P. Zgierski - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Powiatowi Zgierskiemu po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Lesław Jarzębowski
Starosta Powiatu Zgierskiego
WK-0915/37/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Zgierzu stwierdzono następujące nieprawidłowości:
W zakresie unormowań wewnętrznych
W ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu programów przy zastosowaniu których prowadzone są księgi rachunkowe. Nie określono także wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia ich eksploatacji. Ww. informacje dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym opis systemu informatycznego, wymagane były przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Wskazać należy, że aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości wymagał od kierownika jednostki art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
W zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej
1. Stwierdzono przypadki braku przestrzegania w kontrolowanej jednostce procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, ustalonych w zarządzeniu nr 8/02 Starosty Zgierskiego z dnia 15 lutego 2002 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu funkcjonowania kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi Starostwa – obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku.
2. Przeprowadzając kontrole wobec podległych jednostek organizacyjnych - na podstawie art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), nie sprawdzano przestrzegania przez te jednostki ustalonych procedur kontroli finansowej, o których mowa w art. 35a ww. ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Zgodnie z art.127 ust.2 ustawy o finansach publicznych, organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Kontrola taka ma na celu, w pierwszej kolejności, ustalenie czy procedury kontroli zostały określone i jaka jest ich treść, a następnie w oparciu o minimalną próbę 5 % wydatków (art. 127 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), zbadanie czy przyjęte procedury są w danej jednostce przestrzegane.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Większość poddanych kontroli poleceń wyjazdu służbowego, wystawionych dla pracowników Starostwa nie była sprawdzona pod względem merytorycznym.
2. Stwierdzono przypadek nie zachowania siedmiodniowego terminu rozliczenia zaliczki, co nie spełniało wymogu wynikającego z postanowień Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
W zakresie zaciągania zobowiązań
1. Zarząd Powiatu nie podjął uchwały wskazującej członków Zarządu upoważnionych do zaciągnięcia w 2003 roku kredytu z Kredyt Banku S.A. I Oddział w Łodzi, co było wymagane przez art. 133 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem, czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd. Dla ważności tych czynności konieczna jest kontrasygnata skarbnika jednostki samorządu terytorialnego.
2. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Powiatu lub osoby przez niego upoważnionej w odniesieniu do czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, co wymagane było przez art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 z późn. zm.).
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży, najmu oraz dzierżawy mienia komunalnego
Stwierdzono jeden przypadek braku podania do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu w siedzibie kontrolowanej jednostki wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co było wymagane przez art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.).
W zakresie wydatków na zadania z zakresu pomocy społecznej
1. Udzielenie dotacji przez Powiat Zgierski dla Prywatnego Pensjonatu Pomocy Społecznej w Bratoszewicach, w wysokości 316.000 zł na 2002 rok i w wysokości 330.000 zł na rok 2003 oraz dla Polskiego Stowarzyszenia na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym – Koło w Aleksandrowie Łódzkim, w wysokości 410.220 zł na 2003 rok nastąpiło z pominięciem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej (Dz. U. nr 55, poz. 662), wydanego na podstawie art. 12a ust. 2 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm.). W szczególności:
- nie przestrzegano § 6 ust. 1 rozporządzenia zgodnie, z którym, podmiot zlecający zadanie, planując jego realizację z udziałem podmiotu niepublicznego, winien ogłosić, ze stosownym wyprzedzeniem, informację o rodzaju zadania, wysokości środków finansowych przeznaczonych na to zadanie oraz o szczegółowych procedurach ich rozdysponowania w celu umożliwienia równego dostępu oraz właściwego przygotowania działań przez wszystkie podmioty zainteresowane podjęciem współpracy;
- PPPS w Bratoszewicach oferty realizacji zadań składał na wzorze wniosku będącym załącznikiem do uchwały nr XIX/134/2000 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia 24 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, sposobu jej rozliczania oraz kontroli wykonywania zleconego zadania. Natomiast, § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia określił wzór oferty realizacji zadania składanej przez podmiot ubiegający się o dotację. Wzór ten zawierał więcej wymaganych informacji, niż wniosek będący załącznikiem do ww. uchwały Rady Powiatu. Polskie Stowarzyszenie na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym w ogóle nie złożyło wniosku o udzielenie dotacji na 2003 rok (podstawą przekazania dotacji był aneks nr 12 sporządzony dnia 10 stycznia 2003 roku do umowy z dnia 22 grudnia 1995 roku);
- podmioty ubiegające się o dotację nie przedstawiały aktualnego wyciągu z rejestru sądowego oraz sprawozdania finansowego i merytorycznego z działalności podmiotu za ubiegły rok, co zgodnie z § 9 ww. rozporządzenia było warunkiem rozpatrzenia oferty o dotację;
- podmiot zlecający zadanie nie informował podmiotów składających ofertę o sposobie, w jaki ma być ona realizowana, co było niezgodne z § 12 ww. rozporządzenia;
- podmiot zlecający zadanie nie podawał do publicznej wiadomości informacji o zrealizowanych zadaniach i związanych z tym kosztach, ze szczególnym uwzględnieniem dotacji przekazanych podmiotom niepublicznym, co było wymagane przez § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia;
- w aneksach dotyczących dotacji dla PPPS w Bratoszewicach na 2002 rok i Polskiego Stowarzyszenia na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym – Koło w Aleksandrowie Łódzkim na 2003 rok wskazano, że zleceniodawcą jest Wojewódzki Zespół Pomocy Społecznej w Łodzi, gdy faktycznie stroną umowy był Powiat Zgierski;
- kontrolowana jednostka dokonała przelewu 6-ciu transzy dotacji dla PPPS w Bratoszewicach w okresie styczeń – marzec 2003 roku, w łącznej kwocie 82.500zł, przed datą zawarcia umowy dotyczącej realizacji zadania i przekazania dotacji, co nastąpiło w dniu 7 kwietnia 2003 roku, co było niezgodne z § 13 ust.1 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym podstawą do uruchomienia przyznanej dotacji jest zawarcie umowy pomiędzy podmiotem zlecającym zadanie a podmiotem.
Kontrolujący stwierdzili ponadto, że:
- z umów wynikało, że dotacje miały być przekazywane w dwóch miesięcznych transzach (1 transza do 10 każdego miesiąca, 2 transza do końca danego miesiąca), natomiast w grudniu 2002 roku i 2003 roku przekazano PPPS w Bratoszewicach kwoty dotacji w jednej transzy odpowiednio w dniu 16 grudnia 2002 roku i w dniu 12 grudnia 2003 roku;
- nie przestrzegano zapisu zawartego w umowach dotyczących udzielenia dotacji dla PPPS w Bratoszewicach, zgodnie z którym zleceniobiorca zobowiązany był do przedłożenia kwartalnych sprawozdań i rozliczeń finansowych z wykorzystywania posiadanych środków do dnia 10 następnego kwartału;
- pomimo zapisu w dokumencie pn. „Rozliczenie dotacji udzielonej z budżetu Powiatu Zgierskiego”, że kopia faktur i rachunków potwierdzona za zgodność z oryginałem stanowi załącznik do rozliczenia dotacji, dotowane podmioty nie załączyły przedmiotowych kopii faktur i rachunków;
- na dokumentach dotyczących rozliczenia dotacji udzielonej z budżetu Powiatu Zgierskiego dla PPPS w Bratoszewicach w 2003 roku stwierdzono przypadki braku sprawdzenia pod względem merytorycznym i finansowym.
W zakresie wydatków (dotacji) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów
Kontroli poddano udzielenie dotacji z działu 926 – „Kultura fizyczna i sport” dla TKKF Ognisko „EXPANDOR” w Zgierzu, w wysokości 2.500 zł (2002 rok); dla Zgierskiego Towarzystwa Atletycznego w Zgierzu, w wysokości 1.500 zł (2002 rok); dla MKS „ALEKSANDRÓW” z Aleksandrowa Łódzkiego, w wysokości 2.000 zł (2003 rok); dla Zgierskiego Klubu Sportowego „WŁÓKNIARZ” ze Zgierza, w wysokości 2.000 zł (2003 rok), pod względem zgodności z postanowieniami uchwały nr XIX/134/2000 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia 24 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, sposobu jej rozliczania oraz kontroli wykonywania zleconego zadania.
W odniesieniu do udzielenia dotacji na rzecz TKKF Ognisko „EXPANDOR, stwierdzono, co następuje:
- nie był przestrzegany zapis w dokumencie pn. „Rozliczenie dotacji udzielonej z budżetu Powiatu Zgierskiego”, zgodnie z którym załącznik do rozliczenia dotacji stanowić powinny kopie faktur i rachunków potwierdzone za zgodność z oryginałem. Kontrolującym przedłożono kopie dokumentów, na których brak było potwierdzenia za zgodność z oryginałem;
- naruszono § 4 pkt 2 i 3 umowy o dotację, w którym zapisano, że dotacja winna być przeznaczona na nagrody dla laureatów oraz pokrycie kosztów reklamy, poczęstunku, napojów oraz że zleceniodawca nie może wykorzystywać środków uzyskanych na podstawie umowy na inne cele, pod rygorem zwrotu tych środków wraz z odsetkami. Część dotacji, w kwocie 874,58 zł, wykorzystana została niezgodnie z umową (tj. lista płac sędziów – 840 zł, polecenie wyjazdu służbowego dla prezesa TKKF „EXPANDOR” – 34,58 zł). Nieprawidłowo wydatkowana kwota dotacji nie została zwrócona do budżetu Powiatu Zgierskiego. Ponadto, przedłożone kontrolującym druki umów zlecenie, potwierdzające dokonanie wydatku na rzecz siedmiu sędziów były podpisane jedynie przez zleceniobiorcę i zleceniodawcę (księgowy „Ogniska”), umowy nie były wypełnione, brak w nich było, m.in., wskazania wysokości wynagrodzenia.
W odniesieniu do udzielenia dotacji na rzecz Zgierskiego Towarzystwa Atletycznego w Zgierzu, stwierdzono, co następuje:
- we wniosku o udzielenie dotacji nie zawarto informacji o posiadanych zasobach kadrowych, wskazujących na możliwość wykonania zadania, co było wymagane przez § 2 ust. 2 pkt 7 ww. uchwały Rady Powiatu. Nie wskazano także kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania, stosownie do § 2 ust. 2 pkt 6 ww. uchwały;
- w § 4 pkt 2 i 3 umowy postanowiono, że dotacja winna być przeznaczona na pokrycie części kosztów zakupu nagród, a zleceniodawca nie może wykorzystywać środków uzyskanych na podstawie umowy na inne cele, pod rygorem zwrotu tych środków wraz z odsetkami. Część dotacji, w kwocie 700 zł, wykorzystana została niezgodnie z umową, tj. na konsumpcję – 650,00 zł i wodę mineralną – 50 zł (wydatki te poniesiono na podstawie faktur wystawionych już po odbyciu zawodów. Zawody -w dniu 14-15 grudnia 2002 roku, faktury odpowiednio z dnia 18 i 19 grudnia 2002 roku). Nieprawidłowo wydatkowana kwota dotacji nie została zwrócona do budżetu Powiatu Zgierskiego.
W odniesieniu do udzielenia dotacji na rzecz MKS „ALEKSANDRÓW” z Aleksandrowa Łódzkiego, stwierdzono, co następuje:
- we wniosku o udzielenie dotacji nie zawarto informacji o posiadanych zasobach kadrowych, wskazujących na możliwość wykonania zadania, co było wymagane przez § 2 ust. 2 pkt 7 ww. uchwały Rady Powiatu;
- rozliczenie dotacji nastąpiło po wyznaczonym w § 9 umowy terminie;
- zgodnie z umową z dnia 23 kwietnia 2003 roku MKS „ALEKSANDRÓW” została powierzona organizacja Czwórboju Powiatowego (termin odbycia czwórboju – 14 - 15 maja 2003 roku) oraz Powiatowych Biegów Przełajowych Szkół Podstawowych i Gimnazjów (dzień odbycia biegów – 9 października 2003 roku). Natomiast według przedłożonej dokumentacji kwotę dotacji wydatkowano na organizację trzech imprez sportowych, tj. Czwórboju Powiatowego, Powiatowych Biegów Przełajowych Szkół Podstawowych i Gimnazjów oraz Powiatowych Indywidualnych Biegów Sztafetowych, czego nie przewidywała umowa o udzielenie dotacji;
- z przedłożonego rozliczenia wynikało, że dotacja częściowo wykorzystana została niezgodnie z umową, tj. zakupiono taśmę ostrzegawczą w dniu 6 listopada 2003 roku, czyli po dacie odbycia biegów (kwota 109,80 zł).
Ponadto, w odniesieniu do wszystkich poddanych kontroli dotacji stwierdzono, że:
- naruszono zasadę jawności postępowania przy udzielaniu dotacji, poprzez brak podania do publicznej wiadomości informacji o możliwości uzyskania w danym roku dotacji na realizację zadań i terminie składania ofert. Zgodnie z art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, zlecanie zadań powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, a w odniesieniu do podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych;
- do wniosków złożonych przez podmioty niepubliczne nie załączano statutów tych podmiotów, co było wymagane przez § 2 ust.4 pkt 1 ww. uchwały Rady Powiatu;
- w załączonej dokumentacji brak było pisemnych potwierdzeń terminów rozpoczęcia imprez, które winny zostać przesłane przez podmioty dotowane w terminie 7 dni przed datą rozpoczęcia imprezy;
- nienależycie była dokonywana kontrola merytoryczna, polegająca na sprawdzeniu treści faktur, przedłożonych w ramach rozliczenia dotacji, z celem, na jaki dotacja została udzielona (o czym świadczy akceptacja wydatków poniesionych niezgodnie z postanowieniami umów o udzielenie dotacji).
Stwierdzone naruszenia zasad udzielania dotacji z budżetu Powiatu Zgierskiego wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 9 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie wydatków osobowych
1. W jednym przypadku brak było pokwitowania przez pracownika odbioru kwoty należnej z tytułu rozliczenia delegacji.
2. Stwierdzono nieprawidłowe rozliczanie poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla Pani (Wyłączenie) [1] , poprzez nie wypłacenie kwoty z tytułu diet, w przypadku, gdy podróż służbowa trwała powyżej 8 godzin (np. polecenie wyjazdu nr 1313/03 z dnia 22 stycznia 2003 roku), co było sprzeczne z § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990). Podkreślić należy, że złożone przez pracowników kontrolowanej jednostki wyjaśnienia w powyższej sprawie, jakoby wyjazdy Pani (Wyłączenie) [2] nie były podróżą służbową lecz dojazdem do pracy, pozostają w ewidentnej sprzeczności z przedłożonymi do kontroli dokumentami, w szczególności - podpisanymi przez Starostę Powiatu poleceniami wyjazdu służbowego. Polecenia te były rozliczane, w zakresie kosztów podróży (koszty przejazdu, ryczałt na dojazdy) w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W przypadku dojazdu do pracy, pokrywanie kosztów przejazdu pracownika nie miałoby podstaw prawnych. Trudno, zatem, uznać stanowisko kontrolowanej jednostki za spójne, mające oparcie w dokumentacji źródłowej i obowiązujących przepisach.
3. Stwierdzono przypadek nie podania przy rozliczeniu poleceniu wyjazdu służbowego godzin przyjazdu i wyjazdu.
4. Nieprawidłowo rozliczono koszty podróży służbowej zagranicznej, odbytej w dniach 22 - 25 sierpnia 2002 roku, poprzez zawyżenie wysokości przysługujących pracownikom diet, co było niezgodne z przepisami § 4 ust. 4 pkt 2 lit. „a” rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 50, poz.525 z późn. zm. - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2002 roku). W trakcie kontroli RIO w Łodzi dokonano prawidłowego rozliczenia kosztów podróży.
5. Stwierdzono przypadek rozliczenia kosztów służbowej podróży zagranicznej po upływie 14 dni od jej zakończenia, co nie spełniało wymogów wynikających z § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia.
6. Stwierdzono przypadek niewłaściwego rozliczenia polecenia wyjazdu służbowego wystawionego w dniu 7 marca 2002 roku dla radnego Powiatu, poprzez zaniżenie wysokości diety, co naruszało postanowienia § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu (Dz. U. nr 66, poz. 799 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1% nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art.25 ust.6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
1. Kierownik jednostki nie ustalił regulaminu pracy komisji przetargowej powołanej do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, co było wymagane przez § 1 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. z 2002r., nr 82, poz.743 - uchylone z dniem 2 marca 2004 roku), zgodnie z którym regulamin pracy komisji przetargowej nadawał kierownik jednostki.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego o wartości powyżej 30.000 EURO na wykonanie robót budowlanych związanych z termorenowacją budynków Starostwa Powiatowego w Zgierzu, zlokalizowanych przy ul. Długiej 49 oraz Sadowej 6a, stwierdzono, że:
- w specyfikacji nie podano stanowisk służbowych pracowników uprawnionych do kontaktowania się z wykonawcami, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 17 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (teskt jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku);
- w zawiadomieniach o wyborze oferty skierowanych do wybranych oferentów („MILMA”, P.P.H.U. „EKO-BUD”, Z.R-B.„REMBUD”, P.P.H.U. „PETECKI”), nie podano danych wymaganych przez art. 51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. nazwy oraz adresu wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz ceny;
- zamawiający nie zawiadomił oferentów o złożeniu protestu. Obowiązek niezwłocznego zawiadomienia wykonawców uczestniczących w przedmiotowym postępowaniu o złożeniu protestu wynikał z art. 83 ust. 1 ww. ustawy;
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, co naruszało art. 25 ust. 4 ww. ustawy;
- przedmiot umowy określony w umowie zawartej z firmą „PETECKI” w dniu 2 sierpnia 2002 roku różnił się od robót faktycznie wykonanych i odebranych protokołami odbioru. Do zadania pn. "Wymiana okien i drzwi w budynku przy ul. Sadowej 6a i bud. B i C przy ul. Długiej 49", zleconego umową z dnia 2 sierpnia 2002 roku zawartą z PPHU "PETECKI" (wartość robót wg umowy – 136.128,34zł brutto), w dniu 23 sierpnia 2002 roku spisano protokół na roboty zamienne i zaniechane, w którym inwestor zrezygnował z części robót, za co - w zamian - wykonawca wykonał roboty zamienne. Do umowy nie sporządzono aneksu, roboty zamienne wykonano na podstawie protokołu spisanego dnia 23 sierpnia 2002 roku,
- komisja odbioru ww. robót w protokole odbioru zapisała, że roboty zostały wykonane w zakresie objętym umową, co było niezgodne ze stanem faktycznym, ponieważ umowa nie obejmowała robót zamiennych;
- firma „PETECKI” w zamian za przekroczenie terminu wykonania zamówienia związanego z wymiana stolarki okiennej, wykonała dodatkową stolarkę PCV (4 szt. 1200 x 1470 RU jednoskrzydłowe) wraz z jej zamontowaniem. Kary wynikające z przekroczenia terminów umownych wyniosły 1.808,80 zł, natomiast firma „PETECKI” wykonaną usługę skalkulowała na kwotę 2.910,78 zł. Dla ww. robót związanych z wykonaniem dodatkowej stolarki PCV nie przedstawiono kosztorysów, ani też żadnej innej dokumentacji szacującej wartość wykonanych robót. Wartość przedmiotowych robót nie została ujęta jako zwiększenie wartości środka trwałego zaewidencjonowanego pod numerem
ST 1-142-1 (tj. - budynek biurowy przy ul. Sadowej 6a);
3. W odniesieniu zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, na wykonanie remontu pierwszego piętra budynku A Starostwa Powiatowego w Zgierzu, zlokalizowanego przy ul. Długiej 49, stwierdzono, że:
- w specyfikacji nie podano stanowisk służbowych pracowników uprawnionych do kontaktowania się z wykonawcami, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 17 ustawy o zamówieniach publicznych;
- zawiadomienia o wyniku przetargu nie wysłano do jednego z oferentów - P.U.H. „EKOTECH” ze Zgierza, co naruszało art. 50 ust.1 ww. ustawy, zgodnie z którym zamawiający miał obowiązek zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu;
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, co naruszało art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie ewidencji majątku Powiatu i inwentaryzacji majątku
1. Kontrolujący stwierdzili, że podstawą przyjmowania przedmiotów majątkowych na stan środków trwałych były faktury. Natomiast, zgodnie z § 10 pkt 9 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, dokumentem przyjęcia środka trwałego na stan powinien być dokument OT (symbol dokumentu – Pu-K 151), stanowiący podstawę zapisów w księgach pomocniczych - ewidencji środków trwałych.
3. W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych, stwierdzono:
- naruszenie § 4 ust. 3 i 4 instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym komisję inwentaryzacyjną powinien powołać Starosta na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, w składzie co najmniej trzech osób pracowników urzędu z dużym doświadczeniem zawodowym (§ 4 ust. 3). na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Starosta w drodze zarządzenia powinien ustalić zespoły spisowe. Kontrolujący stwierdzili, że Starosta Zgierski jednym zarządzeniem powołał Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, członków komisji inwentaryzacyjnej i członków zespołów spisowych, co uniemożliwiło złożenie przez przewodniczącego komisji ww. wniosków;
- naruszenie § 5 ust. 6 instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym przed rozpoczęciem spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna winna złożyć zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie, stwierdzające, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości. Kontrolującym nie przedłożono przedmiotowych oświadczeń;
- komisja inwentaryzacyjna nie podjęła działań określonych w § 10 ust.8 pkt 1 i pkt 2 instrukcji inwentaryzacyjnej, a mianowicie: nie przeprowadziła postępowania wyjaśniającego, nie ustaliła przyczyn powstania nadwyżek przy rozważeniu stopnia winy lub jej braku ze strony osób materialnie odpowiedzialnych, jak i innych osób;
- inwentaryzacje środków pieniężnych w kasie przeprowadzone zostały niezgodnie z zasadami przeprowadzania inwentaryzacji określonymi w Instrukcji inwentaryzacyjnej, m.in.: skład komisji inwentaryzacyjnej został ustalony ustnie przez głównego księgowego Panią Jadwigę Zagozdę (nie powołano przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej). Zgodnie z zapisami zawartymi w instrukcji inwentaryzacyjnej przewodniczący i członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespół spisowy winien być powołany przez Starostę. Zgodnie z § 5 ust. 15 Instrukcji inwentaryzacyjnej, do dokonania spisu z natury środków pieniężnych winien być użyty wzór protokołu stanowiący załącznik do instrukcji. Przedmiotowy protokół powinien być sporządzony w co najmniej 2 egzemplarzach, oryginał winien otrzymać Wydział Finansowo-Budżetowy (w Starostwie funkcjonuje Wydział Finansowy, brak Wydziału Finansowo-Budżetowego), kopię osoba materialnie odpowiedzialna. Kontrolujący stwierdzili, że protokoły sporządzane były w jednym egzemplarzu, przekazywanym do kasy Starostwa. Treść i forma sporządzanego protokołu odbiegała od wzoru protokołu stanowiącego załącznik do instrukcji inwentaryzacyjnej.
W zakresie rozliczeń budżetu z samorządowymi jednostkami organizacyjnymi
1. Stwierdzono dokonanie nieterminowej wpłaty do budżetu Powiatu 50% zysku osiągniętego w 2001 roku przez gospodarstwo pomocnicze - Warsztaty Szkolne, działające przy Zespole Szkół Zawodowych w Ozorkowie. Wpłata kwoty 24.189 zł nastąpiła przelewami w ciągu 2002 roku, co było niezgodne z postanowieniami § 44 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333 z późn. zm.). Stosownie do przytoczonego przepisu, ostateczne rozliczenie dotyczące rocznej wpłaty z zysku do budżetu powinno być dokonane w ciągu 15 dni od przyjęcia rocznego sprawozdania finansowego przez jednostkę budżetową tj. od dnia 28 lutego 2002 roku.
Ujawnione naruszenie wypełniało znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 6 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie zawierania umów zleceń i umów o dzieło
Umowy zlecenia na obsługę prawną z dnia 15 stycznia 2002 roku i z dnia 1 lutego 2002 roku zawarte zostały z pominięciem procedur określonych przepisami ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art. 12a ustawy o zamówieniach publicznych.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Pana Starostę o podjęcie działań w celu ich wyeliminowania oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. W ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości uzupełnić opis systemu informatycznego o wykaz programów przy zastosowaniu, których prowadzone są księgi rachunkowe oraz o określenie wersji ich oprogramowania i daty rozpoczęcia eksploatacji, stosownie do art.10 ust.1 pkt 3 lit. „c” ustawy o rachunkowości.
2. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
3. Zapewnić by w ramach kontroli podejmowanych wobec podległych lub nadzorowanych jednostek organizacyjnych, na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych, zbadane zostało przestrzeganie realizacji ustalonych w kontrolowanej jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ww. ustawy, kontrola ta dokonywana jest przy przyjęcie minimalnej próby 5% wydatków jednostki. Czynności kontrolne powinny znaleźć odzwierciedlenie w sporządzonym protokole kontroli.
4. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 48 ust. 3 ustawy o samorządzie powiatowym.
5. Przestrzegać art. 133 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd.
6. Zapewnić terminowe rozliczanie udzielonych pracownikom zaliczek, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo - księgowych.
7. Podawać do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, informację o wywieszeniu w siedzibie jednostki wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. Udzielając dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych uwzględnić przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873). W zakresie udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz podmiotów niepublicznych, z dniem 1 stycznia 2004 roku nastąpiła zmiana art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonana na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Jednocześnie, należy wskazać, że odrębny reżim prawny, w dalszym ciągu, dotyczy zlecania zadań i udzielania dotacji w zakresie pomocy społecznej. Stosowne unormowania zawarte są w art. 25 i nast. ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593). Zgodnie z art.25 ust.1 ww. ustawy, organy administracji rządowej i samorządowej mogą zlecać realizację zadań z zakresu pomocy społecznej, udzielając dotacji na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zleconego zadania: organizacjom pozarządowym prowadzącym działalność w zakresie pomocy społecznej oraz osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym działającym na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancji wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności w zakresie pomocy społecznej.
9. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania zwrotu do budżetu Powiatu niezgodnie z umową wykorzystanych kwot dotacji przez TKKF Ognisko "EXPANDOR", Zgierskie Towarzystwo Atletyczne i MKS "ALEKSANDRÓW".
10. Zapewnić rzetelną kontrolę dokumentacji przedkładanej prze podmioty niepubliczne w ramach rozliczenia otrzymanej dotacji, w szczególności w zakresie zgodności wykorzystania dotacji z określonym w umowie przeznaczeniem.
11. Dokonywać rozliczeń kosztów podróży służbowych w oparciu o prawidłowo wypełnione druki poleceń wyjazdu służbowego.
12. Podjąć czynności zmierzające do wyliczenia i wypłaty diet należnych Pani (Wyłączenie) [3] z tytułu odbytych podróży służbowych, na podstawie poleceń wyjazdu służbowego wystawionych przez pracodawcę.
13. Przy rozliczaniu kosztów zagranicznych podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
14. Przestrzegać § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu, w zakresie wysokości diety należnej z tytułu podróży służbowej radnego.
15. Zamówień publicznych udzielać zgodnie z procedurami określonymi w przepisach ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177) oraz przepisów aktów wykonawczych.
16. Przyjmując inwestycje na stan środków trwałych, postępować zgodnie z § 10 pkt 9 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, tj. stosować dokument przyjęcia środka trwałego na stan - OT (symbol dokumentu – Pu-K 151), który stanowi podstawę zapisów w księgach pomocniczych - ewidencji środków trwałych.
17. Dokonywać inwentaryzacji w sposób określony w postanowieniach przyjętej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
18. W sytuacji wypracowania przez gospodarstwo pomocnicze zysku zapewnić dokonanie terminowej wpłaty należnej kwoty do budżetu Powiatu. Zgodnie z § 44 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych, ostatecznej rocznej wpłaty z zysku do budżetu, po spełnieniu wymogów określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dokonuje się w ciągu 15 dni od przyjęcia rocznego sprawozdania finansowego przez jednostkę budżetową lub odpowiednio zarząd jednostki samorządu terytorialnego.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Zgierskiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Zgierskiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 1 czerwca 2004 r.
Pan
Lesław Jarzębowski
Starosta Powiatu Zgierskiego
WK-0915/37/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Zgierzu stwierdzono następujące nieprawidłowości:
W zakresie unormowań wewnętrznych
W ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie wskazano wykazu programów przy zastosowaniu których prowadzone są księgi rachunkowe. Nie określono także wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia ich eksploatacji. Ww. informacje dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym opis systemu informatycznego, wymagane były przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Wskazać należy, że aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości wymagał od kierownika jednostki art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
W zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej
1. Stwierdzono przypadki braku przestrzegania w kontrolowanej jednostce procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, ustalonych w zarządzeniu nr 8/02 Starosty Zgierskiego z dnia 15 lutego 2002 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu funkcjonowania kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi Starostwa – obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku.
2. Przeprowadzając kontrole wobec podległych jednostek organizacyjnych - na podstawie art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.), nie sprawdzano przestrzegania przez te jednostki ustalonych procedur kontroli finansowej, o których mowa w art. 35a ww. ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Zgodnie z art.127 ust.2 ustawy o finansach publicznych, organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Kontrola taka ma na celu, w pierwszej kolejności, ustalenie czy procedury kontroli zostały określone i jaka jest ich treść, a następnie w oparciu o minimalną próbę 5 % wydatków (art. 127 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), zbadanie czy przyjęte procedury są w danej jednostce przestrzegane.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Większość poddanych kontroli poleceń wyjazdu służbowego, wystawionych dla pracowników Starostwa nie była sprawdzona pod względem merytorycznym.
2. Stwierdzono przypadek nie zachowania siedmiodniowego terminu rozliczenia zaliczki, co nie spełniało wymogu wynikającego z postanowień Instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
W zakresie zaciągania zobowiązań
1. Zarząd Powiatu nie podjął uchwały wskazującej członków Zarządu upoważnionych do zaciągnięcia w 2003 roku kredytu z Kredyt Banku S.A. I Oddział w Łodzi, co było wymagane przez art. 133 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem, czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd. Dla ważności tych czynności konieczna jest kontrasygnata skarbnika jednostki samorządu terytorialnego.
2. Stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika Powiatu lub osoby przez niego upoważnionej w odniesieniu do czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych, co wymagane było przez art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1592 z późn. zm.).
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży, najmu oraz dzierżawy mienia komunalnego
Stwierdzono jeden przypadek braku podania do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu w siedzibie kontrolowanej jednostki wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co było wymagane przez art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.).
W zakresie wydatków na zadania z zakresu pomocy społecznej
1. Udzielenie dotacji przez Powiat Zgierski dla Prywatnego Pensjonatu Pomocy Społecznej w Bratoszewicach, w wysokości 316.000 zł na 2002 rok i w wysokości 330.000 zł na rok 2003 oraz dla Polskiego Stowarzyszenia na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym – Koło w Aleksandrowie Łódzkim, w wysokości 410.220 zł na 2003 rok nastąpiło z pominięciem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad i form współdziałania administracji publicznej z innymi podmiotami oraz wzorów ofert, umów i sprawozdań z realizacji zadań pomocy społecznej (Dz. U. nr 55, poz. 662), wydanego na podstawie art. 12a ust. 2 ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r., Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm.). W szczególności:
- nie przestrzegano § 6 ust. 1 rozporządzenia zgodnie, z którym, podmiot zlecający zadanie, planując jego realizację z udziałem podmiotu niepublicznego, winien ogłosić, ze stosownym wyprzedzeniem, informację o rodzaju zadania, wysokości środków finansowych przeznaczonych na to zadanie oraz o szczegółowych procedurach ich rozdysponowania w celu umożliwienia równego dostępu oraz właściwego przygotowania działań przez wszystkie podmioty zainteresowane podjęciem współpracy;
- PPPS w Bratoszewicach oferty realizacji zadań składał na wzorze wniosku będącym załącznikiem do uchwały nr XIX/134/2000 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia 24 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, sposobu jej rozliczania oraz kontroli wykonywania zleconego zadania. Natomiast, § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia określił wzór oferty realizacji zadania składanej przez podmiot ubiegający się o dotację. Wzór ten zawierał więcej wymaganych informacji, niż wniosek będący załącznikiem do ww. uchwały Rady Powiatu. Polskie Stowarzyszenie na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym w ogóle nie złożyło wniosku o udzielenie dotacji na 2003 rok (podstawą przekazania dotacji był aneks nr 12 sporządzony dnia 10 stycznia 2003 roku do umowy z dnia 22 grudnia 1995 roku);
- podmioty ubiegające się o dotację nie przedstawiały aktualnego wyciągu z rejestru sądowego oraz sprawozdania finansowego i merytorycznego z działalności podmiotu za ubiegły rok, co zgodnie z § 9 ww. rozporządzenia było warunkiem rozpatrzenia oferty o dotację;
- podmiot zlecający zadanie nie informował podmiotów składających ofertę o sposobie, w jaki ma być ona realizowana, co było niezgodne z § 12 ww. rozporządzenia;
- podmiot zlecający zadanie nie podawał do publicznej wiadomości informacji o zrealizowanych zadaniach i związanych z tym kosztach, ze szczególnym uwzględnieniem dotacji przekazanych podmiotom niepublicznym, co było wymagane przez § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia;
- w aneksach dotyczących dotacji dla PPPS w Bratoszewicach na 2002 rok i Polskiego Stowarzyszenia na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym – Koło w Aleksandrowie Łódzkim na 2003 rok wskazano, że zleceniodawcą jest Wojewódzki Zespół Pomocy Społecznej w Łodzi, gdy faktycznie stroną umowy był Powiat Zgierski;
- kontrolowana jednostka dokonała przelewu 6-ciu transzy dotacji dla PPPS w Bratoszewicach w okresie styczeń – marzec 2003 roku, w łącznej kwocie 82.500zł, przed datą zawarcia umowy dotyczącej realizacji zadania i przekazania dotacji, co nastąpiło w dniu 7 kwietnia 2003 roku, co było niezgodne z § 13 ust.1 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym podstawą do uruchomienia przyznanej dotacji jest zawarcie umowy pomiędzy podmiotem zlecającym zadanie a podmiotem.
Kontrolujący stwierdzili ponadto, że:
- z umów wynikało, że dotacje miały być przekazywane w dwóch miesięcznych transzach (1 transza do 10 każdego miesiąca, 2 transza do końca danego miesiąca), natomiast w grudniu 2002 roku i 2003 roku przekazano PPPS w Bratoszewicach kwoty dotacji w jednej transzy odpowiednio w dniu 16 grudnia 2002 roku i w dniu 12 grudnia 2003 roku;
- nie przestrzegano zapisu zawartego w umowach dotyczących udzielenia dotacji dla PPPS w Bratoszewicach, zgodnie z którym zleceniobiorca zobowiązany był do przedłożenia kwartalnych sprawozdań i rozliczeń finansowych z wykorzystywania posiadanych środków do dnia 10 następnego kwartału;
- pomimo zapisu w dokumencie pn. „Rozliczenie dotacji udzielonej z budżetu Powiatu Zgierskiego”, że kopia faktur i rachunków potwierdzona za zgodność z oryginałem stanowi załącznik do rozliczenia dotacji, dotowane podmioty nie załączyły przedmiotowych kopii faktur i rachunków;
- na dokumentach dotyczących rozliczenia dotacji udzielonej z budżetu Powiatu Zgierskiego dla PPPS w Bratoszewicach w 2003 roku stwierdzono przypadki braku sprawdzenia pod względem merytorycznym i finansowym.
W zakresie wydatków (dotacji) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów
Kontroli poddano udzielenie dotacji z działu 926 – „Kultura fizyczna i sport” dla TKKF Ognisko „EXPANDOR” w Zgierzu, w wysokości 2.500 zł (2002 rok); dla Zgierskiego Towarzystwa Atletycznego w Zgierzu, w wysokości 1.500 zł (2002 rok); dla MKS „ALEKSANDRÓW” z Aleksandrowa Łódzkiego, w wysokości 2.000 zł (2003 rok); dla Zgierskiego Klubu Sportowego „WŁÓKNIARZ” ze Zgierza, w wysokości 2.000 zł (2003 rok), pod względem zgodności z postanowieniami uchwały nr XIX/134/2000 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia 24 marca 2000 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, sposobu jej rozliczania oraz kontroli wykonywania zleconego zadania.
W odniesieniu do udzielenia dotacji na rzecz TKKF Ognisko „EXPANDOR, stwierdzono, co następuje:
- nie był przestrzegany zapis w dokumencie pn. „Rozliczenie dotacji udzielonej z budżetu Powiatu Zgierskiego”, zgodnie z którym załącznik do rozliczenia dotacji stanowić powinny kopie faktur i rachunków potwierdzone za zgodność z oryginałem. Kontrolującym przedłożono kopie dokumentów, na których brak było potwierdzenia za zgodność z oryginałem;
- naruszono § 4 pkt 2 i 3 umowy o dotację, w którym zapisano, że dotacja winna być przeznaczona na nagrody dla laureatów oraz pokrycie kosztów reklamy, poczęstunku, napojów oraz że zleceniodawca nie może wykorzystywać środków uzyskanych na podstawie umowy na inne cele, pod rygorem zwrotu tych środków wraz z odsetkami. Część dotacji, w kwocie 874,58 zł, wykorzystana została niezgodnie z umową (tj. lista płac sędziów – 840 zł, polecenie wyjazdu służbowego dla prezesa TKKF „EXPANDOR” – 34,58 zł). Nieprawidłowo wydatkowana kwota dotacji nie została zwrócona do budżetu Powiatu Zgierskiego. Ponadto, przedłożone kontrolującym druki umów zlecenie, potwierdzające dokonanie wydatku na rzecz siedmiu sędziów były podpisane jedynie przez zleceniobiorcę i zleceniodawcę (księgowy „Ogniska”), umowy nie były wypełnione, brak w nich było, m.in., wskazania wysokości wynagrodzenia.
W odniesieniu do udzielenia dotacji na rzecz Zgierskiego Towarzystwa Atletycznego w Zgierzu, stwierdzono, co następuje:
- we wniosku o udzielenie dotacji nie zawarto informacji o posiadanych zasobach kadrowych, wskazujących na możliwość wykonania zadania, co było wymagane przez § 2 ust. 2 pkt 7 ww. uchwały Rady Powiatu. Nie wskazano także kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania, stosownie do § 2 ust. 2 pkt 6 ww. uchwały;
- w § 4 pkt 2 i 3 umowy postanowiono, że dotacja winna być przeznaczona na pokrycie części kosztów zakupu nagród, a zleceniodawca nie może wykorzystywać środków uzyskanych na podstawie umowy na inne cele, pod rygorem zwrotu tych środków wraz z odsetkami. Część dotacji, w kwocie 700 zł, wykorzystana została niezgodnie z umową, tj. na konsumpcję – 650,00 zł i wodę mineralną – 50 zł (wydatki te poniesiono na podstawie faktur wystawionych już po odbyciu zawodów. Zawody -w dniu 14-15 grudnia 2002 roku, faktury odpowiednio z dnia 18 i 19 grudnia 2002 roku). Nieprawidłowo wydatkowana kwota dotacji nie została zwrócona do budżetu Powiatu Zgierskiego.
W odniesieniu do udzielenia dotacji na rzecz MKS „ALEKSANDRÓW” z Aleksandrowa Łódzkiego, stwierdzono, co następuje:
- we wniosku o udzielenie dotacji nie zawarto informacji o posiadanych zasobach kadrowych, wskazujących na możliwość wykonania zadania, co było wymagane przez § 2 ust. 2 pkt 7 ww. uchwały Rady Powiatu;
- rozliczenie dotacji nastąpiło po wyznaczonym w § 9 umowy terminie;
- zgodnie z umową z dnia 23 kwietnia 2003 roku MKS „ALEKSANDRÓW” została powierzona organizacja Czwórboju Powiatowego (termin odbycia czwórboju – 14 - 15 maja 2003 roku) oraz Powiatowych Biegów Przełajowych Szkół Podstawowych i Gimnazjów (dzień odbycia biegów – 9 października 2003 roku). Natomiast według przedłożonej dokumentacji kwotę dotacji wydatkowano na organizację trzech imprez sportowych, tj. Czwórboju Powiatowego, Powiatowych Biegów Przełajowych Szkół Podstawowych i Gimnazjów oraz Powiatowych Indywidualnych Biegów Sztafetowych, czego nie przewidywała umowa o udzielenie dotacji;
- z przedłożonego rozliczenia wynikało, że dotacja częściowo wykorzystana została niezgodnie z umową, tj. zakupiono taśmę ostrzegawczą w dniu 6 listopada 2003 roku, czyli po dacie odbycia biegów (kwota 109,80 zł).
Ponadto, w odniesieniu do wszystkich poddanych kontroli dotacji stwierdzono, że:
- naruszono zasadę jawności postępowania przy udzielaniu dotacji, poprzez brak podania do publicznej wiadomości informacji o możliwości uzyskania w danym roku dotacji na realizację zadań i terminie składania ofert. Zgodnie z art.92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, zlecanie zadań powinno następować na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, a w odniesieniu do podmiotów nie działających w celu osiągnięcia zysku w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych;
- do wniosków złożonych przez podmioty niepubliczne nie załączano statutów tych podmiotów, co było wymagane przez § 2 ust.4 pkt 1 ww. uchwały Rady Powiatu;
- w załączonej dokumentacji brak było pisemnych potwierdzeń terminów rozpoczęcia imprez, które winny zostać przesłane przez podmioty dotowane w terminie 7 dni przed datą rozpoczęcia imprezy;
- nienależycie była dokonywana kontrola merytoryczna, polegająca na sprawdzeniu treści faktur, przedłożonych w ramach rozliczenia dotacji, z celem, na jaki dotacja została udzielona (o czym świadczy akceptacja wydatków poniesionych niezgodnie z postanowieniami umów o udzielenie dotacji).
Stwierdzone naruszenia zasad udzielania dotacji z budżetu Powiatu Zgierskiego wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 9 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie wydatków osobowych
1. W jednym przypadku brak było pokwitowania przez pracownika odbioru kwoty należnej z tytułu rozliczenia delegacji.
2. Stwierdzono nieprawidłowe rozliczanie poleceń wyjazdu służbowego wystawianych dla Pani (Wyłączenie) [1] , poprzez nie wypłacenie kwoty z tytułu diet, w przypadku, gdy podróż służbowa trwała powyżej 8 godzin (np. polecenie wyjazdu nr 1313/03 z dnia 22 stycznia 2003 roku), co było sprzeczne z § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz.1990). Podkreślić należy, że złożone przez pracowników kontrolowanej jednostki wyjaśnienia w powyższej sprawie, jakoby wyjazdy Pani (Wyłączenie) [2] nie były podróżą służbową lecz dojazdem do pracy, pozostają w ewidentnej sprzeczności z przedłożonymi do kontroli dokumentami, w szczególności - podpisanymi przez Starostę Powiatu poleceniami wyjazdu służbowego. Polecenia te były rozliczane, w zakresie kosztów podróży (koszty przejazdu, ryczałt na dojazdy) w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W przypadku dojazdu do pracy, pokrywanie kosztów przejazdu pracownika nie miałoby podstaw prawnych. Trudno, zatem, uznać stanowisko kontrolowanej jednostki za spójne, mające oparcie w dokumentacji źródłowej i obowiązujących przepisach.
3. Stwierdzono przypadek nie podania przy rozliczeniu poleceniu wyjazdu służbowego godzin przyjazdu i wyjazdu.
4. Nieprawidłowo rozliczono koszty podróży służbowej zagranicznej, odbytej w dniach 22 - 25 sierpnia 2002 roku, poprzez zawyżenie wysokości przysługujących pracownikom diet, co było niezgodne z przepisami § 4 ust. 4 pkt 2 lit. „a” rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 50, poz.525 z późn. zm. - obowiązywało do dnia 31 grudnia 2002 roku). W trakcie kontroli RIO w Łodzi dokonano prawidłowego rozliczenia kosztów podróży.
5. Stwierdzono przypadek rozliczenia kosztów służbowej podróży zagranicznej po upływie 14 dni od jej zakończenia, co nie spełniało wymogów wynikających z § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia.
6. Stwierdzono przypadek niewłaściwego rozliczenia polecenia wyjazdu służbowego wystawionego w dniu 7 marca 2002 roku dla radnego Powiatu, poprzez zaniżenie wysokości diety, co naruszało postanowienia § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu (Dz. U. nr 66, poz. 799 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1% nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art.25 ust.6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
1. Kierownik jednostki nie ustalił regulaminu pracy komisji przetargowej powołanej do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, co było wymagane przez § 1 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. z 2002r., nr 82, poz.743 - uchylone z dniem 2 marca 2004 roku), zgodnie z którym regulamin pracy komisji przetargowej nadawał kierownik jednostki.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego o wartości powyżej 30.000 EURO na wykonanie robót budowlanych związanych z termorenowacją budynków Starostwa Powiatowego w Zgierzu, zlokalizowanych przy ul. Długiej 49 oraz Sadowej 6a, stwierdzono, że:
- w specyfikacji nie podano stanowisk służbowych pracowników uprawnionych do kontaktowania się z wykonawcami, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 17 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (teskt jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku);
- w zawiadomieniach o wyborze oferty skierowanych do wybranych oferentów („MILMA”, P.P.H.U. „EKO-BUD”, Z.R-B.„REMBUD”, P.P.H.U. „PETECKI”), nie podano danych wymaganych przez art. 51 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, tj. nazwy oraz adresu wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz ceny;
- zamawiający nie zawiadomił oferentów o złożeniu protestu. Obowiązek niezwłocznego zawiadomienia wykonawców uczestniczących w przedmiotowym postępowaniu o złożeniu protestu wynikał z art. 83 ust. 1 ww. ustawy;
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, co naruszało art. 25 ust. 4 ww. ustawy;
- przedmiot umowy określony w umowie zawartej z firmą „PETECKI” w dniu 2 sierpnia 2002 roku różnił się od robót faktycznie wykonanych i odebranych protokołami odbioru. Do zadania pn. "Wymiana okien i drzwi w budynku przy ul. Sadowej 6a i bud. B i C przy ul. Długiej 49", zleconego umową z dnia 2 sierpnia 2002 roku zawartą z PPHU "PETECKI" (wartość robót wg umowy – 136.128,34zł brutto), w dniu 23 sierpnia 2002 roku spisano protokół na roboty zamienne i zaniechane, w którym inwestor zrezygnował z części robót, za co - w zamian - wykonawca wykonał roboty zamienne. Do umowy nie sporządzono aneksu, roboty zamienne wykonano na podstawie protokołu spisanego dnia 23 sierpnia 2002 roku,
- komisja odbioru ww. robót w protokole odbioru zapisała, że roboty zostały wykonane w zakresie objętym umową, co było niezgodne ze stanem faktycznym, ponieważ umowa nie obejmowała robót zamiennych;
- firma „PETECKI” w zamian za przekroczenie terminu wykonania zamówienia związanego z wymiana stolarki okiennej, wykonała dodatkową stolarkę PCV (4 szt. 1200 x 1470 RU jednoskrzydłowe) wraz z jej zamontowaniem. Kary wynikające z przekroczenia terminów umownych wyniosły 1.808,80 zł, natomiast firma „PETECKI” wykonaną usługę skalkulowała na kwotę 2.910,78 zł. Dla ww. robót związanych z wykonaniem dodatkowej stolarki PCV nie przedstawiono kosztorysów, ani też żadnej innej dokumentacji szacującej wartość wykonanych robót. Wartość przedmiotowych robót nie została ujęta jako zwiększenie wartości środka trwałego zaewidencjonowanego pod numerem
ST 1-142-1 (tj. - budynek biurowy przy ul. Sadowej 6a);
3. W odniesieniu zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, na wykonanie remontu pierwszego piętra budynku A Starostwa Powiatowego w Zgierzu, zlokalizowanego przy ul. Długiej 49, stwierdzono, że:
- w specyfikacji nie podano stanowisk służbowych pracowników uprawnionych do kontaktowania się z wykonawcami, co naruszało art. 35 ust.1 pkt 17 ustawy o zamówieniach publicznych;
- zawiadomienia o wyniku przetargu nie wysłano do jednego z oferentów - P.U.H. „EKOTECH” ze Zgierza, co naruszało art. 50 ust.1 ww. ustawy, zgodnie z którym zamawiający miał obowiązek zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu;
- zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej, co naruszało art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie ewidencji majątku Powiatu i inwentaryzacji majątku
1. Kontrolujący stwierdzili, że podstawą przyjmowania przedmiotów majątkowych na stan środków trwałych były faktury. Natomiast, zgodnie z § 10 pkt 9 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, dokumentem przyjęcia środka trwałego na stan powinien być dokument OT (symbol dokumentu – Pu-K 151), stanowiący podstawę zapisów w księgach pomocniczych - ewidencji środków trwałych.
3. W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych, stwierdzono:
- naruszenie § 4 ust. 3 i 4 instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym komisję inwentaryzacyjną powinien powołać Starosta na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, w składzie co najmniej trzech osób pracowników urzędu z dużym doświadczeniem zawodowym (§ 4 ust. 3). na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Starosta w drodze zarządzenia powinien ustalić zespoły spisowe. Kontrolujący stwierdzili, że Starosta Zgierski jednym zarządzeniem powołał Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, członków komisji inwentaryzacyjnej i członków zespołów spisowych, co uniemożliwiło złożenie przez przewodniczącego komisji ww. wniosków;
- naruszenie § 5 ust. 6 instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym przed rozpoczęciem spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna winna złożyć zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie, stwierdzające, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji oraz przekazane do księgowości. Kontrolującym nie przedłożono przedmiotowych oświadczeń;
- komisja inwentaryzacyjna nie podjęła działań określonych w § 10 ust.8 pkt 1 i pkt 2 instrukcji inwentaryzacyjnej, a mianowicie: nie przeprowadziła postępowania wyjaśniającego, nie ustaliła przyczyn powstania nadwyżek przy rozważeniu stopnia winy lub jej braku ze strony osób materialnie odpowiedzialnych, jak i innych osób;
- inwentaryzacje środków pieniężnych w kasie przeprowadzone zostały niezgodnie z zasadami przeprowadzania inwentaryzacji określonymi w Instrukcji inwentaryzacyjnej, m.in.: skład komisji inwentaryzacyjnej został ustalony ustnie przez głównego księgowego Panią Jadwigę Zagozdę (nie powołano przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej). Zgodnie z zapisami zawartymi w instrukcji inwentaryzacyjnej przewodniczący i członkowie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespół spisowy winien być powołany przez Starostę. Zgodnie z § 5 ust. 15 Instrukcji inwentaryzacyjnej, do dokonania spisu z natury środków pieniężnych winien być użyty wzór protokołu stanowiący załącznik do instrukcji. Przedmiotowy protokół powinien być sporządzony w co najmniej 2 egzemplarzach, oryginał winien otrzymać Wydział Finansowo-Budżetowy (w Starostwie funkcjonuje Wydział Finansowy, brak Wydziału Finansowo-Budżetowego), kopię osoba materialnie odpowiedzialna. Kontrolujący stwierdzili, że protokoły sporządzane były w jednym egzemplarzu, przekazywanym do kasy Starostwa. Treść i forma sporządzanego protokołu odbiegała od wzoru protokołu stanowiącego załącznik do instrukcji inwentaryzacyjnej.
W zakresie rozliczeń budżetu z samorządowymi jednostkami organizacyjnymi
1. Stwierdzono dokonanie nieterminowej wpłaty do budżetu Powiatu 50% zysku osiągniętego w 2001 roku przez gospodarstwo pomocnicze - Warsztaty Szkolne, działające przy Zespole Szkół Zawodowych w Ozorkowie. Wpłata kwoty 24.189 zł nastąpiła przelewami w ciągu 2002 roku, co było niezgodne z postanowieniami § 44 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333 z późn. zm.). Stosownie do przytoczonego przepisu, ostateczne rozliczenie dotyczące rocznej wpłaty z zysku do budżetu powinno być dokonane w ciągu 15 dni od przyjęcia rocznego sprawozdania finansowego przez jednostkę budżetową tj. od dnia 28 lutego 2002 roku.
Ujawnione naruszenie wypełniało znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 6 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie zawierania umów zleceń i umów o dzieło
Umowy zlecenia na obsługę prawną z dnia 15 stycznia 2002 roku i z dnia 1 lutego 2002 roku zawarte zostały z pominięciem procedur określonych przepisami ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art. 12a ustawy o zamówieniach publicznych.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę Pana Starostę o podjęcie działań w celu ich wyeliminowania oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. W ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości uzupełnić opis systemu informatycznego o wykaz programów przy zastosowaniu, których prowadzone są księgi rachunkowe oraz o określenie wersji ich oprogramowania i daty rozpoczęcia eksploatacji, stosownie do art.10 ust.1 pkt 3 lit. „c” ustawy o rachunkowości.
2. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
3. Zapewnić by w ramach kontroli podejmowanych wobec podległych lub nadzorowanych jednostek organizacyjnych, na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych, zbadane zostało przestrzeganie realizacji ustalonych w kontrolowanej jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Zgodnie z art.127 ust.3 ww. ustawy, kontrola ta dokonywana jest przy przyjęcie minimalnej próby 5% wydatków jednostki. Czynności kontrolne powinny znaleźć odzwierciedlenie w sporządzonym protokole kontroli.
4. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań majątkowych przez Skarbnika Powiatu lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 48 ust. 3 ustawy o samorządzie powiatowym.
5. Przestrzegać art. 133 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym - czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji oraz emisji papierów wartościowych dokonują dwaj członkowie zarządu wskazani w uchwale przez zarząd.
6. Zapewnić terminowe rozliczanie udzielonych pracownikom zaliczek, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo - księgowych.
7. Podawać do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, informację o wywieszeniu w siedzibie jednostki wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
8. Udzielając dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych uwzględnić przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873). W zakresie udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz podmiotów niepublicznych, z dniem 1 stycznia 2004 roku nastąpiła zmiana art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonana na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Jednocześnie, należy wskazać, że odrębny reżim prawny, w dalszym ciągu, dotyczy zlecania zadań i udzielania dotacji w zakresie pomocy społecznej. Stosowne unormowania zawarte są w art. 25 i nast. ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593). Zgodnie z art.25 ust.1 ww. ustawy, organy administracji rządowej i samorządowej mogą zlecać realizację zadań z zakresu pomocy społecznej, udzielając dotacji na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zleconego zadania: organizacjom pozarządowym prowadzącym działalność w zakresie pomocy społecznej oraz osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym działającym na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancji wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności w zakresie pomocy społecznej.
9. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania zwrotu do budżetu Powiatu niezgodnie z umową wykorzystanych kwot dotacji przez TKKF Ognisko "EXPANDOR", Zgierskie Towarzystwo Atletyczne i MKS "ALEKSANDRÓW".
10. Zapewnić rzetelną kontrolę dokumentacji przedkładanej prze podmioty niepubliczne w ramach rozliczenia otrzymanej dotacji, w szczególności w zakresie zgodności wykorzystania dotacji z określonym w umowie przeznaczeniem.
11. Dokonywać rozliczeń kosztów podróży służbowych w oparciu o prawidłowo wypełnione druki poleceń wyjazdu służbowego.
12. Podjąć czynności zmierzające do wyliczenia i wypłaty diet należnych Pani (Wyłączenie) [3] z tytułu odbytych podróży służbowych, na podstawie poleceń wyjazdu służbowego wystawionych przez pracodawcę.
13. Przy rozliczaniu kosztów zagranicznych podróży służbowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
14. Przestrzegać § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych powiatu, w zakresie wysokości diety należnej z tytułu podróży służbowej radnego.
15. Zamówień publicznych udzielać zgodnie z procedurami określonymi w przepisach ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177) oraz przepisów aktów wykonawczych.
16. Przyjmując inwestycje na stan środków trwałych, postępować zgodnie z § 10 pkt 9 instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, tj. stosować dokument przyjęcia środka trwałego na stan - OT (symbol dokumentu – Pu-K 151), który stanowi podstawę zapisów w księgach pomocniczych - ewidencji środków trwałych.
17. Dokonywać inwentaryzacji w sposób określony w postanowieniach przyjętej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej.
18. W sytuacji wypracowania przez gospodarstwo pomocnicze zysku zapewnić dokonanie terminowej wpłaty należnej kwoty do budżetu Powiatu. Zgodnie z § 44 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych, ostatecznej rocznej wpłaty z zysku do budżetu, po spełnieniu wymogów określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dokonuje się w ciągu 15 dni od przyjęcia rocznego sprawozdania finansowego przez jednostkę budżetową lub odpowiednio zarząd jednostki samorządu terytorialnego.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Zgierskiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Zgierskiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.