Gm. Słupia - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w I półroczu 2003 roku.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 28 sierpnia 2003 r.
Pan
LUCJAN MARKOWSKI
Wójt Gminy Słupia
WK - 0915/46/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r., nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Słupia wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej, opracowane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148), wprowadzone zostały w kontrolowanej jednostce dopiero z dniem 2 stycznia 2003 roku. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych - strony 5-6 protokołu kontroli.
2. Realizując w 2000 roku zadanie inwestycyjne związane z remontem chodnika wzdłuż drogi powiatowej we wsi Krosnowa, jednostka nie przestrzegała procedur kontroli wewnętrznej określonych w Regulaminie organizacyjnym - strony 7, 78-79 protokołu kontroli.
W zakresie ewidencji i sprawozdawczości
W wyniku kontroli stwierdzono, że kierownik podległej Gminie jednostki organizacyjnej - Gminnego Ośrodka Oświaty, Kultury i Sportu w Słupi, nie składał Zarządowi Gminy sprawozdań jednostkowych Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, co stanowiło naruszenie § 4 ust 1 pkt 2 lit "b" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) - strony 12-13 protokołu kontroli.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
Ewidencji operacji gospodarczych na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, jednostka dokonywała w dzienniku obrotów oraz w urządzeniach pomocniczych (na karcie kontowej oraz w księdze kontowej). W 2001 roku na karcie kontowej konta 201 widniał tylko zapis dokonany na dzień 31 grudnia 2001 roku, po stronie Ma, w jednej kwocie 1.644,60 zł – bez podania treści czego dana kwota dotyczyła. W książce kontowej z 2001 roku brak było zapisów dotyczących obrotów na koncie 201. Prowadzona ewidencja konta 201 nie zapewniała możliwości ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. Ponadto karta kontowa jako urządzenie pomocnicze powinna zgodnie z art. 16 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późń. zm.) zawierać uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Takiego zapisu – przedstawiona do kontroli – karta nie posiadała. Zgodnie z obowiązującą w jednostce w 2001 roku instrukcją obiegu dowodów księgowych (strona 5) "....wszystkie dowody dotyczące budżetu powinny być księgowane zgodnie z zasadami prowadzenia księgowości i sprawdzone czy zostały zaksięgowane we wszystkich urządzeniach księgowych". Brak zapisu w książce kontowej dotyczącego powstania zobowiązań w 2001 roku wykazuje, że powyższe zapisy instrukcji nie były w jednostce przestrzegane -strony 15-16 protokołu kontroli.
W zakresie gospodarki kasowej
Stwierdzono przypadki nie odprowadzania do banku (na koniec dnia) gotówki wpłaconej przez podatników w kasie Urzędu. Wysokość pozostawionej w kasie gotówki wahała się od kilkuset do kilkunastu tysięcy złotych. Nieprawidłowość usunięto w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi. Skarbnik Gminy zobowiązała kasjerkę do codziennego odprowadzania gotówki do banku - strona 21 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych:
1. W uchwale nr XXVI/29/2001 z dnia 30 listopada 2001 roku Rady Gminy w Słupi, określającej stawki podatku od środków transportowych na 2002 rok, nieprawidłowo określono stawkę podatku dla samochodów ciężarowych posiadających dwie osie i dopuszczalnej masie całkowitej od 15-18 ton - przy innych systemach zawieszenia osi jezdnych. Minimalna stawka określona zgodnie z przepisami zawartymi w art.10 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późń. zm.) oraz w załączniku nr 1 do przedmiotowej ustawy wynosiła dla wymienionego typu pojazdu 1.084 zł. W uchwale określono ją w wysokości 900,00 zł. W 2002 roku na terenie Gminy zarejestrowane były dwa pojazdy o powyższych parametrach (w ciągu roku zostały one wyrejestrowane) - strona 37 protokołu kontroli.
2. Wójt Gminy wydał w 2001 i 2002 roku decyzje w sprawach: umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek od zaległości podatkowych, odroczenia terminu płatności podatku od środków transportowych oraz jedną decyzję w sprawie odroczenia terminu płatności podatku od nieruchomości od osób prawnych (w 2001 roku). Przed wydaniem decyzji organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego mającego na celu dokładne ustalenie stanu faktycznego i stwierdzenie czy występują przesłanki do podjęcia określonego rozstrzygnięcia. Zgodnie z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) organy podatkowe zostały zobowiązane, w toku postępowania, do podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie do art. 187 § 1 ww. ustawy organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Art.172 § 1 ww. ustawy wskazuje z kolei, że organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została utrwalona w inny sposób na piśmie - strony 31-32, 39-40 protokołu kontroli.
3. Decyzje w sprawie zastosowanych ulg w zakresie podatku od środków transportowych i podatku od nieruchomości od osób prawnych (np. umorzenia zaległych rat podatku) nie zawierały uzasadnienia faktycznego, bądź też zawierały uzasadnienie o treści, cyt.: "po rozpatrzeniu złożonego przez pana podania umarzam częściowo II ratę podatku od środków transportowych. Uznałem, że argumenty przedstawione w podaniu kwalifikują się do częściowego umorzenia podatku". Opisany sposób uzasadniania wydanych decyzji nie spełniał wymogów wynikających z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem uzasadnienie faktyczne wydanych decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności - strony 32-33 i 40 protokołu kontroli.
4. W decyzji nr 1/2002 wydanej w dniu 30 października 2002 roku Wójt Gminy umorzył zaległość podatkową dotyczącą raty podatku od nieruchomości od osób prawnych za sierpień 2002 roku i odsetki od zaległości dotyczące rat podatku za sierpień, wrzesień i październik 2002 roku. W wydanej decyzje nie określono wysokości umarzanych odsetek, co było niezgodne z wymogami wynikającymi z art.210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa. Według wyjaśnienia Wójta Gminy, odsetki od zaległych rat podatku za miesiące wrzesień i październik zostały umorzone do dnia wpłaty rat podatku, czyli na przyszłość (spłata zaległych rat nastąpiła w dniu 18 listopada 2002 roku). Podkreślić należy, że wydana decyzja dotyczyć mogła wyłącznie odsetek powstałych (naliczonych) do dnia wniesienia podania przez podatnika, bezprzedmiotowe było rozstrzyganie o umorzeniu odsetek, które jeszcze nie powstały. Zgodnie z § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 40, nr 463 – obowiązujące w omawianym zakresie do dnia 31 grudnia 2002 roku) w razie złożenia podania o umorzenie odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, odsetki za zwłokę powinny być naliczone do dnia wniesienia podania, włącznie z tym dniem. W przypadku wydania decyzji umarzającej odsetki za zwłokę dalsze odsetki od nieuregulowanej zaległości podatkowej naliczane być powinny począwszy od dnia następującego po dniu wniesienia podania - strony 32-33 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych, podatku rolnego od osób fizycznych i w zakresie podatku od środków transportowych, czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz.790 – uchylone z dniem 30 listopada 2001 roku) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Ww. akty prawne nakładały na wierzyciela (organ podatkowy) obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty należności w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel winien wysyłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany był do wystawienia tytułu wykonawczego – strony 42-46 protokołu kontroli.
6. Stwierdzono przypadek nie egzekwowania odsetek od nieterminowej wpłaty raty podatku, dokonanej przez jednego z podatników podatku od środków transportowych - strona 38 protokołu kontroli.
7. Rada Gminy nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy oraz nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu. Obowiązek ustalenia programu i zasad wynikał z art.21 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz. 733 z póżn. zm.). Ponadto Zarząd Gminy nie ustalił stawek czynszu za wynajem lokali mieszkalnych według zasad określonych w art.8 ww. ustawy - strony 49-50 protokołu kontroli.
8. Stwierdzono brak prowadzenia ewidencji analitycznej wpłat czynszu najmu lokali użytkowych w Urzędzie Gminy oraz wpłat czynszu najmu lokali mieszkalnych w Gminnym Ośrodku Oświaty, Kultury i Sportu. Wpłaty te księgowano zbiorczo w rejestrze dochodów budżetowych w dziale 700 rozdział 70005 § 075. W trakcie przeprowadzania kontroli RIO w Łodzi, ewidencję wpłat czynszu dla poszczególnych najemców założono w Urzędzie Gminy - strony 49-50 protokołu kontroli.
9. Miesięczne wpłaty czynszu najmu lokali mieszkalnych, dokonywane przez nauczycieli na rachunek Gminnego Ośrodka Oświaty, Kultury i Sportu, odprowadzane były do Urzędu Gminy w okresach kwartalnych. Dochody powyższe, zgodnie z art.3 pkt 8 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999-2003 (Dz. U. nr 150, poz. 983 z późn. zm.), stanowią dochód gminy i powinny być niezwłocznie odprowadzane na rachunek budżetu. Nieprawidłowość usunięta została w trakcie kontroli RIO w Łodzi - strony 50-51 protokołu kontroli.
10. Osiągnięte w 2001 roku dochody z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego wpłacane były na rachunek bankowy prowadzony dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Było to niezgodne z art.40a ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.), stosownie do którego opłaty te stanowią przychód środka specjalnego zarządu drogi, przeznaczone na utrzymanie dróg. Zgodnie z art.21 ust.1 ustawy o finansach publicznych, środkami specjalnymi są środki finansowe gromadzone na wyodrębnionych rachunkach bankowych. W trakcie kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strona 51 protokołu.
11. Stwierdzono przypadki wydawania przez Wójta Gminy zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych bez uprzedniego zasięgnięcia opinii Zarządu Gminy, co pozostawało w sprzeczności z art.18 ust.1 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 35, poz.230 z późn. zm.). Przepis ten w powołanym brzmieniu przestał mieć zastosowanie z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. nr 113, poz. 984 z późn. zm.), a zmieniony został z dniem 9 listopada 2002 roku, na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 167, poz.1372). Na mocy powołanej nowelizacji do art.18 dodano ust.3a, zgodnie z którym, zezwolenia organ zezwalający wydaje po uzyskaniu pozytywnej opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałami rady gminy - strona 52 protokołu kontroli.
12. Wójt Gminy w latach 2001 – 2002 wydawał decyzje dotyczące rozłożenia na raty zapłaty opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, co stanowiło naruszenie art.111 ust.4 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Przepis ten - w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku – stanowił, że opłata za zezwolenie wnoszona powinna być do kasy gminy w terminie do dnia 31 stycznia danego roku (objętego zezwoleniem). Ustalenie wysokości przedmiotowej opłaty miało charakter czynności materialno – technicznej, dotyczącej obowiązku wynikającego z przepisu prawa, co następowało w drodze samoobliczenia. Decyzyjny tryb ustalenia opłaty, czy też odraczania terminu jej zapłaty lub rozkładania płatności na raty nie miał podstaw prawnych. Na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, do art. art.111 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi dodano ust.7, stosownie do którego opłata wnoszona jest na rachunek gminy w każdym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem, w trzech równych ratach, w terminach do dnia 31 stycznia, 31 maja i 30 września roku kalendarzowego.
W zakresie realizacji wydatków osobowych
Rada Gminy podjęła w dniu 4 grudnia 2002 roku uchwałę nr II/17/2002 w sprawie ustalenia diet dla radnych, uchwalając w § 4, że zwrot kosztów podróży będzie dokonywany na zasadach ogólnych obowiązujących pracowników samorządowych. W związku z powyższym, wskazać należy, że zagadnienia zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy zostały unormowane w przepisach rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 z późn. zm.). W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strony 64-65 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
Wykonanie remontu chodnika wraz z wjazdami i obrzeżami przy drodze powiatowej we wsi Krosnowa, o długości 1000 m i szerokości 1,20 m, wartość zamówienia poniżej 30.000 EURO.
1. Kontrolujący stwierdzili niestaranne opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej przedmiotowego postępowania, a mianowicie:
- w treści specyfikacji w części "Instrukcja dla oferentów" w punkcie 2 zamieszczono informacje dla oferentów o możliwości wglądu do projektu technicznego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy. Z ustaleń poczynionych w trakcie kontroli wynikało, że jednostka nie posiadała projektu technicznego na realizację powyższej inwestycji z uwagi na zakres wykonywanych robót (remont), na które nie było konieczności uzyskania pozwolenia na budowę, a w konsekwencji sporządzenia projektu technicznego. Informacja zamieszczona w treści specyfikacji nie odpowiadała stanowi faktycznemu - strona 72 protokołu kontroli,
- we wzorze oferty składanej przez wykonawcę – będącym częścią składową specyfikacji – zawarto zapis, cyt.: "w powyższej cenie zostały zawarte roboty wymienione w punkcie 21 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia". Opracowana przez jednostkę specyfikacja, udostępniona oferentom, kończyła się na punkcie 20, który nie dotyczył wykazu robót - strona 72 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący ustalili, że Zarząd Gminy Słupia, w imieniu którego działali Wójt Gminy Lucjan Markowski oraz członek Zarządu Gminy Kazimierz Kozłowski, zawarł w dniu 22 listopada 2000 roku umowę na kwotę 79.799,77 zł oraz w dniu 1 grudnia 2000 roku umowę na kwotę 10.626,45 zł z Przedsiębiorstwem Produkcyjno – Handlowo - Usługowym "Sprawność" sp. z o.o. w Skierniewicach. Przedmiotem wymienionych umów było wykonanie remontu chodnika z wjazdami i obrzeżami przy drodze powiatowej we wsi Krosnowa. Zadanie, na które zaciągnięto zobowiązania nie zostało ujęte w budżecie Gminy Słupia na 2000 rok, a co za tym idzie w uchwale budżetowej nie zaplanowano wydatków na jego realizację. Uchwała budżetowa Gminy na 2000 rok nie zawierała też załącznika pn. "Wieloletnie programy inwestycyjne", który przedstawiałby limity planowanych wydatków na powyższe zadanie w danym roku budżetowym i roku następnym czyli 2001. Zatem przedstawiciele Zarządu Gminy podpisując wymienione umowy z P.P.H.U. "Sprawność" Sp. z o.o. w Skierniewicach, na łączną kwotę 90.426,22 zł, przekroczyli zakres upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet - strona 76-77 protokołu kontroli.
3. Opisywane roboty budowlane dotyczyły remontu chodnika wraz z wjazdami i obrzeżami w pasie drogi powiatowej, nie były zatem związane z realizacją zadań przypisanych gminnym jednostkom samorządu terytorialnego. Zgodnie z przepisami ustawy o drogach publicznych zarząd drogami powiatowymi należał do zarządu powiatu (jako zarządcy drogi). Ustawa przewidywała możliwość przekazania zarządzania drogami publicznymi (w części lub całości) pomiędzy zarządcami dróg w trybie porozumienia (art.19 ust.4 ww. ustawy). Porozumienie to byłoby zarazem podstawą przekazania środków na wykonywanie powierzonych zadań. W opisanym stanie faktycznym porozumienie takie nie zostało zawarte. W dniu 5 kwietnia 2001 roku zawarta została natomiast umowa pomiędzy Powiatem Skierniewickim a Gminą Słupia, której przedmiotem było dofinansowanie przez Powiat remontu chodnika w ciągi drogi powiatowej Słupia – Krosnowo – Podłęcze. Na podstawie powołanego porozumienia Powiat zobowiązał się przekazać kwotę 45.213 zł (łączne koszty remontu 90.426,22 zł). W związku z powyższym należy wskazać, że zastosowana w umowie konstrukcja nie była prawidłowa. Zgodnie z obowiązującymi przepisami obowiązek poniesienia kosztów remontu obciążał jednostkę samorządu powiatowego (jak wskazano powyżej zarządcy dróg nie zawarli stosownego porozumienia), nie było zatem podstaw do przyjęcia formuły dofinansowania przez nią tego zadania - zrealizowanego przez gminną jednostkę samorządową. Z dniem 1 stycznia 2001 roku wszedł w życie art.117a ustawy o finansach publicznych, który zezwolił jednostkom samorządu terytorialnego na udzielanie sobie pomocy rzeczowej lub finansowej, który to przepis w tym zakresie mógłby być ewentualnie zastosowany (oczywiście pomoc udzielana byłaby przez gminę na rzecz powiatu) - strona 69-71 i 77 protokołu kontroli.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1. W wyniku kontroli ustalono, że w jednostce błędnie prowadzono ewidencję nieruchomości gminnych. Zaewidencjonowano 5 działek o wartości 4.149,74 zł, w rzeczywistości w ewidencji powinny znajdować się tylko 3 działki o wartości 1.137,42 zł. Ponadto nie ujęto w ewidencji ośmiu działek o wartości 13.672,34 zł, które w latach 1991-2002 stały się własnością jednostki (w szczególności w wyniku komunalizacji). Prowadzona ewidencja działek nie odzwierciedlała stanu faktycznego, co było sprzeczne z art. 24 ust.2 ustawy o rachunkowości. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strony 86-88 protokołu kontroli.
2. W wyniku kontroli rozliczenia przeprowadzonej na koniec 2002 roku inwentaryzacji kontrolujący stwierdzili, że została ona dokonana niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Wartość objętych inwentaryzacją środków trwałych wynosiła 4.235.540,32 zł - po odjęciu wartości działek, które były błędnie ujęte w ewidencji otrzymamy wartość środków trwałych w wysokości 4.232.528,00 zł. Natomiast rzeczywista wartość środków trwałych (po uwzględnieniu ośmiu działek, które nie zostały ujęte w ewidencji) wynosiła 4.246.200,34 zł. Przeprowadzona inwentaryzacja nie ujawniła istniejących różnic między stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym. Inwentaryzacją nie objęto środków trwałych o wartości 13.672,34 zł. Zgodnie z art.26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację gruntów, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, należało przeprowadzić drogą porównania ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami - strony 93 i 94 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono błędne zaksięgowanie zakupionych w latach 1995-96 oraz w 2002 roku programów komputerowych na koncie 011 - środki trwałe, zamiast na koncie 020 - wartości niematerialne i prawne. Działanie powyższe było sprzeczne z przepisami zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dz. Urz. M.F. nr 14, poz.60 - rozporządzenie utraciło moc z dniem 31 grudnia 2000 roku) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752). W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowości zostały usunięte - strona 89 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono, że do 2001 roku nie była umarzana wartość dróg gminnych (budowli). W 2001 roku Skarbnik Gminy dokonała umorzenia, mnożąc stawkę roczną w wysokości 4,5 % razy 2, czyli o 9 %. Zastosowana stawka była niezgodna z wysokością stawek umorzeniowych wskazanych w ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z póżn. zm.). W 2002 roku zastosowano prawidłową stawkę przy umorzeniu dróg gminnych - strona 90 protokołu kontroli.
5. Nie prowadzono w jednostce ewidencji zakupionych materiałów biurowych i środków czystości, które były następnie przechowywane w magazynku. Powyższe było niezgodne z opisem zasad funkcjonowania konta 310, zawartym w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 2 Wójta Gminy w sprawie zakładowego planu kont dla budżetu gminy, jednostek budżetowych i gminnych funduszy celowych. W dniu 31 maja 2003 roku przeprowadzono inwentaryzację materiałów biurowych, zakładając również ich ewidencję - strony 90-91 protokołu kontroli.
6. Nie dokonano wyceny zinwentaryzowanych na koniec 2001 i 2002 roku materiałów biurowych i środków czystości, które znajdowały się w prowadzonym w jednostce magazynku - strona 91 protokołu kontroli.
7. Nie dostosowano do potrzeb jednostki postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji. W trakcie kontroli inspektorzy stwierdzili, że budynki będące własnością Gminy Słupia nie są obiektami strzeżonymi i zgodnie z przepisami art.26 ust.1 ustawy o rachunkowości w instrukcji inwentaryzacyjnej powinien być ustalony wymóg corocznego przeprowadzania inwentaryzacji. Stwierdzono ponadto, że inwentaryzacje przeprowadzano faktycznie w terminach rocznych - strona 92 protokołu kontroli.
Mając na uwadze stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
2. Zapewnić składanie przez kierownika Gminnego Ośrodka Oświaty, Kultury i Sportu wszystkich, wymaganych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, jednostkowych sprawozdań budżetowych.
3. Ewidencję operacji gospodarczych na koncie 201 prowadzić zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z opisem funkcjonowania konta 201 ewidencja szczegółowa do konta powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.
4. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
5. Decyzje dotyczące umorzenia zaległości podatkowej, umorzenie odsetek od zaległości podatkowych, odroczenia terminu płatności podatku itp. wydawać po dokładnym zbadaniu stanu faktycznego, do czego zobowiązują przepisy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego, należy ustalić istnienie lub nie ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia. (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). Przestrzegać art.172 § 1 ww. ustawy, zgodnie z którym organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została utrwalona w inny sposób na piśmie.
6. W wydawanych decyzjach podatkowych dotyczących ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne, wskazując w nim dowody, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Przestrzegać § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. nr 240, poz. 2063), stosownie do którego w razie złożenia podania o umorzenie odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, odsetki za zwłokę są naliczane do dnia wniesienia podania, włącznie z tym dniem. W przypadku wydania decyzji umarzającej odsetki za zwłokę dalsze odsetki za zwłokę od nieuregulowanej zaległości podatkowej są naliczane począwszy od dnia następującego po dniu wniesienia podania.
8. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Podjąć działania mające na celu uchwalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu – w oparciu o art. 21 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
10. Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawać po zasięgnięciu opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych, w zakresie określonym przez art.18 ust.3a ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
11. Dokumentację dotyczącą postępowania o udzielenie zamówienia publicznego opracowywać w sposób staranny i zamieszczać w niej informacje odpowiadające stanowi faktycznemu.
12. Przestrzegać art.60 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), zgodnie z którym wójtowi gminy przysługuje prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy. Zobowiązania dotyczące realizowanych inwestycji, w wysokości przekraczającej kwoty planowanych na dany rok wydatków, zaciągać w oparciu o stosowne uchwały Rady Gminy, podjęte na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit "e" ustawy o samorządzie gminnym lub w oparciu o limity wydatków określone w uchwalonych na podstawie art.110 ust.1 ustawy o finansach publicznych programach inwestycyjnych.
13. Przestrzegać przepisów ustawy o drogach publicznych w zakresie wykonywania przez zarządców dróg publicznych zadań związanych z zarządem dróg oraz przekazywania tych zadań między zarządcami w drodze porozumień.
14. Dokonywać wyceny zinwentaryzowanych materiałów biurowych i środków czystości, wartość tych zapasów materiałów wyksięgować z konta 400 na konto 310, na początku następnego roku przeksięgować je ponownie w koszty (konto 400).
15. Postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej, w zakresie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, dostosować do warunków w jakich funkcjonuje jednostka (strzeżony bądź niestrzeżony charakter obiektów).
16. Zapewnić rzetelne (zgodne ze stanem faktycznym) przeprowadzanie inwentaryzacji gruntów.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Słupi
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Słupi
- aa
Łódź, dnia 28 sierpnia 2003 r.
Pan
LUCJAN MARKOWSKI
Wójt Gminy Słupia
WK - 0915/46/2003
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r., nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Słupia wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej, opracowane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148), wprowadzone zostały w kontrolowanej jednostce dopiero z dniem 2 stycznia 2003 roku. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych - strony 5-6 protokołu kontroli.
2. Realizując w 2000 roku zadanie inwestycyjne związane z remontem chodnika wzdłuż drogi powiatowej we wsi Krosnowa, jednostka nie przestrzegała procedur kontroli wewnętrznej określonych w Regulaminie organizacyjnym - strony 7, 78-79 protokołu kontroli.
W zakresie ewidencji i sprawozdawczości
W wyniku kontroli stwierdzono, że kierownik podległej Gminie jednostki organizacyjnej - Gminnego Ośrodka Oświaty, Kultury i Sportu w Słupi, nie składał Zarządowi Gminy sprawozdań jednostkowych Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, co stanowiło naruszenie § 4 ust 1 pkt 2 lit "b" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) - strony 12-13 protokołu kontroli.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
Ewidencji operacji gospodarczych na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, jednostka dokonywała w dzienniku obrotów oraz w urządzeniach pomocniczych (na karcie kontowej oraz w księdze kontowej). W 2001 roku na karcie kontowej konta 201 widniał tylko zapis dokonany na dzień 31 grudnia 2001 roku, po stronie Ma, w jednej kwocie 1.644,60 zł – bez podania treści czego dana kwota dotyczyła. W książce kontowej z 2001 roku brak było zapisów dotyczących obrotów na koncie 201. Prowadzona ewidencja konta 201 nie zapewniała możliwości ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. Ponadto karta kontowa jako urządzenie pomocnicze powinna zgodnie z art. 16 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późń. zm.) zawierać uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Takiego zapisu – przedstawiona do kontroli – karta nie posiadała. Zgodnie z obowiązującą w jednostce w 2001 roku instrukcją obiegu dowodów księgowych (strona 5) "....wszystkie dowody dotyczące budżetu powinny być księgowane zgodnie z zasadami prowadzenia księgowości i sprawdzone czy zostały zaksięgowane we wszystkich urządzeniach księgowych". Brak zapisu w książce kontowej dotyczącego powstania zobowiązań w 2001 roku wykazuje, że powyższe zapisy instrukcji nie były w jednostce przestrzegane -strony 15-16 protokołu kontroli.
W zakresie gospodarki kasowej
Stwierdzono przypadki nie odprowadzania do banku (na koniec dnia) gotówki wpłaconej przez podatników w kasie Urzędu. Wysokość pozostawionej w kasie gotówki wahała się od kilkuset do kilkunastu tysięcy złotych. Nieprawidłowość usunięto w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi. Skarbnik Gminy zobowiązała kasjerkę do codziennego odprowadzania gotówki do banku - strona 21 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych:
1. W uchwale nr XXVI/29/2001 z dnia 30 listopada 2001 roku Rady Gminy w Słupi, określającej stawki podatku od środków transportowych na 2002 rok, nieprawidłowo określono stawkę podatku dla samochodów ciężarowych posiadających dwie osie i dopuszczalnej masie całkowitej od 15-18 ton - przy innych systemach zawieszenia osi jezdnych. Minimalna stawka określona zgodnie z przepisami zawartymi w art.10 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późń. zm.) oraz w załączniku nr 1 do przedmiotowej ustawy wynosiła dla wymienionego typu pojazdu 1.084 zł. W uchwale określono ją w wysokości 900,00 zł. W 2002 roku na terenie Gminy zarejestrowane były dwa pojazdy o powyższych parametrach (w ciągu roku zostały one wyrejestrowane) - strona 37 protokołu kontroli.
2. Wójt Gminy wydał w 2001 i 2002 roku decyzje w sprawach: umorzenia zaległości podatkowych lub odsetek od zaległości podatkowych, odroczenia terminu płatności podatku od środków transportowych oraz jedną decyzję w sprawie odroczenia terminu płatności podatku od nieruchomości od osób prawnych (w 2001 roku). Przed wydaniem decyzji organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego mającego na celu dokładne ustalenie stanu faktycznego i stwierdzenie czy występują przesłanki do podjęcia określonego rozstrzygnięcia. Zgodnie z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) organy podatkowe zostały zobowiązane, w toku postępowania, do podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Stosownie do art. 187 § 1 ww. ustawy organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Art.172 § 1 ww. ustawy wskazuje z kolei, że organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została utrwalona w inny sposób na piśmie - strony 31-32, 39-40 protokołu kontroli.
3. Decyzje w sprawie zastosowanych ulg w zakresie podatku od środków transportowych i podatku od nieruchomości od osób prawnych (np. umorzenia zaległych rat podatku) nie zawierały uzasadnienia faktycznego, bądź też zawierały uzasadnienie o treści, cyt.: "po rozpatrzeniu złożonego przez pana podania umarzam częściowo II ratę podatku od środków transportowych. Uznałem, że argumenty przedstawione w podaniu kwalifikują się do częściowego umorzenia podatku". Opisany sposób uzasadniania wydanych decyzji nie spełniał wymogów wynikających z art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem uzasadnienie faktyczne wydanych decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności - strony 32-33 i 40 protokołu kontroli.
4. W decyzji nr 1/2002 wydanej w dniu 30 października 2002 roku Wójt Gminy umorzył zaległość podatkową dotyczącą raty podatku od nieruchomości od osób prawnych za sierpień 2002 roku i odsetki od zaległości dotyczące rat podatku za sierpień, wrzesień i październik 2002 roku. W wydanej decyzje nie określono wysokości umarzanych odsetek, co było niezgodne z wymogami wynikającymi z art.210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa. Według wyjaśnienia Wójta Gminy, odsetki od zaległych rat podatku za miesiące wrzesień i październik zostały umorzone do dnia wpłaty rat podatku, czyli na przyszłość (spłata zaległych rat nastąpiła w dniu 18 listopada 2002 roku). Podkreślić należy, że wydana decyzja dotyczyć mogła wyłącznie odsetek powstałych (naliczonych) do dnia wniesienia podania przez podatnika, bezprzedmiotowe było rozstrzyganie o umorzeniu odsetek, które jeszcze nie powstały. Zgodnie z § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 maja 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 40, nr 463 – obowiązujące w omawianym zakresie do dnia 31 grudnia 2002 roku) w razie złożenia podania o umorzenie odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, odsetki za zwłokę powinny być naliczone do dnia wniesienia podania, włącznie z tym dniem. W przypadku wydania decyzji umarzającej odsetki za zwłokę dalsze odsetki od nieuregulowanej zaległości podatkowej naliczane być powinny począwszy od dnia następującego po dniu wniesienia podania - strony 32-33 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych w zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych, podatku rolnego od osób fizycznych i w zakresie podatku od środków transportowych, czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz.790 – uchylone z dniem 30 listopada 2001 roku) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Ww. akty prawne nakładały na wierzyciela (organ podatkowy) obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty należności w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel winien wysyłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany był do wystawienia tytułu wykonawczego – strony 42-46 protokołu kontroli.
6. Stwierdzono przypadek nie egzekwowania odsetek od nieterminowej wpłaty raty podatku, dokonanej przez jednego z podatników podatku od środków transportowych - strona 38 protokołu kontroli.
7. Rada Gminy nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy oraz nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu. Obowiązek ustalenia programu i zasad wynikał z art.21 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz. 733 z póżn. zm.). Ponadto Zarząd Gminy nie ustalił stawek czynszu za wynajem lokali mieszkalnych według zasad określonych w art.8 ww. ustawy - strony 49-50 protokołu kontroli.
8. Stwierdzono brak prowadzenia ewidencji analitycznej wpłat czynszu najmu lokali użytkowych w Urzędzie Gminy oraz wpłat czynszu najmu lokali mieszkalnych w Gminnym Ośrodku Oświaty, Kultury i Sportu. Wpłaty te księgowano zbiorczo w rejestrze dochodów budżetowych w dziale 700 rozdział 70005 § 075. W trakcie przeprowadzania kontroli RIO w Łodzi, ewidencję wpłat czynszu dla poszczególnych najemców założono w Urzędzie Gminy - strony 49-50 protokołu kontroli.
9. Miesięczne wpłaty czynszu najmu lokali mieszkalnych, dokonywane przez nauczycieli na rachunek Gminnego Ośrodka Oświaty, Kultury i Sportu, odprowadzane były do Urzędu Gminy w okresach kwartalnych. Dochody powyższe, zgodnie z art.3 pkt 8 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999-2003 (Dz. U. nr 150, poz. 983 z późn. zm.), stanowią dochód gminy i powinny być niezwłocznie odprowadzane na rachunek budżetu. Nieprawidłowość usunięta została w trakcie kontroli RIO w Łodzi - strony 50-51 protokołu kontroli.
10. Osiągnięte w 2001 roku dochody z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego wpłacane były na rachunek bankowy prowadzony dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Było to niezgodne z art.40a ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.), stosownie do którego opłaty te stanowią przychód środka specjalnego zarządu drogi, przeznaczone na utrzymanie dróg. Zgodnie z art.21 ust.1 ustawy o finansach publicznych, środkami specjalnymi są środki finansowe gromadzone na wyodrębnionych rachunkach bankowych. W trakcie kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strona 51 protokołu.
11. Stwierdzono przypadki wydawania przez Wójta Gminy zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych bez uprzedniego zasięgnięcia opinii Zarządu Gminy, co pozostawało w sprzeczności z art.18 ust.1 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 35, poz.230 z późn. zm.). Przepis ten w powołanym brzmieniu przestał mieć zastosowanie z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. nr 113, poz. 984 z późn. zm.), a zmieniony został z dniem 9 listopada 2002 roku, na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 167, poz.1372). Na mocy powołanej nowelizacji do art.18 dodano ust.3a, zgodnie z którym, zezwolenia organ zezwalający wydaje po uzyskaniu pozytywnej opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałami rady gminy - strona 52 protokołu kontroli.
12. Wójt Gminy w latach 2001 – 2002 wydawał decyzje dotyczące rozłożenia na raty zapłaty opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, co stanowiło naruszenie art.111 ust.4 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Przepis ten - w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku – stanowił, że opłata za zezwolenie wnoszona powinna być do kasy gminy w terminie do dnia 31 stycznia danego roku (objętego zezwoleniem). Ustalenie wysokości przedmiotowej opłaty miało charakter czynności materialno – technicznej, dotyczącej obowiązku wynikającego z przepisu prawa, co następowało w drodze samoobliczenia. Decyzyjny tryb ustalenia opłaty, czy też odraczania terminu jej zapłaty lub rozkładania płatności na raty nie miał podstaw prawnych. Na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, do art. art.111 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi dodano ust.7, stosownie do którego opłata wnoszona jest na rachunek gminy w każdym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem, w trzech równych ratach, w terminach do dnia 31 stycznia, 31 maja i 30 września roku kalendarzowego.
W zakresie realizacji wydatków osobowych
Rada Gminy podjęła w dniu 4 grudnia 2002 roku uchwałę nr II/17/2002 w sprawie ustalenia diet dla radnych, uchwalając w § 4, że zwrot kosztów podróży będzie dokonywany na zasadach ogólnych obowiązujących pracowników samorządowych. W związku z powyższym, wskazać należy, że zagadnienia zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy zostały unormowane w przepisach rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 z późn. zm.). W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strony 64-65 protokołu kontroli.
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
Wykonanie remontu chodnika wraz z wjazdami i obrzeżami przy drodze powiatowej we wsi Krosnowa, o długości 1000 m i szerokości 1,20 m, wartość zamówienia poniżej 30.000 EURO.
1. Kontrolujący stwierdzili niestaranne opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej przedmiotowego postępowania, a mianowicie:
- w treści specyfikacji w części "Instrukcja dla oferentów" w punkcie 2 zamieszczono informacje dla oferentów o możliwości wglądu do projektu technicznego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy. Z ustaleń poczynionych w trakcie kontroli wynikało, że jednostka nie posiadała projektu technicznego na realizację powyższej inwestycji z uwagi na zakres wykonywanych robót (remont), na które nie było konieczności uzyskania pozwolenia na budowę, a w konsekwencji sporządzenia projektu technicznego. Informacja zamieszczona w treści specyfikacji nie odpowiadała stanowi faktycznemu - strona 72 protokołu kontroli,
- we wzorze oferty składanej przez wykonawcę – będącym częścią składową specyfikacji – zawarto zapis, cyt.: "w powyższej cenie zostały zawarte roboty wymienione w punkcie 21 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia". Opracowana przez jednostkę specyfikacja, udostępniona oferentom, kończyła się na punkcie 20, który nie dotyczył wykazu robót - strona 72 protokołu kontroli.
2. Kontrolujący ustalili, że Zarząd Gminy Słupia, w imieniu którego działali Wójt Gminy Lucjan Markowski oraz członek Zarządu Gminy Kazimierz Kozłowski, zawarł w dniu 22 listopada 2000 roku umowę na kwotę 79.799,77 zł oraz w dniu 1 grudnia 2000 roku umowę na kwotę 10.626,45 zł z Przedsiębiorstwem Produkcyjno – Handlowo - Usługowym "Sprawność" sp. z o.o. w Skierniewicach. Przedmiotem wymienionych umów było wykonanie remontu chodnika z wjazdami i obrzeżami przy drodze powiatowej we wsi Krosnowa. Zadanie, na które zaciągnięto zobowiązania nie zostało ujęte w budżecie Gminy Słupia na 2000 rok, a co za tym idzie w uchwale budżetowej nie zaplanowano wydatków na jego realizację. Uchwała budżetowa Gminy na 2000 rok nie zawierała też załącznika pn. "Wieloletnie programy inwestycyjne", który przedstawiałby limity planowanych wydatków na powyższe zadanie w danym roku budżetowym i roku następnym czyli 2001. Zatem przedstawiciele Zarządu Gminy podpisując wymienione umowy z P.P.H.U. "Sprawność" Sp. z o.o. w Skierniewicach, na łączną kwotę 90.426,22 zł, przekroczyli zakres upoważnienia do zaciągania zobowiązań obciążających budżet - strona 76-77 protokołu kontroli.
3. Opisywane roboty budowlane dotyczyły remontu chodnika wraz z wjazdami i obrzeżami w pasie drogi powiatowej, nie były zatem związane z realizacją zadań przypisanych gminnym jednostkom samorządu terytorialnego. Zgodnie z przepisami ustawy o drogach publicznych zarząd drogami powiatowymi należał do zarządu powiatu (jako zarządcy drogi). Ustawa przewidywała możliwość przekazania zarządzania drogami publicznymi (w części lub całości) pomiędzy zarządcami dróg w trybie porozumienia (art.19 ust.4 ww. ustawy). Porozumienie to byłoby zarazem podstawą przekazania środków na wykonywanie powierzonych zadań. W opisanym stanie faktycznym porozumienie takie nie zostało zawarte. W dniu 5 kwietnia 2001 roku zawarta została natomiast umowa pomiędzy Powiatem Skierniewickim a Gminą Słupia, której przedmiotem było dofinansowanie przez Powiat remontu chodnika w ciągi drogi powiatowej Słupia – Krosnowo – Podłęcze. Na podstawie powołanego porozumienia Powiat zobowiązał się przekazać kwotę 45.213 zł (łączne koszty remontu 90.426,22 zł). W związku z powyższym należy wskazać, że zastosowana w umowie konstrukcja nie była prawidłowa. Zgodnie z obowiązującymi przepisami obowiązek poniesienia kosztów remontu obciążał jednostkę samorządu powiatowego (jak wskazano powyżej zarządcy dróg nie zawarli stosownego porozumienia), nie było zatem podstaw do przyjęcia formuły dofinansowania przez nią tego zadania - zrealizowanego przez gminną jednostkę samorządową. Z dniem 1 stycznia 2001 roku wszedł w życie art.117a ustawy o finansach publicznych, który zezwolił jednostkom samorządu terytorialnego na udzielanie sobie pomocy rzeczowej lub finansowej, który to przepis w tym zakresie mógłby być ewentualnie zastosowany (oczywiście pomoc udzielana byłaby przez gminę na rzecz powiatu) - strona 69-71 i 77 protokołu kontroli.
W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji
1. W wyniku kontroli ustalono, że w jednostce błędnie prowadzono ewidencję nieruchomości gminnych. Zaewidencjonowano 5 działek o wartości 4.149,74 zł, w rzeczywistości w ewidencji powinny znajdować się tylko 3 działki o wartości 1.137,42 zł. Ponadto nie ujęto w ewidencji ośmiu działek o wartości 13.672,34 zł, które w latach 1991-2002 stały się własnością jednostki (w szczególności w wyniku komunalizacji). Prowadzona ewidencja działek nie odzwierciedlała stanu faktycznego, co było sprzeczne z art. 24 ust.2 ustawy o rachunkowości. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta - strony 86-88 protokołu kontroli.
2. W wyniku kontroli rozliczenia przeprowadzonej na koniec 2002 roku inwentaryzacji kontrolujący stwierdzili, że została ona dokonana niezgodnie ze stanem rzeczywistym. Wartość objętych inwentaryzacją środków trwałych wynosiła 4.235.540,32 zł - po odjęciu wartości działek, które były błędnie ujęte w ewidencji otrzymamy wartość środków trwałych w wysokości 4.232.528,00 zł. Natomiast rzeczywista wartość środków trwałych (po uwzględnieniu ośmiu działek, które nie zostały ujęte w ewidencji) wynosiła 4.246.200,34 zł. Przeprowadzona inwentaryzacja nie ujawniła istniejących różnic między stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym. Inwentaryzacją nie objęto środków trwałych o wartości 13.672,34 zł. Zgodnie z art.26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację gruntów, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, należało przeprowadzić drogą porównania ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami - strony 93 i 94 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono błędne zaksięgowanie zakupionych w latach 1995-96 oraz w 2002 roku programów komputerowych na koncie 011 - środki trwałe, zamiast na koncie 020 - wartości niematerialne i prawne. Działanie powyższe było sprzeczne z przepisami zarządzenia nr 46 Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 1995 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków (Dz. Urz. M.F. nr 14, poz.60 - rozporządzenie utraciło moc z dniem 31 grudnia 2000 roku) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752). W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowości zostały usunięte - strona 89 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono, że do 2001 roku nie była umarzana wartość dróg gminnych (budowli). W 2001 roku Skarbnik Gminy dokonała umorzenia, mnożąc stawkę roczną w wysokości 4,5 % razy 2, czyli o 9 %. Zastosowana stawka była niezgodna z wysokością stawek umorzeniowych wskazanych w ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z póżn. zm.). W 2002 roku zastosowano prawidłową stawkę przy umorzeniu dróg gminnych - strona 90 protokołu kontroli.
5. Nie prowadzono w jednostce ewidencji zakupionych materiałów biurowych i środków czystości, które były następnie przechowywane w magazynku. Powyższe było niezgodne z opisem zasad funkcjonowania konta 310, zawartym w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 2 Wójta Gminy w sprawie zakładowego planu kont dla budżetu gminy, jednostek budżetowych i gminnych funduszy celowych. W dniu 31 maja 2003 roku przeprowadzono inwentaryzację materiałów biurowych, zakładając również ich ewidencję - strony 90-91 protokołu kontroli.
6. Nie dokonano wyceny zinwentaryzowanych na koniec 2001 i 2002 roku materiałów biurowych i środków czystości, które znajdowały się w prowadzonym w jednostce magazynku - strona 91 protokołu kontroli.
7. Nie dostosowano do potrzeb jednostki postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji. W trakcie kontroli inspektorzy stwierdzili, że budynki będące własnością Gminy Słupia nie są obiektami strzeżonymi i zgodnie z przepisami art.26 ust.1 ustawy o rachunkowości w instrukcji inwentaryzacyjnej powinien być ustalony wymóg corocznego przeprowadzania inwentaryzacji. Stwierdzono ponadto, że inwentaryzacje przeprowadzano faktycznie w terminach rocznych - strona 92 protokołu kontroli.
Mając na uwadze stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich wyeliminowanie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
2. Zapewnić składanie przez kierownika Gminnego Ośrodka Oświaty, Kultury i Sportu wszystkich, wymaganych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, jednostkowych sprawozdań budżetowych.
3. Ewidencję operacji gospodarczych na koncie 201 prowadzić zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z opisem funkcjonowania konta 201 ewidencja szczegółowa do konta powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.
4. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
5. Decyzje dotyczące umorzenia zaległości podatkowej, umorzenie odsetek od zaległości podatkowych, odroczenia terminu płatności podatku itp. wydawać po dokładnym zbadaniu stanu faktycznego, do czego zobowiązują przepisy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego, należy ustalić istnienie lub nie ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia. (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). Przestrzegać art.172 § 1 ww. ustawy, zgodnie z którym organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została utrwalona w inny sposób na piśmie.
6. W wydawanych decyzjach podatkowych dotyczących ulg w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne, wskazując w nim dowody, którym organ podatkowy dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Przestrzegać § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. nr 240, poz. 2063), stosownie do którego w razie złożenia podania o umorzenie odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, odsetki za zwłokę są naliczane do dnia wniesienia podania, włącznie z tym dniem. W przypadku wydania decyzji umarzającej odsetki za zwłokę dalsze odsetki za zwłokę od nieuregulowanej zaległości podatkowej są naliczane począwszy od dnia następującego po dniu wniesienia podania.
8. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
9. Podjąć działania mające na celu uchwalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu – w oparciu o art. 21 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
10. Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawać po zasięgnięciu opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych, w zakresie określonym przez art.18 ust.3a ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
11. Dokumentację dotyczącą postępowania o udzielenie zamówienia publicznego opracowywać w sposób staranny i zamieszczać w niej informacje odpowiadające stanowi faktycznemu.
12. Przestrzegać art.60 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), zgodnie z którym wójtowi gminy przysługuje prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy. Zobowiązania dotyczące realizowanych inwestycji, w wysokości przekraczającej kwoty planowanych na dany rok wydatków, zaciągać w oparciu o stosowne uchwały Rady Gminy, podjęte na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit "e" ustawy o samorządzie gminnym lub w oparciu o limity wydatków określone w uchwalonych na podstawie art.110 ust.1 ustawy o finansach publicznych programach inwestycyjnych.
13. Przestrzegać przepisów ustawy o drogach publicznych w zakresie wykonywania przez zarządców dróg publicznych zadań związanych z zarządem dróg oraz przekazywania tych zadań między zarządcami w drodze porozumień.
14. Dokonywać wyceny zinwentaryzowanych materiałów biurowych i środków czystości, wartość tych zapasów materiałów wyksięgować z konta 400 na konto 310, na początku następnego roku przeksięgować je ponownie w koszty (konto 400).
15. Postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej, w zakresie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, dostosować do warunków w jakich funkcjonuje jednostka (strzeżony bądź niestrzeżony charakter obiektów).
16. Zapewnić rzetelne (zgodne ze stanem faktycznym) przeprowadzanie inwentaryzacji gruntów.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Słupi
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Słupi
- aa