Gm. Tomaszów Mazowiecki - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Tomaszów Mazowiecki po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
IGNACY NIEDZIAŁKOWSKI
Wójt Gminy
TOMASZÓW MAZOWIECKI
WK – 602/74/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam Pana Wójta, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Tomaszów Mazowiecki wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie składania oświadczeń woli
Stwierdzono przypadki składania oświadczeń woli w imieniu Gminy samodzielnie przez Zastępcę Wójta, bez stosownego upoważnienia udzielonego przez Wójta Gminy w tym zakresie, na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Ponadto, należy wskazać, że Zastępca Wójta wykonujący obowiązki Wójta Gminy podczas jego nieobecności przejmuje także odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej. Zgodnie z art.28a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie tych obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem.
W zakresie unormowań wewnętrznych
W ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem struktury i wzajemnych powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego m.in. wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z zasadami ochrony danych, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe nie spełniało wymogów zawartych w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "b" i "c" oraz w art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
Nie aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości stanowiło naruszenie postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz za aktualizację tej dokumentacji ponosi kierownik jednostki (wójt gminy).
W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową gminy
Rada Gminy Tomaszów Mazowiecki nie podjęła uchwały upoważniającej Wójta do przeprowadzenia postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Tomaszów Mazowiecki. Stosownie do art. 134 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Zasady wykonywania obsługi bankowej określa umowa zawarta między zarządem jednostki samorządu terytorialnego a bankiem. W postępowaniu dotyczącym wyboru banku do obsługi bankowej budżetu jednostki samorządu terytorialnego kompetencje zastrzeżone w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dla kierownika jednostki powinien wykonywać organ stanowiący. Decyzje o wszczęciu postępowania powinna podjąć Rada Gminy, upoważniając ewentualnie Zarząd Gminy do dalszego jego prowadzenia. Wskazać należy, że w obecnie obowiązującym stanie prawnym do omawianej sytuacji znajduje zastosowanie art.18 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), zgodnie z którym - jeżeli przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie przepisów odrębnych jest zastrzeżone dla organu innego niż kierownik zamawiającego, przepisy dotyczące kierownika zamawiającego stosuje się odpowiednio do tego organu.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
Stwierdzono przypadki nie przestrzegania postanowień zawartych w § 2 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy z dnia 30 stycznia 2002 roku, polegające na braku sprawdzania pod względem merytorycznym dowodów księgowych (delegacje służbowe, faktury).
Nie przestrzegano przyjętych w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej, zawartych w § 1 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz w § 4 regulaminu wewnętrznej kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych. W większości przypadków listy płac nie były sprawdzane pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym przez osoby do tego upoważnione. Ponadto, na listach brak było podpisu osoby sporządzającej te dokumenty.
W odniesieniu do obowiązku sprawowania kontroli wobec jednostek podległych i nadzorowanych, wynikającego z art.127 ustawy o finansach publicznych, ustalono, że organ wykonawczy nie przeprowadzał kontroli w zakresie przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur, o których mowa w art.35a ust. 2 pkt 1 ww. ustawy (nie dotyczy jednostek organizacyjnych, których obsługę finansowo – księgową wykonywały służby finansowe Urzędu Gminy).
W zakresie zaciągania zobowiązań
Udzielając pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym, jako formy zabezpieczenia spłaty pożyczek zaciągniętych przez Gminę Tomaszów Mazowiecki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (umowy nr: 108/0A/P/2002, 109/0A/P/2002, 110/0A/P/2002 i 111/0A/P/2002 z dnia 23 sierpnia 2002 roku), Zarząd Gminy naruszył postanowienia wynikające z art. 92 pkt 3, w związku z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 ust.2 i ust.3 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanymi przepisami, dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego jest wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu, wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji księgowej
1. W latach 2002–2003 i w I półroczu 2004 roku kontrolowana jednostka nie sporządzała zestawień obrotów i sald kont księgi głównej, do czego zobowiązana była postanowieniami wynikającymi z art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. W jednostce nie zaprowadzono szczegółowej ewidencji do kont: 134 (wg zadań, na które zaciągnięto kredyt) i 260 (wg tytułów dłużnych), czym nie spełniono wymogów zakładowego planu kont, zatwierdzonego dla budżetu gminy zarządzeniem nr 2/2002 Wójta Gminy z dnia 10 stycznia 2002 roku.
Ponadto w kartach kontowych 134 i 260 prowadzonych w poszczególnych latach brak było zapisów charakteryzujących przeprowadzoną operację, co nie pozwalało na ustalenie stanu zobowiązań według tytułów dłużnych z poszczególnymi kontrahentami. Postępowanie takie nie spełniało wymogów art.23 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz postanowień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752).
3. Nie zaprowadzono odrębnej ewidencji księgowej dla Urzędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych będących jednostkami budżetowymi, celem zapewnienia ujmowania w księgach rachunkowych wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich, a także w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących sprawozdań finansowych. Postępowanie takie naruszało przepisy art.4 ust.1, 2 i 3 w związku z art.2 ust.1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla tych jednostek.
4. W kontrolowanej jednostce nie zaprowadzono kont pozabilansowych: 998 i 999 dotyczących zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i lat przyszłych, co nie spełniało wymogów zakładowego planu kont oraz postanowień zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Stosownie do postanowień zawartych w wewnętrznych regulacjach, ewidencję szczegółową do przedmiotowych kont należało prowadzić według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego.
5. Zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera nie dokonywano z zastosowaniem procedur, chroniących je przed zniszczeniem lub modyfikacją. Ponadto rejestracja zapisów księgowych przy użyciu komputera nie pozwalała na ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzanie, co było wymagane przez art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
6. Nie ewidencjonowano wszystkich rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług na koncie 201, co było niezgodne z postanowieniami zakładowego planu kont zatwierdzonego dla Urzędu Gminy Tomaszów Mazowiecki zarządzeniem nr 2/2002 Wójta Gminy z dnia 10 stycznia 2002 roku oraz przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Stwierdzono, że ewidencja analityczna nakładów inwestycyjnych oraz ich finansowania nie była prowadzona na bieżąco. Stosownie do zapisów zakładowego planu kont, ewidencja analityczna do konta 201 według poszczególnych kontrahentów winna być prowadzona w przypadku, gdy zachodzi rozbieżność w czasie między wykonywanym świadczeniem, wystawieniem faktury i zapłatą. Opisane działanie było niezgodne z wymogami stawianymi przez art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.20 ust.1 ww. ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosownie do art.24 ust.5 pkt 1 wskazanej ustawy, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań.
7. Dokonywano poprawek zapisów w księgach rachunkowych (inwentarzowych) za pomocą korektora, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym przepisem, stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
1. Stwierdzono nie sporządzanie przez Gminny Zakład Komunalny sprawozdań kwartalnych Rb-Z i Rb-N (za okres od dnia 30 czerwca 2003 roku do dnia 30 czerwca 2004 roku) oraz przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej - sprawozdań kwartalnych Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-Z i Rb-N (w I półroczu 2004 roku), co naruszało przepisy § 4 ust. 1 pkt 2 lit.„b” i „e” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.).
2. W sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za lata 2002-2003 oraz za I półrocze 2004 roku w części dotyczącej skutków finansowych z tytułu udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń podatkowych - niejednolicie wykazywano wysokość odsetek umorzonych od zaległości podatkowych. Odsetki umorzone w zakresie podatku rolnego od osób prawnych - w okresie objętym kontrolą - nie były wykazywane w sprawozdaniach, natomiast umorzone odsetki w zakresie podatku rolnego i podatku od nieruchomości od osób fizycznych wykazane zostały w 2003 roku i w I półroczu 2004 roku.
3. Stwierdzono niezgodności między danymi wykazanymi w sprawozdaniach RB-27S z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego za 2002 rok oraz za 2003 rok a danymi wynikającymi z ewidencji księgowej - konto 901.
4. W sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za lata 2002-2003 i za I półrocze 2004 roku wykazano kwoty dotyczące zaangażowania środków, a nie mające odzwierciedlenia w ewidencji księgowej, z uwagi na nie prowadzenie kont 998 i 999. W związku z powyższym dane dotyczące wysokości zaangażowanych środków wykazane w sprawozdaniach nie były zgodne z ewidencją księgową.
5. Dane liczbowe wykazane w sprawozdaniu bilansowym z wykonania budżetu Gminy Tomaszów Mazowiecki sporządzonym na dzień 31 grudnia 2002 roku dotyczące stanu zobowiązań i należności wobec budżetów nie były zgodne z zapisami dokonanymi w ewidencji księgowej kont 140 i 224. Wysokość stanu zobowiązań i należności wobec budżetów została zaniżona o kwotę 450,40 zł.
6. W bilansach jednostki sporządzonych za lata 2002-2003 wykazywano dane wynikające z księgowań na kontach: 225, 229 i 231, zamiast sald występujących na koniec każdego roku. W związku z powyższym w bilansach ujmowane były dane liczbowe uzyskane na podstawie uzgodnień dokonywanych z poszczególnymi pracownikami, zamiast na podstawie ewidencji księgowej (np. zestawienia obrotów i sald na koniec roku).
W zakresie gospodarki kasowej i sporządzania dowodów księgowych
Polecenia wyjazdu służbowego nie były kontrolowane pod względem merytorycznym. Natomiast osoby dokonujące sprawdzenia rachunków pod względem formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzające do wypłaty, składały na nich nieczytelne podpisy. Brak pieczęci imiennych nie pozwalał na identyfikację osób dokonujących kontroli dokumentów księgowych.
Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej przy czynnościach prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, co naruszało art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresach czynności pracowników zatrudnionych w Referacie Finansowym dokonano zapisów nieadekwatnych do faktycznie wykonywanej przez nich pracy. Żadnemu z pracowników Urzędu nie przypisano do zakresu obowiązków prowadzenia ewidencji pozostałych środków trwałych w użytkowaniu.
Wypłacano zaliczki osobom nie będącym pracownikami Urzędu, co było niezgodne z § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333).
Zaliczki ewidencjonowano na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami, co było niezgodne z postanowieniami zakładowego planu kont oraz przepisami zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia w Ministra Finansów sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
Rozliczenia inkasa części I raty podatku (kwota 700 zł) w 2002 roku dokonano w dniu 20 marca, czym naruszono terminy wynikające z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.).
W przypadku podatnika o numerze konta 2000057 wymiar podatku rolnego od osób fizycznych za lata 2002-2003 był naliczony od mniejszej powierzchni (niezgodność z ewidencją gruntów), co spowodowało zaniżenie podatku o kwotę 83,26 zł w 2002 roku i 74,89 zł w 2003 roku.
Stwierdzono przypadki wydawania decyzji w sprawie przyznania ulg w zapłacie podatku z naruszeniem terminu załatwiania spraw określonego w art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Ponadto, organ podatkowy nie zawiadamiał stron o nie załatwieniu sprawy we właściwym terminie, do czego był zobowiązany przepisami art.140 § 1 ww. ustawy.
Stwierdzono nieprawidłowe ustalenie wysokości podatku rolnego od osób prawnych dla podatników o numerze kont 9 i 6. W przypadku podatnika nr 9 zawyżono podatek o 407,80 zł - w 2003 roku oraz o 421,40 zł – w 2004 roku. W przypadku podatnika nr 6 zaniżono podatek o kwotę 34,96 zł w 2003 roku. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, tj. w dniu 27 września 2004 roku, do Urzędu wpłynęło pismo, w którym podatnik o numerze konta 9 zwrócił się o zaliczenie powstałej nadpłaty na poczet bieżących i przyszłych rat podatku rolnego. Natomiast podatnik o numerze konta 6 w dniu 21 września 2004 roku dokonał wpłaty kwoty zaległego podatku rolnego za 2003 rok wraz z odsetkami w łącznej wysokości 41,06 zł.
Nie zawsze naliczano i pobierano odsetki za zwłokę od nieterminowo dokonanych wpłat poszczególnych rat podatku. Działanie takie było niezgodne z przepisami art. 53 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. nr 240, poz.2063).
Stwierdzono przypadki nieterminowego prowadzenia czynności windykacyjnych wobec zaległości podatkowych, czym naruszono postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541). Unormowania zawarte w § 2 ww. rozporządzenia zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać go do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
W zakresie dochodów z majątku
1. W dokumentacji dotyczącej objętych kontrolą przetargów na sprzedaż nieruchomości brak było zawiadomień, które powinny zostać skierowane do nabywcy nieruchomości - o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co było wymagane przez art.41 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. Wydzierżawiono Telekomunikacji Polskiej S.A. na czas nieoznaczony, lecz nie krótszy niż 10 lat, nieruchomość niezabudowaną z przeznaczeniem na budowę stacji bazowej dla potrzeb radiowego systemu dostępu abonenckiego. Powyższe nastąpiło bez stosownej uchwały Rady Gminy, która powinna zostać podjęta na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. "a" ustawy o samorządzie gminnym.
3. Pobierano opłaty z tytułu najmu lokalu mieszkalnego w miejscowości Chorzęcin 70, pomimo braku stosownej umowy. Ostatnią umowę zawarto w dniu 2 stycznia 1991 roku na okres 3 lat.
4. W jednym przypadku nie naliczono i nie pobrano odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat czynszu najmu lokalu użytkowego.
W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
W skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, powołanej przez Zarząd Gminy Tomaszów Mazowiecki w dniu 23 października 2001 roku uchwałą nr 79/90/01 (zmiana składu nastąpiła na mocy zarządzenia nr 12/2004 Wójta Gminy Tomaszów Mazowiecki z dnia 10 maja 2004 roku), wchodziły osoby, które nie zostały przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Powyższy obowiązek wynikał z art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.).
Wydatki z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. Nie wypłacano ekwiwalentu pieniężnego członkom ochotniczych straży pożarnych działających na terenie Gminy Tomaszów Mazowiecki, uczestniczącym w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, czym naruszono art.28 ust.1 i ust.2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1229 z późn. zm.).
2. Kontrola wykazała, że nie wszystkie wydatki poniesione z budżetu Gminy mieściły się w granicach dopuszczalnych wydatków na realizację zadań z zakresu ochrony przeciw-pożarowej. W 2003 roku poniesiono m.in. wydatki na zakup artykułów żywnościowych w związku z obchodami 80-lecia OSP w Wiadernie (faktura nr 48 z dnia 21 czerwca 2003 roku na kwotę 317,68 zł) oraz na zakup instrumentów muzycznych i ich remont (faktura nr 32/03/03 z dnia 11 marca 2003 roku na kwotę 278,20 zł; faktura nr 4/03 z dnia 11 marca 2003 roku na kwotę 866,20 oraz faktura nr 31/03/03 z dnia 11 marca 2003 roku 2.684 zł - w dziale 754 rozdziale 75412 § 4270 zaklasyfikowano kwotę 405 zł). Zgodnie z art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej, gmina może ponosić - w zakresie finansowania działalności jednostek ochotniczych straży pożarnych - wydatki na wyposażenie, utrzymanie, wyszkolenie, utrzymanie gotowości bojowej tych jednostek oraz na umundurowanie, ubezpieczenie i badania lekarskie członków OSP. Wymienione wyżej wydatki wykraczały poza ten zakres. Postępowanie takie naruszało art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Począwszy od dnia 1 stycznia 2004 roku zlecenie zadania i udzielenie dotacji na cele publiczne związane z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.). Rada Gminy Tomaszów Mazowiecki nie uchwaliła rocznego programu współpracy Gminy z organizacjami pozarządowymi, o którym mowa w art. 5 ust. 3 ww. ustawy.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono różnice w zapisach dokonywanych w pracowniczych angażach i listach płac oraz w kartach wynagrodzeń, mianowicie: wysokość dodatku funkcyjnego ustalona „bez zmian” w angażach zmieniających z dniem 1 grudnia 2001 roku wynagrodzenie dla Wójta Gminy Pana Ignacego Niedziałkowskiego (969 zł) i Zastępcy Wójta Pani Urszuli Ziółkowskiej (744 zł) nie zgadzała się z kwotą faktycznie wypłacanych dodatków: odpowiednio 1014 zł i 745 zł.
2. W przypadku wynagrodzenia wypłacanego w 2003 roku dla (Wyłączenie) [1] nie zwiększono z dniem 1 października 2003 roku wysokości dodatku za wieloletnią pracę o 1%, co spowodowało zaniżenie należnego wynagrodzenia za miesiące październik - grudzień o kwotę 37,20 zł.
W przypadku (Wyłączenie) [2] nieprawidłowo wyrównano wynagrodzenie wypłacane w okresie styczeń - kwiecień 2003 roku, zaniżając je o kwotę 102,39 zł. Niewłaściwie wypłacano wynagrodzenie za okres maj - sierpień 2003 roku, nie zmieniając wysokości dodatku za wieloletnią pracę, co spowodowało jego zaniżenie w łącznej wysokości 32,47 zł. Natomiast we wrześniu 2003 roku nie wypłacono należnego dodatku za wieloletnia pracę w wysokości 158,08 zł. Ponadto ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacony dla (Wyłączenie) [3] został zaniżony o 5,16 zł, w związku z przyjęciem do podstawy wyliczenia niewłaściwej wysokości dodatku za wieloletnią pracę.
3. W okresie objętym kontrolą dodatek za wieloletnią pracę wypłacany (Wyłączenie) [4] zaniżony został o łączną kwotę 143,90 zł.
4. W wyniku kontroli wypłat z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego stwierdzono przypadki, w których wysokość wynagrodzenia została ustalona niezgodnie z art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem, wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8, 5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. W trzech wypadkach zaniżono kwotę należnej wypłaty, odpowiednio o 102 zł, 17,56 zł, 7,51 zł oraz w dwóch wypadkach zawyżono wypłatę, odpowiednio o 112,68 zł i 101,99 zł.
W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi listą płac za sierpień (lista z dnia 25 sierpnia 2004 roku) dokonano wyrównania wszystkich ww. kwot wypłaconych pracownikom w niewłaściwej wysokości, dotyczących wynagrodzenia miesięcznego, dodatkowego wynagrodzenia rocznego i ekwiwalentu za urlop.
5. W przypadku (Wyłączenie) [5] zatrudnionej w Urzędzie Gminy stwierdzono nie przyznawanie i nie wypłacanie premii, o której mowa w § 2 Regulaminu premiowania, wprowadzonego zarządzeniem nr 60 Wójta Gminy Tomaszów Mazowiecki z dnia 31 grudnia 2003 roku.
W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, pismem z dnia 23 sierpnia 2004 roku przyznano ww. pracownikowi premię za okres od stycznia do sierpnia 2004 roku w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego tj. w kwocie 172,40 zł. Wypłata wyrównania premii nastąpiła w łącznej wysokości 1.379,20 zł w dniu 26 sierpnia 2004 roku, listą płac za sierpień.
6. Odprawa wypłacona dla Zastępcy Wójta Pani Urszuli Ziółkowskiej została zaniżona o kwotę 200 zł, co było niezgodne z art. 14a ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.).
7. Nie zachowano w latach 2002-2003 terminu przekazania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, tj. do dnia 30 września, przy czym 75% równowartości odpisu do dnia 31 maja, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Także w I półroczu 2004 roku pracodawca nie przekazał do dnia 31 maja środków w wysokości 75% równowartości odpisu.
8. Stwierdzono przypadki nie podawania w poleceniach wyjazdu służbowego środka lokomocji i stanowiska służbowego oddelegowanego pracownika, braku pokwitowania przez pracownika odbioru kwoty należnej z tytułu rozliczenia delegacji, braku dat odbioru kwot i dat dotyczących zatwierdzenia wydatków, braku wskazania celu podróży, daty wystawienia delegacji i terminu, na jaki oddelegowano pracownika.
9. Przy rozliczeniu kosztów podróży służbowej (delegacja nr 42/2003 z dnia 11 marca 2003 roku) nie wskazano poszczególnych dni, w których odbyła się podróż, ani godzin wyjazdów i przyjazdów pracownika.
10. Polecenie wyjazdu służbowego nr 31/2003 z dnia 6 marca 2003 roku wystawione zostało przez Zastępcę Wójta Gminy dla Pana Bronisława Helmana, na okres od dnia 7 marca do dnia 12 marca 2003 roku, pomimo że w tym czasie nie był on pracownikiem Urzędu (umowa o pracę zawarta została od dnia 12 marca 2003 roku).
11. Wypłacano ryczałt z tytułu korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych dla osoby, która nie była pracownikiem Urzędu, co było niezgodne z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz.271). Umowa dotycząca ryczałtu została wypowiedziana w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi.
12. Stwierdzono przypadki delegowania w podróż służbową radnych przez Zastępcę Wójta Gminy (polecenie wyjazdu nr 27/2003 z dnia 27 lutego 2003 roku) oraz Wójta Gminy (polecenie wyjazdu nr 142/03 z dnia 28 sierpnia 2003 roku), co było niezgodne z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz.800), zgodnie z którym - termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa w odniesieniu do radnego przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego.
Ponadto koszty podróży radnych zostały nieprawidłowo zaklasyfikowane w rozdziale 75023 (urzędy gmin), zamiast w rozdziale 75022 (rady gmin), co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z poźn. zm. – obowiązujące do dnia 21 kwietnia 2003 roku oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634 z późn. zm.).
W zakresie realizacji inwestycji
Budowa drogi wewnętrznej o dł. 307,66 mb w miejscowości Sługocice na terenie Gminy Tomaszów Mazowiecki” - przetarg nieograniczony, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, 2003 rok
Zamawiający nie wezwał w formie pisemnej wykonawców do dostarczenia w wyznaczonym terminie oświadczenia o nie pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, stosownie do wymogu wynikającego z art. 22 ust.5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. – obowiązująca do dnia 2 marca 2004 roku). W dokumentacji źródłowej dotyczącej przedmiotowego przetargu brak było listy obecności z otwarcia ofert oraz wykazu uczestników postępowania i osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego. Wszyscy oferenci złożyli przedmiotowe oświadczenia do dnia 11 września 2003 roku. Z uwagi na nie wyznaczenie terminu przez zamawiającego nie można stwierdzić, czy oświadczenia złożone zostały w terminie.
W zakresie ewidencji majątkowej i przeprowadzenia inwentaryzacji
1. W wewnętrznych regulacjach nie zawarto informacji na temat metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, co nie spełniało wymogów wynikających z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z wewnętrznych regulacji w zakresie prowadzenia urządzeń księgowych do kont 011 i 013 nie wynikało, która komórka organizacyjna Urzędu zajmuje się ich prowadzeniem.
Podział prowadzonych ksiąg inwentarzowych nie pozwalał w jednoznaczny sposób na ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się pozostałe środki trwałe (część z nich nie była oznaczona co do nazwy jednostki, której dotyczą). Ponadto w księgach tych ewidencjonowano także składniki o wartości mniejszej niż 100 zł, które winny być objęte ewidencją ilościową.
Ponadto w jednostce nie opracowano zasad prowadzenia ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.
2. Księgi inwentarzowe mienia Gminy prowadzone były przez pracowników księgowości, którzy następnie rozliczali wyniki spisu z natury. Wskazać należy, że pożądane byłoby rozdzielenie czynności związanych z prowadzeniem ksiąg inwentarzowych, spisem z natury i jego rozliczeniem.
Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieznajomości przepisów, ich niewłaściwej interpretacji, a także braku właściwego funkcjonowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków zakresie kontroli finansowej, ponosi kierownik jednostki - zgodnie z unormowaniami wynikającymi z art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy Tomaszów Mazowiecki
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Tomaszów Mazowiecki
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[4] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[5] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 8 listopada 2004 roku
Pan
IGNACY NIEDZIAŁKOWSKI
Wójt Gminy
TOMASZÓW MAZOWIECKI
WK – 602/74/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam Pana Wójta, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Tomaszów Mazowiecki wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie składania oświadczeń woli
Stwierdzono przypadki składania oświadczeń woli w imieniu Gminy samodzielnie przez Zastępcę Wójta, bez stosownego upoważnienia udzielonego przez Wójta Gminy w tym zakresie, na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Ponadto, należy wskazać, że Zastępca Wójta wykonujący obowiązki Wójta Gminy podczas jego nieobecności przejmuje także odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej. Zgodnie z art.28a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie tych obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem.
W zakresie unormowań wewnętrznych
W ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem struktury i wzajemnych powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego m.in. wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z zasadami ochrony danych, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Powyższe nie spełniało wymogów zawartych w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "b" i "c" oraz w art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
Nie aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości stanowiło naruszenie postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za ustalenie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz za aktualizację tej dokumentacji ponosi kierownik jednostki (wójt gminy).
W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową gminy
Rada Gminy Tomaszów Mazowiecki nie podjęła uchwały upoważniającej Wójta do przeprowadzenia postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Tomaszów Mazowiecki. Stosownie do art. 134 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Zasady wykonywania obsługi bankowej określa umowa zawarta między zarządem jednostki samorządu terytorialnego a bankiem. W postępowaniu dotyczącym wyboru banku do obsługi bankowej budżetu jednostki samorządu terytorialnego kompetencje zastrzeżone w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dla kierownika jednostki powinien wykonywać organ stanowiący. Decyzje o wszczęciu postępowania powinna podjąć Rada Gminy, upoważniając ewentualnie Zarząd Gminy do dalszego jego prowadzenia. Wskazać należy, że w obecnie obowiązującym stanie prawnym do omawianej sytuacji znajduje zastosowanie art.18 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), zgodnie z którym - jeżeli przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie przepisów odrębnych jest zastrzeżone dla organu innego niż kierownik zamawiającego, przepisy dotyczące kierownika zamawiającego stosuje się odpowiednio do tego organu.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
Stwierdzono przypadki nie przestrzegania postanowień zawartych w § 2 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej zarządzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy z dnia 30 stycznia 2002 roku, polegające na braku sprawdzania pod względem merytorycznym dowodów księgowych (delegacje służbowe, faktury).
Nie przestrzegano przyjętych w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej, zawartych w § 1 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz w § 4 regulaminu wewnętrznej kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych. W większości przypadków listy płac nie były sprawdzane pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym przez osoby do tego upoważnione. Ponadto, na listach brak było podpisu osoby sporządzającej te dokumenty.
W odniesieniu do obowiązku sprawowania kontroli wobec jednostek podległych i nadzorowanych, wynikającego z art.127 ustawy o finansach publicznych, ustalono, że organ wykonawczy nie przeprowadzał kontroli w zakresie przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur, o których mowa w art.35a ust. 2 pkt 1 ww. ustawy (nie dotyczy jednostek organizacyjnych, których obsługę finansowo – księgową wykonywały służby finansowe Urzędu Gminy).
W zakresie zaciągania zobowiązań
Udzielając pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym, jako formy zabezpieczenia spłaty pożyczek zaciągniętych przez Gminę Tomaszów Mazowiecki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (umowy nr: 108/0A/P/2002, 109/0A/P/2002, 110/0A/P/2002 i 111/0A/P/2002 z dnia 23 sierpnia 2002 roku), Zarząd Gminy naruszył postanowienia wynikające z art. 92 pkt 3, w związku z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art.30 ust.2 i ust.3 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanymi przepisami, dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego jest wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu, wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie ewidencji księgowej
1. W latach 2002–2003 i w I półroczu 2004 roku kontrolowana jednostka nie sporządzała zestawień obrotów i sald kont księgi głównej, do czego zobowiązana była postanowieniami wynikającymi z art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. W jednostce nie zaprowadzono szczegółowej ewidencji do kont: 134 (wg zadań, na które zaciągnięto kredyt) i 260 (wg tytułów dłużnych), czym nie spełniono wymogów zakładowego planu kont, zatwierdzonego dla budżetu gminy zarządzeniem nr 2/2002 Wójta Gminy z dnia 10 stycznia 2002 roku.
Ponadto w kartach kontowych 134 i 260 prowadzonych w poszczególnych latach brak było zapisów charakteryzujących przeprowadzoną operację, co nie pozwalało na ustalenie stanu zobowiązań według tytułów dłużnych z poszczególnymi kontrahentami. Postępowanie takie nie spełniało wymogów art.23 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz postanowień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752).
3. Nie zaprowadzono odrębnej ewidencji księgowej dla Urzędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych będących jednostkami budżetowymi, celem zapewnienia ujmowania w księgach rachunkowych wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich, a także w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących sprawozdań finansowych. Postępowanie takie naruszało przepisy art.4 ust.1, 2 i 3 w związku z art.2 ust.1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla tych jednostek.
4. W kontrolowanej jednostce nie zaprowadzono kont pozabilansowych: 998 i 999 dotyczących zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i lat przyszłych, co nie spełniało wymogów zakładowego planu kont oraz postanowień zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Stosownie do postanowień zawartych w wewnętrznych regulacjach, ewidencję szczegółową do przedmiotowych kont należało prowadzić według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego.
5. Zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera nie dokonywano z zastosowaniem procedur, chroniących je przed zniszczeniem lub modyfikacją. Ponadto rejestracja zapisów księgowych przy użyciu komputera nie pozwalała na ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzanie, co było wymagane przez art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
6. Nie ewidencjonowano wszystkich rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług na koncie 201, co było niezgodne z postanowieniami zakładowego planu kont zatwierdzonego dla Urzędu Gminy Tomaszów Mazowiecki zarządzeniem nr 2/2002 Wójta Gminy z dnia 10 stycznia 2002 roku oraz przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Stwierdzono, że ewidencja analityczna nakładów inwestycyjnych oraz ich finansowania nie była prowadzona na bieżąco. Stosownie do zapisów zakładowego planu kont, ewidencja analityczna do konta 201 według poszczególnych kontrahentów winna być prowadzona w przypadku, gdy zachodzi rozbieżność w czasie między wykonywanym świadczeniem, wystawieniem faktury i zapłatą. Opisane działanie było niezgodne z wymogami stawianymi przez art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.20 ust.1 ww. ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Stosownie do art.24 ust.5 pkt 1 wskazanej ustawy, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań.
7. Dokonywano poprawek zapisów w księgach rachunkowych (inwentarzowych) za pomocą korektora, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z powołanym przepisem, stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
1. Stwierdzono nie sporządzanie przez Gminny Zakład Komunalny sprawozdań kwartalnych Rb-Z i Rb-N (za okres od dnia 30 czerwca 2003 roku do dnia 30 czerwca 2004 roku) oraz przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej - sprawozdań kwartalnych Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-Z i Rb-N (w I półroczu 2004 roku), co naruszało przepisy § 4 ust. 1 pkt 2 lit.„b” i „e” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279 z późn. zm.).
2. W sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za lata 2002-2003 oraz za I półrocze 2004 roku w części dotyczącej skutków finansowych z tytułu udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń podatkowych - niejednolicie wykazywano wysokość odsetek umorzonych od zaległości podatkowych. Odsetki umorzone w zakresie podatku rolnego od osób prawnych - w okresie objętym kontrolą - nie były wykazywane w sprawozdaniach, natomiast umorzone odsetki w zakresie podatku rolnego i podatku od nieruchomości od osób fizycznych wykazane zostały w 2003 roku i w I półroczu 2004 roku.
3. Stwierdzono niezgodności między danymi wykazanymi w sprawozdaniach RB-27S z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego za 2002 rok oraz za 2003 rok a danymi wynikającymi z ewidencji księgowej - konto 901.
4. W sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych za lata 2002-2003 i za I półrocze 2004 roku wykazano kwoty dotyczące zaangażowania środków, a nie mające odzwierciedlenia w ewidencji księgowej, z uwagi na nie prowadzenie kont 998 i 999. W związku z powyższym dane dotyczące wysokości zaangażowanych środków wykazane w sprawozdaniach nie były zgodne z ewidencją księgową.
5. Dane liczbowe wykazane w sprawozdaniu bilansowym z wykonania budżetu Gminy Tomaszów Mazowiecki sporządzonym na dzień 31 grudnia 2002 roku dotyczące stanu zobowiązań i należności wobec budżetów nie były zgodne z zapisami dokonanymi w ewidencji księgowej kont 140 i 224. Wysokość stanu zobowiązań i należności wobec budżetów została zaniżona o kwotę 450,40 zł.
6. W bilansach jednostki sporządzonych za lata 2002-2003 wykazywano dane wynikające z księgowań na kontach: 225, 229 i 231, zamiast sald występujących na koniec każdego roku. W związku z powyższym w bilansach ujmowane były dane liczbowe uzyskane na podstawie uzgodnień dokonywanych z poszczególnymi pracownikami, zamiast na podstawie ewidencji księgowej (np. zestawienia obrotów i sald na koniec roku).
W zakresie gospodarki kasowej i sporządzania dowodów księgowych
Polecenia wyjazdu służbowego nie były kontrolowane pod względem merytorycznym. Natomiast osoby dokonujące sprawdzenia rachunków pod względem formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzające do wypłaty, składały na nich nieczytelne podpisy. Brak pieczęci imiennych nie pozwalał na identyfikację osób dokonujących kontroli dokumentów księgowych.
Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej przy czynnościach prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, co naruszało art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresach czynności pracowników zatrudnionych w Referacie Finansowym dokonano zapisów nieadekwatnych do faktycznie wykonywanej przez nich pracy. Żadnemu z pracowników Urzędu nie przypisano do zakresu obowiązków prowadzenia ewidencji pozostałych środków trwałych w użytkowaniu.
Wypłacano zaliczki osobom nie będącym pracownikami Urzędu, co było niezgodne z § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333).
Zaliczki ewidencjonowano na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami, co było niezgodne z postanowieniami zakładowego planu kont oraz przepisami zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia w Ministra Finansów sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
Rozliczenia inkasa części I raty podatku (kwota 700 zł) w 2002 roku dokonano w dniu 20 marca, czym naruszono terminy wynikające z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.).
W przypadku podatnika o numerze konta 2000057 wymiar podatku rolnego od osób fizycznych za lata 2002-2003 był naliczony od mniejszej powierzchni (niezgodność z ewidencją gruntów), co spowodowało zaniżenie podatku o kwotę 83,26 zł w 2002 roku i 74,89 zł w 2003 roku.
Stwierdzono przypadki wydawania decyzji w sprawie przyznania ulg w zapłacie podatku z naruszeniem terminu załatwiania spraw określonego w art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Ponadto, organ podatkowy nie zawiadamiał stron o nie załatwieniu sprawy we właściwym terminie, do czego był zobowiązany przepisami art.140 § 1 ww. ustawy.
Stwierdzono nieprawidłowe ustalenie wysokości podatku rolnego od osób prawnych dla podatników o numerze kont 9 i 6. W przypadku podatnika nr 9 zawyżono podatek o 407,80 zł - w 2003 roku oraz o 421,40 zł – w 2004 roku. W przypadku podatnika nr 6 zaniżono podatek o kwotę 34,96 zł w 2003 roku. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, tj. w dniu 27 września 2004 roku, do Urzędu wpłynęło pismo, w którym podatnik o numerze konta 9 zwrócił się o zaliczenie powstałej nadpłaty na poczet bieżących i przyszłych rat podatku rolnego. Natomiast podatnik o numerze konta 6 w dniu 21 września 2004 roku dokonał wpłaty kwoty zaległego podatku rolnego za 2003 rok wraz z odsetkami w łącznej wysokości 41,06 zł.
Nie zawsze naliczano i pobierano odsetki za zwłokę od nieterminowo dokonanych wpłat poszczególnych rat podatku. Działanie takie było niezgodne z przepisami art. 53 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa oraz przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. nr 240, poz.2063).
Stwierdzono przypadki nieterminowego prowadzenia czynności windykacyjnych wobec zaległości podatkowych, czym naruszono postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541). Unormowania zawarte w § 2 ww. rozporządzenia zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać go do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
W zakresie dochodów z majątku
1. W dokumentacji dotyczącej objętych kontrolą przetargów na sprzedaż nieruchomości brak było zawiadomień, które powinny zostać skierowane do nabywcy nieruchomości - o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co było wymagane przez art.41 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem - organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. Wydzierżawiono Telekomunikacji Polskiej S.A. na czas nieoznaczony, lecz nie krótszy niż 10 lat, nieruchomość niezabudowaną z przeznaczeniem na budowę stacji bazowej dla potrzeb radiowego systemu dostępu abonenckiego. Powyższe nastąpiło bez stosownej uchwały Rady Gminy, która powinna zostać podjęta na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit. "a" ustawy o samorządzie gminnym.
3. Pobierano opłaty z tytułu najmu lokalu mieszkalnego w miejscowości Chorzęcin 70, pomimo braku stosownej umowy. Ostatnią umowę zawarto w dniu 2 stycznia 1991 roku na okres 3 lat.
4. W jednym przypadku nie naliczono i nie pobrano odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat czynszu najmu lokalu użytkowego.
W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
W skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, powołanej przez Zarząd Gminy Tomaszów Mazowiecki w dniu 23 października 2001 roku uchwałą nr 79/90/01 (zmiana składu nastąpiła na mocy zarządzenia nr 12/2004 Wójta Gminy Tomaszów Mazowiecki z dnia 10 maja 2004 roku), wchodziły osoby, które nie zostały przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Powyższy obowiązek wynikał z art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.).
Wydatki z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. Nie wypłacano ekwiwalentu pieniężnego członkom ochotniczych straży pożarnych działających na terenie Gminy Tomaszów Mazowiecki, uczestniczącym w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, czym naruszono art.28 ust.1 i ust.2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1229 z późn. zm.).
2. Kontrola wykazała, że nie wszystkie wydatki poniesione z budżetu Gminy mieściły się w granicach dopuszczalnych wydatków na realizację zadań z zakresu ochrony przeciw-pożarowej. W 2003 roku poniesiono m.in. wydatki na zakup artykułów żywnościowych w związku z obchodami 80-lecia OSP w Wiadernie (faktura nr 48 z dnia 21 czerwca 2003 roku na kwotę 317,68 zł) oraz na zakup instrumentów muzycznych i ich remont (faktura nr 32/03/03 z dnia 11 marca 2003 roku na kwotę 278,20 zł; faktura nr 4/03 z dnia 11 marca 2003 roku na kwotę 866,20 oraz faktura nr 31/03/03 z dnia 11 marca 2003 roku 2.684 zł - w dziale 754 rozdziale 75412 § 4270 zaklasyfikowano kwotę 405 zł). Zgodnie z art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej, gmina może ponosić - w zakresie finansowania działalności jednostek ochotniczych straży pożarnych - wydatki na wyposażenie, utrzymanie, wyszkolenie, utrzymanie gotowości bojowej tych jednostek oraz na umundurowanie, ubezpieczenie i badania lekarskie członków OSP. Wymienione wyżej wydatki wykraczały poza ten zakres. Postępowanie takie naruszało art.28 ust.2 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
W zakresie wydatków na realizację zadań powierzonych jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Począwszy od dnia 1 stycznia 2004 roku zlecenie zadania i udzielenie dotacji na cele publiczne związane z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.). Rada Gminy Tomaszów Mazowiecki nie uchwaliła rocznego programu współpracy Gminy z organizacjami pozarządowymi, o którym mowa w art. 5 ust. 3 ww. ustawy.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono różnice w zapisach dokonywanych w pracowniczych angażach i listach płac oraz w kartach wynagrodzeń, mianowicie: wysokość dodatku funkcyjnego ustalona „bez zmian” w angażach zmieniających z dniem 1 grudnia 2001 roku wynagrodzenie dla Wójta Gminy Pana Ignacego Niedziałkowskiego (969 zł) i Zastępcy Wójta Pani Urszuli Ziółkowskiej (744 zł) nie zgadzała się z kwotą faktycznie wypłacanych dodatków: odpowiednio 1014 zł i 745 zł.
2. W przypadku wynagrodzenia wypłacanego w 2003 roku dla (Wyłączenie) [1] nie zwiększono z dniem 1 października 2003 roku wysokości dodatku za wieloletnią pracę o 1%, co spowodowało zaniżenie należnego wynagrodzenia za miesiące październik - grudzień o kwotę 37,20 zł.
W przypadku (Wyłączenie) [2] nieprawidłowo wyrównano wynagrodzenie wypłacane w okresie styczeń - kwiecień 2003 roku, zaniżając je o kwotę 102,39 zł. Niewłaściwie wypłacano wynagrodzenie za okres maj - sierpień 2003 roku, nie zmieniając wysokości dodatku za wieloletnią pracę, co spowodowało jego zaniżenie w łącznej wysokości 32,47 zł. Natomiast we wrześniu 2003 roku nie wypłacono należnego dodatku za wieloletnia pracę w wysokości 158,08 zł. Ponadto ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacony dla (Wyłączenie) [3] został zaniżony o 5,16 zł, w związku z przyjęciem do podstawy wyliczenia niewłaściwej wysokości dodatku za wieloletnią pracę.
3. W okresie objętym kontrolą dodatek za wieloletnią pracę wypłacany (Wyłączenie) [4] zaniżony został o łączną kwotę 143,90 zł.
4. W wyniku kontroli wypłat z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego stwierdzono przypadki, w których wysokość wynagrodzenia została ustalona niezgodnie z art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem, wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8, 5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. W trzech wypadkach zaniżono kwotę należnej wypłaty, odpowiednio o 102 zł, 17,56 zł, 7,51 zł oraz w dwóch wypadkach zawyżono wypłatę, odpowiednio o 112,68 zł i 101,99 zł.
W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi listą płac za sierpień (lista z dnia 25 sierpnia 2004 roku) dokonano wyrównania wszystkich ww. kwot wypłaconych pracownikom w niewłaściwej wysokości, dotyczących wynagrodzenia miesięcznego, dodatkowego wynagrodzenia rocznego i ekwiwalentu za urlop.
5. W przypadku (Wyłączenie) [5] zatrudnionej w Urzędzie Gminy stwierdzono nie przyznawanie i nie wypłacanie premii, o której mowa w § 2 Regulaminu premiowania, wprowadzonego zarządzeniem nr 60 Wójta Gminy Tomaszów Mazowiecki z dnia 31 grudnia 2003 roku.
W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi, pismem z dnia 23 sierpnia 2004 roku przyznano ww. pracownikowi premię za okres od stycznia do sierpnia 2004 roku w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego tj. w kwocie 172,40 zł. Wypłata wyrównania premii nastąpiła w łącznej wysokości 1.379,20 zł w dniu 26 sierpnia 2004 roku, listą płac za sierpień.
6. Odprawa wypłacona dla Zastępcy Wójta Pani Urszuli Ziółkowskiej została zaniżona o kwotę 200 zł, co było niezgodne z art. 14a ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.).
7. Nie zachowano w latach 2002-2003 terminu przekazania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, tj. do dnia 30 września, przy czym 75% równowartości odpisu do dnia 31 maja, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Także w I półroczu 2004 roku pracodawca nie przekazał do dnia 31 maja środków w wysokości 75% równowartości odpisu.
8. Stwierdzono przypadki nie podawania w poleceniach wyjazdu służbowego środka lokomocji i stanowiska służbowego oddelegowanego pracownika, braku pokwitowania przez pracownika odbioru kwoty należnej z tytułu rozliczenia delegacji, braku dat odbioru kwot i dat dotyczących zatwierdzenia wydatków, braku wskazania celu podróży, daty wystawienia delegacji i terminu, na jaki oddelegowano pracownika.
9. Przy rozliczeniu kosztów podróży służbowej (delegacja nr 42/2003 z dnia 11 marca 2003 roku) nie wskazano poszczególnych dni, w których odbyła się podróż, ani godzin wyjazdów i przyjazdów pracownika.
10. Polecenie wyjazdu służbowego nr 31/2003 z dnia 6 marca 2003 roku wystawione zostało przez Zastępcę Wójta Gminy dla Pana Bronisława Helmana, na okres od dnia 7 marca do dnia 12 marca 2003 roku, pomimo że w tym czasie nie był on pracownikiem Urzędu (umowa o pracę zawarta została od dnia 12 marca 2003 roku).
11. Wypłacano ryczałt z tytułu korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych dla osoby, która nie była pracownikiem Urzędu, co było niezgodne z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz.271). Umowa dotycząca ryczałtu została wypowiedziana w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi.
12. Stwierdzono przypadki delegowania w podróż służbową radnych przez Zastępcę Wójta Gminy (polecenie wyjazdu nr 27/2003 z dnia 27 lutego 2003 roku) oraz Wójta Gminy (polecenie wyjazdu nr 142/03 z dnia 28 sierpnia 2003 roku), co było niezgodne z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz.800), zgodnie z którym - termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa w odniesieniu do radnego przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego.
Ponadto koszty podróży radnych zostały nieprawidłowo zaklasyfikowane w rozdziale 75023 (urzędy gmin), zamiast w rozdziale 75022 (rady gmin), co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z poźn. zm. – obowiązujące do dnia 21 kwietnia 2003 roku oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634 z późn. zm.).
W zakresie realizacji inwestycji
Budowa drogi wewnętrznej o dł. 307,66 mb w miejscowości Sługocice na terenie Gminy Tomaszów Mazowiecki” - przetarg nieograniczony, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, 2003 rok
Zamawiający nie wezwał w formie pisemnej wykonawców do dostarczenia w wyznaczonym terminie oświadczenia o nie pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, stosownie do wymogu wynikającego z art. 22 ust.5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. – obowiązująca do dnia 2 marca 2004 roku). W dokumentacji źródłowej dotyczącej przedmiotowego przetargu brak było listy obecności z otwarcia ofert oraz wykazu uczestników postępowania i osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego. Wszyscy oferenci złożyli przedmiotowe oświadczenia do dnia 11 września 2003 roku. Z uwagi na nie wyznaczenie terminu przez zamawiającego nie można stwierdzić, czy oświadczenia złożone zostały w terminie.
W zakresie ewidencji majątkowej i przeprowadzenia inwentaryzacji
1. W wewnętrznych regulacjach nie zawarto informacji na temat metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, co nie spełniało wymogów wynikających z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z wewnętrznych regulacji w zakresie prowadzenia urządzeń księgowych do kont 011 i 013 nie wynikało, która komórka organizacyjna Urzędu zajmuje się ich prowadzeniem.
Podział prowadzonych ksiąg inwentarzowych nie pozwalał w jednoznaczny sposób na ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się pozostałe środki trwałe (część z nich nie była oznaczona co do nazwy jednostki, której dotyczą). Ponadto w księgach tych ewidencjonowano także składniki o wartości mniejszej niż 100 zł, które winny być objęte ewidencją ilościową.
Ponadto w jednostce nie opracowano zasad prowadzenia ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.
2. Księgi inwentarzowe mienia Gminy prowadzone były przez pracowników księgowości, którzy następnie rozliczali wyniki spisu z natury. Wskazać należy, że pożądane byłoby rozdzielenie czynności związanych z prowadzeniem ksiąg inwentarzowych, spisem z natury i jego rozliczeniem.
Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieznajomości przepisów, ich niewłaściwej interpretacji, a także braku właściwego funkcjonowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków zakresie kontroli finansowej, ponosi kierownik jednostki - zgodnie z unormowaniami wynikającymi z art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
- W zakresie składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem w imieniu Gminy przestrzegać zasad określonych w art.46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Obowiązki w zakresie gospodarki finansowej powierzać pracownikom stosownym dokumentem, zgodnie z art.28 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
- Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości o: wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z określeniem struktury i wzajemnych powiązań oraz funkcji zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także o opis systemu przetwarzania danych (systemu informatycznego), zawierającego m.in. wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z zasadami ochrony danych, określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "b" i "c" i pkt 4 ustawy o rachunkowości.
- Przestrzegać kompetencji organu stanowiącego w zakresie udzielenia zamówienia publicznego dotyczącego wyboru banku do obsługi bankowej budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
- Zapewnić przestrzeganie procedur wewnętrznej kontroli finansowej ustalonych uregulowaniami obowiązującymi w jednostce. W szczególności, zapewnić, aby listy płac, listy nagród jubileuszowych, nagród uznaniowych, odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, listy wypłat ryczałtów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, diet dla radnych i sołtysów podpisywane były przez osoby wskazane w instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych (m.in. przez osobę sporządzającą).
- Zapewnić przeprowadzanie kontroli realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wobec podległych lub nadzorowanych jednostek organizacyjnych - na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art.127 ust.3 ww. ustawy, kontrola ta dokonywana jest przy przyjęciu minimalnej próby 5% wydatków jednostki.
- Zaniechać ustalania w umowach dotyczących zaciągania pożyczek, formy zabezpieczenia, jaką jest pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy.
- Przestrzegać art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w zakresie obowiązku sporządzania zestawień obrotów i sald kont księgi głównej.
- Zaprowadzić szczegółową ewidencję do kont 134 i 260, w celu umożliwienia ustalenia stanu zobowiązań według tytułów dłużnych z poszczególnymi kontrahentami, stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów oraz postanowień zakładowego planu kont.
- Zaprowadzić odrębne urządzenia księgowe – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych, których obsługę finansowo - księgową prowadzą służby finansowe Urzędu Gminy, stosownie do wymogów wynikających z art. 4 ust. 1, 2 i 3 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
- Zaprowadzić konta pozabilansowe: 998 i 999, stosownie do postanowień zakładowego planu kont oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, celem wykazywania w sprawozdaniach wysokości zaangażowanych środków w oparciu o ewidencję księgową.
- Przy rejestracji zapisów księgowych dokonywanych w księgach prowadzonych przy użyciu komputera umożliwić ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie oraz stosować odpowiednie procedury chroniące zapisy przed ich zniszczeniem lub modyfikacją, stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości.
- Ewidencjonować rozrachunki z tytułu dostaw, usług i robót na koncie 201, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta opisanymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz w postanowieniach zakładowego planu kont.
- Dokonywać poprawek w księgach rachunkowych zgodnie z wymogami wynikającymi z art.25 ustawy o rachunkowości.
- Egzekwować od kierowników podległych jednostek organizacyjnych gminy (Gminnego Zakładu Komunalnego i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej) przestrzeganie obowiązku sporządzania i przedkładania Wójtowi Gminy obowiązujących te jednostki sprawozdań budżetowych.
- W sprawozdaniach budżetowych Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego wykazywać dane zgodne z ewidencją księgową, zgodnie z §10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
- Zapewnić sprawdzanie pod względem merytorycznym poleceń wyjazdu służbowego.
- Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
- Uaktualnić zapisy w zakresach czynności osób zatrudnionych w Referacie Finansowym, uwzględniając faktycznie powierzone pracownikom obowiązki.
- Zaniechać udzielania zaliczek osobom nie będącym pracownikami Urzędu Gminy.
- Egzekwować terminowe rozliczanie pobranych przez inkasentów podatków. Od nieterminowych wpłat należności podatkowych dokonywanych przez inkasentów egzekwować należne Gminie odsetki.
- Przestrzegać terminów załatwiania spraw podatkowych określonych przez art.139 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.
- Weryfikować deklaracje podatkowe składane przez podatników osoby prawne w zakresie podatku rolnego - celem wyeliminowania nieprawidłowości w wyliczeniu wysokości podatku. Zgodnie z art.272 ustawy Ordynacja podatkowa, organy podatkowa pierwszej instancji dokonują czynności sprawdzających mających na celu, między innymi, stwierdzenie formalnej poprawności złożonych deklaracji oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.
- W przypadku nieterminowych wpłat poszczególnych rat podatków egzekwować należne Gminie odsetki za zwłokę.
- Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
- Informować osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z wymogami zawartymi w art.41 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.
- Decyzję o oddaniu nieruchomości w dzierżawę na czas nieoznaczony podejmować na podstawie uchwały podjętej przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego - na podstawie art.18 ust.2 pkt 9 lit "a" ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
- Pobierać opłaty z tytułu najmu lokali w oparciu o umowy zawarte z najemcami.
- W przypadku zwłoki w opłatach z tytułu najmu lokali naliczać i egzekwować odsetki.
- Przestrzegać art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w zakresie przeprowadzania szkoleń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
- Wypłacać członkom ochotniczych straży pożarnych uczestniczącym w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną stosowny ekwiwalent pieniężny, zgodnie z art. art.28 ust.1 i ust.2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej.
- Wydatków na działalność jednostek ochotniczych straży pożarnych dokonywać w granicach wyznaczonych przez art.28 i art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej (ekwiwalent za udział w akcjach ratowniczych, koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i utrzymania gotowości bojowej, koszty badań okresowych, ubezpieczenia, umundurowania).
- Przestrzegać obowiązku uchwalania rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi - na podstawie art.5 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
- Zapewnić prawidłowe ustalanie wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego, stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów.
- Przestrzegać postanowień Regulaminu wypłaty premii, obowiązującego w Urzędzie Gminy Tomaszów Mazowiecki.
- Zapewnić przestrzeganie terminów przekazywania środków na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, określonych w art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
- Dokonywać rozliczeń kosztów podróży służbowych w oparciu o prawidłowo wypełnione polecenia wyjazdu służbowego.
- Przestrzegać § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, zgodnie z którym uprawnionym do delegowania radnego w podróż służbową jest przewodniczący rady gminy.
- W wewnętrznych regulacjach określić metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych oraz opracować zasady prowadzenia ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.
- Rozważyć rozdzielenie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg inwentarzowych, a następnie dokonywania inwentaryzacji i jej rozliczania.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy Tomaszów Mazowiecki
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Tomaszów Mazowiecki
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[4] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[5] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.