Gm. Osjaków - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Osjaków po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Władysław Kowaliński
Wójt Gminy
Osjaków
WK - 602/48/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55 poz. 577, z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Osjaków wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie spraw organizacyjnych i unormowań wewnętrznych
1. Statuty jednostek organizacyjnych Gminy Osjaków nie zostały dostosowane do obowiązującego stanu prawnego związanego w szczególności ze zmianą konstrukcji organu wykonawczego gminy (zmiany wprowadzone ustawą z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta - Dz. U. nr 113, poz. 984 z poźn. zm.).
2. Organ wykonawczy gminy nie udzielił kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, stosownie do art.47 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
3. Stwierdzono brak pisemnych uregulowań wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy Osjaków – w tym dotyczących przyjętych zasad rachunkowości, w zakresie określonym przez art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76 poz. 694 z późn. zm.).
4. Stwierdzono brak wykonania postanowień zarządzenia nr 5 Wójta Gminy Osjaków z dnia 21 stycznia 2003 roku w sprawie wprowadzenia w życie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Osjakowie, w zakresie obowiązku opracowania zakresów czynności dla pracowników w oznaczonym w zarządzeniu terminie.
5. W zakładowych planach kont wprowadzonych zarządzeniem nr 9/2000 Wójta Gminy Osjaków z dnia 30 listopada 2000 roku i zarządzeniem nr 13/2002 Wójta Gminy Osjaków z dnia 4 września 2002 roku nie określono wszystkich wymaganych kont analitycznych (np. dla organu brak kont analitycznych do kont: 222, 223, 240; dla Urzędu Gminy (jednostka) brak kont analitycznych do kont: 080, 229). W zakładowych planach kont nie wyodrębniono zasad prowadzenia ewidencji księgowej dla szkoły, gimnazjum, przedszkola i pozostałych jednostek organizacyjnych Gminy Osjaków – dla których nie opracowano jednostkowych (zakładowych) planów kont.
6. Kontrolującym nie przedłożono protokołów kontroli, które sporządzać winna Komisja Rewizyjna. Komisja Rewizyjna Rady Gminy Osjaków zobowiązana została do sporządzania protokołów kontroli na mocy § 46 Regulaminem Rady Gminy w Osjakowie, uchwalonego uchwałą nr XX/120/2000 Rady Gminy z dnia 25 marca 2000 roku i § 53 uchwały nr IV/26/2003 Rady Gminy w Osjakowie z dnia 9 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Osjaków.
7. Odpowiedź na wystąpienie pokontrolne, przekazane Gminie po poprzedniej kompleksowej kontroli RIO w Łodzi, skierowano do RIO z naruszeniem terminu określonego w art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izba obrachunkowych (w dniu 12 września 2000 roku, zamiast do dnia 31 sierpnia 2000 roku).
8. Umowę rachunku bankowego zawarto w dniu 1 lutego 2000 roku pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w Działoszynie Oddział Osjaków a Gminą Osjaków, reprezentowaną przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy, na czas nieokreślony, co stanowiło naruszenie art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 72 poz. 664 - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), który zakazywał zawierania umów w sprawach zamówień publicznych na czas nieokreślony. Przed zawarciem umowy kontrolowana jednostka nie przeprowadziła postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do czego była zobowiązana na mocy art. 134 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1988 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U nr 15, poz. 148 z późn. zm. ), zgodnie z którym bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
9. W toku kontroli stwierdzono liczne naruszenia przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, ustalonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku (Dz. U. nr 112, poz. 139 z późn. zm.).
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W unormowaniach wewnętrznych obowiązujących w Gminie Osjaków, nie określono zasad odpowiedzialności dyrektorów za prowadzenie gospodarki finansowej jednostek oświatowych i wychowawczych (2 szkoły i 1 przedszkole), których obsługę finansowo - księgową prowadził Urząd Gminy. Brak było także dokumentacji wskazującej na przekazanie przez dyrektorów jednostek oświatowych odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej na rzecz Wójta Gminy. W związku z powyższym, wskazać należy na unormowanie zawarte w art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kierownik jednostki sektora finansów publicznych (a taką jednostką jest jednostka organizacyjna jednostki samorządu terytorialnego) jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Ponadto, zgodnie z art.39 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 67, poz. 329 z późn. zm.), dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Okoliczność wykonywania obsługi finansowo - księgowej przez pracowników Urzędu Gminy nie uchyla unormowań ustawy o finansach publicznych i ustawy o systemie oświaty, określających zasady prowadzenia gospodarki finansowej i zasady odpowiedzialności w tym zakresie, w odniesieniu do jednostek oświatowych (jednostek budżetowych).
2. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentacji dotyczącej przejęcia przez Wójta Gminy odpowiedzialności za rachunkowość ww. jednostek bądź za określone obowiązki w tym zakresie, stosownie do przepisów art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych powinni w sposób formalny powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych, mając na uwadze, że w przypadku nie prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki, kierownik jednostki obowiązany jest: powiadomić właściwy Urząd Skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki i zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki, stosownie do art. 11 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
3. Zaniechano ustalenia zasad prowadzenia rachunkowości oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (wykazów zbiorów komputerowych tworzących księgi rachunkowe), opisu systemu przetwarzania danych (programy, procedury, funkcje) wg przepisów ustawy o rachunkowości dla jednostek oświatowo – wychowawczych – jako odrębnych jednostek budżetowych. Stosownych postanowień nie zawierała również dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości dla Urzędu Gminy (jak wskazano powyżej obsługa finansowo - rachunkowa jednostek oświatowych wykonywana jest przez pracowników Urzędu). Prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych we wspólnych urządzeniach księgowych naruszało przepisy zawarte w art. 4 ust. 1, 2 i 3 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia dla jednostek organizacyjnych odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań.
4. Kontrolujący ustalili, że kierownicy poszczególnych jednostek oświatowych (jednostek budżetowych) nie sporządzali planów finansowych, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy o finansach publicznych. Stosownie do art. 18 ust.6 ww. ustawy, podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków (plan finansowy). Ponadto, zgodnie z art.39 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 67, poz. 329 z późn. zm.), dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Szczegółowe unormowania odnoszące się do trybu i zasad sporządzania planów finansowych przez jednostki budżetowe zostały zawarte w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333).
5. Kierownicy gminnych jednostek oświatowych nie sporządzali i nie składali - w wyniku nie prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych (patrz ustalenia powyżej) - obowiązujących te jednostki sprawozdań budżetowych, które to obowiązki wynikały z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b i § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
6. Stwierdzono naruszenie art. 71 ust. 2 i nast. ustawy o rachunkowości, w związku z niedostateczną ochroną danych przetwarzanych w systemie informatycznym. Zgodnie z powołanym przepisem przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na stosowaniu środków ochrony zewnętrznej, a także na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Wymagane jest również zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Obsługa kasowa w Urzędzie Gminy w Osjakowie prowadzona jest w nie wyodrębnionym pomieszczeniu, z dostępem osób trzecich oraz pracowników Urzędu Gminy.
2. Skarbnik Gminy Osjaków nie przeprowadzała niezapowiedzianych kontroli kasy, do czego zobowiązana była przez § 21 pkt 5 zarządzenia nr 19 Wójta Osjaków z dnia 4 października 2002 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dowodów księgowych i instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Gminy Osjaków.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Stwierdzono brak wyodrębnienia rejestru przypisów i odpisów podatku rolnego od rejestru przypisów i odpisów podatku leśnego. Kwoty przypisów i odpisów były sumowane łącznie w rejestrach dla obu podatków bez oznaczenia, które z sumowanych kwot dotyczą podatku rolnego, a które leśnego. Naruszało to § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr, 50 poz. 511 z późn. zm.).
2. Kontrolujący stwierdzili przypadki braku odnotowania daty złożenia deklaracji przez osoby prawne.
3. Stwierdzono przypadek złożenia korekty deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości bez pisemnego uzasadnienia wskazującego przyczyny dokonywanych zmian, stosownie do art. 81 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137 poz. 926 z późn. zm.). Organ podatkowy nie wezwał podatnika do udzielenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień w sprawie korekty deklaracji na podatek od nieruchomości - na podstawie art.274a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Gmina Osjaków nie posiadała aktualnej bazy danych w zakresie ewidencji pojazdów – uzgodnionej wg komputerowej bazy danych Starostwa Powiatowego w Wieluniu. Na podstawie § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie informacji podatkowych (Dz. U. nr 240, poz. 2061) właściwy starosta ma obowiązek przekazywać gminie wydruki komputerowe (miesięcznie) zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdów (w roku 2003 stwierdzono brak spełnienia tego obowiązku za lipiec i sierpień – nie uzupełniono do dnia kontroli). Kontrolowana jednostka nie posiadała uzgodnionej bazy danych na dzień wejścia w życie wskazanego obowiązku.
5. Stwierdzono liczne przypadki braku deklaracji na podatek od środków transportowych wraz z załącznikami o posiadanych środkach transportowych. Próba statystyczna przyjęta do kontroli prawidłowości ustalenia podatku od środków transportowych na 2003 rok – wg kryterium „pierwszych 10 z ewidencji pojazdów” - wykazała, że dla 8 pojazdów brak było powołanych deklaracji na podatek od środków transportowych oraz stosownych załączników.
6. W odniesieniu do sprzedaży drewna w 2000 roku z lasu będącego własnością Gminy Osjaków stwierdzono naruszenie:
- art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 – 2003 (Dz. U nr 150, poz. 983 z późn. zm.), zgodnie z którym dochody z mienia stanowią dochody gminy. Wg przedłożonych kontrolującym dokumentów i oświadczenia Skarbnika Gminy z dnia 4 maja 2004 roku – na rachunek dochodów Gminy Osjaków nie wpłynęły kwoty ze sprzedaży drewna,
- art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wskutek nie ujęcia w księgach rachunkowych jednostki przychodów ze sprzedaży drewna,
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Stwierdzono, że w 2002 roku oraz w miesiącach styczeń - październik 2003 roku wypłacano Panu (Wyłączenie) [1] pełniącemu funkcję Gminnego Komendanta jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej wynagrodzenie w formie miesięcznego ryczałtu w wysokości 70,00 zł. Gmina nie zawarła z Panem (Wyłączenie) [2] żadnej umowy cywilnoprawnej dającej podstawę do świadczeń pieniężnych na jego rzecz. Wskazać należy, że zgodnie z art. 32 ust. 3a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.), gmina może zatrudnić komendanta ochrony przeciwpożarowej. Podstawę świadczenia pracy stanowić może umowa o pracę lub umowa o charakterze cywilnoprawnym określająca zakres obowiązków komendanta.
2. Wynagrodzenie pracowników Urzędu Gminy w Osjakowie za grudzień 2001 roku zostało wypłacone w styczniu 2002 roku, co naruszało § 18 pkt 1 Regulaminu Pracy w Urzędzie Gminy w Osjakowie, który został ustalony zarządzeniem nr 8 Wójta Gminy Osjaków z dnia 16 sierpnia 1996 roku.
3. Pan Henryk Nowak – Zastępca Wójta Gminy, powołany na to stanowisko 25 listopada 2002 roku, nie posiada wykształcenia wymaganego przez przepisy dotyczące zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin (obecnie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - Dz. U. nr 33, poz.264 z późn. zm.).
4. Kontrolujący ustalili, że wypłacone zostały z budżetu Gminy nagrody uznaniowe na rzecz Wójta Gminy - w grudniu 2001 roku, w marcu, czerwcu, wrześniu i grudniu 2002 roku, w marcu, czerwcu, wrześniu i grudniu 2003 roku, oraz w marcu 2004 roku. Nagrody wypłacano w oparciu o decyzje podejmowane przez Przewodniczącego Rady Gminy. Przyznanie i wypłata ww. nagród, w łącznej kwocie brutto 8.687,00 zł, stanowiło naruszenie art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.). Zgodnie z treścią art. 20 ust. 5 ww. ustawy, członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego (po dniu 27 października 2002 roku także wójtom, burmistrzom, prezydentom miast) nie przysługiwały nagrody z wyjątkiem nagród jubileuszowych. Zawarta w art. 20 ustawy o pracownikach samorządowych norma prawna, zakazująca wypłacania wójtom nagród wprowadzona została na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2001 roku o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 89, poz. 971) i weszła w życie w dniu 12 września 2001 roku.
5. Pracodawca w latach 2002 – 2003 nie przekazywał w terminach ustalonych ustawą z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) odpisów podstawowych na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czym naruszył art. 6 ust. 2 ww. ustawy. Zgodnie z powołanym przepisem, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
6. Polecenia wyjazdu służbowego dla Przewodniczącego Rady Gminy podpisywane były przez Wójta Gminy, co naruszało § 2 oraz § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800). Zgodnie z normą zawartą w wyżej wymienionych przepisach rozporządzenia określenia miejsca wykonywania zadania, miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz wskazania środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej w stosunku do radnych gminy dokonuje przewodniczący rady gminy, natomiast w stosunku do przewodniczącego rady gminy – wiceprzewodniczący wskazany przez radę.
W zakresie realizacji inwestycji i stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. Zamówień publicznych dotyczących zaciągnięcia kredytów z przeznaczeniem na modernizację drogi w Drobnicach, w kwocie 200.000 zł i 50.000 zł, na podstawie umowy nr 1 i umowy nr 2 zawartych w dniu dnia 23 października 2002 roku pomiędzy Nadwarciańskim Bankiem Spółdzielczym w Działoszynie O/Osjaków a Gminą Osjaków, udzielono z naruszeniem art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych – poprzez zaniechanie określenia wartości zamówienia. Stwierdzono także, że członkowie komisji przetargowej nie złożyli pisemnych oświadczeń co do istnienia lub nie okoliczności wymienionych w art.20 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, do czego byli zobowiązani na podstawie art. 20 ust.2 ww. ustawy. Kontrolujący stwierdzili, ponadto, że zawarte w ofertach propozycje dotyczące kosztów kredytu nie były ze sobą porównywalne.
2. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy na umowach powodujących zaciągnięcie zobowiązań pieniężnych, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Zgodnie z ww. przepisem do skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
3. W odniesieniu do postępowania o udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie kanalizacji sanitarnej z przykanalikami i przepompownią w Osjakowie, w 2001 roku, stwierdzono, że zamawiający nie posiadał kosztorysu inwestorskiego, w oparciu o który zobowiązany był ustalić wartość szacunkową zamówienia, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. W odniesieniu do udzielonego zamówienia publicznego na budowę kanalizacji sanitarnej z przykanalikami i przepompownią w Osjakowie – roboty dodatkowe, kontrolujący ustalili, że nie została pobrana przez zamawiającego kwota zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 4.200,00 zł.
W zakresie ustaleń pozostałych
Przewodniczący Rady Gminy nie złożył w obowiązującym terminie Wojewodzie Łódzkiemu oświadczenia o stanie majątkowym, stosownie do wymogu wynikającego z art. 13 ust.1 z dnia 23 listopada 2002 roku o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 214, poz. 1806). Stosownie do art. 13 ust. 3 ww. ustawy w związku z art. 24k ust. 1 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym - nie złożenie oświadczenia w wymaganym terminie, (w tym przypadku do dnia 30 kwietnia 2003 roku) powoduje utratę diety za okres od dnia, w którym oświadczenie winno być złożone do dnia jego złożenia. Według wyjaśnień złożonych przez Wójta Gminy nienależnie wypłacona kwota diety miała zostać potrącona przy najbliższej wypłacie diet radnym.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowania w przyszłości: W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać aktualizacji statutów jednostek organizacyjnych Gminy Osjaków, celem zapewnienia ich zgodności z obowiązującymi przepisami.
2. Udzielić kierownikom jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, zgodnie z art.47 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.
3. Uzupełnić zakładowy plan kont dla budżetu i jednostki (Urzędu) w zakresie ustalenia wszystkich kont ksiąg pomocniczych, zasad ich prowadzenia oraz powiązania z kontami księgi głównej, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości.
4. Zapewnić ustalenie zasad prowadzenia rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, dla gminnych jednostek organizacyjnych (jednostek oświatowych).
5. Rachunkowość jednostek organizacyjnych gminy prowadzić na podstawie formalnego powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych, dokonanego przez kierowników tych jednostek na rzecz Wójta Gminy oraz po przejęciu odpowiedzialności za rachunkowość tych jednostek bądź określonych obowiązków w tym zakresie.
6. Zaprowadzić odrębne urządzenia księgowe – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy, których rachunkowość prowadzona jest przez służby finansowe Urzędu Gminy, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
7. Zapewnić sporządzanie planów finansowych przez jednostki oświatowe, w oparciu o przepisy ustawy o finansach publicznych oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.
8. Zapewnić przestrzeganie art.39 ust.1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którym dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.
9. Zapewnić sporządzanie przez jednostki oświatowe jednostkowych sprawozdań budżetowych wymaganych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
10. Przestrzegać art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
11. Zapewnić należytą ochronę danych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości.
12. Podjąć działania w celu dokonania wyboru banku do obsługi budżetu Gminy na podstawie unormowań wynikających z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
13. Podjąć działania mające na celu lepsze zabezpieczenie pomieszczenia kasowego.
14. Zapewnić przestrzeganie przez pracowników Urzędu Gminy postanowień instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych.
15. Zapewnić wypełnianie przez Skarbnika Gminy obowiązku podejmowania niezapowiedzianych kontroli kasy, stosownie do postanowień instrukcji obiegu dowodów księgowych.
16. Rachunkowość w zakresie podatków lokalnych prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
17. Zapewnić zamieszczanie na składanych przez podatników deklaracjach podatkowych adnotacji o terminie ich złożenia.
18. Przestrzegać art.274a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
19. W zakresie podatku od środków transportowych egzekwować składanie przez podatników deklaracji wypełnionych zgodnie ze wzorem ustalonym przez Ministra Finansów w przepisach rozporządzenia z dnia 20 grudnia 2002 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 234, poz. 1969).
20. Podjąć czynności w celu aktualizacji ewidencji pojazdów podlegających opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych – wg komputerowej bazy danych Starostwa Powiatowego w Wieluniu.
21. Zaniechać wypłaty ryczałtu pieniężnego na rzecz Komendanta Gminnego OSP. Przeanalizować ewentualne zatrudnienie gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej, o którym mowa w art.32 ust.3a ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
22. Wypłacać wynagrodzenie za pracę w terminach określonych w Regulaminie Pracy.
23. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych na rzecz Wójta Gminy kwot nagród uznaniowych.
24. Zapewnić przekazywanie środków na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
25. Zwrotu kosztów podróży służbowych na rzecz radnych gminy dokonywać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
26. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
27. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), szczególnie art.32 i nast. ustawy, określających zasady ustalania wartości zamówienia.
28. Przestrzegać art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – określającego termin do udzielenia odpowiedzi na przekazane kontrolowanej jednostce wystąpienie pokontrolne.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Osjaków
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Osjaków
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 12 lipca 2004 r.
Pan
Władysław Kowaliński
Wójt Gminy
Osjaków
WK - 602/48/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55 poz. 577, z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Osjaków wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie spraw organizacyjnych i unormowań wewnętrznych
1. Statuty jednostek organizacyjnych Gminy Osjaków nie zostały dostosowane do obowiązującego stanu prawnego związanego w szczególności ze zmianą konstrukcji organu wykonawczego gminy (zmiany wprowadzone ustawą z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta - Dz. U. nr 113, poz. 984 z poźn. zm.).
2. Organ wykonawczy gminy nie udzielił kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, stosownie do art.47 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
3. Stwierdzono brak pisemnych uregulowań wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy Osjaków – w tym dotyczących przyjętych zasad rachunkowości, w zakresie określonym przez art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76 poz. 694 z późn. zm.).
4. Stwierdzono brak wykonania postanowień zarządzenia nr 5 Wójta Gminy Osjaków z dnia 21 stycznia 2003 roku w sprawie wprowadzenia w życie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Osjakowie, w zakresie obowiązku opracowania zakresów czynności dla pracowników w oznaczonym w zarządzeniu terminie.
5. W zakładowych planach kont wprowadzonych zarządzeniem nr 9/2000 Wójta Gminy Osjaków z dnia 30 listopada 2000 roku i zarządzeniem nr 13/2002 Wójta Gminy Osjaków z dnia 4 września 2002 roku nie określono wszystkich wymaganych kont analitycznych (np. dla organu brak kont analitycznych do kont: 222, 223, 240; dla Urzędu Gminy (jednostka) brak kont analitycznych do kont: 080, 229). W zakładowych planach kont nie wyodrębniono zasad prowadzenia ewidencji księgowej dla szkoły, gimnazjum, przedszkola i pozostałych jednostek organizacyjnych Gminy Osjaków – dla których nie opracowano jednostkowych (zakładowych) planów kont.
6. Kontrolującym nie przedłożono protokołów kontroli, które sporządzać winna Komisja Rewizyjna. Komisja Rewizyjna Rady Gminy Osjaków zobowiązana została do sporządzania protokołów kontroli na mocy § 46 Regulaminem Rady Gminy w Osjakowie, uchwalonego uchwałą nr XX/120/2000 Rady Gminy z dnia 25 marca 2000 roku i § 53 uchwały nr IV/26/2003 Rady Gminy w Osjakowie z dnia 9 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Osjaków.
7. Odpowiedź na wystąpienie pokontrolne, przekazane Gminie po poprzedniej kompleksowej kontroli RIO w Łodzi, skierowano do RIO z naruszeniem terminu określonego w art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izba obrachunkowych (w dniu 12 września 2000 roku, zamiast do dnia 31 sierpnia 2000 roku).
8. Umowę rachunku bankowego zawarto w dniu 1 lutego 2000 roku pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w Działoszynie Oddział Osjaków a Gminą Osjaków, reprezentowaną przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy, na czas nieokreślony, co stanowiło naruszenie art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 72 poz. 664 - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), który zakazywał zawierania umów w sprawach zamówień publicznych na czas nieokreślony. Przed zawarciem umowy kontrolowana jednostka nie przeprowadziła postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, do czego była zobowiązana na mocy art. 134 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1988 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U nr 15, poz. 148 z późn. zm. ), zgodnie z którym bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
9. W toku kontroli stwierdzono liczne naruszenia przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, ustalonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku (Dz. U. nr 112, poz. 139 z późn. zm.).
W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości
1. W unormowaniach wewnętrznych obowiązujących w Gminie Osjaków, nie określono zasad odpowiedzialności dyrektorów za prowadzenie gospodarki finansowej jednostek oświatowych i wychowawczych (2 szkoły i 1 przedszkole), których obsługę finansowo - księgową prowadził Urząd Gminy. Brak było także dokumentacji wskazującej na przekazanie przez dyrektorów jednostek oświatowych odpowiedzialności w zakresie gospodarki finansowej na rzecz Wójta Gminy. W związku z powyższym, wskazać należy na unormowanie zawarte w art.28a ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kierownik jednostki sektora finansów publicznych (a taką jednostką jest jednostka organizacyjna jednostki samorządu terytorialnego) jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Ponadto, zgodnie z art.39 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 67, poz. 329 z późn. zm.), dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Okoliczność wykonywania obsługi finansowo - księgowej przez pracowników Urzędu Gminy nie uchyla unormowań ustawy o finansach publicznych i ustawy o systemie oświaty, określających zasady prowadzenia gospodarki finansowej i zasady odpowiedzialności w tym zakresie, w odniesieniu do jednostek oświatowych (jednostek budżetowych).
2. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentacji dotyczącej przejęcia przez Wójta Gminy odpowiedzialności za rachunkowość ww. jednostek bądź za określone obowiązki w tym zakresie, stosownie do przepisów art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych powinni w sposób formalny powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych, mając na uwadze, że w przypadku nie prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki, kierownik jednostki obowiązany jest: powiadomić właściwy Urząd Skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki i zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki, stosownie do art. 11 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
3. Zaniechano ustalenia zasad prowadzenia rachunkowości oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (wykazów zbiorów komputerowych tworzących księgi rachunkowe), opisu systemu przetwarzania danych (programy, procedury, funkcje) wg przepisów ustawy o rachunkowości dla jednostek oświatowo – wychowawczych – jako odrębnych jednostek budżetowych. Stosownych postanowień nie zawierała również dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości dla Urzędu Gminy (jak wskazano powyżej obsługa finansowo - rachunkowa jednostek oświatowych wykonywana jest przez pracowników Urzędu). Prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych we wspólnych urządzeniach księgowych naruszało przepisy zawarte w art. 4 ust. 1, 2 i 3 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia dla jednostek organizacyjnych odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego tych jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań.
4. Kontrolujący ustalili, że kierownicy poszczególnych jednostek oświatowych (jednostek budżetowych) nie sporządzali planów finansowych, zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów ustawy o finansach publicznych. Stosownie do art. 18 ust.6 ww. ustawy, podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków (plan finansowy). Ponadto, zgodnie z art.39 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 67, poz. 329 z późn. zm.), dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Szczegółowe unormowania odnoszące się do trybu i zasad sporządzania planów finansowych przez jednostki budżetowe zostały zawarte w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333).
5. Kierownicy gminnych jednostek oświatowych nie sporządzali i nie składali - w wyniku nie prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych (patrz ustalenia powyżej) - obowiązujących te jednostki sprawozdań budżetowych, które to obowiązki wynikały z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b i § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
6. Stwierdzono naruszenie art. 71 ust. 2 i nast. ustawy o rachunkowości, w związku z niedostateczną ochroną danych przetwarzanych w systemie informatycznym. Zgodnie z powołanym przepisem przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na stosowaniu środków ochrony zewnętrznej, a także na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Wymagane jest również zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Obsługa kasowa w Urzędzie Gminy w Osjakowie prowadzona jest w nie wyodrębnionym pomieszczeniu, z dostępem osób trzecich oraz pracowników Urzędu Gminy.
2. Skarbnik Gminy Osjaków nie przeprowadzała niezapowiedzianych kontroli kasy, do czego zobowiązana była przez § 21 pkt 5 zarządzenia nr 19 Wójta Osjaków z dnia 4 października 2002 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dowodów księgowych i instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Gminy Osjaków.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
1. Stwierdzono brak wyodrębnienia rejestru przypisów i odpisów podatku rolnego od rejestru przypisów i odpisów podatku leśnego. Kwoty przypisów i odpisów były sumowane łącznie w rejestrach dla obu podatków bez oznaczenia, które z sumowanych kwot dotyczą podatku rolnego, a które leśnego. Naruszało to § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr, 50 poz. 511 z późn. zm.).
2. Kontrolujący stwierdzili przypadki braku odnotowania daty złożenia deklaracji przez osoby prawne.
3. Stwierdzono przypadek złożenia korekty deklaracji w zakresie podatku od nieruchomości bez pisemnego uzasadnienia wskazującego przyczyny dokonywanych zmian, stosownie do art. 81 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137 poz. 926 z późn. zm.). Organ podatkowy nie wezwał podatnika do udzielenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień w sprawie korekty deklaracji na podatek od nieruchomości - na podstawie art.274a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Gmina Osjaków nie posiadała aktualnej bazy danych w zakresie ewidencji pojazdów – uzgodnionej wg komputerowej bazy danych Starostwa Powiatowego w Wieluniu. Na podstawie § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie informacji podatkowych (Dz. U. nr 240, poz. 2061) właściwy starosta ma obowiązek przekazywać gminie wydruki komputerowe (miesięcznie) zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdów (w roku 2003 stwierdzono brak spełnienia tego obowiązku za lipiec i sierpień – nie uzupełniono do dnia kontroli). Kontrolowana jednostka nie posiadała uzgodnionej bazy danych na dzień wejścia w życie wskazanego obowiązku.
5. Stwierdzono liczne przypadki braku deklaracji na podatek od środków transportowych wraz z załącznikami o posiadanych środkach transportowych. Próba statystyczna przyjęta do kontroli prawidłowości ustalenia podatku od środków transportowych na 2003 rok – wg kryterium „pierwszych 10 z ewidencji pojazdów” - wykazała, że dla 8 pojazdów brak było powołanych deklaracji na podatek od środków transportowych oraz stosownych załączników.
6. W odniesieniu do sprzedaży drewna w 2000 roku z lasu będącego własnością Gminy Osjaków stwierdzono naruszenie:
- art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 – 2003 (Dz. U nr 150, poz. 983 z późn. zm.), zgodnie z którym dochody z mienia stanowią dochody gminy. Wg przedłożonych kontrolującym dokumentów i oświadczenia Skarbnika Gminy z dnia 4 maja 2004 roku – na rachunek dochodów Gminy Osjaków nie wpłynęły kwoty ze sprzedaży drewna,
- art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wskutek nie ujęcia w księgach rachunkowych jednostki przychodów ze sprzedaży drewna,
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. Stwierdzono, że w 2002 roku oraz w miesiącach styczeń - październik 2003 roku wypłacano Panu (Wyłączenie) [1] pełniącemu funkcję Gminnego Komendanta jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej wynagrodzenie w formie miesięcznego ryczałtu w wysokości 70,00 zł. Gmina nie zawarła z Panem (Wyłączenie) [2] żadnej umowy cywilnoprawnej dającej podstawę do świadczeń pieniężnych na jego rzecz. Wskazać należy, że zgodnie z art. 32 ust. 3a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.), gmina może zatrudnić komendanta ochrony przeciwpożarowej. Podstawę świadczenia pracy stanowić może umowa o pracę lub umowa o charakterze cywilnoprawnym określająca zakres obowiązków komendanta.
2. Wynagrodzenie pracowników Urzędu Gminy w Osjakowie za grudzień 2001 roku zostało wypłacone w styczniu 2002 roku, co naruszało § 18 pkt 1 Regulaminu Pracy w Urzędzie Gminy w Osjakowie, który został ustalony zarządzeniem nr 8 Wójta Gminy Osjaków z dnia 16 sierpnia 1996 roku.
3. Pan Henryk Nowak – Zastępca Wójta Gminy, powołany na to stanowisko 25 listopada 2002 roku, nie posiada wykształcenia wymaganego przez przepisy dotyczące zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin (obecnie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - Dz. U. nr 33, poz.264 z późn. zm.).
4. Kontrolujący ustalili, że wypłacone zostały z budżetu Gminy nagrody uznaniowe na rzecz Wójta Gminy - w grudniu 2001 roku, w marcu, czerwcu, wrześniu i grudniu 2002 roku, w marcu, czerwcu, wrześniu i grudniu 2003 roku, oraz w marcu 2004 roku. Nagrody wypłacano w oparciu o decyzje podejmowane przez Przewodniczącego Rady Gminy. Przyznanie i wypłata ww. nagród, w łącznej kwocie brutto 8.687,00 zł, stanowiło naruszenie art. 20 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.). Zgodnie z treścią art. 20 ust. 5 ww. ustawy, członkom zarządu jednostki samorządu terytorialnego (po dniu 27 października 2002 roku także wójtom, burmistrzom, prezydentom miast) nie przysługiwały nagrody z wyjątkiem nagród jubileuszowych. Zawarta w art. 20 ustawy o pracownikach samorządowych norma prawna, zakazująca wypłacania wójtom nagród wprowadzona została na mocy ustawy z dnia 22 czerwca 2001 roku o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 89, poz. 971) i weszła w życie w dniu 12 września 2001 roku.
5. Pracodawca w latach 2002 – 2003 nie przekazywał w terminach ustalonych ustawą z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) odpisów podstawowych na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czym naruszył art. 6 ust. 2 ww. ustawy. Zgodnie z powołanym przepisem, równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
6. Polecenia wyjazdu służbowego dla Przewodniczącego Rady Gminy podpisywane były przez Wójta Gminy, co naruszało § 2 oraz § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800). Zgodnie z normą zawartą w wyżej wymienionych przepisach rozporządzenia określenia miejsca wykonywania zadania, miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz wskazania środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej w stosunku do radnych gminy dokonuje przewodniczący rady gminy, natomiast w stosunku do przewodniczącego rady gminy – wiceprzewodniczący wskazany przez radę.
W zakresie realizacji inwestycji i stosowania ustawy o zamówieniach publicznych
1. Zamówień publicznych dotyczących zaciągnięcia kredytów z przeznaczeniem na modernizację drogi w Drobnicach, w kwocie 200.000 zł i 50.000 zł, na podstawie umowy nr 1 i umowy nr 2 zawartych w dniu dnia 23 października 2002 roku pomiędzy Nadwarciańskim Bankiem Spółdzielczym w Działoszynie O/Osjaków a Gminą Osjaków, udzielono z naruszeniem art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych – poprzez zaniechanie określenia wartości zamówienia. Stwierdzono także, że członkowie komisji przetargowej nie złożyli pisemnych oświadczeń co do istnienia lub nie okoliczności wymienionych w art.20 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, do czego byli zobowiązani na podstawie art. 20 ust.2 ww. ustawy. Kontrolujący stwierdzili, ponadto, że zawarte w ofertach propozycje dotyczące kosztów kredytu nie były ze sobą porównywalne.
2. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy na umowach powodujących zaciągnięcie zobowiązań pieniężnych, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Zgodnie z ww. przepisem do skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej.
3. W odniesieniu do postępowania o udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie kanalizacji sanitarnej z przykanalikami i przepompownią w Osjakowie, w 2001 roku, stwierdzono, że zamawiający nie posiadał kosztorysu inwestorskiego, w oparciu o który zobowiązany był ustalić wartość szacunkową zamówienia, co stanowiło naruszenie art.35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. W odniesieniu do udzielonego zamówienia publicznego na budowę kanalizacji sanitarnej z przykanalikami i przepompownią w Osjakowie – roboty dodatkowe, kontrolujący ustalili, że nie została pobrana przez zamawiającego kwota zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 4.200,00 zł.
W zakresie ustaleń pozostałych
Przewodniczący Rady Gminy nie złożył w obowiązującym terminie Wojewodzie Łódzkiemu oświadczenia o stanie majątkowym, stosownie do wymogu wynikającego z art. 13 ust.1 z dnia 23 listopada 2002 roku o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 214, poz. 1806). Stosownie do art. 13 ust. 3 ww. ustawy w związku z art. 24k ust. 1 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym - nie złożenie oświadczenia w wymaganym terminie, (w tym przypadku do dnia 30 kwietnia 2003 roku) powoduje utratę diety za okres od dnia, w którym oświadczenie winno być złożone do dnia jego złożenia. Według wyjaśnień złożonych przez Wójta Gminy nienależnie wypłacona kwota diety miała zostać potrącona przy najbliższej wypłacie diet radnym.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowania w przyszłości: W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać aktualizacji statutów jednostek organizacyjnych Gminy Osjaków, celem zapewnienia ich zgodności z obowiązującymi przepisami.
2. Udzielić kierownikom jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, zgodnie z art.47 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.
3. Uzupełnić zakładowy plan kont dla budżetu i jednostki (Urzędu) w zakresie ustalenia wszystkich kont ksiąg pomocniczych, zasad ich prowadzenia oraz powiązania z kontami księgi głównej, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.10 ust.1 pkt 3 lit "a" ustawy o rachunkowości.
4. Zapewnić ustalenie zasad prowadzenia rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, dla gminnych jednostek organizacyjnych (jednostek oświatowych).
5. Rachunkowość jednostek organizacyjnych gminy prowadzić na podstawie formalnego powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych, dokonanego przez kierowników tych jednostek na rzecz Wójta Gminy oraz po przejęciu odpowiedzialności za rachunkowość tych jednostek bądź określonych obowiązków w tym zakresie.
6. Zaprowadzić odrębne urządzenia księgowe – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych gminy, których rachunkowość prowadzona jest przez służby finansowe Urzędu Gminy, stosownie do przepisów art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
7. Zapewnić sporządzanie planów finansowych przez jednostki oświatowe, w oparciu o przepisy ustawy o finansach publicznych oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.
8. Zapewnić przestrzeganie art.39 ust.1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty, zgodnie z którym dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły, zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.
9. Zapewnić sporządzanie przez jednostki oświatowe jednostkowych sprawozdań budżetowych wymaganych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
10. Przestrzegać art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
11. Zapewnić należytą ochronę danych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.71 ust.2 ustawy o rachunkowości.
12. Podjąć działania w celu dokonania wyboru banku do obsługi budżetu Gminy na podstawie unormowań wynikających z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
13. Podjąć działania mające na celu lepsze zabezpieczenie pomieszczenia kasowego.
14. Zapewnić przestrzeganie przez pracowników Urzędu Gminy postanowień instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych.
15. Zapewnić wypełnianie przez Skarbnika Gminy obowiązku podejmowania niezapowiedzianych kontroli kasy, stosownie do postanowień instrukcji obiegu dowodów księgowych.
16. Rachunkowość w zakresie podatków lokalnych prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
17. Zapewnić zamieszczanie na składanych przez podatników deklaracjach podatkowych adnotacji o terminie ich złożenia.
18. Przestrzegać art.274a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.
19. W zakresie podatku od środków transportowych egzekwować składanie przez podatników deklaracji wypełnionych zgodnie ze wzorem ustalonym przez Ministra Finansów w przepisach rozporządzenia z dnia 20 grudnia 2002 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 234, poz. 1969).
20. Podjąć czynności w celu aktualizacji ewidencji pojazdów podlegających opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych – wg komputerowej bazy danych Starostwa Powiatowego w Wieluniu.
21. Zaniechać wypłaty ryczałtu pieniężnego na rzecz Komendanta Gminnego OSP. Przeanalizować ewentualne zatrudnienie gminnego komendanta ochrony przeciwpożarowej, o którym mowa w art.32 ust.3a ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
22. Wypłacać wynagrodzenie za pracę w terminach określonych w Regulaminie Pracy.
23. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wypłaconych na rzecz Wójta Gminy kwot nagród uznaniowych.
24. Zapewnić przekazywanie środków na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
25. Zwrotu kosztów podróży służbowych na rzecz radnych gminy dokonywać w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
26. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
27. Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), szczególnie art.32 i nast. ustawy, określających zasady ustalania wartości zamówienia.
28. Przestrzegać art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – określającego termin do udzielenia odpowiedzi na przekazane kontrolowanej jednostce wystąpienie pokontrolne.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy Osjaków
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Osjaków
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.