Gm. Poświętne - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Poświętne po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 17 listopada 2004 r.

Pan
Mieczysław Stępień
Wójt Gminy Poświętne

WK - 602/77/2004

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Poświętne wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie spraw organizacyjnych

1. W Statucie Szkoły Podstawowej w Dębie Opoczyńskiej, Statucie Szkoły Podstawowej w Brudzowicach nie określono formy organizacyjno – prawnej ich działania. Formę organizacyjno – prawną gminnych jednostek oświaty winna określić Rada Gminy, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "h" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Zgodnie z art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 67, poz. 329 z późn. zm.), szkoły mogą być prowadzone zarówno w formie zakładów budżetowych jak i jednostek budżetowych.
2. Gminna Biblioteka Publiczna nie posiadała aktu utworzenia. Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie utworzenia Gminnej Biblioteki Publicznej. Z przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. "h" ustawy o samorządzie gminnym wynika, że tworzenie gminnych jednostek organizacyjnych należy do wyłącznej kompetencji rady gminy. Obowiązek wydania stosownego aktu o utworzeniu biblioteki przewidywały także przepisy obowiązującej w czasie powstania biblioteki ustawy z dnia 9 kwietnia 1968 roku o bibliotekach (Dz. U. nr 12, poz. 63 z późn. zm. - uchylona z dniem 28 sierpnia 1997 roku).
3. Gminna Biblioteka Publiczna nie została wpisana do prowadzonego przez Gminę rejestru instytucji kultury, pomimo obowiązku wynikającego z art. 14 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 z późn. zm.).
4. Kontrolujący stwierdzili, że działalność Gminnej Biblioteki Publicznej finansowana była bezpośrednio z budżetu Gminy, co naruszało przepisy ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Zgodnie z przepisami powołanej ustawy, instytucja kultury, uzyskująca osobowość prawną po dokonaniu wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków. Instytucja kultury może nabywać środki trwałe i pokrywa koszty bieżącej działalności oraz zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami tymi są, m.in., dotacje z budżetu. Podstawą gospodarki finansowej jest plan działalności instytucji kultury, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji przekazywanej przez organizatora. Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Plan ten nie jest uchwalany uchwałą budżetową i nie stanowi elementu budżetu.
5. Wójt Gminy nie udzielił kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych Gminy nie posiadających osobowości prawnej pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, pomimo obowiązku wynikającego z art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej

1. Kierownik kontrolowanej jednostki nie ustalił procedur wewnętrznej kontroli finansowej, spełniających wymogi określone w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Procedury kontroli powinny objąć swym zakresem operacje gospodarcze, związane z gromadzeniem środków i ich rozdysponowaniem oraz gospodarowaniem mieniem. Mechanizmy kontrolne powinny zapewnić, w szczególności, kontrolę wstępną celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. W przyjętych procedurach należy uwzględnić standardy ustalone przez Ministra Finansów, opublikowane w formie Komunikatu Nr 1 z dnia 1 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. nr 3 poz. 13).
Odpowiedzialność za wprowadzenie stosownych procedur kontroli ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy), zgodnie z art.35a ust.3 i art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych.
2. W badanym okresie lat 2002 - 2003 nie przeprowadzano w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli w zakresie przestrzegania przez te jednostki procedur kontroli finansowej, stosownie do wymogu wynikającego z art.127 ustawy o finansach publicznych.

W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową jednostki

Kontrolujący stwierdzili, że oświadczenia woli w imieniu Gminy przy zawarciu umów dotyczących prowadzenia rachunku bankowego (umowa z dnia 25 maja 1999 roku i z dnia 2 maja 2002 roku) złożyła Skarbnik Gminy, mimo braku stosownego upoważnienia w tym zakresie.

W zakresie zaciągania pożyczek i kredytów na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach

Kontrolujący stwierdzili, że jako zabezpieczenie zaciągniętego w 2002 roku kredytu z Banku Zachodniego WBK S.A. we Wrocławiu (umowa z dnia 29 października 2002 roku) ustalono nieodwołalne pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bieżącym gminy Poświętne, co stanowiło naruszenie przepisów art. 92 w związku z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 i art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art. 92 ustawy o finansach publicznych.

W zakresie ewidencji księgowej

1. W kontrolowanej jednostce nie opracowano dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości spełniającej wszystkie wymogi określone w art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). W szczególności, do dnia zakończenia kontroli RIO w Łodzi jednostka nie opracowała zakładowego planu kont dla budżetu gminy i dla jednostki budżetowej – Urzędu Gminy na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów. Obowiązujący w jednostce zakładowy plan kont ustalony został zarządzeniem Wójta Gminy Poświętne nr 1/99 z dnia 30 kwietnia 1999 roku, na podstawie przepisów, które od dnia 1 stycznia 2001 roku przestały obowiązywać. W zakładowym planie kont powinny zostać uwzględnione przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752). Zakładowy plan kont powinien określić przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej (art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości).
2. Nie prowadzono kont ksiąg pomocniczych (poza kartami wydatków i księgami inwentarzowymi), co było wymagane przez 13 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.16 ust.1 ww. ustawy, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
3. Nie prowadzono zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, co było wymagane przez art.13 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
4. Na dzień rozpoczęcia kontroli księgi rachunkowe jednostki za 2002 rok i za 2003 rok nie zostały zamknięte. Ostatnich zapisów dokonano przy pomocy ołówka, co naruszało art.12 ust.2 pkt 1 i ust.5 ustawy o rachunkowości, z których wynikało, że księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok budżetowy, lecz nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku, w sposób polegający na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
5. Nieprawidłowo dokonywano zapisów w księgach rachunkowych, ponieważ w jednej pozycji w księdze wpisywano kilka lub kilkanaście operacji księgowych zbiorczo. Zgodnie z art. 20 ust.2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zwane dowodami źródłowymi. Art.20 ust.3 pkt 1 ww. ustawy dopuszcza także by podstawą zapisów w księgach rachunkowych były sporządzone przez jednostkę dowody zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
6. Źródłowe dowody księgowe nie posiadały dekretacji księgowej, co naruszało art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
7. Nieprawidłowo dokonywano poprawek błędnych zapisów księgowych, co polegało na zamazywaniu ich korektorem lub długopisem, a także przerabianiu cyfr, niezgodnie z wymogami wynikającymi z art. 25 ustawy o rachunkowości.
8. Naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, poprzez nie zlikwidowanie konta księgowego 132 - rachunek środków inwestycyjnych i rachunku bankowego.
9. Nieprawidłowo księgowano w księdze głównej dla jednostki (Urzędu) wpływ subwencji oświatowej za lata objęte kontrolą, na kontach Wn 400 – Ma 130. W księdze głównej w Urzędzie taka operacja nie występuje, ponieważ środki finansowe z subwencji oświatowej przekazywane są z budżetu gminy (konto organu) na rachunek finansowy jednostek oświatowych.
10. Ustalono, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w 2002 roku i w 2003 roku nie ujęto zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, co stanowiło naruszenie art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek ujmowania w księgach rachunkowych jednostki wszystkich osiągniętych i przypadających na jej rzecz przychodów i obciążających ją kosztów związanych z tymi przychodami, dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im wynagrodzenia rocznego – wypłacanego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) należy ujmować w księgach rachunkowych roku za który przysługuje im ta należność, na kontach księgi głównej Urzędu: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
11. W księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy nie zachowano obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach gospodarczych w porządku systematycznym - zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości – przy dokonywaniu ewidencji księgowej operacji gospodarczych dotyczących:
1/ Wpływu dochodów z tytułu czynszu najmu
- było
Wn 130 D - rachunek bieżący jednostek budżetowych - dochody,
Ma 750 - przychody i koszty finansowe,
- powinno być
Wn 130D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody,
Ma 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych.

2/ Objęcia przez gminę udziałów w Opoczyńskim Rynku Rolnym
- było
Wn 400 - koszty według rodzajów,
Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
- powinno być
Wn 030 - długoterminowe aktywa finansowe,
Ma 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych.

3/ Wpływu środków z Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi na wdrażanie programu „POMOST” SI w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej
- operacje ujmowano w księgach Urzędu na koncie 240, podczas gdy operacje te winny być ewidencjonowane tylko w księgach organu.

4/ Wpływu dochodów z tytułu najmu lokali użytkowych
- było
przypis należności:
Wn 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
Ma 750 - przychody i koszty finansowe,
wpływ należności:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
Ma 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
- powinno być
przypis należności:
Wn 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych,
Ma 750 - przychody i koszty finansowe,
wpływ należności:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
Ma 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych.

5/ Zakupu programu „LEX” o wartości 4.636 zł
- było
Wn 011 - środki trwałe,
Ma 072 - umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
- powinno być
Wn 020 - wartości niematerialne i prawne,
Ma130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
i stopniowe umorzenie:
Wn 401 - amortyzacja,
Ma 071 - umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
Wn 800 - fundusz jednostki,
Ma 761 - pokrycie amortyzacji.

6/ Naliczenia umorzenia środków trwałych za 2003 rok
- było
Wn 800 - fundusz jednostki,
Ma 071 - umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- powinno być
Wn 401 - amortyzacja,
Ma 071 - umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
i zapis równoległy
Wn 800 - fundusz jednostki,
Ma 761 - pokrycie amortyzacji.
Zasady funkcjonowania wymienionych kont określone zostały w załączniku nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w zakładowym planie kont.
Sposób prowadzenia rachunkowości w kontrolowanej jednostce naruszał art.4 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jednostki obowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
Odpowiedzialność za ustalenie i aktualizację obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości ponosił kierownik jednostki (Wójt Gminy) Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, ewidencji syntetycznej i analitycznej ponosił Skarbnik Gminy, zgodnie z powierzonym zakresem obowiązków. Odpowiedzialność za wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości ponosił także kierownik jednostki (Wójt Gminy), na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym unormowaniem, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

W zakresie sprawozdawczości finansowej

1. Nieprawidłowo sporządzono sprawozdanie Rb-Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku, poprzez wykazanie w pozycji E4. wymagalnych zobowiązań w kwocie 183.714 zł. Zobowiązań tych nie wykazano w księgach rachunkowych. Z ustaleń kontroli wynikało, że kwota zobowiązań wymagalnych wykazanych w sprawozdaniu Rb-Z stanowiła równowartość naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2002 rok, których to zobowiązań nie ujęto w księgach rachunkowych 2002 roku (patrz ustalenie powyżej). Ponadto, zobowiązania wobec pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie stanowiły zobowiązań wymagalnych. Wykazanie w sprawozdaniu Rb-Z za 2002 rok jako kwoty zobowiązań wymagalnych, zobowiązań wobec pracowników z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2002 rok, nie ujętego w księgach rachunkowych 2002 roku, stanowiło naruszenie przepisów § 12 ust. 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.), zgodnie z którym poprzez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przed upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
2. Nieprawidłowo wykazano w sprawozdaniu Rb - PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku, skutki finansowe obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy. W wierszu A7. wykazano 0 zł, podczas gdy z ustaleń kontroli wynikało, że należało wykazać 16.446 zł. Różnica, zaniżenie o kwotę 16.446 zł, była skutkiem nie ujęcia w sprawozdaniu skutków obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb – PDP naruszało przepisy § 3 ust. 1 pkt 9 i § 7 ust. 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, stosownie do których to przepisów w sprawozdaniu Rb – PDP, w kolumnie "Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy”, należało wykazać kwoty stanowiące różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina mogłaby uzyskać stosując górne stawki podatków, a dochodami jakie uzyskała stosując niższe stawki uchwalone przez Radę Gminy. Ponadto, w omawianym sprawozdaniu w wierszu A4. wykazano skutki obniżenia górnych stawek podatku w zakresie podatku rolnego o kwotę 32.086 zł, podczas gdy Rada Gminy nie obniżyła ustawowo określonej stawki podatku. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynikało, że w ww. pozycji omyłkowo ujęto kwotę skutków finansowych obniżenia stawek w zakresie podatku od nieruchomości.
3. Nie sporządzano jednostkowych sprawozdań miesięcznych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostkowych miesięcznych sprawozdań Rb- 28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
4. Sprawozdania - bilans jednostki budżetowej sporządzony na dzień 31 grudnia 2002 roku oraz na dzień 31 grudnia 2003 roku zawierały dane liczbowe w wielu wypadkach niezgodne z danymi lub saldami zaewidencjonowanymi w księgach rachunkowych. Błędnie wykazano wartości sald na nieistniejącym rachunku bankowym jednostki budżetowej – Urzędu.
Odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne sporządzanie sprawozdań ponosił Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.

W zakresie rachunkowości podatków i opłat lokalnych

1. W obowiązującej w jednostce dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie określono w pełni zasad rachunkowości w zakresie podatków i opłat, przez co nie wykonano przepisów zawartych w § 1 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.). W zakładowym planie kont, wprowadzonym zarządzeniem nr 1/99 Wójta Gminy Poświętne z dnia 30 kwietnia 1999 roku, nie określono zasad prowadzenia kont pomocniczych do konta 221, jak również nie sporządzono wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych (w zakresie ewidencji podatków i opłat), zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" i "b" ustawy o rachunkowości.
2. Ustalono, że ewidencję księgową należności z tytułu podatków prowadzono wg innych zasad niż określone w zakładowym planie kont. W zakładowym planie kont przyjęto, że konto 221 służy do ewidencji należności budżetowych z tytułu dochodów budżetowych, w których termin płatności przypada na dany rok budżetowych. Na stronie Wn ujmuje się ustalone na dany rok budżetowy należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat, natomiast na stronie Ma ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności.
Faktycznie wpływ należności ujmowano:
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
Ma 750 - przychody i koszty finansowe,
Na koniec okresów sprawozdawczych nie ewidencjonowano ewentualnych zaległości i nadpłat – na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej – w związku z czym wykazywano nierzeczywiste stany zaległości i nadpłat. Naruszało to zasady funkcjonowania kont określone w zakładowym planie kont i w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
Należności z tytułu dochodów budżetowych realizowanych przez Urząd Gminy należy ewidencjonować (w zależności od przyjętych w zakładowym planie kont zasad funkcjonowania konta 221) w sposób następujący:
- przypis należności
Wn 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych,
Ma 750 - przychody i koszty finansowe,
- wpływ należności
Wn 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych,
Ma 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych.

W przypadku ustalenia, że zapisy dotyczące należności podatkowych dokonywane będą na koncie 221 księgi głównej Urzędu Gminy na koniec okresów sprawozdawczych, na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty), operacje dotyczące należności z tytułu podatków należy ujmować:
- wpływ należności:
Wn 130, Ma 750,
- zaległości na koniec okresu sprawozdawczego wynikające ze sprawozdań z ewidencji podatkowej:
Wn 221, Ma 750,
- nadpłaty na koniec okresu sprawozdawczego wynikające ze sprawozdań z ewidencji podatkowej:
Wn 750, Ma 221.

W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat

1. Na podstawie losowo wybranych sołectw stwierdzono, że inkasenci podatków lokalnych dokonywali nieterminowych wpłat zainkasowanych rat podatków, co naruszało art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), zgodnie z którym - terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić zapłata podatku, chyba, że rada gminy ustali termin późniejszy. Rada Gminy Poświętne nie podejmowała uchwały w przedmiotowej sprawie. Od nieterminowo wniesionych na rachunek bankowy budżetu zainkasowanych rat podatków nie pobierano odsetek za zwłokę. Zgodnie z art. 53 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - raty podatków nie wpłacone przez inkasenta w terminie traktuje się jako zaległość podatkową, od której należy pobrać odsetki za zwłokę.
2. Ustalono, że w latach 2002 - 2003 w większości przypadków nie oznaczono daty wpływu do Urzędu Gminy na składanych deklaracjach podatkowych, co było wymagane przez § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319).
3. Nie egzekwowano od podatników podatku od nieruchomości obowiązku składania deklaracji podatkowych w ustawowych terminach, określonych w art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.).
4. Stwierdzono, że podatnicy podatku od nieruchomości dokonywali nieterminowych wpłat rat podatków bez należnych odsetek, mimo obowiązku wynikającego z art. 53 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa. Organ podatkowy nie dokonywał rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, stosownie do którego - jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę tę należy zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę, w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
5. Nie przestrzegano przepisów ustawy Ordynacja podatkowa przy wydawaniu decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej oraz w sprawie odroczenia terminu zapłaty, poprzez:
- wydawanie decyzji bez uzasadnienia faktycznego i prawnego, co stanowiło naruszenie art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, a uzasadnienie prawne powinno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa, stosownie do art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 210 § 5 ww. ustawy, można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji, na podstawie, której przyznano ulgę w zapłacie podatku,
- brak określenia w wydanych decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowej kwoty umorzonych odsetek za zwłokę, co stanowiło naruszenie art. 67 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym umorzenie zaległości podatkowej powoduje również umorzenie odsetek za zwłokę, w całości lub w takiej części, w jakiej została umorzona zaległość podatkowa. Rozstrzygnięcie w tej sprawie winno być zawarte w wydanej decyzji.
6. W trakcie kontroli stwierdzono, że Komenda Powiatowa Policji w Opocznie wnioskiem z dnia 10 marca 2003 roku zwróciła się do Wójta Gminy o zaniechanie poboru podatku od nieruchomości za okres II – IV kwartału 2003 r. Decyzją Nr 10/03 z dnia 8 kwietnia 2003 roku Wójt Gminy, powołując się na art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, umorzył podatek za II, III i IV kwartał 2003 roku, w kwocie 835,80 zł. W odniesieniu do przedmiotowego postępowania stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- umorzono III i IV ratę podatku, w sytuacji, gdy nie stanowiły one zaległości podatkowych, przez co naruszono art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, z którego wynikało, że w przypadkach uzasadnionych ważnych interesem podatnika lub interesem publicznym organ podatkowy, na wniosek podatnika, może umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną,
- przedmiotową decyzję wydano bez zebrania materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego, co stanowiło naruszenie art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Stwierdzono dwa przypadki niezgodności pomiędzy powierzchnią ha fizycznych gruntów oraz powierzchnią ha fizycznych lasów wykazaną w rejestrze wymiarowym łącznego zobowiązania pieniężnego podatników z sołectwa Poręby, a powierzchnią wynikającą z prowadzonych kart gospodarstw. Dane wykazane w kartach gospodarstw były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), wymiaru podatku rolnego dokonuje się na podstawie danych wynikających z ewidencji gruntów.
7. Nieprawidłowo ustalano okres udzielonych zwolnień w zakresie podatku rolnego z tytułu zakupu gruntów na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego, w tym:
- decyzję nr 1/2002 wydano na wniosek podatnika z dnia 5 marca 2002 roku. Do wniosku załączono akt notarialny umowy sprzedaży z dnia 14 września 2001 roku. Decyzją nr 1/2002 z dnia 7 marca 2002 roku udzielono zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego na okres od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia 31 grudnia 2006 roku, Z art. 12 ust. 2 (według stanu prawnego obowiązującego w 2002 roku) ustawy o podatku rolnym wynikało, że okres zwolnienia (5 lat) należało liczyć od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów bądź prawa wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie. Zatem, zwolnienie obejmowało okres do dnia 30 września 2006 roku,
- decyzję nr 2/2002 wydano na wniosek podatnika z dnia 7 marca 2002 roku. Do wniosku załączono akt notarialny umowy sprzedaży z dnia 4 października 2001 roku. Decyzją nr 2/2002 z dnia 7 marca 2002 roku udzielono zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego na okres od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia 31 grudnia 2006 roku. Z przepisów art. 12 ust. 2 ustawy o podatku rolnym wynikało, że okres zwolnienia (5 lat) należało liczyć od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów bądź prawa wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie. Zatem, zwolnienie obejmowało okres do dnia 31 października
2006 roku.
Zgodnie z art. 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym, w brzmieniu ustalonym przez art. 1 pkt 9 ustawy z dnia 10 października 2002 roku o zmianie ustawy o podatku rolnym (Dz. U. nr 200, poz. 1680) – zwolnienia i ulgi udzielane na wniosek podatnika, a do nich należy ulga z tytułu zakupu gruntów, stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik złożył wniosek (przepisy te weszły w życie z dniem 1 stycznia 2003 roku).
8. Stwierdzono nieprawidłowości przy udzielaniu ulg żołnierskich w podatku rolnym, w tym:
- w żadnej z wydanych decyzji w sprawie udzielenia ulgi z tytułu odbywania służby wojskowej nie określono okresu jej stosowania,
- do żadnego z wniosków nie załączono zaświadczenia z jednostki wojskowej, dokumentującego fakt odbywania służby wojskowej.
9. Sprawdzając terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych – na podstawie losowo wybranych podatników podatków lokalnych - ustalono, że organ podatkowy nie podejmował konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe oraz dopuścił do przedawnienia zobowiązań podatkowych w kwocie ogółem 413,20 zł. Nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych lub zaniechanie takich czynności stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) i przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Z przytoczonych unormowań wynikał obowiązek prowadzenia systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych
(§ 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów). W przypadku zwłoki
w zapłacie zobowiązania podatkowego organ podatkowy powinien wysłać do podatnika upomnienie. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności należy wystawić tytuł wykonawcze i skierować go do właściwego miejscowo urzędu skarbowego, stosownie do art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz § 3 ust. 1, § 6 ust. 1 i § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów. Czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe należy podejmować systematycznie i bez zwłoki, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych – termin przedawnienia zobowiązań podatkowych został określony w przepisach art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Nieprawidłowo prowadzono ewidencję podatku od środków transportowych, co polegało na dokonywaniu przypisu podatku na koncie podatników notą księgową, na podstawie danych zawartych w Informacji o pojazdach, otrzymywanych ze Starostwa Powiatowego w Opocznie. Stanowiło to naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, z których wynikało, że przypisu podatku od środków transportowych należy dokonywać na podstawie złożonej przez podatnika deklaracji na podatek od środków transportowych (§ 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia) lub decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego, wydanej zgodnie z przepisami art. 21 § 3 w związku z art. 21 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, w przypadku gdy podatnik nie wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku (§ 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).
11. Nie egzekwowano od podatników obowiązku składania:
- deklaracji na podatek od środków transportowych, składanych na podstawie art.9 ust. 1 i ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,
- deklaracji na podatek od nieruchomości od osób prawnych, składanych na podstawie art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

W zakresie ewidencji majątku gminy

1. Ustalono, że ewidencja analityczna prowadzona była nieprawidłowo, ponieważ środkom trwałym nie nadano symboli według Klasyfikacji Środków Trwałych, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej (Dz. U. nr 88, poz. 439 z późn. zm.) w związku z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. nr 112, poz. 1317 z późn. zm.).
2. Nieprawidłowo prowadzono ewidencję środków trwałych, co skutkowało powstaniem niezgodności pomiędzy stanem środków trwałych wykazanym w ewidencji syntetycznej a stanem wykazanym w ewidencji analitycznej. Stwierdzono, że niezgodność ta powstała w wyniku następujących nieprawidłowości:
- w latach 2002 – 2003 nie ujęto na koncie 011 wartości gruntów będących własnością Gminy. Z ewidencji analitycznej środków trwałych wynikało, że Gmina Poświętne jest właścicielem nieruchomości gruntowych o wartości 301.805,25 zł (stan na dzień 31 grudnia 2003 roku). Wskazany sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych naruszał przepisy zawarte w art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek zapewnienia zgodności pomiędzy ewidencją syntetyczną a ewidencją analityczną; art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego - w postaci zapisu - każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Grunty o wartości 301.805,25 zł – nabyte w latach 1994 – 2003 na podstawie decyzji komunalizacyjnych i umów sprzedaży - zostały ujęte na stanie środków trwałych (konto 011) dopiero w 2004 roku,
- zakupiony w 2002 roku zestaw komputerowy o wartości 4.284,86 zł, ujęto jedynie na koncie „011”, bez równoczesnego ujęcia w ewidencji analitycznej.
3. Stwierdzono, że zakupione w latach 2002 – 2003 pozostałe środki trwałe były ujmowane jedynie w ewidencji analitycznej, nie ewidencjonowano ich w ewidencji syntetycznej (na koncie 013). W wyniku nieprawidłowo prowadzonej ewidencji, stan pozostałych środków trwałych wykazany w ewidencji syntetycznej nie był zgodny ze stanem wynikającym z ewidencji analitycznej. Wskazany sposób prowadzenia ewidencji pozostałych środków trwałych naruszał przepisy zawarte w: art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek zapewnienia zgodności pomiędzy ewidencją syntetyczną a ewidencją analityczną; art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego - w postaci zapisu - każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
4. Stwierdzono, że na stan środków trwałych (konto 011) przyjęto - zestaw komputerowy o wartości 2.029,97 zł; program komputerowy o wartości 1.699,02 zł - czyli składniki majątkowe, których wartość początkowa nie przekraczała kwoty, o której mowa w art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późń. zm.). Zgodnie z § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, jeżeli wartość poszczególnych składników majątkowych nie przekracza kwoty określonej przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych – należy ujmować je w ewidencji pozostałych środków trwałych i umarzać w 100%, w momencie wydania do używania. Ponadto, zakupiony program komputerowy należało ująć na koncie 020 - wartości niematerialne i prawne.
5. Stwierdzono przypadki nie bieżącego przyjmowania na stan, środków trwałych uzyskanych w wyniku działalności inwestycyjnej, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego należało ujmować wszystkie operacje, które nastąpiły w tym okresie. Ewidencję środków trwałych należy prowadzić rzetelnie, tak, aby zapisy w niej dokonane odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
6. W latach 2002 – 2003 nie prowadzono ewidencji księgowej na koncie 020 - wartości niematerialne i prawne. Z ewidencji analitycznej wartości niematerialnych i prawnych wynikało, że Gmina Poświętne zakupiła programy komputerowe o wartości 8.637 zł (stan na dzień 31 grudnia 2003 roku). Zakupionych programów komputerowych nie ujęto w ewidencji syntetycznej. Wskazany sposób prowadzenia ewidencji księgowej naruszał przepisy zawarte w: art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek zapewnienia zgodności pomiędzy ewidencją syntetyczną a ewidencją analityczną; art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego - w postaci zapisu - każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z którego wynikał obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wartości niematerialne i prawne zostały wprowadzone na stan ewidencji księgowej (syntetycznej) w 2004 roku.
Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej ponosił Skarbnik Gminy, zgodnie z powierzonym zakresem obowiązków. Odpowiedzialność za wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości ponosił także kierownik jednostki (Wójt Gminy), na podstawie art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym unormowaniem, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Czeki gotówkowe pobierane przez kasjerkę w celu pobrania gotówki z banku nie były przez nią kwitowane w rejestrze druków ścisłego zarachowania.
2. W aktach osobowych rzeczowo właściwego pracownika nie było w zakresie obowiązków czynności związanych ze sprzedażą znaków skarbowych i deklaracji odpowiedzialności materialnej za przyjęte do sprzedaży znaki.
3. Nie prowadzono raportu kasowego na okoliczność sprzedaży znaków skarbowych i przyjmowania tych znaków na stan.

W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

Stwierdzono przypadki braku opisu merytorycznego na rachunkach finansowanych ze środków przeznaczonych na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, jak również braku dokumentów pozwalających na jednoznaczne powiązanie wydatku z realizacją tego programu.

Wydatki na ochronę przeciwpożarową

1. Wypłacono w ryczałt w wysokości 600 zł za 2003 rok i 600 zł za 2002 rok dla Komendanta Gminnego Ochotniczych Straży Pożarnych, z którym nie zawarto umowy o pracę, jak również nie zawarto umowy zlecenie na wykonanie obowiązków komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej. Przepisy ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229).
2. Z budżetu gminy wydatkowano w 2004 roku kwotę 4.626,98 zł na poczęstunek i obsługę organizacji festynu strażackiego, nieprawidłowo zaliczając kwotę wydatku jako związaną z utrzymaniem gotowości bojowej. Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie przeciwpożarowej, z budżetu gminy mogą być finansowane jednostki ochotniczych straży pożarnych. Zakres dopuszczalnych wydatków określają art.28 i art.32 ww. ustawy. Wydatki mogą być ponoszone na wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za udział w akcjach ratowniczych, na wyposażenie, wyszkolenie, utrzymanie i zapewnienie gotowości bojowej jednostek osp oraz umundurowanie, badania okresowe i ubezpieczenie członków osp.

W zakresie wydatków osobowych

1. Rada Gminy Poświętne nie przyznała Wójtowi Gminy dodatku specjalnego, na podstawie § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33 poz. 264 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, wójtowi gminy przysługuje dodatek specjalny w wysokości od 20 % do 40 % wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego. Dodatek specjalny przyznaje rada gminy. Analogiczne unormowanie obowiązywało w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.), wprowadzone w życie z dniem 27 października 2002 roku (§ 7 ust.1a rozporządzenia). Omawiany dodatek przyznany został Wójtowi Gminy na mocy uchwały Rady Gminy nr XIV/77/04 z dnia 24 lutego 2004 roku - od dnia 1 marca 2004 roku.
2. Rada Gminy Poświętne uchwałą nr XIII/73/96 z dnia 30 kwietnia 1996 roku powołała na funkcję Dyrektora Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Poświętnem, nie mając w tym zakresie kompetencji. Rada Gminy mogła jednostkę organizacyjną, natomiast zatrudnić dyrektora tej jednostki organizacyjnej mógł wyłącznie Zarząd Gminy Poświętne, zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt.5 ustawy o samorządzie gminnym. Stosownie do powołanego przepisu, zatrudnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych należy do kompetencji organu wykonawczego gminy (wójta gminy).
3. Odpisy na zakładowy fundusz socjalny dla pracowników Urzędu Gminy w Poświętnem przekazywano na rachunek funduszu nieterminowo i w niepełnej wysokości, co naruszało przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
4. W latach objętych kontrolą nie przekazano pełnej kwoty odpisu na fundusz socjalny dla pracowników jednostek oświaty:
- za 2002 rok – kwota 37.254,00 zł,
- za 2003 rok – kwota 32.544,00 zł,
- za rok 2004 – kwota 39.871,00 zł.
Środki te - według wyjaśnień Wójta Gminy i Skarbnika Gminy - przeznaczone zostały na remonty placówek oświatowych, co było działaniem pozbawionym podstaw prawnych. Pracodawca ma obowiązek przekazania równowartości odpisu na rachunek funduszu w ustawowo określonych terminach i nie ma możliwości zmiany przeznaczenia środków, które podlegają przekazaniu na rachunek funduszu.

W zakresie wydatków inwestycyjnych

Ewidencję księgową wydatków inwestycyjnych prowadzono nieprawidłowo na koncie księgowym 400 – koszty według rodzajów, czym naruszono postanowienia zawarte w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którym do ewidencji wydatków inwestycyjnych przeznaczone jest konto 080 – inwestycje (środki trwałe w budowie). Zgodnie z opisem do tego konta – służy ono do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych. Natomiast konto 400 – koszty według rodzajów, służy do ewidencji kosztów prostych według rodzaju i ich rozliczania.

W zakresie zamówień publicznych

1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie kotłowni olejowej, w 2003 roku, stwierdzono:
- członkowie komisji przetargowej powołanej do przeprowadzenia przetargu nieograniczonego nie złożyli oświadczeń dotyczących istnienia przesłanek wykluczających ich z udziału w postępowaniu - na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.),
- zamawiający - po unieważnieniu dwóch przetargów nieograniczonych - z uwagi na zbliżający się sezon grzewczy udzielił zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art.71 ust.1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamówienie mogło być udzielone w trybie zamówienia z wolnej ręki jeżeli postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego zostało unieważnione z powodu braku wymaganej liczby ofert, pierwotne warunki zamówienia nie zostały w sposób istotny zmienione, a ze względu na szczególny rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych można je uzyskać od jednego dostawcy lub wykonawcy. Mając na uwadze, że powyższe roboty budowlane nie miały charakteru szczególnego (wykonanie kotłowni olejowej), wydaje się, że właściwą przesłanką udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki mógł być art.71 ust.1 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych,
- umowa na wykonanie kotłowni grzewczej nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na dostawę opału dla Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół w Poświętnem, w 2001 roku, stwierdzono, że zamawiający jako jedno z kryteriów oceny oferty ustalił wiarygodność oferenta, co stanowiło naruszenie art.27d ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym kryteria oceny ofert nie mogły dotyczyć właściwości dostawcy lub wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieznajomości przepisów, ich niewłaściwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru kierownictwa Urzędu, a także braku właściwego funkcjonowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków zakresie kontroli finansowej, ponosi kierownik jednostki - zgodnie z unormowaniami wynikającymi z art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych.

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.

1. Wpisać Gminną Bibliotekę Publiczną, będącą gminną jednostką organizacyjną kultury działającą w obrębie krajowej sieci bibliotecznej, do prowadzonego w Gminie rejestru instytucji kultury, stosownie do wymogu wynikającego z art. 14 ust. 1 i ust.3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
2. Zaprzestać finansowania działalności Gminnej Biblioteki Publicznej bezpośrednio z budżetu gminy. Zapewnić finansowanie jej działalności zgodnie z przepisami rozdziału 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
3. Udzielić pełnomocnictwa do jednoosobowego działania kierownikom jednostek organizacyjnych gminy nie posiadających osobowości prawnej, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.
4. Ustalić w formie pisemnej procedury wewnętrznej kontroli finansowej, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 35a ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Procedury kontroli powinny zapewnić, między innymi, kontrolę wstępną celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków.
5. Przestrzegać obowiązku przeprowadzania w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli w zakresie przestrzegania przyjętych przez te jednostki procedur kontroli finansowej, zgodnie z art.127 ustawy o finansach publicznych.
6. Zaniechać ustalania jako formy zabezpieczenia zaciąganych kredytów lub pożyczek nieodwołalnego pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bieżącym Gminy.
7. Zapewnić należyte wykonywanie obowiązków przez pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Z uwagi na istotne nieprawidłowości stwierdzone przez RIO w Łodzi w wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie prowadzenia rachunkowości (np. brak zamknięcia ksiąg jednostki za 2002 roku), rozważyć kwestę ewentualnej odpowiedzialności pracowników za niewłaściwe wykonywanie powierzonych im obowiązków. Dokonać analizy czy zakres obowiązków obciążających służby finansowe jest adekwatny do stanu zatrudnienia w tych służbach.
8. Opracować w zakresie określonym przez art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości dokumentację opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości. Zakładowy plan kont powinien uwzględniać przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W zakładowym planie kont powinny zostać także unormowane zasady prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych (w szczególności, określenie metod prowadzenia kont pomocniczych do konta 221, sporządzenie wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych).
9. Prowadzić księgi rachunkowe wymagane przez art.13 ust.1 ustawy o rachunkowości, w szczególności księgi pomocnicze oraz zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.
10. Księgi rachunkowe zamykać na dzień kończący rok obrotowy, zgodnie z zasadami określonymi w art.12 ust.2 pkt 1 ust.4 i ust.5 ustawy o rachunkowości.
11. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, stosownie do postanowień art.20 ust.2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.20 ust.3 pkt 1 ww. ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
12. Zapewnić dokonywanie dekretacji na dowodach księgowych, stosownie do wymogu wynikającego z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
13. Zapisów księgowych dokonywać w sposób umożliwiający identyfikacją dowodów księgowych i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych, stosownie do art.24 ust.4 pkt 1 w zw. z art.21 ustawy o rachunkowości.
14. Przestrzegać zasady uzgadniania sald kont analitycznych z saldami i zapisami dokonanymi na kontach syntetycznych, stosownie do przepisu art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości.
15. Przestrzegać zasad poprawiania błędów w zapisach księgowych określonych w art. 25 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności zaprzestać poprawiania błędów poprzez zamazywanie błędnej treści korektorem.
16. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów nietrwałych (w szczególności - ołówkiem).
17. W księgach rachunkowych jednostki ujmować zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte i przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im wynagrodzenia rocznego należy ujmować w księgach rachunkowych roku za który przysługuje im ta należność, na kontach księgi głównej Urzędu: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
18. Przy dokonywaniu ewidencji księgowej operacji gospodarczych w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy dotyczących, między innymi: wpłat z tytułu czynszu najmu, objęcia udziałów, otrzymanych darowizn, otrzymanych środków z Urzędu Wojewódzkiego, zakupu wartości niematerialnych i prawnych, umorzenia środków trwałych, przestrzegać obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ewidencjonować operacje gospodarcze uwzględniając zasady funkcjonowania kont, określone w załącznikach nr 1 i nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, a także postanowienia zakładowego planu kont.
19. Sprawozdania budżetowe Rb – Z i Rb – PDP sporządzać zgodnie z Instrukcją sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącą załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dokonać korekty sprawozdania Rb-PDP za 2003 rok i przesłać do RIO w Łodzi.
20. Bilans jednostki sporządzać w oparciu o dane ewidencji księgowej.
21. Ewidencję księgową należności z tytułu dochodów budżetowych (z tytułu podatków) prowadzić wg zasad określonym w prawidłowo opracowanym zakładowym planie kont.
22. Egzekwować od inkasentów podatków lokalnych obowiązek terminowego wnoszenia na rachunek budżetu gminy pobranych rat podatków. Od nieterminowo wniesionych wpłat pobierać odsetki za zwłokę.
23. Na składanych do Urzędu Gminy deklaracjach podatkowych oznaczać datę ich wpływu, stosownie do obowiązku wynikającego z § 6 ust. 11 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
24. Egzekwować od podatników podatku od nieruchomości - osób prawnych obowiązek składania deklaracji podatkowych w ustawowo określonych terminach.
25. Od nieterminowo wnoszonych przez podatników rat podatków pobierać należne odsetki za zwłokę. W przypadku, gdy dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, dokonywać rozliczenia wpłaconej kwoty na poczet zaległości głównej i odsetek, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
26. W decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowej oraz w sprawie odroczenia terminu zapłaty podatku (zaległości podatkowej) zamieszczać uzasadnienie faktyczne i prawne decyzji, stosownie do art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. W decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowej określać kwotę umorzonych odsetek za zwłokę.
27. Instytucję umorzenia stosować wyłącznie w odniesieniu do zaległości podatkowych.
28. Dokonać weryfikacji danych zawartych w rejestrach wymiarowych i w kartach gospodarstw, w zakresie powierzchni gruntów, celem zapewnienia zgodności danych w nich zawartych z ewidencją geodezyjną (ewidencją gruntów), stanowiącą podstawę wymiaru podatku, stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy o podatku rolnym.
29. Zwolnienia w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego udzielać na prawidłowe okresy, stosownie do unormowań zawartych w art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym. Okres zwolnienia wynosi pięć lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów. Zwolnienie stosuje się jednak od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
30. Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe, nie dopuszczając do przedawnienia zobowiązań podatkowych. Czynności windykacyjnych dokonywać na podstawie przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
31. Ewidencję podatku od środków transportowych prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
32. Egzekwować obowiązek składania deklaracji podatkowych przez podatników podatku od środków transportowych.
33. Uzupełnić prowadzoną ewidencję analityczną środków trwałych o nadanie poszczególnym środkom trwałym symboli według Klasyfikacji Środków Trwałych, stosownie do przepisów art. 40 ust. 3 ustawy o statystyce publicznej w związku z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
34. Ewidencję środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzić w sposób zapewniający zgodność ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
35. W ewidencji środków trwałych ujmować zakupione składniki majątkowe o wartości przekraczającej kwotę określoną w art. 16f ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (stosownie do przepisów § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych).
36. Zakupione przez Gminę programy komputerowe (licencje) ewidencjonować na koncie 020 - wartości niematerialne i prawne, stosownie do zasad funkcjonowania konta określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
37. Przestrzegać obowiązku bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej operacji dotyczących zwiększenia stanu środków trwałych, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
38. Prowadzić raport kasowy na okoliczność sprzedaży znaków skarbowych. Znaki skarbowe do sprzedaży przechowywać w kasie Urzędu. Czynności związane ze sprzedażą znaków skarbowych opisać w instrukcji obiegu dowodów księgowych i instrukcji kasowej.
39. Zapewnić kwitowanie pobranych czeków gotówkowych w rejestrze druków ścisłego zarachowania.
40. Przestrzegać ustawowo określonych granic dokonywania wydatków na funkcjonowanie jednostek ochotniczych straży pożarnych.
41. Zaniechać dokonywania wypłat ryczałtu na rzecz Komendanta Gminnego OSP.
42. Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały dotyczący przyznania Wójtowi Gminy dodatku specjalnego za okres od objęcia funkcji po wyborach bezpośrednich w 2002 roku do dnia 29 lutego 2004 roku.
43. Podjąć działania w celu przekazania na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników oświaty (nauczycieli) kwot odpisu nie przekazanych w latach 2002 - 2004.
44. Podjąć działania w celu przekazania na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników Urzędu Gminy kwoty odpisu nie przekazanej w 2003 roku.
45. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.).

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

- Przewodniczący Rady Gminy w Poświętnem
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Poświętnem
- aa

---

Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.