Gm. Brzeziny - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku
XMLTreść
Łódź, dnia 30 maja 2003 r.
Pan
Zbigniew Sokołowski
Wójt Gminy Brzeziny
WK-0915/31/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października
1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.557 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Brzeziny wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie ustaleń ogólnych
1. Kontrolujący ustalili, że obowiązki Skarbnika Gminy pełnił pracownik – na podstawie uchwały Zarządu Gminy Brzeziny nr 1/2002 z dnia 16 stycznia 2002 roku. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarząd gminy nie posiadał żadnych kompetencji w zakresie powoływania skarbnika gminy, czy też powierzania pełnienia obowiązków skarbnika. Zgodnie z art.18 ust.2 pkt 3 ww. ustawy powoływanie i odwoływanie skarbnika gminy należy do wyłącznej właściwości rady gminy.
2. Zarządzeniem nr 2/2002 z dnia 18 listopada 2002 roku Wójt Gminy Brzeziny powierzył pracownikowi Urzędu pełnienie obowiązków Sekretarza Gminy. Podobnie jak w sytuacji skarbnika gminy, powołanie i odwołanie sekretarza gminy stanowi wyłączną kompetencję rady gminy, stosownie do art.18 ust.2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym. Decyzje te rada gminy podejmuje na wniosek wójta gminy. Powierzenie obowiązków Sekretarza Gminy na podstawie zarządzenia Wójta Gminy stanowiło naruszenie kompetencji organu stanowiącego w tym zakresie.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
Obowiązujące w jednostce – w okresie objętym kontrolą – unormowania w zakresie kontroli finansowej – nie spełniały wymogów wynikających z przepisów ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). W szczególności, zarządzenie wewnętrzne nr 8 Wójta Gminy Brzeziny z dnia 14 maja 2002 roku oraz instrukcja obiegu dowodów księgowych z dnia 28 marca 2002 roku nie uwzględniały, obowiązujących od dnia 1 stycznia 2002 roku, zmian wprowadzonych w omawianym zakresie do ustawy o finansach publicznych – na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116). Zgodnie z art.35a ustawy o finansach publicznych procedury wewnętrznej kontroli finansowej, ustalone na piśmie przez kierownika jednostki, powinny objąć całokształt procesów związanych z pobieraniem dochodów, dokonywaniem wydatków (zaciąganiem zobowiązań), gospodarowaniem mieniem.
W trakcie kontroli RIO w Łodzi, w dniu 24 lutego 2003 roku, Wójt Gminy wydał zarządzenie nr 6 ustalając procedury kontroli finansowej, zgodne z wymogami ustawy o finansach publicznych.
W zakresie zaciągania pożyczek
W umowach nr 123/GW/P/2001 i nr 158/OA/P/2001 strony ustaliły jako zabezpieczenie zaciągniętych zobowiązań pełnomocnictwo na rachunku bankowym Gminy Brzeziny. Ustalenie takiego zabezpieczenia było niezgodne z art. 92 w zw. z art. 129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, w których ustawodawca określił zasady wykonywania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki te mogą gromadzić dochody i dokonywać wydatków tylko wówczas, jeśli określone normy prawne dają jej takie upoważnienie. Każde zatem zadysponowanie środkami zgromadzonymi na rachunku przez pożyczkodawcę odbywałoby się z pominięciem zasad wykonywania budżetu, a w rezultacie mogłoby prowadzić do sytuacji braku możliwości realizacji przez jednostkę nałożonych na nią ustawami obowiązków. Ustalenie wskazanej formy zabezpieczenia naruszało także art.30 ustawy o samorządzie gminnym, z którego wynikało, że wykonanie budżetu – a co się z tym wiąże dysponowanie rachunkiem bankowym jednostki samorządowej – stanowiło kompetencję zarządu gminy.
W zakresie przyjętych zasad rachunkowości i zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informatycznych
1. W latach objętych kontrolą obowiązująca w jednostce dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawierała:
- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Powyższe wymogi w odniesieniu do dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wynikały z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694).
Stwierdzone nieprawidłowości usunięto w trakcie trwania kontroli RIO (zarządzenie Wójta Gminy nr 10 z dnia 19 marca 2003 roku).
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Stwierdzono, że inkasenci z sołectwa Adamów i Jaroszki pobrane kwoty podatku regulowali w terminie wynikającym z zawartych w dniu 12 stycznia 2000 roku umów o inkaso pomiędzy Zarządem Gminy, a poszczególnymi inkasentami. W aneksach do ww. umów, obowiązujących od dnia 10 stycznia 2001 roku, ustalono termin ostatecznego rozliczenia zainkasowanych kwot zobowiązań pieniężnych „...w ciągu dwóch dni po ustawowych terminach płatności każdej raty podatku”.
Powyższe niezgodne było z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z art. 47 § 4 ww. ustawy – w brzmieniu obowiązującym do dnia 5 czerwca 2001 roku - terminem płatności dla inkasentów był ostatni dzień, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić zapłata podatku. Według stanu prawnego obowiązującego od dnia 5 czerwca 2001 roku terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić zapłata podatku, chyba, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy (art.47 § 4a ww. ustawy).
Kontrolujący ustalili, że Rada Gminy nie wyznaczyła późniejszego terminu wpłaty podatków dla inkasentów – na podstawie art. 47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa.
2. Stwierdzono przypadek nie egzekwowania odsetek od nieterminowych wpłat rat podatku dokonywanych przez podatnika podatku rolnego od osób prawnych.
3. Kontrolujący stwierdzili przypadki, w których organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego przed wydaniem decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych (np. decyzja Fn.3254/26/56/2001 z dnia 20 kwietnia 2001 roku), celem ustalenia istnienia przesłanek określonego rozstrzygnięcia. Przykładowo umorzenie zaległości podatkowej może nastąpić ze względu na ważny interes podatnika lub interes publiczny (art.67 § 1 ww. ustawy). Zgodnie z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy ma obowiązek podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy oraz załatwienia sprawy. Stosownie do art. 187 § 1 ww. ustawy organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i rozpatrzyć w sposób wyczerpujący cały materiału dowodowy.
W zakresie realizacji dochodów z majątku
1. Przy sprzedaży nieruchomości niezabudowanej, położonej w miejscowości Bogdanka, oznaczonej numerem działki 253/3, o powierzchni 1065 m2, stwierdzono:
- w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, podanym do publicznej wiadomości w lipcu 1999 roku, określono cenę działki w wysokości 5.650,00 zł. Operat szacunkowy dotyczący wartości przedmiotowej nieruchomości sporządzony został w październiku 2000 roku. Ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego wartość wynosiła 7.910,00 zł. W związku ze zmianą dotyczącą wartości nieruchomości Zarząd Gminy zobowiązany był do ponownego podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, obejmującego działkę nr 253/3, czego nie uczynił. Ponadto cena nieruchomości wskazana w wykazie z lipca 1999 roku nie była oparta o szacunek rzeczoznawcy majątkowego, co stanowiło naruszenie art. 67 ust 1 w zw. z art. 35 ust.2 pkt 6 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.), zgodnie z którymi cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego,
- w ogłoszeniu o przetargu nie podano informacji o skutkach uchylenia się od umowy sprzedaży nieruchomości, co było wymagane przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9, poz.30 z późn. zm.),
- w dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomienia dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, stosownie do wymogu wynikającego z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
2. Przy sprzedaży nieruchomości niezabudowanej, położonej w miejscowości Bogdanka, oznaczonej numerem działki 253/8, o powierzchni 865 m2 , stwierdzono:
- w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, podanym do publicznej wiadomości w lipcu 1999 roku, określono cenę działki w wysokości 4.600 zł. Operat szacunkowy dotyczący wartości przedmiotowej nieruchomości sporządzony został w październiku 2000 roku. Ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego wartość wynosiła 6.450,00 zł. W związku ze zmianą dotyczącą wartości nieruchomości Zarząd Gminy zobowiązany był do ponownego podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, obejmującego działkę nr 253/3, czego nie uczynił. Ponadto cena nieruchomości wskazana w wykazie z lipca 1999 roku nie była oparta o szacunek rzeczoznawcy majątkowego, co stanowiło naruszenie art. 67 ust 1 w zw. z art. 35 ust.2 pkt 6 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którymi cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego,
- w ogłoszeniach o przetargu ustnym nieograniczonym nie podano informacji o skutkach uchylenia się od umowy sprzedaży nieruchomości, co było wymagane przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy,
- wartość postąpienia w przetargu określono na kwotę 65,00 zł, a należało przyjąć minimum kwotę w wysokości 70,00 zł, gdyż postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek złotych, zgodnie z § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia Rady Ministrów,
- w dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomienia dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, stosownie do wymogu wynikającego z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. Stwierdzono przypadek nieterminowego uiszczania czynszu za najem lokalu użytkowego. Wysokość należnych, lecz nie pobranych odsetek za lata 2001-2002 wynosiła 112,88 zł.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Wnioski dotyczące wydania decyzji zezwalających na zajęcie pasa drogowego nr 7040/I/2/2001 z dnia 19 lutego 2001 roku, nr 7040/2/02 z dnia 28 stycznia 2002 roku i nr 7040/3/02 z dnia 1 marca 2002 roku zostały złożone z naruszeniem § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz. 33 z późn. zm. ), zgodnie z którym wniosek należy złożyć zarządcy drogi co najmniej z 3 miesięcznym wyprzedzeniem.
2. Dokumentacja przedstawiona do kontroli dotycząca decyzji: z dnia 19 lutego 2001 roku, z dnia 28 stycznia 2002 roku oraz z dnia 1 marca 2002 roku nie zawierała opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, w której zarządca drogi, przed udzieleniem zezwolenia, określa warunki i terminy zajęcia pasa, zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia. W przypadku dwóch z ww. decyzji dokumentacja nie zawierała także projektu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, projektu organizacji ruchu drogowego w rejonie przewidywanego zajęcia pasa, planu sytuacyjnego pasa drogowego przewidywanego do zajęcia, przedstawianych zarządcy drogi przez zajmującego pas drogowy, zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia.
3. Opłata za zajęcie pasa drogowego określona decyzjami objętymi kontrolą nie została ustalona w wysokości wynikającej z danych wykazanych we wnioskach. Z wniosku na podstawie, którego wydano decyzję z dnia 19 lutego 2001 roku, wynikało, że nie nastąpi zajęcie jezdni, a jedynie pobocza wchodzącego w skład pasa drogowego. W decyzji ustalono jednakże ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu drogowym spowodowanych zajęciem jezdni – na podstawie § 8 ust. 6 ww. rozporządzenia.
Z wniosku na podstawie, którego wydano decyzję z dnia 28 stycznia 2002 roku, wynikało, że zajęcie pasa drogowego stanowić będzie 20 % szerokości jezdni. Zgodnie z § 8 ust. 6 ww. rozporządzenia ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu ustala się jeżeli utrudnienia są spowodowane zajęciem powyżej 20 % szerokości jezdni.
Powierzchnia pasa drogowego zajętego przez rzut poziomy urządzenia nie związanego z funkcjonowaniem drogi wykazana przez wnioskodawcę (38,28 m2) nie była zgodna z powierzchnią przyjętą do naliczenia opłaty jednorazowej w decyzji (49,00 m2 ).
Z wniosku na podstawie, którego wydano decyzję z dnia 1 marca 2002 roku wynikało, że nie nastąpi zajęcie jezdni - podczas, gdy w decyzji naliczono ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu spowodowanych zajęciem jezdni. Zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu ustala się jeżeli utrudnienia są spowodowane zajęciem powyżej 20 % szerokości jezdni.
Powierzchnia pasa drogowego zajętego przez rzut poziomy urządzenia nie związanego z funkcjonowaniem drogi wykazana przez wnioskodawcę (10,91 m2) nie była zgodna z powierzchnią przyjętą do naliczenia opłaty jednorazowej w decyzji (13,82 m2 ).
Powierzchnia zajętego pasa drogowego podana, przez wnioskodawcę, w celu wyliczenia opłaty za jeden dzień zajęcia (500 m2) nie była zgodna z powierzchnią przyjętą do naliczenia opłaty w decyzji (703 m2 ).
W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
1. Kontrolujący stwierdzili, że Rada Gminy nie uchwalała corocznie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, co było niezgodne z art.41 ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 167, poz.1372 z późn. zm.), zgodnie z którym realizacja zadań własnych gmin, o których mowa w ww. ustawie, prowadzona jest w postaci gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, uchwalanego corocznie przez radę gminy.
2. W okresie lat 1998 - 2001 (do 28 czerwca) w jednostce działała Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych powołana przez Zarząd Gminy, co naruszało art. 41 ust. 3 ww. ustawy, zgodnie z którym gminne komisje rozwiązywania problemów alkoholowych powoływane były przez rady gmin. Po dniu 28 czerwca 2001 roku kompetencja do powołania komisji przysługuje organowi wykonawczemu gminy (zmiany wprowadzone ustawą z dnia 27 kwietnia 2001 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, ustawy o radiofonii i telewizji oraz ustawy o opłacie skarbowej - Dz. U. nr 60, poz.610).
W zakresie prawidłowości ustalania i wypłaty wynagrodzeń na rzecz pracowników jednostki
Pracownik, któremu Wójt Gminy powierzył pełnienie obowiązków Sekretarza Gminy, nie spełniał wymagań kwalifikacyjnych przewidzianych dla tego stanowiska - określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące).
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
1. Na drukach poleceń wyjazdu nr nr 143/2001, 214/2001, 44/2002, 43/2002 nie wpisano godzin, w jakich odbyto podróż służbową.
2. W odniesieniu do poleceń wyjazdu z 2001 roku stwierdzono przypadki rozliczenia kosztów podróży przy użyciu samochodów prywatnych pracowników, z którymi nie zawarto odpowiednich umów o charakterze cywilnoprawnym. Zawarcie takiej umowy wymagane było przez § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41 poz.239 - obowiązujące do dnia 31 grudnia 2001 r.).
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych i realizacji inwestycji
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie modernizacji stacji wodociągowej (technologia), budowę osadnika wód popłucznych, budowę studni chłonnej w miejscowości Gałkówek Kolonia, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zamieszczono opisu przyjętych kryteriów oceny ofert (innych niż cena), co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Pełne i dokładne opisanie kryteriów oceny ofert jest jednym z czynników gwarantujących prowadzenie postępowania z zachowaniem reguł uczciwej konkurencji. Uniemożliwia także dokonywanie dowolnych wyborów, nie podlegających racjonalnej weryfikacji. Kontrolujący ustalili, że komisja przetargowa, przy ocenie ofert, zastosowała sposób punktacji nie podany do wiadomości oferentów (poprzez specyfikację). Z uwagi na brak opisania kryteriów oceny ofert przez zamawiającego, nie było możliwe odniesienie się do oceny dokonanej przez komisję w ramach tzw. kryteriów niemierzalnych - wiarygodność ekonomiczna oferenta – 5% oraz doświadczenie i przygotowanie fachowe oferenta – 20%. Kontrolujący stwierdzili, że jeden z oferentów otrzymał od każdego z członków komisji 0 punktów w ramach kryterium wiarygodność ekonomiczna. W uzasadnieniu, na kartach indywidualnej oceny oferty, wskazywano, że oferent jest niewiarygodny. Wskazać należy, że oferent niewiarygodny ekonomicznie, czyli nie spełniający warunków określonych w art.22 ust.2 pkt 3 i 4 ww. ustawy, w ogóle nie powinien zostać dopuszczony do etapu oceny ofert – oferta taka podlegała odrzuceniu (według obecnie obowiązującego stanu prawnego oferent podlega wykluczeniu na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ww. ustawy),
- w specyfikacji brak było także oświadczenia, czy zamawiający zamierza zwołać zebranie dostawców i wykonawców, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy. Zamiast pouczenia o środkach odwoławczych przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia, odesłano w specyfikacji do rozdziału 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie sporządził wezwania do złożenia przez oferentów oświadczenia co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym oraz osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, co naruszało art. 22 ust 6 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zawiadomienie przesłane do wybranego oferenta nie zawierało terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art. 51 ust. 2 ww. ustawy,
- ogłoszenie o wyniku postępowania nie zostało przesłane do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, co stanowiło naruszenie art. 50 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii najkorzystniejszej oferty, co stanowiło naruszenie art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- umowa z dnia 19 lipca 2001 roku oraz aneks nr 2 do umowy nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust 3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie przebudowy sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowości Jaroszki, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia brak było oświadczenia, czy zamawiający zamierza zwołać zebranie wykonawców, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 pkt 13 ustawy o zamówieniach publicznych. Nie określono także wysokości kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 pkt 7 ww. ustawy. Zamiast pouczenia o środkach odwoławczych przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia umieszczono w specyfikacji odesłanie do rozdziału 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie sporządził wezwania do złożenia przez oferentów oświadczenia co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym oraz osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, co naruszało art. 22 ust 6 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w dwóch ofertach brak było aktualnych (wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert) zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, co powinno skutkować wykluczeniem oferenta na podstawie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w zawiadomieniu o wyborze oferty brak było określenia terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art. 51 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- ogłoszenie o wyniku postępowania nie zostało przesłane do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, co stanowiło naruszenie art. 14d ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- wpłata pozostałej części zabezpieczenia należytego wykonania umowy (na poczet zabezpieczenia zaliczono wadium) nastąpiła w dniu 17 września 2002 roku (dowód wpłaty KP nr 001019). Wpłata zabezpieczenia po terminie zawarcia umowy stanowiła naruszenie § 12 zawartej umowy,
- umowa z dnia 14 września 2002 roku nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust 3 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresie ewidencji środków trwałych
1. Księga inwentarzowa z 2001 roku nie była oznaczona nazwą jednostki, brak było daty założenia księgi, strony nie były ponumerowane, co naruszało przepisy art.13. ust.4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694).
2. Środki trwałe zaewidencjonowano bez uwzględnienia podziału rodzajowego i zasad klasyfikacji środków trwałych, wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. nr 112, poz.1317).
3. W księdze inwentarzowej nie wskazywano dowodów księgowych, na podstawie których dokonano zapisów zwiększających i zmniejszających, czym naruszono art.23 ust.2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, stwierdzonych w czasie kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawania w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić wykonywanie funkcji Skarbnika Gminy i Sekretarza Gminy przez osoby powołane przez Radę Gminy, zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym.
2. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
3. Zaniechać ustalania nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy jako formy zabezpieczenia, w zawieranych umowach o zaciągnięcie pożyczki (kredytu).
4. Rozliczać inkasentów podatków lokalnych w terminie określonym w art. 47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić wpłata podatku, chyba, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy.
5. Egzekwować odsetki w przypadku nieterminowych wpłat należności podatkowych.
6. Decyzje w sprawie przyznania ulg podatkowych (np. umorzenie zaległości podatkowej, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności podatku) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). Zgodnie z art.172 § 1 ww. ustawy organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.
7. W ogłoszeniach o przetargach na zbycie nieruchomości zamieszczać wszystkie informacje wymagane przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
8. Cenę nieruchomości ustalać na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego, zgodnie art. 67 ust 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tak ustaloną cenę podawać w wykazie, o którym mowa w art.35 ust.1 ww. ustawy.
9. Zawiadamiać osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
10. Postąpienie w przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości ustalać z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek złotych, zgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
11. Egzekwować odsetki w przypadku nieterminowych wpłat czynszów za wynajęte lokale użytkowe.
12. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
13. Ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu drogowym spowodowanych zajęciem jezdni ustalać w sytuacjach przewidzianych w § 8 ust. 6 ww. rozporządzenia.
14. Zapewnić coroczne uchwalanie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przez Radę Gminy, zgodnie z art.41 ust.2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
15. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264) - w zakresie kwalifikacji zatrudnianych (awansowanych) pracowników.
16. Rozliczać koszty podróży służbowych w oparciu o prawidłowo wypełnione polecenia wyjazdu służbowego.
17. Środki trwałe klasyfikować i ewidencjonować zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych.
18. Zmiany w stanie środków trwałych ewidencjonować zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.23 ust.2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, wskazując rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.
19. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz aktów wykonawczych, w szczególności:
- art.19 ust.1 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.22 ust.5 i ust.6 ustawy dotyczących sporządzania, przez zamawiającego, wezwania do złożenia przez oferentów oświadczenia co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym oraz osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu,
- art. 25 ust.4 ustawy w zakresie przekazywania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych oraz kopii ofert najkorzystniejszej z postępowania o zmówienie publiczne na roboty budowlane,
- art. 35 ust.1 ustawy określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art. 51 ust. 2 ustawy, zgodnie z którym zawiadomienie do wybranego oferenta powinno zawierać termin zawarcia umowy.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. PrzewodniczącyRady Gminy w Brzezinach
2. PrzewodniczącyKomisji RewizyjnejRady Gminy w Brzezinach
3. aa
Pan
Zbigniew Sokołowski
Wójt Gminy Brzeziny
WK-0915/31/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października
1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.557 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Brzeziny wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie ustaleń ogólnych
1. Kontrolujący ustalili, że obowiązki Skarbnika Gminy pełnił pracownik – na podstawie uchwały Zarządu Gminy Brzeziny nr 1/2002 z dnia 16 stycznia 2002 roku. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarząd gminy nie posiadał żadnych kompetencji w zakresie powoływania skarbnika gminy, czy też powierzania pełnienia obowiązków skarbnika. Zgodnie z art.18 ust.2 pkt 3 ww. ustawy powoływanie i odwoływanie skarbnika gminy należy do wyłącznej właściwości rady gminy.
2. Zarządzeniem nr 2/2002 z dnia 18 listopada 2002 roku Wójt Gminy Brzeziny powierzył pracownikowi Urzędu pełnienie obowiązków Sekretarza Gminy. Podobnie jak w sytuacji skarbnika gminy, powołanie i odwołanie sekretarza gminy stanowi wyłączną kompetencję rady gminy, stosownie do art.18 ust.2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym. Decyzje te rada gminy podejmuje na wniosek wójta gminy. Powierzenie obowiązków Sekretarza Gminy na podstawie zarządzenia Wójta Gminy stanowiło naruszenie kompetencji organu stanowiącego w tym zakresie.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
Obowiązujące w jednostce – w okresie objętym kontrolą – unormowania w zakresie kontroli finansowej – nie spełniały wymogów wynikających z przepisów ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). W szczególności, zarządzenie wewnętrzne nr 8 Wójta Gminy Brzeziny z dnia 14 maja 2002 roku oraz instrukcja obiegu dowodów księgowych z dnia 28 marca 2002 roku nie uwzględniały, obowiązujących od dnia 1 stycznia 2002 roku, zmian wprowadzonych w omawianym zakresie do ustawy o finansach publicznych – na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116). Zgodnie z art.35a ustawy o finansach publicznych procedury wewnętrznej kontroli finansowej, ustalone na piśmie przez kierownika jednostki, powinny objąć całokształt procesów związanych z pobieraniem dochodów, dokonywaniem wydatków (zaciąganiem zobowiązań), gospodarowaniem mieniem.
W trakcie kontroli RIO w Łodzi, w dniu 24 lutego 2003 roku, Wójt Gminy wydał zarządzenie nr 6 ustalając procedury kontroli finansowej, zgodne z wymogami ustawy o finansach publicznych.
W zakresie zaciągania pożyczek
W umowach nr 123/GW/P/2001 i nr 158/OA/P/2001 strony ustaliły jako zabezpieczenie zaciągniętych zobowiązań pełnomocnictwo na rachunku bankowym Gminy Brzeziny. Ustalenie takiego zabezpieczenia było niezgodne z art. 92 w zw. z art. 129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, w których ustawodawca określił zasady wykonywania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki te mogą gromadzić dochody i dokonywać wydatków tylko wówczas, jeśli określone normy prawne dają jej takie upoważnienie. Każde zatem zadysponowanie środkami zgromadzonymi na rachunku przez pożyczkodawcę odbywałoby się z pominięciem zasad wykonywania budżetu, a w rezultacie mogłoby prowadzić do sytuacji braku możliwości realizacji przez jednostkę nałożonych na nią ustawami obowiązków. Ustalenie wskazanej formy zabezpieczenia naruszało także art.30 ustawy o samorządzie gminnym, z którego wynikało, że wykonanie budżetu – a co się z tym wiąże dysponowanie rachunkiem bankowym jednostki samorządowej – stanowiło kompetencję zarządu gminy.
W zakresie przyjętych zasad rachunkowości i zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informatycznych
1. W latach objętych kontrolą obowiązująca w jednostce dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawierała:
- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Powyższe wymogi w odniesieniu do dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wynikały z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694).
Stwierdzone nieprawidłowości usunięto w trakcie trwania kontroli RIO (zarządzenie Wójta Gminy nr 10 z dnia 19 marca 2003 roku).
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Stwierdzono, że inkasenci z sołectwa Adamów i Jaroszki pobrane kwoty podatku regulowali w terminie wynikającym z zawartych w dniu 12 stycznia 2000 roku umów o inkaso pomiędzy Zarządem Gminy, a poszczególnymi inkasentami. W aneksach do ww. umów, obowiązujących od dnia 10 stycznia 2001 roku, ustalono termin ostatecznego rozliczenia zainkasowanych kwot zobowiązań pieniężnych „...w ciągu dwóch dni po ustawowych terminach płatności każdej raty podatku”.
Powyższe niezgodne było z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z art. 47 § 4 ww. ustawy – w brzmieniu obowiązującym do dnia 5 czerwca 2001 roku - terminem płatności dla inkasentów był ostatni dzień, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić zapłata podatku. Według stanu prawnego obowiązującego od dnia 5 czerwca 2001 roku terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić zapłata podatku, chyba, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy (art.47 § 4a ww. ustawy).
Kontrolujący ustalili, że Rada Gminy nie wyznaczyła późniejszego terminu wpłaty podatków dla inkasentów – na podstawie art. 47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa.
2. Stwierdzono przypadek nie egzekwowania odsetek od nieterminowych wpłat rat podatku dokonywanych przez podatnika podatku rolnego od osób prawnych.
3. Kontrolujący stwierdzili przypadki, w których organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego przed wydaniem decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych (np. decyzja Fn.3254/26/56/2001 z dnia 20 kwietnia 2001 roku), celem ustalenia istnienia przesłanek określonego rozstrzygnięcia. Przykładowo umorzenie zaległości podatkowej może nastąpić ze względu na ważny interes podatnika lub interes publiczny (art.67 § 1 ww. ustawy). Zgodnie z art.122 ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy ma obowiązek podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy oraz załatwienia sprawy. Stosownie do art. 187 § 1 ww. ustawy organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i rozpatrzyć w sposób wyczerpujący cały materiału dowodowy.
W zakresie realizacji dochodów z majątku
1. Przy sprzedaży nieruchomości niezabudowanej, położonej w miejscowości Bogdanka, oznaczonej numerem działki 253/3, o powierzchni 1065 m2, stwierdzono:
- w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, podanym do publicznej wiadomości w lipcu 1999 roku, określono cenę działki w wysokości 5.650,00 zł. Operat szacunkowy dotyczący wartości przedmiotowej nieruchomości sporządzony został w październiku 2000 roku. Ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego wartość wynosiła 7.910,00 zł. W związku ze zmianą dotyczącą wartości nieruchomości Zarząd Gminy zobowiązany był do ponownego podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, obejmującego działkę nr 253/3, czego nie uczynił. Ponadto cena nieruchomości wskazana w wykazie z lipca 1999 roku nie była oparta o szacunek rzeczoznawcy majątkowego, co stanowiło naruszenie art. 67 ust 1 w zw. z art. 35 ust.2 pkt 6 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.), zgodnie z którymi cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego,
- w ogłoszeniu o przetargu nie podano informacji o skutkach uchylenia się od umowy sprzedaży nieruchomości, co było wymagane przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9, poz.30 z późn. zm.),
- w dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomienia dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, stosownie do wymogu wynikającego z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
2. Przy sprzedaży nieruchomości niezabudowanej, położonej w miejscowości Bogdanka, oznaczonej numerem działki 253/8, o powierzchni 865 m2 , stwierdzono:
- w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, podanym do publicznej wiadomości w lipcu 1999 roku, określono cenę działki w wysokości 4.600 zł. Operat szacunkowy dotyczący wartości przedmiotowej nieruchomości sporządzony został w październiku 2000 roku. Ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego wartość wynosiła 6.450,00 zł. W związku ze zmianą dotyczącą wartości nieruchomości Zarząd Gminy zobowiązany był do ponownego podania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, obejmującego działkę nr 253/3, czego nie uczynił. Ponadto cena nieruchomości wskazana w wykazie z lipca 1999 roku nie była oparta o szacunek rzeczoznawcy majątkowego, co stanowiło naruszenie art. 67 ust 1 w zw. z art. 35 ust.2 pkt 6 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którymi cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego,
- w ogłoszeniach o przetargu ustnym nieograniczonym nie podano informacji o skutkach uchylenia się od umowy sprzedaży nieruchomości, co było wymagane przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy,
- wartość postąpienia w przetargu określono na kwotę 65,00 zł, a należało przyjąć minimum kwotę w wysokości 70,00 zł, gdyż postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek złotych, zgodnie z § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia Rady Ministrów,
- w dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomienia dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, stosownie do wymogu wynikającego z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. Stwierdzono przypadek nieterminowego uiszczania czynszu za najem lokalu użytkowego. Wysokość należnych, lecz nie pobranych odsetek za lata 2001-2002 wynosiła 112,88 zł.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Wnioski dotyczące wydania decyzji zezwalających na zajęcie pasa drogowego nr 7040/I/2/2001 z dnia 19 lutego 2001 roku, nr 7040/2/02 z dnia 28 stycznia 2002 roku i nr 7040/3/02 z dnia 1 marca 2002 roku zostały złożone z naruszeniem § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz. 33 z późn. zm. ), zgodnie z którym wniosek należy złożyć zarządcy drogi co najmniej z 3 miesięcznym wyprzedzeniem.
2. Dokumentacja przedstawiona do kontroli dotycząca decyzji: z dnia 19 lutego 2001 roku, z dnia 28 stycznia 2002 roku oraz z dnia 1 marca 2002 roku nie zawierała opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, w której zarządca drogi, przed udzieleniem zezwolenia, określa warunki i terminy zajęcia pasa, zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia. W przypadku dwóch z ww. decyzji dokumentacja nie zawierała także projektu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, projektu organizacji ruchu drogowego w rejonie przewidywanego zajęcia pasa, planu sytuacyjnego pasa drogowego przewidywanego do zajęcia, przedstawianych zarządcy drogi przez zajmującego pas drogowy, zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia.
3. Opłata za zajęcie pasa drogowego określona decyzjami objętymi kontrolą nie została ustalona w wysokości wynikającej z danych wykazanych we wnioskach. Z wniosku na podstawie, którego wydano decyzję z dnia 19 lutego 2001 roku, wynikało, że nie nastąpi zajęcie jezdni, a jedynie pobocza wchodzącego w skład pasa drogowego. W decyzji ustalono jednakże ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu drogowym spowodowanych zajęciem jezdni – na podstawie § 8 ust. 6 ww. rozporządzenia.
Z wniosku na podstawie, którego wydano decyzję z dnia 28 stycznia 2002 roku, wynikało, że zajęcie pasa drogowego stanowić będzie 20 % szerokości jezdni. Zgodnie z § 8 ust. 6 ww. rozporządzenia ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu ustala się jeżeli utrudnienia są spowodowane zajęciem powyżej 20 % szerokości jezdni.
Powierzchnia pasa drogowego zajętego przez rzut poziomy urządzenia nie związanego z funkcjonowaniem drogi wykazana przez wnioskodawcę (38,28 m2) nie była zgodna z powierzchnią przyjętą do naliczenia opłaty jednorazowej w decyzji (49,00 m2 ).
Z wniosku na podstawie, którego wydano decyzję z dnia 1 marca 2002 roku wynikało, że nie nastąpi zajęcie jezdni - podczas, gdy w decyzji naliczono ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu spowodowanych zajęciem jezdni. Zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu ustala się jeżeli utrudnienia są spowodowane zajęciem powyżej 20 % szerokości jezdni.
Powierzchnia pasa drogowego zajętego przez rzut poziomy urządzenia nie związanego z funkcjonowaniem drogi wykazana przez wnioskodawcę (10,91 m2) nie była zgodna z powierzchnią przyjętą do naliczenia opłaty jednorazowej w decyzji (13,82 m2 ).
Powierzchnia zajętego pasa drogowego podana, przez wnioskodawcę, w celu wyliczenia opłaty za jeden dzień zajęcia (500 m2) nie była zgodna z powierzchnią przyjętą do naliczenia opłaty w decyzji (703 m2 ).
W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
1. Kontrolujący stwierdzili, że Rada Gminy nie uchwalała corocznie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, co było niezgodne z art.41 ust.2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 167, poz.1372 z późn. zm.), zgodnie z którym realizacja zadań własnych gmin, o których mowa w ww. ustawie, prowadzona jest w postaci gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, uchwalanego corocznie przez radę gminy.
2. W okresie lat 1998 - 2001 (do 28 czerwca) w jednostce działała Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych powołana przez Zarząd Gminy, co naruszało art. 41 ust. 3 ww. ustawy, zgodnie z którym gminne komisje rozwiązywania problemów alkoholowych powoływane były przez rady gmin. Po dniu 28 czerwca 2001 roku kompetencja do powołania komisji przysługuje organowi wykonawczemu gminy (zmiany wprowadzone ustawą z dnia 27 kwietnia 2001 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, ustawy o radiofonii i telewizji oraz ustawy o opłacie skarbowej - Dz. U. nr 60, poz.610).
W zakresie prawidłowości ustalania i wypłaty wynagrodzeń na rzecz pracowników jednostki
Pracownik, któremu Wójt Gminy powierzył pełnienie obowiązków Sekretarza Gminy, nie spełniał wymagań kwalifikacyjnych przewidzianych dla tego stanowiska - określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm. – obecnie nie obowiązujące).
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
1. Na drukach poleceń wyjazdu nr nr 143/2001, 214/2001, 44/2002, 43/2002 nie wpisano godzin, w jakich odbyto podróż służbową.
2. W odniesieniu do poleceń wyjazdu z 2001 roku stwierdzono przypadki rozliczenia kosztów podróży przy użyciu samochodów prywatnych pracowników, z którymi nie zawarto odpowiednich umów o charakterze cywilnoprawnym. Zawarcie takiej umowy wymagane było przez § 1 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998 w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 41 poz.239 - obowiązujące do dnia 31 grudnia 2001 r.).
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych i realizacji inwestycji
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie modernizacji stacji wodociągowej (technologia), budowę osadnika wód popłucznych, budowę studni chłonnej w miejscowości Gałkówek Kolonia, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie zamieszczono opisu przyjętych kryteriów oceny ofert (innych niż cena), co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Pełne i dokładne opisanie kryteriów oceny ofert jest jednym z czynników gwarantujących prowadzenie postępowania z zachowaniem reguł uczciwej konkurencji. Uniemożliwia także dokonywanie dowolnych wyborów, nie podlegających racjonalnej weryfikacji. Kontrolujący ustalili, że komisja przetargowa, przy ocenie ofert, zastosowała sposób punktacji nie podany do wiadomości oferentów (poprzez specyfikację). Z uwagi na brak opisania kryteriów oceny ofert przez zamawiającego, nie było możliwe odniesienie się do oceny dokonanej przez komisję w ramach tzw. kryteriów niemierzalnych - wiarygodność ekonomiczna oferenta – 5% oraz doświadczenie i przygotowanie fachowe oferenta – 20%. Kontrolujący stwierdzili, że jeden z oferentów otrzymał od każdego z członków komisji 0 punktów w ramach kryterium wiarygodność ekonomiczna. W uzasadnieniu, na kartach indywidualnej oceny oferty, wskazywano, że oferent jest niewiarygodny. Wskazać należy, że oferent niewiarygodny ekonomicznie, czyli nie spełniający warunków określonych w art.22 ust.2 pkt 3 i 4 ww. ustawy, w ogóle nie powinien zostać dopuszczony do etapu oceny ofert – oferta taka podlegała odrzuceniu (według obecnie obowiązującego stanu prawnego oferent podlega wykluczeniu na podstawie art.19 ust.1 pkt 7 ww. ustawy),
- w specyfikacji brak było także oświadczenia, czy zamawiający zamierza zwołać zebranie dostawców i wykonawców, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy. Zamiast pouczenia o środkach odwoławczych przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia, odesłano w specyfikacji do rozdziału 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie sporządził wezwania do złożenia przez oferentów oświadczenia co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym oraz osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, co naruszało art. 22 ust 6 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zawiadomienie przesłane do wybranego oferenta nie zawierało terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art. 51 ust. 2 ww. ustawy,
- ogłoszenie o wyniku postępowania nie zostało przesłane do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, co stanowiło naruszenie art. 50 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii najkorzystniejszej oferty, co stanowiło naruszenie art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- umowa z dnia 19 lipca 2001 roku oraz aneks nr 2 do umowy nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust 3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie przebudowy sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowości Jaroszki, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia brak było oświadczenia, czy zamawiający zamierza zwołać zebranie wykonawców, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 pkt 13 ustawy o zamówieniach publicznych. Nie określono także wysokości kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 pkt 7 ww. ustawy. Zamiast pouczenia o środkach odwoławczych przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia umieszczono w specyfikacji odesłanie do rozdziału 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie sporządził wezwania do złożenia przez oferentów oświadczenia co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym oraz osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, co naruszało art. 22 ust 6 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w dwóch ofertach brak było aktualnych (wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert) zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, co powinno skutkować wykluczeniem oferenta na podstawie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w zawiadomieniu o wyborze oferty brak było określenia terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art. 51 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- ogłoszenie o wyniku postępowania nie zostało przesłane do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, co stanowiło naruszenie art. 14d ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- wpłata pozostałej części zabezpieczenia należytego wykonania umowy (na poczet zabezpieczenia zaliczono wadium) nastąpiła w dniu 17 września 2002 roku (dowód wpłaty KP nr 001019). Wpłata zabezpieczenia po terminie zawarcia umowy stanowiła naruszenie § 12 zawartej umowy,
- umowa z dnia 14 września 2002 roku nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust 3 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresie ewidencji środków trwałych
1. Księga inwentarzowa z 2001 roku nie była oznaczona nazwą jednostki, brak było daty założenia księgi, strony nie były ponumerowane, co naruszało przepisy art.13. ust.4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694).
2. Środki trwałe zaewidencjonowano bez uwzględnienia podziału rodzajowego i zasad klasyfikacji środków trwałych, wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. nr 112, poz.1317).
3. W księdze inwentarzowej nie wskazywano dowodów księgowych, na podstawie których dokonano zapisów zwiększających i zmniejszających, czym naruszono art.23 ust.2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, stwierdzonych w czasie kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawania w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Zapewnić wykonywanie funkcji Skarbnika Gminy i Sekretarza Gminy przez osoby powołane przez Radę Gminy, zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym.
2. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
3. Zaniechać ustalania nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy jako formy zabezpieczenia, w zawieranych umowach o zaciągnięcie pożyczki (kredytu).
4. Rozliczać inkasentów podatków lokalnych w terminie określonym w art. 47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić wpłata podatku, chyba, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy.
5. Egzekwować odsetki w przypadku nieterminowych wpłat należności podatkowych.
6. Decyzje w sprawie przyznania ulg podatkowych (np. umorzenie zaległości podatkowej, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności podatku) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). Zgodnie z art.172 § 1 ww. ustawy organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.
7. W ogłoszeniach o przetargach na zbycie nieruchomości zamieszczać wszystkie informacje wymagane przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
8. Cenę nieruchomości ustalać na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego, zgodnie art. 67 ust 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tak ustaloną cenę podawać w wykazie, o którym mowa w art.35 ust.1 ww. ustawy.
9. Zawiadamiać osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
10. Postąpienie w przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości ustalać z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek złotych, zgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
11. Egzekwować odsetki w przypadku nieterminowych wpłat czynszów za wynajęte lokale użytkowe.
12. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
13. Ryczałt za każdy dzień utrudnień w ruchu drogowym spowodowanych zajęciem jezdni ustalać w sytuacjach przewidzianych w § 8 ust. 6 ww. rozporządzenia.
14. Zapewnić coroczne uchwalanie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przez Radę Gminy, zgodnie z art.41 ust.2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
15. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264) - w zakresie kwalifikacji zatrudnianych (awansowanych) pracowników.
16. Rozliczać koszty podróży służbowych w oparciu o prawidłowo wypełnione polecenia wyjazdu służbowego.
17. Środki trwałe klasyfikować i ewidencjonować zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych.
18. Zmiany w stanie środków trwałych ewidencjonować zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.23 ust.2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, wskazując rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.
19. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz aktów wykonawczych, w szczególności:
- art.19 ust.1 ustawy określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.22 ust.5 i ust.6 ustawy dotyczących sporządzania, przez zamawiającego, wezwania do złożenia przez oferentów oświadczenia co do pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym oraz osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu,
- art. 25 ust.4 ustawy w zakresie przekazywania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych oraz kopii ofert najkorzystniejszej z postępowania o zmówienie publiczne na roboty budowlane,
- art. 35 ust.1 ustawy określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art. 51 ust. 2 ustawy, zgodnie z którym zawiadomienie do wybranego oferenta powinno zawierać termin zawarcia umowy.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. PrzewodniczącyRady Gminy w Brzezinach
2. PrzewodniczącyKomisji RewizyjnejRady Gminy w Brzezinach
3. aa