M. i Gm. Stryków - Kontrola doraźna przeprowadzona w 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Miastu i Gminie Stryków po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Henryk Kurczewski
Burmistrz Miasta - Gminy
Stryków
WK-0915/39/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że w wyniku doraźnej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Mieście - Gminie Stryków stwierdzono następujące nieprawidłowości: W zakresie przestrzegania procedury uchwalania budżetu na 2004 rok
1. Procedura uchwalania budżetu określana została uchwałą nr X/86/99 Rady Miejskiej w Strykowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie procedury uchwalania budżetu, rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu. Dokonane czynności kontrolne ujawniły naruszenie w kontrolowanej jednostce przyjętych wskazaną uchwałą zasad postępowania w zakresie uchwalania budżetu na 2004 rok. Ustalono, że Burmistrz Miasta-Gminy Stryków przekazał projekt budżetu na 2004 rok Przewodniczącemu Rady Miejskiej w dniu 3 grudnia 2004 roku, zwracając się jednocześnie o spowodowanie wydania opinii o przedłożonym projekcie przez komisje Rady w terminie do dnia 11 grudnia 2003 roku. W dniu 12 grudnia 2003 roku odbyła się, zwołana na wniosek Burmistrza Miasta-Gminy z dnia 5 grudnia 2003 roku, sesja nadzwyczajna Rady Miejskiej. Do porządku obrad, na wniosek Burmistrza, wprowadzony został, m.in., punkt dotyczący debaty na projektem uchwały budżetowej i uchwalenia budżetu. W wyniku głosowania uchwała budżetowa została przez Radę Miejską odrzucona. Wobec przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, że zgodnie z ww. uchwałą Rady Miejskiej w Strykowie z dnia 9 września 1999 roku, po przedłożeniu przez Burmistrza Miasta projektu budżetu, Przewodniczący Rady był zobowiązany do niezwłocznego przekazania projektu komisjom Rady celem jego zaopiniowania. Komisje Rady w terminie 14 dni od otrzymania materiałów powinny odbyć posiedzenia, na których sformułowane zostaną pisemne opinie o przedłożonym projekcie budżetu. Ostateczną opinię o projekcie budżetu przygotowuje Komisja Budżetu i Spraw Gospodarczych, po zapoznaniu się z opiniami pozostałych komisji, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty ich otrzymania. Opinia ta przekazywana jest Przewodniczącemu Rady Miejskiej. Opisane procedury nie zostały zachowane. Już w piśmie z dnia 3 grudnia 2003 roku, przekazującym Przewodniczącemu Rady projekt uchwały budżetowej, Burmistrz Miasta -Gminy wnosił o spowodowanie wydania opinii przez komisje Rady do dnia 11 grudnia 2003 roku, czyli bez zachowania wynikającego z ww. uchwały Rady Miejskiej 14 dniowego terminu. Zgłoszenie przez Burmistrza wniosku o rozszerzenie porządku obrad sesji odbytej w dniu 12 grudnia 2003 roku, o debatę i uchwalenie budżetu, nastąpiło mimo braku wyczerpania przewidzianej uchwałą procedury, w szczególności brak było opinii Komisji Budżetu i Spraw Gospodarczych. W konsekwencji nie mogły być także spełnione wymogi omawianej uchwały co do porządku sesji budżetowej. Zgodnie z § 7 uchwały nr X/86/99 Rady Miejskiej w Strykowie, porządek sesji budżetowej powinien zawierać, między innymi, punkt dotyczący odczytania opinii Komisji Budżetu i Spraw Gospodarczych.
2. Zgodnie z art.121 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego jest obowiązany przedstawić organowi stanowiącemu, przed uchwaleniem budżetu, opinię regionalnej izby obrachunkowej o projekcie uchwały budżetowej. Kontrolujący ustalili, że opinia dotycząca projektu budżetu Miasta - Gminy Stryków na 2004 roku wydana została przez Skład Orzekający RIO w Łodzi w dniu 18 grudnia 2003 roku (uchwała nr I/158/2003), niemożliwe było, zatem, jest przedstawienie na sesji w dniu 12 grudnia 2003 roku. Zgłaszając propozycję rozszerzenia porządku obrad na wskazanej sesji o uchwalenie budżetu Burmistrz Miasta- Gminy działał z naruszeniem wskazanego unormowania.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
Nie w każdym przypadku wystawiano tytuły wykonawcze, po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniach wysyłanych do dłużników zalegających z uiszczeniem należności podatkowych, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541). Przepisy rozporządzenia zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie stacji uzdatniania wody w Zelgoszczy, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu dwustopniowego, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wskazał, że uzna za aktualne dokumenty wystawione nie wcześniej niż 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert. Żądanie takie w stosunku do wszystkich dokumentów było niezgodne z obowiązującymi przepisami. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. nr 91, poz. 817), odpisy z właściwego rejestru, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego uznawane były za aktualne jeżeli zostały wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
- w specyfikacji zamawiający nie określił kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od oferentów, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku),
- zamawiający nieprawidłowo opisał sposób oceny ofert w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert. W specyfikacji zamawiający podał, że oferty będą oceniane punktowo. W zakresie ceny - znaczenie 85% - zamawiający wskazał jako maksymalną liczbę do uzyskania 100 punktów x 85%. Przy kryterium termin realizacji zamówienia - znaczenie 10% - podał, że za każdy tydzień skrócenia terminu wykonania zamówienia oferent otrzyma 1 punkt. Przy kryterium warunki serwisu i gwarancji, oferty miały być punktowane następująco - serwis: 12 godzin - 10 punktów, 24 godziny - 5 punktów, ponad 48 godzin - 0 punktów; gwarancja - 1 rok - 10 punktów, za każdy kolejny miesiąc - 1 punkt. Podkreślić należy, że jeżeli w ramach kryterium ceny zamawiający przyjął jako maksymalną liczbę punktów 100 (mnożone następnie przez wagę procentową), to taka sama skala punktacji powinna być zastosowana co do pozostałych kryteriów, z pomnożeniem przez wagę procentową danego kryterium. Zamawiający nie przyjął jednakże w pozostałych niż cena kryteriach tej skali punktowej, jak również nie wskazał, że liczba punktów jest mnożona przez wagę procentową danego kryterium. W konsekwencji, jeżeli oferent zaproponowałby serwis do 12 godzin i 3 lata gwarancji to otrzymałby, zgodnie z opisem punktacji zawartym w specyfikacji, 44 punkty. Za cenę mógł otrzymać maksymalnie 85 punktów, a więc nawet nie połowę więcej - wbrew określonym wagom procentowym kryteriów. W związku z powyższymi ustaleniami podkreślić należy, że przyjęty sposób punktacji musi zapewnić zachowanie procentowych proporcji przypisanych, ustalonym przez zamawiającego, kryteriom oceny ofert, czego nie gwarantowały postanowienia omawianej specyfikacji,
- zamawiający nie wykluczył oferentów, mimo nie spełnienia przez nich wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 7 i 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie podał terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- złożona przez wykonawcę, tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy, gwarancja ubezpieczeniowa obejmowała okres do dnia 31 maja 2004 roku, która to data została wskazana w umowie jako termin wykonania prac. Gwarancja nie mogła zabezpieczać, zatem, roszczeń z tytułu rękojmi, co było niezgodne z postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zawartej umowy.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, na wykonanie przebudowy ulicy Podlipie w Strykowie, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wskazał, że uzna za aktualne dokumenty wystawione nie wcześniej niż 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert. Żądanie takie w stosunku do wszystkich dokumentów było niezgodne z obowiązującymi przepisami. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, odpisy z właściwego rejestru, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego uznawane były za aktualne jeżeli zostały wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
- w specyfikacji zamawiający nie określił kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od oferentów, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nieprawidłowo opisał sposób oceny ofert w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert. W specyfikacji zamawiający podał, że oferty będą oceniane punktowo. W ramach kryterium ceny (znaczenie 85%) można było maksymalnie uzyskać 100 punktów (mnożone następnie przez wagę procentową - 85%). Przy kryterium termin realizacji zamówienia (znaczenie 10%) - zamawiający wskazał, że za skrócenie terminu wykonania zamówienia o każdy jeden dzień wykonawca otrzymywał 5 punktów, a przy kryterium zatrudnienie pracowników Jednostki Robót Publicznych w Strykowie - "za każdy 1.000 zł dopuszczonej przez wykonawcę do przerobu wartości robót Jednostki Robót Publicznych - 5 punktów". W odniesieniu do innych niż cena kryteriów oceny ofert zamawiający nie podał, że uzyskane przez oferenta punkty podlegają przemnożeniu przez znaczenie procentowe danego kryterium. Podobnie jak w powyżej opisanym przypadku, przyjęty sposób punktacji nie zapewniał zachowania procentowych proporcji przypisanych, ustalonym przez zamawiającego, kryteriom oceny ofert. Oferent nr 2 za kryterium termin realizacji zamówienia otrzymał ostatecznie 21 punktów (210 punktów x 10% = 21), a więc w jego przypadku znaczenie procentowe tego kryterium wyniosło 21%, a nie 10% jak w specyfikacji. Aby uniknąć zupełnej dowolności przy ocenie ofert (waga procentowa kryteriów zmienia się w zależności od warunków oferty) - zamawiający powinien stosować konsekwentnie przyjętą przy kryterium ceny skalę 100 punktową (uzyskana liczba punktów mnożona jest następnie przez stosowny procent), ewentualnie ustalić ostatecznie maksymalną liczbę punktów do uzyskania przy danym kryterium (np. przy terminie wykonania i skali 100 punktowej byłoby to 10 punktów, 100 punktów x 10% = 10),
- pierwszą fakturę za częściowo wykonane roboty wykonawca - Przedsiębiorstwo "UNIDRO" - wystawił w dniu 3 października 2003 roku. Do faktury załączono protokół odbioru robót, wykonanych w okresie od dnia 29 września 2003 roku, podpisany, m.in., przez inspektora nadzoru. Natomiast w przedłożonym kontrolującym dzienniku budowy pierwszy wpis datowany był na dzień 8 października 2003 roku.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, na budowę - modernizację dróg dojazdowych do gruntów rolnych w Strykowie, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono:
- roboty budowlane rozpoczęte zostały w dniu 22 września 2003 roku, natomiast zgłoszenie robót budowlanych do organu administracji architektoniczno - budowlanej (Starosta Zgierski) nastąpiło w dniu 23 września 2003 roku. Naruszało to art.30 ust.5 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz. 2016 z późn. zm.), zgodnie z którym - zgłoszenia robót należy dokonać przed zamierzonym terminem rozpoczęcia robót budowlanych. Do wykonania robót budowlanych można przystąpić, jeżeli w terminie 30 dni od dnia doręczenia zgłoszenia właściwy organ nie wniesie sprzeciwu,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wskazał, że uzna za aktualne dokumenty wystawione nie wcześniej niż 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert. Żądanie takie w stosunku do wszystkich dokumentów było niezgodne z obowiązującymi przepisami. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, odpisy z właściwego rejestru, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego uznawane były za aktualne jeżeli zostały wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
- w specyfikacji zamawiający nie określił kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od oferentów, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia o zamówieniach publicznych,
- zamawiający ustalił jako kryteria oceny ofert cenę - 85 %, termin realizacji zamówienia - 10% i zatrudnienie pracowników Jednostki Robót Publicznych - 5%, opisują sposób obliczenia punktów w taki sam sposób jak w przypadku zamówienia na wykonanie przebudowy ulicy Podlipie. Aktualne pozostają, zatem wszystkie zamieszczone powyżej uwagi.
W zakresie funkcjonowania Jednostki Robót Publicznych
1. Kontrolujący ustalili, że w grudniu 2003 roku w Jednostce Robót Publicznych, stanowiącej jednostkę organizacyjną Miasta – Gminy Stryków, był zatrudniony na dwóch etatach Pan (Wyłączenie) [1] :
- na podstawie umowy z dnia 3 grudnia 2003 roku pełnił funkcję Zastępcy Kierownika Jednostki Robót Publicznych w pełnym wymiarze czasu pracy (umowa na okres od dnia 4 do 31 grudnia 2003 roku),
- na podstawie umowy z dnia 5 grudnia 2003 roku został zatrudniony w ramach robót publicznych na stanowisku pracownika nadzoru, w pełnym wymiarze czasu pracy (umowa na okres od dnia 8 do 31 grudnia 2003 roku).
Obydwie umowy podpisane zostały przez Burmistrza Miasta-Gminy Henryka Kurczewskiego.
2. Jednostka Robót Publicznych w dniu 18 grudnia 2003 roku wystąpiła z wnioskiem do Powiatowego Urzędu Pracy w Zgierzu o zwrot poniesionych kosztów związanych z zatrudnieniem osób bezrobotnych w ramach robót publicznych, za grudzień 2003 roku. Wniosek podpisał Kierownik Jednostki Pan Włodzimierz Długołęcki. We wniosku jako zatrudnionego bezrobotnego wskazano, m.in., Pana (Wyłączenie) [2] , który w chwili zatrudnienia (w dniu 5 grudnia 2003 roku) na stanowisku pracownika nadzoru nie był bezrobotnym. Tym samym brak było podstaw do występowania o zwrot kosztów związanych z jego zatrudnieniem (720,38 zł). Powyższe działanie skutkowało naruszeniem art.19 w zw. z art.57 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 1994 roku o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 58, poz.514 z późn. zm.).
3. Na dzień 31 grudnia 2003 roku w Jednostce Robót Publicznych przekroczono ustalone w planie finansowym granice wydatków na wynagrodzenia osobowe - § 4010. Według sprawozdania Rb-28S wydatkowano kwotę 252.520,38 zł, natomiast w planie ustalona była kwota 191.800,00 zł. Powyższa nieprawidłowość wyczerpywała znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Kontrolujący stwierdzili, że przekroczenie związane było z rezygnacją z zakupów inwestycyjnych (ciągnik i przyczepa) - wydatki zaplanowane w § 6060 nie zostały wykonane, a środki te wykorzystano na wynagrodzenia pracowników (w dziale i rozdziale wydatki nie zostały przekroczone).
4. W sprawozdaniu z działalności Jednostki Robót Publicznych za 2003 rok wykazano kwotę uzyskanych środków z Powiatowego Urzędu Pracy w Zgierzu w wysokości 223.845,00 zł, natomiast kwota faktycznie uzyskana wynosiła 237.755,48 zł.
5. W okresie kontrolowanym (2003 rok), jak również w latach wcześniejszych nie przeprowadzano w Jednostce Robót Publicznych inwentaryzacji składników majątkowych, co stanowiło naruszenie art.26 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., nr 76, poz.694 z późn. zm.). Powyższe stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 13 ustawy o finansach publicznych. W uregulowaniach wewnętrznych nie ustalono zasad przeprowadzania inwentaryzacji, ani częstotliwości jej przeprowadzania.
6. Na podstawie umowy nr 7/2003 z dnia 3 grudnia 2003 roku Kierownik Jednostki Pan Włodzimierz Długołęcki przyznał (Wyłączenie) [3] ryczałt samochodowy na jazdy lokalne, w ilości 100 km. Natomiast wg przedstawionego rozliczenia za grudzień 2003 roku ryczałt został wypłacony za 200 km.
7. Umowy dotyczące ryczałtów samochodowych na jazdy lokalne zawarte z pracownikami Jednostki podawały zasady rozliczania należności z tytułu przyznanych ryczałtów według nie obowiązujących już w tym zakresie przepisów.
W zakresie pozostałych ustaleń
Kontrolujący stwierdzili, że zarządzeniem nr 1/2004 z dnia 5 stycznia 2004 roku Burmistrz Miasta-Gminy Stryków powierzył Pani Katarzynie Ołubek pełnienie obowiązków Sekretarza Miasta-Gminy Stryków. Zarządzeniem nr 32/2004 z dnia 31 marca 2004 roku Burmistrz Miasta-Gminy Stryków cofnął Pani Ołubek powierzenie obowiązków Sekretarza. W związku z powyższymi ustaleniami należy wskazać, że powierzenie obowiązków Sekretarza na mocy zarządzenia nr 1/2004 nastąpiło w sytuacji, gdy obowiązywała uchwała Rady Miejskiej powołująca na to stanowisko Panią Mirosławę Perdjon. Mimo złożenia przez Panią Perdjon rezygnacji z funkcji Sekretarza (pod warunkiem zatrudnienia na stanowisku Zastępcy Burmistrza), Burmistrz Miasta-Gminy nie wystąpił do Rady Miejskiej z wnioskiem o jej odwołanie. Ponadto, przepisy ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) nie przewidują instytucji powierzenia obowiązków sekretarza gminy w drodze zarządzenia burmistrza. Wyłączna kompetencja do powołania i odwołania sekretarza gminy przyznana została organowi stanowiącemu (art.18 ust.2 pkt 3 ww. ustawy).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowania w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać procedury uchwalania budżetu określonej w uchwale Rady Miejskiej w Strykowie, podjętej na podstawie art.53 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.
2. Przestrzegać art.121 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego jest obowiązany przedstawić organowi stanowiącemu, przed uchwaleniem budżetu, opinię regionalnej izby obrachunkowej o projekcie uchwały budżetowej.
3. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
4. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności:
- art. 24 ustawy - określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art. 36 ust.1 pkt 8 ustawy - zobowiązującego zamawiającego do wskazania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków,
- art. 147 i nast. ustawy - określających zasady dotyczące pobierania zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
5. Opisując w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sposób obliczania punktów w ramach ustalonych kryteriów oceny ofert, zapewnić by gwarantował on zachowanie procentowych proporcji przypisanych przyjętym kryteriom oceny ofert, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
6. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645), w zakresie wymogów co do aktualności dokumentów.
7. Przestrzegać art.30 ust.5 ustawy Prawo budowlane, zgodnie z którym zgłoszenia robót budowlanych należy dokonać przed terminem zamierzonego rozpoczęcia robót. Do wykonywania robót budowlanych można przystąpić, jeżeli w terminie 30 dni od dnia doręczenia zgłoszenia właściwy organ nie wniesie, w drodze decyzji, sprzeciwu i nie później niż po upływie 2 lat od określonego w zgłoszeniu terminu ich rozpoczęcia.
8. Dokonać zwrotu bezpodstawnie otrzymanej kwoty z Powiatowego Urzędu Pracy w Zgierzu tytułem pokrycia kosztów zatrudnienia Pana (Wyłączenie) [4] , w grudniu 2003 roku, w Jednostce Robót Publicznych.
9. Zapewnić przestrzeganie przez Jednostkę Robót Publicznych art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym oraz art.28 ust.1 ww. ustawy, stosownie do którego - wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.
10. Zapewnić dokonywanie w Jednostce Robót Publicznych inwentaryzacji składników majątkowych, w terminach określonych w art. 26 ustawy o rachunkowości.
11. Przestrzegać kompetencji Rady Miejskiej w zakresie powoływania i odwoływania Sekretarza Miasta-Gminy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Strykowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Strykowie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[4] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 14 czerwca 2004 r.
Pan
Henryk Kurczewski
Burmistrz Miasta - Gminy
Stryków
WK-0915/39/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że w wyniku doraźnej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Mieście - Gminie Stryków stwierdzono następujące nieprawidłowości: W zakresie przestrzegania procedury uchwalania budżetu na 2004 rok
1. Procedura uchwalania budżetu określana została uchwałą nr X/86/99 Rady Miejskiej w Strykowie z dnia 9 września 1999 roku w sprawie procedury uchwalania budżetu, rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budżetu. Dokonane czynności kontrolne ujawniły naruszenie w kontrolowanej jednostce przyjętych wskazaną uchwałą zasad postępowania w zakresie uchwalania budżetu na 2004 rok. Ustalono, że Burmistrz Miasta-Gminy Stryków przekazał projekt budżetu na 2004 rok Przewodniczącemu Rady Miejskiej w dniu 3 grudnia 2004 roku, zwracając się jednocześnie o spowodowanie wydania opinii o przedłożonym projekcie przez komisje Rady w terminie do dnia 11 grudnia 2003 roku. W dniu 12 grudnia 2003 roku odbyła się, zwołana na wniosek Burmistrza Miasta-Gminy z dnia 5 grudnia 2003 roku, sesja nadzwyczajna Rady Miejskiej. Do porządku obrad, na wniosek Burmistrza, wprowadzony został, m.in., punkt dotyczący debaty na projektem uchwały budżetowej i uchwalenia budżetu. W wyniku głosowania uchwała budżetowa została przez Radę Miejską odrzucona. Wobec przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, że zgodnie z ww. uchwałą Rady Miejskiej w Strykowie z dnia 9 września 1999 roku, po przedłożeniu przez Burmistrza Miasta projektu budżetu, Przewodniczący Rady był zobowiązany do niezwłocznego przekazania projektu komisjom Rady celem jego zaopiniowania. Komisje Rady w terminie 14 dni od otrzymania materiałów powinny odbyć posiedzenia, na których sformułowane zostaną pisemne opinie o przedłożonym projekcie budżetu. Ostateczną opinię o projekcie budżetu przygotowuje Komisja Budżetu i Spraw Gospodarczych, po zapoznaniu się z opiniami pozostałych komisji, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty ich otrzymania. Opinia ta przekazywana jest Przewodniczącemu Rady Miejskiej. Opisane procedury nie zostały zachowane. Już w piśmie z dnia 3 grudnia 2003 roku, przekazującym Przewodniczącemu Rady projekt uchwały budżetowej, Burmistrz Miasta -Gminy wnosił o spowodowanie wydania opinii przez komisje Rady do dnia 11 grudnia 2003 roku, czyli bez zachowania wynikającego z ww. uchwały Rady Miejskiej 14 dniowego terminu. Zgłoszenie przez Burmistrza wniosku o rozszerzenie porządku obrad sesji odbytej w dniu 12 grudnia 2003 roku, o debatę i uchwalenie budżetu, nastąpiło mimo braku wyczerpania przewidzianej uchwałą procedury, w szczególności brak było opinii Komisji Budżetu i Spraw Gospodarczych. W konsekwencji nie mogły być także spełnione wymogi omawianej uchwały co do porządku sesji budżetowej. Zgodnie z § 7 uchwały nr X/86/99 Rady Miejskiej w Strykowie, porządek sesji budżetowej powinien zawierać, między innymi, punkt dotyczący odczytania opinii Komisji Budżetu i Spraw Gospodarczych.
2. Zgodnie z art.121 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego jest obowiązany przedstawić organowi stanowiącemu, przed uchwaleniem budżetu, opinię regionalnej izby obrachunkowej o projekcie uchwały budżetowej. Kontrolujący ustalili, że opinia dotycząca projektu budżetu Miasta - Gminy Stryków na 2004 roku wydana została przez Skład Orzekający RIO w Łodzi w dniu 18 grudnia 2003 roku (uchwała nr I/158/2003), niemożliwe było, zatem, jest przedstawienie na sesji w dniu 12 grudnia 2003 roku. Zgłaszając propozycję rozszerzenia porządku obrad na wskazanej sesji o uchwalenie budżetu Burmistrz Miasta- Gminy działał z naruszeniem wskazanego unormowania.
W zakresie realizacji dochodów budżetowych
Nie w każdym przypadku wystawiano tytuły wykonawcze, po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniach wysyłanych do dłużników zalegających z uiszczeniem należności podatkowych, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541). Przepisy rozporządzenia zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie stacji uzdatniania wody w Zelgoszczy, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu dwustopniowego, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wskazał, że uzna za aktualne dokumenty wystawione nie wcześniej niż 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert. Żądanie takie w stosunku do wszystkich dokumentów było niezgodne z obowiązującymi przepisami. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. nr 91, poz. 817), odpisy z właściwego rejestru, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego uznawane były za aktualne jeżeli zostały wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
- w specyfikacji zamawiający nie określił kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od oferentów, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku),
- zamawiający nieprawidłowo opisał sposób oceny ofert w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert. W specyfikacji zamawiający podał, że oferty będą oceniane punktowo. W zakresie ceny - znaczenie 85% - zamawiający wskazał jako maksymalną liczbę do uzyskania 100 punktów x 85%. Przy kryterium termin realizacji zamówienia - znaczenie 10% - podał, że za każdy tydzień skrócenia terminu wykonania zamówienia oferent otrzyma 1 punkt. Przy kryterium warunki serwisu i gwarancji, oferty miały być punktowane następująco - serwis: 12 godzin - 10 punktów, 24 godziny - 5 punktów, ponad 48 godzin - 0 punktów; gwarancja - 1 rok - 10 punktów, za każdy kolejny miesiąc - 1 punkt. Podkreślić należy, że jeżeli w ramach kryterium ceny zamawiający przyjął jako maksymalną liczbę punktów 100 (mnożone następnie przez wagę procentową), to taka sama skala punktacji powinna być zastosowana co do pozostałych kryteriów, z pomnożeniem przez wagę procentową danego kryterium. Zamawiający nie przyjął jednakże w pozostałych niż cena kryteriach tej skali punktowej, jak również nie wskazał, że liczba punktów jest mnożona przez wagę procentową danego kryterium. W konsekwencji, jeżeli oferent zaproponowałby serwis do 12 godzin i 3 lata gwarancji to otrzymałby, zgodnie z opisem punktacji zawartym w specyfikacji, 44 punkty. Za cenę mógł otrzymać maksymalnie 85 punktów, a więc nawet nie połowę więcej - wbrew określonym wagom procentowym kryteriów. W związku z powyższymi ustaleniami podkreślić należy, że przyjęty sposób punktacji musi zapewnić zachowanie procentowych proporcji przypisanych, ustalonym przez zamawiającego, kryteriom oceny ofert, czego nie gwarantowały postanowienia omawianej specyfikacji,
- zamawiający nie wykluczył oferentów, mimo nie spełnienia przez nich wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 7 i 8 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w zawiadomieniu o wyborze oferty zamawiający nie podał terminu zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.51 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych,
- złożona przez wykonawcę, tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy, gwarancja ubezpieczeniowa obejmowała okres do dnia 31 maja 2004 roku, która to data została wskazana w umowie jako termin wykonania prac. Gwarancja nie mogła zabezpieczać, zatem, roszczeń z tytułu rękojmi, co było niezgodne z postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zawartej umowy.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, na wykonanie przebudowy ulicy Podlipie w Strykowie, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono:
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wskazał, że uzna za aktualne dokumenty wystawione nie wcześniej niż 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert. Żądanie takie w stosunku do wszystkich dokumentów było niezgodne z obowiązującymi przepisami. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, odpisy z właściwego rejestru, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego uznawane były za aktualne jeżeli zostały wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
- w specyfikacji zamawiający nie określił kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od oferentów, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia o zamówieniach publicznych,
- zamawiający nieprawidłowo opisał sposób oceny ofert w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert. W specyfikacji zamawiający podał, że oferty będą oceniane punktowo. W ramach kryterium ceny (znaczenie 85%) można było maksymalnie uzyskać 100 punktów (mnożone następnie przez wagę procentową - 85%). Przy kryterium termin realizacji zamówienia (znaczenie 10%) - zamawiający wskazał, że za skrócenie terminu wykonania zamówienia o każdy jeden dzień wykonawca otrzymywał 5 punktów, a przy kryterium zatrudnienie pracowników Jednostki Robót Publicznych w Strykowie - "za każdy 1.000 zł dopuszczonej przez wykonawcę do przerobu wartości robót Jednostki Robót Publicznych - 5 punktów". W odniesieniu do innych niż cena kryteriów oceny ofert zamawiający nie podał, że uzyskane przez oferenta punkty podlegają przemnożeniu przez znaczenie procentowe danego kryterium. Podobnie jak w powyżej opisanym przypadku, przyjęty sposób punktacji nie zapewniał zachowania procentowych proporcji przypisanych, ustalonym przez zamawiającego, kryteriom oceny ofert. Oferent nr 2 za kryterium termin realizacji zamówienia otrzymał ostatecznie 21 punktów (210 punktów x 10% = 21), a więc w jego przypadku znaczenie procentowe tego kryterium wyniosło 21%, a nie 10% jak w specyfikacji. Aby uniknąć zupełnej dowolności przy ocenie ofert (waga procentowa kryteriów zmienia się w zależności od warunków oferty) - zamawiający powinien stosować konsekwentnie przyjętą przy kryterium ceny skalę 100 punktową (uzyskana liczba punktów mnożona jest następnie przez stosowny procent), ewentualnie ustalić ostatecznie maksymalną liczbę punktów do uzyskania przy danym kryterium (np. przy terminie wykonania i skali 100 punktowej byłoby to 10 punktów, 100 punktów x 10% = 10),
- pierwszą fakturę za częściowo wykonane roboty wykonawca - Przedsiębiorstwo "UNIDRO" - wystawił w dniu 3 października 2003 roku. Do faktury załączono protokół odbioru robót, wykonanych w okresie od dnia 29 września 2003 roku, podpisany, m.in., przez inspektora nadzoru. Natomiast w przedłożonym kontrolującym dzienniku budowy pierwszy wpis datowany był na dzień 8 października 2003 roku.
3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, na budowę - modernizację dróg dojazdowych do gruntów rolnych w Strykowie, w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono:
- roboty budowlane rozpoczęte zostały w dniu 22 września 2003 roku, natomiast zgłoszenie robót budowlanych do organu administracji architektoniczno - budowlanej (Starosta Zgierski) nastąpiło w dniu 23 września 2003 roku. Naruszało to art.30 ust.5 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz. 2016 z późn. zm.), zgodnie z którym - zgłoszenia robót należy dokonać przed zamierzonym terminem rozpoczęcia robót budowlanych. Do wykonania robót budowlanych można przystąpić, jeżeli w terminie 30 dni od dnia doręczenia zgłoszenia właściwy organ nie wniesie sprzeciwu,
- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający wskazał, że uzna za aktualne dokumenty wystawione nie wcześniej niż 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert. Żądanie takie w stosunku do wszystkich dokumentów było niezgodne z obowiązującymi przepisami. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, odpisy z właściwego rejestru, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego uznawane były za aktualne jeżeli zostały wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
- w specyfikacji zamawiający nie określił kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od oferentów, co stanowiło naruszenie art.35 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia o zamówieniach publicznych,
- zamawiający ustalił jako kryteria oceny ofert cenę - 85 %, termin realizacji zamówienia - 10% i zatrudnienie pracowników Jednostki Robót Publicznych - 5%, opisują sposób obliczenia punktów w taki sam sposób jak w przypadku zamówienia na wykonanie przebudowy ulicy Podlipie. Aktualne pozostają, zatem wszystkie zamieszczone powyżej uwagi.
W zakresie funkcjonowania Jednostki Robót Publicznych
1. Kontrolujący ustalili, że w grudniu 2003 roku w Jednostce Robót Publicznych, stanowiącej jednostkę organizacyjną Miasta – Gminy Stryków, był zatrudniony na dwóch etatach Pan (Wyłączenie) [1] :
- na podstawie umowy z dnia 3 grudnia 2003 roku pełnił funkcję Zastępcy Kierownika Jednostki Robót Publicznych w pełnym wymiarze czasu pracy (umowa na okres od dnia 4 do 31 grudnia 2003 roku),
- na podstawie umowy z dnia 5 grudnia 2003 roku został zatrudniony w ramach robót publicznych na stanowisku pracownika nadzoru, w pełnym wymiarze czasu pracy (umowa na okres od dnia 8 do 31 grudnia 2003 roku).
Obydwie umowy podpisane zostały przez Burmistrza Miasta-Gminy Henryka Kurczewskiego.
2. Jednostka Robót Publicznych w dniu 18 grudnia 2003 roku wystąpiła z wnioskiem do Powiatowego Urzędu Pracy w Zgierzu o zwrot poniesionych kosztów związanych z zatrudnieniem osób bezrobotnych w ramach robót publicznych, za grudzień 2003 roku. Wniosek podpisał Kierownik Jednostki Pan Włodzimierz Długołęcki. We wniosku jako zatrudnionego bezrobotnego wskazano, m.in., Pana (Wyłączenie) [2] , który w chwili zatrudnienia (w dniu 5 grudnia 2003 roku) na stanowisku pracownika nadzoru nie był bezrobotnym. Tym samym brak było podstaw do występowania o zwrot kosztów związanych z jego zatrudnieniem (720,38 zł). Powyższe działanie skutkowało naruszeniem art.19 w zw. z art.57 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 1994 roku o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 58, poz.514 z późn. zm.).
3. Na dzień 31 grudnia 2003 roku w Jednostce Robót Publicznych przekroczono ustalone w planie finansowym granice wydatków na wynagrodzenia osobowe - § 4010. Według sprawozdania Rb-28S wydatkowano kwotę 252.520,38 zł, natomiast w planie ustalona była kwota 191.800,00 zł. Powyższa nieprawidłowość wyczerpywała znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Kontrolujący stwierdzili, że przekroczenie związane było z rezygnacją z zakupów inwestycyjnych (ciągnik i przyczepa) - wydatki zaplanowane w § 6060 nie zostały wykonane, a środki te wykorzystano na wynagrodzenia pracowników (w dziale i rozdziale wydatki nie zostały przekroczone).
4. W sprawozdaniu z działalności Jednostki Robót Publicznych za 2003 rok wykazano kwotę uzyskanych środków z Powiatowego Urzędu Pracy w Zgierzu w wysokości 223.845,00 zł, natomiast kwota faktycznie uzyskana wynosiła 237.755,48 zł.
5. W okresie kontrolowanym (2003 rok), jak również w latach wcześniejszych nie przeprowadzano w Jednostce Robót Publicznych inwentaryzacji składników majątkowych, co stanowiło naruszenie art.26 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., nr 76, poz.694 z późn. zm.). Powyższe stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 13 ustawy o finansach publicznych. W uregulowaniach wewnętrznych nie ustalono zasad przeprowadzania inwentaryzacji, ani częstotliwości jej przeprowadzania.
6. Na podstawie umowy nr 7/2003 z dnia 3 grudnia 2003 roku Kierownik Jednostki Pan Włodzimierz Długołęcki przyznał (Wyłączenie) [3] ryczałt samochodowy na jazdy lokalne, w ilości 100 km. Natomiast wg przedstawionego rozliczenia za grudzień 2003 roku ryczałt został wypłacony za 200 km.
7. Umowy dotyczące ryczałtów samochodowych na jazdy lokalne zawarte z pracownikami Jednostki podawały zasady rozliczania należności z tytułu przyznanych ryczałtów według nie obowiązujących już w tym zakresie przepisów.
W zakresie pozostałych ustaleń
Kontrolujący stwierdzili, że zarządzeniem nr 1/2004 z dnia 5 stycznia 2004 roku Burmistrz Miasta-Gminy Stryków powierzył Pani Katarzynie Ołubek pełnienie obowiązków Sekretarza Miasta-Gminy Stryków. Zarządzeniem nr 32/2004 z dnia 31 marca 2004 roku Burmistrz Miasta-Gminy Stryków cofnął Pani Ołubek powierzenie obowiązków Sekretarza. W związku z powyższymi ustaleniami należy wskazać, że powierzenie obowiązków Sekretarza na mocy zarządzenia nr 1/2004 nastąpiło w sytuacji, gdy obowiązywała uchwała Rady Miejskiej powołująca na to stanowisko Panią Mirosławę Perdjon. Mimo złożenia przez Panią Perdjon rezygnacji z funkcji Sekretarza (pod warunkiem zatrudnienia na stanowisku Zastępcy Burmistrza), Burmistrz Miasta-Gminy nie wystąpił do Rady Miejskiej z wnioskiem o jej odwołanie. Ponadto, przepisy ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) nie przewidują instytucji powierzenia obowiązków sekretarza gminy w drodze zarządzenia burmistrza. Wyłączna kompetencja do powołania i odwołania sekretarza gminy przyznana została organowi stanowiącemu (art.18 ust.2 pkt 3 ww. ustawy).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowania w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać procedury uchwalania budżetu określonej w uchwale Rady Miejskiej w Strykowie, podjętej na podstawie art.53 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym.
2. Przestrzegać art.121 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego jest obowiązany przedstawić organowi stanowiącemu, przed uchwaleniem budżetu, opinię regionalnej izby obrachunkowej o projekcie uchwały budżetowej.
3. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
4. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności:
- art. 24 ustawy - określającego przesłanki wykluczenia oferenta z postępowania,
- art. 36 ust.1 pkt 8 ustawy - zobowiązującego zamawiającego do wskazania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków,
- art. 147 i nast. ustawy - określających zasady dotyczące pobierania zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
5. Opisując w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sposób obliczania punktów w ramach ustalonych kryteriów oceny ofert, zapewnić by gwarantował on zachowanie procentowych proporcji przypisanych przyjętym kryteriom oceny ofert, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
6. Przestrzegać przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645), w zakresie wymogów co do aktualności dokumentów.
7. Przestrzegać art.30 ust.5 ustawy Prawo budowlane, zgodnie z którym zgłoszenia robót budowlanych należy dokonać przed terminem zamierzonego rozpoczęcia robót. Do wykonywania robót budowlanych można przystąpić, jeżeli w terminie 30 dni od dnia doręczenia zgłoszenia właściwy organ nie wniesie, w drodze decyzji, sprzeciwu i nie później niż po upływie 2 lat od określonego w zgłoszeniu terminu ich rozpoczęcia.
8. Dokonać zwrotu bezpodstawnie otrzymanej kwoty z Powiatowego Urzędu Pracy w Zgierzu tytułem pokrycia kosztów zatrudnienia Pana (Wyłączenie) [4] , w grudniu 2003 roku, w Jednostce Robót Publicznych.
9. Zapewnić przestrzeganie przez Jednostkę Robót Publicznych art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym oraz art.28 ust.1 ww. ustawy, stosownie do którego - wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.
10. Zapewnić dokonywanie w Jednostce Robót Publicznych inwentaryzacji składników majątkowych, w terminach określonych w art. 26 ustawy o rachunkowości.
11. Przestrzegać kompetencji Rady Miejskiej w zakresie powoływania i odwoływania Sekretarza Miasta-Gminy.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Strykowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Strykowie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[4] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.