Powiat Zduńskowolski - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Powiatowi Zduńskowolskiemu po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 14 maja 2004 r.

Pan
Kazimierz Kaczmarek
Starosta Zduńskowolski

WK - 0915/32/2004

Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) informuję Pana Starostę, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Starostwie Powiatu Zduńskowolskiego. Tematyka kontroli objęła, w szczególności, zagadnienia dotyczące:
- ustalonych w jednostce unormowań wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej,
- zaciągania kredytów i pożyczek,
- prowadzenia ewidencji księgowej,
- realizacji dochodów z majątku Powiatu,
- wydatków osobowych,
- udzielania dotacji na rzecz podmiotów niepublicznych,
- wydatków majątkowych,
- przestrzegania procedur udzielania zamówień publicznych,
- ewidencji majątku i jego inwentaryzacji.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że kontrolowana jednostka przestrzegała unormowań określających zasady prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki samorządu terytorialnego. Nie stwierdzono także naruszeń w odniesieniu do udzielania zamówień publicznych.
Stwierdzone w rezultacie przeprowadzonej kontroli uchybienia dotyczyły:

1. Braku objęcia ustalonymi procedurami kontroli wewnętrznej wszystkich występujących w jednostce operacji gospodarczych (w szczególności - zaciąganie zobowiązań, udzielanie zamówień publicznych). Zgodnie z art.35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.) procedury wewnętrznej kontroli finansowej powinny zapewnić, miedzy innymi, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych oraz kontrolę udzielania zamówień publicznych.
2. Przypadków naruszeń przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów Powiatu (Dz. U. nr 160, poz. 1074 z późn. zm.).
3. Naruszenia zasad ochrony danych, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, określonych w art.71 i art.72 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz.694 z późn. zm.) oraz w zarządzeniu Starosty Powiatu nr 44 z dnia 5 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości.
4. Nierzetelnego prowadzenia księgi druków ścisłego zarachowania - dokonane w księdze zapisy nie były zgodne z okazanymi do kontroli drukami).
5. Przypadków wydawania decyzji dotyczących zajęcia pasa drogowego, w sytuacji braku podania we wniosku wszystkich danych niezbędnych do ustalenia wysokości opłaty (brak wskazania powierzchni reklamy).
6. Przypadków braku kontrasygnaty na umowach dotyczących realizacji zadań inwestycyjnych, co było wymagane przez art. 48 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 z późn. zm.).

Informując o powyższym proszę o podjęcie działań mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Dokonać analizy ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej pod kątem objęcia nimi wszystkich występujących w jednostce operacji finansowych (w szczególności - udzielanie zamówień publicznych, zaciąganie zobowiązań).
2. Zapewnić przestrzeganie przez pracowników Starostwa przepisów Instrukcji kancelaryjnej dla organów Powiatu.
3. Zapewnić ochronę danych przetwarzanych przy użyciu komputera zgodnie z postanowieniami art.71 i art.72 ustawy o rachunkowości oraz zarządzenia nr 44 Starosty Powiatu.
4. Zapewnić rzetelne prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.
5. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych, które mogą spowodować powstanie zobowiązań majątkowych przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art.48 ust.3 ustawy o samorządzie powiatowym.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Starostę o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy z dnia o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:
1. Pan Przewodniczący Rady Powiatu Zduńskowolskiego
2. Pan Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Zduńskowolskiego

Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.