Gm. Moszczenica - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Moszczenica po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Bogusław Lech
Wójt Gminy Moszczenica
WK-0915/40/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Moszczenica wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości: W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
Stosownie do art.35a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2003 r., nr 15, poz.148 z późn. zm.), kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury dotyczące, między innymi, przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych. W kontrolowanej jednostce procedury kontroli we wskazanym zakresie zostały ustalone dopiero zarządzeniem Wójta Gminy nr 93/2004 z dnia 17 marca 2004 roku.
W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową jednostki
1. Zgodnie z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Wskazany przepis naruszono poprzez wykonywanie obsługi bankowej przez dwa banki – Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim Oddział w Moszczenicy i Bank Przemysłowo – Handlowy PBK S.A. Oddział w Piotrkowie Trybunalskim. Podstawą wykonywania obsługi bankowej przez wymienione banki była uchwała nr XLII/17/98 z dnia 2 marca 1998 roku Rady Gminy w sprawie wskazania banków prowadzących obsługę bankową Gminy Moszczenica.
2. Umowa rachunku bankowego z dnia 19 grudnia 2002 roku z Bankiem Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej zawarta została z pominięciem przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.- uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Stanowiło to naruszenie art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
W zakresie zaciągania zobowiązań
Kontrolujący stwierdzili przypadki udzielenia przez kontrolowaną jednostkę pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, jako formy zabezpieczenia zaciągniętego kredytu lub pożyczki (np. umowa nr 1/2002 z dnia 4 września 2002 roku o kredyt inwestycyjny; umowa pożyczki nr 183/GW/P/2002 z dnia 7 października 2002 roku). Organ wykonawczy Gminy udzielając zabezpieczenia w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy naruszył przepisy art. 92 w związku z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 i art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art. 92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
W bilansie jednostki, sporządzonym na dzień 31 grudnia 2002 roku:
- na koniec roku wartości niematerialne i prawne w kwocie 458,11 zł wykazano w rubryce AKTYWA A. Aktywa trwałe / Rzeczowe aktywa trwałe / Środki trwałe / Inne środki trwałe, a powinny być wykazane w rubryce AKTYWA A. Aktywa trwałe / wartości niematerialne i prawne,
- w informacjach uzupełniających do bilansu w punkcie 1 umorzenie wartości niematerialnych i prawnych wpisano kwotę 1.144.447,06 zł. Na kwotę 1.144.447,06 zł złożyło się umorzenie pozostałych środków trwałych, ewidencjonowanych na koncie 013, w kwocie 1.001.496,77 zł, zbiorów bibliotecznych, ewidencjonowanych na koncie 014, w kwocie 125.957,90 zł i wartości niematerialnych i prawnych, w kwocie 16.992,39 zł. Wartość umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, która powinna być wpisana w informacjach uzupełniających do bilansu jednostki wynosiła 20.198,76 zł i była sumą umorzenia wartości niematerialnych i prawnych na koncie 071 w kwocie 3.206,37 zł oraz umorzenia wartości niematerialnych i prawnych na koncie 072 w kwocie 16.992,39 zł. Korekta do bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2002 roku została złożona do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 18 marca 2004 roku.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Sprawdzone polecenia księgowania za lipiec 2002 roku i listopad 2003 roku nie były podpisane przez osobę sprawdzającą i zatwierdzającą. Na mocy upoważnienia z dnia 26 lutego 2004 roku Pani Anna Kaźmierczak - Skarbnik Gminy upoważniła Panią Henrykę Sitek i Panią Ewę Materę - inspektorów ds. księgowości budżetowej, do sprawdzania i zatwierdzania poleceń księgowania „PK”.
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego rozliczenia zaliczek przez pracowników Urzędu Gminy, co stanowiło naruszenie postanowień zarządzenia Wójta Gminy nr 2/2002 z dnia 2 stycznia 2002 roku w sprawie ustalenia stałych zaliczek dla pracowników Urzędu Gminy w Moszczenicy oraz zarządzenia Wójta Gminy nr 10/2003 z dnia 2 stycznia 2003 roku w sprawie ustalenia stałych zaliczek dla pracowników Urzędu Gminy w Moszczenicy.
3. W 2003 roku udzielono zaliczki stałej osobie nie wymienionej w zarządzeniu Wójta Gminy nr 10/2003 z dnia 2 stycznia 2003 roku w sprawie ustalenia stałych zaliczek dla pracowników Urzędu Gminy w Moszczenicy.
4. W aktach osobowych Pani ((Wyłączenie) [1] - podinspektora ds. płac, zastępującej w razie potrzeby pracownika ds. obsługi kasy, brak było oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za powierzone składniki majątkowe (pieniądze i inne wartości). Nieprawidłowość usunięto w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
Wpływające do Urzędu Gminy wnioski w sprawie zajęcia pasa drogowego nie były ewidencjonowane w księdze kancelaryjnej, a na stanowisku merytorycznym nie prowadzono do każdego wniosku spisu spraw, czym naruszono przepisy zawarte w § 16 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319). Przypadki naruszenia postanowień instrukcji kancelaryjnej stwierdzono także w przypadku innych spraw.
Wydatki związane z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
Z budżetu Gminy udzielono dotacji dla Abstynenckiego Stowarzyszenia Klubu Wzajemnej Pomocy „Krokus” w Moszczenicy, w wysokości 10.000 zł w 2002 roku i 7.000 zł w 2003 roku, z naruszeniem zasady jawności postępowania wynikającej z art.92 pkt 5 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi przepisami - zlecanie zadań powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, a w odniesieniu do podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych, z odpowiednim zastosowaniem art. 25 i art. 71 ustawy.
W zakresie wydatków osobowych
Stwierdzono nieprawidłowe ustalanie wysokości nagród jubileuszowych dla pracowników, w latach 2002 – 2003, co wynikało z przyjęcia do wyliczenia wysokości nagród współczynnika, który ma zastosowanie do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Zgodnie z § 11 ust.8 rozporządzenia Rady ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.), wynagrodzenie stanowiące podstawę do ustalenia wysokości nagrody, obliczane było według zasad określonych w § 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14). Analogiczne unormowanie, w § 12 ust.7, zawiera obecnie obowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).
W wyniku powyższej nieprawidłowości nadpłacono ogółem w 2002 roku kwotę 6.716,41 zł, natomiast w 2003 roku – 2.959,32 zł.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
Modernizacja drogi dojazdowej do gruntów rolnych w Kolonii Rękoraj, przetarg nieograniczony, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, 2002 rok.
1. Zgodnie z art.22 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, w postępowaniu o zamówienie publiczne, którego wartość przekraczała kwotę 30.000 EURO, zamawiający zobowiązany był żądać od wykonawców potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy. Przepis ten został naruszony poprzez brak wymagania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zatwierdzonej w dniu 24 maja 2002 roku przez Pana Tadeusza Sokoła Wójta Gminy, potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. że oferent dysponuje niezbędną wiedzą i potencjałem technicznym, pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wymagano w specyfikacji złożenia oświadczenia o spełnieniu warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy. W postępowaniu wpłynęły dwie oferty: Przedsiębiorstwa Budowy Dróg i Mostów „ERBEDIM” Sp. z o.o. z Piotrkowa Trybunalskiego i Przedsiębiorstwa Robót Drogowych „PEUK” S.A. z Piotrkowa Trybunalskiego. Obaj oferenci przedłożyli informację o personelu, kserokopię decyzji o stwierdzeniu przygotowania zawodowego do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie. Przedsiębiorstwo Robót Drogowych „PEUK” S.A. przedłożyło informację o potencjale technicznym.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia brak było pouczenia o przysługujących oferentom środkach odwoławczych, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 19 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Stosownie do art.21 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia strony porozumiewały się w formie innej niż pisemna, treść przekazanej informacji powinna zostać niezwłocznie potwierdzona na piśmie. Kontrolujący stwierdzili, że wskazany przepis został naruszony poprzez brak potwierdzenia na piśmie treści informacji zawartej w faksie z dnia 14 czerwca 2002 roku, zawierającym zmiany do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, przesłanym przez Wójta Gminy faxem do oferenta, który pobrał specyfikację, tj. Przedsiębiorstwa Budowy Dróg i Mostów „ERBEDIM” Sp. z o.o. Zasadę pisemności naruszono także poprzez brak sporządzenia na piśmie wezwania do złożenia przez oferentów oświadczenia o nie pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami, zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego (wezwanie przekazano faksem w dniu 22 lipca 2002 roku do obu oferentów).
4. Zamawiający nie przesłał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej, co było wymagane przez art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych i § 1 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 43, poz.260).
Organizacja 2-tygodniowego wypoczynku letniego o charakterze profilaktyczno-terapeutycznym w miejscowości górskiej w paśmie Polskich Gór dla dzieci i rodzin z problemami alkoholowymi, przetarg nieograniczony poniżej 30.000 EURO, 2002 rok.
1. Zamawiający nie ustalił wartości szacunkowej zamówienia, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W ogłoszeniu o przetargu zamawiający nie wskazał kryteriów oceny ofert, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie odrzucił ofert złożonych przez Centrum Usług Szkoleniowo-Wypoczynkowych „SKRZAT” z Jeżowa. Oferent ten zaoferował dwie ceny - 665,00 zł za zakwaterowanie w campingach (ubikacje i łazienki w budynku odległym o 10-30 metrów od domków) oraz 695,00 zł za zakwaterowanie w budynkach murowanych (ubikacje i prysznice na miejscu, w korytarzach). Zgodnie z art.37 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego każdy oferent mógł złożyć tylko jedną ofertę. Naruszenie tego przepisu powinno skutkować odrzuceniem ofert na podstawie art.27a ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
4. Zamawiający wykluczył z postępowania oferenta, który po terminie składania ofert złożył oświadczenie o rezygnacji z organizowania kolonii, jednakże zgodnie z art.40 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, dostawca lub wykonawca był związany ofertą do czasu upływu terminu określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego, jednak nie dłużej niż przez okres 45 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
5. Stwierdzono naruszenie art.21 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez brak potwierdzenia na piśmie informacji przesłanych faksem do oferentów, których oferty zostały odrzucone
Wykonanie dwóch parkingów w Karlinie i Moszczenicy, przetarg nieograniczony, o wartości zamówienia do 30.000 EURO, 2002 rok.
1. Zamawiający nie posiadał dokumentacji określającej przedmiot przetargu, w szczególności projektu technicznego oraz specyfikacji wykonania i odbioru robót, co było wymagane przez art.35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W ogłoszeniu o przetargu zamawiający nie wskazał kryteriów oceny ofert, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Inwestycja dotyczyła wykonania parkingów przy kościołach parafialnych i wykraczała poza zakres zadań własnych gminy, określonych w art. 7 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym (wykonane parkingi nie figurują w ewidencji majątku gminy, prace zrealizowano na działkach gruntu, które nie wchodziły w skład mienia komunalnego Gminy Moszczenica). Wydatkowanie środków publicznych nastąpiło z naruszeniem art.111 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki budżetów jednostek samorządu terytorialnego są przeznaczane na realizację zadań określonych w ustawach, w szczególności na zadania własne jednostki samorządu terytorialnego, zadania z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, zadania przejęte przez jednostki samorządu terytorialnego do realizacji w drodze umowy lub porozumienia, zadania realizowane wspólnie z innymi jednostkami oraz pomoc rzeczową dla innych jednostek samorządu terytorialnego oraz art.28 ust.2 ww. ustawy, stosownie do którego - jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
4. Poniesione wydatki zaklasyfikowano w dziale 900 – gospodarka komunalna i ochrona środowiska, rozdziale 90095 – zakup usług pozostałych i § 4270 zakup usług remontowych. Zastosowano nieprawidłową klasyfikację budżetową. Zakres przewidzianych do realizacji prac nie mógł być – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 106, poz. 1126 z późn. zm.) uznany jako remont. Kontrolujący stwierdzili, że przedmiotem robót miało być wykonanie na istniejących podbudowach nakładek bitumicznych (warstwa ścieralna, warstwa wiążąca). Wobec powyższego należy wskazać, że - według stanu prawnego obowiązującego dla okresu objętego kontrolą - przez roboty budowlane należało rozumieć budowę, a także prace polegające na montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego (art.3 pkt 7 ww. ustawy). Z kolei przez budowę należało rozumieć wykonywanie obiektu budowlanego w określonym miejscu, a także odbudowę, rozbudowę, nadbudowę oraz przebudowę obiektu budowlanego (art.3 pkt 6 ustawy). Remont definiowany był natomiast, jako wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a nie stanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszczało się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym (art.3 pkt 8 ustawy). Prace, których przedmiotem było położenie nowej warstwy nawierzchni (mineralno - bitumicznej) nie mogły być zakwalifikowane na gruncie omawianego stanu prawnego jako remont, nie polegały, bowiem na odtworzeniu stanu pierwotnego.
W zakresie składania oświadczeń woli i kontrasygnowania czynności prawnych
1. Stwierdzono przypadki składania oświadczeń woli w imieniu Gminy niezgodnie z wymogami wynikającymi z art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym (w brzmieniu sprzed nowelizacji wprowadzonej ustawą z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta - Dz. U. nr 113, poz.984 z późn. zm.), zgodnie z którym oświadczenia woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składali dwaj członkowie zarządu lub jeden członek zarządu i osoba upoważniona przez zarząd (pełnomocnik), o ile statut nie stanowił inaczej. Naruszenie związane było ze składaniem oświadczeń woli przez Skarbnika Gminy, w sytuacji braku posiadania przez niego stosownego upoważnienia. Od dnia 27 października 2002 roku treść art. 46 ust. 1 ww. ustawy uległa zmianie. Obecnie oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo wójt albo działający na podstawie jego upoważnienia zastępca wójta samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta osobą. W związku z powyższym - jednoosobowe składanie oświadczeń woli w imieniu gminy możliwe jest wyłącznie przez wójta gminy, a na podstawie upoważnienia udzielonego przez wójta - przez zastępcę wójta gminy. Pozostali pracownicy, w razie posiadania stosownego upoważnienia, mogą składać oświadczenia woli razem z zastępcą wójta (reprezentacja łączna).
2. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy w zakresie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanym przepisem, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
Wydatki na nabycie mienia przez Gminę
Stwierdzono błędną ewidencję operacji dotyczących zakupu działek dla Gminy. Zakup nieruchomości księgowano na kontach: koszty 400 Wn i 101 kasa – jeżeli zapłacono gotówką lub konto 130 – rachunek środków jednostki budżetowej - jeżeli zapłacono przelewem. W związku z powyższym wskazać należy, że działki gruntu należą do majątku trwałego. Ich zakup winien być ujęty w planie finansowym jako inwestycja (w budżecie) i zaewidencjonowany w księgach rachunkowych jako środek trwały. Grunty zgodnie z art.26 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) podlegają inwentaryzacji na koniec każdego roku, dlatego ich zakup winien być księgowany: Wn 080 inwestycje – Ma 130 lub Ma 101.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Podjąć działania w celu zapewnienia wykonywania obsługi bankowej budżetu gminy przez jeden bank, wybrany przez Radę Gminy w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, zgodnie z art.134 ustawy o finansach publicznych.
2. Zaniechać udzielania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem Gminy jako formy zabezpieczenia zaciąganych kredytów lub pożyczek.
3. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
4. W bilansie jednostki wykazywać dane zgodne z ewidencją księgową.
5. Zapewnić terminowe rozliczanie udzielonych pracownikom zaliczek stałych.
6. Zapewnić przestrzeganie w Urzędzie Gminy postanowień rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
7. Przy obliczaniu wysokości nagród jubileuszowych przestrzegać § 12 ust.7, rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, który odsyła w tym zakresie do przepisów 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W szczególności, nie stosować do obliczania wysokości nagrody współczynnika, o którym mowa w § 18 i § 19 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku.
8. Udzielając dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych uwzględnić przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873). W zakresie udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz podmiotów niepublicznych z dniem 1 stycznia 2004 roku nastąpiła zmiana art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonana na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
9. Przestrzegać wyznaczonych obowiązującymi przepisami granic dokonywania wydatków ze środków publicznych, mając na uwadze unormowanie zawarte w art.111 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki budżetów jednostek samorządu terytorialnego są przeznaczane na realizację zadań określonych w ustawach, w szczególności na zadania własne jednostki samorządu terytorialnego, zadania z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, zadania przejęte przez jednostki samorządu terytorialnego do realizacji w drodze umowy lub porozumienia, zadania realizowane wspólnie z innymi jednostkami oraz pomoc rzeczową dla innych jednostek samorządu terytorialnego oraz w art.28 ust.2 ww. ustawy, stosownie do którego - jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
10. W zakresie udzielania zamówień publicznych stosować przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), w szczególności:
- art.26 ust.1 ustawy - dotyczącego obowiązku żądania przez zamawiającego dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu (przy wartości zamówienia powyżej 60.000 EURO),
- art.27 i art.28 ustawy - określających formy składania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przez zamawiającego i wykonawców,
- art.32 i nast. ustawy - dotyczących ustalania wartości zamówienia,
- art.36 ust.1 ustawy - określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art.41 ustawy - określającego treść ogłoszenia o przetargu nieograniczonym,
11. Prawidłowo ewidencjonować zakupy gruntów, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
1. Przewodniczący Rady Gminy Moszczenica
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Moszczenica
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 15 czerwca 2004 r.
Pan
Bogusław Lech
Wójt Gminy Moszczenica
WK-0915/40/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Moszczenica wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości: W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
Stosownie do art.35a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2003 r., nr 15, poz.148 z późn. zm.), kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury dotyczące, między innymi, przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych. W kontrolowanej jednostce procedury kontroli we wskazanym zakresie zostały ustalone dopiero zarządzeniem Wójta Gminy nr 93/2004 z dnia 17 marca 2004 roku.
W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową jednostki
1. Zgodnie z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Wskazany przepis naruszono poprzez wykonywanie obsługi bankowej przez dwa banki – Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim Oddział w Moszczenicy i Bank Przemysłowo – Handlowy PBK S.A. Oddział w Piotrkowie Trybunalskim. Podstawą wykonywania obsługi bankowej przez wymienione banki była uchwała nr XLII/17/98 z dnia 2 marca 1998 roku Rady Gminy w sprawie wskazania banków prowadzących obsługę bankową Gminy Moszczenica.
2. Umowa rachunku bankowego z dnia 19 grudnia 2002 roku z Bankiem Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej zawarta została z pominięciem przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.- uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Stanowiło to naruszenie art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym bankową obsługę budżetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
W zakresie zaciągania zobowiązań
Kontrolujący stwierdzili przypadki udzielenia przez kontrolowaną jednostkę pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, jako formy zabezpieczenia zaciągniętego kredytu lub pożyczki (np. umowa nr 1/2002 z dnia 4 września 2002 roku o kredyt inwestycyjny; umowa pożyczki nr 183/GW/P/2002 z dnia 7 października 2002 roku). Organ wykonawczy Gminy udzielając zabezpieczenia w formie pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy naruszył przepisy art. 92 w związku z art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 i art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art. 92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
W bilansie jednostki, sporządzonym na dzień 31 grudnia 2002 roku:
- na koniec roku wartości niematerialne i prawne w kwocie 458,11 zł wykazano w rubryce AKTYWA A. Aktywa trwałe / Rzeczowe aktywa trwałe / Środki trwałe / Inne środki trwałe, a powinny być wykazane w rubryce AKTYWA A. Aktywa trwałe / wartości niematerialne i prawne,
- w informacjach uzupełniających do bilansu w punkcie 1 umorzenie wartości niematerialnych i prawnych wpisano kwotę 1.144.447,06 zł. Na kwotę 1.144.447,06 zł złożyło się umorzenie pozostałych środków trwałych, ewidencjonowanych na koncie 013, w kwocie 1.001.496,77 zł, zbiorów bibliotecznych, ewidencjonowanych na koncie 014, w kwocie 125.957,90 zł i wartości niematerialnych i prawnych, w kwocie 16.992,39 zł. Wartość umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, która powinna być wpisana w informacjach uzupełniających do bilansu jednostki wynosiła 20.198,76 zł i była sumą umorzenia wartości niematerialnych i prawnych na koncie 071 w kwocie 3.206,37 zł oraz umorzenia wartości niematerialnych i prawnych na koncie 072 w kwocie 16.992,39 zł. Korekta do bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2002 roku została złożona do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 18 marca 2004 roku.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Sprawdzone polecenia księgowania za lipiec 2002 roku i listopad 2003 roku nie były podpisane przez osobę sprawdzającą i zatwierdzającą. Na mocy upoważnienia z dnia 26 lutego 2004 roku Pani Anna Kaźmierczak - Skarbnik Gminy upoważniła Panią Henrykę Sitek i Panią Ewę Materę - inspektorów ds. księgowości budżetowej, do sprawdzania i zatwierdzania poleceń księgowania „PK”.
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego rozliczenia zaliczek przez pracowników Urzędu Gminy, co stanowiło naruszenie postanowień zarządzenia Wójta Gminy nr 2/2002 z dnia 2 stycznia 2002 roku w sprawie ustalenia stałych zaliczek dla pracowników Urzędu Gminy w Moszczenicy oraz zarządzenia Wójta Gminy nr 10/2003 z dnia 2 stycznia 2003 roku w sprawie ustalenia stałych zaliczek dla pracowników Urzędu Gminy w Moszczenicy.
3. W 2003 roku udzielono zaliczki stałej osobie nie wymienionej w zarządzeniu Wójta Gminy nr 10/2003 z dnia 2 stycznia 2003 roku w sprawie ustalenia stałych zaliczek dla pracowników Urzędu Gminy w Moszczenicy.
4. W aktach osobowych Pani ((Wyłączenie) [1] - podinspektora ds. płac, zastępującej w razie potrzeby pracownika ds. obsługi kasy, brak było oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za powierzone składniki majątkowe (pieniądze i inne wartości). Nieprawidłowość usunięto w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
Wpływające do Urzędu Gminy wnioski w sprawie zajęcia pasa drogowego nie były ewidencjonowane w księdze kancelaryjnej, a na stanowisku merytorycznym nie prowadzono do każdego wniosku spisu spraw, czym naruszono przepisy zawarte w § 16 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319). Przypadki naruszenia postanowień instrukcji kancelaryjnej stwierdzono także w przypadku innych spraw.
Wydatki związane z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
Z budżetu Gminy udzielono dotacji dla Abstynenckiego Stowarzyszenia Klubu Wzajemnej Pomocy „Krokus” w Moszczenicy, w wysokości 10.000 zł w 2002 roku i 7.000 zł w 2003 roku, z naruszeniem zasady jawności postępowania wynikającej z art.92 pkt 5 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi przepisami - zlecanie zadań powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, a w odniesieniu do podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych, z odpowiednim zastosowaniem art. 25 i art. 71 ustawy.
W zakresie wydatków osobowych
Stwierdzono nieprawidłowe ustalanie wysokości nagród jubileuszowych dla pracowników, w latach 2002 – 2003, co wynikało z przyjęcia do wyliczenia wysokości nagród współczynnika, który ma zastosowanie do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Zgodnie z § 11 ust.8 rozporządzenia Rady ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707 z późn. zm.), wynagrodzenie stanowiące podstawę do ustalenia wysokości nagrody, obliczane było według zasad określonych w § 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14). Analogiczne unormowanie, w § 12 ust.7, zawiera obecnie obowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).
W wyniku powyższej nieprawidłowości nadpłacono ogółem w 2002 roku kwotę 6.716,41 zł, natomiast w 2003 roku – 2.959,32 zł.
W zakresie udzielania zamówień publicznych
Modernizacja drogi dojazdowej do gruntów rolnych w Kolonii Rękoraj, przetarg nieograniczony, wartość zamówienia powyżej 30.000 EURO, 2002 rok.
1. Zgodnie z art.22 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, w postępowaniu o zamówienie publiczne, którego wartość przekraczała kwotę 30.000 EURO, zamawiający zobowiązany był żądać od wykonawców potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy. Przepis ten został naruszony poprzez brak wymagania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zatwierdzonej w dniu 24 maja 2002 roku przez Pana Tadeusza Sokoła Wójta Gminy, potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w art.22 ust.2 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. że oferent dysponuje niezbędną wiedzą i potencjałem technicznym, pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wymagano w specyfikacji złożenia oświadczenia o spełnieniu warunków, o których mowa w art.22 ust.2 ustawy. W postępowaniu wpłynęły dwie oferty: Przedsiębiorstwa Budowy Dróg i Mostów „ERBEDIM” Sp. z o.o. z Piotrkowa Trybunalskiego i Przedsiębiorstwa Robót Drogowych „PEUK” S.A. z Piotrkowa Trybunalskiego. Obaj oferenci przedłożyli informację o personelu, kserokopię decyzji o stwierdzeniu przygotowania zawodowego do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie. Przedsiębiorstwo Robót Drogowych „PEUK” S.A. przedłożyło informację o potencjale technicznym.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia brak było pouczenia o przysługujących oferentom środkach odwoławczych, co było wymagane przez art.35 ust.1 pkt 19 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Stosownie do art.21 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia strony porozumiewały się w formie innej niż pisemna, treść przekazanej informacji powinna zostać niezwłocznie potwierdzona na piśmie. Kontrolujący stwierdzili, że wskazany przepis został naruszony poprzez brak potwierdzenia na piśmie treści informacji zawartej w faksie z dnia 14 czerwca 2002 roku, zawierającym zmiany do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, przesłanym przez Wójta Gminy faxem do oferenta, który pobrał specyfikację, tj. Przedsiębiorstwa Budowy Dróg i Mostów „ERBEDIM” Sp. z o.o. Zasadę pisemności naruszono także poprzez brak sporządzenia na piśmie wezwania do złożenia przez oferentów oświadczenia o nie pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z innymi uczestnikami, zamawiającym albo osobami po stronie zamawiającego (wezwanie przekazano faksem w dniu 22 lipca 2002 roku do obu oferentów).
4. Zamawiający nie przesłał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej, co było wymagane przez art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych i § 1 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 43, poz.260).
Organizacja 2-tygodniowego wypoczynku letniego o charakterze profilaktyczno-terapeutycznym w miejscowości górskiej w paśmie Polskich Gór dla dzieci i rodzin z problemami alkoholowymi, przetarg nieograniczony poniżej 30.000 EURO, 2002 rok.
1. Zamawiający nie ustalił wartości szacunkowej zamówienia, zgodnie z wymogiem wynikającym z art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W ogłoszeniu o przetargu zamawiający nie wskazał kryteriów oceny ofert, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie odrzucił ofert złożonych przez Centrum Usług Szkoleniowo-Wypoczynkowych „SKRZAT” z Jeżowa. Oferent ten zaoferował dwie ceny - 665,00 zł za zakwaterowanie w campingach (ubikacje i łazienki w budynku odległym o 10-30 metrów od domków) oraz 695,00 zł za zakwaterowanie w budynkach murowanych (ubikacje i prysznice na miejscu, w korytarzach). Zgodnie z art.37 ust.3 ustawy o zamówieniach publicznych, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego każdy oferent mógł złożyć tylko jedną ofertę. Naruszenie tego przepisu powinno skutkować odrzuceniem ofert na podstawie art.27a ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
4. Zamawiający wykluczył z postępowania oferenta, który po terminie składania ofert złożył oświadczenie o rezygnacji z organizowania kolonii, jednakże zgodnie z art.40 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, dostawca lub wykonawca był związany ofertą do czasu upływu terminu określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego, jednak nie dłużej niż przez okres 45 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
5. Stwierdzono naruszenie art.21 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, poprzez brak potwierdzenia na piśmie informacji przesłanych faksem do oferentów, których oferty zostały odrzucone
Wykonanie dwóch parkingów w Karlinie i Moszczenicy, przetarg nieograniczony, o wartości zamówienia do 30.000 EURO, 2002 rok.
1. Zamawiający nie posiadał dokumentacji określającej przedmiot przetargu, w szczególności projektu technicznego oraz specyfikacji wykonania i odbioru robót, co było wymagane przez art.35 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W ogłoszeniu o przetargu zamawiający nie wskazał kryteriów oceny ofert, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Inwestycja dotyczyła wykonania parkingów przy kościołach parafialnych i wykraczała poza zakres zadań własnych gminy, określonych w art. 7 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym (wykonane parkingi nie figurują w ewidencji majątku gminy, prace zrealizowano na działkach gruntu, które nie wchodziły w skład mienia komunalnego Gminy Moszczenica). Wydatkowanie środków publicznych nastąpiło z naruszeniem art.111 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki budżetów jednostek samorządu terytorialnego są przeznaczane na realizację zadań określonych w ustawach, w szczególności na zadania własne jednostki samorządu terytorialnego, zadania z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, zadania przejęte przez jednostki samorządu terytorialnego do realizacji w drodze umowy lub porozumienia, zadania realizowane wspólnie z innymi jednostkami oraz pomoc rzeczową dla innych jednostek samorządu terytorialnego oraz art.28 ust.2 ww. ustawy, stosownie do którego - jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
4. Poniesione wydatki zaklasyfikowano w dziale 900 – gospodarka komunalna i ochrona środowiska, rozdziale 90095 – zakup usług pozostałych i § 4270 zakup usług remontowych. Zastosowano nieprawidłową klasyfikację budżetową. Zakres przewidzianych do realizacji prac nie mógł być – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 106, poz. 1126 z późn. zm.) uznany jako remont. Kontrolujący stwierdzili, że przedmiotem robót miało być wykonanie na istniejących podbudowach nakładek bitumicznych (warstwa ścieralna, warstwa wiążąca). Wobec powyższego należy wskazać, że - według stanu prawnego obowiązującego dla okresu objętego kontrolą - przez roboty budowlane należało rozumieć budowę, a także prace polegające na montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego (art.3 pkt 7 ww. ustawy). Z kolei przez budowę należało rozumieć wykonywanie obiektu budowlanego w określonym miejscu, a także odbudowę, rozbudowę, nadbudowę oraz przebudowę obiektu budowlanego (art.3 pkt 6 ustawy). Remont definiowany był natomiast, jako wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a nie stanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszczało się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym (art.3 pkt 8 ustawy). Prace, których przedmiotem było położenie nowej warstwy nawierzchni (mineralno - bitumicznej) nie mogły być zakwalifikowane na gruncie omawianego stanu prawnego jako remont, nie polegały, bowiem na odtworzeniu stanu pierwotnego.
W zakresie składania oświadczeń woli i kontrasygnowania czynności prawnych
1. Stwierdzono przypadki składania oświadczeń woli w imieniu Gminy niezgodnie z wymogami wynikającymi z art.46 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym (w brzmieniu sprzed nowelizacji wprowadzonej ustawą z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta - Dz. U. nr 113, poz.984 z późn. zm.), zgodnie z którym oświadczenia woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składali dwaj członkowie zarządu lub jeden członek zarządu i osoba upoważniona przez zarząd (pełnomocnik), o ile statut nie stanowił inaczej. Naruszenie związane było ze składaniem oświadczeń woli przez Skarbnika Gminy, w sytuacji braku posiadania przez niego stosownego upoważnienia. Od dnia 27 października 2002 roku treść art. 46 ust. 1 ww. ustawy uległa zmianie. Obecnie oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo wójt albo działający na podstawie jego upoważnienia zastępca wójta samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta osobą. W związku z powyższym - jednoosobowe składanie oświadczeń woli w imieniu gminy możliwe jest wyłącznie przez wójta gminy, a na podstawie upoważnienia udzielonego przez wójta - przez zastępcę wójta gminy. Pozostali pracownicy, w razie posiadania stosownego upoważnienia, mogą składać oświadczenia woli razem z zastępcą wójta (reprezentacja łączna).
2. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy w zakresie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z powołanym przepisem, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.
Wydatki na nabycie mienia przez Gminę
Stwierdzono błędną ewidencję operacji dotyczących zakupu działek dla Gminy. Zakup nieruchomości księgowano na kontach: koszty 400 Wn i 101 kasa – jeżeli zapłacono gotówką lub konto 130 – rachunek środków jednostki budżetowej - jeżeli zapłacono przelewem. W związku z powyższym wskazać należy, że działki gruntu należą do majątku trwałego. Ich zakup winien być ujęty w planie finansowym jako inwestycja (w budżecie) i zaewidencjonowany w księgach rachunkowych jako środek trwały. Grunty zgodnie z art.26 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) podlegają inwentaryzacji na koniec każdego roku, dlatego ich zakup winien być księgowany: Wn 080 inwestycje – Ma 130 lub Ma 101.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie i zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Podjąć działania w celu zapewnienia wykonywania obsługi bankowej budżetu gminy przez jeden bank, wybrany przez Radę Gminy w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, zgodnie z art.134 ustawy o finansach publicznych.
2. Zaniechać udzielania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem Gminy jako formy zabezpieczenia zaciąganych kredytów lub pożyczek.
3. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
4. W bilansie jednostki wykazywać dane zgodne z ewidencją księgową.
5. Zapewnić terminowe rozliczanie udzielonych pracownikom zaliczek stałych.
6. Zapewnić przestrzeganie w Urzędzie Gminy postanowień rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
7. Przy obliczaniu wysokości nagród jubileuszowych przestrzegać § 12 ust.7, rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, który odsyła w tym zakresie do przepisów 14-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W szczególności, nie stosować do obliczania wysokości nagrody współczynnika, o którym mowa w § 18 i § 19 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku.
8. Udzielając dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych uwzględnić przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873). W zakresie udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz podmiotów niepublicznych z dniem 1 stycznia 2004 roku nastąpiła zmiana art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonana na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
9. Przestrzegać wyznaczonych obowiązującymi przepisami granic dokonywania wydatków ze środków publicznych, mając na uwadze unormowanie zawarte w art.111 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki budżetów jednostek samorządu terytorialnego są przeznaczane na realizację zadań określonych w ustawach, w szczególności na zadania własne jednostki samorządu terytorialnego, zadania z zakresu administracji rządowej i inne zadania zlecone jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, zadania przejęte przez jednostki samorządu terytorialnego do realizacji w drodze umowy lub porozumienia, zadania realizowane wspólnie z innymi jednostkami oraz pomoc rzeczową dla innych jednostek samorządu terytorialnego oraz w art.28 ust.2 ww. ustawy, stosownie do którego - jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.
10. W zakresie udzielania zamówień publicznych stosować przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), w szczególności:
- art.26 ust.1 ustawy - dotyczącego obowiązku żądania przez zamawiającego dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu (przy wartości zamówienia powyżej 60.000 EURO),
- art.27 i art.28 ustawy - określających formy składania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przez zamawiającego i wykonawców,
- art.32 i nast. ustawy - dotyczących ustalania wartości zamówienia,
- art.36 ust.1 ustawy - określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art.41 ustawy - określającego treść ogłoszenia o przetargu nieograniczonym,
11. Prawidłowo ewidencjonować zakupy gruntów, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.
Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
1. Przewodniczący Rady Gminy Moszczenica
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Moszczenica
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.