M. Piotrków Trybunalski - Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku
XMLTreść
Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku w zakresie wykorzystania dotacji z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Łódź, dnia 9 kwietnia 2003 roku
Pan
Waldemar Matusewicz
Prezydent
Miasta Piotrkowa Trybunalskiego
WK – 0915/17/2003
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam Pana Prezydenta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę dotyczącą wykorzystania dotacji przekazanej Miastu z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na zakup autokaru dla potrzeb wychowanków Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Piotrkowie Trybunalskim. Czynności kontrolnych dokonano w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego oraz we wskazanym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym. W ich rezultacie stwierdzono:Zakup autokaru do przewozu dzieci i młodzieży niepełnosprawnej uczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym w Piotrkowie Trybunalskim przewidziany został jako jedno z zadań programu celowego „DOMINO”, którego dotyczyła umowa zawarta między Miastem a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w dniu 24 kwietnia 2001 roku (umowa nr 1/DOM/860/2001). Na podstawie umowy Fundusz zobowiązał się dofinansować szereg zadań związanych z likwidacją barier architektonicznych i pomocą osobom niepełnosprawnym. Kwota dotacji na zakup autokaru określona została w wysokości 66.000 zł, całkowity koszt zakupu 102.000 zł. W wyniku kolejnych zmian do przedmiotowej umowy, w dniu 8 listopada 2001 roku i w dniu 12 grudnia 2001 roku, wysokość dotacji na omawiane zadanie ustalona została ostatecznie na kwotę 157.300 zł, przy łącznej wartości zakupu 259.994 zł. Wymieniona kwota przekazana została, przez Fundusz, na rzecz Miasta Piotrków Trybunalski.
Kontrolujący poddali sprawdzeniu postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zakup autokaru, będącego przedmiotem dofinansowania ze środków Funduszu, w wyniku czego stwierdzili szereg istotnych naruszeń ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.), wypełniających znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148).
Przedmiotem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, była dostawa używanego autokaru na 29 do 30 miejsc, przystosowanego dla potrzeb osób niepełnosprawnych. Wartość zamówienia przekroczyła równowartość kwoty 30.000 EURO. Postępowanie wszczęte zostało w listopadzie 2001 roku. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia opracowana została przez pracowników Wydziału Oświaty i sprawdzona przez Kierownika Biura Zamówień Publicznych i Przekształceń Własnościowych (w dniu 8 listopada 2001 roku). W specyfikacji wskazano, że autokar powinien być wyposażony, między innymi, w ABS, klimatyzację, instalację radiową, drzwi jednoskrzydłowe – pneumatyczne z mechanizmem bezpieczeństwa, tachograf, podłogę pokrytą wykładziną przeciwpoślizgową i światła przeciwmgielne. Jako kryteria oceny ofert ustalono: cenę (70%), ocenę techniczną (20%) i warunki gwarancji i serwisu (10%). Ocena techniczna opierać się miała na przebiegu pojazdu oraz opinii biegłego rzeczoznawcy. Opinia ta była także wymieniona w specyfikacji jako dokument wymagany od oferentów, którego brak skutkować miał odrzuceniem oferty.
Analiza treści specyfikacji wskazuje, że dokument przygotowany został niestarannie oraz zawierał szereg postanowień sprzecznych z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych. Przykładowo – na stronie 11 specyfikacji zamawiający zawarł wymóg, by umowa o realizację zamówienia została podpisana 8 dnia od daty otrzymania przez oferenta pisma informującego o wyborze oferty. Jednocześnie w formularzu ofertowym, stanowiącym element specyfikacji, znalazł się zapis, że oferent zobowiązuje się do zawarcia umowy w ciągu 14 dni od daty otrzymania powiadomienia o rozstrzygnięciu przetargu.
W specyfikacji wskazano, że brak przedłożenia przez oferentów wymaganych dokumentów stanowić będzie przesłankę odrzucenia oferty. Zgodnie natomiast z art.19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych – nie złożenie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków opisanych w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych stanowiło podstawę wykluczenia oferenta. Niezgodnie z wymogami art.43 ust.3 ww. ustawy podano w specyfikacji zakres informacji podlegających ujawnieniu podczas czynności otwarcia ofert.
W dniu 5 grudnia 2001 roku zarządzeniem Prezydenta Miasta nr 176/2001 powołana została komisja przetargowa do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę używanego autokaru dla potrzeb Ośrodka Szkolno – Wychowawczego.
W wyznaczonym terminie (6 grudnia 2001 roku) zamawiający otrzymał dwie oferty – złożone przez firmę „Autokor” Ryszard Kornaszewski (oferta nr 1) i Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „ELMA” Spółka z o.o. (oferta nr 2). W wyniku badania czynności zamawiającego w zakresie sprawdzenia spełnienia przez oferentów wymogów zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oceny ofert oraz zawarcia umowy, kontrolujący stwierdzili następujące naruszenia:
- zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta nr 1 (firma „Autokor” Ryszard Kornaszewski), który nie spełnił wszystkich wymagań wynikających ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W złożonej ofercie brak było opinii biegłego rzeczoznawcy w zakresie mechaniki pojazdowej. Oferent nie wskazał także, że drzwi autokaru wyposażone są w mechanizm bezpieczeństwa. Brak wykluczenia oferenta, mimo zaistnienia ustawowo wymienionych przesłanek takiej decyzji, stanowił naruszenie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Wykluczenie jednego z oferentów w przedmiotowym stanie faktycznym (tylko dwie oferty) skutkować powinno unieważnieniem postępowania – w oparciu o art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy. W ofercie brak było również informacji o numerze rejestracyjnym autokaru,
- zgodnie z postanowieniami specyfikacji jednym z kryteriów oceny ofert miała być ocena techniczna „w oparciu o przebieg i opinię biegłego rzeczoznawcy”. Mimo, że firma „Autokor” w ogóle nie przedłożyła opinii biegłego w ramach powołanego kryterium otrzymała od każdego z członków komisji maksymalną ilość punktów. Firma „ELMA”, która przedstawiła opinię dotyczącą proponowanego autokaru otrzymała w ramach kryterium oceny technicznej od każdego z członków komisji po 0,01 punktu (!!). Kontrolujący stwierdzili przy tym, że zgodnie z ww. opinią, sporządzoną przez certyfikowanego rzeczoznawcę samochodowego, autokar uznany został za eksploatowany poprawnie o małym przebiegu. Opisane działania zamawiającego w zakresie oceny ofert stanowiły naruszenie art.16 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający zobowiązany jest do traktowania na równych prawach podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia publicznego oraz do prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji,
- oferenci złożyli oświadczenia dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z zamawiającym, osobami po stronie zamawiającego lub z innymi uczestnikami postępowania, faksem – nie potwierdzając ich na piśmie. Stanowiło to naruszenie art.21 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych wymagającego dla składanych w toku postępowania oświadczeń i zawiadomień formy pisemnej. Brak zachowania formy pisemnej powinien skutkować wykluczeniem uczestników z postępowania,
- umowa o dostawę autokaru zawarta została z naruszeniem terminu określonego w art.51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z powołanym unormowaniem umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego nie może być zawarta w terminie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia o wynikach postępowania. W analizowanym stanie faktycznym termin ten nie został zachowany. Umowa podpisana została w imieniu Miasta przez Prezydenta Miasta Pana Andrzeja Pola i członka Zarządu Miasta Panią Teresę Dudkiewicz.
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymagano by dostawa autokaru nastąpiła w ciągu maksymalnie 7 dni od daty podpisania umowy. Umowa podpisana została w dniu 18 grudnia 2001 roku. W umowie postanowiono, że wydanie przedmiotu sprzedaży wraz z dokumentami potwierdzającymi legalność jego pochodzenia nastąpi do dnia 24 grudnia 2001 roku. Odbiór autokaru nastąpił dopiero w dniu 9 stycznia 2002 roku.
Kontrolujący ustalili, że w momencie złożenia oferty firma „Autokor” nie była w posiadaniu autokaru będącego następnie przedmiotem umowy sprzedaży z dnia 18 grudnia 2001 roku. Z tego też powodu niemożliwe było podanie w ofercie numerów rejestracyjnych samochodu, jak również załączenie opinii biegłego rzeczoznawcy. Autokar zakupiony przez Miasto od firmy „Autokor” sprowadzony został z zagranicy przez firmę „7bulls.comS.A.”, Warszawa (dokument SAD z dnia 12 grudnia 201 roku) i sprzedany firmie „Autokor” w dniu 13 grudnia 2001 roku (faktura VAT nr 280/12/S). Cena sprzedaży wynosiła 227.415,08 zł. W złożonej na przetarg ofercie firma „Autokor” zaproponowała cenę w wysokości 259.994,20 zł.
Prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 11 grudnia 2001 roku – jak wynika z powyższych uwag także jeszcze w tym dniu oferent, którego oferta wybrana została jako najkorzystniejsza nie był właścicielem pojazdu.
W wyniku czynności kontrolnych ustalono ponadto, że numeru rejestracyjnego nabywanego autokaru nie podano także w zwartej w dniu 18 grudnia 2001 roku umowie. Z przedłożonych kontrolującym dokumentów wynikało, że rejestracja pojazdu nastąpiła dopiero w dniu 7 stycznia 2002 roku (FPO 8212). W związku ze stwierdzonym stanem faktycznym podkreślić należy, że zgodnie z art.71 ust.1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. nr 98, poz. 602 z późn. zm.) rejestracja pojazdu samochodowego oznacza dopuszczenie do ruchu. Okoliczność ta (dopuszczenie do ruchu autokaru) powinna być z pewnością przesądzona w dacie zawierania umowy, co w przedstawionym stanie faktycznym nie miało miejsca.
W toku dalszych czynności kontrolnych inspektorzy RIO w Łodzi stwierdzili, że autokar odebrany został od firmy „Autokor” przez Dyrektora Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Piotrkowie Trybunalskim Pana Mariana Skrzypczyka, w dniu 9 stycznia 2002 roku.
W związku z dysponowaniem autokarem przez Ośrodek stwierdzono, że w 2002 roku pojazd wykorzystany został na potrzeby wycieczki, w której brali udział, przede wszystkim, pracownicy Ośrodka (w tym Dyrektor Ośrodka), członkowie rodzin i osoby towarzyszące. Wycieczka, o charakterze prywatnym, nie powiązanym z wypełnianiem zadań Ośrodka, miała miejsce na trasie Praga – Reims – Paryż – Wersal – Blois – Chambor – Bruksela, w dniach 27 kwietnia - 5 maja 2002 roku.
W związku z powyższym podkreślić należy, że autokar zakupiony został w ramach programu dofinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Osób Niepełnosprawnych i służyć miał do przewozu dzieci i młodzieży niepełnosprawnej, uczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym. Wykorzystanie samochodu w wyżej opisany sposób (wycieczka zagraniczna pracowników) w sposób rażący naruszało cele wskazane w programie. Co więcej – nie było związane z realizacją jakichkolwiek zadań do jakich powołany został Ośrodek. Wskazać należy, że majątek jednostek samorządu terytorialnego, w tym także będący w dyspozycji jednostek organizacyjnych, służyć może wyłącznie do realizacji zadań publicznych. Zgodnie z art.50 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona. W danym stanie faktycznym powołane zasady i unormowania zostały naruszone, za co odpowiedzialność ponosi Dyrektor Ośrodka Pan Marian Skrzypczyk.
Kontrolujący stwierdzili ponadto, że autokar w czasie wycieczki prowadzili kierowcy zatrudnieni w Ośrodku. Osoby te nie korzystały z urlopu wypoczynkowego, pełniąc – według wyjaśnień Dyrektora Ośrodka - obowiązki służbowe.
W wyniku kontroli ustalono także, że na koszty wycieczki pracowników bezpodstawnie przeznaczono kwotę 3.477,20 zł, przekazaną na rzecz Ośrodka w dniu 31 grudnia 1998 roku przez Kuratora Oświaty, w związku z zaprzestaniem obsługi finansowej Ośrodka. Dyspozycję w tym zakresie wydali Dyrektor Ośrodka i Główna księgowa Ośrodka (wypłacono kwotę w EURO), wskazując w piśmie kierowanym do banku prowadzącego rachunek, że chodzi o koszty wyjazdu służbowego pracowników, co było niezgodne ze stanem faktycznym – środki przeznaczane były bowiem na sfinansowanie kosztów wycieczki zagranicznej, nie pozostającej w związku z wypełnianiem zadań służbowych przez pracowników.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Prezydenta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje poniższe wnioski pokontrolne:
1. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, w szczególności:
- art.12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art. 16 ustawy nakazującego zamawiającemu traktować na równych prawach wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie publiczne oraz prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji,
- art.19 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art. 21 ust.1 i 2 ustawy wprowadzającego zasadę pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.27b ust.1 ustawy określającego przesłanki unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.51 ust.1 ustawy określającego termin zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Zapewnić zgodne z przeznaczeniem wykorzystanie autokaru zakupionego do przewozu dzieci i młodzieży niepełnosprawnej, uczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym.
3. Rozważyć możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności porządkowej pracowników Urzędu Miasta odpowiedzialnych za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co do którego kontrola RIO ujawniła istotne naruszenia przepisów ustawy o zamówieniach publicznych.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy z dnia7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
- Pan Przewodniczący Rady Miasta w Piotrkowie Tryb.
- Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miasta w Piotrkowie Tryb.
- Pan Dyrektor Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Piotrkowie Tryb.
- aa.
Łódź, dnia 9 kwietnia 2003 roku
Pan
Waldemar Matusewicz
Prezydent
Miasta Piotrkowa Trybunalskiego
WK – 0915/17/2003
Działając na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam Pana Prezydenta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę dotyczącą wykorzystania dotacji przekazanej Miastu z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na zakup autokaru dla potrzeb wychowanków Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Piotrkowie Trybunalskim. Czynności kontrolnych dokonano w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego oraz we wskazanym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym. W ich rezultacie stwierdzono:Zakup autokaru do przewozu dzieci i młodzieży niepełnosprawnej uczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym w Piotrkowie Trybunalskim przewidziany został jako jedno z zadań programu celowego „DOMINO”, którego dotyczyła umowa zawarta między Miastem a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w dniu 24 kwietnia 2001 roku (umowa nr 1/DOM/860/2001). Na podstawie umowy Fundusz zobowiązał się dofinansować szereg zadań związanych z likwidacją barier architektonicznych i pomocą osobom niepełnosprawnym. Kwota dotacji na zakup autokaru określona została w wysokości 66.000 zł, całkowity koszt zakupu 102.000 zł. W wyniku kolejnych zmian do przedmiotowej umowy, w dniu 8 listopada 2001 roku i w dniu 12 grudnia 2001 roku, wysokość dotacji na omawiane zadanie ustalona została ostatecznie na kwotę 157.300 zł, przy łącznej wartości zakupu 259.994 zł. Wymieniona kwota przekazana została, przez Fundusz, na rzecz Miasta Piotrków Trybunalski.
Kontrolujący poddali sprawdzeniu postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zakup autokaru, będącego przedmiotem dofinansowania ze środków Funduszu, w wyniku czego stwierdzili szereg istotnych naruszeń ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.), wypełniających znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148).
Przedmiotem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, była dostawa używanego autokaru na 29 do 30 miejsc, przystosowanego dla potrzeb osób niepełnosprawnych. Wartość zamówienia przekroczyła równowartość kwoty 30.000 EURO. Postępowanie wszczęte zostało w listopadzie 2001 roku. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia opracowana została przez pracowników Wydziału Oświaty i sprawdzona przez Kierownika Biura Zamówień Publicznych i Przekształceń Własnościowych (w dniu 8 listopada 2001 roku). W specyfikacji wskazano, że autokar powinien być wyposażony, między innymi, w ABS, klimatyzację, instalację radiową, drzwi jednoskrzydłowe – pneumatyczne z mechanizmem bezpieczeństwa, tachograf, podłogę pokrytą wykładziną przeciwpoślizgową i światła przeciwmgielne. Jako kryteria oceny ofert ustalono: cenę (70%), ocenę techniczną (20%) i warunki gwarancji i serwisu (10%). Ocena techniczna opierać się miała na przebiegu pojazdu oraz opinii biegłego rzeczoznawcy. Opinia ta była także wymieniona w specyfikacji jako dokument wymagany od oferentów, którego brak skutkować miał odrzuceniem oferty.
Analiza treści specyfikacji wskazuje, że dokument przygotowany został niestarannie oraz zawierał szereg postanowień sprzecznych z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych. Przykładowo – na stronie 11 specyfikacji zamawiający zawarł wymóg, by umowa o realizację zamówienia została podpisana 8 dnia od daty otrzymania przez oferenta pisma informującego o wyborze oferty. Jednocześnie w formularzu ofertowym, stanowiącym element specyfikacji, znalazł się zapis, że oferent zobowiązuje się do zawarcia umowy w ciągu 14 dni od daty otrzymania powiadomienia o rozstrzygnięciu przetargu.
W specyfikacji wskazano, że brak przedłożenia przez oferentów wymaganych dokumentów stanowić będzie przesłankę odrzucenia oferty. Zgodnie natomiast z art.19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych – nie złożenie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków opisanych w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych stanowiło podstawę wykluczenia oferenta. Niezgodnie z wymogami art.43 ust.3 ww. ustawy podano w specyfikacji zakres informacji podlegających ujawnieniu podczas czynności otwarcia ofert.
W dniu 5 grudnia 2001 roku zarządzeniem Prezydenta Miasta nr 176/2001 powołana została komisja przetargowa do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę używanego autokaru dla potrzeb Ośrodka Szkolno – Wychowawczego.
W wyznaczonym terminie (6 grudnia 2001 roku) zamawiający otrzymał dwie oferty – złożone przez firmę „Autokor” Ryszard Kornaszewski (oferta nr 1) i Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „ELMA” Spółka z o.o. (oferta nr 2). W wyniku badania czynności zamawiającego w zakresie sprawdzenia spełnienia przez oferentów wymogów zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, oceny ofert oraz zawarcia umowy, kontrolujący stwierdzili następujące naruszenia:
- zamawiający nie wykluczył z postępowania oferenta nr 1 (firma „Autokor” Ryszard Kornaszewski), który nie spełnił wszystkich wymagań wynikających ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W złożonej ofercie brak było opinii biegłego rzeczoznawcy w zakresie mechaniki pojazdowej. Oferent nie wskazał także, że drzwi autokaru wyposażone są w mechanizm bezpieczeństwa. Brak wykluczenia oferenta, mimo zaistnienia ustawowo wymienionych przesłanek takiej decyzji, stanowił naruszenie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Wykluczenie jednego z oferentów w przedmiotowym stanie faktycznym (tylko dwie oferty) skutkować powinno unieważnieniem postępowania – w oparciu o art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy. W ofercie brak było również informacji o numerze rejestracyjnym autokaru,
- zgodnie z postanowieniami specyfikacji jednym z kryteriów oceny ofert miała być ocena techniczna „w oparciu o przebieg i opinię biegłego rzeczoznawcy”. Mimo, że firma „Autokor” w ogóle nie przedłożyła opinii biegłego w ramach powołanego kryterium otrzymała od każdego z członków komisji maksymalną ilość punktów. Firma „ELMA”, która przedstawiła opinię dotyczącą proponowanego autokaru otrzymała w ramach kryterium oceny technicznej od każdego z członków komisji po 0,01 punktu (!!). Kontrolujący stwierdzili przy tym, że zgodnie z ww. opinią, sporządzoną przez certyfikowanego rzeczoznawcę samochodowego, autokar uznany został za eksploatowany poprawnie o małym przebiegu. Opisane działania zamawiającego w zakresie oceny ofert stanowiły naruszenie art.16 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający zobowiązany jest do traktowania na równych prawach podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia publicznego oraz do prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji,
- oferenci złożyli oświadczenia dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z zamawiającym, osobami po stronie zamawiającego lub z innymi uczestnikami postępowania, faksem – nie potwierdzając ich na piśmie. Stanowiło to naruszenie art.21 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych wymagającego dla składanych w toku postępowania oświadczeń i zawiadomień formy pisemnej. Brak zachowania formy pisemnej powinien skutkować wykluczeniem uczestników z postępowania,
- umowa o dostawę autokaru zawarta została z naruszeniem terminu określonego w art.51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z powołanym unormowaniem umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego nie może być zawarta w terminie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia o wynikach postępowania. W analizowanym stanie faktycznym termin ten nie został zachowany. Umowa podpisana została w imieniu Miasta przez Prezydenta Miasta Pana Andrzeja Pola i członka Zarządu Miasta Panią Teresę Dudkiewicz.
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymagano by dostawa autokaru nastąpiła w ciągu maksymalnie 7 dni od daty podpisania umowy. Umowa podpisana została w dniu 18 grudnia 2001 roku. W umowie postanowiono, że wydanie przedmiotu sprzedaży wraz z dokumentami potwierdzającymi legalność jego pochodzenia nastąpi do dnia 24 grudnia 2001 roku. Odbiór autokaru nastąpił dopiero w dniu 9 stycznia 2002 roku.
Kontrolujący ustalili, że w momencie złożenia oferty firma „Autokor” nie była w posiadaniu autokaru będącego następnie przedmiotem umowy sprzedaży z dnia 18 grudnia 2001 roku. Z tego też powodu niemożliwe było podanie w ofercie numerów rejestracyjnych samochodu, jak również załączenie opinii biegłego rzeczoznawcy. Autokar zakupiony przez Miasto od firmy „Autokor” sprowadzony został z zagranicy przez firmę „7bulls.comS.A.”, Warszawa (dokument SAD z dnia 12 grudnia 201 roku) i sprzedany firmie „Autokor” w dniu 13 grudnia 2001 roku (faktura VAT nr 280/12/S). Cena sprzedaży wynosiła 227.415,08 zł. W złożonej na przetarg ofercie firma „Autokor” zaproponowała cenę w wysokości 259.994,20 zł.
Prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 11 grudnia 2001 roku – jak wynika z powyższych uwag także jeszcze w tym dniu oferent, którego oferta wybrana została jako najkorzystniejsza nie był właścicielem pojazdu.
W wyniku czynności kontrolnych ustalono ponadto, że numeru rejestracyjnego nabywanego autokaru nie podano także w zwartej w dniu 18 grudnia 2001 roku umowie. Z przedłożonych kontrolującym dokumentów wynikało, że rejestracja pojazdu nastąpiła dopiero w dniu 7 stycznia 2002 roku (FPO 8212). W związku ze stwierdzonym stanem faktycznym podkreślić należy, że zgodnie z art.71 ust.1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. nr 98, poz. 602 z późn. zm.) rejestracja pojazdu samochodowego oznacza dopuszczenie do ruchu. Okoliczność ta (dopuszczenie do ruchu autokaru) powinna być z pewnością przesądzona w dacie zawierania umowy, co w przedstawionym stanie faktycznym nie miało miejsca.
W toku dalszych czynności kontrolnych inspektorzy RIO w Łodzi stwierdzili, że autokar odebrany został od firmy „Autokor” przez Dyrektora Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Piotrkowie Trybunalskim Pana Mariana Skrzypczyka, w dniu 9 stycznia 2002 roku.
W związku z dysponowaniem autokarem przez Ośrodek stwierdzono, że w 2002 roku pojazd wykorzystany został na potrzeby wycieczki, w której brali udział, przede wszystkim, pracownicy Ośrodka (w tym Dyrektor Ośrodka), członkowie rodzin i osoby towarzyszące. Wycieczka, o charakterze prywatnym, nie powiązanym z wypełnianiem zadań Ośrodka, miała miejsce na trasie Praga – Reims – Paryż – Wersal – Blois – Chambor – Bruksela, w dniach 27 kwietnia - 5 maja 2002 roku.
W związku z powyższym podkreślić należy, że autokar zakupiony został w ramach programu dofinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Osób Niepełnosprawnych i służyć miał do przewozu dzieci i młodzieży niepełnosprawnej, uczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym. Wykorzystanie samochodu w wyżej opisany sposób (wycieczka zagraniczna pracowników) w sposób rażący naruszało cele wskazane w programie. Co więcej – nie było związane z realizacją jakichkolwiek zadań do jakich powołany został Ośrodek. Wskazać należy, że majątek jednostek samorządu terytorialnego, w tym także będący w dyspozycji jednostek organizacyjnych, służyć może wyłącznie do realizacji zadań publicznych. Zgodnie z art.50 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona. W danym stanie faktycznym powołane zasady i unormowania zostały naruszone, za co odpowiedzialność ponosi Dyrektor Ośrodka Pan Marian Skrzypczyk.
Kontrolujący stwierdzili ponadto, że autokar w czasie wycieczki prowadzili kierowcy zatrudnieni w Ośrodku. Osoby te nie korzystały z urlopu wypoczynkowego, pełniąc – według wyjaśnień Dyrektora Ośrodka - obowiązki służbowe.
W wyniku kontroli ustalono także, że na koszty wycieczki pracowników bezpodstawnie przeznaczono kwotę 3.477,20 zł, przekazaną na rzecz Ośrodka w dniu 31 grudnia 1998 roku przez Kuratora Oświaty, w związku z zaprzestaniem obsługi finansowej Ośrodka. Dyspozycję w tym zakresie wydali Dyrektor Ośrodka i Główna księgowa Ośrodka (wypłacono kwotę w EURO), wskazując w piśmie kierowanym do banku prowadzącego rachunek, że chodzi o koszty wyjazdu służbowego pracowników, co było niezgodne ze stanem faktycznym – środki przeznaczane były bowiem na sfinansowanie kosztów wycieczki zagranicznej, nie pozostającej w związku z wypełnianiem zadań służbowych przez pracowników.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Prezydenta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje poniższe wnioski pokontrolne:
1. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, w szczególności:
- art.12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art. 16 ustawy nakazującego zamawiającemu traktować na równych prawach wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie publiczne oraz prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji,
- art.19 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art. 21 ust.1 i 2 ustawy wprowadzającego zasadę pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.27b ust.1 ustawy określającego przesłanki unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.51 ust.1 ustawy określającego termin zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Zapewnić zgodne z przeznaczeniem wykorzystanie autokaru zakupionego do przewozu dzieci i młodzieży niepełnosprawnej, uczącej się w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym.
3. Rozważyć możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności porządkowej pracowników Urzędu Miasta odpowiedzialnych za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co do którego kontrola RIO ujawniła istotne naruszenia przepisów ustawy o zamówieniach publicznych.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy z dnia7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
- Pan Przewodniczący Rady Miasta w Piotrkowie Tryb.
- Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miasta w Piotrkowie Tryb.
- Pan Dyrektor Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Piotrkowie Tryb.
- aa.