Gm. Czastary - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 23 kwietnia 2003 r.
Pan
Paweł Głowacki
Wójt Gminy
Czastary
WK – 0915/21/2003
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Czastary wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolująca stwierdziła brak dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, spełniającej wymogi wynikające z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 76, poz. 694). W szczególności nie opracowano wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych – strona 8 protokołu kontroli.
2. Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił, w okresie objętym kontrolą, procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych – strona 5 protokołu kontroli.
3. Organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego nie dokonywał w latach 2001 – 2002 kontroli przestrzegania przez podległe jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych – strony 5,6 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolująca stwierdziła przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez podatników podatku rolnego i podatników podatku od nieruchomości po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne określone zostały odpowiednio w art. 6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.) i w art. 6 ust.8 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9 poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, jak i podatku od nieruchomości, winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego – strony 28 i 40 protokołu kontroli.
2. Nie wyegzekwowano złożenia wykazów nieruchomości przez wszystkich podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Zgodnie z art.6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby fizyczne zobowiązane były złożyć właściwemu organowi gminy wykaz nieruchomości, sporządzony na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku w zakresie podatku od nieruchomości oraz informować ten organ o zaistnieniu zmian w tym zakresie w terminie 14 dni – strona 30 protokołu kontroli.
3. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki braku pobrania lub pobrania w nieprawidłowej wysokości przez organ podatkowy, odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. W zakresie próby objętej kontrolą kontrolująca ustaliła, że zaniechano dochodzenia następujących kwot:
- podatek od nieruchomości (osoby prawne ) – 396,50 zł,
- łączne zobowiązanie pieniężne i podatek od nieruchomości – 52,50 zł,
- podatek rolny (osoby prawne ) - 11,50 zł,
- podatek od środków transportowych (osoby fizyczne) - 4,60 zł
Razem - 465,10 zł
strony 28 - 31, 38, 41, 46 i 47 protokołu kontroli.
4. W odniesieniu do szeregu decyzji dotyczących umorzenia zaległości podatkowych w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono brak uzasadnienia faktycznego i prawnego, co stanowiło naruszenie art.210 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja Podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.). Stwierdzono także przypadki braku podania daty wydania decyzji - strona 39 protokołu kontroli.
5. W jednym przypadku udzielenia ulgi żołnierskiej w zakresie podatku rolnego stwierdzono przyznanie tej ulgi na nieprawidłowo ustalony okres. Stosownie do art. 13a ust.3 ustawy o podatku rolnym ulgę należało stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby. – strona 44 protokołu kontroli.
6. Kontrolująca stwierdziła, w 2002 roku, jeden przypadek pobrania od podatnika (nr 1) – właściciela przyczepy uniwersalnej MZP Wrocław D 63301 - podatku od środków transportowych według nieprawidłowej stawki. Zastosowano dla wymienionego pojazdu stawkę 480,00 zł, zamiast stawki w wysokości 680,00 zł. Skutkiem powyższej nieprawidłowości była zapłata przez podatnika podatku za 2002 rok w kwocie niższej, niż należna, o 200,00 zł – strona 48 protokołu kontroli.
7. Stwierdzono w szeregu przypadkach nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, bądź zaniechanie podjęcia takich czynności, co stanowiło naruszenie przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku ) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego – strony 51 – 55 protokołu kontroli.
8. W związku z kontrolą postępowania dotyczącego zbycia nieruchomości oznaczonej nr 212/1, w trybie przetargu nieograniczonego, kontrolująca stwierdziła naruszenie § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), ponieważ dopuszczono do uczestnictwa w przetargu osobę, która nie dopełniła warunku dotyczącego terminu wpłaty wadium, to jest na 3 dni przed przetargiem – strony 56 – 58 protokołu kontroli.
9. Kontrolująca stwierdziła nieprawidłową klasyfikację dochodów z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych oraz innych przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 3691 z późn. zm.) wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości winny być ujmowane w § 047, a nie jak to miało miejsce w kontrolowanej jednostce w § 075 – strona 59 protokołu kontroli.
10. Stwierdzono w trzech przypadkach zaniechanie naliczenia i pobrania – zgodnie z zawartymi umowami - ustawowych odsetek od nieterminowych wpłat czynszu dzierżawnego. Łączna kwota odsetek wyniosła 57,20 zł – strony 63, 64 protokołu kontroli.
11. Kontrolująca stwierdziła jeden przypadek pobrania od dzierżawcy niższego, niż należny według umowy, czynszu dzierżawnego za 2001 rok, o kwotę 97,50 zł – strona 64 protokołu kontroli.
12. Kontrolująca stwierdziła sześć przypadków nieprawidłowego obliczeniai pobrania opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w 2002 roku, co spowodowane było przyjęciem do obliczenia niewłaściwego kursu kupna EURO na dzień wydania zezwolenia. Łącznie kwota nie pobranych opłat wynosiła 504,40 zł – strony 65 – 68 protokołu kontroli.
13. Kontrolująca stwierdziła dwa przypadki nieprawidłowego obliczenia i pobrania opłaty za korzystanie z zezwolenia na jednorazową sprzedaż napojów alkoholowych. Pobrano - z powodu jak wyżej opisany – opłaty niższe niż należne na łączną kwotę 44,66 zł – strona 69 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Kontrolująca stwierdziła przekroczenie granic planowanych wydatków, na etapie wykonywania budżetu Gminy, w odniesieniu do następujących podziałek klasyfikacji budżetowej:
Rozdział 75023 § 4300 o kwotę 489,35 zł w okresie od dnia 18 grudnia 2001 roku do dnia 27 grudnia 2001 roku.
Rozdział 75412 § 4210 o kwotę 1.628,39 zł w okresie od dnia 2 października 2001 roku do dnia 21 listopada 2001 roku.
Rozdział 85154 § 4300 o kwotę 3.445,69 zł w okresie od dnia 15 października 2001 roku do dnia 21 listopada 2001 roku.
Rozdział 75023 § 4300 o kwotę 6.135,36 zł w okresie od dnia 3 grudnia 2002 roku do dnia 29 grudnia 2002 roku.
Rozdział 80101 § 4300 o kwotę 5.614,49 zł w okresie od dnia 29 listopada 2002 roku do dnia 29 grudnia 2002 roku.
Przekroczenie granic planowanych wydatków budżetowych stanowiło naruszenie art.92 pkt.3 ustawy o finansach publicznych oraz wypełniało przesłanki naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 2 tej ustawy - strony 19 - 23 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono stosowanie po dniu 1 czerwca 2001 roku nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej dla wypłat wynagrodzeń na podstawie umów zleceń dla Pełnomocnika Zarządu ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Kierownika Świetlicy Socjoterapeutycznej. Wypłaty ujmowano w § 3030, który był właściwym do klasyfikowania tego rodzaju wydatków do dnia 31 maja 2001 roku. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 maja 2001 roku zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 47, poz.51), które weszło w życie z dniem 1 czerwca 2001 roku, wynagrodzenia na rzecz osób fizycznych wypłacane na podstawie umowy zlecenia winny być ponoszone w klasyfikacji budżetowej § 4300 – strony 76, 77 protokołu kontroli.
3. Kontrolująca ustaliła, że w ramach Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zatwierdzonego przez Radę Gminy w Czastarach, przyznano środki finansowe w kwocie 1.500,00 zł na dofinansowanie działalności instytucji służących rozwiązywaniu problemów alkoholowych. W budżecie Gminy Czastary na 2002 rok w klasyfikacji budżetowej § 2310 („dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień między jednostkami samorządu terytorialnego „) zaplanowano z tego tytułu kwotę 1.000,00 zł, którą przekazano dla Samodzielnego Zakładu Opieki Zdrowotnej Ośrodek Profilaktyki, Terapii Uzależnień i Współuzależnienia w Wieruszowie, na podstawie porozumienia zawartego w dniu 17 lipca 2002 roku. Kwota ta stanowiła udział Gminy w finansowaniu działań terapeutycznych prowadzonych przez ten Ośrodek oraz dodatkowych zajęć terapeutycznych dla pacjentów uzależnionych od alkoholu – zajęcia w programie ponadpodstawowym. Wymieniony wydatek został nieprawidłowo sklasyfikowany i sfinansowany w formie dotacji, ponieważ ww. Ośrodek, z którym Zarząd Gminy zawarł porozumienie nie jest jednostką samorządu terytorialnego. W przypadku zawarcia umowy z Ośrodkiem zadanie - wydatek poniesiony na jej podstawie winien zostać sklasyfikowany jako zakup usług i ujęty w wydatkach budżetu w § 4300 - strony 80, 81 protokołu kontroli.
4. Kontrolująca ustaliła, że Zarząd Gminy w Czastarach nie zawarł z osobami zajmującymi stanowisko Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych i pobierającymi wynagrodzenie w formie ryczałtu stosownych umów (o pracę, cywilno – prawnych) dających podstawę do dokonywania świadczeń na rzecz tych osób – strona 81 protokółu kontroli.
5. Kontrolująca ustaliła, że decyzje w sprawach pomocy pieniężnej z Państwowego Funduszu Kombatantów wydawała Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, która nie posiadała upoważnienia Rady Gminy do wydawania decyzji w sprawie przyznawania i udzielania pomocy pieniężnej ze środków Funduszu, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 ust.4 ustawy z dnia 24 stycznia 1991 roku o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i stanu wojennego (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 42, poz. 371) – strona 88 protokołu kontroli.
6. Stwierdzono dwa przypadki przyjęcia do rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego, przy użyciu samochodu stanowiącego własność pracownika, nieprawidłowej stawki za 1 km przebiegu, skutkiem czego były nieznaczne różnice w wypłacie na niekorzyść pracownika – strona 96 protokołu kontroli i załącznik nr 19 do protokołu kontroli.
7. Stwierdzono cztery przypadki wypłaty kosztów z tytułu odbycia podróży służbowej z naruszeniem obowiązujących w badanym okresie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 69, poz. 454 z późn. zm.). W trzech przypadkach wypłacono koszty opłaty parkingowej na łączną kwotę 12,00 zł, przy braku udokumentowania poniesienia tych kosztów w postaci dowodów opłaty parkingowej, natomiast w jednym przypadku nie wypłacono ½ diety w kwocie 8,00 zł, przysługującej w związku z pobytem w podróży służbowej powyżej 8 godzin – strona 96 protokołu kontroli i załącznik nr 19 pozycje 5, 10, 18 i 19.
W zakresie realizacji inwestycji
1. Oświadczenia woli przy zawieraniu umów na wykonanie prac geodezyjnych składał jednoosobowo Wójt Gminy, nie posiadając stosownego upoważnienia Zarządu Gminy w tym zakresie - strony 104 i 111 protokołu kontroli.
2. Kontrolująca ustaliła, że do kosztów zadania inwestycyjnego p.n. ”Modernizacja drogi w miejscowości Jaworek” nie zaliczono wydatków z tytułu wykonania dokumentacji geodezyjnej i projektowej oraz uzgodnień tej dokumentacji w Starostwie Powiatowym w Wieruszowie, na łączną kwotę 8.098,88 zł. Jednocześnie nieprawidłowo ujęto w kosztach wymienionego zadania wydatek z tytułu wykonania map sytuacyjno – wysokościowych do celów projektowych drogi w miejscowości Józefów na kwotę 1.200,00 zł. W wyniku nieprawidłowej ewidencji kosztów zadania zaniżono wartość środka trwałego uzyskanego w wyniku inwestycji o kwotę 6.898,88 zł – strony 108, 109 protokołu kontroli.
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie modernizacji drogi w miejscowości Jaworek kontrolująca stwierdziła pobranie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w zaniżonej wysokości w stosunku do postanowień zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia ustalono, że od oferenta, którego oferta zostanie wybrana zamawiający będzie żądał wniesienia należytego wykonania umowy w wysokości 10% wartości robót. Kwota należnego zabezpieczenia powinna wynosić 17.245,99 zł, a pobrano zabezpieczenie w kwocie 16.118,00 zł, to jest za mało o kwotę 1.127,99 zł - strony 104 – 108 protokołu kontroli.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie przyłącza wodociągowego do oczyszczalni ścieków w miejscowości Parcice kontrolująca stwierdziła naruszenie przez zamawiającego § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 roku w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych (Dz. U. nr 140, poz. 776). W przedłożonej kontrolującej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia (ogłoszenie o przetargu, oferty, protokół) brak było informacji o prowadzeniu przez zamawiającego postępowania o zamówienie publiczne z zastosowaniem obowiązujących preferencji krajowych, jak również informacji (oświadczeń) o spełnieniu przez oferentów warunków dotyczących preferencji krajowych (użycie do wykonania zamówienia nie mniej niż 50% wartości produktów i surowców krajowych oraz nie mniej niż 50% udziału podmiotów krajowych w wykonaniu zamówienia) – strony 112 – 114 protokołu kontroli.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie przyłącza energetycznego do oczyszczalni ścieków w miejscowości Parcice kontrolująca stwierdziła naruszenie przez zamawiającego § 2 ust.2 wskazanego wyżej rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych. W przedłożonej kontrolującej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia (ogłoszenie o przetargu, oferty, protokół) brak było informacji o prowadzeniu przez zamawiającego postępowania o zamówienie publiczne z zastosowaniem obowiązujących preferencji krajowych, jak również informacji (oświadczeń) o spełnieniu przez oferentów warunków dotyczących preferencji krajowych – strony 112 – 114 protokołu kontroli.
4. Przeprowadzając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie (roboty budowlano – montażowe) oczyszczalni ścieków w miejscowości Parcice zamawiający naruszył art. 76 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.), ponieważ wprowadził do umowy zawartej z wybranym wykonawcą nowe, niekorzystne dla siebie, postanowienia dotyczące okresu gwarancji na wykonywany przedmiot umowy. Zgodnie z przedłożoną kontrolującej dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia kryteriami wyboru ofert były cena (85%) i gwarancja na roboty objęte przedmiotem zamówienia (15%). Wybrany wykonawca, pomimo zaoferowania wyższej ceny (o 117.245,16 zł w stosunku do oferty z najniższą ceną) wygrał przetarg ze względu na zaoferowany dłuższy okres gwarancji na roboty objęte przedmiotem zamówienia, to jest 10 lat (oferta z najniższą ceną, okres gwarancji 3 lata).W umowie zawartej z wykonawcą wprowadzono jednakże zapis o terminie gwarancji w sposób następujący: na wykonywane roboty gwarancja 10 lat, na urządzenia produkcji SUMAX (szafy sterownicze AA, AG i AM, automatyka) – gwarancja 3 lata, a na pozostałe urządzenia gwarancja zgodna z gwarancjami udzielanymi przez producenta urządzeń. Według kosztorysu ofertowego przedłożonego przez wybranego oferenta roboty budowlane – technologia stanowiły kwotę 1.484.950 zł (75,9% wartości całości zamówienia), w tym: dostawa i montaż urządzeń technologicznych produkcji SUMAX kwotę 1.230.525,00 zł (62,9% wartości całości zamówienia). Z powyższego wynika, że na większość robót objętych przedmiotem zamówienia wykonawca udzielił – na podstawie zawartej umowy - gwarancji na 3 lata, a nie jak zaoferował w ofercie na 10 lat. Naruszenie to jest tym bardziej znaczące, gdyż zaoferowany okres gwarancji zdecydował o wyborze danej oferty. Podkreślić należy ponadto, że przy realizacji ww. zadania okres gwarancji jest szczególnie istotny w odniesieniu do urządzeń technologicznych, ze względu na możliwość występowania częstych awarii – strony 116 – 120 protokołu kontroli.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia. W szczególności należy :
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości spełniającą wymogi wynikające z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. Ustalić procedury wewnętrznej kontroli finansowej, stosownie do wymogu wynikającego z art. 35a ust.3 ustawy o finansach publicznych, uwzględniając wskazany w art.35a ust.1 i ust.2 zakres kontroli finansowej.
3. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych oraz opłat z tytułu czynszu dzierżawnego.
4. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnego Gminie podatku od środków transportowych od podatnika, który do opodatkowania 1 pojazdu w 2002 roku zastosował niższą, niż określona przez Radę Gminy, stawkę podatku.
5. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie złożenia przez wszystkich podatników podatku od nieruchomości (osoby fizyczne) informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, na formularzu według obowiązującego wzoru (art.6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych).
6. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od dzierżawcy dopłaty należnego czynszu za 2001 rok w kwocie 97,50 zł.
7. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od właścicieli punktów sprzedaży należnych kwot dopłat do wniesionych w 2002 roku opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
8. Skorygować koszty zadania inwestycyjnego p.n „Modernizacja drogi gminnej w miejscowości Jaworek”, poprzez ujęcie w ewidencji wszystkich wydatków dotyczących ww. zadania i wyksięgowanie wydatków z nim nie związanych – opisanych szczegółowo w protokole kontroli i na wstępie wystąpienia. W ewidencji księgowej środków trwałych, na koncie 011, ująć prawidłowo wartość przedmiotowego środka trwałego.
9. Zapewnić podjęcie przez Radę Gminy uchwały upoważniającej Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej do wydawania decyzji w sprawie przyznawania i udzielania pomocy pieniężnej ze środków Funduszu, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 ust.4 ustawy o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i stanu wojennego.
10. Zawrzeć z osobą wykonującą obowiązki Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych stosowną umowę (o pracę lub o charakterze cywilno – prawnym) określającą zakres obowiązków i przysługujące wynagrodzenie.
W celu zapobieżenia w przyszłości występowaniu nieprawidłowości należy przestrzegać obowiązujących zasad gospodarki finansowej, a w szczególności:
1. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych oraz należności o charakterze cywilnoprawnym.
2. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
3. Egzekwować od podatników - osób prawnych terminowe składanie deklaracji podatkowych.
4. W decyzjach dotyczących przyznania ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne podjętego rozstrzygnięcia, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zamieszczać także datę wydania decyzji, stosownie do art.210 § 1 pkt 2 ww. ustawy.
5. Przy sprzedaży nieruchomości przestrzegać postanowień § 4 ust.1 i ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność Gminy – zgodnie z którym do uczestnictwa w przetargu może być dopuszczona osoba, która wpłaciła wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Termin ten nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu.
6. Uzyskiwane dochody oraz dokonywane wydatki ujmować w klasyfikacji budżetowej zgodnej z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
7. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasady gospodarki finansowej określonej w art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
8. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
9. Przestrzegać zasad prowadzenia rachunkowości w zakresie ustalenia wartości środków trwałych w budowie, określonych w art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym unormowaniem koszt wytworzenia środków trwałych w budowie obejmuje ogół ich kosztów poniesionych za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania.
10. Pobierać zabezpieczenie należytego wykonania umowy na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002).
11. Przestrzegać art.76 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych zakazującego zmian postanowień zawartej umowy oraz wprowadzania nowych postanowień do umowy, niekorzystnych dla zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.
12. Dokonywać kontroli przestrzegania przez podległe jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur wewnętrznej kontroli finansowej, zgodnie z art.127 ustawy o finansach publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Pan Przewodniczący Rady Gminy w Czastarach
- Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Czastarach
- aa
Łódź, dnia 23 kwietnia 2003 r.
Pan
Paweł Głowacki
Wójt Gminy
Czastary
WK – 0915/21/2003
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Czastary wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:W zakresie spraw organizacyjnych
1. Kontrolująca stwierdziła brak dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości, spełniającej wymogi wynikające z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 76, poz. 694). W szczególności nie opracowano wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych – strona 8 protokołu kontroli.
2. Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił, w okresie objętym kontrolą, procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych – strona 5 protokołu kontroli.
3. Organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego nie dokonywał w latach 2001 – 2002 kontroli przestrzegania przez podległe jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli. Powyższy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych – strony 5,6 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Kontrolująca stwierdziła przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez podatników podatku rolnego i podatników podatku od nieruchomości po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne określone zostały odpowiednio w art. 6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.) i w art. 6 ust.8 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9 poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, jak i podatku od nieruchomości, winny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego – strony 28 i 40 protokołu kontroli.
2. Nie wyegzekwowano złożenia wykazów nieruchomości przez wszystkich podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Zgodnie z art.6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby fizyczne zobowiązane były złożyć właściwemu organowi gminy wykaz nieruchomości, sporządzony na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku w zakresie podatku od nieruchomości oraz informować ten organ o zaistnieniu zmian w tym zakresie w terminie 14 dni – strona 30 protokołu kontroli.
3. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki braku pobrania lub pobrania w nieprawidłowej wysokości przez organ podatkowy, odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. W zakresie próby objętej kontrolą kontrolująca ustaliła, że zaniechano dochodzenia następujących kwot:
- podatek od nieruchomości (osoby prawne ) – 396,50 zł,
- łączne zobowiązanie pieniężne i podatek od nieruchomości – 52,50 zł,
- podatek rolny (osoby prawne ) - 11,50 zł,
- podatek od środków transportowych (osoby fizyczne) - 4,60 zł
Razem - 465,10 zł
strony 28 - 31, 38, 41, 46 i 47 protokołu kontroli.
4. W odniesieniu do szeregu decyzji dotyczących umorzenia zaległości podatkowych w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono brak uzasadnienia faktycznego i prawnego, co stanowiło naruszenie art.210 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja Podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.). Stwierdzono także przypadki braku podania daty wydania decyzji - strona 39 protokołu kontroli.
5. W jednym przypadku udzielenia ulgi żołnierskiej w zakresie podatku rolnego stwierdzono przyznanie tej ulgi na nieprawidłowo ustalony okres. Stosownie do art. 13a ust.3 ustawy o podatku rolnym ulgę należało stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby. – strona 44 protokołu kontroli.
6. Kontrolująca stwierdziła, w 2002 roku, jeden przypadek pobrania od podatnika (nr 1) – właściciela przyczepy uniwersalnej MZP Wrocław D 63301 - podatku od środków transportowych według nieprawidłowej stawki. Zastosowano dla wymienionego pojazdu stawkę 480,00 zł, zamiast stawki w wysokości 680,00 zł. Skutkiem powyższej nieprawidłowości była zapłata przez podatnika podatku za 2002 rok w kwocie niższej, niż należna, o 200,00 zł – strona 48 protokołu kontroli.
7. Stwierdzono w szeregu przypadkach nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, bądź zaniechanie podjęcia takich czynności, co stanowiło naruszenie przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku ) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego – strony 51 – 55 protokołu kontroli.
8. W związku z kontrolą postępowania dotyczącego zbycia nieruchomości oznaczonej nr 212/1, w trybie przetargu nieograniczonego, kontrolująca stwierdziła naruszenie § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), ponieważ dopuszczono do uczestnictwa w przetargu osobę, która nie dopełniła warunku dotyczącego terminu wpłaty wadium, to jest na 3 dni przed przetargiem – strony 56 – 58 protokołu kontroli.
9. Kontrolująca stwierdziła nieprawidłową klasyfikację dochodów z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych oraz innych przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 3691 z późn. zm.) wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości winny być ujmowane w § 047, a nie jak to miało miejsce w kontrolowanej jednostce w § 075 – strona 59 protokołu kontroli.
10. Stwierdzono w trzech przypadkach zaniechanie naliczenia i pobrania – zgodnie z zawartymi umowami - ustawowych odsetek od nieterminowych wpłat czynszu dzierżawnego. Łączna kwota odsetek wyniosła 57,20 zł – strony 63, 64 protokołu kontroli.
11. Kontrolująca stwierdziła jeden przypadek pobrania od dzierżawcy niższego, niż należny według umowy, czynszu dzierżawnego za 2001 rok, o kwotę 97,50 zł – strona 64 protokołu kontroli.
12. Kontrolująca stwierdziła sześć przypadków nieprawidłowego obliczeniai pobrania opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w 2002 roku, co spowodowane było przyjęciem do obliczenia niewłaściwego kursu kupna EURO na dzień wydania zezwolenia. Łącznie kwota nie pobranych opłat wynosiła 504,40 zł – strony 65 – 68 protokołu kontroli.
13. Kontrolująca stwierdziła dwa przypadki nieprawidłowego obliczenia i pobrania opłaty za korzystanie z zezwolenia na jednorazową sprzedaż napojów alkoholowych. Pobrano - z powodu jak wyżej opisany – opłaty niższe niż należne na łączną kwotę 44,66 zł – strona 69 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Kontrolująca stwierdziła przekroczenie granic planowanych wydatków, na etapie wykonywania budżetu Gminy, w odniesieniu do następujących podziałek klasyfikacji budżetowej:
Rozdział 75023 § 4300 o kwotę 489,35 zł w okresie od dnia 18 grudnia 2001 roku do dnia 27 grudnia 2001 roku.
Rozdział 75412 § 4210 o kwotę 1.628,39 zł w okresie od dnia 2 października 2001 roku do dnia 21 listopada 2001 roku.
Rozdział 85154 § 4300 o kwotę 3.445,69 zł w okresie od dnia 15 października 2001 roku do dnia 21 listopada 2001 roku.
Rozdział 75023 § 4300 o kwotę 6.135,36 zł w okresie od dnia 3 grudnia 2002 roku do dnia 29 grudnia 2002 roku.
Rozdział 80101 § 4300 o kwotę 5.614,49 zł w okresie od dnia 29 listopada 2002 roku do dnia 29 grudnia 2002 roku.
Przekroczenie granic planowanych wydatków budżetowych stanowiło naruszenie art.92 pkt.3 ustawy o finansach publicznych oraz wypełniało przesłanki naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art. 138 ust.1 pkt 2 tej ustawy - strony 19 - 23 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono stosowanie po dniu 1 czerwca 2001 roku nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej dla wypłat wynagrodzeń na podstawie umów zleceń dla Pełnomocnika Zarządu ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Kierownika Świetlicy Socjoterapeutycznej. Wypłaty ujmowano w § 3030, który był właściwym do klasyfikowania tego rodzaju wydatków do dnia 31 maja 2001 roku. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 maja 2001 roku zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 47, poz.51), które weszło w życie z dniem 1 czerwca 2001 roku, wynagrodzenia na rzecz osób fizycznych wypłacane na podstawie umowy zlecenia winny być ponoszone w klasyfikacji budżetowej § 4300 – strony 76, 77 protokołu kontroli.
3. Kontrolująca ustaliła, że w ramach Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zatwierdzonego przez Radę Gminy w Czastarach, przyznano środki finansowe w kwocie 1.500,00 zł na dofinansowanie działalności instytucji służących rozwiązywaniu problemów alkoholowych. W budżecie Gminy Czastary na 2002 rok w klasyfikacji budżetowej § 2310 („dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień między jednostkami samorządu terytorialnego „) zaplanowano z tego tytułu kwotę 1.000,00 zł, którą przekazano dla Samodzielnego Zakładu Opieki Zdrowotnej Ośrodek Profilaktyki, Terapii Uzależnień i Współuzależnienia w Wieruszowie, na podstawie porozumienia zawartego w dniu 17 lipca 2002 roku. Kwota ta stanowiła udział Gminy w finansowaniu działań terapeutycznych prowadzonych przez ten Ośrodek oraz dodatkowych zajęć terapeutycznych dla pacjentów uzależnionych od alkoholu – zajęcia w programie ponadpodstawowym. Wymieniony wydatek został nieprawidłowo sklasyfikowany i sfinansowany w formie dotacji, ponieważ ww. Ośrodek, z którym Zarząd Gminy zawarł porozumienie nie jest jednostką samorządu terytorialnego. W przypadku zawarcia umowy z Ośrodkiem zadanie - wydatek poniesiony na jej podstawie winien zostać sklasyfikowany jako zakup usług i ujęty w wydatkach budżetu w § 4300 - strony 80, 81 protokołu kontroli.
4. Kontrolująca ustaliła, że Zarząd Gminy w Czastarach nie zawarł z osobami zajmującymi stanowisko Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych i pobierającymi wynagrodzenie w formie ryczałtu stosownych umów (o pracę, cywilno – prawnych) dających podstawę do dokonywania świadczeń na rzecz tych osób – strona 81 protokółu kontroli.
5. Kontrolująca ustaliła, że decyzje w sprawach pomocy pieniężnej z Państwowego Funduszu Kombatantów wydawała Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, która nie posiadała upoważnienia Rady Gminy do wydawania decyzji w sprawie przyznawania i udzielania pomocy pieniężnej ze środków Funduszu, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 ust.4 ustawy z dnia 24 stycznia 1991 roku o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i stanu wojennego (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 42, poz. 371) – strona 88 protokołu kontroli.
6. Stwierdzono dwa przypadki przyjęcia do rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego, przy użyciu samochodu stanowiącego własność pracownika, nieprawidłowej stawki za 1 km przebiegu, skutkiem czego były nieznaczne różnice w wypłacie na niekorzyść pracownika – strona 96 protokołu kontroli i załącznik nr 19 do protokołu kontroli.
7. Stwierdzono cztery przypadki wypłaty kosztów z tytułu odbycia podróży służbowej z naruszeniem obowiązujących w badanym okresie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 czerwca 1998 roku w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 69, poz. 454 z późn. zm.). W trzech przypadkach wypłacono koszty opłaty parkingowej na łączną kwotę 12,00 zł, przy braku udokumentowania poniesienia tych kosztów w postaci dowodów opłaty parkingowej, natomiast w jednym przypadku nie wypłacono ½ diety w kwocie 8,00 zł, przysługującej w związku z pobytem w podróży służbowej powyżej 8 godzin – strona 96 protokołu kontroli i załącznik nr 19 pozycje 5, 10, 18 i 19.
W zakresie realizacji inwestycji
1. Oświadczenia woli przy zawieraniu umów na wykonanie prac geodezyjnych składał jednoosobowo Wójt Gminy, nie posiadając stosownego upoważnienia Zarządu Gminy w tym zakresie - strony 104 i 111 protokołu kontroli.
2. Kontrolująca ustaliła, że do kosztów zadania inwestycyjnego p.n. ”Modernizacja drogi w miejscowości Jaworek” nie zaliczono wydatków z tytułu wykonania dokumentacji geodezyjnej i projektowej oraz uzgodnień tej dokumentacji w Starostwie Powiatowym w Wieruszowie, na łączną kwotę 8.098,88 zł. Jednocześnie nieprawidłowo ujęto w kosztach wymienionego zadania wydatek z tytułu wykonania map sytuacyjno – wysokościowych do celów projektowych drogi w miejscowości Józefów na kwotę 1.200,00 zł. W wyniku nieprawidłowej ewidencji kosztów zadania zaniżono wartość środka trwałego uzyskanego w wyniku inwestycji o kwotę 6.898,88 zł – strony 108, 109 protokołu kontroli.
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie modernizacji drogi w miejscowości Jaworek kontrolująca stwierdziła pobranie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w zaniżonej wysokości w stosunku do postanowień zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia ustalono, że od oferenta, którego oferta zostanie wybrana zamawiający będzie żądał wniesienia należytego wykonania umowy w wysokości 10% wartości robót. Kwota należnego zabezpieczenia powinna wynosić 17.245,99 zł, a pobrano zabezpieczenie w kwocie 16.118,00 zł, to jest za mało o kwotę 1.127,99 zł - strony 104 – 108 protokołu kontroli.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie przyłącza wodociągowego do oczyszczalni ścieków w miejscowości Parcice kontrolująca stwierdziła naruszenie przez zamawiającego § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 1994 roku w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych (Dz. U. nr 140, poz. 776). W przedłożonej kontrolującej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia (ogłoszenie o przetargu, oferty, protokół) brak było informacji o prowadzeniu przez zamawiającego postępowania o zamówienie publiczne z zastosowaniem obowiązujących preferencji krajowych, jak również informacji (oświadczeń) o spełnieniu przez oferentów warunków dotyczących preferencji krajowych (użycie do wykonania zamówienia nie mniej niż 50% wartości produktów i surowców krajowych oraz nie mniej niż 50% udziału podmiotów krajowych w wykonaniu zamówienia) – strony 112 – 114 protokołu kontroli.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie przyłącza energetycznego do oczyszczalni ścieków w miejscowości Parcice kontrolująca stwierdziła naruszenie przez zamawiającego § 2 ust.2 wskazanego wyżej rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie stosowania preferencji krajowych przy udzielaniu zamówień publicznych. W przedłożonej kontrolującej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia (ogłoszenie o przetargu, oferty, protokół) brak było informacji o prowadzeniu przez zamawiającego postępowania o zamówienie publiczne z zastosowaniem obowiązujących preferencji krajowych, jak również informacji (oświadczeń) o spełnieniu przez oferentów warunków dotyczących preferencji krajowych – strony 112 – 114 protokołu kontroli.
4. Przeprowadzając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie (roboty budowlano – montażowe) oczyszczalni ścieków w miejscowości Parcice zamawiający naruszył art. 76 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.), ponieważ wprowadził do umowy zawartej z wybranym wykonawcą nowe, niekorzystne dla siebie, postanowienia dotyczące okresu gwarancji na wykonywany przedmiot umowy. Zgodnie z przedłożoną kontrolującej dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia kryteriami wyboru ofert były cena (85%) i gwarancja na roboty objęte przedmiotem zamówienia (15%). Wybrany wykonawca, pomimo zaoferowania wyższej ceny (o 117.245,16 zł w stosunku do oferty z najniższą ceną) wygrał przetarg ze względu na zaoferowany dłuższy okres gwarancji na roboty objęte przedmiotem zamówienia, to jest 10 lat (oferta z najniższą ceną, okres gwarancji 3 lata).W umowie zawartej z wykonawcą wprowadzono jednakże zapis o terminie gwarancji w sposób następujący: na wykonywane roboty gwarancja 10 lat, na urządzenia produkcji SUMAX (szafy sterownicze AA, AG i AM, automatyka) – gwarancja 3 lata, a na pozostałe urządzenia gwarancja zgodna z gwarancjami udzielanymi przez producenta urządzeń. Według kosztorysu ofertowego przedłożonego przez wybranego oferenta roboty budowlane – technologia stanowiły kwotę 1.484.950 zł (75,9% wartości całości zamówienia), w tym: dostawa i montaż urządzeń technologicznych produkcji SUMAX kwotę 1.230.525,00 zł (62,9% wartości całości zamówienia). Z powyższego wynika, że na większość robót objętych przedmiotem zamówienia wykonawca udzielił – na podstawie zawartej umowy - gwarancji na 3 lata, a nie jak zaoferował w ofercie na 10 lat. Naruszenie to jest tym bardziej znaczące, gdyż zaoferowany okres gwarancji zdecydował o wyborze danej oferty. Podkreślić należy ponadto, że przy realizacji ww. zadania okres gwarancji jest szczególnie istotny w odniesieniu do urządzeń technologicznych, ze względu na możliwość występowania częstych awarii – strony 116 – 120 protokołu kontroli.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia. W szczególności należy :
1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości spełniającą wymogi wynikające z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. Ustalić procedury wewnętrznej kontroli finansowej, stosownie do wymogu wynikającego z art. 35a ust.3 ustawy o finansach publicznych, uwzględniając wskazany w art.35a ust.1 i ust.2 zakres kontroli finansowej.
3. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych oraz opłat z tytułu czynszu dzierżawnego.
4. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnego Gminie podatku od środków transportowych od podatnika, który do opodatkowania 1 pojazdu w 2002 roku zastosował niższą, niż określona przez Radę Gminy, stawkę podatku.
5. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie złożenia przez wszystkich podatników podatku od nieruchomości (osoby fizyczne) informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, na formularzu według obowiązującego wzoru (art.6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych).
6. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie od dzierżawcy dopłaty należnego czynszu za 2001 rok w kwocie 97,50 zł.
7. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od właścicieli punktów sprzedaży należnych kwot dopłat do wniesionych w 2002 roku opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
8. Skorygować koszty zadania inwestycyjnego p.n „Modernizacja drogi gminnej w miejscowości Jaworek”, poprzez ujęcie w ewidencji wszystkich wydatków dotyczących ww. zadania i wyksięgowanie wydatków z nim nie związanych – opisanych szczegółowo w protokole kontroli i na wstępie wystąpienia. W ewidencji księgowej środków trwałych, na koncie 011, ująć prawidłowo wartość przedmiotowego środka trwałego.
9. Zapewnić podjęcie przez Radę Gminy uchwały upoważniającej Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej do wydawania decyzji w sprawie przyznawania i udzielania pomocy pieniężnej ze środków Funduszu, stosownie do wymogu wynikającego z art.19 ust.4 ustawy o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i stanu wojennego.
10. Zawrzeć z osobą wykonującą obowiązki Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych stosowną umowę (o pracę lub o charakterze cywilno – prawnym) określającą zakres obowiązków i przysługujące wynagrodzenie.
W celu zapobieżenia w przyszłości występowaniu nieprawidłowości należy przestrzegać obowiązujących zasad gospodarki finansowej, a w szczególności:
1. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych oraz należności o charakterze cywilnoprawnym.
2. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
3. Egzekwować od podatników - osób prawnych terminowe składanie deklaracji podatkowych.
4. W decyzjach dotyczących przyznania ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne podjętego rozstrzygnięcia, zgodnie z art.210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zamieszczać także datę wydania decyzji, stosownie do art.210 § 1 pkt 2 ww. ustawy.
5. Przy sprzedaży nieruchomości przestrzegać postanowień § 4 ust.1 i ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność Gminy – zgodnie z którym do uczestnictwa w przetargu może być dopuszczona osoba, która wpłaciła wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Termin ten nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu.
6. Uzyskiwane dochody oraz dokonywane wydatki ujmować w klasyfikacji budżetowej zgodnej z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
7. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasady gospodarki finansowej określonej w art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
8. W zakresie pokrywania kosztów podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
9. Przestrzegać zasad prowadzenia rachunkowości w zakresie ustalenia wartości środków trwałych w budowie, określonych w art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym unormowaniem koszt wytworzenia środków trwałych w budowie obejmuje ogół ich kosztów poniesionych za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania.
10. Pobierać zabezpieczenie należytego wykonania umowy na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002).
11. Przestrzegać art.76 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych zakazującego zmian postanowień zawartej umowy oraz wprowadzania nowych postanowień do umowy, niekorzystnych dla zamawiającego, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.
12. Dokonywać kontroli przestrzegania przez podległe jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur wewnętrznej kontroli finansowej, zgodnie z art.127 ustawy o finansach publicznych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Pan Przewodniczący Rady Gminy w Czastarach
- Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Czastarach
- aa