Gm. Kocierzew Południowy - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 r
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 2 czerwca 2003 r.
Pan
Robert Sikorski
Wójt Gminy
Kocierzew Południowy
WK – 0915/30/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z póżn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Kocierzew Południowy wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej, zawarte w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy, nie uwzględniały postanowień obowiązującego od dnia 1 stycznia 2002 roku art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późń. zm.), który w sposób istotny rozszerzył zakres kontroli finansowej. Ustalone przez kierownika jednostki procedury kontroli powinny objąć procesy związane z gromadzeniem środków publicznych i ich rozdysponowaniem oraz gospodarowaniem mieniem. Podstawę prawną do ustalenia procedur kontroli stanowi obecnie art.35a ust.3 ww. ustawy - strona 5, 6 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący stwierdzili przypadki nie przestrzegania przyjętych w jednostce procedur kontroli wewnętrznej – szczegółowo opisane w protokole kontroli - strony 6, 19 - 21, 91, 99, 102, 105, 106, 112 - 114 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Na fakturach i na rachunkach dotyczących zakupów dostaw i usług nie zamieszczano adnotacji o ich sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, co było niezgodne z § 9 i 10 obowiązującej w Urzędzie instrukcji w sprawie zasad rachunkowości i obiegu dowodów księgowych. Powyższa nieprawidłowość usunięta została w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi - strona 20 protokołu kontroli.
2. Kontrolowana jednostka dofinansowywała w latach 2001-2002 działalność Ludowych Zespołów Sportowych, poprzez zapłatę faktur lub rachunków wystawianych na Urząd Gminy. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentów dotyczących rejestracji LZS – ów. Zespoły te – jak ustalono w trakcie kontroli - złożyły dokumenty w Starostwie Powiatowym w Łowiczu w celu rejestracji, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 81, poz. 889 z późn. zm.). Dofinansowywanie Ludowych Zespołów Sportowych, w opisanej formie, było praktyką stosowaną od początku lat 90-tych i nie zostało zmienione po wejściu w życie ustawy o finansach publicznych (1 stycznia 1999 rok). Podkreślić należy, że zgodnie z unormowaniami powołanej ustawy przekazywanie środków finansowych na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych powinno być powiązane z realizacją przez nie zadań o charakterze publicznym. Zadania te powinny zostać szczegółowo opisane w umowie zawartej między jednostką samorządu terytorialnego a podmiotem niepublicznym. Nie jest natomiast prawnie dopuszczalne pokrywanie kosztów (w części lub całości) działalności jednostek pozarządowych, jak należy zakwalifikować omawiany stan faktyczny. Na realizację powierzonych zadań podmioty niepubliczne otrzymać mogą dotacje – na podstawie art.118 ustawy o finansach publicznych. Tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczenia oraz sposób kontroli wykonania zleconego zadania powinien zostać określony przez radę gminy w formie uchwały, podjętej w oparciu o art. 118 ust.3 ustawy o finansach publicznych - strony 20 i 21 protokołu kontroli.
3. W 2002 roku Zarząd Gminy, na wniosek Prezydium Gminnego Zarządu OSP, przyznał Komendantowi Gminnemu Związku Ochotniczych Straży Pożarnych nagrodę w wysokości 1.000 zł. Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późń. zm.) określiła w art. 28 i art. 32 zakres finansowania funkcjonowania jednostek ochotniczych straży pożarnych z budżetu gminy. Art.32 ust.3a zezwala na zatrudnienie przez gminę komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej. Powołana ustawa – poza wypłatą ekwiwalentu pieniężnego na rzecz członków ochotniczych straży pożarnych za udział w akcjach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych - nie przewiduje dodatkowych świadczeń pieniężnych dla członków, pełniących społecznie funkcje w strukturze organizacyjnej ochotniczych straży. Wypłaty przedmiotowej nagrody na rzecz Gminnego Komendanta Związku OSP dokonano zatem bez podstawy prawnej -strona 69 protokołu kontroli.
4. Kontrolowana jednostka nie dokonała wyboru banku wykonującego obsługę jej budżetu w trybie określonym przez przepisy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art. 134 ust. 1 ustawy o finansach publicznych - strony 8 i 9 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych
Modernizacja i rozbudowa budynku Szkoły Podstawowej w Kocierzewie Południowym- III etap. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO
1. W treści ogłoszenia o przetargu opublikowanego na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz w lokalnej prasie nie zawarto oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późń. zm.) - strona 90 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie określił wymagań w zakresie wielkości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 11 ustawy o zamówieniach publicznych. Specyfikacja nie określała także terminu, do którego wykonawca będzie związany złożoną ofertą, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 14 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie żądał od oferentów potwierdzania posiadania potencjału technicznego, a także pracowników zdolnych do wykonania zamówienia. Zgodnie ze wzorem oferty, dane te oferent wykazywał informacyjnie, bez konieczności ich potwierdzania. Zamawiający nie żądał również od oferentów potwierdzenia posiadania uprawnień niezbędnych do wykonywania określonych prac lub czynności, pomimo faktu, że w zakres prac modernizacyjnych wchodziły roboty budowlane, wodnokanalizacyjne oraz elektryczne. Zaniechanie żądania potwierdzenia spełnienia wskazanych warunków stanowiło naruszenie art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych. Wskazać należy ponadto, że zgodnie z art.12 ust.2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 106, poz. 1126 z późń. zm.) samodzielne funkcje techniczne w budownictwie mogą wykonywać wyłącznie osoby posiadające odpowiednie wykształcenie techniczne i praktykę zawodową, dostosowane do rodzaju, stopnia skomplikowania działalności i innych wymagań związanych z wykonywaną funkcją, stwierdzone przez wojewodę decyzją zwaną „uprawnieniami budowlanymi”. Zgodnie z art.42 ust.1 powołanej ustawy inwestor jest zobowiązany zapewnić objęcie kierownictwa budowy lub określonych robót budowlanych oraz nadzór nad robotami przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane odpowiedniej specjalności - strona 92 protokołu kontroli.
4. Oferent nr 1, oświadczenie dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, złożył w dniu 15 czerwca 2001 roku, czyli trzy dni przed otwarciem ofert. Składając oświadczenie oferent nie znał innych uczestników postępowania i osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego. Dostarczone przez oferenta oświadczenie było nieważne, w związku z czym, zamawiający po otwarciu ofert zobowiązany był, zgodnie z art. 22 ust. 6 ustawy o zamówieniach publicznych, wezwać na piśmie oferenta do złożenia przedmiotowego oświadczenia – w wyznaczonym przez siebie terminie. W wezwaniu należało wymienić uczestników postępowania oraz osoby po stronie zamawiającego biorące udział w postępowaniu - strona 93, 94 protokołu kontroli.
5. W zestawieniu dokumentów wymaganych od wykonawców (druk ZP-45) wymieniono, między innymi, zapewnienie wymaganego okresu gwarancji i potwierdzenie uprawnień zawodowych branży budowlanej. Składania powyższych dokumentów nie wymagała specyfikacja istotnych warunków zamówienia i nie złożyli ich oferenci. Na druku ZP – 46, dotyczącym oceny spełnienia warunków przez oferentów, komisja przetargowa odnotowała, że dokumenty te zostały złożone, co było niezgodne ze stanem faktycznym - strony 93, 94, 95 protokołu kontroli.
6. W punkcie 25 protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jako uzasadnienie wyboru oferty, wskazano najniższą cenę, co było uzasadnieniem niepełnym. Kryteriami oceny ofert były ponadto wiarygodność ekonomiczna, doświadczenie i warunki płatności. Do tych kryteriów zamawiający nie odniósł się w uzasadnieniu wyboru oferty - strona 94 protokołu kontroli.
7. Postępowanie prowadzone było bez zastosowania obowiązkowych preferencji krajowych, co stanowiło naruszenie § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 roku w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych. Zgodnie z przytoczonym przepisem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane obowiązkowe jest stosowanie preferencji krajowych polegających na użyciu do wykonania zamówienia nie mniej niż 50% wartości surowców i produktów krajowych oraz nie mniej niż 50% udziału podmiotów krajowych w wykonaniu zamówienia.
8. Informacje cenowe z postępowania oraz kopię oferty najkorzystniejszej zamawiający przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji listem zwykłym, co było sprzeczne z § 1 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 43, poz. 260), wg którego informacje cenowe oraz kopię najkorzystniejszej oferty zamawiający przekazuje listem poleconym, najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy - strona 96, 97 protokołu kontroli.
9. Umowę w sprawie udzielenia zamówienia publicznego podpisano w dniu 28 czerwca 2001 roku (umowa nr 1/01/2001). Oświadczenia woli w imieniu Gminy złożyli Pan Robert Sikorski – Wójt Gminy i Pan Stanisław Stańczyk – członek Zarządu Gminy. W dniu 29 marca 2002 roku do umowy nr 1/01/2001 z dnia 28 czerwca 2001 roku spisano aneks nr 1/2002. Na mocy aneksu zmieniono termin zakończenia robót, przesuwając go na dzień 15 sierpnia 2002 roku, jak również zwiększono wartość robót z 531.473,94 zł (netto) do kwoty 637.768,72 zł (netto) - czyli o kwotę 106.294,78 zł. Wartość wprowadzonych robót dodatkowych przekraczała równowartość kwoty 20.000 EURO, co zobowiązywało zamawiającego do żądania od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Takiego zabezpieczenia zamawiający nie zażądał i nie zostało ono przez wykonawcę wniesione. Powyższe naruszało § 1 ust.1 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794 – obecnie nie obowiązujące). Ponadto udzielając zamówienia z wolnej ręki (na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy), o wartości powyżej 20.000 EURO, zamawiający powinien uzyskać zatwierdzenie przedmiotowego trybu ze strony Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Zaniechanie wystąpienia ze stosownym wnioskiem stanowiło naruszenie art.71 ust.1a ustawy o zamówieniach publicznych. Aneks, w imieniu Gminy, podpisany został przez Pana Roberta Sikorskiego – Wójta Gminy i Pana Stanisława Stańczyka – członka Zarządu Gminy - strona 98 protokołu kontroli.
10. Kontrolujący ustalili, że objęte aneksem z dnia 29 marca 2002 roku roboty dodatkowe zostały wcześniej wymienione w trzech protokołach konieczności – z dnia 14 września 2001 roku, z dnia 14 listopada 2001 roku oraz z dnia 1 grudnia 2001 roku. Analiza terminów sporządzenia protokołów konieczności, terminu podpisania aneksu oraz zapisów w dzienniku budowy wykazała, że część robót dodatkowych, wynikających z protokołów konieczności, została wykonana przed podpisaniem aneksu – czyli udzieleniem zamówienia.
Umowa podstawowa w zakresie robót dodatkowych, w § 6 pkt 2 przewidywała możliwość ich wykonywania, wskazując stawki według których będą one rozliczane. Wykonywanie robót dodatkowych powinno poprzedzać jednakże zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej, zgodnie z art.74 ustawy o zamówieniach publicznych. Realizacja robót przed podpisaniem umowy (aneksu), wskazuje na zlecenie ich wykonania z pominięciem ustawy o zamówieniach publicznych - strona 98, 99 protokołu kontroli.
11. Aneksu nr 1/2002 z dnia 29 marca 2002 roku nie kontrasygnował Skarbnik Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późń. zm.) - strona 99 protokołu kontroli.
12. Kontrolujący stwierdzili, że na dzień podpisania umowy z Przedsiębiorstwem Budowlano - Handlowym z Łowicza, której przedmiotem była modernizacja i rozbudowa Szkoły Podstawowej w Kocierzewie Południowym – etap III, z terminem wykonania do dnia 31 marca 2002 roku, jednostka posiadała zaplanowane w budżecie środki na realizację zadania w wysokości 153.000,00 zł. Natomiast wysokość zaciągniętego zobowiązania wynosiła kwotę 568.677,12 zł brutto. Kontrolujący stwierdzili, że Rada Gminy nie podjęła w przedmiotowej sprawie uchwały dotyczącej zaciągnięcia zobowiązania w zakresie podejmowanych inwestycji o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez radę gminy – w oparciu o art.18 ust.2 pkt 9 lit „e” ustawy o samorządzie gminnym. Jednocześnie uchwała budżetowa przyjęta na 2001 rok nie zawierała w swej treści wieloletniego programu inwestycyjnego, o którym mowa w art.110 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do powołanego unormowania uchwała budżetowa może określać, oprócz limitów wydatków na okres roku budżetowego, limity wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne oraz zadania wynikające z kontraktów wojewódzkich, ujmowane w wykazie stanowiącym załącznik do uchwały budżetowej. Wobec braku wskazanej uchwały Rady Gminy podjętej na podstawie ustawy o samorządzie gminnym, jak również wieloletniego programu inwestycyjnego, zaciągnięcie zobowiązania przez Zarząd Gminy nastąpiło z przekroczeniem upoważnienia dla organu wykonawczego w tym zakresie - strona 101, 102 protokołu kontroli.
Wykonanie oświetlenia ulicznego we wsiach Boczki – Delcin - Gągolin Południowy. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości poniżej 30.000 EURO
1. Dokumentacja podstawowych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nie zawierała wszystkich informacji wymaganych przez art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Zgodnie z warunkami postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i ogłoszeniem o przetargu, przedmiotem zamówienia było wykonanie oświetlenia ulicznego we wsi Boczki - Delcin i modernizacja oświetlenia we wsi Gągolin Południowy. Natomiast w § 1 umowy zawartej w dniu 15 października 2002 roku pomiędzy Zarządem Gminy a wykonawcą określono, że przedmiotem umowy jest wykonanie oświetlenia ulicznego we wsi Boczki - Delcin i modernizacja oświetlenia w miejscowościach Gągolin Południowy i Ostrowiec. Z powyższego wynikało, że umowa w części dotyczącej modernizacji oświetlenia we wsi Ostrowiec wykraczała poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w warunkach zamówienia - strona 109 protokołu kontroli.
3. Kontrolujący stwierdzili, że wydatki w kwocie 2.298,39 zł związane z realizacją powyższej inwestycji, poniesione na podstawie rachunku nr 11 z dnia 20 grudnia 2002 roku za sprawowanie nadzoru inwestorskiego, oraz rachunku nr 53/02/VAT/ z dnia 2 grudnia 2002 roku za roboty dodatkowe związane z wykonaniem i modernizacją oświetlenia, ujęto w ewidencji księgowej na koncie 400 jako wydatki bieżące - a nie na koncie 080 służącym do ewidencji kosztów inwestycji. Powyższe było sprzeczne z zapisami obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont, opracowanego na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. (Dz. U. nr 153, poz. 1752). Na wymienionych fakturach przyjęto błędną klasyfikację budżetową. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz.688 z późń. zm. – obecnie nie obowiązujące) wydatki poniesione na podstawie ww. faktur powinny być sklasyfikowane w § 6050, a nie w § 4300 - strona 112 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono, że w Urzędzie Gminy w 2002 roku limit wydatków na wynagrodzenia - wyznaczony kwotą wykonania z 2001 roku - został przekroczony o kwotę 14.772 zł, co było sprzeczne z art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799). Zgodnie z art.3 ust.1 ww. ustawy w 2002 roku wielkość wynagrodzeń nie mogła przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych, w tym m.in. w samorządowych jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, o którym mowa w art. 9a ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (art. 3 ust.1 pkt 2). W kwocie przekroczenia mieściły się, między innymi, wypłacone na rzecz pracowników nagrody o charakterze uznaniowym (kwota 6.450 zł brutto). Pozostałe wydatki poniesiono na wypłatę należności o charakterze obligatoryjnym (wynagrodzenia, nagrody jubileuszowe, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy) – strony 76, 77 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono błędne zaliczenie jednemu z pracowników okresów zatrudnienia uprawniających do wypłaty nagród jubileuszowych za 20 i 25 lat pracy oraz dodatku stażowego - strony 79, 80 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono przypadki rozliczania, w 2001 roku, poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla pracowników Urzędu na przejazd samochodem własnym w jazdach lokalnych i poza teren gminy, pomimo nie podpisania przez Wójta Gminy, z tymi pracownikami, umów cywilnoprawnych dotyczących używania samochodu prywatnego do celów służbowych, co było sprzeczne z § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz. 239 – uchylone z dniem 31 grudnia 2001 roku) - strona 82 protokołu.
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego rozliczania poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla nauczycieli szkół podstawowych i gimnazjum. Przykładowo polecenie wyjazdu z czerwca 2000 roku rozliczono dopiero w maju 2001 roku. Polecenie wyjazdu ze stycznia 2002 roku rozliczono dopiero we wrześniu 2002 roku. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust.1 i art. 24 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), z których wynikał obowiązek bieżącego ewidencjonowania operacji (zdarzeń) gospodarczych.
5. Wójt Gminy wystawiał polecenia wyjazdu służbowego dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych, które następnie były rozliczane na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 151, poz. 1720 – uchylone z dniem 31 grudnia 2002 roku). Powyższe było niezgodne z § 1 tego rozporządzenia, z którego wynikało, że przepisy te mogą być stosowane tylko wobec pracowników - strona 83 protokołu.
6. Koszty podróży służbowych radnych rozliczano na podstawie uchwały Rady Gminy nr XXII/109/2000 z dnia 29 sierpnia 2000 roku, poprzez wypłatę diety w wysokości 70 zł. Według postanowień uchwały dieta pokrywać miała także koszty dojazdów. Powyższe niezgodne byłoz zasadami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 z późn. zm.). Stosownie do przepisów rozporządzenia z tytułu podróży służbowej radnemu przysługują diety i zwrot kosztów podróży, ustalane według zasad określonych w rozporządzeniu. Określone przez radę gminy – na podstawie art.25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym – zasady na jakich radnemu przysługuje dieta, nie mogą prowadzić do zmiany wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących unormowań w zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych radnych. W szczególności, nie jest możliwe ustalenie, co nastąpiło we wskazanej uchwale, reguły ryczałtowego zwrotu kosztów, niezależnie od wysokości kosztów faktycznie poniesionych - strona 85 i 86 protokołu.
7. Stwierdzono podpisywanie przez Wójta Gminy poleceń wyjazdu służbowego dla radnych, co było niezgodne z § 2 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - strona 86 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Stwierdzono błędne zaklasyfikowanie dochodów z tytułu opłat za zarząd i użytkowanie wieczyste nieruchomości w § 075 zamiast w § 047, co było sprzeczne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - strona 54 protokołu kontroli.
2. Przewodniczący komisji przetargowej nie sporządził protokołu z II przetargu na sprzedaż dwóch działek nr 97/1 i nr 97/2, położonych w miejscowości Lenartów, co było niezgodne z § 9 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.) - strona 55 protokołu.
3. W sporządzonym i wywieszonym na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, dotyczącym nieruchomości w Sromowie, nie zamieszczono informacji o możliwości złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.), co stanowiło naruszenie art.35 ust. 2 pkt 12 ww. ustawy - strona 56 protokołu kontroli.
4. Ogłoszenie o przetargu na zbycie nieruchomości, położonej w miejscowości Sromów, podano do publicznej wiadomości po upływie 21 dni od dnia wywieszenia wykazu o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży, co było sprzeczne z art. 38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami - strona 56 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono nieprawidłowości w pobieraniu dochodów z tytułu dzierżawy gruntów rolnych, polegające na :
- braku podpisania w II półroczu 2000 roku dwóch umów dzierżawy, w I półroczu 2001 roku jednej umowy dzierżawy, w sytuacji gdy rolnicy dzierżawili grunty i wpłacali czynsz dzierżawny - strona 58 protokołu kontroli,
- naliczeniu czynszu dzierżawnego za II półrocze 2001 roku dla dzierżawcy z ponad 6 miesięcznym opóźnieniem oraz nie naliczeniu czynszu dzierżawnego za I półrocze 2002 roku dla dwóch dzierżawców - strona 58 protokołu kontroli.
6. Ustalono, że kontrolowana jednostka nie dochodziła od najemcy nieruchomości położonej w miejscowości Wicie, Zakładu Pracy Chronionej „Czartex”, odsetek z tytułu nieterminowych zapłat czynszu - strona 63 protokołu kontroli.
7. Rada Gminy Kocierzew Południowy nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu, który to wymóg wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz.733 z późn. zm.) - strona 60 protokołu kontroli.
8. W okresie od dnia 28 czerwca 2001 do listopada 2002 roku wysokość opłat za zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych ustalana była w oparciu o średnią cenę EURO z dnia wydania decyzji. Było to sprzeczne z art.111 ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.). Według powołanego przepisu opłatę należało ustalić przy zastosowaniu kursu kupna EURO, ogłoszonego przez NBP w dniu wydania zezwolenia - strona 65 protokołu kontroli.
9. Kontrolujący stwierdzili, że Wójt Gminy wydał w latach 2001 – 2002 szereg decyzji dotyczących ulg podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych (w sprawie odroczenia terminu płatności podatku, w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowych, w sprawie umorzenia zaległości podatkowych), przed wydaniem których nie przeprowadzono postępowania wyjaśniającego mającego na celu ustalenia faktycznej sytuacji finansowej podatnika i stwierdzenia, czy występują przesłanki podjęcia określonego rozstrzygnięcia. Zgodnie z art. 122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) organy podatkowe w toku postępowania podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie do art.187 § 1 ww. ustawy organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpoznać cały materiał dowodowy.
10. Wydane decyzje dotyczące ulg podatkowych nie zawierały uzasadnienia faktycznego, co było niezgodne z art. 210 § 1 pkt 6 ww. ustawy - strony 32-36 protokołu kontroli.
11. Stwierdzono, że w okresie od 1997 roku do 2001 roku ulgi w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego przyznawane były bez wydania decyzji, co było niezgodne z art. 13d ust.1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), zgodnie z którym ulgę w powyższym zakresie przyznaje, na wniosek podatnika, w drodze decyzji wójt gminy. Kontrolujący stwierdzili, że od 2002 roku ulgi udzielane były prawidłowo - strona 40 protokołu kontroli.
12. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych w podatku rolnym od osób fizycznych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 – uchylone z dniem 30 listopada 2001 roku) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) - strona 50 protokołu kontroli.
13. Ewidencję upomnień prowadzono niezgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. W załączniku 2 do rozporządzenia określono wzór ewidencji wysyłanych upomnień, który zawiera rubrykę „Data doręczenia upomnienia”. Brak adnotacji, w prowadzonej przez jednostkę ewidencji wysłanych upomnień, o terminie doręczenia upomnienia podatnikowi, uniemożliwił weryfikację terminowości podejmowanych działań windykacyjnych w odniesieniu do podatku od środków transportowych - strona 52 i 53 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków na zakup dostaw i usług
1. Wójt Gminy udzielił w dniu 20 czerwca 2002 roku dla Rolniczej Spółdzielni Produkcyjnej w Boczkach zleceń o numerach: BK-7040/5/2002 i BK-7040/6/2002 na wykonanie usługi polegającej na nawiezieniu żwiru na drogi gruntowe oraz plantowaniu tych dróg, z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. W zleceniach nie określono precyzyjnie przedmiotu usługi oraz jej wartości. Rozliczenie kosztów usługi nastąpiło po jej wykonaniu w oparciu o podane w ofercie stawki roboczogodziny pracy sprzętu - strony 122 i 123 protokołu kontroli.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1. Zarządzenie Wójta Gminy nr 1/2001 z dnia 8 listopada 2001 roku, oraz Zarządzenie nr 4/02 z 8 listopada 2002 roku, powołujące zespoły spisowe w celu przeprowadzenia spisu z natury, nie określały terminu rozpoczęcia inwentaryzacji w 2001 i 2002 roku, do określenia którego obligował Wójta § 6 ust.1 obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji - strona 121 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego wypełniania arkuszy spisowych, polegające na dokonywaniu poprawek ujętych zapisów korektorem i przeprawianiu poszczególnych cyfr i liter, co było niezgodne z art.22 ust. 3 ustawy o rachunkowości - strona 121 protokołu kontroli.
3. Po zakończonym spisie z natury osoby odpowiedzialne materialnie nie złożyły oświadczeń, że nie wnoszą zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu z natury - strona 122 protokołu kontroli.
4. Nie dokonano w 2001 i 2002 roku inwentaryzacji pozostałych na koniec okresu obrachunkowego materiałów biurowych i środków czystości, które znajdowały się w prowadzonym w jednostce magazynku - strona 119 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono błędne zaksięgowanie zakupionych w 2002 roku programów komputerowych na koncie 011 (środki trwałe), zamiast na 020 (wartości niematerialne i prawne), co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - strona 117 protokołu kontroli.
6. Stwierdzono, że w książce środków trwałych zaewidencjonowano w grupie 0/00/004 – drogi wojewódzkie o wartości 154.017,50 zł. W trakcie kontroli kontrolowana jednostka wystąpiła do Powiatowego Zarządu Dróg z pytaniem dotyczącym statusuww. dróg. Po otrzymaniu odpowiedzi - według wyjaśnienia Skarbnika - ewidencja dróg gminnych zostanie odpowiednio skorygowana - strona 116 protokołu kontroli.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić obowiązujące w Urzędzie Gminy procedury wewnętrznej kontroli finansowej, uwzględniając zakres kontroli wynikający z art.35a ust.1 ustawy o finansach publicznych.
2. Zapewnić stosowanie ustalonych procedur kontroli wewnętrznej.
3. Przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych określających zasady przekazywania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego środków na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych. Powierzane do realizacji tym podmiotom zadania publiczne szczegółowo opisywać w zawartych umowach. Przekazując dotacje na wykonywanie zleconych zadań przestrzegać postanowień art.118 ustawy o finansach publicznych.
4. Przestrzegać art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, stosownie do którego bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
5. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconej nagrody (w kwocie netto) na rzecz Komendanta Gminnego Związku OSP.
6. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, a w szczególności:
- art. 30 ustawy, który określa informacje jakie powinny być ujęte w ogłoszeniu o przetargu,
- art.22 ust.4 ustawy w zakresie żądania od wykonawców, w postępowaniu o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia wymogów, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy,
- art.25 ust.1 ustawy określającego treść protokołu postępowania o zamówienie publiczne,
- art.26 ust.1 ustawy określającego treść dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem,
- art.71 ust.1a ustawy, zgodnie z którym zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, przy wartości zamówienia powyżej 20.000 EURO, wymaga zatwierdzenia trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
- § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych, zgodnie z którym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane obowiązkowe jest stosowanie preferencji krajowych polegających na użyciu do wykonania zamówienia nie mniej niż 50% wartości surowców i produktów krajowych oraz nie mniej niż 50% udziału podmiotów krajowych w wykonaniu zamówienia,
- przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne ( Dz. U. nr 115, poz. 1002), określających zasady pobierania i zwrotu zabezpieczenia.
7. Zobowiązania dotyczące realizowanych inwestycji, w wysokości przekraczającej kwoty planowanych na dany rok wydatków, zaciągać w oparciu o stosowne uchwały Rady Gminy, podjęte na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit „e” ustawy o samorządzie gminnym lub w oparciu o limity wydatków określone w uchwalonych na podstawie art.110 ust.1 ustawy o finansach publicznych programach inwestycyjnych.
8. Wydatki dotyczące danego zadania inwestycyjnego księgować na odpowiednim koncie, w celu zapewnienia wyodrębnienia kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych, zgodnie z zakładowym planem kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
9. Ustalić prawidłowo wartość inwestycji wykonania oświetlenia ulicznego we wsiach Boczki – Delcin – Gągolin Południowy.
10. Zapewniać kontrasygnowanie, przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
11. Zapewnić terminowe rozliczanie poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla nauczycieli szkół podstawowych i gimnazjów.
12. Na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990), rozliczać koszty podróży służbowych wyłącznie dla pracowników jednostki.
13. Koszty podróży służbowych radnych pokrywać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy. Mając na względzie powołane przepisy dokonać analizy postanowień uchwały nr I/2/02 z dnia 21 listopada 2002 roku w sprawie zasad otrzymywania diet i wysokości zwrotu kosztów podróży służbowych radnych, w zakresie postanowień wskazujących, że ustalona dla radnego dieta pokrywa koszty podróży służbowych.
14. Przestrzegać klasyfikacji dochodów i wydatków określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634).
15. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać wszystkie informacje wymagane przez art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w szczególności termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy. Ogłoszenie o przetargu może być podane do publicznej wiadomości dopiero po upływie wskazanych terminów, zgodnie z art.38 ust.2 ww. ustawy.
16. Z przeprowadzonych przetargów na sprzedaż nieruchomości sporządzać protokoły, zgodnie z § 9 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
17. Zapewnić bieżące naliczanie i egzekwowanie należności z tytułu czynszu dzierżawnego. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat powyższych należności.
18. Podjąć działania mające na celu uchwalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu – w oparciu o art. 21 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
19. Decyzje w sprawie umorzenia (odmowy umorzenia) zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
20. W uzasadnieniu faktycznym decyzji podatkowej wskazywać dowody, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 Ordynacji podatkowej.
21. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych - w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
22. Prowadzić ewidencję upomnień, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
23. Dokonać korekty w zakresie ewidencji programów komputerowych - z konta 011 na konto 020.
24. W zarządzeniach dotyczących przeprowadzania inwentaryzacji majątku, określać termin jej rozpoczęcia, zgodnie z postanowieniami zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej.
25. Zapewnić prawidłowe wypełnianie arkuszy spisu z natury, korekt zapisów ujętych w arkuszach dokonywać w sposób określony w art.22 ust. 3 ustawy o rachunkowości.
26. Na koniec okresu obrachunkowego dokonywać inwentaryzacji pozostałych w magazynie materiałów biurowych i środków czystości.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosowanie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
1. Przewodniczący Rady Gminy
w Kocierzewie Południowym.
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy w Kocierzewie Południowym
3. aa
Łódź, dnia 2 czerwca 2003 r.
Pan
Robert Sikorski
Wójt Gminy
Kocierzew Południowy
WK – 0915/30/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z póżn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Kocierzew Południowy wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej, zawarte w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy, nie uwzględniały postanowień obowiązującego od dnia 1 stycznia 2002 roku art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późń. zm.), który w sposób istotny rozszerzył zakres kontroli finansowej. Ustalone przez kierownika jednostki procedury kontroli powinny objąć procesy związane z gromadzeniem środków publicznych i ich rozdysponowaniem oraz gospodarowaniem mieniem. Podstawę prawną do ustalenia procedur kontroli stanowi obecnie art.35a ust.3 ww. ustawy - strona 5, 6 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący stwierdzili przypadki nie przestrzegania przyjętych w jednostce procedur kontroli wewnętrznej – szczegółowo opisane w protokole kontroli - strony 6, 19 - 21, 91, 99, 102, 105, 106, 112 - 114 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Na fakturach i na rachunkach dotyczących zakupów dostaw i usług nie zamieszczano adnotacji o ich sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, co było niezgodne z § 9 i 10 obowiązującej w Urzędzie instrukcji w sprawie zasad rachunkowości i obiegu dowodów księgowych. Powyższa nieprawidłowość usunięta została w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi - strona 20 protokołu kontroli.
2. Kontrolowana jednostka dofinansowywała w latach 2001-2002 działalność Ludowych Zespołów Sportowych, poprzez zapłatę faktur lub rachunków wystawianych na Urząd Gminy. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentów dotyczących rejestracji LZS – ów. Zespoły te – jak ustalono w trakcie kontroli - złożyły dokumenty w Starostwie Powiatowym w Łowiczu w celu rejestracji, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 81, poz. 889 z późn. zm.). Dofinansowywanie Ludowych Zespołów Sportowych, w opisanej formie, było praktyką stosowaną od początku lat 90-tych i nie zostało zmienione po wejściu w życie ustawy o finansach publicznych (1 stycznia 1999 rok). Podkreślić należy, że zgodnie z unormowaniami powołanej ustawy przekazywanie środków finansowych na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych powinno być powiązane z realizacją przez nie zadań o charakterze publicznym. Zadania te powinny zostać szczegółowo opisane w umowie zawartej między jednostką samorządu terytorialnego a podmiotem niepublicznym. Nie jest natomiast prawnie dopuszczalne pokrywanie kosztów (w części lub całości) działalności jednostek pozarządowych, jak należy zakwalifikować omawiany stan faktyczny. Na realizację powierzonych zadań podmioty niepubliczne otrzymać mogą dotacje – na podstawie art.118 ustawy o finansach publicznych. Tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczenia oraz sposób kontroli wykonania zleconego zadania powinien zostać określony przez radę gminy w formie uchwały, podjętej w oparciu o art. 118 ust.3 ustawy o finansach publicznych - strony 20 i 21 protokołu kontroli.
3. W 2002 roku Zarząd Gminy, na wniosek Prezydium Gminnego Zarządu OSP, przyznał Komendantowi Gminnemu Związku Ochotniczych Straży Pożarnych nagrodę w wysokości 1.000 zł. Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późń. zm.) określiła w art. 28 i art. 32 zakres finansowania funkcjonowania jednostek ochotniczych straży pożarnych z budżetu gminy. Art.32 ust.3a zezwala na zatrudnienie przez gminę komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej. Powołana ustawa – poza wypłatą ekwiwalentu pieniężnego na rzecz członków ochotniczych straży pożarnych za udział w akcjach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych - nie przewiduje dodatkowych świadczeń pieniężnych dla członków, pełniących społecznie funkcje w strukturze organizacyjnej ochotniczych straży. Wypłaty przedmiotowej nagrody na rzecz Gminnego Komendanta Związku OSP dokonano zatem bez podstawy prawnej -strona 69 protokołu kontroli.
4. Kontrolowana jednostka nie dokonała wyboru banku wykonującego obsługę jej budżetu w trybie określonym przez przepisy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art. 134 ust. 1 ustawy o finansach publicznych - strony 8 i 9 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych
Modernizacja i rozbudowa budynku Szkoły Podstawowej w Kocierzewie Południowym- III etap. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO
1. W treści ogłoszenia o przetargu opublikowanego na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz w lokalnej prasie nie zawarto oświadczenia o stosowaniu preferencji krajowych, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późń. zm.) - strona 90 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie określił wymagań w zakresie wielkości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 11 ustawy o zamówieniach publicznych. Specyfikacja nie określała także terminu, do którego wykonawca będzie związany złożoną ofertą, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 14 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie żądał od oferentów potwierdzania posiadania potencjału technicznego, a także pracowników zdolnych do wykonania zamówienia. Zgodnie ze wzorem oferty, dane te oferent wykazywał informacyjnie, bez konieczności ich potwierdzania. Zamawiający nie żądał również od oferentów potwierdzenia posiadania uprawnień niezbędnych do wykonywania określonych prac lub czynności, pomimo faktu, że w zakres prac modernizacyjnych wchodziły roboty budowlane, wodnokanalizacyjne oraz elektryczne. Zaniechanie żądania potwierdzenia spełnienia wskazanych warunków stanowiło naruszenie art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych. Wskazać należy ponadto, że zgodnie z art.12 ust.2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 106, poz. 1126 z późń. zm.) samodzielne funkcje techniczne w budownictwie mogą wykonywać wyłącznie osoby posiadające odpowiednie wykształcenie techniczne i praktykę zawodową, dostosowane do rodzaju, stopnia skomplikowania działalności i innych wymagań związanych z wykonywaną funkcją, stwierdzone przez wojewodę decyzją zwaną „uprawnieniami budowlanymi”. Zgodnie z art.42 ust.1 powołanej ustawy inwestor jest zobowiązany zapewnić objęcie kierownictwa budowy lub określonych robót budowlanych oraz nadzór nad robotami przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane odpowiedniej specjalności - strona 92 protokołu kontroli.
4. Oferent nr 1, oświadczenie dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, złożył w dniu 15 czerwca 2001 roku, czyli trzy dni przed otwarciem ofert. Składając oświadczenie oferent nie znał innych uczestników postępowania i osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego. Dostarczone przez oferenta oświadczenie było nieważne, w związku z czym, zamawiający po otwarciu ofert zobowiązany był, zgodnie z art. 22 ust. 6 ustawy o zamówieniach publicznych, wezwać na piśmie oferenta do złożenia przedmiotowego oświadczenia – w wyznaczonym przez siebie terminie. W wezwaniu należało wymienić uczestników postępowania oraz osoby po stronie zamawiającego biorące udział w postępowaniu - strona 93, 94 protokołu kontroli.
5. W zestawieniu dokumentów wymaganych od wykonawców (druk ZP-45) wymieniono, między innymi, zapewnienie wymaganego okresu gwarancji i potwierdzenie uprawnień zawodowych branży budowlanej. Składania powyższych dokumentów nie wymagała specyfikacja istotnych warunków zamówienia i nie złożyli ich oferenci. Na druku ZP – 46, dotyczącym oceny spełnienia warunków przez oferentów, komisja przetargowa odnotowała, że dokumenty te zostały złożone, co było niezgodne ze stanem faktycznym - strony 93, 94, 95 protokołu kontroli.
6. W punkcie 25 protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jako uzasadnienie wyboru oferty, wskazano najniższą cenę, co było uzasadnieniem niepełnym. Kryteriami oceny ofert były ponadto wiarygodność ekonomiczna, doświadczenie i warunki płatności. Do tych kryteriów zamawiający nie odniósł się w uzasadnieniu wyboru oferty - strona 94 protokołu kontroli.
7. Postępowanie prowadzone było bez zastosowania obowiązkowych preferencji krajowych, co stanowiło naruszenie § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 roku w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych. Zgodnie z przytoczonym przepisem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane obowiązkowe jest stosowanie preferencji krajowych polegających na użyciu do wykonania zamówienia nie mniej niż 50% wartości surowców i produktów krajowych oraz nie mniej niż 50% udziału podmiotów krajowych w wykonaniu zamówienia.
8. Informacje cenowe z postępowania oraz kopię oferty najkorzystniejszej zamawiający przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji listem zwykłym, co było sprzeczne z § 1 ust.2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 43, poz. 260), wg którego informacje cenowe oraz kopię najkorzystniejszej oferty zamawiający przekazuje listem poleconym, najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy - strona 96, 97 protokołu kontroli.
9. Umowę w sprawie udzielenia zamówienia publicznego podpisano w dniu 28 czerwca 2001 roku (umowa nr 1/01/2001). Oświadczenia woli w imieniu Gminy złożyli Pan Robert Sikorski – Wójt Gminy i Pan Stanisław Stańczyk – członek Zarządu Gminy. W dniu 29 marca 2002 roku do umowy nr 1/01/2001 z dnia 28 czerwca 2001 roku spisano aneks nr 1/2002. Na mocy aneksu zmieniono termin zakończenia robót, przesuwając go na dzień 15 sierpnia 2002 roku, jak również zwiększono wartość robót z 531.473,94 zł (netto) do kwoty 637.768,72 zł (netto) - czyli o kwotę 106.294,78 zł. Wartość wprowadzonych robót dodatkowych przekraczała równowartość kwoty 20.000 EURO, co zobowiązywało zamawiającego do żądania od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Takiego zabezpieczenia zamawiający nie zażądał i nie zostało ono przez wykonawcę wniesione. Powyższe naruszało § 1 ust.1 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794 – obecnie nie obowiązujące). Ponadto udzielając zamówienia z wolnej ręki (na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy), o wartości powyżej 20.000 EURO, zamawiający powinien uzyskać zatwierdzenie przedmiotowego trybu ze strony Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Zaniechanie wystąpienia ze stosownym wnioskiem stanowiło naruszenie art.71 ust.1a ustawy o zamówieniach publicznych. Aneks, w imieniu Gminy, podpisany został przez Pana Roberta Sikorskiego – Wójta Gminy i Pana Stanisława Stańczyka – członka Zarządu Gminy - strona 98 protokołu kontroli.
10. Kontrolujący ustalili, że objęte aneksem z dnia 29 marca 2002 roku roboty dodatkowe zostały wcześniej wymienione w trzech protokołach konieczności – z dnia 14 września 2001 roku, z dnia 14 listopada 2001 roku oraz z dnia 1 grudnia 2001 roku. Analiza terminów sporządzenia protokołów konieczności, terminu podpisania aneksu oraz zapisów w dzienniku budowy wykazała, że część robót dodatkowych, wynikających z protokołów konieczności, została wykonana przed podpisaniem aneksu – czyli udzieleniem zamówienia.
Umowa podstawowa w zakresie robót dodatkowych, w § 6 pkt 2 przewidywała możliwość ich wykonywania, wskazując stawki według których będą one rozliczane. Wykonywanie robót dodatkowych powinno poprzedzać jednakże zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej, zgodnie z art.74 ustawy o zamówieniach publicznych. Realizacja robót przed podpisaniem umowy (aneksu), wskazuje na zlecenie ich wykonania z pominięciem ustawy o zamówieniach publicznych - strona 98, 99 protokołu kontroli.
11. Aneksu nr 1/2002 z dnia 29 marca 2002 roku nie kontrasygnował Skarbnik Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późń. zm.) - strona 99 protokołu kontroli.
12. Kontrolujący stwierdzili, że na dzień podpisania umowy z Przedsiębiorstwem Budowlano - Handlowym z Łowicza, której przedmiotem była modernizacja i rozbudowa Szkoły Podstawowej w Kocierzewie Południowym – etap III, z terminem wykonania do dnia 31 marca 2002 roku, jednostka posiadała zaplanowane w budżecie środki na realizację zadania w wysokości 153.000,00 zł. Natomiast wysokość zaciągniętego zobowiązania wynosiła kwotę 568.677,12 zł brutto. Kontrolujący stwierdzili, że Rada Gminy nie podjęła w przedmiotowej sprawie uchwały dotyczącej zaciągnięcia zobowiązania w zakresie podejmowanych inwestycji o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez radę gminy – w oparciu o art.18 ust.2 pkt 9 lit „e” ustawy o samorządzie gminnym. Jednocześnie uchwała budżetowa przyjęta na 2001 rok nie zawierała w swej treści wieloletniego programu inwestycyjnego, o którym mowa w art.110 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do powołanego unormowania uchwała budżetowa może określać, oprócz limitów wydatków na okres roku budżetowego, limity wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne oraz zadania wynikające z kontraktów wojewódzkich, ujmowane w wykazie stanowiącym załącznik do uchwały budżetowej. Wobec braku wskazanej uchwały Rady Gminy podjętej na podstawie ustawy o samorządzie gminnym, jak również wieloletniego programu inwestycyjnego, zaciągnięcie zobowiązania przez Zarząd Gminy nastąpiło z przekroczeniem upoważnienia dla organu wykonawczego w tym zakresie - strona 101, 102 protokołu kontroli.
Wykonanie oświetlenia ulicznego we wsiach Boczki – Delcin - Gągolin Południowy. Zamówienie publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości poniżej 30.000 EURO
1. Dokumentacja podstawowych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nie zawierała wszystkich informacji wymaganych przez art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Zgodnie z warunkami postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i ogłoszeniem o przetargu, przedmiotem zamówienia było wykonanie oświetlenia ulicznego we wsi Boczki - Delcin i modernizacja oświetlenia we wsi Gągolin Południowy. Natomiast w § 1 umowy zawartej w dniu 15 października 2002 roku pomiędzy Zarządem Gminy a wykonawcą określono, że przedmiotem umowy jest wykonanie oświetlenia ulicznego we wsi Boczki - Delcin i modernizacja oświetlenia w miejscowościach Gągolin Południowy i Ostrowiec. Z powyższego wynikało, że umowa w części dotyczącej modernizacji oświetlenia we wsi Ostrowiec wykraczała poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w warunkach zamówienia - strona 109 protokołu kontroli.
3. Kontrolujący stwierdzili, że wydatki w kwocie 2.298,39 zł związane z realizacją powyższej inwestycji, poniesione na podstawie rachunku nr 11 z dnia 20 grudnia 2002 roku za sprawowanie nadzoru inwestorskiego, oraz rachunku nr 53/02/VAT/ z dnia 2 grudnia 2002 roku za roboty dodatkowe związane z wykonaniem i modernizacją oświetlenia, ujęto w ewidencji księgowej na koncie 400 jako wydatki bieżące - a nie na koncie 080 służącym do ewidencji kosztów inwestycji. Powyższe było sprzeczne z zapisami obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont, opracowanego na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. (Dz. U. nr 153, poz. 1752). Na wymienionych fakturach przyjęto błędną klasyfikację budżetową. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz.688 z późń. zm. – obecnie nie obowiązujące) wydatki poniesione na podstawie ww. faktur powinny być sklasyfikowane w § 6050, a nie w § 4300 - strona 112 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono, że w Urzędzie Gminy w 2002 roku limit wydatków na wynagrodzenia - wyznaczony kwotą wykonania z 2001 roku - został przekroczony o kwotę 14.772 zł, co było sprzeczne z art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799). Zgodnie z art.3 ust.1 ww. ustawy w 2002 roku wielkość wynagrodzeń nie mogła przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych, w tym m.in. w samorządowych jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, o którym mowa w art. 9a ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (art. 3 ust.1 pkt 2). W kwocie przekroczenia mieściły się, między innymi, wypłacone na rzecz pracowników nagrody o charakterze uznaniowym (kwota 6.450 zł brutto). Pozostałe wydatki poniesiono na wypłatę należności o charakterze obligatoryjnym (wynagrodzenia, nagrody jubileuszowe, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy) – strony 76, 77 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono błędne zaliczenie jednemu z pracowników okresów zatrudnienia uprawniających do wypłaty nagród jubileuszowych za 20 i 25 lat pracy oraz dodatku stażowego - strony 79, 80 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono przypadki rozliczania, w 2001 roku, poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla pracowników Urzędu na przejazd samochodem własnym w jazdach lokalnych i poza teren gminy, pomimo nie podpisania przez Wójta Gminy, z tymi pracownikami, umów cywilnoprawnych dotyczących używania samochodu prywatnego do celów służbowych, co było sprzeczne z § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania i zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz. 239 – uchylone z dniem 31 grudnia 2001 roku) - strona 82 protokołu.
4. Stwierdzono przypadki nieterminowego rozliczania poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla nauczycieli szkół podstawowych i gimnazjum. Przykładowo polecenie wyjazdu z czerwca 2000 roku rozliczono dopiero w maju 2001 roku. Polecenie wyjazdu ze stycznia 2002 roku rozliczono dopiero we wrześniu 2002 roku. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust.1 i art. 24 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), z których wynikał obowiązek bieżącego ewidencjonowania operacji (zdarzeń) gospodarczych.
5. Wójt Gminy wystawiał polecenia wyjazdu służbowego dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych, które następnie były rozliczane na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 151, poz. 1720 – uchylone z dniem 31 grudnia 2002 roku). Powyższe było niezgodne z § 1 tego rozporządzenia, z którego wynikało, że przepisy te mogą być stosowane tylko wobec pracowników - strona 83 protokołu.
6. Koszty podróży służbowych radnych rozliczano na podstawie uchwały Rady Gminy nr XXII/109/2000 z dnia 29 sierpnia 2000 roku, poprzez wypłatę diety w wysokości 70 zł. Według postanowień uchwały dieta pokrywać miała także koszty dojazdów. Powyższe niezgodne byłoz zasadami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 z późn. zm.). Stosownie do przepisów rozporządzenia z tytułu podróży służbowej radnemu przysługują diety i zwrot kosztów podróży, ustalane według zasad określonych w rozporządzeniu. Określone przez radę gminy – na podstawie art.25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym – zasady na jakich radnemu przysługuje dieta, nie mogą prowadzić do zmiany wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących unormowań w zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych radnych. W szczególności, nie jest możliwe ustalenie, co nastąpiło we wskazanej uchwale, reguły ryczałtowego zwrotu kosztów, niezależnie od wysokości kosztów faktycznie poniesionych - strona 85 i 86 protokołu.
7. Stwierdzono podpisywanie przez Wójta Gminy poleceń wyjazdu służbowego dla radnych, co było niezgodne z § 2 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - strona 86 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Stwierdzono błędne zaklasyfikowanie dochodów z tytułu opłat za zarząd i użytkowanie wieczyste nieruchomości w § 075 zamiast w § 047, co było sprzeczne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - strona 54 protokołu kontroli.
2. Przewodniczący komisji przetargowej nie sporządził protokołu z II przetargu na sprzedaż dwóch działek nr 97/1 i nr 97/2, położonych w miejscowości Lenartów, co było niezgodne z § 9 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.) - strona 55 protokołu.
3. W sporządzonym i wywieszonym na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, dotyczącym nieruchomości w Sromowie, nie zamieszczono informacji o możliwości złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.), co stanowiło naruszenie art.35 ust. 2 pkt 12 ww. ustawy - strona 56 protokołu kontroli.
4. Ogłoszenie o przetargu na zbycie nieruchomości, położonej w miejscowości Sromów, podano do publicznej wiadomości po upływie 21 dni od dnia wywieszenia wykazu o przeznaczeniu nieruchomości do sprzedaży, co było sprzeczne z art. 38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami - strona 56 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono nieprawidłowości w pobieraniu dochodów z tytułu dzierżawy gruntów rolnych, polegające na :
- braku podpisania w II półroczu 2000 roku dwóch umów dzierżawy, w I półroczu 2001 roku jednej umowy dzierżawy, w sytuacji gdy rolnicy dzierżawili grunty i wpłacali czynsz dzierżawny - strona 58 protokołu kontroli,
- naliczeniu czynszu dzierżawnego za II półrocze 2001 roku dla dzierżawcy z ponad 6 miesięcznym opóźnieniem oraz nie naliczeniu czynszu dzierżawnego za I półrocze 2002 roku dla dwóch dzierżawców - strona 58 protokołu kontroli.
6. Ustalono, że kontrolowana jednostka nie dochodziła od najemcy nieruchomości położonej w miejscowości Wicie, Zakładu Pracy Chronionej „Czartex”, odsetek z tytułu nieterminowych zapłat czynszu - strona 63 protokołu kontroli.
7. Rada Gminy Kocierzew Południowy nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu, który to wymóg wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz.733 z późn. zm.) - strona 60 protokołu kontroli.
8. W okresie od dnia 28 czerwca 2001 do listopada 2002 roku wysokość opłat za zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych ustalana była w oparciu o średnią cenę EURO z dnia wydania decyzji. Było to sprzeczne z art.111 ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.). Według powołanego przepisu opłatę należało ustalić przy zastosowaniu kursu kupna EURO, ogłoszonego przez NBP w dniu wydania zezwolenia - strona 65 protokołu kontroli.
9. Kontrolujący stwierdzili, że Wójt Gminy wydał w latach 2001 – 2002 szereg decyzji dotyczących ulg podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych (w sprawie odroczenia terminu płatności podatku, w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowych, w sprawie umorzenia zaległości podatkowych), przed wydaniem których nie przeprowadzono postępowania wyjaśniającego mającego na celu ustalenia faktycznej sytuacji finansowej podatnika i stwierdzenia, czy występują przesłanki podjęcia określonego rozstrzygnięcia. Zgodnie z art. 122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) organy podatkowe w toku postępowania podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie do art.187 § 1 ww. ustawy organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpoznać cały materiał dowodowy.
10. Wydane decyzje dotyczące ulg podatkowych nie zawierały uzasadnienia faktycznego, co było niezgodne z art. 210 § 1 pkt 6 ww. ustawy - strony 32-36 protokołu kontroli.
11. Stwierdzono, że w okresie od 1997 roku do 2001 roku ulgi w zakresie podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego przyznawane były bez wydania decyzji, co było niezgodne z art. 13d ust.1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), zgodnie z którym ulgę w powyższym zakresie przyznaje, na wniosek podatnika, w drodze decyzji wójt gminy. Kontrolujący stwierdzili, że od 2002 roku ulgi udzielane były prawidłowo - strona 40 protokołu kontroli.
12. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych w podatku rolnym od osób fizycznych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 – uchylone z dniem 30 listopada 2001 roku) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.) - strona 50 protokołu kontroli.
13. Ewidencję upomnień prowadzono niezgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. W załączniku 2 do rozporządzenia określono wzór ewidencji wysyłanych upomnień, który zawiera rubrykę „Data doręczenia upomnienia”. Brak adnotacji, w prowadzonej przez jednostkę ewidencji wysłanych upomnień, o terminie doręczenia upomnienia podatnikowi, uniemożliwił weryfikację terminowości podejmowanych działań windykacyjnych w odniesieniu do podatku od środków transportowych - strona 52 i 53 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków na zakup dostaw i usług
1. Wójt Gminy udzielił w dniu 20 czerwca 2002 roku dla Rolniczej Spółdzielni Produkcyjnej w Boczkach zleceń o numerach: BK-7040/5/2002 i BK-7040/6/2002 na wykonanie usługi polegającej na nawiezieniu żwiru na drogi gruntowe oraz plantowaniu tych dróg, z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. W zleceniach nie określono precyzyjnie przedmiotu usługi oraz jej wartości. Rozliczenie kosztów usługi nastąpiło po jej wykonaniu w oparciu o podane w ofercie stawki roboczogodziny pracy sprzętu - strony 122 i 123 protokołu kontroli.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1. Zarządzenie Wójta Gminy nr 1/2001 z dnia 8 listopada 2001 roku, oraz Zarządzenie nr 4/02 z 8 listopada 2002 roku, powołujące zespoły spisowe w celu przeprowadzenia spisu z natury, nie określały terminu rozpoczęcia inwentaryzacji w 2001 i 2002 roku, do określenia którego obligował Wójta § 6 ust.1 obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji - strona 121 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego wypełniania arkuszy spisowych, polegające na dokonywaniu poprawek ujętych zapisów korektorem i przeprawianiu poszczególnych cyfr i liter, co było niezgodne z art.22 ust. 3 ustawy o rachunkowości - strona 121 protokołu kontroli.
3. Po zakończonym spisie z natury osoby odpowiedzialne materialnie nie złożyły oświadczeń, że nie wnoszą zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu z natury - strona 122 protokołu kontroli.
4. Nie dokonano w 2001 i 2002 roku inwentaryzacji pozostałych na koniec okresu obrachunkowego materiałów biurowych i środków czystości, które znajdowały się w prowadzonym w jednostce magazynku - strona 119 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono błędne zaksięgowanie zakupionych w 2002 roku programów komputerowych na koncie 011 (środki trwałe), zamiast na 020 (wartości niematerialne i prawne), co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - strona 117 protokołu kontroli.
6. Stwierdzono, że w książce środków trwałych zaewidencjonowano w grupie 0/00/004 – drogi wojewódzkie o wartości 154.017,50 zł. W trakcie kontroli kontrolowana jednostka wystąpiła do Powiatowego Zarządu Dróg z pytaniem dotyczącym statusuww. dróg. Po otrzymaniu odpowiedzi - według wyjaśnienia Skarbnika - ewidencja dróg gminnych zostanie odpowiednio skorygowana - strona 116 protokołu kontroli.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić obowiązujące w Urzędzie Gminy procedury wewnętrznej kontroli finansowej, uwzględniając zakres kontroli wynikający z art.35a ust.1 ustawy o finansach publicznych.
2. Zapewnić stosowanie ustalonych procedur kontroli wewnętrznej.
3. Przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych określających zasady przekazywania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego środków na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych. Powierzane do realizacji tym podmiotom zadania publiczne szczegółowo opisywać w zawartych umowach. Przekazując dotacje na wykonywanie zleconych zadań przestrzegać postanowień art.118 ustawy o finansach publicznych.
4. Przestrzegać art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, stosownie do którego bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
5. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconej nagrody (w kwocie netto) na rzecz Komendanta Gminnego Związku OSP.
6. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, a w szczególności:
- art. 30 ustawy, który określa informacje jakie powinny być ujęte w ogłoszeniu o przetargu,
- art.22 ust.4 ustawy w zakresie żądania od wykonawców, w postępowaniu o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia wymogów, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy,
- art.25 ust.1 ustawy określającego treść protokołu postępowania o zamówienie publiczne,
- art.26 ust.1 ustawy określającego treść dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem,
- art.71 ust.1a ustawy, zgodnie z którym zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, przy wartości zamówienia powyżej 20.000 EURO, wymaga zatwierdzenia trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
- § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych, zgodnie z którym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane obowiązkowe jest stosowanie preferencji krajowych polegających na użyciu do wykonania zamówienia nie mniej niż 50% wartości surowców i produktów krajowych oraz nie mniej niż 50% udziału podmiotów krajowych w wykonaniu zamówienia,
- przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne ( Dz. U. nr 115, poz. 1002), określających zasady pobierania i zwrotu zabezpieczenia.
7. Zobowiązania dotyczące realizowanych inwestycji, w wysokości przekraczającej kwoty planowanych na dany rok wydatków, zaciągać w oparciu o stosowne uchwały Rady Gminy, podjęte na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit „e” ustawy o samorządzie gminnym lub w oparciu o limity wydatków określone w uchwalonych na podstawie art.110 ust.1 ustawy o finansach publicznych programach inwestycyjnych.
8. Wydatki dotyczące danego zadania inwestycyjnego księgować na odpowiednim koncie, w celu zapewnienia wyodrębnienia kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych, zgodnie z zakładowym planem kont oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
9. Ustalić prawidłowo wartość inwestycji wykonania oświetlenia ulicznego we wsiach Boczki – Delcin – Gągolin Południowy.
10. Zapewniać kontrasygnowanie, przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
11. Zapewnić terminowe rozliczanie poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla nauczycieli szkół podstawowych i gimnazjów.
12. Na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990), rozliczać koszty podróży służbowych wyłącznie dla pracowników jednostki.
13. Koszty podróży służbowych radnych pokrywać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy. Mając na względzie powołane przepisy dokonać analizy postanowień uchwały nr I/2/02 z dnia 21 listopada 2002 roku w sprawie zasad otrzymywania diet i wysokości zwrotu kosztów podróży służbowych radnych, w zakresie postanowień wskazujących, że ustalona dla radnego dieta pokrywa koszty podróży służbowych.
14. Przestrzegać klasyfikacji dochodów i wydatków określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634).
15. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać wszystkie informacje wymagane przez art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w szczególności termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art.34 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy. Ogłoszenie o przetargu może być podane do publicznej wiadomości dopiero po upływie wskazanych terminów, zgodnie z art.38 ust.2 ww. ustawy.
16. Z przeprowadzonych przetargów na sprzedaż nieruchomości sporządzać protokoły, zgodnie z § 9 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
17. Zapewnić bieżące naliczanie i egzekwowanie należności z tytułu czynszu dzierżawnego. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat powyższych należności.
18. Podjąć działania mające na celu uchwalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu – w oparciu o art. 21 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
19. Decyzje w sprawie umorzenia (odmowy umorzenia) zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
20. W uzasadnieniu faktycznym decyzji podatkowej wskazywać dowody, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 Ordynacji podatkowej.
21. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych - w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
22. Prowadzić ewidencję upomnień, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
23. Dokonać korekty w zakresie ewidencji programów komputerowych - z konta 011 na konto 020.
24. W zarządzeniach dotyczących przeprowadzania inwentaryzacji majątku, określać termin jej rozpoczęcia, zgodnie z postanowieniami zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej.
25. Zapewnić prawidłowe wypełnianie arkuszy spisu z natury, korekt zapisów ujętych w arkuszach dokonywać w sposób określony w art.22 ust. 3 ustawy o rachunkowości.
26. Na koniec okresu obrachunkowego dokonywać inwentaryzacji pozostałych w magazynie materiałów biurowych i środków czystości.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosowanie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
1. Przewodniczący Rady Gminy
w Kocierzewie Południowym.
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy w Kocierzewie Południowym
3. aa