DPS w Sieradzu - Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Dyrektorowi Domu Pomocy Społecznej w Sieradzu po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pani
Helena Płóciennik - Wasiak
Dyrektor
Domu Pomocy Społecznej
w Sieradzu
WK - 602/67/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Panią Dyrektor, że kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Domu Pomocy Społecznej w Sieradzu wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie spraw organizacyjnych
1. W dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości brak było opisu systemu przetwarzania danych oraz opisu systemu ochrony danych i ich zbiorów, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust.1 pkt 3 lit "c" i pkt 4 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 z póżn. zm.).
2. W kontrolowanej jednostce nie opracowano procedur wewnętrznej kontroli finansowej spełniających wymogi określone w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), zapewniających w szczególności, wstępną kontrolę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. Stwierdzono także brak instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych obejmującej wszystkie faktycznie występujące w kontrolowanej jednostce operacje finansowe w ujęciu dynamicznym (obieg dokumentów, obowiązki poszczególnych komórek organizacyjnych, zakres czynności kontrolnych itp.). Kontrolujący stwierdził także brak opracowania instrukcji dotyczącej zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz zasad ewidencji druków ścisłego zarachowania.
W zakresie rachunkowości
W inwentaryzacji składników majątkowych według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku nie ujęto budynków (wartość - 6.434.114,40 zł), budowli (wartość - 695.885 zł), maszyn (wartość - 131.854 zł), maszyn, aparatów i urządzeń specjalnych (wartość - 81.603 zł), narzędzi technicznych (wartość - 584.431 zł), narzędzi i przyrządów (wartość - 60.241 zł), co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
W zakresie gospodarki kasowej
1. W kasie przechowywane były czeki gotówkowe uznane za zużyte, wydane ze stanu ewidencji księgowej w książce druków ścisłego zarachowania, które to czeki wypełnione lub nie wypełnione nie były anulowane.
2. Stwierdzono nieprawidłowe prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, polegające, między innymi, na braku odnotowania zwrotu bloczków druków ścisłego zarachowania.
W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Stwierdzono przekazanie w 2003 roku równowartości odpisu na rachunek zakładowego funduszu środków socjalnych z naruszeniem terminów określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art.5 ust.1 - 3.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Panią Dyrektor o podjęcie czynności mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Ustalić procedury wewnętrznej kontroli finansowej, o których mowa
w art.35a ustawy o finansach publicznych, obejmujące całokształt operacji finansowych występujących w jednostce. Przyjęte procedury powinny zapewnić, w szczególności, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. W ramach procedur opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych, instrukcję dotyczącą zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz zasad ewidencji druków ścisłego zarachowania.
2. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości o opis systemu przetwarzania danych oraz opis systemu ochrony danych i ich zbiorów, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust.1 pkt 3 lit "c" i pkt 4 ustawy 1994 roku o rachunkowości.
3. Inwentaryzację składników majątkowych jednostki przeprowadzać w terminach określonych w art.26 ust.1 ustawy o rachunkowości.
4. Zapewnić terminowe przekazywanie środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
5. Zapewnić prawidłowe prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Dyrektor o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Zarządu Powiatu Sieradzkiego
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 20 września 2004 r.
Pani
Helena Płóciennik - Wasiak
Dyrektor
Domu Pomocy Społecznej
w Sieradzu
WK - 602/67/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję Panią Dyrektor, że kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Domu Pomocy Społecznej w Sieradzu wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie spraw organizacyjnych
1. W dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości brak było opisu systemu przetwarzania danych oraz opisu systemu ochrony danych i ich zbiorów, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust.1 pkt 3 lit "c" i pkt 4 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 z póżn. zm.).
2. W kontrolowanej jednostce nie opracowano procedur wewnętrznej kontroli finansowej spełniających wymogi określone w art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), zapewniających w szczególności, wstępną kontrolę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. Stwierdzono także brak instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych obejmującej wszystkie faktycznie występujące w kontrolowanej jednostce operacje finansowe w ujęciu dynamicznym (obieg dokumentów, obowiązki poszczególnych komórek organizacyjnych, zakres czynności kontrolnych itp.). Kontrolujący stwierdził także brak opracowania instrukcji dotyczącej zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz zasad ewidencji druków ścisłego zarachowania.
W zakresie rachunkowości
W inwentaryzacji składników majątkowych według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku nie ujęto budynków (wartość - 6.434.114,40 zł), budowli (wartość - 695.885 zł), maszyn (wartość - 131.854 zł), maszyn, aparatów i urządzeń specjalnych (wartość - 81.603 zł), narzędzi technicznych (wartość - 584.431 zł), narzędzi i przyrządów (wartość - 60.241 zł), co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
W zakresie gospodarki kasowej
1. W kasie przechowywane były czeki gotówkowe uznane za zużyte, wydane ze stanu ewidencji księgowej w książce druków ścisłego zarachowania, które to czeki wypełnione lub nie wypełnione nie były anulowane.
2. Stwierdzono nieprawidłowe prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, polegające, między innymi, na braku odnotowania zwrotu bloczków druków ścisłego zarachowania.
W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Stwierdzono przekazanie w 2003 roku równowartości odpisu na rachunek zakładowego funduszu środków socjalnych z naruszeniem terminów określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art.5 ust.1 - 3.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Panią Dyrektor o podjęcie czynności mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Ustalić procedury wewnętrznej kontroli finansowej, o których mowa
w art.35a ustawy o finansach publicznych, obejmujące całokształt operacji finansowych występujących w jednostce. Przyjęte procedury powinny zapewnić, w szczególności, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. W ramach procedur opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych, instrukcję dotyczącą zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz zasad ewidencji druków ścisłego zarachowania.
2. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości o opis systemu przetwarzania danych oraz opis systemu ochrony danych i ich zbiorów, stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust.1 pkt 3 lit "c" i pkt 4 ustawy 1994 roku o rachunkowości.
3. Inwentaryzację składników majątkowych jednostki przeprowadzać w terminach określonych w art.26 ust.1 ustawy o rachunkowości.
4. Zapewnić terminowe przekazywanie środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
5. Zapewnić prawidłowe prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Dyrektor o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Zarządu Powiatu Sieradzkiego
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.