast uchwała nr IV/33/98 z dnia 30 grudnia 1998 roku w sprawie opłaty targowej wprowadzała także stawki w wysokości 0,50 zł. Z uwagi na brak biletów opłaty targowej o wymienionym nominale nie był możliwy pobór opłaty targowej wg stawek określonych w uchwale,
- rozliczaniem inkasentów opłaty targowej oraz prowadzeniem księgi druków ścisłego zarachowania zajmowała się Pani...... – inspektor ds. księgowości podatkowej. Powyższe nie wynikało jednak z jej zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności,
- według § 2 ww. uchwały pobór opłaty targowej jest dokonywany przez inkasentów działających na zlecenie Zarządu Gminy Jeżow, dla których ustala się prowizję od zainkasowanej opłaty targowej w wysokości 20% - liczonej w okresach miesięcznych. Powyższe unormowanie niezgodne jest z art.19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, według którego rada gminy może zarządzić pobór opłat lokalnych w drodze inkasa oraz określa inkasentów i wysokość wynagrodzenia za inkaso. Cytowany przepis nie umocowuje rady gminy ani do określenia podmiotu, który dokona wyboru inkasentów, ani do określenia trybu, w jakim ma nastąpić wybór inkasentów, lecz wyłącznie do określenia inkasentów i wysokości ich wynagrodzenia (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 12 września 2000 roku - sygn. akt I S.A./Łd 564/2000),
- wypłat wynagrodzenia za inkaso za miesiące: marzec 2001 roku i luty 2002 roku Gmina dokonała z uchybieniem terminu, określonego w zawartej umowie zlecenia.
Strony 64-66 protokołu kontroli.
8. W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych stwierdzono, że:
- w Urzędzie Gminy Jeżów, w latach objętych kontrolą, nie była prowadzona ewidencja upomnień, stosownie do wymogów wynikających z unormowań zawartych w § 3 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz.510 – obowiązywało do dnia 3 sierpnia 2001 roku); § 3 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 – obowiązywało do dnia 29 listopada 2001 roku); § 3 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541),
- w stosunku do Fundacji Kultury Niezależnej sp. z o.o. nie wystawiono tytułu wykonawczego na IV i V ratę zaległości w podatku od nieruchomości za 2001 rok. Ponadto nie wystawiono upomnienia na X ratę podatku za 2002 rok, jak również nie wystawiono tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe powstałe w roku 2002 – od II do XII raty,
- według ustaleń kontrolujących, organ podatkowy, w latach 2001-2002 decyzje podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości, wystawiane dla podatnika o nr 250019, wysyłał synowi osoby zobowiązanej. W związku z powyższym – z uwagi na przepis art.21 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa – przyjąć należy, że zobowiązanie podatkowe z tytułu podatku od nieruchomości nie powstało w odniesieniu do wymienionego podatnika. Zatem podjęte czynności windykacyjne były bezpodstawne. Organ podatkowy naruszył natomiast art.145 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. Według informacji udzielonych kontrolującym, podatnik nr 250019 nie działał przez przedstawiciela, nie ustanowił również pełnomocnika,
- w dniu 20 lutego 2002 roku organ podatkowy wydał decyzję nr 150063/2002/PN w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości w stosunku do zmarłego podatnika. Decyzja nie została odebrana. Jednocześnie organ podatkowy nie podjął żadnych działań w celu ustalenia następcy prawnego zmarłego podatnika, tj. nie wystąpił do sądu z wnioskiem o stwierdzenie nabycia spadku przez spadkobiercę, do czego był uprawniony na podstawie art.1025 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Według art.97 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, spadkobiercy podatnika z zastrzeżeniem § 2 przejmują przewidziane w przepisach prawa podatkowego majątkowe prawa i obowiązki spadkodawcy. Zgodnie z art.100 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - o zakresie odpowiedzialności spadkobierców orzekają, w odrębnych decyzjach, organy podatkowe właściwe ze względu na miejsce zamieszkania spadkodawcy,
- w stosunku do podatnika nr 240109 (łączne zobowiązanie pieniężne) organ podatkowy nie wystawił tytułu wykonawczego na II ratę podatku za 2001 rok, pomimo bezskutecznego upływu terminu określonego w upomnieniu. Powyższe naruszało § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych. W 2002 roku organ podatkowy wystawił w dniu 25 października 2002 roku upomnienia nr od Up. POD/667/2002 – do 682/2002, na zaległości z roku 1997,1998, 1999, 2000 i 2001 (w tym na część II raty, całą III i IV). Upomnienia na zaległości podatkowe z roku 2001 zostały wysłane po raz drugi, a ponadto w odniesieniu do III i IV raty już po wystawieniu tytułu wykonawczego,
- podatnik nr 40055 wg informacji posiadanych przez Urząd Gminy w Jeżowie nie żyje od wielu lat. Pomimo tego wystawiane są na wymienionego podatnika nakazy płatnicze oraz upomnienia. Na zadłużenie wynoszące wg stanu na dzień 31 grudnia 2002 roku 2.138,06 zł, składają się zaległości jeszcze z roku 1991. Podobnie podatnik nr 180042, którego zaległość podatkowa na dzień 31 grudnia 2002 roku wynosi 1.661,68 zł. W przypadku podatnika o nr 230024 – decyzje podatkowe wystawiane są na "władających spadkobierców" zmarłego podatnika. W aktach znajdują się potwierdzenia odbioru decyzji wymiarowych z 2001 i 2002 roku. Stan zaległości podatkowych na dzień 31 grudnia 2002 roku wyniósł 2.410,41 zł. W przedstawionych stanach faktycznych organ podatkowy powinien na podstawie art.1025 § 1 Kodeksu cywilnego wystąpić do sądu spadku o stwierdzenie nabycia spadku przez spadkobiercę. Następnie, stosownie do przepisu art.100 ustawy Ordynacja podatkowa orzec w odrębnej decyzji o zakresie odpowiedzialności spadkobierców za zaległości podatkowe spadkodawcy. Bezprzedmiotowe jest także wystawianie decyzji wymiarowych na zmarłego podatnika lub jego nieokreślonych spadkobierców. W decyzji podatkowej należy zgodnie z art.210 § 1 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa wskazać stronę w sposób zindywidualizowany,
- w stosunku do podatnika o nr 20036 decyzje podatkowe wystawiane były na właściciela nieruchomości, natomiast upomnienia w 2002 roku adresowano do jej użytkownika (w jednym przypadku wskazano jednocześnie właściciela i użytkownika). Wszystkie upomnienia wystawione zostały na nazwisko właściciela, na niektórych dopisywane było nazwisko użytkownika. Jak wynikało z ustnego wyjaśnienia Pani Marianny Lesiak – inspektora, wymieniony podatnik, na którego wystawiane były decyzje podatkowe, nie żyje od lat. Organ podatkowy nie podjął żadnych starań w celu ustalenia spadkobierców zmarłego podatnika.
W przypadku wystawiania decyzji adresowanych na zmarłych podatników, jak również nieokreślonych spadkobierców zmarłych podatników, nie powstają zobowiązania podatkowe wynikające z decyzji podatkowych. W związku z powyższym wykazywane przez jednostkę kwoty zaległości podatkowych – w tych przypadkach - nie odzwierciedlają stanu faktycznego,
- w toku kontroli egzekwowania zaległości podatkowych związanych z pojazdami stanowiącymi własność ...... sp. z o.o., ustalono, że w dniu 25 września 2000 roku wydano w stosunku do wymienionego podatnika 21 decyzji w sprawie określenia wysokości podatku od środków transportowych: nr 35/00, 34/00, 33/00, 32/00, 31/00, 30/00, 29/00, 28/00, 27/00, 26/00, 25/00, 20/00, 21/00, 22/00, 23/00, 24/00, 36/00, 37/00, 38/00, 39/00 i 40/00. Przedmiotowe decyzje zostały wysłane nie na adres siedziby podatnika, lecz na zupełnie inny adres, tj. na ul. Duńską w Łodzi, skąd powróciły z adnotacją "zwrot – nie podjęto w terminie". Żadnych innych działań windykacyjnych w odniesieniu do stwierdzonych zaległości nie podjęto. Ponadto kontrolujący ustalili, że w rejestrze wymiarowym jako właściciele niektórych z pojazdów wymienionych w wykazie złożonym przez sp. z o.o. wskazane są różne osoby fizyczne.
W 2001 roku podatek od środków transportowych od wymienionych pojazdów nie został zapłacony. Jedynym działaniem windykacyjnym podjętym przez organ podatkowy było wystawienie w dniu 21 marca 2001 roku decyzji nr 11/2001 w sprawie określenia wysokości podatku od środków transportowych. Przedmiotowa decyzja została wydana w stosunku do ..... sp. z o.o., z siedzibą w Rzepinie. Siedziba wymienionej spółki nie znajduje się w Gminie Jeżów. Co więcej Gmina Jeżów nie posiadała żadnych dokumentów wskazujących na to, że spółk.... jest właścicielem pojazdów. I rata podatku za 2001 rok od wszystkich pojazdów określona w przedmiotowej decyzji wyniosła 6.560 zł. W decyzji nie naliczono odsetek za zwłokę.
Według wyliczenia podatku należnego od środków transportowych firmy ......sp. z o.o., sporządzonego na wniosek kontrolujących, podatek za 2001 rok, od 21 pojazdów wyniósł 12.420 zł, odsetki na dzień 31 grudnia 2002 roku wyniosły 10.852,90 zł.
W 2002 roku środki transportu stanowiące własność spółki...... nie zostały ujęte w rejestrze wymiarowym podatku od środków transportowych.
Strony 67-75 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z MAJĄTKU

1. Prowizja z tytułu dokonywania przez Gminę sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa była księgowana w § 084, co naruszało zasady przyjęte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące) - strona 77 protokołu kontroli.
2. Wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży podawane były do publicznej wiadomości przez Wójta Gminy. Było to niezgodne z art. 35 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.). Według art. 35 ust. 1 właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. Natomiast stosownie do przepisu art. 4 pkt 9 – w brzmieniu obowiązującym do dnia 26 października 2002 roku - przez właściwy organ rozumiano zarząd gminy (a nie wójta gminy) - w odniesieniu do nieruchomości stanowiących własność gminy - strona 78 protokołu kontroli.
3. W 2002 roku w § 047 błędnie klasyfikowano dochody z tytułu dzierżaw. Stosownie do zasad przyjętych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, powinny być one klasyfikowane w § 075 - strona 85 protokołu kontroli.
4. W umowach dzierżawy gruntów rolnych Gminy czynsz dzierżawny ustalono w przeliczeniu na cenę żyta, podczas gdy w roku 2002 był on płacony wg ceny pszenicy. Pomimo takiego stanu faktycznego zapisów w umowach nie zmieniono - strona 87 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU ZAJĘCIA PASA DROGOWEGO

1. Decyzje dotyczące zajęcia pasa drogowego w 2001 roku wydawał Wójt Gminy, co w ówczesnym stanie prawnym było niezgodne z art. 20 pkt 8 w związku z art. 19 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.). W art. 19 ust. 2 pkt 4 wskazano, że zarządcą dróg dla dróg gminnych jest zarząd gminy, zaś w art. 20 pkt 8 ustalono, że to do zarządcy dróg należy wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego.
2. Żaden wniosek o zajęcie pasa drogowego nie został złożony co najmniej z 3 miesięcznym wyprzedzeniem, co było niezgodne z postanowieniami zawartymi w § 2 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm.).
3. Żadna decyzja dotycząca zajęcia pasa drogowego nie została poprzedzona wydaniem przez zarządcę drogi opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, co pozostawało w sprzeczności z § 3 wymienionego rozporządzenia, zgodnie z którym zarządca drogi przed udzieleniem zezwolenia wydaje opinię w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego.
4. Opłaty za zajęcie pasa drogowego ustalane były w sposób nieprawidłowy, co w ówczesnym stanie prawnym naruszało § 10b powołanego rozporządzenia.
5. Stwierdzono także błędy rachunkowe w naliczonych opłatach.
Strony 88 - 92 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU WYDAWANIA ZEZWOLEŃ NA SPRZEDAŻ NAPOJÓW ALKOHOLOWYCH

Opłata za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w 2002 roku obliczona została nieprawidłowo. Za jej podstawę wzięto kurs EURO, ale przy zastosowaniu kursu kupna walut obcych ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w dniu 31 grudnia 2001 roku, zamiast kursu kupna waluty EURO ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wydania zezwolenia, do czego zobowiązywał zapis przyjęty w art. 111 ust. 2 pkt 1, 2, 3 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r:, Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.) w brzmieniu obowiązującym od dnia 28 czerwca 2001 roku do dnia 9 listopada 2002 roku - strona 93 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE WYDATKÓW NA ZADANIA Z ZAKRESU OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ

W latach 2001-2002 Gmina Jeżów nie wypłacała członkom OSP działającym na terenie Gminy ekwiwalentu za udział w akcjach ratowniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną (ekwiwalent wypłacono tylko jeden raz – w roku 2002), co było niezgodne z art. 28 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.) - strona 98 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE WYDATKÓW OSOBOWYCH

1. W angażu zmieniającym wynagrodzenie: Pani...... (pismo bez daty znak GOPS 812/I/01, ustalającym wynagrodzenie od dnia 1 lipca 2001 roku), w pismach dotyczących przyznania dodatku specjalnego Pani.....(pisma z dnia: 1 lipca 2001 roku znak SUOK.1120/5/2001, 1 sierpnia 2001 roku, znak SUOK.1120/6/2001, 1 września 2001 roku, znak SUOK.1120/7/2001, 1 października 2001 roku, znak SUOK.1120/8/2001) wskazano nieprawidłową podstawę prawną. Powołano się na nieobowiązujące już rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 111, poz. 493 z późn. zm.).
2. Pana..... zatrudniono na 1 etatu jako kierowcę samochodu ciężarowego w OSP i przyznano VI kategorię zaszeregowania. Wg przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące), kierowcę samochodu ciężarowego można było zaszeregować do grup IX-X. Ponadto wymienionego pracownika zatrudniono także na 1 etatu na stanowisku: "opiekun dzieci przy dowozie do szkół". Wskazane wyżej rozporządzenie nie przewiduje takiego stanowiska.
3. Panu...... powierzono obowiązki robotnika gospodarczego i przyznano kategorię zaszeregowania VIII. Było to niezgodne z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, według którego robotnik gospodarczy może być maksymalnie zakwalifikowany do kategorii VII.
4. Panu..... pracownikowi gospodarczemu, w dniu 31 maja 2001 roku wypowiedziano warunki umowy o pracę. Zmniejszono wymiar czasu pracy do 1 etatu oraz wynagrodzenie do 360 zł. Nowe warunki pracy i płacy wymienionego pracownika zaczęły obowiązywać z upływem okresu wypowiedzenia, tj. od dnia 1 lipca 2001 roku. Jednak już w maju 2001 roku wypłacono mu wynagrodzenie zmniejszone o połowę. Ponadto od lipca 2001 roku do grudnia 2002 roku wymienionemu pracownikowi wypłacano wynagrodzenie w wysokości 355 zł miesięcznie, a nie 360 zł.
Strony 102 - 104 protokołu kontroli.
5. W przypadku przyznania nagrody jubileuszowej Pani.....– inspektorowi (nagroda z tytułu upływu 20 lat pracy) do podstawy obliczenia nagrody nie wliczono dodatku specjalnego. Pani ...... uzyskała prawo do nagrody jubileuszowej w dniu 10 września 2001 roku. Dodatek specjalny został jej przyznany w wysokości - 300 zł w stałej stawce miesięcznej we wrześniu 2001 roku (pismo nr SUOK.1120/7/2001 z dnia 1 września 2001 roku). Nieuwzględnienie dodatku specjalnego przy ustalaniu wysokości nagrody jubileuszowej było niezgodne z § 11 ust. 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich w związku z § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14). W § 11 ust. 8 postanowiono, że wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 7 (wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczenia nagrody) oblicza się według zasad określonych w § 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Stosownie zaś do brzmienia § 15 tego rozporządzenia, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu - strony 105 - 108 protokołu kontroli.
6. Do podstawy ustalenia wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego -"13", za lata 2001-2002, wliczano nagrody z zakładowego funduszu nagród. Było to niezgodne z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 1997 r., nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) w związku z § 14 i § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z art.4 ust.1 powołanej ustawy wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Stosownie zaś do postanowień § 14 w zw. z § 6 pkt 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego (oraz ekwiwalentu za urlop) nie uwzględnia się, w szczególności, jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za określone osiągnięcie.
W związku z powyższym wypłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2001 rok zawyżono łącznie o 383,35 zł, a za 2002 rok o 1.181,5 zł - strony 108 - 110 protokołu kontroli.
7. W latach 2001-2002 w Urzędzie Gminy nie ustalono warunków przyznawania i wypłacania premii dla pracowników obsługi, co niezgodne było z pkt § 15 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
8. W 2002 roku nagrodę uznaniową przyznano i wypłacono Wójtowi Gminy. Nagroda przyznana została w wysokości 650 zł przez Przewodniczącego Rady Gminy Jeżów, pismem z dnia 17 maja 2002 roku. Wypłacono ją w dniu 23 maja 2002 roku. Przyznanie Wójtowi Gminy nagrody uznaniowej było niezgodne z zakazem wynikającym z art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) -brzmieniu obowiązującym od dnia 12 września 2001 roku. Przepis ten stanowił, że osobom wymienionym w art. 20 ust. 3 ww. ustawy, między innymi, wójtowi gminy (będącemu w ówczesnym stanie prawnym członkiem zarządu gminy) nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej - strony 110 - 111 protokołu kontroli.
9. Do podstawy ustalenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy Wójta Gminy za lata 2000 - 2002 wzięto pod uwagę wynagrodzenie w kwocie 5.196 zł, zamiast przysługującego Wójtowi od dnia 1 stycznia 2002 roku wynagrodzenia w wysokości 5.276 zł. W związku z tym zaniżono wysokość ekwiwalentu o 119,14 zł (ustalono ekwiwalent w wysokości 12.915,20 zł brutto, podczas gdy powinien on wynieść 13.114,34 zł brutto) - strona 111 protokołu kontroli.
10. W odniesieniu do poleceń wyjazdu służbowego wystawionych pracownikom w 2001 roku stwierdzono przypadki rozliczenia kosztów użycia samochodów prywatnych do podróży służbowych przez pracowników, z którymi nie zawarto umów w sprawie ustalania zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych nie będących własnością pracodawcy. Zawarcie takiej umowy wymagane było przepisami § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41 poz.239 - obowiązujące do dnia 31 grudnia 2001 roku). Ponadto stwierdzono jeden przypadek braku podpisu na delegacji osoby zlecającej wyjazd służbowy pracownikowi oraz dwa przypadki braku wskazania godzin odbywania podróży służbowej.
11. Rachunki kosztów podróży służbowych pracowników z 2002 roku nie były sprawdzane pod względem merytorycznym, co było niezgodne z § 8 ust. 1 pkt 5 Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych obowiązującej w Urzędzie od 5 stycznia 2002 roku.
12. Na lata 2001-2002 z Wójtem Gminy zawarto umowę dotyczącą używania prywatnego samochodu do celów służbowych (umowa z dnia 1 stycznia 2001 roku). Na podstawie umowy Wójtowi Gminy przyznano miesięczny limit w wysokości 300 kilometrów na jazdy lokalne. W rozliczeniu ryczałtu za wrzesień 2001 roku i kwiecień 2002 roku stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- w przypadku ryczałtu za wrzesień 2001 roku nie uwzględniono 3 dni nieobecności (10, 11 i 12 września 2001 roku) Wójta Gminy w miejscu pracy z powodu odbywania podróży służbowej – polecenie wyjazdu służbowego nr 149/2001 wystawione dla Pani Zofii Schab w dniu 10 września 2001 roku. Pomimo tego ryczałtu nie zmniejszono, co niezgodne było z § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. W przepisie tym ustalono, że kwotę ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu lub innej nieobecności oraz podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin,
- w rozliczeniu ryczałtu za kwiecień 2002 roku nie uwzględniono 1 dnia urlopu wypoczynkowego pobranego w tym miesiącu przez Wójta Gminy. Urlop został zarejestrowany w karcie ewidencji czasu pracy pracownika. Było to niezgodne z § 4 ust 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271), który stanowi, że kwotę ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych - strony 112 - 115 protokołu kontroli.
13. Listy wypłat diet radnych za miesiące marzec i czerwiec 2002 roku nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, co niezgodne było z § 8 ust.1 Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych.
14. Radnym Gminy Jeżów, którzy nie byli członkami Zarządu Gminy wypłacono diety za udział w posiedzeniach Zarządu Gminy: z dnia 25 stycznia 2001 roku, 15 lutego 2001 roku, 7 marca 2001 roku, 5 kwietnia 2001 roku, 22 maja 2001 roku, 12 czerwca 2001 roku, 31 lipca 2001 roku oraz 29 sierpnia 2001 roku, a także z dnia 27 września 2001 roku. Stanowiło to naruszenie zasad wypłaty diet ustalonych przez Radę Gminy. Podstawę wypłat stanowiła decyzja Zarządu Gminy z dnia 15 marca 1999 roku. Łącznie kwota nienależnie wypłaconych diet w 2001 roku wyniosła 1.283,10 zł.
15. Panu Janowi Winciorkowi – członkowi Zarządu Gminy nie wypłacono diety za udział w posiedzeniu Zarządu w dniu 25 stycznia 2001 roku. Podpis wyżej wymienionego figuruje na liście obecności z posiedzenia Zarządu.
16. W latach 2001-2002 Przewodniczącemu Rady Gminy wypłacano miesięczny ryczałt pieniężny na pokrycie kosztów używania własnego samochodu osobowego do celów służbowych w jazdach lokalnych (na podstawie uchwały nr III/21/98 z dnia 8 grudnia 1998 roku w sprawie zwrotu kosztów podróży służbowych Przewodniczącego Rady Gminy Jeżów). Działanie takie było nieprawidłowe, gdyż po wejściu w życie z dniem 11 sierpnia 2000 roku przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 z późn. zm.) brak było podstawy prawnej do ryczałtowego zwrotu kosztów podróży służbowych radnych. Łączna kwota nienależnie wypłaconego ryczałtu w latach 2001 – 2002 wyniosła 4.626,87 zł.
17. W poleceniu wyjazdu służbowego z dnia 8 grudnia 2002 roku wystawionego dla radnego Gminy Jeżów, termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej radnego określiła Pani Irena Pawłowska – Sekretarz Gminy. Było to niezgodnie z § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, według którego termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej radnego określa przewodniczący rady gminy. Wymienione polecenie wyjazdu służbowego nie zostało ujęte w rejestrze delegacji. Ponadto jako środek lokomocji osoba zlecająca wyjazd wskazywała samochód własny bez określenia pojemności silnika.
18. Zwrot kosztów podróży służbowych samochodami własnymi radnych Gminy Jeżów następował w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U.nr 41, poz.239 – obowiązywało do dnia 31 grudnia 2001 roku), a od dnia 1 stycznia 2002 roku – na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 – obowiązywało do dnia 31 grudnia 2002 roku). Tymczasem zgodnie z § 5 ust.3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, stawki za 1 km przebiegu, będące podstawą rozliczenia kosztów przejazdu, określa rada gminy, na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów nie będących własnością pracodawcy - strony 116 - 120 protokołu kontroli.
19. Udzielanie świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Urzędzie Gminy nie przebiegało zgodnie z zarządzeniem nr 1 z dnia 5 lutego 1998 roku Wójta Gminy Jeżów. W Urzędzie nie powołano komisji socjalnej, pomimo tego, że w załączniku do wskazanego zarządzenia ustalono, że wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie świadczeń socjalnych dokonuje komisja socjalna w uzgodnieniu z przedstawicielem załogi.
20. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych prowadzony był wspólnie z dwoma innymi pracodawcami: Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Jeżowie oraz Gminnym Ośrodkiem Kultury Sportu i Rekreacji w Jeżowie. Pracodawcy nie zawarli umowy o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej, co naruszało art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.), który stanowił, że pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Umowa określa w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy - strona 121 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE WYDATKÓW INWESTYCYJNYCH i STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

Zadanie inwestycyjne pn.: Wykonanie wodociągu wraz z przyłączami wody w ul. Sobieskiego, w Jeżowie" – 2002 rok. Wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO
1. Rozliczenia zadania inwestycyjnego dokonano w dniu 31 grudnia 2002 roku. Drukiem OT przyjęto do ewidencji księgowej środek trwały o nazwie "sieć wodociągowa z PCV" o wartości 89.292,55 zł (netto). Do kosztu wytworzenia środka trwałego nie został zaliczony koszt wykonania projektu budowlanego, nadzoru inwestorskiego oraz nadzoru archeologicznego. Było to niezgodne z art. 28 ust.8 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:
- nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,
- koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
2. Zamówienia udzielono w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji. Zamawiający prowadził negocjacje z dwoma oferentami, co było niezgodne z art.63 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem negocjacje z zachowaniem konkurencji to taki tryb udzielenia zamówienia publicznego, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z taką liczbą dostawców lub wykonawców, która zapewni wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję oraz sprawny przebieg postępowania, nie mniejszą jednak niż trzech, chyba, że ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia jest tylko dwóch dostawców (wykonawców) mogących je wykonać.
3. W przedłożonych kontrolującym dokumentach, jak również w książce nadawczej, prowadzonej w Urzędzie Gminy brak było dowodu wysłania zaproszenia do któregokolwiek z oferentów.
4. Termin otwarcia ofert ustalono na dzień 21 października 2002 roku. W ofercie firmy "MARTEX" zaświadczenie z ZUS-u o nie zaleganiu ze uiszczaniem składek na ubezpieczenie społeczne zostało wystawione w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Zgodnie z § 1 ust.1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 91, poz. 817), obowiązującego od dnia 1 lipca 2002 roku, aktualne zaświadczenie z właściwego oddziału ZUS – u powinno zostać wystawione nie wcześniej niż 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert.
5. Oferta Zakładu Remontowo-Budowlanego i Instalacji Sanitarnych Zbigniewa Wójcika, ze Skierniewic, również nie spełniała wymagań zamawiającego, ponieważ:
- przedłożone przez oferenta zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione zostało w dniu 16 kwietnia 2002 roku, co oznaczało, że nie było to aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w rozumieniu § 1 ust.1 pkt 1 ww. rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem aktualne zaświadczenie to takie, które jest wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
- zaświadczenie z ZUS – Inspektorat Skierniewice z dnia 30 sierpnia 2002 roku nie było aktualne, według § 1 ust.1 pkt 6 powołanego wyżej rozporządzenia.
6. Zamawiający, niezgodnie z art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych, po otwarciu ofert nie wezwał wykonawców do złożenia oświadczenia czy pozostają w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub z zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu. W art. 22 ust. 5 ww. ustawy wskazano, że w postępowaniu o zamówienie, którego wartość przekracza kwotę 30.000 EURO, zamawiający wzywa dostawców lub wykonawców do złożenia opisanego oświadczenia. Stosownie do art. 22 ust. 6 ustawy, dostawcy i wykonawcy zobowiązani są do dostarczenia przedmiotowego oświadczenia, w terminie określonym przez zamawiającego. Wezwanie, oprócz terminu, powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu.
7. Sporządzony przez zamawiającego protokół (nazwany "Dokumentacja podstawowych czynności dla postępowań do 30.000 ECU") nie odpowiadał wszystkim wymogom określonym w art.25 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. nie zawierał informacji o spełnianiu warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców oraz powodów zastosowania przez zamawiającego trybu dokonywania zamówienia innego niż przetarg nieograniczony. W związku z powyższym naruszono art.25 ust.1 pkt 3 i 9 ustawy o zamówieniach publicznych.
8. W dokumentacji brak było zawiadomienia, o którym mowa w art.50 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych oraz ogłoszenia, o którym mowa w art.50 ust.2 ustawy, jak również informacji przesłanej do wybranego oferenta, określającej miejsce i termin zawarcia umowy, wymaganej przepisem art.50 ust.4 tej ustawy. Zgodnie z art.50 ust.1 ustawy o wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich dostawców lub wykonawców biorących udział w postępowaniu o zamówienie, wskazując imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) tego dostawcy lub wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz cenę. Stosownie do brzmienia art.50 ust.2 ustawy, ogłoszenie zawierające informacje, o których mowa w ust. 1, niezwłocznie zamieszcza się w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz wysyła się do uczestników postępowania. Ponadto informacja przesłana do dostawcy lub wykonawcy, którego ofertę wybrano, zawiera poza danymi, o których mowa w ust.1 art.50, określenie miejsca i terminu zawarcia umowy – art.50 ust.4 ustawy.
9. Zamawiający zawarł z wykonawcą – firmą "MARTEX" umowę w dniu 23 października 2002 roku i tym samym nie zachował 7 - dniowego terminu, wymaganego przez art.51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z art.51 ust.1 ustawy, jeżeli zamawiający dokona wyboru oferty obowiązany jest do zawarcia umowy w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia, o którym mowa w art.50 ust.2, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
10. Zamawiający nie przesłał do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co było niezgodne z art.14d ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. W art.14d ustawy zobowiązano zamawiającego do przesłania do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dotyczy postępowań o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO).
11. Umowa zawarta z firmą "Martex" na wykonanie wodociągu wraz z przyłączami wody w ul. Jana Sobieskiego, w Jeżowie, nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co było niezgodne było z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
12. Firma "MARTEX" wniosła zabezpieczenie należytego wykonania umowy w postaci weksla własnego in blanco bez poręczenia wekslowego banku, co było sprzeczne z art.75 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych. W przepisie tym wskazano, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone w pieniądzu, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, a za zgodą zamawiającego również w wekslach z poręczeniem wekslowym banku (...).
13. W dniu 28 października 2002 roku zawarto umowę nr 5/NJIŁD/2002, na mocy której Gmina Jeżów powierzyła Wojewódzkiemu Zarządowi Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi pełnienie funkcji nadzoru inwestorskiego nad realizacją robót na zadaniu inwestycyjnym pod nazwą: Wykonanie wodociągu wraz z przyłączami wody w ul. Sobieskiego w Jeżowie. W § 4 umowy ustalono, że za nadzór Zarząd naliczy wynegocjowane wynagrodzenie w wysokości 0,8% wartości netto wykonanych robót. W dniu 24 marca 2003 roku Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi wystawił fakturę nr 55/03Ł za nadzór inwestorski na kwotę 764,34 zł. Gmina Jeżów zapłaty wymienionej kwoty dokonała w dniu 7 kwietnia 2003 roku. Z rozliczenia zadania inwestycyjnego wynikało, że ostatecznie wodociąg w ul. Sobieskiego został wykonany za kwotę 89.292,55 zł netto (brutto – 95.543,03 zł). Kwota 764,34 zł jest wynagrodzeniem obliczonym od wartości brutto wykonanych robót (95.543,03 * 0,8%). Wypłacenie wynagrodzenia w tej wysokości było niezgodne z § 4 umowy.
14. Na umowie zawartej z Wojewódzkim Zarządem Melioracji i Urządzeń Wodnych w Łodzi brak było podpisu drugiego członka Zarządu Gminy Jeżów, co niezgodne było z art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym oraz brak było kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co naruszało art.46 ust.3 powołanej ustawy. Umowa nie została także parafowana przez radcę prawnego zatrudnionego w Urzędzie Gminy, co niezgodne było z § 11 pkt 2 Instrukcji w sprawie obiegu dowodów księgowych z dnia 5 stycznia 2002 roku.
15. Obowiązująca Instrukcja w sprawie obiegu dowodów księgowych wymagała, aby każda umowa przed jej zawarciem, przesłana została do komórki finansowej w celu jej zarejestrowania i uzyskania parafy głównego księgowego. Na umowie z dnia 23 października 2002 roku zawartej z firmą "MARTEX" brak było podpisu głównego księgowego.
Ujawnione naruszenia zasad, form i trybu postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego, ustalonych ustawą o zamówieniach publicznych, wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
Strony 127-133 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE EWIDENCJI I INWENTARYZACJI MIENIA

1. W zarządzeniu nr 1 Wójta Gminy Jeżów z dnia 2 stycznia 1996 roku w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont ustalono, że środki trwałe podlegają ewidencji ilościowo – wartościowej w księdze inwentarzowej - § 6. Ewidencja pozostałych środków trwałych w używaniu prowadzona miała być w osobnej księdze również ilościowo – wartościowo - § 8.
W zarządzeniu nr 1 Wójta Gminy Jeżów z dnia 1 stycznia 2002 roku w sprawie ustalenia dokumentów opisujących zasady rachunkowości w Urzędzie Gminy w Jeżowie określono, że środki trwałe podlegają ewidencji ilościowej i wartościowej - § 6. Natomiast nie ustalono zasad ewidencji pozostałych środków trwałych w używaniu. W toku dalszej kontroli stwierdzono, że są one ewidencjonowane ilościowo i wartościowo w odrębnych księgach inwentarzowych - strona 133 protokołu kontroli
2. W przedłożonych kontrolującym księgach inwentarzowych, w których ewidencjonowane były środki trwałe brak było daty założenia ksiąg oraz podpisu kierownika urzędu (wymogi te spełniała jedynie księga dotycząca ewidencjonowania środków trwałych zaliczanych do grupy 0). Taka forma ewidencjonowania nie odpowiadała standardom przewidzianym w art.13 ust.4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości, w którym ustalono, że księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, a także powinny być wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

Ewidencja pozostałych środków trwałych prowadzona była w księdze inwentarzowej, zawierającej podpis kierownika, pieczęć urzędu wraz z określeniem daty jej założenia. Stwierdzono jednakże, że zapisy w księdze poprawiane były ołówkiem, jak również korektorem, co stanowiło naruszenie art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości - strony 134 - 135 protokołu kontroli.
3. W toku kontroli ustalono, że działka nr 561, sprzedana przez Gminę w 2002 roku, nie była w ogóle ujęta w księdze inwentarzowej, w której ewidencjonowane są grunty. Działka ta została nabyta nieodpłatnie przez Gminę Jeżów na mocy decyzji Wojewody Łódzkiego z dnia 15 marca 1999 roku (znak: GN.722035/I/6/99). W księdze tej nie ujęto także działki zabudowanej położonej w sołectwie Strzelna. Ponadto nie odpisano z ogólnej wartości budynku mieszkalnego położonego przy ul. Łowickiej lokalu sprzedanego na podstawie aktu notarialnego Rp. A 170/95 - strona 135 protokołu kontroli.
4. W zakresie ewidencji wartości niematerialnych i prawnych – konto 020 stwierdzono, że program PŁACE i zintegrowany z nim program INTEGRACJA były zakupione i stosowane w Gminie Jeżów przed 2002 rokiem (kierownik jednostki dopuścił je do stosowania w roku 1999), jednak – jak ustnie wyjaśniła Pani Ryniecka – Skarbnik Gminy - omyłkowo nie zostały one wpisane do ewidencji konta 020 - strony 136-137 protokołu kontroli.
5. W zakresie ewidencji pozostałych składników majątkowych (materiały, finansowy majątek trwały) ustalono, że w zakładowym planie kont przyjętym zarządzeniem Wójta Gminy z dnia 1 stycznia 2002 roku wprowadzono konto 330 (opis kont dla jednostki) – Towary. Faktycznie konto to nie funkcjonowało w roku 2002 i nadal nie funkcjonuje - strona 137 protokołu kontroli.
6. Instrukcja inwentaryzacyjna obowiązująca w roku 2001 w Gminie Jeżów nie została uaktualniona w stosunku do faktycznych zasad funkcjonowania jednostki. Z zapisu pkt 1 Instrukcji inwentaryzacyjnej wynikało bowiem, że inwentaryzacji podlegają:
- środki pieniężne w kasie,
- czeki,
- druki ścisłego zarachowania,
- znaki skarbowe,
- środki trwałe,
- rzeczowe składniki majątku obrotowego.
Jednakże – jak ustalono - w Urzędzie Gminy nie funkcjonuje kasa, nie ma czeków ani znaków skarbowych. Stosownie do zapisu przyjętego w aneksie nr 1 z dnia 1 marca 1999 roku do zarządzenia nr 1 Wójta Gminy Jeżów z dnia 2 stycznia 1996 roku w sprawie zakładowego planu kont, obsługę kasową Gminy Jeżów prowadzi bezpośrednio Oddział Banku PKO BP w Brzezinach, mający siedzibę w budynku Urzędu Gminy Jeżów - strona 138 protokołu kontroli.

7. W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji stwierdzono, że:
- w dniu 12 grudnia 2001 roku Wójt Gminy Jeżów zarządzeniem nr 1 zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji. W pkt 2 § 1 zarządzenia wskazano, że spisem z natury należy objąć składniki majątkowe w Urzędzie Gminy, w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej oraz w Gminnym Ośrodku Kultury Sportu i Rekreacji w Jeżowie.
Kontrolującym nie przedłożono dokumentu, który dotyczyłby przekazania obowiązków kierownika GOPS w Jeżowie oraz kierownika GOKSiR w Jeżowie, jako kierowników jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości, Wójtowi Gminy Jeżów w wyżej wymienionym zakresie.
Zgodnie z art.4 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości (w brzmieniu obowiązującym na dzień 31 grudnia 2001 roku) rachunkowość jednostki obejmuje, między innymi, okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Natomiast w art. 4 ust. 4 przedmiotowej ustawy ustalono, że to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie, określonych ustawą, obowiązków w zakresie rachunkowości, chyba, że określone obowiązki w tym zakresie zostaną przypisane innym osobom za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inne osoby powinno być stwierdzone dokumentem,
- przewodnicząca Komisji Inwentaryzacyjnej, niezgodnie z postanowieniami Instrukcji inwentaryzacyjnej, nie powołała i nie przeszkoliła zespołów spisowych (inwentaryzacja w Urzędzie Gminy przeprowadzona została przez stałą Komisję Inwentaryzacyjną, która składa się z przewodniczącego komisji i 5 członków. Stała Komisja do przeprowadzania inwentaryzacji w Urzędzie Gminy w Jeżowie, powołana została zarządzeniem nr 2 Wójta Gminy Jeżów z dnia 10 grudnia 1999 roku),
- arkusze spisu z natury były podpisane przez przewodniczącego i członków komisji inwentaryzacyjnej, nie było na nich natomiast podpisu osoby materialnie odpowiedzialnej oraz osób, które dokonały wyceny i sprawdzenia,
- nie przestrzegano regulacji Instrukcji inwentaryzacyjnej, dotyczących zabezpieczeń arkuszy spisowych przed dokonywaniem nieuprawnionych zmian, to jest następujących zapisów:
- "Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy należy podać ostatnie numery dowodów przyjęcia i wydania materiału lub innych dokumentów przychodowych i rozchodowych oraz umieścić klauzulę o treści następującej: niniejszy arkusz zawiera pozycję od 1 do ..." Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury należy skasować". Poddane kontroli arkusze spisu z natury nie odpowiadały powyższym wymogom;
- "Błędy w arkuszach spisu można poprawiać przez skreślenie błędnego zapisu, tak aby pozostały one czytelne i wpisaniu zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być podpisana przez dokonującą spisu z natury osobę". Błędy w kontrolowanych arkuszach spisowych były poprawiane poprzez przerabianie niepoprawnego zapisu,
- kontrolujący stwierdzili, że składniki majątkowe ujęte zostały na arkuszach spisowych w kolejności wynikającej z ksiąg inwentarzowych. Z wyjaśnienia przewodniczącej Komisji Inwentaryzacyjnej wynikało, że najpierw następowało uzgodnienie stanu faktycznego inwentaryzowanych składników majątkowych z zapisami ksiąg inwentarzowych, a dopiero potem sporządzane były arkusze spisowe. Wyniki spisu z natury - wg wymienionego wyjaśnienia – ujęte zostały na osobnych kartkach, które nie były drukami ścisłego zarachowania. Instrukcja inwentaryzacyjna wymagała natomiast aby wpis do arkusza spisu nastąpił bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątku,
- na arkuszu spisu z natury nr 24 ujęto dwa odkurzacze (poz.347 i 348), które w 2000 roku zostały skradzione z Urzędu Gminy. Zapis ten w odniesieniu do ilości, ceny i wartości przedmiotu spisywanego został następnie skreślony. Z ewidencji księgowej (konto 013) wynikało, że skradzione odkurzacze zostały wyksięgowane dopiero z dniem 31 grudnia 2001 roku. Natomiast w księdze inwentarzowej datę rozchodu określono jako 31 grudnia 2000 roku. Na tej podstawie stwierdzić należy, że księgi rachunkowe nie były prowadzone bieżąco, co stanowiło naruszenie art.24 ust.1 ustawy o rachunkowości,
- zgodnie z Instrukcją, wycena i ustalenie wartości spisywanych składników majątkowych oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych należy do obowiązków głównego księgowego. W odniesieniu do badanej inwentaryzacji wyceny i ustalenia wartości poszczególnych składników majątkowych dokonała Komisja Inwentaryzacyjna. Powyższe stanowiło naruszenie obowiązujących w jednostce unormowań wewnętrznych,
- według Instrukcji inwentaryzacyjnej spis z natury powinien być poddany kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów. Kontrola polega na sprawdzeniu:
- czy pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu,
- czy zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o przeprowadzonej inwentaryzacji,
- czy prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników, w tym także obliczeń technicznych,
- czy spis z natury jest kompletny.
Z wyników kontroli sporządza się protokół w 1 egzemplarzu. Ponadto sprawdzający oznacza sprawdzone pozycje w arkuszu spisowym, podpisując w rubryce "uwagi".
Kontrolującym przedłożono protokół z przebiegu spisu z natury z dnia 28 grudnia 2001 roku, podpisany przez członków Komisji Inwentaryzacyjnej oraz osobę materialnie odpowiedzialną – Panią Zofię Schab – Wójta Gminy. Przedmiotowy protokół nie potwierdzał wykonania czynności kontrolnych, pozwalających stwierdzić, że prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników oraz kompletność spisu z natury (z treści protokołu nie wynikało, że powstał on na podstawie wyników kontroli spisu z natury przeprowadzonej przez przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej).
W odniesieniu do arkuszy spisowych nr nr 9 - 26 wskazano w nim błędnie liczbę spisanych pozycji 402, powinno być 404. Przy arkuszach spisowych nr nr 27-28 nie podano liczby spisanych pozycji. Kontrolującym nie przedłożono żadnego innego dokumentu, który potwierdzałby dopełnienie przez przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej obowiązków w zakresie kontroli wyników spisu z natury. Ponadto na arkuszach spisu z natury w rubryce "uwagi" nie ma podpisów osoby sprawdzającej,
- z protokołu z przebiegu spisu z natury wynikało, że spis z natury dotyczył wyłącznie pozostałych środków trwałych. Według zarządzenia nr 1 Wójta Gminy w Jeżowie z dnia 12 grudnia 2001 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej, inwentaryzacja dotyczyć miała wszystkich składników majątkowych w Urzędzie Gminy. Także z Instrukcji inwentaryzacyjnej wynikało, że inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego podlegają (oprócz rzeczowych składników majątku obrotowego) również druki ścisłego zarachowania oraz środki trwałe. Niezgodnie z treścią wymienionego zarządzenia i Instrukcji, inwentaryzacją w 2001 roku nie objęto środków trwałych. Nie zinwentaryzowano także wartości niematerialnych oraz prawnych. Powyższe stanowiło naruszenie art.26 ust.1 pkt 1 i 3 ustawy o rachunkowości,
- w toku kontroli inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, tj. kwitariuszy przychodowych K –104, kwitariuszy przychodowych K – 103 (zwanych na arkuszu spisowym kwitariuszami zobowiązań pieniężnych), arkuszy spisu z natury, świadectw pochodzenia zwierząt oraz biletów opłaty targowej stwierdzono nieprawidłowości w odniesieniu do spisu z natury biletów opłaty targowej. Liczba bloczków biletów opłaty targowej o nominale 4 zł wykazana na arkuszu spisu z natury wyniosła 8 sztuk (od nr 000200 do nr 001000). Według księgi druków ścisłego zarachowania liczba bloczków wyniosła łącznie 7 sztuk o numerach od 000901 – 001000 oraz od nr 000001-000600. Ponadto liczba bloczków biletów opłaty targowej o nominale 3 zł wykazana w arkuszu spisowym (łącznie 24 sztuki) nie odpowiadała liczbie bloczków biletów z księgi druków ścisłego zarachowania (26 sztuk). Powyższe różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w ewidencji druków ścisłego zarachowania nie zostały wyjaśnione, czym naruszono art.27 ust.2 ustawy o rachunkowości. Ponadto, niezgodnie z Instrukcją inwentaryzacyjną, nie został sporządzony protokół w odniesieniu do spisu z natury druków ścisłego zarachowania, który potwierdzałby wykonanie kontroli spisu przez przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej,
- kontrolującym przedłożono Rozliczenie inwentaryzacji pozostałych środków trwałych na 31.12.2001 roku. Z porównania stanu wykazanego w ewidencji księgowej ze stanem rzeczywistym ustalonym w wyniku inwentaryzacji, wynikła różnica w wysokości 0,02 zł.
Według zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych dla zakresu kont 013 od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 31 grudnia 2001 roku, saldo po stronie Wn wyniosło 71.335,98 zł. Na arkuszu spisowym nr 26 w podsumowaniu wartości zinwentaryzowanych składników majątkowych podano kwotę 70.491,81 zł, ponadto na arkuszu spisowym nr 28, zawierającym łączną wartość "rzeczy zniszczonych, nie nadających się do dalszego użytku" wykazano kwotę 844,15 zł. Razem – 71.335,96 zł.
W niektórych pozycjach arkuszy spisowych błędne zapisy poprawiano ołówkiem, na przykład na arkuszu nr 14 w pozycji 122 i 123. Z księgi inwentarzowej wynikało, że pierwotnie wpisana wartość składników majątkowych (dwóch dywanów 3 x 4) została zaniżona, to jest: było 36,30 zł, powinno być 435,54 zł (tak jak poprawiono to ołówkiem). Aby ustalić, którą wartość przyjęto do ogólnego podsumowania kontrolujące do końcowej wartości ujętej narastająco na arkuszu nr 13 – 16.806,28 zł dodały wartości wszystkich składników majątkowych wykazanych na arkuszu nr 14 (w wersji niezgodnej z księgą inwentarzową). Otrzymany wynik 17.988,29 zł różni się od kwoty podsumowującej arkusz nr 14 – 17.458,28 zł. Z uwagi na stwierdzony błąd rachunkowy (o 530,01 zł) i zaniżenie wartości wymienionych składników majątkowych (razem o 798,48 zł) łączna wartość zinwentaryzowanego mienia różni się w sposób istotny (o 1.328,49 zł) od wartości wykazanej w ewidencji księgowej.
Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w 2001 roku, zaniechanie rozliczenia inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, a także dokonanie inwentaryzacji w sposób niezgodny ze stanem rzeczywistym stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 13 ustawy o finansach publicznych.
Strony 139-143 protokołu kontroli.

W ZAKRESIE STOSOWANIA USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

Postępowanie, w trybie przetargu nieograniczonego, dotyczące pozyskania i transportu kruszywa dolomitowego frakcji 0-30 mm. Umowa z dnia 7 maja 2002 roku

1. Ogłoszenie o przedmiotowym przetargu nie spełniało wymogów określonych w art.30 pkt 2 i 3 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. nie zawierało określenia ilości zamawianych dostaw lub usług oraz pożądanego lub wymaganego terminu realizacji zamówienia publicznego.
2. Godzina otwarcia ofert podana w ogłoszeniu o przetargu była inna od godziny otwarcia ofert podanej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (odpowiednio: 1300 i 1200).
3. W ogłoszeniu o przetargu nie zawarto wzmianki o kwocie wadium, natomiast w SIWZ nałożono na oferenta obowiązek wniesienia wadium w wysokości 300 zł. Brak zamieszczenia w ogłoszeniu o przetargu informacji dotyczącej kwoty wadium stanowił naruszenie art.30 pkt 10 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. W wyznaczonym terminie wpłynęły 4 oferty. Tylko oferent nr 2 złożył oświadczenie o stosowaniu preferencji krajowych, pozostali oferenci nie złożyli wymaganego oświadczenia. Mimo powyższego zamawiający nie zastosował przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 roku w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych (Dz.U.nr 140, poz. 776 z późn.zm.).
5. Na umowie zawartej w dniu 7 maja 2002 roku z Firmą Usługi Transportowe Marka Kordali z Miłochniewic brak było kontrasygnaty Skarbnika Gminy. Naruszono tym samym art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym - strony 144-146 protokołu kontroli.

Postępowanie, w trybie przetargu nieograniczonego, dotyczące pozyskania i transportu kruszywa dolomitowego frakcji 0-30 mm. Umowa z dnia 8 lipca 2002 roku
1. Zamawiający naruszył art.30 pkt 2 i 3 i 10 ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez nieokreślenie w ogłoszeniu wywieszonym w siedzibie Urzędu Gminy ilości zamawianych dostaw i usług oraz nie wskazanie pożądanego lub wymaganego terminu realizacji zamówienia publicznego. Ponadto w ogłoszeniu o przetargu nie było adnotacji o obowiązku wniesienia wadium, natomiast w SIWZ nałożono na oferentów obowiązek wniesienia wadium w kwocie 500 zł.
2. Umowa z dnia 8 lipca 2002 roku zawarta z wykonawcą zamówienia nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, czym naruszono art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym - strony 146-147 protokołu kontroli.

Postępowanie, w trybie przetargu nieograniczonego, dotyczące pozyskania i transportu żwiru gruboziarnistego wraz z rozgarnięciem na drogi gruntowe będące w zarządzie Gminy Jeżów.

1. W ogłoszeniu o przetargu nie zawarto informacji wymaganych przez art. 30 pkt 2, 3, oraz 9 ustawy o zamówieniach publicznych, tj.: ilości oraz liczby zamawianych dostaw i usług, pożądanego lub wymaganego terminu realizacji zamówienia, oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych oraz kryterium oceny ofert.
2. W wyznaczonym terminie wpłynęły 2 oferty. Żadna z ofert nie zawierała oświadczeń, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Do złożenia oświadczeń, o treści wskazanej w powołanym artykule, zobowiązany jest każdy dostawca lub wykonawca, który przystępuje do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne – art. 22 ust. 2 ww. ustawy. Pomimo tego zamawiający nie wykluczył oferentów z postępowania i rozpatrzył złożone przez nich oferty. Ponadto żaden oferent nie złożył także oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych.
3. W dokumentacji sporządzonej z przedmiotowego postępowania brak było oświadczeń członków komisji przetargowej, o których mowa w art.20 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Zaniechanie złożenia oświadczeń naruszało także § 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. nr 82, poz. 743) - obowiązującego od dnia 23 lipca 2002 roku. W powołanym przepisie wskazano, że niezwłocznie po zapoznaniu się przez komisję z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez dostawców lub wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków członkowie komisji składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art.20 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Zamawiający nie sporządził zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, co stanowiło naruszenie art. 50 ust 1 ustawy o zamówieniach publicznych oraz ogłoszenia, o którym mowa w art. 50 ust. 2 ww. ustawy, a także informacji, która powinna zostać wysłana do dostawcy (wykonawcy), którego ofertę wybrano – art.50 ust.4 ustawy.
5. Na umowie zawartej z wykonawcą podpisał się jedynie Wójt Gminy. Brak natomiast podpisu drugiego członka Zarządu, wymienionego w umowie. Było to niezgodne z art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym. Umowa nie została również kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, czym naruszono art. 46 ust. 3 ww. ustawy.
6. Żadna z umów zawartych w opisanych postępowaniach nie została parafowana przez radcę prawnego zatrudnionego w Urzędzie, co niezgodne było z § 11 pkt 2 instrukcji obiegu dowodów księgowych z dnia 5 stycznia 2002 roku.
Wyżej opisane naruszenia ustawy o zamówieniach publicznych wypełniają znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
Strony 148-151 protokołu kontroli.

Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Panią Wójt o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Opracować procedury wewnętrznej kontroli finansowej, na podstawie art.35 a ust.3 ustawy o finansach publicznych, uwzględniając zakres kontroli finansowej wyznaczony przez art.35a ust.1 i ust.2 wymienionej ustawy. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontroli.
2. Przestrzegać art.13 ust.4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi, a także oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Uzupełnić prowadzone księgi inwentarzowe - mając na uwadze wymogi określone w ww. przepisie.
3. Przestrzegać art.25 ustawy o rachunkowości określającego zasady dokonywania poprawek błędów w zapisach ksiąg rachunkowych.
4. Przestrzegać zapisów przyjętych w zakładowym planie kont, dotyczących terminu dokonywania wydruków danych zawartych na kontach księgi głównej.
5. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać bieżąco, stosownie do wymogu wynikającego z art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.24 ust.5 ww. ustawy księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, w szczególności, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.
6. W treści zakładowego planu kont uwzględnić konto 020 – wartości niematerialne i prawne.
7. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarzać przy zastosowaniu stawek określonych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
8. Zapewnić sporządzanie sprawozdań budżetowych zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, zgodnie z § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
9. Sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń wypełniać zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zapewnić wykazywanie w wymienionych sprawozdaniach kwot zobowiązań wymagalnych.
10. Przestrzegać postanowień § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w zakresie wykazywania danych dotyczących skutków udzielonych przez Gminę: ulg, odroczeń, umorzeń itp. Zgodnie z powołanym unormowaniem w stosownej rubryce sprawozdania Rb-27S wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę, za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności, a także być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów (z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty). Kwoty ze sprawozdania Rb-27S powinny być zgodne z kwotami dotyczącymi skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień podatków i opłat, obliczonych za okres sprawozdawczy, wykazanymi w sprawozdaniu Rb-PDP, zgodnie z § 7 ust.3 ww. Instrukcji.
11. Ujmować kwoty dotyczące ustawowych ulg i zwolnień w zakresie podatku rolnego we wniosku o przyznanie części rekompensującej subwencji ogólnej, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2003 roku w sprawie szczegółowych zasad obliczania i trybu przekazywania gminom kwoty rekompensującej dochody utracone z tytułu ustawowych ulg i zwolnień (Dz. U. nr 113, poz.1073).
12. W zakresie klasyfikacji dochodów i wydatków stosować przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634).
13. Określając zakresy czynności pracowników uwzględniać faktycznie wykonywane przez nich obowiązki.
14. Zapewnić wykorzystywanie udzielonych pracownikom zaliczek zgodnie z celem wypłacenia zaliczki, określonym we wniosku o zaliczkę.
15. Zapewnić terminowe rozliczanie udzielonych zaliczek.
16. Doręczać nakazy płatnicze na 14 dni przed ustawowym terminem płatności I raty podatku pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego – celem umożliwienia podatnikowi zapłaty podatku w ustawowym terminie jego płatności.
17. W uzasadnionych przypadkach podejmować kontrole podatkowe – w oparciu o przepisy art.281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa.
18. Dokonywać czynności sprawdzających, mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności składanych deklaracji podatkowych – w oparciu o art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
19. Przestrzegać art.274 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w razie stwierdzenia, że deklaracja podatkowa zawiera błędy lub oczywiste omyłki, bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklarację o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość. W sytuacji braku złożenia deklaracji organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku, zgodnie z art.274a § 1 ww. ustawy.
20. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku lub odroczenia zapłaty zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
21. Instytucję umorzenia stosować wyłącznie do zaległości podatkowych. Zgodnie z art.51 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - zaległością podatkową jest podatek nie zapłacony w terminie płatności.
22. W uzasadnieniu faktycznym decyzji podatkowej dotyczącej udzielonych ulg w zapłacie podatku wskazywać dowody, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
23. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
24. Przestrzegać art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
25. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych nie wydawać decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego z tego tytułu (zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa).
26. W przypadku złożenia przez osobę prawną – podatnika podatku od nieruchomości, deklaracji korygującej nie wydawać decyzji w sprawie zmiany wymiaru podatku od nieruchomości. Zgodnie z art.21 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, jeżeli przepisy prawa podatkowego nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, a zobowiązanie podatkowe powstaje w sposób określony w § 1 pkt 1 (z mocy prawa wskutek zaistnienia zdarzenia, z którym przepisy łączą powstanie zobowiązania), podatek wykazany w deklaracji jest podatkiem do zapłaty. Zgodnie natomiast z art.21 § 3 ww. ustawy - w przypadku jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego.
27. W zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych, jeżeli w trakcie roku podatkowego zaistniało zdarzenie mające wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, a w szczególności zmiana sposobu wykorzystywania przedmiotu opodatkowania lub jego części, wydawać decyzję obniżającą lub podwyższającą należny podatek. Podatek ulega podwyższeniu lub obniżeniu poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło to zdarzenie (art.6 ust.3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych).
28. Przy wydawaniu decyzji wymiarowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych uwzględniać postanowienia art.6 ust.2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z powołanym przepisem, jeżeli okolicznością, od której uzależniony jest obowiązek podatkowy, jest istnienie budowli albo budynku lub jego części, obowiązek podatkowy powstaje z dniem 1 stycznia roku następującego po roku, w którym budowa została zakończona albo w którym rozpoczęto użytkowanie budynku lub jego części przed ich ostatecznym wykończeniem.
29. Opodatkowywać grunty pod budynkami zajętymi na działalność gospodarczą według stawki podatkowej ustalonej dla gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Podjąć czynności mające na celu ustalenie prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego dla podatników wymienionych w pierwszej części wystąpienia (w odniesieniu do podatnika nr 300068 uwzględnić także uwagi dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego w stosunku do budynków – art.6 ust.2 ww. ustawy).
30. Podjąć czynności mające na celu ustalenie prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości dla Pani......., za okres nie objęty przedawnieniem, uwzględniając dane o prowadzeniu działalności gospodarczej przez podatnika.
31. Zaistniałe nadpłaty wraz z ich ewentualnym oprocentowaniem zaliczać z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku zwracać z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych – stosownie do postanowień art.76 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.76 § 2 ww. ustawy - jeżeli wysokość nadpłaty nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym zaliczać je należy z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku - na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot.
32. W sprawach zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych wydawać postanowienia (nie decyzje), zgodnie z art.76a ustawy Ordynacja podatkowa.
33. Wyjaśnić, co stało się z kwotą 100 zł nadpłaty, przysługującej właścicielowi pojazdu nr rej. LFU 6412. W razie stwierdzenia, że nadpłata nie została zwrócona lub zaliczona na poczet zaległych lub bieżących zobowiązań podatkowych, zwrócić nadpłatę podatnikowi.
34. Przestrzegać art.12 ust.3 w zw. z art. 13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, stosownie do których okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego (zwolnienie określone w art.12 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego albo ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów. Zwolnienie to stosuje się jednakże od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
35. Decyzje w sprawie ulg żołnierskich w podatku rolnym wydawać na podstawie art.13a ustawy o podatku rolnym i stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
36. Wykazywać w dziale 756 rozdziale 75615 § 034 dochody z tytułu podatku od środków transportowych od wszystkich osób prawnych mających siedzibę na terenie Gminy Jeżów.
37. W zakresie podatku od środków transportowych, w przypadku braku wpłaty raty podatku wydawać decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego, w trybie art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
38. Podjąć działania mające na celu wyjaśnienie stanu faktycznego co do obowiązku podatkowego obciążającego w zakresie podatku od środków transportowych firmę...... Uwzględnić przepisy art.9 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w szczególności, art.9 ust.1 ustawy, zgodnie z którym obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych ciąży, m.in., na osobach prawnych będących właścicielami środków transportowych oraz art.9 ust.7 ustawy, stosownie do którego organem właściwym w sprawach podatku jest organ podatkowy, na terenie którego znajduje się miejsce zamieszkania lub siedziba podatnika, a w przypadku przedsiębiorstwa wielozakładowego lub podmiotu, w skład którego wchodzą wydzielone jednostki organizacyjne – organ podatkowy, na terenie którego znajduje się zakład lub jednostka posiadająca środki transportowe podlegające opodatkowaniu.
39. Podjąć działania mające na celu podjęcie przez Radę Gminy uchwały w sprawie stawek opłaty targowej, w której obowiązek uiszczania opłaty targowej byłby związany wyłącznie z dokonywaniem sprzedaży na targowisku.
40. Podjąć działania mające na celu podjęcie przez Radę Gminy uchwały w sprawie poboru opłaty targowej, w której Rada Gminy określiłaby inkasentów i wysokość wynagrodzenia za inkaso.
41. Wypłat wynagrodzenia za inkaso dokonywać w terminach przewidzianych w zawartych umowach.
42. Dostosować nominały biletów opłaty targowej do stawek wynikających z uchwały Rady Gminy w sprawie opłaty targowej.
43. Prowadzić ewidencję wysyłanych upomnień, stosownie do wymogów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
44. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
45. Wykorzystywać wszelkie dostępne instrumenty prawne przy prowadzeniu czynności windykacyjnych, dotyczące również doręczeń zastępczych (w szczególności art.146 § 2, art.150 i art.151a ustawy Ordynacja podatkowa).
46. Przy doręczaniu decyzji podatkowych przestrzegać postanowień art.145 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie do powołanego przepisu pisma doręcza się stronie, a jeżeli strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika pisma doręcza się pełnomocnikowi.
47. Przestrzegać art.151 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności - osobie upoważnionej do odbioru korespondencji.
48. W przypadku śmierci podatnika nie wystawiać na niego decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. Zamiast tego wystąpić z wnioskiem o stwierdzenie nabycia spadku i – w przypadku istnienia zaległości podatkowych obciążających zmarłego podatnika - wydać w stosunku do spadkobiercy decyzję w trybie art.100 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, określając zakres odpowiedzialności spadkobiercy. Po ustaleniu osoby podatnika wydać w stosunku do niego decyzje ustalające wysokość zobowiązania podatkowego.
49. Czynsz dzierżawny pobierać zgodnie z postanowieniami zawartych umów.
50. W zakresie wydawania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać zasad postępowania określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
51. Opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych pobierać w oparciu o przepisy art.111 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
52. Członkom OSP wypłacać ekwiwalent pieniężny za udział w akcjach ratowniczych, organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, stosownie do wymogów wynikających z art.28 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
53. W pismach ustalających wynagrodzenie pracowników wskazywać aktualną podstawę prawną.
54. W zakresie przyznawanych pracownikom kategorii zaszeregowania przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264). Pracownikom wymienionym w pierwszej części wystąpienia ustalić kategorię zaszeregowania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
55. Wysokość nagród jubileuszowych ustalać w oparciu o przepisy zawarte w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W szczególności składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniać w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do nagrody (§ 15 ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej).
56. Wypłacić Pani.......... kwotę, o którą zaniżono wysokość nagrody jubileuszowej – z uwagi na nie uwzględnienie w podstawie wyliczenia nagrody dodatku specjalnego.
57. Przy ustalaniu wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie wliczać do podstawy naliczania "13" wypłaconych pracownikowi nagród uznaniowych, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej w związku z § 14 i § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
58. Zaniechać wypłat nagród uznaniowych dla Wójta Gminy, stosownie do zakazu wynikającego z art.20 ust.5 ustawy o pracownikach samorządowych.
59. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconej na rzecz Wójta Gminy (kwota netto) nagrody uznaniowej.
60. Kwotę ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustalać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
61. Wypłacić Wójtowi Gminy kwotę, o którą zaniżono wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
62. Rachunki kosztów podróży służbowych pracowników, listy wypłat diet radnych sprawdzać pod względem merytorycznym, stosownie do zapisów przyjętych w regulacjach wewnętrznych jednostki.
63. Ryczałt za wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych rozliczać stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zapewnić kontrolę składanych oświadczeń o korzystaniu z samochodu własnego do celów służbowych z ewidencją czasu pracy pracownika.
64. Diety na rzecz radnych wypłacać w oparciu o zasady ustalone przez Radę Gminy, zgodnie z art.25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym.
65. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych kwot diet radnym, którzy nie byli członkami Zarządu Gminy, za udział w posiedzeniach Zarządu Gminy.
66. Wypłacić dietę Panu Janowi Winciorkowi za udział w posiedzeniu Zarządu Gminy w dniu 25 stycznia 2001 roku.
67. Zwrotu kosztów podróży służbowych radnych dokonywać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
68. Podjąć działania w celu podjęcia przez Radę Gminy uchwały określającej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, będące podstawą rozliczenia kosztów przejazdu samochodem własnym, zgodnie z wymogami § 5 ust.3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
69. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych kwot Przewodniczącemu Rady Gminy z tytułu ryczałtu na pokrycie kosztów używania własnego samochodu osobowego do celów służbowych w jazdach lokalnych, za lata 2001 – 2002.
70. Przy udzielaniu świadczeń socjalnych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stosować zasady przyjęte w tym zakresie w zarządzeniu kierownika jednostki.
71. Wartość przyjmowanego na stan środka trwałego określać zgodnie z zasadami określonymi w art.28 ust.8 z ustawy o rachunkowości.
72. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i aktów wykonawczych, w szczególności:
- art.12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.19 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art.22 ust.5 i 6 ustawy określających obowiązki zamawiającego w związku ze składaniem oświadczeń co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego, biorącymi udział w postępowaniu. Dostawcy i wykonawcy są zobowiązani do dostarczenia oświadczenia w terminie określonym przez zamawiającego. Wezwanie powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu,
- art.25 ust.1 ustawy określającego informacje zwarte w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 30 wskazującego niezbędne informacje zawarte w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym,
- art. 50 ust.1 i 2 i 4 ustawy określających obowiązki zamawiającego związane z ogłoszeniem wyniku postępowania,
- art.63 ustawy określającego przesłanki zastosowania trybu negocjacji z zachowaniem konkurencji,
- przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne oraz rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych.
73. Dokonać prawidłowego, zgodnego z umową nr 5/NJIŁD/2002 z dnia 28 października 2002 roku, rozliczenia z inspektorem nadzoru.
74. Zapewnić składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy zgodnie z wymogami wynikającymi z art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym (w brzmieniu ustalonym ustawą z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta – Dz. U. nr 113, poz. 984).
75. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
76. Określić zasady ewidencji pozostałych środków trwałych w używaniu.
77. Dostosować Instrukcję inwentaryzacyjną do faktycznych zasad funkcjonowania jednostki.
78. Zapewnić przestrzeganie postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej w celu rzetelnego przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych.
79. Przestrzegać unormowań wynikających z art.26 ustawy o rachunkowości, dotyczących terminu i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, w szczególności, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
80. Zapewnić rzetelne rozliczenie przeprowadzonych inwentaryzacji.
81. W odniesieniu do arkuszy spisu z natury przestrzegać art.22 ust.1 ustawy o rachunkowości, według którego dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dnia od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.

Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości.
1. Pan Przewodniczący Rady Gminy
2. Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy
3. aa.