Gm. Godzianów - Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku
XMLTreść
Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku w zakresie zamówień publicznych, realizacji inwestycji, dochodów podatkowych i wydatków osobowych.
Łódź, dnia 9 kwietnia 2003 r.
Pan
Paweł Karasek
Wójt Gminy Godzianów
WK – 0915/18/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577) zawiadamiam, że doraźna kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Godzianów wykazała następujące nieprawidłowości:W ZAKRESIE WEWNĘTRZNEJ KONTROLI FINANSOWEJ
Zarząd Gminy nie przeprowadzał kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie określonym przez art.127 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148). Zgodnie z powołanym przepisem organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie przez podległe jednostki sektora finansów publicznych (jednostki organizacyjne) ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
W ZAKRESIE REALIZACJI INWESTYCJI I PRZESTRZEGANIA PRZEPISÓW USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH
Kontrolujący objęli kontrolą postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu dwustopniowego, na wykonanie koncepcji projektu wraz z uzgodnieniami oraz uzyskanie pozwolenia na budowę i realizację sali gimnastycznej wraz z zapleczem przy Szkole Podstawowej w Godzianowie. Wartość zamówienia wynosiła powyżej 200.000 EURO. Zamówienia udzielono w maju 2001 roku. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono:
1. Zamawiający prowadził dokumentację postępowania w sposób niestaranny. Kontrolujący stwierdzili przypadki podawania danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym. Przykładowo w druku ZP-31 wskazano, że zaproszenia do złożenia ofert ostatecznych wysłano do 6-ciu oferentów, podczas gdy z dokumentacji źródłowej znajdującej się w Urzędzie Gminy wynikało, że zaproszenia takie wystosowano do 8 oferentów. W treści ogłoszenia o wynikach postępowania przetargowego (druk ZP – 150) zamawiający podał, że złożone zostały dwie oferty, podczas gdy ofert wstępnych złożono 13, a ostatecznych 6. Na druku nie podano ilości ofert odrzuconych.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł opisu innych niż cena kryteriów oceny ofert, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Oprócz ceny jako kryteria wyboru oferty ustalono jakość (20%), doświadczenie i przygotowanie techniczne (10%) oraz wiarygodność (10%). Oprócz podania nazw kryteriów i ich znaczenia (wagi procentowej w ogólnej ocenie) zamawiający nie podał w oparciu o jakie dokumenty i przesłanki oceniać będzie złożone oferty w przypadku pozostałych kryteriów. Dokładne opisanie kryteriów oceny ofert pozwala na zminimalizowanie elementów dowolności i arbitralności w dokonywanych przez zamawiającego wyborach. Brak wiedzy co do podstaw formułowania przez zamawiającego ocen w ramach tzw. „kryteriów niemierzalnych” czyni jego decyzje prawie zupełnie nieweryfikowalne. Podkreślić należy, że powyższe uwagi mają ścisły związek z postanowieniami art.16 ustawy o zamówieniach publicznych, nakładającymi na zamawiającego obowiązek prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji. W odniesieniu do badanego postępowania kontrolujący stwierdzili, że żaden z członków komisji przetargowej nie podał na karcie indywidualnej oceny oferty uzasadnienia dla przyznawanej ofercie liczby punktów. W protokole postępowania brak było ponadto uzasadnienia wyboru oferty, który to element wymagany był przez art.25 ust.1 pkt 15 ustawy o zamówieniach publicznych. W miejsce uzasadnienia, w protokole znalazł się ogólnikowy zapis, że wybrano ofertę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów we wszystkich kryteriach. Zapis ten był niezgodny ze stanem faktycznym, gdyż wybrana oferta nie była ofertą z najniższą ceną i w zakresie kryterium ceny nie uzyskała najwyższej liczby punktów.
3. Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, pomiędzy Gminą Godzianów a firmą „MIRBUD-BIS” spółka z o. o. zawarta została w dniu 30 maja 2001 roku. Zawarcie umowy nastąpiło z naruszeniem art. 51 ust 1 ustawy o zamówieniach publicznych, ponieważ umowę podpisano po upływie terminu związania ofertą, który według specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynosił 45 dni. Oferta firmy „MIRBUD-BIS” została złożona do II-go etapu przetargu dwustopniowego w dniu 30 marca 2001 roku. Rozstrzygnięcie przetargu nastąpiło w dniu 27 kwietnia 2001 roku. Wadium do przetargu dwustopniowego wniesione zostało przez ww. firmę w formie gwarancji Banku Polska Kasa Opieki S.A. z dnia 21 marca 2001 roku, wystawionej na okres od dnia 29 marca 2001 roku do dnia 16 maja 2001 roku. Umowa z wykonawcą została zawarta 14 dni po wygaśnięciu gwarancji. Mimo upływu terminu związania ofertą zamawiający nie wystąpił do oferentów o przedłużenie przedmiotowego terminu, stosownie do unormowania zawartego w art.40 ust.2 ww. ustawy. Przedłużenie okresu związania ofertą powinno być powiązane z przedłużeniem okresu ważności wadium (lub wniesieniem nowego wadium), co w omawianej sytuacji nie nastąpiło.
4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy z dnia 30 maja 2001 roku zostało wniesione przez wykonawcę w dniu 26 lutego 2002 roku w formie gwarancji Nr PLD 103739 Sopockiego Towarzystwa Ubezpieczeniowego „ERGO – HESTIA”. Wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy nastąpiło 8 miesięcy po podpisaniu umowy. Gwarancję na okres od dnia 12 czerwca 2001 roku do dnia 31 grudnia 2002 roku. Po upływie tej daty umowa ponownie nie była zabezpieczona wniesieniem kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy. W czasie przeprowadzania kontroli przez inspektorów RIO w Łodzi Gmina Godzianów wyegzekwowała od wykonawcy 30% kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
5. W treści umowy z dnia 30 maja 2001 roku zawartej z „MIRBUD – BIS” wyznaczono termin realizacji zamówienia do 10 czerwca 2004 roku, niezgodny z wymogami specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz ofertą ostateczną złożoną przez „MIRBUD – BIS”. W harmonogramie rzeczowo – finansowym, stanowiącym załącznik do oferty ostatecznej wykonawca zobowiązał się do realizacji zamówienia w terminie do lipca 2002 roku. Według wyjaśnień Skarbnika Gminy Godzianów, przyjęcie w umowie terminu realizacji zamówienia dłuższego niż w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i ofercie ostatecznej związane było z ograniczonymi możliwościami finansowymi Gminy Godzianów.
6. W dniu 11 marca 2002 roku zawarte zostało trójstronne porozumienie w sprawie realizacji umowy Nr 01/05/2001 z dnia 30 maja 2001 roku na wykonanie sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Godzianowie. Na mocy ww. porozumienia były wykonawca „MIRBUD – BIS” Spółka z o.o. przeniósł wszystkie prawa i obowiązki wynikające z treści umowy na nowego wykonawcę - firmę „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o. Stronami umowy pozostały: Gmina Godzianów i „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o.
W dniu 6 listopada 2002 zawarte zostało kolejne trójstronne porozumienie w sprawie realizacji umowy Nr 01/05/2001 z dnia 30 maja 2001 roku.
Na mocy porozumienia były wykonawca „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o. przeniósł wszystkie prawa i obowiązki wynikające z treści umowy na „MIRBUD – PLUS” Spółka z oo.
Podpisanie porozumień, na mocy których zamówienie miały realizować inne podmioty niż wykonawca wyłoniony w trybie przetargu dwustopniowego nastąpiło z naruszeniem art.12a ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamówienie może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych. W szczególności podkreślić należy, że zamawiający nie zweryfikował czy podmioty wstępujące w prawa i obowiązki wynikające z umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego nie podlegały wykluczeniu na podstawie art.19 ustawy o zamówieniach publicznych oraz czy spełniały warunki określone w art.22 ust.2 ww. ustawy.
W imieniu Gminy porozumienia podpisane zostały przez Wójta Gminy Pana Jana Jackowskiego i członka Zarządu Gminy Panią Jadwigę Markiewicz.
7. W związku z realizacją umowy Nr 01/05/2001 z dnia 30 maja 2001 roku, zawartej z „MIRBUD – BIS’ Spółka z o.o., stwierdzono:
- nadpłacono kwotę 54 zł przy regulowaniu zobowiązań z tytułu faktury VAT nr 2/001/02 wystawionej w dniu 7 stycznia 2002 roku przez „MIRBUD – BIS” Spółka z o.o. na kwotę 40.000,88 zł,
- zobowiązania z tytułu faktury VAT Nr 44/P1/02 z dnia 20 marca 2002 roku oraz faktury VAT Nr 62/P1/02 z dnia 2 kwietnia 2002 roku, wystawionych za wykonane roboty budowlane przez „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o. regulowane były przez Gminę Godzianów, poleceniami przelewu bankowego, na rachunki wierzycieli spółki. Dyspozycji finansowych dokonano w oparciu o umowy przejęcia długu zawarte między Gminą Godzianów a spółką „MIRBUD – SYSTEM” (za zgodą wierzycieli spółki). W treści umów przejęcia długu brak było zapisu, że przejęcie długu „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o. związane jest z zaspokojeniem roszczeń spółki wynikających z umowy o wykonanie sali gimnastycznej.
Stwierdzone w czasie kontroli naruszenia zasad i form udzielenia zamówienia publicznego wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU PODATKÓW
1. Zaniechano w 2001 roku wystawiania tytułów wykonawczych w odniesieniu do zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 – obecnie nie obowiązujące), przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. Nr 74, poz. 790 – obecnie nie obowiązujące) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
2. W wyniku kontroli realizacji przez Gminę Godzianów dochodów z tytułu podatku od nieruchomości ustalono, że po stronie Gminy powstał obowiązek zwrotu nadpłaty z tytułu przedmiotowego podatku na rzecz podatnika „X”. Według wyliczeń pracownika Urzędu Gminy łączna kwota podlegająca zwrotowi (nadpłata i oprocentowanie nadpłaty) wynosi kwotę 212.214,50 zł. Obowiązek zwrotu nadpłaty powstał w wyniku uchylenia decyzji Wójta Gminy ustalających wysokość podatku w latach 1993 – 1998. Przesłanką uchylenia decyzji było ich skierowanie do podmiotu nie będącego podatnikiem w zakresie podatku od nieruchomości. W oparciu o przedłożone dokumenty kontrolujący stwierdzili, że decyzje ustalające wysokość podatku za ww. lata organ podatkowy wydał na podstawie danych z ewidencji gruntów, gdzie w oparciu o akt notarialny z dnia 26 września 1990 roku – jako użytkownika wieczystego gruntów we wsi Zapady, gmina Godzianów, wpisano podatnika „X”. W dniu 1 czerwca 1998 roku do Urzędu Gminy w Godzianowie wpłynęło zawiadomienie z Urzędu Rejonowego w Skierniewicach dotyczące przekształcenia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości położonej we wsi Zawady w prawo własności – na rzecz osoby fizycznej. Od momentu otrzymania powołanej zmiany z ewidencji gruntów, organ podatkowy wydawał kolejne decyzje ustalające wymiar podatku od nieruchomości położonej we wsi Zawady na rzecz wskazanej osoby fizycznej. Z orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego zapadłych w przedmiotowej sprawie wynikało, że oznaczenie podatnika „X” - jako podatnika w okresie lat 1993 – 1998 - było nieprawidłowe (wadliwe były również dane w ewidencji gruntów). Użytkownikiem wieczystym gruntów była bowiem osoba fizyczna, stosownie do treści zapisów w prowadzonej dla nieruchomości księdze wieczystej.
3. Gmina Godzianów nie zwróciła podatnikowi „X” należności z tytułu nadpłaty podatku w ciągu 30 dni od dnia wydania decyzji przez Samorządowe Kolegium Odwoławczego uchylających decyzje Wójta Gminy ustalające wysokość zobowiązania podatkowego w latach 1993 – 1998, co stanowiło naruszenie art.76 § 1 pkt 1 lit „c” ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Skutkowało to naliczeniem kolejnych kwot tytułem oprocentowania nadpłaty (łącznie za okres od upływu terminu do zwrotu nadpłaty do dnia zawarcia ugody w przedmiocie warunków spłaty kwota – 10.144 zł).
W ZAKRESIE WYDATKÓW OSOBOWYCH
1. Stwierdzono nieprawidłowe zaszeregowanie pracownika zatrudnionego na stanowisku obsługi (konserwator wodociągów) w Urzędzie Gminy w Godzianowie.
2. Stwierdzono przypadek braku określenia kategorii zaszeregowania w zakresie wynagrodzenia zasadniczego dla jednego z pracowników.
3. Kontrolujący stwierdzili, że Wójt Gminy Godzianów, pismem z dnia 11 stycznia 2001 roku, przyznał pracownikowi zatrudnionemu w Urzędzie Gminy na stanowisku obsługi (konserwator wodociągów) dodatkowe wynagrodzenie miesięczne w kwocie 300,00 zł, w okresie od dnia 15 października 2000 roku do dnia 15 kwietnia 2001 roku. Powyższe pozostawało w sprzeczności z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.- obecnie nie obowiązujące). Przepisy te nie przewidywały wskazanej formy wynagradzania pracowników (dodatkowe wynagrodzenia miesięczne). Zwiększenie obowiązków dla pracownika obsługi mogłoby ewentualnie być związane z wypłaceniem premii w określonej wysokości (zgodnie z ustalonymi przez kierownika urzędu warunkami przyznawania i wypłacania premii - § 15 ust.2 ww. rozporządzenia).
4. Nie ustalono warunków przyznawania i wypłacania premii dla pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy na stanowiskach obsługi, co było niezgodne z § 15 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
5. Wójt Gminy Godzianów pismem z dnia 5 sierpnia 2002 roku przyznał pięciu pracownikom Urzędu Gminy, oddelegowanym do pracy w Gminnym Biurze Spisowym (w związku ze spisem powszechnym w 2002 roku), nagrody w łącznej kwocie 1.790 zł. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 marca 2000 roku w sprawie kryteriów obliczenia wynagrodzenia za wykonywanie czynności związanych ze spisem, oraz wysokości i zasad przyznawania dodatków spisowych i nagród pracownikom jednostek samorządu terytorialnego oddelegowanym przez komisarzy spisowych do pracy w gminnych biurach spisowych (Dz. U. nr 22, poz. 276). Zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia pracownikom jednostek samorządu terytorialnego oddelegowanym przez komisarzy spisowych do pracy w gminnych biurach spisowych nagrody przyznaje dyrektor urzędu statystycznego.
6. Kontrolujący ustalili, że bezpodstawnie wypłacono z budżetu Gminy nagrody osobom nie będącym pracownikami Urzędu.
- nagrody w łącznej kwocie 2.500 zł wypłacono sołtysom (5 osób) za wykonywanie społecznie prac na rzecz Rady Gminy,
- nagrodę w kwocie 500 zł wypłacono nieetatowemu członkowi Zarządu Gminy Godzianów.
7. Kontrolujący stwierdzili dwu a nawet trzyletnie zaległości w zakresie wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników Urzędu Gminy Godzianów. Zgodnie z art.168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy urlop wypoczynkowy za dany rok powinien być wykorzystany do dnia 31 marca następnego roku.
8. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości dotyczące wypłaty ryczałtów z tytułu używania prywatnych samochodów osobowych do celów służbowych, polegające na:
- braku kontroli, przez merytorycznie właściwego pracownika, oświadczeń składanych przez pracowników, dotyczących używania samochodu własnego do celów służbowych, w zakresie zgodności danych w oświadczeniu z ewidencją czasu pracy,
- nie potrąceniu Wójtowi Gminy po 1/22 kwoty ryczałtu za 2 dni nieobecności w pracy w lutym 2001 roku i 1 dzień nieobecności w dniu 5 czerwca 2001 roku, czym naruszono przepisy § 4 ust.3 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów, motocykli ,motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz.239 – obecnie nie obowiązujące) określającego zasady potrącania kwoty ryczałtu w razie nieobecności pracownika,
9. Stwierdzono także przypadki nieprawidłowego sposobu wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego, szczegółowo opisane na stronie 103 protokołu kontroli.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym RIO w Łodzi kieruje następujące zalecenia:
1. Podejmować kontrole w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie określonym w art.127 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
2. Udzielać zamówień publicznych wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, zgodnie z art.12a ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Wypełniać dokumentację dotyczącą prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w sposób staranny, podając informacje zgodne ze stanem faktycznym.
4. Przestrzegać art.25 ust.1 pkt 15 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego w protokole postępowania o zamówienie publiczne należy zamieścić uzasadnienie wyboru oferty.
5. Przestrzegać art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający powinien podać opis innych niż cena kryteriów, którymi będzie się kierował przy wyborze oferty.
6. Przestrzegać art.40 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym w uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu związania złożoną ofertą, zamawiający może zwrócić się jeden raz do oferentów o przedłużenie terminu o 45 dni.
7. Przestrzegać art.51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego jeżeli zamawiający dokona wyboru oferty zgodnie z przepisami ustawy, zobowiązany jest do zawarcia umowy w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia o wynikach postępowania, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
8. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy pobierać na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne.
9. Terminowo podejmować czynności windykacyjne zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
10. Dokonać zmiany kategorii zaszeregowania pracownika wymienionego na stronie 90 protokołu kontroli, zgodnie z tabelą stanowisk, zaszeregowań i kwalifikacji pracowników obsługi stanowiącą załącznik nr 3 (tabela nr VIII) do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).
11. Określić kategorię zaszeregowania pracownikowi wymienionemu na stronie 86 protokołu kontroli, zgodnie z ww. tabelą stanowisk, zaszeregowań i kwalifikacji pracowników obsługi.
12. W zakresie ustalania składników wynagrodzenia przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
13. Opracować warunki przyznawania i wypłaty premii pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych i obsługi, zgodnie z § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
14. W razie uchylenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego przestrzegać terminu zwrotu nadpłaty określonego w art.77 § 1 pkt 1 lit „a” ustawy Ordynacja podatkowa.
15. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych kwot (kwoty netto) z tytułu nagród dla sołtysów.
16. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconej kwoty nagrody (kwota netto) na rzecz nieetatowego członka Zarządu Gminy.
17. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych nagród (kwoty netto) na rzecz osób oddelegowanych do pracy w Gminnym Biurze Spisowym. Wyegzekwowane kwoty przekazać do budżetu Państwa jako niewykorzystaną część otrzymanej dotacji.
18. Zapewnić wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych przez pracowników Urzędu Gminy. Urlopu niewykorzystanego w danym roku należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.
19. Wypłat z tytułu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych dokonywać na podstawie sprawdzonych co do zgodności z ewidencją czasu pracy oświadczeń pracowników.
20. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przysłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
1. Pan Przewodniczący
Rady Gminy Godzianów
2. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy Godzianów.
3. aa
Łódź, dnia 9 kwietnia 2003 r.
Pan
Paweł Karasek
Wójt Gminy Godzianów
WK – 0915/18/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577) zawiadamiam, że doraźna kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Godzianów wykazała następujące nieprawidłowości:W ZAKRESIE WEWNĘTRZNEJ KONTROLI FINANSOWEJ
Zarząd Gminy nie przeprowadzał kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie określonym przez art.127 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148). Zgodnie z powołanym przepisem organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie przez podległe jednostki sektora finansów publicznych (jednostki organizacyjne) ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
W ZAKRESIE REALIZACJI INWESTYCJI I PRZESTRZEGANIA PRZEPISÓW USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH
Kontrolujący objęli kontrolą postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu dwustopniowego, na wykonanie koncepcji projektu wraz z uzgodnieniami oraz uzyskanie pozwolenia na budowę i realizację sali gimnastycznej wraz z zapleczem przy Szkole Podstawowej w Godzianowie. Wartość zamówienia wynosiła powyżej 200.000 EURO. Zamówienia udzielono w maju 2001 roku. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono:
1. Zamawiający prowadził dokumentację postępowania w sposób niestaranny. Kontrolujący stwierdzili przypadki podawania danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym. Przykładowo w druku ZP-31 wskazano, że zaproszenia do złożenia ofert ostatecznych wysłano do 6-ciu oferentów, podczas gdy z dokumentacji źródłowej znajdującej się w Urzędzie Gminy wynikało, że zaproszenia takie wystosowano do 8 oferentów. W treści ogłoszenia o wynikach postępowania przetargowego (druk ZP – 150) zamawiający podał, że złożone zostały dwie oferty, podczas gdy ofert wstępnych złożono 13, a ostatecznych 6. Na druku nie podano ilości ofert odrzuconych.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł opisu innych niż cena kryteriów oceny ofert, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Oprócz ceny jako kryteria wyboru oferty ustalono jakość (20%), doświadczenie i przygotowanie techniczne (10%) oraz wiarygodność (10%). Oprócz podania nazw kryteriów i ich znaczenia (wagi procentowej w ogólnej ocenie) zamawiający nie podał w oparciu o jakie dokumenty i przesłanki oceniać będzie złożone oferty w przypadku pozostałych kryteriów. Dokładne opisanie kryteriów oceny ofert pozwala na zminimalizowanie elementów dowolności i arbitralności w dokonywanych przez zamawiającego wyborach. Brak wiedzy co do podstaw formułowania przez zamawiającego ocen w ramach tzw. „kryteriów niemierzalnych” czyni jego decyzje prawie zupełnie nieweryfikowalne. Podkreślić należy, że powyższe uwagi mają ścisły związek z postanowieniami art.16 ustawy o zamówieniach publicznych, nakładającymi na zamawiającego obowiązek prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji. W odniesieniu do badanego postępowania kontrolujący stwierdzili, że żaden z członków komisji przetargowej nie podał na karcie indywidualnej oceny oferty uzasadnienia dla przyznawanej ofercie liczby punktów. W protokole postępowania brak było ponadto uzasadnienia wyboru oferty, który to element wymagany był przez art.25 ust.1 pkt 15 ustawy o zamówieniach publicznych. W miejsce uzasadnienia, w protokole znalazł się ogólnikowy zapis, że wybrano ofertę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów we wszystkich kryteriach. Zapis ten był niezgodny ze stanem faktycznym, gdyż wybrana oferta nie była ofertą z najniższą ceną i w zakresie kryterium ceny nie uzyskała najwyższej liczby punktów.
3. Umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, pomiędzy Gminą Godzianów a firmą „MIRBUD-BIS” spółka z o. o. zawarta została w dniu 30 maja 2001 roku. Zawarcie umowy nastąpiło z naruszeniem art. 51 ust 1 ustawy o zamówieniach publicznych, ponieważ umowę podpisano po upływie terminu związania ofertą, który według specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynosił 45 dni. Oferta firmy „MIRBUD-BIS” została złożona do II-go etapu przetargu dwustopniowego w dniu 30 marca 2001 roku. Rozstrzygnięcie przetargu nastąpiło w dniu 27 kwietnia 2001 roku. Wadium do przetargu dwustopniowego wniesione zostało przez ww. firmę w formie gwarancji Banku Polska Kasa Opieki S.A. z dnia 21 marca 2001 roku, wystawionej na okres od dnia 29 marca 2001 roku do dnia 16 maja 2001 roku. Umowa z wykonawcą została zawarta 14 dni po wygaśnięciu gwarancji. Mimo upływu terminu związania ofertą zamawiający nie wystąpił do oferentów o przedłużenie przedmiotowego terminu, stosownie do unormowania zawartego w art.40 ust.2 ww. ustawy. Przedłużenie okresu związania ofertą powinno być powiązane z przedłużeniem okresu ważności wadium (lub wniesieniem nowego wadium), co w omawianej sytuacji nie nastąpiło.
4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy z dnia 30 maja 2001 roku zostało wniesione przez wykonawcę w dniu 26 lutego 2002 roku w formie gwarancji Nr PLD 103739 Sopockiego Towarzystwa Ubezpieczeniowego „ERGO – HESTIA”. Wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy nastąpiło 8 miesięcy po podpisaniu umowy. Gwarancję na okres od dnia 12 czerwca 2001 roku do dnia 31 grudnia 2002 roku. Po upływie tej daty umowa ponownie nie była zabezpieczona wniesieniem kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy. W czasie przeprowadzania kontroli przez inspektorów RIO w Łodzi Gmina Godzianów wyegzekwowała od wykonawcy 30% kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
5. W treści umowy z dnia 30 maja 2001 roku zawartej z „MIRBUD – BIS” wyznaczono termin realizacji zamówienia do 10 czerwca 2004 roku, niezgodny z wymogami specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz ofertą ostateczną złożoną przez „MIRBUD – BIS”. W harmonogramie rzeczowo – finansowym, stanowiącym załącznik do oferty ostatecznej wykonawca zobowiązał się do realizacji zamówienia w terminie do lipca 2002 roku. Według wyjaśnień Skarbnika Gminy Godzianów, przyjęcie w umowie terminu realizacji zamówienia dłuższego niż w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i ofercie ostatecznej związane było z ograniczonymi możliwościami finansowymi Gminy Godzianów.
6. W dniu 11 marca 2002 roku zawarte zostało trójstronne porozumienie w sprawie realizacji umowy Nr 01/05/2001 z dnia 30 maja 2001 roku na wykonanie sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Godzianowie. Na mocy ww. porozumienia były wykonawca „MIRBUD – BIS” Spółka z o.o. przeniósł wszystkie prawa i obowiązki wynikające z treści umowy na nowego wykonawcę - firmę „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o. Stronami umowy pozostały: Gmina Godzianów i „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o.
W dniu 6 listopada 2002 zawarte zostało kolejne trójstronne porozumienie w sprawie realizacji umowy Nr 01/05/2001 z dnia 30 maja 2001 roku.
Na mocy porozumienia były wykonawca „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o. przeniósł wszystkie prawa i obowiązki wynikające z treści umowy na „MIRBUD – PLUS” Spółka z oo.
Podpisanie porozumień, na mocy których zamówienie miały realizować inne podmioty niż wykonawca wyłoniony w trybie przetargu dwustopniowego nastąpiło z naruszeniem art.12a ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamówienie może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych. W szczególności podkreślić należy, że zamawiający nie zweryfikował czy podmioty wstępujące w prawa i obowiązki wynikające z umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego nie podlegały wykluczeniu na podstawie art.19 ustawy o zamówieniach publicznych oraz czy spełniały warunki określone w art.22 ust.2 ww. ustawy.
W imieniu Gminy porozumienia podpisane zostały przez Wójta Gminy Pana Jana Jackowskiego i członka Zarządu Gminy Panią Jadwigę Markiewicz.
7. W związku z realizacją umowy Nr 01/05/2001 z dnia 30 maja 2001 roku, zawartej z „MIRBUD – BIS’ Spółka z o.o., stwierdzono:
- nadpłacono kwotę 54 zł przy regulowaniu zobowiązań z tytułu faktury VAT nr 2/001/02 wystawionej w dniu 7 stycznia 2002 roku przez „MIRBUD – BIS” Spółka z o.o. na kwotę 40.000,88 zł,
- zobowiązania z tytułu faktury VAT Nr 44/P1/02 z dnia 20 marca 2002 roku oraz faktury VAT Nr 62/P1/02 z dnia 2 kwietnia 2002 roku, wystawionych za wykonane roboty budowlane przez „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o. regulowane były przez Gminę Godzianów, poleceniami przelewu bankowego, na rachunki wierzycieli spółki. Dyspozycji finansowych dokonano w oparciu o umowy przejęcia długu zawarte między Gminą Godzianów a spółką „MIRBUD – SYSTEM” (za zgodą wierzycieli spółki). W treści umów przejęcia długu brak było zapisu, że przejęcie długu „MIRBUD – SYSTEM” Spółka z o.o. związane jest z zaspokojeniem roszczeń spółki wynikających z umowy o wykonanie sali gimnastycznej.
Stwierdzone w czasie kontroli naruszenia zasad i form udzielenia zamówienia publicznego wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU PODATKÓW
1. Zaniechano w 2001 roku wystawiania tytułów wykonawczych w odniesieniu do zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 – obecnie nie obowiązujące), przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. Nr 74, poz. 790 – obecnie nie obowiązujące) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
2. W wyniku kontroli realizacji przez Gminę Godzianów dochodów z tytułu podatku od nieruchomości ustalono, że po stronie Gminy powstał obowiązek zwrotu nadpłaty z tytułu przedmiotowego podatku na rzecz podatnika „X”. Według wyliczeń pracownika Urzędu Gminy łączna kwota podlegająca zwrotowi (nadpłata i oprocentowanie nadpłaty) wynosi kwotę 212.214,50 zł. Obowiązek zwrotu nadpłaty powstał w wyniku uchylenia decyzji Wójta Gminy ustalających wysokość podatku w latach 1993 – 1998. Przesłanką uchylenia decyzji było ich skierowanie do podmiotu nie będącego podatnikiem w zakresie podatku od nieruchomości. W oparciu o przedłożone dokumenty kontrolujący stwierdzili, że decyzje ustalające wysokość podatku za ww. lata organ podatkowy wydał na podstawie danych z ewidencji gruntów, gdzie w oparciu o akt notarialny z dnia 26 września 1990 roku – jako użytkownika wieczystego gruntów we wsi Zapady, gmina Godzianów, wpisano podatnika „X”. W dniu 1 czerwca 1998 roku do Urzędu Gminy w Godzianowie wpłynęło zawiadomienie z Urzędu Rejonowego w Skierniewicach dotyczące przekształcenia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości położonej we wsi Zawady w prawo własności – na rzecz osoby fizycznej. Od momentu otrzymania powołanej zmiany z ewidencji gruntów, organ podatkowy wydawał kolejne decyzje ustalające wymiar podatku od nieruchomości położonej we wsi Zawady na rzecz wskazanej osoby fizycznej. Z orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego zapadłych w przedmiotowej sprawie wynikało, że oznaczenie podatnika „X” - jako podatnika w okresie lat 1993 – 1998 - było nieprawidłowe (wadliwe były również dane w ewidencji gruntów). Użytkownikiem wieczystym gruntów była bowiem osoba fizyczna, stosownie do treści zapisów w prowadzonej dla nieruchomości księdze wieczystej.
3. Gmina Godzianów nie zwróciła podatnikowi „X” należności z tytułu nadpłaty podatku w ciągu 30 dni od dnia wydania decyzji przez Samorządowe Kolegium Odwoławczego uchylających decyzje Wójta Gminy ustalające wysokość zobowiązania podatkowego w latach 1993 – 1998, co stanowiło naruszenie art.76 § 1 pkt 1 lit „c” ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Skutkowało to naliczeniem kolejnych kwot tytułem oprocentowania nadpłaty (łącznie za okres od upływu terminu do zwrotu nadpłaty do dnia zawarcia ugody w przedmiocie warunków spłaty kwota – 10.144 zł).
W ZAKRESIE WYDATKÓW OSOBOWYCH
1. Stwierdzono nieprawidłowe zaszeregowanie pracownika zatrudnionego na stanowisku obsługi (konserwator wodociągów) w Urzędzie Gminy w Godzianowie.
2. Stwierdzono przypadek braku określenia kategorii zaszeregowania w zakresie wynagrodzenia zasadniczego dla jednego z pracowników.
3. Kontrolujący stwierdzili, że Wójt Gminy Godzianów, pismem z dnia 11 stycznia 2001 roku, przyznał pracownikowi zatrudnionemu w Urzędzie Gminy na stanowisku obsługi (konserwator wodociągów) dodatkowe wynagrodzenie miesięczne w kwocie 300,00 zł, w okresie od dnia 15 października 2000 roku do dnia 15 kwietnia 2001 roku. Powyższe pozostawało w sprzeczności z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.- obecnie nie obowiązujące). Przepisy te nie przewidywały wskazanej formy wynagradzania pracowników (dodatkowe wynagrodzenia miesięczne). Zwiększenie obowiązków dla pracownika obsługi mogłoby ewentualnie być związane z wypłaceniem premii w określonej wysokości (zgodnie z ustalonymi przez kierownika urzędu warunkami przyznawania i wypłacania premii - § 15 ust.2 ww. rozporządzenia).
4. Nie ustalono warunków przyznawania i wypłacania premii dla pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy na stanowiskach obsługi, co było niezgodne z § 15 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
5. Wójt Gminy Godzianów pismem z dnia 5 sierpnia 2002 roku przyznał pięciu pracownikom Urzędu Gminy, oddelegowanym do pracy w Gminnym Biurze Spisowym (w związku ze spisem powszechnym w 2002 roku), nagrody w łącznej kwocie 1.790 zł. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 marca 2000 roku w sprawie kryteriów obliczenia wynagrodzenia za wykonywanie czynności związanych ze spisem, oraz wysokości i zasad przyznawania dodatków spisowych i nagród pracownikom jednostek samorządu terytorialnego oddelegowanym przez komisarzy spisowych do pracy w gminnych biurach spisowych (Dz. U. nr 22, poz. 276). Zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia pracownikom jednostek samorządu terytorialnego oddelegowanym przez komisarzy spisowych do pracy w gminnych biurach spisowych nagrody przyznaje dyrektor urzędu statystycznego.
6. Kontrolujący ustalili, że bezpodstawnie wypłacono z budżetu Gminy nagrody osobom nie będącym pracownikami Urzędu.
- nagrody w łącznej kwocie 2.500 zł wypłacono sołtysom (5 osób) za wykonywanie społecznie prac na rzecz Rady Gminy,
- nagrodę w kwocie 500 zł wypłacono nieetatowemu członkowi Zarządu Gminy Godzianów.
7. Kontrolujący stwierdzili dwu a nawet trzyletnie zaległości w zakresie wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników Urzędu Gminy Godzianów. Zgodnie z art.168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy urlop wypoczynkowy za dany rok powinien być wykorzystany do dnia 31 marca następnego roku.
8. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości dotyczące wypłaty ryczałtów z tytułu używania prywatnych samochodów osobowych do celów służbowych, polegające na:
- braku kontroli, przez merytorycznie właściwego pracownika, oświadczeń składanych przez pracowników, dotyczących używania samochodu własnego do celów służbowych, w zakresie zgodności danych w oświadczeniu z ewidencją czasu pracy,
- nie potrąceniu Wójtowi Gminy po 1/22 kwoty ryczałtu za 2 dni nieobecności w pracy w lutym 2001 roku i 1 dzień nieobecności w dniu 5 czerwca 2001 roku, czym naruszono przepisy § 4 ust.3 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 roku w sprawie warunków ustalania zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów, motocykli ,motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41, poz.239 – obecnie nie obowiązujące) określającego zasady potrącania kwoty ryczałtu w razie nieobecności pracownika,
9. Stwierdzono także przypadki nieprawidłowego sposobu wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego, szczegółowo opisane na stronie 103 protokołu kontroli.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym RIO w Łodzi kieruje następujące zalecenia:
1. Podejmować kontrole w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie określonym w art.127 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
2. Udzielać zamówień publicznych wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, zgodnie z art.12a ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Wypełniać dokumentację dotyczącą prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w sposób staranny, podając informacje zgodne ze stanem faktycznym.
4. Przestrzegać art.25 ust.1 pkt 15 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego w protokole postępowania o zamówienie publiczne należy zamieścić uzasadnienie wyboru oferty.
5. Przestrzegać art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający powinien podać opis innych niż cena kryteriów, którymi będzie się kierował przy wyborze oferty.
6. Przestrzegać art.40 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym w uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu związania złożoną ofertą, zamawiający może zwrócić się jeden raz do oferentów o przedłużenie terminu o 45 dni.
7. Przestrzegać art.51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego jeżeli zamawiający dokona wyboru oferty zgodnie z przepisami ustawy, zobowiązany jest do zawarcia umowy w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia ogłoszenia o wynikach postępowania, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
8. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy pobierać na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne.
9. Terminowo podejmować czynności windykacyjne zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
10. Dokonać zmiany kategorii zaszeregowania pracownika wymienionego na stronie 90 protokołu kontroli, zgodnie z tabelą stanowisk, zaszeregowań i kwalifikacji pracowników obsługi stanowiącą załącznik nr 3 (tabela nr VIII) do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).
11. Określić kategorię zaszeregowania pracownikowi wymienionemu na stronie 86 protokołu kontroli, zgodnie z ww. tabelą stanowisk, zaszeregowań i kwalifikacji pracowników obsługi.
12. W zakresie ustalania składników wynagrodzenia przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
13. Opracować warunki przyznawania i wypłaty premii pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych i obsługi, zgodnie z § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
14. W razie uchylenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego przestrzegać terminu zwrotu nadpłaty określonego w art.77 § 1 pkt 1 lit „a” ustawy Ordynacja podatkowa.
15. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych kwot (kwoty netto) z tytułu nagród dla sołtysów.
16. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconej kwoty nagrody (kwota netto) na rzecz nieetatowego członka Zarządu Gminy.
17. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych nagród (kwoty netto) na rzecz osób oddelegowanych do pracy w Gminnym Biurze Spisowym. Wyegzekwowane kwoty przekazać do budżetu Państwa jako niewykorzystaną część otrzymanej dotacji.
18. Zapewnić wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych przez pracowników Urzędu Gminy. Urlopu niewykorzystanego w danym roku należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.
19. Wypłat z tytułu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych dokonywać na podstawie sprawdzonych co do zgodności z ewidencją czasu pracy oświadczeń pracowników.
20. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przysłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
1. Pan Przewodniczący
Rady Gminy Godzianów
2. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy Godzianów.
3. aa