DPS w Łochyńsku - Kontrola problemowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Dyrektorowi Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku po zakończeniu problemowej kontroli gospodarki finansowej, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Marek Środa
Dyrektor Domu Pomocy Społecznej
w Łochyńsku
WK – 602/82/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam Pana Dyrektora, że kontrola gospodarki finansowej przeprowadzona w Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie unormowań wewnętrznych
Kontrolująca ustaliła, że w instrukcji w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku z dnia 31 grudnia 2002 roku zawarto zapis, według którego Dyrektor może ustalić o dokonywaniu inwentaryzacji środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym nie rzadziej niż raz na pięć lat. Powyższe postanowienie było niezgodne z art.26 uist.3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zgodnie z którym - termin i częstotliwość inwentaryzacji środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Ostatnią inwentaryzację środków trwałych w Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku przeprowadzono na dzień 31 grudnia 2002 roku.
W zakresie reprezentowania Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku
Kontrolująca stwierdziła, że w szeregu umowach w imieniu kontrolowanej jednostki oświadczenia woli składała, obok Dyrektora Domu Pomocy, główna księgowa (np. umowa nr 833031 rachunku bankowego z dnia 20 kwietnia 2004 roku z Bankiem Gospodarki Żywnościowej S.A. Oddział w Piotrkowie Trybunalskim z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim, umowa nr 7/2003 z dnia 20 stycznia 2001 roku z Polskim Koncernem Naftowym ORLEN S.A. w Płocku). Stosownie do § 5 ust. 5 regulaminu organizacyjnego z dnia 30 kwietnia 2001 roku, obowiązującego w 2003 roku, Dyrektor działając z upoważnienia Zarządu Powiatu zarządza i kieruje całokształtem spraw związanych z bieżącą działalnością Domu, w tym może zawierać umowy cywilno-prawne. Uchwałą nr 27 z dnia 15 maja 2000 roku Zarząd Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim upoważnił Pana Marka Środę Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku do prowadzenia całokształtu spraw związanych z prowadzeniem bieżącej działalności Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku, w tym do zawierania umów cywilno-prawnych. Uchwałą nr 16 z dnia 9 kwietnia 2002 roku Zarząd Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim upoważnił Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku do gospodarowania i zwykłego zarządu mieniem powiatu stanowiącym wyposażenie tej jednostki organizacyjnej, a służącym do wykonywania statutowych zadań. Tą uchwałą upoważniono Dyrektora DPS w Łochyńsku do składania w imieniu Zarządu Powiatu jednoosobowo oświadczeń woli w zakresie zwykłego zarządu mieniem. Wobec powyższego brak było podstaw do składania oświadczeń woli przez główną księgową jednostki.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku nie wykazano zobowiązań wymagalnych w kwocie 141,24 zł, wynikających z faktury nr 10496/02 z dnia 29 listopada 2002 roku za wywóz nieczystości (kontenery). W sprawozdaniu Rb-28 - S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku wykazano tę kwotę w kolumnie zobowiązania ogółem, ale nie wykazano jako zobowiązanie wymagalne. Z wyjaśnienia głównej księgowej wynikało, że kwoty 141,24 zł nie ujęto w sprawozdaniu Rb-28S i sprawozdaniu Rb-Z jako zobowiązania wymagalnego pomyłkowo. Powyższe było niezgodne z § 8 ust. 2 pkt 5 i § 11 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.). Dodatkowo, należy wskazać, że zgodnie z § 12 ust.2 ww. rozporządzenia, przez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przed upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
W zakresie gospodarki finansowej
1. Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku nie dostosował projektu planu finansowego na 2003 rok do uchwały budżetowej, do czego był zobowiązany na podstawie art. 126 ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
2. Kontrolująca ustaliła, że kwoty z tytułu odpłatności za posiłki wydawane na rzecz pracowników kwalifikowane były w 2003 roku jako zwrot wydatków i pomniejszały koszty danego roku. Odpłatności wniesione po upływie roku, a dotyczące 2003 roku, zostały przekazane do budżetu Powiatu. Kwota, którą przeznaczono na zmniejszenie wydatków wynosiła 6.867,10 zł. Wskazać należy, że opisany sposób postępowania mógłby znaleźć zastosowanie, ale w przypadku państwowej jednostki budżetowej. Zgodnie z § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333) - uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym przyjmowane są na subkonto wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w tym roku budżetowym. Uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych są przyjmowane na subkonto dochodów i podlegają odprowadzeniu na dochody budżetu państwa, w terminach określonych odrębnymi przepisami. Analogiczne unormowanie nie zostało wprowadzone w stosunku do samorządowych jednostek budżetowych, co oznacza, że zastosowanie znajduje tutaj w pełnym zakresie art.18 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - jednostkami budżetowymi są takie jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
3. Starosta Powiatu nie ustalił, na wniosek Dyrektora DPS, i nie ogłosił w wojewódzkim dzienniku urzędowym miesięcznego kosztu utrzymania mieszkańca domu pomocy społecznej w 2003 roku. Powyższe było wymagane przez art. 35 ust. 2i ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm. - obecnie nie obowiązująca).
W zakresie wydatków na wynagrodzenia pracowników
Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2002 rok przelano na konta pracowników po upływie I kwartału 2003 roku, tj. z naruszeniem terminu ustalonego w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.).
W zakresie wydatków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazano w 2003 roku w następujących terminach: w dniu 5 sierpnia 2003 roku – 40.000,00 zł, w dniu 20 sierpnia 2003 roku – 15.000,00 zł, w dniu 28 listopada 2003 roku – 28.207,00 zł, razem 83.207,00 zł. Odpis przekazano, zatem, z naruszeniem terminów określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, co najmniej 75 % równowartości odpisu powinno być przekazane na rachunek funduszu w terminie do dnia 31 maja danego roku, zaś pozostała kwota – do 30 września tego roku. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami - terminy, w których powinny być dokonane przelewy nie zostały dochowane ze względu na trudną sytuację finansową i brak środków na koncie.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zapytania o cenę, na dostawę wyrobów cukierniczo - piekarniczych, w marcu 2002 roku, stwierdzono, że zamawiający nieprawidłowo określił przedmiot zamówienia. W zaproszeniu do składania ofert cenowych zamawiający wskazał, że zamówienie dotyczy wyrobów piekarniczo - cukierniczych wskazanych w załączniku, gdzie wymieniono chleb pszenno - żytni 1,1 kg, chleb pszenno - żytni 0,6 kg, chleb razowy, bułkę zwykłą, chałkę, ciasto drożdżowe i chleb wiejski. W stosunku do jednostkowo wymienionych pozycji zamawiający nie określił, nawet szacunkowo, zakresu zamówienia (zamawianych ilości w poszczególnych pozycjach). Oznaczało to także brak możliwości określenia wartości szacunkowej zamówienia, czego wymagał art.2 ust.1 pkt 9 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Całkowita wartość zobowiązania zamawiającego została ustalona aneksem z dnia 30 kwietnia 2002 roku, zawartym do umowy z dnia 5 marca 2002 roku (kwota 102.000 zł netto). Wskazać należy, że art.51 ustawy o finansach publicznych zakazuje zaciągania zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji. Umowę dostawy zawarto do dnia 31 grudnia 2003 roku, co było niezgodne z warunkami postępowania, w których określono, że okres realizacji umowy to 12 miesięcy od daty jej podpisania. Wydatki poniesione w 2003 roku na podstawie ww. umowy stanowiły kwotę 55.878,59 zł brutto.
Analogiczne uwagi sformułować należy w odniesieniu do zamówienia na dostawę artykułów chemicznych (zamówienie udzielone na podstawie umowy z dnia 5 marca 2002 roku, na okres do dnia 31 grudnia 2003 roku).
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Dyrektora o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Dostosować uregulowania instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie terminu przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych na terenie strzeżonym do postanowień wynikających z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
2. Zapewnić składanie oświadczeń woli w imieniu jednostki przez osoby upoważnione przez Zarząd Powiatu Piotrkowskiego.
3. Zapewnić rzetelne wykazywanie w sprawozdaniach RB-Z i RB-28 S kwot zobowiązań wymagalnych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
4. Przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych dotyczących procedury opracowywania i przyjmowania (zatwierdzania) planu finansowego dla jednostki budżetowej.
5. Pobierane opłaty za posiłki wydawane pracownikom odprowadzać na rachunek Powiatu (jednostki samorządu terytorialnego).
6. Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacać pracownikom w terminie określonym w art. 5 ust. 2 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, t.j. w I kwartale danego roku.
7. Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, t.j. co najmniej 75 % równowartości odpisu – do dnia 31 maja danego roku, zaś pozostałą kwotę – do 30 września tego roku.
8. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności w zakresie ustalania wartości zamówienia. Zgodnie z art.32 ww. ustawy, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.
9. Przestrzegać art.51 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogą zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Dyrektora o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Starosta Powiatu Piotrkowskiego
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 9 grudnia 2004 r.
Pan
Marek Środa
Dyrektor Domu Pomocy Społecznej
w Łochyńsku
WK – 602/82/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam Pana Dyrektora, że kontrola gospodarki finansowej przeprowadzona w Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie unormowań wewnętrznych
Kontrolująca ustaliła, że w instrukcji w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku z dnia 31 grudnia 2002 roku zawarto zapis, według którego Dyrektor może ustalić o dokonywaniu inwentaryzacji środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym nie rzadziej niż raz na pięć lat. Powyższe postanowienie było niezgodne z art.26 uist.3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zgodnie z którym - termin i częstotliwość inwentaryzacji środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Ostatnią inwentaryzację środków trwałych w Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku przeprowadzono na dzień 31 grudnia 2002 roku.
W zakresie reprezentowania Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku
Kontrolująca stwierdziła, że w szeregu umowach w imieniu kontrolowanej jednostki oświadczenia woli składała, obok Dyrektora Domu Pomocy, główna księgowa (np. umowa nr 833031 rachunku bankowego z dnia 20 kwietnia 2004 roku z Bankiem Gospodarki Żywnościowej S.A. Oddział w Piotrkowie Trybunalskim z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim, umowa nr 7/2003 z dnia 20 stycznia 2001 roku z Polskim Koncernem Naftowym ORLEN S.A. w Płocku). Stosownie do § 5 ust. 5 regulaminu organizacyjnego z dnia 30 kwietnia 2001 roku, obowiązującego w 2003 roku, Dyrektor działając z upoważnienia Zarządu Powiatu zarządza i kieruje całokształtem spraw związanych z bieżącą działalnością Domu, w tym może zawierać umowy cywilno-prawne. Uchwałą nr 27 z dnia 15 maja 2000 roku Zarząd Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim upoważnił Pana Marka Środę Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku do prowadzenia całokształtu spraw związanych z prowadzeniem bieżącej działalności Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku, w tym do zawierania umów cywilno-prawnych. Uchwałą nr 16 z dnia 9 kwietnia 2002 roku Zarząd Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim upoważnił Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku do gospodarowania i zwykłego zarządu mieniem powiatu stanowiącym wyposażenie tej jednostki organizacyjnej, a służącym do wykonywania statutowych zadań. Tą uchwałą upoważniono Dyrektora DPS w Łochyńsku do składania w imieniu Zarządu Powiatu jednoosobowo oświadczeń woli w zakresie zwykłego zarządu mieniem. Wobec powyższego brak było podstaw do składania oświadczeń woli przez główną księgową jednostki.
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku nie wykazano zobowiązań wymagalnych w kwocie 141,24 zł, wynikających z faktury nr 10496/02 z dnia 29 listopada 2002 roku za wywóz nieczystości (kontenery). W sprawozdaniu Rb-28 - S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku wykazano tę kwotę w kolumnie zobowiązania ogółem, ale nie wykazano jako zobowiązanie wymagalne. Z wyjaśnienia głównej księgowej wynikało, że kwoty 141,24 zł nie ujęto w sprawozdaniu Rb-28S i sprawozdaniu Rb-Z jako zobowiązania wymagalnego pomyłkowo. Powyższe było niezgodne z § 8 ust. 2 pkt 5 i § 11 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.). Dodatkowo, należy wskazać, że zgodnie z § 12 ust.2 ww. rozporządzenia, przez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przed upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
W zakresie gospodarki finansowej
1. Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Łochyńsku nie dostosował projektu planu finansowego na 2003 rok do uchwały budżetowej, do czego był zobowiązany na podstawie art. 126 ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
2. Kontrolująca ustaliła, że kwoty z tytułu odpłatności za posiłki wydawane na rzecz pracowników kwalifikowane były w 2003 roku jako zwrot wydatków i pomniejszały koszty danego roku. Odpłatności wniesione po upływie roku, a dotyczące 2003 roku, zostały przekazane do budżetu Powiatu. Kwota, którą przeznaczono na zmniejszenie wydatków wynosiła 6.867,10 zł. Wskazać należy, że opisany sposób postępowania mógłby znaleźć zastosowanie, ale w przypadku państwowej jednostki budżetowej. Zgodnie z § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333) - uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym przyjmowane są na subkonto wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w tym roku budżetowym. Uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych są przyjmowane na subkonto dochodów i podlegają odprowadzeniu na dochody budżetu państwa, w terminach określonych odrębnymi przepisami. Analogiczne unormowanie nie zostało wprowadzone w stosunku do samorządowych jednostek budżetowych, co oznacza, że zastosowanie znajduje tutaj w pełnym zakresie art.18 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - jednostkami budżetowymi są takie jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
3. Starosta Powiatu nie ustalił, na wniosek Dyrektora DPS, i nie ogłosił w wojewódzkim dzienniku urzędowym miesięcznego kosztu utrzymania mieszkańca domu pomocy społecznej w 2003 roku. Powyższe było wymagane przez art. 35 ust. 2i ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm. - obecnie nie obowiązująca).
W zakresie wydatków na wynagrodzenia pracowników
Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2002 rok przelano na konta pracowników po upływie I kwartału 2003 roku, tj. z naruszeniem terminu ustalonego w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.).
W zakresie wydatków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazano w 2003 roku w następujących terminach: w dniu 5 sierpnia 2003 roku – 40.000,00 zł, w dniu 20 sierpnia 2003 roku – 15.000,00 zł, w dniu 28 listopada 2003 roku – 28.207,00 zł, razem 83.207,00 zł. Odpis przekazano, zatem, z naruszeniem terminów określonych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, co najmniej 75 % równowartości odpisu powinno być przekazane na rachunek funduszu w terminie do dnia 31 maja danego roku, zaś pozostała kwota – do 30 września tego roku. Zgodnie z uzyskanymi wyjaśnieniami - terminy, w których powinny być dokonane przelewy nie zostały dochowane ze względu na trudną sytuację finansową i brak środków na koncie.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie zapytania o cenę, na dostawę wyrobów cukierniczo - piekarniczych, w marcu 2002 roku, stwierdzono, że zamawiający nieprawidłowo określił przedmiot zamówienia. W zaproszeniu do składania ofert cenowych zamawiający wskazał, że zamówienie dotyczy wyrobów piekarniczo - cukierniczych wskazanych w załączniku, gdzie wymieniono chleb pszenno - żytni 1,1 kg, chleb pszenno - żytni 0,6 kg, chleb razowy, bułkę zwykłą, chałkę, ciasto drożdżowe i chleb wiejski. W stosunku do jednostkowo wymienionych pozycji zamawiający nie określił, nawet szacunkowo, zakresu zamówienia (zamawianych ilości w poszczególnych pozycjach). Oznaczało to także brak możliwości określenia wartości szacunkowej zamówienia, czego wymagał art.2 ust.1 pkt 9 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Całkowita wartość zobowiązania zamawiającego została ustalona aneksem z dnia 30 kwietnia 2002 roku, zawartym do umowy z dnia 5 marca 2002 roku (kwota 102.000 zł netto). Wskazać należy, że art.51 ustawy o finansach publicznych zakazuje zaciągania zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji. Umowę dostawy zawarto do dnia 31 grudnia 2003 roku, co było niezgodne z warunkami postępowania, w których określono, że okres realizacji umowy to 12 miesięcy od daty jej podpisania. Wydatki poniesione w 2003 roku na podstawie ww. umowy stanowiły kwotę 55.878,59 zł brutto.
Analogiczne uwagi sformułować należy w odniesieniu do zamówienia na dostawę artykułów chemicznych (zamówienie udzielone na podstawie umowy z dnia 5 marca 2002 roku, na okres do dnia 31 grudnia 2003 roku).
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Dyrektora o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Dostosować uregulowania instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie terminu przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych na terenie strzeżonym do postanowień wynikających z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
2. Zapewnić składanie oświadczeń woli w imieniu jednostki przez osoby upoważnione przez Zarząd Powiatu Piotrkowskiego.
3. Zapewnić rzetelne wykazywanie w sprawozdaniach RB-Z i RB-28 S kwot zobowiązań wymagalnych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
4. Przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych dotyczących procedury opracowywania i przyjmowania (zatwierdzania) planu finansowego dla jednostki budżetowej.
5. Pobierane opłaty za posiłki wydawane pracownikom odprowadzać na rachunek Powiatu (jednostki samorządu terytorialnego).
6. Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacać pracownikom w terminie określonym w art. 5 ust. 2 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, t.j. w I kwartale danego roku.
7. Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przekazywać w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, t.j. co najmniej 75 % równowartości odpisu – do dnia 31 maja danego roku, zaś pozostałą kwotę – do 30 września tego roku.
8. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności w zakresie ustalania wartości zamówienia. Zgodnie z art.32 ww. ustawy, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.
9. Przestrzegać art.51 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyjątkiem Skarbu Państwa, nie mogą zaciągać zobowiązań finansowych, których maksymalna wartość nominalna, wyrażona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Dyrektora o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Starosta Powiatu Piotrkowskiego
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.