Gm. Moszczenica - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Krośniewice po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 30 sierpnia 2004 roku

Pan
Bogumił Marciniak
Burmistrz Gminy
w Krośniewicach

WK – 602/58/2004

Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Krośniewice wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej

1. W 2002 roku nie zaplanowano i nie przeprowadzono kontroli przestrzegania przez podległe jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur, o których mowa w art.35a ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Obowiązek podejmowania przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroli przestrzegania wskazanych procedur w stosunku do podległych jednostek organizacyjnych wynikał z art.127 ustawy o finansach publicznych.

W zakresie banku wykonującego obsługę bankową jednostki

Umowa rachunku bankowego z dnia 3 lipca 2001 roku podpisana została w imieniu Gminy przez Panią Dorotę Cieślachowską, mimo braku stosownego upoważnienia w tym zakresie. Powyższe stanowiło naruszenie art.46 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz.1591 z późn. zm.), zgodnie z którym oświadczenia woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składają dwaj członkowie zarządu lub jeden członek zarządu i osoba upoważniona przez zarząd (pełnomocnik), o ile statut nie stanowi inaczej (w brzmieniu obowiązującym do dnia 27 października 2002 roku).

W zakresie stanu zadłużenia jednostki samorządu terytorialnego

W sprawozdaniach Rb-Z – kwartalne sprawozdania o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 roku oraz za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku nie wykazano kwot zobowiązań wymagalnych: w 2002 roku w wysokości 411.094,33 zł, w 2003 roku w wysokości 485.410,09 zł. Ponadto, kwoty zobowiązań wymagalnych nie zostały wykazane w sprawozdaniach Rb-28S - z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego.
Ustalono również, że na stronie Ma konta 201 nie ujmowano wszystkich zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług, czym naruszono postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek budżetowych zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.
Brak ewidencji księgowej zobowiązań stanowił także naruszenie art.6 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zgodnie z którym w< księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art.20 ust.1 ww. ustawy, stosownie do którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W konsekwencji stwierdzone nieprawidłowości skutkowały nierzetelnym przedstawieniem sytuacji finansowej jednostki. W wyniku braku wykazania zobowiązań wymagalnych nieprawidłowo ustalony został także wskaźnik zadłużenia, określony w art.114 ustawy o finansach publicznych. W 2002 roku - przyjęty wskaźnik kwoty długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego do kwoty wykonanych dochodów jednostki wynosił 41,77% - powinno być 44,94%. W 2003 roku - przyjęto wskaźnik 42,3%, powinno być 45,93%.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. Kontrolowana jednostka nie posiadała pełnej dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, a mianowicie:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- wskazania metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Wymóg opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wynikał z art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. W trakcie trwania czynności kontrolnych Burmistrz Gminy Krośniewice, zarządzeniem nr 4/04 z dnia 18 czerwca 2004 roku ustalił zasady rachunkowości, zgodnie z wymogami art.10 ust.1 ustawy o rachunkowości.
2. Sprawozdania finansowe (bilans jednostki) za kolejne lata, sporządzane były w taki sposób, że informacje z nich wynikające nie były porównywalne. Wymóg sporządzania sprawozdań finansowych tak, by za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne oraz by wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmować w tej samej wysokości w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych wynikał za art.5 ust.1 ustawy o rachunkowości.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Zasady udzielania i rozliczania zaliczek nie zostały uregulowane w żadnych unormowaniach wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie Gminy w Krośniewicach.
2. Wnioski o zaliczkę stałą oraz druki rozliczenia zaliczek nie były sprawdzane pod względem merytorycznym.
3. W przypadku zaliczek pobranych przez Pana Piotra Sztygiel oraz Pana Romana Janiaka stwierdzono, że zaliczki zostały rozliczone po terminie wskazanym we wnioskach o zaliczkę (27 grudnia 2003 roku). Pan Piotr Sztygiel rozliczył zaliczkę w dniu 30 grudnia 2003 roku, natomiast Pan Roman Janiak rozliczył zaliczkę w dniu 29 grudnia 2003 roku.

W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych

1. W okresie objętym kontrolą należności z tytułu podatków i opłat nie były ewidencjonowane na koncie 221. Wymóg ewidencjonowania wymienionych należności na koncie 221 wynikał z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511 z późn. zm.).
2. Zakładowy plan kont w części dotyczącej konta 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych, nie przewidywał funkcjonowania kont pomocniczych (ewidencja analityczna) do przedmiotowego konta. Z zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych wynikało, że w Urzędzie stosowano konta nie ujęte w zakładowym planie kont, tj. konto 221/1 (wpływy z dowodów osobistych) oraz 221/2 (udostępnienie danych).
Analogiczna sytuacja dotyczyła konta 130 – rachunek bieżący jednostek budżetowych. Przyjęty zarządzeniem Burmistrza Gminy zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy nie przewidywał kont pomocniczych, podczas gdy z dziennika księgowań wynikało, że w Urzędzie stosowane było konto 130/1, na którym księgowano po stronie Wn wpływy z tytułu podatków.
W trakcie trwania czynności kontrolnych RIO w Łodzi dokonano zmiany sposobu ewidencji, sporządzając, m.in., ewidencję analityczną do konta 221 w rozbiciu na poszczególne podatki.
3. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego przez osoby prawne. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne w zakresie wymienionych podatków określają obecnie: art.6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94 poz.431 z późn. zm.); art. 6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 z późn. zm.); art.6 ust.5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. nr 200, poz.1682 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe zarówno w zakresie podatku rolnego, podatku leśnego, jak i podatku od nieruchomości powinny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
4. Wydanie większości poddanych kontroli decyzji w sprawie zastosowania ulg i zwolnień w podatkach nie zostało poprzedzone przeprowadzeniem stosownego postępowania wyjaśniającego, co było wymagane przez przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z art.122 ww. ustawy, w toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Stosownie zaś do art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
5. W latach objętych kontrolą w Urzędzie nie prowadzono kart pojazdów, nie funkcjonował również program komputerowy dla potrzeb ewidencji pojazdów objętych podatkiem od środków transportowych. Prowadzona ewidencja podatników podatku od środków transportowych obejmowała jedynie: nazwisko i imię podatnika, numery rejestracyjne pojazdów, przypis oraz daty wpłat rat podatku. Kontrola prawidłowości wymiaru i poboru podatku w 2002 roku nie była możliwa z uwagi na brak jakichkolwiek informacji o pojazdach objętych podatkiem. Ponadto ustalono, że podatnicy nie składali w 2002 roku druków WT-1 - wykaz środków transportowych. Wysokość podatku od środków transportowych ustalano na podstawie przedkładanych przez podatników dowodów rejestracyjnych.
6. ^{(Wyłączenie) [1]}.
7. Stwierdzono różnicę pomiędzy kwotą wpływów z tytułu opłaty targowej wykazaną w sprawozdaniach Rb-27S, a kwotą faktycznie uzyskanych dochodów, co wyniknęło z mylnego zaklasyfikowania niektórych dowodów wpłat.
8. W przypadku opłaty targowej pobieranej przez pracownika gospodarczego Urzędu Gminy, bilety opłaty targowej wydane w dniu 6 czerwca 2003 roku rozliczone zostały dopiero w dniu 27 października 2003 roku. Nie rozliczenie kwot zebranej opłaty targowej w dniu ich pobrania stanowiło naruszenie postanowień § 3 uchwały Rady Miejskiej w sprawie ustalenia dziennych stawek opłaty targowej na terenie Gminy Krośniewice.
9. Stwierdzono przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych, czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Przytoczone rozporządzenie zobowiązuje wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy.
10. W przypadku podatnika nr 10025 wniosek o wszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego złożony został w dniu 15 listopada 2002 roku, tj. 1 dzień po terminie wynikającym z art. 12 ust.1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o restrukturyzacji niektórych należności publiczno prawnych od przedsiębiorców (Dz. U. nr 155, poz.1287 z późn. zm.). Pomimo złożenia wniosku po terminie, postępowanie restrukturyzacyjne zostało wszczęte. Z zapisu art.12 ust.6 ww. ustawy wynikało, że wniosek złożony po terminie pozostawia się bez rozpatrzenia.
11. W przypadku podatnika nr 10027 decyzja o warunkach restrukturyzacji wydana została w dniu 29 stycznia 2003 roku, tj. po upływie terminu wynikającego z art.18 ust.1 ww. ustawy z dnia 15 listopada 2002 roku, z którego wynikało, że organ restrukturyzacyjny w terminie 45 dni od dnia wszczęcia postępowania restrukturyzacyjnego, wydaje decyzję o warunkach restrukturyzacji.

W zakresie pozostałych dochodów

1. Sprzedaż nieruchomości, działka nr 788, położona w Krośniewicach, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego:

- ustalony w ogłoszeniu o przetargu termin wpłaty wadium był niezgodny z postanowieniami § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), zgodnie z którym termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu,
- zawiadomienie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości nastąpiło po terminie wynikającym z art.41 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.). Stosownie do postanowień art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych zaklasyfikowane zostały w dziale 700, rozdziale 70095 § 083. Powyższe było niezgodne z przepisami rozporządzeń Ministra Finansów określających szczegółową klasyfikację dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku - Dz. U. nr 68, poz. 634 z późn. zm.), zgodnie z którymi dochody z najmu i dzierżawy powinny być ewidencjonowane w § 075.
3. Wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności zaklasyfikowano w dziale 700, rozdziale 70005 § 084. Stosownie do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów - wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności winny być zaklasyfikowane w § 076.
4. Wysokość opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności w 2002 roku naliczona została w sposób sprzeczny z postanowieniami wynikającymi z art.4a ust.1 ustawy z dnia 4 września 1997 roku o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 120, poz. 1299) w związku z art.69 ustawy o gospodarce nieruchomościami, co spowodowało zaniżenie wysokości opłaty z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności o kwotę 3.476,29 zł.
5. W zakresie realizacji dochodów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego stwierdzono (w okresie objętym kontrolą wydano 1 decyzję dotyczącą zajęcia pasa drogi) stwierdzono:
- w Urzędzie Gminy w Krośniewicach przed dniem 1 stycznia 2002 roku nie była prowadzona ewidencja dróg gminnych. Od dnia 1 stycznia 2002 roku w ewidencji dróg ujmowano jedynie zmodernizowane drogi. W ewidencji dróg nie zostały jednak ujęte wszystkie drogi zaliczone do kategorii dróg gminnych. Powyższe stanowiło naruszenie art.10 ust.4 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71 poz.838 z późn. zm. - według stanu prawnego obowiązującego od dnia 9 grudnia 2003 roku - art.10 ust.11 ustawy), zgodnie z którym dla poszczególnych kategorii dróg właściwy zarządca drogi prowadzi ewidencję dróg, obiektów mostowych, tuneli, przepustów i promów. Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji określa obecnie rozporządzenie Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 28 lutego 2000 roku w sprawie numeracji i ewidencji dróg oraz obiektów mostowych (Dz. U. nr 32, poz. 393 z późn. zm.),
- złożony wniosek o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego nie zawierał informacji wymaganych przez § 2 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późn. zm.), a mianowicie: planowanego okresu zajęcia odcinka pasa drogowego. Do wniosku o wydanie zezwolenia nie załączono planu sytuacyjnego odcinka pasa drogowego z podaniem jego wymiarów, co było wymagane przez § 2 ust.2 ww. rozporządzenia,
- kontrolującym nie przedłożono opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego, którą winien wydać zarządca drogi, zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia,
- do dokumentacji w przedmiotowej sprawie nie załączono protokołu odbioru zajmowanego odcinka pasa drogowego. Wymóg odbioru zajmowanego odcinka pasa drogowego wynikał z § 7 ust.2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów,
- w okresie objętym kontrolą (lata 2002 - 2003) wpływy z opłat za zajęcie pasa drogowego, nie stanowiły dochodów środka specjalnego dróg, co stanowiło naruszenie art.40a ustawy o drogach publicznych, zgodnie z którym wpływy z opłat za zajęcie pasa drogowego, za umieszczenie w nim urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem dróg oraz kary pieniężne stanowić powinny przychody środków specjalnych zarządów dróg przeznaczone na utrzymanie dróg (w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 grudnia 2003 roku). W 2004 roku omawiane dochody stanowiły już przychód środka specjalnego.
6. W przypadku zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wydanych po dniu wejścia w życie ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.), wnioski poprzedzające ich wydanie nie zawierały wszystkich informacji wymaganych przepisami art. 18 ust.5 ustawy (obowiązującego od dnia 9 listopada 2002 roku) tj.: numeru w rejestrze przedsiębiorców lub ewidencji działalności gospodarczej, adresu punktu składowania napojów alkoholowych (magazynu dystrybucyjnego).

W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych

W 2002 roku w Gminnym Programie Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi nie ustalono zasad wynagradzania członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Powyższe niezgodne było z postanowieniami art.41 ust.5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym zasady wynagradzania członków gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych określa rada gminy w gminnych programach rozwiązywania problemów alkoholowych.

W zakresie wydatków (dotacje) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów

W zakresie dotacji udzielonej dla Międzyzakładowego Kolejowego Klubu Sportowego "Krośniewianka" w 2003 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Wykaz zadań przewidzianych do zlecenia jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, nie był podany do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w terminie umożliwiającym złożenie ofert. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień uchwały nr 192/XXVII/01 Rady Miejskiej w Krośniewicach z dnia 12 marca 2001 roku w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu dotacji podmiotom realizującym zadania Gminy Krośniewice oraz art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w zakresie wymogu jawności postępowania dotyczącego zlecenia zadania i udzielenia dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych.
2. W ofercie MKKS "Krośniewianka" dotyczącej udzielenia dotacji brak było:
- szczegółowego opisu zadania,
- wskazania posiadanej bazy materialno – technicznej,
- informacji o posiadanych środkach finansowych przeznaczonych na realizację zadania,
- preliminarza wydatków związanych z realizacją zadania,
co było wymagane przez § 2 ust 1 ww. uchwały Rady Miejskiej w Krośniewicach. Treść oferty nie odpowiadała także wymogom wynikającym z art.25 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
3. Rada Miejska w Krośniewicach nie podjęła uchwały zatwierdzającej wykaz podmiotów, których działalność miała być dotowana. Powyższe stanowiło naruszenie § 3 ust 2 ww. uchwały.
4. Klub MKKS "Krośniewianka" nie sporządził sprawozdania rzeczowo – finansowego z realizacji zadania, co stanowiło naruszenie § 5 ust 1 ww. uchwały.

W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników

W przypadku polecenia wyjazdu służbowego nr 163/02 stwierdzono, że delegację wystawiono na dzień 28 czerwca 2002 roku, a rozliczono wyjazd służbowy do Łęczycy z dnia 28 czerwca 2002 roku oraz wyjazd służbowy do Kutna z dnia 1 lipca 2002 roku. Niezgodności miedzy terminem oddelegowania a terminami wskazanymi w rachunku kosztów podróży stwierdzono także w odniesieniu do polecenia wyjazdu nr 284/2003.

W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych

W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie rozbudowy składowiska odpadów komunalnych w miejscowości Franki Gm. Krośniewice, o wartości powyżej 30.000 EURO, w 2002 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- zamawiający zamieścił ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o wartości powyżej 30.000 EURO, na wykonanie rozbudowy składowiska odpadów komunalnych w miejscowości Franki Gm. Krośniewice, w swojej siedzibie na tablicy ogłoszeń, przed dniem publikacji powyższego ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co stanowiło naruszenie art.29 ust.3 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, jeżeli wartość zamówienia przekraczała równowartość kwoty 30.000 EURO, zamawiający obowiązany był zamieścić ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w swojej siedzibie od dnia publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych do dnia składania ofert,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców (poza posiadaniem doświadczenia zawodowego i sytuacji finansowej), co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych. W specyfikacji zamawiający wymienił warunki wymagane od wykonawców - w odniesieniu do niektórych warunków nie wskazał jednakże dokumentów, które powinny być przedłożone dla potwierdzenia spełnienia tych warunków (np. posiadanie pracowników zdolnych do wykonania zamówienia), co było sprzeczne z art.35 ust.1 pkt 3 ww. ustawy,
- zamawiający w zawiadomieniu skierowanym do wybranego wykonawcy nie określił miejsca i terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.50 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- aneks zawarty w dniu 10 września 2002 roku pomiędzy Gminą Krośniewice reprezentowaną przez Pana Bogumiła Marciniaka – Burmistrza Gminy i Pana Leszka Gmerka - Zastępcę Burmistrza a firmą "Foleko" nie został kontrasygnowany przez Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym,
- w dniu 10 września 2002 roku spisany został protokół konieczności na okoliczność wystąpienia robót nieprzewidzianych, a niezbędnych do realizacji w celu prawidłowego wykonania i eksploatacji wysypiska. Protokół podpisany został przez inspektora nadzoru Pana Stoigniewa Wojciechowskiego, Kierownika budowy Pana Waldemara Żurka i Zastępcę Burmistrza Pana Leszka Gmerka. W protokole stwierdzono, że wykonawca zgłosił konieczność wykonania szeregu prac dodatkowych, jak np. wymianę gruntu w miejscach po oczkach wodnych, zakup i zamontowanie hydrantów p-poż, zakup materiału na podniesienie kwatery zgodnie z aneksem do projektu. Wartość prac oszacowano na ok. 80.000 zł. Wykonawca - zgodnie z treścią protokołu - miał przedstawić wstępny kosztorys dotyczący przedmiotowych prac. Tego samego dnia (10 września 2002 roku) zawarty został aneks między Gminą Krośniewice a firmą "Foleko". W aneksie wskazano, że w związku ze zmianą w dokumentacji technicznej kwatery Gmina zleca roboty dodatkowe polegające na zwiększonej ilości robót ziemnych i uszczelnieniu kwatery składowiska. Zakres rzeczowy i finansowy robót określić miał kosztorys powykonawczy.
W związku z powyższymi ustaleniami należy wskazać, że kontrolującym nie przedłożono żadnej dokumentacji dotyczącej zastosowanych procedur udzielania zamówień publicznych, określonych przepisami ustawy o zamówieniach publicznych. W szczególności, podkreślić należy, że nie mógł znaleźć w omawianej sytuacji zastosowania tryb udzielenia zamówienia z wolnej ręki - w oparciu o art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych (zamówienie dodatkowe), gdyż wykonanie robót nie stało się konieczne wskutek sytuacji, której nie można było przewidzieć. Uwaga ta dotyczy, w szczególności, wykonawcy, który jako profesjonalista powinien dołożyć odpowiedniej staranności przystępując do przetargu i zapoznając się z jego warunkami oraz przedmiotem zamówienia (zob. orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 17 sierpnia 1993 roku, OSNCP 1994, nr 3, poz. 69). Zamawiający udzielając zamówienia nie określił zakresu rzeczowego prac oraz ich wartości. Kontrolującym nie przedłożono także kosztorysu wstępnego, który miał być sporządzony na podstawie ustaleń zapisanych w protokole konieczności z dnia 10 września 2002 roku,
- kontrolujący ustalili, że funkcję inspektora nadzoru Zastępca Burmistrza Gminy Pan Leszek Gmerek powierzył na podstawie zlecenia z dnia 12 września 2002 roku zatrudnionemu w Urzędzie Gminy pracownikowi Panu ^{(Wyłączenie) [2]}, za wynagrodzeniem w kwocie 11.320 zł. Jednakże na protokole konieczności sporządzonym w dniu 10 września 2002 roku Pan ^{(Wyłączenie) [3]} występował już jako inspektor nadzoru.

W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na zakup żwiru, w 2003 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym na zakup żwiru brak było wskazania pożądanego lub wymaganego terminu realizacji zamówienia publicznego, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych. Nie podano także informacji o warunkach wymaganych od dostawców, stosownie do art.30 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie zamieścił ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na zakup żwiru na stronie internetowej, co stanowiło naruszenie art.29 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w skład komisji przetargowej wchodził, m.in., Pan Leszek Gmerek - Zastępca Burmistrza Gminy. W związku z faktem, że w postępowaniu oferta złożona została przez jego syna Pana Szymona Gmerka, Zastępca Burmistrza złożył w dniu 19 sierpnia 2003 roku oświadczenie o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z jednym z oferentów. W związku z powyższym wskazać należy, że zgodnie z art.22 ust.5 ustawy o zamówieniach publicznych, w postępowaniu o zamówienie, którego wartość przekraczała kwotę 30.000 EURO, zamawiający zobowiązany był wezwać dostawców lub wykonawców do złożenia oświadczenia, czy pozostają w stosunku zależności lub dominacji w rozumieniu ustawy – Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi, z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu. Natomiast zgodnie z art.20 ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie mogli występować w imieniu zamawiających ani też wykonywać czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne, a także być biegłymi osoby, które pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z oferentem, jego zastępcą prawnym lub członkami władz osób prawnych ubiegających się o udzielenie zamówienia. Występowanie tych okoliczności lub ich brak powinny być stwierdzone pisemnym oświadczeniem, złożonym na podstawie art.20 ust.2 ww. ustawy,
- oferty, które wpłynęły do zamawiającego w wyniku ogłoszonego przetargu na zakup żwiru nie zostały zarejestrowane w dzienniku korespondencji. Powyższe stanowiło naruszenie § 8 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 z późn. zm.),
- w postępowaniu wpłynęły cztery oferty, z tym, że trzy z nich zostały złożone przez jedną osobę - Tadeusza Kaczmarka, Stary Sławoszew 12. Powinno to skutkować odrzuceniem tych ofert jako sprzecznych z ustawą - na podstawie art.27a ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych (zgodnie z art.37 ust.3 ww. ustawy każdy oferent mógł złożyć tylko jedną ofertę). Postępowanie - w konsekwencji - powinno zostać unieważnione w oparciu o art.27b ust.1 pkt 1 ww. ustawy (wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu). Żaden z oferentów przystępując do udziału w postępowaniu nie złożył oświadczenia na podstawie art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, co powinno skutkować wykluczeniem oferentów (na podstawie art. 19 ust.1 pkt 8 ustawy),
- zamawiający jako kryteria oceny ofert ustalił: cenę – 65 %, odległość od Krośniewic – 25%, warunki płatności – 10%. We wszystkich ofertach, które wpłynęły do zamawiającego brak było określenia przez dostawców warunków płatności oraz odległości danej żwirowni od Krośniewic. Mimo powyższego zamawiający przyznał oferentom punkty w ramach wymienionych kryteriów,
- zamawiający oceniał dwie oferty. Ofertę złożoną przez Pana Szymona Gmerka i jedną z ofert złożonych przez Pana Tadeusza Kaczmarka. Pozostałe oferty złożone przez drugiego oferenta zamawiający odrzucił. W jednym wypadku z uwagi na okoliczność, że oferent proponował sprzedaż piasku (a nie żwiru), w drugim wypadku z uwagi na fakt, że wskazana w ofercie żwirownia (w miejscowości Wysoka Wielka) faktycznie nie istniała, co potwierdziła wizja lokalna. Kontrolujący stwierdzili, że Pan Szymon Gmerek podał w swojej ofercie, że żwir dostarczany będzie ze żwirowni w miejscowości Żelazna Stara. W wyniku dokonanej przez kontrolujących wizji lokalnej stwierdzono, że we wskazanej miejscowości także nie ma żadnej żwirowni. Z wyjaśnień Burmistrza Gminy wynikało, że żwir pobierany był ze żwirowni w miejscowości Jarochów. Wobec powyższych ustaleń stwierdzić należy, że zawarte w protokole postępowania uzasadnienie wyboru oferty Pana Szymona Gmerka, wskazujące na bliższą odległość żwirowni w Żelaznej Starej od żwirowni w Starym Sławoszewie, nie miało żadnego uzasadnienia. Protokół postępowania o zamówienie publiczne podpisany został przez pracowników Urzędu Gminy - Pana Jerzego Borzuchowskiego, Pana Stoigniewa Wojciechowskiego i Panią Dorotę Cieślachowską oraz zatwierdzony przez Burmistrza Gminy Pana Bogumiła Marciniaka,
- w przedłożonej kontrolującym dokumentacji brak było informacji o odrzuceniu ofert, która powinna być przesłana jednemu z oferentów, zgodnie z art.27a ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, jak również potwierdzenia nadania zawiadomienia o wyborze oferty do oferenta, którego oferta nie została wybrana.
Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości, ich rozmiar oraz charakter uzasadniają wniosek, że zamówienia publicznego udzielono z pominięciem procedur udzielania zamówień publicznych, określonych w ustawie o zamówieniach publicznych.

W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na transport żwiru, w 2003 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym na transport żwiru brak było określenia pożądanego lub wymaganego terminu realizacji zamówienia publicznego, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych. Nie podano także informacji o warunkach wymaganych od dostawców, stosownie do art.30 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na transport żwiru nie było zamieszczone na stronie internetowej, co stanowiło naruszenie art.29 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w składzie komisji przetargowej znajdował się, m.in., Pan Jerzy Borzuchowski. Jednym z oferentów biorących udział w postępowaniu był jego brat Pan Waldemar Borzuchowski. Pan Jerzy Borzuchowski złożył w związku z powyższym oświadczenie o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji w rozumieniu ustawy – Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z jednym z oferentów (patrz uwagi powyżej dotyczące oświadczenia złożonego przez Zastępcę Burmistrza Pana Leszka Gmerka),
- oferty, które wpłynęły do zamawiającego w wyniku ogłoszonego przetargu na transport żwiru nie zostały zarejestrowane w dzienniku korespondencji. Powyższe stanowiło naruszenie § 8 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych,
- żaden z oferentów, którzy przystąpili do udziału w postępowaniu nie złożył oświadczenia na podstawie art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, co powinno skutkować wykluczeniem oferentów (na podstawie art. 19 ust.1 pkt 8 ustawy),
- zamawiający w przedmiotowym postępowaniu na transport żwiru wybrał trzy oferty do realizacji powyższego zamówienia, co stanowiło naruszenie art.27d ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający powinien wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród nie odrzuconych ofert, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do udziału w postępowaniu albo zaproszeniu do składania ofert.

W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na załadunek żwiru, w 2003 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym na załadunek żwiru brak było wskazania ilości zamawianej usługi, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych. Zamawiający nie podał także w ogłoszeniu pożądanego lub wymaganego terminu realizacji zamówienia publicznego, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych oraz informacji o warunkach wymaganych od dostawców i wykonawców, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na załadunek żwiru nie było zamieszczone na stronie internetowej, co stanowiło naruszenie art.29 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- żaden z oferentów, którzy przystąpili do udziału w postępowaniu nie złożył oświadczenia na podstawie art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, co powinno skutkować wykluczeniem oferentów (na podstawie art. 19 ust.1 pkt 8 ustawy),
- w ofertach złożonych przez wykonawców brak było określenia warunków płatności, co było ustalone jako jedno z kryteriów oceny ofert. Mimo powyższego komisja przetargowa przyznała oferentom punkty w ramach wskazanego kryterium.

W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wymianę stolarki okiennej i instalacji c.o. w budynku Liceum Ogólnokształcącego w Krośniewicach, w 2003 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- inwestycja realizowana była na podstawie decyzji zatwierdzającej projekt budowlany wydanej w dniu 5 sierpnia 1998 roku przez Kierownika Urzędu Rejonowego w Kutnie. W decyzji wskazano, że wygasa ona w przypadku, jeżeli budowa nie zostanie rozpoczęta przed upływem 2 lat od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna lub budowa zostanie przerwana na czas dłuższy niż dwa lata. Kontrolujący ustalili, że prace modernizacyjne przerwane zostały na okres powyżej 2 lat. Zgodnie z art.37 ustawy z dnia 7 lipca 2004 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz. 2016 z późn. zm.), decyzja o pozwoleniu na budowę wygasa, jeżeli budowa nie została rozpoczęta przed upływem 2 lat od dnia, w którym decyzja ta stała się ostateczna lub budowa została przerwana na czas dłuższy niż 2 lata. Rozpoczęcie lub wznowienie budowy, w wymienionych przypadkach może nastąpić po wydaniu nowej decyzji o pozwoleniu na budowę lub decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót. Ustalono, że kontrolowana jednostka nie wystąpiła o wydanie wskazanych w art.37 ustawy Prawo budowlane decyzji,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie określił sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w zawiadomieniu o wyborze oferty, skierowanym do Zakładu Budowlanego – Waldemar Boś z Włocławka brak było określenia miejsca i terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.50 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- umowa z dnia 12 września 2003 roku zawarta z Zakładem Budowlanym – Waldemar Boś nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym,
- w przypadku zawarcia umowy nr 3/03 z dnia 10 października 2003 roku, której przedmiotem była wymiana części tynków wewnętrznych, wykonanie przebić przez ściany i stropy pod instalację centralnego ogrzewania, zamurowanie wnęk podokiennych przygrzejnikowych, wykonanie robót malarskich w technologii emulsyjnej olejnej oraz doprowadzenie instalacji c.o. do kuchni szkolnej, kontrolujący stwierdzili, że zamówienia udzielono z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art.12a ww. ustawy,
- zgodnie z postanowieniami umowy zawartej pomiędzy Gminą Krośniewice a Zakładem Budowlanym Waldemar Boś, wykonawca miał zamontować w Liceum Ogólnokształcącym w Krośniewicach 134 sztuki okien. Faktycznie zamontowano 63 okna, co wynikało z zespolenia okien. Zmiany te nie znalazły odzwierciedlenia w postanowieniach umowy. Zapis w protokole odbioru robót stanowiący, że roboty, tj. wymiana stolarki okiennej, jest zgodny z umową, nie odpowiadał stanowi rzeczywistemu. Faktyczna ilość wykonanych okien nie wynikała z postanowień umownych, lecz z kosztorysu powykonawczego sporządzonego przez Zakład Budowlany – Waldemar Boś z Włocławka.

W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na dostawę kompaktora, w 2003 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- w dniu 28 czerwca 2003 roku Gmina zawarła z firmą "STEDEFRA" umowę dzierżawy kompaktora. Umowę zawarto na okres dwóch miesięcy, wysokość czynszu ustalono na kwotę 11.000 zł netto (13.420 zł brutto). Umowa dzierżawy zawarta została z pominięciem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art.12a przedmiotowej ustawy. Kontrolujący ustalili, że Gmina płaciła czynsz dzierżawny do listopada 2003 roku włącznie, mimo, że umowa dzierżawy zawarta została na dwa miesiące. Do umowy nie zawarto żadnego aneksu przedłużającego czas jej obowiązywania (§ 14 umowy z dnia 28 czerwca 2003 roku dla zmian postanowień umownych wymagał formy pisemnej pod rygorem nieważności). Uiszczanie przez Gminę czynszu dzierżawnego po okresie obowiązywania umowy nie miało, zatem podstaw umownych. Łącznie za dzierżawę kompaktora Gmina Krośniewice zapłaciła 67.100 zł brutto. Na podstawie ww. umowy dzierżawy Gmina przekazała firmie "STEDEFRA" kaucję w wysokości 13.420 zł. Mimo upływu okresu obowiązywania umowy, a następnie nabycia przez Gminę własności kompaktora będącego przedmiotem dzierżawy, kaucja nie została zwrócona. Oprócz przesłania jednego pisma, co nastąpiło dopiero w dniu 15 marca 2004 roku, Burmistrz Gminy nie podjął żadnych czynności w celu wyegzekwowania zwrotu kaucji. Podkreślić należy, że wobec nabycia przez Gminę kompaktora kaucja powinna zostać potrącona z ceny sprzedaży (możliwość taką przewidywała zresztą umowa dzierżawy). Mając na względzie poczynione ustalenia należy wskazać, że Burmistrz Gminy nie dołożył w omawianym zakresie należytej staranności zarządzając majątkiem Gminy, do czego był zobowiązany na mocy art.50 ustawy o samorządzie gminnym,
- jako przedmiot zamówienia zamawiający określił dostawę używanego kompaktora o masie od 20 do 28 ton, o maksymalnym wieku urządzenia do 10 lat, po kapitalnym remoncie i obsłudze serwisowej. Dostawca miał przedstawić dokumenty stwierdzające przeprowadzenie kapitalnego przeglądu i obsługi serwisowej. Kryteriami oceny ofert były - cena - 50%, stan techniczny - 40% i warunki gwarancji - 10%. W postępowaniu wpłynęły cztery oferty. Dwie z nich zostały odrzucone z powodu zaoferowania cen przewyższających kwotę jaką zamawiający przeznaczył na zakup urządzenia. Odrzucenie ofert w oparciu o wskazaną przesłankę naruszało art.27a ustawy o zamówieniach publicznych, który określał przesłanki odrzucenia oferty. Zaoferowanie ceny przewyższającej kwotę jaką zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia nie mogło skutkować odrzuceniem oferty (czy też wykluczeniem oferenta). Natomiast sytuacja, w której cena najkorzystniejszej oferty przekraczałaby wskazaną kwotę stanowiła - zgodnie z art.27b ust.1 pkt 2 ww. ustawy - przesłankę do unieważnienia postępowania. Z uwagi na okoliczność, że zamawiający ustalił dla ceny tylko 50% znaczenie, prawdopodobne jest, że jako najkorzystniejsza mogła zostać wybrana oferta z ceną wyższą. Bezpodstawne odrzucenie dwóch ofert uniemożliwiało zamawiającemu wybór najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art.2 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- opisując kryteria oceny ofert zamawiający wskazał, że stan techniczny urządzenia oceniany będzie przez komisję przetargową poszerzoną o specjalistę. W ramach omawianego kryterium punktowane miały być odrębnie - wiek urządzenia, liczba przepracowanych godzin oraz serwisowanie (na podstawie udokumentowanej książki serwisowej urządzenia). Według ustaleń kontrolujących skład komisji przetargowej nie został poszerzony o specjalistę, celem dokonania oceny stanu technicznego oferowanych urządzeń. Stwierdzono także, że firma "STEDEFRA", której ofertę wybrano, nie przedłożyła udokumentowanej książki serwisowej. W przedłożonej do kontroli karcie przeglądów serwisowych kompaktora pierwszy wpis miał datę 5 grudnia 2003 roku, czyli już po zakupie urządzenia przez Gminę. Kontrolującym nie przedłożono także dokumentów dotyczących kapitalnego przeglądu sprzętu. W ramach omawianego kryterium druga z ocenianych ofert, złożona przez firmę "Ekomir" z Głogowa, otrzymała 0 punktów, co wynikało z okoliczności, że oferowane urządzenie miało powyżej 10 lat (jak przyjęła komisja przetargowa około 20 lat). W takiej sytuacji oferta nie powinna być w ogóle przedmiotem oceny, gdyż podlegała odrzuceniu jako sprzeczna ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (art.27a ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych). Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia należy wskazać, że ocena ofert nastąpiła niezgodnie z zasadami oceny opisanymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art.27d ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- kontrolujący stwierdzili, że w umowie dzierżawy z dnia 28 czerwca 2003 roku jako datę produkcji kompaktora wskazano 1991 rok. W przedłożonej ofercie dotyczącej tego samego kompaktora firma "STEDEFRA" określiła datę produkcji na 1994 rok, co odpowiadało wymogom specyfikacji (urządzenie do 10 lat). Kontrolującym nie przedstawiono innych dokumentów pozwalających zweryfikować omawianą okoliczność. Zasadna byłaby ocena wieku urządzenia przez właściwego rzeczoznawcę,
- w warunkach postępowania zamawiający określił termin dostawy na dzień 30 października 2003 roku. Taki termin dostawy zaproponowała w złożonej ofercie firma "STEDEFRA". Prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 31 października 2003 roku, umowę dostawy zawarto w dniu 6 listopada 2003 roku. Termin dostawy wyznaczono na dzień 14 listopada 2003 roku. Aneksem z dnia 12 listopada 2003 roku przesunięto termin dostawy na dzień 1 grudnia 2003 roku. Jednocześnie za listopad 2003 roku firma "STEDEFRA" wystawiła na rzecz Gminy fakturę z tytułu czynszu dzierżawnego, na kwotę 13.420 zł brutto. Podkreślić należy, że będący przedmiotem dostawy kompaktor od dnia 1 lipca 2003 roku był w dyspozycji zamawiającego i pracował na wysypisku. Ustalenie terminu dostawy na dzień 14 listopada 2003 roku, a następnie jeszcze jego przesunięcie oraz zapłatę za listopad czynszu dzierżawnego, uznać należy za całkowicie nieuzasadnione. Zgodnie z wyjaśnieniem Burmistrza Gminy przesunięcie terminu dostawy wynikało z wyjazdu dostawcy za granicę. Należy, zatem wyrazić zadowolenie z faktu, że wyjazd nie trwał dłużej, bo wówczas Gmina dalej płaciłaby czynsz dzierżawny (mimo braku umowy dzierżawy) czekając na powrót przedstawiciela firmy "STEDEFRA" z zagranicy. Przesunięcie terminu dostawy - w opisanym stanie faktycznym - naruszało art.76 ustawy o zamówieniach publicznych.
Odpowiedzialność za stwierdzone w związku z zakupem kompaktora naruszenia ponosi Burmistrz Gminy Pan Bogumił Marciniak.

W zakresie ewidencji majątku

1. W prowadzonej w Urzędzie Gminy ewidencji środków transportu (księdze inwentarzowej) wartość pojazdów ujęto w kwocie łącznej.
2. Ewidencją księgową nie zostało objęte prawo wieczystego użytkowania. Zgodnie z art.3 ust.1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, prawo użytkowania wieczystego zaliczone zostało do środków trwałych.
3. Stwierdzono przypadki nie wskazywania dowodów księgowych, na podstawie których dokonano zapisów zwiększających lub zmniejszających wartość ewidencjonowanego majątku, czym naruszono art.23 ust.2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
4. Składniki majątkowe nie zostały oznaczone symbolami identyfikacyjnymi (numerami inwentarzowymi). W pozycjach dotyczących składników majątkowych objętych kontrolą, zaewidencjonowanych w księdze środków trwałych nr 2 (sprzęt komputerowy) oraz w księdze inwentarzowej pozostałych środków trwałych nie wpisano numerów inwentarzowych objętych księgami składników majątkowych. Uniemożliwiało to dokonanie sprawdzenia stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym.

Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań w celu ich wyeliminowania oraz zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Zapewnić przeprowadzanie kontroli przestrzegania ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
2. Ewidencję księgową na koncie 201 prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Prowadzona ewidencja powinna umożliwić wyodrębnienie kwot ewentualnych zobowiązań wymagalnych. Wynikające z ewidencji księgowej kwoty zobowiązań wymagalnych wykazywać w sprawozdaniach budżetowych.
3. Przestrzegać art.5 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
4. Uzupełnić zakładowy plan kont o stosowane w jednostce konta analityczne oraz określić zasady powiązania kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej.
5. Należności z tytułu podatków i opłat ewidencjonować na koncie 221, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
6. Określić w unormowaniach wewnętrznych zasady obiegu i kontroli dokumentacji w związku z udzielaniem i rozliczaniem zaliczek. Zapewnić kontrolę merytoryczną w zakresie udzielania zaliczek oraz egzekwować rozliczenie udzielonych zaliczek w ustalonych terminach.
7. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników – osoby prawne.
8. Decyzje w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
9. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez podatników podatku od środków transportowych, na wzorze określonym w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2002 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 234, poz. 1969). Ewidencję w zakresie wskazanego podatku prowadzić zgodnie z wymogami określonymi w przepisach rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
10. Zapewnić by zebrane kwoty opłaty targowej rozliczane były w terminie wynikającym z uchwały Rady Miejskiej w Krośniewicach.
11. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
12. Termin wpłaty wadium ustalać zgodnie z postanowieniami § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, z którego wynika, że termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż na 3 dni przed dniem otwarcia przetargu.
13. Osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości zawiadamiać o miejscu
i terminie zawarcia umowy sprzedaży w terminie wynikającym z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
14. Wpływy z najmu i dzierżawy klasyfikować zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
15. W ewidencji dróg ująć wszystkie drogi zaliczone do kategorii dróg gminnych, stosownie do postanowień art.10 ust.11 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych. Ewidencję prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 28 lutego 2000 roku w sprawie numeracji i ewidencji dróg oraz obiektów mostowych (rozporządzenie utraci moc obowiązującą najpóźniej z dniem 10 grudnia 2004 roku, stosowna delegacja do wydania w tym zakresie aktu wykonawczego znajduje się obecnie w art.10 ust.12 ustawy o drogach publicznych).
16. Przy udzielaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz. 1481).
17. Wpływy z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego przekazywać na rachunek środka specjalnego, zgodnie z art.40a ust.1 ustawy o drogach publicznych. Środki te powinny zostać przeznaczone na budowę, przebudowę, remont, utrzymanie i ochronę dróg oraz drogowych obiektów inżynierskich i przepraw promowych.
18. Egzekwować by we wnioskach poprzedzających wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych zawarte zostały wszystkie informacje wymagane przez art.18 ust.5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
19. Zasady wynagradzania członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych określać w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, stosownie do postanowień art. 41 ust.5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
20. Koszty podróży służbowych rozliczać na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego.
21. Objąć prawo wieczystego użytkowania gruntów ewidencją księgową.
22. Zapewnić nadanie numerów inwentarzowych wszystkim objętym ewidencją księgową (księgami inwentarzowymi) przedmiotom majątkowym. Nadane numery wpisać do ksiąg inwentarzowych.
23. W księgach inwentarzowych środków trwałych wartość środków transportu wpisywać w odniesieniu do poszczególnych pojazdów
24. Udzielając dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych uwzględnić przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873). W zakresie udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz podmiotów niepublicznych z dniem 1 stycznia 2004 roku nastąpiła zmiana art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonana na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
25. Podjąć działania celem wyegzekwowania od firmy "STEDEFRA" kwoty wpłaconej na podstawie umowy dzierżawy kompaktora kaucji gwarancyjnej.
26. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
27. Zapewnić rejestrację wpływającej korespondencji, w tym ofert, w dzienniku korespondencji, zgodnie z § 8 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
28. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności:
- art. 24 ustawy - wskazującego przesłanki wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 36 ustawy – określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art. 41 ustawy – określającego treść ogłoszenia o zamówieniu w trybie przetargu nieograniczonego,
- art. 89 ustawy - określającego przesłanki odrzucenia oferty,
- art. 93 ust. 1 ustawy – odnoszącego się do sytuacji, w których zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia.
29. Zapewnić przeszkolenie właściwych merytorycznie pracowników w zakresie procedur udzielania zamówień publicznych, określonych ww. ustawą.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Krośniewicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Krośniewicach
- aa.

Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

---

PRZYPISY

^[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

^[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

^[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.