Gm. Nowa Brzeźnica - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Nowa Brzeźnica po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pani
Irena Krzemińska
p.o. Wójta Gminy
Nowa Brzeźnica
WK - 602/50/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że doraźna kontrola gospodarki finansowej przeprowadzona w Gminie Nowa Brzeźnica wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie uregulowań wewnętrznych
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Nowa Brzeźnica nie została dostosowana do zdarzeń w zakresie ewidencji księgowej występujących w Urzędzie Gminy Nowa Brzeźnica. Przykładowo, w instrukcji unormowano zasady funkcjonowania magazynu materiałowego, który nie jest i nie był wcześniej w kontrolowanej jednostce prowadzony.
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości
1. Wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży z kwietnia 2002 roku oraz z sierpnia 2003 roku nie zawierały wszystkich danych wymaganych przez art.35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.), w szczególności nie podano w nich terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabywaniu nieruchomości na podstawie art.34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami (art.35 ust.2 pkt 12 ustawy).
2. Informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu Gminy nie podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. Ogłoszenie o przetargu z dnia 18 września 2003 roku nie zawierało opisu nieruchomości oraz numeru księgi wieczystej, które to dane powinny być zamieszczone, stosownie do wymogu wynikającego z art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
4. Nieprawidłowo w ogłoszeniu o przetargu z dnia 18 września 2003 roku ustalono termin wpłaty wadium - na dzień przetargu, co naruszało § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), z którego wynikało, że w przetargu mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłacą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Termin ten nie może upłynąć później niż 3 dni przed dniem otwarcia przetargu. Kwota wpłaconego w dniu przetargu na sprzedaż działek nr nr 227,236,245, i 250, obręb Ważne Młyny, wadium, przez Pana (Wyłączenie) [1], nie stanowiła 5 % ceny wywoławczej jak to zapisano w ogłoszeniu o przetargu, ale wynosiła 5,12 % tej ceny (dokonana wpłata wadium wynosiła 66 zł, powinna wynosić 64,50 zł).
W zakresie wydatków osobowych
1. Nieprawidłowo ustalono Pani (Wyłączenie) [2] umową z dnia 7 listopada 2003 roku (z mocą obowiązującą od dnia 3 listopada 2003 roku) wysokość wynagrodzenia zasadniczego wg XII kategorii zaszeregowania, w kwocie 1.600 zł, za wykonywaną pracę w wymiarze 3/4 etatu. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264 z późn. zm.) miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego dla XII kategorii zaszeregowania mieściła się w przedziale 900 zł – 2050 zł, czyli dla 3/4 etatu kwota wynagrodzenia zasadniczego winna mieścić się w przedziale 675 zł – 1.537,50 zł.
2. Pismem z dnia 18 marca 2003 roku Przewodniczący Rady Gminy Pan Andrzej Witecki poinformował byłego Wójta Gminy Pana Jerzego Ignasiaka, że w związku z dostarczonymi dokumentami od dnia 20 listopada 2002 roku przyznany mu został dodatek za wieloletnią pracę w wysokości 20 % od wynagrodzenia zasadniczego. Wg ustaleń kontrolującej Pan Jan Ignasiak na dzień 19 listopada 2002 roku udokumentował okres zatrudnienia w wymiarze 16 lat 2 miesięcy i 4 dni. W trakcie kontroli RIO w Łodzi, w dniu 9 czerwca 2004 roku, kontrolującej przedłożono oświadczenie o pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym od dnia 1 stycznia 1971 roku do dnia 31 lipca 1974 roku – tj. 3 lata i 7 miesięcy. Oświadczenie poparte zostało zeznaniami dwóch świadków złożonymi w dniu 9 czerwca 2004 roku Udokumentowany okres zatrudnienia na dzień 19 listopada 2002 roku wynosił łącznie 19 lat 9 miesięcy i 4 dni. Jak wynika z powyższego na dzień 20 listopada 2002 roku nie były spełnione przesłanki uzasadniające przyznanie pracownikowi 20 % dodatku za wieloletnią pracę. Ponadto, podkreślić należy, że w marcu 2003 roku (miesiąc przyznania dodatku w omawianej wysokości) kontrolowana jednostka nie dysponowała dokumentami (zeznania świadków) pozwalającymi zaliczyć okres pracy w gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy Wójta Gminy, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 20 lipca 1990 roku o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz. U. nr 54, poz. 310).
W zakresie pozostałych wydatków
Wydatki związane z wydaniem i rozesłaniem Raportu Wójta Gminy Nowa Brzeźnica Pana Jana Ignasiaka związanego z kampanią referendalną
Z przedłożonej kontrolującej faktury VAT Nr 2/2004 z dnia 5 stycznia 2004 roku wynikało, że w Częstochowskim Wydawnictwie Archidiecezjalnym "REGINA POLONIAE" dokonano druku ,,Sprawozdania rocznego Wójta” (bez podania ilości nakładu) za ogólną kwotę 390,40 zł. W opisie faktury wskazano, że "Odwrotnie wymienione druki wykonano w związku z referendum w sprawie odwołania Wójta przed upływem kadencji, które są … odpowiedzią na zarzuty”. Opisu na fakturze dokonał Wójt Gminy Pan Jan Ignasiak. Faktura została sprawdzona pod względem rachunkowym przez Skarbnika Gminy oraz zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy.
W przedmiotowej broszurze Wójt Gminy zaapelował, m.in., do mieszkańców Gminy Nowa Brzeźnica, aby nie brali udziału w referendum ("Idąc do referendum zagrażasz przyszłości naszej gminy”).
Za bezadresowe rozesłanie druków broszury w ilości 1.450 sztuk Urząd Poczty P.P.U.P. Poczta Polska Dyrekcja Okręgu Poczty w Łodzi Rejonowy Urząd Poczty w Sieradzu wystawił fakturę VAT Nr 1/2004 z dnia 6 stycznia 2004 roku na kwotę 203 zł. Z opisu na fakturze wynikało, że „Odwrotnie wymienioną usługę zakupiono w związku z koniecznością dostarczenia materiałów referendowych – odpowiedzi na zarzuty referendowe w stosunku do Wójta Gminy – do mieszkańców gminy”. Opisu na fakturze dokonał Wójt Gminy Pan Jan Ignasiak. Faktura została sprawdzona pod względem rachunkowym przez Skarbnika Gminy oraz zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy.
Łącznie były Wójt Gminy Pan Jan Ignasiak wydatkował z budżetu Gminy w związku z kampanią referendalną kwotę 593,40 zł. Wydatki te poniesione zostały bez podstawy prawnej, z naruszeniem art.28 ust.2 ustawy z dnia 15 września 2000 roku o referendum lokalnym (Dz. U. nr 88, poz. 985 z późn. zm.), zgodnie z którym organom jednostek samorządu terytorialnego oraz członkom tych organów zabrania się uczestniczenia na koszt jednostki samorządu terytorialnego w kampanii referendalnej związanej z referendum w sprawie odwołania organu jednostki samorządu terytorialnego przed upływem kadencji.
Wydatki poniesione z budżetu Gminy w 2003 roku na zakup kart telefonicznych do prywatnego telefonu komórkowego byłego Wójta Gminy Pana Jana Ignasiaka
Kontrolująca ustaliła, że w 2003 roku Wójt Gminy Pan Jan Ignasiak zakupił ze środków budżetu Gminy karty telefoniczne do prywatnego telefonu komórkowego. Płatności dokonano na podstawie następujących faktur:
- faktura VAT Nr 1/2003 z dnia 21 stycznia 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 100” na kwotę 100 zł,
- faktura VAT Nr 3/2003 z dnia 8 kwietnia 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 100” i „Telekarty 30” na kwotę 130 zł,
- faktura VAT Nr 6/2003 z dnia 23 czerwca 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 150” na kwotę 150 zł,
- faktura VAT Nr 7/2003 z dnia 18 sierpnia 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 100” na kwotę 100 zł,
- faktura VAT Nr 9/2003, z dnia 21 października 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 100” na kwotę 100 zł.
Łącznie wydatkowano bezpodstawnie z budżetu Gminy kwotę 580 zł. Kontrolującej nie przedłożono żadnych dokumentów dotyczących możliwości korzystania przez Wójta Gminy z telefonu własnego do celów służbowych.
Wydatki poniesione z budżetu Gminy w 2003 roku na zakup wiązanek i wieńcy
Kontrolująca stwierdziła przypadki wydatkowania w 2003 roku z budżetu Gminy środków na zakup kwiatów, wieńców, wiązanek w związku z uroczystościami rodzinnymi lub ważnymi wydarzeniami życiowymi pracowników Urzędu Gminy lub radnych (np. wiązanka dla pracownika po wyjściu ze szpitala), które to wydatki nie były związane z realizacją zadań gminy i nie powinny być finansowane ze środków publicznych.
W zakresie gospodarki kasowej.
1. Dowody KP z dnia 3 października 2003 roku, wystawione na nazwisko (Wyłączenie) [3] (KP nr 05/2003 na kwotę 60.00 zł oraz KP nr 06/2003 na kwotę 6.00 zł) nie były drukami ścisłego zarachowania, co stanowiło naruszenie postanowień § 7 pkt 8 i 9 (dowody kasowe) oraz § 8 pkt 3 Instrukcji gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Nowa Brzeźnica, wprowadzonej w życie z dniem 1 stycznia 2003 roku zarządzeniem Wójta Gminy nr 0138/15/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku. Z treści ww. przepisów wewnętrznych wynikało, m.in., że „ …dowód wpłaty kasa przyjmie jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym niezwłocznie po jego otrzymaniu i przechowywanym w kasie. Wystawiany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach, z których jeden (kopia) jest wręczany wpłacającemu jako dowód wpłaty, oryginał dołączany jest do raportu kasowego, zaś trzeci pozostaje w bloku do rozliczenia i kontroli. W przypadku dokonania pomyłki, należy wszystkie egzemplarze anulować”.
2. Kontrolująca stwierdziła przypadki braku kontroli formalno - rachunkowej dokumentów (faktur) stanowiących podstawę zapłaty, co naruszało § 7 pkt 11 Instrukcji gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Nowa Brzeźnica.
3. Rachunki (faktury) o numerach 42/87, 163/97, 172, 62/2003, 163/97, 198/97 za zakup kwiatów zatwierdzał do wypłaty Zastępca Wójta Gminy, nie posiadając stosownego upoważnienia w tym zakresie. Rachunek nr 172 z dnia 23 grudnia 2003 roku za zakup wieńca pogrzebowego został zrealizowany pomimo nie zatwierdzenia go do wypłaty przez kierownika jednostki.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Dokonać analizy obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów - pod kątem ujęcia w niej zdarzeń gospodarczych występujących faktycznie w Urzędzie Gminy Nowa Brzeźnica.
2. Przestrzegać obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej, w szczególności, w zakresie sprawdzania dokumentów stanowiących podstawę dokonywania wydatków pod względem formalno - rachunkowym oraz zatwierdzania ich do wypłaty.
3. Przestrzegać postanowień Instrukcji gospodarki kasowej - w zakresie traktowania druków kasa przyjmie jako druków ścisłego zarachowania.
4. W zakresie sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Gminy przestrzegać przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, w szczególności:
- art.35 ust. 1 ustawy, zobowiązującego do umieszczania informacji o wywieszeniu w siedzibie urzędu gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w prasie lokalnej,
- art.35 ust.2 ustawy - określającego dane, które muszą być zamieszczone w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,
- art.38 ust.2 ustawy - określającego treść ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości.
5. Termin wpłaty wadium w przetargach na zbycie nieruchomości ustalać zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, stosownie do którego termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż 3 na dni przed dniem otwarcia przetargu.
6. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wydatkowanych na rzecz byłego Wójta Gminy kwot za druk i rozesłanie broszur związanych z kampanią referendalną oraz z tytułu zakupu kart do prywatnego telefonu komórkowego.
7. Przestrzegać § 19 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, zgodnie z którym pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia przysługują w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę.
8. Dodatki za wieloletnią pracę na podstawie prawidłowo udokumentowanych okresów zatrudnienia oraz innych okresów podlegających zaliczeniu, na podstawie obowiązujących przepisów, do pracowniczego stażu pracy.
9. Wydatków z budżetu Gminy dokonywać w granicach określonych przez art.111 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
Przewodniczący Rady Gminy w Nowej Brzeźnicy
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Nowej Brzeźnicy
Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 2 sierpnia 2004r.
Pani
Irena Krzemińska
p.o. Wójta Gminy
Nowa Brzeźnica
WK - 602/50/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że doraźna kontrola gospodarki finansowej przeprowadzona w Gminie Nowa Brzeźnica wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie uregulowań wewnętrznych
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Nowa Brzeźnica nie została dostosowana do zdarzeń w zakresie ewidencji księgowej występujących w Urzędzie Gminy Nowa Brzeźnica. Przykładowo, w instrukcji unormowano zasady funkcjonowania magazynu materiałowego, który nie jest i nie był wcześniej w kontrolowanej jednostce prowadzony.
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości
1. Wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży z kwietnia 2002 roku oraz z sierpnia 2003 roku nie zawierały wszystkich danych wymaganych przez art.35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz.543 z późn. zm.), w szczególności nie podano w nich terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabywaniu nieruchomości na podstawie art.34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami (art.35 ust.2 pkt 12 ustawy).
2. Informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w siedzibie Urzędu Gminy nie podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie w prasie lokalnej, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
3. Ogłoszenie o przetargu z dnia 18 września 2003 roku nie zawierało opisu nieruchomości oraz numeru księgi wieczystej, które to dane powinny być zamieszczone, stosownie do wymogu wynikającego z art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
4. Nieprawidłowo w ogłoszeniu o przetargu z dnia 18 września 2003 roku ustalono termin wpłaty wadium - na dzień przetargu, co naruszało § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), z którego wynikało, że w przetargu mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłacą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Termin ten nie może upłynąć później niż 3 dni przed dniem otwarcia przetargu. Kwota wpłaconego w dniu przetargu na sprzedaż działek nr nr 227,236,245, i 250, obręb Ważne Młyny, wadium, przez Pana (Wyłączenie) [1], nie stanowiła 5 % ceny wywoławczej jak to zapisano w ogłoszeniu o przetargu, ale wynosiła 5,12 % tej ceny (dokonana wpłata wadium wynosiła 66 zł, powinna wynosić 64,50 zł).
W zakresie wydatków osobowych
1. Nieprawidłowo ustalono Pani (Wyłączenie) [2] umową z dnia 7 listopada 2003 roku (z mocą obowiązującą od dnia 3 listopada 2003 roku) wysokość wynagrodzenia zasadniczego wg XII kategorii zaszeregowania, w kwocie 1.600 zł, za wykonywaną pracę w wymiarze 3/4 etatu. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264 z późn. zm.) miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego dla XII kategorii zaszeregowania mieściła się w przedziale 900 zł – 2050 zł, czyli dla 3/4 etatu kwota wynagrodzenia zasadniczego winna mieścić się w przedziale 675 zł – 1.537,50 zł.
2. Pismem z dnia 18 marca 2003 roku Przewodniczący Rady Gminy Pan Andrzej Witecki poinformował byłego Wójta Gminy Pana Jerzego Ignasiaka, że w związku z dostarczonymi dokumentami od dnia 20 listopada 2002 roku przyznany mu został dodatek za wieloletnią pracę w wysokości 20 % od wynagrodzenia zasadniczego. Wg ustaleń kontrolującej Pan Jan Ignasiak na dzień 19 listopada 2002 roku udokumentował okres zatrudnienia w wymiarze 16 lat 2 miesięcy i 4 dni. W trakcie kontroli RIO w Łodzi, w dniu 9 czerwca 2004 roku, kontrolującej przedłożono oświadczenie o pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym od dnia 1 stycznia 1971 roku do dnia 31 lipca 1974 roku – tj. 3 lata i 7 miesięcy. Oświadczenie poparte zostało zeznaniami dwóch świadków złożonymi w dniu 9 czerwca 2004 roku Udokumentowany okres zatrudnienia na dzień 19 listopada 2002 roku wynosił łącznie 19 lat 9 miesięcy i 4 dni. Jak wynika z powyższego na dzień 20 listopada 2002 roku nie były spełnione przesłanki uzasadniające przyznanie pracownikowi 20 % dodatku za wieloletnią pracę. Ponadto, podkreślić należy, że w marcu 2003 roku (miesiąc przyznania dodatku w omawianej wysokości) kontrolowana jednostka nie dysponowała dokumentami (zeznania świadków) pozwalającymi zaliczyć okres pracy w gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy Wójta Gminy, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 20 lipca 1990 roku o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz. U. nr 54, poz. 310).
W zakresie pozostałych wydatków
Wydatki związane z wydaniem i rozesłaniem Raportu Wójta Gminy Nowa Brzeźnica Pana Jana Ignasiaka związanego z kampanią referendalną
Z przedłożonej kontrolującej faktury VAT Nr 2/2004 z dnia 5 stycznia 2004 roku wynikało, że w Częstochowskim Wydawnictwie Archidiecezjalnym "REGINA POLONIAE" dokonano druku ,,Sprawozdania rocznego Wójta” (bez podania ilości nakładu) za ogólną kwotę 390,40 zł. W opisie faktury wskazano, że "Odwrotnie wymienione druki wykonano w związku z referendum w sprawie odwołania Wójta przed upływem kadencji, które są … odpowiedzią na zarzuty”. Opisu na fakturze dokonał Wójt Gminy Pan Jan Ignasiak. Faktura została sprawdzona pod względem rachunkowym przez Skarbnika Gminy oraz zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy.
W przedmiotowej broszurze Wójt Gminy zaapelował, m.in., do mieszkańców Gminy Nowa Brzeźnica, aby nie brali udziału w referendum ("Idąc do referendum zagrażasz przyszłości naszej gminy”).
Za bezadresowe rozesłanie druków broszury w ilości 1.450 sztuk Urząd Poczty P.P.U.P. Poczta Polska Dyrekcja Okręgu Poczty w Łodzi Rejonowy Urząd Poczty w Sieradzu wystawił fakturę VAT Nr 1/2004 z dnia 6 stycznia 2004 roku na kwotę 203 zł. Z opisu na fakturze wynikało, że „Odwrotnie wymienioną usługę zakupiono w związku z koniecznością dostarczenia materiałów referendowych – odpowiedzi na zarzuty referendowe w stosunku do Wójta Gminy – do mieszkańców gminy”. Opisu na fakturze dokonał Wójt Gminy Pan Jan Ignasiak. Faktura została sprawdzona pod względem rachunkowym przez Skarbnika Gminy oraz zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy.
Łącznie były Wójt Gminy Pan Jan Ignasiak wydatkował z budżetu Gminy w związku z kampanią referendalną kwotę 593,40 zł. Wydatki te poniesione zostały bez podstawy prawnej, z naruszeniem art.28 ust.2 ustawy z dnia 15 września 2000 roku o referendum lokalnym (Dz. U. nr 88, poz. 985 z późn. zm.), zgodnie z którym organom jednostek samorządu terytorialnego oraz członkom tych organów zabrania się uczestniczenia na koszt jednostki samorządu terytorialnego w kampanii referendalnej związanej z referendum w sprawie odwołania organu jednostki samorządu terytorialnego przed upływem kadencji.
Wydatki poniesione z budżetu Gminy w 2003 roku na zakup kart telefonicznych do prywatnego telefonu komórkowego byłego Wójta Gminy Pana Jana Ignasiaka
Kontrolująca ustaliła, że w 2003 roku Wójt Gminy Pan Jan Ignasiak zakupił ze środków budżetu Gminy karty telefoniczne do prywatnego telefonu komórkowego. Płatności dokonano na podstawie następujących faktur:
- faktura VAT Nr 1/2003 z dnia 21 stycznia 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 100” na kwotę 100 zł,
- faktura VAT Nr 3/2003 z dnia 8 kwietnia 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 100” i „Telekarty 30” na kwotę 130 zł,
- faktura VAT Nr 6/2003 z dnia 23 czerwca 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 150” na kwotę 150 zł,
- faktura VAT Nr 7/2003 z dnia 18 sierpnia 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 100” na kwotę 100 zł,
- faktura VAT Nr 9/2003, z dnia 21 października 2003 roku, wystawiona przez „Sklep Wielobranżowy Czesława Tondel & Beata Tondel” za zakup „Telekarty 100” na kwotę 100 zł.
Łącznie wydatkowano bezpodstawnie z budżetu Gminy kwotę 580 zł. Kontrolującej nie przedłożono żadnych dokumentów dotyczących możliwości korzystania przez Wójta Gminy z telefonu własnego do celów służbowych.
Wydatki poniesione z budżetu Gminy w 2003 roku na zakup wiązanek i wieńcy
Kontrolująca stwierdziła przypadki wydatkowania w 2003 roku z budżetu Gminy środków na zakup kwiatów, wieńców, wiązanek w związku z uroczystościami rodzinnymi lub ważnymi wydarzeniami życiowymi pracowników Urzędu Gminy lub radnych (np. wiązanka dla pracownika po wyjściu ze szpitala), które to wydatki nie były związane z realizacją zadań gminy i nie powinny być finansowane ze środków publicznych.
W zakresie gospodarki kasowej.
1. Dowody KP z dnia 3 października 2003 roku, wystawione na nazwisko (Wyłączenie) [3] (KP nr 05/2003 na kwotę 60.00 zł oraz KP nr 06/2003 na kwotę 6.00 zł) nie były drukami ścisłego zarachowania, co stanowiło naruszenie postanowień § 7 pkt 8 i 9 (dowody kasowe) oraz § 8 pkt 3 Instrukcji gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Nowa Brzeźnica, wprowadzonej w życie z dniem 1 stycznia 2003 roku zarządzeniem Wójta Gminy nr 0138/15/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku. Z treści ww. przepisów wewnętrznych wynikało, m.in., że „ …dowód wpłaty kasa przyjmie jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym niezwłocznie po jego otrzymaniu i przechowywanym w kasie. Wystawiany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach, z których jeden (kopia) jest wręczany wpłacającemu jako dowód wpłaty, oryginał dołączany jest do raportu kasowego, zaś trzeci pozostaje w bloku do rozliczenia i kontroli. W przypadku dokonania pomyłki, należy wszystkie egzemplarze anulować”.
2. Kontrolująca stwierdziła przypadki braku kontroli formalno - rachunkowej dokumentów (faktur) stanowiących podstawę zapłaty, co naruszało § 7 pkt 11 Instrukcji gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Nowa Brzeźnica.
3. Rachunki (faktury) o numerach 42/87, 163/97, 172, 62/2003, 163/97, 198/97 za zakup kwiatów zatwierdzał do wypłaty Zastępca Wójta Gminy, nie posiadając stosownego upoważnienia w tym zakresie. Rachunek nr 172 z dnia 23 grudnia 2003 roku za zakup wieńca pogrzebowego został zrealizowany pomimo nie zatwierdzenia go do wypłaty przez kierownika jednostki.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Dokonać analizy obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów - pod kątem ujęcia w niej zdarzeń gospodarczych występujących faktycznie w Urzędzie Gminy Nowa Brzeźnica.
2. Przestrzegać obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej, w szczególności, w zakresie sprawdzania dokumentów stanowiących podstawę dokonywania wydatków pod względem formalno - rachunkowym oraz zatwierdzania ich do wypłaty.
3. Przestrzegać postanowień Instrukcji gospodarki kasowej - w zakresie traktowania druków kasa przyjmie jako druków ścisłego zarachowania.
4. W zakresie sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Gminy przestrzegać przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, w szczególności:
- art.35 ust. 1 ustawy, zobowiązującego do umieszczania informacji o wywieszeniu w siedzibie urzędu gminy wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w prasie lokalnej,
- art.35 ust.2 ustawy - określającego dane, które muszą być zamieszczone w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,
- art.38 ust.2 ustawy - określającego treść ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości.
5. Termin wpłaty wadium w przetargach na zbycie nieruchomości ustalać zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzenia przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy, stosownie do którego termin wpłaty wadium nie może upłynąć później niż 3 na dni przed dniem otwarcia przetargu.
6. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu Gminy bezpodstawnie wydatkowanych na rzecz byłego Wójta Gminy kwot za druk i rozesłanie broszur związanych z kampanią referendalną oraz z tytułu zakupu kart do prywatnego telefonu komórkowego.
7. Przestrzegać § 19 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, zgodnie z którym pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia przysługują w wysokości proporcjonalnej do wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę.
8. Dodatki za wieloletnią pracę na podstawie prawidłowo udokumentowanych okresów zatrudnienia oraz innych okresów podlegających zaliczeniu, na podstawie obowiązujących przepisów, do pracowniczego stażu pracy.
9. Wydatków z budżetu Gminy dokonywać w granicach określonych przez art.111 ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
Przewodniczący Rady Gminy w Nowej Brzeźnicy
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Nowej Brzeźnicy
Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.