Gm. Domaniewice - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 7 kwietnia 2003 r.
Pan
Mirosław Grzegorz Redzisz
Wójt
Gminy Domaniewice
WK - 0915/16/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Domaniewice wykazała następujące nieprawidłowości:W ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA WEWNĘTRZNEJ KONTROLI FINANSOWEJ
1. W latach 2001-2002 w kontrolowanej jednostce nie ustalono procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2001 roku art.28a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148) kierownik jednostki sektora finansów publicznych zobowiązany został do sprawowania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości. Stosownie do art.28a ust.2 przedmiotowej ustawy w celu wykonywania wskazanego nadzoru kierownik jednostki powinien ustalić szczegółowe procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych; zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań oraz zasady wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku materię wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych normuje art.35a ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem kontrola finansowa powinna objąć wszystkie procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli ustala pisemnie kierownik jednostki na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy. Stosowne unormowania w omawianym zakresie wprowadzone zostały przez Wójta Gminy na mocy zarządzenia nr 11/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku oraz zarządzenia 7/2003 z dnia 4 marca 2003 roku.
2. Zarząd Gminy Domaniewice nie podejmował kontroli wobec podległych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie przez podległe jednostki sektora finansów publicznych (jednostki organizacyjne) ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
W ZAKRESIE OBSŁUGI BANKOWEJ JEDNOSTKI
W zawartej umowie na obsługę bankową błędnie wskazano jako stronę zawierającą umowę Urząd Gminy w Domaniewicach a nie Gminę Domaniewice (jako osobę prawną).
W ZAKRESIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ
1. Obowiązujące do dnia 4 stycznia 2002 roku zarządzenie nr 1/96 Wójta Gminy Domaniewice z dnia 1 lutego 1996 roku w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont dla budżetu Gminy i jednostek budżetowych, nie określało zasad powiązania księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych, jak również zasad przetwarzania danych przy użyciu komputera (opis przeznaczenia programów, sposobu działania), co było wymagane przez art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694).
2. W instrukcji z dnia 1 lutego 2002 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i obiegu dowodów w Urzędzie Gminy Domaniewice nie określono programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe naruszało unormowania zawarte w art.10 ust. 1 pkt 3 lit. „c” ustawy o rachunkowości.
W ZAKRESIE DOKUMENTOWANIA OPERACJI KASOWYCH
Kontrolujący stwierdzili zapłatę przez jednostkę faktur VAT (abonament miesięczny telefonów komórkowych i rozmowy telefoniczne) wystawionych na osoby fizyczne, a nie na Urząd Gminy. Powyższe niezgodne było z art.4 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym środki publiczne mogą być przeznaczone na wydatki publiczne.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU PODATKÓW LOKALNYCH
1. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych oraz podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono przypadki braku adnotacji o dacie złożenia deklaracji podatkowej. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono ponadto przypadki złożenia przez podatników deklaracji po ustawowo określonym terminie.
2. W związku z kontrolą udzielania ulg podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych kontrolujący stwierdzili, że do podań w sprawie umorzenia wyżej wymienionego podatku nie były załączane dowody na potwierdzenie okoliczności podnoszonych w podaniach. W związku z czym organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy, czego nie uczyniono. Było to niezgodne z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.). Wyjaśnienie stanu faktycznego powinno odbywać się poprzez zastosowanie przepisów działu IV rozdział 11 ww. ustawy, wskazujących odpowiednie środki dowodowe. Zgodnie z art.187 § 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy obowiązany był zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU GOSPODAROWANIA NIERUCHOMOŚCIAMI
1. Rada Gminy w Domaniewicach nie podjęła uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wynajem lokalu w Domaniewicach przy ul. Kolejowej na okres powyżej 3 lat, co było niezgodne z art.18 ust.2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591).
2. Kontrolowana jednostka błędnie naliczała czynsz za wynajmowany lokal przy ul. Kolejowej w Domaniewicach - niezgodnie z warunkami zawartymi w umowie najmu.
3. Kontrolowana jednostka błędnie naliczała czynsz dzierżawny za wydzierżawione grunty rolne (karta kontowa nr 7) - niezgodnie z warunkami zawartymi w umowie dzierżawy gruntu.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU WYDAWANIA ZEZWOLEŃ NA SPRZEDAŻ NAPOJÓW ALKOHOLOWYCH
Wójt Gminy Domaniewice decyzją z dnia 29 stycznia 2002 roku rozłożył na 2 raty opłatę z tytułu korzystania z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Domaniewicach. Działanie takie było niezgodne z art.11¹ ust.4 ustawy z dnia 20 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.), który stanowił, iż opłata za zezwolenie wnoszona jest do kasy gminy w terminie do dnia 31 stycznia danego roku.
W ZAKRESIE WYDATKÓW ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH
W trakcie kontroli stwierdzono, że w skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wchodzili pracownicy Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Z uwagi na fakt, że prace Komisji rozpoczynały się w godz. 800 – 900 w dni robocze, pracownicy przeważnie korzystali z urlopu wypoczynkowego. Kontrolujący stwierdzili jednakże przypadki jednoczesnego pobierania wynagrodzenia z tytułu uczestnictwa w pracach komisji oraz wynagrodzenia za pracę w danym dniu.
W ZAKRESIE WYDATKÓW (DOTACJI) NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH
Nie wywieszono na tablicy ogłoszeń wykazu zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych na 2002 rok, co było niezgodne z § 1 ust.2 uchwały Rady Gminy nr XXXIV/169/2002 z dnia 26 kwietnia 2002 roku w sprawie określenia trybu postępowania w sprawach o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, sposobu ich rozliczania i sposobu kontroli zleconego zadania.
W złożonych ofertach w sprawie przyznania dotacji stwierdzono następujące braki w stosunku do wymogów określonych w ww. uchwale:
- brak było uzasadnienia we wniosku o przyznanie dotacji,
- brak było w ofercie oświadczenia wnioskodawcy, że jest uprawniony do ubiegania się o przyznanie dotacji dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz, że nie działa w celu osiągnięcia zysku.
Ponadto na koniec roku budżetowego dotowani złożyli sprawozdanie z wykorzystania otrzymanych środków publicznych w ramach dotacji, natomiast w okazanej do kontroli dokumentacji brak było rozliczeń z realizacji zadania za poszczególne kwartały, czego wymagał § 2 zawartych umów.
W ZAKRESIE WYDATKÓW OSOBOWYCH
W wyniku porównania sprawozdań rocznych Rb-28S za lata 2001 i 2002 stwierdzono, że w 2001 roku w dziale 750 rozdz. 75023 § 4010 planowano wydatki na wynagrodzenia w kwocie 358.000 zł, wykonano w kwocie 357.842 zł. Odpowiednio w roku 2002 planowano wydatki na wynagrodzenia w kwocie 368.664 zł, zaś wykonano w kwocie 368.579 zł. Z powyższego wynikało, że wykonanie wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu (jednostki budżetowej) w 2002 roku było wyższe o kwotę 10.737 zł w stosunku do wykonania wydatków na wynagrodzenia w 2001 roku. Przekroczenie wynikało, w szczególności, z wypłacenia w 2002 roku 17 pracownikom nagród uznaniowych na łączną kwotę 14.850,00 zł (w październiku 2002 roku). Oznaczało to naruszenie ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), która w art. 3 ust.1 stanowiła, że w 2002 roku wielkość wynagrodzeń nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych w tym m.in. w samorządowych jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, o którym mowa w art. 9a ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (art. 3 ust.1 pkt 2).
W ZAKRESIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ WYDATKÓW INWESTYCYJNYCH
1. W przypadku inwestycji: „Budowa Gimnazjum wraz z Salą Gimnastyczną w Domaniewicach” kontrolujący stwierdzili na podstawie kart wydatków, że wydatkowano ogółem następujące kwoty:
1999 rok 58.000,00 zł
2000 rok 642.243,40 zł
2001 rok 849.247,98 zł
2002 rok 816.985,48 zł
Ogółem: 2.366.476,86 zł.
Stwierdzono niezgodność ww. kwot wynikających z kart wydatków z danymi ze sprawozdań budżetowych za lata 2000 oraz 2001. W 2000 roku ze sprawozdania wynikało, że nakłady inwestycyjne na przedmiotową inwestycję wyniosły kwotę 695.300 zł. Natomiast z kart wydatków wynikało, że wyniosły kwotę 642.243,40 zł. Różnica stanowiła kwotę 53.056,60 zł. Odpowiednio w 2001 roku ze sprawozdania wynikało, że nakłady inwestycyjne na przedmiotową inwestycję wyniosły kwotę 796.191 zł. Natomiast z kart wydatków wynikało, że była to kwota 849.247,98 zł.
2. W wyniku kontroli ewidencji księgowej dotyczącej wydatków poniesionych na realizację inwestycji pn. „Budowa drogi Rogóźno I – Rogóźno II” kontrolujący stwierdzili nieprawidłowe ustalenie wartości inwestycji (środka trwałego).
W ZAKRESIE REALIZACJI INWESTYCJI ORAZ STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie odwodnienia użytków rolnych ul. Długa Wieś i ul. Stara Wieś we wsi Domaniewice, wartość zamówienia poniżej 30.000 EURO, stwierdzono:
Zamawiający nie wykluczył oferenta nr 2 pomimo niespełnienia przez niego wszystkich warunków określonych przez zamawiającego, a mianowicie w złożonej ofercie brak było oświadczenia kierownika budowy o podjęciu obowiązków wraz z poświadczonym ksero uprawnień. Powyższe stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.). Ponadto z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, postępowanie winno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną w Domaniewicach, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, stwierdzono:
1. Umowa w sprawie realizacji przedmiotowego zadania inwestycyjnego zawarta został w dniu 26 stycznia 2000 roku. Na podstawie umowy Gmina zaciągnęła zobowiązanie w wysokości 2.264.878 zł + VAT. Kwota taka nie została zabezpieczona w budżecie Gminy na 2000 rok (zaplanowano tam kwotę 550.000 zł). Zarząd Gminy zaciągając zobowiązanie w wymienionej wysokości naruszył art.18 ust.2 pkt 9 lit „e” ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego do wyłącznej kompetencji rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawie zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez radę gminy. Jednocześnie zadanie to nie zostało ujęte w wieloletnim programie inwestycyjnym, o którym mowa w art.110 ustawy o finansach publicznych. Mimo powyższego umowa kontrasygnowana została przez Skarbnika Gminy.
2. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie określił formy ani wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co było niezgodne z art.35 ust.1 pkt 11 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zażądał od oferentów złożenia zaświadczenia właściwego organu podatkowego o nie zaleganiu z uiszczeniem podatków i opłat lokalnych, co naruszało art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Umowa podpisana w dniu 26 stycznia 2000 roku pomiędzy Gminą Domaniewice, reprezentowaną przez Grzegorza Redzisza – Wójta Gminy i Jacka Felczyńskiego – członka Zarządu Gminy, a firmą „EKO-PIEC" z Łowicza, reprezentowaną przez Mariana Gajdę – właściciela, zmieniona w zakresie terminu obowiązywania aneksem nr 4 z dnia 16 stycznia 2003 roku, zawarta na okres ponad 3 lat - bez uzyskania zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, co było niezgodne z art.73 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. W dniu 21 marca 2000 roku zawarto aneks nr 1 do powyższej umowy, którego przedmiotem było wykonanie garażu dla autobusu szkolnego. Zamówienia udzielono na podstawie art.71 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, który stanowił, że zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, gdy dokonuje zamówień dodatkowych, nie przekraczających 20% wartości uprzedniego zamówienia, a zachodzi konieczność zachowania tych samych norm, parametrów i standardów. Wykonanie dodatkowych robót budowlanych obejmujących budowę garażu dla autobusu szkolnego nie wymagało zachowania tych samych norm, parametrów i standardów. W związku z powyższym nie zostały spełnione przesłanki umożliwiające udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, a działanie zamawiającego naruszało art.14 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie.
6. W dniu 4 grudnia 2000 roku zawarto aneks nr 2 do powyższej umowy, którego przedmiotem było zamówienie dodatkowe, polegające na wykonaniu poddasza użytkowego nad budynkiem Gimnazjum. Kwota wynagrodzenia wykonawcy wynosiła 168.834,00 zł + VAT i tym samym przekroczyła kwotę 20.000 EURO. Zamówienie to zostało udzielone na podstawie art.71 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych – w trybie zamówienia z wolnej ręki. W związku z wartością zamówienia przekraczającą równowartość kwoty 20.000 EURO zamawiający zobowiązany był uzyskać zatwierdzenie wybranego trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Udzielenie zamówienia mimo braku zgody Prezesa UZP nastąpiło z naruszeniem art.71 ust.1a ustawy o zamówieniach publicznych.
7. W dniu 18 czerwca 2002 roku zawarto kolejny aneks (aneks nr 3) do umowy z dnia 26 stycznia 2000 roku, na podstawie którego udzielono dodatkowego zamówienia, polegającego na wykonaniu poddasza użytkowego nad zapleczem Sali Gimnastycznej i budowie dodatkowej klatki schodowej na kwotę 98.000,00 zł + VAT. Zamówienia udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki – na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ww. ustawy. Wartość zamówienia również przekroczyła kwotę 20.000 EURO. W związku z powyższym zamawiający zgodnie z art.71 ust.1a ustawy o zamówieniach publicznych zobowiązany był uzyskać zatwierdzenie wybranego trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, co w omawianym stanie faktycznym nie nastąpiło.
8. Udzielając zamówień publicznych na podstawie wyżej opisanych aneksów zamawiający nie żądał od wykonawcy złożenia oświadczenia przewidzianego w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Dodatkowo zamawiający udzielając zamówienia publicznego na wykonanie poddasza użytkowego nad budynkiem Gimnazjum (aneks nr 2) powinien zażądać potwierdzenia spełnienia warunków określonych w art.22 ust.2 powyższej ustawy, co było wymagane przez art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę drogi gminnej Rogóźno I - Rogóźno II”, wartość zamówienia do 30.000 EURO, stwierdzono:
Zgodnie z postanowieniami umowy zawartej w dniu 24 maja 2001 roku zamawiający ustalił wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 3% od ustalonej w umowie wartości robót budowlanych. Natomiast według przepisu § 2 ust.2 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenia należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz.794 – obecnie nie obowiązujące) - jeżeli wartość robót nie przekraczała równowartości kwoty 200.000 EURO, wysokość zabezpieczenia ustala była w granicach 5% - 10% ich wartości.
W ZAKRESIE ZADAŃ REALIZOWANYCH NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ
Kontrolujący stwierdzili, że podpisanie porozumienia między Powiatem Łowickim i Gminą Domaniewice w sprawie powierzenia Gminie prowadzenia czynności związanych z poborem i ściągalnością należności z tytułu opłat melioracyjnych z terenu gminy, za wykonanie na koszt Państwa urządzeń melioracji wodnych szczegółowych, nastąpiło bez wymaganej przez art.18 ust.2 pkt 11 w związku z art.8 ust.2a ustawy o samorządzie gminnym uchwały Rady Gminy w Domaniewicach.
W ZAKRESIE WYDATKÓW NA OCHRONĘ PRZECIWPOŻAROWĄ
Na podstawie rachunku nr 10/2002 z dnia 19 lipca 2002 roku kontrolowana jednostka zapłaciła za wyhaftowanie sztandaru dla OSP w Rogóźnie, który to wydatek nie mieścił się w granicach finansowania jednostek ochotniczych straży pożarnych określonych przez art.32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1229).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Podejmować kontrole w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie określonym w art.127 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
2. Przy zawieraniu umów wskazywać jako stronę zawierającą umowę Gminę (osobę prawną).
3. Uzupełnić przyjęte zasady rachunkowości poprzez określenie programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, zgodnie z art.10 ust. 1 pkt 3 lit. „c” ustawy o rachunkowości.
4. Zapewnić wykazywanie w sporządzanych sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z ewidencją księgową, zgodnie z § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279).
5. Wydatki na funkcjonowanie ochotniczych straży pożarnych ponosić w zakresie określonym przez art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej. Stosownie do jego postanowień gmina ponosi koszty utrzymania, wyposażenia, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej jednostek osp, jak również koszty umundurowania i ubezpieczenia członków osp.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
7. Podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy, w związku z rozpatrywaniem podań w sprawie ulg podatkowych, zgodne z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. Przy zbyciu, wydzierżawianiu bądź najmie nieruchomości na okres powyżej trzech lat uzyskać stosowną zgodę Radę Gminy, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.18 ust.2 pkt 9 lit. „a” ustawy o samorządzie gminnym.
9. Wysokość czynszu za najem i dzierżawę nieruchomości wyliczać zgodnie z warunkami zawartymi w umowach najmu i dzierżawy.
10. Przestrzegać art.11¹ ust.7 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym opłata za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wnoszona jest na rachunek gminy w każdym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem w trzech równych ratach, w terminach do 31 stycznia, 31 maja i 30 września (stan prawny po zmianie wprowadzonej na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - Dz. U nr 167, poz. 1372).
11. Nie wypłacać wynagrodzenia pracownikom nie świadczącym pracy w związku z udziałem w posiedzeniach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych odbywających się w godzinach pracy.
12. W związku z udzielaniem dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych przestrzegać postanowień uchwały Rady Gminy nr XXXIV/169/2002 z dnia 26 kwietnia 2002 roku w sprawie określenia trybu postępowania w sprawach o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, sposobu ich rozliczania i sposobu kontroli zleconego zadania.
13. Dokonać korekty wartości inwestycji pn. „Budowa drogi Rogóźno I – Rogóźno II.
14. Zobowiązania dotyczące realizowanych inwestycji, w wysokości przekraczającej kwoty planowanych na dany rok wydatków, zaciągać w oparciu o stosowne uchwały Rady Gminy, podjęte na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit „e” ustawy o samorządzie gminnym lub w oparciu o limity wydatków określone w uchwalonych na podstawie art.110 ust.1 ustawy o finansach publicznych programach inwestycyjnych.
15. Przestrzegać kompetencji Rady Gminy w zakresie wyrażania zgody na zawarcie porozumień dotyczących wykonywania zadań z zakresu właściwości powiatu, stosownie do art.18 ust.2 pkt 11 w zw. z art.8 ust.2a ustawy o samorządzie gminnym.
15. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i aktów wykonawczych, w szczególności:
- art.14 ust.2 ustawy, zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie,
- art.19 ust.1 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art.27b ust.1 ustawy określającego przesłanki unieważnienia postępowania,
- art.35 ust.1 ustawy określającego elementy specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art. 71 ust.1a ustawy, stosownie do którego udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki, przy wartości zamówienia przekraczającej kwotę 20.000 EURO, wymaga zatwierdzenia trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
- art.73 ustawy zakazującego zawierania umów na czas dłuższy niż 3 lata, bez zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
- przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002) określających zasady wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości.
1. Pan Przewodniczący
Rady Gminy
2. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Gminy
3. aa.
Łódź, dnia 7 kwietnia 2003 r.
Pan
Mirosław Grzegorz Redzisz
Wójt
Gminy Domaniewice
WK - 0915/16/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Domaniewice wykazała następujące nieprawidłowości:W ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA WEWNĘTRZNEJ KONTROLI FINANSOWEJ
1. W latach 2001-2002 w kontrolowanej jednostce nie ustalono procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2001 roku art.28a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148) kierownik jednostki sektora finansów publicznych zobowiązany został do sprawowania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości. Stosownie do art.28a ust.2 przedmiotowej ustawy w celu wykonywania wskazanego nadzoru kierownik jednostki powinien ustalić szczegółowe procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych; zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań oraz zasady wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku materię wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych normuje art.35a ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem kontrola finansowa powinna objąć wszystkie procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli ustala pisemnie kierownik jednostki na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy. Stosowne unormowania w omawianym zakresie wprowadzone zostały przez Wójta Gminy na mocy zarządzenia nr 11/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku oraz zarządzenia 7/2003 z dnia 4 marca 2003 roku.
2. Zarząd Gminy Domaniewice nie podejmował kontroli wobec podległych jednostek organizacyjnych w zakresie wyznaczonym przez art.127 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie przez podległe jednostki sektora finansów publicznych (jednostki organizacyjne) ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
W ZAKRESIE OBSŁUGI BANKOWEJ JEDNOSTKI
W zawartej umowie na obsługę bankową błędnie wskazano jako stronę zawierającą umowę Urząd Gminy w Domaniewicach a nie Gminę Domaniewice (jako osobę prawną).
W ZAKRESIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ
1. Obowiązujące do dnia 4 stycznia 2002 roku zarządzenie nr 1/96 Wójta Gminy Domaniewice z dnia 1 lutego 1996 roku w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont dla budżetu Gminy i jednostek budżetowych, nie określało zasad powiązania księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych, jak również zasad przetwarzania danych przy użyciu komputera (opis przeznaczenia programów, sposobu działania), co było wymagane przez art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694).
2. W instrukcji z dnia 1 lutego 2002 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i obiegu dowodów w Urzędzie Gminy Domaniewice nie określono programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe naruszało unormowania zawarte w art.10 ust. 1 pkt 3 lit. „c” ustawy o rachunkowości.
W ZAKRESIE DOKUMENTOWANIA OPERACJI KASOWYCH
Kontrolujący stwierdzili zapłatę przez jednostkę faktur VAT (abonament miesięczny telefonów komórkowych i rozmowy telefoniczne) wystawionych na osoby fizyczne, a nie na Urząd Gminy. Powyższe niezgodne było z art.4 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym środki publiczne mogą być przeznaczone na wydatki publiczne.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU PODATKÓW LOKALNYCH
1. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych oraz podatku rolnego od osób prawnych stwierdzono przypadki braku adnotacji o dacie złożenia deklaracji podatkowej. W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono ponadto przypadki złożenia przez podatników deklaracji po ustawowo określonym terminie.
2. W związku z kontrolą udzielania ulg podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych kontrolujący stwierdzili, że do podań w sprawie umorzenia wyżej wymienionego podatku nie były załączane dowody na potwierdzenie okoliczności podnoszonych w podaniach. W związku z czym organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy, czego nie uczyniono. Było to niezgodne z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.). Wyjaśnienie stanu faktycznego powinno odbywać się poprzez zastosowanie przepisów działu IV rozdział 11 ww. ustawy, wskazujących odpowiednie środki dowodowe. Zgodnie z art.187 § 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy obowiązany był zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU GOSPODAROWANIA NIERUCHOMOŚCIAMI
1. Rada Gminy w Domaniewicach nie podjęła uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wynajem lokalu w Domaniewicach przy ul. Kolejowej na okres powyżej 3 lat, co było niezgodne z art.18 ust.2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591).
2. Kontrolowana jednostka błędnie naliczała czynsz za wynajmowany lokal przy ul. Kolejowej w Domaniewicach - niezgodnie z warunkami zawartymi w umowie najmu.
3. Kontrolowana jednostka błędnie naliczała czynsz dzierżawny za wydzierżawione grunty rolne (karta kontowa nr 7) - niezgodnie z warunkami zawartymi w umowie dzierżawy gruntu.
W ZAKRESIE DOCHODÓW Z TYTUŁU WYDAWANIA ZEZWOLEŃ NA SPRZEDAŻ NAPOJÓW ALKOHOLOWYCH
Wójt Gminy Domaniewice decyzją z dnia 29 stycznia 2002 roku rozłożył na 2 raty opłatę z tytułu korzystania z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Domaniewicach. Działanie takie było niezgodne z art.11¹ ust.4 ustawy z dnia 20 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.), który stanowił, iż opłata za zezwolenie wnoszona jest do kasy gminy w terminie do dnia 31 stycznia danego roku.
W ZAKRESIE WYDATKÓW ZWIĄZANYCH Z REALIZACJĄ GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH
W trakcie kontroli stwierdzono, że w skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wchodzili pracownicy Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Z uwagi na fakt, że prace Komisji rozpoczynały się w godz. 800 – 900 w dni robocze, pracownicy przeważnie korzystali z urlopu wypoczynkowego. Kontrolujący stwierdzili jednakże przypadki jednoczesnego pobierania wynagrodzenia z tytułu uczestnictwa w pracach komisji oraz wynagrodzenia za pracę w danym dniu.
W ZAKRESIE WYDATKÓW (DOTACJI) NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH
Nie wywieszono na tablicy ogłoszeń wykazu zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych na 2002 rok, co było niezgodne z § 1 ust.2 uchwały Rady Gminy nr XXXIV/169/2002 z dnia 26 kwietnia 2002 roku w sprawie określenia trybu postępowania w sprawach o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, sposobu ich rozliczania i sposobu kontroli zleconego zadania.
W złożonych ofertach w sprawie przyznania dotacji stwierdzono następujące braki w stosunku do wymogów określonych w ww. uchwale:
- brak było uzasadnienia we wniosku o przyznanie dotacji,
- brak było w ofercie oświadczenia wnioskodawcy, że jest uprawniony do ubiegania się o przyznanie dotacji dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz, że nie działa w celu osiągnięcia zysku.
Ponadto na koniec roku budżetowego dotowani złożyli sprawozdanie z wykorzystania otrzymanych środków publicznych w ramach dotacji, natomiast w okazanej do kontroli dokumentacji brak było rozliczeń z realizacji zadania za poszczególne kwartały, czego wymagał § 2 zawartych umów.
W ZAKRESIE WYDATKÓW OSOBOWYCH
W wyniku porównania sprawozdań rocznych Rb-28S za lata 2001 i 2002 stwierdzono, że w 2001 roku w dziale 750 rozdz. 75023 § 4010 planowano wydatki na wynagrodzenia w kwocie 358.000 zł, wykonano w kwocie 357.842 zł. Odpowiednio w roku 2002 planowano wydatki na wynagrodzenia w kwocie 368.664 zł, zaś wykonano w kwocie 368.579 zł. Z powyższego wynikało, że wykonanie wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu (jednostki budżetowej) w 2002 roku było wyższe o kwotę 10.737 zł w stosunku do wykonania wydatków na wynagrodzenia w 2001 roku. Przekroczenie wynikało, w szczególności, z wypłacenia w 2002 roku 17 pracownikom nagród uznaniowych na łączną kwotę 14.850,00 zł (w październiku 2002 roku). Oznaczało to naruszenie ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), która w art. 3 ust.1 stanowiła, że w 2002 roku wielkość wynagrodzeń nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych w tym m.in. w samorządowych jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, o którym mowa w art. 9a ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (art. 3 ust.1 pkt 2).
W ZAKRESIE EWIDENCJI KSIĘGOWEJ WYDATKÓW INWESTYCYJNYCH
1. W przypadku inwestycji: „Budowa Gimnazjum wraz z Salą Gimnastyczną w Domaniewicach” kontrolujący stwierdzili na podstawie kart wydatków, że wydatkowano ogółem następujące kwoty:
1999 rok 58.000,00 zł
2000 rok 642.243,40 zł
2001 rok 849.247,98 zł
2002 rok 816.985,48 zł
Ogółem: 2.366.476,86 zł.
Stwierdzono niezgodność ww. kwot wynikających z kart wydatków z danymi ze sprawozdań budżetowych za lata 2000 oraz 2001. W 2000 roku ze sprawozdania wynikało, że nakłady inwestycyjne na przedmiotową inwestycję wyniosły kwotę 695.300 zł. Natomiast z kart wydatków wynikało, że wyniosły kwotę 642.243,40 zł. Różnica stanowiła kwotę 53.056,60 zł. Odpowiednio w 2001 roku ze sprawozdania wynikało, że nakłady inwestycyjne na przedmiotową inwestycję wyniosły kwotę 796.191 zł. Natomiast z kart wydatków wynikało, że była to kwota 849.247,98 zł.
2. W wyniku kontroli ewidencji księgowej dotyczącej wydatków poniesionych na realizację inwestycji pn. „Budowa drogi Rogóźno I – Rogóźno II” kontrolujący stwierdzili nieprawidłowe ustalenie wartości inwestycji (środka trwałego).
W ZAKRESIE REALIZACJI INWESTYCJI ORAZ STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie odwodnienia użytków rolnych ul. Długa Wieś i ul. Stara Wieś we wsi Domaniewice, wartość zamówienia poniżej 30.000 EURO, stwierdzono:
Zamawiający nie wykluczył oferenta nr 2 pomimo niespełnienia przez niego wszystkich warunków określonych przez zamawiającego, a mianowicie w złożonej ofercie brak było oświadczenia kierownika budowy o podjęciu obowiązków wraz z poświadczonym ksero uprawnień. Powyższe stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm.). Ponadto z uwagi na to, że w omawianym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, postępowanie winno być unieważnione zgodnie z art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną w Domaniewicach, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, stwierdzono:
1. Umowa w sprawie realizacji przedmiotowego zadania inwestycyjnego zawarta został w dniu 26 stycznia 2000 roku. Na podstawie umowy Gmina zaciągnęła zobowiązanie w wysokości 2.264.878 zł + VAT. Kwota taka nie została zabezpieczona w budżecie Gminy na 2000 rok (zaplanowano tam kwotę 550.000 zł). Zarząd Gminy zaciągając zobowiązanie w wymienionej wysokości naruszył art.18 ust.2 pkt 9 lit „e” ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego do wyłącznej kompetencji rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawie zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez radę gminy. Jednocześnie zadanie to nie zostało ujęte w wieloletnim programie inwestycyjnym, o którym mowa w art.110 ustawy o finansach publicznych. Mimo powyższego umowa kontrasygnowana została przez Skarbnika Gminy.
2. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie określił formy ani wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co było niezgodne z art.35 ust.1 pkt 11 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zażądał od oferentów złożenia zaświadczenia właściwego organu podatkowego o nie zaleganiu z uiszczeniem podatków i opłat lokalnych, co naruszało art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Umowa podpisana w dniu 26 stycznia 2000 roku pomiędzy Gminą Domaniewice, reprezentowaną przez Grzegorza Redzisza – Wójta Gminy i Jacka Felczyńskiego – członka Zarządu Gminy, a firmą „EKO-PIEC" z Łowicza, reprezentowaną przez Mariana Gajdę – właściciela, zmieniona w zakresie terminu obowiązywania aneksem nr 4 z dnia 16 stycznia 2003 roku, zawarta na okres ponad 3 lat - bez uzyskania zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, co było niezgodne z art.73 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. W dniu 21 marca 2000 roku zawarto aneks nr 1 do powyższej umowy, którego przedmiotem było wykonanie garażu dla autobusu szkolnego. Zamówienia udzielono na podstawie art.71 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, który stanowił, że zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, gdy dokonuje zamówień dodatkowych, nie przekraczających 20% wartości uprzedniego zamówienia, a zachodzi konieczność zachowania tych samych norm, parametrów i standardów. Wykonanie dodatkowych robót budowlanych obejmujących budowę garażu dla autobusu szkolnego nie wymagało zachowania tych samych norm, parametrów i standardów. W związku z powyższym nie zostały spełnione przesłanki umożliwiające udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, a działanie zamawiającego naruszało art.14 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie.
6. W dniu 4 grudnia 2000 roku zawarto aneks nr 2 do powyższej umowy, którego przedmiotem było zamówienie dodatkowe, polegające na wykonaniu poddasza użytkowego nad budynkiem Gimnazjum. Kwota wynagrodzenia wykonawcy wynosiła 168.834,00 zł + VAT i tym samym przekroczyła kwotę 20.000 EURO. Zamówienie to zostało udzielone na podstawie art.71 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych – w trybie zamówienia z wolnej ręki. W związku z wartością zamówienia przekraczającą równowartość kwoty 20.000 EURO zamawiający zobowiązany był uzyskać zatwierdzenie wybranego trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Udzielenie zamówienia mimo braku zgody Prezesa UZP nastąpiło z naruszeniem art.71 ust.1a ustawy o zamówieniach publicznych.
7. W dniu 18 czerwca 2002 roku zawarto kolejny aneks (aneks nr 3) do umowy z dnia 26 stycznia 2000 roku, na podstawie którego udzielono dodatkowego zamówienia, polegającego na wykonaniu poddasza użytkowego nad zapleczem Sali Gimnastycznej i budowie dodatkowej klatki schodowej na kwotę 98.000,00 zł + VAT. Zamówienia udzielono w trybie zamówienia z wolnej ręki – na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ww. ustawy. Wartość zamówienia również przekroczyła kwotę 20.000 EURO. W związku z powyższym zamawiający zgodnie z art.71 ust.1a ustawy o zamówieniach publicznych zobowiązany był uzyskać zatwierdzenie wybranego trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, co w omawianym stanie faktycznym nie nastąpiło.
8. Udzielając zamówień publicznych na podstawie wyżej opisanych aneksów zamawiający nie żądał od wykonawcy złożenia oświadczenia przewidzianego w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Dodatkowo zamawiający udzielając zamówienia publicznego na wykonanie poddasza użytkowego nad budynkiem Gimnazjum (aneks nr 2) powinien zażądać potwierdzenia spełnienia warunków określonych w art.22 ust.2 powyższej ustawy, co było wymagane przez art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę drogi gminnej Rogóźno I - Rogóźno II”, wartość zamówienia do 30.000 EURO, stwierdzono:
Zgodnie z postanowieniami umowy zawartej w dniu 24 maja 2001 roku zamawiający ustalił wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 3% od ustalonej w umowie wartości robót budowlanych. Natomiast według przepisu § 2 ust.2 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenia należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz.794 – obecnie nie obowiązujące) - jeżeli wartość robót nie przekraczała równowartości kwoty 200.000 EURO, wysokość zabezpieczenia ustala była w granicach 5% - 10% ich wartości.
W ZAKRESIE ZADAŃ REALIZOWANYCH NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ
Kontrolujący stwierdzili, że podpisanie porozumienia między Powiatem Łowickim i Gminą Domaniewice w sprawie powierzenia Gminie prowadzenia czynności związanych z poborem i ściągalnością należności z tytułu opłat melioracyjnych z terenu gminy, za wykonanie na koszt Państwa urządzeń melioracji wodnych szczegółowych, nastąpiło bez wymaganej przez art.18 ust.2 pkt 11 w związku z art.8 ust.2a ustawy o samorządzie gminnym uchwały Rady Gminy w Domaniewicach.
W ZAKRESIE WYDATKÓW NA OCHRONĘ PRZECIWPOŻAROWĄ
Na podstawie rachunku nr 10/2002 z dnia 19 lipca 2002 roku kontrolowana jednostka zapłaciła za wyhaftowanie sztandaru dla OSP w Rogóźnie, który to wydatek nie mieścił się w granicach finansowania jednostek ochotniczych straży pożarnych określonych przez art.32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1229).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Podejmować kontrole w podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie określonym w art.127 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
2. Przy zawieraniu umów wskazywać jako stronę zawierającą umowę Gminę (osobę prawną).
3. Uzupełnić przyjęte zasady rachunkowości poprzez określenie programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, zgodnie z art.10 ust. 1 pkt 3 lit. „c” ustawy o rachunkowości.
4. Zapewnić wykazywanie w sporządzanych sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z ewidencją księgową, zgodnie z § 10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279).
5. Wydatki na funkcjonowanie ochotniczych straży pożarnych ponosić w zakresie określonym przez art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej. Stosownie do jego postanowień gmina ponosi koszty utrzymania, wyposażenia, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej jednostek osp, jak również koszty umundurowania i ubezpieczenia członków osp.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
7. Podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy, w związku z rozpatrywaniem podań w sprawie ulg podatkowych, zgodne z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa.
8. Przy zbyciu, wydzierżawianiu bądź najmie nieruchomości na okres powyżej trzech lat uzyskać stosowną zgodę Radę Gminy, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.18 ust.2 pkt 9 lit. „a” ustawy o samorządzie gminnym.
9. Wysokość czynszu za najem i dzierżawę nieruchomości wyliczać zgodnie z warunkami zawartymi w umowach najmu i dzierżawy.
10. Przestrzegać art.11¹ ust.7 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym opłata za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wnoszona jest na rachunek gminy w każdym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem w trzech równych ratach, w terminach do 31 stycznia, 31 maja i 30 września (stan prawny po zmianie wprowadzonej na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi - Dz. U nr 167, poz. 1372).
11. Nie wypłacać wynagrodzenia pracownikom nie świadczącym pracy w związku z udziałem w posiedzeniach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych odbywających się w godzinach pracy.
12. W związku z udzielaniem dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych przestrzegać postanowień uchwały Rady Gminy nr XXXIV/169/2002 z dnia 26 kwietnia 2002 roku w sprawie określenia trybu postępowania w sprawach o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, sposobu ich rozliczania i sposobu kontroli zleconego zadania.
13. Dokonać korekty wartości inwestycji pn. „Budowa drogi Rogóźno I – Rogóźno II.
14. Zobowiązania dotyczące realizowanych inwestycji, w wysokości przekraczającej kwoty planowanych na dany rok wydatków, zaciągać w oparciu o stosowne uchwały Rady Gminy, podjęte na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit „e” ustawy o samorządzie gminnym lub w oparciu o limity wydatków określone w uchwalonych na podstawie art.110 ust.1 ustawy o finansach publicznych programach inwestycyjnych.
15. Przestrzegać kompetencji Rady Gminy w zakresie wyrażania zgody na zawarcie porozumień dotyczących wykonywania zadań z zakresu właściwości powiatu, stosownie do art.18 ust.2 pkt 11 w zw. z art.8 ust.2a ustawy o samorządzie gminnym.
15. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i aktów wykonawczych, w szczególności:
- art.14 ust.2 ustawy, zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie,
- art.19 ust.1 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art.27b ust.1 ustawy określającego przesłanki unieważnienia postępowania,
- art.35 ust.1 ustawy określającego elementy specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art. 71 ust.1a ustawy, stosownie do którego udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki, przy wartości zamówienia przekraczającej kwotę 20.000 EURO, wymaga zatwierdzenia trybu przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
- art.73 ustawy zakazującego zawierania umów na czas dłuższy niż 3 lata, bez zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
- przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002) określających zasady wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości.
1. Pan Przewodniczący
Rady Gminy
2. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Gminy
3. aa.