Gm. Gomunice - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 14 maja 2003 r.
Pan
Jerzy Sewerynek
Wójt Gminy Gomunice
WK – 0915/26/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Pana, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Gomunice wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie ustaleń ogólnych
1. Zarząd Gminy Gomunice zawarł w dniach 20 września 1999 roku i 7 marca 2001 roku umowy z Bankiem Spółdzielczym w Radomsku O/Gomunice dotyczące prowadzenia rachunku bankowego. Powyższym działaniem naruszony został art.134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148), stosownie do którego bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Zawarcie ww. umów nastąpiło z pominięciem procedur ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Wskazać należy, że w ramach wyboru banku do obsługi bankowej budżetu- organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego powinien podjąć rozstrzygnięcia co do wszystkich istotnych kwestii mających wpływy na ten wybór, co obejmuje – w szczególności - określenie trybu postępowania, istotnych warunków zamówienia, kryteriów wyboru. Postępowanie kończy uchwała w sprawie wyboru banku.
2. Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił, w okresie objętym kontrolą, procedur wewnętrznej kontroli finansowej, spełniających wymogi wynikające z ustawy o finansach publicznych. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych.
3. Kontrolujący stwierdzili przypadki ustalenia w zawartych umowach pożyczek i kredytów zabezpieczenia w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, co stanowiło naruszenie art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 i art.46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminny (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Z powołanych przepisów wynikało, w szczególności, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego mógł być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych. Ewentualne dysponowanie środkami przez bank odbywałoby się zatem z pominięciem powołanych zasad.
W zakresie prowadzenia rachunkowości
1. Kontrolujący stwierdzili brak dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, spełniającej wymogi wynikające z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 76, poz. 694) wskutek nie opracowania wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych oraz zasad ochrony danych.
2. Nieprawidłowo wykazano na dzień 31 grudnia 2001 roku, w sprawozdaniu Rb – 28s z wykonania planu wydatków budżetowych kwotę zobowiązań wymagalnych dla urzędu gminy i jednostek oświatowych. Powinna być wykazano kwota 173.930 zł, wykazano 183.824 zł.
3. Kontrolujący stwierdzili, że na dzień 31 grudnia 2002 roku kontrolowana jednostka posiadała zobowiązania wymagalne w wysokości 12.397,02 zł z tytułu nie zapłaconych faktur za dowóz młodzieży na zawody sportowe. Ustalono, że usługi transportowe świadczyła jedna firma, z którą nie zawarto umowy na piśmie. Zlecenie usług transportowych nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art12a tej ustawy, zgodnie z którym zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych ustawą o zamówieniach publicznych.
4. Nieprawidłowo ewidencjonowano na koncie 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne zobowiązania z tytułu udzielonych pożyczek z kasy zapomogowo – pożyczkowej oraz pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zobowiązania te, stosownie do postanowień zakładowego planu kont powinny być księgowane na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami. Ponadto nieprawidłowo ewidencjonowano na podanym koncie pobrane zaliczki na podatek dochodowy, które winny być księgowane na koncie 225 – rozrachunki z budżetami.
W zakresie podatków i opłat lokalnych
1. Prowadzona w Gminie Gomunice ewidencja podatków i opłat lokalnych nie uwzględniała zasad wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.). Ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i obejmuje:
- dziennik,
- konta księgi głównej,
- konta ksiąg pomocniczych.
Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) obejmują, między innymi, konta służące do rozrachunków z tytułu podatków z podatnikami, inkasentami i bankami.
2. Wydając decyzje dotyczące umorzenia zaległości podatkowych dla przedsiębiorców organ podatkowy nie stosował przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 60, poz. 704 z późn. zm. – uchylona z dniem 6 października 2002 roku na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców - Dz. U. nr 141, poz. 1177). Zgodnie z art.67 ust.1a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) umarzanie zaległości podatkowych, opłaty prolongacyjnej lub odsetek za zwłokę na wniosek podatnika będącego przedsiębiorcą następuje zgodnie z przepisami o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców.
3. Kontrolowana jednostka nie prowadziła ewidencji wysłanych upomnień do podatników zalegających z płatnością podatków, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 – obowiązujące do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku).
4. Stwierdzono przypadki braku weryfikacji danych dotyczących powierzchni gruntów rolnych w ewidencji podatkowej z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów. Zgodnie z art.21 ust.1 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 100, poz. 1086 z późn. zm.) podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków.
W zakresie dochodów z majątku
1. Nieprawidłowo zaksięgowano w 2001 roku w dziale 700 rozdziale 70005 § 85 wpływy ze sprzedaży składników majątkowych w wysokości 23.266 zł. Kwota ta stanowiła środki ze sprzedaży gruntów rolnych Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa i została na jej rzecz przekazana, po potrąceniu należnych prowizji.
2. Nieprawidłowo zaewidencjonowano w latach 2001 – 2002 dochody z tytułu dzierżawy nieruchomości w dziale 750 (administracja publiczna), rozdziale 75023 (urzędy gmin). Wskazane dochody powinny być zaklasyfikowane w dziale 700 – gospodarka mieszkaniowa, rozdziale 70005 (gospodarka gruntami i nieruchomościami), § 075 (dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych), stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące).
3. W przypadku zbycia, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, działek o numerach 232/3 i 232/4, w obrębie Chrzanowice, kontrolujący ustalili, że nabywca nieruchomości uiścił kwotę należną w dniu 10 stycznia 2003 roku, tj. po sporządzeniu aktu notarialnego, co nastąpiło w dniu 18 grudnia 2002 roku. W akcie notarialnym zawarto jednakże zapis, że cena sprzedaży została przez kupujących zapłacona.
W zakresie pozostałych dochodów
1. Nie przestrzegano obowiązującej klasyfikacji budżetowej w odniesieniu do pobieranych opłat za zajęcie pasa drogowego. Opłaty te klasyfikowano w dziale 750 (administracja publiczna), rozdziale 75095 (pozostała działalność) § 097 (wpływy z różnych dochodów). Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów opłaty te powinny być ewidencjonowane w dziale 600 (transport i łączność), rozdziale 60016 (drogi gminne), § 049 (wpływy z różnych opłat).
2. We wszystkich przypadkach objętych kontrolą decyzje dotyczące zajęcia pasa drogowego zostały wydane w terminie krótszym niż 3 miesiące od daty złożenia wniosku, o którym mowa w § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.) Zgodnie z powołanym przepisem wniosek w sprawie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego należy złożyć zarządowi drogi z co najmniej 3 – miesięcznym wyprzedzeniem.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych
Kontrolujący stwierdzili, że podmioty, które otrzymały dotacje z budżetu Gminy (w 2001 roku – LZS Ruch Chrzanowice i LZS „STASIAK-BAK-POL”; w 2002 roku - LZS Ruch Chrzanowice) nie złożyły wniosków dotyczących realizacji zadania publicznego, wymaganych przez § 3 uchwały Rady Gminy Gomunice nr XIX/96/2000 z dnia 15 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonywania zadania zleconego. Ponadto stosownie do art.25 ust.2 ustawy o finansach publicznych podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku porównania sprawozdań rocznych Rb-28S za lata 2001 i 2002 stwierdzono, że w 2001 roku w dziale 750 rozdz. 75023 (urzędy gmin) § 4010 planowano wydatki na wynagrodzenia w kwocie 420.000 zł, wykonano w kwocie 399.066 zł. Odpowiednio w roku 2002 planowano wydatki na wynagrodzenia w kwocie 482.000 zł, zaś wykonano w kwocie 433.315 zł. Z powyższego wynikało, że wykonanie wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu (jednostki budżetowej) w 2002 roku było wyższe o kwotę 34.249 zł w stosunku do wykonania wydatków na wynagrodzenia w 2001 roku. Oznaczało to naruszenie ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), która w art. 3 ust.1 stanowiła, że w 2002 roku wielkość wynagrodzeń nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych w tym m.in. w samorządowych jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, o którym mowa w art. 9 a ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (art. 3 ust.1 pkt 2). Przekroczenie nastąpiło, między innymi, w wyniku wypłaty w grudniu 2002 roku nagród uznaniowych dla pracowników Urzędu Gminy, a także – jak wynikało z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Gminy – z faktu zatrudnienia dwóch nowych pracowników.
2. Pismem z dnia 3 grudnia 2002 roku Przewodniczący Rady Gminy Gomunice przyznał Wójtowi Gminy Panu Jerzemu Sewerynkowi nagrodę pieniężną w wysokości 760 zł brutto, wskazując jako uzasadnienie oszczędności w funduszu płac. Powyższe działanie naruszało art.20 ust.5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), zgodnie z którym członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego oraz wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej.
3. Nie przestrzegano § 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 z późn. zm.), poprzez nie przekazanie, w 2001 roku, do dnia 31 maja 75% kwoty rocznej odpisu na rachunek funduszu i do dnia 30 września pozostałej kwoty odpisu.
W zakresie udzielania zamówień publicznych i realizacji inwestycji
1. W Regulaminie Organizacyjnym nie zostały określone zagadnienia związane z podziałem między poszczególne komórki organizacyjne obowiązków związanych z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na zakup samochodu służbowego marki „Polonez”, w 2001 roku, stwierdzono, że zakupu dokonano z pominięciem procedur ustalonych przez ustawę o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art.12a tej ustawy, stosownie do którego zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie. Nadto art.28 ust.4 ustawy o finansach publicznych stwierdza, ze jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na demontaż i utylizację płyt azbestowo – cementowych nieczynnej oczyszczalni ścieków, w trybie przetargu nieograniczonego, w 2002 roku, stwierdzono, że w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zamawiający żądał przedstawienia przez oferentów zezwolenia Starosty Radomszczańskiego na wytwarzanie odpadów zawierających azbest – na podstawie ustawy o odpadach. Stosowne zezwolenie złożyła tylko jedna firma, z trzech firm. Pozostali dwaj oferenci powinni zostać wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych, a postępowanie unieważnione w oparciu o art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy. Zamawiający nie podjął wymienionych decyzji, lecz zwrócił się do dwóch oferentów o złożenie brakującego zezwolenia Starosty. W wyznaczonym terminie zezwolenia te nie zostały przedłożone. Po terminie zamawiający otrzymał decyzję Starosty Radomszczańskiego z dnia 6 maja 2002 roku zatwierdzającą program gospodarki odpadami niebezpiecznymi, wydaną dla jednego z oferentów (firma „POLZET”, Częstochowa). Tymczasem już w dniu 24 kwietnia 2002 roku wysłane zostały do uczestników postępowania zawiadomienia o wyniku przetargu. Dodatkowo podkreślić należy, że żądanie zamawiającego złożenia brakujących dokumentów nie miało podstawy w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych. Art.22 ust.7a tej ustawy pozwala bowiem zamawiającemu żądać, w wyznaczonym przez siebie terminie, uzupełnienia bądź złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy, a nie złożenia brakujących dokumentów, w sytuacji istnienia przesłanek wykluczenia oferenta.
4. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na budowę zaplecza socjalnego dla zespołu piłkarskiego w Chrzanowicach, w trybie przetargu nieograniczonego, w 2002 roku, stwierdzono że zamawiający nie zamieścił w ogłoszeniu o przetargu informacji wymaganych przez art.30 pkt 3 (pożądany lub wymagany termin realizacji zamówienia) i art.30 pkt 5 (oświadczenie w sprawie preferencji krajowych) ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Kontrolujący ustalili, że w okresie lipiec – sierpień 2002 roku kontrolowana jednostka udzieliła zamówienia na transport kruszywa na boisko w Chrzanowicach z pominięciem procedur określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art.12a ww. ustawy.
6. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie modernizacji drogi ul. Leszka Czarnego oraz wykonanie nakładki asfaltowej na drodze do oczyszczalni ścieków w Gomunicach, w trybie przetargu nieograniczonego, w 2002 roku, stwierdzono:
- zamawiający nie zgłosił robót budowlanych właściwemu organowi administracji architektoniczno - budowlanej, co stanowiło naruszenie art.30 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 106, poz.1126 z późn. zm.). Kontrolujący stwierdzili także, że dla przedmiotowych robót nie był prowadzony dziennik budowy, stosownie do wymogów wynikających z art.45 ustawy Prawo budowlane,
- zamawiający nie określił przedmiotu zamówienia (roboty budowlane) w sposób wymagany przez art.17 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie posiadał kosztorysu inwestorskiego oraz dokumentacji określającej przedmiot przetargu, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- ogłoszenie o przetargu nie zawierało danych wymaganych przez art.30 pkt 3 i 5 ww. ustawy.
7. W zakresie zagadnień związanych z budową boiska w Chrzanowicach w latach 1994 – 2003 stwierdzono.
W dniu 19 grudnia 1993 roku powołany został Społeczny Komitet dla budowy boiska sportowego w Chrzanowicach. Na spotkaniu założycielskim ustalono także harmonogram prac. Inwestycja zamknąć się miała w cyklu dwurocznym. Kontrolujący ustalili, że wskazany harmonogram nie został dotrzymany. Jako inwestor w odniesieniu do przedmiotowego zadania inwestycyjnego występował Społeczny Komitet, będąc adresatem decyzji Wójta Gminy Gomunice z dnia 23 lipca 1997 roku o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu (sygn. 7330/19/97) oraz decyzji Wójta Gminy Gomunice z dnia 10 grudnia 1998 roku o pozwoleniu na budowę (sygn. P.7351/5/98). Podkreślić należy, że podstawą działania komitetów społecznych była uchwałą nr 60 Rady Ministrów z dnia 13 kwietnia 1984 roku w sprawie czynów społecznych oraz pomocy Państwa w ich organizowaniu i realizacji (M.P. nr 11, poz. 75). Uchwała ta przewidywała możliwość powierzenia funkcji inwestora zadania inwestycyjnego na rzecz, między innymi, komitetu społecznego. Wskazana uchwała Rady Ministrów straciła moc obowiązującą z dniem 11 maja 1996 roku. Z tą datą utraciła również prawne umocowanie działalność społecznych komitetów. Wydanie przez Wójta Gminy Gomunice na rzecz Społecznego Komitetu Budowy Boiska z siedzibą w Chrzanowicach wskazanych wyżej decyzji pozbawione były podstawy prawnej. Z przedłożonej kontrolującym dokumentacji wynikało, że Społeczny Komitet nie zawiadomił właściwego organu o rozpoczęciu robót budowlanych, nie ustanowił kierownika budowy oraz nie prowadził dziennika budowy. W dniu 3 marca 2003 roku Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego decyzją nr 18/2003 nakazał Gminie Gomunice podjąć określone w decyzji czynności w celu doprowadzenia zrealizowanego boiska sportowego do stanu zgodnego z prawem, co wynikało z nie dostosowania się inwestora (Społeczny Komitet) do warunków uzyskanego pozwolenia na budowę.
Kontrolujący ustalili, że w latach 1994 – 2000 z budżetu Gminy Gomunice przekazano, w formie dotacji, na rzecz Społecznego Komitetu kwotę 136.000 zł, w tym w:
- 1994 roku - 5.000 zł,
- 1995 roku - 20.000 zł,
- 1996 roku – 20.000 zł,
- 1997 roku – 22.000 zł,
- 1998 roku – 22.000 zł,
- 1999 roku – 22.000 zł,
- 2000 roku – 25.000 zł.
Przekazywane środki klasyfikowane były w dziale 87 (kultura fizyczna i sport), rozdziale 8795 (pozostała działalność), § 73 (dotacje na finansowanie inwestycji innych jednostek organizacyjnych). Podkreślić należy, że z momentem uchylenia wyżej powołanej uchwały Rady Ministrów nr 60 odpadła również możliwość przekazywania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji na rzecz społecznych komitetów. W szczególności podstaw takich nie dawała obowiązująca od dnia 1 stycznia 1999 roku ustawa o finansach publicznych. Przekazywanie dotacji z budżetu Gminy Gomunice na rzecz Społecznego Komitetu Budowy Boiska następowało z naruszeniem przepisów ustawy o finansach publicznych określających zasady udzielania dotacji z budżetu jednostek samorządu terytorialnego.
W wyniku kontroli stwierdzono, że Społeczny Komitet przedłożył dokumenty (umowy, rachunki, faktury) rozliczające kwotę 127.668,70 zł. Nie została rozliczona kwota w wysokości 8.331,30 zł. Kontrolujący stwierdzili, że jako rozliczenie dotacji przedkładane były kserokopie dokumentów. Rachunki posiadały adnotację o wykonaniu prac, potwierdzoną przez Społeczny Komitet. Na dokumentach brak było natomiast jakichkolwiek adnotacji potwierdzających kontrolę ze strony pracowników Urzędu Gminy. Brak także adnotacji o zgodności dokumentów z oryginałem. W wyniku kontroli ustalono, że Wójt Gminy nie wyznaczył pracownika odpowiedzialnego za wykonywanie nadzoru nad realizacją prac przy budowie boiska, wykorzystaniem przekazywanych środków i ich prawidłowym rozliczeniem. Gmina przekazując dotacje zaniechała podjęcia działań mających na celu sprawowanie kontroli i nadzoru nad wykorzystaniem środków publicznych, w szczególności w oparciu o kryteria legalności i gospodarności. Odpowiedzialność za powyższe ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy, a opisane działania (zaniechania) stanowiły naruszenie art.50 ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona.
Kontrolującym nie przedłożono dokumentów dotyczących rozwiązania Społecznego Komitetu. Ustalono ponadto, że Gmina nie przejęła zrealizowanego zadania od Społecznego Komitetu, nie dokonała także rozliczenia rzeczowo – finansowego tego zadania.
W zakresie ewidencji i inwentaryzacji składników majątkowych
1. Na koncie 011/1 nieprawidłowo ewidencjonowano pozostałe środki trwałe w używaniu będące w posiadaniu jednostek organizacyjnych. Prawidłowa ewidencja powinna być prowadzona na koncie 013, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) oraz postanowieniami zakładowego planu kont.
2. W księgach inwentarzowych środków trwałych brak było numerów inwentarzowych, symbolu klasyfikacji środka trwałego, wskazania pola spisowego, co naruszało przyjęte zarządzeniem Wójta Gminy nr 2/2002 z dnia 30 stycznia 2002 roku zasady prowadzenia kont ujętych w zakładowym planie kont Urzędu Gminy.
3. W wyniku kontroli inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2002 roku stwierdzono nieznaczne uchybienia, opisane w protokole kontroli, wynikające z nieprzestrzegania postanowień obowiązującej Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym RIO w Łodzi kieruje następujące zalecenia:
1. Bankową obsługę budżetu Gminy zlecić bankowi wybranemu przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, stosownie do wymogu wynikającego z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
2. Ustalić procedury wewnętrznej kontroli finansowej spełniające wymogi określone w art.35a ustawy o finansach publicznych i zapewnić ich przestrzeganie.
3. Zaniechać w zawieranych umowach dotyczących zaciągnięcia pożyczki lub kredytu ustalania pełnomocnictwa na rzecz kredytodawcy (pożyczkodawcy) do dysponowania rachunkiem Gminy, jako formy zabezpieczenia udzielonego kredytu (pożyczki).
4. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, poprzez określenie zasad przetwarzania danych przy użyciu komputera, zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit. „b” i „c’” ustawy o rachunkowości.
5. Opracować i zapewnić stosowanie ewidencji podatków i opłat, spełniającej wymogi określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
6. Zapewnić ewidencjonowanie operacji gospodarczych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz postanowieniami zakładowego planu kont, w szczególności co do kont 011, 013, 225, 229, 234.
7. Przestrzegać art. 67 ust.1a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym umarzanie zaległości podatkowych, opłaty prolongacyjnej lub odsetek za zwłokę na wniosek podatnika będącego przedsiębiorcą następuje zgodnie z przepisami o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców.
8. Prowadzić ewidencję wysyłanych upomnień, zgodnie z § 4 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Zapewnić weryfikację danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ewidencji gruntów i budynków, z uwagi na postanowienia art.21 ust.1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, zgodnie z którymi podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte ewidencji gruntów i budynków.
10. Przestrzegać klasyfikacji dochodów i wydatków określonej przepisami Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634).
11. Przy udzielaniu dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych przestrzegać postanowień uchwały Rady Gminy Gomunice nr XIX/96/2000 z dnia 15 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonywania zadania zleconego.
12. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy kwoty bezpodstawnie wypłaconej nagrody uznaniowej (kwota netto wypłacona pracownikowi) na rzecz Wójta Gminy.
13. Przestrzegać art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zakresie terminów przekazywania środków na rachunek funduszu.
14. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, w szczególności:
- art.12a ustawy – zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia publicznego wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.17 ust.1 ustawy – dotyczącego obowiązków zamawiającego w zakresie określania przedmiotu zamówienia,
- art.19 ust.1 ustawy – określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.27b ust.1 ustawy – określającego przesłanki unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.30 ustawy – określającego treść ogłoszenia o przetargu nieograniczonym,
- art.35 ust.2 ustawy – zobowiązującego zamawiającego do posiadania w odniesieniu do robót budowlanych kosztorysu inwestorskiego oraz dokumentacji określającej przedmiot postępowania.
15. Stosownie do art.30 ust.1 ustawy Prawo budowlane, zgłaszać wykonywanie robót budowlanych, wymienionych w tym przepisie, właściwemu organowi administracji architektoniczno - budowlanej.
16. Uzupełnić księgi inwentarzowe środków trwałych, zgodnie z postanowieniami zarządzenia nr 2/2002 Wójta Gminy Gomunice z dnia 30 stycznia 2002 roku.
17. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
18. Podjąć działania mające na celu finansowo – rzeczowe rozliczenie inwestycji budowy boiska w Chrzanowicach.
19. Podjąć działania mające na celu pełne rozliczenie przekazanych z budżetu kwot dotacji na rzecz Społecznego Komitetu Budowy Boiska w Chrzanowicach.
20. Przestrzegać art.50 ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Gomunicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Gomunicach
- aa
Łódź, dnia 14 maja 2003 r.
Pan
Jerzy Sewerynek
Wójt Gminy Gomunice
WK – 0915/26/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Pana, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Gomunice wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie ustaleń ogólnych
1. Zarząd Gminy Gomunice zawarł w dniach 20 września 1999 roku i 7 marca 2001 roku umowy z Bankiem Spółdzielczym w Radomsku O/Gomunice dotyczące prowadzenia rachunku bankowego. Powyższym działaniem naruszony został art.134 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148), stosownie do którego bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Zawarcie ww. umów nastąpiło z pominięciem procedur ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Wskazać należy, że w ramach wyboru banku do obsługi bankowej budżetu- organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego powinien podjąć rozstrzygnięcia co do wszystkich istotnych kwestii mających wpływy na ten wybór, co obejmuje – w szczególności - określenie trybu postępowania, istotnych warunków zamówienia, kryteriów wyboru. Postępowanie kończy uchwała w sprawie wyboru banku.
2. Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił, w okresie objętym kontrolą, procedur wewnętrznej kontroli finansowej, spełniających wymogi wynikające z ustawy o finansach publicznych. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych.
3. Kontrolujący stwierdzili przypadki ustalenia w zawartych umowach pożyczek i kredytów zabezpieczenia w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, co stanowiło naruszenie art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 i art.46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminny (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Z powołanych przepisów wynikało, w szczególności, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego mógł być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych. Ewentualne dysponowanie środkami przez bank odbywałoby się zatem z pominięciem powołanych zasad.
W zakresie prowadzenia rachunkowości
1. Kontrolujący stwierdzili brak dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, spełniającej wymogi wynikające z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 76, poz. 694) wskutek nie opracowania wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych oraz zasad ochrony danych.
2. Nieprawidłowo wykazano na dzień 31 grudnia 2001 roku, w sprawozdaniu Rb – 28s z wykonania planu wydatków budżetowych kwotę zobowiązań wymagalnych dla urzędu gminy i jednostek oświatowych. Powinna być wykazano kwota 173.930 zł, wykazano 183.824 zł.
3. Kontrolujący stwierdzili, że na dzień 31 grudnia 2002 roku kontrolowana jednostka posiadała zobowiązania wymagalne w wysokości 12.397,02 zł z tytułu nie zapłaconych faktur za dowóz młodzieży na zawody sportowe. Ustalono, że usługi transportowe świadczyła jedna firma, z którą nie zawarto umowy na piśmie. Zlecenie usług transportowych nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art12a tej ustawy, zgodnie z którym zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych ustawą o zamówieniach publicznych.
4. Nieprawidłowo ewidencjonowano na koncie 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne zobowiązania z tytułu udzielonych pożyczek z kasy zapomogowo – pożyczkowej oraz pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zobowiązania te, stosownie do postanowień zakładowego planu kont powinny być księgowane na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami. Ponadto nieprawidłowo ewidencjonowano na podanym koncie pobrane zaliczki na podatek dochodowy, które winny być księgowane na koncie 225 – rozrachunki z budżetami.
W zakresie podatków i opłat lokalnych
1. Prowadzona w Gminie Gomunice ewidencja podatków i opłat lokalnych nie uwzględniała zasad wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.). Ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i obejmuje:
- dziennik,
- konta księgi głównej,
- konta ksiąg pomocniczych.
Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) obejmują, między innymi, konta służące do rozrachunków z tytułu podatków z podatnikami, inkasentami i bankami.
2. Wydając decyzje dotyczące umorzenia zaległości podatkowych dla przedsiębiorców organ podatkowy nie stosował przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 60, poz. 704 z późn. zm. – uchylona z dniem 6 października 2002 roku na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców - Dz. U. nr 141, poz. 1177). Zgodnie z art.67 ust.1a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) umarzanie zaległości podatkowych, opłaty prolongacyjnej lub odsetek za zwłokę na wniosek podatnika będącego przedsiębiorcą następuje zgodnie z przepisami o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców.
3. Kontrolowana jednostka nie prowadziła ewidencji wysłanych upomnień do podatników zalegających z płatnością podatków, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 – obowiązujące do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku).
4. Stwierdzono przypadki braku weryfikacji danych dotyczących powierzchni gruntów rolnych w ewidencji podatkowej z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów. Zgodnie z art.21 ust.1 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 100, poz. 1086 z późn. zm.) podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków.
W zakresie dochodów z majątku
1. Nieprawidłowo zaksięgowano w 2001 roku w dziale 700 rozdziale 70005 § 85 wpływy ze sprzedaży składników majątkowych w wysokości 23.266 zł. Kwota ta stanowiła środki ze sprzedaży gruntów rolnych Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa i została na jej rzecz przekazana, po potrąceniu należnych prowizji.
2. Nieprawidłowo zaewidencjonowano w latach 2001 – 2002 dochody z tytułu dzierżawy nieruchomości w dziale 750 (administracja publiczna), rozdziale 75023 (urzędy gmin). Wskazane dochody powinny być zaklasyfikowane w dziale 700 – gospodarka mieszkaniowa, rozdziale 70005 (gospodarka gruntami i nieruchomościami), § 075 (dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych), stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące).
3. W przypadku zbycia, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, działek o numerach 232/3 i 232/4, w obrębie Chrzanowice, kontrolujący ustalili, że nabywca nieruchomości uiścił kwotę należną w dniu 10 stycznia 2003 roku, tj. po sporządzeniu aktu notarialnego, co nastąpiło w dniu 18 grudnia 2002 roku. W akcie notarialnym zawarto jednakże zapis, że cena sprzedaży została przez kupujących zapłacona.
W zakresie pozostałych dochodów
1. Nie przestrzegano obowiązującej klasyfikacji budżetowej w odniesieniu do pobieranych opłat za zajęcie pasa drogowego. Opłaty te klasyfikowano w dziale 750 (administracja publiczna), rozdziale 75095 (pozostała działalność) § 097 (wpływy z różnych dochodów). Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów opłaty te powinny być ewidencjonowane w dziale 600 (transport i łączność), rozdziale 60016 (drogi gminne), § 049 (wpływy z różnych opłat).
2. We wszystkich przypadkach objętych kontrolą decyzje dotyczące zajęcia pasa drogowego zostały wydane w terminie krótszym niż 3 miesiące od daty złożenia wniosku, o którym mowa w § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.) Zgodnie z powołanym przepisem wniosek w sprawie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego należy złożyć zarządowi drogi z co najmniej 3 – miesięcznym wyprzedzeniem.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych
Kontrolujący stwierdzili, że podmioty, które otrzymały dotacje z budżetu Gminy (w 2001 roku – LZS Ruch Chrzanowice i LZS „STASIAK-BAK-POL”; w 2002 roku - LZS Ruch Chrzanowice) nie złożyły wniosków dotyczących realizacji zadania publicznego, wymaganych przez § 3 uchwały Rady Gminy Gomunice nr XIX/96/2000 z dnia 15 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonywania zadania zleconego. Ponadto stosownie do art.25 ust.2 ustawy o finansach publicznych podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
W zakresie wydatków osobowych
1. W wyniku porównania sprawozdań rocznych Rb-28S za lata 2001 i 2002 stwierdzono, że w 2001 roku w dziale 750 rozdz. 75023 (urzędy gmin) § 4010 planowano wydatki na wynagrodzenia w kwocie 420.000 zł, wykonano w kwocie 399.066 zł. Odpowiednio w roku 2002 planowano wydatki na wynagrodzenia w kwocie 482.000 zł, zaś wykonano w kwocie 433.315 zł. Z powyższego wynikało, że wykonanie wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu (jednostki budżetowej) w 2002 roku było wyższe o kwotę 34.249 zł w stosunku do wykonania wydatków na wynagrodzenia w 2001 roku. Oznaczało to naruszenie ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), która w art. 3 ust.1 stanowiła, że w 2002 roku wielkość wynagrodzeń nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych w tym m.in. w samorządowych jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, o którym mowa w art. 9 a ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (art. 3 ust.1 pkt 2). Przekroczenie nastąpiło, między innymi, w wyniku wypłaty w grudniu 2002 roku nagród uznaniowych dla pracowników Urzędu Gminy, a także – jak wynikało z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Gminy – z faktu zatrudnienia dwóch nowych pracowników.
2. Pismem z dnia 3 grudnia 2002 roku Przewodniczący Rady Gminy Gomunice przyznał Wójtowi Gminy Panu Jerzemu Sewerynkowi nagrodę pieniężną w wysokości 760 zł brutto, wskazując jako uzasadnienie oszczędności w funduszu płac. Powyższe działanie naruszało art.20 ust.5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), zgodnie z którym członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego oraz wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta nie przysługują nagrody, z wyjątkiem nagrody jubileuszowej.
3. Nie przestrzegano § 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 z późn. zm.), poprzez nie przekazanie, w 2001 roku, do dnia 31 maja 75% kwoty rocznej odpisu na rachunek funduszu i do dnia 30 września pozostałej kwoty odpisu.
W zakresie udzielania zamówień publicznych i realizacji inwestycji
1. W Regulaminie Organizacyjnym nie zostały określone zagadnienia związane z podziałem między poszczególne komórki organizacyjne obowiązków związanych z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na zakup samochodu służbowego marki „Polonez”, w 2001 roku, stwierdzono, że zakupu dokonano z pominięciem procedur ustalonych przez ustawę o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art.12a tej ustawy, stosownie do którego zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie. Nadto art.28 ust.4 ustawy o finansach publicznych stwierdza, ze jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na demontaż i utylizację płyt azbestowo – cementowych nieczynnej oczyszczalni ścieków, w trybie przetargu nieograniczonego, w 2002 roku, stwierdzono, że w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym zamawiający żądał przedstawienia przez oferentów zezwolenia Starosty Radomszczańskiego na wytwarzanie odpadów zawierających azbest – na podstawie ustawy o odpadach. Stosowne zezwolenie złożyła tylko jedna firma, z trzech firm. Pozostali dwaj oferenci powinni zostać wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych, a postępowanie unieważnione w oparciu o art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy. Zamawiający nie podjął wymienionych decyzji, lecz zwrócił się do dwóch oferentów o złożenie brakującego zezwolenia Starosty. W wyznaczonym terminie zezwolenia te nie zostały przedłożone. Po terminie zamawiający otrzymał decyzję Starosty Radomszczańskiego z dnia 6 maja 2002 roku zatwierdzającą program gospodarki odpadami niebezpiecznymi, wydaną dla jednego z oferentów (firma „POLZET”, Częstochowa). Tymczasem już w dniu 24 kwietnia 2002 roku wysłane zostały do uczestników postępowania zawiadomienia o wyniku przetargu. Dodatkowo podkreślić należy, że żądanie zamawiającego złożenia brakujących dokumentów nie miało podstawy w przepisach ustawy o zamówieniach publicznych. Art.22 ust.7a tej ustawy pozwala bowiem zamawiającemu żądać, w wyznaczonym przez siebie terminie, uzupełnienia bądź złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy, a nie złożenia brakujących dokumentów, w sytuacji istnienia przesłanek wykluczenia oferenta.
4. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na budowę zaplecza socjalnego dla zespołu piłkarskiego w Chrzanowicach, w trybie przetargu nieograniczonego, w 2002 roku, stwierdzono że zamawiający nie zamieścił w ogłoszeniu o przetargu informacji wymaganych przez art.30 pkt 3 (pożądany lub wymagany termin realizacji zamówienia) i art.30 pkt 5 (oświadczenie w sprawie preferencji krajowych) ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Kontrolujący ustalili, że w okresie lipiec – sierpień 2002 roku kontrolowana jednostka udzieliła zamówienia na transport kruszywa na boisko w Chrzanowicach z pominięciem procedur określonych w ustawie o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art.12a ww. ustawy.
6. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie modernizacji drogi ul. Leszka Czarnego oraz wykonanie nakładki asfaltowej na drodze do oczyszczalni ścieków w Gomunicach, w trybie przetargu nieograniczonego, w 2002 roku, stwierdzono:
- zamawiający nie zgłosił robót budowlanych właściwemu organowi administracji architektoniczno - budowlanej, co stanowiło naruszenie art.30 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 106, poz.1126 z późn. zm.). Kontrolujący stwierdzili także, że dla przedmiotowych robót nie był prowadzony dziennik budowy, stosownie do wymogów wynikających z art.45 ustawy Prawo budowlane,
- zamawiający nie określił przedmiotu zamówienia (roboty budowlane) w sposób wymagany przez art.17 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie posiadał kosztorysu inwestorskiego oraz dokumentacji określającej przedmiot przetargu, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- ogłoszenie o przetargu nie zawierało danych wymaganych przez art.30 pkt 3 i 5 ww. ustawy.
7. W zakresie zagadnień związanych z budową boiska w Chrzanowicach w latach 1994 – 2003 stwierdzono.
W dniu 19 grudnia 1993 roku powołany został Społeczny Komitet dla budowy boiska sportowego w Chrzanowicach. Na spotkaniu założycielskim ustalono także harmonogram prac. Inwestycja zamknąć się miała w cyklu dwurocznym. Kontrolujący ustalili, że wskazany harmonogram nie został dotrzymany. Jako inwestor w odniesieniu do przedmiotowego zadania inwestycyjnego występował Społeczny Komitet, będąc adresatem decyzji Wójta Gminy Gomunice z dnia 23 lipca 1997 roku o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu (sygn. 7330/19/97) oraz decyzji Wójta Gminy Gomunice z dnia 10 grudnia 1998 roku o pozwoleniu na budowę (sygn. P.7351/5/98). Podkreślić należy, że podstawą działania komitetów społecznych była uchwałą nr 60 Rady Ministrów z dnia 13 kwietnia 1984 roku w sprawie czynów społecznych oraz pomocy Państwa w ich organizowaniu i realizacji (M.P. nr 11, poz. 75). Uchwała ta przewidywała możliwość powierzenia funkcji inwestora zadania inwestycyjnego na rzecz, między innymi, komitetu społecznego. Wskazana uchwała Rady Ministrów straciła moc obowiązującą z dniem 11 maja 1996 roku. Z tą datą utraciła również prawne umocowanie działalność społecznych komitetów. Wydanie przez Wójta Gminy Gomunice na rzecz Społecznego Komitetu Budowy Boiska z siedzibą w Chrzanowicach wskazanych wyżej decyzji pozbawione były podstawy prawnej. Z przedłożonej kontrolującym dokumentacji wynikało, że Społeczny Komitet nie zawiadomił właściwego organu o rozpoczęciu robót budowlanych, nie ustanowił kierownika budowy oraz nie prowadził dziennika budowy. W dniu 3 marca 2003 roku Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego decyzją nr 18/2003 nakazał Gminie Gomunice podjąć określone w decyzji czynności w celu doprowadzenia zrealizowanego boiska sportowego do stanu zgodnego z prawem, co wynikało z nie dostosowania się inwestora (Społeczny Komitet) do warunków uzyskanego pozwolenia na budowę.
Kontrolujący ustalili, że w latach 1994 – 2000 z budżetu Gminy Gomunice przekazano, w formie dotacji, na rzecz Społecznego Komitetu kwotę 136.000 zł, w tym w:
- 1994 roku - 5.000 zł,
- 1995 roku - 20.000 zł,
- 1996 roku – 20.000 zł,
- 1997 roku – 22.000 zł,
- 1998 roku – 22.000 zł,
- 1999 roku – 22.000 zł,
- 2000 roku – 25.000 zł.
Przekazywane środki klasyfikowane były w dziale 87 (kultura fizyczna i sport), rozdziale 8795 (pozostała działalność), § 73 (dotacje na finansowanie inwestycji innych jednostek organizacyjnych). Podkreślić należy, że z momentem uchylenia wyżej powołanej uchwały Rady Ministrów nr 60 odpadła również możliwość przekazywania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji na rzecz społecznych komitetów. W szczególności podstaw takich nie dawała obowiązująca od dnia 1 stycznia 1999 roku ustawa o finansach publicznych. Przekazywanie dotacji z budżetu Gminy Gomunice na rzecz Społecznego Komitetu Budowy Boiska następowało z naruszeniem przepisów ustawy o finansach publicznych określających zasady udzielania dotacji z budżetu jednostek samorządu terytorialnego.
W wyniku kontroli stwierdzono, że Społeczny Komitet przedłożył dokumenty (umowy, rachunki, faktury) rozliczające kwotę 127.668,70 zł. Nie została rozliczona kwota w wysokości 8.331,30 zł. Kontrolujący stwierdzili, że jako rozliczenie dotacji przedkładane były kserokopie dokumentów. Rachunki posiadały adnotację o wykonaniu prac, potwierdzoną przez Społeczny Komitet. Na dokumentach brak było natomiast jakichkolwiek adnotacji potwierdzających kontrolę ze strony pracowników Urzędu Gminy. Brak także adnotacji o zgodności dokumentów z oryginałem. W wyniku kontroli ustalono, że Wójt Gminy nie wyznaczył pracownika odpowiedzialnego za wykonywanie nadzoru nad realizacją prac przy budowie boiska, wykorzystaniem przekazywanych środków i ich prawidłowym rozliczeniem. Gmina przekazując dotacje zaniechała podjęcia działań mających na celu sprawowanie kontroli i nadzoru nad wykorzystaniem środków publicznych, w szczególności w oparciu o kryteria legalności i gospodarności. Odpowiedzialność za powyższe ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy, a opisane działania (zaniechania) stanowiły naruszenie art.50 ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona.
Kontrolującym nie przedłożono dokumentów dotyczących rozwiązania Społecznego Komitetu. Ustalono ponadto, że Gmina nie przejęła zrealizowanego zadania od Społecznego Komitetu, nie dokonała także rozliczenia rzeczowo – finansowego tego zadania.
W zakresie ewidencji i inwentaryzacji składników majątkowych
1. Na koncie 011/1 nieprawidłowo ewidencjonowano pozostałe środki trwałe w używaniu będące w posiadaniu jednostek organizacyjnych. Prawidłowa ewidencja powinna być prowadzona na koncie 013, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) oraz postanowieniami zakładowego planu kont.
2. W księgach inwentarzowych środków trwałych brak było numerów inwentarzowych, symbolu klasyfikacji środka trwałego, wskazania pola spisowego, co naruszało przyjęte zarządzeniem Wójta Gminy nr 2/2002 z dnia 30 stycznia 2002 roku zasady prowadzenia kont ujętych w zakładowym planie kont Urzędu Gminy.
3. W wyniku kontroli inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2002 roku stwierdzono nieznaczne uchybienia, opisane w protokole kontroli, wynikające z nieprzestrzegania postanowień obowiązującej Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym RIO w Łodzi kieruje następujące zalecenia:
1. Bankową obsługę budżetu Gminy zlecić bankowi wybranemu przez organ stanowiący jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, stosownie do wymogu wynikającego z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
2. Ustalić procedury wewnętrznej kontroli finansowej spełniające wymogi określone w art.35a ustawy o finansach publicznych i zapewnić ich przestrzeganie.
3. Zaniechać w zawieranych umowach dotyczących zaciągnięcia pożyczki lub kredytu ustalania pełnomocnictwa na rzecz kredytodawcy (pożyczkodawcy) do dysponowania rachunkiem Gminy, jako formy zabezpieczenia udzielonego kredytu (pożyczki).
4. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, poprzez określenie zasad przetwarzania danych przy użyciu komputera, zgodnie z art.10 ust.1 pkt 3 lit. „b” i „c’” ustawy o rachunkowości.
5. Opracować i zapewnić stosowanie ewidencji podatków i opłat, spełniającej wymogi określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
6. Zapewnić ewidencjonowanie operacji gospodarczych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz postanowieniami zakładowego planu kont, w szczególności co do kont 011, 013, 225, 229, 234.
7. Przestrzegać art. 67 ust.1a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym umarzanie zaległości podatkowych, opłaty prolongacyjnej lub odsetek za zwłokę na wniosek podatnika będącego przedsiębiorcą następuje zgodnie z przepisami o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców.
8. Prowadzić ewidencję wysyłanych upomnień, zgodnie z § 4 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Zapewnić weryfikację danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ewidencji gruntów i budynków, z uwagi na postanowienia art.21 ust.1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, zgodnie z którymi podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte ewidencji gruntów i budynków.
10. Przestrzegać klasyfikacji dochodów i wydatków określonej przepisami Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634).
11. Przy udzielaniu dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych przestrzegać postanowień uchwały Rady Gminy Gomunice nr XIX/96/2000 z dnia 15 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonywania zadania zleconego.
12. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy kwoty bezpodstawnie wypłaconej nagrody uznaniowej (kwota netto wypłacona pracownikowi) na rzecz Wójta Gminy.
13. Przestrzegać art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zakresie terminów przekazywania środków na rachunek funduszu.
14. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, w szczególności:
- art.12a ustawy – zgodnie z którym zamawiający może udzielić zamówienia publicznego wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.17 ust.1 ustawy – dotyczącego obowiązków zamawiającego w zakresie określania przedmiotu zamówienia,
- art.19 ust.1 ustawy – określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.27b ust.1 ustawy – określającego przesłanki unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.30 ustawy – określającego treść ogłoszenia o przetargu nieograniczonym,
- art.35 ust.2 ustawy – zobowiązującego zamawiającego do posiadania w odniesieniu do robót budowlanych kosztorysu inwestorskiego oraz dokumentacji określającej przedmiot postępowania.
15. Stosownie do art.30 ust.1 ustawy Prawo budowlane, zgłaszać wykonywanie robót budowlanych, wymienionych w tym przepisie, właściwemu organowi administracji architektoniczno - budowlanej.
16. Uzupełnić księgi inwentarzowe środków trwałych, zgodnie z postanowieniami zarządzenia nr 2/2002 Wójta Gminy Gomunice z dnia 30 stycznia 2002 roku.
17. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych przestrzegać postanowień obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
18. Podjąć działania mające na celu finansowo – rzeczowe rozliczenie inwestycji budowy boiska w Chrzanowicach.
19. Podjąć działania mające na celu pełne rozliczenie przekazanych z budżetu kwot dotacji na rzecz Społecznego Komitetu Budowy Boiska w Chrzanowicach.
20. Przestrzegać art.50 ustawy o samorządzie gminnym, stosownie do którego obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Gomunicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Gomunicach
- aa