Gm. Głuchów - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Głuchów po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
ANDRZEJ KOWARA
Wójt Gminy
Głuchów
WK-602/47/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Głuchów wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych
1. W trakcie kontroli prawno-organizacyjnych form działania gminnych jednostek organizacyjnych, stwierdzono sprzeczne zapisy w statucie Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji. W § 2 Statutu określono, że GOKSiR jest samorządową instytucją kultury i działa na podstawie ustawy o finansach publicznych. Wskazać jednakże należy, że zasady prowadzenia gospodarki finansowej przez samorządowe instytucje kultury określają przepisy rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz.123 z późń. zm.), a nie przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, instytucja kultury, uzyskująca osobowość prawną po dokonaniu wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków. Instytucja kultury może nabywać środki trwałe i pokrywa koszty bieżącej działalności oraz zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami tymi są, m.in. dotacje z budżetu. Podstawą gospodarki finansowej jest plan działalności instytucji kultury, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji przekazywanej przez organizatora. Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Plan ten nie jest uchwalany uchwałą budżetową i nie stanowi elementu budżetu.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. W regulaminie kontroli finansowej nie sprecyzowano sposobu dokumentowania kontroli operacji gospodarczych - pod względem celowości - na etapie wstępnym. Konsekwencją zaniechania precyzyjnego unormowania powyższego zagadnienia w regulaminie był brak dokumentów potwierdzających fakt przeprowadzania kontroli celowości wydatków bieżących na etapie wstępnym.
2. Realizując zadania z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi w 2002 roku oraz zadania w zakresie gromadzenia dochodów w 2002 i w 2003 roku (pobór podatku od środków transportowych), nie przestrzegano procedur kontroli finansowej określonych w regulaminie kontroli wewnętrznej, wprowadzonym w życie uchwałą Zarządu Gminy nr 1/2 z 25 stycznia 2002 roku.
3. W kontrolowanej jednostce nie przestrzegano postanowień wynikających z § 8 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319) w zakresie rejestracji w dzienniku korespondencji - prowadzonym w sekretariacie Urzędu Gminy - wszystkich zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu.
W zakresie ewidencji księgowej
1. Kontrolowana jednostka prowadząc ewidencję księgową za pomocą komputerów, nie posiadała dokumentacji opisującej system przetwarzania danych, zawierającej wykaz funkcjonujących programów lub funkcji z opisem algorytmów i parametrów oraz dokumentacji opisującej sposób zabezpieczenia danych, przetwarzanych w systemach informatycznych. Powyższe naruszało art.10 ust.1 pkt 3 lit. "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Opisana nieprawidłowość została usunięta w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi. Z dniem 30 kwietnia 2004 roku wprowadzona została w życie „Instrukcja opisująca systemy informatyczne i zasady ochrony danych przetwarzanych przez te systemy”.
2. W latach 2002 - 2003, w Urzędzie Gminy nie prowadzono w trakcie roku syntetycznej i analitycznej ewidencji księgowej konta 201 - rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. Ewidencja syntetyczna konta 201 była zaprowadzona w ostatnich dniach roku, tj. 31 grudnia 2002 roku i 31 grudnia 2003 roku, natomiast ewidencja analityczna tylko w dniu 31 grudnia 2003 roku. Zaniechanie prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej konta 201 w trakcie całego roku pozostawało w sprzeczności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752) oraz było sprzeczne z postanowieniami zakładowego planu kont dla budżetu gminy i jednostek budżetowych. Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek budżetowych zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.
3. Obowiązujący w jednostce zakładowy plan kont i prowadzona na jego podstawie ewidencja księgowa nie dawały możliwości wyodrębnienia ewentualnych zobowiązań wymagalnych, które podlegają wykazaniu w sprawozdawczości budżetowej (sprawozdania Rb-Z, Rb-28S). Powyższe było sprzeczne z postanowieniami § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którym zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Na fakturach i rachunkach dotyczących dokonywanych wydatków oraz listach wypłat wynagrodzeń stwierdzono brak adnotacji o przeprowadzeniu kontroli formalno-rachunkowej, stwierdzającej prawidłowość techniczną oraz poprawność arytmetyczną dokumentu, co naruszało postanowienia obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych.
2. Na dowodach dokumentujących wydatki bieżące (faktury i rachunki) stwierdzono brak potwierdzenia faktu dokonania wstępnej oceny celowości realizacji danej operacji finansowej (gospodarczej). Zgodnie z zapisami zawartymi w § 8 obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej, przeprowadzenie operacji gospodarczej powinna poprzedzać kontrola wstępna, którą sprawują merytoryczni pracownicy.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
Podatek od nieruchomości od osób prawnych
1. W 2002 roku, na 15 podatników podatku od nieruchomości, dwóch złożyło deklaracje podatkowe po dniu 15 stycznia 2002 roku, natomiast dziesięć deklaracji nie posiadało daty wpływu, co uniemożliwiało skontrolowanie terminowości ich złożenia w Urzędzie Gminy. W 2003 roku z przekroczeniem ustawowego terminu, deklaracje złożyło czterech podatników, trzy deklaracje nie posiadały daty ich wypełnienia bądź złożenia. Termin składania deklaracji przez osoby prawne określony został w art.6 ust.9 pkt 1 (do dnia 31 grudnia 2002 roku - art.6 ust.8 pkt 1) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 z późń. zm.).
2. W odniesieniu do deklaracji złożonej przez (Wyłączenie) [1] na 2003 rok stwierdzono:
- podatnik wykazał jako przedmiot opodatkowania grunty pozostałe o powierzchni 12.800m² oraz budynki pozostałe o powierzchni 1.318 m². Z analizy dokumentacji (deklaracja na 2002 rok, akt notarialny dokumentujący sprzedaż gruntu przez ww. przedsiębiorcę) wynikało, że pomimo sprzedaży zabudowanych działek, zmniejszeniu nie uległa powierzchnia opodatkowanych budynków. Powyższe wskazuje na możliwość zaniżenia podstawy opodatkowania w deklaracjach składanych przez podatnika w latach poprzednich. W 2002 roku wykazano w deklaracji budynki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą o powierzchni 1.313m², natomiast w 2003 roku – wskazana w deklaracji powierzchnia budynków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wynosiła 15m². Powierzchnia ujętych w deklaracji budynków pozostałych wynosiła 1.318m². Łącznie 1.333m²;
- w stosunku do treści deklaracji złożonej w 2002 roku podatnik zmienił kwalifikację powierzchni budynków - z budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej na budynki pozostałe oraz powierzchni gruntów - z gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej na grunty pozostałe. Organ podatkowy nie dysponował danymi wskazującymi na przyczynę tej zmiany. Zgodnie z art.1a ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku, użyte w ustawie określenie „grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej” oznacza grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art.5 ust.1 pkt 1 lit.b) – chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych;
- deklaracja podatkowa zawierała błędy rachunkowe, np.: w pozycji „budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej” kwota podatku powinna wynosić 171,90 zł, natomiast wpisano 121,90 zł, w pozycji „podatek od budynków pozostałych” podatek powinien wynosić 3.888,10 zł, a wykazano 3.878,10 zł. Łączna kwota podatku (uwzględniając ujęte w deklaracji przedmioty opodatkowania) powinna wynosić 9.251,60 zł, natomiast wykazano 10.670,90 zł. Z ewidencji księgowej wynikało natomiast, że przypis na 2003 rok dla omawianego podatnika ustalono w dniu 16 kwietnia 2003 roku w wysokości 24.144,90 zł,
Organ podatkowy, pomimo występujących niejasności w złożonej przez podatnika na 2003 rok deklaracji, nie podjął czynności mających na celu ich wyjaśnienie, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). W szczególności, organy podatkowe na podstawie art.272 ww. ustawy, zobowiązane są do podejmowania czynności sprawdzających - mających na celu: sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji, ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Na podstawie art.281 ustawy Ordynacja podatkowa, organy podatkowe mogą podejmować kontrole podatkowe u podatników, celem sprawdzenia czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Czynności sprawdzające i kontrolne podjęte zostały w toku kontroli RIO w Łodzi, dzięki czemu określono prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego podatnika na 2003 rok.
3. Deklaracje na podatek od nieruchomości złożone przez osoby prawne na 2002 i 2003 rok nie zawierały adnotacji pracowników organu podatkowego oraz podpisu osoby przyjmującej i analizującej deklarację, co wskazywało na zaniechanie przez organ podatkowy kontroli składanych deklaracji w ramach czynności sprawdzających, dokonywanych na podstawie art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Stwierdzono przypadki nie egzekwowania odsetek od nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości od osób prawnych. Nie wyegzekwowano odsetki na łączną kwotę 126,90 zł.
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
W 2002 roku podatnikowi nr 50335 wydano decyzję ustalającą zobowiązanie podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości z tytułu wynajmowanego lokalu użytkowego w budynku stanowiącym własność Gminy. Zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku (art.2 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych), posiadanie zależne w oparciu o określony tytuł prawny części budynku (lokalu) nie było objęte obowiązkiem podatkowym. Opodatkowaniu podlegały jedynie lokale co do których ustanowiono odrębną własność lokalu lub lokale zajęte bez podstawy prawnej. Z dniem 1 stycznia 2003 roku nastąpiły zmiany w zakresie opodatkowania lokali. Stosownie do art. 3 ust.1 pkt 4 ww. ustawy, podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nie posiadające osobowości prawnej, będące m.in. posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych nie stanowiących odrębnych nieruchomości. W toku kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta.
Podatek rolny
1. Znajdujące się na terenie Gminy parafie rzymsko-katolickie opodatkowano według zasad obowiązujących osoby fizyczne. Parafie powinny opłacać podatek rolny na zasadach obowiązujących osoby prawne, w szczególności składać deklaracje podatkowe w terminie do dnia 15 stycznia roku podatkowego i wpłacać obliczony w deklaracji podatek w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego na rachunek budżetu właściwej gminy w terminach do dnia 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada, zgodnie z art.6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.).
2. Osoby prawne z terenu gminy, zobowiązane do płacenia podatku rolnego, nieterminowo składały deklaracje na ten podatek. termin składania deklaracji określony został w art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym (patrz wyżej).
3. (Wyłączenie) [2] , pismem z dnia 19 grudnia 2002 roku, poinformował Urząd Gminy w Głuchowie, że grunty rolne wykorzystywane przez (Wyłączenie) [3] są własnością (Wyłączenie) [4] i (Wyłączenie) [5] jest zwolniony z płacenia podatku rolnego. Na tej podstawie podatnik nie złożył na 2003 rok deklaracji na podatek rolny. Pismo zawierające powyższą informację winno być podpisane przez osobę posiadającą upoważnienie (Wyłączenie) [6] . Ponadto, nie złożenie deklaracji na 2003 rok było niezgodne z art.6a ust.9 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym obowiązek składania informacji o gruntach oraz deklaracji podatkowych obciąża również podatników korzystających ze zwolnień i ulg przewidzianych w ustawie o podatku rolnym. Na podstawie obowiązujących od dnia 1 stycznia 2003 roku postanowień art.12 ust.2 pkt 1 ww. ustawy, z podatku rolnego zwalnia się szkoły wyższe i wyższe szkoły zawodowe. Zwolnienie stosuje się na podstawie decyzji wydanej na wniosek podatnika, stosownie do postanowień art.13d ust.1 ustawy o podatku rolnym.
4. Sporządzając wniosek o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień określonych w ustawie o podatku rolnym, błędnie wykazano wysokość zastosowanych ulg inwestycyjnych. Wpisano kwotę w wysokości 7.314 zł, zamiast 7.562,73 zł.
5. Stwierdzono, że na 16 decyzji wydanych w latach 2002-2003 w sprawie zastosowania ulg żołnierskich, w sześciu przypadkach błędnie określono czas ich obowiązywania, niezgodnie z art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym. Wskazana nieprawidłowość była przyczyną zawyżenia wysokości przyznanych ulg żołnierskich dla czterech podatników na kwotę 143,40 zł i zaniżenia wysokości ulg dla dwóch podatników na kwotę 50,70 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi Wójt Gminy dokonał zmiany błędnie wydanych decyzji, natomiast podatnicy, którym zawyżono wysokość przyznanej ulgi, wpłacili do kasy Urzędu Gminy zawyżone kwoty ulg.
Podatek od środków transportowych - osoby fizyczne
1. W wykazach środków transportowych stanowiących przedmiot opodatkowania, zaniechano zamieszczania danych dotyczących pojazdu, od których uzależniona była stawka podatku, mianowicie: brak było informacji o dopuszczalnej masie całkowitej pojazdu, dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów, liczbie osi, rodzaju zawieszenia oraz wpływie na środowisko naturalne. Wzór deklaracji na podatek od środków transportowych na 2002 rok określało rozporządzenie Ministra Finansów z 19 grudnia 2001 roku w sprawie wzoru wykazu środków transportowych (Dz. U. nr 153, poz.1754) oraz na 2003 rok – rozporządzenie Ministra Finansów z 20 grudnia 2002 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 234, poz.1969). Zgodnie z treścią tych deklaracji oraz postanowieniami wynikającymi z uchwały Rady Gminy, podatnik zobowiązany był podać wymienione wyżej parametry pojazdu. Mimo braku tych danych, organ podatkowy nie podjął działań mających na celu uzupełnienie deklaracji.
2. Stwierdzono przypadki zaniechania złożenia deklaracji - wykazu pojazdów podlegających opodatkowaniu. W skontrolowanej próbie dotyczącej 2002 roku nie złożyło wykazu dwóch podatników. Brak wykazów nie spowodował podjęcia przez organ podatkowy czynności mających na celu ich wyegzekwowania.
3. W skontrolowanej próbie 14 podatników, w 11 przypadkach stwierdzono błędne naliczenie podatku, wynikające z przyjęcia przez podatników nieprawidłowej stawki, tj. niezgodnej ze stawkami podatku określonymi przez Radę Gminy. Powyższe wskazywało na zaniechanie przez pracownika merytorycznego przeprowadzania czynności sprawdzających i weryfikujących złożone deklaracje (wykazy). Konsekwencją braku weryfikacji składanych deklaracji dotyczących pojazdów podlegających opodatkowaniu oraz braku kontroli w zakresie zgodności przyjętych stawek podatku z uchwałami Rady - było zaniżenie wpływów w 2002 roku o kwotę 760,00 zł i w 2003 roku o kwotę 417,00 zł.
4. Stwierdzono, iż w przypadku zaistniałych zmian mających wpływ na wysokość podatku od środków transportowych od osób fizycznych, podatnicy nie przekazywali organowi podatkowemu informacji o wskazanych zamianach, bądź przekazywali te informacje nie zachowując terminu określonego w art.9 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (np. fakt zakupienia pojazdu w listopadzie 2002 roku zgłoszono do Urzędu dopiero w lutym 2003 roku).
5. Skontrolowane decyzje Wójta Gminy oznaczone numerami: 3114-2/1/02, 3114-2/2/02, 3114-2/3/02, 3114-2/4/02, 3114-2/5/02, 3114-2/4/03, 3114-2/8/03, 3114-3/2/02, 3114-3/1/02 na podstawie których zastosowano ulgi w zapłacie podatku (umorzenie zaległości, umorzenie odsetek, odroczenie terminu płatności) od środków transportowych od osób fizycznych - wydane zostały na podstawie wniosków podatników. Organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia stanu faktycznego i rozstrzygnięcia co do istnienia ustawowo określonych przesłanek zastosowania danej instytucji prawa podatkowego, do czego zobowiązany był na podstawie art.122 ustawy i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Analiza dokumentacji dotyczącej wydanych decyzji przyznających ulgi w zapłacie podatku od środków transportowych od osób fizycznych wykazała, że organ podatkowy nie wzywał podatników prowadzących działalność gospodarczą, do złożenia informacji o rodzaju i wielkości ewentualnej pomocy publicznej otrzymanej w okresie trzech kolejnych lat, poprzedzających dzień złożenia wniosku o udzielenie pomocy, na podstawie przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 60, poz. 704), uchylona przez ustawę z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 141, poz.1177 - ustawa uchylona z dniem 31 maja 2004 roku przez ustawę z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej - Dz. U. nr 123, poz. 1291).
7. Organ podatkowy przed wydaniem decyzji w sprawie przyznanych ulg i zwolnień nie wyznaczał stronie terminu do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego, stosownie do art.200 ustawy Ordynacja podatkowa.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych.
1. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie podejmowania działań windykacyjnych mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych:
- w odniesieniu do zaległości dotyczącej 2002 roku z tytułu podatku od nieruchomości (Wyłączenie) [7] wystawiano tylko upomnienia, natomiast tytuł wykonawczy wystawiono dopiero w dniu 5 lutego 2003 roku (jednorazowo na całą zaległość). W stosunku do zaległości dotyczących 2003 roku, na kwotę 668,20 zł, organ podatkowy nie podjął żadnych działań windykacyjnych,
- w stosunku do podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych nr 130072 i 50335 posiadających największe kwoty zadłużenia w 2002 roku zaniechano podjęcia działań mających na celu wyegzekwowanie zaległości, w 2003 roku natomiast zakończono je na etapie wystawienia upomnień,
- nieterminowe i niepełne działania windykacyjne oraz przypadki całkowitego ich zaniechania odnotowano również w odniesieniu do podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych, co do zaległości za lata 2002 - 2003. Działaniami windykacyjnymi obejmowano tylko część zaległości, np.: stan zaległości na dzień 30 czerwca 2003 roku wynosił kwotę 40.527,00 zł, decyzje określające wysokość zaległości wystawione zostały co do kwoty 8.499,00 zł (21% kwoty zadłużenia),
- kontrolowana jednostka nie prowadziła również pełnych działań windykacyjnych w odniesieniu do podatników zalegających z zapłatą podatku rolnego. Ustalono, że nie wystawiano w trakcie roku tytułów wykonawczych. Były one wystawiane jednorazowo po zakończeniu roku.
Nieterminowe podejmowanie działań windykacyjnych, niepełne działania oraz ich zaniechanie naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.) oraz pozostawało w sprzeczności z postanowieniami zawartymi w § 14 obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej, zgodnie z którymi kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza, w szczególności, kontrolę terminowości wpływu należności jednostki oraz podejmowanie niezbędnych czynności egzekucyjnych.
2. W latach 1997-2004 zaniechano prowadzenia czynności windykacyjnych wobec podatnika podatku rolnego nr 90056, posiadającego na dzień 31 grudnia 1996 roku zaległości w zapłacie podatku za okres 1991-1996 w wysokości 1.078,20 zł. Podatnik w okresie 1997-2004 również nie płacił podatku. Zaległość zwiększała się z upływem każdego roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku wynosiła 3.833,10 zł. W trakcie kontroli ustalono, że na podstawie postanowienia sądowego Nr I No 69/87 współwłaścicielami gospodarstwa rolnego było pięć osób. Gmina Głuchów mogła, zatem, prowadzić działania windykacyjne wobec każdego ze współwłaścicieli gospodarstwa na podstawie art.3 ust.6 ustawy o podatku rolnym. Stosownie do postanowień art.70 § 1 ustawy z dnia Ordynacja podatkowa, część zaległości uległa przedawnieniu. Odpowiedzialność za zaniechanie działań windykacyjnych ponoszą były Wójt Gminy Pan Józef Dzierzbiński, (J. Dzierzbiński pełnił obowiązki Wójta w okresie od 1990 roku do października 2002 roku) oraz Wójt Gminy - Pan Andrzej Kowara i Skarbnik Gminy – Pani Marianna Gruchała (która podpisała w dniu 2 września 2002 roku zakres czynności, przyjmując do realizacji czynności polegające na nadzorowaniu terminowości windykacji zaległości podatkowych).
W zakresie dochodów z majątku
1. Kontrolujący stwierdzili, że nie podano do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co było niezgodne z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.).
2. Oddając w dzierżawę nieruchomość zabudowaną (po byłej szkole podstawowej) nie sporządzono i nie podano do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do przekazania w dzierżawę, co było niezgodne z art.35 ust 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, który zobowiązywał do wywieszenia wykazu na okres 21 dni w siedzibie Urzędu, a ponadto podania do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu tego wykazu, przez ogłoszenie w prasie lokalnej lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
3. Stwierdzono, że za okres od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia sprzedaży nieruchomości (akt notarialny – umowa sprzedaży z dnia 19 lutego 2002 roku) Gmina nie wyegzekwowała należnego czynszu dzierżawnego od dzierżawcy nieruchomości położonej w Kochanowie (działka nr 69/1), co było niezgodne z postanowieniami umowy dzierżawy zawartej w dniu 3 lipca 2001 roku. Zgodnie ze wskazaną umową dzierżawy, obowiązek zapłaty czynszu obciążał dzierżawcę począwszy od dnia 1 stycznia 2002 roku (w związku z koniecznością remontu obiektów). Czynsz ustalono w wysokości 1.500,00 zł miesięcznie plus 22% podatku VAT, płatny bez wezwania do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który czynsz był naliczany.
W zakresie pozostałych dochodów
W latach 2002-2003 wydano 5 decyzji zezwalających na zajęcie pasa drogowego. Cztery wnioski nie spełniały wymagań stawianych przez § 4 ust.1 pkt 3 i ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późń. zm. - obecnie nie obowiązujące).
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W ramach realizacji wydatków na zadania z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi Gmina Głuchów dokonała w 2002 roku zakupu usług na kwotę 2.000 zł od Skierniewickiego Stowarzyszenia Abstynenckiego „Ametyst”. Przekazania środków dokonano na podstawie noty księgowej, obciążającej Gminę Głuchów kosztami udzielonych porad w ramach prowadzonej przez stowarzyszenie działalności terapeutycznej na rzecz mieszkańców Gminy. Nota księgowa nr 17/2002 z dnia 11 grudnia 2002 roku, będąca podstawą przelewu środków, nie zawierała danych dotyczących zakupionej usługi. Z noty nie wynikało ilu mieszkańców korzystało z porad ośrodka i ilu mieszkańców objęto programem terapeutycznym. Ponadto przekazanie środków finansowych na podstawie noty księgowej jako obcego dokumentu zewnętrznego było sprzeczne z § 5 pkt 1 obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu dowodów księgowych, z którego wynikało, że zewnętrznym obcym dowodem księgowym otrzymanym od kontrahenta powinien być wystawiony przez niego rachunek za wykonaną usługę.
2. W 2002 roku Gmina Głuchów zakupiła usługę od Skierniewickiego Stowarzyszenia Abstynenckiego „Ametyst” – zorganizowanie obozu socjoterapeutycznego do Świnoujścia, dla 21 dzieci z rodzin z problemem alkoholowym za kwotę 13.650,00 zł. Zakupu usługi dokonano z pominięciem ustawy o zamówieniach publicznych. Na dokumencie zapłaty - nota księgowa nr 10/2002 – wpisano „art.6 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych”. W dniu zakupu usługi, tj. 15 lipca 2002 roku, jej wartość przekraczała 3.000 EURO (4.1542 x 3.000 = 12.462 zł), zatem wyboru wykonawcy usługi Gmina winna dokonać w oparciu o przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku).
3. W dniu 12 czerwca 2003 roku Wójt Gminy Głuchów zawarł porozumienie ze Skierniewickim Stowarzyszeniem Abstynenckim „Ametyst”, na podstawie którego Gmina przekazała na rzecz stowarzyszenia środki finansowe w wysokości: 1.000,00 zł, z przeznaczeniem na realizację przez stowarzyszenie programu „Wspieranie Rodzin w Kryzysie”; 1.000,00 zł - na prowadzoną przez stowarzyszenie bieżącą obsługę II Ogólnopolskiej Spartakiady Ruchów Trzeźwościowych i Klubów Abstynenckich oraz 9.750,00 zł - na zorganizowanie kolonii dla dzieci z rodzin patologicznych. Wydatki klasyfikowano jako zakup usług, a podstawą przelewu środków byłą nota księgowa. Według ustaleń kontrolujących, treść zawartego porozumienia wskazywała, że nastąpiło zlecenie zadania, a nie zakup usługi. Zastosowana klasyfikacja nie może przesądzać o rzeczywistej treści danej operacji finansowej. Zlecenia zadania jednostce nie zaliczonej do sektora finansów publicznych i przekazanie dotacji na realizację tego zadania powinno nastąpić w oparciu o umowę zawartą po przeprowadzeniu jawnego postępowania, określonego w uchwale rady gminy - zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.118 ustawy o finansach publicznych. Realizacja zadań Gminy w 2002 i w 2003 roku, mogła mieć miejsce poprzez powierzenie wykonania zadania podmiotom pozarządowym, na podstawie umowy. Od dnia 1 stycznia 2004 roku, zlecanie zadań w zakresie ochrony i promocji zdrowia następuje w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.), do której odsyła art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
4. Porozumienia, o którym mowa wyżej, nie kontrasygnowała Skarbnik Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz wskazywało na zaniechanie stosowania obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej. Zgodnie z § 23 regulaminu kontroli finansowej, główny księgowy – skarbnik gminy dokonuje kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonuje kontroli kompletności operacji.
W zakresie wydatków osobowych
1. Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 z późń. zm.), kontrolowana jednostka zobowiązana była do dnia 31 maja danego roku przekazać na rachunek funduszu kwotę stanowiącą 75% równowartości odpisów, o których mowa w art.5 ust.1-3 ww. ustawy, natomiast pozostałe środki powinny być przekazane do dnia 30 września. W 2002 roku przekazano w terminie do dnia 31 maja kwotę 8.900,00 zł, co stanowiło 56% równowartości odpisu, natomiast w 2003 roku do dnia 31 maja przekazano na rachunek funduszu 5.000,00 zł, co stanowiło 31,2% równowartości odpisu. Ostatniego przelewu środków dokonano 1 grudnia 2003 roku.
2. W wyniku kontroli rozliczeń poleceń wyjazdu służbowego wystawionych na rzecz radnych Gminy Głuchów stwierdzono naruszenia przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz.800 z późń. zm.), mianowicie:
- polecenia wyjazdu służbowego podpisywał Wójt Gminy jako osoba zlecająca wyjazd, co było sprzeczne z § 2 ust.1 ww. rozporządzenia, z którego wynikało, że termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady,
- na poleceniu wyjazdu służbowego nr 465/2003 wystawionego radnemu, który odbył podróż własnym samochodem, nie zamieszczono informacji o marce samochodu oraz pojemności silnika, od czego uzależniona była wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Podobnie jak w przypadku opisanym wyżej, zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym podpisał Wójt Gminy, a nie Przewodniczący Rady.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
Udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na przebudowę drogi dojazdowej do gruntów rolnych we wsi Białynin, 2003 rok
1. Zamawiający ustalił zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 3% ceny ofertowej, co pozostawało w sprzeczności z § 3 ust.4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002), który stanowił, że jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane o wartości nie przekraczającej 130.000 EURO, zabezpieczenie ustala się w wysokości od 5% do 10% ceny ofertowej.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł opisu kryterium oceny ofert, jakim było skrócenie terminu wykonania zamówienia. Z opisu powinien wynikać sposób wyliczenia punktów oraz za jaki okres realizacji zamówienia można było uzyskać ich maksymalną ilość. Brak opisu powołanego kryterium oceny ofert stanowił naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto wskazać należy, że termin składania ofert w omawianym postępowaniu upływał w dniu 8 września 2003 roku. W specyfikacji podano także wymagany termin realizacji zamówienia na dzień 6 października 2003 roku. Uwzględniając terminy na pracę komisji przetargowej i zawarcie umowy - na wykonanie zamówienia zamawiający przeznaczył ok. 20 dni. W takim stanie faktycznym przyjęcie jako kryterium oceny ofert terminu wykonania zamówienia (skrócenia tego terminu) nie miało uzasadnienia. Mogło, bowiem, prowadzić do sytuacji, w której zamawiający dokonałby wyboru oferty z wyższą ceną tylko dlatego, że oferent zaproponowałby wykonanie zadania o kilka dni szybciej, co zamawiającemu nie dawało żadnych ekonomicznych korzyści. Zamawiający ustalając inne niż cena kryteria oceny ofert powinien mieć świadomość, że mogą one zdecydować o wyborze oferty z wyższą ceną. Wybór droższej oferty rekompensowany powinien być w takiej sytuacji poprzez korzyści jakie osiągnie zamawiający dzięki, przykładowo, odpowiednio długiemu okresowi gwarancji (kryterium okres gwarancji), czy też odpowiednio krótkiemu okresowi wykonania zamówienia (kryterium - termin wykonania).
Udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu dwustopniowego, na budowę przyzagrodowej oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Głuchów.
1. Zamawiający przyjął jako ważne oświadczenie dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z zamawiającym, osobami występującymi w imieniu zamawiającego oraz z innymi uczestnikami postępowania, które podpisane zostało tylko przez Panią Barbarę Grzelczyk występującą w imieniu oferenta nr 1 (konsorcjum trzech podmiotów: PPUH EKO-BUD, BIOCLAR Polska Sp. z o.o. i MW Projekt Sp. z o. o.). Pani M. Grzelczyk była jednym ze wspólników spółki cywilnej PPUH EKO-BUD. Inspektor Urzędu Gminy w pisemnym wyjaśnieniu poinformowała, że oferta nr 1 była rozpatrywana przez komisję przetargową jako oferta łączna konsorcjum, a oświadczenie złożone przez Panią Grzelczyk traktowano jako złożone przez osobę reprezentującą konsorcjum. Zgodnie z postanowieniami art.22 ust.5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, oświadczenie powinno być złożone odrębnie przez każdego z przedsiębiorców składających ofertę wspólną. W sytuacji nie złożenia takich oświadczeń przez wszystkie podmioty wchodzące w skład konsorcjum, oferent powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art.22 ust.7 ww. ustawy.
2. Oferent BIOCLAR Polska Sp. z o.o., wchodzący w skład konsorcjum, przystępując do przetargu nie przedłożył w ofercie dokumentów potwierdzających spełnienie przez niego warunków określonych w specyfikacji, a wynikających z art.19 ust.1 pkt 3-5 i art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. W trakcie kontroli ustalono, że zamawiający oceniał spełnianie wymogów specyfikacji tylko przez podmiot reprezentujący konsorcjum - firmę PPUH EKO-BUD. Działanie zamawiającego było nieprawidłowe, albowiem określone przez zamawiającego warunki uczestnictwa w przetargu powinien spełnić każdy z uczestników konsorcjum (każdy z podmiotów składających ofertę wspólną).
3. W ofercie nr 1, złożonej przez konsorcjum, stwierdzono brak dokumentów wymaganych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, odnoszących się do proponowanej technologii oczyszczania ścieków, tj.: oświadczenia potwierdzającego, że oczyszczone ścieki (na ujściu z oczyszczalni) spełniają wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 5 listopada 1991 roku; aprobaty technicznej dla oferowanych oczyszczalni; wyników badań ścieków oczyszczonych przez oczyszczalnie w proponowanej technologii przeprowadzonej przez akredytowane laboratoria oraz innych dokumentów potwierdzających jakość pracy tych urządzeń, w tym opinii organów ochrony środowiska. Biorąc powyższe pod uwagę, zamawiający winien wykluczyć oferenta nr 1 z postępowania, na podstawie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. W dniu 6 stycznia 2003 roku pomiędzy Gminą Głuchów, reprezentowaną przez Wójta Gminy Pana Andrzeja Kowarę a firmą PPUH EKO-BUD podpisana została umowa nr 7035/1/03, w której zamawiający udzielił zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych, na roboty dodatkowe związane z budową oczyszczalni przyzagrodowych na terenie Gminy Głuchów. Roboty polegały na zainstalowaniu dodatkowych czterech zbiorników z pompami na oczyszczone ścieki, za kwotę 4.758,41 zł. W trakcie kontroli ustalono, że zamówienie podstawowe w chwili udzielenia zamówienia dodatkowego zostało zrealizowane, zatem nie został spełniony warunek udzielenia zamówienia dodatkowego w trybie zamówienia z wolnej ręki, mówiący o tym, że nie można z przyczyn gospodarczych lub technicznych oddzielić zamówienia podstawowego od zamówienia dodatkowego. Udzielone zamówienie dodatkowe należało traktować jako odrębne zamówienie publiczne. Z uwagi na jego wartość (poniżej 3.000 EURO) zastosowanie miałby art.6 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie inwentaryzacji
Na koniec 2002 i 2003 roku nie dokonywano inwentaryzacji pozostałych materiałów biurowych i środków czystości, przechowywanych w magazynku Urzędu Gminy. Działanie takie było sprzeczne z art.26 ust.3 pkt 1 w związku z art.17 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz z zasadami ewidencji materiałów, określonymi w instrukcji obiegu dowodów księgowych.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać analizy zapisów w statucie Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji w zakresie zasad prowadzenia gospodarki finansowej i dostosować je do powszechnie obowiązujących przepisów prawa, mając na względzie uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
2. Dokonać analizy obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej w zakresie postanowień dotyczących sposobu dokumentowania kontroli na etapie wstępnym celem wprowadzenia zmian w powyższym zakresie. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontrolnych.
3. Zapewnić przestrzeganie postanowień rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, w zakresie rejestracji zewnętrznych dokumentów finansowych, wpływających do Urzędu Gminy.
4. Ewidencję księgową na koncie 201 prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Prowadzona ewidencja powinna umożliwić wyodrębnienie kwot ewentualnych zobowiązań wymagalnych.
5. Przestrzegać postanowień wynikających z obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych, w zakresie dotyczącym opisu faktur i rachunków dokumentujących wydatki.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji na podatek od nieruchomości i podatek rolny przez osoby prawne, także w sytuacji korzystania przez podatnika z ustawowego zwolnienia w podatku (art.6a ust.9 ustawy o podatku rolnym, art.6 ust.10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych).
7. W zakresie podatku od środków transportowych egzekwować składanie przez podatników deklaracji wypełnionych zgodnie ze wzorem ustalonym przez Ministra Finansów w rozporządzeniu w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych.
8. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
9. Zapewnić podejmowanie przez właściwych rzeczowo pracowników czynności sprawdzających na podstawie art.272 ustawy Ordynacja podatkowa. W razie stwierdzenia, że deklaracja podatkowa zawiera błędy lub oczywiste omyłki, bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklaracje o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość (art.274 ustawy Ordynacja podatkowa). W sytuacji braku złożenia deklaracji organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnienia w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku (art.274a § 1 ww. ustawy).
10. Przestrzegać art.21 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym, jeżeli przepisy nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego, ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji, chyba że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, są niezgodne ze stanem faktycznym.
11. Podjąć czynności mające na celu ustalenie prawidłowej wysokości zobowiązań podatkowych dla podatników podatku od środków transportowych za lata 2002 - 2003, uwzględniając stawki podatku określone przez Radę Gminy na dany rok podatkowy.
12. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, umorzenia odsetek, odroczenie terminu płatności podatku, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
13. Przed wydaniem decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku, przestrzegać postanowień art.200 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie do powyższego przepisu wyznaczać stronie termin do wypowiedzenia się w sprawie materiału dowodowego.
14. Przestrzegać zasad opodatkowania parafii rzymsko - katolickich jako osób prawnych.
15. W decyzjach dotyczących tzw. ulg żołnierskich prawidłowo ustalać okres na jaki przysługuje ulga, zgodnie z art. 13a ust.3 ustawy o podatku rolnym.
16. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
17. Zapewnić sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Wykaz wywieszać na okres 21 dni w siedzibie Urzędu Gminy, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości – stosownie do postanowień art. 35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
18. Podjąć czynności celem wyegzekwowania czynszu dzierżawnego za okres od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia 18 lutego 2002 roku – zgodnie z umową dzierżawy zawartą w dniu 3 lipca 2001 roku pomiędzy Zarządem Gminy Głuchów a Spółką Jawną KA-MED.2.
19. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz. 1481).
20. Wszystkie wydatki dokumentować dowodami spełniającymi wymogi określone w § 5 pkt 1 obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu dowodów księgowych, zgodnie z którym zewnętrznym obcym dowodem księgowym, otrzymanym od kontrahenta za wykonaną usługę, powinien być rachunek.
21. W zakresie zlecania zadań z zakresu ochrony i promocji zdrowia przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, do której odsyła art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Wskazać należy, zgodnie z art.11 ust.4 ww. ustawy, powierzenie zadań podmiotom niepublicznym może nastąpić w innym trybie niż zlecenia zadania i udzielenie dotacji, jeżeli dane zadania można zrealizować efektywniej w inny sposób określony w odrębnych przepisach, w szczególności poprzez zakup usług na zasadach i w trybie określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, przy porównywalności metod kalkulacji kosztów oraz porównywalności opodatkowania.
22. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie do art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym oraz wewnętrznych uregulowań prawnych dotyczących procedur kontroli finansowej.
23. Naliczony odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, odprowadzać na rachunek bankowy, w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
24. Zwrotu kosztów podróży radnym dokonywać na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego, podpisanych przez Przewodniczącego Rady Gminy, jako zlecającego wyjazd służbowy.
25. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych.
26. Dokonywać inwentaryzacji i wyceny pozostałych na koniec roku materiałów biurowych i środków czystości. Wartość zapasów materiałów wyksięgowywać z konta 400 na konto 310, a na początku następnego roku przeksięgowywać je ponownie w koszty (konto 400).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Głuchowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Głuchowie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej, dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[4] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[5] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[6] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[7] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 6 lipca 2004 roku
Pan
ANDRZEJ KOWARA
Wójt Gminy
Głuchów
WK-602/47/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 55, poz.577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Głuchów wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych
1. W trakcie kontroli prawno-organizacyjnych form działania gminnych jednostek organizacyjnych, stwierdzono sprzeczne zapisy w statucie Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji. W § 2 Statutu określono, że GOKSiR jest samorządową instytucją kultury i działa na podstawie ustawy o finansach publicznych. Wskazać jednakże należy, że zasady prowadzenia gospodarki finansowej przez samorządowe instytucje kultury określają przepisy rozdziału 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 13, poz.123 z późń. zm.), a nie przepisy ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, instytucja kultury, uzyskująca osobowość prawną po dokonaniu wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków. Instytucja kultury może nabywać środki trwałe i pokrywa koszty bieżącej działalności oraz zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami tymi są, m.in. dotacje z budżetu. Podstawą gospodarki finansowej jest plan działalności instytucji kultury, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem wysokości dotacji przekazywanej przez organizatora. Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb: plan usług, plan przychodów i kosztów, plan remontów i konserwacji środków trwałych oraz plan inwestycji. Plan ten nie jest uchwalany uchwałą budżetową i nie stanowi elementu budżetu.
W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. W regulaminie kontroli finansowej nie sprecyzowano sposobu dokumentowania kontroli operacji gospodarczych - pod względem celowości - na etapie wstępnym. Konsekwencją zaniechania precyzyjnego unormowania powyższego zagadnienia w regulaminie był brak dokumentów potwierdzających fakt przeprowadzania kontroli celowości wydatków bieżących na etapie wstępnym.
2. Realizując zadania z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi w 2002 roku oraz zadania w zakresie gromadzenia dochodów w 2002 i w 2003 roku (pobór podatku od środków transportowych), nie przestrzegano procedur kontroli finansowej określonych w regulaminie kontroli wewnętrznej, wprowadzonym w życie uchwałą Zarządu Gminy nr 1/2 z 25 stycznia 2002 roku.
3. W kontrolowanej jednostce nie przestrzegano postanowień wynikających z § 8 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz.1319) w zakresie rejestracji w dzienniku korespondencji - prowadzonym w sekretariacie Urzędu Gminy - wszystkich zewnętrznych dokumentów finansowych wpływających do Urzędu.
W zakresie ewidencji księgowej
1. Kontrolowana jednostka prowadząc ewidencję księgową za pomocą komputerów, nie posiadała dokumentacji opisującej system przetwarzania danych, zawierającej wykaz funkcjonujących programów lub funkcji z opisem algorytmów i parametrów oraz dokumentacji opisującej sposób zabezpieczenia danych, przetwarzanych w systemach informatycznych. Powyższe naruszało art.10 ust.1 pkt 3 lit. "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Opisana nieprawidłowość została usunięta w trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi. Z dniem 30 kwietnia 2004 roku wprowadzona została w życie „Instrukcja opisująca systemy informatyczne i zasady ochrony danych przetwarzanych przez te systemy”.
2. W latach 2002 - 2003, w Urzędzie Gminy nie prowadzono w trakcie roku syntetycznej i analitycznej ewidencji księgowej konta 201 - rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. Ewidencja syntetyczna konta 201 była zaprowadzona w ostatnich dniach roku, tj. 31 grudnia 2002 roku i 31 grudnia 2003 roku, natomiast ewidencja analityczna tylko w dniu 31 grudnia 2003 roku. Zaniechanie prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej konta 201 w trakcie całego roku pozostawało w sprzeczności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz.1752) oraz było sprzeczne z postanowieniami zakładowego planu kont dla budżetu gminy i jednostek budżetowych. Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia, konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek budżetowych zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.
3. Obowiązujący w jednostce zakładowy plan kont i prowadzona na jego podstawie ewidencja księgowa nie dawały możliwości wyodrębnienia ewentualnych zobowiązań wymagalnych, które podlegają wykazaniu w sprawozdawczości budżetowej (sprawozdania Rb-Z, Rb-28S). Powyższe było sprzeczne z postanowieniami § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którym zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
W zakresie gospodarki kasowej
1. Na fakturach i rachunkach dotyczących dokonywanych wydatków oraz listach wypłat wynagrodzeń stwierdzono brak adnotacji o przeprowadzeniu kontroli formalno-rachunkowej, stwierdzającej prawidłowość techniczną oraz poprawność arytmetyczną dokumentu, co naruszało postanowienia obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych.
2. Na dowodach dokumentujących wydatki bieżące (faktury i rachunki) stwierdzono brak potwierdzenia faktu dokonania wstępnej oceny celowości realizacji danej operacji finansowej (gospodarczej). Zgodnie z zapisami zawartymi w § 8 obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej, przeprowadzenie operacji gospodarczej powinna poprzedzać kontrola wstępna, którą sprawują merytoryczni pracownicy.
W zakresie dochodów z podatków i opłat
Podatek od nieruchomości od osób prawnych
1. W 2002 roku, na 15 podatników podatku od nieruchomości, dwóch złożyło deklaracje podatkowe po dniu 15 stycznia 2002 roku, natomiast dziesięć deklaracji nie posiadało daty wpływu, co uniemożliwiało skontrolowanie terminowości ich złożenia w Urzędzie Gminy. W 2003 roku z przekroczeniem ustawowego terminu, deklaracje złożyło czterech podatników, trzy deklaracje nie posiadały daty ich wypełnienia bądź złożenia. Termin składania deklaracji przez osoby prawne określony został w art.6 ust.9 pkt 1 (do dnia 31 grudnia 2002 roku - art.6 ust.8 pkt 1) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz.84 z późń. zm.).
2. W odniesieniu do deklaracji złożonej przez (Wyłączenie) [1] na 2003 rok stwierdzono:
- podatnik wykazał jako przedmiot opodatkowania grunty pozostałe o powierzchni 12.800m² oraz budynki pozostałe o powierzchni 1.318 m². Z analizy dokumentacji (deklaracja na 2002 rok, akt notarialny dokumentujący sprzedaż gruntu przez ww. przedsiębiorcę) wynikało, że pomimo sprzedaży zabudowanych działek, zmniejszeniu nie uległa powierzchnia opodatkowanych budynków. Powyższe wskazuje na możliwość zaniżenia podstawy opodatkowania w deklaracjach składanych przez podatnika w latach poprzednich. W 2002 roku wykazano w deklaracji budynki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą o powierzchni 1.313m², natomiast w 2003 roku – wskazana w deklaracji powierzchnia budynków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wynosiła 15m². Powierzchnia ujętych w deklaracji budynków pozostałych wynosiła 1.318m². Łącznie 1.333m²;
- w stosunku do treści deklaracji złożonej w 2002 roku podatnik zmienił kwalifikację powierzchni budynków - z budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej na budynki pozostałe oraz powierzchni gruntów - z gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej na grunty pozostałe. Organ podatkowy nie dysponował danymi wskazującymi na przyczynę tej zmiany. Zgodnie z art.1a ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku, użyte w ustawie określenie „grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej” oznacza grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art.5 ust.1 pkt 1 lit.b) – chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych;
- deklaracja podatkowa zawierała błędy rachunkowe, np.: w pozycji „budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej” kwota podatku powinna wynosić 171,90 zł, natomiast wpisano 121,90 zł, w pozycji „podatek od budynków pozostałych” podatek powinien wynosić 3.888,10 zł, a wykazano 3.878,10 zł. Łączna kwota podatku (uwzględniając ujęte w deklaracji przedmioty opodatkowania) powinna wynosić 9.251,60 zł, natomiast wykazano 10.670,90 zł. Z ewidencji księgowej wynikało natomiast, że przypis na 2003 rok dla omawianego podatnika ustalono w dniu 16 kwietnia 2003 roku w wysokości 24.144,90 zł,
Organ podatkowy, pomimo występujących niejasności w złożonej przez podatnika na 2003 rok deklaracji, nie podjął czynności mających na celu ich wyjaśnienie, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). W szczególności, organy podatkowe na podstawie art.272 ww. ustawy, zobowiązane są do podejmowania czynności sprawdzających - mających na celu: sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania zadeklarowanych podatków, stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji, ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Na podstawie art.281 ustawy Ordynacja podatkowa, organy podatkowe mogą podejmować kontrole podatkowe u podatników, celem sprawdzenia czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Czynności sprawdzające i kontrolne podjęte zostały w toku kontroli RIO w Łodzi, dzięki czemu określono prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego podatnika na 2003 rok.
3. Deklaracje na podatek od nieruchomości złożone przez osoby prawne na 2002 i 2003 rok nie zawierały adnotacji pracowników organu podatkowego oraz podpisu osoby przyjmującej i analizującej deklarację, co wskazywało na zaniechanie przez organ podatkowy kontroli składanych deklaracji w ramach czynności sprawdzających, dokonywanych na podstawie art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Stwierdzono przypadki nie egzekwowania odsetek od nieterminowych wpłat podatku od nieruchomości od osób prawnych. Nie wyegzekwowano odsetki na łączną kwotę 126,90 zł.
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
W 2002 roku podatnikowi nr 50335 wydano decyzję ustalającą zobowiązanie podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości z tytułu wynajmowanego lokalu użytkowego w budynku stanowiącym własność Gminy. Zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku (art.2 ust.1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych), posiadanie zależne w oparciu o określony tytuł prawny części budynku (lokalu) nie było objęte obowiązkiem podatkowym. Opodatkowaniu podlegały jedynie lokale co do których ustanowiono odrębną własność lokalu lub lokale zajęte bez podstawy prawnej. Z dniem 1 stycznia 2003 roku nastąpiły zmiany w zakresie opodatkowania lokali. Stosownie do art. 3 ust.1 pkt 4 ww. ustawy, podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nie posiadające osobowości prawnej, będące m.in. posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych nie stanowiących odrębnych nieruchomości. W toku kontroli RIO w Łodzi nieprawidłowość została usunięta.
Podatek rolny
1. Znajdujące się na terenie Gminy parafie rzymsko-katolickie opodatkowano według zasad obowiązujących osoby fizyczne. Parafie powinny opłacać podatek rolny na zasadach obowiązujących osoby prawne, w szczególności składać deklaracje podatkowe w terminie do dnia 15 stycznia roku podatkowego i wpłacać obliczony w deklaracji podatek w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego na rachunek budżetu właściwej gminy w terminach do dnia 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada, zgodnie z art.6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U. nr 94, poz. 431 z późn. zm.).
2. Osoby prawne z terenu gminy, zobowiązane do płacenia podatku rolnego, nieterminowo składały deklaracje na ten podatek. termin składania deklaracji określony został w art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym (patrz wyżej).
3. (Wyłączenie) [2] , pismem z dnia 19 grudnia 2002 roku, poinformował Urząd Gminy w Głuchowie, że grunty rolne wykorzystywane przez (Wyłączenie) [3] są własnością (Wyłączenie) [4] i (Wyłączenie) [5] jest zwolniony z płacenia podatku rolnego. Na tej podstawie podatnik nie złożył na 2003 rok deklaracji na podatek rolny. Pismo zawierające powyższą informację winno być podpisane przez osobę posiadającą upoważnienie (Wyłączenie) [6] . Ponadto, nie złożenie deklaracji na 2003 rok było niezgodne z art.6a ust.9 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym obowiązek składania informacji o gruntach oraz deklaracji podatkowych obciąża również podatników korzystających ze zwolnień i ulg przewidzianych w ustawie o podatku rolnym. Na podstawie obowiązujących od dnia 1 stycznia 2003 roku postanowień art.12 ust.2 pkt 1 ww. ustawy, z podatku rolnego zwalnia się szkoły wyższe i wyższe szkoły zawodowe. Zwolnienie stosuje się na podstawie decyzji wydanej na wniosek podatnika, stosownie do postanowień art.13d ust.1 ustawy o podatku rolnym.
4. Sporządzając wniosek o przyznanie części subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień określonych w ustawie o podatku rolnym, błędnie wykazano wysokość zastosowanych ulg inwestycyjnych. Wpisano kwotę w wysokości 7.314 zł, zamiast 7.562,73 zł.
5. Stwierdzono, że na 16 decyzji wydanych w latach 2002-2003 w sprawie zastosowania ulg żołnierskich, w sześciu przypadkach błędnie określono czas ich obowiązywania, niezgodnie z art.13a ust.3 ustawy o podatku rolnym. Wskazana nieprawidłowość była przyczyną zawyżenia wysokości przyznanych ulg żołnierskich dla czterech podatników na kwotę 143,40 zł i zaniżenia wysokości ulg dla dwóch podatników na kwotę 50,70 zł. W trakcie trwania kontroli RIO w Łodzi Wójt Gminy dokonał zmiany błędnie wydanych decyzji, natomiast podatnicy, którym zawyżono wysokość przyznanej ulgi, wpłacili do kasy Urzędu Gminy zawyżone kwoty ulg.
Podatek od środków transportowych - osoby fizyczne
1. W wykazach środków transportowych stanowiących przedmiot opodatkowania, zaniechano zamieszczania danych dotyczących pojazdu, od których uzależniona była stawka podatku, mianowicie: brak było informacji o dopuszczalnej masie całkowitej pojazdu, dopuszczalnej masie całkowitej zespołu pojazdów, liczbie osi, rodzaju zawieszenia oraz wpływie na środowisko naturalne. Wzór deklaracji na podatek od środków transportowych na 2002 rok określało rozporządzenie Ministra Finansów z 19 grudnia 2001 roku w sprawie wzoru wykazu środków transportowych (Dz. U. nr 153, poz.1754) oraz na 2003 rok – rozporządzenie Ministra Finansów z 20 grudnia 2002 roku w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 234, poz.1969). Zgodnie z treścią tych deklaracji oraz postanowieniami wynikającymi z uchwały Rady Gminy, podatnik zobowiązany był podać wymienione wyżej parametry pojazdu. Mimo braku tych danych, organ podatkowy nie podjął działań mających na celu uzupełnienie deklaracji.
2. Stwierdzono przypadki zaniechania złożenia deklaracji - wykazu pojazdów podlegających opodatkowaniu. W skontrolowanej próbie dotyczącej 2002 roku nie złożyło wykazu dwóch podatników. Brak wykazów nie spowodował podjęcia przez organ podatkowy czynności mających na celu ich wyegzekwowania.
3. W skontrolowanej próbie 14 podatników, w 11 przypadkach stwierdzono błędne naliczenie podatku, wynikające z przyjęcia przez podatników nieprawidłowej stawki, tj. niezgodnej ze stawkami podatku określonymi przez Radę Gminy. Powyższe wskazywało na zaniechanie przez pracownika merytorycznego przeprowadzania czynności sprawdzających i weryfikujących złożone deklaracje (wykazy). Konsekwencją braku weryfikacji składanych deklaracji dotyczących pojazdów podlegających opodatkowaniu oraz braku kontroli w zakresie zgodności przyjętych stawek podatku z uchwałami Rady - było zaniżenie wpływów w 2002 roku o kwotę 760,00 zł i w 2003 roku o kwotę 417,00 zł.
4. Stwierdzono, iż w przypadku zaistniałych zmian mających wpływ na wysokość podatku od środków transportowych od osób fizycznych, podatnicy nie przekazywali organowi podatkowemu informacji o wskazanych zamianach, bądź przekazywali te informacje nie zachowując terminu określonego w art.9 ust.6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (np. fakt zakupienia pojazdu w listopadzie 2002 roku zgłoszono do Urzędu dopiero w lutym 2003 roku).
5. Skontrolowane decyzje Wójta Gminy oznaczone numerami: 3114-2/1/02, 3114-2/2/02, 3114-2/3/02, 3114-2/4/02, 3114-2/5/02, 3114-2/4/03, 3114-2/8/03, 3114-3/2/02, 3114-3/1/02 na podstawie których zastosowano ulgi w zapłacie podatku (umorzenie zaległości, umorzenie odsetek, odroczenie terminu płatności) od środków transportowych od osób fizycznych - wydane zostały na podstawie wniosków podatników. Organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia stanu faktycznego i rozstrzygnięcia co do istnienia ustawowo określonych przesłanek zastosowania danej instytucji prawa podatkowego, do czego zobowiązany był na podstawie art.122 ustawy i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
6. Analiza dokumentacji dotyczącej wydanych decyzji przyznających ulgi w zapłacie podatku od środków transportowych od osób fizycznych wykazała, że organ podatkowy nie wzywał podatników prowadzących działalność gospodarczą, do złożenia informacji o rodzaju i wielkości ewentualnej pomocy publicznej otrzymanej w okresie trzech kolejnych lat, poprzedzających dzień złożenia wniosku o udzielenie pomocy, na podstawie przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 60, poz. 704), uchylona przez ustawę z dnia 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. nr 141, poz.1177 - ustawa uchylona z dniem 31 maja 2004 roku przez ustawę z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej - Dz. U. nr 123, poz. 1291).
7. Organ podatkowy przed wydaniem decyzji w sprawie przyznanych ulg i zwolnień nie wyznaczał stronie terminu do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego, stosownie do art.200 ustawy Ordynacja podatkowa.
W zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych.
1. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie podejmowania działań windykacyjnych mających na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowych:
- w odniesieniu do zaległości dotyczącej 2002 roku z tytułu podatku od nieruchomości (Wyłączenie) [7] wystawiano tylko upomnienia, natomiast tytuł wykonawczy wystawiono dopiero w dniu 5 lutego 2003 roku (jednorazowo na całą zaległość). W stosunku do zaległości dotyczących 2003 roku, na kwotę 668,20 zł, organ podatkowy nie podjął żadnych działań windykacyjnych,
- w stosunku do podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych nr 130072 i 50335 posiadających największe kwoty zadłużenia w 2002 roku zaniechano podjęcia działań mających na celu wyegzekwowanie zaległości, w 2003 roku natomiast zakończono je na etapie wystawienia upomnień,
- nieterminowe i niepełne działania windykacyjne oraz przypadki całkowitego ich zaniechania odnotowano również w odniesieniu do podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych, co do zaległości za lata 2002 - 2003. Działaniami windykacyjnymi obejmowano tylko część zaległości, np.: stan zaległości na dzień 30 czerwca 2003 roku wynosił kwotę 40.527,00 zł, decyzje określające wysokość zaległości wystawione zostały co do kwoty 8.499,00 zł (21% kwoty zadłużenia),
- kontrolowana jednostka nie prowadziła również pełnych działań windykacyjnych w odniesieniu do podatników zalegających z zapłatą podatku rolnego. Ustalono, że nie wystawiano w trakcie roku tytułów wykonawczych. Były one wystawiane jednorazowo po zakończeniu roku.
Nieterminowe podejmowanie działań windykacyjnych, niepełne działania oraz ich zaniechanie naruszało przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz.968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 z późn. zm.) oraz pozostawało w sprzeczności z postanowieniami zawartymi w § 14 obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej, zgodnie z którymi kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza, w szczególności, kontrolę terminowości wpływu należności jednostki oraz podejmowanie niezbędnych czynności egzekucyjnych.
2. W latach 1997-2004 zaniechano prowadzenia czynności windykacyjnych wobec podatnika podatku rolnego nr 90056, posiadającego na dzień 31 grudnia 1996 roku zaległości w zapłacie podatku za okres 1991-1996 w wysokości 1.078,20 zł. Podatnik w okresie 1997-2004 również nie płacił podatku. Zaległość zwiększała się z upływem każdego roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku wynosiła 3.833,10 zł. W trakcie kontroli ustalono, że na podstawie postanowienia sądowego Nr I No 69/87 współwłaścicielami gospodarstwa rolnego było pięć osób. Gmina Głuchów mogła, zatem, prowadzić działania windykacyjne wobec każdego ze współwłaścicieli gospodarstwa na podstawie art.3 ust.6 ustawy o podatku rolnym. Stosownie do postanowień art.70 § 1 ustawy z dnia Ordynacja podatkowa, część zaległości uległa przedawnieniu. Odpowiedzialność za zaniechanie działań windykacyjnych ponoszą były Wójt Gminy Pan Józef Dzierzbiński, (J. Dzierzbiński pełnił obowiązki Wójta w okresie od 1990 roku do października 2002 roku) oraz Wójt Gminy - Pan Andrzej Kowara i Skarbnik Gminy – Pani Marianna Gruchała (która podpisała w dniu 2 września 2002 roku zakres czynności, przyjmując do realizacji czynności polegające na nadzorowaniu terminowości windykacji zaległości podatkowych).
W zakresie dochodów z majątku
1. Kontrolujący stwierdzili, że nie podano do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, informacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu Gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co było niezgodne z art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.).
2. Oddając w dzierżawę nieruchomość zabudowaną (po byłej szkole podstawowej) nie sporządzono i nie podano do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do przekazania w dzierżawę, co było niezgodne z art.35 ust 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, który zobowiązywał do wywieszenia wykazu na okres 21 dni w siedzibie Urzędu, a ponadto podania do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu tego wykazu, przez ogłoszenie w prasie lokalnej lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości.
3. Stwierdzono, że za okres od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia sprzedaży nieruchomości (akt notarialny – umowa sprzedaży z dnia 19 lutego 2002 roku) Gmina nie wyegzekwowała należnego czynszu dzierżawnego od dzierżawcy nieruchomości położonej w Kochanowie (działka nr 69/1), co było niezgodne z postanowieniami umowy dzierżawy zawartej w dniu 3 lipca 2001 roku. Zgodnie ze wskazaną umową dzierżawy, obowiązek zapłaty czynszu obciążał dzierżawcę począwszy od dnia 1 stycznia 2002 roku (w związku z koniecznością remontu obiektów). Czynsz ustalono w wysokości 1.500,00 zł miesięcznie plus 22% podatku VAT, płatny bez wezwania do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który czynsz był naliczany.
W zakresie pozostałych dochodów
W latach 2002-2003 wydano 5 decyzji zezwalających na zajęcie pasa drogowego. Cztery wnioski nie spełniały wymagań stawianych przez § 4 ust.1 pkt 3 i ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz.33 z późń. zm. - obecnie nie obowiązujące).
W zakresie realizacji wydatków budżetowych
1. W ramach realizacji wydatków na zadania z zakresu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi Gmina Głuchów dokonała w 2002 roku zakupu usług na kwotę 2.000 zł od Skierniewickiego Stowarzyszenia Abstynenckiego „Ametyst”. Przekazania środków dokonano na podstawie noty księgowej, obciążającej Gminę Głuchów kosztami udzielonych porad w ramach prowadzonej przez stowarzyszenie działalności terapeutycznej na rzecz mieszkańców Gminy. Nota księgowa nr 17/2002 z dnia 11 grudnia 2002 roku, będąca podstawą przelewu środków, nie zawierała danych dotyczących zakupionej usługi. Z noty nie wynikało ilu mieszkańców korzystało z porad ośrodka i ilu mieszkańców objęto programem terapeutycznym. Ponadto przekazanie środków finansowych na podstawie noty księgowej jako obcego dokumentu zewnętrznego było sprzeczne z § 5 pkt 1 obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu dowodów księgowych, z którego wynikało, że zewnętrznym obcym dowodem księgowym otrzymanym od kontrahenta powinien być wystawiony przez niego rachunek za wykonaną usługę.
2. W 2002 roku Gmina Głuchów zakupiła usługę od Skierniewickiego Stowarzyszenia Abstynenckiego „Ametyst” – zorganizowanie obozu socjoterapeutycznego do Świnoujścia, dla 21 dzieci z rodzin z problemem alkoholowym za kwotę 13.650,00 zł. Zakupu usługi dokonano z pominięciem ustawy o zamówieniach publicznych. Na dokumencie zapłaty - nota księgowa nr 10/2002 – wpisano „art.6 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych”. W dniu zakupu usługi, tj. 15 lipca 2002 roku, jej wartość przekraczała 3.000 EURO (4.1542 x 3.000 = 12.462 zł), zatem wyboru wykonawcy usługi Gmina winna dokonać w oparciu o przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku).
3. W dniu 12 czerwca 2003 roku Wójt Gminy Głuchów zawarł porozumienie ze Skierniewickim Stowarzyszeniem Abstynenckim „Ametyst”, na podstawie którego Gmina przekazała na rzecz stowarzyszenia środki finansowe w wysokości: 1.000,00 zł, z przeznaczeniem na realizację przez stowarzyszenie programu „Wspieranie Rodzin w Kryzysie”; 1.000,00 zł - na prowadzoną przez stowarzyszenie bieżącą obsługę II Ogólnopolskiej Spartakiady Ruchów Trzeźwościowych i Klubów Abstynenckich oraz 9.750,00 zł - na zorganizowanie kolonii dla dzieci z rodzin patologicznych. Wydatki klasyfikowano jako zakup usług, a podstawą przelewu środków byłą nota księgowa. Według ustaleń kontrolujących, treść zawartego porozumienia wskazywała, że nastąpiło zlecenie zadania, a nie zakup usługi. Zastosowana klasyfikacja nie może przesądzać o rzeczywistej treści danej operacji finansowej. Zlecenia zadania jednostce nie zaliczonej do sektora finansów publicznych i przekazanie dotacji na realizację tego zadania powinno nastąpić w oparciu o umowę zawartą po przeprowadzeniu jawnego postępowania, określonego w uchwale rady gminy - zgodnie z unormowaniami zawartymi w art.118 ustawy o finansach publicznych. Realizacja zadań Gminy w 2002 i w 2003 roku, mogła mieć miejsce poprzez powierzenie wykonania zadania podmiotom pozarządowym, na podstawie umowy. Od dnia 1 stycznia 2004 roku, zlecanie zadań w zakresie ochrony i promocji zdrowia następuje w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.873 z późn. zm.), do której odsyła art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych.
4. Porozumienia, o którym mowa wyżej, nie kontrasygnowała Skarbnik Gminy, co stanowiło naruszenie art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz wskazywało na zaniechanie stosowania obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej. Zgodnie z § 23 regulaminu kontroli finansowej, główny księgowy – skarbnik gminy dokonuje kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonuje kontroli kompletności operacji.
W zakresie wydatków osobowych
1. Zgodnie z art.6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz.335 z późń. zm.), kontrolowana jednostka zobowiązana była do dnia 31 maja danego roku przekazać na rachunek funduszu kwotę stanowiącą 75% równowartości odpisów, o których mowa w art.5 ust.1-3 ww. ustawy, natomiast pozostałe środki powinny być przekazane do dnia 30 września. W 2002 roku przekazano w terminie do dnia 31 maja kwotę 8.900,00 zł, co stanowiło 56% równowartości odpisu, natomiast w 2003 roku do dnia 31 maja przekazano na rachunek funduszu 5.000,00 zł, co stanowiło 31,2% równowartości odpisu. Ostatniego przelewu środków dokonano 1 grudnia 2003 roku.
2. W wyniku kontroli rozliczeń poleceń wyjazdu służbowego wystawionych na rzecz radnych Gminy Głuchów stwierdzono naruszenia przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz.800 z późń. zm.), mianowicie:
- polecenia wyjazdu służbowego podpisywał Wójt Gminy jako osoba zlecająca wyjazd, co było sprzeczne z § 2 ust.1 ww. rozporządzenia, z którego wynikało, że termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa przewodniczący rady,
- na poleceniu wyjazdu służbowego nr 465/2003 wystawionego radnemu, który odbył podróż własnym samochodem, nie zamieszczono informacji o marce samochodu oraz pojemności silnika, od czego uzależniona była wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Podobnie jak w przypadku opisanym wyżej, zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym podpisał Wójt Gminy, a nie Przewodniczący Rady.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
Udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na przebudowę drogi dojazdowej do gruntów rolnych we wsi Białynin, 2003 rok
1. Zamawiający ustalił zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 3% ceny ofertowej, co pozostawało w sprzeczności z § 3 ust.4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz.1002), który stanowił, że jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane o wartości nie przekraczającej 130.000 EURO, zabezpieczenie ustala się w wysokości od 5% do 10% ceny ofertowej.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł opisu kryterium oceny ofert, jakim było skrócenie terminu wykonania zamówienia. Z opisu powinien wynikać sposób wyliczenia punktów oraz za jaki okres realizacji zamówienia można było uzyskać ich maksymalną ilość. Brak opisu powołanego kryterium oceny ofert stanowił naruszenie art.35 ust.1 pkt 6 ustawy o zamówieniach publicznych. Ponadto wskazać należy, że termin składania ofert w omawianym postępowaniu upływał w dniu 8 września 2003 roku. W specyfikacji podano także wymagany termin realizacji zamówienia na dzień 6 października 2003 roku. Uwzględniając terminy na pracę komisji przetargowej i zawarcie umowy - na wykonanie zamówienia zamawiający przeznaczył ok. 20 dni. W takim stanie faktycznym przyjęcie jako kryterium oceny ofert terminu wykonania zamówienia (skrócenia tego terminu) nie miało uzasadnienia. Mogło, bowiem, prowadzić do sytuacji, w której zamawiający dokonałby wyboru oferty z wyższą ceną tylko dlatego, że oferent zaproponowałby wykonanie zadania o kilka dni szybciej, co zamawiającemu nie dawało żadnych ekonomicznych korzyści. Zamawiający ustalając inne niż cena kryteria oceny ofert powinien mieć świadomość, że mogą one zdecydować o wyborze oferty z wyższą ceną. Wybór droższej oferty rekompensowany powinien być w takiej sytuacji poprzez korzyści jakie osiągnie zamawiający dzięki, przykładowo, odpowiednio długiemu okresowi gwarancji (kryterium okres gwarancji), czy też odpowiednio krótkiemu okresowi wykonania zamówienia (kryterium - termin wykonania).
Udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu dwustopniowego, na budowę przyzagrodowej oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Głuchów.
1. Zamawiający przyjął jako ważne oświadczenie dotyczące pozostawania w stosunku zależności lub dominacji - w rozumieniu przepisów ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi - z zamawiającym, osobami występującymi w imieniu zamawiającego oraz z innymi uczestnikami postępowania, które podpisane zostało tylko przez Panią Barbarę Grzelczyk występującą w imieniu oferenta nr 1 (konsorcjum trzech podmiotów: PPUH EKO-BUD, BIOCLAR Polska Sp. z o.o. i MW Projekt Sp. z o. o.). Pani M. Grzelczyk była jednym ze wspólników spółki cywilnej PPUH EKO-BUD. Inspektor Urzędu Gminy w pisemnym wyjaśnieniu poinformowała, że oferta nr 1 była rozpatrywana przez komisję przetargową jako oferta łączna konsorcjum, a oświadczenie złożone przez Panią Grzelczyk traktowano jako złożone przez osobę reprezentującą konsorcjum. Zgodnie z postanowieniami art.22 ust.5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, oświadczenie powinno być złożone odrębnie przez każdego z przedsiębiorców składających ofertę wspólną. W sytuacji nie złożenia takich oświadczeń przez wszystkie podmioty wchodzące w skład konsorcjum, oferent powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art.22 ust.7 ww. ustawy.
2. Oferent BIOCLAR Polska Sp. z o.o., wchodzący w skład konsorcjum, przystępując do przetargu nie przedłożył w ofercie dokumentów potwierdzających spełnienie przez niego warunków określonych w specyfikacji, a wynikających z art.19 ust.1 pkt 3-5 i art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. W trakcie kontroli ustalono, że zamawiający oceniał spełnianie wymogów specyfikacji tylko przez podmiot reprezentujący konsorcjum - firmę PPUH EKO-BUD. Działanie zamawiającego było nieprawidłowe, albowiem określone przez zamawiającego warunki uczestnictwa w przetargu powinien spełnić każdy z uczestników konsorcjum (każdy z podmiotów składających ofertę wspólną).
3. W ofercie nr 1, złożonej przez konsorcjum, stwierdzono brak dokumentów wymaganych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, odnoszących się do proponowanej technologii oczyszczania ścieków, tj.: oświadczenia potwierdzającego, że oczyszczone ścieki (na ujściu z oczyszczalni) spełniają wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 5 listopada 1991 roku; aprobaty technicznej dla oferowanych oczyszczalni; wyników badań ścieków oczyszczonych przez oczyszczalnie w proponowanej technologii przeprowadzonej przez akredytowane laboratoria oraz innych dokumentów potwierdzających jakość pracy tych urządzeń, w tym opinii organów ochrony środowiska. Biorąc powyższe pod uwagę, zamawiający winien wykluczyć oferenta nr 1 z postępowania, na podstawie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. W dniu 6 stycznia 2003 roku pomiędzy Gminą Głuchów, reprezentowaną przez Wójta Gminy Pana Andrzeja Kowarę a firmą PPUH EKO-BUD podpisana została umowa nr 7035/1/03, w której zamawiający udzielił zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych, na roboty dodatkowe związane z budową oczyszczalni przyzagrodowych na terenie Gminy Głuchów. Roboty polegały na zainstalowaniu dodatkowych czterech zbiorników z pompami na oczyszczone ścieki, za kwotę 4.758,41 zł. W trakcie kontroli ustalono, że zamówienie podstawowe w chwili udzielenia zamówienia dodatkowego zostało zrealizowane, zatem nie został spełniony warunek udzielenia zamówienia dodatkowego w trybie zamówienia z wolnej ręki, mówiący o tym, że nie można z przyczyn gospodarczych lub technicznych oddzielić zamówienia podstawowego od zamówienia dodatkowego. Udzielone zamówienie dodatkowe należało traktować jako odrębne zamówienie publiczne. Z uwagi na jego wartość (poniżej 3.000 EURO) zastosowanie miałby art.6 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie inwentaryzacji
Na koniec 2002 i 2003 roku nie dokonywano inwentaryzacji pozostałych materiałów biurowych i środków czystości, przechowywanych w magazynku Urzędu Gminy. Działanie takie było sprzeczne z art.26 ust.3 pkt 1 w związku z art.17 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz z zasadami ewidencji materiałów, określonymi w instrukcji obiegu dowodów księgowych.
Informując o powyższych nieprawidłowościach, proszę Pana Wójta o podjęcie działań zmierzających do ich wyeliminowania i zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Dokonać analizy zapisów w statucie Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji w zakresie zasad prowadzenia gospodarki finansowej i dostosować je do powszechnie obowiązujących przepisów prawa, mając na względzie uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia.
2. Dokonać analizy obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej w zakresie postanowień dotyczących sposobu dokumentowania kontroli na etapie wstępnym celem wprowadzenia zmian w powyższym zakresie. Zapewnić przestrzeganie ustalonych mechanizmów kontrolnych.
3. Zapewnić przestrzeganie postanowień rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, w zakresie rejestracji zewnętrznych dokumentów finansowych, wpływających do Urzędu Gminy.
4. Ewidencję księgową na koncie 201 prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Prowadzona ewidencja powinna umożliwić wyodrębnienie kwot ewentualnych zobowiązań wymagalnych.
5. Przestrzegać postanowień wynikających z obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych, w zakresie dotyczącym opisu faktur i rachunków dokumentujących wydatki.
6. Egzekwować terminowe składanie deklaracji na podatek od nieruchomości i podatek rolny przez osoby prawne, także w sytuacji korzystania przez podatnika z ustawowego zwolnienia w podatku (art.6a ust.9 ustawy o podatku rolnym, art.6 ust.10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych).
7. W zakresie podatku od środków transportowych egzekwować składanie przez podatników deklaracji wypełnionych zgodnie ze wzorem ustalonym przez Ministra Finansów w rozporządzeniu w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych.
8. Egzekwować odsetki z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
9. Zapewnić podejmowanie przez właściwych rzeczowo pracowników czynności sprawdzających na podstawie art.272 ustawy Ordynacja podatkowa. W razie stwierdzenia, że deklaracja podatkowa zawiera błędy lub oczywiste omyłki, bądź, że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy zwraca się do składającego deklaracje o złożenie niezbędnych wyjaśnień oraz o skorygowanie deklaracji, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji poddaje się w wątpliwość (art.274 ustawy Ordynacja podatkowa). W sytuacji braku złożenia deklaracji organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnienia w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku (art.274a § 1 ww. ustawy).
10. Przestrzegać art.21 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym, jeżeli przepisy nakładają na podatnika obowiązek złożenia deklaracji, wysokość zobowiązania podatkowego, ustala się zgodnie z danymi zawartymi w deklaracji, chyba że przepisy szczególne przewidują inny sposób ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego albo w toku postępowania podatkowego stwierdzono, że dane zawarte w deklaracji, mogące mieć wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, są niezgodne ze stanem faktycznym.
11. Podjąć czynności mające na celu ustalenie prawidłowej wysokości zobowiązań podatkowych dla podatników podatku od środków transportowych za lata 2002 - 2003, uwzględniając stawki podatku określone przez Radę Gminy na dany rok podatkowy.
12. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, umorzenia odsetek, odroczenie terminu płatności podatku, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
13. Przed wydaniem decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku, przestrzegać postanowień art.200 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie do powyższego przepisu wyznaczać stronie termin do wypowiedzenia się w sprawie materiału dowodowego.
14. Przestrzegać zasad opodatkowania parafii rzymsko - katolickich jako osób prawnych.
15. W decyzjach dotyczących tzw. ulg żołnierskich prawidłowo ustalać okres na jaki przysługuje ulga, zgodnie z art. 13a ust.3 ustawy o podatku rolnym.
16. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych, w szczególności w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 110, poz.968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
17. Zapewnić sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Wykaz wywieszać na okres 21 dni w siedzibie Urzędu Gminy, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości – stosownie do postanowień art. 35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
18. Podjąć czynności celem wyegzekwowania czynszu dzierżawnego za okres od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia 18 lutego 2002 roku – zgodnie z umową dzierżawy zawartą w dniu 3 lipca 2001 roku pomiędzy Zarządem Gminy Głuchów a Spółką Jawną KA-MED.2.
19. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 roku w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. nr 140, poz. 1481).
20. Wszystkie wydatki dokumentować dowodami spełniającymi wymogi określone w § 5 pkt 1 obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu dowodów księgowych, zgodnie z którym zewnętrznym obcym dowodem księgowym, otrzymanym od kontrahenta za wykonaną usługę, powinien być rachunek.
21. W zakresie zlecania zadań z zakresu ochrony i promocji zdrowia przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, do której odsyła art.118 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Wskazać należy, zgodnie z art.11 ust.4 ww. ustawy, powierzenie zadań podmiotom niepublicznym może nastąpić w innym trybie niż zlecenia zadania i udzielenie dotacji, jeżeli dane zadania można zrealizować efektywniej w inny sposób określony w odrębnych przepisach, w szczególności poprzez zakup usług na zasadach i w trybie określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, przy porównywalności metod kalkulacji kosztów oraz porównywalności opodatkowania.
22. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie do art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym oraz wewnętrznych uregulowań prawnych dotyczących procedur kontroli finansowej.
23. Naliczony odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, odprowadzać na rachunek bankowy, w terminach określonych w art.6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
24. Zwrotu kosztów podróży radnym dokonywać na podstawie prawidłowo wypełnionych poleceń wyjazdu służbowego, podpisanych przez Przewodniczącego Rady Gminy, jako zlecającego wyjazd służbowy.
25. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych.
26. Dokonywać inwentaryzacji i wyceny pozostałych na koniec roku materiałów biurowych i środków czystości. Wartość zapasów materiałów wyksięgowywać z konta 400 na konto 310, a na początku następnego roku przeksięgowywać je ponownie w koszty (konto 400).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Gminy w Głuchowie
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Głuchowie
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej, dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[4] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[5] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[6] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[7] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.