M. Piotrków Trybunalski - Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Miastu Piotrków Trybunalski po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Andrzej Czapla
Wiceprezydenta Miasta
Piotrków Trybunalski
WK - 602/70/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Pana Prezydenta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła w Mieście Piotrków Trybunalski doraźną kontrolę w zakresie udzielania zamówień publicznych i wydatków osobowych. Kontrolą objęto, w szczególności, udzielenie w 2001 roku zamówienia publicznego na wykonanie termomodernizacji budynku Urzędu Miasta oraz modernizację wejścia do budynku Urzędu dla osób niepełnosprawnych, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przekraczającej 30.000 EURO. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące nieprawidłowości. 1. Zamawiający nie określił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). W związku z tym, że w zależności, m.in., od stopnia złożoności zamówienia i jego wartości oferenci powinni dysponować odmienną wiedzą, doświadczeniem, potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia ustawodawca nakazał zamawiającemu dokładne opisanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania „uniwersalnych” warunków zawartych w art.22 ust.2 ustawy. Analiza treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wykazała, że zamawiający nie opisał kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełniania warunków, w odniesieniu do niektórych warunków, o których mowa była w art.22 ust.2 ww. ustawy. Przykładowo, zamawiający nie wskazał, jakimi kryteriami będzie się kierował przy ocenie spełniania przez oferentów warunku dotyczącego dysponowania niezbędną wiedzą i doświadczeniem, potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia (art.22 ust.2 pkt 3 ustawy). Zamawiający wymagał tylko, aby w załącznikach do specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczących doświadczenia zawodowego i potencjału technicznego oferenci wskazali - jakie przedsięwzięcia o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem zadania będącego przedmiotem zamówienia zrealizowali w ciągu ostatnich 3 lat (nie wskazując co należy rozumieć przez zadanie o charakterze i złożoności porównywalnej z niniejszym zamówieniem) oraz jakiego rodzaju sprzęt, pojazdy i wyposażenie techniczne posiadają oferenci oraz jego liczbę.
2. Zamawiający żądał przedłożenia w ofercie wykazu kontraktów obecnie realizowanych przez wykonawców z podaniem nazwy zamawiającego i daty zakończenia robót, którego to dokumentu nie przewidywały przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 stycznia 1998 roku w sprawie określenia dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. nr 19, poz.87 z późn. zm.).
3. Kontrolujący stwierdzili, że zamawiający przewidział w specyfikacji punktowy system oceny ofert, nie wskazał jednakże liczby punktów, które może uzyskać oferta w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert.
4. Zamawiający nie odrzucił ofert, które nie spełniały wymogów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przykładowo, w ofercie nr 1 firmy Usługi Remontowo-Budowlane Sylwester Rudecki brak było oświadczeń oferenta o zapoznaniu się z dokumentacją techniczną i przedmiarem robót będących przedmiotem zamówienia oraz o dokonaniu wizji lokalnej terenu budowy. Stwierdzono również, że strony oferty od nr 35 do nr 38 zawierające kserokopie uprawnień zawodowych nie zostały parafowane oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem przez oferenta. Ponadto, nie wszystkie roboty umieszczone w wykazie przedsięwzięć zrealizowanych przez oferenta w ciągu ostatnich 3 lat o charakterze i złożoności porównywalnym z zakresem przedmiotowego zostały potwierdzone referencjami podmiotów zlecających wykonanie tych prac. Ustalono także, że wszystkie referencje (strony 40-44 oferty) zostały przedstawione w formie kserokopii, które nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem przez oferenta. W ofercie nr 3 - Zakładu Usług Ogólnobudowlanych i Instalacyjnych Zbigniew Szymański, brak było oświadczenia finansowego oferenta wraz z wartością sprzedaży robót budowlano-montażowych w latach 1998-2000 na załączniku nr 4 do specyfikacji. Zamiast wymaganych danych finansowych oferent przedstawił uproszczony rachunek wyników wg stanu na dzień 31 grudnia 2000 roku oraz jego prognozę na rok 2001. Oferent przedstawił ponadto nieaktualne zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o braku zaległości w podatkach na dzień 25 kwietnia 2001 roku oraz z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające brak zadłużenia z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne na dzień 25 kwietnia 2001 roku oraz zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzone za zgodność z oryginałem z dniem 17 maja 2000 roku przez organ wydający. Zaświadczenia z Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie zostały poświadczone za zgodność z oryginałem przez składającego ofertę. Wymogiem zamawiającego było, aby zaświadczenia, których żąda były wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem otwarcia ofert lub też określony okres ich ważności obejmować powinien termin otwarcia ofert, a kserokopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez oferenta.
Badane postępowanie powinno zostać unieważnione na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych - z uwagi na okoliczność braku wymaganej liczby ważnych ofert.
Umowa dotycząca udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 30 lipca 2001 roku. Oświadczenia woli w imieniu Miasta Prezydent Miasta Pan Andrzej Pol oraz Wiceprezydent Miasta Pan Jan Kruz.
5. Kontrolujący ustalili, że na podstawie umowy z dnia 26 września 2001 roku udzielono zamówienia na wykonanie robót dodatkowych. Przedmiotem umowy było, miedzy innymi, ułożenie pustaków szklanych, który to zakres prac został zrealizowany przed zawarciem wskazanej umowy (wykonanie potwierdzone wpisem w dzienniku budowy z dnia 10 września 2001 roku).
6. W wyniku kontroli ustalono, że pozwolenie na użytkowanie podjazdu dla osób niepełnosprawnych wraz z przebudową wejścia do budynku Urzędu Miasta wydane zostało przez Wydział Architektury i Budownictwa w dniu 28 grudnia 2001 roku. Przyjęcie do ewidencji środków trwałych inwestycji obejmującej roboty termoizolacyjne, likwidację barier architektonicznych, podjazd, zadaszenie i ocieplenie budynku nastąpiło na podstawie dowodu OT-407/02 z dnia 27 grudnia 2002 roku, co stanowiło naruszenie art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U nr 54, poz. 654 z późn. zm.), zgodnie z którym składniki majątku powinny być wprowadzane do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.
Kontrolą objęto także dokonane w 2003 i 2004 roku zakupy dotyczące sejfów gabinetowych, szaf metalowych oraz drzwi antywłamaniowych, nie stwierdzając nieprawidłowości. Z uwagi na wartość zamówień kontrolowana jednostka nie była zobowiązana do stosowania procedur udzielania zamówień publicznych.
Informując o powyższym Pana Prezydenta proszę o kontynuowanie działań mających na celu zapewnienie zgodnego z procedurami ustalonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, p0oz. 177 z późn. zm.) udzielania zamówień publicznych (zalecenia w tym zakresie RIO w Łodzi wydała także po zakończeniu w 2003 roku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych Miasta Piotrków Trybunalski - pismo z dnia 8 września 2003 roku, sygn. WK - 0915/50/2003).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Prezydenta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miejskiej w Piotrkowie Tryb
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Piotrkowie Tryb.
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 27 września 2004 r.
Pan
Andrzej Czapla
Wiceprezydenta Miasta
Piotrków Trybunalski
WK - 602/70/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Pana Prezydenta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła w Mieście Piotrków Trybunalski doraźną kontrolę w zakresie udzielania zamówień publicznych i wydatków osobowych. Kontrolą objęto, w szczególności, udzielenie w 2001 roku zamówienia publicznego na wykonanie termomodernizacji budynku Urzędu Miasta oraz modernizację wejścia do budynku Urzędu dla osób niepełnosprawnych, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości przekraczającej 30.000 EURO. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące nieprawidłowości. 1. Zamawiający nie określił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). W związku z tym, że w zależności, m.in., od stopnia złożoności zamówienia i jego wartości oferenci powinni dysponować odmienną wiedzą, doświadczeniem, potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia ustawodawca nakazał zamawiającemu dokładne opisanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania „uniwersalnych” warunków zawartych w art.22 ust.2 ustawy. Analiza treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wykazała, że zamawiający nie opisał kryteriów i sposobu dokonywania oceny spełniania warunków, w odniesieniu do niektórych warunków, o których mowa była w art.22 ust.2 ww. ustawy. Przykładowo, zamawiający nie wskazał, jakimi kryteriami będzie się kierował przy ocenie spełniania przez oferentów warunku dotyczącego dysponowania niezbędną wiedzą i doświadczeniem, potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia (art.22 ust.2 pkt 3 ustawy). Zamawiający wymagał tylko, aby w załącznikach do specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczących doświadczenia zawodowego i potencjału technicznego oferenci wskazali - jakie przedsięwzięcia o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem zadania będącego przedmiotem zamówienia zrealizowali w ciągu ostatnich 3 lat (nie wskazując co należy rozumieć przez zadanie o charakterze i złożoności porównywalnej z niniejszym zamówieniem) oraz jakiego rodzaju sprzęt, pojazdy i wyposażenie techniczne posiadają oferenci oraz jego liczbę.
2. Zamawiający żądał przedłożenia w ofercie wykazu kontraktów obecnie realizowanych przez wykonawców z podaniem nazwy zamawiającego i daty zakończenia robót, którego to dokumentu nie przewidywały przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 stycznia 1998 roku w sprawie określenia dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. nr 19, poz.87 z późn. zm.).
3. Kontrolujący stwierdzili, że zamawiający przewidział w specyfikacji punktowy system oceny ofert, nie wskazał jednakże liczby punktów, które może uzyskać oferta w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert.
4. Zamawiający nie odrzucił ofert, które nie spełniały wymogów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przykładowo, w ofercie nr 1 firmy Usługi Remontowo-Budowlane Sylwester Rudecki brak było oświadczeń oferenta o zapoznaniu się z dokumentacją techniczną i przedmiarem robót będących przedmiotem zamówienia oraz o dokonaniu wizji lokalnej terenu budowy. Stwierdzono również, że strony oferty od nr 35 do nr 38 zawierające kserokopie uprawnień zawodowych nie zostały parafowane oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem przez oferenta. Ponadto, nie wszystkie roboty umieszczone w wykazie przedsięwzięć zrealizowanych przez oferenta w ciągu ostatnich 3 lat o charakterze i złożoności porównywalnym z zakresem przedmiotowego zostały potwierdzone referencjami podmiotów zlecających wykonanie tych prac. Ustalono także, że wszystkie referencje (strony 40-44 oferty) zostały przedstawione w formie kserokopii, które nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem przez oferenta. W ofercie nr 3 - Zakładu Usług Ogólnobudowlanych i Instalacyjnych Zbigniew Szymański, brak było oświadczenia finansowego oferenta wraz z wartością sprzedaży robót budowlano-montażowych w latach 1998-2000 na załączniku nr 4 do specyfikacji. Zamiast wymaganych danych finansowych oferent przedstawił uproszczony rachunek wyników wg stanu na dzień 31 grudnia 2000 roku oraz jego prognozę na rok 2001. Oferent przedstawił ponadto nieaktualne zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o braku zaległości w podatkach na dzień 25 kwietnia 2001 roku oraz z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające brak zadłużenia z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne na dzień 25 kwietnia 2001 roku oraz zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzone za zgodność z oryginałem z dniem 17 maja 2000 roku przez organ wydający. Zaświadczenia z Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie zostały poświadczone za zgodność z oryginałem przez składającego ofertę. Wymogiem zamawiającego było, aby zaświadczenia, których żąda były wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem otwarcia ofert lub też określony okres ich ważności obejmować powinien termin otwarcia ofert, a kserokopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez oferenta.
Badane postępowanie powinno zostać unieważnione na podstawie art.27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych - z uwagi na okoliczność braku wymaganej liczby ważnych ofert.
Umowa dotycząca udzielenia zamówienia publicznego zawarta została w dniu 30 lipca 2001 roku. Oświadczenia woli w imieniu Miasta Prezydent Miasta Pan Andrzej Pol oraz Wiceprezydent Miasta Pan Jan Kruz.
5. Kontrolujący ustalili, że na podstawie umowy z dnia 26 września 2001 roku udzielono zamówienia na wykonanie robót dodatkowych. Przedmiotem umowy było, miedzy innymi, ułożenie pustaków szklanych, który to zakres prac został zrealizowany przed zawarciem wskazanej umowy (wykonanie potwierdzone wpisem w dzienniku budowy z dnia 10 września 2001 roku).
6. W wyniku kontroli ustalono, że pozwolenie na użytkowanie podjazdu dla osób niepełnosprawnych wraz z przebudową wejścia do budynku Urzędu Miasta wydane zostało przez Wydział Architektury i Budownictwa w dniu 28 grudnia 2001 roku. Przyjęcie do ewidencji środków trwałych inwestycji obejmującej roboty termoizolacyjne, likwidację barier architektonicznych, podjazd, zadaszenie i ocieplenie budynku nastąpiło na podstawie dowodu OT-407/02 z dnia 27 grudnia 2002 roku, co stanowiło naruszenie art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U nr 54, poz. 654 z późn. zm.), zgodnie z którym składniki majątku powinny być wprowadzane do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.
Kontrolą objęto także dokonane w 2003 i 2004 roku zakupy dotyczące sejfów gabinetowych, szaf metalowych oraz drzwi antywłamaniowych, nie stwierdzając nieprawidłowości. Z uwagi na wartość zamówień kontrolowana jednostka nie była zobowiązana do stosowania procedur udzielania zamówień publicznych.
Informując o powyższym Pana Prezydenta proszę o kontynuowanie działań mających na celu zapewnienie zgodnego z procedurami ustalonymi w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, p0oz. 177 z późn. zm.) udzielania zamówień publicznych (zalecenia w tym zakresie RIO w Łodzi wydała także po zakończeniu w 2003 roku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych Miasta Piotrków Trybunalski - pismo z dnia 8 września 2003 roku, sygn. WK - 0915/50/2003).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Prezydenta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miejskiej w Piotrkowie Tryb
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Piotrkowie Tryb.
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.