Gm. Dąbrowice - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Dąbrowice po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Łódź, dnia 9 sierpnia 2004 roku
Pan
Tadeusz J. Woźniak
Wójt Gminy Dąbrowice
WK – 602/52/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tj. z 2001r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Dąbrowice wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie zaciągania zobowiązań
1. Umowy objęte kontrolą, tj.: umowa z dnia 16 grudnia 2002 roku na dostawę i montaż żaluzji pionowych na kwotę 4.761,40 zł brutto, umowa z dnia 20 grudnia 2002 roku na dostawę i montaż żaluzji pionowych na kwotę 3.120,40 zł brutto zawierane były przez Dyrektora Szkoły Podstawowej w Dąbrowicach, reprezentującego Gminę Dąbrowice, bez wymaganego przez art. 47 ust 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, udzielanego kierownikom jednostek organizacyjnych przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego.
W dniu 31 grudnia 2003 roku Wójt Gminy upoważnił do dysponowania środkami finansowymi i do zaciągania zobowiązań finansowych w ramach posiadanych środków uchwalonych w budżecie dla danej jednostki, następujące osoby: Dyrektora Szkoły Podstawowej w Dąbrowicach Panią Ewę Górską – Jedlińską, Dyrektora Gimnazjum w Dąbrowicach Panią Bożenę Kolasińską, p.o. Dyrektora Gminnego Przedszkola w Dąbrowicach Panią Annę Ławniczak. Upoważnienie było ważne od dnia 1 stycznia 2004 roku.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. Ustalono, że w zawieranych z inkasentami umowach o dzieło dotyczących poboru podatków na rzecz Gminy Dąbrowice wyznaczono inny niż ustawowy termin zapłaty pobranego przez inkasentów podatku (np. „wykonanie inkasa nastąpi w dniach 12 do 18 listopada 2003 roku”). Zgodnie z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137 poz. 926 z poźn. zm.), terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba że właściwy organ jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. Z treści ww. przepisu wynikało, że to Rada Gminy mogła w formie uchwały skorzystać z uprawnienia wyznaczenia innego niż ustawowy terminu płatności dla inkasentów, natomiast w Gminie Dąbrowice dokonywano tego w umowach o dzieło zawieranych z inkasentami, które w imieniu Gminy podpisywał Wójt Gminy.
2. Ustalono, że podatnik nr 910011 ((Wyłączenie) [1]).
3. Podatnik nr 910011 ((Wyłączenie) [2]) dokonywał w latach objętych kontrolą wpłat podatku od nieruchomości z naruszeniem przepisów określających terminy regulowania poszczególnych rat podatku, zawartych w przepisach ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z art. 6 ust.8 pkt 3 cytowanej ustawy (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku, od dnia 1 stycznia 2003 roku - oraz art. 6 ust.9 pkt 3), osoby prawne powinny wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości – bez wezwania – na rachunek budżetu gminy za poszczególne miesiące, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. Przykładowo, podatnik wpłacił należny za 2002 rok podatek dopiero w dniu 30 kwietnia 2002 roku (połowę należności), natomiast w przypadku 2003 roku - w dniu 20 czerwca 2003 roku (również połowę należności). Wskazać należy, że od nieterminowych wpłat podatku organ podatkowy powinien egzekwować odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań podatkowych (zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zaległością podatkową jest podatek nie zapłacony w terminie płatności).
4. Analogiczną nieprawidłowość, do wyżej opisanej, stwierdzono badając terminowość wpłat należności podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych. Kontrolowana jednostka będąca posiadaczem dwóch środków transportowych wpłaciła kwotę należnego podatku w jednej racie w dniach: w 2002 roku – 30 kwietnia, natomiast w 2003 roku – 30 czerwca. Naruszało to art. 11 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym podatek od środków transportowych płatny jest w dwóch ratach, w terminie do dnia 15 lutego i do dnia 15 września każdego roku.
5. W 2002 roku - 2 podatnikom, natomiast w roku 2003 - 4 podatnikom - w badanej próbie - doręczono decyzje po terminie umożliwiającym zapłatę I raty podatku od nieruchomości od osób fizycznych w ustawowo wymaganym terminie, tj. do dnia 15 marca. W 2003 roku - 2 podatnikom doręczono decyzje po terminie umożliwiającym zapłatę I raty podatku rolnego od osób fizycznych w ustawowo wymaganym terminie, tj. do dnia 15 marca.
6. Podstawę do wydania wszystkich poddanych kontroli decyzji dotyczących odroczenia terminu płatności podatku w zakresie podatku od nieruchomości oraz podatku od środków transportowych stanowiło jedynie podanie złożone przez podatnika. Wnioskodawcy nie podawali żadnych przyczyn odroczenia terminu płatności oraz nie dołączyli jakichkolwiek dowodów, które uzasadniałyby udzielenie ww. ulgi. Zgodnie z treścią art. 48 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa, przesłanką odroczenia terminu płatności podatku jest „ważny interes podatnika”. W przedstawionej kontrolującym dokumentacji dotyczącej wydanych decyzji brak było materiału dowodowego odnoszącego się do wymienionej przesłanki. Organ podatkowy nie podjął niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, do czego był zobowiązany na podstawie art.122 ustawy Ordynacja podatkowa. Ponadto, zgodnie z art.187 § 1 ww. ustawy, organ podatkowy obowiązany był zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. W konsekwencji, uzasadnienia faktyczne wydanych decyzji nie zawierały wskazania faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, co naruszało art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Analogiczne nieprawidłowości stwierdzono w kilku przypadkach umorzenia zaległości podatkowych w podatku rolnym (decyzja nr 38/02 z dnia 20 czerwca 2002 roku oraz decyzja nr 41/02 z dnia 4 października 2002 roku).
7. We wszystkich poddanych kontroli decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowych zarówno w podatku od nieruchomości, jak i w podatku rolnym, powołując podstawę prawną wydania decyzji organ podatkowy obok właściwej podstawy prawnej (tj. art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa) powoływał również art. 22 § 2 pkt.1 ppkt. b ww. ustawy, który regulował instytucję zaniechania poboru podatku, nie mającą zastosowania w danej sprawie).
8. W decyzji nr 28/02 z dnia 6 czerwca 2002 roku w sprawie umorzenia I raty zaległego podatku od nieruchomości w kwocie 36,90 zł, organ podatkowy nie odniósł się do całości wniosku podatnika, który ubiegał się o umorzenie zaległości z tytułu zarówno I, jak i II raty podatku. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w stosunku do decyzji nr 38/02 z dnia 20 czerwca 2002 roku w sprawie umorzenia zaległości z tytułu podatku rolnego za 2000 rok w kwocie 487,20 zł wraz z odsetkami. Z wniosku podatnika złożonego w dniu 20 lutego 2002 roku wynikało, że podatnik ubiegał się o częściowe umorzenie podatku rolnego za lata 2000 - 2001 oraz rozłożenie pozostałej zaległości na raty. Organ podatkowy wydając decyzję nie rozpatrzył całości wniosku podatnika, gdyż umorzył zaległość z 2000 roku, natomiast nie odniósł się do pozostałych żądań wnioskodawcy.
9. Na przedłożonych do kontroli wnioskach podatników (z wyjątkiem wniosku złożonego w dniu 2 stycznia 2003 roku przez pana Grzegorza Górskiego) w sprawie przyznania ulgi w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego brak było daty sporządzenia oraz daty wpływu do Urzędu Gminy, co uniemożliwiło kontrolującym sprawdzenie terminowości rozpatrzenia wniosku, zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa, określającymi terminy załatwiania spraw.
10. Decyzje nr 69/02 z dnia 11 grudnia 2002 roku, nr 77/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku, nr 9/03 z dnia 25 czerwca 2003 roku oraz nr 23/03 z dnia 19 grudnia 2003 roku przyznające ulgi w zapłacie podatku od nieruchomości wydane zostały po upływie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, czym naruszono art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania. Ponadto organ podatkowy nie zawiadamiał podatnika o nie załatwieniu sprawy we właściwym terminie, ani o przyczynach niedotrzymania terminu, czym naruszył art. 140 § 1 i § 2 ustawy Ordynacja Podatkowa. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w przypadku decyzji nr 38/02 z dnia 20 czerwca 2002 roku w sprawie umorzenia zaległości z tytułu podatku od środków transportowych.
11. W decyzji nr 3155/2/2002 z dnia 20 lutego 2002 roku w sprawie odroczenia terminu płatności I raty podatku od środków transportowych za rok 2002 w kwocie 360 zł, do dnia 30 czerwca 2002 roku, organ podatkowy odroczył termin płatności zaległości podatkowej (gdyż z dniem 15 lutego podatek stał się zaległością podatkową). Zgodnie z art. 48 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa - w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku - organ podatkowy mógł odroczyć termin płatności podatku. Instytucja odroczenia terminu zapłaty zaległości podatkowej wprowadzona została do ustawy Ordynacja podatkowa z dniem 1 stycznia 2003 roku.
12. W decyzjach: nr 3254/1 wydanej w dniu 6 września 2002 roku oraz nr 3254/2 wydanej w dniu 6 grudnia 2002 roku organ podatkowy nie określił okresu, na jaki została zastosowana wobec podatnika tzw. ulga żołnierska w zakresie podatku rolnego oraz wartości procentowej zastosowanej ulgi. Zgodnie z art. 13a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) wskazaną ulgę stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie ze służby.
13. W zakresie przyznawania ulg inwestycyjnych w podatku rolnym w większości decyzji wydanych w 2003 roku (nr nr: 3254/4, 3254/5, 3254/6 wydanych w dniu 13 listopada 2003 roku; nr nr: 3254/7, 3254/8, 3254/9 wydanych w dniu 16 grudnia 2003 roku, oraz nr 3254/10 wydanej 19 grudnia 2003 roku) organ podatkowy niewłaściwie określił początek okresu stosowania przyznanej ulgi, wskazując, że „ulga będzie realizowana w podatku rolnym począwszy od IV raty podatku rolnego za 2003 rok zgodnie z art. 13 ust. 3 w okresie nie dłuższym niż 15 lat”. Natomiast, zgodnie z treścią art. 13 ust. 3a ustawy o podatku rolnym (w brzmieniu obowiązującym obowiązującego od dnia 1 stycznia 2003 roku), kwota ulgi inwestycyjnej jest odliczana z urzędu w decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego. W związku z treścią ww. przepisu oraz faktem, że decyzje przyznające podatnikowi ulgę inwestycyjną w podatku rolnym zostały doręczone podatnikom odpowiednio w dniach 17 i 18 listopada 2003 roku oraz 19 i 22 grudnia 2003 roku, tj. po terminie płatności IV raty podatku, organ podatkowy powinien określić okres stosowania ulgi począwszy od I raty podatku rolnego należnej za 2004 rok.
14. W odniesieniu do zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości oraz w podatku rolnym stwierdzono przypadki nieterminowego wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych oraz przypadki nie wystawiania tytułów wykonawczych, pomimo bezskutecznego upływu terminu określonego w upomnieniu. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego. W trakcie trwania czynności kontrolnych w dniu 7 czerwca 2003 roku organ podatkowy wystawił zaległe tytuły wykonawcze za 2003 rok.
W zakresie dochodów z majątku
1. W wyniku kontroli dokumentcji dotyczącej sprzedaży nieruchomości, działka nr 1365/2, o powierzchni 0,05 ha, położonej w Dąbrowicach przy ul. Sienkiewicza 18, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu Gminy nie była podana do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.),
- w wykazie nieruchomości nie podano terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- na ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym brak było adnotacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu oraz brak było dokumentacji potwierdzającej podanie do publicznej wiadomości ogłoszenia w sposób zwyczajowo przyjęty w gminie,
- postąpienie w przetargu ustalono niezgodnie z § 13 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30), zgodnie, z którym postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych,
- w ogłoszeniu o przetargu odrębnie określono cenę gruntu oraz cenę znajdującego się na działce pawilonu handlowego. Odrębnie określono także postąpienia dla gruntu i pawilonu. Z uwagi na okoliczność, że znajdujący się na działce pawilon handlowy nie stanowił odrębnego przedmiotu własności, przedmiot przetargu powinien zostać określony jako sprzedaż nieruchomości zabudowanej. Cena wywoławcza powinna zostać ustalona dla całej nieruchomości. Treść ogłoszenia o przetargu sugerowała, że działka gruntu i pawilon mogły być zbyte odrębnie, co było prawnie niemożliwe. Budynek jako część składowa rzeczy (nieruchomości) nie mógł być bowiem odrębnym przedmiotem własności i innych praw rzeczowych. Zgodnie z art.47 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.), część składowa rzeczy nie może być odrębnym przedmiotem własności i innych praw rzeczowych. Częścią składową rzeczy jest wszystko, co nie może być od niej odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości albo bez uszkodzenia lub istotnej zmiany przedmiotu odłączonego,
- w ogłoszeniu o przetargu brak było informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, co było wymagane przez § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy,
- w dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomienia sporządzonego przez organizatora przetargu, dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości, o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co było wymagane przez art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
RIO w Łodzi informuje także, że przyjęła Pana dodatkowe wyjaśnienia złożone do protokołu kontroli dotyczące sprzedaży ww. nieruchomości, w zakresie roszczeń nabywcy nieruchomości co do poniesionych nakładów, i nie wnosi uwag co do sposobu zapłaty ceny sprzedaży. Wskazać należy jednakże na potrzebę - w podobnej sytuacji - bardziej precyzyjnego formułowania podstaw prawnych podejmowanych decyzji. W badanym stanie faktycznym - w świetle przedłożonych Izbie dokumentów - niewątpliwe jest, że GS "Samopomoc Chłopska" poniosła nakłady na wybudowanie pawilonu handlowego, z tytułu czego przysługiwało jej roszczenia względem właściciela o zwrot wartości tych nakładów (w sytuacji, w której spółdzielnia nie skorzystała z roszczenia o przekazanie gruntu w użytkowanie wieczyste na podstawie art.204 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Umowę zawartą między Gminną Spółdzielnią a osobą fizyczną, której Gmina zbyła nieruchomość, traktować należy, zatem, jako umowę przenoszącą wierzytelność wobec Gminy z tego tytułu.
2. W wyniku kontroli dokumentcji dotyczącej sprzedaży nieruchomości, działka nr 1210, o powierzchni 0,06 ha, położonej w Dąbrowicach, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu Gminy nie była podana do publicznej przez ogłoszenie w prasie lokalnej, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- w wykazie nieruchomości nie wskazano terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- na ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym brak było adnotacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu oraz brak było dokumentacji potwierdzającej podanie do publicznej wiadomości informacji o ogłoszeniu w sposób zwyczajowo przyjęty w Gminie,
- w ogłoszeniu o przetargu brak było informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, co było wymagane przez § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy,
- w dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomienia sporządzonego przez organizatora przetargu, dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości, o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co naruszało art.41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Wydatki związane z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej
W toku kontroli ustalono, że członkowie Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy Dąbrowice, uczestniczący w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych nie otrzymywali ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 28 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami, członek osp uczestniczący w działaniu ratowniczym otrzymuje ekwiwalent pieniężny, wypłacany z budżetu gminy do wysokości 1/175 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce uspołecznionej, obliczonego za poprzedni kwartał przez Prezesa GUS, za każdą godzinę udziału w działaniu lub szkoleniu ratowniczym.
Wydatki (dotacje) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Kontroli poddano udzielenie dotacji w 2003 roku na zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu na rzecz Gminnego Ludowego Klubu Sportowego „Dąbrowianka” w Dąbrowicach. W rezultacie czynności kontrolnych stwierdzono:
1. Wykaz zadań własnych gminy przewidzianych do realizacji przy pomocy podmiotów spoza sektora finansów publicznych oraz okres realizacji tych zadań nie został podany do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń w terminie umożliwiającym złożenie stosownego wniosku, co było wymagane przez § 2 uchwały Rady Gminy Dąbrowice nr V/28/03 z dnia 28 lutego 2003 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom realizującym zadania własne gminy. Zlecenie zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu oraz udzielenie dotacji na ich realizację nie zostało, zatem, poprzedzone podaniem do publicznej wiadomości ogłoszenia o możliwości i terminie składania ofert na realizację określonych zadań publicznych, co naruszało art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w zakresie zasady jawności trybu wyboru najkorzystniejszej oferty, a tym samym nie zachowano zasad uczciwej konkurencji, o których mowa w art. 25 ust. 2 powoływanej ustawy.
2. W złożonym wniosku o udzielenie dotacji GLKS „Dąbrowianka” nie opisała szczegółowo zadania publicznego, którego realizacji chciała się podjąć, co było wymagane przez § 5 ust.1 pkt 1 ww. uchwały Rady Gminy. Dodatkowo, należy wskazać, że zgodnie z art.25 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
3. W umowie o udzielenie dotacji z dnia 3 marca 2003 roku wskazano, że dotacja przeznaczona zostaje na działalność sportową GLKS. Wobec powyższego należy wskazać, że omawiana umowa nie określała dotowanego zadania publicznego, będącego zadaniem danej jednostki samorządu terytorialnego, co było wymagane przez art.118 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Prowadzenie działalności sportowej było, bowiem, zadaniem statutowym klubu sportowego i jako takie (w tak ogólnej formule) nie mogło być przedmiotem zlecenia. Podkreślić należy, że dotacje udzielane przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie art.118 ustawy o finansach publicznych musiały mieć charakter dotacji celowej, przeznaczonej na sfinansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji podmiotom niepublicznym, szczegółowo opisanych w zawartej umowie - art.69 ust.4 pkt 1 lit. "d", art.118 ust.2 i art.71 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. W omawianym stanie faktycznym dotacja pokrywać miała koszty bieżącej działalności danego podmiotu, co nadawało jej cechy dotacji podmiotowej.
W zakresie wydatków osobowych
1. 1. W przypadku Pana Tadeusza J. Woźniaka – Wójta Gminy, w uchwale nr 1/V/35/2003 Rady Gminy Dąbrowice z dnia 28 lutego 2003 roku ustalającej wynagrodzenie Wójta Gminy (obowiązywała do dnia 1 stycznia 2004 roku), nieprawidłowo wskazano termin nabycia prawa do wzrostu o 1% w danym roku wysokości dodatku za wieloletnią pracę. Określono, że następuje to z dniem 1 sierpnia danego roku, natomiast z dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych wynikało, że powinien to być dzień 1 listopada danego roku. W trakcie trwania czynności kontrolnych RIO w Łodzi, Rada Gminy podjęła uchwałę nr 17/107/04 z dnia 26 kwietnia 2004 roku, w której wskazano prawidłowy termin corocznej zmiany wysokości należnego Wójtowi dodatku za wieloletnią pracę. Od maja 2004 roku należny Wójtowi Gminy dodatek wypłacany jest w prawidłowej wysokości.
2. Stwierdzono przypadki niezgodnego z postanowieniami Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej w Urzędzie Gminy w Dąbrowicach opisywania list płac, pod kątem dokonywania kontroli formalno - rachunkowej oraz merytorycznej.
3. Przedłożony do kontroli Regulamin przyznawania premii pracownikom obsługi w Urzędzie Gminy w Dąbrowicach nie posiadał daty sporządzenia w związku z powyższym uniemożliwiło to kontrolującym ustalenie początku okresu jego obowiązywania. Regulamin powinien zostać wydany na podstawie zarządzenia Wójta Gminy, jednakże, kontrolującym nie przedstawiono takiego dokumentu. Z wyjaśnień Pani Bożeny Radke – Sekretarza Gminy wynikało, iż ww. Regulamin nie został wprowadzony w życie żadnym zarządzeniem. W trakcie trwania czynności kontrolnych Wójt Gminy wydał zarządzenie nr 57 z dnia 24 kwietnia 2004 roku wprowadzające do stosowania wskazany Regulamin przyznawania premii pracownikom obsługi w Urzędzie Gminy Dąbrowice.
4. Obowiązujący w okresie objętym kontrolą, w Urzędzie Gminy w Dąbrowicach, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych został zaakceptowany na zebraniu ogółu pracowników Urzędu Gminy Dąbrowice, które odbyło się w dniu 27 lutego 2002 roku. Powyższy regulamin nie został jednakże wprowadzony zarządzeniem (decyzją) kierownika jednostki. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi (w dniu 31 maja 2004 roku) kontrolującym przedłożono zarządzenie Wójta Gminy nr 58 z dnia 26 maja 2004 roku wprowadzające nowy regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
5. W toku kontroli ustalono, że Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych prowadzony jest wspólnie z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz z Biblioteką Gminną. Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm. - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 1997 roku), pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Umowa określa w szczególności - przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa ta może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu. Z wyjaśnień Pani Mirosławy Zbońkowskiej – Skarbnika wynikało, że Gmina Dąbrowice nie zawarła, wymaganych przez art. 9 ww. ustawy, umów z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej i Biblioteką Gminną dotyczących wspólnego prowadzenia ZFŚS, natomiast wspólne prowadzenie działalności socjalnej wynikało z faktu prowadzenia wspólnej księgowości dla ww. jednostek.
W trakcie trwania kontroli kontrolującym przedłożono umowy, zawarte w dniu 31 maja 2004 roku, pomiędzy Wójtem Gminy a Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Dąbrowicach oraz Kierownikiem Biblioteki Gminnej w Dąbrowicach, których przedmiotem było wspólne prowadzenie działalności socjalnej.
6. W wyniku kontroli poleceń wyjazdu służbowego pracowników Urzędu ustalono, że:
- w poleceniach wyjazdu służbowego nr: 9/2002 z dnia 14 stycznia 2002 roku, nr 117/2002 z dnia 26 sierpnia 2002 roku, nr 134/2003 z dnia 4 sierpnia 2003 roku oraz nr 213/2003 z dnia 15 listopada 2003 roku nie określano celu wyjazdu służbowego, wpisując tylko nazwę instytucji publicznej, do której udawał się oddelegowany,
- w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych i gospodarki materiałowej w Urzędzie Gminy, wskazano, że polecenia wyjazdu służbowego dla Wójta Gminy mogą być wystawiane także przez Sekretarza Gminy lub osobę upoważnioną. zapisy te były niezgodne z art.4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), zgodnie z którym czynności w sprawcach z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy dokonuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego lub w zakresie ustalonym w odrębnej uchwale jego przewodniczący. Uchwała nie może obejmować prawa do ustalania przez przewodniczącego organu stanowiącego wynagrodzenia,
- na delegacjach nr 182/2002 z dnia 10 grudnia 2002 roku, nr 134/03 z dnia 4 sierpnia 2003 roku oraz nr 213/2003 z dna 15 listopada 2003 roku nie zostały wpisane godziny wyjazdu i przyjazdu, co uniemożliwiło kontrolującym sprawdzenie prawidłowości rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 – obowiązujące do dnia 31 grudnia 2002 roku) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 – obowiązujące od dnia 1 stycznia 2003 roku).
W zakresie realizacji inwestycji i prawidłowości udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do modernizacji drogi gminnej Ostrowki- Żakówiec oraz drogi gminnej przez wieś Augustopol, stwierdzono:
- zamawiający nie sporządził na piśmie wezwania, o którym mowa byław art. 22 ust. 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z póz. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, dostawcy i wykonawcy zobowiązani byli do dostarczenia oświadczenia dotyczącego pozostawania w stosunku zależności i dominacji (art.22 ust. 5 ustawy), w terminie określonym przez zamawiającego. Wezwanie do złożenia oświadczenia powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu. W związku z powyższym kontrolujący nie mogli stwierdzić czy oświadczenia, będące w dokumentacji przetargowej, zostały złożone przez oferentów w wyznaczonym terminie,
- przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający kierował się kryteriami: ceną – 90% oraz terminem wykonania zadania – 10%. Mimo, że wskazane kryteria miały charakter mierzalny zamawiający nie zastosował do obliczenia punktów przyznawanych ofercie formuł matematycznych, co eliminowałoby potencjalne elementy dowolności w ramach oceny ofert. Kontrolujący ustalili, że w obydwu postępowaniach wybrana została oferta z najniższą ceną,
- wybrany wykonawca oraz oferent, który przetargu nie wygrał nie zostali poinformowani na piśmie o wyniku postępowania. W dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było potwierdzenia wysłania, przez zamawiającego, zawiadomienia o wyniku postępowania, co naruszało art. 50 ust. 1 w zw. art. 21 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Brak było również potwierdzenia wysłania do wykonawcy, którego ofertę wybrano, informacji określających miejsca i termin zawarcia umowy, zgodnie z art. 50 ust. 4 ww. ustawy,
- kontrolującym nie przedstawiono potwierdzenia przesłania przez zamawiającego Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii najkorzystniejszej oferty, co było wymagane przez art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w dokumentach przedstawionych do kontroli brak było również potwierdzenia, że ogłoszenie o wyniku postępowania zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać art.47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym określenie innego (późniejszego) niż ustawowy terminu płatności dla inkasentów stanowi kompetencję organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego.
2. Wpłacać należny podatek od nieruchomości oraz podatek od środków transportowych w terminach wynikających ze stosownych przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
3. Zapewnić doręczanie decyzji podatkowych w terminach umożliwiających podatnikowi zapłatę podatku w ustawowo określonym terminie płatności podatku (jego raty).
4. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku lub odroczenia zapłaty zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
5. W uzasadnieniu faktycznym decyzji dotyczących ulg w zapłacie podatku wskazywać fakty, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowody, którym dał wiarę, oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Prawidłowo określać podstawę prawną wydawanych decyzji w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku.
7. W wydawanych decyzjach dotyczących ulg w zapłacie podatku odnosić się do całego wniosku podatnika. Przykładowo, w sytuacji tylko częściowego uwzględnienia wniosku podatnika o umorzenie zaległości podatkowej, uzasadnienie faktyczne powinno dotyczyć zarówno rozstrzygnięcia umarzającego część zaległości, jak i rozstrzygnięcia odmawiającego umorzenia zaległości w pozostałej części.
8. Oznaczać wnioski składane do Urzędu przez podatników datą wpływu, zgodnie z § 6 ust.11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, wprowadzonej przepisami (Dz. U. nr 112, poz. 1319).
9. Przestrzegać terminów załatwiania spraw określonych w art.139 ustawy Ordynacja podatkowa. W przypadku nie załatwienia sprawy w terminie informować o powyższym podatników w trybie określonym przez art. 140 § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. W decyzjach w sprawie zastosowania ulgi żołnierskiej określać okres na jaki ulga została zastosowana.
11. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
12. Podawać do wiadomości publicznej, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu, zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
13. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wskazywać termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z art. 35 ust.2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
14. Postąpienie w przetargu na zbycie nieruchomości ustalać zgodnie z § 13 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, zgodnie, z którym postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych.
15. W ogłoszeniu o przetargu na zbycie nieruchomości podawać informację o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, zgodnie z § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
16. Informować osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
17. Wypłacać członkom ochotniczych straży pożarnych ekwiwalent pieniężny za udział w działaniach ratowniczych - na podstawie art.28 ust.1 i 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
18. W zakresie zlecania zadań z zakresu rozpowszechniania kultury fizycznej i sportu na rzecz podmiotów niepublicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873). Od dnia 1 stycznia 2004 roku uległa zmianie, na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874), treść art.118 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
19. Rozliczać koszty podróży służbowych na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego.
20. Dokonać zmian w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych i gospodarki materiałowej w Urzędzie Gminy w Dąbrowicach, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy nr 1/2002 z dnia 2 stycznia 2002 roku, w zakresie postanowień dotyczących osób upoważnionych do delegowania Wójta Gminy w podróż służbową, celem zapewnienia zgodności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
21. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), a w szczególności:
- art.27 ust.1 ustawy, stosownie do którego w postępowaniach o udzielenie zamówienia, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie,
- art. 28 ust.1 ustawy – wskazującego, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 EURO, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną,
- art. 92 ustawy – zgodnie z którym o wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO - również Prezesa Urzędu, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę,
- art. 95 ust. 1 ustawy - zgodnie z którym, jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamawiający przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Prezesowi Urzędu.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Dąbrowicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Dąbrowicach
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej, dane zawarte w aktach postępowania podatkowego i aktach kontroli podatkowej, dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej, dane zawarte w aktach postępowania podatkowego i aktach kontroli podatkowej). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 9 sierpnia 2004 roku
Pan
Tadeusz J. Woźniak
Wójt Gminy Dąbrowice
WK – 602/52/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tj. z 2001r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Dąbrowice wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie zaciągania zobowiązań
1. Umowy objęte kontrolą, tj.: umowa z dnia 16 grudnia 2002 roku na dostawę i montaż żaluzji pionowych na kwotę 4.761,40 zł brutto, umowa z dnia 20 grudnia 2002 roku na dostawę i montaż żaluzji pionowych na kwotę 3.120,40 zł brutto zawierane były przez Dyrektora Szkoły Podstawowej w Dąbrowicach, reprezentującego Gminę Dąbrowice, bez wymaganego przez art. 47 ust 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, udzielanego kierownikom jednostek organizacyjnych przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego.
W dniu 31 grudnia 2003 roku Wójt Gminy upoważnił do dysponowania środkami finansowymi i do zaciągania zobowiązań finansowych w ramach posiadanych środków uchwalonych w budżecie dla danej jednostki, następujące osoby: Dyrektora Szkoły Podstawowej w Dąbrowicach Panią Ewę Górską – Jedlińską, Dyrektora Gimnazjum w Dąbrowicach Panią Bożenę Kolasińską, p.o. Dyrektora Gminnego Przedszkola w Dąbrowicach Panią Annę Ławniczak. Upoważnienie było ważne od dnia 1 stycznia 2004 roku.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. Ustalono, że w zawieranych z inkasentami umowach o dzieło dotyczących poboru podatków na rzecz Gminy Dąbrowice wyznaczono inny niż ustawowy termin zapłaty pobranego przez inkasentów podatku (np. „wykonanie inkasa nastąpi w dniach 12 do 18 listopada 2003 roku”). Zgodnie z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137 poz. 926 z poźn. zm.), terminem płatności dla inkasentów jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba że właściwy organ jednostki samorządu terytorialnego wyznaczył termin późniejszy. Z treści ww. przepisu wynikało, że to Rada Gminy mogła w formie uchwały skorzystać z uprawnienia wyznaczenia innego niż ustawowy terminu płatności dla inkasentów, natomiast w Gminie Dąbrowice dokonywano tego w umowach o dzieło zawieranych z inkasentami, które w imieniu Gminy podpisywał Wójt Gminy.
2. Ustalono, że podatnik nr 910011 ((Wyłączenie) [1]).
3. Podatnik nr 910011 ((Wyłączenie) [2]) dokonywał w latach objętych kontrolą wpłat podatku od nieruchomości z naruszeniem przepisów określających terminy regulowania poszczególnych rat podatku, zawartych w przepisach ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z art. 6 ust.8 pkt 3 cytowanej ustawy (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku, od dnia 1 stycznia 2003 roku - oraz art. 6 ust.9 pkt 3), osoby prawne powinny wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości – bez wezwania – na rachunek budżetu gminy za poszczególne miesiące, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. Przykładowo, podatnik wpłacił należny za 2002 rok podatek dopiero w dniu 30 kwietnia 2002 roku (połowę należności), natomiast w przypadku 2003 roku - w dniu 20 czerwca 2003 roku (również połowę należności). Wskazać należy, że od nieterminowych wpłat podatku organ podatkowy powinien egzekwować odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań podatkowych (zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zaległością podatkową jest podatek nie zapłacony w terminie płatności).
4. Analogiczną nieprawidłowość, do wyżej opisanej, stwierdzono badając terminowość wpłat należności podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych. Kontrolowana jednostka będąca posiadaczem dwóch środków transportowych wpłaciła kwotę należnego podatku w jednej racie w dniach: w 2002 roku – 30 kwietnia, natomiast w 2003 roku – 30 czerwca. Naruszało to art. 11 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym podatek od środków transportowych płatny jest w dwóch ratach, w terminie do dnia 15 lutego i do dnia 15 września każdego roku.
5. W 2002 roku - 2 podatnikom, natomiast w roku 2003 - 4 podatnikom - w badanej próbie - doręczono decyzje po terminie umożliwiającym zapłatę I raty podatku od nieruchomości od osób fizycznych w ustawowo wymaganym terminie, tj. do dnia 15 marca. W 2003 roku - 2 podatnikom doręczono decyzje po terminie umożliwiającym zapłatę I raty podatku rolnego od osób fizycznych w ustawowo wymaganym terminie, tj. do dnia 15 marca.
6. Podstawę do wydania wszystkich poddanych kontroli decyzji dotyczących odroczenia terminu płatności podatku w zakresie podatku od nieruchomości oraz podatku od środków transportowych stanowiło jedynie podanie złożone przez podatnika. Wnioskodawcy nie podawali żadnych przyczyn odroczenia terminu płatności oraz nie dołączyli jakichkolwiek dowodów, które uzasadniałyby udzielenie ww. ulgi. Zgodnie z treścią art. 48 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa, przesłanką odroczenia terminu płatności podatku jest „ważny interes podatnika”. W przedstawionej kontrolującym dokumentacji dotyczącej wydanych decyzji brak było materiału dowodowego odnoszącego się do wymienionej przesłanki. Organ podatkowy nie podjął niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, do czego był zobowiązany na podstawie art.122 ustawy Ordynacja podatkowa. Ponadto, zgodnie z art.187 § 1 ww. ustawy, organ podatkowy obowiązany był zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. W konsekwencji, uzasadnienia faktyczne wydanych decyzji nie zawierały wskazania faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, co naruszało art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Analogiczne nieprawidłowości stwierdzono w kilku przypadkach umorzenia zaległości podatkowych w podatku rolnym (decyzja nr 38/02 z dnia 20 czerwca 2002 roku oraz decyzja nr 41/02 z dnia 4 października 2002 roku).
7. We wszystkich poddanych kontroli decyzjach w sprawie umorzenia zaległości podatkowych zarówno w podatku od nieruchomości, jak i w podatku rolnym, powołując podstawę prawną wydania decyzji organ podatkowy obok właściwej podstawy prawnej (tj. art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa) powoływał również art. 22 § 2 pkt.1 ppkt. b ww. ustawy, który regulował instytucję zaniechania poboru podatku, nie mającą zastosowania w danej sprawie).
8. W decyzji nr 28/02 z dnia 6 czerwca 2002 roku w sprawie umorzenia I raty zaległego podatku od nieruchomości w kwocie 36,90 zł, organ podatkowy nie odniósł się do całości wniosku podatnika, który ubiegał się o umorzenie zaległości z tytułu zarówno I, jak i II raty podatku. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w stosunku do decyzji nr 38/02 z dnia 20 czerwca 2002 roku w sprawie umorzenia zaległości z tytułu podatku rolnego za 2000 rok w kwocie 487,20 zł wraz z odsetkami. Z wniosku podatnika złożonego w dniu 20 lutego 2002 roku wynikało, że podatnik ubiegał się o częściowe umorzenie podatku rolnego za lata 2000 - 2001 oraz rozłożenie pozostałej zaległości na raty. Organ podatkowy wydając decyzję nie rozpatrzył całości wniosku podatnika, gdyż umorzył zaległość z 2000 roku, natomiast nie odniósł się do pozostałych żądań wnioskodawcy.
9. Na przedłożonych do kontroli wnioskach podatników (z wyjątkiem wniosku złożonego w dniu 2 stycznia 2003 roku przez pana Grzegorza Górskiego) w sprawie przyznania ulgi w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego brak było daty sporządzenia oraz daty wpływu do Urzędu Gminy, co uniemożliwiło kontrolującym sprawdzenie terminowości rozpatrzenia wniosku, zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa, określającymi terminy załatwiania spraw.
10. Decyzje nr 69/02 z dnia 11 grudnia 2002 roku, nr 77/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku, nr 9/03 z dnia 25 czerwca 2003 roku oraz nr 23/03 z dnia 19 grudnia 2003 roku przyznające ulgi w zapłacie podatku od nieruchomości wydane zostały po upływie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, czym naruszono art.139 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania. Ponadto organ podatkowy nie zawiadamiał podatnika o nie załatwieniu sprawy we właściwym terminie, ani o przyczynach niedotrzymania terminu, czym naruszył art. 140 § 1 i § 2 ustawy Ordynacja Podatkowa. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w przypadku decyzji nr 38/02 z dnia 20 czerwca 2002 roku w sprawie umorzenia zaległości z tytułu podatku od środków transportowych.
11. W decyzji nr 3155/2/2002 z dnia 20 lutego 2002 roku w sprawie odroczenia terminu płatności I raty podatku od środków transportowych za rok 2002 w kwocie 360 zł, do dnia 30 czerwca 2002 roku, organ podatkowy odroczył termin płatności zaległości podatkowej (gdyż z dniem 15 lutego podatek stał się zaległością podatkową). Zgodnie z art. 48 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa - w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku - organ podatkowy mógł odroczyć termin płatności podatku. Instytucja odroczenia terminu zapłaty zaległości podatkowej wprowadzona została do ustawy Ordynacja podatkowa z dniem 1 stycznia 2003 roku.
12. W decyzjach: nr 3254/1 wydanej w dniu 6 września 2002 roku oraz nr 3254/2 wydanej w dniu 6 grudnia 2002 roku organ podatkowy nie określił okresu, na jaki została zastosowana wobec podatnika tzw. ulga żołnierska w zakresie podatku rolnego oraz wartości procentowej zastosowanej ulgi. Zgodnie z art. 13a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.) wskazaną ulgę stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie ze służby.
13. W zakresie przyznawania ulg inwestycyjnych w podatku rolnym w większości decyzji wydanych w 2003 roku (nr nr: 3254/4, 3254/5, 3254/6 wydanych w dniu 13 listopada 2003 roku; nr nr: 3254/7, 3254/8, 3254/9 wydanych w dniu 16 grudnia 2003 roku, oraz nr 3254/10 wydanej 19 grudnia 2003 roku) organ podatkowy niewłaściwie określił początek okresu stosowania przyznanej ulgi, wskazując, że „ulga będzie realizowana w podatku rolnym począwszy od IV raty podatku rolnego za 2003 rok zgodnie z art. 13 ust. 3 w okresie nie dłuższym niż 15 lat”. Natomiast, zgodnie z treścią art. 13 ust. 3a ustawy o podatku rolnym (w brzmieniu obowiązującym obowiązującego od dnia 1 stycznia 2003 roku), kwota ulgi inwestycyjnej jest odliczana z urzędu w decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego. W związku z treścią ww. przepisu oraz faktem, że decyzje przyznające podatnikowi ulgę inwestycyjną w podatku rolnym zostały doręczone podatnikom odpowiednio w dniach 17 i 18 listopada 2003 roku oraz 19 i 22 grudnia 2003 roku, tj. po terminie płatności IV raty podatku, organ podatkowy powinien określić okres stosowania ulgi począwszy od I raty podatku rolnego należnej za 2004 rok.
14. W odniesieniu do zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości oraz w podatku rolnym stwierdzono przypadki nieterminowego wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych oraz przypadki nie wystawiania tytułów wykonawczych, pomimo bezskutecznego upływu terminu określonego w upomnieniu. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 z późn. zm.). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego. W trakcie trwania czynności kontrolnych w dniu 7 czerwca 2003 roku organ podatkowy wystawił zaległe tytuły wykonawcze za 2003 rok.
W zakresie dochodów z majątku
1. W wyniku kontroli dokumentcji dotyczącej sprzedaży nieruchomości, działka nr 1365/2, o powierzchni 0,05 ha, położonej w Dąbrowicach przy ul. Sienkiewicza 18, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu Gminy nie była podana do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.),
- w wykazie nieruchomości nie podano terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- na ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym brak było adnotacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu oraz brak było dokumentacji potwierdzającej podanie do publicznej wiadomości ogłoszenia w sposób zwyczajowo przyjęty w gminie,
- postąpienie w przetargu ustalono niezgodnie z § 13 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30), zgodnie, z którym postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych,
- w ogłoszeniu o przetargu odrębnie określono cenę gruntu oraz cenę znajdującego się na działce pawilonu handlowego. Odrębnie określono także postąpienia dla gruntu i pawilonu. Z uwagi na okoliczność, że znajdujący się na działce pawilon handlowy nie stanowił odrębnego przedmiotu własności, przedmiot przetargu powinien zostać określony jako sprzedaż nieruchomości zabudowanej. Cena wywoławcza powinna zostać ustalona dla całej nieruchomości. Treść ogłoszenia o przetargu sugerowała, że działka gruntu i pawilon mogły być zbyte odrębnie, co było prawnie niemożliwe. Budynek jako część składowa rzeczy (nieruchomości) nie mógł być bowiem odrębnym przedmiotem własności i innych praw rzeczowych. Zgodnie z art.47 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.), część składowa rzeczy nie może być odrębnym przedmiotem własności i innych praw rzeczowych. Częścią składową rzeczy jest wszystko, co nie może być od niej odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości albo bez uszkodzenia lub istotnej zmiany przedmiotu odłączonego,
- w ogłoszeniu o przetargu brak było informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, co było wymagane przez § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy,
- w dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomienia sporządzonego przez organizatora przetargu, dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości, o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co było wymagane przez art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
RIO w Łodzi informuje także, że przyjęła Pana dodatkowe wyjaśnienia złożone do protokołu kontroli dotyczące sprzedaży ww. nieruchomości, w zakresie roszczeń nabywcy nieruchomości co do poniesionych nakładów, i nie wnosi uwag co do sposobu zapłaty ceny sprzedaży. Wskazać należy jednakże na potrzebę - w podobnej sytuacji - bardziej precyzyjnego formułowania podstaw prawnych podejmowanych decyzji. W badanym stanie faktycznym - w świetle przedłożonych Izbie dokumentów - niewątpliwe jest, że GS "Samopomoc Chłopska" poniosła nakłady na wybudowanie pawilonu handlowego, z tytułu czego przysługiwało jej roszczenia względem właściciela o zwrot wartości tych nakładów (w sytuacji, w której spółdzielnia nie skorzystała z roszczenia o przekazanie gruntu w użytkowanie wieczyste na podstawie art.204 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Umowę zawartą między Gminną Spółdzielnią a osobą fizyczną, której Gmina zbyła nieruchomość, traktować należy, zatem, jako umowę przenoszącą wierzytelność wobec Gminy z tego tytułu.
2. W wyniku kontroli dokumentcji dotyczącej sprzedaży nieruchomości, działka nr 1210, o powierzchni 0,06 ha, położonej w Dąbrowicach, w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
- informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu Gminy nie była podana do publicznej przez ogłoszenie w prasie lokalnej, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- w wykazie nieruchomości nie wskazano terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, co stanowiło naruszenie art.35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
- na ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym brak było adnotacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu oraz brak było dokumentacji potwierdzającej podanie do publicznej wiadomości informacji o ogłoszeniu w sposób zwyczajowo przyjęty w Gminie,
- w ogłoszeniu o przetargu brak było informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, co było wymagane przez § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy,
- w dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było zawiadomienia sporządzonego przez organizatora przetargu, dla osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości, o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co naruszało art.41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Wydatki związane z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej
W toku kontroli ustalono, że członkowie Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy Dąbrowice, uczestniczący w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych nie otrzymywali ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 28 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi przepisami, członek osp uczestniczący w działaniu ratowniczym otrzymuje ekwiwalent pieniężny, wypłacany z budżetu gminy do wysokości 1/175 przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce uspołecznionej, obliczonego za poprzedni kwartał przez Prezesa GUS, za każdą godzinę udziału w działaniu lub szkoleniu ratowniczym.
Wydatki (dotacje) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
Kontroli poddano udzielenie dotacji w 2003 roku na zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu na rzecz Gminnego Ludowego Klubu Sportowego „Dąbrowianka” w Dąbrowicach. W rezultacie czynności kontrolnych stwierdzono:
1. Wykaz zadań własnych gminy przewidzianych do realizacji przy pomocy podmiotów spoza sektora finansów publicznych oraz okres realizacji tych zadań nie został podany do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń w terminie umożliwiającym złożenie stosownego wniosku, co było wymagane przez § 2 uchwały Rady Gminy Dąbrowice nr V/28/03 z dnia 28 lutego 2003 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom realizującym zadania własne gminy. Zlecenie zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu oraz udzielenie dotacji na ich realizację nie zostało, zatem, poprzedzone podaniem do publicznej wiadomości ogłoszenia o możliwości i terminie składania ofert na realizację określonych zadań publicznych, co naruszało art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w zakresie zasady jawności trybu wyboru najkorzystniejszej oferty, a tym samym nie zachowano zasad uczciwej konkurencji, o których mowa w art. 25 ust. 2 powoływanej ustawy.
2. W złożonym wniosku o udzielenie dotacji GLKS „Dąbrowianka” nie opisała szczegółowo zadania publicznego, którego realizacji chciała się podjąć, co było wymagane przez § 5 ust.1 pkt 1 ww. uchwały Rady Gminy. Dodatkowo, należy wskazać, że zgodnie z art.25 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
3. W umowie o udzielenie dotacji z dnia 3 marca 2003 roku wskazano, że dotacja przeznaczona zostaje na działalność sportową GLKS. Wobec powyższego należy wskazać, że omawiana umowa nie określała dotowanego zadania publicznego, będącego zadaniem danej jednostki samorządu terytorialnego, co było wymagane przez art.118 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Prowadzenie działalności sportowej było, bowiem, zadaniem statutowym klubu sportowego i jako takie (w tak ogólnej formule) nie mogło być przedmiotem zlecenia. Podkreślić należy, że dotacje udzielane przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie art.118 ustawy o finansach publicznych musiały mieć charakter dotacji celowej, przeznaczonej na sfinansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji podmiotom niepublicznym, szczegółowo opisanych w zawartej umowie - art.69 ust.4 pkt 1 lit. "d", art.118 ust.2 i art.71 ust.2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. W omawianym stanie faktycznym dotacja pokrywać miała koszty bieżącej działalności danego podmiotu, co nadawało jej cechy dotacji podmiotowej.
W zakresie wydatków osobowych
1. 1. W przypadku Pana Tadeusza J. Woźniaka – Wójta Gminy, w uchwale nr 1/V/35/2003 Rady Gminy Dąbrowice z dnia 28 lutego 2003 roku ustalającej wynagrodzenie Wójta Gminy (obowiązywała do dnia 1 stycznia 2004 roku), nieprawidłowo wskazano termin nabycia prawa do wzrostu o 1% w danym roku wysokości dodatku za wieloletnią pracę. Określono, że następuje to z dniem 1 sierpnia danego roku, natomiast z dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych wynikało, że powinien to być dzień 1 listopada danego roku. W trakcie trwania czynności kontrolnych RIO w Łodzi, Rada Gminy podjęła uchwałę nr 17/107/04 z dnia 26 kwietnia 2004 roku, w której wskazano prawidłowy termin corocznej zmiany wysokości należnego Wójtowi dodatku za wieloletnią pracę. Od maja 2004 roku należny Wójtowi Gminy dodatek wypłacany jest w prawidłowej wysokości.
2. Stwierdzono przypadki niezgodnego z postanowieniami Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej w Urzędzie Gminy w Dąbrowicach opisywania list płac, pod kątem dokonywania kontroli formalno - rachunkowej oraz merytorycznej.
3. Przedłożony do kontroli Regulamin przyznawania premii pracownikom obsługi w Urzędzie Gminy w Dąbrowicach nie posiadał daty sporządzenia w związku z powyższym uniemożliwiło to kontrolującym ustalenie początku okresu jego obowiązywania. Regulamin powinien zostać wydany na podstawie zarządzenia Wójta Gminy, jednakże, kontrolującym nie przedstawiono takiego dokumentu. Z wyjaśnień Pani Bożeny Radke – Sekretarza Gminy wynikało, iż ww. Regulamin nie został wprowadzony w życie żadnym zarządzeniem. W trakcie trwania czynności kontrolnych Wójt Gminy wydał zarządzenie nr 57 z dnia 24 kwietnia 2004 roku wprowadzające do stosowania wskazany Regulamin przyznawania premii pracownikom obsługi w Urzędzie Gminy Dąbrowice.
4. Obowiązujący w okresie objętym kontrolą, w Urzędzie Gminy w Dąbrowicach, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych został zaakceptowany na zebraniu ogółu pracowników Urzędu Gminy Dąbrowice, które odbyło się w dniu 27 lutego 2002 roku. Powyższy regulamin nie został jednakże wprowadzony zarządzeniem (decyzją) kierownika jednostki. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi (w dniu 31 maja 2004 roku) kontrolującym przedłożono zarządzenie Wójta Gminy nr 58 z dnia 26 maja 2004 roku wprowadzające nowy regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
5. W toku kontroli ustalono, że Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych prowadzony jest wspólnie z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz z Biblioteką Gminną. Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm. - w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 1997 roku), pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Umowa określa w szczególności - przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa ta może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu. Z wyjaśnień Pani Mirosławy Zbońkowskiej – Skarbnika wynikało, że Gmina Dąbrowice nie zawarła, wymaganych przez art. 9 ww. ustawy, umów z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej i Biblioteką Gminną dotyczących wspólnego prowadzenia ZFŚS, natomiast wspólne prowadzenie działalności socjalnej wynikało z faktu prowadzenia wspólnej księgowości dla ww. jednostek.
W trakcie trwania kontroli kontrolującym przedłożono umowy, zawarte w dniu 31 maja 2004 roku, pomiędzy Wójtem Gminy a Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Dąbrowicach oraz Kierownikiem Biblioteki Gminnej w Dąbrowicach, których przedmiotem było wspólne prowadzenie działalności socjalnej.
6. W wyniku kontroli poleceń wyjazdu służbowego pracowników Urzędu ustalono, że:
- w poleceniach wyjazdu służbowego nr: 9/2002 z dnia 14 stycznia 2002 roku, nr 117/2002 z dnia 26 sierpnia 2002 roku, nr 134/2003 z dnia 4 sierpnia 2003 roku oraz nr 213/2003 z dnia 15 listopada 2003 roku nie określano celu wyjazdu służbowego, wpisując tylko nazwę instytucji publicznej, do której udawał się oddelegowany,
- w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych i gospodarki materiałowej w Urzędzie Gminy, wskazano, że polecenia wyjazdu służbowego dla Wójta Gminy mogą być wystawiane także przez Sekretarza Gminy lub osobę upoważnioną. zapisy te były niezgodne z art.4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), zgodnie z którym czynności w sprawcach z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy dokonuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego lub w zakresie ustalonym w odrębnej uchwale jego przewodniczący. Uchwała nie może obejmować prawa do ustalania przez przewodniczącego organu stanowiącego wynagrodzenia,
- na delegacjach nr 182/2002 z dnia 10 grudnia 2002 roku, nr 134/03 z dnia 4 sierpnia 2003 roku oraz nr 213/2003 z dna 15 listopada 2003 roku nie zostały wpisane godziny wyjazdu i przyjazdu, co uniemożliwiło kontrolującym sprawdzenie prawidłowości rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720 – obowiązujące do dnia 31 grudnia 2002 roku) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 – obowiązujące od dnia 1 stycznia 2003 roku).
W zakresie realizacji inwestycji i prawidłowości udzielania zamówień publicznych
W odniesieniu do modernizacji drogi gminnej Ostrowki- Żakówiec oraz drogi gminnej przez wieś Augustopol, stwierdzono:
- zamawiający nie sporządził na piśmie wezwania, o którym mowa byław art. 22 ust. 6 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z póz. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem, dostawcy i wykonawcy zobowiązani byli do dostarczenia oświadczenia dotyczącego pozostawania w stosunku zależności i dominacji (art.22 ust. 5 ustawy), w terminie określonym przez zamawiającego. Wezwanie do złożenia oświadczenia powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu. W związku z powyższym kontrolujący nie mogli stwierdzić czy oświadczenia, będące w dokumentacji przetargowej, zostały złożone przez oferentów w wyznaczonym terminie,
- przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający kierował się kryteriami: ceną – 90% oraz terminem wykonania zadania – 10%. Mimo, że wskazane kryteria miały charakter mierzalny zamawiający nie zastosował do obliczenia punktów przyznawanych ofercie formuł matematycznych, co eliminowałoby potencjalne elementy dowolności w ramach oceny ofert. Kontrolujący ustalili, że w obydwu postępowaniach wybrana została oferta z najniższą ceną,
- wybrany wykonawca oraz oferent, który przetargu nie wygrał nie zostali poinformowani na piśmie o wyniku postępowania. W dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było potwierdzenia wysłania, przez zamawiającego, zawiadomienia o wyniku postępowania, co naruszało art. 50 ust. 1 w zw. art. 21 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Brak było również potwierdzenia wysłania do wykonawcy, którego ofertę wybrano, informacji określających miejsca i termin zawarcia umowy, zgodnie z art. 50 ust. 4 ww. ustawy,
- kontrolującym nie przedstawiono potwierdzenia przesłania przez zamawiającego Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania oraz kopii najkorzystniejszej oferty, co było wymagane przez art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych,
- w dokumentach przedstawionych do kontroli brak było również potwierdzenia, że ogłoszenie o wyniku postępowania zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Informując o powyższym proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W związku z tym Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Przestrzegać art.47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym określenie innego (późniejszego) niż ustawowy terminu płatności dla inkasentów stanowi kompetencję organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego.
2. Wpłacać należny podatek od nieruchomości oraz podatek od środków transportowych w terminach wynikających ze stosownych przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.
3. Zapewnić doręczanie decyzji podatkowych w terminach umożliwiających podatnikowi zapłatę podatku w ustawowo określonym terminie płatności podatku (jego raty).
4. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku lub odroczenia zapłaty zaległości podatkowej, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
5. W uzasadnieniu faktycznym decyzji dotyczących ulg w zapłacie podatku wskazywać fakty, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowody, którym dał wiarę, oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Prawidłowo określać podstawę prawną wydawanych decyzji w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku.
7. W wydawanych decyzjach dotyczących ulg w zapłacie podatku odnosić się do całego wniosku podatnika. Przykładowo, w sytuacji tylko częściowego uwzględnienia wniosku podatnika o umorzenie zaległości podatkowej, uzasadnienie faktyczne powinno dotyczyć zarówno rozstrzygnięcia umarzającego część zaległości, jak i rozstrzygnięcia odmawiającego umorzenia zaległości w pozostałej części.
8. Oznaczać wnioski składane do Urzędu przez podatników datą wpływu, zgodnie z § 6 ust.11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, wprowadzonej przepisami (Dz. U. nr 112, poz. 1319).
9. Przestrzegać terminów załatwiania spraw określonych w art.139 ustawy Ordynacja podatkowa. W przypadku nie załatwienia sprawy w terminie informować o powyższym podatników w trybie określonym przez art. 140 § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
10. W decyzjach w sprawie zastosowania ulgi żołnierskiej określać okres na jaki ulga została zastosowana.
11. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
12. Podawać do wiadomości publicznej, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, informację o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu, zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
13. W wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wskazywać termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, zgodnie z art. 35 ust.2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
14. Postąpienie w przetargu na zbycie nieruchomości ustalać zgodnie z § 13 ust.4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, zgodnie, z którym postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych.
15. W ogłoszeniu o przetargu na zbycie nieruchomości podawać informację o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, zgodnie z § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
16. Informować osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
17. Wypłacać członkom ochotniczych straży pożarnych ekwiwalent pieniężny za udział w działaniach ratowniczych - na podstawie art.28 ust.1 i 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
18. W zakresie zlecania zadań z zakresu rozpowszechniania kultury fizycznej i sportu na rzecz podmiotów niepublicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873). Od dnia 1 stycznia 2004 roku uległa zmianie, na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874), treść art.118 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
19. Rozliczać koszty podróży służbowych na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego.
20. Dokonać zmian w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych i gospodarki materiałowej w Urzędzie Gminy w Dąbrowicach, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy nr 1/2002 z dnia 2 stycznia 2002 roku, w zakresie postanowień dotyczących osób upoważnionych do delegowania Wójta Gminy w podróż służbową, celem zapewnienia zgodności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
21. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), a w szczególności:
- art.27 ust.1 ustawy, stosownie do którego w postępowaniach o udzielenie zamówienia, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie,
- art. 28 ust.1 ustawy – wskazującego, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 EURO, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną,
- art. 92 ustawy – zgodnie z którym o wyborze oferty zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO - również Prezesa Urzędu, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę,
- art. 95 ust. 1 ustawy - zgodnie z którym, jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamawiający przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Prezesowi Urzędu.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Gminy w Dąbrowicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Dąbrowicach
- aa
Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej, dane zawarte w aktach postępowania podatkowego i aktach kontroli podatkowej, dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej, dane zawarte w aktach postępowania podatkowego i aktach kontroli podatkowej). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.