Gm. Łyszkowice - Kontrola doraźna przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Łyszkowice po zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, przeprowadzonej w pierwszym półroczu 2004 roku, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Włodzimierz Traut
Wójt Gminy Łyszkowice
WK - 602/44/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że doraźna kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Łyszkowice wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie kotłowni olejowej w budynku mieszkalnym i zbiornika na olej przy ul. B. Głowackiego 12, w Łyszkowicach, 2001 rok.
1. Kontrolujący ustalili, że mimo, iż wartość szacunkowa zamówienia przekraczała równowartość kwoty 30.000 EURO zamawiający prowadził postępowanie w trybie uproszczonym (na podstawie art.15 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych - tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), wskutek czego nie zastosował szeregu przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. W szczególności, zamawiający:
- nie zamieścił ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych, stosownie do art.29 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- nie żądał od oferentów przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, określonych w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z art.22 ust.4 powołanej ustawy,
- nie sporządził specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- nie żądał od oferentów wniesienia wadium, zgodnie z art.41 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- nie sporządził protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wymaganego przez art.25 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Członkowie komisji przetargowej nie złożyli oświadczeń co do okoliczności wymienionych w art.20 ustawy o zamówieniach publicznych, skutkujących wyłączeniem z postępowania osób występujących w imieniu zamawiającego.
3. Zamawiający nie żądał od oferentów wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794).
4. Zamawiający nie przekazał do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych i kopii oferty najkorzystniejszej, co było niezgodne z art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 46 poz.260).
5. Umowa dotycząca wykonania inwestycji zawarta została w dniu 20 czerwca 2001 roku z firmą PHU „TERMO-SERWIS” Artur Komorowski, Sochaczew. Oświadczenia woli w imieniu Gminy Łyszkowice złożyli Wójt Gminy Pan Włodzimierz Traut i członek Zarządu Gminy Pan Zbigniew Dąbrowski. Wynagrodzenie wykonawcy ustalono na kwotę 98.900 zł plus VAT. Kontrolujący ustalili, że w dniu zawarcia umowy w budżecie Gminy na realizację przedmiotowej inwestycji zaplanowana była kwota 40.000 zł. Zaciągając zobowiązanie na podstawie umowy z dnia 20 czerwca 2001 roku Zarząd Gminy w Łyszkowicach działał z przekroczeniem istniejącego w tym zakresie upoważnienia, naruszając art.60 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), zgodnie z którym zarządowi gminy przysługiwało wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
6. Kontrolujący stwierdzili, że na koniec 2001 roku kontrolowana jednostka posiadała zobowiązanie wymagalne w kwocie 38.000 zł z powodu braku terminowej zapłaty całości wystawionej przez wykonawcę faktury VAT nr FV/49/01 z dnia 21 listopada 2001 roku. Zobowiązanie to nie zostało wykazane w sprawozdaniu budżetowym Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za 2001 rok, sporządzonym na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
W zakresie udzielania zamówień publicznych, w trybie przetargu nieograniczonego, na dostawy oleju opałowego na sezon grzewczy 2002/2003 i 2003/2004.
1. W odniesieniu do obydwu zamówień stwierdzono, że zamawiający nie oszacował wartości zamówienia z należytą starannością, do czego był zobowiązany na podstawie art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych. W ogłoszeniu o przetargu na dostawę oleju opałowego na sezon grzewczy 2002/2003 zamawiający wskazał, że przedmiotem dostawy ma być ok. 50.000 litrów oleju. Taką samą ilość oleju zamawiający podał w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym na, dostawę oleju na sezon grzewczy 2003/2004. Kontrolujący ustalili, że na podstawie umowy z dnia 3 października 2000 roku, zawartej na okres do dnia 30 listopada 2002 roku (czyli na dwa sezony grzewcze) zamówiono 142.009 litrów oleju opałowego. Dla szkół, Gminnego Ośrodka Kultury, przedszkola i budynku mieszkalnego przy ul. Kościelnej zamówiono 102.999 litrów oleju opałowego (w ciągu dwóch sezonów grzewczych). Dla budynku przy ul. Głowackiego 12 zamówiono 39.010 litrów oleju, przy czym podkreślić należy, że dostawy obejmowały tylko jeden sezon grzewczy - od dnia 3 listopada 2001 roku do dnia 30 listopada 2002 roku. W sezonie grzewczym 2002/2003, na podstawie umowy z dnia 2 grudnia 2002 roku, zamawiający zamówił łącznie dla ww. obiektów 101.430 litrów oleju opałowego (dwa razy więcej niż podał w ogłoszeniu o przetargu). Mimo tego, w ogłoszeniu o przetargu dotyczącym sezonu 2003/2004 ponownie wskazał jako przedmiot zamówienia 50.000 litrów oleju opałowego. Przedstawione dane uzasadniają wniosek, że zamawiający ustalając ilość zamawianych dostaw na sezony grzewcze 2002/2003 i 2003/2004 nie brał w ogóle pod uwagę ilości dostaw w minionych okresach. Omówiony sposób określenia przedmiotu zamówienia, a w konsekwencji jego wartości, nastąpił z naruszeniem art.3 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający nie mógł w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych określonych ustawą dzielić zamówienia na części oraz zaniżać wartości zamówienia.
2. Zamawiający prowadził postępowania w procedurze uproszczonej (na podstawie art.15 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych). Według kontrolujących - oszacowanie wartości omawianych zamówień z należytą starannością nie dałoby podstawy do zastosowania takiej procedury, w ramach której zamawiający nie stosował, miedzy innymi, przepisów dotyczących ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych, żądania od oferentów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, żądania wniesienia wadium.
3. Kontrolujący ustalili, że umowy dotyczące dostawy oleju opałowego zawarte zostały w dniu 2 grudnia 2002 roku (sezon grzewczy 2002/2003) i w dniu 14 października 2003 roku. W obydwu wypadkach dostawcą wybrana została firma "DA-MO" spółka jawna, z Łowicza. Stwierdzono jednakże, że firma "DA-MO" dostarczyła pewną ilość oleju opałowego jeszcze przed zawarciem wymienionych umów. Na fakturach wystawionych przez dostawcę wpisano numery ww. umów, które zostały zawarte po dacie wystawienia faktury i dostarczenia oleju zamawiającemu - faktura nr 1862/02/HP z dnia 7 października 2002 roku, faktura nr 2032/02/HP z dnia 4 listopada 2002 roku oraz faktura nr 1537/03/HP z dnia 9 października 2003 roku.
4. Stwierdzono nieterminową płatność faktur wyszczególnionych na stronach 12, 14, 16, 17 i 21 protokołu kontroli.
5. Kontrolujący stwierdzili brak dowodów W-Z, świadczących o ilości dostarczanego przez dostawcę i przyjmowanego przez odbiorcę oleju opałowego do kotłowni w Szkole Podstawowej w Seligowie, w okresie obowiązywania umowy zawartej w dniu 3 października 2000 roku (od dnia 3 października 2000 roku do dnia 15 kwietnia 2002 roku).
6. Stwierdzono przypadki odbioru oleju opałowego przeznaczonego do kotłowni w budynku przy ul. Głowackiego 12 przez osoby nie będące pracownikami Urzędu Gminy (lokatorzy budynku, pracownik firmy instalującej kotłownię), co nie gwarantowało należytego nadzoru nad realizacją dostawy. Zgodnie z postanowieniami zawartych umów dotyczących dostawy oleju opałowego, zamawiający zobowiązany był do dokonania ilościowego i jakościowego odbioru dostaw, na podstawie wskazań legalizowanych urządzeń pomiarowych, w które wyposażone są pojazdy (autocysterny). Kontrolujący stwierdzili także, że zużycie oleju w kotłowni w budynku przy ul. Głowackiego 12 przewyższało normy zużycia wskazane w dokumentacji projektowej kotłowni. Według danych projektu roczne zużycie oleju na cele c.o i c.w.u powinno wynosić 19.132 l/a. Przykładowo, w okresie od dnia 1 października 2001 roku do dnia 1 października 2002 roku, faktycznie zużyto 33.438 litrów oleju. W okresie od dnia 2 grudnia 2002 roku do dnia 30 września 2003 roku zużyto 34.001 litrów oleju.
W zakresie dochodów ze sprzedaży lokali mieszkalnych w budynku położonym w Łyszkowicach przy ulicy Głowackiego 12
W przypadku sprzedaży w drodze przetargu ustnego nieograniczonego lokalu nr 31, znajdującego się w budynku komunalnym przy ulicy Głowackiego 12, przyjęto od oferenta wpłatę wadium w kwocie 440,00 zł (dowód wpłaty nr 6327918) w dniu 30 października 2003 roku, to jest w dniu przeprowadzania przetargu. Wpłata wadium powinna być dokonana najpóźniej w dniu 27 października 2003 roku, zgodnie z terminem wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Wobec braku wpłat wadium w wyznaczonym terminie przetarg powinien zostać uznany za zakończony wynikiem negatywnym. Powyższe działanie naruszało § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), zgodnie z którym w przetargu mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłacą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę o podjęcie działań w celu ich usunięcia i zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności:
- art.32 i nast. ustawy - określających zasady ustalania wartości zamówienia, uwzględniając obowiązek zamawiającego ustalenia tej wartości z dołożeniem należytej staranności,
- art.26 ust.1 ustawy - wprowadzającego obowiązek żądania od wykonawców przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu - przy wartości zamówienia przekraczającej kwotę 60.000 EURO,
- art.146 ustawy - określającego zasady wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
2. Przestrzegać art.60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym wójtowi gminy przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
3. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać obciążające jednostkę zobowiązania wymagalne, w oparciu o prawidłowo prowadzoną ewidencję księgową. Zgodnie z § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752), zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Stosownie natomiast do § 12 ust.2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej - przez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przed upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
4. Zapewnić terminowe regulowanie zobowiązań na podstawie wystawianych przez wykonawców faktur, w szczególności - celem uniknięcia obowiązku zapłaty odsetek z tytułu nieterminowych płatności.
5. Zapewnić należyty nadzór nad odbiorem dostaw oleju opałowego dla kotłowni w budynku przy ul. Głowackiego, uwzględniając postanowienia zawartych w tym zakresie umów. Prowadzić pełną dokumentację (dowody W-Z) w zakresie odbioru dostaw oleju opałowego do kotłowni. Z uwagi na istotnie wyższe zużycie oleju w kotłowni w budynku przy ul. Głowackiego w stosunku do założeń projektowych, bieżąco analizować ilość zużywanego w kotłowni oleju, celem ewentualnego wyjaśnienia źródeł wskazanych różnic.
6. W zakresie przetargów organizowanych na sprzedaż lokali przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy Łyszkowice
Przewodniczący Komisji RewizyjnejRady Gminy Łyszkowice
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 5 lipca 2004 r.
Pan
Włodzimierz Traut
Wójt Gminy Łyszkowice
WK - 602/44/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że doraźna kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Łyszkowice wykazała następujące nieprawidłowości:
W zakresie udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie kotłowni olejowej w budynku mieszkalnym i zbiornika na olej przy ul. B. Głowackiego 12, w Łyszkowicach, 2001 rok.
1. Kontrolujący ustalili, że mimo, iż wartość szacunkowa zamówienia przekraczała równowartość kwoty 30.000 EURO zamawiający prowadził postępowanie w trybie uproszczonym (na podstawie art.15 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych - tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku), wskutek czego nie zastosował szeregu przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. W szczególności, zamawiający:
- nie zamieścił ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych, stosownie do art.29 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- nie żądał od oferentów przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, określonych w art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z art.22 ust.4 powołanej ustawy,
- nie sporządził specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z art.35 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- nie żądał od oferentów wniesienia wadium, zgodnie z art.41 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych,
- nie sporządził protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wymaganego przez art.25 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Członkowie komisji przetargowej nie złożyli oświadczeń co do okoliczności wymienionych w art.20 ustawy o zamówieniach publicznych, skutkujących wyłączeniem z postępowania osób występujących w imieniu zamawiającego.
3. Zamawiający nie żądał od oferentów wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co stanowiło naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 30 grudnia 1994 roku w sprawie ustalenia wartości robót budowlanych, co do których konieczne jest zabezpieczenie należytego wykonania umowy, oraz form tego zabezpieczenia (Dz. U. nr 140, poz. 794).
4. Zamawiający nie przekazał do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji cenowych i kopii oferty najkorzystniejszej, co było niezgodne z art.25 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych oraz przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 marca 1998 roku w sprawie szczegółowego zakresu i trybu przekazywania informacji cenowych z postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane oraz kopii oferty najkorzystniejszej (Dz. U. nr 46 poz.260).
5. Umowa dotycząca wykonania inwestycji zawarta została w dniu 20 czerwca 2001 roku z firmą PHU „TERMO-SERWIS” Artur Komorowski, Sochaczew. Oświadczenia woli w imieniu Gminy Łyszkowice złożyli Wójt Gminy Pan Włodzimierz Traut i członek Zarządu Gminy Pan Zbigniew Dąbrowski. Wynagrodzenie wykonawcy ustalono na kwotę 98.900 zł plus VAT. Kontrolujący ustalili, że w dniu zawarcia umowy w budżecie Gminy na realizację przedmiotowej inwestycji zaplanowana była kwota 40.000 zł. Zaciągając zobowiązanie na podstawie umowy z dnia 20 czerwca 2001 roku Zarząd Gminy w Łyszkowicach działał z przekroczeniem istniejącego w tym zakresie upoważnienia, naruszając art.60 ust.2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), zgodnie z którym zarządowi gminy przysługiwało wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
6. Kontrolujący stwierdzili, że na koniec 2001 roku kontrolowana jednostka posiadała zobowiązanie wymagalne w kwocie 38.000 zł z powodu braku terminowej zapłaty całości wystawionej przez wykonawcę faktury VAT nr FV/49/01 z dnia 21 listopada 2001 roku. Zobowiązanie to nie zostało wykazane w sprawozdaniu budżetowym Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji za 2001 rok, sporządzonym na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.).
W zakresie udzielania zamówień publicznych, w trybie przetargu nieograniczonego, na dostawy oleju opałowego na sezon grzewczy 2002/2003 i 2003/2004.
1. W odniesieniu do obydwu zamówień stwierdzono, że zamawiający nie oszacował wartości zamówienia z należytą starannością, do czego był zobowiązany na podstawie art.2 ust.1 pkt 9 ustawy o zamówieniach publicznych. W ogłoszeniu o przetargu na dostawę oleju opałowego na sezon grzewczy 2002/2003 zamawiający wskazał, że przedmiotem dostawy ma być ok. 50.000 litrów oleju. Taką samą ilość oleju zamawiający podał w ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym na, dostawę oleju na sezon grzewczy 2003/2004. Kontrolujący ustalili, że na podstawie umowy z dnia 3 października 2000 roku, zawartej na okres do dnia 30 listopada 2002 roku (czyli na dwa sezony grzewcze) zamówiono 142.009 litrów oleju opałowego. Dla szkół, Gminnego Ośrodka Kultury, przedszkola i budynku mieszkalnego przy ul. Kościelnej zamówiono 102.999 litrów oleju opałowego (w ciągu dwóch sezonów grzewczych). Dla budynku przy ul. Głowackiego 12 zamówiono 39.010 litrów oleju, przy czym podkreślić należy, że dostawy obejmowały tylko jeden sezon grzewczy - od dnia 3 listopada 2001 roku do dnia 30 listopada 2002 roku. W sezonie grzewczym 2002/2003, na podstawie umowy z dnia 2 grudnia 2002 roku, zamawiający zamówił łącznie dla ww. obiektów 101.430 litrów oleju opałowego (dwa razy więcej niż podał w ogłoszeniu o przetargu). Mimo tego, w ogłoszeniu o przetargu dotyczącym sezonu 2003/2004 ponownie wskazał jako przedmiot zamówienia 50.000 litrów oleju opałowego. Przedstawione dane uzasadniają wniosek, że zamawiający ustalając ilość zamawianych dostaw na sezony grzewcze 2002/2003 i 2003/2004 nie brał w ogóle pod uwagę ilości dostaw w minionych okresach. Omówiony sposób określenia przedmiotu zamówienia, a w konsekwencji jego wartości, nastąpił z naruszeniem art.3 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym zamawiający nie mógł w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych określonych ustawą dzielić zamówienia na części oraz zaniżać wartości zamówienia.
2. Zamawiający prowadził postępowania w procedurze uproszczonej (na podstawie art.15 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych). Według kontrolujących - oszacowanie wartości omawianych zamówień z należytą starannością nie dałoby podstawy do zastosowania takiej procedury, w ramach której zamawiający nie stosował, miedzy innymi, przepisów dotyczących ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych, żądania od oferentów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, żądania wniesienia wadium.
3. Kontrolujący ustalili, że umowy dotyczące dostawy oleju opałowego zawarte zostały w dniu 2 grudnia 2002 roku (sezon grzewczy 2002/2003) i w dniu 14 października 2003 roku. W obydwu wypadkach dostawcą wybrana została firma "DA-MO" spółka jawna, z Łowicza. Stwierdzono jednakże, że firma "DA-MO" dostarczyła pewną ilość oleju opałowego jeszcze przed zawarciem wymienionych umów. Na fakturach wystawionych przez dostawcę wpisano numery ww. umów, które zostały zawarte po dacie wystawienia faktury i dostarczenia oleju zamawiającemu - faktura nr 1862/02/HP z dnia 7 października 2002 roku, faktura nr 2032/02/HP z dnia 4 listopada 2002 roku oraz faktura nr 1537/03/HP z dnia 9 października 2003 roku.
4. Stwierdzono nieterminową płatność faktur wyszczególnionych na stronach 12, 14, 16, 17 i 21 protokołu kontroli.
5. Kontrolujący stwierdzili brak dowodów W-Z, świadczących o ilości dostarczanego przez dostawcę i przyjmowanego przez odbiorcę oleju opałowego do kotłowni w Szkole Podstawowej w Seligowie, w okresie obowiązywania umowy zawartej w dniu 3 października 2000 roku (od dnia 3 października 2000 roku do dnia 15 kwietnia 2002 roku).
6. Stwierdzono przypadki odbioru oleju opałowego przeznaczonego do kotłowni w budynku przy ul. Głowackiego 12 przez osoby nie będące pracownikami Urzędu Gminy (lokatorzy budynku, pracownik firmy instalującej kotłownię), co nie gwarantowało należytego nadzoru nad realizacją dostawy. Zgodnie z postanowieniami zawartych umów dotyczących dostawy oleju opałowego, zamawiający zobowiązany był do dokonania ilościowego i jakościowego odbioru dostaw, na podstawie wskazań legalizowanych urządzeń pomiarowych, w które wyposażone są pojazdy (autocysterny). Kontrolujący stwierdzili także, że zużycie oleju w kotłowni w budynku przy ul. Głowackiego 12 przewyższało normy zużycia wskazane w dokumentacji projektowej kotłowni. Według danych projektu roczne zużycie oleju na cele c.o i c.w.u powinno wynosić 19.132 l/a. Przykładowo, w okresie od dnia 1 października 2001 roku do dnia 1 października 2002 roku, faktycznie zużyto 33.438 litrów oleju. W okresie od dnia 2 grudnia 2002 roku do dnia 30 września 2003 roku zużyto 34.001 litrów oleju.
W zakresie dochodów ze sprzedaży lokali mieszkalnych w budynku położonym w Łyszkowicach przy ulicy Głowackiego 12
W przypadku sprzedaży w drodze przetargu ustnego nieograniczonego lokalu nr 31, znajdującego się w budynku komunalnym przy ulicy Głowackiego 12, przyjęto od oferenta wpłatę wadium w kwocie 440,00 zł (dowód wpłaty nr 6327918) w dniu 30 października 2003 roku, to jest w dniu przeprowadzania przetargu. Wpłata wadium powinna być dokonana najpóźniej w dniu 27 października 2003 roku, zgodnie z terminem wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu. Wobec braku wpłat wadium w wyznaczonym terminie przetarg powinien zostać uznany za zakończony wynikiem negatywnym. Powyższe działanie naruszało § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 z późn. zm.), zgodnie z którym w przetargu mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeżeli wpłacą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu.
Informując o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli proszę o podjęcie działań w celu ich usunięcia i zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.), w szczególności:
- art.32 i nast. ustawy - określających zasady ustalania wartości zamówienia, uwzględniając obowiązek zamawiającego ustalenia tej wartości z dołożeniem należytej staranności,
- art.26 ust.1 ustawy - wprowadzającego obowiązek żądania od wykonawców przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu - przy wartości zamówienia przekraczającej kwotę 60.000 EURO,
- art.146 ustawy - określającego zasady wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
2. Przestrzegać art.60 ust.2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym wójtowi gminy przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.
3. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać obciążające jednostkę zobowiązania wymagalne, w oparciu o prawidłowo prowadzoną ewidencję księgową. Zgodnie z § 12 ust.1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752), zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Stosownie natomiast do § 12 ust.2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej - przez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej obciążające budżet, których termin zapłaty minął przed upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone.
4. Zapewnić terminowe regulowanie zobowiązań na podstawie wystawianych przez wykonawców faktur, w szczególności - celem uniknięcia obowiązku zapłaty odsetek z tytułu nieterminowych płatności.
5. Zapewnić należyty nadzór nad odbiorem dostaw oleju opałowego dla kotłowni w budynku przy ul. Głowackiego, uwzględniając postanowienia zawartych w tym zakresie umów. Prowadzić pełną dokumentację (dowody W-Z) w zakresie odbioru dostaw oleju opałowego do kotłowni. Z uwagi na istotnie wyższe zużycie oleju w kotłowni w budynku przy ul. Głowackiego w stosunku do założeń projektowych, bieżąco analizować ilość zużywanego w kotłowni oleju, celem ewentualnego wyjaśnienia źródeł wskazanych różnic.
6. W zakresie przetargów organizowanych na sprzedaż lokali przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
Stosownie do art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Gminy Łyszkowice
Przewodniczący Komisji RewizyjnejRady Gminy Łyszkowice
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.