GZOS w Bełchatowie - Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku
XMLTreść
Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku w zakresie zamówień publicznych.
Łódź, dnia 14 maja 2003 roku
Pan
Dyrektor
Gminnego Zespołu Obsługi
Szkół w Bełchatowie
WK – 0915/26/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że doraźna kontrola zamówień publicznych przeprowadzona w Gminnym Zespole Obsługi Szkół w Bełchatowie wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie zagadnień organizacyjnych
1. Statut Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie, uchwalony uchwałą nr XI/84/95 z dnia 28 grudnia 1995 roku Rady Gminy w Bełchatowie nie został dostosowany do zmian wprowadzonych ustawą z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. nr 113, poz.984 z późn. zm.) w zakresie unormowań dotyczących zatrudniania i zwalniania Dyrektora Zespołu przez. Zgodnie z § 9 Statutu Zespołu, Dyrektora Zespołu powołuje i odwołuje Zarząd Gminy w Bełchatowie - strona 2 protokołu kontroli.
2. Zagadnienia związane ze stosowaniem ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) w Gminnym Zespole Obsługi Szkół w Bełchatowie prowadziła w latach 2001-2002, i prowadzi nadal - Kierownik Administracyjno – Gospodarczy w tym Zespole. Do dnia 10 lutego 2003 roku w zakresie obowiązków, zadań i kompetencji pracownika nie było postanowień dotyczących spraw z zakresu udzielania zamówień publicznych. Stosowne zmiany do powołanego zakresu czynności wprowadził aneksem z dnia 10 lutego 2003 roku Dyrektor Zespołu Pan Jan Olejnik. Zgodnie z wprowadzonymi zmianami Kierownik Administracyjno – Gospodarczy prowadzi pełną dokumentację w zakresie zamówień publicznych w Gminnym Zespole Obsługi Szkół oraz obsługę Szkół w zakresie inwestycji i remontów - strona 3 protokołu kontroli.
W zakresie przestrzegania procedur udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do udzielonych zamówień publicznych, badanych w toku kontroli, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
Udzielenie zamówienia publicznego na wymianę stolarki okiennej i drzwiowej, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości poniżej 30.000 EURO, listopad 2001 rok.
1. Zamawiający nie zgłosił robót budowlanych właściwemu organowi administracji architektoniczno - budowlanej, co stanowiło naruszenie art.30 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 106, poz.1126 z późn. zm.) - strona 5 protokołu kontroli.
2. Zmawiający nie określił wszystkich wymagań w odniesieniu do przedmiotu zamówienia, co dotyczyło wartości współczynnika przenikania ciepła dla szyb dla budynków użyteczności publicznej, co stanowiło naruszenie art.17 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W warunkach postępowania zamawiający wymagał od oferentów przedłożenia w ofertach, między innymi, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w zobowiązaniach podatkowych i zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o płaceniu składek na ubezpieczenie społeczne. W przetargu wpłynęły dwie oferty: nr 1 „TRAS – OKNA” S.A. ze Skawiny, Oddział Regionalny Łódź i nr 2 „Europol” Sławomir Brzeziński, Henryk Brzeziński z Piotrkowa Trybunalskiego. Oferta Europolu nie zawierała, wymaganych przez zamawiającego, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zamawiający nie wykluczył firmy „Europol” z postępowania, czym naruszył art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem zamawiający wyklucza z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego dostawców lub wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w ustawie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w ogłoszeniu lub zaproszeniu do składania ofert. W konsekwencji stwierdzić należy, że w postępowaniu wpłynęła jedna ważna oferta – „TRAS OKNA” S.A. ze Skawiny co powinno skutkować unieważnieniem postępowania na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 9 protokołu kontroli.
Udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie podłóg i prac wykończeniowych w sali gimnastycznej i łączniku w Szkole Podstawowej w Domiechowicach, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO, maj 2001 rok.
1. W dniu ogłoszenia przetargu zamawiający nie posiadał kosztorysów inwestorskich na cały zakres robót będących przedmiotem postępowania, co dotyczyło malowania dźwigarów stalowych i montażu wywietrzaków dachowych. Kosztorysy opracowane zostały już po ukazaniu się ogłoszenia w Biuletynie zamówień Publicznych- strona 13 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zatwierdzonej przez Dyrektora Zespołu, zamawiający nie wymagał od oferentów potwierdzenia spełnienia warunku, o którym mowa w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (niekaralność osób fizycznych oraz urzędujących członków władz osób prawnych za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej), co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 tej ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z wymienionym przepisem, w postępowaniu o zamówienia publiczne, którego wartość przekracza kwotę 30.000 EURO, zamawiający żąda od oferentów potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy.
3. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł opisu innych niż cena kryteriów, którymi miał się kierować przy wyborze oferty, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Pełne i dokładne opisanie kryteriów oceny ofert jest jednym z czynników gwarantujących prowadzenie postępowania z zachowaniem reguł uczciwej konkurencji. Uniemożliwia także dokonywanie dowolnych wyborów, nie podlegających racjonalnej weryfikacji. Ponadto w specyfikacji zamawiający nie zawarł oświadczenia - czy zamierza zwołać zebranie oferentów. Powyższym naruszono art.35 ust.1 pkt 13 ww. ustawy – strona 14 protokołu kontroli.
4. Obok ceny specyfikacja jako kryteria oceny ofert wskazywała ocenę techniczną (jakość) – 30% i doświadczenie i przygotowanie fachowe oferentów – 15%. Z uwagi na brak opisu kryteriów w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, na wniosek kontrolującej, Dyrektor Zespołu złożył pisemne wyjaśnienie, z którego wynikało, że komisja przetargowa do oceny technicznej (jakość) przyjęła załączone do ofert wykazy ważniejszych robót zrealizowanych przez oferentów o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem zamówienia. Zauważyć należy, ze wskazany dokument byłby bardziej przydatny w ramach oceny ofert w oparciu o kryterium doświadczenia oferenta. Ponadto, w wyniku analizy złożonych ofert – przykładowo - stwierdzono, że oferent nr 2 (Przedsiębiorstwo „EKO - BUD”) wykazał w przedmiotowym wykazie 10 robót a oferent nr 4 (P.U.H „MALMAX”) 4 roboty. Mimo tego oferta nr 2 otrzymała od członków komisji przetargowej po 7 punktów, a oferta nr 4 po 9 punktów, co wskazuje na naruszenie art.16 ustawy o zamówieniach publicznych, zobowiązującego zamawiającego do równego traktowania oferentów i prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji. W kartach indywidualnej oceny ofert członkowie komisji przetargowej nie podali uzasadnienia dokonanej oceny (liczby przyznanych punktów), poprzestając na ogólnej formule, że ocena wynikała z analizy przedłożonych dokumentów.
5. Zamawiający nie odrzucił trzech ofert, mimo istnienia ku temu przesłanek określonych w art.27a pkt 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Przykładowo oferent nr 4 (Zdzisław Majcherek P.U.H. „MALMAX”, ze Szczercowa), którego oferta uznana została za najkorzystniejszą złożył nie potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie: zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego w Bełchatowie i zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co naruszało § 1 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 stycznia 1998 roku w sprawie określenia dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. nr 19, poz.87, z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące). Zgodnie z tym przepisem dokumenty potwierdzające spełnienie warunków wymaganych od oferentów powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub dostawcę. Ponadto oferent nie przedłożył, wymaganego w specyfikacji, oświadczenia o wysokości obrotów za ostatnie 2 lata, wymaganego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - strony 15, 16 i 18 protokołu kontroli.
6. Pismem z dnia 15 maja 2001 roku Pan Jan Olejnik Dyrektor Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie wezwał oferentów uczestniczących w postępowaniu do złożenia oświadczenia - w trybie art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych - w terminie do dnia 21 maja 2001 roku. Wezwanie zawierało wykaz osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego, nie zawierało jednakże wykazu uczestników postępowania, co było niezgodne z art.22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych. Z wyjaśnienia Kierownika Administracyjno – Gospodarczego w Gminnym Zespole Obsługi Szkół w Bełchatowie wynikało, że na otwarciu ofert obecnych było 6 oferentów z 8, którzy złożyli oferty. Z wyjaśnienia wynikało również, że podczas otwarcia ofert nie byli obecni oferenci: Firma „ARS KOMFORT” sp. z o.o., ze Szczecina i Firma Budowlana „JANIAK”, z Turku. W wyjaśnieniu wskazano, że obie te firmy zostały powiadomione telefonicznie o uczestnikach postępowania i osobach biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego. Działanie takie stanowiło naruszenie art.21 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia strony porozumieją się w formie innej niż pisemna, treść przekazanej informacji musi zostać niezwłocznie potwierdzona na piśmie - strony 16 i 17 protokołu kontroli.
7. Trzej oferenci przesłali oświadczenia dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji faksem, nie potwierdzając oświadczeń na piśmie (art.21 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych), co powinno skutkować wykluczeniem oferentów z postępowania na podstawie art.22 ust.7 ww. ustawy - strona 17 protokołu kontroli.
Udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług w zakresie dowozu dzieci do szkół na terenie Gminy, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, grudzień 2001 rok (postępowanie wszczęte przed dniem 26 października 2001 roku).
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dnia 11 października 2001 roku - zatwierdzonej przez Kierownika Administracyjno – Gospodarczego w Gminnym Zespole Obsługi Szkół w Bełchatowie - zamawiający nie wymagał potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 pkt 3 (wiedza, pracownicy zdolni do wykonania zamówienia) i pkt 4 (sytuacja finansowa zapewniająca wykonanie zamówienia) ustawy o zamówieniach publicznych. Zamawiający nie żądał także od oferentów potwierdzenia spełnienia warunku, o którym mowa w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (niekaralność osób fizycznych oraz urzędujących członków władz osób prawnych za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej), czym naruszono art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 22 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie opisał innych niż cena kryteriów, którymi będzie się kierował przy wyborze oferty, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Jako kryteria ustalone zostały cena – 50% i ocena techniczna (jakość) – 50%. Ponadto w specyfikacji zamawiający nie zawarł oświadczenia, czy zamierza zwołać zebranie oferentów, co było niezgodne z art.35 ust.1 pkt 13 wskazanej ustawy - strona 22 protokołu kontroli.
3. Przetarg przeprowadziła komisja powołana zarządzeniem nr 28/0/2001 Wójta Gminy Bełchatów z dnia 10 grudnia 2001 roku. Na przetarg wpłynęły dwie oferty:
- nr 1 P.P.H.U. – TRANSPORT DROGOWY Błażej Pawelus z Ław, cena netto za osobokilometr 0,060 zł,
- nr 2 Kółko Rolnicze w Domiechowicach, cena netto za osobokilometr 0,054 zł.
W wyniku analizy czynności zamawiającego związanych z oceną ofert ustalono, że:
- w protokole postępowania zamiast uzasadnienia wyboru oferty, wymaganego przez art.25 ust.1 pkt 15 ustawy o zamówieniach publicznych zamieszczono informację, że oferta nr 2 na podstawie kryteriów wyboru ofert, podanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, została uznana za najkorzystniejszą,
- na kartach indywidualnej oceny ofert członkowie komisji przetargowej oceniając ofertę nr 1, w oparciu o kryterium ocena techniczna (jakość) przyznali jej po 4,5 punktu każdy. Dwóch członków komisji swoją ocenę uzasadniło stwierdzeniem, że wyposażenie techniczne w pełni zapewnia właściwą realizację zadania. Dwóch członków komisji z kolei – przy tej samej punktacji – wskazało, że wyposażenie techniczne nie w pełni zapewnia właściwą realizację zadania. Jak wskazano powyżej zamawiający nie opisał przedmiotowego kryterium w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co w konsekwencji – jak pokazano powyżej – prowadziło do ocen zupełnie dowolnych (ta sama liczba punktów przy zupełnie przeciwstawnej argumentacji),
- w odpowiedzi na pytanie kontrolującej Dyrektor Zespołu udzielił wyjaśnienia, że oceniając jakość (ocena techniczna) komisja brała pod uwagę ilość posiadanych przez oferentów autobusów. Kontrola wykazała, że okoliczność ta nie została wskazana przez zamawiającego jako istotna dla oceny ofert w żadnym punkcie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Opisane działanie zamawiającego stanowiło naruszenie art.48 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego przy dokonywaniu wyboru ofert można było stosować wyłącznie zasady i kryteria podane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (przepis ten – skreślony z dniem 26 października 2001 roku na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2001 roku o zmianie ustawy o zamówieniach publicznych – Dz. U. nr 76, poz.813 - stosowany był do czynności zamawiającego w danym postępowaniu z uwagi na jego wszczęcie przed dniem 26 października 2001 roku). Wskazać także należy, że niezwykle wątpliwe jest przyjęcie okoliczności posiadania określonej liczby autobusów jako podstawy do oceny ofert w ramach kryterium ocena techniczna (jakość) bez szerszej wiedzy np. o datach produkcji pojazdów, ich stanie technicznym, przebiegu itp. - strony 23 i 24 protokołu kontroli.
Udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług w zakresie dowozu dzieci do szkół na terenie Gminy, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, grudzień 2002 rok.
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dnia 4 października 2002 roku, zatwierdzonej przez Dyrektora Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie, zamawiający nie wymagał potwierdzenia spełnienia warunku, o którym mowa w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (patrz wyżej), co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 tej ustawy - strona 25 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie opisał innych niż cena kryteriów, którymi będzie się kierował przy wyborze oferty, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Jako kryteria ustalone zostały cena – 60% i ocena techniczna (jakość) – 40% - strona 26 protokołu kontroli.
W przetargu zamawiający otrzymał dwie oferty: nr 1 złożona przez Kółko Rolnicze w Domiechowicach, cena netto 0,055 zł za osobokilometr (0,059 zł brutto) i nr 2 złożona przez Zakład Komunalny sp. z o.o. w Kleszczowie, cena netto 0,061 zł netto za osobokilometry (0,065 zł brutt).
3. Zamawiający za najkorzystniejszą uznał ofertę nr 1. W protokole postępowania zamiast uzasadnienia wyboru oferty podano informację, że „na podstawie kryteriów wyboru ofert podanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia ww. oferta była najkorzystniejsza”.
4. Na kartach indywidualnej oceny ofert członkowie komisji przetargowej, w ramach kryterium oceny technicznej (jakość), wskazali jako uzasadnienie przyznania określonej liczby punktów:
oferta nr 1 Kółko Rolnicze w Domiechowicach - wyposażenie w środki transportowe 7 pojazdów zapewniających właściwe wykonanie zadania (po 5 punktów każdy),
oferta nr 2 Zakład Komunalny „Kleszczów” sp. z o.o. w Kleszczowie - wyposażenie techniczne 5 pojazdów – autobusów nie w pełni zapewnia realizację zadania.
Dyrektor Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie, na pytanie kontrolującej, wyjaśnił dodatkowo, że komisja przetargowa przyjęła za podstawę oceny ofert - przy kryterium jakości - ilość posiadanych autobusów, za większą liczbę autobusów – większa punktacja. Kontrola wykazała, że okoliczność ta (ilość autobusów) nie została wskazana przez zamawiającego jako istotna dla oceny ofert w żadnym punkcie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Opisane działanie zamawiającego stanowiło naruszenie art.27d ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert.
Odnosząc się do powołanego wyżej uzasadnienia punktacji przez członków komisji przetargowej, że posiadany potencjał techniczny nie zapewnia realizacji zadania, wskazać należy, że zgodnie z art.22 ust.2 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych - zamówienie może być udzielone podmiotowi, który posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, a także potencjał ekonomiczny i techniczny oraz pracowników zdolnych do wykonania zamówienia. Jeżeli, w omawianym postępowaniu, zamawiający dopuścił ofertę do etapu oceny to znaczy, że uznał, iż oferent spełnia wymienione powyżej warunki – w szczególności dysponuje niezbędnym potencjałem technicznym. Dlatego też brak było uzasadnienia dla wniosku, że wyposażenie techniczne nie w pełni zapewni wykonanie zamówienia (nie w pełni zapewni czyli nie zapewni) - strona 28 protokołu kontroli.
Udzielenie zamówienia publicznego na dostawę węgla i koksu, w trybie przetargu ograniczonego. O wartości zamówienia do 30.000 EURO, w styczniu 2001 roku.
1. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem z dnia 15 stycznia 2001 roku zamawiający nie wskazał powodów zastosowania trybu zastosowania innego trybu udzielenia zamówienia niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 29 i 30 protokołu kontroli.
2. Zamawiający zastosował tryb przetargu ograniczonego mimo braku ustawowych przesłanek umożliwiających odstąpienie od przetargu nieograniczonego, co stanowiło naruszenie art.14 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 29 i 30 protokołu kontroli.
3. Zamawiający prowadząc postępowanie w trybie przetargu ograniczonego pominął etap, na którym powinien zaprosić dostawców do zgłoszenia zainteresowania udziałem w przetargu, co było niezgodne z art.33 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 30 protokołu kontroli.
4. Zamawiający nie odrzucił oferty, w której oferent zaproponował ceny za kilka rodzajów węgla, co stanowiło naruszenie art.27a pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 30 i 31 protokołu kontroli.
5. W zaproszeniu do składania ofert z dnia 2 stycznia 2001 roku nie określono kryteriów oceny ofert. Z wyjaśnienia Pana Jana Olejnika Dyrektora Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie wynikało, że przy wyborze oferty kierowano się przedstawioną w ofercie kalorycznością i ceną. Stosowanie przy wyborze oferty kryteriów, które nie zostały określone w zaproszeniu do udziału w postępowaniu stanowiło naruszenie art.48 ust. 1 ustawy zamówieniach publicznych - strony 31 i 32 protokołu kontroli.
Stwierdzone w wyniku kontroli naruszenia zasad, formy i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148).
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach informuję Pana Dyrektora, że konieczne jest podjęcie działań zmierzających do ich usunięcia oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Stosownie do art.30 ust.1 ustawy Prawo budowlane, zgłaszać wykonywanie robót budowlanych, wymienionych w tym przepisie, właściwemu organowi administracji architektoniczno - budowlanej.
2. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, a w szczególności:
- art.12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.14 ust.2 ustawy – zgodnie z którym udzielenie zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony może nastąpić wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych,
- art. 16 ustawy - nakazującego zamawiającemu traktować na równych prawach wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie publiczne oraz prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji,
- art.19 ustawy - określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art. 21 ust.1 i 2 ustawy - wprowadzającego zasadę pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 22 ust. 4 ustawy - w zakresie żądania od wykonawców, w postępowaniu powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 ust.2 ustawy,
- art.22 ust.5 i 6 ustawy - określających obowiązki zamawiającego w związku ze składaniem oświadczeń co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego, biorącymi udział w postępowaniu. Dostawcy i wykonawcy są zobowiązani do dostarczenia oświadczenia w terminie określonym przez zamawiającego. Wezwanie powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu,
- art.25 ust.1 ustawy - określającego informacje zawarte w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 26 ust.1 ustawy - określającego treść dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.27a ust.1 ustawy - określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.27d ust.1 ustawy - według którego zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w zaproszeniu do składania ofert,
- art. 30 ustawy - wskazującego niezbędne informacje zawarte w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym,
- art.35 ust.1 ustawy - określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pan
Marek Pieczara
Wójt Gminy Bełchatów.
2. Pan Przewodniczący
Rady Gminy w Bełchatowie.
3. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Bełchatowie.
4. aa
Łódź, dnia 14 maja 2003 roku
Pan
Dyrektor
Gminnego Zespołu Obsługi
Szkół w Bełchatowie
WK – 0915/26/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że doraźna kontrola zamówień publicznych przeprowadzona w Gminnym Zespole Obsługi Szkół w Bełchatowie wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie zagadnień organizacyjnych
1. Statut Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie, uchwalony uchwałą nr XI/84/95 z dnia 28 grudnia 1995 roku Rady Gminy w Bełchatowie nie został dostosowany do zmian wprowadzonych ustawą z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. nr 113, poz.984 z późn. zm.) w zakresie unormowań dotyczących zatrudniania i zwalniania Dyrektora Zespołu przez. Zgodnie z § 9 Statutu Zespołu, Dyrektora Zespołu powołuje i odwołuje Zarząd Gminy w Bełchatowie - strona 2 protokołu kontroli.
2. Zagadnienia związane ze stosowaniem ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) w Gminnym Zespole Obsługi Szkół w Bełchatowie prowadziła w latach 2001-2002, i prowadzi nadal - Kierownik Administracyjno – Gospodarczy w tym Zespole. Do dnia 10 lutego 2003 roku w zakresie obowiązków, zadań i kompetencji pracownika nie było postanowień dotyczących spraw z zakresu udzielania zamówień publicznych. Stosowne zmiany do powołanego zakresu czynności wprowadził aneksem z dnia 10 lutego 2003 roku Dyrektor Zespołu Pan Jan Olejnik. Zgodnie z wprowadzonymi zmianami Kierownik Administracyjno – Gospodarczy prowadzi pełną dokumentację w zakresie zamówień publicznych w Gminnym Zespole Obsługi Szkół oraz obsługę Szkół w zakresie inwestycji i remontów - strona 3 protokołu kontroli.
W zakresie przestrzegania procedur udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do udzielonych zamówień publicznych, badanych w toku kontroli, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
Udzielenie zamówienia publicznego na wymianę stolarki okiennej i drzwiowej, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości poniżej 30.000 EURO, listopad 2001 rok.
1. Zamawiający nie zgłosił robót budowlanych właściwemu organowi administracji architektoniczno - budowlanej, co stanowiło naruszenie art.30 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 106, poz.1126 z późn. zm.) - strona 5 protokołu kontroli.
2. Zmawiający nie określił wszystkich wymagań w odniesieniu do przedmiotu zamówienia, co dotyczyło wartości współczynnika przenikania ciepła dla szyb dla budynków użyteczności publicznej, co stanowiło naruszenie art.17 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W warunkach postępowania zamawiający wymagał od oferentów przedłożenia w ofertach, między innymi, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w zobowiązaniach podatkowych i zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o płaceniu składek na ubezpieczenie społeczne. W przetargu wpłynęły dwie oferty: nr 1 „TRAS – OKNA” S.A. ze Skawiny, Oddział Regionalny Łódź i nr 2 „Europol” Sławomir Brzeziński, Henryk Brzeziński z Piotrkowa Trybunalskiego. Oferta Europolu nie zawierała, wymaganych przez zamawiającego, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zamawiający nie wykluczył firmy „Europol” z postępowania, czym naruszył art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem zamawiający wyklucza z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego dostawców lub wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w ustawie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w ogłoszeniu lub zaproszeniu do składania ofert. W konsekwencji stwierdzić należy, że w postępowaniu wpłynęła jedna ważna oferta – „TRAS OKNA” S.A. ze Skawiny co powinno skutkować unieważnieniem postępowania na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 9 protokołu kontroli.
Udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie podłóg i prac wykończeniowych w sali gimnastycznej i łączniku w Szkole Podstawowej w Domiechowicach, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO, maj 2001 rok.
1. W dniu ogłoszenia przetargu zamawiający nie posiadał kosztorysów inwestorskich na cały zakres robót będących przedmiotem postępowania, co dotyczyło malowania dźwigarów stalowych i montażu wywietrzaków dachowych. Kosztorysy opracowane zostały już po ukazaniu się ogłoszenia w Biuletynie zamówień Publicznych- strona 13 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zatwierdzonej przez Dyrektora Zespołu, zamawiający nie wymagał od oferentów potwierdzenia spełnienia warunku, o którym mowa w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (niekaralność osób fizycznych oraz urzędujących członków władz osób prawnych za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej), co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 tej ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z wymienionym przepisem, w postępowaniu o zamówienia publiczne, którego wartość przekracza kwotę 30.000 EURO, zamawiający żąda od oferentów potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy.
3. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł opisu innych niż cena kryteriów, którymi miał się kierować przy wyborze oferty, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Pełne i dokładne opisanie kryteriów oceny ofert jest jednym z czynników gwarantujących prowadzenie postępowania z zachowaniem reguł uczciwej konkurencji. Uniemożliwia także dokonywanie dowolnych wyborów, nie podlegających racjonalnej weryfikacji. Ponadto w specyfikacji zamawiający nie zawarł oświadczenia - czy zamierza zwołać zebranie oferentów. Powyższym naruszono art.35 ust.1 pkt 13 ww. ustawy – strona 14 protokołu kontroli.
4. Obok ceny specyfikacja jako kryteria oceny ofert wskazywała ocenę techniczną (jakość) – 30% i doświadczenie i przygotowanie fachowe oferentów – 15%. Z uwagi na brak opisu kryteriów w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, na wniosek kontrolującej, Dyrektor Zespołu złożył pisemne wyjaśnienie, z którego wynikało, że komisja przetargowa do oceny technicznej (jakość) przyjęła załączone do ofert wykazy ważniejszych robót zrealizowanych przez oferentów o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem zamówienia. Zauważyć należy, ze wskazany dokument byłby bardziej przydatny w ramach oceny ofert w oparciu o kryterium doświadczenia oferenta. Ponadto, w wyniku analizy złożonych ofert – przykładowo - stwierdzono, że oferent nr 2 (Przedsiębiorstwo „EKO - BUD”) wykazał w przedmiotowym wykazie 10 robót a oferent nr 4 (P.U.H „MALMAX”) 4 roboty. Mimo tego oferta nr 2 otrzymała od członków komisji przetargowej po 7 punktów, a oferta nr 4 po 9 punktów, co wskazuje na naruszenie art.16 ustawy o zamówieniach publicznych, zobowiązującego zamawiającego do równego traktowania oferentów i prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji. W kartach indywidualnej oceny ofert członkowie komisji przetargowej nie podali uzasadnienia dokonanej oceny (liczby przyznanych punktów), poprzestając na ogólnej formule, że ocena wynikała z analizy przedłożonych dokumentów.
5. Zamawiający nie odrzucił trzech ofert, mimo istnienia ku temu przesłanek określonych w art.27a pkt 1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Przykładowo oferent nr 4 (Zdzisław Majcherek P.U.H. „MALMAX”, ze Szczercowa), którego oferta uznana została za najkorzystniejszą złożył nie potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie: zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenia z Urzędu Skarbowego w Bełchatowie i zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co naruszało § 1 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 stycznia 1998 roku w sprawie określenia dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. nr 19, poz.87, z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące). Zgodnie z tym przepisem dokumenty potwierdzające spełnienie warunków wymaganych od oferentów powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub dostawcę. Ponadto oferent nie przedłożył, wymaganego w specyfikacji, oświadczenia o wysokości obrotów za ostatnie 2 lata, wymaganego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - strony 15, 16 i 18 protokołu kontroli.
6. Pismem z dnia 15 maja 2001 roku Pan Jan Olejnik Dyrektor Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie wezwał oferentów uczestniczących w postępowaniu do złożenia oświadczenia - w trybie art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych - w terminie do dnia 21 maja 2001 roku. Wezwanie zawierało wykaz osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego, nie zawierało jednakże wykazu uczestników postępowania, co było niezgodne z art.22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych. Z wyjaśnienia Kierownika Administracyjno – Gospodarczego w Gminnym Zespole Obsługi Szkół w Bełchatowie wynikało, że na otwarciu ofert obecnych było 6 oferentów z 8, którzy złożyli oferty. Z wyjaśnienia wynikało również, że podczas otwarcia ofert nie byli obecni oferenci: Firma „ARS KOMFORT” sp. z o.o., ze Szczecina i Firma Budowlana „JANIAK”, z Turku. W wyjaśnieniu wskazano, że obie te firmy zostały powiadomione telefonicznie o uczestnikach postępowania i osobach biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego. Działanie takie stanowiło naruszenie art.21 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia strony porozumieją się w formie innej niż pisemna, treść przekazanej informacji musi zostać niezwłocznie potwierdzona na piśmie - strony 16 i 17 protokołu kontroli.
7. Trzej oferenci przesłali oświadczenia dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji faksem, nie potwierdzając oświadczeń na piśmie (art.21 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych), co powinno skutkować wykluczeniem oferentów z postępowania na podstawie art.22 ust.7 ww. ustawy - strona 17 protokołu kontroli.
Udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług w zakresie dowozu dzieci do szkół na terenie Gminy, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, grudzień 2001 rok (postępowanie wszczęte przed dniem 26 października 2001 roku).
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dnia 11 października 2001 roku - zatwierdzonej przez Kierownika Administracyjno – Gospodarczego w Gminnym Zespole Obsługi Szkół w Bełchatowie - zamawiający nie wymagał potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 pkt 3 (wiedza, pracownicy zdolni do wykonania zamówienia) i pkt 4 (sytuacja finansowa zapewniająca wykonanie zamówienia) ustawy o zamówieniach publicznych. Zamawiający nie żądał także od oferentów potwierdzenia spełnienia warunku, o którym mowa w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (niekaralność osób fizycznych oraz urzędujących członków władz osób prawnych za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa albo inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej), czym naruszono art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 22 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie opisał innych niż cena kryteriów, którymi będzie się kierował przy wyborze oferty, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Jako kryteria ustalone zostały cena – 50% i ocena techniczna (jakość) – 50%. Ponadto w specyfikacji zamawiający nie zawarł oświadczenia, czy zamierza zwołać zebranie oferentów, co było niezgodne z art.35 ust.1 pkt 13 wskazanej ustawy - strona 22 protokołu kontroli.
3. Przetarg przeprowadziła komisja powołana zarządzeniem nr 28/0/2001 Wójta Gminy Bełchatów z dnia 10 grudnia 2001 roku. Na przetarg wpłynęły dwie oferty:
- nr 1 P.P.H.U. – TRANSPORT DROGOWY Błażej Pawelus z Ław, cena netto za osobokilometr 0,060 zł,
- nr 2 Kółko Rolnicze w Domiechowicach, cena netto za osobokilometr 0,054 zł.
W wyniku analizy czynności zamawiającego związanych z oceną ofert ustalono, że:
- w protokole postępowania zamiast uzasadnienia wyboru oferty, wymaganego przez art.25 ust.1 pkt 15 ustawy o zamówieniach publicznych zamieszczono informację, że oferta nr 2 na podstawie kryteriów wyboru ofert, podanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, została uznana za najkorzystniejszą,
- na kartach indywidualnej oceny ofert członkowie komisji przetargowej oceniając ofertę nr 1, w oparciu o kryterium ocena techniczna (jakość) przyznali jej po 4,5 punktu każdy. Dwóch członków komisji swoją ocenę uzasadniło stwierdzeniem, że wyposażenie techniczne w pełni zapewnia właściwą realizację zadania. Dwóch członków komisji z kolei – przy tej samej punktacji – wskazało, że wyposażenie techniczne nie w pełni zapewnia właściwą realizację zadania. Jak wskazano powyżej zamawiający nie opisał przedmiotowego kryterium w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co w konsekwencji – jak pokazano powyżej – prowadziło do ocen zupełnie dowolnych (ta sama liczba punktów przy zupełnie przeciwstawnej argumentacji),
- w odpowiedzi na pytanie kontrolującej Dyrektor Zespołu udzielił wyjaśnienia, że oceniając jakość (ocena techniczna) komisja brała pod uwagę ilość posiadanych przez oferentów autobusów. Kontrola wykazała, że okoliczność ta nie została wskazana przez zamawiającego jako istotna dla oceny ofert w żadnym punkcie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Opisane działanie zamawiającego stanowiło naruszenie art.48 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego przy dokonywaniu wyboru ofert można było stosować wyłącznie zasady i kryteria podane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (przepis ten – skreślony z dniem 26 października 2001 roku na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2001 roku o zmianie ustawy o zamówieniach publicznych – Dz. U. nr 76, poz.813 - stosowany był do czynności zamawiającego w danym postępowaniu z uwagi na jego wszczęcie przed dniem 26 października 2001 roku). Wskazać także należy, że niezwykle wątpliwe jest przyjęcie okoliczności posiadania określonej liczby autobusów jako podstawy do oceny ofert w ramach kryterium ocena techniczna (jakość) bez szerszej wiedzy np. o datach produkcji pojazdów, ich stanie technicznym, przebiegu itp. - strony 23 i 24 protokołu kontroli.
Udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług w zakresie dowozu dzieci do szkół na terenie Gminy, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, grudzień 2002 rok.
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dnia 4 października 2002 roku, zatwierdzonej przez Dyrektora Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie, zamawiający nie wymagał potwierdzenia spełnienia warunku, o którym mowa w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (patrz wyżej), co stanowiło naruszenie art.22 ust.4 tej ustawy - strona 25 protokołu kontroli.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie opisał innych niż cena kryteriów, którymi będzie się kierował przy wyborze oferty, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Jako kryteria ustalone zostały cena – 60% i ocena techniczna (jakość) – 40% - strona 26 protokołu kontroli.
W przetargu zamawiający otrzymał dwie oferty: nr 1 złożona przez Kółko Rolnicze w Domiechowicach, cena netto 0,055 zł za osobokilometr (0,059 zł brutto) i nr 2 złożona przez Zakład Komunalny sp. z o.o. w Kleszczowie, cena netto 0,061 zł netto za osobokilometry (0,065 zł brutt).
3. Zamawiający za najkorzystniejszą uznał ofertę nr 1. W protokole postępowania zamiast uzasadnienia wyboru oferty podano informację, że „na podstawie kryteriów wyboru ofert podanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia ww. oferta była najkorzystniejsza”.
4. Na kartach indywidualnej oceny ofert członkowie komisji przetargowej, w ramach kryterium oceny technicznej (jakość), wskazali jako uzasadnienie przyznania określonej liczby punktów:
oferta nr 1 Kółko Rolnicze w Domiechowicach - wyposażenie w środki transportowe 7 pojazdów zapewniających właściwe wykonanie zadania (po 5 punktów każdy),
oferta nr 2 Zakład Komunalny „Kleszczów” sp. z o.o. w Kleszczowie - wyposażenie techniczne 5 pojazdów – autobusów nie w pełni zapewnia realizację zadania.
Dyrektor Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie, na pytanie kontrolującej, wyjaśnił dodatkowo, że komisja przetargowa przyjęła za podstawę oceny ofert - przy kryterium jakości - ilość posiadanych autobusów, za większą liczbę autobusów – większa punktacja. Kontrola wykazała, że okoliczność ta (ilość autobusów) nie została wskazana przez zamawiającego jako istotna dla oceny ofert w żadnym punkcie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Opisane działanie zamawiającego stanowiło naruszenie art.27d ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, stosownie do którego zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert.
Odnosząc się do powołanego wyżej uzasadnienia punktacji przez członków komisji przetargowej, że posiadany potencjał techniczny nie zapewnia realizacji zadania, wskazać należy, że zgodnie z art.22 ust.2 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych - zamówienie może być udzielone podmiotowi, który posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, a także potencjał ekonomiczny i techniczny oraz pracowników zdolnych do wykonania zamówienia. Jeżeli, w omawianym postępowaniu, zamawiający dopuścił ofertę do etapu oceny to znaczy, że uznał, iż oferent spełnia wymienione powyżej warunki – w szczególności dysponuje niezbędnym potencjałem technicznym. Dlatego też brak było uzasadnienia dla wniosku, że wyposażenie techniczne nie w pełni zapewni wykonanie zamówienia (nie w pełni zapewni czyli nie zapewni) - strona 28 protokołu kontroli.
Udzielenie zamówienia publicznego na dostawę węgla i koksu, w trybie przetargu ograniczonego. O wartości zamówienia do 30.000 EURO, w styczniu 2001 roku.
1. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem z dnia 15 stycznia 2001 roku zamawiający nie wskazał powodów zastosowania trybu zastosowania innego trybu udzielenia zamówienia niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 29 i 30 protokołu kontroli.
2. Zamawiający zastosował tryb przetargu ograniczonego mimo braku ustawowych przesłanek umożliwiających odstąpienie od przetargu nieograniczonego, co stanowiło naruszenie art.14 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 29 i 30 protokołu kontroli.
3. Zamawiający prowadząc postępowanie w trybie przetargu ograniczonego pominął etap, na którym powinien zaprosić dostawców do zgłoszenia zainteresowania udziałem w przetargu, co było niezgodne z art.33 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych - strona 30 protokołu kontroli.
4. Zamawiający nie odrzucił oferty, w której oferent zaproponował ceny za kilka rodzajów węgla, co stanowiło naruszenie art.27a pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych - strony 30 i 31 protokołu kontroli.
5. W zaproszeniu do składania ofert z dnia 2 stycznia 2001 roku nie określono kryteriów oceny ofert. Z wyjaśnienia Pana Jana Olejnika Dyrektora Gminnego Zespołu Obsługi Szkół w Bełchatowie wynikało, że przy wyborze oferty kierowano się przedstawioną w ofercie kalorycznością i ceną. Stosowanie przy wyborze oferty kryteriów, które nie zostały określone w zaproszeniu do udziału w postępowaniu stanowiło naruszenie art.48 ust. 1 ustawy zamówieniach publicznych - strony 31 i 32 protokołu kontroli.
Stwierdzone w wyniku kontroli naruszenia zasad, formy i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148).
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach informuję Pana Dyrektora, że konieczne jest podjęcie działań zmierzających do ich usunięcia oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Stosownie do art.30 ust.1 ustawy Prawo budowlane, zgłaszać wykonywanie robót budowlanych, wymienionych w tym przepisie, właściwemu organowi administracji architektoniczno - budowlanej.
2. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych oraz przepisów wykonawczych, a w szczególności:
- art.12a ustawy - zgodnie z którym zamówienia publicznego udzielić można wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie,
- art.14 ust.2 ustawy – zgodnie z którym udzielenie zamówienia publicznego w innym trybie niż przetarg nieograniczony może nastąpić wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie o zamówieniach publicznych,
- art. 16 ustawy - nakazującego zamawiającemu traktować na równych prawach wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie publiczne oraz prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji,
- art.19 ustawy - określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art. 21 ust.1 i 2 ustawy - wprowadzającego zasadę pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 22 ust. 4 ustawy - w zakresie żądania od wykonawców, w postępowaniu powyżej 30.000 EURO, potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art. 22 ust.2 ustawy,
- art.22 ust.5 i 6 ustawy - określających obowiązki zamawiającego w związku ze składaniem oświadczeń co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego, biorącymi udział w postępowaniu. Dostawcy i wykonawcy są zobowiązani do dostarczenia oświadczenia w terminie określonym przez zamawiającego. Wezwanie powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu,
- art.25 ust.1 ustawy - określającego informacje zawarte w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 26 ust.1 ustawy - określającego treść dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.27a ust.1 ustawy - określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art.27d ust.1 ustawy - według którego zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo w zaproszeniu do składania ofert,
- art. 30 ustawy - wskazującego niezbędne informacje zawarte w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym,
- art.35 ust.1 ustawy - określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Pan
Marek Pieczara
Wójt Gminy Bełchatów.
2. Pan Przewodniczący
Rady Gminy w Bełchatowie.
3. Pan Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Bełchatowie.
4. aa