Gm. Lgota Wielka - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w I półroczu 2003 roku.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 17 września 2003 roku
Pan
JERZY KOTLEWSKI
Wójt Gminy Lgota Wielka
WK – 0915/51/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Lgota Wielka wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie ustaleń ogólnych
1. Postanowień Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lgocie Wielkiej nie zmieniono w związku z wejściem w życie przepisów ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz.414 z późn. zm.). Zgodnie z art. 46 ustawy o pomocy społecznej, ośrodki pomocy społeczne są gminnymi jednostkami organizacyjnymi, wskazuje, że Ośrodki Pomocy Społecznej są gminnymi jednostkami powołanymi do realizacji zadań zleconych gminie z zakresu pomocy społecznej. Ośrodki pomocy społecznej realizują również zadania własne gminy w zakresie pomocy społecznej, chyba że gmina postanowi inaczej.
2. Wójt Gminy zawał w dniach 2 lutego 1998 roku i 6 lutego 2001 roku umowy z Bankiem Spółdzielczym w Radomsku, Oddział w Lgocie Wielkiej, w sprawie prowadzenia rachunku bankowego bieżącego oraz rachunków pomocniczych. Umowy zostały zawarte na czas nieokreślony. Powyższym działaniem naruszony został art.134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148), stosownie do którego bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki w trybie określonym w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych.
Zawarcie ww. umów nastąpiło z pominięciem procedur określonych w ustawie z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.). Wskazać należy, że w ramach wyboru banku do obsługi bankowej budżetu – organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego powinien podjąć rozstrzygnięcia co do wszystkich istotnych kwestii mających wpływ na ten wybór, co obejmuje w szczególności – określenie trybu postępowania, istotnych warunków zamówienia, kryteriów wyboru. Postępowanie kończy uchwała w sprawie wyboru banku.
3. W latach 2001-2002, w zawartych umowach dotyczących zaciągnięcia pożyczek i kredytów, stwierdzono przypadki ustalenia zabezpieczenia zobowiązań w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, co stanowiło naruszenie art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym. Z powołanych przepisów wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostek samorządu terytorialnego mógł być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadanie, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych. Ewentualne dysponowanie środkami przez bank odbywałoby się zatem z pominięciem przedmiotowych zasad.
W zakresie prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości
1. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że kontrolowana jednostka nieprawidłowo wykazała skutki obniżenia przez Radę Gminy górnych stawek podatków za 2001 i 2002 rok.
Kwoty skutków obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy w sprawozdaniach Rb-27S – roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych, sporządzonych na dzień 31 grudnia 2001 i na dzień 31 grudnia 2002 roku oraz w sprawozdaniach Rb-PDP – roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, sporządzonych na dzień 31 grudnia 2001 roku i na dzień 31 grudnia 2002, nie obejmowały kwoty skutków obniżenia przez Radę Gminy górnych stawek podatków dla osób prawnych w podatku od nieruchomości, w wysokości:
w 2001 roku – 8.449,00 zł,
w 2002 roku – 7.556,00 zł.
Łącznie: 16.005,00 zł.
Powyższe stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.). Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia, w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy” wykazuje się kwoty stanowiące różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina lub miasto na prawach powiatu mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe, a dochodami, jakie uzyskała, stosując niższe stawki uchwalone przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu; w przypadku zastosowania przez gminę lub miasto na prawach powiatu obniżenia górnej stawki różnicę - pomiędzy stawką górną a przyjętą w uchwale przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu, przemnożoną przez podstawę opodatkowania - wykazuje się w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek...” sprawozdań dotyczących dochodów budżetowych narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego; skutki obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości wykazują również gminy, w których liczba mieszkańców nie przekracza 15 tysięcy.
2. Nieprawidłowo ewidencjonowano na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, niewypłacone pracownikom Urzędu Gminy ryczałty za samochód za grudzień 2001 roku, w kwocie 340,13 zł. Zobowiązanie powyższe, stosownie do postanowień zakładowego planu kont, powinny być księgowane na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami.
3. Stwierdzono przypadki rozliczenia zaliczek udzielonych pracownikom z naruszeniem terminu wskazanego w § 9 pkt 15 Instrukcji sporządzania kontroli i obiegu dokumentów.
W zakresie dokonywania wydatków w granicach określonych w planie finansowym
Kontrolujący stwierdzili, że na dzień 31 grudnia 2001 roku nastąpiło przekroczenie granic planowanych wydatków w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej:
rozdział 70095, § 4270 w wysokości 75 zł,
rozdział 75023, § 4110 w wysokości 13 zł,
rozdział 75047, § 4100 w wysokości 175 zł,
rozdział 75095, § 4430 w wysokości 27 zł,
rozdział 80110, § 3020 w wysokości 54 zł,
rozdział 80195, § 4210 w wysokości 19 zł,
rozdział 80195, § 4410 w wysokości 10 zł,
w łącznej kwocie 373 zł
Przekroczenie wydatków na dzień 31 grudnia 2002 roku nastąpiło w rozdziale 60016 § 6050 w wysokości 202 zł.
W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych
W latach 2001-2002 w odniesieniu do podatników łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatku od środków transportowych od osób fizycznych, w przypadku odraczania terminu płatności rat podatku organ podatkowy nie wydawał decyzji w powyższym zakresie, czym naruszył art.207 § 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.). Zgodnie z art.207 wymienionej ustawy organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji, która rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. Decyzja powinna zawierać oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym - jeżeli od decyzji służy odwołanie,
podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.
W zakresie realizacji dochodów z majątku
1. W przypadku zbywania nieruchomości: działki nr 1689, o pow. 688 m2 położonej w Brudzicach, lokalu mieszkalnego nr 2 o pow. 87,17 m2 położonego w Lgocie Wielkiej, nieprawidłowo określono postąpienie od ceny wywoławczej, w wyniku czego naruszono § 13 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn. zm.), zgodnie z którym postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych złotych. W przypadku wskazanych działek kwota postąpienia nie została zaokrąglona.
2. W przypadku sprzedaży na raty lokalu mieszkalnego nr 1, o pow. 153,29 m2 , w budynku po byłej Lecznicy Zwierząt w Lgocie Wielkiej, nie zostało naliczone należne Gminie oprocentowanie za I ratę, zgodnie z aktem notarialnym, przy zastosowaniu stopy procentowej równej stopie redyskonta weksli stosowanej przez NBP (na dzień sporządzenia aktu - 14%). Nie egzekwowano także należnych Gminie odsetek za zwłokę w przypadku nieterminowych wpłat przez nabywcę I i III raty za nabyte mieszkanie. Kontrolujący ustalili ponadto, że nabywca nie wpłacił kolejnych rat IV i V, których termin zapłaty przypadał odpowiednio w dniach: 30 grudnia 2002 roku i 31 marca 2003 roku. Kontrolowana jednostka nie podjęła żadnych czynności w celu wyegzekwowania należności.
3. Jednostka, do czasu kontroli RIO w Łodzi, nie zawarła umowy najmu z najemcą, zajmującym od ponad 13 lat lokal mieszkalny (bez nr) przy Szkole Podstawowej w Krzywanicach.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty adiacenckiej
Kontrolujący stwierdzili brak podjęcia przez Radę Gminy w Lgocie Wielkiej uchwały dotyczącej wysokości stawki opłaty adiacenckiej z tytułu udziału właścicieli nieruchomości w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej (art.144 i nast. ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.).
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:
1. Braku określenia we wszystkich objętych kontrolą poleceniach wyjazdu służbowego miejsca rozpoczęcia podróży służbowej, co naruszało § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 69, poz.454 z późn. zm. – obowiązujące do dnia 31 grudnia 2001 roku), a następnie § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz.1720 z późn. zm.).
2. Wyjazd służbowy zlecono pojazdem własnym pracownika, z którym nie zawarto umowy cywilno-prawnej, co stanowiło naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz.239 z późn. zm. – obowiązujące do dnia 31 grudnia 2001 roku). Powyższa nieprawidłowość dotyczyła, m.in., polecenia wyjazdu służbowego nr 140/2001.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie kanalizacji sanitarnej z przyłączami i kolektorem tłocznym, w trybie przetargu nieograniczonego, w 2002 roku, stwierdzono, że ogłoszenie o przetargu opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 70, pod pozycją 23667, z datą 30 kwietnia 2002 roku oraz na tablicy ogłoszeń w terminie od dnia 19 kwietnia 2002 roku do dnia 4 maja 2002 roku. W Biuletynie termin składania ofert określono na dzień 31 maja 2002 roku. Wywieszenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy we wskazanym terminie stanowiło naruszenie przepisów art.29 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z art.29 ust.3 ustawy, zamawiający zobowiązany jest zamieścić ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w swojej siedzibie od dnia publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych do dnia składania ofert.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego na zakup opału na sezon grzewczy 2001/2002, w trybie zapytania o cenę, w 2001 roku, stwierdzono, że wystawiona przez dostawcę faktura nr 2/02 z dnia 9 stycznia 2002 roku, na kwotę 74.963,99 zł, została zawyżona o kwotę 113,19 zł, w stosunku do postanowień zawartej umowy (umowa nr 15/342/2001 z dnia 20 grudnia 2001 roku).
3. Zlecenie usługi obsługi prawnej Kancelarii Radcy Prawnego „Fides” w Radomsku, w imieniu której występował radca prawny Pan Jerzy Fudala, nastąpiło z pominięciem procedur ustalonych przez ustawę o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art. 12a ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie.
Umowa – zlecenie została zawarta od dnia 1 lutego 1998 roku, na czas nieokreślony. Do zawartej umowy były sporządzane aneksy, na podstawie których dokonywano zmiany wysokości wynagrodzenia.
Należy nadmienić, że w obecnie obowiązującym stanie prawnym (art.6 ust.2 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych) przy usługach prawniczych, zamawiający nie musi stosować wszystkich przepisów ustawy. Nie obowiązują w tym przypadku te jej postanowienia, które dotyczą - publikacji ogłoszeń o planowanych zamówieniach publicznych, terminów, wadiów, przesłanek wyboru trybu w przypadku udzielania zamówienia publicznego w trybie przetargu ograniczonego, dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji lub zapytania o cenę oraz obowiązku zatwierdzania w tych przypadkach trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, a także zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich powstawaniu w przyszłości. W związku z tym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać zmian w Statucie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lgocie Wielkiej, uwzględniając przepisy ustawy o samorządzie gminnym i ustawy o pomocy społecznej.
2. Przestrzegać art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym bankową obsługę budżetu gminy wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
3. Zaniechać ustalania pełnomocnictwa na rzecz kredytodawcy (pożyczkodawcy) do dysponowania rachunkiem Gminy, jako formy zabezpieczenia udzielonego kredytu (pożyczki), w zawieranych umowach dotyczących zaciągnięcia pożyczki lub kredytu.
4. W sprawozdaniach sporządzonych na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (RB – 27S, RB – PDP) prawidłowo wykazywać kwoty skutków obniżenia górnych stawek podatków, obliczone za okres sprawozdawczy. Dokonać korekty w sprawozdaniach sporządzonych za 2002 rok i przekazać je RIO w Łodzi.
5. Zapewnić ewidencjonowanie operacji gospodarczych na kontach 201 i 234 zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) oraz z postanowieniami zakładowego planu kont.
6. W zakresie terminów rozliczania zaliczek przestrzegać zapisów § 9 pkt 15 obowiązującej w jednostce Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów.
7. Dokonywać wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
8. Sprawy związane z odroczeniem terminu płatności rat podatków załatwiać przez wydanie pisemnej decyzji, zgodnie z art.207 ustawy Ordynacja podatkowa. Decyzja musi odpowiadać wymogom określonym w art.210 ww. ustawy.
9. Postąpienie w przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości ustalać z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek złotych, zgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
10. W przypadku rozłożenia ceny sprzedaży nieruchomości (lokalu) na raty pobierać oprocentowanie od nie spłaconej części ceny sprzedaży, ustalone przy zastosowaniu stopy procentowej równej stopie redyskonta weksli stosowanej przez NBP, zgodnie z art.70 ust.3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
11. Egzekwować odsetki za zwłokę w przypadkach nieterminowych wpłat rat z tytułu ceny sprzedaży nieruchomości.
12. Rozważyć możliwość przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały określającego wysokość stawki opłaty adiacenckiej, służącej ustaleniu wysokości udziału właścicieli nieruchomości w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej.
13. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowej stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
14. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od dostawcy opału na sezon grzewczy 2001/2002 korekty wystawionej niezgodnie z zawartą umową faktury VAT nr nr 2/02 z dnia 9 stycznia 2002 roku.
15. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych w szczególności:
- art.12a ustawy – zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia publicznego wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.29 ustawy – określającego zasady podawania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu nieograniczonym.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Lgocie Wielkiej
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Lgocie Wielkiej
3. aa
Łódź, dnia 17 września 2003 roku
Pan
JERZY KOTLEWSKI
Wójt Gminy Lgota Wielka
WK – 0915/51/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Lgota Wielka wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie ustaleń ogólnych
1. Postanowień Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lgocie Wielkiej nie zmieniono w związku z wejściem w życie przepisów ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz.414 z późn. zm.). Zgodnie z art. 46 ustawy o pomocy społecznej, ośrodki pomocy społeczne są gminnymi jednostkami organizacyjnymi, wskazuje, że Ośrodki Pomocy Społecznej są gminnymi jednostkami powołanymi do realizacji zadań zleconych gminie z zakresu pomocy społecznej. Ośrodki pomocy społecznej realizują również zadania własne gminy w zakresie pomocy społecznej, chyba że gmina postanowi inaczej.
2. Wójt Gminy zawał w dniach 2 lutego 1998 roku i 6 lutego 2001 roku umowy z Bankiem Spółdzielczym w Radomsku, Oddział w Lgocie Wielkiej, w sprawie prowadzenia rachunku bankowego bieżącego oraz rachunków pomocniczych. Umowy zostały zawarte na czas nieokreślony. Powyższym działaniem naruszony został art.134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148), stosownie do którego bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki w trybie określonym w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych.
Zawarcie ww. umów nastąpiło z pominięciem procedur określonych w ustawie z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.). Wskazać należy, że w ramach wyboru banku do obsługi bankowej budżetu – organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego powinien podjąć rozstrzygnięcia co do wszystkich istotnych kwestii mających wpływ na ten wybór, co obejmuje w szczególności – określenie trybu postępowania, istotnych warunków zamówienia, kryteriów wyboru. Postępowanie kończy uchwała w sprawie wyboru banku.
3. W latach 2001-2002, w zawartych umowach dotyczących zaciągnięcia pożyczek i kredytów, stwierdzono przypadki ustalenia zabezpieczenia zobowiązań w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, co stanowiło naruszenie art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 i art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym. Z powołanych przepisów wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostek samorządu terytorialnego mógł być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadanie, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych. Ewentualne dysponowanie środkami przez bank odbywałoby się zatem z pominięciem przedmiotowych zasad.
W zakresie prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości
1. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że kontrolowana jednostka nieprawidłowo wykazała skutki obniżenia przez Radę Gminy górnych stawek podatków za 2001 i 2002 rok.
Kwoty skutków obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy w sprawozdaniach Rb-27S – roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych, sporządzonych na dzień 31 grudnia 2001 i na dzień 31 grudnia 2002 roku oraz w sprawozdaniach Rb-PDP – roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, sporządzonych na dzień 31 grudnia 2001 roku i na dzień 31 grudnia 2002, nie obejmowały kwoty skutków obniżenia przez Radę Gminy górnych stawek podatków dla osób prawnych w podatku od nieruchomości, w wysokości:
w 2001 roku – 8.449,00 zł,
w 2002 roku – 7.556,00 zł.
Łącznie: 16.005,00 zł.
Powyższe stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.). Zgodnie z § 3 ust.1 pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia, w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy” wykazuje się kwoty stanowiące różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina lub miasto na prawach powiatu mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe, a dochodami, jakie uzyskała, stosując niższe stawki uchwalone przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu; w przypadku zastosowania przez gminę lub miasto na prawach powiatu obniżenia górnej stawki różnicę - pomiędzy stawką górną a przyjętą w uchwale przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu, przemnożoną przez podstawę opodatkowania - wykazuje się w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek...” sprawozdań dotyczących dochodów budżetowych narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego; skutki obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości wykazują również gminy, w których liczba mieszkańców nie przekracza 15 tysięcy.
2. Nieprawidłowo ewidencjonowano na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, niewypłacone pracownikom Urzędu Gminy ryczałty za samochód za grudzień 2001 roku, w kwocie 340,13 zł. Zobowiązanie powyższe, stosownie do postanowień zakładowego planu kont, powinny być księgowane na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami.
3. Stwierdzono przypadki rozliczenia zaliczek udzielonych pracownikom z naruszeniem terminu wskazanego w § 9 pkt 15 Instrukcji sporządzania kontroli i obiegu dokumentów.
W zakresie dokonywania wydatków w granicach określonych w planie finansowym
Kontrolujący stwierdzili, że na dzień 31 grudnia 2001 roku nastąpiło przekroczenie granic planowanych wydatków w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej:
rozdział 70095, § 4270 w wysokości 75 zł,
rozdział 75023, § 4110 w wysokości 13 zł,
rozdział 75047, § 4100 w wysokości 175 zł,
rozdział 75095, § 4430 w wysokości 27 zł,
rozdział 80110, § 3020 w wysokości 54 zł,
rozdział 80195, § 4210 w wysokości 19 zł,
rozdział 80195, § 4410 w wysokości 10 zł,
w łącznej kwocie 373 zł
Przekroczenie wydatków na dzień 31 grudnia 2002 roku nastąpiło w rozdziale 60016 § 6050 w wysokości 202 zł.
W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych
W latach 2001-2002 w odniesieniu do podatników łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatku od środków transportowych od osób fizycznych, w przypadku odraczania terminu płatności rat podatku organ podatkowy nie wydawał decyzji w powyższym zakresie, czym naruszył art.207 § 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.). Zgodnie z art.207 wymienionej ustawy organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji, która rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. Decyzja powinna zawierać oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym - jeżeli od decyzji służy odwołanie,
podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.
W zakresie realizacji dochodów z majątku
1. W przypadku zbywania nieruchomości: działki nr 1689, o pow. 688 m2 położonej w Brudzicach, lokalu mieszkalnego nr 2 o pow. 87,17 m2 położonego w Lgocie Wielkiej, nieprawidłowo określono postąpienie od ceny wywoławczej, w wyniku czego naruszono § 13 pkt 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn. zm.), zgodnie z którym postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych złotych. W przypadku wskazanych działek kwota postąpienia nie została zaokrąglona.
2. W przypadku sprzedaży na raty lokalu mieszkalnego nr 1, o pow. 153,29 m2 , w budynku po byłej Lecznicy Zwierząt w Lgocie Wielkiej, nie zostało naliczone należne Gminie oprocentowanie za I ratę, zgodnie z aktem notarialnym, przy zastosowaniu stopy procentowej równej stopie redyskonta weksli stosowanej przez NBP (na dzień sporządzenia aktu - 14%). Nie egzekwowano także należnych Gminie odsetek za zwłokę w przypadku nieterminowych wpłat przez nabywcę I i III raty za nabyte mieszkanie. Kontrolujący ustalili ponadto, że nabywca nie wpłacił kolejnych rat IV i V, których termin zapłaty przypadał odpowiednio w dniach: 30 grudnia 2002 roku i 31 marca 2003 roku. Kontrolowana jednostka nie podjęła żadnych czynności w celu wyegzekwowania należności.
3. Jednostka, do czasu kontroli RIO w Łodzi, nie zawarła umowy najmu z najemcą, zajmującym od ponad 13 lat lokal mieszkalny (bez nr) przy Szkole Podstawowej w Krzywanicach.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty adiacenckiej
Kontrolujący stwierdzili brak podjęcia przez Radę Gminy w Lgocie Wielkiej uchwały dotyczącej wysokości stawki opłaty adiacenckiej z tytułu udziału właścicieli nieruchomości w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej (art.144 i nast. ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.).
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły:
1. Braku określenia we wszystkich objętych kontrolą poleceniach wyjazdu służbowego miejsca rozpoczęcia podróży służbowej, co naruszało § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 69, poz.454 z późn. zm. – obowiązujące do dnia 31 grudnia 2001 roku), a następnie § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz.1720 z późn. zm.).
2. Wyjazd służbowy zlecono pojazdem własnym pracownika, z którym nie zawarto umowy cywilno-prawnej, co stanowiło naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz.239 z późn. zm. – obowiązujące do dnia 31 grudnia 2001 roku). Powyższa nieprawidłowość dotyczyła, m.in., polecenia wyjazdu służbowego nr 140/2001.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie kanalizacji sanitarnej z przyłączami i kolektorem tłocznym, w trybie przetargu nieograniczonego, w 2002 roku, stwierdzono, że ogłoszenie o przetargu opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 70, pod pozycją 23667, z datą 30 kwietnia 2002 roku oraz na tablicy ogłoszeń w terminie od dnia 19 kwietnia 2002 roku do dnia 4 maja 2002 roku. W Biuletynie termin składania ofert określono na dzień 31 maja 2002 roku. Wywieszenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy we wskazanym terminie stanowiło naruszenie przepisów art.29 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z art.29 ust.3 ustawy, zamawiający zobowiązany jest zamieścić ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w swojej siedzibie od dnia publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych do dnia składania ofert.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego na zakup opału na sezon grzewczy 2001/2002, w trybie zapytania o cenę, w 2001 roku, stwierdzono, że wystawiona przez dostawcę faktura nr 2/02 z dnia 9 stycznia 2002 roku, na kwotę 74.963,99 zł, została zawyżona o kwotę 113,19 zł, w stosunku do postanowień zawartej umowy (umowa nr 15/342/2001 z dnia 20 grudnia 2001 roku).
3. Zlecenie usługi obsługi prawnej Kancelarii Radcy Prawnego „Fides” w Radomsku, w imieniu której występował radca prawny Pan Jerzy Fudala, nastąpiło z pominięciem procedur ustalonych przez ustawę o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art. 12a ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie.
Umowa – zlecenie została zawarta od dnia 1 lutego 1998 roku, na czas nieokreślony. Do zawartej umowy były sporządzane aneksy, na podstawie których dokonywano zmiany wysokości wynagrodzenia.
Należy nadmienić, że w obecnie obowiązującym stanie prawnym (art.6 ust.2 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych) przy usługach prawniczych, zamawiający nie musi stosować wszystkich przepisów ustawy. Nie obowiązują w tym przypadku te jej postanowienia, które dotyczą - publikacji ogłoszeń o planowanych zamówieniach publicznych, terminów, wadiów, przesłanek wyboru trybu w przypadku udzielania zamówienia publicznego w trybie przetargu ograniczonego, dwustopniowego, negocjacji z zachowaniem konkurencji lub zapytania o cenę oraz obowiązku zatwierdzania w tych przypadkach trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, a także zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich powstawaniu w przyszłości. W związku z tym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać zmian w Statucie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lgocie Wielkiej, uwzględniając przepisy ustawy o samorządzie gminnym i ustawy o pomocy społecznej.
2. Przestrzegać art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym bankową obsługę budżetu gminy wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
3. Zaniechać ustalania pełnomocnictwa na rzecz kredytodawcy (pożyczkodawcy) do dysponowania rachunkiem Gminy, jako formy zabezpieczenia udzielonego kredytu (pożyczki), w zawieranych umowach dotyczących zaciągnięcia pożyczki lub kredytu.
4. W sprawozdaniach sporządzonych na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (RB – 27S, RB – PDP) prawidłowo wykazywać kwoty skutków obniżenia górnych stawek podatków, obliczone za okres sprawozdawczy. Dokonać korekty w sprawozdaniach sporządzonych za 2002 rok i przekazać je RIO w Łodzi.
5. Zapewnić ewidencjonowanie operacji gospodarczych na kontach 201 i 234 zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) oraz z postanowieniami zakładowego planu kont.
6. W zakresie terminów rozliczania zaliczek przestrzegać zapisów § 9 pkt 15 obowiązującej w jednostce Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów.
7. Dokonywać wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
8. Sprawy związane z odroczeniem terminu płatności rat podatków załatwiać przez wydanie pisemnej decyzji, zgodnie z art.207 ustawy Ordynacja podatkowa. Decyzja musi odpowiadać wymogom określonym w art.210 ww. ustawy.
9. Postąpienie w przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości ustalać z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek złotych, zgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
10. W przypadku rozłożenia ceny sprzedaży nieruchomości (lokalu) na raty pobierać oprocentowanie od nie spłaconej części ceny sprzedaży, ustalone przy zastosowaniu stopy procentowej równej stopie redyskonta weksli stosowanej przez NBP, zgodnie z art.70 ust.3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
11. Egzekwować odsetki za zwłokę w przypadkach nieterminowych wpłat rat z tytułu ceny sprzedaży nieruchomości.
12. Rozważyć możliwość przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały określającego wysokość stawki opłaty adiacenckiej, służącej ustaleniu wysokości udziału właścicieli nieruchomości w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej.
13. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowej stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
14. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od dostawcy opału na sezon grzewczy 2001/2002 korekty wystawionej niezgodnie z zawartą umową faktury VAT nr nr 2/02 z dnia 9 stycznia 2002 roku.
15. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych w szczególności:
- art.12a ustawy – zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia publicznego wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.29 ustawy – określającego zasady podawania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu nieograniczonym.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Lgocie Wielkiej
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Lgocie Wielkiej
3. aa