Gm. Sadkowice - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Sadkowice po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Andrzej Sęk
Wójt Gminy Sadkowice
WK - 602/76/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Sadkowice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych
W trakcie kontroli prawno-organizacyjnych form działania gminnych jednostek organizacyjnych, stwierdzono nieprawidłowe zasady funkcjonowania gospodarki finansowej Gminnej Biblioteki Publicznej w Sadkowicach. W statucie biblioteki, uchwalonym uchwałą Rady Gminy nr 22 z dnia 10 listopada 1994 roku (obowiązującym w okresie objętym kontrolą) określono, że jest ona gminną instytucją kultury finansowaną z budżetu gminy, a podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan finansowy zatwierdzany przez Radę Gminy. Powyższy Statut uchylony został uchwałą Rady Gminy nr XIII/57/04 z dnia 29 marca 2004 roku w sprawie nadania Statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Sadkowicach. Wprowadzony w 2004 roku Statut nie zmienił zasad gospodarki finansowej biblioteki, nadal nie otrzymuje ona z budżetu gminy dotacji, lecz jej działalność jest finansowana bezpośrednio z budżetu w ramach działu 921. Powyższe zasady gospodarki finansowej biblioteki były sprzeczne z zasadami określonymi w rozdziale III ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 z późn. zm.), do których odsyła art.2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. U. nr 85, poz. 539 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, instytucja kultury, uzyskująca osobowość prawną po dokonaniu wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków. Instytucja kultury może nabywać środki trwałe i pokrywa koszty bieżącej działalności oraz zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami tymi są, m.in., dotacje z budżetu. Podstawą gospodarki finansowej jest plan działalności instytucji kultury, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji przekazywanej przez organizatora. Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Plan ten nie jest uchwalany uchwałą budżetową i nie stanowi elementu budżetu.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury kontroli wewnętrznej (finansowej), opracowane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), kontrolowana jednostka wprowadziła w życie dopiero z dniem 1 grudnia 2003 roku. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosowanie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późń. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych - na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116) - rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrola finansową. Opracowane na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych procedury powinny funkcjonować w jednostce od 1 stycznia 2002 roku.
2. W regulaminie kontroli wewnętrznej nie sprecyzowano sposobu dokumentowania dokonywanej kontroli operacji gospodarczych - pod względem celowości - na etapie wstępnym. Zapis regulaminu, że „kontrola na etapie wstępnym i bieżącym wykonywana jest na etapie kontroli funkcjonalnej przez właściwych merytorycznie pracowników”, nie wyczerpuje powyższego zagadnienia, nie określa, bowiem sposobu w jaki pracownicy merytoryczni powinni potwierdzać fakt przeprowadzenia wstępnej kontroli celowości zaciąganych zobowiązań i dokonywanych wydatków bieżących.
3. Kontrolujący stwierdzili, że zapisy zawarte w regulaminie kontroli wewnętrznej oraz w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, dotyczące sprawowania kontroli operacji gospodarczych przez poszczególnych pracowników, nie były spójne z treścią ich zakresów czynności. W § 6 regulaminu kontroli wewnętrznej zapisano, że "kontrolę funkcjonalną sprawują pracownicy na stanowiskach kierowniczych, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych”. Analiza zakresów czynności kierowników referatów wykazała, że tylko w zakresie czynności Skarbnika Gminy znajdowały się postanowienia dotyczące sprawowania kontroli wewnętrznej, natomiast w zakresach czynności kierowników poszczególnych referatów brak było takich zapisów. Powyższą nieprawidłowość usunięto w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, poprzez sporządzenie aneksów do zakresów czynności kierowników referatów, obejmujących wykonywanie czynności związanych z kontrolą funkcjonalną.
4. W wyniku kontroli w zakresie realizacji zadań z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi w 2003 roku, zadań inwestycyjnych dotyczących budowy Gimnazjum w Sadkowicach w 2002 roku, budowy drogi w Trębaczewie w 2003 roku, budowy drogi w Olszowej Woli w 2003 roku oraz kontroli prawidłowości dokonywania wydatków osobowych, stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nie przestrzegano w pełni procedur kontroli finansowej, określonych w Instrukcjach obiegu i kontroli dokumentów księgowych, wprowadzonych odpowiednio zarządzeniem Wójta Gminy nr 3/1997 z 30 grudnia 1997 roku (obowiązująca w 2002 roku) oraz zarządzeniem nr 10/02 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku (obowiązująca w 2003 roku).
5. W kontrolowanej jednostce nie przestrzegano postanowień wynikających z § 8 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319 z późn. zm.) - w zakresie obowiązku rejestracji w dzienniku korespondencji prowadzonym w sekretariacie Urzędu Gminy – wszystkich zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
Ustalono, że błędnie sporządzono bilanse Urzędu Gminy za lata 2002-2003. W bilansach wykazano zobowiązania z tytułu dostaw i usług, w 2002 roku w wysokości 41.401 zł, a w 2003 roku w wysokości 32.489 zł. Kontrolujący stwierdzili, że nie były to kwoty zobowiązań jednostki wynikające z ewidencji konta 201, lecz kwoty te dotyczyły zabezpieczenia należytego wykonania umów, ewidencjonowanego na koncie 240-2 i 240-6 (pozostałe rozrachunki) i powinny być wpisane w pozycjach 1.6 tych bilansów. Sporządzenie w powyższy sposób bilansów naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752).
W zakresie ewidencji i sprawozdawczości finansowej
1. Kontrolowana jednostka prowadząc ewidencję księgową w zakresie podatków i częściowo płac przy użyciu komputerów, nie posiadała dokumentacji opisującej system przetwarzania danych, zawierającej wykaz funkcjonujących programów lub funkcji z opisem algorytmów i parametrów oraz dokumentacji opisującej sposób zabezpieczenia danych, przetwarzanych w systemach informatycznych. Powyższe naruszało przepisy art. 10 ust.1 pkt 3 lit. „c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późń. zm.). Odpowiedzialność za ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz za jej aktualizację ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy). Wskazana nieprawidłowość została usunięta w trakcie kontroli RIO w Łodzi. Z dniem 31 sierpnia 2004 roku wprowadzona została w życie „Instrukcja określającą sposób zarządzania i ochrony danych księgowych, ewidencjonowanych przy użyciu komputera".
2. W sporządzonych przez jednostkę za lata 2002 - 2003 sprawozdaniach Rb-27S – z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego oraz w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, nie wykazano skutków finansowych udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwał organu stanowiącego (w 2002 roku – uchwała Rady Gminy nr VI/31/2001 z dnia 4 grudnia 2001 roku; w 2003 roku – uchwała Rady Gminy nr II/3/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku). Łącznie kwota nie wykazanych skutków finansowych wynikających ze zwolnień określonych ww. uchwałami wynosiła - w 2002 roku - 109.427,00 zł, w 2003 roku - 19.128,00 zł. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów § 3 ust.1 pkt 10 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późń. zm.). Zgodnie z powołanym unormowaniem, w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń...”, wykazane powinny być kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rady gminy, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane w tej kolumnie skutki ulg, powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności; wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
Odpowiedzialność za nierzetelne sporządzenie sprawozdań budżetowych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
Podatek od nieruchomości
1. W 2002 roku na 15 złożonych deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości przez osoby prawne, pięć deklaracji złożono po 15 stycznia 2002 roku. W 2003 roku na 17 podmiotów objętych obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku od nieruchomości, z przekroczeniem ustawowego terminu deklaracje złożyło sześciu podatników. Termin składania przez osoby prawne deklaracji podatkowych - 15 styczeń danego roku podatkowego - określony został w art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późń. zm.).
2. [1]
3. [2]
4. Na wniosek podatnika z dnia 29 listopada 2002 roku, decyzją nr 3113-137/2002 z dnia 12 grudnia 2002 roku, umorzono zaległość podatkową Samodzielnemu Publicznemu Zakładowi Opieki Zdrowotnej w Rawie Mazowieckiej w kwocie 1.194,98 zł. Umorzona kwota dotyczyła należności podatkowej za okres od września 2002 roku do grudnia 2002 roku. Rata podatku za grudzień 2002 roku w dniu złożenia wniosku, jak i w dniu wydania decyzji, nie stanowiła jeszcze zaległości podatkowej (termin płatności do dnia 15 grudnia 2002 roku) i nie mogła być w tym zakresie zastosowana instytucja umorzenia zaległości podatkowej. Zgodnie z art. 67 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), organ podatkowy może umorzyć w całości lub części zaległość podatkową, którą jest podatek nie zapłacony w terminie (zob. art. 51 § 1 ww. ustawy).
5. W uzasadnieniu faktycznym decyzji nr Fn 3113-82/2002 z dnia 10 lipca 2002 roku, którą częściowo umorzono zaległość podatkową, a w części odmówiono umorzenia, brak było odniesienia się do przesłanek, w oparciu o które podjęto rozstrzygnięcie dotyczące umorzenia zaległości podatkowej. Uzasadnienie zawierało wyłącznie argumentację odnoszącą się do odmowy umorzenia zaległego podatku. Wskazać należy, że w omawianej sytuacji organ podatkowy w jednej decyzji zawarł dwa rozstrzygnięcia - umorzył część zaległości podatkowej oraz odmówił umorzenia zaległości w pozostałej części będącej przedmiotem wniosku podatnika. Każde z tych rozstrzygnięć powinno zostać uzasadnione, które to uzasadnienie - zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa - zawierać powinno, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
Podatek rolny
1. Kontrolujący stwierdzili, że nakazy płatnicze na podatek rolny od osób fizycznych w sołectwie Cekinów (lata 2002 - 2003) i w sołectwie Nowy Kaleń (2003 rok) były dostarczane po terminie umożliwiającym zapłatę podatku w ustawowym terminie płatności, określonym w art. 6a ust.6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.).
2. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie egzekwowała odsetek od nieterminowych wpłat rat podatku rolnego od osób fizycznych. Łączna kwota nie wyegzekwowanych odsetek wynosiła 659,40 zł.
W zakresie udzielonych ulg w zapłacie podatku rolnego i podatku od środków transportowych
1. W wydanych przez Wójta Gminy w 2003 roku 7 decyzjach w sprawie zastosowania ulgi żołnierskiej określono termin ich obowiązywania niezgodny z art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym. Wskazana nieprawidłowość była przyczyną zaniżenia wysokości przyznanych ulg na kwotę 550,90 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta. Wójt Gminy, za zgodą podatników wobec których wydał powyższe decyzje, na podstawie art.253a ustawy Ordynacja podatkowa wydał 7 decyzji w sprawie zmiany decyzji ostatecznej.
2. Kontrolujący sprawdzili dokumentację dotyczącą wydanych przez Wójta Gminy decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku rolnego o numerach: 47/2002, 78/2002, 92/2002 9/2003 i 72/2003. Stwierdzono, że w przypadku decyzji nr nr: 47/2002, 9/2003 i 72/2003 wydane one zostały na wnioski podatników złożone przed upływem terminu zapłaty raty podatku. Zatem, w chwili składania wniosków nie stanowiły one zaległości podatkowej. Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku art.165a ustawy Ordynacja podatkowa, we wskazanym stanie faktycznym powinna nastąpić odmowa wszczęcia postępowania, z uwagi na brak przedmiotu w sprawie, którego postępowanie mogłoby się toczyć (czyli brak zaległości podatkowej).
3. Kontrola dokumentacji dotycząca wydanych przez Wójta Gminy decyzji w sprawie zastosowania ulg w zapłacie podatku od środków transportowych (w 2002 roku - decyzji w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych nr nr: 3114-1/8/2002, 3114-1/13/2002, 3114-1/17/2002, 3114-1/19/2002 i 3114-1/21/2002 oraz w 2003 roku - decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności podatku i rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowych nr nr: 3114-1/2/2003, 3114-1/3/2003, 3114-1/7/2003 i 3114-1/14/2002) wykazała, że przed wydaniem wskazanych decyzji organ podatkowy nie zebrał żadnego materiału dowodowego, tym samym nie przeprowadził należycie postępowania mającego na celu dokładne wyjaśnienie sytuacji (osobistej, majątkowej itp.) podatnika i ustalenie czy występują przesłanki do zastosowania określonej ulgi. Działanie organu podatkowego naruszało wymogi wynikające z art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.122 ww. ustawy, w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Natomiast stosownie do art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie podejmowania działań windykacyjnych mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych:
- w odniesieniu do zaległości z roku 2002 i 2003 w zakresie podatku od nieruchomości [3], stwierdzono, że organ podatkowy podejmował działania windykacyjne nieterminowo. Na zaległość dotyczącą podatku za okres od września do grudnia 2002 roku, tytuł wykonawczy nr SW4/146/03 wystawiono dopiero w dniu 5 maja 2003 roku, na zaległość powstałą za okres od maja do czerwca 2003 roku tytuł wykonawczy nr SW4/1/2004, wystawiono w dniu 15 stycznia 2004 roku,
- stwierdzono, ponadto, nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych w zakresie zaległości z tytułu podatku rolnego. Przykładowo, w 2003 roku nie wystawiono żadnego tytułu wykonawczego wobec podatników poddanych kontroli.
Nieterminowe podejmowanie działań windykacyjnych, niepełne działania oraz ich zaniechanie naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
W zakresie dochodów za zajęcie pasa drogowego
Przeprowadzona kontrola realizacji dochodów z powyższego tytułu wykazała, że w 2003 roku dwóch właścicieli nieruchomości położonych na terenie gminy, złożyło wnioski do Wójta Gminy w sprawie wyrażenia zgody na zajęcie pasa drogi w celu podłączenia się do wodociągu i kanalizacji. Wójt Gminy wyraził zgodę na zajęcie pasa drogi i ustalił wysokość opłaty w umowach nr 198/03 z dnia 15 października 2003 roku i nr 220/03 z dnia 26 listopada 2003 roku. Powyższe działanie Wójta Gminy naruszało postanowienia art.20 pkt 8 oraz art.40 ust.1 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.). Wymagane przez ustawę o drogach publicznych zezwolenie na zajęcie pasa drogi na cele nie związane z budową, modernizacją, utrzymaniem i ochroną dróg powinno zostać wydane w drodze decyzji administracyjnej, z zastosowaniem procedury określonej w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące). W trybie decyzji administracyjnej powinna zostać również ustalona opłata za zajęcie pasa drogi.
W zakresie realizacji zadań z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi
1. W dniu 9 maja 2003 roku Wójt Gminy Sadkowice podpisał ze Stowarzyszeniem Wspierania Inicjatyw Oświatowo-Wychowawczych im. Teresy Kras z Lublina umowę, której przedmiotem był zakup usługi polegającej na zorganizowaniu kolonii letnich z programem zajęć profilaktycznych w miejscowości Władysławowo dla 30 dzieci z terenu gminy Sadkowice, za kwotę 17.940,00 zł. Zakupu usługi dokonano z pominięciem procedur określonych ustawą z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - obecnie nie obowiązująca). Umowę w imieniu Gminy zawarł Wójt Gminy, będąc osobą odpowiedzialną za zaniechanie stosowania procedur udzielania zamówień publicznych.
2. Umowy, o której mowa wyżej, nie kontrasygnowała Skarbnik Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późń. zm.) oraz wskazywało na zaniechanie stosowania obowiązujących w jednostce procedur kontroli wewnętrznej. W § 10 ust.1 i 2 Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych zawarto zapis, że „Skarbnik gminy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących danej operacji, a dowodem dokonania przez Skarbnika kontroli jest jego podpis na dokumentach dotyczących operacji”.
W zakresie wydatków osobowych
1. Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późń. zm.), kontrolowana jednostka zobowiązana była do dnia 30 września danego roku, przekazać na rachunek funduszu całość środków dokonanego odpisu. Zarówno w 2002 roku, jak i w 2003 roku, nie zachowano wskazanego terminu przekazania środków na rachunek funduszu. Ostatnią ratę odpisu na 2002 rok przekazano dopiero w dniu 27 listopada 2002 roku, a w 2003 roku w dniu 21 października 2003 roku.
2. W wyniku kontroli prawidłowości wypłat wynagrodzeń dla pracowników obsługi stwierdzono niespójność między treścią zawieranych z pracownikami umów o pracę a treścią postanowień obowiązującego w kontrolowanej jednostce regulaminu premiowania, wprowadzonego zarządzeniem Wójta nr 1/98 z dnia 30 marca 1998 roku. Regulamin określał premię jako uznaniowy składnik wynagrodzenia przyznawany przez Wójta, natomiast umowy o pracę określały premię jako stały składnik wynagrodzenia, wypłacany w wysokości 50% wynagrodzenia zasadniczego. Ponadto, regulamin nie określał zasad wypłaty premii, zasad wstrzymania jej wypłaty lub zmniejszenia jej wysokości. W trakcie kontroli RIO w Łodzi Wójt Gminy zarządzeniem nr 25 z dnia 16 września 2004 roku wprowadził nowy regulaminu premiowania, w którym zawarto zasady przyznawania premii, zasady jej potrącania i warunki wstrzymania jej wypłaty.
3. Z dniem 1 stycznia 2001 roku zaniechano wypłaty premii jednemu z pracowników obsługi, któremu wypłatę premii jako stałego składnika wynagrodzenia gwarantowała umowa o pracę z dnia 28 września 1998 roku. W aktach osobowych pracownika brak było dokumentu stanowiącego podstawę wstrzymania jej wypłaty, a angaż z dnia 23 stycznia 2001 roku, który nie przewidywał premii nie był podpisany przez pracownika. Ustalenie warunków płacy, a więc i ich zmiana, zgodnie z art.11 i art. 42 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy, wymaga zgody stron stosunku pracy, czyli w opisywanym przypadku konieczna była akceptacja nowych warunków płacowych przez pracownika.
4. Kontrola prawidłowości wypłat ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych na podstawie zawartych umów wykazała, że informacje zawarte w oświadczeniu pracownika o korzystaniu z samochodu własnego do celów służbowych nie były weryfikowane przez właściwego rzeczowo pracownika w zakresie ich zgodności z ewidencją czasu pracy, co wskazywało na zaniechanie kontroli merytorycznej, której obowiązek sprawowania wynikał z rozdziału III § 9 ust.1 Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych. W lipcu 2002 roku oraz w kwietniu 2003 roku zawyżono wypłatę ryczałtu jednemu z pracowników odpowiednio o kwotę 30,75 zł i 20,98 zł. Zasady naliczania i potrącania kwoty naliczonego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych określają przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271).
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę Gimnazjum w Sadkowicach, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, w 2002 roku, stwierdzono:
1. Ogłoszenie o postępowaniu zamawiający wywiesił na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy przed publikacją ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Ogłoszenie o przetargu ukazało się w Biuletynie UZP w dniu 28 sierpnia 2002 roku, natomiast w siedzibie zamawiającego opublikowano je w okresie od dnia 5 sierpnia do dnia 7 października 2002 roku. Powyższe było sprzeczne z art.29 ust.3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych.
2. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymagał aby oferent, który wygra przetarg złożył zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie bezwarunkowej gwarancji bankowej. Naruszało to art.75 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych, który dopuszczał także inne formy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
3. W ofercie nr 3 złożonej przez konsorcjum podmiotów kontrolujący stwierdzili brak jednego z dokumentów wymaganych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, potwierdzającego fakt ubezpieczenia oferenta od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Dokumentu nie przedłożył żaden z dwóch podmiotów tworzących konsorcjum. Biorąc powyższe pod uwagę zamawiający powinien wykluczyć oferenta nr 3 z postępowania - na podstawie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Kontrolujący stwierdzili, że nie wszyscy wspólnicy spółki cywilnej (oferent nr 1) i nie wszyscy oferenci tworzący konsorcjum (oferta nr 3) złożyli oświadczenia dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z zamawiającym, osobami występującymi w imieniu zamawiającego oraz z innym uczestnikami postępowania, co powinno skutkować wykluczeniem oferentów z postępowania na podstawie art. 22 ust.7 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Stwierdzono, że zamawiający przekazał do Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenie o wynikach z postępowania celem publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych przed zawarciem umowy z wybranym w postępowaniu wykonawcą. Publikacja wyników w Biuletynie nastąpiła w dniu 29 października 2002 roku, natomiast podpisanie umowy z wykonawcą zadania miało miejsce w dniu 4 listopada 2002 roku. Powyższe było sprzeczne z art.14d ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym ogłoszenie o wyniku postępowania powinno zostać przesłane do Urzędu Zamówień Publicznych, celem publikacji, niezwłocznie po zawarciu umowy.
6. W dokumentacji z postępowania przedstawionej kontrolującym brak było adnotacji dotyczącej publikacji wyników postępowania na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy, co uniemożliwiało stwierdzenie wypełnienie przez zamawiającego dyspozycji wynikającej z art. 50 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na przebudowę drogi we wsi Trębaczew, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, w 2003 roku, stwierdzono:
1. Zamawiający przystępując do przeprowadzenia przetargu nie posiadał opracowanego kosztorysu inwestorskiego, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych.
2. Umowę nr 190/03 na wykonanie przedmiotu zamówienia z wykonawcą PBDiM ERBEDIM Sp. z o.o., wybranym w wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego, zamawiający podpisał w dniu 3 września 2003 roku, natomiast ogłoszenie o wyniku postępowania przetargowego było publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych już w dniu 28 sierpnia 2003 roku, przed dniem podpisania tej umowy, co było sprzeczne z art. 14d ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na przebudowę drogi we wsi Olszowa Wola, wartość zamówienia poniżej 30.000 EURO, w 2003 roku, stwierdzono:
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wymagał przedłożenia przez oferentów: zaświadczenia z właściwego organu rejestrowego, zaświadczenia o nie zaleganiu z podatkami z Urzędu Skarbowego, zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu z płaceniem składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaświadczenia wydanego przez Centralny Rejestr Skazanych odnośnie braku karalności w zakresie wskazanym w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych. W trakcie prowadzonego postępowania przetargowego na wnioski potencjalnych oferentów, którzy pobrali specyfikację zamawiający odstąpił od żądania przedmiotowych zaświadczeń, czym naruszył zasadę niezmienności sposobu i kryteriów oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców w toku prowadzonego postępowania przetargowego określoną w art.24 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji przetargowej stwierdzono brak ogłoszenia o wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego, co uniemożliwiało kontrolującym ustalenie, czy jednostka wypełniła obowiązki określone
w art.50 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, w zakresie ogłoszenia o wyniku postępowania.
3. Opracowany projekt przebudowy drogi w Olszowej Woli obejmował roboty przygotowawcze, wykonanie podbudowy, nawierzchni asfaltowej oraz roboty wykończeniowe. W sytuacji braku możliwości sfinansowania całego zadania o wartości 362.279,97 zł, zamawiający podjął decyzję o wykonaniu tylko podbudowy. W ramach przyjętego do realizacji zakresu robót należało wykonać: korytowanie drogi, profilowanie i zagęszczenie podłoża pod warstwy konstrukcyjne, położenie warstwy górnej z kruszyw łamanych poprzez ich nawiezienie, wyrównanie ich równiarką i zagęszczenie walcem drogowym. Zamawiający nie dokonał wyboru wykonawcy zadania w ramach jednego postępowania przetargowego, lecz podzielił zamówienie na części, zlecając nawiezienie kruszywa na drogę podmiotowi wybranemu w trybie przetargu nieograniczonego o procedurze uproszczonej - firmie Przewóz Towarów Różnych Pan Zygmunt Kontraktowicz, natomiast pozostałe roboty zlecił innym podmiotom z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, z uwagi na wartość poszczególnych robót, która nie przekraczała kwoty 3.000 EURO. Mając na uwadze związek technologiczny przedmiotowych robót oraz wykonanie ich w bezpośredniej bliskości czasowej stwierdzić należy, że działanie zamawiającego naruszało art.3 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, który zakazywał podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować projekt zmian Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w celu zapewnienia zgodności jego postanowień w zakresie zasad gospodarki finansowej z obowiązującymi przepisami. Podjąć czynności w celu uchwalenia przygotowanych zmian, a następnie finansować działalność instytucji kultury zgodnie z zasadami wynikającymi ze Statutu oraz przepisów ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
2. Dokonać analizy obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej w zakresie postanowień dotyczących sposobu dokumentowania kontroli celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków na etapie wstępnym, celem wprowadzenia stosownych zmian w powyższym zakresie. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontrolnych.
3. Zapewnić przestrzeganie postanowień rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, w zakresie rejestracji zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu Gminy.
4. W sporządzanych bilansach nie wykazywać jako zobowiązań z tytułu dostaw i usług otrzymanych kwot z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
5. Przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb-PDP, przestrzegać zasad ich sporządzania określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w szczególności w zakresie wykazywania skutków finansowych udzielonych ulg, zwolnień i umorzeń. Dokonać odpowiednich korekt w sprawozdaniach dotyczących 2002 i 2003 roku oraz przekazać je do RIO w Łodzi.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości przez osoby prawne.
7. Zapewnić podejmowanie przez właściwych rzeczowo pracowników czynności sprawdzających, co do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, w celu ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia ich zgodności z przedstawionymi dokumentami - w oparciu o art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji, organ podatkowy może wezwać do udzielenia w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych (art.274a § 2 ww. ustawy).
8. Instytucję umorzenia stosować wyłącznie w odniesieniu do zaległości podatkowej, którą określa art.51 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Nakazy płatnicze doręczać w terminie umożliwiającym zapłatę raty podatku w ustawowo określonym terminie płatności.
10. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
11. Decyzje dotyczące udzielenia ulgi w zapłacie podatku (np. umorzenie odsetek od zaległości podatkowej, odroczenie terminu płatności i rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej) podejmować po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, do czego zobowiązuje organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
12. Zapewnić by decyzje dotyczące ulg w zapłacie podatku zawierały uzasadnienie faktyczne, także w sytuacji uwzględnienia wniosku podatnika.
13. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych - w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
14. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz.1481). Wyrażać zgodę na zajęcie pasa drogowego poprzez wydanie decyzji. Wysokość opłaty ustalać w oparciu o stawki określone przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w uchwale podjętej na podstawie art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
15. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie do art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym oraz wewnętrznych uregulowań dotyczących procedur kontroli finansowej.
16. Naliczony odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
17. Premię dla pracowników obsługi wypłacać na zasadach określonych w zakładowym regulaminie premiowania.
18. Ryczałt za wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych rozliczać stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. Zapewnić kontrolę składanych przez pracowników oświadczeń o korzystaniu z samochodu własnego do celów służbowych z ewidencją czasu pracy pracownika.
19. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy Sadkowice
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Sadkowice
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 15 listopada 2004 r
Pan
Andrzej Sęk
Wójt Gminy Sadkowice
WK - 602/76/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Sadkowice. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały, przede wszystkim, z nieznajomości przepisów, ich wadliwej interpretacji, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa oraz braku stosownych procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:W zakresie funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych
W trakcie kontroli prawno-organizacyjnych form działania gminnych jednostek organizacyjnych, stwierdzono nieprawidłowe zasady funkcjonowania gospodarki finansowej Gminnej Biblioteki Publicznej w Sadkowicach. W statucie biblioteki, uchwalonym uchwałą Rady Gminy nr 22 z dnia 10 listopada 1994 roku (obowiązującym w okresie objętym kontrolą) określono, że jest ona gminną instytucją kultury finansowaną z budżetu gminy, a podstawą gospodarki finansowej jest roczny plan finansowy zatwierdzany przez Radę Gminy. Powyższy Statut uchylony został uchwałą Rady Gminy nr XIII/57/04 z dnia 29 marca 2004 roku w sprawie nadania Statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Sadkowicach. Wprowadzony w 2004 roku Statut nie zmienił zasad gospodarki finansowej biblioteki, nadal nie otrzymuje ona z budżetu gminy dotacji, lecz jej działalność jest finansowana bezpośrednio z budżetu w ramach działu 921. Powyższe zasady gospodarki finansowej biblioteki były sprzeczne z zasadami określonymi w rozdziale III ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 z późn. zm.), do których odsyła art.2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. U. nr 85, poz. 539 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, instytucja kultury, uzyskująca osobowość prawną po dokonaniu wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków. Instytucja kultury może nabywać środki trwałe i pokrywa koszty bieżącej działalności oraz zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami tymi są, m.in., dotacje z budżetu. Podstawą gospodarki finansowej jest plan działalności instytucji kultury, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji przekazywanej przez organizatora. Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Plan ten nie jest uchwalany uchwałą budżetową i nie stanowi elementu budżetu.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury kontroli wewnętrznej (finansowej), opracowane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), kontrolowana jednostka wprowadziła w życie dopiero z dniem 1 grudnia 2003 roku. Obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosowanie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późń. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych - na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116) - rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrola finansową. Opracowane na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych procedury powinny funkcjonować w jednostce od 1 stycznia 2002 roku.
2. W regulaminie kontroli wewnętrznej nie sprecyzowano sposobu dokumentowania dokonywanej kontroli operacji gospodarczych - pod względem celowości - na etapie wstępnym. Zapis regulaminu, że „kontrola na etapie wstępnym i bieżącym wykonywana jest na etapie kontroli funkcjonalnej przez właściwych merytorycznie pracowników”, nie wyczerpuje powyższego zagadnienia, nie określa, bowiem sposobu w jaki pracownicy merytoryczni powinni potwierdzać fakt przeprowadzenia wstępnej kontroli celowości zaciąganych zobowiązań i dokonywanych wydatków bieżących.
3. Kontrolujący stwierdzili, że zapisy zawarte w regulaminie kontroli wewnętrznej oraz w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, dotyczące sprawowania kontroli operacji gospodarczych przez poszczególnych pracowników, nie były spójne z treścią ich zakresów czynności. W § 6 regulaminu kontroli wewnętrznej zapisano, że "kontrolę funkcjonalną sprawują pracownicy na stanowiskach kierowniczych, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych”. Analiza zakresów czynności kierowników referatów wykazała, że tylko w zakresie czynności Skarbnika Gminy znajdowały się postanowienia dotyczące sprawowania kontroli wewnętrznej, natomiast w zakresach czynności kierowników poszczególnych referatów brak było takich zapisów. Powyższą nieprawidłowość usunięto w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, poprzez sporządzenie aneksów do zakresów czynności kierowników referatów, obejmujących wykonywanie czynności związanych z kontrolą funkcjonalną.
4. W wyniku kontroli w zakresie realizacji zadań z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi w 2003 roku, zadań inwestycyjnych dotyczących budowy Gimnazjum w Sadkowicach w 2002 roku, budowy drogi w Trębaczewie w 2003 roku, budowy drogi w Olszowej Woli w 2003 roku oraz kontroli prawidłowości dokonywania wydatków osobowych, stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nie przestrzegano w pełni procedur kontroli finansowej, określonych w Instrukcjach obiegu i kontroli dokumentów księgowych, wprowadzonych odpowiednio zarządzeniem Wójta Gminy nr 3/1997 z 30 grudnia 1997 roku (obowiązująca w 2002 roku) oraz zarządzeniem nr 10/02 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku (obowiązująca w 2003 roku).
5. W kontrolowanej jednostce nie przestrzegano postanowień wynikających z § 8 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319 z późn. zm.) - w zakresie obowiązku rejestracji w dzienniku korespondencji prowadzonym w sekretariacie Urzędu Gminy – wszystkich zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu.
W zakresie rozrachunków i roszczeń
Ustalono, że błędnie sporządzono bilanse Urzędu Gminy za lata 2002-2003. W bilansach wykazano zobowiązania z tytułu dostaw i usług, w 2002 roku w wysokości 41.401 zł, a w 2003 roku w wysokości 32.489 zł. Kontrolujący stwierdzili, że nie były to kwoty zobowiązań jednostki wynikające z ewidencji konta 201, lecz kwoty te dotyczyły zabezpieczenia należytego wykonania umów, ewidencjonowanego na koncie 240-2 i 240-6 (pozostałe rozrachunki) i powinny być wpisane w pozycjach 1.6 tych bilansów. Sporządzenie w powyższy sposób bilansów naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752).
W zakresie ewidencji i sprawozdawczości finansowej
1. Kontrolowana jednostka prowadząc ewidencję księgową w zakresie podatków i częściowo płac przy użyciu komputerów, nie posiadała dokumentacji opisującej system przetwarzania danych, zawierającej wykaz funkcjonujących programów lub funkcji z opisem algorytmów i parametrów oraz dokumentacji opisującej sposób zabezpieczenia danych, przetwarzanych w systemach informatycznych. Powyższe naruszało przepisy art. 10 ust.1 pkt 3 lit. „c” ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późń. zm.). Odpowiedzialność za ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz za jej aktualizację ponosi kierownik jednostki (Wójt Gminy). Wskazana nieprawidłowość została usunięta w trakcie kontroli RIO w Łodzi. Z dniem 31 sierpnia 2004 roku wprowadzona została w życie „Instrukcja określającą sposób zarządzania i ochrony danych księgowych, ewidencjonowanych przy użyciu komputera".
2. W sporządzonych przez jednostkę za lata 2002 - 2003 sprawozdaniach Rb-27S – z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego oraz w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, nie wykazano skutków finansowych udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z uchwał organu stanowiącego (w 2002 roku – uchwała Rady Gminy nr VI/31/2001 z dnia 4 grudnia 2001 roku; w 2003 roku – uchwała Rady Gminy nr II/3/2002 z dnia 6 grudnia 2002 roku). Łącznie kwota nie wykazanych skutków finansowych wynikających ze zwolnień określonych ww. uchwałami wynosiła - w 2002 roku - 109.427,00 zł, w 2003 roku - 19.128,00 zł. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów § 3 ust.1 pkt 10 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późń. zm.). Zgodnie z powołanym unormowaniem, w kolumnie „Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń...”, wykazane powinny być kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rady gminy, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane w tej kolumnie skutki ulg, powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności; wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
Odpowiedzialność za nierzetelne sporządzenie sprawozdań budżetowych ponoszą Wójt Gminy i Skarbnik Gminy.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
Podatek od nieruchomości
1. W 2002 roku na 15 złożonych deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości przez osoby prawne, pięć deklaracji złożono po 15 stycznia 2002 roku. W 2003 roku na 17 podmiotów objętych obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku od nieruchomości, z przekroczeniem ustawowego terminu deklaracje złożyło sześciu podatników. Termin składania przez osoby prawne deklaracji podatkowych - 15 styczeń danego roku podatkowego - określony został w art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późń. zm.).
2. [1]
3. [2]
4. Na wniosek podatnika z dnia 29 listopada 2002 roku, decyzją nr 3113-137/2002 z dnia 12 grudnia 2002 roku, umorzono zaległość podatkową Samodzielnemu Publicznemu Zakładowi Opieki Zdrowotnej w Rawie Mazowieckiej w kwocie 1.194,98 zł. Umorzona kwota dotyczyła należności podatkowej za okres od września 2002 roku do grudnia 2002 roku. Rata podatku za grudzień 2002 roku w dniu złożenia wniosku, jak i w dniu wydania decyzji, nie stanowiła jeszcze zaległości podatkowej (termin płatności do dnia 15 grudnia 2002 roku) i nie mogła być w tym zakresie zastosowana instytucja umorzenia zaległości podatkowej. Zgodnie z art. 67 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), organ podatkowy może umorzyć w całości lub części zaległość podatkową, którą jest podatek nie zapłacony w terminie (zob. art. 51 § 1 ww. ustawy).
5. W uzasadnieniu faktycznym decyzji nr Fn 3113-82/2002 z dnia 10 lipca 2002 roku, którą częściowo umorzono zaległość podatkową, a w części odmówiono umorzenia, brak było odniesienia się do przesłanek, w oparciu o które podjęto rozstrzygnięcie dotyczące umorzenia zaległości podatkowej. Uzasadnienie zawierało wyłącznie argumentację odnoszącą się do odmowy umorzenia zaległego podatku. Wskazać należy, że w omawianej sytuacji organ podatkowy w jednej decyzji zawarł dwa rozstrzygnięcia - umorzył część zaległości podatkowej oraz odmówił umorzenia zaległości w pozostałej części będącej przedmiotem wniosku podatnika. Każde z tych rozstrzygnięć powinno zostać uzasadnione, które to uzasadnienie - zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa - zawierać powinno, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
Podatek rolny
1. Kontrolujący stwierdzili, że nakazy płatnicze na podatek rolny od osób fizycznych w sołectwie Cekinów (lata 2002 - 2003) i w sołectwie Nowy Kaleń (2003 rok) były dostarczane po terminie umożliwiającym zapłatę podatku w ustawowym terminie płatności, określonym w art. 6a ust.6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.).
2. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie egzekwowała odsetek od nieterminowych wpłat rat podatku rolnego od osób fizycznych. Łączna kwota nie wyegzekwowanych odsetek wynosiła 659,40 zł.
W zakresie udzielonych ulg w zapłacie podatku rolnego i podatku od środków transportowych
1. W wydanych przez Wójta Gminy w 2003 roku 7 decyzjach w sprawie zastosowania ulgi żołnierskiej określono termin ich obowiązywania niezgodny z art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym. Wskazana nieprawidłowość była przyczyną zaniżenia wysokości przyznanych ulg na kwotę 550,90 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta. Wójt Gminy, za zgodą podatników wobec których wydał powyższe decyzje, na podstawie art.253a ustawy Ordynacja podatkowa wydał 7 decyzji w sprawie zmiany decyzji ostatecznej.
2. Kontrolujący sprawdzili dokumentację dotyczącą wydanych przez Wójta Gminy decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych w zakresie podatku rolnego o numerach: 47/2002, 78/2002, 92/2002 9/2003 i 72/2003. Stwierdzono, że w przypadku decyzji nr nr: 47/2002, 9/2003 i 72/2003 wydane one zostały na wnioski podatników złożone przed upływem terminu zapłaty raty podatku. Zatem, w chwili składania wniosków nie stanowiły one zaległości podatkowej. Zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku art.165a ustawy Ordynacja podatkowa, we wskazanym stanie faktycznym powinna nastąpić odmowa wszczęcia postępowania, z uwagi na brak przedmiotu w sprawie, którego postępowanie mogłoby się toczyć (czyli brak zaległości podatkowej).
3. Kontrola dokumentacji dotycząca wydanych przez Wójta Gminy decyzji w sprawie zastosowania ulg w zapłacie podatku od środków transportowych (w 2002 roku - decyzji w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych nr nr: 3114-1/8/2002, 3114-1/13/2002, 3114-1/17/2002, 3114-1/19/2002 i 3114-1/21/2002 oraz w 2003 roku - decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności podatku i rozłożenia na raty zapłaty zaległości podatkowych nr nr: 3114-1/2/2003, 3114-1/3/2003, 3114-1/7/2003 i 3114-1/14/2002) wykazała, że przed wydaniem wskazanych decyzji organ podatkowy nie zebrał żadnego materiału dowodowego, tym samym nie przeprowadził należycie postępowania mającego na celu dokładne wyjaśnienie sytuacji (osobistej, majątkowej itp.) podatnika i ustalenie czy występują przesłanki do zastosowania określonej ulgi. Działanie organu podatkowego naruszało wymogi wynikające z art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.122 ww. ustawy, w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Natomiast stosownie do art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie podejmowania działań windykacyjnych mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych:
- w odniesieniu do zaległości z roku 2002 i 2003 w zakresie podatku od nieruchomości [3], stwierdzono, że organ podatkowy podejmował działania windykacyjne nieterminowo. Na zaległość dotyczącą podatku za okres od września do grudnia 2002 roku, tytuł wykonawczy nr SW4/146/03 wystawiono dopiero w dniu 5 maja 2003 roku, na zaległość powstałą za okres od maja do czerwca 2003 roku tytuł wykonawczy nr SW4/1/2004, wystawiono w dniu 15 stycznia 2004 roku,
- stwierdzono, ponadto, nieterminowe podejmowanie czynności windykacyjnych w zakresie zaległości z tytułu podatku rolnego. Przykładowo, w 2003 roku nie wystawiono żadnego tytułu wykonawczego wobec podatników poddanych kontroli.
Nieterminowe podejmowanie działań windykacyjnych, niepełne działania oraz ich zaniechanie naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).
W zakresie dochodów za zajęcie pasa drogowego
Przeprowadzona kontrola realizacji dochodów z powyższego tytułu wykazała, że w 2003 roku dwóch właścicieli nieruchomości położonych na terenie gminy, złożyło wnioski do Wójta Gminy w sprawie wyrażenia zgody na zajęcie pasa drogi w celu podłączenia się do wodociągu i kanalizacji. Wójt Gminy wyraził zgodę na zajęcie pasa drogi i ustalił wysokość opłaty w umowach nr 198/03 z dnia 15 października 2003 roku i nr 220/03 z dnia 26 listopada 2003 roku. Powyższe działanie Wójta Gminy naruszało postanowienia art.20 pkt 8 oraz art.40 ust.1 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.). Wymagane przez ustawę o drogach publicznych zezwolenie na zajęcie pasa drogi na cele nie związane z budową, modernizacją, utrzymaniem i ochroną dróg powinno zostać wydane w drodze decyzji administracyjnej, z zastosowaniem procedury określonej w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące). W trybie decyzji administracyjnej powinna zostać również ustalona opłata za zajęcie pasa drogi.
W zakresie realizacji zadań z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi
1. W dniu 9 maja 2003 roku Wójt Gminy Sadkowice podpisał ze Stowarzyszeniem Wspierania Inicjatyw Oświatowo-Wychowawczych im. Teresy Kras z Lublina umowę, której przedmiotem był zakup usługi polegającej na zorganizowaniu kolonii letnich z programem zajęć profilaktycznych w miejscowości Władysławowo dla 30 dzieci z terenu gminy Sadkowice, za kwotę 17.940,00 zł. Zakupu usługi dokonano z pominięciem procedur określonych ustawą z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - obecnie nie obowiązująca). Umowę w imieniu Gminy zawarł Wójt Gminy, będąc osobą odpowiedzialną za zaniechanie stosowania procedur udzielania zamówień publicznych.
2. Umowy, o której mowa wyżej, nie kontrasygnowała Skarbnik Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późń. zm.) oraz wskazywało na zaniechanie stosowania obowiązujących w jednostce procedur kontroli wewnętrznej. W § 10 ust.1 i 2 Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych zawarto zapis, że „Skarbnik gminy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących danej operacji, a dowodem dokonania przez Skarbnika kontroli jest jego podpis na dokumentach dotyczących operacji”.
W zakresie wydatków osobowych
1. Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późń. zm.), kontrolowana jednostka zobowiązana była do dnia 30 września danego roku, przekazać na rachunek funduszu całość środków dokonanego odpisu. Zarówno w 2002 roku, jak i w 2003 roku, nie zachowano wskazanego terminu przekazania środków na rachunek funduszu. Ostatnią ratę odpisu na 2002 rok przekazano dopiero w dniu 27 listopada 2002 roku, a w 2003 roku w dniu 21 października 2003 roku.
2. W wyniku kontroli prawidłowości wypłat wynagrodzeń dla pracowników obsługi stwierdzono niespójność między treścią zawieranych z pracownikami umów o pracę a treścią postanowień obowiązującego w kontrolowanej jednostce regulaminu premiowania, wprowadzonego zarządzeniem Wójta nr 1/98 z dnia 30 marca 1998 roku. Regulamin określał premię jako uznaniowy składnik wynagrodzenia przyznawany przez Wójta, natomiast umowy o pracę określały premię jako stały składnik wynagrodzenia, wypłacany w wysokości 50% wynagrodzenia zasadniczego. Ponadto, regulamin nie określał zasad wypłaty premii, zasad wstrzymania jej wypłaty lub zmniejszenia jej wysokości. W trakcie kontroli RIO w Łodzi Wójt Gminy zarządzeniem nr 25 z dnia 16 września 2004 roku wprowadził nowy regulaminu premiowania, w którym zawarto zasady przyznawania premii, zasady jej potrącania i warunki wstrzymania jej wypłaty.
3. Z dniem 1 stycznia 2001 roku zaniechano wypłaty premii jednemu z pracowników obsługi, któremu wypłatę premii jako stałego składnika wynagrodzenia gwarantowała umowa o pracę z dnia 28 września 1998 roku. W aktach osobowych pracownika brak było dokumentu stanowiącego podstawę wstrzymania jej wypłaty, a angaż z dnia 23 stycznia 2001 roku, który nie przewidywał premii nie był podpisany przez pracownika. Ustalenie warunków płacy, a więc i ich zmiana, zgodnie z art.11 i art. 42 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy, wymaga zgody stron stosunku pracy, czyli w opisywanym przypadku konieczna była akceptacja nowych warunków płacowych przez pracownika.
4. Kontrola prawidłowości wypłat ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych na podstawie zawartych umów wykazała, że informacje zawarte w oświadczeniu pracownika o korzystaniu z samochodu własnego do celów służbowych nie były weryfikowane przez właściwego rzeczowo pracownika w zakresie ich zgodności z ewidencją czasu pracy, co wskazywało na zaniechanie kontroli merytorycznej, której obowiązek sprawowania wynikał z rozdziału III § 9 ust.1 Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych. W lipcu 2002 roku oraz w kwietniu 2003 roku zawyżono wypłatę ryczałtu jednemu z pracowników odpowiednio o kwotę 30,75 zł i 20,98 zł. Zasady naliczania i potrącania kwoty naliczonego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych określają przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271).
W zakresie realizacji inwestycji oraz stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na budowę Gimnazjum w Sadkowicach, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, w 2002 roku, stwierdzono:
1. Ogłoszenie o postępowaniu zamawiający wywiesił na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy przed publikacją ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Ogłoszenie o przetargu ukazało się w Biuletynie UZP w dniu 28 sierpnia 2002 roku, natomiast w siedzibie zamawiającego opublikowano je w okresie od dnia 5 sierpnia do dnia 7 października 2002 roku. Powyższe było sprzeczne z art.29 ust.3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych.
2. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymagał aby oferent, który wygra przetarg złożył zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie bezwarunkowej gwarancji bankowej. Naruszało to art.75 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych, który dopuszczał także inne formy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
3. W ofercie nr 3 złożonej przez konsorcjum podmiotów kontrolujący stwierdzili brak jednego z dokumentów wymaganych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, potwierdzającego fakt ubezpieczenia oferenta od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Dokumentu nie przedłożył żaden z dwóch podmiotów tworzących konsorcjum. Biorąc powyższe pod uwagę zamawiający powinien wykluczyć oferenta nr 3 z postępowania - na podstawie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Kontrolujący stwierdzili, że nie wszyscy wspólnicy spółki cywilnej (oferent nr 1) i nie wszyscy oferenci tworzący konsorcjum (oferta nr 3) złożyli oświadczenia dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z zamawiającym, osobami występującymi w imieniu zamawiającego oraz z innym uczestnikami postępowania, co powinno skutkować wykluczeniem oferentów z postępowania na podstawie art. 22 ust.7 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Stwierdzono, że zamawiający przekazał do Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenie o wynikach z postępowania celem publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych przed zawarciem umowy z wybranym w postępowaniu wykonawcą. Publikacja wyników w Biuletynie nastąpiła w dniu 29 października 2002 roku, natomiast podpisanie umowy z wykonawcą zadania miało miejsce w dniu 4 listopada 2002 roku. Powyższe było sprzeczne z art.14d ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym ogłoszenie o wyniku postępowania powinno zostać przesłane do Urzędu Zamówień Publicznych, celem publikacji, niezwłocznie po zawarciu umowy.
6. W dokumentacji z postępowania przedstawionej kontrolującym brak było adnotacji dotyczącej publikacji wyników postępowania na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy, co uniemożliwiało stwierdzenie wypełnienie przez zamawiającego dyspozycji wynikającej z art. 50 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na przebudowę drogi we wsi Trębaczew, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, w 2003 roku, stwierdzono:
1. Zamawiający przystępując do przeprowadzenia przetargu nie posiadał opracowanego kosztorysu inwestorskiego, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych.
2. Umowę nr 190/03 na wykonanie przedmiotu zamówienia z wykonawcą PBDiM ERBEDIM Sp. z o.o., wybranym w wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego, zamawiający podpisał w dniu 3 września 2003 roku, natomiast ogłoszenie o wyniku postępowania przetargowego było publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych już w dniu 28 sierpnia 2003 roku, przed dniem podpisania tej umowy, co było sprzeczne z art. 14d ustawy o zamówieniach publicznych.
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na przebudowę drogi we wsi Olszowa Wola, wartość zamówienia poniżej 30.000 EURO, w 2003 roku, stwierdzono:
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wymagał przedłożenia przez oferentów: zaświadczenia z właściwego organu rejestrowego, zaświadczenia o nie zaleganiu z podatkami z Urzędu Skarbowego, zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu z płaceniem składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaświadczenia wydanego przez Centralny Rejestr Skazanych odnośnie braku karalności w zakresie wskazanym w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych. W trakcie prowadzonego postępowania przetargowego na wnioski potencjalnych oferentów, którzy pobrali specyfikację zamawiający odstąpił od żądania przedmiotowych zaświadczeń, czym naruszył zasadę niezmienności sposobu i kryteriów oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców lub wykonawców w toku prowadzonego postępowania przetargowego określoną w art.24 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji przetargowej stwierdzono brak ogłoszenia o wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego, co uniemożliwiało kontrolującym ustalenie, czy jednostka wypełniła obowiązki określone
w art.50 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, w zakresie ogłoszenia o wyniku postępowania.
3. Opracowany projekt przebudowy drogi w Olszowej Woli obejmował roboty przygotowawcze, wykonanie podbudowy, nawierzchni asfaltowej oraz roboty wykończeniowe. W sytuacji braku możliwości sfinansowania całego zadania o wartości 362.279,97 zł, zamawiający podjął decyzję o wykonaniu tylko podbudowy. W ramach przyjętego do realizacji zakresu robót należało wykonać: korytowanie drogi, profilowanie i zagęszczenie podłoża pod warstwy konstrukcyjne, położenie warstwy górnej z kruszyw łamanych poprzez ich nawiezienie, wyrównanie ich równiarką i zagęszczenie walcem drogowym. Zamawiający nie dokonał wyboru wykonawcy zadania w ramach jednego postępowania przetargowego, lecz podzielił zamówienie na części, zlecając nawiezienie kruszywa na drogę podmiotowi wybranemu w trybie przetargu nieograniczonego o procedurze uproszczonej - firmie Przewóz Towarów Różnych Pan Zygmunt Kontraktowicz, natomiast pozostałe roboty zlecił innym podmiotom z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, z uwagi na wartość poszczególnych robót, która nie przekraczała kwoty 3.000 EURO. Mając na uwadze związek technologiczny przedmiotowych robót oraz wykonanie ich w bezpośredniej bliskości czasowej stwierdzić należy, że działanie zamawiającego naruszało art.3 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, który zakazywał podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Opracować projekt zmian Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w celu zapewnienia zgodności jego postanowień w zakresie zasad gospodarki finansowej z obowiązującymi przepisami. Podjąć czynności w celu uchwalenia przygotowanych zmian, a następnie finansować działalność instytucji kultury zgodnie z zasadami wynikającymi ze Statutu oraz przepisów ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
2. Dokonać analizy obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej w zakresie postanowień dotyczących sposobu dokumentowania kontroli celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków na etapie wstępnym, celem wprowadzenia stosownych zmian w powyższym zakresie. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontrolnych.
3. Zapewnić przestrzeganie postanowień rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, w zakresie rejestracji zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu Gminy.
4. W sporządzanych bilansach nie wykazywać jako zobowiązań z tytułu dostaw i usług otrzymanych kwot z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
5. Przy sporządzaniu sprawozdań z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S oraz sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb-PDP, przestrzegać zasad ich sporządzania określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w szczególności w zakresie wykazywania skutków finansowych udzielonych ulg, zwolnień i umorzeń. Dokonać odpowiednich korekt w sprawozdaniach dotyczących 2002 i 2003 roku oraz przekazać je do RIO w Łodzi.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości przez osoby prawne.
7. Zapewnić podejmowanie przez właściwych rzeczowo pracowników czynności sprawdzających, co do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, w celu ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia ich zgodności z przedstawionymi dokumentami - w oparciu o art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. W razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji, organ podatkowy może wezwać do udzielenia w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych (art.274a § 2 ww. ustawy).
8. Instytucję umorzenia stosować wyłącznie w odniesieniu do zaległości podatkowej, którą określa art.51 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
9. Nakazy płatnicze doręczać w terminie umożliwiającym zapłatę raty podatku w ustawowo określonym terminie płatności.
10. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
11. Decyzje dotyczące udzielenia ulgi w zapłacie podatku (np. umorzenie odsetek od zaległości podatkowej, odroczenie terminu płatności i rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej) podejmować po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, do czego zobowiązuje organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
12. Zapewnić by decyzje dotyczące ulg w zapłacie podatku zawierały uzasadnienie faktyczne, także w sytuacji uwzględnienia wniosku podatnika.
13. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych - w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
14. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz.1481). Wyrażać zgodę na zajęcie pasa drogowego poprzez wydanie decyzji. Wysokość opłaty ustalać w oparciu o stawki określone przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w uchwale podjętej na podstawie art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych.
15. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie do art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym oraz wewnętrznych uregulowań dotyczących procedur kontroli finansowej.
16. Naliczony odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
17. Premię dla pracowników obsługi wypłacać na zasadach określonych w zakładowym regulaminie premiowania.
18. Ryczałt za wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych rozliczać stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. Zapewnić kontrolę składanych przez pracowników oświadczeń o korzystaniu z samochodu własnego do celów służbowych z ewidencją czasu pracy pracownika.
19. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawa zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy Sadkowice
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Sadkowice
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.