Gm. Rogów - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w I półroczu 2003 roku.
XMLTreść
Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2003 roku.
Łódź, dnia 29 października 2003 r.
Pan
TADEUSZ NIEWĘGŁOWSKI
Wójt
Gminy Rogów
WK-0915/70/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Gminie Rogów stwierdzono następujące nieprawidłowości:
W zakresie unormowań wewnętrznych
1. W Regulaminie organizacyjnym nie uwzględniono zmian, które winny być wprowadzone w związku ze zmianami obowiązujących przepisów – strona 4 protokołu kontroli.
2. W Urzędzie Gminy nie opracowano zasad stosowania rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, o których mowa w § 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.). Zgodnie z § 9 ust.1 ww. rozporządzenia ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu – strona 17 protokołu kontroli.
3. W zakładowym planie kont ustalonym dla Urzędu Gminy nie określono zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity opublikowany w Dz.U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 z późn. zm. - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku) oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752) - strony 17-18 protokołu kontroli.
4. Nie opracowano pełnej dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, a w szczególności: wykazu ksiąg rachunkowych oraz wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem struktury i wzajemnych powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego m.in. wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z zasadami ochrony danych, który to obowiązek wynikał z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "b" i lit. "c" oraz art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku).
Brak aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości stanowił naruszenie postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości - strony 17-18 protokołu kontroli.
W zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej
1. Stwierdzono przypadki braku przestrzegania procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, ustalonych w zarządzeniu nr 2A/2002 Wójta Gminy z dnia 4 marca 2002 roku w sprawie kontroli wewnętrznej gospodarki finansami publicznymi oraz w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych – obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku – strony 74, 82, 84, 85, 89, 96, 97, 107 protokołu kontroli.
2. Wewnętrzne procedury kontroli finansowej nie zostały zmienione w związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2002 roku nowych unormowań w tym zakresie. Zgodnie z art.35a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148) procedury kontroli finansowej w jednostce sektora finansów publicznych powinny objęć procesy związane z gromadzeniem dochodów, ich rozdysponowaniem oraz gospodarowaniem mieniem (nie tylko dokonywaniem wydatków) - strona 7 protokołu kontroli.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono przypadki braku sprawdzenia wniosków o zaliczkę pod względem merytorycznym i nie określenia terminu rozliczenia zaliczki – strony 25-26 protokołu kontroli.
2. Na poddanych kontroli listach płac i listach wypłat nagród nie zamieszczano klasyfikacji działu i rozdziału, w którym dokonano wydatku, co nie spełniało wymogu wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych winno nastąpić poprzez wskazanie sposobu jego ujęcia (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ponadto na listach płac brak było klauzuli "sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ....", co wymagane było przez pkt 5 zarządzenia wewnętrznego nr 2A/2002 Wójta Gminy w Rogowie z dnia 4 marca 2002 roku w sprawie kontroli wewnętrznej gospodarki finansami publicznymi oraz przez § 8 ust. 5 Instrukcji obiegu dowodów księgowych. Na listach płac brak było ponadto podpisu pracownika odpowiedzialnego za kadry, stosownie do postanowień § 19 ust. 7 ww. Instrukcji obiegu dowodów księgowych. Stwierdzono także przypadki braku zatwierdzenia list do wypłaty – strona 82 protokołu kontroli.
3. Polecenia wyjazdu służbowego nie były sprawdzane pod względem merytorycznym, brak było imiennych pieczątek osób sprawdzających pod względem formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzających do wypłaty (nieczytelne podpisy) – strona 89 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej w przypadku czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, co wymagane było przez art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – strony 16, 35, 77, 106 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono przypadki niewłaściwego zaklasyfikowania kosztów podróży służbowych w § 4300, co było niezgodne z klasyfikacją paragrafów wydatków, stanowiącą załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 22 kwietnia 2003 roku). Z dniem 22 kwietnia 2003 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. 68, poz. 634 z późn. zm.) – strona 89 protokołu kontroli.
6. Nieprawidłowo klasyfikowano dochody z tytułu sprzedaży składników majątkowych Gminy - w § 077 zamiast w § 084 oraz wpływy z dzierżawy mienia w § 047 zamiast w § 075, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - strony 54-55 protokołu kontroli.
7. Nieprawidłowe klasyfikowano dochody z tytułu opłat za zezwolenia na zajęcie pasa drogowego - w § 069, zamiast w § 097, co było niezgodne z przepisami ww. rozporządzeń Ministra Finansów - strona 63 protokołu kontroli.
8. Wszystkie listy wypłat diet - objęte kontrolą - nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym. Stwierdzono także przypadki braku kontroli formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenia do wypłaty. Na rachunkach nie zamieszczano imiennych pieczątek kierownika jednostki i głównego księgowego zatwierdzających środki do wypłaty, ponadto ze złożonych na listach płac nieczytelnych podpisów nie wynikało, kto dokonuje kontroli formalno-rachunkowej – strona 91 protokołu kontroli.
9. Nie zachowano w latach 2001 - 2003 terminów przekazania środków na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, tj. do dnia 30 września, przy czym 75% równowartości odpisu do dnia 31 maja, co było niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity opublikowany w Dz.U z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) – strona 93 protokołu kontroli.
W zakresie systemu ewidencji księgowej
1. Nie zaewidencjonowano w urządzeniach księgowych, na dzień 31 grudnia 2001 roku, kwoty 15.000,90 zł znajdującej się na rachunku bankowym o numerze 13-3610-201-1. Nie zapewnienie ciągłości zapisów w księgach rachunkowych poprzez nie wprowadzenie do ewidencji konta 139 kwoty 15.000,90 zł (zabezpieczenia należytego wykonania robót) stanowiło naruszenie art. 24 ust.3 ustawy o rachunkowości.
Ponadto brak zapisów w ewidencji księgowej odzwierciedlających stan rzeczywisty wskazuje na niewłaściwe prowadzenie ksiąg rachunkowych, co stanowiło naruszenie art. 24 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którym księgi winny być prowadzone m.in. bezbłędnie i rzetelnie – strona 11 protokołu kontroli.
2. W latach 2002 – 2003 kredyty zaciągnięte przez Gminę księgowane były na koncie 260, co niezgodne było z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - strona 12 protokołu kontroli.
3. W kartach kontowych 224 i 260, prowadzonych odpowiednio w latach 2001 i 2002, brak było zapisów charakteryzujących przeprowadzoną operację, co nie pozwalało na ustalenie stanu zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami. Postępowanie takie nie spełniało wymogów art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz postanowień ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - strona 12 protokołu kontroli.
4. Zapisy dokonywane w ewidencji środków trwałych następowały na podstawie niekompletnych druków OT (przyjęcie środka trwałego), co niezgodne było z zapisami § 14 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów zatwierdzonej przez Wójta Gminy dnia 1 stycznia 1991 roku (obowiązującej w 2001 roku) oraz § 33 Instrukcji z dnia 11 kwietnia 2002 roku w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy Rogów – strona 110 protokołu kontroli.
W zakresie przestrzegania zasad gospodarki finansowej
1. Udzielając pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, jako formy zabezpieczenia spłaty kredytów i pożyczek zaciąganych przez Gminę Rogów, Zarząd Gminy naruszył art. 92 pkt 3 w związku z art. 129 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 ust. 2 i ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – strona 15 protokołu kontroli.
2. Kontrolujące stwierdziły, że Zarząd Gminy Rogów podpisując, w dniu 13 listopada 2001 roku, umowę z wykonawcą zadania inwestycyjnego pn. "Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowościach Zacywilki-Kotulin na terenie gminy Rogów" zaciągnął zobowiązanie nie znajdujące pokrycia w kwotach wydatków zaplanowanych w budżecie Gminy na daną inwestycję. Odpowiednia kwota wydatków wprowadzona została do budżetu Gminy na podstawie uchwał Rady Gminy podjętych po zawarciu umowy - strony 30-32 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. W odniesieniu do wydanych w 2003 roku decyzji dotyczących zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego, stwierdzono naruszenie art. 13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), wskutek nieprawidłowego określania okresu stosowania zwolnienia. Zgodnie z powołanym przepisem zwolnienie powinno być stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
2. W większości przypadków w dokumentacji źródłowej dotyczącej przyznania zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntu na powiększenie, utworzenie gospodarstwa rolnego brak było oświadczeń wnioskodawców co do okoliczności wskazanych w art. 12 ust. 4 ustawy o podatku rolnym (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku; obecnie art.12 ust.5 tej ustawy). Zgodnie z powołanym przepisem w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia, jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów - strona 44 protokołu kontroli.
3. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowej nie określano kwoty umorzonych odsetek.
4. Stwierdzono nieliczne przypadki nieterminowego prowadzenia czynności windykacyjnych wobec osób zalegających z płatnością podatków, co stanowiło naruszenie przepisów: rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać go do Naczelnika Urzędu Skarbowego - strony 49-54 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży mienia komunalnego
1. Nie podawano do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazów dotyczących sprzedaży nieruchomości w siedzibie Urzędu Gminy, co wymagane było przez art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz.U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.) - strony 56 i 61 protokołu kontroli.
2. Termin wpłaty wadium w ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości określany był niezgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9; poz. 30 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetragu - strona 57 protokołu kontroli.
3. Osoby korzystające z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości nie złożyły oświadczeń o wyrażeniu zgody na cenę, ustaloną w sposób określony w ustawie, co wymagane było przez art. 34 ust. 5 ustawy o gospodarce nieruchomościami - strona 59 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Decyzje zezwalające na zajęcie odcinka pasa drogowego wydawane były – w latach 2001 – 2002 przez Wójta Gminy Lucynę Kłosińską, bez stosownego upoważnienia Zarządu Gminy, co było niezgodne z art. 21 ust. 1a ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (Dz.U. nr 14, poz. 60 z późn. zm.), gdyż zgodnie ze wskazanym przepisem to Zarząd Gminy (do dnia 27 października 2002 roku) był zarządcą dróg gminnych.
2. Do większości złożonych wniosków o wydanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego nie dołączano planów sytuacyjnych odcinka pasa drogowego określających jego wymiary, co nie spełniało wymogu wynikającego z § 2 ust.2 zdanie 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.). Ponadto wnioskodawcy nie przedstawiali celem uzgodnienia z zarządcą drogi dokumentów wymienionych w § 4 ust.1 pkt pkt 1, 2 i 3 przedmiotowego rozporządzenia tj.: projektu sposobu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, projektu organizacji ruchu drogowego i harmonogramu robót umożliwiających ich wykonanie w określonym terminie.
3. Zarządca drogi nie dopełnił obowiązku wynikającego z § 3 wyżej cytowanego rozporządzenia, polegającego na wydaniu opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, określającej warunki i terminy zajęcia.
4. Wydając zezwolenie na zajęcie pasa drogowego zarządca drogi nie określał sposobu zabezpieczenia zajmowanego odcinka pasa, okresu jego zajęcia (w decyzjach podawano jedynie ilość dni) oraz terminu uiszczenia opłaty, co naruszało § 5 ust.2 pkt 3 i pkt 6 ww. rozporządzenia. Nieokreślenie terminu wpłaty nie pozwalało na egzekwowanie należnych dochodów. Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, że w większości przypadków wpłaty z tytułu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego dokonywane były w terminach późniejszych niż daty decyzji lub daty wykonania prac. Postępowanie takie świadczy o braku kontroli w zakresie uzyskiwanych przez Gminę dochodów ze strony właściwych merytorycznie pracowników.
5. W odniesieniu do decyzji wydanych w latach 2001-2002 stwierdzono, że po zakończeniu robót w pasie drogowym nie dokonywano komisyjnego odbioru robót w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka do poprzedniego stanu użyteczności, czym naruszono wymóg zawarty w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia. Ponadto nie sporządzano również protokołów przekazania odcinka drogi, co wymagane było postanowieniami zawartymi w decyzjach.
6. Za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi, o których mowa w § 10 ww. rozporządzenia, w przypadku, gdy rzut poziomy urządzenia zajmował powierzchnię mniejszą niż 1 m2 pobierano jednorazową opłatę stanowiącą iloczyn zajętej powierzchni i stawki za 1 m2, podczas gdy § 10 ust. 3 stanowi, że w przedstawionej sytuacji pobiera się opłatę, jak za zajęcie pasa o powierzchni 1 m2.
7. Za zezwolenia wydane na zajęcie odcinka pasa drogowego po dniu 1 października 2002 roku pobrano zawyżone opłaty, które naliczane były na podstawie stawek zwaloryzowanych kwartalnie, w oparciu o § 10b ww. rozporządzenia, który uchylony został, z dniem 1 października 2002 roku, na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 sierpnia 2002 roku zmieniającego rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 150, poz. 1240) - strony 63-66 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
1. Stwierdzono niewłaściwe wyliczanie opłat dotyczących wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych (zawyżanie i zaniżanie wysokości opłat) w związku z przyjęciem do ustalenia opłaty kursu EURO z dnia innego niż dzień wydania zezwolenia, co było niezgodne z art. 111 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm. – w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku. Z tym dniem weszła w życie ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi – Dz. U. nr 167, poz. 1372). Stwierdzono także naruszenie art. 111 ust. 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku) oraz art. 111 ust. 8 przedmiotowej ustawy (w brzmieniu obowiązującym od dnia 9 listopada.2002 roku) – w związku z brakiem ustalania opłaty w wysokości proporcjonalnej w roku nabycia zezwolenia lub utraty jego ważności.
2. Stwierdzono przypadki wydawania zezwoleń przed uiszczeniem odpowiedniej opłaty, co naruszało art.111 ust. 5 ww. ustawy (w brzmieniu przed zmianami wprowadzonymi od dnia 9 listopada 2002 roku) oraz art. 111 ust. 2 przedmiotowej ustawy (w brzmieniu obowiązującym od dnia 9 listopada 2002 roku).
3. W przypadku zezwoleń wydanych w 2003 roku o numerach 1/I/B-1/2003, 2/A-1/2003, 2/I/B-2/2003, 3/I/A-2/2003, 3/I/B-3/2003 brak było opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych, stosownie do wymogu wynikającego z art. 18 ust. 3a przedmiotowej ustawy.
4. Do większości wniosków składanych w 2003 roku nie załączono dokumentów wymaganych postanowieniami art. 18 ust. 6 ww. ustawy (np. zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z rejestru przedsiębiorców). We wnioskach brak było natomiast wszystkich danych wymaganych przez art.18 ust.5 ww. ustawy.
Strony 67-69 protokołu kontroli.
W zakresie dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. Przyznanie dotacji z budżetu Gminy Rogów w 2002 roku nie zostało poprzedzone odpowiednim ogłoszeniem o konkursie ofert (publicznym zaproszeniem do składania ofert) dla organizacji pozarządowych na realizację zadań publicznych, czym naruszono art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w zakresie zasady jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty oraz postanowienia uchwały Rady Gminy nr 5/II/2000 z dnia 17 marca 2000 roku w sprawie: trybu postępowania o udzielenie dotacji celowych na wykonywanie zadań zleconych przez Gminę podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych oraz sposobu rozliczania i kontroli wykorzystania.
2. Dotacje przyznane zostały na podstawie pism złożonych przez GKS "Pogoń" w wymaganym terminie, które nie spełniały wymogów określonych w art.25 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. W piśmie z dnia 15 listopada 2001 roku klub zwrócił się z prośbą o zabezpieczenie w budżecie Gminy dotacji w kwocie 35.000 zł, załączając plan wydatków na 2002 rok. W piśmie z dnia 25 października 2002 roku klub wnioskował o ujęcie w budżecie Gminy na 2003 rok dotacji, w wysokości, 36.000 zł, z przeznaczeniem na prowadzenie działalności statutowej. W związku z powyższym należy wskazać, że przekazanie dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz podmiotu niepublicznego powinno być powiązane z powierzeniem zdania publicznego. Art.118 ustawy o finansach publicznych nie dawał podstawy do udzielania dotacji podmiotowych – przeznaczonych na pokrywanie kosztów działalności danego podmiotu. Jak wynika jednakże z treści powołanych wniosków dotyczyły one właśnie udzielenia dotacji o takim charakterze.
3. W umowach dotyczących dotacji dla GKS "POGOŃ" brak było opisu zadania zleconego przez Gminę Rogów, na realizację, którego dotacja została przyznana. W umowie z dnia 9 kwietnia 2001 roku wskazano, że klub zobowiązuje się do prowadzenia działalności sportowej, przez prowadzenie zajęć piłkarskich, organizowanie meczy piłkarskich i uczestniczenie w zawodach IV ligi oraz Pucharu Polski. W umowie z dnia 30 kwietnia 2002 roku wyspecyfikowano wydatki klubu, na które miała zostać przeznaczona dotacja (m.in. opłaty statutowe OZPN w Łodzi, organizacja rozgrywek piłkarskich w ramach V ligi prowadzonej przez OZPN w Łodzi). Z powyższego wynika, że w ten sposób dofinansowano działalność podmiotu nie zaliczonego do sektora finansów publicznych, w tym przypadku będącego stowarzyszeniem, podczas gdy zarówno z art. 118 ust.1 ustawy o finansach publicznych, jak i pkt 2 załącznika nr 1 do ww. uchwały nr 5/II/2000 Rady Gminy w Rogowie z dnia 17 marca 2000 roku wynikało wyraźnie, że dotacja może być przyznana na realizację zadań publicznych (własnych} Gminy. W powołanych umowach zadania takie nie zostały określone, w szczególności trudno przyjąć, że zadaniem własnym gminy jest udział w rozgrywkach piłkarskich organizowanych przez Okręgowe Związki Piłki Nożnej.
4. Nie przestrzegano zasady jawności rozliczenia dotacji - wynikającej z art. 118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, której dotyczyły także postanowienia ww. uchwały Rady Gminy.
5. W większości przypadków na dokumentach przedłożonych w ramach rozliczeń brak było adnotacji o kontroli formalno-rachunkowej oraz adnotacji o wydatkowaniu środków zgodnie z procedurami określonymi przepisami ustawy o zamówieniach publicznych. Stowarzyszenie nie składało również sprawozdań z wykorzystania dotacji za każde półrocze 2002 i I półrocze 2003 roku, co wymagane było postanowieniami zawartych umów.
Strony 75-78 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków osobowych
1. Zaniżono stawki wynagrodzenia zasadniczego dla pracownika zatrudnionego w Urzędzie na stanowisku woźnej, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 61, poz. 707 z późn. zm. – obowiązującego do dnia 25 lutego 2003 roku) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 33, poz. 264), którego przepisy mają zastosowanie do wynagrodzeń należnych od dnia 1 stycznia 2003 roku – strona 81 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadek przyznania zawyżonej kategorii zaszeregowania, tj. XIV dla pracownika zatrudnionego na stanowisku podinspektora, co było niezgodne z przepisami ww. rozporządzeń Rady Ministrów, według których dla danego stanowiska przewidziano kategorie zaszeregowania od X do XIII – strona 81 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono przypadek przyznania dodatku specjalnego w grudniu 2001 roku, w związku z okresowym zwiększeniem obowiązków służbowych dla pracownika obsługi, co było niezgodne z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia z dnia 26 lipca 2000 roku, zgodnie z którym możliwość przyznania dodatku specjalnego nie dotyczyła pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi – strona 82 protokołu kontroli.
4. W angażu nr OU 1120/2/03 z dnia 2 maja 2003 roku, zmieniającym wynagrodzenie zastępcy głównego księgowego nie określono terminu przyznania dodatku specjalnego, co nie spełniało wymogu wynikającego z § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia z dnia 11 lutego 2003 roku, zgodnie z którym dodatek specjalny może być przyznany na czas określony, nie dłuższy niż rok – strona 82 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego ustalenia okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej - strona 84 protokołu kontroli.
6. Wypłata nagrody jubileuszowej, nabytej przez pracownika z dniem 20 października 2002 roku, nastąpiła w dniu 16 grudnia 2002 roku, co stanowiło naruszenie § 11 ust.6 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, stosownie do którego nagrodę powinno się wypłacić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody - strona 85 protokołu kontroli.
7. W aktach osobowych pracowników brak było odpowiednich pism dotyczących przyznania oraz wysokości premii, co było niezgodnie z § 6 Regulaminu premiowania obowiązującego w Urzędzie Gminy - strona 86 protokołu kontroli.
8. Nieprawidłowo wyliczano ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, tj. w oparciu o wskaźnik przyjęty dla roku, w którym dokonano wypłaty, co było niezgodne z postanowieniami § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.) – strona 87 protokołu kontroli.
9. Stwierdzono przypadki nie podawania w poleceniach wyjazdu służbowego dokładnego terminu odbycia podróży oraz rozliczania kosztów wyjazdu w dniach nie pokrywających się z terminem oddelegowania - strony 88-89 protokołu kontroli.
W zakresie przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowościach Zacywilki-Kotulin stwierdzono:
- zamawiający nie wezwał oferentów do złożenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – w sposób określony przez art. 22 ust. 5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z póżn. zm.). Zamawiający nie sporządził wykazu uczestników postępowania oraz osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego, co wymagane było przez art. 22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych. Wzywając do złożenia oświadczenia na spotkaniu w dniu otwarcia ofert zamawiający nie zachował formy pisemnej, co wymagane było art. 21 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zażądał dokumentów potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych, do czego zobowiązany był na podstawie art.22 ust.4 ww. ustawy. Stosownie do zapisów art. 35 ust. 1 pkt 3 przedmiotowej ustawy w specyfikacji istotnych warunków zamówienia powinna być zawarta informacja o dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania wymaganych warunków,
- wniesione przez wykonawcę zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustalone zostało od wynagrodzenia umownego netto, mimo że zgodnie z zapisami pkt 27 specyfikacji istotnych warunków zamówienia zabezpieczenie należytego wykonania umowy określone zostało w wysokości 10% wartości ceny ofertowej brutto.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia poniżej 30.000 EURO, na opracowanie dokumentacji technicznej wraz z kosztorysem inwestorskim dotyczącym wykonania sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowościach Zacywilki-Kotulin stwierdzono:
- w ogłoszeniu o przetargu zamawiający nie wskazał terminu realizacji zamówienia publicznego, co wymagane było przez art. 30 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych,
- ogłoszenie o wyniku przetargu nie zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, co naruszało art. 50 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie doręczył wybranemu oferentowi zawiadomienia o wyborze oferty, określającego termin zawarcia umowy – co winien uczynić niezwłocznie, stosownie do zapisów art. 51 ust. 2 ww. ustawy.
W zakresie ewidencji majątku Gminy
1. Nie prowadzono bieżąco ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. Postępowanie takie nie spełniało wymogu art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe winny być prowadzone m.in. rzetelnie, sprawdzalnie i na bieżąco – strona 111 protokołu kontroli.
2. Umorzenia środków trwałych zaszeregowanych do II, IV, VII i VIII grupy rodzajowej – drogi, zespoły komputerowe, środki transportu i maszyny biurowe dokonywano na podstawie niewłaściwej stawki, której wysokość nie była zgodna z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącym załącznik do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity opublikowany w Dz.U. z 2000 r., nr 54, poz.654 z późn. zm.) – strona 111 protokołu kontroli.
3. Zapisy dokonane w przedłożonych księgach rachunkowych poprawiane były za pomocą korektora, co niezgodne było z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości - strona 109 protokołu kontroli.
4. Prowadzono ewidencję środków trwałych pozostałych w sposób nie pozwalający na ustalenie stanu na koniec roku - strona 108 protokołu kontroli.
5. W prowadzonej ewidencji analitycznej środków trwałych w używaniu nie wskazywano numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę do zaewidencjonowania oraz miejsca przeznaczenia (użytkowania) środka - strona 108 protokołu kontroli.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej w 2002 roku stwierdzono, co następuje:
1. W zarządzeniu Wójta Gminy Rogów o przeprowadzeniu inwentaryzacji nie określono terminu złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych (§ 4 ust. 5 pkt 9 Instrukcji inwentaryzacyjnej ).
2. Zespół spisowy wyznaczony został przez przewodniczącego Komisji, co niezgodne było z postanowieniami § 4 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej, stosownie do których skład zespołu spisowego ustala zarządzeniem kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego Komisji.
3. Spośród członków Komisji przewodniczący nie wyznaczył swojego zastępcy oraz sekretarza (§ 4 ust. 5 pkt 2 Instrukcji).
4. Nie wyznaczono terminu przekazania przewodniczącemu Komisji arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, co nie pozwoliło na dochowanie terminu oddania arkuszy przez zespół spisowy (§ 4 ust. 6 pkt 4 Instrukcji).
5. Na arkuszach spisowych, pod ostatnią pozycją nie zamieszczano klauzuli o treści "Niniejszy arkusz zawiera pozycje od 1 do …", co wymagane było zapisem § 5 ust. 12 Instrukcji inwentaryzacyjnej. Ponadto na arkuszach nie zamieszczano daty, według której został przeprowadzony spis (§ 5 ust. 1 pkt 2 ww. Instrukcji).
6. Na niektórych arkuszach spisowych błędy poprawiane były za pomocą korektora, co było niezgodne z § 5 ust. 4 ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej.
7. Na arkuszach spisowych od nr 26 do nr 30 brak było podpisów osoby wyceniającej.
8. Na arkuszach spisowych brak było podpisów osoby sprawdzającej. Zgodnie z postanowieniami § 11 ust. 2 ww. Instrukcji, kontrola arkuszy spisowych pod względem formalnym winna być dokonana przez przewodniczącego Komisji.
9. W czasie trwania inwentaryzacji przewodniczący Komisji nie dokonywał wyrywkowej kontroli kompletności, rzetelności i prawidłowości spisów (brak protokołu z przeprowadzonej kontroli), co niezgodne było z zapisami § 4 ust. 5 pkt 8 oraz § 8 ust. 2 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
10. Po zakończonym spisie osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe nie złożyły oświadczeń końcowych, co do przebiegu dokonanego spisu z natury.
11. Wartość spisanych w ramach inwentaryzacji środków trwałych nie zgadzała się z kwotą wykazaną w protokole z rozliczenia inwentaryzacji.
12. Kierownik jednostki nie zatwierdził wyników inwentaryzacji, co wymagane było przez § 11 ust. 5 ww. Instrukcji.
Strony 113-116 protokołu kontroli.
Informując o powyższym proszę o podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżeniu powstawania ich w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Lodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Uaktualnić Regulamin organizacyjny, mając na uwadze, w szczególności, zmiany wprowadzone z dniem 27 października 2002 roku do ustawy o samorządzie gminnym (na mocy ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta – Dz. U. nr 113, poz. 984 z późn. zm.).
2. Opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
3. Opracować zasady stosowania rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
4. Uzupełnić zakładowy plan kont, poprzez określenie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, zgodnie z wymogami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" ustawy o rachunkowości. W postanowieniach zakładowego planu kont uwzględnić przepisy, obowiązującego od dnia 1 stycznia 2002 roku, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. Uzupełnić obowiązujące w Urzędzie Gminy procedury wewnętrznej kontroli finansowej uwzględniając zakres kontroli wynikający z art. 35a ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
6. Przestrzegać procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych ustalonych wewnętrznymi uregulowaniami obowiązującymi w jednostce. Zapewnić sprawdzanie pod względem merytorycznym wniosków o zaliczkę, poleceń wyjazdu służbowego oraz list płac, list wypłat nagród i diet dla radnych.
7. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
8. Przestrzegać zasad klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych w zakresie wpływów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego, sprzedaży i dzierżawy mienia oraz wydatków poniesionych z tytułu podróży służbowych, stosownie do przepisów rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
9. Zapewnić przestrzeganie terminów przekazywania środków na rachunek Funduszu Świadczeń Socjalnych określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
10. Ewidencjonować kredyty zaciągane przez Gminę na koncie 134 (dla budżetu) stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
11. Przestrzegać art. 23 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji.
12. Zapewnić przestrzeganie wewnętrznych regulacji, co do dokumentów na podstawie których następuje przyjęcie przedmiotów majątkowych na stan środków trwałych.
13. Zaniechać ustalania w umowach dotyczących zaciągania kredytów i pożyczek pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy formy zabezpieczenia zaciągniętego zobowiązania.
14. Przestrzegać art.12 ust.3 w zw. z art. 13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, stosownie do których okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego (zwolnienie określone w art.12 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego albo ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów. Zwolnienie to stosuje się jednakże od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
15. Dokumentować w ramach prowadzonego postępowania podatkowego o udzielenie ulgi z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego okoliczności wskazane w art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym.
16. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
17. Informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu Gminy podawać do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
18. W ogłoszeniach o przetargach dotyczących sprzedaży nieruchomości ustalać termin wpłaty wadium zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
19. Przestrzegać art.34 ust.5 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym osoby wymienione w art.34 ust.1 i ust.6 ww. ustawy korzystają z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości, jeżeli złożą oświadczenie, że wyrażają zgodę na cenę, ustaloną w sposób określony w ww. ustawie.
20. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
21. Opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi o powierzchni mniejszej niż 1 m2 pobierać w wysokości określonej w § 10 ust.3 wskazanego rozporządzenia, tzn. jak za obiekt, którego rzut poziomy zajmowałby powierzchnię 1 m2.
22. Pobierać opłaty za zajęcie pasa drogowego na podstawie prawidłowych stawek - zaniechać ich waloryzacji na podstawie § 10b ww. rozporządzenia, który to przepis utracił moc obowiązującą z dniem 1 października 2002 roku.
23. Przy wydawaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przepisami ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
24. Udzielając dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysków przestrzegać postanowień art. 25 ust.2 i art. 92 pkt 5 ustawy z dnia o finansach publicznych. Jednocześnie, w zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, RIO w Łodzi zwraca uwagę na – obowiązującą od dnia 1 stycznia 2004 roku – zmianę art.118 ustawy o finansach publicznych, wprowadzoną na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874).
25. Wysokość wynagrodzenia zasadniczego oraz stawek kategorii zaszeregowania ustalać zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
26. Zaniechać przyznawania dodatków specjalnych pracownikom na stanowiskach pomocniczych i obsługi, zgodnie z § 8 ust.4 ww. rozporządzenia. Przyznając dodatek specjalny pozostałym pracownikom określać czas na jaki został on ustalony.
27. Prawidłowo ustalać okresy pracy uprawniające do otrzymania nagrody jubileuszowej oraz przestrzegać terminu ich wypłat.
28. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wyliczać stosownie do postanowień § 19 rozporządzenia ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
29. Zapewnić dokładne wskazywanie w poleceniach wyjazdu służbowego terminu odbycia podróży oraz zapewnić, aby termin na który wystawia się polecenie wyjazdu odpowiadał faktycznemu pobytowi pracownika w podróży służbowej.
30. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, a w szczególności:
- art. 22 ust. 4 ustawy, w zakresie żądania od oferentów potwierdzenia spełniania warunków określonych w art. 22 ust. 2 ustawy,
- art. 30 ustawy, określającego informacje, które winny być zawarte w ogłoszeniu o przetargu,
- art. 35 ust. 1 ustawy określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art. 51 ust. 2 ustawy, nakazującego powiadomić wybranego w postępowaniu oferenta o terminie zawarcia umowy;
31. W księgach inwentarzowych prowadzonych dla pozostałych środków trwałych wskazywać numer dowodu księgowego stanowiącego podstawę do zaewidencjonowania oraz miejsce przeznaczenia (użytkowania) środków trwałych w używaniu. Środki pozostałe ujmować w księgach w sposób pozwalający na ustalenie ich stanu na koniec roku.
32. Zapisy w księgach rachunkowych poprawiać zgodnie z zasadami określonymi w art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
33. Dokonywać odpisów umorzeniowych w oparciu o stawki określone w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
34. Przeprowadzać inwentaryzację składników majątkowych zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Rogów
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Rogów
3. aa
Łódź, dnia 29 października 2003 r.
Pan
TADEUSZ NIEWĘGŁOWSKI
Wójt
Gminy Rogów
WK-0915/70/2003
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Gminie Rogów stwierdzono następujące nieprawidłowości:
W zakresie unormowań wewnętrznych
1. W Regulaminie organizacyjnym nie uwzględniono zmian, które winny być wprowadzone w związku ze zmianami obowiązujących przepisów – strona 4 protokołu kontroli.
2. W Urzędzie Gminy nie opracowano zasad stosowania rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, o których mowa w § 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.). Zgodnie z § 9 ust.1 ww. rozporządzenia ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu – strona 17 protokołu kontroli.
3. W zakładowym planie kont ustalonym dla Urzędu Gminy nie określono zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity opublikowany w Dz.U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 z późn. zm. - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku) oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752) - strony 17-18 protokołu kontroli.
4. Nie opracowano pełnej dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, a w szczególności: wykazu ksiąg rachunkowych oraz wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem struktury i wzajemnych powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego m.in. wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z zasadami ochrony danych, który to obowiązek wynikał z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "b" i lit. "c" oraz art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku).
Brak aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości stanowił naruszenie postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości - strony 17-18 protokołu kontroli.
W zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej
1. Stwierdzono przypadki braku przestrzegania procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, ustalonych w zarządzeniu nr 2A/2002 Wójta Gminy z dnia 4 marca 2002 roku w sprawie kontroli wewnętrznej gospodarki finansami publicznymi oraz w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych – obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku – strony 74, 82, 84, 85, 89, 96, 97, 107 protokołu kontroli.
2. Wewnętrzne procedury kontroli finansowej nie zostały zmienione w związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2002 roku nowych unormowań w tym zakresie. Zgodnie z art.35a ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148) procedury kontroli finansowej w jednostce sektora finansów publicznych powinny objęć procesy związane z gromadzeniem dochodów, ich rozdysponowaniem oraz gospodarowaniem mieniem (nie tylko dokonywaniem wydatków) - strona 7 protokołu kontroli.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Stwierdzono przypadki braku sprawdzenia wniosków o zaliczkę pod względem merytorycznym i nie określenia terminu rozliczenia zaliczki – strony 25-26 protokołu kontroli.
2. Na poddanych kontroli listach płac i listach wypłat nagród nie zamieszczano klasyfikacji działu i rozdziału, w którym dokonano wydatku, co nie spełniało wymogu wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych winno nastąpić poprzez wskazanie sposobu jego ujęcia (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ponadto na listach płac brak było klauzuli "sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ....", co wymagane było przez pkt 5 zarządzenia wewnętrznego nr 2A/2002 Wójta Gminy w Rogowie z dnia 4 marca 2002 roku w sprawie kontroli wewnętrznej gospodarki finansami publicznymi oraz przez § 8 ust. 5 Instrukcji obiegu dowodów księgowych. Na listach płac brak było ponadto podpisu pracownika odpowiedzialnego za kadry, stosownie do postanowień § 19 ust. 7 ww. Instrukcji obiegu dowodów księgowych. Stwierdzono także przypadki braku zatwierdzenia list do wypłaty – strona 82 protokołu kontroli.
3. Polecenia wyjazdu służbowego nie były sprawdzane pod względem merytorycznym, brak było imiennych pieczątek osób sprawdzających pod względem formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzających do wypłaty (nieczytelne podpisy) – strona 89 protokołu kontroli.
4. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej w przypadku czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, co wymagane było przez art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – strony 16, 35, 77, 106 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono przypadki niewłaściwego zaklasyfikowania kosztów podróży służbowych w § 4300, co było niezgodne z klasyfikacją paragrafów wydatków, stanowiącą załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm. - obowiązujące do dnia 22 kwietnia 2003 roku). Z dniem 22 kwietnia 2003 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. 68, poz. 634 z późn. zm.) – strona 89 protokołu kontroli.
6. Nieprawidłowo klasyfikowano dochody z tytułu sprzedaży składników majątkowych Gminy - w § 077 zamiast w § 084 oraz wpływy z dzierżawy mienia w § 047 zamiast w § 075, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - strony 54-55 protokołu kontroli.
7. Nieprawidłowe klasyfikowano dochody z tytułu opłat za zezwolenia na zajęcie pasa drogowego - w § 069, zamiast w § 097, co było niezgodne z przepisami ww. rozporządzeń Ministra Finansów - strona 63 protokołu kontroli.
8. Wszystkie listy wypłat diet - objęte kontrolą - nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym. Stwierdzono także przypadki braku kontroli formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenia do wypłaty. Na rachunkach nie zamieszczano imiennych pieczątek kierownika jednostki i głównego księgowego zatwierdzających środki do wypłaty, ponadto ze złożonych na listach płac nieczytelnych podpisów nie wynikało, kto dokonuje kontroli formalno-rachunkowej – strona 91 protokołu kontroli.
9. Nie zachowano w latach 2001 - 2003 terminów przekazania środków na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, tj. do dnia 30 września, przy czym 75% równowartości odpisu do dnia 31 maja, co było niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity opublikowany w Dz.U z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) – strona 93 protokołu kontroli.
W zakresie systemu ewidencji księgowej
1. Nie zaewidencjonowano w urządzeniach księgowych, na dzień 31 grudnia 2001 roku, kwoty 15.000,90 zł znajdującej się na rachunku bankowym o numerze 13-3610-201-1. Nie zapewnienie ciągłości zapisów w księgach rachunkowych poprzez nie wprowadzenie do ewidencji konta 139 kwoty 15.000,90 zł (zabezpieczenia należytego wykonania robót) stanowiło naruszenie art. 24 ust.3 ustawy o rachunkowości.
Ponadto brak zapisów w ewidencji księgowej odzwierciedlających stan rzeczywisty wskazuje na niewłaściwe prowadzenie ksiąg rachunkowych, co stanowiło naruszenie art. 24 ust. 1 ww. ustawy, zgodnie z którym księgi winny być prowadzone m.in. bezbłędnie i rzetelnie – strona 11 protokołu kontroli.
2. W latach 2002 – 2003 kredyty zaciągnięte przez Gminę księgowane były na koncie 260, co niezgodne było z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - strona 12 protokołu kontroli.
3. W kartach kontowych 224 i 260, prowadzonych odpowiednio w latach 2001 i 2002, brak było zapisów charakteryzujących przeprowadzoną operację, co nie pozwalało na ustalenie stanu zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami. Postępowanie takie nie spełniało wymogów art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz postanowień ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - strona 12 protokołu kontroli.
4. Zapisy dokonywane w ewidencji środków trwałych następowały na podstawie niekompletnych druków OT (przyjęcie środka trwałego), co niezgodne było z zapisami § 14 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów zatwierdzonej przez Wójta Gminy dnia 1 stycznia 1991 roku (obowiązującej w 2001 roku) oraz § 33 Instrukcji z dnia 11 kwietnia 2002 roku w sprawie obiegu dowodów księgowych w Urzędzie Gminy Rogów – strona 110 protokołu kontroli.
W zakresie przestrzegania zasad gospodarki finansowej
1. Udzielając pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, jako formy zabezpieczenia spłaty kredytów i pożyczek zaciąganych przez Gminę Rogów, Zarząd Gminy naruszył art. 92 pkt 3 w związku z art. 129 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 ust. 2 i ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – strona 15 protokołu kontroli.
2. Kontrolujące stwierdziły, że Zarząd Gminy Rogów podpisując, w dniu 13 listopada 2001 roku, umowę z wykonawcą zadania inwestycyjnego pn. "Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowościach Zacywilki-Kotulin na terenie gminy Rogów" zaciągnął zobowiązanie nie znajdujące pokrycia w kwotach wydatków zaplanowanych w budżecie Gminy na daną inwestycję. Odpowiednia kwota wydatków wprowadzona została do budżetu Gminy na podstawie uchwał Rady Gminy podjętych po zawarciu umowy - strony 30-32 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. W odniesieniu do wydanych w 2003 roku decyzji dotyczących zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego, stwierdzono naruszenie art. 13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), wskutek nieprawidłowego określania okresu stosowania zwolnienia. Zgodnie z powołanym przepisem zwolnienie powinno być stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
2. W większości przypadków w dokumentacji źródłowej dotyczącej przyznania zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntu na powiększenie, utworzenie gospodarstwa rolnego brak było oświadczeń wnioskodawców co do okoliczności wskazanych w art. 12 ust. 4 ustawy o podatku rolnym (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku; obecnie art.12 ust.5 tej ustawy). Zgodnie z powołanym przepisem w razie nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia, jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów - strona 44 protokołu kontroli.
3. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowej nie określano kwoty umorzonych odsetek.
4. Stwierdzono nieliczne przypadki nieterminowego prowadzenia czynności windykacyjnych wobec osób zalegających z płatnością podatków, co stanowiło naruszenie przepisów: rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 - stan prawny do dnia 3 sierpnia 2001 roku); rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać go do Naczelnika Urzędu Skarbowego - strony 49-54 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży mienia komunalnego
1. Nie podawano do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazów dotyczących sprzedaży nieruchomości w siedzibie Urzędu Gminy, co wymagane było przez art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz.U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.) - strony 56 i 61 protokołu kontroli.
2. Termin wpłaty wadium w ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości określany był niezgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. nr 9; poz. 30 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetragu - strona 57 protokołu kontroli.
3. Osoby korzystające z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości nie złożyły oświadczeń o wyrażeniu zgody na cenę, ustaloną w sposób określony w ustawie, co wymagane było przez art. 34 ust. 5 ustawy o gospodarce nieruchomościami - strona 59 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Decyzje zezwalające na zajęcie odcinka pasa drogowego wydawane były – w latach 2001 – 2002 przez Wójta Gminy Lucynę Kłosińską, bez stosownego upoważnienia Zarządu Gminy, co było niezgodne z art. 21 ust. 1a ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (Dz.U. nr 14, poz. 60 z późn. zm.), gdyż zgodnie ze wskazanym przepisem to Zarząd Gminy (do dnia 27 października 2002 roku) był zarządcą dróg gminnych.
2. Do większości złożonych wniosków o wydanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego nie dołączano planów sytuacyjnych odcinka pasa drogowego określających jego wymiary, co nie spełniało wymogu wynikającego z § 2 ust.2 zdanie 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.). Ponadto wnioskodawcy nie przedstawiali celem uzgodnienia z zarządcą drogi dokumentów wymienionych w § 4 ust.1 pkt pkt 1, 2 i 3 przedmiotowego rozporządzenia tj.: projektu sposobu zabezpieczenia terenu pasa drogowego zgodnie z wymogami bezpieczeństwa ruchu drogowego, projektu organizacji ruchu drogowego i harmonogramu robót umożliwiających ich wykonanie w określonym terminie.
3. Zarządca drogi nie dopełnił obowiązku wynikającego z § 3 wyżej cytowanego rozporządzenia, polegającego na wydaniu opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, określającej warunki i terminy zajęcia.
4. Wydając zezwolenie na zajęcie pasa drogowego zarządca drogi nie określał sposobu zabezpieczenia zajmowanego odcinka pasa, okresu jego zajęcia (w decyzjach podawano jedynie ilość dni) oraz terminu uiszczenia opłaty, co naruszało § 5 ust.2 pkt 3 i pkt 6 ww. rozporządzenia. Nieokreślenie terminu wpłaty nie pozwalało na egzekwowanie należnych dochodów. Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, że w większości przypadków wpłaty z tytułu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego dokonywane były w terminach późniejszych niż daty decyzji lub daty wykonania prac. Postępowanie takie świadczy o braku kontroli w zakresie uzyskiwanych przez Gminę dochodów ze strony właściwych merytorycznie pracowników.
5. W odniesieniu do decyzji wydanych w latach 2001-2002 stwierdzono, że po zakończeniu robót w pasie drogowym nie dokonywano komisyjnego odbioru robót w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka do poprzedniego stanu użyteczności, czym naruszono wymóg zawarty w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia. Ponadto nie sporządzano również protokołów przekazania odcinka drogi, co wymagane było postanowieniami zawartymi w decyzjach.
6. Za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi, o których mowa w § 10 ww. rozporządzenia, w przypadku, gdy rzut poziomy urządzenia zajmował powierzchnię mniejszą niż 1 m2 pobierano jednorazową opłatę stanowiącą iloczyn zajętej powierzchni i stawki za 1 m2, podczas gdy § 10 ust. 3 stanowi, że w przedstawionej sytuacji pobiera się opłatę, jak za zajęcie pasa o powierzchni 1 m2.
7. Za zezwolenia wydane na zajęcie odcinka pasa drogowego po dniu 1 października 2002 roku pobrano zawyżone opłaty, które naliczane były na podstawie stawek zwaloryzowanych kwartalnie, w oparciu o § 10b ww. rozporządzenia, który uchylony został, z dniem 1 października 2002 roku, na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 sierpnia 2002 roku zmieniającego rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 150, poz. 1240) - strony 63-66 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
1. Stwierdzono niewłaściwe wyliczanie opłat dotyczących wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych (zawyżanie i zaniżanie wysokości opłat) w związku z przyjęciem do ustalenia opłaty kursu EURO z dnia innego niż dzień wydania zezwolenia, co było niezgodne z art. 111 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm. – w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku. Z tym dniem weszła w życie ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi – Dz. U. nr 167, poz. 1372). Stwierdzono także naruszenie art. 111 ust. 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2002 roku) oraz art. 111 ust. 8 przedmiotowej ustawy (w brzmieniu obowiązującym od dnia 9 listopada.2002 roku) – w związku z brakiem ustalania opłaty w wysokości proporcjonalnej w roku nabycia zezwolenia lub utraty jego ważności.
2. Stwierdzono przypadki wydawania zezwoleń przed uiszczeniem odpowiedniej opłaty, co naruszało art.111 ust. 5 ww. ustawy (w brzmieniu przed zmianami wprowadzonymi od dnia 9 listopada 2002 roku) oraz art. 111 ust. 2 przedmiotowej ustawy (w brzmieniu obowiązującym od dnia 9 listopada 2002 roku).
3. W przypadku zezwoleń wydanych w 2003 roku o numerach 1/I/B-1/2003, 2/A-1/2003, 2/I/B-2/2003, 3/I/A-2/2003, 3/I/B-3/2003 brak było opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych, stosownie do wymogu wynikającego z art. 18 ust. 3a przedmiotowej ustawy.
4. Do większości wniosków składanych w 2003 roku nie załączono dokumentów wymaganych postanowieniami art. 18 ust. 6 ww. ustawy (np. zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z rejestru przedsiębiorców). We wnioskach brak było natomiast wszystkich danych wymaganych przez art.18 ust.5 ww. ustawy.
Strony 67-69 protokołu kontroli.
W zakresie dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. Przyznanie dotacji z budżetu Gminy Rogów w 2002 roku nie zostało poprzedzone odpowiednim ogłoszeniem o konkursie ofert (publicznym zaproszeniem do składania ofert) dla organizacji pozarządowych na realizację zadań publicznych, czym naruszono art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w zakresie zasady jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty oraz postanowienia uchwały Rady Gminy nr 5/II/2000 z dnia 17 marca 2000 roku w sprawie: trybu postępowania o udzielenie dotacji celowych na wykonywanie zadań zleconych przez Gminę podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych oraz sposobu rozliczania i kontroli wykorzystania.
2. Dotacje przyznane zostały na podstawie pism złożonych przez GKS "Pogoń" w wymaganym terminie, które nie spełniały wymogów określonych w art.25 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. W piśmie z dnia 15 listopada 2001 roku klub zwrócił się z prośbą o zabezpieczenie w budżecie Gminy dotacji w kwocie 35.000 zł, załączając plan wydatków na 2002 rok. W piśmie z dnia 25 października 2002 roku klub wnioskował o ujęcie w budżecie Gminy na 2003 rok dotacji, w wysokości, 36.000 zł, z przeznaczeniem na prowadzenie działalności statutowej. W związku z powyższym należy wskazać, że przekazanie dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz podmiotu niepublicznego powinno być powiązane z powierzeniem zdania publicznego. Art.118 ustawy o finansach publicznych nie dawał podstawy do udzielania dotacji podmiotowych – przeznaczonych na pokrywanie kosztów działalności danego podmiotu. Jak wynika jednakże z treści powołanych wniosków dotyczyły one właśnie udzielenia dotacji o takim charakterze.
3. W umowach dotyczących dotacji dla GKS "POGOŃ" brak było opisu zadania zleconego przez Gminę Rogów, na realizację, którego dotacja została przyznana. W umowie z dnia 9 kwietnia 2001 roku wskazano, że klub zobowiązuje się do prowadzenia działalności sportowej, przez prowadzenie zajęć piłkarskich, organizowanie meczy piłkarskich i uczestniczenie w zawodach IV ligi oraz Pucharu Polski. W umowie z dnia 30 kwietnia 2002 roku wyspecyfikowano wydatki klubu, na które miała zostać przeznaczona dotacja (m.in. opłaty statutowe OZPN w Łodzi, organizacja rozgrywek piłkarskich w ramach V ligi prowadzonej przez OZPN w Łodzi). Z powyższego wynika, że w ten sposób dofinansowano działalność podmiotu nie zaliczonego do sektora finansów publicznych, w tym przypadku będącego stowarzyszeniem, podczas gdy zarówno z art. 118 ust.1 ustawy o finansach publicznych, jak i pkt 2 załącznika nr 1 do ww. uchwały nr 5/II/2000 Rady Gminy w Rogowie z dnia 17 marca 2000 roku wynikało wyraźnie, że dotacja może być przyznana na realizację zadań publicznych (własnych} Gminy. W powołanych umowach zadania takie nie zostały określone, w szczególności trudno przyjąć, że zadaniem własnym gminy jest udział w rozgrywkach piłkarskich organizowanych przez Okręgowe Związki Piłki Nożnej.
4. Nie przestrzegano zasady jawności rozliczenia dotacji - wynikającej z art. 118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, której dotyczyły także postanowienia ww. uchwały Rady Gminy.
5. W większości przypadków na dokumentach przedłożonych w ramach rozliczeń brak było adnotacji o kontroli formalno-rachunkowej oraz adnotacji o wydatkowaniu środków zgodnie z procedurami określonymi przepisami ustawy o zamówieniach publicznych. Stowarzyszenie nie składało również sprawozdań z wykorzystania dotacji za każde półrocze 2002 i I półrocze 2003 roku, co wymagane było postanowieniami zawartych umów.
Strony 75-78 protokołu kontroli.
W zakresie wydatków osobowych
1. Zaniżono stawki wynagrodzenia zasadniczego dla pracownika zatrudnionego w Urzędzie na stanowisku woźnej, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 61, poz. 707 z późn. zm. – obowiązującego do dnia 25 lutego 2003 roku) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 33, poz. 264), którego przepisy mają zastosowanie do wynagrodzeń należnych od dnia 1 stycznia 2003 roku – strona 81 protokołu kontroli.
2. Stwierdzono przypadek przyznania zawyżonej kategorii zaszeregowania, tj. XIV dla pracownika zatrudnionego na stanowisku podinspektora, co było niezgodne z przepisami ww. rozporządzeń Rady Ministrów, według których dla danego stanowiska przewidziano kategorie zaszeregowania od X do XIII – strona 81 protokołu kontroli.
3. Stwierdzono przypadek przyznania dodatku specjalnego w grudniu 2001 roku, w związku z okresowym zwiększeniem obowiązków służbowych dla pracownika obsługi, co było niezgodne z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia z dnia 26 lipca 2000 roku, zgodnie z którym możliwość przyznania dodatku specjalnego nie dotyczyła pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi – strona 82 protokołu kontroli.
4. W angażu nr OU 1120/2/03 z dnia 2 maja 2003 roku, zmieniającym wynagrodzenie zastępcy głównego księgowego nie określono terminu przyznania dodatku specjalnego, co nie spełniało wymogu wynikającego z § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia z dnia 11 lutego 2003 roku, zgodnie z którym dodatek specjalny może być przyznany na czas określony, nie dłuższy niż rok – strona 82 protokołu kontroli.
5. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego ustalenia okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej - strona 84 protokołu kontroli.
6. Wypłata nagrody jubileuszowej, nabytej przez pracownika z dniem 20 października 2002 roku, nastąpiła w dniu 16 grudnia 2002 roku, co stanowiło naruszenie § 11 ust.6 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, stosownie do którego nagrodę powinno się wypłacić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody - strona 85 protokołu kontroli.
7. W aktach osobowych pracowników brak było odpowiednich pism dotyczących przyznania oraz wysokości premii, co było niezgodnie z § 6 Regulaminu premiowania obowiązującego w Urzędzie Gminy - strona 86 protokołu kontroli.
8. Nieprawidłowo wyliczano ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, tj. w oparciu o wskaźnik przyjęty dla roku, w którym dokonano wypłaty, co było niezgodne z postanowieniami § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.) – strona 87 protokołu kontroli.
9. Stwierdzono przypadki nie podawania w poleceniach wyjazdu służbowego dokładnego terminu odbycia podróży oraz rozliczania kosztów wyjazdu w dniach nie pokrywających się z terminem oddelegowania - strony 88-89 protokołu kontroli.
W zakresie przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych
1. W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia powyżej 30.000 EURO, na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowościach Zacywilki-Kotulin stwierdzono:
- zamawiający nie wezwał oferentów do złożenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – w sposób określony przez art. 22 ust. 5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z póżn. zm.). Zamawiający nie sporządził wykazu uczestników postępowania oraz osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego, co wymagane było przez art. 22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych. Wzywając do złożenia oświadczenia na spotkaniu w dniu otwarcia ofert zamawiający nie zachował formy pisemnej, co wymagane było art. 21 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zażądał dokumentów potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych, do czego zobowiązany był na podstawie art.22 ust.4 ww. ustawy. Stosownie do zapisów art. 35 ust. 1 pkt 3 przedmiotowej ustawy w specyfikacji istotnych warunków zamówienia powinna być zawarta informacja o dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania wymaganych warunków,
- wniesione przez wykonawcę zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustalone zostało od wynagrodzenia umownego netto, mimo że zgodnie z zapisami pkt 27 specyfikacji istotnych warunków zamówienia zabezpieczenie należytego wykonania umowy określone zostało w wysokości 10% wartości ceny ofertowej brutto.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przedmiotu zamówienia poniżej 30.000 EURO, na opracowanie dokumentacji technicznej wraz z kosztorysem inwestorskim dotyczącym wykonania sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowościach Zacywilki-Kotulin stwierdzono:
- w ogłoszeniu o przetargu zamawiający nie wskazał terminu realizacji zamówienia publicznego, co wymagane było przez art. 30 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych,
- ogłoszenie o wyniku przetargu nie zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, co naruszało art. 50 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie doręczył wybranemu oferentowi zawiadomienia o wyborze oferty, określającego termin zawarcia umowy – co winien uczynić niezwłocznie, stosownie do zapisów art. 51 ust. 2 ww. ustawy.
W zakresie ewidencji majątku Gminy
1. Nie prowadzono bieżąco ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. Postępowanie takie nie spełniało wymogu art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe winny być prowadzone m.in. rzetelnie, sprawdzalnie i na bieżąco – strona 111 protokołu kontroli.
2. Umorzenia środków trwałych zaszeregowanych do II, IV, VII i VIII grupy rodzajowej – drogi, zespoły komputerowe, środki transportu i maszyny biurowe dokonywano na podstawie niewłaściwej stawki, której wysokość nie była zgodna z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącym załącznik do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity opublikowany w Dz.U. z 2000 r., nr 54, poz.654 z późn. zm.) – strona 111 protokołu kontroli.
3. Zapisy dokonane w przedłożonych księgach rachunkowych poprawiane były za pomocą korektora, co niezgodne było z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości - strona 109 protokołu kontroli.
4. Prowadzono ewidencję środków trwałych pozostałych w sposób nie pozwalający na ustalenie stanu na koniec roku - strona 108 protokołu kontroli.
5. W prowadzonej ewidencji analitycznej środków trwałych w używaniu nie wskazywano numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę do zaewidencjonowania oraz miejsca przeznaczenia (użytkowania) środka - strona 108 protokołu kontroli.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej inwentaryzacji przeprowadzonej w 2002 roku stwierdzono, co następuje:
1. W zarządzeniu Wójta Gminy Rogów o przeprowadzeniu inwentaryzacji nie określono terminu złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych (§ 4 ust. 5 pkt 9 Instrukcji inwentaryzacyjnej ).
2. Zespół spisowy wyznaczony został przez przewodniczącego Komisji, co niezgodne było z postanowieniami § 4 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej, stosownie do których skład zespołu spisowego ustala zarządzeniem kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego Komisji.
3. Spośród członków Komisji przewodniczący nie wyznaczył swojego zastępcy oraz sekretarza (§ 4 ust. 5 pkt 2 Instrukcji).
4. Nie wyznaczono terminu przekazania przewodniczącemu Komisji arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, co nie pozwoliło na dochowanie terminu oddania arkuszy przez zespół spisowy (§ 4 ust. 6 pkt 4 Instrukcji).
5. Na arkuszach spisowych, pod ostatnią pozycją nie zamieszczano klauzuli o treści "Niniejszy arkusz zawiera pozycje od 1 do …", co wymagane było zapisem § 5 ust. 12 Instrukcji inwentaryzacyjnej. Ponadto na arkuszach nie zamieszczano daty, według której został przeprowadzony spis (§ 5 ust. 1 pkt 2 ww. Instrukcji).
6. Na niektórych arkuszach spisowych błędy poprawiane były za pomocą korektora, co było niezgodne z § 5 ust. 4 ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej.
7. Na arkuszach spisowych od nr 26 do nr 30 brak było podpisów osoby wyceniającej.
8. Na arkuszach spisowych brak było podpisów osoby sprawdzającej. Zgodnie z postanowieniami § 11 ust. 2 ww. Instrukcji, kontrola arkuszy spisowych pod względem formalnym winna być dokonana przez przewodniczącego Komisji.
9. W czasie trwania inwentaryzacji przewodniczący Komisji nie dokonywał wyrywkowej kontroli kompletności, rzetelności i prawidłowości spisów (brak protokołu z przeprowadzonej kontroli), co niezgodne było z zapisami § 4 ust. 5 pkt 8 oraz § 8 ust. 2 Instrukcji inwentaryzacyjnej.
10. Po zakończonym spisie osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe nie złożyły oświadczeń końcowych, co do przebiegu dokonanego spisu z natury.
11. Wartość spisanych w ramach inwentaryzacji środków trwałych nie zgadzała się z kwotą wykazaną w protokole z rozliczenia inwentaryzacji.
12. Kierownik jednostki nie zatwierdził wyników inwentaryzacji, co wymagane było przez § 11 ust. 5 ww. Instrukcji.
Strony 113-116 protokołu kontroli.
Informując o powyższym proszę o podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżeniu powstawania ich w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Lodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Uaktualnić Regulamin organizacyjny, mając na uwadze, w szczególności, zmiany wprowadzone z dniem 27 października 2002 roku do ustawy o samorządzie gminnym (na mocy ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta – Dz. U. nr 113, poz. 984 z późn. zm.).
2. Opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
3. Opracować zasady stosowania rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
4. Uzupełnić zakładowy plan kont, poprzez określenie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, zgodnie z wymogami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" ustawy o rachunkowości. W postanowieniach zakładowego planu kont uwzględnić przepisy, obowiązującego od dnia 1 stycznia 2002 roku, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
5. Uzupełnić obowiązujące w Urzędzie Gminy procedury wewnętrznej kontroli finansowej uwzględniając zakres kontroli wynikający z art. 35a ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
6. Przestrzegać procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych ustalonych wewnętrznymi uregulowaniami obowiązującymi w jednostce. Zapewnić sprawdzanie pod względem merytorycznym wniosków o zaliczkę, poleceń wyjazdu służbowego oraz list płac, list wypłat nagród i diet dla radnych.
7. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
8. Przestrzegać zasad klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych w zakresie wpływów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego, sprzedaży i dzierżawy mienia oraz wydatków poniesionych z tytułu podróży służbowych, stosownie do przepisów rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
9. Zapewnić przestrzeganie terminów przekazywania środków na rachunek Funduszu Świadczeń Socjalnych określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
10. Ewidencjonować kredyty zaciągane przez Gminę na koncie 134 (dla budżetu) stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
11. Przestrzegać art. 23 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji.
12. Zapewnić przestrzeganie wewnętrznych regulacji, co do dokumentów na podstawie których następuje przyjęcie przedmiotów majątkowych na stan środków trwałych.
13. Zaniechać ustalania w umowach dotyczących zaciągania kredytów i pożyczek pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy formy zabezpieczenia zaciągniętego zobowiązania.
14. Przestrzegać art.12 ust.3 w zw. z art. 13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, stosownie do których okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego (zwolnienie określone w art.12 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego albo ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów. Zwolnienie to stosuje się jednakże od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
15. Dokumentować w ramach prowadzonego postępowania podatkowego o udzielenie ulgi z tytułu nabycia gruntów na powiększenie (utworzenie) gospodarstwa rolnego okoliczności wskazane w art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym.
16. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1996 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
17. Informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu Gminy podawać do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
18. W ogłoszeniach o przetargach dotyczących sprzedaży nieruchomości ustalać termin wpłaty wadium zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
19. Przestrzegać art.34 ust.5 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym osoby wymienione w art.34 ust.1 i ust.6 ww. ustawy korzystają z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości, jeżeli złożą oświadczenie, że wyrażają zgodę na cenę, ustaloną w sposób określony w ww. ustawie.
20. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych.
21. Opłaty za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów nie związanych z funkcjonowaniem drogi o powierzchni mniejszej niż 1 m2 pobierać w wysokości określonej w § 10 ust.3 wskazanego rozporządzenia, tzn. jak za obiekt, którego rzut poziomy zajmowałby powierzchnię 1 m2.
22. Pobierać opłaty za zajęcie pasa drogowego na podstawie prawidłowych stawek - zaniechać ich waloryzacji na podstawie § 10b ww. rozporządzenia, który to przepis utracił moc obowiązującą z dniem 1 października 2002 roku.
23. Przy wydawaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przepisami ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
24. Udzielając dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysków przestrzegać postanowień art. 25 ust.2 i art. 92 pkt 5 ustawy z dnia o finansach publicznych. Jednocześnie, w zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, RIO w Łodzi zwraca uwagę na – obowiązującą od dnia 1 stycznia 2004 roku – zmianę art.118 ustawy o finansach publicznych, wprowadzoną na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874).
25. Wysokość wynagrodzenia zasadniczego oraz stawek kategorii zaszeregowania ustalać zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
26. Zaniechać przyznawania dodatków specjalnych pracownikom na stanowiskach pomocniczych i obsługi, zgodnie z § 8 ust.4 ww. rozporządzenia. Przyznając dodatek specjalny pozostałym pracownikom określać czas na jaki został on ustalony.
27. Prawidłowo ustalać okresy pracy uprawniające do otrzymania nagrody jubileuszowej oraz przestrzegać terminu ich wypłat.
28. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wyliczać stosownie do postanowień § 19 rozporządzenia ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
29. Zapewnić dokładne wskazywanie w poleceniach wyjazdu służbowego terminu odbycia podróży oraz zapewnić, aby termin na który wystawia się polecenie wyjazdu odpowiadał faktycznemu pobytowi pracownika w podróży służbowej.
30. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, a w szczególności:
- art. 22 ust. 4 ustawy, w zakresie żądania od oferentów potwierdzenia spełniania warunków określonych w art. 22 ust. 2 ustawy,
- art. 30 ustawy, określającego informacje, które winny być zawarte w ogłoszeniu o przetargu,
- art. 35 ust. 1 ustawy określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art. 51 ust. 2 ustawy, nakazującego powiadomić wybranego w postępowaniu oferenta o terminie zawarcia umowy;
31. W księgach inwentarzowych prowadzonych dla pozostałych środków trwałych wskazywać numer dowodu księgowego stanowiącego podstawę do zaewidencjonowania oraz miejsce przeznaczenia (użytkowania) środków trwałych w używaniu. Środki pozostałe ujmować w księgach w sposób pozwalający na ustalenie ich stanu na koniec roku.
32. Zapisy w księgach rachunkowych poprawiać zgodnie z zasadami określonymi w art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
33. Dokonywać odpisów umorzeniowych w oparciu o stawki określone w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
34. Przeprowadzać inwentaryzację składników majątkowych zgodnie z postanowieniami obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Rogów
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Rogów
3. aa