Powiat Opoczno - kontrola doraźna w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Powiatowi Opoczyńskiemu po zakończeniu kontroli doraźnej w zakresie udzielania zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Tadeusz Głogowski
Starosta Powiatu Opoczyńskiego
WK-0915/25/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że doraźna kontrola w zakresie udzielenia zamówień publicznych, przeprowadzona w Wydziale Geodezji Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Opocznie, wykazała następujące nieprawidłowości.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie numerycznych map ewidencji gruntów z budynkami dla gminy Poświętne, w oparciu o oprogramowanie EWMAPA v. 4.0 dla Windows, 2001 rok.
1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie odrzucił oferty nr 2 złożonej przez (Wyłączenie) [1], która nie spełniała wymagań określonych, przez zamawiającego, w warunkach postępowania, czym naruszył art. 27a pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - ustawa uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Zamawiający zobowiązał oferentów do złożenia dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej z zakresu objętego przedmiotem zamówienia. Przedstawiony przez oferenta dokument z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie był dokumentem potwierdzającym prowadzenie działalności gospodarczej z zakresu objętego przedmiotem zamówienia, ponieważ organ wystawiający nie był upoważniony do potwierdzenia tego rodzaju okoliczności.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zawarł uzasadnienia zastosowania trybu dokonywania zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Kontrola dotycząca wykonania zawartych umowy wykazała nieprzestrzeganie przez wykonawców, tj. Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych „GEOMAX” Leszek Walasik z Opoczna, Pracownię Geodezyjną "GEO-REAL" Grzegorz Eliasz z Opoczna oraz Biuro Usług Geodezyjnych Ryszard Owczarski, umownego terminu wykonania zamówienia. Zgodnie z umowami nr GN-7438/9/2001 oraz GN-7438/10/2001 z dnia 8 października 2001 roku, zawartymi z ww. wykonawcami, termin zakończenia całości prac i ich przekazanie zamawiającemu - po zaewidencjonowaniu w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznym (w skrócie PODGK) - przewidziano do dnia 10 grudnia 2001 roku. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że zgłoszenia prac do zasobu ODGK dokonano w następujących terminach:
- w dniu 5 marca 2002 roku Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych „GEOMAX” złożyło do zasobu PODGK mapy numeryczne obrębu Kol. Brudzewice, natomiast w dniu 13 marca 2002 roku obrębu Brudzewice (zadanie V i I), które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu w dniu 26 marca 2002 roku,
- w dniu 7 lutego 2002 roku Pracownia Geodezyjna "GEO-REAL" złożyła do zasobu PODGK mapy numeryczne obrębu Poręby, Małoszyce oraz Buczek (zadanie II, VI i VII), które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu w dniu 22 marca 2002 roku,
- w dniu 14 marca 2002 roku Biuro Usług Geodezyjnych Ryszard Owczarski złożyło do zasobu PODGK mapy numeryczne obrębu Dęborzeczka (zadanie IV) oraz w dniu 19 marca 2002 roku obrębu Dęba (zadanie III), które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu odpowiednio w dniach 9 maja 2002 roku oraz 20 maja 2002 roku.
Pomimo niewykonania przedmiotu zamówienia w terminie określonym w umowach z wykonawcami, zamawiający nie naliczył kar umownych, do czego był uprawniony na podstawie § 7 ww. umów, zgodnie z którym wykonawca zobowiązany został do zapłaty kary umownej w wysokości 0,5% za każdy dzień zwłoki po wyznaczonym terminie.
4. Przy rozliczeniu z wykonawcami zamawiający nie przestrzegał warunków umów nr GN-7438/9/2001 oraz GN-7438/10/2001, w zakresie terminu zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia. Zgodnie z zawartymi w dniu 8 października 2001 roku umowami, strony przewidziały, że zapłata za wykonane i odebrane prace nastąpi na podstawie faktury wystawionej w oparciu o protokoły odbioru, po przyjęciu prac do zasobu Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej w Opocznie.
Zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia na podstawie faktur wystawionych przez Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych „GEOMAX” (nr 4/XII/2001 z dnia 17 grudnia 2001 roku na kwotę 24.852 zł oraz nr 5/XII/20 01 z dnia 17 grudnia 2001 roku na kwotę 6.060 zł.), faktur wystawionych przez Pracownię Usług Geodezyjnych "GEO-REAL" (nr 180/2001 z dnia 19 grudnia 2001 roku na kwotę 11.500 zł, nr 179/2001 z dnia 19 grudnia 2001 roku na kwotę 4.000 zł oraz nr 181/2001 z dnia 19 grudnia 2001 roku na kwotę 14.000 zł) oraz faktury wystawionej przez Biuro Usług Geodezyjnych Ryszard Owczarski (nr 30/2001 z dnia 17 grudnia 2001 roku na kwotę 18.408 zł) dokonano w dniu 24 grudnia 2001 roku oraz w dniu 27 grudnia 2001 roku. Tymczasem z dokumentów dotyczących przyjęcia map numerycznych gminy Poświętne do zasobu PODGK w Opocznie wynikało, że poszczególne obiekty przyjmowane były do zasobu w terminie od dnia 22 marca 2002 roku do dnia 20 maja 2002 roku.
Potwierdzenia wykonania prac na złożonych fakturach dokonał Dyrektor Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Pan Adam Wąsik, wskazując klasyfikację budżetową dla przedmiotowego wydatku.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO – na sporządzenie numerycznych map ewidencji gruntów z budynkami w oparciu o oprogramowanie EWMAPA v 6.6 lub v 4.0 dla obiektów: Gapinin, Gapinin Kol., Anielin, Kozłowiec, Ponikła, Mysiakowiec, Wólka Kuligowska, Stefanów i Żarnów, 2001 rok.
1. Zamawiający nie żądał od wykonawców potwierdzenia spełnienia warunków w zakresie posiadania uprawnień do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi, potwierdzenia sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia oraz potwierdzenia, że nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art.19 ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art. 22 ust.4 powołanej ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie odrzucił ofert, które nie spełniały wymagań wynikających z ustawy oraz określonych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie:
- oferty nr 3 złożonej przez Kujawsko Dobrzyńskie Konsorcjum Geodezyjne – przedłożony w ofercie wykaz stanu zatrudnienia nie zawierał danych co do uprawnień pracowników zatrudnionych przez oferenta. Obowiązek w tym zakresie wynikał z pkt 3 ppkt 4 specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- oferty nr 13 złożonej przez Biuro Geodezji i Informacji terenowej – wykaz zrealizowanych w ostatnich trzech latach robót nie został potwierdzony przez Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej – obowiązek w tym zakresie wynikał z pkt 3 ppkt 2 specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- oferty nr 14 złożonej przez Biuro Usług Geodezyjno Kartograficznych GEOMAX – poszczególne strony oferty wraz z załącznikami nie zostały ponumerowane zgodnie z wymaganiami zamawiającego określonymi w pkt 1 ppkt 5 specyfikacji, a ponadto w wykazie dotyczącym stanu zatrudnienia nie wskazano przygotowania zawodowego pracowników w zakresie posiadanych kwalifikacji i uprawnień (pkt 3 ppkt 4 specyfikacji),
- oferty nr 18 złożonej przez firmę Usługi Geodezyjno Kartograficzne "GEOMETR" – wykaz zrealizowanych przez oferenta robót o podobnym charakterze nie został potwierdzony przez Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej (obowiązek wynikał z pkt 3 ppkt 2 specyfikacji). Ponadto w wykazie zatrudnionych pracowników nie podano kwalifikacji i uprawnień pracowników w wymaganym zakresie (pkt 3 ppkt 4 specyfikacji),
- oferty nr 23 złożonej przez Prywatne Przedsiębiorstwo Geodezyjno Kartograficzne MAPA M&M Juścińscy – w wykazie zatrudnionych pracowników oferent nie określił kwalifikacji zawodowych i uprawnień pracowników w wymaganym zakresie – stosownie do wymogu określonego w pkt 3 ppkt 4 specyfikacji.
Działaniem powyższym naruszono art. 27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Przy rozliczeniu z wykonawcą (Konsorcjum Biur Geodezyjnych STUDIO GEO z Kielc) zamawiający nie przestrzegał warunków umowy nr GN-7438/4/2001 w zakresie terminu zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia. Zgodnie z zawartą umową termin zakończenia prac przewidziano na dzień 30 listopada 2001 roku. Ponadto w ww. umowie strony przewidziały, że zapłata za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi na podstawie protokołu ostatecznego odbioru robót, po przyjęciu do zasobu Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej.
Kontrola wykazała, że zgłoszenia prac do zasobu ODGK dokonano w dniu 24 stycznia 2002 roku, jednakże ostateczne przyjęcie zleconych prac obejmujących obręb gminy Żarnów do zasobu ODGK nastąpiło w dniu 15 kwietnia 2002 roku. Zapłaty za wykonanie przedmiotowego zadania w kwocie ogółem 54.000 zł dokonano w dniach - 28 grudnia 2001 roku (45.553 zł) i 20 lutego 2002 roku (8.447 zł).
Rozliczenia za wykonanie umowy nr GN-7438/4/2001 w zakresie obejmującym obiekty: Anielin, Kozłowiec i Stefanów dokonano w dniach - 8 marca 2002 roku (9.400 zł) i 2 kwietnia 2002 roku (8.000 zł). Przyjęcie opracowań dotyczących ww. obiektów do zasobu ODGK nastąpiło w dniach 29 marca 2002 roku - obiekt Stefanów, 5 kwietnia 2002 roku – obiekt Kozłowiec i 8 kwietnia 2002 roku – obiekt Anielin.
Potwierdzenia wykonania prac na fakturach dokonał Dyrektor Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Pan Adam Wąsik.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości poniżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie wektoryzacji numerów działek na rastrach map ewidencyjnych będących w zasobie z jednoczesnym wprowadzeniem numerów ewidencyjnych operatów z których pochodzi dana działka, 2001 rok.
W specyfikacji istotnych warunków zamówienia – pkt 16 – ograniczono oferentom możliwość wnoszenia wadium do wpłaty gotówkowej w kasie zamawiającego, co stanowiło naruszenie art. 41 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie projektu podziału działek Skarbu Państwa oznaczonych numerami 28, 387/4, 258, 181, 835,2001 rok.
1. W zapytaniu o cenę z dnia 28 listopada 2001 roku na wykonanie ww. usługi zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym ofertę sporządzić należało w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie projektu podziału działki nr 106 położonej w Opocznie, 2001 rok.
1. W zapytaniu o cenę z dnia 29 listopada 2001 roku dotyczącym wykonania projektu podziału działki nr 106 zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie usług informatycznych i szkoleniowych mających na celu modernizację zasobów informatycznych Wydziału Geodezji Starostwa Powiatowego w Opocznie,
2001 rok.
1. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Aneksem z dnia 10 grudnia 2001 roku do umowy zawartej w dniu 28 sierpnia 2001 roku wprowadzono zmiany w zakresie terminu wykonania usługi. Ustalono, że zmiana w powyższym zakresie wynikała z przesunięcia terminu dostarczenia przez zamawiającego interfejsu między programem EGBIV a EW Mapa pod Windows z roku 2001 na styczeń 2002 roku. Kontrolujący stwierdzili jednak, że z treści zawartej umowy nie wynikało, by termin wykonania przedmiotu umowy uzależniony został od dostarczenia wykonawcy jakichkolwiek materiałów, czy innych danych niezbędnych do wykonania zadania. Podkreślić przy tym należy, że w ofercie złożonej w przedmiotowym postępowaniu wykonawca zaakceptował termin zakończenia prac wyznaczony przez zamawiającego. Ponadto, wskazać należy, że w dacie zawarcia umowy zamawiający powinien posiadać wiedzę czy materiały potrzebne do realizacji usługi mogą być przekazane wykonawcy w czasie pozwalającym na terminowe wykonanie umowy.
3. Umowa zawarta w dniu 28 sierpnia 2001 roku nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Powiatu, co stanowiło naruszenie art.47 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1590 z późn. zm.).
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej powyżej 30.000 EURO, na wykonanie map numerycznych ewidencji gruntów i budynków gminy Białaczów i Opoczno, na podstawie materiałów archiwalnych i pomiaru brakujących budynków w systemie EW MAPA v. 4.0 pod Windows ( OR-VI-3421/18/2002), 2002 rok.
1. Zamawiający dopuścił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwość potwierdzenia przez oferentów spełnienia warunku udziału w postępowaniu, określonego w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (niekaralność oferenta - osoby fizycznej lub urzędujących członków władz osób prawnych), tylko poprzez złożenie oświadczenia, co stanowiło naruszenie przepisu art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia – pkt 8 – ograniczono oferentom możliwość wnoszenia wadium do wpłaty gotówkowej (tj. w kasie zamawiającego lub przelew na rachunek bankowy), co stanowiło naruszenie art. 41 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie wykluczył oferentów, których oferty nie spełniały wymagań zamawiającego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie:
- oferta nr 6 – Pracownia Geodezyjna "GEO-REAL" z Opoczna – zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej opatrzone było datą 5 kwietnia 1994 roku i nie zostało potwierdzone przez organ je wydający na okoliczność aktualności danych w nim zawartych. Warunkiem zamawiającego było złożenie dokumentu wystawionego nie wcześniej niż 30 dni przed terminem otwarcia ofert,
- oferta nr 7 – Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno-Kartograficzne „GEOMAP” z Kielc – dokumenty przedstawione przez oferenta i potwierdzające jego przygotowaniu fachowe w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia nie spełniały warunków zamawiającego, a w szczególności nie potwierdzały prawidłowego i rzetelnego wykonania prac oraz właściwego ich wykonania dla co najmniej dwóch obrębów ewidencyjnych,
- oferta nr 8 – Biuro Usług Geodezyjnych z Opoczna - zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej opatrzone było datą 31 grudnia 2001 roku i nie zostało potwierdzone przez organ je wydający na okoliczność aktualności danych w nim zawartych. Warunkiem zamawiającego było złożenie dokumentu wystawionego nie wcześniej niż 30 dni przed terminem otwarcia ofert. Ponadto dokument dotyczący potwierdzenia wykonania map numerycznych dla dwóch obrębów ewidencyjnych w systemie EW MAPA nie zawierał potwierdzenia prawidłowości i rzetelności wykonania prac.
Działaniem powyższym zamawiający naruszył art. 19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Zamawiający nie powiadomił oferentów o zawieszeniu postępowania o zamówienie publiczne na okres rozpatrywania protestu wniesionego przez Biuro Urządzania Lasu i Geodezji Leśnej z Warszawy, stosownie do wymogu wynikającego z art. 85 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Zamawiający zwrócił się do trzech oferentów, których oferty zostały uznane za najkorzystniejsze o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, mimo, że w postępowaniu wpłynęło osiem ofert ważnych. Przed zawarciem umowy o udzielenie zmówienia publicznego zamawiający powinien zwrócić się o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą do wszystkich oferentów, którzy złożyli ważne oferty, na podstawie art.40 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z art.40 ust.4 ww. ustawy, zgoda dostawcy lub wykonawcy na przedłużenie okresu związania ofertą była dopuszczalna tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie było to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
6. Zamawiający dokonał zwrotu wadium oferentom których oferty nie zostały wybrane przed zawarciem umowy z wykonawcami i wniesieniem przez nich zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w sytuacji gdy termin związania ofertą nie upłynął a postępowanie nie zostało unieważnione, co stanowiło naruszenie art. 42 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
7. Kontrola wykazała, że prace objęte umową nr 36/02 dotyczącą wykonania numerycznych map ewidencji gruntów i budynków obiektu 4, składającego się z obrębów Parczówek i Kuraszków w gminie Białaczów oraz dla obiektu 7 składającego się z obrębów Wola Zalężna, Sielec i Zameczek w gminie Opoczno, nie zostały do czasu trwania kontroli RIO w Łodzi wykonane przez Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych „GEOMAX” w Opocznie, reprezentowane przez Pana Leszka Walasika. W związku z niewykonaniem przedmiotu zamówienia w terminie określonym w umowie zamawiający nie naliczył kar umownych, do czego był uprawniony na § 9 zawartej umowy, zgodnie z którym wykonawca zobowiązany został do zapłaty kary umownej w wysokości 0,1% za każdy dzień zwłoki po wyznaczonym terminie.
8. Przy rozliczeniu z wykonawcami zamawiający nie przestrzegał warunków umowy nr 35/02 (umowa zawarta z Konsorcjum Biur Geodezyjnych "STUDIO-GEO" z Kielc i umowy nr 37/02 (umowa zawarta z Pracownią Geodezyjną "GEO-REAL" z Opoczna), w zakresie terminu zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia. W zawartych w dniu 30 sierpnia 2002 roku umowami - strony przewidziały, że zapłata za wykonane i odebrane prace nastąpi na podstawie faktury wystawionej w oparciu o protokoły odbioru po przyjęciu prac do zasobu Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej w Opocznie. Zapłaty za wykonanie map dokonano na podstawie faktury wystawionej przez Konsorcjum Biur Geodezyjnych „STUDIO-GEO” nr 01K/12/2002 z dnia 17 grudnia 2002 roku na kwotę 90.950 zł oraz faktur wystawionych przez Pracownię Geodezyjną „GEO-REAL” nr 146/2002 z dnia 9 grudnia 2002 roku na kwotę 1.954 zł oraz nr 145/2002 z dnia 9 grudnia 2002 na kwotę 23.940 zł. Przelewy bankowe wystawiono w dniu 23 grudnia 2002 roku. Tymczasem z dokumentów dotyczących przyjęcia map numerycznych gmin Białaczów i Opoczno do zasobu PODGK w Opocznie wynikało, że wykonawcy złożyli mapy w następujących terminach:
- Konsorcjum Biur Geodezyjnych „STUDIO-GEO” z Kielc złożyło do zasobu mapy numeryczne obrębu Radwan, Żelazowice, Białaczów, Ossa, Sobień, Zakrzów, Skronina i Sędów w dniu 17 grudnia 2002 roku, które po uzupełnieniu były ostatecznie przyjmowane do zasobu cyklicznie w terminie od dnia 6 marca 2003 roku do dnia 21 marca 2003 roku,
- Pracownia Geodezyjna „GEO-REAL” Grzegorz Eliasz z Opoczna złożyła do zasobu mapy numeryczne obrębu Ogonowice w dniu 19 grudnia 2002 roku, które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu w dniu 20 marca 2002 roku.
Faktury pod względem merytorycznym sprawdzone zostały przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Panią Magdalenę Lasota.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej powyżej 30.000 EURO, na wykonanie map numerycznych ewidencji gruntów i budynków na podstawie materiałów archiwalnych i pomiaru brakujących budynków w systemie EW MAPA v. 4.0 pod Windows ( OR-VI-3421/8/2002), 2002 rok.
1. Zamawiający dopuścił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwość potwierdzenia przez oferentów spełnienia warunku udziału w postępowaniu, określonego w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (niekaralność oferenta - osoby fizycznej lub urzędujących członków władz osób prawnych), tylko poprzez złożenie oświadczenia, co stanowiło naruszenie przepisu art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia – pkt 8 – ograniczono oferentom możliwość wnoszenia wadium do wpłaty gotówkowej (tj. w kasie zamawiającego lub przelewem na rachunek bankowy), co stanowiło naruszenie art. 41 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie określił terminu, w którym oferenci zobowiązani byli do złożenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym lub osobami występującymi po stronie zamawiającego, co stanowiło naruszenie art.22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferentów, których oferty nie spełniały warunków zamawiającego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 7 i 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Niniejsze dotyczyło, przykładowo, następujących ofert:
- oferty nr 1 – Biura Urządzania Lasów i Geodezji Leśnej z Warszawy – list referencyjny Zastępcy Kierownika Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego we Włoszczowej polecający osobę Pana Alberta Traczyka jako samodzielnego wykonawcę map numerycznych dla trzech obiektów ewidencyjnych w systemie EW MAPA nie spełniał warunku zamawiającego, ponieważ nie świadczył o wykonaniu prac przez oferenta, którym było Biura Urządzania Lasów i Geodezji Leśnej z Warszawy. Pan Albert Traczyk został, bowiem wymieniony przez oferenta w wykazie pracowników uczestniczących w wykonaniu zamówienia w związku z czym nie był oferentem, a jedynie pracownikiem przez niego zatrudnionym. Inne przedstawione przez oferenta dokumenty dotyczące wykonanych prac nie dotyczyły wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA, w związku z czym również nie spełniały warunku zamawiającego,
- oferty nr 3 – Okręgowego Przedsiębiorstwa Geodezyjno-Kartograficznego z Łodzi – żaden z trzech przedstawionych dokumentów dotyczących wykonania przez oferenta prac nie potwierdzał wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA,
- oferty nr 7 – Wojewódzkiego Biura Geodezji z Łodzi - żaden z pięciu przedstawionych dokumentów dotyczących wykonania przez oferenta prac nie potwierdzał wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA,
- oferty nr 9 – Przedsiębiorstwa Geodezyjno-Inżynierskiego "LIMBUS" Sp. z o.o. z Katowic – spośród sześciu dokumentów dotyczących wykonania prac przez oferenta tylko jeden wystawiony przez Naczelnika Wydziału Geodezyjno-Kartograficznego Starostwo Powiatowe w Białej Podlaskiej potwierdzał wykonanie mapy numerycznej w systemie EW MAPA. Dokument ten dotyczył jednakże tylko jednego obiektu ponadto brak w nim było informacji o prawidłowym i rzetelnym wykonaniu prac, co nie odpowiadało warunkom zamawiającego dotyczącym wymaganych dokumentów,
- oferty nr 11 – firmy „GEOKART” Paweł Wyciszkiewicz z Bełchatowa - zaświadczenie wydane przez Urząd Skarbowy w Bełchatowie z dnia 27 lipca 2001 roku potwierdzające brak zaległości podatkowych na ten dzień nie odpowiadało warunkowi zamawiającego, aby zaświadczenie było wystawione nie później niż 2 miesiące przed złożeniem oferty,
- oferty nr 13 – Małopolskiego Biura Geodezji i Terenów Rolnych z Nowego Sącza - żaden z dwóch przedstawionych dokumentów dotyczących wykonania przez oferenta prac nie potwierdzał wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA,
- oferty na 17 – Pracowni Geodezyjnej „GEONA” z Radomia - żaden z czterech przedstawionych dokumentów dotyczących wykonania przez oferenta prac nie potwierdzał prawidłowego i rzetelnego wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA,
- oferty na 18 – Biura Usług Geodezyjnych Ryszard Owczarski z Radomia – świadectwo nadania uprawnień zawodowych Panu Ryszardowi Owczarskiemu nie zostało potwierdzone za zgodność z oryginałem przez oferenta. Ponadto, nie wszystkie strony oferty zostały ponumerowane, co nie odpowiadało warunkowi zamawiającego dotyczącego sposobu sporządzenia oferty.
5. Zamawiający nie wskazał w informacjach przesłanych do wybranych oferentów terminu i miejsca zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.50 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
6. Zamawiający dokonał zwrotu wadium oferentom, których oferty nie zostały wybrane przed zawarciem umowy z wykonawcami i wniesieniem przez nich zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w sytuacji gdy termin związania ofertą nie upłynął a postępowanie nie zostało unieważnione, co stanowiło naruszenie art. 42 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
7. Przy rozliczeniu z wykonawcą zamawiający nie przestrzegał warunków umowy nr 16/02, w zakresie terminu zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia. W zawartej w dniu 30 marca 2002 roku umowie strony przewidziały, że zapłata za wykonane i odebrana prace nastąpi na podstawie faktury wystawionej w oparciu o protokoły odbioru, po przyjęciu prac do zasobu Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej w Opocznie.
Zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia dokonano na podstawie faktury wystawionej przez Konsorcjum Biur Geodezyjnych „STUDIO-GEO” nr 01/09/2002 z dnia 2 września 2002 roku na kwotę 71.100 zł, przelewem bankowym z dnia 26 września 2002 roku. Tymczasem, z dokumentów dotyczących przyjęcia map numerycznych poszczególnych obiektów gminy Mniszków do zasobu PODGK w Opocznie wynikało, że wykonawca złożył mapy w dniu 29 sierpnia 2002 roku, które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu w dniach:
- 7 września 2002 roku - obiekt Strzelce, Grabowa, Olimpiów, Julianów, Obarzanków i Kolonia Jawor,
- 9 września 2002 roku - obiekt Owczary, Prucheńsko Małe i Prucheńsko Duże,
- 10 września 2002 roku - obiekt Świeciechów,
- 27 września 2002 roku - obiekt Jawor,
- 30 września 2002 roku - obiekt Góry Trzebiatowskie, Błogie Szlacheckie, Konstantynów, Stoczki, Małe Końskie i Stok,
- 1 października 2002 roku - obiekt Zarzęcin, Błogie Rządowe, Bukowiec, Radonia i Mikułowice.
W związku z tym, że prace geodezyjne na ww. obiektach wykonane przez firmę „STUDIO-GEO” z Kielc były przyjmowane do zasobu ODGK w terminie od dnia 7 września 2002 roku do dnia 1 października 2002 roku, a faktura nr 01/09/2002 z dnia 2 września 2002 roku na kwotę 71.100 zł dotyczyła wszystkich obiektów zleconych do wykonania, brak było podstaw do jej realizacji w dniu 26 września 2002 roku.
Sprawdzenia merytorycznego faktury dokonała Zastępca Dyrektora Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Pani Magdalena Lasota.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO, na wykonanie kontroli terenowej aktualizacji klasyfikacji gruntów obrębu Chełsty gmina Żarnów (OR-VI-3421/38/2002), 2002 rok.
1. W ogłoszeniu o przetargu nie zamieszczono informacji o kwocie wadium, którego wniesienie było warunkiem udziału w przetargu, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 10 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Zamawiający nie odrzucił oferty Wojewódzkiego Biura Geodezji z Łodzi, pomimo, że oferta nie spełniała warunku zamawiającego określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z uwagi na fakt, że nie wszystkie dokumenty zawarte w ofercie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem, co stanowiło naruszenie art.27a ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, pomimo że w przedmiotowym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, czym naruszył art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Kontrolujący stwierdzili, że w umowie nr ZP/45/02 zawartej w dniu 29 października 2002 roku strony umowy, tj. Powiat w Opocznie, reprezentowany przez Starostę Pana Stanisława Oleksika oraz Wojewódzkie Biuro Geodezji w Łodzi, reprezentowane przez Edwarda Kasperka, potwierdziły nieprawdę oświadczając, że przed podpisaniem umowy wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5 % wartości zamówienia. Kontrola wykazała, że kwota 3.450 zł, stanowiąca zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesiona została w następujących terminach:
- w dniu 16 października 2002 roku w wysokości 1.400 zł jako wadium,
- w dniu 31 października 2002 roku w wysokości 2.050 zł.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej powyżej 30.000 EURO, na wykonanie mapy numerycznej gminy Sławno w programie EW MAPA pod Windows (OR-VI-3421/35/2002), 2002 rok.
1. W ogłoszeniu o przetargu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego nie zawarto informacji o kwocie wadium, którego wniesienie było warunkiem udziału w przetargu, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 10 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W ogłoszeniu o przetargu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego przedmiot zamówienia został określony nieprecyzyjnie, w szczególności - zamawiający nie wskazał, że przedmiot zamówienia, którym było wykonanie map numerycznych ewidencji gruntów i budynków z terenu gminy Sławno został podzielony na dwa zadania obejmujące wykonanie map numerycznych dla 15 obrębów metodą digitalizacji rastrów map ewidencyjnych i zasadniczych w zakresie granic klas użytków i budynków (zadanie 1) oraz 3 obręby metodą pozyskania współrzędnych z materiałów archiwalnych i pomiar uzupełniający budynków (zadanie 2).
3. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferentów, pomimo, że ich oferty nie spełniały warunków zamawiającego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczących dokumentów potwierdzających wykonanie przez oferenta prac o podobnym charakterze, co stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Zamawiający nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, pomimo że w przedmiotowym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, czym naruszył art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Zamawiający dokonał zwrotu wadium oferentowi nr 2 – Biuro Urządzania Lasu i Geodezji Leśnej z Warszawy - przed zawarciem umowy z wykonawcą i wniesieniem przez niego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w sytuacji gdy termin związania ofertą nie upłynął a postępowanie nie zostało unieważnione, co stanowiło naruszenie art. 42 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wprowadzenie do systemu EWMAPA pod Windows danych z operatów jednostkowych dotyczących podziałów nieruchomości opracowań do celów prawnych istniejących w zasobie z terenu gmin: Opoczno, Drzewica, Paradyż i Żarnów, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W umowie ZP nr 41/02 zawartej w dniu 5 listopada 2002 roku z Biurem Usługowo Handlowym "GEOSYSTEM" z Łodzi zamawiający nie określił w sposób szczegółowy przedmiotu zamówienia, a w szczególności nie wskazał ilości obrębów w poszczególnych gminach, jak również nie określił ilości działek przewidzianych do wprowadzenia do systemu EWMAPA. Ponadto stwierdzono, że w ww. umowie nie wskazano maksymalnej wartości nominalnej zaciągniętego zobowiązania, co stanowiło naruszenie art.51 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
4. Aneksem (bez daty) do umowy ZP nr 41/02 z dnia 5 listopada 2002 roku wprowadzono zmiany w zakresie terminu zakończenia zleconych prac, z powodu znacznego zwiększenia ilości działek przewidzianych do wprowadzenia do systemu, tj. z 1.100 działek do ok. 3.000 działek. Kontrolujący ustalili, że powodem wprowadzenia powyższych zmian było niedokładne zaplanowanie przedmiotu zamówienia i tym samym nieprawidłowe określenie ilości działek w umowie zawartej z wykonawcą. Okoliczności podane przez zamawiającego, że przyjęto szacunkową ilość działek przewidzianych do wprowadzenia, ponieważ liczenie każdego operatu i liczby działek w nim określonych zajęłoby zbyt dużo czasu - nie stanowiły podstawy do wprowadzania zmian do zawartej umowy, bowiem na zamawiającym ciąży obowiązek określenia przedmiotu zamówienia w sposób prawidłowy, zapewniający przestrzeganie procedur udzielania zamówień publicznych. W przedmiotowej sprawie podkreślenia wymaga fakt, że wniosek wykonawcy zleconych prac z dnia 26 listopada 2002 roku dotyczący przedłużenia terminu wykonania zamówienia wpłynął do zamawiającego w dniu 3 grudnia 2002 roku, a zatem po upływie terminu wykonania prac, który określono na dzień 30 listopada 2002 roku. Wniosek zaakceptowała merytorycznie Zastępca Dyrektora Wydziału Pani Magdalena Lasota, aneks w imieniu Powiatu podpisał Wicestarosta Pan Andrzej Sosnowiec.
5. Zamawiający dokonał wypłaty wynagrodzenia na rzecz wykonawcy zleconych prac z naruszeniem zasad określonych w tym zakresie w umowie nr ZP nr 41/02. Kontrola wykazała, że za ostateczny termin zakończenia prac strony ustaliły datę wpływu opracowań do zasobu ODGK, po dokonaniu wszelkich poprawek i uzupełnień. Wykonawca przekazał wykonane opracowania do zasobu, po dokonaniu poprawek i uzupełnień, w dniu 27 stycznia 2003 roku – Paradyż, Opoczno i Drzewica oraz w dniu 29 stycznia 2003 roku – Żarnów. Zapłaty na rzecz wykonawcy w kwocie – 40.478,10 zł za wykonanie przedmiotu umowy dokonano natomiast w dniu 23 grudnia 2002 roku.
Postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie prac geodezyjnych mających na celu weryfikację danych ewidencyjnych z terenu gmin: Paradyż, Drzewica, Opoczno i Żarnów, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art. 21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Aneksem (bez daty) do umowy ZP nr 42/02 z dnia 5 listopada 2002 roku wprowadzono zmiany w zakresie terminu zakończenia zleconych prac. Ustalono, że umowny termin wykonania prac upływał w dniu 30 listopada 2002 roku. Wykonawca wystąpił do zamawiającego z wnioskiem o przedłużenie terminu zakończenia prac w dniu 28 stycznia 2003 roku, a zatem po upływie wskazanego terminu. Powyższe wskazuje, że aneks do umowy zmieniający termin zakończenia prac zawarty został po upływie terminu obowiązywania umowy. Wskazać należy, że pomimo upływu terminu realizacji zadania, zamawiający nie podjął czynności w celu wyegzekwowania wykonania prac i naliczenia przewidzianych umową kar umownych. Aneks do umowy podpisany został przez Starostę Powiatu Pana Tadeusza Głogowskiego.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie prac geodezyjnych mających na celu doprowadzenie do zgodności części opisowej z częścią graficzną ewidencji gruntów, polegających na stworzeniu dokumentacji pozwalającej wprowadzić zmiany w operacie ewidencji gruntów z terenu gmin: Poświętne, Mniszków, Drzewica, Opoczno, Paradyż, Żarnów i Sławno, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art. 21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Aneksem (bez daty) do umowy ZP nr 43/02 zawartej w dniu 5 listopada 2002 roku wprowadzono zmiany w zakresie terminu zakończenia zleconych prac geodezyjnych, obejmujących obręb gminy Drzewica. Z uzasadnienia do wprowadzenia zmian wynikało, że przedłużenie terminu wykonania prac spowodowane było opóźnieniem w przekazaniu operatu analizy dokumentacji ewidencji gruntów z terenu gminy Drzewica przez firmę "GEO REAL", a także koniecznością dodatkowych wyjaśnień w Ośrodku Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej. Kontrola wykazała, że wykonawca składał do zamawiającego trzykrotnie wnioski w sprawie przedłużenia terminu zakończenia prac, począwszy od dnia 15 stycznia 2003 roku, a zatem po umownym terminie zakończenia prac, który określony został na dzień 12 grudnia 2002 roku. Powyższe wskazuje, że zmiany terminu zakończenia prac dokonano po upływie terminu obowiązywania umowy ZP nr 43/02 zawartej w dniu 5 listopada 2002 roku.
Postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na zakup serwera, komputera i drukarki wraz z zainstalowaniem oprogramowania sieciowego dla Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej w Opocznie, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający przewidział możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrola wykazała jednocześnie, że w przedmiotowym postępowaniu dwie oferty, tj. Przedsiębiorstwa OPTIMUS Sp. z o.o. z Sieradza i Przedsiębiorstwa OPTIMUS Sp. z o.o. z Łodzi złożone zostały za pomocą faksu, co powinno - zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych - skutkować ich odrzuceniem, na podstawie art. 27a ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie remontu pomieszczeń biurowych Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej w Opocznie, 2002 rok.
Zamawiający naruszył art. 19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych, bowiem z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego nie wykluczył oferentów, którzy nie spełnili wymagań określonych w ustawie i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokumenty potwierdzające spełnienie przez oferentów nr 1 i nr 2 warunków określonych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie spełniały wymogów wskazanych w § 1 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków, uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 91, poz.817). W przedmiotowym postępowaniu zamawiający naruszył także art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, bowiem nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na zakup kserokopiarki analogowej i cyfrowej dla Starostwa Powiatowego w Opocznie, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W przedmiotowym postępowaniu wpłynęły oferty złożone za pomocą faksu, a zatem z naruszeniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co - zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych - powinno skutkować ich odrzuceniem, na podstawie art. 27a ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Starostę o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177), w szczególności:
- przepisów określających przesłanki wykluczenia oferenta (art. 24 ustawy),
- przepisów określających przesłanki odrzucenia oferty (art.89 ustawy),
- przepisów dotyczących obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art.22 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych (art.26 ustawy),
- przepisów dotyczących określania przedmiotu zamówienia (art.29 i nast. ustawy),
- przepisów określających dopuszczalne formy składania ofert (art.82 ust.2 ustawy),
- przepisów określających przesłanki zwrotu wadium na rzecz wykonawców (art.46 ustawy),
- przepisów określających przesłanki unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art.93 ustawy).
2. Egzekwować terminowe wykonywanie zleconych umowami prac z zakresu geodezji i kartografii. W przypadku zwłoki wykonawcy w zakresie realizacji prac rozważyć możliwość dochodzenia zastrzeżonych w zawartej umowie kar umownych.
3. Podjąć działania, które spowodują wykonanie przedmiotu zamówienia powierzonego do realizacji na podstawie umowy nr 36/02 z dnia 30 sierpnia 2002 roku. Ewentualnie, rozważyć możliwość rozwiązania umowy i dochodzenia odszkodowania z tytułu niewykonania zobowiązania.
4. Przestrzegać warunków i terminów zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia określonych w umowach z wykonawcami.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Starostę o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Powiatu Opoczyńskiego
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Opoczyńskiego
aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 14 kwietnia 2004 r.
Pan
Tadeusz Głogowski
Starosta Powiatu Opoczyńskiego
WK-0915/25/2004
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że doraźna kontrola w zakresie udzielenia zamówień publicznych, przeprowadzona w Wydziale Geodezji Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Opocznie, wykazała następujące nieprawidłowości.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie numerycznych map ewidencji gruntów z budynkami dla gminy Poświętne, w oparciu o oprogramowanie EWMAPA v. 4.0 dla Windows, 2001 rok.
1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie odrzucił oferty nr 2 złożonej przez (Wyłączenie) [1], która nie spełniała wymagań określonych, przez zamawiającego, w warunkach postępowania, czym naruszył art. 27a pkt 2 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - ustawa uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Zamawiający zobowiązał oferentów do złożenia dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej z zakresu objętego przedmiotem zamówienia. Przedstawiony przez oferenta dokument z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie był dokumentem potwierdzającym prowadzenie działalności gospodarczej z zakresu objętego przedmiotem zamówienia, ponieważ organ wystawiający nie był upoważniony do potwierdzenia tego rodzaju okoliczności.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zawarł uzasadnienia zastosowania trybu dokonywania zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Kontrola dotycząca wykonania zawartych umowy wykazała nieprzestrzeganie przez wykonawców, tj. Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych „GEOMAX” Leszek Walasik z Opoczna, Pracownię Geodezyjną "GEO-REAL" Grzegorz Eliasz z Opoczna oraz Biuro Usług Geodezyjnych Ryszard Owczarski, umownego terminu wykonania zamówienia. Zgodnie z umowami nr GN-7438/9/2001 oraz GN-7438/10/2001 z dnia 8 października 2001 roku, zawartymi z ww. wykonawcami, termin zakończenia całości prac i ich przekazanie zamawiającemu - po zaewidencjonowaniu w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznym (w skrócie PODGK) - przewidziano do dnia 10 grudnia 2001 roku. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że zgłoszenia prac do zasobu ODGK dokonano w następujących terminach:
- w dniu 5 marca 2002 roku Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych „GEOMAX” złożyło do zasobu PODGK mapy numeryczne obrębu Kol. Brudzewice, natomiast w dniu 13 marca 2002 roku obrębu Brudzewice (zadanie V i I), które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu w dniu 26 marca 2002 roku,
- w dniu 7 lutego 2002 roku Pracownia Geodezyjna "GEO-REAL" złożyła do zasobu PODGK mapy numeryczne obrębu Poręby, Małoszyce oraz Buczek (zadanie II, VI i VII), które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu w dniu 22 marca 2002 roku,
- w dniu 14 marca 2002 roku Biuro Usług Geodezyjnych Ryszard Owczarski złożyło do zasobu PODGK mapy numeryczne obrębu Dęborzeczka (zadanie IV) oraz w dniu 19 marca 2002 roku obrębu Dęba (zadanie III), które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu odpowiednio w dniach 9 maja 2002 roku oraz 20 maja 2002 roku.
Pomimo niewykonania przedmiotu zamówienia w terminie określonym w umowach z wykonawcami, zamawiający nie naliczył kar umownych, do czego był uprawniony na podstawie § 7 ww. umów, zgodnie z którym wykonawca zobowiązany został do zapłaty kary umownej w wysokości 0,5% za każdy dzień zwłoki po wyznaczonym terminie.
4. Przy rozliczeniu z wykonawcami zamawiający nie przestrzegał warunków umów nr GN-7438/9/2001 oraz GN-7438/10/2001, w zakresie terminu zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia. Zgodnie z zawartymi w dniu 8 października 2001 roku umowami, strony przewidziały, że zapłata za wykonane i odebrane prace nastąpi na podstawie faktury wystawionej w oparciu o protokoły odbioru, po przyjęciu prac do zasobu Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej w Opocznie.
Zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia na podstawie faktur wystawionych przez Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych „GEOMAX” (nr 4/XII/2001 z dnia 17 grudnia 2001 roku na kwotę 24.852 zł oraz nr 5/XII/20 01 z dnia 17 grudnia 2001 roku na kwotę 6.060 zł.), faktur wystawionych przez Pracownię Usług Geodezyjnych "GEO-REAL" (nr 180/2001 z dnia 19 grudnia 2001 roku na kwotę 11.500 zł, nr 179/2001 z dnia 19 grudnia 2001 roku na kwotę 4.000 zł oraz nr 181/2001 z dnia 19 grudnia 2001 roku na kwotę 14.000 zł) oraz faktury wystawionej przez Biuro Usług Geodezyjnych Ryszard Owczarski (nr 30/2001 z dnia 17 grudnia 2001 roku na kwotę 18.408 zł) dokonano w dniu 24 grudnia 2001 roku oraz w dniu 27 grudnia 2001 roku. Tymczasem z dokumentów dotyczących przyjęcia map numerycznych gminy Poświętne do zasobu PODGK w Opocznie wynikało, że poszczególne obiekty przyjmowane były do zasobu w terminie od dnia 22 marca 2002 roku do dnia 20 maja 2002 roku.
Potwierdzenia wykonania prac na złożonych fakturach dokonał Dyrektor Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Pan Adam Wąsik, wskazując klasyfikację budżetową dla przedmiotowego wydatku.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO – na sporządzenie numerycznych map ewidencji gruntów z budynkami w oparciu o oprogramowanie EWMAPA v 6.6 lub v 4.0 dla obiektów: Gapinin, Gapinin Kol., Anielin, Kozłowiec, Ponikła, Mysiakowiec, Wólka Kuligowska, Stefanów i Żarnów, 2001 rok.
1. Zamawiający nie żądał od wykonawców potwierdzenia spełnienia warunków w zakresie posiadania uprawnień do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi, potwierdzenia sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia oraz potwierdzenia, że nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art.19 ustawy o zamówieniach publicznych, co stanowiło naruszenie art. 22 ust.4 powołanej ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie odrzucił ofert, które nie spełniały wymagań wynikających z ustawy oraz określonych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie:
- oferty nr 3 złożonej przez Kujawsko Dobrzyńskie Konsorcjum Geodezyjne – przedłożony w ofercie wykaz stanu zatrudnienia nie zawierał danych co do uprawnień pracowników zatrudnionych przez oferenta. Obowiązek w tym zakresie wynikał z pkt 3 ppkt 4 specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- oferty nr 13 złożonej przez Biuro Geodezji i Informacji terenowej – wykaz zrealizowanych w ostatnich trzech latach robót nie został potwierdzony przez Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej – obowiązek w tym zakresie wynikał z pkt 3 ppkt 2 specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- oferty nr 14 złożonej przez Biuro Usług Geodezyjno Kartograficznych GEOMAX – poszczególne strony oferty wraz z załącznikami nie zostały ponumerowane zgodnie z wymaganiami zamawiającego określonymi w pkt 1 ppkt 5 specyfikacji, a ponadto w wykazie dotyczącym stanu zatrudnienia nie wskazano przygotowania zawodowego pracowników w zakresie posiadanych kwalifikacji i uprawnień (pkt 3 ppkt 4 specyfikacji),
- oferty nr 18 złożonej przez firmę Usługi Geodezyjno Kartograficzne "GEOMETR" – wykaz zrealizowanych przez oferenta robót o podobnym charakterze nie został potwierdzony przez Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej (obowiązek wynikał z pkt 3 ppkt 2 specyfikacji). Ponadto w wykazie zatrudnionych pracowników nie podano kwalifikacji i uprawnień pracowników w wymaganym zakresie (pkt 3 ppkt 4 specyfikacji),
- oferty nr 23 złożonej przez Prywatne Przedsiębiorstwo Geodezyjno Kartograficzne MAPA M&M Juścińscy – w wykazie zatrudnionych pracowników oferent nie określił kwalifikacji zawodowych i uprawnień pracowników w wymaganym zakresie – stosownie do wymogu określonego w pkt 3 ppkt 4 specyfikacji.
Działaniem powyższym naruszono art. 27a pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Przy rozliczeniu z wykonawcą (Konsorcjum Biur Geodezyjnych STUDIO GEO z Kielc) zamawiający nie przestrzegał warunków umowy nr GN-7438/4/2001 w zakresie terminu zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia. Zgodnie z zawartą umową termin zakończenia prac przewidziano na dzień 30 listopada 2001 roku. Ponadto w ww. umowie strony przewidziały, że zapłata za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi na podstawie protokołu ostatecznego odbioru robót, po przyjęciu do zasobu Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej.
Kontrola wykazała, że zgłoszenia prac do zasobu ODGK dokonano w dniu 24 stycznia 2002 roku, jednakże ostateczne przyjęcie zleconych prac obejmujących obręb gminy Żarnów do zasobu ODGK nastąpiło w dniu 15 kwietnia 2002 roku. Zapłaty za wykonanie przedmiotowego zadania w kwocie ogółem 54.000 zł dokonano w dniach - 28 grudnia 2001 roku (45.553 zł) i 20 lutego 2002 roku (8.447 zł).
Rozliczenia za wykonanie umowy nr GN-7438/4/2001 w zakresie obejmującym obiekty: Anielin, Kozłowiec i Stefanów dokonano w dniach - 8 marca 2002 roku (9.400 zł) i 2 kwietnia 2002 roku (8.000 zł). Przyjęcie opracowań dotyczących ww. obiektów do zasobu ODGK nastąpiło w dniach 29 marca 2002 roku - obiekt Stefanów, 5 kwietnia 2002 roku – obiekt Kozłowiec i 8 kwietnia 2002 roku – obiekt Anielin.
Potwierdzenia wykonania prac na fakturach dokonał Dyrektor Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Pan Adam Wąsik.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości poniżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie wektoryzacji numerów działek na rastrach map ewidencyjnych będących w zasobie z jednoczesnym wprowadzeniem numerów ewidencyjnych operatów z których pochodzi dana działka, 2001 rok.
W specyfikacji istotnych warunków zamówienia – pkt 16 – ograniczono oferentom możliwość wnoszenia wadium do wpłaty gotówkowej w kasie zamawiającego, co stanowiło naruszenie art. 41 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie projektu podziału działek Skarbu Państwa oznaczonych numerami 28, 387/4, 258, 181, 835,2001 rok.
1. W zapytaniu o cenę z dnia 28 listopada 2001 roku na wykonanie ww. usługi zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym ofertę sporządzić należało w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie projektu podziału działki nr 106 położonej w Opocznie, 2001 rok.
1. W zapytaniu o cenę z dnia 29 listopada 2001 roku dotyczącym wykonania projektu podziału działki nr 106 zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie usług informatycznych i szkoleniowych mających na celu modernizację zasobów informatycznych Wydziału Geodezji Starostwa Powiatowego w Opocznie,
2001 rok.
1. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Aneksem z dnia 10 grudnia 2001 roku do umowy zawartej w dniu 28 sierpnia 2001 roku wprowadzono zmiany w zakresie terminu wykonania usługi. Ustalono, że zmiana w powyższym zakresie wynikała z przesunięcia terminu dostarczenia przez zamawiającego interfejsu między programem EGBIV a EW Mapa pod Windows z roku 2001 na styczeń 2002 roku. Kontrolujący stwierdzili jednak, że z treści zawartej umowy nie wynikało, by termin wykonania przedmiotu umowy uzależniony został od dostarczenia wykonawcy jakichkolwiek materiałów, czy innych danych niezbędnych do wykonania zadania. Podkreślić przy tym należy, że w ofercie złożonej w przedmiotowym postępowaniu wykonawca zaakceptował termin zakończenia prac wyznaczony przez zamawiającego. Ponadto, wskazać należy, że w dacie zawarcia umowy zamawiający powinien posiadać wiedzę czy materiały potrzebne do realizacji usługi mogą być przekazane wykonawcy w czasie pozwalającym na terminowe wykonanie umowy.
3. Umowa zawarta w dniu 28 sierpnia 2001 roku nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Powiatu, co stanowiło naruszenie art.47 ust.3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1590 z późn. zm.).
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej powyżej 30.000 EURO, na wykonanie map numerycznych ewidencji gruntów i budynków gminy Białaczów i Opoczno, na podstawie materiałów archiwalnych i pomiaru brakujących budynków w systemie EW MAPA v. 4.0 pod Windows ( OR-VI-3421/18/2002), 2002 rok.
1. Zamawiający dopuścił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwość potwierdzenia przez oferentów spełnienia warunku udziału w postępowaniu, określonego w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (niekaralność oferenta - osoby fizycznej lub urzędujących członków władz osób prawnych), tylko poprzez złożenie oświadczenia, co stanowiło naruszenie przepisu art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia – pkt 8 – ograniczono oferentom możliwość wnoszenia wadium do wpłaty gotówkowej (tj. w kasie zamawiającego lub przelew na rachunek bankowy), co stanowiło naruszenie art. 41 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający nie wykluczył oferentów, których oferty nie spełniały wymagań zamawiającego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie:
- oferta nr 6 – Pracownia Geodezyjna "GEO-REAL" z Opoczna – zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej opatrzone było datą 5 kwietnia 1994 roku i nie zostało potwierdzone przez organ je wydający na okoliczność aktualności danych w nim zawartych. Warunkiem zamawiającego było złożenie dokumentu wystawionego nie wcześniej niż 30 dni przed terminem otwarcia ofert,
- oferta nr 7 – Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno-Kartograficzne „GEOMAP” z Kielc – dokumenty przedstawione przez oferenta i potwierdzające jego przygotowaniu fachowe w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia nie spełniały warunków zamawiającego, a w szczególności nie potwierdzały prawidłowego i rzetelnego wykonania prac oraz właściwego ich wykonania dla co najmniej dwóch obrębów ewidencyjnych,
- oferta nr 8 – Biuro Usług Geodezyjnych z Opoczna - zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej opatrzone było datą 31 grudnia 2001 roku i nie zostało potwierdzone przez organ je wydający na okoliczność aktualności danych w nim zawartych. Warunkiem zamawiającego było złożenie dokumentu wystawionego nie wcześniej niż 30 dni przed terminem otwarcia ofert. Ponadto dokument dotyczący potwierdzenia wykonania map numerycznych dla dwóch obrębów ewidencyjnych w systemie EW MAPA nie zawierał potwierdzenia prawidłowości i rzetelności wykonania prac.
Działaniem powyższym zamawiający naruszył art. 19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Zamawiający nie powiadomił oferentów o zawieszeniu postępowania o zamówienie publiczne na okres rozpatrywania protestu wniesionego przez Biuro Urządzania Lasu i Geodezji Leśnej z Warszawy, stosownie do wymogu wynikającego z art. 85 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Zamawiający zwrócił się do trzech oferentów, których oferty zostały uznane za najkorzystniejsze o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, mimo, że w postępowaniu wpłynęło osiem ofert ważnych. Przed zawarciem umowy o udzielenie zmówienia publicznego zamawiający powinien zwrócić się o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą do wszystkich oferentów, którzy złożyli ważne oferty, na podstawie art.40 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Zgodnie z art.40 ust.4 ww. ustawy, zgoda dostawcy lub wykonawcy na przedłużenie okresu związania ofertą była dopuszczalna tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie było to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
6. Zamawiający dokonał zwrotu wadium oferentom których oferty nie zostały wybrane przed zawarciem umowy z wykonawcami i wniesieniem przez nich zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w sytuacji gdy termin związania ofertą nie upłynął a postępowanie nie zostało unieważnione, co stanowiło naruszenie art. 42 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
7. Kontrola wykazała, że prace objęte umową nr 36/02 dotyczącą wykonania numerycznych map ewidencji gruntów i budynków obiektu 4, składającego się z obrębów Parczówek i Kuraszków w gminie Białaczów oraz dla obiektu 7 składającego się z obrębów Wola Zalężna, Sielec i Zameczek w gminie Opoczno, nie zostały do czasu trwania kontroli RIO w Łodzi wykonane przez Biuro Usług Geodezyjno-Kartograficznych „GEOMAX” w Opocznie, reprezentowane przez Pana Leszka Walasika. W związku z niewykonaniem przedmiotu zamówienia w terminie określonym w umowie zamawiający nie naliczył kar umownych, do czego był uprawniony na § 9 zawartej umowy, zgodnie z którym wykonawca zobowiązany został do zapłaty kary umownej w wysokości 0,1% za każdy dzień zwłoki po wyznaczonym terminie.
8. Przy rozliczeniu z wykonawcami zamawiający nie przestrzegał warunków umowy nr 35/02 (umowa zawarta z Konsorcjum Biur Geodezyjnych "STUDIO-GEO" z Kielc i umowy nr 37/02 (umowa zawarta z Pracownią Geodezyjną "GEO-REAL" z Opoczna), w zakresie terminu zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia. W zawartych w dniu 30 sierpnia 2002 roku umowami - strony przewidziały, że zapłata za wykonane i odebrane prace nastąpi na podstawie faktury wystawionej w oparciu o protokoły odbioru po przyjęciu prac do zasobu Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej w Opocznie. Zapłaty za wykonanie map dokonano na podstawie faktury wystawionej przez Konsorcjum Biur Geodezyjnych „STUDIO-GEO” nr 01K/12/2002 z dnia 17 grudnia 2002 roku na kwotę 90.950 zł oraz faktur wystawionych przez Pracownię Geodezyjną „GEO-REAL” nr 146/2002 z dnia 9 grudnia 2002 roku na kwotę 1.954 zł oraz nr 145/2002 z dnia 9 grudnia 2002 na kwotę 23.940 zł. Przelewy bankowe wystawiono w dniu 23 grudnia 2002 roku. Tymczasem z dokumentów dotyczących przyjęcia map numerycznych gmin Białaczów i Opoczno do zasobu PODGK w Opocznie wynikało, że wykonawcy złożyli mapy w następujących terminach:
- Konsorcjum Biur Geodezyjnych „STUDIO-GEO” z Kielc złożyło do zasobu mapy numeryczne obrębu Radwan, Żelazowice, Białaczów, Ossa, Sobień, Zakrzów, Skronina i Sędów w dniu 17 grudnia 2002 roku, które po uzupełnieniu były ostatecznie przyjmowane do zasobu cyklicznie w terminie od dnia 6 marca 2003 roku do dnia 21 marca 2003 roku,
- Pracownia Geodezyjna „GEO-REAL” Grzegorz Eliasz z Opoczna złożyła do zasobu mapy numeryczne obrębu Ogonowice w dniu 19 grudnia 2002 roku, które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu w dniu 20 marca 2002 roku.
Faktury pod względem merytorycznym sprawdzone zostały przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Panią Magdalenę Lasota.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej powyżej 30.000 EURO, na wykonanie map numerycznych ewidencji gruntów i budynków na podstawie materiałów archiwalnych i pomiaru brakujących budynków w systemie EW MAPA v. 4.0 pod Windows ( OR-VI-3421/8/2002), 2002 rok.
1. Zamawiający dopuścił w specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwość potwierdzenia przez oferentów spełnienia warunku udziału w postępowaniu, określonego w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych (niekaralność oferenta - osoby fizycznej lub urzędujących członków władz osób prawnych), tylko poprzez złożenie oświadczenia, co stanowiło naruszenie przepisu art.22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia – pkt 8 – ograniczono oferentom możliwość wnoszenia wadium do wpłaty gotówkowej (tj. w kasie zamawiającego lub przelewem na rachunek bankowy), co stanowiło naruszenie art. 41 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie określił terminu, w którym oferenci zobowiązani byli do złożenia oświadczenia o pozostawaniu w stosunku zależności lub dominacji – w rozumieniu ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi – z innymi uczestnikami postępowania, zamawiającym lub osobami występującymi po stronie zamawiającego, co stanowiło naruszenie art.22 ust.6 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferentów, których oferty nie spełniały warunków zamawiającego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 7 i 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Niniejsze dotyczyło, przykładowo, następujących ofert:
- oferty nr 1 – Biura Urządzania Lasów i Geodezji Leśnej z Warszawy – list referencyjny Zastępcy Kierownika Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego we Włoszczowej polecający osobę Pana Alberta Traczyka jako samodzielnego wykonawcę map numerycznych dla trzech obiektów ewidencyjnych w systemie EW MAPA nie spełniał warunku zamawiającego, ponieważ nie świadczył o wykonaniu prac przez oferenta, którym było Biura Urządzania Lasów i Geodezji Leśnej z Warszawy. Pan Albert Traczyk został, bowiem wymieniony przez oferenta w wykazie pracowników uczestniczących w wykonaniu zamówienia w związku z czym nie był oferentem, a jedynie pracownikiem przez niego zatrudnionym. Inne przedstawione przez oferenta dokumenty dotyczące wykonanych prac nie dotyczyły wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA, w związku z czym również nie spełniały warunku zamawiającego,
- oferty nr 3 – Okręgowego Przedsiębiorstwa Geodezyjno-Kartograficznego z Łodzi – żaden z trzech przedstawionych dokumentów dotyczących wykonania przez oferenta prac nie potwierdzał wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA,
- oferty nr 7 – Wojewódzkiego Biura Geodezji z Łodzi - żaden z pięciu przedstawionych dokumentów dotyczących wykonania przez oferenta prac nie potwierdzał wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA,
- oferty nr 9 – Przedsiębiorstwa Geodezyjno-Inżynierskiego "LIMBUS" Sp. z o.o. z Katowic – spośród sześciu dokumentów dotyczących wykonania prac przez oferenta tylko jeden wystawiony przez Naczelnika Wydziału Geodezyjno-Kartograficznego Starostwo Powiatowe w Białej Podlaskiej potwierdzał wykonanie mapy numerycznej w systemie EW MAPA. Dokument ten dotyczył jednakże tylko jednego obiektu ponadto brak w nim było informacji o prawidłowym i rzetelnym wykonaniu prac, co nie odpowiadało warunkom zamawiającego dotyczącym wymaganych dokumentów,
- oferty nr 11 – firmy „GEOKART” Paweł Wyciszkiewicz z Bełchatowa - zaświadczenie wydane przez Urząd Skarbowy w Bełchatowie z dnia 27 lipca 2001 roku potwierdzające brak zaległości podatkowych na ten dzień nie odpowiadało warunkowi zamawiającego, aby zaświadczenie było wystawione nie później niż 2 miesiące przed złożeniem oferty,
- oferty nr 13 – Małopolskiego Biura Geodezji i Terenów Rolnych z Nowego Sącza - żaden z dwóch przedstawionych dokumentów dotyczących wykonania przez oferenta prac nie potwierdzał wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA,
- oferty na 17 – Pracowni Geodezyjnej „GEONA” z Radomia - żaden z czterech przedstawionych dokumentów dotyczących wykonania przez oferenta prac nie potwierdzał prawidłowego i rzetelnego wykonania map numerycznych w systemie EW MAPA,
- oferty na 18 – Biura Usług Geodezyjnych Ryszard Owczarski z Radomia – świadectwo nadania uprawnień zawodowych Panu Ryszardowi Owczarskiemu nie zostało potwierdzone za zgodność z oryginałem przez oferenta. Ponadto, nie wszystkie strony oferty zostały ponumerowane, co nie odpowiadało warunkowi zamawiającego dotyczącego sposobu sporządzenia oferty.
5. Zamawiający nie wskazał w informacjach przesłanych do wybranych oferentów terminu i miejsca zawarcia umowy, co stanowiło naruszenie art.50 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
6. Zamawiający dokonał zwrotu wadium oferentom, których oferty nie zostały wybrane przed zawarciem umowy z wykonawcami i wniesieniem przez nich zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w sytuacji gdy termin związania ofertą nie upłynął a postępowanie nie zostało unieważnione, co stanowiło naruszenie art. 42 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
7. Przy rozliczeniu z wykonawcą zamawiający nie przestrzegał warunków umowy nr 16/02, w zakresie terminu zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia. W zawartej w dniu 30 marca 2002 roku umowie strony przewidziały, że zapłata za wykonane i odebrana prace nastąpi na podstawie faktury wystawionej w oparciu o protokoły odbioru, po przyjęciu prac do zasobu Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej w Opocznie.
Zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia dokonano na podstawie faktury wystawionej przez Konsorcjum Biur Geodezyjnych „STUDIO-GEO” nr 01/09/2002 z dnia 2 września 2002 roku na kwotę 71.100 zł, przelewem bankowym z dnia 26 września 2002 roku. Tymczasem, z dokumentów dotyczących przyjęcia map numerycznych poszczególnych obiektów gminy Mniszków do zasobu PODGK w Opocznie wynikało, że wykonawca złożył mapy w dniu 29 sierpnia 2002 roku, które po uzupełnieniu zostały ostatecznie przyjęte do zasobu w dniach:
- 7 września 2002 roku - obiekt Strzelce, Grabowa, Olimpiów, Julianów, Obarzanków i Kolonia Jawor,
- 9 września 2002 roku - obiekt Owczary, Prucheńsko Małe i Prucheńsko Duże,
- 10 września 2002 roku - obiekt Świeciechów,
- 27 września 2002 roku - obiekt Jawor,
- 30 września 2002 roku - obiekt Góry Trzebiatowskie, Błogie Szlacheckie, Konstantynów, Stoczki, Małe Końskie i Stok,
- 1 października 2002 roku - obiekt Zarzęcin, Błogie Rządowe, Bukowiec, Radonia i Mikułowice.
W związku z tym, że prace geodezyjne na ww. obiektach wykonane przez firmę „STUDIO-GEO” z Kielc były przyjmowane do zasobu ODGK w terminie od dnia 7 września 2002 roku do dnia 1 października 2002 roku, a faktura nr 01/09/2002 z dnia 2 września 2002 roku na kwotę 71.100 zł dotyczyła wszystkich obiektów zleconych do wykonania, brak było podstaw do jej realizacji w dniu 26 września 2002 roku.
Sprawdzenia merytorycznego faktury dokonała Zastępca Dyrektora Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Pani Magdalena Lasota.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej poniżej 30.000 EURO, na wykonanie kontroli terenowej aktualizacji klasyfikacji gruntów obrębu Chełsty gmina Żarnów (OR-VI-3421/38/2002), 2002 rok.
1. W ogłoszeniu o przetargu nie zamieszczono informacji o kwocie wadium, którego wniesienie było warunkiem udziału w przetargu, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 10 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. Zamawiający nie odrzucił oferty Wojewódzkiego Biura Geodezji z Łodzi, pomimo, że oferta nie spełniała warunku zamawiającego określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z uwagi na fakt, że nie wszystkie dokumenty zawarte w ofercie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem, co stanowiło naruszenie art.27a ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Zamawiający nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, pomimo że w przedmiotowym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, czym naruszył art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Kontrolujący stwierdzili, że w umowie nr ZP/45/02 zawartej w dniu 29 października 2002 roku strony umowy, tj. Powiat w Opocznie, reprezentowany przez Starostę Pana Stanisława Oleksika oraz Wojewódzkie Biuro Geodezji w Łodzi, reprezentowane przez Edwarda Kasperka, potwierdziły nieprawdę oświadczając, że przed podpisaniem umowy wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5 % wartości zamówienia. Kontrola wykazała, że kwota 3.450 zł, stanowiąca zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesiona została w następujących terminach:
- w dniu 16 października 2002 roku w wysokości 1.400 zł jako wadium,
- w dniu 31 października 2002 roku w wysokości 2.050 zł.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości szacunkowej powyżej 30.000 EURO, na wykonanie mapy numerycznej gminy Sławno w programie EW MAPA pod Windows (OR-VI-3421/35/2002), 2002 rok.
1. W ogłoszeniu o przetargu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego nie zawarto informacji o kwocie wadium, którego wniesienie było warunkiem udziału w przetargu, co stanowiło naruszenie art.30 pkt 10 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W ogłoszeniu o przetargu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego przedmiot zamówienia został określony nieprecyzyjnie, w szczególności - zamawiający nie wskazał, że przedmiot zamówienia, którym było wykonanie map numerycznych ewidencji gruntów i budynków z terenu gminy Sławno został podzielony na dwa zadania obejmujące wykonanie map numerycznych dla 15 obrębów metodą digitalizacji rastrów map ewidencyjnych i zasadniczych w zakresie granic klas użytków i budynków (zadanie 1) oraz 3 obręby metodą pozyskania współrzędnych z materiałów archiwalnych i pomiar uzupełniający budynków (zadanie 2).
3. Zamawiający nie wykluczył z postępowania oferentów, pomimo, że ich oferty nie spełniały warunków zamawiającego określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczących dokumentów potwierdzających wykonanie przez oferenta prac o podobnym charakterze, co stanowiło naruszenie art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.
4. Zamawiający nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, pomimo że w przedmiotowym postępowaniu wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu, czym naruszył art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.
5. Zamawiający dokonał zwrotu wadium oferentowi nr 2 – Biuro Urządzania Lasu i Geodezji Leśnej z Warszawy - przed zawarciem umowy z wykonawcą i wniesieniem przez niego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w sytuacji gdy termin związania ofertą nie upłynął a postępowanie nie zostało unieważnione, co stanowiło naruszenie art. 42 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wprowadzenie do systemu EWMAPA pod Windows danych z operatów jednostkowych dotyczących podziałów nieruchomości opracowań do celów prawnych istniejących w zasobie z terenu gmin: Opoczno, Drzewica, Paradyż i Żarnów, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W umowie ZP nr 41/02 zawartej w dniu 5 listopada 2002 roku z Biurem Usługowo Handlowym "GEOSYSTEM" z Łodzi zamawiający nie określił w sposób szczegółowy przedmiotu zamówienia, a w szczególności nie wskazał ilości obrębów w poszczególnych gminach, jak również nie określił ilości działek przewidzianych do wprowadzenia do systemu EWMAPA. Ponadto stwierdzono, że w ww. umowie nie wskazano maksymalnej wartości nominalnej zaciągniętego zobowiązania, co stanowiło naruszenie art.51 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.).
4. Aneksem (bez daty) do umowy ZP nr 41/02 z dnia 5 listopada 2002 roku wprowadzono zmiany w zakresie terminu zakończenia zleconych prac, z powodu znacznego zwiększenia ilości działek przewidzianych do wprowadzenia do systemu, tj. z 1.100 działek do ok. 3.000 działek. Kontrolujący ustalili, że powodem wprowadzenia powyższych zmian było niedokładne zaplanowanie przedmiotu zamówienia i tym samym nieprawidłowe określenie ilości działek w umowie zawartej z wykonawcą. Okoliczności podane przez zamawiającego, że przyjęto szacunkową ilość działek przewidzianych do wprowadzenia, ponieważ liczenie każdego operatu i liczby działek w nim określonych zajęłoby zbyt dużo czasu - nie stanowiły podstawy do wprowadzania zmian do zawartej umowy, bowiem na zamawiającym ciąży obowiązek określenia przedmiotu zamówienia w sposób prawidłowy, zapewniający przestrzeganie procedur udzielania zamówień publicznych. W przedmiotowej sprawie podkreślenia wymaga fakt, że wniosek wykonawcy zleconych prac z dnia 26 listopada 2002 roku dotyczący przedłużenia terminu wykonania zamówienia wpłynął do zamawiającego w dniu 3 grudnia 2002 roku, a zatem po upływie terminu wykonania prac, który określono na dzień 30 listopada 2002 roku. Wniosek zaakceptowała merytorycznie Zastępca Dyrektora Wydziału Pani Magdalena Lasota, aneks w imieniu Powiatu podpisał Wicestarosta Pan Andrzej Sosnowiec.
5. Zamawiający dokonał wypłaty wynagrodzenia na rzecz wykonawcy zleconych prac z naruszeniem zasad określonych w tym zakresie w umowie nr ZP nr 41/02. Kontrola wykazała, że za ostateczny termin zakończenia prac strony ustaliły datę wpływu opracowań do zasobu ODGK, po dokonaniu wszelkich poprawek i uzupełnień. Wykonawca przekazał wykonane opracowania do zasobu, po dokonaniu poprawek i uzupełnień, w dniu 27 stycznia 2003 roku – Paradyż, Opoczno i Drzewica oraz w dniu 29 stycznia 2003 roku – Żarnów. Zapłaty na rzecz wykonawcy w kwocie – 40.478,10 zł za wykonanie przedmiotu umowy dokonano natomiast w dniu 23 grudnia 2002 roku.
Postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie prac geodezyjnych mających na celu weryfikację danych ewidencyjnych z terenu gmin: Paradyż, Drzewica, Opoczno i Żarnów, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art. 21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Aneksem (bez daty) do umowy ZP nr 42/02 z dnia 5 listopada 2002 roku wprowadzono zmiany w zakresie terminu zakończenia zleconych prac. Ustalono, że umowny termin wykonania prac upływał w dniu 30 listopada 2002 roku. Wykonawca wystąpił do zamawiającego z wnioskiem o przedłużenie terminu zakończenia prac w dniu 28 stycznia 2003 roku, a zatem po upływie wskazanego terminu. Powyższe wskazuje, że aneks do umowy zmieniający termin zakończenia prac zawarty został po upływie terminu obowiązywania umowy. Wskazać należy, że pomimo upływu terminu realizacji zadania, zamawiający nie podjął czynności w celu wyegzekwowania wykonania prac i naliczenia przewidzianych umową kar umownych. Aneks do umowy podpisany został przez Starostę Powiatu Pana Tadeusza Głogowskiego.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na wykonanie prac geodezyjnych mających na celu doprowadzenie do zgodności części opisowej z częścią graficzną ewidencji gruntów, polegających na stworzeniu dokumentacji pozwalającej wprowadzić zmiany w operacie ewidencji gruntów z terenu gmin: Poświętne, Mniszków, Drzewica, Opoczno, Paradyż, Żarnów i Sławno, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art. 21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. Aneksem (bez daty) do umowy ZP nr 43/02 zawartej w dniu 5 listopada 2002 roku wprowadzono zmiany w zakresie terminu zakończenia zleconych prac geodezyjnych, obejmujących obręb gminy Drzewica. Z uzasadnienia do wprowadzenia zmian wynikało, że przedłużenie terminu wykonania prac spowodowane było opóźnieniem w przekazaniu operatu analizy dokumentacji ewidencji gruntów z terenu gminy Drzewica przez firmę "GEO REAL", a także koniecznością dodatkowych wyjaśnień w Ośrodku Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej. Kontrola wykazała, że wykonawca składał do zamawiającego trzykrotnie wnioski w sprawie przedłużenia terminu zakończenia prac, począwszy od dnia 15 stycznia 2003 roku, a zatem po umownym terminie zakończenia prac, który określony został na dzień 12 grudnia 2002 roku. Powyższe wskazuje, że zmiany terminu zakończenia prac dokonano po upływie terminu obowiązywania umowy ZP nr 43/02 zawartej w dniu 5 listopada 2002 roku.
Postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na zakup serwera, komputera i drukarki wraz z zainstalowaniem oprogramowania sieciowego dla Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej w Opocznie, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający przewidział możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrola wykazała jednocześnie, że w przedmiotowym postępowaniu dwie oferty, tj. Przedsiębiorstwa OPTIMUS Sp. z o.o. z Sieradza i Przedsiębiorstwa OPTIMUS Sp. z o.o. z Łodzi złożone zostały za pomocą faksu, co powinno - zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych - skutkować ich odrzuceniem, na podstawie art. 27a ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie remontu pomieszczeń biurowych Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej w Opocznie, 2002 rok.
Zamawiający naruszył art. 19 ust.1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych, bowiem z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego nie wykluczył oferentów, którzy nie spełnili wymagań określonych w ustawie i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokumenty potwierdzające spełnienie przez oferentów nr 1 i nr 2 warunków określonych przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie spełniały wymogów wskazanych w § 1 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 czerwca 2002 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków, uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 91, poz.817). W przedmiotowym postępowaniu zamawiający naruszył także art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych, bowiem nie unieważnił postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej do 30.000 EURO, prowadzone w trybie zapytania o cenę, na zakup kserokopiarki analogowej i cyfrowej dla Starostwa Powiatowego w Opocznie, 2002 rok.
1. W zapytaniu o cenę skierowanym do oferentów zamawiający dopuścił możliwość składania ofert za pomocą faksu, co stanowiło naruszenie art.21 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych.
2. W dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem zamawiający nie zamieścił uzasadnienia zastosowania trybu udzielenia zamówienia innego niż przetarg nieograniczony, co stanowiło naruszenie art.26 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych.
3. W przedmiotowym postępowaniu wpłynęły oferty złożone za pomocą faksu, a zatem z naruszeniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych, co - zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych - powinno skutkować ich odrzuceniem, na podstawie art. 27a ust.1 pkt 1 ww. ustawy.
Zawiadamiając o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Starostę o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie ich powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177), w szczególności:
- przepisów określających przesłanki wykluczenia oferenta (art. 24 ustawy),
- przepisów określających przesłanki odrzucenia oferty (art.89 ustawy),
- przepisów dotyczących obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art.22 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych (art.26 ustawy),
- przepisów dotyczących określania przedmiotu zamówienia (art.29 i nast. ustawy),
- przepisów określających dopuszczalne formy składania ofert (art.82 ust.2 ustawy),
- przepisów określających przesłanki zwrotu wadium na rzecz wykonawców (art.46 ustawy),
- przepisów określających przesłanki unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art.93 ustawy).
2. Egzekwować terminowe wykonywanie zleconych umowami prac z zakresu geodezji i kartografii. W przypadku zwłoki wykonawcy w zakresie realizacji prac rozważyć możliwość dochodzenia zastrzeżonych w zawartej umowie kar umownych.
3. Podjąć działania, które spowodują wykonanie przedmiotu zamówienia powierzonego do realizacji na podstawie umowy nr 36/02 z dnia 30 sierpnia 2002 roku. Ewentualnie, rozważyć możliwość rozwiązania umowy i dochodzenia odszkodowania z tytułu niewykonania zobowiązania.
4. Przestrzegać warunków i terminów zapłaty za wykonanie przedmiotu zamówienia określonych w umowach z wykonawcami.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Starostę o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Powiatu Opoczyńskiego
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Opoczyńskiego
aa.
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
PRZYPISY
[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.