W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Gm. Kobiele Wielkie - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku

XML

Treść

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Kobiele Wielkie po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 23 sierpnia 2004 roku.



Pan
HENRYK WIĘCKOWSKI
Wójt Gminy Kobiele Wielkie

WK - 602/55/2004

Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Kobiele Wielkie wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie prawno-organizacyjnych form działania gminnych jednostek organizacyjnych

1. Obowiązujące statuty jednostek organizacyjnych takich jak: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej (statut ustalony uchwałą Gminnej Rady Narodowej w Kobielach Wielkich nr XII/38/90 z dnia 17 kwietnia 1990 roku) oraz Wiejski Dom Kultury (statut ustalony uchwałą Gminnej Rady Narodowej w Kobielach Wielkich nr V nr 26/14/85 z dnia 26 kwietnia 1985 roku) nie były zmieniane do dnia kontroli RIO w Łodzi, wskutek czego nie były dostosowane do obowiązujących przepisów, m.in. w części dotyczącej podstaw prawnych działania wskazanych jednostek.
2. Statut Biblioteki Publicznej przyjęty został uchwałą Rady Gminy nr IV/25/03 z dnia 28 marca 2003 roku. Statut zawierał postanowienia w zakresie finansowania jednostki sprzeczne z uregulowaniami zawartymi w art.27 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz. 123 z późn. zm.), zgodnie z którymi podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji zatwierdzony przez jej dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Statut Biblioteki Publicznej stanowił, że biblioteka jest finansowana z budżetu gminy.

W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej

1. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania postanowień Regulaminu kontroli wewnętrznej, wprowadzonego zarządzeniem Wójta Gminy nr 1/2003 z dnia 2 stycznia 2003 roku, w zakresie bieżącej kontroli celowości, legalności i gospodarności przy dokonywaniu wydatków ze środków publicznych, przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników, w tym Skarbnika Gminy.
2. Stwierdzono zaniechanie przeprowadzania kontroli prawidłowości gospodarowania mieniem oraz gospodarki finansowej w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej – Gminnym Ośrodku Zdrowia w Kobielach Wielkich, co było niezgodne z art. 67 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. nr 91, poz.408 z póź. zm.) oraz przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz. U. nr 94, poz.1097).

W zakresie zaciągania kredytów, pożyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach

1. Kontrolujący stwierdzili dwa przypadki ustalenia jako formy zabezpieczenia zaciągniętych w 2002 roku pożyczek z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy na rzecz Funduszu. Nieprawidłowość ta odnosiła się do umowy nr 48/OW/P/2002 z dnia 15 lipca 2002 roku dotyczącej dofinansowania budowy kanalizacji sanitarnej wraz z przyłączami w Kobielach Wielkich oraz umowy nr 53/OA/P/2002 z dnia 26 lipca 2002 roku dotyczącej dofinansowania modernizacji kotłowni działającej na potrzeby sali gimnastycznej i Szkoły Podstawowej w Orzechowie. Zarząd Gminy udzielając zabezpieczenia w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy naruszył art.92 w zw. z art.129 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz.148 z późn. zm.) oraz art.30 i art. 46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.). Z powołanych przepisów wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego mógł być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art.92 ustawy o finansach publicznych.
2. W ewidencji księgowej za 2003 rok nie ujęto umorzenia pożyczek dotyczących budowy oczyszczalni ścieków w Kobielach Wielkich oraz modernizacji kotłowni działającej na potrzeby sali gimnastycznej Szkoły Podstawowej w Orzechowie na łączną kwotę 252.599,99 zł, których spłaty wg umów pożyczek przypadały w 2004 roku. Niniejsze było niezgodne z art.6 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art.20 ust.1 ww. ustawy, stosownie do którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. Stwierdzono, że w obowiązujących w latach 2002-2003 zakładowych planach kont wprowadzonych uchwałą nr 15/01 Zarządu Gminy z dnia 20 grudnia 2001 roku oraz zarządzeniem nr 5/02 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 nie określono zasad prowadzenia niektórych kont analitycznych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi, co było wymagane przez art. 10 ust.1 pkt 3 lit. "a" ustawy o rachunkowości.
2. Brak było odrębnej ewidencji księgowej dla Urzędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych (Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Gminnej Biblioteki Publicznej, Wiejskiego Domu Kultury, Gimnazjum Publicznego w Kobielach Wielkich oraz Publicznych Szkół Podstawowych w Kobielach Wielkich, Orzechowie i Babczowie). Prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych we wspólnych urządzeniach księgowych naruszało przepisy art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie.
3. Księgi rachunkowe prowadzone w kontrolowanej jednostce nie były w sposób trwały oznaczone nazwą jednostki, której dotyczyły, co naruszało art.13 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
4. Zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych prowadzonych dla organu (budżetu Gminy) za lata 2002-2003 oraz zestawienia obrotów i sald kont prowadzonych dla jednostki (Urzędu Gminy) za 2003 rok nie zawierały wszystkich elementów określonych przez art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości, a mianowicie: sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów kont narastająco od początku roku, sumy sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych oraz sumy obrotów narastająco od początku roku. Stwierdzono także brak sporządzania zestawienia obrotów i sald kont prowadzonych dla jednostki za 2002 rok.
5. Kontrolujący stwierdzili, że księgi rachunkowe jednostki prowadzone były z naruszeniem art. 23 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały bez pozostawiania miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany. Wyklucza to, w szczególności, możliwość dokonywania w księgach rachunkowych zapisów za pomocą ołówka. Kontrolujący stwierdzili, że w księdze rachunkowej jednostki (Urzędu Gminy) za lata 2002 i 2003 dokonywano zapisów przy pomocy ołówka.
6. Na dzień rozpoczęcia kontroli księgi rachunkowe jednostki za 2002 rok i za 2003 rok nie zostały zamknięte. Ostatnich zapisów dokonano przy pomocy ołówka (patrz ustalenia powyżej), co naruszało art.12 ust.2 pkt 1 i ust.5 ustawy o rachunkowości, z którego wynikało, że księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok budżetowy, lecz nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku, w sposób polegający na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
7. Stwierdzono dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów nie posiadających cech prawidłowego dowodu księgowego określonych w art. 21 ust.1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności opisu operacji oraz jej wartości, podpisu wystawcy dowodu oraz stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W księgach rachunkowych ujmowano poszczególne wyciągi bankowe w ogólnych kwotach wynikających z wyciągów, z pominięciem poszczególnych dowodów źródłowych. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie wyciągów bankowych stanowiło naruszenie art. 20 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zwane dowodami źródłowymi. Wyciąg bankowy nie stwierdza dokonania operacji gospodarczej, dostarcza jedynie informacji o obciążeniach i uznaniach konta bankowego, które nastąpiły w dacie wyciągu. Wskazać należy, że zgodnie z art.20 ust.3 pkt 1 ww. ustawy podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
8. Kontrolujący stwierdzili, że księga rachunkowa spełniająca funkcję księgi głównej oraz dziennika obrotów prowadzona była w 2002 roku z naruszeniem art. 14 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły. Ustalono, że zapisy dokonywane w dzienniku nie zachowywały ciągłej numeracji. Z treści powołanego przepisu wynikało również, że sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
9. Kontrola wykazała, że księgi rachunkowe kontrolowanej jednostki za lata 2002-2003 prowadzone były z naruszeniem art.24 ust.4 pkt 1 w zw. z art.21 ustawy o rachunkowości, ponieważ sposób udokumentowania zapisów nie pozwalał na identyfikację dowodów księgowych i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych. Stwierdzono, że poszczególnych dowodów źródłowych nie można było powiązać z zapisami dokonanymi w księgach rachunkowych.
10. Ewidencja księgowa jednostki (Urzędu) w okresie objętym kontrolą prowadzona była w sposób nieczytelny i utrudniający ustalenie prawidłowego stanu księgowego poszczególnych kont za okresy miesięczne oraz roczne. Księgi rachunkowe jednostki zawierały ponadto liczne błędy w zapisach księgowych, które poprawiane były z pominięciem zasad określonych w art.25 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Osoba, której powierzono prowadzenie ewidencji bardzo często dokonywała poprawek za pomocą korektora lub zaklejała błędny zapis, co uniemożliwiało odczytanie pierwotnego zapisu księgowego.
11. Stwierdzono, że pod datą 31 grudnia 2002 roku dokonano przeksięgowania Przychodów i kosztów finansowych – konto 750 na Wynik finansowy – konto 860, z naruszeniem zasad funkcjonowania kont 750 i 860 wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752). W myśl przepisów wskazanego rozporządzenia - przychody z tytułu dochodów budżetowych przenosi się na koniec roku ze strony Wn konta 750 na stronę Ma konta 860, natomiast koszty operacji finansowych przenosi się ze strony Ma konta 750 na stronę Wn konta 860. Na podstawie polecenia księgowania przychody finansowe w wysokości 801.987,85 zł przeksięgowano ze strony Wn konta 750 na stronę Wn konta 860, natomiast koszty finansowe w wysokości 506.463,41 zł przeksięgowano ze strony Ma konta 750 na stronę Ma konta 860. W wyniku niezgodnego w przepisami rozporządzenia przeksięgowania przychodów i kosztów finansowych na wynik finansowy strata za 2002 rok ustalona została w nieprawidłowej wysokości. Według ewidencji wynosiła ona 3.473.640,42 zł, tymczasem prawidłowo obliczona strata winna stanowić kwotę 2.882.591,54 zł. Strata w wysokości 3.473.640,42 zł przyjęta została pod datą 31 marca 2003 roku na Fundusz jednostki – konto 800/O, na podstawie polecenia księgowania.
Nieprawidłowych księgowań dokonano także w 2003 roku. Przeksięgowania Przychodów i kosztów finansowych wynikających z konta 750 za 2003 rok dokonano z naruszeniem zasad funkcjonowania konta 750 – Przychody i koszty finansowe, określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Pod datą 31 grudnia 2003 roku - przychody finansowe w wysokości 971.514,50 zł przeksięgowano ze strony Ma konta 750 na stronę Ma konta 860, natomiast koszty finansowe w wysokości 56.225,92 zł przeksięgowano ze strony Wn konta 750 na stronę Wn konta 860.
Kontrolujący stwierdzili, że sposób przeksięgowania Przychodów i kosztów finansowych za 2002 i 2003 rok naruszał art. 15 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, która dotyczy ujęcia każdej operacji gospodarczej co najmniej na dwóch kontach po przeciwnych stronach tych kont. W związku z nieprawidłowym ustaleniem straty za 2002 rok i przyjęciem jej pod datą 31 marca 2003 roku na Fundusz jednostki - księgi rachunkowe jednostki (Urzędu Gminy) nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego, a zatem były nierzetelne, co naruszało art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości.
12. Stwierdzono, że sposób prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 080 – inwestycje naruszał zasady ewidencji kosztów inwestycji określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którymi - konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty, a ewidencja analityczna prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych efektów inwestycyjnych. W latach 2002-2003 na koncie 080 ewidencjonowano wydatki poniesione na inwestycje w kwotach zbiorczych dotyczących poszczególnych zadań z pominięciem dowodów księgowych.
13. Zapisy dokonywane na koncie 080 – inwestycje nie zawierały wszystkich elementów jakie powinien posiadać prawidłowy zapis księgowy, określonych w art.23 ust.2 ustawy o rachunkowości, a w szczególności takich jak: data dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę dokonania zapisu oraz kwota i data zapisu.
14. Stwierdzone w toku kontroli różnice pomiędzy ewidencją syntetyczną i analityczną prowadzoną do konta 080 - inwestycje, wynikające z ujmowania na koncie analitycznym wydatków a nie kosztów inwestycji świadczyły o braku uzgodnień sald kont analitycznych z saldami i zapisami dokonanymi na kontach księgi głównej, co naruszało art. 16 ust.1 ustawy o rachunkowości.
15. Stwierdzono nie sporządzanie kwartalnych sprawozdań Rb-Z za lata 2002 – 2003 dotyczących Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, co naruszało § 4 ust.1 pkt 2 lit. "d" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
16. Stwierdzono nierzetelne sporządzenie sprawozdań Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych - w zakresie skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień podatkowych za lata 2002 i 2003. Kontrolujący stwierdzili, że skutki udzielonych przez Gminę ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień obliczone za 2002 rok, dotyczące podatku od nieruchomości od osób prawnych i od osób fizycznych zostały zaniżone z uwagi na nie uwzględnienie zwolnień w tym podatku wprowadzonych uchwałą Rady Gminy nr XXIV/135/2001 z dnia 30 listopada 2001 roku. Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień obliczone za 2003 rok, dotyczące podatku od nieruchomości od osób prawnych i od osób fizycznych oraz podatku rolnego od osób fizycznych zostały zaniżone z uwagi na nie uwzględnienie wszystkich zwolnień w podatku od nieruchomości wprowadzonych uchwałą Rady Gminy nr II/9/2002 z dnia 10 grudnia 2002 roku oraz nie ujęcie kwoty 8.183,30 zł, wynikającej z udzielonych odroczeń i rozłożeń na raty zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości i podatku rolnym. Powyższe naruszało postanowienia Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którą wykazane skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, obliczone za okres sprawozdawczy powinny wynikać ze zwolnień wprowadzonych uchwałami rad gmin, z decyzji właściwych organów gminy w zakresie zarówno bieżących jak i zaległych należności, a wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów, z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty.
17. Stwierdzono, że bilans jednostki (Urzędu) na dzień 31 grudnia 2002 roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku sporządzono odpowiednio w dniu 30 kwietnia 2003 roku i 28 kwietnia 2004 roku, co stanowiło naruszenie § 16 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którym bilans sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe - tj. 31 grudnia.
18. Kontrola wykazała istotne różnice pomiędzy danymi wykazanymi w bilansie jednostki (Urzędu) za 2002 i 2003 rok. Rozbieżności dotyczyły, w szczególności, takich pozycji jak: inwestycje rozpoczęte wg stanu na koniec roku, środki pieniężne na rachunkach bankowych wg stanu na początek roku, fundusz jednostki wg stanu na początek i koniec roku, wynik finansowy wg danych na koniec roku, zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych wg stanu na koniec roku, zobowiązania z tytułu wynagrodzeń wg stanu na początek i koniec roku, sumy obce wg stanu na początek i koniec roku i zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wg stanu na początek i koniec roku (bilans za 2002 rok) oraz umorzenia środków trwałych, pozostałych rozrachunków oraz zobowiązań z tytułu ubezpieczeń społecznych i z tytułu wynagrodzeń (bilans za 2003 rok).
19. Stwierdzono, że pod datą 31 grudnia 2002 roku dokonano nieprawidłowego przeksięgowania niedoboru budżetu za 2002 rok ze strony Ma konta 961 - niedobór lub nadwyżka budżetu na stronę Wn konta 960 - skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu oraz przeksięgowania umorzenia pożyczek ze strony Wn konta 962 -wynik na pozostałych operacjach na stroną Ma konta 960 - skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu, co naruszało zasady funkcjonowania kont 960 i 961, określone
w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia saldo konta 961 przenosi się w następnym roku pod datą zatwierdzenia budżetu na konto 960. Pomimo przeksięgowania pod datą 31 grudnia 2002 roku sald kont 961 i 962, które na koniec roku nie wykazywały sald, znalazły one odzwierciedlenie w bilansie na dzień 31 grudnia 2002 roku jako niedobór budżetu w wysokości 651.873 zł oraz wynik na operacjach niekasowych w wysokości 169.000 zł, co wskazuje na wykazanie w bilansie danych niezgodnych z ewidencją księgową.
20. Kontrola wykazała, że w bilansach z wykonania budżetu za 2002 i 2003 rok w pozycji I.2 Pasywów, tj. jako zobowiązanie wobec budżetów wykazano wysokość należnej za styczeń 2003 roku i styczeń 2004 roku subwencji oświatowej na kwotę odpowiednio 173.362 zł oraz 184.678 zł, pomimo przekazania kwot subwencji w terminie ustawowo przewidzianym, w związku z czym nie stanowiły one zobowiązań budżetu.
21. Wypłacono z budżetu Gminy Kobiele Wielkie należność za fakturę VAT 2704/KS/02 z dnia 21 czerwca 2002 roku, wystawioną na OSP Orzechów przez „CARBO” Spółka Jawna Z. Krupski M. Wróblewski 97-500 Radomsko, na kwotę 327,27 zł, za zakup: dachoplastu, smołowca i papy izolacyjnej (RK nr 155 z 2002r. poz.10).

W zakresie rozrachunków i roszczeń

1. Stwierdzono rozbieżności pomiędzy ewidencją analityczną rozrachunków wynikających z kont 225, 229/1 oraz 231 a ewidencją syntetyczną prowadzoną do tych kont, co naruszało art. 16 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. Stwierdzono nieprzestrzeganie w kontrolowanej jednostce postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w związku z nie prowadzeniem ewidencji analitycznej do konta 240 – pozostałe rozrachunki oraz brakiem określenia w obowiązującym planie kont zasad funkcjonowania konta 240, uwzględniających przede wszystkim powiązanie konta księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych.
3. Stwierdzono, że na koncie 240 – pozostałe rozrachunki, w księdze rachunkowej Urzędu Gminy nie ujęto zaliczki w znakach skarbowych na kwotę 1.000 zł, co naruszało zasadę prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny, tj. uwzględniający stan rzeczywisty, stosownie do wymogu wynikającego z art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych dla jednostki powierzono Pani Izabeli Kubik. Ewidencja księgowa organu prowadzona była przez Skarbnika Gminy - Panią Barbarę Pokorę. Skarbnik Gminy - według przyjętego zakresu obowiązków - zobowiązany był także do nadzorowania pracy poszczególnych stanowisk w referacie finansowym. Z tytułu nadzoru odpowiedzialność za istotne nieprawidłowości stwierdzone w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej ponosi także Wójt Gminy - na podstawie art. 4 ust.5 ustawy o rachunkowości.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Stwierdzono nieprzestrzeganie zasad ewidencji przychodu oraz rozchodu druków ścisłego zarachowania, ustalonych zarządzeniem nr 2 Zarządu Gminy z dnia 19 marca 1996 roku w sprawie Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania i gospodarki kasowej oraz zarządzeniem nr 5/02 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych (część 7- Ewidencja i kontrola druków ścisłego zarachowania).
2. Lista płac nr LP/2002/12/001 z dnia 29 listopada 2002 roku dotycząca wypłaty wynagrodzenia za grudzień 2002 roku, lista płac nr LP/2002/12/024 z dnia 20 grudnia 2002 roku dotycząca wypłaty wynagrodzenia za koordynowanie prac i prowadzenie dokumentacji Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie została sprawdzona pod względem merytorycznym oraz formalno – rachunkowym.
3. Kontrola wykazała, że z raportów kasowych znaków skarbowych nie wynikał stan gotówki za sprzedane znaki, co spowodowane było nieprawidłowym ujmowaniem w raportach kasowych przychodu gotówki za sprzedane znaki. Sprzedaż znaków ujmowana jest w raporcie kasowym po stronie rozchodu (jako rozchód znaków) zamiast po stronie przychodu jako przychód gotówki do kasy, natomiast przyjęcie znaków kasjer wpisywał po stronie przychodu (jako przychód znaków) zamiast po stronie rozchodu jako rozchód gotówki na zakup znaków.
4. Stwierdzono nieprzestrzeganie przez Skarbnika Gminy postanowień Instrukcji w sprawie funkcjonowania kasy z dnia 31 grudnia 2002 roku, w związku z zaniechaniem dokonywania kontroli terminowości i prawidłowości odprowadzenia do banku przyjętych do kasy wpłat.
5. Stwierdzono przypadki nieprzestrzegania postanowień ww. Instrukcji kasowej oraz Instrukcji dotyczących sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, poprzez nie załączanie do raportów kasowych dowodów dokumentujących rozchód gotówki z kasy w postaci dowodów źródłowych lub zastępczych dowodów własnych; poprzez realizację wydatków na podstawie dowodów, które na dzień wypłaty nie były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez odpowiedzialnych merytorycznie pracowników oraz poprzez nie zakreślanie nie zapisanych pozycji w raportach kasowych w sposób uniemożliwiający dokonanie w nich wpisów po zakończeniu raportów.
6. Stwierdzono przypadki braku dekretacji na dowodach źródłowych poprzez wskazanie kont na których zaksięgowano operację gospodarczą oraz klasyfikacji budżetowej, tj. sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, co było wymagane przez art. 21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać, m.in., stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
7. Stwierdzono przypadki dokonywania niedozwolonych poprawek w raportach kasowych polegających na wymazywaniu korektorem błędnych pozycji oraz ich zaklejaniu.

W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat

1. Stwierdzono, że Instrukcja w sprawie ewidencji podatków i opłat dla Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich, wprowadzona uchwałą Zarządu Gminy nr 15/00 z dnia 31 grudnia 2000 roku oraz Zasady prowadzenia rachunkowości w Gminie Kobiele Wielkie, wprowadzone zarządzeniem Wójta nr 5/02 z dnia 31 grudnia 2002 roku – część 5 Ewidencja podatków i opłat, opracowane zostały z naruszeniem § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511), w związku z umieszczeniem w wymienionych uregulowaniach zapisu, że kopię kwitu K-103 służącego udokumentowaniu wpłat otrzymuje wpłacający. Z treści wskazanego wyżej przepisu wynikało, że wpłacający otrzymuje oryginał kwitu K-103. Kontrolujący ustalili, że w kontrolowanej jednostce postępowano zgodnie z postanowieniami uregulowań wewnętrznych i podatnikom dokonującym wpłat podatków w kasie przekazywano kopię kwitu K-103.
2. Stwierdzono naruszenie § 4 ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, w związku z uregulowaniem w Instrukcji dotyczącej zasad prowadzenia rachunkowości w Gminie Kobiele Wielkie, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy nr 5/02 z dnia 31 grudnia 2002 roku (część 5 - Ewidencja podatków i opłat), że do udokumentowania zwrotów służy podanie podatnika, jeżeli wypłaty dokonywane są w kasie Urzędu. Zgodnie z powołanym przepisem właściwym dokumentem są dowody wypłat KW.
3. Ewidencja podatków i opłat prowadzona była niezgodnie z zasadami określonymi w przepisach § 9 - § 20 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Kontrolujący stwierdzili, że zarówno w zakładowym planie kont jak i w ewidencji księgowej nie uwzględniono kont syntetycznych służących wyłącznie do ewidencji operacji księgowych dotyczących przypisów, odpisów, wpłat oraz innych rozliczeń z podatnikami i inkasentami podatków i opłat.
4. Nie przestrzegano § 9 ust.3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, w związku z nie sporządzaniem miesięcznych zestawień dzienników częściowych dotyczących poszczególnych rodzajów podatków.
5. Stwierdzono liczne przypadki wpłacania przez inkasenta sołectwa Kobiele Wielkie zainkasowanych od podatników kwot podatków po upływie terminu określonego w art.47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.).
6. Kontrolujący stwierdzili, że zaniechano egzekwowania odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat dokonywanych przez inkasentów podatków.
7. Stwierdzono przypadek zaniechania wykonania przez organ podatkowy czynności sprawdzających, o których mowa w art.272 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z brakiem weryfikacji danych wykazanych w deklaracji na podatek od nieruchomości.
8. Stwierdzono przypadki nie zaliczania wpłat dotyczących zaległości podatkowych dokonywanych przez podatników, proporcjonalnie na poczet zaległości oraz kwoty odsetek za zwłokę, co stanowiło naruszenie art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie do powołanego przepisu, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
9. Stwierdzono, że w 2002 roku organ podatkowy nie wydawał decyzji określających wysokość zaległości podatkowej w zakresie podatku od środków transportowych, w przypadkach braku wpłat należności przez podatników - na podstawie art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. Stwierdzono przypadki nie wywiązania się najemców lokali użytkowych będących własnością Gminy, zobowiązanych do opłacania podatku od nieruchomości od dnia 1 stycznia 2003 roku, z obowiązku poinformowania organu podatkowego o powstaniu obowiązku w tym podatku w terminie 14 dni od zaistnienia zdarzenia, stosownie do art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, osoby fizyczne są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od dnia zaistnienia zdarzenia.
11. Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wymiaru podatku od nieruchomości na rzecz najemców lokali użytkowych, wynikające z przyjęcia do opodatkowania obok powierzchni użytkowej lokali także powierzchni gruntów znajdujących się pod budynkami, posiadanie których to gruntów nie wynikało z zawartych umów najmu. Stosownie do art.3 ust.1 pkt 4 lit "a" ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, najemca jest podatnikiem podatku od nieruchomości w związku z posiadaniem wynikającym z zawartej umowy najmu lokalu użytkowego.
12. Stwierdzono przypadki zaniechania sporządzenia uzasadnienia faktycznego w decyzjach dotyczących udzielenia ulg w zapłacie podatku, co stanowiło naruszenie art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa, można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji wydanych na skutek odwołania bądź na podstawie, której przyznano ulgę w zapłacie podatku. Decyzje wydawane przez organ podatkowy w 2003 roku nie zawierały także wyjaśnienia podstawy prawnej z przytoczeniem przepisów prawa, stosownie do art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
13. Stwierdzono przypadek wydania w 2002 roku decyzji w sprawie zaniechania poboru oraz rozłożenia na raty zaległości podatkowej, których to instytucji w ówczesnym czasie nie przewidywały przepisy ustawy Ordynacja podatkowa. Instytucja zaniechania poboru począwszy od dnia 1 stycznia 2001 roku nie mogła być stosowana przez organy podatkowe jednostek samorządu terytorialnego. Natomiast rozkładanie na raty zaległości podatkowych stało się możliwe od dnia 1 stycznia 2003 roku, na mocy znowelizowanego art.48 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
14. Nie sporządzono sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej zawierającego informacje o rodzajach, formach i wielkości udzielonej pomocy oraz jej przeznaczeniu za III kwartał 2002 roku, co stanowiło naruszenie art. 35 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 60, poz.704 - obecnie nie obowiązująca).
15. Stwierdzono, że pomoc udzielana przedsiębiorcom w oparciu o przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców oraz ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 141, poz.1177 - obecnie nie obowiązująca) nie była przeliczana na wartość pomocy jaką przedsiębiorca otrzymałby w formie dotacji i wyrażana jako ekwiwalent dotacji netto w sposób określony w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 lutego 2001 roku w sprawie sposobu przeliczania pomocy publicznej udzielanej w różnych formach na równą jej wartość dotacji (Dz. U, nr 28, poz.308) oraz w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 października 2002 roku w sprawie szczegółowego sposobu obliczania wartości pomocy publicznej udzielanej w różnych formach (Dz. U. nr 186, poz.1543).
16. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji na podatek rolny przez podatników - osoby prawne. Zgodnie z art.6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.), termin złożenia deklaracji określony został na dzień 15 stycznia danego roku podatkowego.
17. Stwierdzono, że na mocy decyzji dotyczących zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego, wydanych w 2003 roku, zastosowano zwolnienia od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nabyto grunty, co naruszało art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym ulga powinna być zastosowana od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Omawiane zwolnienie przysługuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów (art.12 ust.3 ww. ustawy). Stosowane jest jednak od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek w tej sprawie. Oznacza to przykładowo, że podatnik, który złoży wniosek o zastosowanie zwolnienia po dwóch latach od dnia nabycia gruntów, będzie korzystał ze zwolnienia przez okres 3 lat (a nie 5-ciu). Z pełnego okresu zwolnienia korzystać będzie podatnik, który złoży wniosek w miesiącu zawarcia umowy sprzedaży.
18. Kontrolujący stwierdzili liczne przypadki nie wskazywania w decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych wysokości odsetek za zwłokę należnych od umarzanych zaległości, stosownie do art.210 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa.
19. Stwierdzono przypadek wydania przez organ podatkowy decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego mimo braku wniosku podatnika w tym zakresie (decyzja nr 3101/19/02 z dnia 10 czerwca 2002 roku), co stanowiło naruszenie art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym umorzenie zaległości podatkowej możliwe jest - co do zasady - na wniosek podatnika.
20. Kontrolujący stwierdzili przypadki wydawania decyzji podatkowych przez Skarbnika Gminy i Sekretarza Gminy, którzy nie posiadali w tym zakresie stosownego upoważnienia Wójta Gminy.
21. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego zastosowania stawek podatkowych w 2002 roku w zakresie podatku od środków transportowych w przypadku zespołu pojazdów składającego się z ciągnika siodłowego oraz naczepy. W art. 8 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawodawca wskazał rodzaje pojazdów podlegających opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych, wymieniając odrębnie ciągniki siodłowe i balastowe oraz naczepy, co oznaczało, że każdy z tych środków transportowych podlegał opodatkowaniu niezależnie od tego czy wchodził w skład zespołu pojazdów czy też był wykorzystywany samodzielnie.
22. Ewidencja analityczna podatku od środków transportowych prowadzona była niezgodnie z § 13 ust.1a oraz § 16 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, zgodnie z którymi z konta podatnika powinna wynikać, m.in., kwota zaległości z poprzedniego roku, kwota przypisu na rok bieżący, wysokość rat kwartalnych, przypisy i odpisy należności, naliczone odsetki za zwłokę i inne należności w kwocie wpłaconej oraz wpłaty dokonane przez podatnika do kasy i na rachunek urzędu.
23. Kontrolujący stwierdzili, że do udokumentowania wpłat z tytułu podatku od środków transportowych służył dowód, który nie został zatwierdzony do stosowania w kontrolowanej jednostce, stosownie do wymogu wynikającego z § 4 ust.2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
24. Stwierdzono brak działań organu podatkowego mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowej z tytułu podatku od środków transportowych od (Wyłączenie) [1].
25. Kontrolujący stwierdzili, że organ podatkowy uzależniał umorzenie odsetek od zaległości w podatku od środków transportowych od uregulowaniu należności głównej w tym podatku, co było działaniem niezgodnym z art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, z którego wynikało, że przesłanką umorzenia w całości lub w części zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę jest spełnienie przesłanek dotyczących ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego. Stwierdzono ponadto, że organ podatkowy nie przeprowadzał postępowania wyjaśniającego (podatkowego) przed wydaniem decyzji o umorzeniu odsetek od zaległości w podatku od środków transportowych, do czego był zobowiązany na podstawie art.122 i art.187 ustawy Ordynacja podatkowa.
26. W przypadku wydania decyzji nr 22/03 z dnia 1 października 2003 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości w podatku od środków transportowych wydanej na wniosek podatnika z dnia 3 lipca 2003 roku nie dotrzymano terminu załatwienia sprawy określonego w art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
27. Kontrolujący stwierdzili przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych (upomnienia) oraz zaniechania podjęcia takich czynności (tytuły wykonawcze) wobec podatników zalegających z zapłatą podatku rolnego od osób fizycznych oraz podatku od środków transportowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.).

W zakresie dochodów z majątku

1. Termin wniesienia wadium wynikający z ogłoszenia o sprzedaży lokalu nr 3 i lokalu nr 4 w budynku po byłym Domu Nauczyciela w Orzechowie został określony niezgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na trzy dni przed dniem otwarcia przetargu.
2. W dokumentacji przetargowej dotyczącej sprzedaży lokalu mieszkalnego nr 3 i lokalu nr 4 w budynku po byłym Domu Nauczyciela w Orzechowie brak było informacji o poinformowaniu osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, stosownie do 41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.).
3. W zakresie sprzedaży działki nr 44/1 w Kobielach Wielkich stwierdzono nieprzestrzeganie następujących przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy:
- art.35 ust.2 pkt 12 ustawy - w związku z brakiem podania w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust.1 pkt 1 i pkt 2 ustawy,
- § 4 ust.2 rozporządzenia, w związku z nieprawidłowym określeniem terminu do wniesienia wadium w ogłoszeniu o organizacji pierwszego i drugiego przetargu,
5. Informacja o przeznaczeniu lokali użytkowych do oddania w najem nie była podana do publicznej wiadomości w formie wykazu, co stanowiło naruszenie art. 35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym wykaz wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
6. Brak było skutecznych działań mających na celu wyegzekwowanie zaległości z tytułu czynszu najmu lokali użytkowych. Wskazać należy, że stosownie do przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. nr 43, poz.296 z późn. zm.) – w stosunku do dłużników będących stronami stosunków cywilnoprawnych stosować należy drogę postępowania sądowego oraz egzekucję sądową.

W zakresie dochodów za zajęcie pasa drogowego

1. Stwierdzono, że dochody z tytułu opłat zajęcie pasa drogowego były nieprawidłowo klasyfikowane w § 083 jako wpływy z usług.
2. Stwierdzono, że decyzja nr 1/2003 z dnia 4 kwietnia 2003 roku wydana została przez Sekretarza Gminy, nie posiadającego w tym zakresie stosownego upoważnienia Wójta Gminy, stosownie do art. 21 ust. 1a ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.), z którego wynikało, że zarządca drogi może upoważnić pracowników gminy do załatwiania spraw w jego imieniu, w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych.

W zakresie wydatków na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

1. W skład powołanej zarządzeniem nr 4 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 10 kwietnia 2003 roku Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wchodziły, m.in., osoby, które nie zostały przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, co było wymagane przez art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.).
2. Kontrolujące ustaliły, że środki przeznaczone na zadania z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych przeznaczano, m.in., na wypłatę wynagrodzenia dla pedagoga szkolnego, co nie zostało ujęte w uchwalonych przez Radę Gminy na rok 2003 i 2004 gminnych programach profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
3. Z przedłożonych kontrolującym dokumentów wynikało, że w dniu 16 września 2002 roku Wójt Gminy zawarł umowy z dwoma pracownikami Urzędu dotyczące przeprowadzenia rozmów interwencyjno – motywujących w dniu 17 września 2002 roku. Z zapisu § 3 umów wynikało, że za wykonanie czynności przysługuje zleceniobiorcy wynagrodzenie w wysokości 30 zł netto. Potwierdzenia przeprowadzonych rozmów na odwrotach umów – zleceń dokonał Sekretarz Gminy. Wypłata wynagrodzenia nastąpiła listą płac nr 3/09/2002 z dnia 19 września 2002 roku. Z przedłożonej dokumentacji wynikało, że rozmowy miały miejsce w dniu 17 września 2002 roku, w godz. 11.00 – 12.00 w Wiejskim Domu Kultury w Kobielach Wielkich. Jak wynikało również z przedłożonej kontrolującym listy obecności pracowników UG w dniu 17 września 2002 roku, pracownicy z którymi zawarto umowy byli obecni w pracy, co potwierdzili podpisując listę obecności. Oznaczało to, że w godzinach pracy wykonywali czynności objęte umową zlecenia, za które otrzymali stosowne wynagrodzenie.

W zakresie wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej

Stwierdzono przypadki wystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla członków ochotniczych straży pożarnych nie będących pracownikami Urzędu Gminy, co nie miało podstaw prawnych w obowiązujących przepisach, stosownie do których delegować w podróż służbową można wyłącznie pracownika, któremu z tego tytułu przysługują określone należności (zwrot kosztów podróży, diety). Członkowie ochotniczych straż pożarnych nie będąc pracownikami Urzędu Gminy nie mają prawa do świadczeń przewidzianych w przepisach dotyczących podróży służbowych (obecnie - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).

W zakresie wydatków osobowych

1. W odniesieniu do pracownika zatrudnionego na stanowisku inspektora ds. naliczeń podatkowych stwierdzono, że w wyniku kolejnych zmian warunków umowy o pracę zatrudniony on został na czas nieokreślony (umowa o pracę nr 1110/4/96 z dnia 1 lipca 1997 roku, obowiązująca do chwili obecnej) w wymiarze czasu pracy 1 etatu. Faktycznie pracownik wykonywał pracę w wymiarze pełnego etatu, za co otrzymywał stosowne wynagrodzenie, co nie znalazło odzwierciedlenia w ustalonych pracownikowi warunkach zatrudnienia.
2. W aktach osobowych jednego z pracowników znajdowały się dwie różne umowy o pracę z dnia 3 września 2001 roku. Umowy różniły się okresem zatrudnienia: w pierwszej umowie o pracę czas ten określono od dnia 3 września 2001 roku do dnia 2 grudnia 2001 roku, natomiast w drugiej umowie - od dnia 3 września 2001 roku do dnia 28 lutego 2002 roku.
3. W odniesieniu do pracownika zatrudnionego na stanowisku referenta ds. informatyki i obsługi kasy stwierdzono, że w umowie z dnia 31 grudnia 2002 roku przyznano pracownikowi XII kategorię zaszeregowania. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.) - dla stanowiska referenta można było ustalić maksymalnie XI kategorię zaszeregowania. Nieprawidłowe kategorie zaszeregowania ustalono także dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotników gospodarczych (robotnik placowy, pracownik fizyczny).
4. Pismem z dnia 14 października 2003 roku Wójt Gminy przyznał pracownikowi z dniem 16 października 2003 roku dodatek za nadzór nad pracownikami zatrudnionymi w ramach robót publicznych, w wysokości 200 zł miesięcznie, którego to składnika wynagrodzenia nie przewidywały przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 z późn. zm.). Przepisy wskazanego aktu prawnego pozwalają, natomiast, z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań o wysokim stopniu złożoności lub odpowiedzialności, a także również ze względu na charakter pracy i zakres wykonywanych zadań, przyznać pracownikowi dodatek specjalny na czas określony, nie dłużej niż rok. Stosownie jednak do § 8 ust. 4 dodatku specjalnego nie mogą otrzymać pracownicy zatrudnieni na stanowiskach pomocniczych i obsługi.
5. Stwierdzono przypadki prowadzenia akt osobowych z naruszeniem przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 62, poz. 286 z późn. zm.).
6. Stwierdzono brak aktualizacji zakresów czynności pracowników w związku ze zmianą przepisów prawnych mających wpływ na treść ustalonych zakresów obowiązków.
7. Pismem z dnia 18 grudnia 2003 roku Przewodniczący Rady Gminy Kobiele Wielkie przyznał Wójtowi Gminy Panu Henrykowi Więckowskiemu nagrodę pieniężną w wysokości 600 zł. Przyznanie i wypłata nagrody nastąpiło z naruszeniem art.20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 142, poz.1593 z późn. zm.), zgodnie z którym wójtowi nie przysługują nagrody z wyjątkiem nagrody jubileuszowej.
8. W wyniku kontroli dotyczącej wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy na rzecz Wójta Gminy kontrolujący ustalili, że w rejestrze udzielonych urlopów nie zostały odnotowane dni urlopu wypoczynkowego, z których pracownik korzystał Jak wynikało z list obecności za lata 2000 - 2002 w dniach 26 września 2000 roku i 22 maja 2002 roku Wójt przebywał na urlopie wypoczynkowym, co nie zostało odnotowane w ewidencji urlopowej. W związku z powyższym Wójtowi Gminy nienależnie został wypłacony ekwiwalent pieniężny za 2 dni urlopu, łącznie w kwocie 407,66 zł.

W zakresie udzielania zamówień publicznych i realizacji inwestycji

1. W odniesieniu do zamówienia publicznego na wykonanie sieci kanalizacyjnej wraz z przyłączami w Kobielach Wielkich, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, 2002 rok, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie żądał dokumentów na potwierdzenie spełnienia przez oferentów warunków określonych w art.22 ust.2 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm. - obecnie nie obowiązująca), czym naruszył art. 22 ust. 4 ww. ustawy,
- zamawiający żądał w specyfikacji przedstawienia dokumentów dotyczących sytuacji finansowej wykonawców, nie wskazał jednakże sposobów i kryteriów dokonywania oceny spełnienia warunku znajdowania się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, stosownie do wymogu wynikającego z art.35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie opisał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia innych niż cena kryteriów oceny ofert, stosownie do wymogu określonego w art.35 ust.1 pkt 6 ww. ustawy,
- ogłoszenie o przetargu wywieszone na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy oraz opublikowane w prasie nie zawierało informacji dotyczących kryteriów oceny ofert oraz kwoty wadium, co było wymagane przez art.30 pkt 9 i 10 ustawy o zamówieniach publicznych,
- umowa nr 341/7/02 z dnia 5 lipca 2002 roku dotycząca wykonania sieci kanalizacji sanitarnej w Kobielach Wielkich oraz umowy nr 341/7/1/02 z dnia 2 września 2002 roku i nr 341/7/2/02 z dnia 10 października 2003 roku na wykonanie robót dodatkowych w I i II etapie budowy kanalizacji nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, co było wymagane przez art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym, z którego wynikało, że do skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Kontrolujący stwierdzili, że na realizację zadania inwestycyjnego – zakup samochodów dla OSP, w dziale 754, rozdziale 75412 – ochotnicze straże pożarne, uchwałą Rady Gminy nr IV/33/03 z dnia 28 marca 2003 roku zabezpieczono kwotę 30.000 zł. Wydatku dokonano poleceniem przelewu z dnia 27 maja 2003 roku na kwotę 60.900 zł, w związku z czym na wskazany dzień przekroczono planowane wydatki o kwotę 30.900 zł. Kolejną uchwałą Rady Gminy nr V/35/03 z dnia 30 maja 2003 roku wydatki na zakupy inwestycyjne w rozdziale 75412 zwiększono o kwotę 30.900 zł. Przekroczenie przez Wójta Gminy granic planowanych wydatków budżetowych stanowiło naruszenie art. 129 ust. 1 w zw. z art. 92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, z których wynikało, że wydatki powinny być dokonywane w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem w sposób celowy i oszczędny.

W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

1. Stwierdzono przypadki naruszenia Instrukcji przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji, wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 6/02 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku, w zakresie:
- działu III pkt 15 - poprzez dokonywanie na jednym arkuszu spisowym spisu z natury środków trwałych, środków trwałych będących w użytkowaniu (nieprawidłowość dotyczyła spisu z natury przeprowadzanego w szkołach, arkusze spisowe: nr nr 24/S, 22/S, 2/S, 36/S, 31/S;
- działu III pkt 18 - poprzez nie złożenie przez zespoły spisowe na ręce Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej sprawozdań zawierających: rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury oraz informację o wszystkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach w gospodarce składnikami majątkowymi podlegającymi spisowi.
2. W księgach inwentarzowych prowadzonych do konta 013 - pozostałe środki trwałe nieprawidłowo księgowano środki trwałe ewidencjonowane na koncie 011. Powyższe nieprawidłowości dotyczyły ksiąg inwentarzowych prowadzonych dla szkół (Publiczne Gimnazjum w Kobielach Wielkich – w księdze inwentarzowej do konta 013 zaksięgowano nieprawidłowo środki trwałe na ogólną kwotę 64.190,10 zł; Publiczna Szkoła Podstawowa w Kobielach Wielkich - w księdze inwentarzowej do konta 013 zaksięgowano nieprawidłowo środki trwałe na ogólną kwotę 56.376,86 zł; Publiczna Szkoła Podstawowa w Orzechowie - w księdze inwentarzowej do konta 013 zaksięgowano nieprawidłowo środki trwałe na ogólną kwotę 35.055,10 zł).

W zakresie dotacji przekazanych na rzecz zakładu budżetowego

Z przedłożonego kontrolującym sprawozdania rocznego Rb - 30 z wykonania planu finansowego zakładu budżetowego wynikało, że za 2002 rok Zakład Gospodarki Komunalnej w Kobielach Wielkich otrzymał dotację, która została ujęta w § 251 – dotacja podmiotowa z budżetu dla zakładu budżetowego. Według wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy - dotacja przyznana i przekazana w 2002 roku dla zakładu budżetowego w kwocie 73.665 zł była faktycznie dotacją o charakterze przedmiotowym. W związku z powyższym należy wskazać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami zakłady budżetowe mogą otrzymywać z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje przedmiotowe. Podstawę prawną stanowią art.19 ust.7 w zw. z art.117 ustawy o finansach publicznych. Dotacja przedmiotowa kalkulowana być powinna według stawek jednostkowych określanych przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.

W zakresie zadań realizowanych na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego

W 2003 roku, zgodnie z porozumieniem zawartym ze Starostą Powiatu Radomszczańskiego, środki na realizację wykonywanych na podstawie zawartego porozumienia zadań powinny wpłynąć:
- na zadanie – letnie utrzymanie dróg powiatowych w dwóch transzach:
- I transza płatna do 31 lipca danego roku,
- II transza płatna do 30 września danego roku,
- na zadanie – zimowe utrzymanie dróg powiatowych w trzech transzach:
- I transza płatna do 28 lutego danego roku,
- II transza płatna do 31 marca danego roku,
- III transza płatna do 31 grudnia danego roku.

W 2003 roku środki na letnie i zimowe utrzymanie dróg wpłynęły w łącznej kwocie 11.992 zł w dniach 1 grudnia 2003 roku i 23 grudnia 2003 roku (dział 600 rozdział 60014 § 232). W związku z powyższym wskazać należy, że zgodnie z art.8 ust.5 ustawy o samorządzie gminnym, w przypadku niedotrzymania terminów przekazywania środków wynikających z ustawy lub porozumienia gminie przysługują odsetki w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych.

Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.

1. Zapewnić opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektów uchwał ustalających statuty Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Wiejskiego Domu Kultury, uwzględniając w treści statutów obowiązujące obecnie przepisy.
2. Zapewnić finansowanie Gminnej Biblioteki Publicznej zgodnie z zasadami określonym w rozdziale 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Przychody i wydatki instytucji kultury nie są objęte uchwałą budżetową gminy. Uchwała budżetowa ustala natomiast wysokość rocznej dotacji z budżetu na rzecz instytucji kultury (dotacja o charakterze podmiotowym). Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały wprowadzającej stosowne zmiany do statutu Biblioteki.
3. Zapewnić przestrzeganie obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
4. Przestrzegać postanowień ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej oraz przepisów rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego - zobowiązujących organ założycielski do przeprowadzania okresowych kontroli w nadzorowanym samodzielnym publicznym zakładzie opieki zdrowotnej.
5. Zaniechać w zawieranych umowach dotyczących zaciągania pożyczki ustalania pełnomocnictwa na rzecz pożyczkodawcy do dysponowania rachunkiem Gminy, jako formy zabezpieczenia udzielonej pożyczki.
6. Wprowadzić zmiany w zakładowym planie kont ustalonym zarządzeniem Wójta Gminy nr 5/02 z dnia 31 grudnia 2002 roku, polegające na określeniu zasad prowadzenia występujących w jednostce kont analitycznych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi, stosownie do art. 10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości, uwzględniając przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W planie kont określić, w szczególności, zasady prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 240 – pozostałe rozrachunki oraz zaprowadzić ewidencję analityczną do tego konta.
7. Zapewnić należyte wykonywanie obowiązków przez pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Z uwagi na istotne nieprawidłowości stwierdzone przez RIO w Łodzi w wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie prowadzenia rachunkowości (np. brak zamknięcia ksiąg jednostki za 2002 rok), rozważyć kwestię ewentualnej odpowiedzialności pracowników za niewłaściwe wykonywanie powierzonych im obowiązków. Dokonać analizy czy zakres obowiązków obciążających służby finansowe (w tym prowadzenie rachunkowości jednostek organizacyjnych) jest adekwatny do stanu zatrudnienia w tych służbach.
8. Zaprowadzić odrębne urządzenia księgowe – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy, dla których służby finansowe Urzędu Gminy prowadzą obsługę księgową, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
9. Zapewnić prawidłowe stosowanie określonych ustawą o rachunkowości zasad rachunkowości, w celu jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, zgodnie z art.4 ust.1 ustawy o rachunkowości.
10. Prowadzone księgi rachunkowe oznaczyć w sposób trwały nazwą jednostki, której dotyczą, stosownie do art.13 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
11. W księgach rachunkowych jednostki ujmować na bieżąco wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisu art. 6 ust.1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.20 ust.1 ww. ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
12. Sporządzać zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej w sposób i w terminach określonych przez art.18 ust.1 ustawy o rachunkowości. Zestawienie obrotów i sald powinno zawierać: symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
13. Przestrzegać ostatecznego terminu zamknięcia ksiąg rachunkowych w sposób trwały do dnia 31 marca roku następnego, określonego w art. 12 ust.2 i ust. 5 ustawy o rachunkowości.
14. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, stosownie do postanowień art.20 ust.2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art.20 ust.3 pkt 1 ww. ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
15. Zapewnić dokonywanie dekretacji na dowodach księgowych, stosownie do wymogu wynikającego z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
16. Dziennik obrotowy prowadzić w sposób zgodny z art. 14 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
17. Zapisów księgowych dokonywać w sposób umożliwiający identyfikację dowodów księgowych i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych, stosownie do art.24 ust.4 pkt 1 w zw. z art.21 ustawy o rachunkowości.
18. Przestrzegać reguły rejestracji zdarzeń zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, stosownie do art.15 ust.1 ustawy o rachunkowości.
19. Przestrzegać zasady uzgadniania sald kont analitycznych z saldami i zapisami dokonanymi na kontach syntetycznych, stosownie do przepisu art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości.
20. Przestrzegać zasad poprawiania błędów w zapisach księgowych określonych w art. 25 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności zaprzestać poprawiania błędów poprzez zamazywanie błędnej treści korektorem lub zaklejanie błędów w sposób, który uniemożliwia odczytanie pierwotnych zapisów oraz podpisywać dokonywane poprawki.
21. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów nietrwałych (w szczególności - ołówkiem).
22. Dokonać prawidłowego przeksięgowania przychodów i kosztów finansowych wynikających z konta 750 za rok 2002 i 2003, stosownie do zasad przeksięgowania sald kont wynikowych na wynik finansowy określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
23. Ustalić stratę finansową za 2002 i 2003 rok w prawidłowej wysokości i dokonać prawidłowego jej przyjęcia na konto 800 – Fundusz jednostki w taki sposób, aby księgi rachunkowe jednostki były rzetelne, tj. odzwierciedlały stan rzeczywisty.
24. Przestrzegać zasad przeksięgowywania niedoboru budżetu wynikającego z konta 961, zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
25. Zaprzestać ewidencjonowania na koncie 080 – inwestycje wydatków inwestycyjnych i zaprowadzić prawidłową ewidencję analityczną do konta 080, stosownie do zasad ewidencji kosztów inwestycji określonych w rozporządzeniu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z przepisami wskazanego rozporządzenia, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić, co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
26. Sporządzać budżetowe sprawozdania jednostkowe dla Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, zgodnie z wymogiem wynikającym z § 4 ust.1 pkt 2 lit "d" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
27. Przestrzegać postanowień Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w zakresie sporządzania sprawozdań Rb-PDP - z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz sprawozdań Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych, w zakresie wykazywania skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień podatkowych. Ujmować w wykazywanej kwocie także skutki wynikające ze zwolnień w zakresie podatków ustalonych w uchwale Rady Gminy.
28. Sporządzić i przekazać do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi skorygowane sprawozdania Rb-PDP - z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz sprawozdania Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych za lata 2002 i 2003. W skorygowanych sprawozdaniach ująć prawidłowo skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w zakresie podatku rolnego i podatku od nieruchomości.
29. Bilanse sporządzać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 marca roku następnego, stosownie do § 16 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
30. Dokonać korekty bilansu jednostki za 2002 i 2003 rok w oparciu o dane ze skorygowanych i zamkniętych ksiąg rachunkowych oraz przekazać do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi (bilans łączny).
31. Dane w bilansie ujmować w kwotach wynikających z ewidencji księgowej.
32. Subwencję oświatową (saldo Ma konta 909 Rozliczenia międzyokresowe) za styczeń, przekazaną zgodnie z przepisami prawa w grudniu, ujmować w bilansie z wykonania budżetu w pozycji III Inne pasywa.
33. Przestrzegać ustalonych w unormowaniach wewnętrznych zasad ewidencji przychodu oraz rozchodu druków ścisłego zarachowania.
34. Raporty kasowe znaków skarbowych prowadzić w sposób umożliwiający stwierdzenie ilości gotówki za sprzedane znaki.
35. Przestrzegać postanowień Instrukcji w sprawie funkcjonowania kasy z dnia 31 grudnia 2002 roku, a w szczególności zobowiązać Skarbnika Gminy do dokonywania kontroli terminowości i prawidłowości odprowadzenia do banku przyjętych do kasy wpłat.
36. Zapewnić dokonywanie wypłat z kasy na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty.
37. Osobom wpłacającym do kasy podatki lub opłaty wydawać oryginał kwitu K-103, zgodnie z § 7 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Jako podstawę zwrotów w kasie stosować dowody wypłat KW, zgodnie z § 4 ust.4 ww. rozporządzenia. Dokonać stosownych zmian w omówionym zakresie w obowiązujących w Gminie unormowaniach wewnętrznych.
38. Przestrzegać § 4 ust.2 pkt 6 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, zgodnie z którym inne - niż wymienione w rozporządzeniu - dowody wpłat podatków i opłat powinny zostać zatwierdzone do stosowania przez organ wykonawczy jednostki samorządowej.
39. Ewidencję podatków i opłat prowadzić zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Finansów sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, w szczególności - sporządzać miesięczne zestawienia dzienników częściowych dotyczących poszczególnych rodzajów podatków, stosownie do § 9 ust.3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów.
40. Egzekwować terminowe rozliczanie pobranych kwot przez inkasentów podatków. Od nieterminowych wpłat należności podatkowych dokonywanych przez inkasentów egzekwować należne Gminie odsetki.
41. Dokonywać czynności sprawdzających w odniesieniu do składanych przez podatników deklaracji podatkowych, zgodnie art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
42. Wpłaty wnoszone przez podatników z tytuły zaległości podatkowych zaliczać proporcjonalnie na poczet zaległości oraz odsetek za zwłokę, stosownie do art.55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z powołanym przepisem, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
43. W przypadku braku złożenia przez podatnika deklaracji podatkowej lub braku dokonania wpłaty podatku w części albo w całości, po przeprowadzonym postępowaniu podatkowym wydawać decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa (dotyczy sytuacji, w których zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa, np. podatek od środków transportowych).
44. Egzekwować od podatników zobowiązanych do składania deklaracji podatkowych wykonanie tego obowiązku, na podstawie art.274a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (np. od najemców lokali użytkowych).
45. Zaniechać ustalania podatku od nieruchomości dla najemców lokali użytkowych od powierzchni gruntu związanego z budynkiem, w sytuacji, gdy przedmiotem umowy najmu jest tylko lokal. Podstawę opodatkowania stanowi powierzchnia użytkowa najmowanego lokalu.
46. W decyzjach w sprawach stosowania ulg w zapłacie podatku zamieszczać wszystkie wymagane elementy określone w art.210 ustawy Ordynacja podatkowa, w tym uzasadnienie faktyczne i prawne decyzji.
47. W decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych wskazywać kwotę podlegających umorzeniu odsetek.
48. Przestrzegać art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym umorzenie zaległości podatkowej następuje na wniosek podatnika. Sytuacje, w których decyzja taka zmoże być wydana z urzędu określa art.67 § 4 ww. ustawy.
49. Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z art. 13d ust.3 ustawy o podatku rolnym.
50. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnego Gminie podatku od środków transportowych od podatników, którzy zastosowali nieprawidłowe stawki przy opodatkowaniu zespołu pojazdów.
51. Zapewnić wydawanie decyzji w zakresie podatków przez osoby upoważnione w tym zakresie przez organ podatkowy (Wójta Gminy).
52. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości i podatku rolnego – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Po bezskutecznym przesłaniu dłużnikowi upomnienia wystawiać tytuł wykonawczy i wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania egzekucyjnego przekazywać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. (Wyłączenie) [2].
53. Przestrzegać terminów załatwiania spraw określonych w art.139 ustawy Ordynacja podatkowa.
54. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z art.35 ust.2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
55. Informację o wywieszeniu w siedzibie Urzędu Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, a także do oddania w dzierżawę lub najem, podawać do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, zgodnie z art.35 ust.1 ww. ustawy.
56. Termin wpłaty wadium w przetargach organizowanych na sprzedaż nieruchomości ustalać zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, zgodnie z którym termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na trzy dni przed dniem otwarcia przetargu.
57. Osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości informować o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
58. Zapewnić podejmowanie czynności mających na celu wyegzekwowanie zaległości z tytułu zapłaty czynszów najmu lokali użytkowych.
59. Zapewnić wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przez osoby upoważnione w tym zakresie przez Wójta Gminy (jako zarządcę dróg gminnych), zgodnie z art.21 ust. 1a ustawy o drogach publicznych.
60. Przestrzegać art.41 ust.4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w zakresie przeprowadzania szkoleń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
61. Przestrzegać art.182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym dochody uzyskane za wydawanie (korzystanie) z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny być przeznaczone na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
62. Zaniechać wystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla członków ochotniczych straży pożarnych.
63. Kategorie zaszeregowania pracownikom zatrudnionym w Urzędzie Gminy ustalać zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
64. Dodatku specjalnego nie wypłacać pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych lub obsługi, zgodnie z § 8 ust. 4 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
65. W odniesieniu do pracownika zatrudnionego na stanowisku inspektora ds. naliczeń podatkowych prawidłowo ustalić warunki umowy o pracę w zakresie wymiaru czasu pracy.
66. Zapewnić prowadzenie dokumentacji kadrowej, przez właściwych rzeczowo pracowników, z należytą starannością. Dokumentację kadrową prowadzić zgodnie z unormowaniami zawartymi w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
67. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy kwoty bezpodstawnie wypłaconej nagrody uznaniowej dla Wójta Gminy oraz kwoty nienależnie wypłaconego ekwiwalentu za 2 dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego na rzecz Wójta Gminy.
68. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.). W szczególności, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określać sposób dokonywania oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz opisywać kryteria oceny ofert oraz sposób ich oceny (art.36 ust.1 pkt 8 i pkt 18 ustawy).
69. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
70. Wydatków budżetowych dokonywać w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem w sposób celowy i oszczędny, stosownie do art. 129 ust. 1 w zw. z art. 92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
71. W zakresie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji przestrzegać postanowień Instrukcji przeprowadzania i rozliczenia inwentaryzacji, wprowadzonej w życie zarządzeniem nr 6/02 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku.
72. W księgach inwentarzowych prowadzonych do konta 013 nie ewidencjonować składników majątkowych podlegających ewidencji na koncie 011. Dokonać stosownych zmian w prowadzonych księgach inwentarzowych.
73. Przestrzegać przepisów ustawy o finansach publicznych określających zasady udzielania dotacji przedmiotowych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz zakładów budżetowych. Przekazywać dotacje przedmiotowe tylko w przypadku, gdy ich wysokość została skalkulowana w oparciu o stawki jednostkowe, określone przez organ stanowiący – na podstawie art.117 ust.3 ustawy o finansach publicznych.
74. W przypadku niedotrzymania przez Powiat terminów przekazywania środków określonych w zawartym porozumieniu dotyczącym powierzenia zadania, rozważyć możliwość wystąpienia o zapłatę odsetek (art. 8 ust.5 ustawy o samorządzie gminnym).


Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.


Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Kobielach Wielkich
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Kobielach Wielkich
- aa

Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


PRZYPISY

[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[2] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

metryczka

Wytworzył Naczelnik WKGF Piotr Walczak
Data wytworzenia
Opublikował w BIP Sławomir Domagała
Data opublikowania
Ostatnio zaktualizował Martyna Kmita
Data ostatniej aktualizacji
Liczba wyświetleń 97