W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Gm. Świnice Warckie - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w I półroczu 2003 roku.

XML

Treść

Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.

Łódź, dnia 15 września 2003 r.

Pan
Stanisław Milczarek
Wójt Gminy
Świnice Warckie

WK-0915/52/2003

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz.557) zawiadamiam, że przeprowadzona w Gminie Świnice Warckie kompleksowa kontrola gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej

Procedury wewnętrznej kontroli finansowej ustalone zostały w kontrolowanej jednostce na mocy zarządzenia nr 3/2002 Wójta Gminy z dnia 8 lutego 2002 roku. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych.

W zakresie zaciąganych kredytów i pożyczek

1. Kontrolującym nie przedłożono uchwał Rady Gminy dotyczących zaciągnięcia pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi (umowa pożyczki nr 23/OW/P/2000 z dnia 29 maja 2000 roku) w wysokości 150.000,00 zł na dofinansowanie zadania "Budowa sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami w Świnicach Warckich" oraz zaciągnięcia kredytu z Banku Spółdzielczego w Strzałkowie (umowa kredytowa nr 870/2000 z dnia 20 grudnia 2000 roku) w wysokości 80.000,00 zł na finansowanie przedsięwzięcia "Budowa gimnazjum w Świnicach i dofinansowanie działalności bieżącej Gminy".
Zgodnie z art. 18 ust.2 pkt 9 lit "c" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r., nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) podejmowanie uchwał w sprawie zaciągnięcia długoterminowego kredytu lub pożyczki należy do wyłącznej kompetencji rady gminy. Stosownie zaś do art.58 ww. ustawy, uchwały rady gminy dotyczące zobowiązań finansowych muszą wskazywać źródła dochodów, z których zobowiązania te zostaną pokryte. Uchwały rady gminy w przedmiotowych sprawach zapadają bezwzględną większością głosów, w obecności co najmniej połowy ustawowego składu rady. W treści aktu woli organu stanowiącego powinny być określone, w szczególności, rodzaj zobowiązania (kredyt czy pożyczka), jego wysokość, okres i źródła spłaty.
Zaciągnięcie przez Zarząd Gminy przedmiotowych zobowiązań nastąpiło z przekroczeniem posiadanego w tym zakresie upoważnienia.
2. W umowach: nr 31/Ś/P/99, 32/Ś/P/99, 23/OW/P/2000, 44/OW/P/2001, 284/OA/P/2001, 92/99/Wn5/OW, 94/99/Wn5/OW, 1343/2001/Wn5/OW-KW/P dotyczących zaciąganych kredytów (pożyczek) strony ustaliły jako zabezpieczenie zaciągniętych zobowiązań pełnomocnictwo na rachunku bankowym Gminy Świnice Warckie. Ustalenie takiego zabezpieczenia było niezgodne z art. 92 w związku z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w których ustawodawca określił zasady wykonywania budżetu przez jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki te mogą gromadzić dochody i dokonywać wydatków tylko wówczas, jeśli określone normy prawne dają jej takie upoważnienie. Zasady gromadzenia dochodów i dokonywania wydatków określa art.92 ustawy o finansach publicznych. Każde zatem zadysponowanie środkami zgromadzonymi na rachunku przez pożyczkodawcę odbywałoby się z pominięciem zasad wykonywania budżetu, a w rezultacie mogłoby prowadzić do sytuacji braku możliwości realizacji przez jednostkę nałożonych na nią ustawami obowiązków. Ustalenie wskazanej formy zabezpieczenia naruszało także art. 30 ustawy o samorządzie gminnym, z którego wynikało, że wykonanie budżetu – a co się z tym wiąże dysponowanie rachunkiem bankowym jednostki samorządowej – stanowiło kompetencje zarządu gminy.

W zakresie przyjętych zasad rachunkowości i zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informatycznych

1. W latach objętych kontrolą obowiązująca w jednostce dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawierała,
- zasad tworzenia i prowadzenia kont analitycznych (w zakładowym planie kont),
- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Powyższe wymogi w odniesieniu do dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wynikały z art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694).
Stwierdzone nieprawidłowości usunięto w czasie trwania kontroli RIO w Łodzi, na mocy zarządzenia Wójta Gminy z dnia 23 czerwca 2003 roku wprowadzającym zasady prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Gminy w Świnicach Warckich.

W zakresie rozrachunków i roszczeń

1. Subwencję oświatową przekazaną za styczeń 2003 roku zaksięgowano na koncie 225 "Rozrachunki z budżetami". Powyższe księgowanie było błędne, ponieważ wpływy środków budżetowych przeznaczonych dla dysponentów niższego stopnia ujmuje się na stronie Ma konta 223 "Rozliczenie wydatków budżetowych" w korespondencji z kontem 130 "Rachunek bieżący jednostek budżetowych".
2. Na koniec 2001 i 2002 roku na koncie 240 nie ujęto kwot z tytułu przyjętych gotówkowych zabezpieczeń należytego wykonania umów inwestycyjnych. Rozrachunki z tytułu zabezpieczania należytego wykonania umów pozostawionych na okres gwarancji oraz rękojmii winny być ujmowane w księdze głównej Urzędu Gminy na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki" w korespondencji z kontem 139 "Inne rachunki bankowe".
3. W kontrolowanym okresie podatek VAT błędnie zaksięgowano na koncie 222 "Rozliczenie dochodów budżetowych". Rozliczenie podatku VAT winno nastąpić za pośrednictwem konta 225 "Rozrachunki z budżetami".

W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych

1. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono jeden przypadek zaniechania podjęcia czynności windykacyjnych wobec istniejących zaległości podatkowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 – obowiązywało w okresie od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 – stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Ww. akty prawne nakładały na wierzyciela obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty należności w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel winien wysyłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany był do wystawienia tytułu wykonawczego.
2. Kontrolujące stwierdziły przypadki, w których organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego przed wydaniem decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych (np. decyzja Kp.3113-2-21/2002 z dnia 5 kwietnia 2002 roku i decyzja Kp.3113-2-56/2002 z dnia 7 czerwca 2002 roku), celem ustalenia istnienia przesłanek określonego rozstrzygnięcia (umorzenie zaległości podatkowej może nastąpić ze wzglądu na ważny interes podatnika lub interes publiczny - art. 67 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa - Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z art. 122 tej ustawy organ podatkowy ma obowiązek podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy oraz załatwienia sprawy. Stosownie do art. 187 § 1 ww. ustawy organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i rozpatrzyć w sposób wyczerpujący cały materiał dowodowy.

W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego

W 2002 roku Gmina Świnice Warckie jako inwestor w zakresie modernizacji dróg gminnych odstąpiła od naliczania opłaty za zajęcie pasa drogowego, co stanowiło naruszenie art.40 ust.4 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych ( tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71 poz.838 z późn. zm.), zgodnie z którym za zajęcie pasa drogowego i za umieszczenie w nim urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem dróg pobiera się opłaty. Zasady ustalania opłat określone zostały w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.).

W zakresie wydatków na wynagrodzenia

Kontrolujący stwierdzili przekroczenie granic planowanych wydatków na koniec 2002 roku w dziale 750 rozdziale 75023 § 4010 (o kwotę 18.981 zł), w dziale 754 rozdziale 75412 § 4010 (o kwotę 650 zł) oraz w dziale 900 rozdziale 90001 § 4010 (o kwotę 962 zł). Stanowiło to naruszenie art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.

Stwierdzono także, że wykonanie wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu (jednostki budżetowej) w 2002 roku było wyższe w stosunku do wykonania wydatków na wynagrodzenia w 2001 roku (w dziale 750 rozdziale 75023 § 4010 - o kwotę 18.981 zł). Oznaczało to naruszenie ustawy z dnia 21 grudnia 2001 roku o zmianie ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 154, poz.1799), która w art. 3 ust.1 stanowiła, że w 2002 roku wielkość wynagrodzeń nie może przekroczyć wielkości wynagrodzeń z 2001 roku w jednostkach i podmiotach prawnych sektora finansów publicznych w tym m.in. w samorządowych jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych samorządowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem wynagrodzeń nauczycieli w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego, o którym mowa w art. 9a ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (art. 3 ust.1 pkt 2).

W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych i realizacji inwestycji

W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej i Gminazjum w Świnicach Warckich, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, 2001 rok, stwierdzono:
- członkowie komisji przetargowej oceniając ofertę nr 1 wpisywali błędne dane do wzoru stosowanego do obliczenia punktów w ramach kryterium warunki płatności (warunki kredytowania), co nie wpłynęło na wynik punktacji,
- oświadczenia wymagane przez art. 22 ust.5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.) złożone przez Zakład Remontowo – Produkcyjny Budownictwa z Poznania nie zawierało daty, wobec czego kontrolujący nie mogli ustalić, czy zostało ono złożone zgodnie z wezwaniem zamawiającego, tj. w terminie 6 dni od daty otwarcia ofert,
- w protokole postępowania nie umieszczono informacji o tym, która firma została wybrana w postępowaniu przetargowym oraz nie uzasadniono dokonanego wyboru, co stanowiło naruszenie art.25 ust.1 pkt 15 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zawiadamiający nie wysłał zawiadomień o wyborze oferty do oferentów biorących udział w postępowaniu, co stanowiło naruszenie art.50 ust.1 w zw. z art.21 ust.1 i 2 ustawy o zamówieniach publicznych (według ustnych wyjaśnień oferenci powiadamiani byli telefonicznie),
- ogłoszenie o wyniku postępowania nie zostało przekazane do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, co stanowiło naruszenie art. 50 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii najkorzystniejszej oferty, co stanowiło naruszenie art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na odbudowę drogi gminnej Drozdów – Parski, o wartości zamówienia powyżej 30.000 EURO, 2002 rok, stwierdzono:
- zamiast pouczenia o środkach odwoławczych przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, umieszczono odesłanie do rozdziału 8 ustawy o zamówieniach publicznych, podając błędne dane dotyczące publikatora ustawy,
- w specyfikacji nie określono wysokości kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 pkt 7 ww. ustawy,
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii najkorzystniejszej oferty, co stanowiło naruszenie art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych


Informując o powyższych nieprawidłowościach, stwierdzonych w czasie kontroli, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.

1. Przestrzegać wyłącznej kompetencji rady gminy do podejmowania uchwał w sprawie zaciągania pożyczek i kredytów długoterminowych, zgodnie z art.18 ust.2 pkt p lit "c" ustawy o samorządzie gminnym.
2. Zaniechać ustalania nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy jako formy zabezpieczenia, w zawieranych umowach o zaciągnięcie pożyczki (kredytu).
3. Prowadzić ewidencję operacji gospodarczych, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) oraz w zakładowym planie kont.
4. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych - w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
5. Decyzje w sprawie przyznania ulg podatkowych (np. umorzenie zaległości podatkowej, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności podatku) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązuje art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). Zgodnie z art.172 § 1 ww. ustawy organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.
6. Przestrzegać art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.
7. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych oraz aktów wykonawczych, w szczególności:
- art.14d ustawy, określającego obowiązki zamawiającego w zakresie publikowania w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art.25 ust.1 ustawy, określającego treść protokołu postępowania,
- art. 25 ust.4 ustawy w zakresie przekazywania Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych oraz kopii ofert najkorzystniejszej z postępowania o zmówienie publiczne na roboty budowlane,
- art. 35 ust. 1 ustawy, określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art.50 ust. 1 i 2 ustawy, zobowiązującego zamawiającego do przesłania uczestnikom postępowania zawiadomienia o wyniku postępowania


Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy z dnia7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

1. PrzewodniczącyRady Gminy w Świnicach Warckich
2. PrzewodniczącyKomisji RewizyjnejRady Gminy w Świnicach Warckich
3. aa