M. Bełchatów - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w II półroczu 2003r.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu
2003 roku.
Łódź, dnia 8 października 2003 r.
Pan
MAREK CHRZANOWSKI
Prezydent
Miasta Bełchatów
WK-0915/62/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Mieście Bełchatów stwierdzono następujące nieprawidłowości:W zakresie unormowań wewnętrznych
1. Funkcjonująca w Urzędzie Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, wprowadzona zarządzeniem nr 6/98 Prezydenta Miasta Bełchatowa z dnia 10 sierpnia 1998 roku opracowana została na podstawie przepisów, które utraciły moc z dniem 1 stycznia 2001 roku - strona 5 protokołu kontroli.
2. Kontrolowana jednostka nie dostosowała wewnętrznych uregulowań w zakresie kontroli finansowej do zmian w obowiązujących przepisach, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2002 roku, rozszerzających zakres wewnętrznej kontroli finansowej. Obowiązek ustalenia procedur wewnętrznej kontroli finansowej wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych - strony 6-7 protokołu kontroli.
3. Obowiązujący w Urzędzie Miasta Regulamin premiowania pracowników obsługi wydany został w oparciu o przepisy, które utraciły moc obowiązującą z dniem 26 lutego 2003 roku. Aktualnie podstawę do wydania wskazanego regulaminu stanowi § 16 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 33, poz.264), którego przepisy mają zastosowanie do wynagrodzeń należnych od dnia 1 stycznia 2003 roku. Zgodnie z powołanym przepisem warunku ustalania i przyznawania premii dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi ustala kierownik urzędu – strona 110 protokołu kontroli.
W zakresie systemu ewidencji księgowej
1. W latach 2001-2002 prowadzone przez jednostkę księgi rachunkowe (m.in. dzienniki główna dla organu i dla jednostki, zestawienia obrotów i sald) nie były trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą, co wymagane było przez art. 13 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości – według stanu prawnego obowiązującego do dnia 1 stycznia 2002 roku - oraz przez art. 13 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy - według stanu obowiązującego od dnia 1 stycznia 2002 roku (tekst jednolity ustawy opublikowano w 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694) - strona 24 protokołu kontroli.
2. Wynagrodzenie wypłacane członkom Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w 2002 roku klasyfikowane było w § 4300, co było niezgodne z klasyfikacją paragrafów wydatków i rozchodów stanowiącą załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 59, poz. 688 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 22 kwietnia 2003 roku) - strony 93 i 94 protokołu kontroli.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Na niektórych dowodach księgowych nie zamieszczono klauzuli "sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ", co naruszało § 4 pkt 2 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 6/98 Prezydenta Miasta Bełchatowa z dnia 10 sierpnia 1998 roku - strony 33, 34 i 118 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadki braku dekretacji księgowej na listach wypłat diet, listach wypłat wynagrodzeń członków Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz listach wypłat ryczałtów samochodowych, co było niezgodne z art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości - strona 34 protokołu kontroli.
3. Nieprawidłowo ustalano terminy rozliczania wszystkich zaliczek stałych w latach 2001-2002, tj. po dniu 20 grudnia danego roku, co było niezgodne z postanowieniami § 9 ww. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych - strony 34-36 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono przypadki rozliczania zaliczek bieżących przez pracowników Urzędu po terminie ustalonym we wnioskach o udzielenie zaliczki - strony 34-36 protokołu kontroli.
W zakresie przestrzegania zasad składania oświadczeń woli w imieniu Miasta
Umowa z dnia 25 lipca 2001 roku z P.H.U. "Komers" Dariusz Lauks z Piotrkowa dotycząca dostawy mebli biurowych wraz z montażem do Urzędu Miasta Bełchatowa, zawarta została z naruszeniem art.46 ust 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym - w brzmieniu obowiązującym do dnia 27 października 2002 roku (tekst jednolity z 2001 r., Dz.U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), ponieważ Sekretarz Miasta, który podpisał umowę wraz z Prezydentem Miasta , nie posiadał stosownego upoważnienia do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem, wymaganego przez art.46 ust.1 ww. ustawy - strona 162 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Stwierdzono przypadki składania deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych po ustawowo wyznaczonym terminie (art. 6 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych - tekst jednolity opublikowany w Dz.U. z 2002 roku nr 9, poz. 84 z późn. zm. – według stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku; obecnie art.6 ust. 9 ustawy) - strony 48-50 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadki doręczenia decyzji w sprawie ustalenia wysokości podatku rolnego i leśnego dla osób fizycznych w terminie krótszym, niż 14 dni przed upływem ustawowo określonego terminu płatności pierwszej raty podatku. Terminy płatności określone zostały w art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) i art. 66 ust. 6 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. nr 56, poz. 679 z późn. zm. – przepis obecnie nie obowiązujący. Zagadnienia podatku leśnego reguluje obecnie ustawa z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym – Dz. U. nr 200, poz. 1682). Z wymienionych przepisów wynikało, że I rata podatku rolnego i leśnego od osób fizycznych powinna być uiszczona do 15 marca roku podatkowego. (Zgodnie z art.47 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa – Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm. - od dnia doręczenia decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego do terminu płatności powinno upłynąć 14 dni) - strony 60 i 70 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży mienia komunalnego
1. Stwierdzono naruszenie procedury sprzedaży nieruchomości w związku z odwołaniem ogłoszonego przetargu na zbycie nieruchomości bez uzasadnionej przyczyny oraz przez nieuprawniony do tego organ, co naruszało § 2 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9, poz.30 z późn. zm.). Ponadto informacja o tym fakcie nie została przekazana w formie właściwej dla ogłoszenia przetargu tj. na tablicy ogłoszeń oraz w sposób zwyczajowo przyjęty (w tym przypadku powinno to być ogłoszenie w prasie lokalnej, gdyż w ten sposób ogłoszono informację o przetargu) - strona 77 protokołu kontroli.
2. Sprzedaży nieruchomości na rzecz użytkownika wieczystego tej nieruchomości dokonano na podstawie uchwały Rady Miejskiej, podjętej na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 kwietani 1985 roku o gospodarce gruntami i wywałaszczaniu nieruchomości, która obowiazywała do dnia 31 grudnia 1997 roku - strony 78-80 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Przy wydawaniu decyzji na zajęcie odcinka pasa drogowego stwierdzono przypadki naruszenia procedury wynikającej z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.), zwłaszcza w zakresie terminów i wymagań formalnych dotyczących wniosków składanych w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego, o których mowa w § 2 ust.1 i ust. 2 oraz § 4 ust.1 ww. rozporządzenia.
2. W odniesieniu do decyzji wydawanych w latach 2001-2002, po zakończeniu robót w pasie drogowym, stwierdzono przypadki nie dokonania komisyjnego odbioru robót w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka do poprzedniego stanu użyteczności, czym naruszono wymóg zawarty w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.
3. Za umieszczenie w pasie urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi, o których mowa w § 10 rozporządzenia, w przypadku, gdy rzut poziomy urządzenia zajmował powierzchnię mniejszą niż 1 m2 pobierano jednorazową opłatę stanowiącą iloczyn zajętej powierzchni i stawki za 1 m2, podczas gdy § 10 ust. 3 stanowił, że w przedstawionej sytuacji pobiera się opłatę, jak za zajęcie pasa o powierzchni 1 m2.
4. W decyzjach dotyczących zajęcia pasa drogowego w celu umieszczenia w nim reklamy, ustalano poza opłatą określoną w § 10a przedmiotowego rozporządzenia, także jednorazową opłatę w wysokości stanowiącej iloczyn powierzchni zajmowanego odcinka pasa drogowego i stawki wynikającej z § 10 ust.2 rozporządzenia, co było niezgodne z § 10 ust.1 rozporządzenia., z którego wynikało, że obiekty handlowe, usługowe oraz reklamy zostały wyłączone z zakresu obiektów objętych jego regulacją.
5. Stawki za zajęcie pasa drogowego naliczone na podstawie § 8 ust.3 i ust.6 oraz § 10 ust.2 ww. rozporządzenia waloryzowane były corocznie, podczas gdy stosownie do postanowień § 10b wskazanego rozporządzenia Rady Ministrów waloryzacja powinna być dokonywana kwartalnie o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, ogłaszany przez Prezesa GUS. § 10b utracił moc obowiązującą z dniem 1 października 2002 roku - strony 87-90 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
1. Stwierdzono wyliczanie opłat za wydawanie zezwoleń w oparciu o kurs EURO z innego dnia niż dzień wydania zezwolenia, co było niezgodne było z art. 11¹ ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku (tekst jednolity opublikowany w Dz.U. z 2002 r., nr 147, poz. 1231 z późn. zm.).
2. Stwierdzono przypadki ustalenia opłat w wysokości nieproporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia, co naruszało art. 11¹ ust. 5 ww. ustawy - w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku - strony 91 i 92 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków na zadania z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. Przyznana XII kategoria zaszeregowania osobom zatrudnionym na stanowiskach kierowców – konserwatorów w wymiarze ¼ etatu:) była niezgodna z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 111, poz. 493 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 1 sierpnia 2000 roku) oraz przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 61, poz. 707 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 26 lutego 2003 roku). Obecnie w przedmiotowym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
Kontrolujący stwierdzili, że wysokość przyznanego pracownikom wynagrodzenia mieściła się w granicach ustalonych przepisami.
2. Nie wypłacano ekwiwalentu pieniężnego członkom Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Miasta Bełchatów, uczestniczącym w działaniach ratowniczych organizowanych przez Państwową Staż Pożarną, co stanowiło naruszenie art. 28 ust.1 i ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229).
3. Kontrola wykazała, że Miasto Bełchatów dokonało m.in. następujących wydatków: w dniu 18 maja 2001 roku wydatkowano kwotę 5.840 zł oraz w dniu 22 maja 2002 roku kwotę 3.100 zł dla członków OSP tytułem nagród z okazji "Dnia Strażaka", w dniu 6 listopada 2002 roku wydatkowano kwotę 732 zł za zakup kubków okolicznościowych, zdobionych, z przeznaczeniem dla honorowych krwiodawców - członków Koła Honorowych Dawców Krwi "Strażak" przy OSP w Bełchatowie. Wydatki poniesione z tego tytułu ujęte były w rozdziale dotyczącym ochotniczych straży pożarnych (rozdział 75412). Zgodnie z ustawą o ochronie przeciwpożarowej gmina ponosi koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia, umundurowania, ubezpieczenia oraz zapewnienia gotowości bojowej jednostek ochotniczej straży pożarnej. Wskazane wydatki nie mieściły się w granicach finansowania działania jednostek osp wyznaczonych przez art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej. Powyższe postępowanie naruszało także art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków - strony 95 - 97 protokołu kontroli.
W zakresie dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. W komunikacie informującym o możliwości ubiegania się o dotacje przez organizacje pozarządowe nie zawarto danych dotyczących wysokości środków finansowych przewidzianych dla danej kategorii dotacji, co wymagane było przez § 3 ust. 2 regulaminu przyznawania dotacji, który stanowił załącznik do uchwały nr 111/XI/99 Rady Miejskiej w Bełchatowie z dnia 7 października 1999 roku w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonywania zleconego zadania przez podmioty realizujące zadania własne Gminy Miasta Bełchatów.
2. Na wnioskach składanych do Urzędu Miasta nie odnotowywano daty ich wpłynięcia, co nie pozwalało stwierdzić czy zachowany został termin ich złożenia. W przypadku wniosku złożonego przez Stowarzyszenie Przyjaciół Bełchatowa ustalono, że sporządzono go w dniu 18 grudnia 2001 roku, co nie pozwalało na spełnienie wymogu złożenia stosownych wniosków do dnia 1 października 2001 roku. Nie zachowanie terminu złożenia wniosku zgodnie z postanowieniami ww. komunikatu dotyczącego możliwości otrzymania dotacji, winno skutkować jego nie rozpatrzeniem.
3. Do wniosku złożonego przez UKS "8" nie załączono dokumentów wymaganych przez § 3 ust. 3 regulaminu przyznawania dotacji, a mianowicie: aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji uczniowskich klubów sportowych i sprawozdania finansowego z działalności za ostatni rok kalendarzowy.
4. Przy ocenie wniosków składanych w 2002 roku naruszono zasady wynikające z przedmiotowego regulaminu, a mianowicie:
- § 8 ust. 3 regulaminu, określający kryteria, na podstawie których członkowie komisji powinni przyznać oceny cząstkowe. Na etapie oceny ofert każdy z członków komisji konkursowej był zobowiązany do przyznania wnioskowi czterech ocen cząstkowych (w ramach każdego z kryteriów),
- § 9 ust. 1 regulaminu, zgodnie z którym komisja winna ustalić listę wniosków, uporządkowanych od najwyżej do najniżej ocenionych.
5. Pozycja na liście i uzyskana ocena końcowa wniosku powinna stanowić podstawę wyłonienia projektów, które Zarząd Miasta miał uwzględnić w projekcie budżetu. W 2002 roku przyznanie dotacji nastąpiło niezgodnie z ustalonymi przez Radę Miejską regułami, które miały wyeliminować elementy dowolności w podejmowanych w tym zakresie decyzjach.
6. Zawierając w dniu 25 marca 2002 roku umowę ze Stowarzyszeniem Przyjaciół Bełchatowa naruszono § 6 ust.2 pkt "c" załącznika nr 1 do ww. uchwały nr 111/XI/99 Rady Miejskiej w Bełchatowie, zgodnie z którym wniosek podmiotu, który nie rozliczył (nie dokonał zwrotu) poprzednio uzyskanej dotacji podlega odrzuceniu. Stowarzyszenie Przyjaciół Bełchatowa nie dokonało zwrotu kwoty 13.095,04 zł pozostałej z dotacji otrzymanej w 2001 roku, co było także wymagane postanowieniami § 5 ust. 2 umowy zawartej w dniu 25 maja 2001 roku.
7. Kontroli poddano także zagadnienia udzielania dotacji na zadania związane z realizacją Miejskiego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono:
8. Do wniosków złożonych przez Klub Wzajemnej Pomocy "Przyjaciel" nie dołączono sprawozdań merytoryczno-finansowych, które były wymagane przez § 3 ust.4 pkt "c" regulaminu dotyczącego przyznawania dotacji w zakresie zadań związanych z terapią i profilaktyką uzależnień, stanowiącego załącznik nr 2 do powołanej uchwały nr 111/XI/99. Ponadto pełnomocnik prezydenta ds. uzależnień nie wezwał podmiotu do uzupełnienia braków formalnych, nie wykonując ciążącego na nim obowiązku wynikającego z § 6 ww. regulaminu.
9. Przedmiotem porozumień: nr 145/01 i nr 158/01 zawartych z Klubem Wzajemnej Pomocy "Przyjaciel" w dniu 25 kwietnia 2001 roku było udzielnie dotacji w wysokości, odpowiednio: 8.500 zł i 4.000 zł, przeznaczonych na realizację projektów: działalność statutowa (opłaty za lokal) oraz doposażenie i remont Klubu. W umowie nie wskazano zadań zleconych Klubowi związanych z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego, co stanowiło naruszenie art. 118 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Ponadto, zgodnie z § 5 pkt 1 i 2 Regulaminu, stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały nr 111/XI/99, środki finansowe pochodzące z dotacji nie mogły być wykorzystane na projekty zgodne z działalnością statutową, ale nie związaną z realizacją zadań z zakresu terapii i profilaktyki uzależnień.
W szczególności, środki te nie mogły być wydatkowane na pokrycie kosztów utrzymania biura organizacji (chyba, że stanowiłoby to niezbędny element w realizacji projektu) oraz remonty budynków. W omawianym przypadku w ogóle nie można mówić o projekcie służącym realizacji zadania własnego gminy w przedmiotowym zakresie, gdyż dotacja została wydatkowana na pokrycie kosztów funkcjonowania stowarzyszenia (m.in. rachunki za media, w tym: opłaty za wodę, ścieki, c.o., telefon). Dodatkowo kontrolujący stwierdzili, że część dotacji udzielonej na podstawie porozumienia nr 158/01 (doposażenie i remont lokalu) wydatkowana została niezgodnie z postanowieniami umowy (kwota 2.619,65 zł). Odnotowane to zostało przez merytorycznie właściwego pracownika. Mimo powyższego Zarząd Miasta nie podjął żadnych działań w celu wyegzekwowania wskazanej kwoty. Postępowanie takie naruszało postanowienia § 8 przedmiotowego porozumienia, zgodnie z którym dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem w całości podlegała zwrotowi wraz z odsetkami liczonymi od dnia przekazania.
10. W porozumieniach nr 147/01 i 149/01 zawartych z Klubem Wzajemnej Pomocy "Przyjaciel" nie zawarto szczegółowego opisu zleconych zadań, na które udzielono dotacji, co stanowiło naruszenie art. 71 ust.2 pkt 1 w zw. z art. 118 ust.2 ustawy o finansach publicznych. W ramach rozliczeń ww. dotacji przedstawiono, m.in., rachunki za wypłatę wynagrodzenia dla gospodarza Klubu i opłaty za media. Wykorzystanie dotacji na wynagrodzenia naruszało § 5 pkt 2 załącznika nr 2 do uchwały nr 111/XI/99. W konsekwencji środki wydatkowane na ten cel winny zostać zwrócone do budżetu Miasta jako wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem. Strony 101-105 protokołu kontroli.
Stwierdzone nieprawidłowości w zakresie zasad udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 9 ustawy
o finansach publicznych.
W zakresie wydatków osobowych
1. Pracownik zajmujący od dnia 24 stycznia 2003 roku stanowisko Zastępcy Dyrektora Wydziału Spraw Lokalowych (zaś od dnia 18 czerwca 2001 roku stanowisko Zastępca Kierownika Wydziału Spraw Lokalowych) nie spełniał wymagań kwalifikacyjnych przewidzianych dla tych stanowisk - określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - strona 107 protokołu kontroli.
2. Nieprawidłowo ustalono okresy pracy uprawniające do nagrody jubileuszowej dla dwóch pracowników Urzędu Miasta - strona 109 protokołu kontroli.
3. Kontrolujący ustalili, że w czerwcu 2002 roku wypłacono nagrody uznaniowe członkom Zarządu Miasta w wysokości 200 zł brutto (wypłata w dniu 5 czerwca 2002 roku), a grudniu 2002 roku Prezydentowi Miasta w wysokości 455,67 zł brutto (wypłata w dniu 17 grudnia 2002 roku). Działanie takie było niezgodne z art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U z 2001 r., nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), zgodnie z którym członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego (po dniu 27 października 2002 roku wójtowi gminy) nie przysługiwały nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej - strona 111 protokołu kontroli.
4. W czerwcu 2002 roku Sekretarz Miasta przyznał nagrody z okazji "Dnia Samorządowca" wszystkim pracownikom Urzędu Miasta. Jak wskazano powyżej brak było podstaw do wypłaty nagród na rzecz członków Zarządu Miasta, w pozostałym zakresie działanie takie stanowiło naruszenie art. 4 pkt 4 ustawy o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędzie gminy wykonywał przewodniczący zarządu gminy (obecnie wójt gminy) - strona 111 protokołu kontroli.
5. W wielu przypadkach delegacje wystawiane były przez osoby do tego nieupoważnione, np. przez kierownika Wydziału Strategii i Skarbu Gminy. Postępowanie takie niezgodne było z § 2 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 31 grudnia 2002 roku), stosownie do którego miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży winien określać pracodawca. Podmiot wykonujący czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu wskazany został w art.4 pkt 4 ustawy o pracownikach samorządowych (patrz wyżej) - strony 113-114 protokołu kontroli.
6. Rozliczenie podróży odbytej w dniach 5 czerwca - 8 czerwca 2002 roku do Niemiec nastąpiło w dniu 28 czerwca 2002 roku, tj. po upływie 14 dni, o których mowa w § 13 ust.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 50, poz. 525 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące) - strona 115 protokołu kontroli.
7. Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego nr 2/2001 z dnia 18 stycznia 2001 roku wystawionego radnemu Rady Miasta, nie odpowiadało terminowi jaki obejmowało oddelegowanie. Ponadto w rejestrze Biura Rady Miejskiej pod wskazanym numerem ujęta została inna delegacja - strona 119 protokołu kontroli.
8. Rozpatrywano wnioski o dofinansowanie wypoczynku letniego pracowników, złożone po wymaganym terminie, tj. po 30 kwietnia, co niezgodne było z postanowieniami Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - strona 120 protokołu kontroli.
9. Stwierdzono przypadek przyznania dopłaty do zagranicznego wypoczynku letniego dla dziecka pracownika Urzędu, w zawyżonej wysokości, tj. niezgodnie z zapisami § 10 ust.1 pkt "b" zarządzenia nr 2/2002 Prezydenta Miasta Bełchatowa w sprawie ustalenia i wprowadzenia Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - strona 120 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków inwestycyjnych i stosowania przepisów ustawy
o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie nawierzchni ulicy Milenijnej w Bełchatowie wraz z budową ciągów pieszych, miejsc postojowych oraz odwodnienia, kontrolujący stwierdzili, że wniesione przez wykonawcę zabezpieczenie należytego wykonania umowy, w formie gwarancji bankowej, ustalone zostało od wynagrodzenia umownego netto, mimo że zgodnie z § 7 ust.1 zawartej umowy oraz z art. 75 ust. 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) wykonawca powinien wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny ofertowej, tj. kwoty wynagrodzenia brutto. Pojęcie ceny ofertowej jest tożsame z ceną rozumianą zgodnie z unormowaniem zawartym w art.3 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 roku o cenach (Dz.U. nr 97, poz. 1050) jako wielkość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą nabywca jest obowiązany zapłacić sprzedawcy za towar lub usługę. W art. 1 ust.2 ustawodawca postanowił, że cena obejmuje również kwotę należnego podatku od towarów i usług - strony 131-132 protokołu kontroli.
2. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie nawierzchni asfaltowej ulic: Kujawskiej, Kaliskiej, Łowickiej w Bełchatowie, w 2001 roku, stwierdzono:
- zamawiający nie odrzucił na podstawie art. 27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych - w brzmieniu obowiązującym do dnia 27 października 2001 roku - oferty nr 3 - Przedsiębiorstwa Robót Drogowo – Mostowych Spółka z o.o., z Piotrkowa Trybunalskiego, pomimo że oferta ta nie zawierała wymaganego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zaświadczenia z właściwego urzędu gminy o nie zaleganiu z opłaceniem podatków lokalnych,
- w dokumentacji przetargowej brak było dokumentu potwierdzającego przekazanie Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, zgodnie z art.25 ust.4 ww. ustawy. Strona 135 protokołu kontroli.
3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, na wymianę okien i prace modernizacyjne w Szkole Podstawowej nr 3 w Bełchatowie, w 2002 roku, wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% od wynagrodzenia umownego netto, pomimo, że z § 7 ust.1 zawartej umowy wynikało, że wykonawca powinien wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% oferowanej ceny, czyli wynagrodzenia umownego brutto - strona 140 protokołu kontroli.
4. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości do 30.000, EURO, prowadzonym w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji, na remont dachu w Zespole Szkół nr 3 w Bełchatowie, w 2001 roku, wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% od wynagrodzenia umownego netto, pomimo, że z § 7 ust.1 zawartej umowy wynikało, że wykonawca powinien wnieść zabezpieczenie w wysokości 5% wartości robót, przez co należy rozumieć wynagrodzenie umowne brutto. Zarówno z treści art. 75 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych (w brzmieniu obowiązującym do dnia 27 października 2001 roku), jak również z § 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz form tego zabezpieczenia (Dz.U. nr 140 poz. 794 – obecnie nie obowiązujące) wynikało, że wysokość zabezpieczenia ustala się w określonych granicach procentowych ustalonych od wartości robót. Pojęcie wartości robót należało rozumieć jako wysokość wynagrodzenia, jakie zamawiający jest obowiązany zapłacić wykonawcy z tytułu realizacji tychże robót tzn., że pojęcie to było tożsame z ceną rozumianą zgodnie z unormowaniem zawartym w art.1 ust.1 ustawy z dnia 26 lutego 1982 roku o cenach (tekst jednolity opublikowany w Dz. U. z 1998 r., nr 27, poz.195 - uchylona z dniem 12 grudnia 2001 roku), jako wielkość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą nabywca jest obowiązany zapłacić sprzedawcy za towar lub usługę. Cena obejmowała również kwotę należnego podatku od towarów i usług. W tej sytuacji należy stwierdzić, że zabezpieczenie należytego wykonania robót winno być pobrane w wysokości 5% od wartości wynagrodzenia umownego brutto - strony 142-143 protokołu kontroli.
5.W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie zapytania o cenę, na wybór wykonawcy usługi bieżącego utrzymania czystości, porządku oraz konserwacji terenów zielonych na działkach stanowiących własność Miasta Bełchatów, kontrolujący stwierdzili:
- z postępowania o zamówienie publiczne sporządzony został protokół zawierający informacje określone art. 26 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. określone dla dokumentacji podstawowych czynności postępowania właściwej dla postępowań o wartości szacunkowej do 30.000 EURO. Wartość przedmiotowego zamówienia przekraczała 30.000 EURO, w związku z czym protokół z postępowania powinien zawierać informacje określone w art. 25 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- przystępując do udzielenia zamówienia zamawiający nie wezwał wykonawców do złożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków określonych w art. 22 ust. 2 pkt 2, 3, 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych, do czego zobowiązany był na podstawie art.22 ust.4 ww. ustawy,
- zamawiający nie wezwał w formie pisemnej wykonawców do dostarczenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu oraz nie sporządził także w tym celu wykazu uczestników postępowania oraz osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego, przez co naruszył art. 22 ust. 5 i 6 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 163-166 protokołu kontroli.
Wykazane nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad i form postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie wydatków na zadania z zakresu pomocy społecznej
W 2001 roku pomoc ze środków Państwowego Funduszu Kombatantów była przyznawana i udzielana, przez Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej i Zastępcę Dyrektora, bez stosownego upoważnienia Rady Miejskiej, czym naruszono § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 kwietnia 1998 r. w sprawie kryteriów, form i trybu przyznawania i udzielania pomocy pieniężnej z Państwowego Funduszu Kombatantów (Dz. U. nr 53, poz.334) - strona 99 protokołu kontroli.
W zakresie ewidencji majątku Miasta
Kwota wartości gruntów wykazana w sprawozdaniu SG-01 statystyka Miasta za 2001 roku nie była zgodna z ewidencją księgową (syntetyką) prowadzoną dla środków trwałych - strona 154 protokołu kontroli.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej w 2000 roku stwierdzono, co następuje:
1. Przypadki braku na arkuszach spisowych (np. nr 44/00, 43/00, 41/00, 19/00, 17/00, 14/00, 12/00, 21/00) klauzuli zamykającej naniesione pozycje o treści: "Niniejszy arkusz zawiera pozycje od 1 do …", co niezgodne było z zapisem § 5 ust. 5 instrukcji inwentaryzacyjnej.
2. Na wszystkich arkuszach spisu z natury brak było podpisów osoby sprawdzającej (przewodniczącego komisji), co niezgodne było z zapisem § 4 ust. 4 ppkt h i ppkt i instrukcji inwentaryzacyjnej.
3. Dowodem sprawdzenia pozycji na arkuszach spisowych (w ramach kontroli prawidłowości spisu) winien być podpis w rubryce "uwagi", stosownie do wymogów § 8 ust. 1 instrukcji inwentaryzacyjnej. Strona 158 protokołu kontroli.
W zakresie pozostałych ustaleń
W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, w 2003 roku, ustalono, że zamawiający odrzucił jedną z ofert (firmy "TOYA" Systemy Komputerowe) na podstawie art.27b ust.1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych, w związku z podpisaniem oferty wyłącznie przez Prezesa Zarządu Spółki, w sytuacji gdy z załączonego do oferty wypisu Krajowego Rejestru Sądowego wynikał wymóg reprezentacji łącznej podmiotu.
W oparciu o stanowisko zajęte przez Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wskazać należy, że odrzucenie oferty nastąpiło bezpodstawnie, gdyż zapis w Krajowym Rejestrze Sądowym dotyczył jedynie sytuacji, gdy w spółce funkcjonować będzie zarząd wieloosobowy.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżeniu powstawania ich w przyszłości RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Ustalić Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz Regulamin premiowania dla pracowników na stanowiskach pomocniczych i obsługi w oparciu o obowiązujące przepisy prawne.
2. Uzupełnić obowiązujące w Urzędzie Miasta procedury wewnętrznej kontroli finansowej, uwzględniając zakres kontroli wynikający z art. 35a ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
3. Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z wymogami wynikającymi z art.13 ust.4 ustawy o rachunkowości.
4. Prawidłowo klasyfikować wydatki dotyczące wynagrodzenia wypłacanego członkom Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (w § 303), stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 68, poz. 634).
5. Na dowodach księgowych zamieszczać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, między innymi przez wskazanie sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Ponadto dowody księgowe opatrywać klauzulą "sprawdzono pod względem merytorycznym dnia..." – stosownie do zapisu Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
6. We wnioskach o zaliczkę stałą, termin rozliczenia tych zaliczek ustalać zgodnie z wymienioną wyżej Instrukcją. Ponadto przestrzegać wyznaczonego terminu rozliczenia zaliczek stałych, a także – wskazanego we wniosku o zaliczkę – terminu rozliczenia zaliczek bieżących.
7. Przestrzegać zasad składania oświadczeń woli w imieniu Miasta określonych w art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.
8. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych.
9. Decyzje w sprawie wymiaru podatku rolnego i podatku leśnego od osób fizycznych doręczać podatnikom w terminie umożliwiającym zapłatę podatku w ustawowym terminie płatności I raty.
10. Przestrzegać § 2 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, określajacego przesłanki odwołąnia przetargu. Zgodnie z powoąłnym przepisem właściwy organ może odwołać ogłoszony przetarg jedynie z uzasadnionej przyczyny, informując o tym niezwłocznie w formie właściwej dla ogłoszenia o przetargu.
11. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
12. Po zakończeniu robót w pasie drogowym dokonywać komisyjnego odbioru robót w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka do poprzedniego stanu użyteczności, stosownie do wymogu zawartego w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.
13. Opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi o powierzchni mniejszej niż 1 m2 pobierać w wysokości określonej w § 10 ust.3 wskazanego rozporządzenia, tzn. jak za obiekt, którego rzut poziomy zajmowałby powierzchnię 1 m2.
14. W decyzjach dotyczących zajęcia pasa drogowego w celu umieszczenia w nim reklamy, ustalać opłaty określone w § 10a przedmiotowego rozporządzenia.
15. Opłaty za zezwolenia na sprzedaż alkoholu (w roku nabycia lub utraty jego ważności) pobierać w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia, stosownie do art. 11¹ ust.8 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
16. Wypłacać ekwiwalent pieniężny dla członków ochotniczych straży pożarnych, za uczestnictwo w działaniach ratowniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, zgodnie z art. 28 ust.1 i 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
17. Wydatki na ochotnicze straże pożarne ponosić w granicach określonych przez art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
18. Udzielając dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, przestrzegać postanowień 118 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym dotacja może być udzielona na cele publiczne związane z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego. Jednocześnie RIO w Łodzi zwraca uwagę na zmiany art.118 ustawy
o finansach publicznych, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2004 roku – na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874).
19. Podjąć starania w celu wyegzekwowania kwot dotacji wydatkowanych niezgodnie z przeznaczeniem.
20. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach, w zakresie ustalanych dla pracowników kategorii zaszeregowania oraz w zakresie wymagań kwalifikacyjnych dla określonych stanowisk.
21. Prawidłowo wyliczać okresy pracy uprawniające do nabycia nagrody jubileuszowej dla pracowników Urzędu Miasta, stosownie do § 12 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
22. Zaniechać wypłaty nagród uznaniowych na rzecz Prezydenta Miasta, zgodnie z zakazem wynikającym z art. 20 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych.
23. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Miasta bezpodstawnie wypłaconych kwot (netto) na rzecz członków Zarządu Miasta oraz Prezydenta Miasta z tytułu nagród uznaniowych.
24. Pobrane zaliczki na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, rozliczać w terminie określonym przepisami § 13 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991).
25. Zapewnić przestrzeganie postanowień Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
26. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy
z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, a w szczególności:
- art. 19 ust.1 pkt 8 ustawy, określającego przesłanki wykluczenia oferenta,
- art.22 ust.4 ustawy, zobowiązującego do żądania przez zamawiającego
od dostawców lub wykonawców, w postępowaniu o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy,
- art. 22 ust. 5 i 6 ustawy, zobowiązującego do wezwania w formie pisemnej wykonawców do dostarczenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu oraz do sporządzania w tym celu wykazu uczestników postępowania oraz osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego,
- art.25 ust.4 ustawy, zobowiązującego do przekazania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej w przypadku udzielenia zamówienia na roboty budowlane,
- art. 25 ust.1 zobowiązującego do prowadzenia przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości powyżej 30.000 EURO protokołu postępowania zawierającego informacje wskazane w pkt 1-17 tego przepisu,
- art.75 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz.U. nr 115 poz. 1002), nakazujących ustalać zabezpieczenie należytego wykonania umowy w stosunku procentowym od ceny ofertowej (wartości wynagrodzenia umownego brutto), jeżeli wartość robót budowlanych lub usług będących przedmiotem zamówienia publicznego przekracza równowartość w złotych 30.000 EURO.
27. W sprawozdaniu SG-01 statystyka Gminy za dany rok, wykazywać dane zgodne z ewidencją księgową, w tym dotyczące wartości gruntów.
28. Zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Prezydenta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Bełchatowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Bełchatowie
3. aa
2003 roku.
Łódź, dnia 8 października 2003 r.
Pan
MAREK CHRZANOWSKI
Prezydent
Miasta Bełchatów
WK-0915/62/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Mieście Bełchatów stwierdzono następujące nieprawidłowości:W zakresie unormowań wewnętrznych
1. Funkcjonująca w Urzędzie Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, wprowadzona zarządzeniem nr 6/98 Prezydenta Miasta Bełchatowa z dnia 10 sierpnia 1998 roku opracowana została na podstawie przepisów, które utraciły moc z dniem 1 stycznia 2001 roku - strona 5 protokołu kontroli.
2. Kontrolowana jednostka nie dostosowała wewnętrznych uregulowań w zakresie kontroli finansowej do zmian w obowiązujących przepisach, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2002 roku, rozszerzających zakres wewnętrznej kontroli finansowej. Obowiązek ustalenia procedur wewnętrznej kontroli finansowej wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych - strony 6-7 protokołu kontroli.
3. Obowiązujący w Urzędzie Miasta Regulamin premiowania pracowników obsługi wydany został w oparciu o przepisy, które utraciły moc obowiązującą z dniem 26 lutego 2003 roku. Aktualnie podstawę do wydania wskazanego regulaminu stanowi § 16 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 33, poz.264), którego przepisy mają zastosowanie do wynagrodzeń należnych od dnia 1 stycznia 2003 roku. Zgodnie z powołanym przepisem warunku ustalania i przyznawania premii dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi ustala kierownik urzędu – strona 110 protokołu kontroli.
W zakresie systemu ewidencji księgowej
1. W latach 2001-2002 prowadzone przez jednostkę księgi rachunkowe (m.in. dzienniki główna dla organu i dla jednostki, zestawienia obrotów i sald) nie były trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą, co wymagane było przez art. 13 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości – według stanu prawnego obowiązującego do dnia 1 stycznia 2002 roku - oraz przez art. 13 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy - według stanu obowiązującego od dnia 1 stycznia 2002 roku (tekst jednolity ustawy opublikowano w 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694) - strona 24 protokołu kontroli.
2. Wynagrodzenie wypłacane członkom Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w 2002 roku klasyfikowane było w § 4300, co było niezgodne z klasyfikacją paragrafów wydatków i rozchodów stanowiącą załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 59, poz. 688 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 22 kwietnia 2003 roku) - strony 93 i 94 protokołu kontroli.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Na niektórych dowodach księgowych nie zamieszczono klauzuli "sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ", co naruszało § 4 pkt 2 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 6/98 Prezydenta Miasta Bełchatowa z dnia 10 sierpnia 1998 roku - strony 33, 34 i 118 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadki braku dekretacji księgowej na listach wypłat diet, listach wypłat wynagrodzeń członków Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz listach wypłat ryczałtów samochodowych, co było niezgodne z art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości - strona 34 protokołu kontroli.
3. Nieprawidłowo ustalano terminy rozliczania wszystkich zaliczek stałych w latach 2001-2002, tj. po dniu 20 grudnia danego roku, co było niezgodne z postanowieniami § 9 ww. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych - strony 34-36 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono przypadki rozliczania zaliczek bieżących przez pracowników Urzędu po terminie ustalonym we wnioskach o udzielenie zaliczki - strony 34-36 protokołu kontroli.
W zakresie przestrzegania zasad składania oświadczeń woli w imieniu Miasta
Umowa z dnia 25 lipca 2001 roku z P.H.U. "Komers" Dariusz Lauks z Piotrkowa dotycząca dostawy mebli biurowych wraz z montażem do Urzędu Miasta Bełchatowa, zawarta została z naruszeniem art.46 ust 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym - w brzmieniu obowiązującym do dnia 27 października 2002 roku (tekst jednolity z 2001 r., Dz.U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), ponieważ Sekretarz Miasta, który podpisał umowę wraz z Prezydentem Miasta , nie posiadał stosownego upoważnienia do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem, wymaganego przez art.46 ust.1 ww. ustawy - strona 162 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Stwierdzono przypadki składania deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych po ustawowo wyznaczonym terminie (art. 6 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych - tekst jednolity opublikowany w Dz.U. z 2002 roku nr 9, poz. 84 z późn. zm. – według stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2002 roku; obecnie art.6 ust. 9 ustawy) - strony 48-50 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadki doręczenia decyzji w sprawie ustalenia wysokości podatku rolnego i leśnego dla osób fizycznych w terminie krótszym, niż 14 dni przed upływem ustawowo określonego terminu płatności pierwszej raty podatku. Terminy płatności określone zostały w art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) i art. 66 ust. 6 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. nr 56, poz. 679 z późn. zm. – przepis obecnie nie obowiązujący. Zagadnienia podatku leśnego reguluje obecnie ustawa z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym – Dz. U. nr 200, poz. 1682). Z wymienionych przepisów wynikało, że I rata podatku rolnego i leśnego od osób fizycznych powinna być uiszczona do 15 marca roku podatkowego. (Zgodnie z art.47 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa – Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm. - od dnia doręczenia decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego do terminu płatności powinno upłynąć 14 dni) - strony 60 i 70 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży mienia komunalnego
1. Stwierdzono naruszenie procedury sprzedaży nieruchomości w związku z odwołaniem ogłoszonego przetargu na zbycie nieruchomości bez uzasadnionej przyczyny oraz przez nieuprawniony do tego organ, co naruszało § 2 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9, poz.30 z późn. zm.). Ponadto informacja o tym fakcie nie została przekazana w formie właściwej dla ogłoszenia przetargu tj. na tablicy ogłoszeń oraz w sposób zwyczajowo przyjęty (w tym przypadku powinno to być ogłoszenie w prasie lokalnej, gdyż w ten sposób ogłoszono informację o przetargu) - strona 77 protokołu kontroli.
2. Sprzedaży nieruchomości na rzecz użytkownika wieczystego tej nieruchomości dokonano na podstawie uchwały Rady Miejskiej, podjętej na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 kwietani 1985 roku o gospodarce gruntami i wywałaszczaniu nieruchomości, która obowiazywała do dnia 31 grudnia 1997 roku - strony 78-80 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Przy wydawaniu decyzji na zajęcie odcinka pasa drogowego stwierdzono przypadki naruszenia procedury wynikającej z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.), zwłaszcza w zakresie terminów i wymagań formalnych dotyczących wniosków składanych w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego, o których mowa w § 2 ust.1 i ust. 2 oraz § 4 ust.1 ww. rozporządzenia.
2. W odniesieniu do decyzji wydawanych w latach 2001-2002, po zakończeniu robót w pasie drogowym, stwierdzono przypadki nie dokonania komisyjnego odbioru robót w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka do poprzedniego stanu użyteczności, czym naruszono wymóg zawarty w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.
3. Za umieszczenie w pasie urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi, o których mowa w § 10 rozporządzenia, w przypadku, gdy rzut poziomy urządzenia zajmował powierzchnię mniejszą niż 1 m2 pobierano jednorazową opłatę stanowiącą iloczyn zajętej powierzchni i stawki za 1 m2, podczas gdy § 10 ust. 3 stanowił, że w przedstawionej sytuacji pobiera się opłatę, jak za zajęcie pasa o powierzchni 1 m2.
4. W decyzjach dotyczących zajęcia pasa drogowego w celu umieszczenia w nim reklamy, ustalano poza opłatą określoną w § 10a przedmiotowego rozporządzenia, także jednorazową opłatę w wysokości stanowiącej iloczyn powierzchni zajmowanego odcinka pasa drogowego i stawki wynikającej z § 10 ust.2 rozporządzenia, co było niezgodne z § 10 ust.1 rozporządzenia., z którego wynikało, że obiekty handlowe, usługowe oraz reklamy zostały wyłączone z zakresu obiektów objętych jego regulacją.
5. Stawki za zajęcie pasa drogowego naliczone na podstawie § 8 ust.3 i ust.6 oraz § 10 ust.2 ww. rozporządzenia waloryzowane były corocznie, podczas gdy stosownie do postanowień § 10b wskazanego rozporządzenia Rady Ministrów waloryzacja powinna być dokonywana kwartalnie o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, ogłaszany przez Prezesa GUS. § 10b utracił moc obowiązującą z dniem 1 października 2002 roku - strony 87-90 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
1. Stwierdzono wyliczanie opłat za wydawanie zezwoleń w oparciu o kurs EURO z innego dnia niż dzień wydania zezwolenia, co było niezgodne było z art. 11¹ ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku (tekst jednolity opublikowany w Dz.U. z 2002 r., nr 147, poz. 1231 z późn. zm.).
2. Stwierdzono przypadki ustalenia opłat w wysokości nieproporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia, co naruszało art. 11¹ ust. 5 ww. ustawy - w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku - strony 91 i 92 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków na zadania z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. Przyznana XII kategoria zaszeregowania osobom zatrudnionym na stanowiskach kierowców – konserwatorów w wymiarze ¼ etatu:) była niezgodna z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 111, poz. 493 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 1 sierpnia 2000 roku) oraz przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 61, poz. 707 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 26 lutego 2003 roku). Obecnie w przedmiotowym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
Kontrolujący stwierdzili, że wysokość przyznanego pracownikom wynagrodzenia mieściła się w granicach ustalonych przepisami.
2. Nie wypłacano ekwiwalentu pieniężnego członkom Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Miasta Bełchatów, uczestniczącym w działaniach ratowniczych organizowanych przez Państwową Staż Pożarną, co stanowiło naruszenie art. 28 ust.1 i ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229).
3. Kontrola wykazała, że Miasto Bełchatów dokonało m.in. następujących wydatków: w dniu 18 maja 2001 roku wydatkowano kwotę 5.840 zł oraz w dniu 22 maja 2002 roku kwotę 3.100 zł dla członków OSP tytułem nagród z okazji "Dnia Strażaka", w dniu 6 listopada 2002 roku wydatkowano kwotę 732 zł za zakup kubków okolicznościowych, zdobionych, z przeznaczeniem dla honorowych krwiodawców - członków Koła Honorowych Dawców Krwi "Strażak" przy OSP w Bełchatowie. Wydatki poniesione z tego tytułu ujęte były w rozdziale dotyczącym ochotniczych straży pożarnych (rozdział 75412). Zgodnie z ustawą o ochronie przeciwpożarowej gmina ponosi koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia, umundurowania, ubezpieczenia oraz zapewnienia gotowości bojowej jednostek ochotniczej straży pożarnej. Wskazane wydatki nie mieściły się w granicach finansowania działania jednostek osp wyznaczonych przez art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej. Powyższe postępowanie naruszało także art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków - strony 95 - 97 protokołu kontroli.
W zakresie dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. W komunikacie informującym o możliwości ubiegania się o dotacje przez organizacje pozarządowe nie zawarto danych dotyczących wysokości środków finansowych przewidzianych dla danej kategorii dotacji, co wymagane było przez § 3 ust. 2 regulaminu przyznawania dotacji, który stanowił załącznik do uchwały nr 111/XI/99 Rady Miejskiej w Bełchatowie z dnia 7 października 1999 roku w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonywania zleconego zadania przez podmioty realizujące zadania własne Gminy Miasta Bełchatów.
2. Na wnioskach składanych do Urzędu Miasta nie odnotowywano daty ich wpłynięcia, co nie pozwalało stwierdzić czy zachowany został termin ich złożenia. W przypadku wniosku złożonego przez Stowarzyszenie Przyjaciół Bełchatowa ustalono, że sporządzono go w dniu 18 grudnia 2001 roku, co nie pozwalało na spełnienie wymogu złożenia stosownych wniosków do dnia 1 października 2001 roku. Nie zachowanie terminu złożenia wniosku zgodnie z postanowieniami ww. komunikatu dotyczącego możliwości otrzymania dotacji, winno skutkować jego nie rozpatrzeniem.
3. Do wniosku złożonego przez UKS "8" nie załączono dokumentów wymaganych przez § 3 ust. 3 regulaminu przyznawania dotacji, a mianowicie: aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji uczniowskich klubów sportowych i sprawozdania finansowego z działalności za ostatni rok kalendarzowy.
4. Przy ocenie wniosków składanych w 2002 roku naruszono zasady wynikające z przedmiotowego regulaminu, a mianowicie:
- § 8 ust. 3 regulaminu, określający kryteria, na podstawie których członkowie komisji powinni przyznać oceny cząstkowe. Na etapie oceny ofert każdy z członków komisji konkursowej był zobowiązany do przyznania wnioskowi czterech ocen cząstkowych (w ramach każdego z kryteriów),
- § 9 ust. 1 regulaminu, zgodnie z którym komisja winna ustalić listę wniosków, uporządkowanych od najwyżej do najniżej ocenionych.
5. Pozycja na liście i uzyskana ocena końcowa wniosku powinna stanowić podstawę wyłonienia projektów, które Zarząd Miasta miał uwzględnić w projekcie budżetu. W 2002 roku przyznanie dotacji nastąpiło niezgodnie z ustalonymi przez Radę Miejską regułami, które miały wyeliminować elementy dowolności w podejmowanych w tym zakresie decyzjach.
6. Zawierając w dniu 25 marca 2002 roku umowę ze Stowarzyszeniem Przyjaciół Bełchatowa naruszono § 6 ust.2 pkt "c" załącznika nr 1 do ww. uchwały nr 111/XI/99 Rady Miejskiej w Bełchatowie, zgodnie z którym wniosek podmiotu, który nie rozliczył (nie dokonał zwrotu) poprzednio uzyskanej dotacji podlega odrzuceniu. Stowarzyszenie Przyjaciół Bełchatowa nie dokonało zwrotu kwoty 13.095,04 zł pozostałej z dotacji otrzymanej w 2001 roku, co było także wymagane postanowieniami § 5 ust. 2 umowy zawartej w dniu 25 maja 2001 roku.
7. Kontroli poddano także zagadnienia udzielania dotacji na zadania związane z realizacją Miejskiego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono:
8. Do wniosków złożonych przez Klub Wzajemnej Pomocy "Przyjaciel" nie dołączono sprawozdań merytoryczno-finansowych, które były wymagane przez § 3 ust.4 pkt "c" regulaminu dotyczącego przyznawania dotacji w zakresie zadań związanych z terapią i profilaktyką uzależnień, stanowiącego załącznik nr 2 do powołanej uchwały nr 111/XI/99. Ponadto pełnomocnik prezydenta ds. uzależnień nie wezwał podmiotu do uzupełnienia braków formalnych, nie wykonując ciążącego na nim obowiązku wynikającego z § 6 ww. regulaminu.
9. Przedmiotem porozumień: nr 145/01 i nr 158/01 zawartych z Klubem Wzajemnej Pomocy "Przyjaciel" w dniu 25 kwietnia 2001 roku było udzielnie dotacji w wysokości, odpowiednio: 8.500 zł i 4.000 zł, przeznaczonych na realizację projektów: działalność statutowa (opłaty za lokal) oraz doposażenie i remont Klubu. W umowie nie wskazano zadań zleconych Klubowi związanych z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego, co stanowiło naruszenie art. 118 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Ponadto, zgodnie z § 5 pkt 1 i 2 Regulaminu, stanowiącego załącznik nr 2 do uchwały nr 111/XI/99, środki finansowe pochodzące z dotacji nie mogły być wykorzystane na projekty zgodne z działalnością statutową, ale nie związaną z realizacją zadań z zakresu terapii i profilaktyki uzależnień.
W szczególności, środki te nie mogły być wydatkowane na pokrycie kosztów utrzymania biura organizacji (chyba, że stanowiłoby to niezbędny element w realizacji projektu) oraz remonty budynków. W omawianym przypadku w ogóle nie można mówić o projekcie służącym realizacji zadania własnego gminy w przedmiotowym zakresie, gdyż dotacja została wydatkowana na pokrycie kosztów funkcjonowania stowarzyszenia (m.in. rachunki za media, w tym: opłaty za wodę, ścieki, c.o., telefon). Dodatkowo kontrolujący stwierdzili, że część dotacji udzielonej na podstawie porozumienia nr 158/01 (doposażenie i remont lokalu) wydatkowana została niezgodnie z postanowieniami umowy (kwota 2.619,65 zł). Odnotowane to zostało przez merytorycznie właściwego pracownika. Mimo powyższego Zarząd Miasta nie podjął żadnych działań w celu wyegzekwowania wskazanej kwoty. Postępowanie takie naruszało postanowienia § 8 przedmiotowego porozumienia, zgodnie z którym dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem w całości podlegała zwrotowi wraz z odsetkami liczonymi od dnia przekazania.
10. W porozumieniach nr 147/01 i 149/01 zawartych z Klubem Wzajemnej Pomocy "Przyjaciel" nie zawarto szczegółowego opisu zleconych zadań, na które udzielono dotacji, co stanowiło naruszenie art. 71 ust.2 pkt 1 w zw. z art. 118 ust.2 ustawy o finansach publicznych. W ramach rozliczeń ww. dotacji przedstawiono, m.in., rachunki za wypłatę wynagrodzenia dla gospodarza Klubu i opłaty za media. Wykorzystanie dotacji na wynagrodzenia naruszało § 5 pkt 2 załącznika nr 2 do uchwały nr 111/XI/99. W konsekwencji środki wydatkowane na ten cel winny zostać zwrócone do budżetu Miasta jako wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem. Strony 101-105 protokołu kontroli.
Stwierdzone nieprawidłowości w zakresie zasad udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 9 ustawy
o finansach publicznych.
W zakresie wydatków osobowych
1. Pracownik zajmujący od dnia 24 stycznia 2003 roku stanowisko Zastępcy Dyrektora Wydziału Spraw Lokalowych (zaś od dnia 18 czerwca 2001 roku stanowisko Zastępca Kierownika Wydziału Spraw Lokalowych) nie spełniał wymagań kwalifikacyjnych przewidzianych dla tych stanowisk - określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - strona 107 protokołu kontroli.
2. Nieprawidłowo ustalono okresy pracy uprawniające do nagrody jubileuszowej dla dwóch pracowników Urzędu Miasta - strona 109 protokołu kontroli.
3. Kontrolujący ustalili, że w czerwcu 2002 roku wypłacono nagrody uznaniowe członkom Zarządu Miasta w wysokości 200 zł brutto (wypłata w dniu 5 czerwca 2002 roku), a grudniu 2002 roku Prezydentowi Miasta w wysokości 455,67 zł brutto (wypłata w dniu 17 grudnia 2002 roku). Działanie takie było niezgodne z art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U z 2001 r., nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), zgodnie z którym członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego (po dniu 27 października 2002 roku wójtowi gminy) nie przysługiwały nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej - strona 111 protokołu kontroli.
4. W czerwcu 2002 roku Sekretarz Miasta przyznał nagrody z okazji "Dnia Samorządowca" wszystkim pracownikom Urzędu Miasta. Jak wskazano powyżej brak było podstaw do wypłaty nagród na rzecz członków Zarządu Miasta, w pozostałym zakresie działanie takie stanowiło naruszenie art. 4 pkt 4 ustawy o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędzie gminy wykonywał przewodniczący zarządu gminy (obecnie wójt gminy) - strona 111 protokołu kontroli.
5. W wielu przypadkach delegacje wystawiane były przez osoby do tego nieupoważnione, np. przez kierownika Wydziału Strategii i Skarbu Gminy. Postępowanie takie niezgodne było z § 2 rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 31 grudnia 2002 roku), stosownie do którego miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży winien określać pracodawca. Podmiot wykonujący czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu wskazany został w art.4 pkt 4 ustawy o pracownikach samorządowych (patrz wyżej) - strony 113-114 protokołu kontroli.
6. Rozliczenie podróży odbytej w dniach 5 czerwca - 8 czerwca 2002 roku do Niemiec nastąpiło w dniu 28 czerwca 2002 roku, tj. po upływie 14 dni, o których mowa w § 13 ust.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 50, poz. 525 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące) - strona 115 protokołu kontroli.
7. Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego nr 2/2001 z dnia 18 stycznia 2001 roku wystawionego radnemu Rady Miasta, nie odpowiadało terminowi jaki obejmowało oddelegowanie. Ponadto w rejestrze Biura Rady Miejskiej pod wskazanym numerem ujęta została inna delegacja - strona 119 protokołu kontroli.
8. Rozpatrywano wnioski o dofinansowanie wypoczynku letniego pracowników, złożone po wymaganym terminie, tj. po 30 kwietnia, co niezgodne było z postanowieniami Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - strona 120 protokołu kontroli.
9. Stwierdzono przypadek przyznania dopłaty do zagranicznego wypoczynku letniego dla dziecka pracownika Urzędu, w zawyżonej wysokości, tj. niezgodnie z zapisami § 10 ust.1 pkt "b" zarządzenia nr 2/2002 Prezydenta Miasta Bełchatowa w sprawie ustalenia i wprowadzenia Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - strona 120 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków inwestycyjnych i stosowania przepisów ustawy
o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie nawierzchni ulicy Milenijnej w Bełchatowie wraz z budową ciągów pieszych, miejsc postojowych oraz odwodnienia, kontrolujący stwierdzili, że wniesione przez wykonawcę zabezpieczenie należytego wykonania umowy, w formie gwarancji bankowej, ustalone zostało od wynagrodzenia umownego netto, mimo że zgodnie z § 7 ust.1 zawartej umowy oraz z art. 75 ust. 4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) wykonawca powinien wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny ofertowej, tj. kwoty wynagrodzenia brutto. Pojęcie ceny ofertowej jest tożsame z ceną rozumianą zgodnie z unormowaniem zawartym w art.3 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 roku o cenach (Dz.U. nr 97, poz. 1050) jako wielkość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą nabywca jest obowiązany zapłacić sprzedawcy za towar lub usługę. W art. 1 ust.2 ustawodawca postanowił, że cena obejmuje również kwotę należnego podatku od towarów i usług - strony 131-132 protokołu kontroli.
2. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie nawierzchni asfaltowej ulic: Kujawskiej, Kaliskiej, Łowickiej w Bełchatowie, w 2001 roku, stwierdzono:
- zamawiający nie odrzucił na podstawie art. 27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych - w brzmieniu obowiązującym do dnia 27 października 2001 roku - oferty nr 3 - Przedsiębiorstwa Robót Drogowo – Mostowych Spółka z o.o., z Piotrkowa Trybunalskiego, pomimo że oferta ta nie zawierała wymaganego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zaświadczenia z właściwego urzędu gminy o nie zaleganiu z opłaceniem podatków lokalnych,
- w dokumentacji przetargowej brak było dokumentu potwierdzającego przekazanie Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, zgodnie z art.25 ust.4 ww. ustawy. Strona 135 protokołu kontroli.
3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, na wymianę okien i prace modernizacyjne w Szkole Podstawowej nr 3 w Bełchatowie, w 2002 roku, wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% od wynagrodzenia umownego netto, pomimo, że z § 7 ust.1 zawartej umowy wynikało, że wykonawca powinien wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% oferowanej ceny, czyli wynagrodzenia umownego brutto - strona 140 protokołu kontroli.
4. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości do 30.000, EURO, prowadzonym w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji, na remont dachu w Zespole Szkół nr 3 w Bełchatowie, w 2001 roku, wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% od wynagrodzenia umownego netto, pomimo, że z § 7 ust.1 zawartej umowy wynikało, że wykonawca powinien wnieść zabezpieczenie w wysokości 5% wartości robót, przez co należy rozumieć wynagrodzenie umowne brutto. Zarówno z treści art. 75 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych (w brzmieniu obowiązującym do dnia 27 października 2001 roku), jak również z § 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz form tego zabezpieczenia (Dz.U. nr 140 poz. 794 – obecnie nie obowiązujące) wynikało, że wysokość zabezpieczenia ustala się w określonych granicach procentowych ustalonych od wartości robót. Pojęcie wartości robót należało rozumieć jako wysokość wynagrodzenia, jakie zamawiający jest obowiązany zapłacić wykonawcy z tytułu realizacji tychże robót tzn., że pojęcie to było tożsame z ceną rozumianą zgodnie z unormowaniem zawartym w art.1 ust.1 ustawy z dnia 26 lutego 1982 roku o cenach (tekst jednolity opublikowany w Dz. U. z 1998 r., nr 27, poz.195 - uchylona z dniem 12 grudnia 2001 roku), jako wielkość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą nabywca jest obowiązany zapłacić sprzedawcy za towar lub usługę. Cena obejmowała również kwotę należnego podatku od towarów i usług. W tej sytuacji należy stwierdzić, że zabezpieczenie należytego wykonania robót winno być pobrane w wysokości 5% od wartości wynagrodzenia umownego brutto - strony 142-143 protokołu kontroli.
5.W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie zapytania o cenę, na wybór wykonawcy usługi bieżącego utrzymania czystości, porządku oraz konserwacji terenów zielonych na działkach stanowiących własność Miasta Bełchatów, kontrolujący stwierdzili:
- z postępowania o zamówienie publiczne sporządzony został protokół zawierający informacje określone art. 26 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. określone dla dokumentacji podstawowych czynności postępowania właściwej dla postępowań o wartości szacunkowej do 30.000 EURO. Wartość przedmiotowego zamówienia przekraczała 30.000 EURO, w związku z czym protokół z postępowania powinien zawierać informacje określone w art. 25 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- przystępując do udzielenia zamówienia zamawiający nie wezwał wykonawców do złożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków określonych w art. 22 ust. 2 pkt 2, 3, 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych, do czego zobowiązany był na podstawie art.22 ust.4 ww. ustawy,
- zamawiający nie wezwał w formie pisemnej wykonawców do dostarczenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu oraz nie sporządził także w tym celu wykazu uczestników postępowania oraz osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego, przez co naruszył art. 22 ust. 5 i 6 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 163-166 protokołu kontroli.
Wykazane nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad i form postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie wydatków na zadania z zakresu pomocy społecznej
W 2001 roku pomoc ze środków Państwowego Funduszu Kombatantów była przyznawana i udzielana, przez Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej i Zastępcę Dyrektora, bez stosownego upoważnienia Rady Miejskiej, czym naruszono § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 17 kwietnia 1998 r. w sprawie kryteriów, form i trybu przyznawania i udzielania pomocy pieniężnej z Państwowego Funduszu Kombatantów (Dz. U. nr 53, poz.334) - strona 99 protokołu kontroli.
W zakresie ewidencji majątku Miasta
Kwota wartości gruntów wykazana w sprawozdaniu SG-01 statystyka Miasta za 2001 roku nie była zgodna z ewidencją księgową (syntetyką) prowadzoną dla środków trwałych - strona 154 protokołu kontroli.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej w 2000 roku stwierdzono, co następuje:
1. Przypadki braku na arkuszach spisowych (np. nr 44/00, 43/00, 41/00, 19/00, 17/00, 14/00, 12/00, 21/00) klauzuli zamykającej naniesione pozycje o treści: "Niniejszy arkusz zawiera pozycje od 1 do …", co niezgodne było z zapisem § 5 ust. 5 instrukcji inwentaryzacyjnej.
2. Na wszystkich arkuszach spisu z natury brak było podpisów osoby sprawdzającej (przewodniczącego komisji), co niezgodne było z zapisem § 4 ust. 4 ppkt h i ppkt i instrukcji inwentaryzacyjnej.
3. Dowodem sprawdzenia pozycji na arkuszach spisowych (w ramach kontroli prawidłowości spisu) winien być podpis w rubryce "uwagi", stosownie do wymogów § 8 ust. 1 instrukcji inwentaryzacyjnej. Strona 158 protokołu kontroli.
W zakresie pozostałych ustaleń
W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, w 2003 roku, ustalono, że zamawiający odrzucił jedną z ofert (firmy "TOYA" Systemy Komputerowe) na podstawie art.27b ust.1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych, w związku z podpisaniem oferty wyłącznie przez Prezesa Zarządu Spółki, w sytuacji gdy z załączonego do oferty wypisu Krajowego Rejestru Sądowego wynikał wymóg reprezentacji łącznej podmiotu.
W oparciu o stanowisko zajęte przez Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wskazać należy, że odrzucenie oferty nastąpiło bezpodstawnie, gdyż zapis w Krajowym Rejestrze Sądowym dotyczył jedynie sytuacji, gdy w spółce funkcjonować będzie zarząd wieloosobowy.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżeniu powstawania ich w przyszłości RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Ustalić Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz Regulamin premiowania dla pracowników na stanowiskach pomocniczych i obsługi w oparciu o obowiązujące przepisy prawne.
2. Uzupełnić obowiązujące w Urzędzie Miasta procedury wewnętrznej kontroli finansowej, uwzględniając zakres kontroli wynikający z art. 35a ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
3. Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z wymogami wynikającymi z art.13 ust.4 ustawy o rachunkowości.
4. Prawidłowo klasyfikować wydatki dotyczące wynagrodzenia wypłacanego członkom Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (w § 303), stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 68, poz. 634).
5. Na dowodach księgowych zamieszczać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, między innymi przez wskazanie sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Ponadto dowody księgowe opatrywać klauzulą "sprawdzono pod względem merytorycznym dnia..." – stosownie do zapisu Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
6. We wnioskach o zaliczkę stałą, termin rozliczenia tych zaliczek ustalać zgodnie z wymienioną wyżej Instrukcją. Ponadto przestrzegać wyznaczonego terminu rozliczenia zaliczek stałych, a także – wskazanego we wniosku o zaliczkę – terminu rozliczenia zaliczek bieżących.
7. Przestrzegać zasad składania oświadczeń woli w imieniu Miasta określonych w art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.
8. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych.
9. Decyzje w sprawie wymiaru podatku rolnego i podatku leśnego od osób fizycznych doręczać podatnikom w terminie umożliwiającym zapłatę podatku w ustawowym terminie płatności I raty.
10. Przestrzegać § 2 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, określajacego przesłanki odwołąnia przetargu. Zgodnie z powoąłnym przepisem właściwy organ może odwołać ogłoszony przetarg jedynie z uzasadnionej przyczyny, informując o tym niezwłocznie w formie właściwej dla ogłoszenia o przetargu.
11. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
12. Po zakończeniu robót w pasie drogowym dokonywać komisyjnego odbioru robót w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka do poprzedniego stanu użyteczności, stosownie do wymogu zawartego w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.
13. Opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi o powierzchni mniejszej niż 1 m2 pobierać w wysokości określonej w § 10 ust.3 wskazanego rozporządzenia, tzn. jak za obiekt, którego rzut poziomy zajmowałby powierzchnię 1 m2.
14. W decyzjach dotyczących zajęcia pasa drogowego w celu umieszczenia w nim reklamy, ustalać opłaty określone w § 10a przedmiotowego rozporządzenia.
15. Opłaty za zezwolenia na sprzedaż alkoholu (w roku nabycia lub utraty jego ważności) pobierać w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia, stosownie do art. 11¹ ust.8 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
16. Wypłacać ekwiwalent pieniężny dla członków ochotniczych straży pożarnych, za uczestnictwo w działaniach ratowniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, zgodnie z art. 28 ust.1 i 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
17. Wydatki na ochotnicze straże pożarne ponosić w granicach określonych przez art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
18. Udzielając dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, przestrzegać postanowień 118 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym dotacja może być udzielona na cele publiczne związane z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego. Jednocześnie RIO w Łodzi zwraca uwagę na zmiany art.118 ustawy
o finansach publicznych, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2004 roku – na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874).
19. Podjąć starania w celu wyegzekwowania kwot dotacji wydatkowanych niezgodnie z przeznaczeniem.
20. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach, w zakresie ustalanych dla pracowników kategorii zaszeregowania oraz w zakresie wymagań kwalifikacyjnych dla określonych stanowisk.
21. Prawidłowo wyliczać okresy pracy uprawniające do nabycia nagrody jubileuszowej dla pracowników Urzędu Miasta, stosownie do § 12 ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
22. Zaniechać wypłaty nagród uznaniowych na rzecz Prezydenta Miasta, zgodnie z zakazem wynikającym z art. 20 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych.
23. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Miasta bezpodstawnie wypłaconych kwot (netto) na rzecz członków Zarządu Miasta oraz Prezydenta Miasta z tytułu nagród uznaniowych.
24. Pobrane zaliczki na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, rozliczać w terminie określonym przepisami § 13 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991).
25. Zapewnić przestrzeganie postanowień Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
26. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy
z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, a w szczególności:
- art. 19 ust.1 pkt 8 ustawy, określającego przesłanki wykluczenia oferenta,
- art.22 ust.4 ustawy, zobowiązującego do żądania przez zamawiającego
od dostawców lub wykonawców, w postępowaniu o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy,
- art. 22 ust. 5 i 6 ustawy, zobowiązującego do wezwania w formie pisemnej wykonawców do dostarczenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu oraz do sporządzania w tym celu wykazu uczestników postępowania oraz osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego,
- art.25 ust.4 ustawy, zobowiązującego do przekazania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej w przypadku udzielenia zamówienia na roboty budowlane,
- art. 25 ust.1 zobowiązującego do prowadzenia przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości powyżej 30.000 EURO protokołu postępowania zawierającego informacje wskazane w pkt 1-17 tego przepisu,
- art.75 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz.U. nr 115 poz. 1002), nakazujących ustalać zabezpieczenie należytego wykonania umowy w stosunku procentowym od ceny ofertowej (wartości wynagrodzenia umownego brutto), jeżeli wartość robót budowlanych lub usług będących przedmiotem zamówienia publicznego przekracza równowartość w złotych 30.000 EURO.
27. W sprawozdaniu SG-01 statystyka Gminy za dany rok, wykazywać dane zgodne z ewidencją księgową, w tym dotyczące wartości gruntów.
28. Zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych zgodnie z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Prezydenta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Bełchatowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Bełchatowie
3. aa