Gm. Lubochnia - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Lubochnia po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
ANDRZEJ POPŁOŃSKI
Wójt Gminy LUBOCHNIA
WK – 602/53/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam Pana Wójta, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Lubochnia wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową gminy
W latach 2002 - 2003 obsługę bankową Gminy wykonywał bank, który nie został wybrany przez Radę, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, stosownie do art. 134 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Uchwałą nr XVIII/105/04 z dnia 28 kwietnia 2004 roku Rada Gminy wskazała Bank Przemysłowo - Handlowy Oddział w Lubochni do prowadzenia obsługi bankowej Gminy.
W zakresie ewidencji księgowej
1. W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie określono przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, nie sporządzono opisu systemu przetwarzania danych oraz nie określono systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" i "c" oraz pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. Kontrolujący stwierdzili, że prowadzone były wspólne urządzenia księgowe – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubochni. Prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych Urzędu Gminy i jednostki organizacyjnej we wspólnych urządzeniach księgowych, naruszało przepisy art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie.
Stwierdzono także, że Urząd Gminy prowadził rachunkowość jednostki organizacyjnej Gminy, pomimo braku formalnego uregulowania tej kwestii. Wójt gminy nie przejął odpowiedzialności za rachunkowość podległej jednostki bądź za określone obowiązki w tym zakresie. Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej powinien formalnie powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych, mając na uwadze, że w przypadku nie prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki, kierownik obowiązany jest: powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki i zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki, stosownie do art. 11 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
3. Stwierdzono przypadki nie ujmowania na kontach rozrachunkowych w danym okresie sprawozdawczym zdarzeń gospodarczych, które w tym okresie nastąpiły. Dotyczyło to zobowiązań wynikających z przedłożonych do zapłaty faktur, mimo ich uregulowania w następnych okresach sprawozdawczych. W wyniku powyższego nie wykazano na koniec okresu sprawozdawczego rzeczywistego stanu rozliczeń finansowych, czym naruszono zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, określoną przepisami art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Zapłatę tych zobowiązań ujmowano bezpośrednio w koszty (konto 400 - koszty według rodzajów). Na podstawie dowodów źródłowych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych w styczniu 2003 roku ustalono, że na kontach rozrachunkowych i w kosztach działalności 2002 roku nie ujęto rachunków i faktur na kwotę 14.792,90 zł.
4. Ustalono, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w 2003 roku nie ujęto zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia pracowników za 2003 rok, w kwocie ogółem 109.891,51 zł, w tym zobowiązania wobec pracowników w kwocie 60.051,80 zł, zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego w kwocie 8.392,20 zł i zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w kwocie 41.447,51 zł (co ustalono na podstawie listy płac z marca 2004 roku – dowód księgowy nr 795, nr 798), przez co naruszono art. 6 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a także art. 24 ust. 2 ustawy, z których wynikał obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłaconego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) należy ujmować w księgach rachunkowych roku za który przysługuje im ta należność, na kontach księgi głównej Urzędu: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Ma 225 - rozrachunki z budżetami, Ma 229 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne.
5. W księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy nie zachowano obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym – wymaganych przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, co dotyczyło przykładowo następujących operacji gospodarczych:
- wpływ dochodów z tytułu czynszu najmu. Ujmowano: Wn 130 D - rachunek bieżący jednostek budżetowych - dochody, Ma 750 - przychody i koszty finansowe. Powinno być: Wn 130 D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody, Ma 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych,
- rozliczenia z budżetem Państwa z tytułu pobierania opłat za wydanie dowodów osobistych. Ujmowano: 1/ wpływ opłaty za wydane dowody - Wn 130D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody, Ma 750 - przychody i koszty finansowe. 2/ przekazanie środków na rachunek bankowy Urzędu Wojewódzkiego - Wn 750 - przychody i koszty finansowe, Ma 130D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody. Powinno być: 1/ wpływ opłaty za wydane dowody osobiste - Wn 130D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody, Ma 240 - pozostałe rozrachunki.
2/ przekazanie dochodów na rachunek bankowy Urzędu Wojewódzkiego - Wn 240 - pozostałe rozrachunki, Ma 130D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody,
- zapłata odsetek od pożyczki. Ujmowano: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 130W - rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki. Powinno być: Wn 750 - przychody i koszty finansowe, Ma 130W - rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki,
stosownie do zasad funkcjonowania wymienionych kont, określonych w załączniku nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153 poz. 1752) oraz w zakładowym planie kont.
6. Stwierdzono przypadki dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych nie spełniających wymogów określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, np. na dowodach księgowych nr 3, nr 6, nr 7, nr 13, nr 55, nr 126, nr 127, nr 128, nr 130 - nie zamieszczono adnotacji określającej sposób ujęcia każdego dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej na których ma zostać ujęta operacja i sposobu jej ujęcia według szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy o rachunkowości.
7. Nie sporządzano i nie załączano do raportów kasowych i wyciągów bankowych dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wpłat podatków i opłat lokalnych oraz wypłat wynagrodzeń – np. poz. księgowa nr 2, nr 4, nr 9, nr 12, nr 29, nr 30, nr 32, nr 99 księgi głównej Urzędu; nr 4, nr 7, nr 9, nr 23, nr 26 księgi głównej budżetu - co było wymagane przez art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
1. Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej nie sporządzał i nie składał – w wyniku nie prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych – obowiązujących tą jednostkę sprawozdań budżetowych oraz bilansu, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. "b" i § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) oraz z § 14 ust. 1 i 3 i § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
2. Stwierdzono nieprawidłowości w sporządzaniu zbiorczego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych:
- w sprawozdaniu za 2002 rok nie wykazano dochodów zrealizowanych przez Urzędy Skarbowe w dziale 756 rozdziale 75621 § 0020 w kwocie 698,65 zł,
- w sprawozdaniu za 2002 rok w dziale 400 rozdziale 40002 § 083 wykazano dochody w kwocie 176.176 zł, natomiast w ewidencji analitycznej dochodów zaewidencjonowano dochody w kwocie 176.158,64 zł,
- w sprawozdaniu za 2003 rok w dziale 756 rozdziale 75615 § 031 wykazano dochody w kwocie 1.278.587 zł, nie pomniejszone o dokonane zwroty nadpłat w kwocie 83,19 zł,
- w sprawozdaniu za 2003 rok w dziale 756 rozdziale 75616 § 045 wykazano dochody w kwocie 8.206 zł, podczas gdy z ewidencji analitycznej dochodów wynikało, że dochody z tego tytułu wyniosły 8.260 zł.
3. Stwierdzono także niezgodności między danymi wykazanymi w sprawozdaniach budżetowych Rb- 27S - z wykonania planu dochodów budżetowych za 2002 i 2003 rok oraz sprawozdaniu budżetowym Rb - 28S - z wykonania planu wydatków budżetowych a danymi ewidencji księgowej wynikającymi z kont 901 (dochody budżetu) i 902 (wydatki budżetu).
W zakresie gospodarki kasowej i sporządzania dowodów księgowych
1. Blankiety wekslowe, przechowywane w kasie, nie były zaewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. W zeszycie założonym w 2001 roku zapisywano rozchód blankietów wekslowych z podziałem na lata. W zeszycie nie zapisywano przychodu blankietów wekslowych i ich stanu.
2. Księgi druków ścisłego zarachowania: założona w dniu 4 stycznia 1994 roku (czeki Oświata), założona w dniu 31 października 1990 roku (świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt) i założona w dniu 3 stycznia 1995 roku (kwitariusze K-103) nie zawierały podpisu Wójta Gminy. Księga druków ścisłego zarachowania założona w dniu 17 grudnia 2001 roku (czeki Urząd Gminy) nie zawierała podpisu Skarbnika i Wójta Gminy, pieczęci Urzędu Gminy, nie była zalakowana.
3. Na większości dowodów księgowych z lipca 2002 roku, niektórych fakturach VAT i delegacjach zapłaconych w listopadzie 2003 roku, niektórych fakturach VAT i rachunkach z 2002 roku, dotyczących zamówień publicznych brak było dekretacji księgowej, czym naruszono art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. W kontrolowanej jednostce nie opracowano zakładowego planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat. Jednostka nie posiadała wykazu ksiąg podatkowych oraz nie opracowała przepisów wewnętrznych dotyczących czynności związanych z ewidencją wpływów podatkowych, co było wymagane przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.).
2. Nie prowadzono prawidłowo rejestru wpływających wniosków od podatników w sprawach o udzielenie ulg podatkowych i nie prowadzono rejestru wydanych decyzji. Nie prowadzono spisu spraw dotyczącego wpływających wniosków o udzielenie ulg podatkowych, naruszając § § 16, 17 i 18 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
3. Stwierdzono przypadki niedostatecznego przeprowadzenia postępowania podatkowego, które powinno poprzedzać wydanie decyzji dotyczącej udzielenia ulgi w zapłacie podatku (np. (Wyłączenie) [1] - decyzja o umorzeniu zaległości podatkowej z dnia 18 listopada 2002 roku). Organ podatkowy, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), zobowiązany był do podjęcia wszelkich działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy i jej załatwienia. Ponadto, zgodnie z art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy obowiązany był zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Stwierdzono także przypadki braku uzasadnienia faktycznego w wydawanych decyzjach, wymaganego przez art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.210 § 4 ww. ustawy, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
W zakresie dochodów z majątku
1. Ustalono, że w dziale 700 rozdziale 70005 § 047 ujmowano dochody z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości, które należało ujmować w § 075 – dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego, stosownie do przepisów obowiązującego do dnia 21 kwietnia 2003 roku rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm.) oraz obowiązującego od dnia 22 kwietnia 2003 roku rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634).
2. Nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych (użytkownicy wieczyści) i według podziałek klasyfikacji budżetowej, przez co naruszono zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W związku z powyższym nie było możliwe ustalenie stanu rozrachunków – zaległości i nadpłat. Prowadzenia tej ewidencji nie zostało przypisane zakresem czynności żadnemu pracownikowi.
3. Ustalono, że nie podjęto żadnych działań w celu wyegzekwowania należnych opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego gruntu za lata 2002 - 2003, od użytkownika wieczystego – GS "SCH".
4. Rada Gminy nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz. 733 z późn. zm.).
5. Nie naliczano i nie pobierano odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat czynszu najmu lokali mieszkalnych i lokali użytkowych. Nieprawidłowość usunięto w części w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
W zakresie pozostałych dochodów
1. Ustalono, że wszyscy przedsiębiorcy rozpoczynający działalność wnieśli opłatę za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych po wydaniu zezwolenia, (np.: przedsiębiorca, któremu w dniu 19 sierpnia 2003 roku wydano decyzję nr A/II/10/2003 wniósł opłatę w dniu 21 sierpnia 2003 roku; przedsiębiorca, któremu w dniu 17 stycznia 2002 roku wydano zezwolenia nr A/II/1/2002, nr B/II/1/2002, nr C/II/1/2002 wniósł opłatę w dniu 18 stycznia 2002 roku; przedsiębiorca, któremu w dniu 13 grudnia 2002 roku wydano decyzje nr A/I/15/2002, nr B/I/11/2002, nr C/I/7/2002 wniósł opłatę w dniu 16 grudnia 2002 roku), co stanowiło naruszenie art. 11¹ ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), zgodnie z którym opłata powinna być wniesiona na rachunek gminy przed wydaniem zezwolenia (według stanu prawnego obowiązującego od dnia 9 listopada 2002 roku - art. 11¹ ust. 2 ww. ustawy).
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego wnoszenia opłaty rocznej za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, np.: przedsiębiorca, któremu wydano zezwolenia nr A/I/9/2002, nr B/I/8/2002 - II ratę opłaty za 2003 rok wniósł w dniu 4 czerwca 2003 roku a III ratę wniósł w dniu 2 października 2003 roku; przedsiębiorca, któremu wydano zezwolenia nr A/I/3/2002, nr C/I/16/2002 - II ratę opłaty za 2003 rok wniósł w dniu 2 czerwca 2003 roku, co stanowiło naruszenie art. 11¹ ust. 7 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, z którego wynikał obowiązek wnoszenia opłat na rachunek gminy w trzech równych ratach, w terminach do dnia 31 stycznia, 31 maja i 30 września danego roku. W przypadku niezachowania tych terminów w stosunku do przedsiębiorców powinna być wydana decyzja o wygaśnięciu zezwolenia, stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy. Z ustaleń kontroli wynikało, że przedsiębiorcom nieterminowo regulującym opłaty nie wystawiano decyzji o wygaśnięciu zezwolenia.
3. Rada Gminy w Lubochni nie ustaliła stawki procentowej służącej do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości wskutek zmiany planu zagospodarowania przestrzennego, stosownie do art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity z 1999 r., Dz. U. nr 15, poz. 139 z późn. zm.). Obecnie - art. 15 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. nr 80, poz. 717). Według powołanych przepisów, stawki te stanowiły obligatoryjny elementem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
1. Zawarta umowa na prowadzenie dwóch punktów konsultacyjnych z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych na okres od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia 31 grudnia 2002 roku, nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Ponadto, w umowie Wójt Gminy nie określił warunków prowadzenia punktów konsultacyjnych – nie określono dni i godzin otwarcia punktów, zasad ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy, prowadzenia ewidencji osób korzystających.
2. Ze środków finansowych przeznaczonych na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w 2003 roku poniesiono wydatki na rzecz Ludowego Klubu Sportowego (LKS), pokrywając, m.in., koszty opłat wpisowych, kar za żółte kartki, przewozu zawodników na zawody sportowe, na łączną kwotę 1.908,94 zł. W powyższej sprawie LKS złożył wniosek o dofinansowanie w wysokości 2.000 zł, które zostało zaopiniowane pozytywnie przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Wniosek klubu sportowego nosił datę 24 listopada 2003 roku. Rachunki, które miały być pokryte w ramach wnioskowanej kwoty pochodziły z okresu wcześniejszego. Dodatkowo, w grudniu 2003 roku wydatkowano kwotę 1.999 zł na zakup sprzętu sportowego. Poniesione wydatki nie były przewidziane w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, nie miały także związku z realizacją zadań z zakresu profilaktyki przeciwalkoholowej. Środki wydatkowano z naruszeniem art. 182 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), zgodnie z którym dochody z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny być przeznaczone na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
Wydatki z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. Kontrolujący stwierdzili, że nie wszystkie wydatki poniesione z budżetu Gminy mieściły się w granicach dopuszczalnych wydatków na realizację zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej. W latach 2002 - 2003 przekazano kwotę 1.500 zł na rzecz Zarządu Powiatowego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w Tomaszowie Mazowieckim tytułem dofinansowania powiatowych imprez strażackich. Poniesiono także wydatki na zakup artykułów spożywczych oraz zapłatę za konsumpcję: w związku z zawodami strzeleckimi (faktura nr 1041/2002 z dnia 19 czerwca 2002 roku na kwotę 202 zł; faktura nr 16/02 z dnia 15 czerwca 2002 roku na kwotę 167,40 zł); na Gminne Święto Strażaka (faktura nr 6/02 z dnia 2 maja 2002 roku na kwotę 624,20 zł) oraz w związku z przekazaniem samochodów bojowych dla PSP w Tomaszowie Maz. i OSP w Lubochni (faktura nr 1/2002 z dnia 24 stycznia 2002 roku na kwotę 2.835 zł). Zgodnie z art.32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.), gmina może ponosić - w zakresie finansowania działalności jednostek ochotniczych straży pożarnych - wydatki na wyposażenie, utrzymanie, wyszkolenie, utrzymanie gotowości bojowej tych jednostek oraz na umundurowanie, ubezpieczenie i badania lekarskie członków osp. Wskazane wyżej wydatki wykraczały poza ten zakres.
2. Stwierdzono przypadki wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego dla członków ochotniczych straży pożarnych, co nie miało podstaw prawnych w obowiązujących przepisach, stosownie do których delegować w podróż służbową można wyłącznie pracownika, któremu z tego tytułu przysługują określone należności (zwrot kosztów podróży, diety). Członkowie ochotniczych straż pożarnych nie będą pracownikami Urzędu Gminy nie mają prawa do świadczeń przewidzianych w przepisach dotyczących podróży służbowych (obecnie - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
W zakresie wydatków osobowych
1. Nie ustalono stawki dodatku funkcyjnego dla Pani Marii Pecyny - byłej Sekretarz Gminy i Pani Jadwigi Gierzkowskiej - byłej Skarbnik Gminy, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707, z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące). Dodatek funkcyjny ustalono dla wymienionych pracowników procentowo i kwotowo.
2. Według przepisów ww. rozporządzenia, a od dnia 1 stycznia 2003 roku - według przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264, z późn. zm.), kierowcy samochodu osobowego przysługuje kategoria zaszeregowania VII-VIII. Niezgodnie z wymienionymi przepisami, kierowcy zatrudnionemu w Urzędzie Gminy ustalono w latach 2002-2003 IX kategorię zaszeregowania. Nie spowodowało to przyznania wynagrodzenia wyższego, niż ustalone dla kategorii VIII, która mogła być maksymalnie przyznana kierowcy samochodu osobowego.
3. Sprawdzone listy płac pracowników Urzędu Gminy, listy nagród jubileuszowych, nagród z zakładowego funduszu nagród - „13”, nagród uznaniowych, odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie były podpisane przez osobę sporządzającą i przez pracownika komórki służb pracowniczych, co naruszało § 4 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy w Lubochni, wprowadzonej zarządzeniem nr 5/99 z dnia 10 grudnia 1999 roku. Listy wypłat ryczałtów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, diet radnych i sołtysów wsi nie były podpisane przez osobę sporządzającą.
4. Stwierdzono przypadek delegowania w podróż służbową radnego przez Wójta Gminy (polecenie wyjazdu nr 133/03 z dnia 15 września 2003 roku), co było niezgodne z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800), zgodnie z którym - termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa w odniesieniu do radnego przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego. Stwierdzono także, że koszty podróży zostały rozliczone niezgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, stosownie do którego dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1 % nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art. 25 ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym. Dietę w badanym stanie faktycznym rozliczono według przepisów dotyczących podróży służbowych pracowników.
W zakresie realizacji inwestycji
Budowa kanalizacji sanitarnej w Luboszewach - przetarg nieograniczony o wartości powyżej 30.000 EURO, 2002 rok
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej budowy kanalizacji sanitarnej w Luboszewach nie określono sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od dostawców i wykonawców (z wyjątkiem doświadczenia zawodowego), stosownie do wymogu wynikającego z art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 200 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). W specyfikacji określono jedynie rodzaje dokumentów jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków.
2. Kontrola dokumentacji przetargowej wykazała, że w dniu 5 lipca 2002 roku wpłynęło do Urzędu Gminy w Lubochni pismo Przedsiębiorstwa Budownictwa Mieszkaniowego “INSTALBUD” z Rzeszowa, z zapytaniem o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pismem z dnia 9 lipca 2002 roku Wójt Gminy udzielił odpowiedzi na zapytanie przedsiębiorstwu “INSTALBUD” bez równoczesnego przesłania treści wyjaśnienia wszystkim dostawcom i wykonawcom, którym przesłano specyfikację istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art. 36 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie wykluczył z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego wykonawców, którzy nie spełnili wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Zamawiający nie przesłał do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane, zgodnie z art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych.
Wybór dostawcy węgla do Urzędu Gminy w Lubochni, w sezonie grzewczym 2002/2003, w trybie zapytania o cenę
Zamawiający dokonał wyboru oferty droższej od najtańszej o 1.050 zł, co stanowiło naruszenie art. 69 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym w trybie zapytania o cenę zamawiający powinien udzielić zamówienia dostawcy lub wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.
Budowa odwodnienia terenu kompleksu szkolnego w Lubochni – przetarg nieograniczony, o wartości poniżej 30.000 EURO, 2002 rok
Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferentów, którzy nie spełnili wymagań określonych w warunkach przetargu, stosownie do art.19 ust. 1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych. Z uwagi na fakt, że oferty złożyło dwóch wykonawców i każdy nich podlegał wykluczeniu - zamawiający powinien unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art.27b ust.1 pkt ustawy o zamówieniach publicznych.
Wykonanie chodnika z kostki brukowej w miejscowości Olszowiec - przetarg nieograniczony, o wartości poniżej 30.000 EURO, 2002 rok
1. Zamawiający w odniesieniu zamawianych robót budowlanych nie posiadał dokumentacji opisującej przedmiot przetargu, co było wymagane przez art. 35 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Umowa o wykonanie chodnika z kostki brukowej w miejscowości Olszowiec zawarta została z firmą "ZRB - GRAD" z Lubochni w dniu 17 października 2002 roku. Umowę zawarł Zarząd Gminy, reprezentowany przez Pana Tadeusza Józwika - Wójta Gminy i Pana Jana Olczaka - Zastępcę Wójta Gminy. W dniu 14 listopada 2002 roku zawarty został aneks do powołanej umowy, którym zwiększono zakres zleconych do wykonania prac i wynagrodzenie wykonawcy (o kwotę 10.027 zł). Oświadczenia woli w imieniu Gminy przy zawarciu aneksu złożyli Pan Tadeusz Józwik - Wójt Gminy i Pan Jan Olczak - Zastępca Wójta Gminy Według wyjaśnień pracownika kontrolowanej jednostki dodatkowe prace zlecono w trybie zamówienia z wolnej ręki - na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający mógł udzielić z wolnej ręki zamówień dodatkowych temu samemu wykonawcy, nie przekraczających łącznie 20% wartości zamówienia podstawowego, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć, oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego. W analizowanym stanie faktycznym nie zachodziła przesłanka konieczności wykonania, której nie można było wcześniej przewidzieć (wg wyjaśnień zwiększenie zakresu robót związane było z ustnymi wnioskami mieszkańców wsi Olszowiec zgłoszonymi Wójtowi Gminy). Udzielenie zamówienia dodatkowego w trybie zamówienia z wolnej ręki nastąpiło z naruszeniem art.14 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający mógł udzielić zamówienia w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w sytuacjach określonych w ustawie. Zawarcie aneksu poprzedzone było spisaniem w dniu 16 października 2002 roku protokołu konieczności na okoliczność wykonania robót remontowych chodnika w Olszowcu. Protokół podpisali Pan Paweł Sputowski inspektor Urzędu Gminy i Pan Władysław Grad wykonawca.
3. Zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej, czym naruszył art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych i § 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 43, poz. 260).
4. Za wykonane roboty zapłacono 75.356,89 zł. Kontrolujący ustali, że roboty budowlane prowadzone były w pasie drogi powiatowej (w ewidencji gruntów działka o numerze 562, będąca własnością Skarbu Państwa we władaniu Zarządu Dróg Powiatowych). Ponoszenie przez Gminę wydatków związanych z drogą powiatową stanowiło naruszenie art.2 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o finansowaniu dróg publicznych (Dz. U. nr 123, poz.780 z późn. zm.), zgodnie z którym zadania w zakresie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg powiatowych finansowane powinny być przez samorząd powiatowy, jak również art.7 ust.1 pkt 2 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym do zadań własnych gminy należą, w szczególności, sprawy dróg gminnych. W konsekwencji, brak było podstaw do ponoszenia z budżetu Gminy Lubochnia wydatków na wykonanie wskazanego chodnika. W sprawie wykonania zadania nie zawarto także żadnego porozumienia z Powiatem Tomaszowskim. Ustalono ponadto, że poniesione wydatki zaklasyfikowano w dziale 900 - gospodarka komunalna, rozdziale - 90095 - pozostała działalność § 430 - zakup usług pozostałych. Zadanie to nie zostało, zatem, zaplanowane w budżecie jako zadanie inwestycyjne. Prawidłowo, wydatki na drogi powinny być klasyfikowane w dziale 600 - transport łączność. Zadanie to nie zostało, zatem, zaplanowane w budżecie jako zadanie inwestycyjne. Prawidłowo, wydatki majątkowe na drogi powinny być klasyfikowane w dziale 600 - transport łączność odpowiednim rozdziale i § 605 (wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych) i uwzględnione w załączniku do uchwały budżetowej specyfikującym planowane do realizacji zadania inwestycyjne. Wykonanie przez Gminę zadań będących zadaniami samorządu powiatowego mogłoby nastąpić w oparciu o art. 8 ust.2a ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym gmina może wykonywać zadania z zakresu właściwości powiatu i województwa na podstawie porozumień zawartych z tymi jednostkami samorządu terytorialnego. Kompetencję do podjęcia uchwały o przyjęciu zadań posiada rada gminy, zgodnie z art.18 ust.2 pkt 11 ustawy o samorządzie gminnym.
Wykonanie parkingu przy cmentarzu w Lubochni - przetarg nieograniczony, o wartości poniżej 30.000 EURO, 2002 rok
1. Zamawiający w odniesieniu zamawianych robót budowlanych nie posiadał dokumentacji opisującej przedmiot przetargu, co było wymagane przez art. 35 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Nie przesłano informacji cenowych z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, czym naruszono art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych i § 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej.
3. Umowa dotycząca budowy parkingu przy cmentarzu w Lubochni została zawarta w dniu 15 kwietnia 2002 roku. Umowę w imieniu Gminy zawarli Pan Tadeusz Józwik - Wójt Gminy i Pan Jan Olczak Zastępca Wójta Gminy. Wykonawcę robót był "ZRB-GRAD” z Lubochni. Za wykonane roboty zapłacono kwotę 28.622,50 zł. Kontrolujący ustalili, że inwestycja była realizowana na działce o numerze ewidencyjnym 242, położonej w jednostce ewidencyjnej Lubochnia, obręb Jakubów, będącej we władaniu Zarządu Dróg Powiatowych, jako droga publiczna. Wydatki na realizację zadania zaklasyfikowano w dziale 900 rozdziale 90095 § 430. Mając na uwadze powyższe ustalenia aktualne pozostają uwagi zamieszczone w odniesieniu do wykonania chodnika w miejscowości Olszowiec (patrz wyżej).
W zakresie ewidencji majątkowej i przeprowadzenia inwentaryzacji
1. Nie księgowano wartości niematerialnych i prawnych – licencji na programy komputerowe – na koncie księgowym 020 wartości niematerialne i prawne. Ewidencja licencji prowadzona byłą na koncie 011 – środki trwałe, niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych i postanowieniami zawartymi w zakładowym planie kont.
2. Nie prowadzono ewidencji księgowej na koncie 310 – materiały. Na tym koncie księgowym winny być księgowane rzeczowe składniki majątku obrotowego, w tym opał i paliwo. Nie prowadzono ewidencji zużycia opału. Pozostałość paliwa samochodowego na dzień 31 grudnia 2002 roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku należało rozliczyć (zinwentaryzować) na podstawie prowadzonych kart drogowych, co nie zostało wykonane.
3. Ewidencja analityczna (księgi inwentarzowe) nie zostały zakończone na dzień kończący rok obrotowy. Nie można uzgodnić stanu majątku z ewidencją pomocniczą (analityczną) dla ksiąg środków trwałych i pozostałych środków trwałych za lata 2002 – 2003.
4. Księgi inwentarzowe mienia Gminy prowadzone były przez pracowników księgowości, pracownicy ci także wchodzili w skład komisji inwentaryzacyjnej i spisywali mienie, a następnie rozliczali wyniki spisu. Wskazać należy, że pożądane byłoby rozdzielenie czynności związanych z prowadzeniem ksiąg inwentarzowych, spisem z natury i jego rozliczeniem.
W zakresie wydatków na kulturę fizyczną i sport
Kontrolujący stwierdzili, że w latach 2002 - 2003 bezpośrednio z budżetu Gminy Lubochnia ponoszone były wydatki na zapłatę wynagrodzeń trenerów prowadzących zajęcia szkoleniowe w Ludowym Klubie Sportowym. Umowy zlecenia z trenerami zawierane były przez Wójta Gminy. Stwierdzono także wydatki związane z udziałem klubu sportowego w rozgrywkach sportowych (w 2002 roku - diety dla zawodników, ubezpieczenie zawodników i różne opłaty, opłaty związane z obsługą sędziowską; w 2003 roku - opłaty związane z obsługą sędziowską, ubezpieczenie zawodników, badania zawodników).
W związku z powyższymi ustaleniami wskazać należy, że jednostka samorządu terytorialnego – stosownie do art.111 ust. 2 ustawy o finansach publicznych ponosić może z budżetu, w szczególności, wydatki na realizacje zadań własnych. Ustawa z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 81, poz.889 z późn. zm.) nie przypisała jednostkom samorządu terytorialnego zadań polegających na uczestnictwie w zawodach sportowych, organizowanych przez powołane do tego związki sportowe. Zadania te powinny być realizowane przez kluby sportowe oraz finansowane ze środków tych klubów. Przykładowo, zgodnie z art. 52 ust. 2 ww. ustawy, obowiązek ubezpieczenia zawodnika spoczywa na klubie lub związku sportowym, którego zawodnik jest członkiem lub reprezentantem. Ponoszenie przedmiotowych wydatków z budżetu gminy pozbawione było podstaw prawnych. Przekazanie środków z budżetu gminy na rzecz klubów sportowych mogło nastąpić na podstawie art.118 ustawy o finansach publicznych, czyli na realizację zleconego, na podstawie umowy, zadania publicznego. Jednostka samorządu terytorialnego finansowała zlecone zadanie poprzez udzielenie dotacji celowej. W analizowanym stanie faktycznym wydatkowanie z budżetu Gminy środków na zatrudnienie trenerów, ubezpieczenie zawodników czy też obsługę sędziowską oznaczało finansowanie statutowej działalności innego podmiotu. Wskazać należy, że bezpośrednio z budżetu Gminy (czyli nie w formie dotacji) mogły być finansowane.
stypendia sportowe dla zawodników osiągających wysokie wyniki sportowe - organ stanowiący gminy w drodze uchwały winien określić zasady i tryb przyznawania i utrzymywania stypendiów – zgodnie z art. 22 ust.4a i 6 ustawy o kulturze fizycznej,
wyróżnienia i nagrody dla zawodników którzy osiągnęli wyróżniające wyniki sportowe, na zasadach określonych przez organ stanowiący, zgodnie z art. 28 ust.1 i 2 ww. ustawy,
wyróżnienia i nagrody dla trenera, którego trenowany zawodnik osiągnął wysoki wynik – na zasadach określonych przez organ stanowiący, zgodnie z art.28 ust. 3 ww. ustawy.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości o: określenie przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, opis systemu przetwarzania danych oraz określenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" i "c" i pkt 4 ustawy o rachunkowości.
2. Ustalić zakładowy plan kont dla ewidencji podatków i opłat.
3. Rachunkowość jednostki organizacyjnej gminy prowadzić na podstawie formalnego powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych dokonanego przez kierownika tej jednostki oraz po przejęciu odpowiedzialności za rachunkowość tej jednostek bądź określone obowiązki w tym zakresie.
4. Zaprowadzić odrębne urządzenia księgowe – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubochni, stosownie do wymogów wynikających z art. 4 ust. 1, 2 i 3 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
5. Przestrzegać art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
6. Przestrzegać obowiązku prowadzenia – w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy - zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym – stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego. Ewidencji operacji gospodarczych na kontach księgowych dokonywać zgodnie z zasadami ich funkcjonowania określonymi w zakładowym planie kont oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
7. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należy ujmować w księgach rachunkowych roku, za który przysługuje im ta należność - na kontach księgi głównej Urzędu: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Ma 225 - rozrachunki z budżetami, Ma 229 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz przepisów określających zasady funkcjonowania kont zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
8. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Na dowodach zamieszczać adnotację określającą sposób ujęcia każdego dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej, na których ma zostać ujęta operacja i sposób jej ujęcia według szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W przypadku przechowywania dokumentów źródłowych w odrębnych zbiorach sporządzać i załączać dowody wewnętrzne, stosownie do art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
9. Egzekwować od kierowników wszystkich podległych jednostek organizacyjnych gminy przestrzeganie obowiązku sporządzania i przedkładania Wójtowi Gminy obowiązujących te jednostki sprawozdań budżetowych oraz bilansu, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. "b" i § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz przepisów § 14 ust. 1 i 3, § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
10. Zapewnić wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych kwot zgodnych z kwotami wykazanymi w ewidencji księgowej, zgodnie z §10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
11. Blankiety wekslowe ewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania.
12. Księgi druków ścisłego zarachowania opatrywać podpisem i pieczęcią Wójta Gminy i Skarbnika Gminy oraz pieczęcią Urzędu Gminy.
13. Zapewnić przestrzeganie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
14. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, umorzenia odsetek, odroczenie terminu płatności podatku lub zapłaty zaległości podatkowej, rozłożenia na raty podatku lub zapłaty zaległości wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
15. W decyzjach dotyczących udzielenia ulgi w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne. W uzasadnieniu tym organ podatkowy powinien wskazać fakty, które uznał za udowodnione, dowody, którym dał wiarę, oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
16. Dochody realizowane z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości ujmować w § 075 – dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
17. Zaprowadzić ewidencję analityczną do konta 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych (użytkownicy wieczyści) i według podziałek klasyfikacji budżetowej, celem umożliwienia ustalenia stanu rozrachunków – zaległości i nadpłat, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Powierzyć prowadzenie spraw z tego zakresu pracownikowi Urzędu.
18. Egzekwować obowiązek terminowej zapłaty należności Gminy od użytkowników wieczystych oraz najemców lokali. W stosunku do zalegających z uiszczaniem opłat należy kierować wezwanie do zapłaty, z zakreśleniem jej terminu, a po bezskutecznym upływie tego terminu należy rozważyć skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.
19. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekty uchwał w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
20. Przestrzegać 11¹ ust. 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym przedsiębiorcy rozpoczynający działalność zobowiązani są wnieść opłatę za wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przed wydaniem zezwolenia.
21. W przypadku niezachowania przez przedsiębiorców terminów wnoszenia opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, określonych w 11¹ ust. 7 ww. ustawy, powinna być wydana decyzja o wygaśnięciu zezwolenia, stosownie do przepisów art. 18 ust. 12 ww. ustawy.
22. Przestrzegać art. 15 ust. 2 pkt 12 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, zgodnie z którym określenie stawki procentowej służącej do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości wskutek zmiany planu zagospodarowania przestrzennego przepisów jest obligatoryjnym elementem planu miejscowego.
23. Przestrzegać art.18 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym dochody z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny być przeznaczone na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Zaniechać finansowania ze wskazanych środków statutowych kosztów działalności klubów sportowych. RIO w Łodzi wskazuje jednakże, że zgodnie z art. 4 1 ust.1 pkt 3 ww. ustawy, działania związane z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych obejmują, m.in., prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii, w szczególności dla dzieci i młodzieży, w tym prowadzenie pozalekcyjnych zajęć sportowych, a także działań na rzecz dożywiania dzieci uczestniczących w pozalekcyjnych programach opiekuńczo-wychowawczych i socjoterapeutycznych.
24. Wydatków na działalność jednostek ochotniczych straży pożarnych dokonywać w granicach wyznaczonych przez art.28 i art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej (ekwiwalent za udział w akcjach ratowniczych, koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i utrzymania gotowości bojowej, koszty badań okresowych, ubezpieczenia, umundurowania).
25. Zaniechać wystawiania poleceń wyjazdu służbowego na członków ochotniczych straży pożarnych nie będących pracownikami Urzędu Gminy.
26. Przy ustalaniu wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
27. Zapewnić, aby listy płac, listy nagród jubileuszowych, nagród z zakładowego funduszu nagród - „13”, nagród uznaniowych, odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, listy wypłat ryczałtów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, diet radnych i sołtysów wsi podpisywane były przez osoby wskazane w instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych, w szczególności przez osobę sporządzającą.
28. Przestrzegać § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, zgodnie z którym uprawnionym do delegowania radnego w podróż służbową jest przewodniczący rady gminy.
29. Koszty podróży radnych rozliczać zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku.
30. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), w szczególności:
- art. 24 ustawy - określającego przesłanki wykluczenia wykonawcy z postępowania,
- art.31 ustawy - dotyczącego określenia przedmiotu zamówienia na roboty budowlane,]
- art.38 ust.2 ustawy - zgodnie z którym zamawiający ma obowiązek jednoczesnego przekazania treści wyjaśnień specyfikacji istotnych warunków zamówienia wszystkim oferentom, którym doręczono specyfikację bez ujawniania źródła zapytania,
- art. 36 ust.1 ustawy - określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art.72 ust.2 ustawy, zgodnie z którym w trybie zapytania o cenę zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną.
31. Zaniechać dokonywania z budżetu Gminy wydatków na realizację zadań nie będących zadaniami samorządu gminnego w zakresie utrzymania, modernizacji i budowy dróg publicznych (ewentualne finansowanie zadań realizowanych na drogach powiatowych możliwe byłoby w oparciu o przepisy dotyczące pomocy rzeczowej i finansowej między jednostkami samorządu terytorialnego - art.117a ustawy o finansach publicznych. Gmina może także przejąć realizację zadań będących zadaniami powiatu na podstawie art.8 ust.2a ustawy o samorządzie gminnym, otrzymując środki finansowe w wysokości koniecznej do wykonania zadań).
32. Stosować klasyfikację budżetową ustaloną rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
33. Wartości niematerialne i prawne ewidencjonować na koncie księgowym 020, umarzając zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
34. Rzeczowe składniki majątku obrotowego księgować na koncie 310 Inwentaryzować pozostałe na koniec roku materiały, a wartość zinwentaryzowanych materiałów wyksięgować na koniec roku z konta 400 na konto 310, na początku następnego roku przeksięgować je ponownie w koszty (konto 400).
35. Uzgadniać wartość mienia ewidencjonowanego w księgach rachunkowych i w księgach inwentarzowych (analityka).
36. W zakresie zlecania zadań z zakresu rozpowszechniania kultury fizycznej i sportu na rzecz podmiotów niepublicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873). Od dnia 1 stycznia 2004 roku uległa zmianie, na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874), treść art.118 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
37. Zaniechać finansowania bezpośrednio z budżetu kosztów udziału klubu sportowego w rozgrywkach sportowych (diety sędziów, ubezpieczenie zawodników, diety zawodników, wpisowe). Z budżetu mogą być natomiast ponoszone bezpośrednio wydatki na utrzymanie obiektu sportowego stanowiącego własność Gminy (np. wynagrodzenie gospodarza, zabiegi pielęgnacyjne).
38. Rozważyć rozdzielnie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg inwentarzowych, a następnie dokonywania inwentaryzacji i jej rozliczania.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy w Lubochni
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Lubochni
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 9 sierpnia 2004 r.
Pan
ANDRZEJ POPŁOŃSKI
Wójt Gminy LUBOCHNIA
WK – 602/53/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam Pana Wójta, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Lubochnia wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie wyboru banku wykonującego obsługę bankową gminy
W latach 2002 - 2003 obsługę bankową Gminy wykonywał bank, który nie został wybrany przez Radę, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, stosownie do art. 134 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Uchwałą nr XVIII/105/04 z dnia 28 kwietnia 2004 roku Rada Gminy wskazała Bank Przemysłowo - Handlowy Oddział w Lubochni do prowadzenia obsługi bankowej Gminy.
W zakresie ewidencji księgowej
1. W dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości nie określono przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, nie sporządzono opisu systemu przetwarzania danych oraz nie określono systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, co było wymagane przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" i "c" oraz pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. Kontrolujący stwierdzili, że prowadzone były wspólne urządzenia księgowe – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubochni. Prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych Urzędu Gminy i jednostki organizacyjnej we wspólnych urządzeniach księgowych, naruszało przepisy art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych, celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego każdej z nich oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Przejęcie wykonywania obsługi finansowo - księgowej jednostek organizacyjnych przez służby pracownicze Urzędu Gminy nie uchyla obowiązku odrębnego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych lub innych podmiotów podległych (nadzorowanych) Gminie.
Stwierdzono także, że Urząd Gminy prowadził rachunkowość jednostki organizacyjnej Gminy, pomimo braku formalnego uregulowania tej kwestii. Wójt gminy nie przejął odpowiedzialności za rachunkowość podległej jednostki bądź za określone obowiązki w tym zakresie. Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej powinien formalnie powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych, mając na uwadze, że w przypadku nie prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki, kierownik obowiązany jest: powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki i zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki, stosownie do art. 11 ust. 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
3. Stwierdzono przypadki nie ujmowania na kontach rozrachunkowych w danym okresie sprawozdawczym zdarzeń gospodarczych, które w tym okresie nastąpiły. Dotyczyło to zobowiązań wynikających z przedłożonych do zapłaty faktur, mimo ich uregulowania w następnych okresach sprawozdawczych. W wyniku powyższego nie wykazano na koniec okresu sprawozdawczego rzeczywistego stanu rozliczeń finansowych, czym naruszono zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, określoną przepisami art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Zapłatę tych zobowiązań ujmowano bezpośrednio w koszty (konto 400 - koszty według rodzajów). Na podstawie dowodów źródłowych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych w styczniu 2003 roku ustalono, że na kontach rozrachunkowych i w kosztach działalności 2002 roku nie ujęto rachunków i faktur na kwotę 14.792,90 zł.
4. Ustalono, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w 2003 roku nie ujęto zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia pracowników za 2003 rok, w kwocie ogółem 109.891,51 zł, w tym zobowiązania wobec pracowników w kwocie 60.051,80 zł, zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego w kwocie 8.392,20 zł i zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w kwocie 41.447,51 zł (co ustalono na podstawie listy płac z marca 2004 roku – dowód księgowy nr 795, nr 798), przez co naruszono art. 6 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a także art. 24 ust. 2 ustawy, z których wynikał obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłaconego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) należy ujmować w księgach rachunkowych roku za który przysługuje im ta należność, na kontach księgi głównej Urzędu: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Ma 225 - rozrachunki z budżetami, Ma 229 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne.
5. W księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy nie zachowano obowiązku prowadzenia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym – wymaganych przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, co dotyczyło przykładowo następujących operacji gospodarczych:
- wpływ dochodów z tytułu czynszu najmu. Ujmowano: Wn 130 D - rachunek bieżący jednostek budżetowych - dochody, Ma 750 - przychody i koszty finansowe. Powinno być: Wn 130 D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody, Ma 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych,
- rozliczenia z budżetem Państwa z tytułu pobierania opłat za wydanie dowodów osobistych. Ujmowano: 1/ wpływ opłaty za wydane dowody - Wn 130D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody, Ma 750 - przychody i koszty finansowe. 2/ przekazanie środków na rachunek bankowy Urzędu Wojewódzkiego - Wn 750 - przychody i koszty finansowe, Ma 130D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody. Powinno być: 1/ wpływ opłaty za wydane dowody osobiste - Wn 130D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody, Ma 240 - pozostałe rozrachunki.
2/ przekazanie dochodów na rachunek bankowy Urzędu Wojewódzkiego - Wn 240 - pozostałe rozrachunki, Ma 130D - rachunek bieżący jednostek budżetowych – dochody,
- zapłata odsetek od pożyczki. Ujmowano: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 130W - rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki. Powinno być: Wn 750 - przychody i koszty finansowe, Ma 130W - rachunek bieżący jednostek budżetowych – wydatki,
stosownie do zasad funkcjonowania wymienionych kont, określonych w załączniku nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153 poz. 1752) oraz w zakładowym planie kont.
6. Stwierdzono przypadki dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dowodów księgowych nie spełniających wymogów określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, np. na dowodach księgowych nr 3, nr 6, nr 7, nr 13, nr 55, nr 126, nr 127, nr 128, nr 130 - nie zamieszczono adnotacji określającej sposób ujęcia każdego dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej na których ma zostać ujęta operacja i sposobu jej ujęcia według szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy o rachunkowości.
7. Nie sporządzano i nie załączano do raportów kasowych i wyciągów bankowych dowodów wewnętrznych zastępujących przechowywane w odrębnych zbiorach dokumenty źródłowe dotyczące wpłat podatków i opłat lokalnych oraz wypłat wynagrodzeń – np. poz. księgowa nr 2, nr 4, nr 9, nr 12, nr 29, nr 30, nr 32, nr 99 księgi głównej Urzędu; nr 4, nr 7, nr 9, nr 23, nr 26 księgi głównej budżetu - co było wymagane przez art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
W zakresie sprawozdawczości budżetowej
1. Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej nie sporządzał i nie składał – w wyniku nie prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych – obowiązujących tą jednostkę sprawozdań budżetowych oraz bilansu, zgodnie z wymogami wynikającymi z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. "b" i § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.) oraz z § 14 ust. 1 i 3 i § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
2. Stwierdzono nieprawidłowości w sporządzaniu zbiorczego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych:
- w sprawozdaniu za 2002 rok nie wykazano dochodów zrealizowanych przez Urzędy Skarbowe w dziale 756 rozdziale 75621 § 0020 w kwocie 698,65 zł,
- w sprawozdaniu za 2002 rok w dziale 400 rozdziale 40002 § 083 wykazano dochody w kwocie 176.176 zł, natomiast w ewidencji analitycznej dochodów zaewidencjonowano dochody w kwocie 176.158,64 zł,
- w sprawozdaniu za 2003 rok w dziale 756 rozdziale 75615 § 031 wykazano dochody w kwocie 1.278.587 zł, nie pomniejszone o dokonane zwroty nadpłat w kwocie 83,19 zł,
- w sprawozdaniu za 2003 rok w dziale 756 rozdziale 75616 § 045 wykazano dochody w kwocie 8.206 zł, podczas gdy z ewidencji analitycznej dochodów wynikało, że dochody z tego tytułu wyniosły 8.260 zł.
3. Stwierdzono także niezgodności między danymi wykazanymi w sprawozdaniach budżetowych Rb- 27S - z wykonania planu dochodów budżetowych za 2002 i 2003 rok oraz sprawozdaniu budżetowym Rb - 28S - z wykonania planu wydatków budżetowych a danymi ewidencji księgowej wynikającymi z kont 901 (dochody budżetu) i 902 (wydatki budżetu).
W zakresie gospodarki kasowej i sporządzania dowodów księgowych
1. Blankiety wekslowe, przechowywane w kasie, nie były zaewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. W zeszycie założonym w 2001 roku zapisywano rozchód blankietów wekslowych z podziałem na lata. W zeszycie nie zapisywano przychodu blankietów wekslowych i ich stanu.
2. Księgi druków ścisłego zarachowania: założona w dniu 4 stycznia 1994 roku (czeki Oświata), założona w dniu 31 października 1990 roku (świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt) i założona w dniu 3 stycznia 1995 roku (kwitariusze K-103) nie zawierały podpisu Wójta Gminy. Księga druków ścisłego zarachowania założona w dniu 17 grudnia 2001 roku (czeki Urząd Gminy) nie zawierała podpisu Skarbnika i Wójta Gminy, pieczęci Urzędu Gminy, nie była zalakowana.
3. Na większości dowodów księgowych z lipca 2002 roku, niektórych fakturach VAT i delegacjach zapłaconych w listopadzie 2003 roku, niektórych fakturach VAT i rachunkach z 2002 roku, dotyczących zamówień publicznych brak było dekretacji księgowej, czym naruszono art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
W zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych
1. W kontrolowanej jednostce nie opracowano zakładowego planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat. Jednostka nie posiadała wykazu ksiąg podatkowych oraz nie opracowała przepisów wewnętrznych dotyczących czynności związanych z ewidencją wpływów podatkowych, co było wymagane przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.).
2. Nie prowadzono prawidłowo rejestru wpływających wniosków od podatników w sprawach o udzielenie ulg podatkowych i nie prowadzono rejestru wydanych decyzji. Nie prowadzono spisu spraw dotyczącego wpływających wniosków o udzielenie ulg podatkowych, naruszając § § 16, 17 i 18 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
3. Stwierdzono przypadki niedostatecznego przeprowadzenia postępowania podatkowego, które powinno poprzedzać wydanie decyzji dotyczącej udzielenia ulgi w zapłacie podatku (np. (Wyłączenie) [1] - decyzja o umorzeniu zaległości podatkowej z dnia 18 listopada 2002 roku). Organ podatkowy, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art.122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.), zobowiązany był do podjęcia wszelkich działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy i jej załatwienia. Ponadto, zgodnie z art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy obowiązany był zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Stwierdzono także przypadki braku uzasadnienia faktycznego w wydawanych decyzjach, wymaganego przez art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.210 § 4 ww. ustawy, uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
W zakresie dochodów z majątku
1. Ustalono, że w dziale 700 rozdziale 70005 § 047 ujmowano dochody z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości, które należało ujmować w § 075 – dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego, stosownie do przepisów obowiązującego do dnia 21 kwietnia 2003 roku rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm.) oraz obowiązującego od dnia 22 kwietnia 2003 roku rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz. 634).
2. Nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych (użytkownicy wieczyści) i według podziałek klasyfikacji budżetowej, przez co naruszono zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W związku z powyższym nie było możliwe ustalenie stanu rozrachunków – zaległości i nadpłat. Prowadzenia tej ewidencji nie zostało przypisane zakresem czynności żadnemu pracownikowi.
3. Ustalono, że nie podjęto żadnych działań w celu wyegzekwowania należnych opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego gruntu za lata 2002 - 2003, od użytkownika wieczystego – GS "SCH".
4. Rada Gminy nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz. 733 z późn. zm.).
5. Nie naliczano i nie pobierano odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat czynszu najmu lokali mieszkalnych i lokali użytkowych. Nieprawidłowość usunięto w części w trakcie kontroli RIO w Łodzi.
W zakresie pozostałych dochodów
1. Ustalono, że wszyscy przedsiębiorcy rozpoczynający działalność wnieśli opłatę za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych po wydaniu zezwolenia, (np.: przedsiębiorca, któremu w dniu 19 sierpnia 2003 roku wydano decyzję nr A/II/10/2003 wniósł opłatę w dniu 21 sierpnia 2003 roku; przedsiębiorca, któremu w dniu 17 stycznia 2002 roku wydano zezwolenia nr A/II/1/2002, nr B/II/1/2002, nr C/II/1/2002 wniósł opłatę w dniu 18 stycznia 2002 roku; przedsiębiorca, któremu w dniu 13 grudnia 2002 roku wydano decyzje nr A/I/15/2002, nr B/I/11/2002, nr C/I/7/2002 wniósł opłatę w dniu 16 grudnia 2002 roku), co stanowiło naruszenie art. 11¹ ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), zgodnie z którym opłata powinna być wniesiona na rachunek gminy przed wydaniem zezwolenia (według stanu prawnego obowiązującego od dnia 9 listopada 2002 roku - art. 11¹ ust. 2 ww. ustawy).
2. Stwierdzono przypadki nieterminowego wnoszenia opłaty rocznej za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, np.: przedsiębiorca, któremu wydano zezwolenia nr A/I/9/2002, nr B/I/8/2002 - II ratę opłaty za 2003 rok wniósł w dniu 4 czerwca 2003 roku a III ratę wniósł w dniu 2 października 2003 roku; przedsiębiorca, któremu wydano zezwolenia nr A/I/3/2002, nr C/I/16/2002 - II ratę opłaty za 2003 rok wniósł w dniu 2 czerwca 2003 roku, co stanowiło naruszenie art. 11¹ ust. 7 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, z którego wynikał obowiązek wnoszenia opłat na rachunek gminy w trzech równych ratach, w terminach do dnia 31 stycznia, 31 maja i 30 września danego roku. W przypadku niezachowania tych terminów w stosunku do przedsiębiorców powinna być wydana decyzja o wygaśnięciu zezwolenia, stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy. Z ustaleń kontroli wynikało, że przedsiębiorcom nieterminowo regulującym opłaty nie wystawiano decyzji o wygaśnięciu zezwolenia.
3. Rada Gminy w Lubochni nie ustaliła stawki procentowej służącej do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości wskutek zmiany planu zagospodarowania przestrzennego, stosownie do art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity z 1999 r., Dz. U. nr 15, poz. 139 z późn. zm.). Obecnie - art. 15 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. nr 80, poz. 717). Według powołanych przepisów, stawki te stanowiły obligatoryjny elementem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych
1. Zawarta umowa na prowadzenie dwóch punktów konsultacyjnych z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych na okres od dnia 1 stycznia 2002 roku do dnia 31 grudnia 2002 roku, nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co naruszało art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Ponadto, w umowie Wójt Gminy nie określił warunków prowadzenia punktów konsultacyjnych – nie określono dni i godzin otwarcia punktów, zasad ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy, prowadzenia ewidencji osób korzystających.
2. Ze środków finansowych przeznaczonych na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w 2003 roku poniesiono wydatki na rzecz Ludowego Klubu Sportowego (LKS), pokrywając, m.in., koszty opłat wpisowych, kar za żółte kartki, przewozu zawodników na zawody sportowe, na łączną kwotę 1.908,94 zł. W powyższej sprawie LKS złożył wniosek o dofinansowanie w wysokości 2.000 zł, które zostało zaopiniowane pozytywnie przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Wniosek klubu sportowego nosił datę 24 listopada 2003 roku. Rachunki, które miały być pokryte w ramach wnioskowanej kwoty pochodziły z okresu wcześniejszego. Dodatkowo, w grudniu 2003 roku wydatkowano kwotę 1.999 zł na zakup sprzętu sportowego. Poniesione wydatki nie były przewidziane w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, nie miały także związku z realizacją zadań z zakresu profilaktyki przeciwalkoholowej. Środki wydatkowano z naruszeniem art. 182 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1231 z późn. zm.), zgodnie z którym dochody z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny być przeznaczone na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
Wydatki z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. Kontrolujący stwierdzili, że nie wszystkie wydatki poniesione z budżetu Gminy mieściły się w granicach dopuszczalnych wydatków na realizację zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej. W latach 2002 - 2003 przekazano kwotę 1.500 zł na rzecz Zarządu Powiatowego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych RP w Tomaszowie Mazowieckim tytułem dofinansowania powiatowych imprez strażackich. Poniesiono także wydatki na zakup artykułów spożywczych oraz zapłatę za konsumpcję: w związku z zawodami strzeleckimi (faktura nr 1041/2002 z dnia 19 czerwca 2002 roku na kwotę 202 zł; faktura nr 16/02 z dnia 15 czerwca 2002 roku na kwotę 167,40 zł); na Gminne Święto Strażaka (faktura nr 6/02 z dnia 2 maja 2002 roku na kwotę 624,20 zł) oraz w związku z przekazaniem samochodów bojowych dla PSP w Tomaszowie Maz. i OSP w Lubochni (faktura nr 1/2002 z dnia 24 stycznia 2002 roku na kwotę 2.835 zł). Zgodnie z art.32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.), gmina może ponosić - w zakresie finansowania działalności jednostek ochotniczych straży pożarnych - wydatki na wyposażenie, utrzymanie, wyszkolenie, utrzymanie gotowości bojowej tych jednostek oraz na umundurowanie, ubezpieczenie i badania lekarskie członków osp. Wskazane wyżej wydatki wykraczały poza ten zakres.
2. Stwierdzono przypadki wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego dla członków ochotniczych straży pożarnych, co nie miało podstaw prawnych w obowiązujących przepisach, stosownie do których delegować w podróż służbową można wyłącznie pracownika, któremu z tego tytułu przysługują określone należności (zwrot kosztów podróży, diety). Członkowie ochotniczych straż pożarnych nie będą pracownikami Urzędu Gminy nie mają prawa do świadczeń przewidzianych w przepisach dotyczących podróży służbowych (obecnie - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990).
W zakresie wydatków osobowych
1. Nie ustalono stawki dodatku funkcyjnego dla Pani Marii Pecyny - byłej Sekretarz Gminy i Pani Jadwigi Gierzkowskiej - byłej Skarbnik Gminy, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz. 707, z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące). Dodatek funkcyjny ustalono dla wymienionych pracowników procentowo i kwotowo.
2. Według przepisów ww. rozporządzenia, a od dnia 1 stycznia 2003 roku - według przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264, z późn. zm.), kierowcy samochodu osobowego przysługuje kategoria zaszeregowania VII-VIII. Niezgodnie z wymienionymi przepisami, kierowcy zatrudnionemu w Urzędzie Gminy ustalono w latach 2002-2003 IX kategorię zaszeregowania. Nie spowodowało to przyznania wynagrodzenia wyższego, niż ustalone dla kategorii VIII, która mogła być maksymalnie przyznana kierowcy samochodu osobowego.
3. Sprawdzone listy płac pracowników Urzędu Gminy, listy nagród jubileuszowych, nagród z zakładowego funduszu nagród - „13”, nagród uznaniowych, odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie były podpisane przez osobę sporządzającą i przez pracownika komórki służb pracowniczych, co naruszało § 4 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy w Lubochni, wprowadzonej zarządzeniem nr 5/99 z dnia 10 grudnia 1999 roku. Listy wypłat ryczałtów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, diet radnych i sołtysów wsi nie były podpisane przez osobę sporządzającą.
4. Stwierdzono przypadek delegowania w podróż służbową radnego przez Wójta Gminy (polecenie wyjazdu nr 133/03 z dnia 15 września 2003 roku), co było niezgodne z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800), zgodnie z którym - termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa w odniesieniu do radnego przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego. Stwierdzono także, że koszty podróży zostały rozliczone niezgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, stosownie do którego dieta stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej wynosi 1 % nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art. 25 ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym. Dietę w badanym stanie faktycznym rozliczono według przepisów dotyczących podróży służbowych pracowników.
W zakresie realizacji inwestycji
Budowa kanalizacji sanitarnej w Luboszewach - przetarg nieograniczony o wartości powyżej 30.000 EURO, 2002 rok
1. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczącej budowy kanalizacji sanitarnej w Luboszewach nie określono sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od dostawców i wykonawców (z wyjątkiem doświadczenia zawodowego), stosownie do wymogu wynikającego z art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 200 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm.). W specyfikacji określono jedynie rodzaje dokumentów jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków.
2. Kontrola dokumentacji przetargowej wykazała, że w dniu 5 lipca 2002 roku wpłynęło do Urzędu Gminy w Lubochni pismo Przedsiębiorstwa Budownictwa Mieszkaniowego “INSTALBUD” z Rzeszowa, z zapytaniem o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pismem z dnia 9 lipca 2002 roku Wójt Gminy udzielił odpowiedzi na zapytanie przedsiębiorstwu “INSTALBUD” bez równoczesnego przesłania treści wyjaśnienia wszystkim dostawcom i wykonawcom, którym przesłano specyfikację istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art. 36 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie wykluczył z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego wykonawców, którzy nie spełnili wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Zamawiający nie przesłał do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowej z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane, zgodnie z art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych.
Wybór dostawcy węgla do Urzędu Gminy w Lubochni, w sezonie grzewczym 2002/2003, w trybie zapytania o cenę
Zamawiający dokonał wyboru oferty droższej od najtańszej o 1.050 zł, co stanowiło naruszenie art. 69 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym w trybie zapytania o cenę zamawiający powinien udzielić zamówienia dostawcy lub wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.
Budowa odwodnienia terenu kompleksu szkolnego w Lubochni – przetarg nieograniczony, o wartości poniżej 30.000 EURO, 2002 rok
Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferentów, którzy nie spełnili wymagań określonych w warunkach przetargu, stosownie do art.19 ust. 1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych. Z uwagi na fakt, że oferty złożyło dwóch wykonawców i każdy nich podlegał wykluczeniu - zamawiający powinien unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art.27b ust.1 pkt ustawy o zamówieniach publicznych.
Wykonanie chodnika z kostki brukowej w miejscowości Olszowiec - przetarg nieograniczony, o wartości poniżej 30.000 EURO, 2002 rok
1. Zamawiający w odniesieniu zamawianych robót budowlanych nie posiadał dokumentacji opisującej przedmiot przetargu, co było wymagane przez art. 35 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Umowa o wykonanie chodnika z kostki brukowej w miejscowości Olszowiec zawarta została z firmą "ZRB - GRAD" z Lubochni w dniu 17 października 2002 roku. Umowę zawarł Zarząd Gminy, reprezentowany przez Pana Tadeusza Józwika - Wójta Gminy i Pana Jana Olczaka - Zastępcę Wójta Gminy. W dniu 14 listopada 2002 roku zawarty został aneks do powołanej umowy, którym zwiększono zakres zleconych do wykonania prac i wynagrodzenie wykonawcy (o kwotę 10.027 zł). Oświadczenia woli w imieniu Gminy przy zawarciu aneksu złożyli Pan Tadeusz Józwik - Wójt Gminy i Pan Jan Olczak - Zastępca Wójta Gminy Według wyjaśnień pracownika kontrolowanej jednostki dodatkowe prace zlecono w trybie zamówienia z wolnej ręki - na podstawie art.71 ust.1 pkt 5 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający mógł udzielić z wolnej ręki zamówień dodatkowych temu samemu wykonawcy, nie przekraczających łącznie 20% wartości zamówienia podstawowego, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć, oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego. W analizowanym stanie faktycznym nie zachodziła przesłanka konieczności wykonania, której nie można było wcześniej przewidzieć (wg wyjaśnień zwiększenie zakresu robót związane było z ustnymi wnioskami mieszkańców wsi Olszowiec zgłoszonymi Wójtowi Gminy). Udzielenie zamówienia dodatkowego w trybie zamówienia z wolnej ręki nastąpiło z naruszeniem art.14 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający mógł udzielić zamówienia w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie w sytuacjach określonych w ustawie. Zawarcie aneksu poprzedzone było spisaniem w dniu 16 października 2002 roku protokołu konieczności na okoliczność wykonania robót remontowych chodnika w Olszowcu. Protokół podpisali Pan Paweł Sputowski inspektor Urzędu Gminy i Pan Władysław Grad wykonawca.
3. Zamawiający nie przekazał Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej, czym naruszył art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych i § 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 43, poz. 260).
4. Za wykonane roboty zapłacono 75.356,89 zł. Kontrolujący ustali, że roboty budowlane prowadzone były w pasie drogi powiatowej (w ewidencji gruntów działka o numerze 562, będąca własnością Skarbu Państwa we władaniu Zarządu Dróg Powiatowych). Ponoszenie przez Gminę wydatków związanych z drogą powiatową stanowiło naruszenie art.2 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o finansowaniu dróg publicznych (Dz. U. nr 123, poz.780 z późn. zm.), zgodnie z którym zadania w zakresie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg powiatowych finansowane powinny być przez samorząd powiatowy, jak również art.7 ust.1 pkt 2 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym do zadań własnych gminy należą, w szczególności, sprawy dróg gminnych. W konsekwencji, brak było podstaw do ponoszenia z budżetu Gminy Lubochnia wydatków na wykonanie wskazanego chodnika. W sprawie wykonania zadania nie zawarto także żadnego porozumienia z Powiatem Tomaszowskim. Ustalono ponadto, że poniesione wydatki zaklasyfikowano w dziale 900 - gospodarka komunalna, rozdziale - 90095 - pozostała działalność § 430 - zakup usług pozostałych. Zadanie to nie zostało, zatem, zaplanowane w budżecie jako zadanie inwestycyjne. Prawidłowo, wydatki na drogi powinny być klasyfikowane w dziale 600 - transport łączność. Zadanie to nie zostało, zatem, zaplanowane w budżecie jako zadanie inwestycyjne. Prawidłowo, wydatki majątkowe na drogi powinny być klasyfikowane w dziale 600 - transport łączność odpowiednim rozdziale i § 605 (wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych) i uwzględnione w załączniku do uchwały budżetowej specyfikującym planowane do realizacji zadania inwestycyjne. Wykonanie przez Gminę zadań będących zadaniami samorządu powiatowego mogłoby nastąpić w oparciu o art. 8 ust.2a ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym gmina może wykonywać zadania z zakresu właściwości powiatu i województwa na podstawie porozumień zawartych z tymi jednostkami samorządu terytorialnego. Kompetencję do podjęcia uchwały o przyjęciu zadań posiada rada gminy, zgodnie z art.18 ust.2 pkt 11 ustawy o samorządzie gminnym.
Wykonanie parkingu przy cmentarzu w Lubochni - przetarg nieograniczony, o wartości poniżej 30.000 EURO, 2002 rok
1. Zamawiający w odniesieniu zamawianych robót budowlanych nie posiadał dokumentacji opisującej przedmiot przetargu, co było wymagane przez art. 35 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Nie przesłano informacji cenowych z postępowania i kopii oferty najkorzystniejszej do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, czym naruszono art. 25 ust. 4 ustawy o zamówieniach publicznych i § 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania oraz kopii oferty najkorzystniejszej.
3. Umowa dotycząca budowy parkingu przy cmentarzu w Lubochni została zawarta w dniu 15 kwietnia 2002 roku. Umowę w imieniu Gminy zawarli Pan Tadeusz Józwik - Wójt Gminy i Pan Jan Olczak Zastępca Wójta Gminy. Wykonawcę robót był "ZRB-GRAD” z Lubochni. Za wykonane roboty zapłacono kwotę 28.622,50 zł. Kontrolujący ustalili, że inwestycja była realizowana na działce o numerze ewidencyjnym 242, położonej w jednostce ewidencyjnej Lubochnia, obręb Jakubów, będącej we władaniu Zarządu Dróg Powiatowych, jako droga publiczna. Wydatki na realizację zadania zaklasyfikowano w dziale 900 rozdziale 90095 § 430. Mając na uwadze powyższe ustalenia aktualne pozostają uwagi zamieszczone w odniesieniu do wykonania chodnika w miejscowości Olszowiec (patrz wyżej).
W zakresie ewidencji majątkowej i przeprowadzenia inwentaryzacji
1. Nie księgowano wartości niematerialnych i prawnych – licencji na programy komputerowe – na koncie księgowym 020 wartości niematerialne i prawne. Ewidencja licencji prowadzona byłą na koncie 011 – środki trwałe, niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych i postanowieniami zawartymi w zakładowym planie kont.
2. Nie prowadzono ewidencji księgowej na koncie 310 – materiały. Na tym koncie księgowym winny być księgowane rzeczowe składniki majątku obrotowego, w tym opał i paliwo. Nie prowadzono ewidencji zużycia opału. Pozostałość paliwa samochodowego na dzień 31 grudnia 2002 roku i na dzień 31 grudnia 2003 roku należało rozliczyć (zinwentaryzować) na podstawie prowadzonych kart drogowych, co nie zostało wykonane.
3. Ewidencja analityczna (księgi inwentarzowe) nie zostały zakończone na dzień kończący rok obrotowy. Nie można uzgodnić stanu majątku z ewidencją pomocniczą (analityczną) dla ksiąg środków trwałych i pozostałych środków trwałych za lata 2002 – 2003.
4. Księgi inwentarzowe mienia Gminy prowadzone były przez pracowników księgowości, pracownicy ci także wchodzili w skład komisji inwentaryzacyjnej i spisywali mienie, a następnie rozliczali wyniki spisu. Wskazać należy, że pożądane byłoby rozdzielenie czynności związanych z prowadzeniem ksiąg inwentarzowych, spisem z natury i jego rozliczeniem.
W zakresie wydatków na kulturę fizyczną i sport
Kontrolujący stwierdzili, że w latach 2002 - 2003 bezpośrednio z budżetu Gminy Lubochnia ponoszone były wydatki na zapłatę wynagrodzeń trenerów prowadzących zajęcia szkoleniowe w Ludowym Klubie Sportowym. Umowy zlecenia z trenerami zawierane były przez Wójta Gminy. Stwierdzono także wydatki związane z udziałem klubu sportowego w rozgrywkach sportowych (w 2002 roku - diety dla zawodników, ubezpieczenie zawodników i różne opłaty, opłaty związane z obsługą sędziowską; w 2003 roku - opłaty związane z obsługą sędziowską, ubezpieczenie zawodników, badania zawodników).
W związku z powyższymi ustaleniami wskazać należy, że jednostka samorządu terytorialnego – stosownie do art.111 ust. 2 ustawy o finansach publicznych ponosić może z budżetu, w szczególności, wydatki na realizacje zadań własnych. Ustawa z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (tekst jednolity z 2001r., Dz. U. nr 81, poz.889 z późn. zm.) nie przypisała jednostkom samorządu terytorialnego zadań polegających na uczestnictwie w zawodach sportowych, organizowanych przez powołane do tego związki sportowe. Zadania te powinny być realizowane przez kluby sportowe oraz finansowane ze środków tych klubów. Przykładowo, zgodnie z art. 52 ust. 2 ww. ustawy, obowiązek ubezpieczenia zawodnika spoczywa na klubie lub związku sportowym, którego zawodnik jest członkiem lub reprezentantem. Ponoszenie przedmiotowych wydatków z budżetu gminy pozbawione było podstaw prawnych. Przekazanie środków z budżetu gminy na rzecz klubów sportowych mogło nastąpić na podstawie art.118 ustawy o finansach publicznych, czyli na realizację zleconego, na podstawie umowy, zadania publicznego. Jednostka samorządu terytorialnego finansowała zlecone zadanie poprzez udzielenie dotacji celowej. W analizowanym stanie faktycznym wydatkowanie z budżetu Gminy środków na zatrudnienie trenerów, ubezpieczenie zawodników czy też obsługę sędziowską oznaczało finansowanie statutowej działalności innego podmiotu. Wskazać należy, że bezpośrednio z budżetu Gminy (czyli nie w formie dotacji) mogły być finansowane.
stypendia sportowe dla zawodników osiągających wysokie wyniki sportowe - organ stanowiący gminy w drodze uchwały winien określić zasady i tryb przyznawania i utrzymywania stypendiów – zgodnie z art. 22 ust.4a i 6 ustawy o kulturze fizycznej,
wyróżnienia i nagrody dla zawodników którzy osiągnęli wyróżniające wyniki sportowe, na zasadach określonych przez organ stanowiący, zgodnie z art. 28 ust.1 i 2 ww. ustawy,
wyróżnienia i nagrody dla trenera, którego trenowany zawodnik osiągnął wysoki wynik – na zasadach określonych przez organ stanowiący, zgodnie z art.28 ust. 3 ww. ustawy.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości o: określenie przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, opis systemu przetwarzania danych oraz określenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "a" i "c" i pkt 4 ustawy o rachunkowości.
2. Ustalić zakładowy plan kont dla ewidencji podatków i opłat.
3. Rachunkowość jednostki organizacyjnej gminy prowadzić na podstawie formalnego powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych dokonanego przez kierownika tej jednostki oraz po przejęciu odpowiedzialności za rachunkowość tej jednostek bądź określone obowiązki w tym zakresie.
4. Zaprowadzić odrębne urządzenia księgowe – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych - dla Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lubochni, stosownie do wymogów wynikających z art. 4 ust. 1, 2 i 3 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
5. Przestrzegać art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
6. Przestrzegać obowiązku prowadzenia – w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy - zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym – stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego. Ewidencji operacji gospodarczych na kontach księgowych dokonywać zgodnie z zasadami ich funkcjonowania określonymi w zakładowym planie kont oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
7. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należy ujmować w księgach rachunkowych roku, za który przysługuje im ta należność - na kontach księgi głównej Urzędu: Wn 400 - koszty według rodzajów, Ma 231 - rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Ma 225 - rozrachunki z budżetami, Ma 229 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz przepisów określających zasady funkcjonowania kont zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
8. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Na dowodach zamieszczać adnotację określającą sposób ujęcia każdego dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), poprzez wskazanie symboli kont księgi głównej, na których ma zostać ujęta operacja i sposób jej ujęcia według szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W przypadku przechowywania dokumentów źródłowych w odrębnych zbiorach sporządzać i załączać dowody wewnętrzne, stosownie do art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
9. Egzekwować od kierowników wszystkich podległych jednostek organizacyjnych gminy przestrzeganie obowiązku sporządzania i przedkładania Wójtowi Gminy obowiązujących te jednostki sprawozdań budżetowych oraz bilansu, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. "b" i § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz przepisów § 14 ust. 1 i 3, § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
10. Zapewnić wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych kwot zgodnych z kwotami wykazanymi w ewidencji księgowej, zgodnie z §10 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
11. Blankiety wekslowe ewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania.
12. Księgi druków ścisłego zarachowania opatrywać podpisem i pieczęcią Wójta Gminy i Skarbnika Gminy oraz pieczęcią Urzędu Gminy.
13. Zapewnić przestrzeganie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
14. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, umorzenia odsetek, odroczenie terminu płatności podatku lub zapłaty zaległości podatkowej, rozłożenia na raty podatku lub zapłaty zaległości wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia.
15. W decyzjach dotyczących udzielenia ulgi w zapłacie podatku zamieszczać uzasadnienie faktyczne. W uzasadnieniu tym organ podatkowy powinien wskazać fakty, które uznał za udowodnione, dowody, którym dał wiarę, oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa.
16. Dochody realizowane z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości ujmować w § 075 – dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
17. Zaprowadzić ewidencję analityczną do konta 221 - należności z tytułu dochodów budżetowych (użytkownicy wieczyści) i według podziałek klasyfikacji budżetowej, celem umożliwienia ustalenia stanu rozrachunków – zaległości i nadpłat, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Powierzyć prowadzenie spraw z tego zakresu pracownikowi Urzędu.
18. Egzekwować obowiązek terminowej zapłaty należności Gminy od użytkowników wieczystych oraz najemców lokali. W stosunku do zalegających z uiszczaniem opłat należy kierować wezwanie do zapłaty, z zakreśleniem jej terminu, a po bezskutecznym upływie tego terminu należy rozważyć skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.
19. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekty uchwał w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
20. Przestrzegać 11¹ ust. 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym przedsiębiorcy rozpoczynający działalność zobowiązani są wnieść opłatę za wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przed wydaniem zezwolenia.
21. W przypadku niezachowania przez przedsiębiorców terminów wnoszenia opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, określonych w 11¹ ust. 7 ww. ustawy, powinna być wydana decyzja o wygaśnięciu zezwolenia, stosownie do przepisów art. 18 ust. 12 ww. ustawy.
22. Przestrzegać art. 15 ust. 2 pkt 12 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, zgodnie z którym określenie stawki procentowej służącej do naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości wskutek zmiany planu zagospodarowania przestrzennego przepisów jest obligatoryjnym elementem planu miejscowego.
23. Przestrzegać art.18 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym dochody z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych powinny być przeznaczone na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Zaniechać finansowania ze wskazanych środków statutowych kosztów działalności klubów sportowych. RIO w Łodzi wskazuje jednakże, że zgodnie z art. 4 1 ust.1 pkt 3 ww. ustawy, działania związane z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych obejmują, m.in., prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii, w szczególności dla dzieci i młodzieży, w tym prowadzenie pozalekcyjnych zajęć sportowych, a także działań na rzecz dożywiania dzieci uczestniczących w pozalekcyjnych programach opiekuńczo-wychowawczych i socjoterapeutycznych.
24. Wydatków na działalność jednostek ochotniczych straży pożarnych dokonywać w granicach wyznaczonych przez art.28 i art.32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej (ekwiwalent za udział w akcjach ratowniczych, koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i utrzymania gotowości bojowej, koszty badań okresowych, ubezpieczenia, umundurowania).
25. Zaniechać wystawiania poleceń wyjazdu służbowego na członków ochotniczych straży pożarnych nie będących pracownikami Urzędu Gminy.
26. Przy ustalaniu wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
27. Zapewnić, aby listy płac, listy nagród jubileuszowych, nagród z zakładowego funduszu nagród - „13”, nagród uznaniowych, odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, listy wypłat ryczałtów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, diet radnych i sołtysów wsi podpisywane były przez osoby wskazane w instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych, w szczególności przez osobę sporządzającą.
28. Przestrzegać § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, zgodnie z którym uprawnionym do delegowania radnego w podróż służbową jest przewodniczący rady gminy.
29. Koszty podróży radnych rozliczać zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku.
30. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz.177 z późn. zm.), w szczególności:
- art. 24 ustawy - określającego przesłanki wykluczenia wykonawcy z postępowania,
- art.31 ustawy - dotyczącego określenia przedmiotu zamówienia na roboty budowlane,]
- art.38 ust.2 ustawy - zgodnie z którym zamawiający ma obowiązek jednoczesnego przekazania treści wyjaśnień specyfikacji istotnych warunków zamówienia wszystkim oferentom, którym doręczono specyfikację bez ujawniania źródła zapytania,
- art. 36 ust.1 ustawy - określającego treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- art.72 ust.2 ustawy, zgodnie z którym w trybie zapytania o cenę zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną.
31. Zaniechać dokonywania z budżetu Gminy wydatków na realizację zadań nie będących zadaniami samorządu gminnego w zakresie utrzymania, modernizacji i budowy dróg publicznych (ewentualne finansowanie zadań realizowanych na drogach powiatowych możliwe byłoby w oparciu o przepisy dotyczące pomocy rzeczowej i finansowej między jednostkami samorządu terytorialnego - art.117a ustawy o finansach publicznych. Gmina może także przejąć realizację zadań będących zadaniami powiatu na podstawie art.8 ust.2a ustawy o samorządzie gminnym, otrzymując środki finansowe w wysokości koniecznej do wykonania zadań).
32. Stosować klasyfikację budżetową ustaloną rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
33. Wartości niematerialne i prawne ewidencjonować na koncie księgowym 020, umarzając zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
34. Rzeczowe składniki majątku obrotowego księgować na koncie 310 Inwentaryzować pozostałe na koniec roku materiały, a wartość zinwentaryzowanych materiałów wyksięgować na koniec roku z konta 400 na konto 310, na początku następnego roku przeksięgować je ponownie w koszty (konto 400).
35. Uzgadniać wartość mienia ewidencjonowanego w księgach rachunkowych i w księgach inwentarzowych (analityka).
36. W zakresie zlecania zadań z zakresu rozpowszechniania kultury fizycznej i sportu na rzecz podmiotów niepublicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873). Od dnia 1 stycznia 2004 roku uległa zmianie, na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874), treść art.118 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
37. Zaniechać finansowania bezpośrednio z budżetu kosztów udziału klubu sportowego w rozgrywkach sportowych (diety sędziów, ubezpieczenie zawodników, diety zawodników, wpisowe). Z budżetu mogą być natomiast ponoszone bezpośrednio wydatki na utrzymanie obiektu sportowego stanowiącego własność Gminy (np. wynagrodzenie gospodarza, zabiegi pielęgnacyjne).
38. Rozważyć rozdzielnie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg inwentarzowych, a następnie dokonywania inwentaryzacji i jej rozliczania.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy w Lubochni
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Lubochni
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.