Gm. Bolesławiec - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku
XMLTreść
Łódź, dnia 23 kwietnia 2003 roku
Pan
Stefan Pietras
Wójt
Gminy Bolesławiec
WK – 0915/22/2003
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r, Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Bolesławiec wykazała następujące uchybienia:
W zakresie spraw organizacyjnych
Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił, w okresie objętym kontrolą, procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych – strony 5-6 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów z podatków i mienia komunalnego
1. Pobór podatku rolnego i podatku leśnego od osób fizycznych przez inkasentów (sołtysów) odbywał się bez stosownej uchwały Rady Gminy w tym zakresie. Rada Gminy w Bolesławcu uchwałą nr XVII/158/2000 z dnia 29 grudnia 2000 roku i uchwałą nr XXIII/190/2001 z dnia 29 listopada 2001 roku zarządziła pobór podatku w formie inkasa wyłącznie w odniesieniu do podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Zgodnie z art. 6b ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) i art. 66 ust. 9 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 56, poz. 679 z późn. zm.) organem właściwym do zarządzenia poboru odpowiednio podatku rolnego i podatku leśnego od osób fizycznych w drodze inkasa, oraz określenia inkasentów i wysokości wynagrodzenia za inkaso, była rada gminy - strony 19, 20 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych wobec podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych zalegających z uiszczeniem należności podatkowych bądź zaniechanie podjęcia takich czynności, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 – obowiązywało w okresie od dnia
4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 – stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Ww. akty prawne nakładały na wierzyciela obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty należności w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel winien wysyłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany był do wystawienia tytułu wykonawczego – strony 34,35 protokółu kontroli.
3. Kontrolujący stwierdzili jeden przypadek wydania przez organ podatkowy decyzji o zastosowaniu ulgi podatkowej na podstawie wniosku złożonego przez podatnika, który nie wskazał przesłanek pozwalających na jego uwzględnienie. Organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia istnienia (lub nie) ustawowych przesłanek zastosowania ulg podatkowej (umorzenie odsetek za zwłokę). Zgodnie z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137 poz. 926, z późn. zm.) organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy. Przesłankami umożliwiającymi podjęcie decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę był interes publiczny lub ważny interes podatnika, zgodnie z art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - strona 30 protokołu kontroli.
4. Organ podatkowy nie egzekwował w 2002 roku podatku od nieruchomości od trzech Ochotniczych Straży Pożarnych, w zakresie budynków lub ich części związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w łącznej wysokości 6.000 zł. Zwolnienia określone uchwałą nr XXIII/190/2001 Rady Gminy w Bolesławcu z dnia 29 listopada 2001 roku w sprawie podatku od nieruchomości, inkasa tego podatku oraz zwolnień od podatku innych niż określone w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, dotyczyły tylko działalności statutowej jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych – strona 24 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Wypłacono nienależnie wynagrodzenie na rzecz jednego z pracowników, w wysokości 2.025 zł, z tytułu - nie ujętego w obowiązującym od dnia 1 października 2001 roku angażu - tzw. dodatku wiejskiego, w okresie październik 2001 rok - grudzień 2002 rok (135,00 zł miesięcznie) – strona 52 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono w jednym przypadku zaklasyfikowanie poniesionego wydatku niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59 poz. 688, z późn. zm.) – strona 58 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono, że w 2001 roku Wójt Gminy sam sobie wystawiał polecenia wyjazdu służbowego. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142 poz. 1593 z późn. zm.) czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta Gminy wykonuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący. Uchwała ta nie może dotyczyć ustalania przez przewodniczącego wynagrodzenia – strony 55-56 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono dofinansowanie w 2001 i w 2002 roku akcji socjalnej w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników. W myśl postanowień zawartych w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70 poz. 335 z późn. zm.) przyznawanie usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu winna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu – strony 61-62 protokołu kontroli.
W zakresie inwestycji
1. W umowie z dnia 17 maja 2002 roku na wykonanie kanalizacji sanitarnej oraz wymianę sieci wodociągowej z AC na PVC w Bolesławcu i części Chotynina (etap III i IV) nie ustalono zasad podziału wnoszonego zabezpieczenia należytego wykonania umowy na część służącą na pokrycie roszczeń w ramach rękojmi oraz część gwarantującą zgodne z umową wykonanie umowy, czym naruszono § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz formy tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140 poz. 794 – obecnie nie obowiązujące) – strona 74 –75 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący stwierdzili zawyżoną wypłatę wynagrodzenia za sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad wykonaniem kanalizacji sanitarnej i wymianą sieci wodociągowej – etap I i II. Nadpłata wynosiła 180,56 zł – strona 65-66 protokołu kontroli.
3. Umowa dotycząca nadzoru inwestorskiego nad wykonaniem kanalizacji sanitarnej oraz wymianą sieci wodociągowej z AC na PVC w Bolesławcu i części Chotynina – etap III i IV nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.)– strona 75 protokołu kontroli.
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. Zamawiający wypłacił wykonawcy kanalizacji sanitarnej i wymiany sieci wodociągowej – etap I i II - Przedsiębiorstwu Konserwacji Urządzeń Wodnych i Melioracji w Sieradzu – wynagrodzenie o 91.985 zł wyższe niż ustalone w umowie, co wynikało z konieczności odwodnienia wykopu w związku z wysokim stanem wód gruntowych. Zamawiający nie sporządził w powyższym zakresie aneksu do umowy podstawowej, co stanowiło naruszenie art. 74 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem umowy w sprawach zamówień publicznych wymagają pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej – strony 70 - 71 protokołu kontroli.
2. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie kanalizacji sanitarnej i wymianę sieci wodociągowej – etap I i II oraz etap III i IV, stwierdzono naruszenie art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych, wynikające z braku przekazania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej. Ponadto w zawiadomieniu o wyborze oferty wykonania kanalizacji sanitarnej – etap I i II zamawiający nie wskazał terminu zawarcia umowy, co było wymagane przez art.51 ust.2 ww. ustawy.
W zakresie ewidencji majątku gminy
1. Do wartości środków trwałych pochodzących z inwestycji - kanalizacja sanitarna i wymiana sieci wodociągowej – etap I i II oraz kanalizacja sanitarna oraz wymiana sieci wodociągowej z AC na PVC w Bolesławcu
i części Chotynina – etap III i IV nie wliczono zapłaconego podatku VAT. Zgodnie z art. 28 ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694) cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszania, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania w tym również nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy - strony 72, 75-76 protokółu kontroli.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach, stwierdzonych w toku kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia i zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować procedury wewnętrznej kontroli finansowej – na podstawie art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych, uwzględniając zakres kontroli finansowej wyznaczony przez art.35a ust.1 i ust.2 tej ustawy. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontroli.
2. Decyzje w sprawie ulg podatkowych wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązuje art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjecie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
3. Poboru podatków w formie inkasa dokonywać w oparciu o odpowiednie uchwały Rady Gminy, zarządzające pobór danego podatku w formie inkasa, wyznaczające inkasentów i wysokość ich wynagrodzenia (zob. art.6 ust.12 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych – tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.; art.6b ustawy o podatku rolnym i art. 6 ust.8 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym – Dz. U. nr 200, poz. 1682).
4. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych - w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
5. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie należnego podatku od nieruchomości od jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych.
6. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconego wynagrodzenia (w kwocie netto) na rzecz pracownika Urzędu.
7. Dokonywane wydatki ujmować w klasyfikacji budżetowej zgodnej z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
8. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy zawyżonego wynagrodzenia wypłaconego na rzecz Wielkopolskiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Poznaniu, Rejonowy Oddział
w Ostrowie - z tytułu pełnienia nadzoru inwestorskiego (kwota 180,56 zł).
9. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
10. Przestrzegać art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie przekazywania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej.
11. Przestrzegać art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych wymagającego podania w zawiadomieniu o wyborze oferty terminu podpisania umowy.
12. Przestrzegać zasady pisemności umów zawieranych w sprawach zamówień publicznych, zgodnie z art.74 ustawy o zamówieniach publicznych.
13. Przestrzegać art.28 ust.8 ustawy o rachunkowości określającego zasady ustalania kosztów wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych.
14. Przestrzegać unormowań wynikających z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, stosownie do których przyznawanie usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu winna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Pan Przewodniczący Rady Gminy w Bolesławcu
- Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Bolesławcu
- aa.
Pan
Stefan Pietras
Wójt
Gminy Bolesławiec
WK – 0915/22/2003
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r, Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Bolesławiec wykazała następujące uchybienia:
W zakresie spraw organizacyjnych
Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił, w okresie objętym kontrolą, procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych – strony 5-6 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów z podatków i mienia komunalnego
1. Pobór podatku rolnego i podatku leśnego od osób fizycznych przez inkasentów (sołtysów) odbywał się bez stosownej uchwały Rady Gminy w tym zakresie. Rada Gminy w Bolesławcu uchwałą nr XVII/158/2000 z dnia 29 grudnia 2000 roku i uchwałą nr XXIII/190/2001 z dnia 29 listopada 2001 roku zarządziła pobór podatku w formie inkasa wyłącznie w odniesieniu do podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Zgodnie z art. 6b ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) i art. 66 ust. 9 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 56, poz. 679 z późn. zm.) organem właściwym do zarządzenia poboru odpowiednio podatku rolnego i podatku leśnego od osób fizycznych w drodze inkasa, oraz określenia inkasentów i wysokości wynagrodzenia za inkaso, była rada gminy - strony 19, 20 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych wobec podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych zalegających z uiszczeniem należności podatkowych bądź zaniechanie podjęcia takich czynności, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 – obowiązywało w okresie od dnia
4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 – stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Ww. akty prawne nakładały na wierzyciela obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty należności w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel winien wysyłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany był do wystawienia tytułu wykonawczego – strony 34,35 protokółu kontroli.
3. Kontrolujący stwierdzili jeden przypadek wydania przez organ podatkowy decyzji o zastosowaniu ulgi podatkowej na podstawie wniosku złożonego przez podatnika, który nie wskazał przesłanek pozwalających na jego uwzględnienie. Organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia istnienia (lub nie) ustawowych przesłanek zastosowania ulg podatkowej (umorzenie odsetek za zwłokę). Zgodnie z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137 poz. 926, z późn. zm.) organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy. Przesłankami umożliwiającymi podjęcie decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę był interes publiczny lub ważny interes podatnika, zgodnie z art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - strona 30 protokołu kontroli.
4. Organ podatkowy nie egzekwował w 2002 roku podatku od nieruchomości od trzech Ochotniczych Straży Pożarnych, w zakresie budynków lub ich części związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w łącznej wysokości 6.000 zł. Zwolnienia określone uchwałą nr XXIII/190/2001 Rady Gminy w Bolesławcu z dnia 29 listopada 2001 roku w sprawie podatku od nieruchomości, inkasa tego podatku oraz zwolnień od podatku innych niż określone w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, dotyczyły tylko działalności statutowej jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych – strona 24 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Wypłacono nienależnie wynagrodzenie na rzecz jednego z pracowników, w wysokości 2.025 zł, z tytułu - nie ujętego w obowiązującym od dnia 1 października 2001 roku angażu - tzw. dodatku wiejskiego, w okresie październik 2001 rok - grudzień 2002 rok (135,00 zł miesięcznie) – strona 52 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono w jednym przypadku zaklasyfikowanie poniesionego wydatku niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59 poz. 688, z późn. zm.) – strona 58 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono, że w 2001 roku Wójt Gminy sam sobie wystawiał polecenia wyjazdu służbowego. Zgodnie z art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142 poz. 1593 z późn. zm.) czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta Gminy wykonuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący. Uchwała ta nie może dotyczyć ustalania przez przewodniczącego wynagrodzenia – strony 55-56 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono dofinansowanie w 2001 i w 2002 roku akcji socjalnej w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników. W myśl postanowień zawartych w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70 poz. 335 z późn. zm.) przyznawanie usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu winna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu – strony 61-62 protokołu kontroli.
W zakresie inwestycji
1. W umowie z dnia 17 maja 2002 roku na wykonanie kanalizacji sanitarnej oraz wymianę sieci wodociągowej z AC na PVC w Bolesławcu i części Chotynina (etap III i IV) nie ustalono zasad podziału wnoszonego zabezpieczenia należytego wykonania umowy na część służącą na pokrycie roszczeń w ramach rękojmi oraz część gwarantującą zgodne z umową wykonanie umowy, czym naruszono § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz formy tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140 poz. 794 – obecnie nie obowiązujące) – strona 74 –75 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący stwierdzili zawyżoną wypłatę wynagrodzenia za sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad wykonaniem kanalizacji sanitarnej i wymianą sieci wodociągowej – etap I i II. Nadpłata wynosiła 180,56 zł – strona 65-66 protokołu kontroli.
3. Umowa dotycząca nadzoru inwestorskiego nad wykonaniem kanalizacji sanitarnej oraz wymianą sieci wodociągowej z AC na PVC w Bolesławcu i części Chotynina – etap III i IV nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.)– strona 75 protokołu kontroli.
W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. Zamawiający wypłacił wykonawcy kanalizacji sanitarnej i wymiany sieci wodociągowej – etap I i II - Przedsiębiorstwu Konserwacji Urządzeń Wodnych i Melioracji w Sieradzu – wynagrodzenie o 91.985 zł wyższe niż ustalone w umowie, co wynikało z konieczności odwodnienia wykopu w związku z wysokim stanem wód gruntowych. Zamawiający nie sporządził w powyższym zakresie aneksu do umowy podstawowej, co stanowiło naruszenie art. 74 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem umowy w sprawach zamówień publicznych wymagają pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej – strony 70 - 71 protokołu kontroli.
2. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie kanalizacji sanitarnej i wymianę sieci wodociągowej – etap I i II oraz etap III i IV, stwierdzono naruszenie art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych, wynikające z braku przekazania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej. Ponadto w zawiadomieniu o wyborze oferty wykonania kanalizacji sanitarnej – etap I i II zamawiający nie wskazał terminu zawarcia umowy, co było wymagane przez art.51 ust.2 ww. ustawy.
W zakresie ewidencji majątku gminy
1. Do wartości środków trwałych pochodzących z inwestycji - kanalizacja sanitarna i wymiana sieci wodociągowej – etap I i II oraz kanalizacja sanitarna oraz wymiana sieci wodociągowej z AC na PVC w Bolesławcu
i części Chotynina – etap III i IV nie wliczono zapłaconego podatku VAT. Zgodnie z art. 28 ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694) cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszania, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania w tym również nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy - strony 72, 75-76 protokółu kontroli.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach, stwierdzonych w toku kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań w celu ich usunięcia i zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować procedury wewnętrznej kontroli finansowej – na podstawie art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych, uwzględniając zakres kontroli finansowej wyznaczony przez art.35a ust.1 i ust.2 tej ustawy. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontroli.
2. Decyzje w sprawie ulg podatkowych wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązuje art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjecie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
3. Poboru podatków w formie inkasa dokonywać w oparciu o odpowiednie uchwały Rady Gminy, zarządzające pobór danego podatku w formie inkasa, wyznaczające inkasentów i wysokość ich wynagrodzenia (zob. art.6 ust.12 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych – tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.; art.6b ustawy o podatku rolnym i art. 6 ust.8 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym – Dz. U. nr 200, poz. 1682).
4. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych - w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
5. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie należnego podatku od nieruchomości od jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych.
6. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconego wynagrodzenia (w kwocie netto) na rzecz pracownika Urzędu.
7. Dokonywane wydatki ujmować w klasyfikacji budżetowej zgodnej z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
8. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy zawyżonego wynagrodzenia wypłaconego na rzecz Wielkopolskiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Poznaniu, Rejonowy Oddział
w Ostrowie - z tytułu pełnienia nadzoru inwestorskiego (kwota 180,56 zł).
9. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
10. Przestrzegać art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie przekazywania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej.
11. Przestrzegać art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych wymagającego podania w zawiadomieniu o wyborze oferty terminu podpisania umowy.
12. Przestrzegać zasady pisemności umów zawieranych w sprawach zamówień publicznych, zgodnie z art.74 ustawy o zamówieniach publicznych.
13. Przestrzegać art.28 ust.8 ustawy o rachunkowości określającego zasady ustalania kosztów wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych.
14. Przestrzegać unormowań wynikających z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, stosownie do których przyznawanie usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu winna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Pan Przewodniczący Rady Gminy w Bolesławcu
- Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Bolesławcu
- aa.