M. i Gm. Biała Rawska - Kontrola kompleksowa przeprowadzona w II półroczu 2003 roku.
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Miastu i Gminie Biała Rawska po zakończeniu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
BOGDAN JAN PIETRZAK
Burmistrz
Miasta i Gminy Biała Rawska
WK-0915/18/2004
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Mieście i Gminie Biała Rawska wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej ustalone zostały uchwałą nr 146/113/2002 Zarządu Miasta i Gminy Biała Rawska z dnia 28 maja 2002 roku, w której ustalone zostały procedury kontroli finansowej, zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Wskazać należy jednakże, że obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych.
2. Organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego nie podejmował w latach 2001 - 2002 kontroli wobec podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych, prowadzących samodzielnie obsługę finansowo - księgową w zakresie przestrzegania przez te jednostki ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.127 ustawy o finansach publicznych. Kontrolujący ustalili, że w dniu 15 kwietnia 2003 roku utworzone zostało w kontrolowanej jednostce stanowisko audytora wewnętrznego, m.in., celem przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych Miasta i Gminy Biała Rawska.
W zakresie zaciągania kredytów i pożyczek
Zarząd Miasta i Gminy Biała Rawska nie podjął uchwał wskazujących dwóch członków Zarządu upoważnionych do podpisania następujących umów:
- umowa nr 12626811113-310-12/3/2/45/2001 z dnia 5 września 2001 roku o zaciągnięcie kredytu długoterminowego w PKO BP S.A. z siedzibą w Warszawie, Oddział w Rawie Mazowieckiej, na kwotę 990.000 zł,
- umowa – „COVNTRPARTFUND” nr 56/EFRWP/01 z dnia 24 października 2001 roku o zaciągnięcie kredytu długoterminowego w BIG Banku Gdańsku S.A. Centrum Współpracy z Klientami w Warszawie, na kwotę 500.000 zł,
- umowa nr SK/I/4009/2000/81 z dnia 27 października 2000 roku o zaciągnięcie kredytu w Kredyt Banku S.A. Oddział w Skierniewicach, na kwotę 443.764,39 zł,
- umowa nr 220/0Z/P/2002 z dnia 16 października 2002 roku o zaciągnięcie pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, na kwotę 60.463 zł.
Zgodnie z art. 133 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek, poręczeń i gwarancji, a także emisji papierów wartościowych winni dokonać dwaj członkowie zarządu jednostki samorządu terytorialnego, wskazani w uchwale przez zarząd. Powyższy stan prawny obowiązywał do dnia 27 października 2002 roku. Z dniem 27 października 2002 roku, do art. 133 ustawy o finansach publicznych dodany został – na mocy art. 83 pkt 2 lit. „b” ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. nr 113, poz. 884) - ust. 1a, zgodnie z którym ww. czynności prawnych w gminie dokonuje wójt (burmistrz, prezydent miasta).
W zakresie rozrachunków i roszczeń
Zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w 2001 roku ewidencjonowane były na koncie 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych i na koncie 225 - Rozrachunki z budżetami, zamiast na koncie 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne. W 2002 roku rozrachunki z tytułu ubezpieczeń społecznych księgowane były zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752), tj. na koncie 229.
W zakresie dochodów z podatków
1. Ustalone w jednostce zasady prowadzenia rachunkowości nie obejmowały zasad stosowania rachunkowości i planu kont dla prowadzenie ewidencji podatków i opłat. Zgodnie z § 9 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.), integralną część ewidencji księgowej urzędu stanowi ewidencja podatków i opłat.
2. Stwierdzono, że w kontrolowanym okresie organ podatkowy nie podejmował kontroli podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.).
3. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych w podatku rolnym i w podatku od nieruchomości przez osoby prawne. Termin składania deklaracji określony został odpowiednio w art.6 ust.8 (od dnia 1 stycznia 2003 roku – art.6 ust.9) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.) oraz w art. 6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.).
4. Stwierdzono dwa przypadki wydania decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości mimo braku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego co okoliczności wymienionych we wniosku o umorzenie podatku od nieruchomości. Organ podatkowy, zgodnie z art. 122 ustawy Ordynacja podatkowa, powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy.
5. W odniesieniu do trzech decyzji, na podstawie których udzielono ulg w podatku rolnym od osób fizycznych z tytułu zakupu gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego (decyzje: nr nr 1/2002, 12/2002, 32/2002) stwierdzono brak dokumentacji dotyczącej stopnia pokrewieństwa i powinowactwa lub jego braku między nabywcą a sprzedawcą gruntów. Powyższa okoliczność powinna być dowiedziona, gdyż zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 4 (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku) ustawy o podatku rolnym, w przypadku nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów. Zgodnie z art. 172 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.
6. Kontrolujący stwierdzili przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych wobec podatników zalegających z uiszczeniem należności podatkowych, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 – obowiązujące do dnia 3 sierpnia 2001 roku), przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 - obowiązujące do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541). Ww. akty prawne nakładały na wierzyciela obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisów prawa, wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany był do wystawienia tytułu wykonawczego.
Kontrolujący stwierdzili, że w 2002 roku nie wystawiano tytułów wykonawczych.
Z ustaleń kontroli wynikało ponadto, że znacząco wzrosła na koniec 2002 roku – w porównaniu ze stanem na dzień 31 grudnia 2001 roku – wysokość zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości od osób prawnych (o kwotę 59.235,06 zł, tj. z 57.905,40 zł na dzień 31 grudnia 2001 roku do kwoty 117.140,46 zł), w podatku od nieruchomości od osób fizycznych (o kwotę 46.093,16 zł, tj. z 89.386, 24 zł na dzień 31 grudnia 2001 roku do kwoty 135.479,40zł) i w podatku od środków transportowych od osób fizycznych (o kwotę 33.838,89 zł, tj. z 49.290,05 zł na dzień 31 grudnia 2001 roku do kwoty 83.128,94 zł).
W zakresie dochodów z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
Kontrolujący stwierdzili, że zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawane były przez Sekretarza Miasta i Gminy Pana Mariana Gradowskiego oraz przez Zastępcę Burmistrza Pana Piotra Wojewodę, bez udzielonych przez Burmistrza upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej we wskazanym zakresie, co było sprzeczne z art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
W zakresie wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. Stwierdzono, że dla samochodu Star 266, będącego w użytkowaniu Ochotniczej Straży Pożarnej w Białej Rawskiej, do rozliczenia zużycia paliwa przyjęto normę 30 litrów na 100 km przebiegu zamiast normę 28 litrów na 100 km przebiegu, określoną w wytycznych nr 2/77 Komendanta Głównego Straży Pożarnych z dnia 17 września 1977 roku w sprawie norm zużycia paliw płynnych w eksploatacji pojazdów samochodowych gaśniczych i specjalnych używanych przez jednostki straży pożarnych do akcji ratowniczych i zwalczania klęsk żywiołowych. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentów uzasadniających stosowanie normy wyższej od normy podstawowej.
2. Zaniechano sporządzania okresowych i rocznych zestawień zużycia paliwa dla pojazdów pożarniczych i sprzętu pożarniczego w poszczególnych jednostkach Ochotniczej Straży Pożarnej. Ponadto stwierdzono, że w miesięcznych kartach drogowych pożarniczego pojazdu samochodowego oraz miesięcznych kartach drogowych pracy sprzętu silnikowego brak było podpisów osoby sprawdzającej rozliczenia materiałów pędnych. Poza tym stwierdzono, że na koniec roku nie przeprowadzono inwentaryzacji pozostałości paliwa w zbiornikach pojazdów samochodowych i motopompach. Powyższe fakty świadczą o niedostatecznej kontroli wewnętrznej w zakresie rozliczania zużycia zakupionego paliwa.
3. Ze środków zaplanowanych w budżecie na zadania z zakresu ochrony przeciwpożarowej, w latach 2001-2002, dokonywano wydatków nie mieszczących się w granicach wyznaczonych przez art. 28 i art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.), zgodnie z którymi to przepisami gmina jest zobowiązana do ponoszenia kosztów wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia, zapewnienia gotowości bojowej jednostek ochotniczej straży pożarnej oraz kosztów umundurowania, ubezpieczenia i badań okresowych jej członków, a także do wypłaty ekwiwalentu za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym. Wskazane wydatki dotyczyły: zwrotu kosztów podróży dyrygenta orkiestry strażackiej, zakupu instrumentu muzycznego, wynagrodzenia (diety) członków orkiestry strażackiej za udział w obchodach „Dni Białej Rawskiej” i wyniosły w 2001 roku 9.347,25 zł, a w 2002 roku 9.574,00 zł.
W porozumieniach z dnia 2 stycznia 2001 roku oraz z dnia 4 stycznia 2002 roku, zawartych z ww. dyrygentem, postanowiono, że będzie otrzymywać on zwrot kosztów podróży na podstawie polecenia wyjazdu służbowego (potwierdzonej delegacji). Postanowienia takie były sprzeczne z obowiązującymi przepisami, które przewidywały możliwość rozliczania kosztów podróży na podstawie polecenia wyjazdu służbowego tylko w odniesieniu do pracowników danej jednostki.
Na ww. porozumieniach brak było kontrasygnaty Skarbnika Miasta i Gminy, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresie wydatków (dotacji) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. W 2001 roku dotacja została udzielona jednemu podmiotowi, tj. Miejsko-Gminnemu Klubowi Sportowemu „Białka” w Białej Rawskiej. Wydatek ten w kwocie 125.870 zł został dokonany bez uprzedniego określenia w drodze uchwały Rady Miejskiej trybu postępowania o udzielenie dotacji i sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, co było wymagane przez art. 118 ustawy o finansach publicznych.
2. Stwierdzono brak kontroli, w siedzibie dotowanej jednostki, w zakresie realizacji zleconego zadania i prawidłowości wydatkowania przyznanej na ten cel dotacji przez Miejsko-Gminny Klub Sportowy „Białka”, zarówno w 2001 roku jak i w 2002 roku, co było niezgodne z postanowieniami zawartych umów, a w odniesieniu do 2002 roku także z uchwałą nr XXXVI/328/02 Rady Miejskiej Biała Rawska z dnia 22 lutego 2002 roku w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonania zleconego zadania jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono nieprawidłowe zaszeregowanie pracownika zatrudnionego na stanowisku Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz nieprawidłowe zastosowanie podstawy prawnej w angażu z dnia 16 lipca 2001 roku, dotyczącego pracownika pełniącego funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
2. Stwierdzono nieprawidłowe wyliczenie w okresie od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 19 listopada 2002 roku kwot dodatku funkcyjnego dla Burmistrza Miasta i Gminy oraz dla jego Zastępcy, wynikające z przyjęcia za podstawę do ustalenia wysokości przedmiotowych dodatków zawyżonych stawek wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania, stanowiącego podstawę do obliczenia wysokości dodatku. Łącznie bezpodstawnie wypłacona kwota za ww. okres wyniosła 4.320 zł. W związku z powyższym zawyżona została także wysokość wypłaconego dodatku specjalnego, który wyliczany był od wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego łącznie. Kwota nadpłaconego dodatku specjalnego dla Burmistrza Miasta i Gminy Biała Rawska oraz dla jego Zastępcy wyniosła 778,56 zł.
3. Burmistrz Miasta i Gminy Biała Rawska ustalił za lipiec 2002 roku dla 12 osób – pracowników Urzędu Miasta i Gminy, oddelegowanych do pracy w Gminnym Biurze Spisowym w związku ze spisem powszechnym w 2002 roku, dodatek spisowy w wysokości wyższej niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Łączna kwota wypłaconego dodatku wyniosła 17.820 zł. Z wyliczenia kontrolujących wynikało, że przy maksymalnie ustalonym % przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w kwartale poprzedzającym przyznanie dodatku, tj. 60%, wymieniona kwota winna wynosić 14.846,04 zł. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 marca 2000 roku w sprawie kryteriów obliczania wynagrodzenia za wykonywanie czynności związanych ze spisem oraz wysokości i zasad przyznawania dodatków spisowych i nagród pracownikom jednostek samorządu terytorialnego oddelegowanym przez komisarzy spisowych do pracy w gminnych biurach spisowych (Dz. U. nr 22, poz. 276). Zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, dodatek spisowy winien być ustalany miesięcznie w granicach 20% - 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w kwartale poprzedzającym przyznanie dodatku, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.
4. W 2002 roku wystawiono w kontrolowanej jednostce polecenia wyjazdu służbowego nr 289 i 290 samochodem prywatnym, dla osób nie będących pracownikami Urzędu Miasta i Gminy Biała Rawska oraz dokonano wypłaty kwoty 42,20 zł i 67,68 zł tytułem rozliczenia ww. poleceń wyjazdu służbowego. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720), zgodnie z którymi polecenia wyjazdu służbowego mogły być wystawiane wyłącznie dla pracowników danej jednostki.
5. Nieprawidłowo sklasyfikowano w 2002 roku wydatki z tytułu podróży służbowych zagranicznych (w § 4410 zamiast w § 4420), czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm.).
6. Naliczone należności Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na 2002 rok odprowadzone zostały nieterminowo. Artykuł 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku, Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy Funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do dnia 30 września danego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja danego roku przekazaniu podlega kwota stanowiąca co najmniej 75% równowartości naliczonego odpisu na fundusz.
W zakresie wydatków na inwestycje oraz stosowania przepisów o zamówieniach publicznych
Przy realizacji zadania inwestycyjnego „Dostawy i montaż wyposażenia przyszkolnej sali sportowej przy Gimnazjum w Białej Rawskiej” stwierdzono:
W dniu 11 kwietnia 2002 roku została zawarta umowa nr 12/FN/2002 pomiędzy Zarządem Miasta i Gminy Biała Rawska a Firmą „UNIPRO”- Gostynin na dostawy i montaż wyposażenia przyszkolnej sali sportowej, z terminem realizacji zamówienia od dnia 2 maja 2002 roku do dnia 24 maja 2002 roku. W dniu 22 maja 2002 roku podpisany został aneks nr 1 do ww. umowy, w którym przedłużono termin dostawy wyposażenia do dnia 8 sierpnia 2002 roku. W treści aneksu nr 1 jako przyczynę przedłużenia terminu realizacji umowy podano „brak możliwości montażu sprzętu w sali rehabilitacyjnej hali sportowej i konieczności przystosowania pomieszczenia”.
Z ustaleń kontrolujących wynikało, że odbiór końcowy budynku przyszkolnej sali sportowej został dokonany w dniu 9 maja 2002 roku, w ramach realizacji umowy nr 135/FN/99 z dnia 1 grudnia 1999 roku, zawartej z Firmą Budowlaną „WIP-BUD”. Firma „UNIPRO” – Gostynin wybrana została jako dostawca i wykonawca montażu wyposażenia sali sportowej w wyniku przetargu nieograniczonego z dnia 26 marca 2002 roku.
W treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia sporządzonej na potrzeby przetargu na wyposażenie sali ustalono, że oferent może dokonać wizji lokalnej obiektu przewidzianego do wyposażenia i montażu.
Tak więc Firma „UNIPRO” – Gostynin przed podpisaniem umowy nr 12/FN/2002 z dnia 11 kwietnia 2002 roku miała możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu.
Powyższe rozbieżności pomiędzy protokołem odbioru budynku przyszkolnej sali sportowej z dnia 9 maja 2002 roku a zapisami w treści aneksu nr 1 z dnia 22 maja 2002 roku wskazują na możliwość nierzetelnego charakteru protokołu odbioru sali sportowej. Z dokumentacji dotyczącej tego odbioru nie wynikało, że zachodziła potrzeba przedłużenia terminu rozpoczęcia dostaw i montażu wyposażenia z powodu niedostatecznego przygotowania sali gimnastycznej.
W zakresie inwentaryzacji
1. W latach 2001 – 2002 Burmistrz Miasta i Gminy Biała Rawska ustalił zarządzeniem nr 2/2001 z dnia 15 maja 2001 roku i zarządzeniem nr 6/2002 z dnia 12 marca 2002 roku wykaz obiektów znajdujących się na terenie strzeżonym, gdzie inwentaryzacja środków trwałych miała być dokonywana nie rzadziej niż raz na 4 lata. Wykaz obiektów strzeżonych stanowił załącznik do obowiązującej w okresie kontrolowanym „Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji”, wydanej zarządzeniem Burmistrza nr 3/93 z dnia 10 listopada 1993 roku. W wykazie obiektów strzeżonych wyszczególnione zostały placówki oświatowe, tj. szkoły i przedszkola, które, wg ustaleń kontrolujących nie były strzeżone (z wyjątkiem Gimnazjum w Białej Rawskiej). W przypadku środków trwałych znajdujących się na terenie nie strzeżonym inwentaryzacja powinna być dokonywana na ostatni dzień każdego roku obrotowego, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. W latach 2001 - 2002 zaniechano dokonania spisu z natury budynków strażnic OSP i samochodów strażackich, będących na stanie środków trwałych Urzędu Miasta i Gminy Biała Rawska, oddanych do użytkowania Ochotniczym Strażom Pożarnym. W zarządzeniach Burmistrza Miasta i Gminy Biała Rawska nr 9/2001 z dnia 19 grudnia 2001 roku oraz nr 13/2002 z dnia 25 października 2002 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, zobowiązano zespoły spisowe do przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji okresowej, obejmującej wszystkie składniki majątkowe w OSP.
W zakresie dokonywania zamian nieruchomości
1. Stwierdzono przypadki dokonywania zamiany nieruchomości gruntowych bez sporządzenia wyceny przez biegłego rzeczoznawcę majątkowego zamienianych działek. Dotyczyło to działek gruntu: nr 286, nr 304, nr 320 w Żurawi, nr 1294, nr 544/1 w Białej Rawskiej, nr 89/26, nr 89/22, nr 89/3 w miejscowości Ossa. Obowiązek ustalania wartości zamienianych działek wynikał z art. 15 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.).
2. Przy zamianie działki nr 89/26 na działkę nr 89/22 i 89/3 w miejscowości Ossa zobowiązano osoby fizyczne (w protokole uzgodnień z dnia 12 listopada 2002 roku oraz w akcie notarialnym nr 4319/2002 z dnia 15 listopada 2002 roku) do wyprofilowania i utwardzenia nowej drogi w terminie do dnia 31 maja 2003 roku lub do wpłacenia do kasy Urzędu Miasta i Gminy do czerwca 2003 roku kwoty 6.000,00 zł. Uzgodnienie takie wynikało z faktu, że działka będąca przedmiotem zamiany, stanowiąca własność Miasta i Gminy, pełniła funkcję drogi dojazdowej. Do czasu zakończenia kontroli, tj. do końca 2003 roku, nie oddano do użytkowania nowego odcinka drogi. Kontrolowana jednostka zaniechała jednocześnie dochodzenia wpłaty 6.000,00 zł.
W zakresie gospodarki transportowej
1. Kontrolujący stwierdzili, że pracownik prowadzący rozliczenie kosztów eksploatacji pojazdu samochodowego nie prowadził rejestru wydanych i zwracanych przez kierowcę kart drogowych.
2. Nie przeprowadzono inwentaryzacji pozostałości paliwa w samochodzie służbowym na koniec okresu obrachunkowego, tj. na dzień 31 grudnia 2001 roku i na dzień 31 grudnia 2002 roku.
Informując o powyższym proszę o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RI0 w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Podejmować kontrole wobec podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych na zasadach i w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
2. Uzupełnić obowiązującą w jednostce dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości o opis zasad rachunkowości i plan kont dla prowadzenia podatków i opłat lokalnych.
3. W uzasadnionych przypadkach podejmować kontrole podatkowe – w oparciu o przepisy art. 281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
5. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
6. Przy udzielaniu podatnikom podatku rolnego ulgi z tytułu zakupu gruntów w celu utworzenia nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenia już istniejącego, należy podjąć i udokumentować czynności zmierzające do ustalenia stopnia pokrewieństwa, powinowactwa lub jego braku pomiędzy nabywcą a sprzedawcą gruntu, z uwagi na negatywną przesłankę udzielenia ulgi wskazaną w art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym.
7. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
8. Zapewnić wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przez upoważnione w tym zakresie osoby.
9. Ustalić normy zużycia paliwa dla samochodu marki STAR-266 użytkowanego przez 0SP w Białej Rawskiej oraz dla samochodu służbowego marki Żuk, użytkowanego przez Urząd Miasta i Gminy w Białej Rawskiej.
10. Sporządzać okresowe i roczne zestawienia zużycia paliwa dla pojazdów pożarniczych i sprzętu pożarniczego dla poszczególnych jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej. Zapewnić składanie podpisów przez osobę sprawdzającą rozliczenia materiałów pędnych w miesięcznych kartach drogowych pożarniczego pojazdu samochodowego oraz miesięcznych kartach pracy sprzętu silnikowego.
11. Przeprowadzać na koniec okresu obrachunkowego inwentaryzację pozostałości paliwa w zbiornikach samochodów pożarniczych i motopompach oraz w samochodzie służbowym, użytkowanym przez Urząd Miasta i Gminy.
12. Koszty funkcjonowania jednostek ochotniczych straży pożarnych ponosić w zakresie wyznaczonym przez art. 28 i art. 32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
13. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, przez Skarbnika Miasta i Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
14. W zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągania zysku przestrzegać art.118 ustawy o finansach publicznych, którego został zmieniony - z dniem 1 stycznia 2004 roku - na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Do 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogą zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale rady gminy podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku. Wynika to z treści art.23 ust.1a ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dodanego na mocy art. 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262).
15. Ustalić prawidłową kategorię zaszeregowania dla pracownika zajmującego stanowisko kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, zgodnie z tabelą stanowisk, zaszeregowania i kwalifikacji pracowników samorządowych, stanowiącą załącznik nr 3 (tabela nr II) do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264) oraz stosować prawidłową podstawę prawną w angażach pracowników zatrudnionych w Urzędzie.
16. W zakresie klasyfikacji wydatków budżetowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634).
17. Prawidłowo naliczać wysokość dodatku funkcyjnego biorąc za podstawę obliczenia najniższe wynagrodzenie zasadnicze w I kategorii zaszeregowania, zgodnie z załącznikiem nr 1 i nr 2 do ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
18. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu bezpodstawnie wypłaconych w latach 2001 - 2002 kwot z tytułu dodatku funkcyjnego i dodatku specjalnego na rzecz Burmistrza Miasta i Gminy oraz jego Zastępcy.
19. Naliczony odpis na Fundusz Świadczeń Socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy Funduszu w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
20. Koszty podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu służbowego rozliczać wyłącznie w stosunku do pracowników Urzędu Miasta i Gminy. W przypadkach zawierania umów-zleceń na roboty i usługi, których wykonanie uwarunkowane jest dojazdem, zwrot kosztów dojazdów wykonawcy może być dokonywany na podstawie rachunków wystawionych przez tego wykonawcę w ramach ogólnej kwoty umowy-zlecenia bądź innej umowy cywilnoprawnej (np. umowy o dzieło).
21. Zapewnić rzetelny odbiór przez merytorycznie właściwych pracowników zlecanych do wykonania robót budowlanych.
22. Przy dokonywaniu zamiany nieruchomości gruntowych ustalać wartość zamienianych działek na podstawie wyceny biegłego rzeczoznawcy majątkowego. W przypadkach nierównych wartości zamienianych nieruchomości stosować dopłaty, których wysokość będzie równa różnicy wartości zamienianych nieruchomości, zgodnie z art.15 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
23. Podjąć działania w celu wyegzekwowania obowiązków nałożonych na nabywców działki 89/26 w miejscowości Ossa, na podstawie umowy zamiany działek z dnia 15 listopada 2002 roku (akt notarialny Repert. A Nr 4319/2002, sporządzony przed notariuszem Marianną Fijałkowską).
24. Zobowiązać kierowników jednostek oświatowych, których obiekty nie są strzeżone, do przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych w każdym roku obrachunkowym.
Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
Przewodniczący Rady Miejskiej Biała Rawska
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej Biała Rawska
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 17 marca 2004 roku
Pan
BOGDAN JAN PIETRZAK
Burmistrz
Miasta i Gminy Biała Rawska
WK-0915/18/2004
Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Mieście i Gminie Biała Rawska wykazała następujące nieprawidłowości:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej ustalone zostały uchwałą nr 146/113/2002 Zarządu Miasta i Gminy Biała Rawska z dnia 28 maja 2002 roku, w której ustalone zostały procedury kontroli finansowej, zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Wskazać należy jednakże, że obowiązek ustalenia wskazanych procedur wprowadzony został z dniem 1 stycznia 2001 roku, stosownie do unormowania zawartego w art.28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Zgodnie z powołanym przepisem w celu wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, pod względem legalności, gospodarności i celowości, kierownik jednostki zobowiązany został do ustalenia szczegółowych procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, zasad wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań oraz sposobów wykorzystania wyników kontroli i oceny. Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116) rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ww. ustawy określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych.
2. Organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego nie podejmował w latach 2001 - 2002 kontroli wobec podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych, prowadzących samodzielnie obsługę finansowo - księgową w zakresie przestrzegania przez te jednostki ustalonych procedur wewnętrznej kontroli finansowej, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.127 ustawy o finansach publicznych. Kontrolujący ustalili, że w dniu 15 kwietnia 2003 roku utworzone zostało w kontrolowanej jednostce stanowisko audytora wewnętrznego, m.in., celem przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych Miasta i Gminy Biała Rawska.
W zakresie zaciągania kredytów i pożyczek
Zarząd Miasta i Gminy Biała Rawska nie podjął uchwał wskazujących dwóch członków Zarządu upoważnionych do podpisania następujących umów:
- umowa nr 12626811113-310-12/3/2/45/2001 z dnia 5 września 2001 roku o zaciągnięcie kredytu długoterminowego w PKO BP S.A. z siedzibą w Warszawie, Oddział w Rawie Mazowieckiej, na kwotę 990.000 zł,
- umowa – „COVNTRPARTFUND” nr 56/EFRWP/01 z dnia 24 października 2001 roku o zaciągnięcie kredytu długoterminowego w BIG Banku Gdańsku S.A. Centrum Współpracy z Klientami w Warszawie, na kwotę 500.000 zł,
- umowa nr SK/I/4009/2000/81 z dnia 27 października 2000 roku o zaciągnięcie kredytu w Kredyt Banku S.A. Oddział w Skierniewicach, na kwotę 443.764,39 zł,
- umowa nr 220/0Z/P/2002 z dnia 16 października 2002 roku o zaciągnięcie pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, na kwotę 60.463 zł.
Zgodnie z art. 133 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek, poręczeń i gwarancji, a także emisji papierów wartościowych winni dokonać dwaj członkowie zarządu jednostki samorządu terytorialnego, wskazani w uchwale przez zarząd. Powyższy stan prawny obowiązywał do dnia 27 października 2002 roku. Z dniem 27 października 2002 roku, do art. 133 ustawy o finansach publicznych dodany został – na mocy art. 83 pkt 2 lit. „b” ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. nr 113, poz. 884) - ust. 1a, zgodnie z którym ww. czynności prawnych w gminie dokonuje wójt (burmistrz, prezydent miasta).
W zakresie rozrachunków i roszczeń
Zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w 2001 roku ewidencjonowane były na koncie 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych i na koncie 225 - Rozrachunki z budżetami, zamiast na koncie 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne. W 2002 roku rozrachunki z tytułu ubezpieczeń społecznych księgowane były zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752), tj. na koncie 229.
W zakresie dochodów z podatków
1. Ustalone w jednostce zasady prowadzenia rachunkowości nie obejmowały zasad stosowania rachunkowości i planu kont dla prowadzenie ewidencji podatków i opłat. Zgodnie z § 9 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.), integralną część ewidencji księgowej urzędu stanowi ewidencja podatków i opłat.
2. Stwierdzono, że w kontrolowanym okresie organ podatkowy nie podejmował kontroli podatkowych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.).
3. Stwierdzono przypadki nieterminowego składania deklaracji podatkowych w podatku rolnym i w podatku od nieruchomości przez osoby prawne. Termin składania deklaracji określony został odpowiednio w art.6 ust.8 (od dnia 1 stycznia 2003 roku – art.6 ust.9) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.) oraz w art. 6a ust.8 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.).
4. Stwierdzono dwa przypadki wydania decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości mimo braku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego co okoliczności wymienionych we wniosku o umorzenie podatku od nieruchomości. Organ podatkowy, zgodnie z art. 122 ustawy Ordynacja podatkowa, powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy.
5. W odniesieniu do trzech decyzji, na podstawie których udzielono ulg w podatku rolnym od osób fizycznych z tytułu zakupu gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego (decyzje: nr nr 1/2002, 12/2002, 32/2002) stwierdzono brak dokumentacji dotyczącej stopnia pokrewieństwa i powinowactwa lub jego braku między nabywcą a sprzedawcą gruntów. Powyższa okoliczność powinna być dowiedziona, gdyż zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 4 (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku) ustawy o podatku rolnym, w przypadku nabycia gruntów od indywidualnych właścicieli gospodarstw rolnych, nie stosuje się zwolnienia jeżeli nabywca jest małżonkiem, krewnym w linii prostej, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów. Zgodnie z art. 172 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba, że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.
6. Kontrolujący stwierdzili przypadki nieterminowego podejmowania czynności windykacyjnych wobec podatników zalegających z uiszczeniem należności podatkowych, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 50, poz. 510 – obowiązujące do dnia 3 sierpnia 2001 roku), przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74, poz. 790 - obowiązujące do dnia 29 listopada 2001 roku) oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541). Ww. akty prawne nakładały na wierzyciela obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. W przypadku braku zapłaty w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisów prawa, wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel zobowiązany był do wystawienia tytułu wykonawczego.
Kontrolujący stwierdzili, że w 2002 roku nie wystawiano tytułów wykonawczych.
Z ustaleń kontroli wynikało ponadto, że znacząco wzrosła na koniec 2002 roku – w porównaniu ze stanem na dzień 31 grudnia 2001 roku – wysokość zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości od osób prawnych (o kwotę 59.235,06 zł, tj. z 57.905,40 zł na dzień 31 grudnia 2001 roku do kwoty 117.140,46 zł), w podatku od nieruchomości od osób fizycznych (o kwotę 46.093,16 zł, tj. z 89.386, 24 zł na dzień 31 grudnia 2001 roku do kwoty 135.479,40zł) i w podatku od środków transportowych od osób fizycznych (o kwotę 33.838,89 zł, tj. z 49.290,05 zł na dzień 31 grudnia 2001 roku do kwoty 83.128,94 zł).
W zakresie dochodów z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
Kontrolujący stwierdzili, że zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawane były przez Sekretarza Miasta i Gminy Pana Mariana Gradowskiego oraz przez Zastępcę Burmistrza Pana Piotra Wojewodę, bez udzielonych przez Burmistrza upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej we wskazanym zakresie, co było sprzeczne z art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
W zakresie wydatków związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. Stwierdzono, że dla samochodu Star 266, będącego w użytkowaniu Ochotniczej Straży Pożarnej w Białej Rawskiej, do rozliczenia zużycia paliwa przyjęto normę 30 litrów na 100 km przebiegu zamiast normę 28 litrów na 100 km przebiegu, określoną w wytycznych nr 2/77 Komendanta Głównego Straży Pożarnych z dnia 17 września 1977 roku w sprawie norm zużycia paliw płynnych w eksploatacji pojazdów samochodowych gaśniczych i specjalnych używanych przez jednostki straży pożarnych do akcji ratowniczych i zwalczania klęsk żywiołowych. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentów uzasadniających stosowanie normy wyższej od normy podstawowej.
2. Zaniechano sporządzania okresowych i rocznych zestawień zużycia paliwa dla pojazdów pożarniczych i sprzętu pożarniczego w poszczególnych jednostkach Ochotniczej Straży Pożarnej. Ponadto stwierdzono, że w miesięcznych kartach drogowych pożarniczego pojazdu samochodowego oraz miesięcznych kartach drogowych pracy sprzętu silnikowego brak było podpisów osoby sprawdzającej rozliczenia materiałów pędnych. Poza tym stwierdzono, że na koniec roku nie przeprowadzono inwentaryzacji pozostałości paliwa w zbiornikach pojazdów samochodowych i motopompach. Powyższe fakty świadczą o niedostatecznej kontroli wewnętrznej w zakresie rozliczania zużycia zakupionego paliwa.
3. Ze środków zaplanowanych w budżecie na zadania z zakresu ochrony przeciwpożarowej, w latach 2001-2002, dokonywano wydatków nie mieszczących się w granicach wyznaczonych przez art. 28 i art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.), zgodnie z którymi to przepisami gmina jest zobowiązana do ponoszenia kosztów wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia, zapewnienia gotowości bojowej jednostek ochotniczej straży pożarnej oraz kosztów umundurowania, ubezpieczenia i badań okresowych jej członków, a także do wypłaty ekwiwalentu za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym. Wskazane wydatki dotyczyły: zwrotu kosztów podróży dyrygenta orkiestry strażackiej, zakupu instrumentu muzycznego, wynagrodzenia (diety) członków orkiestry strażackiej za udział w obchodach „Dni Białej Rawskiej” i wyniosły w 2001 roku 9.347,25 zł, a w 2002 roku 9.574,00 zł.
W porozumieniach z dnia 2 stycznia 2001 roku oraz z dnia 4 stycznia 2002 roku, zawartych z ww. dyrygentem, postanowiono, że będzie otrzymywać on zwrot kosztów podróży na podstawie polecenia wyjazdu służbowego (potwierdzonej delegacji). Postanowienia takie były sprzeczne z obowiązującymi przepisami, które przewidywały możliwość rozliczania kosztów podróży na podstawie polecenia wyjazdu służbowego tylko w odniesieniu do pracowników danej jednostki.
Na ww. porozumieniach brak było kontrasygnaty Skarbnika Miasta i Gminy, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
W zakresie wydatków (dotacji) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. W 2001 roku dotacja została udzielona jednemu podmiotowi, tj. Miejsko-Gminnemu Klubowi Sportowemu „Białka” w Białej Rawskiej. Wydatek ten w kwocie 125.870 zł został dokonany bez uprzedniego określenia w drodze uchwały Rady Miejskiej trybu postępowania o udzielenie dotacji i sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, co było wymagane przez art. 118 ustawy o finansach publicznych.
2. Stwierdzono brak kontroli, w siedzibie dotowanej jednostki, w zakresie realizacji zleconego zadania i prawidłowości wydatkowania przyznanej na ten cel dotacji przez Miejsko-Gminny Klub Sportowy „Białka”, zarówno w 2001 roku jak i w 2002 roku, co było niezgodne z postanowieniami zawartych umów, a w odniesieniu do 2002 roku także z uchwałą nr XXXVI/328/02 Rady Miejskiej Biała Rawska z dnia 22 lutego 2002 roku w sprawie określenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz kontroli wykonania zleconego zadania jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych.
W zakresie wydatków osobowych
1. Stwierdzono nieprawidłowe zaszeregowanie pracownika zatrudnionego na stanowisku Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz nieprawidłowe zastosowanie podstawy prawnej w angażu z dnia 16 lipca 2001 roku, dotyczącego pracownika pełniącego funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
2. Stwierdzono nieprawidłowe wyliczenie w okresie od dnia 1 stycznia 2001 roku do dnia 19 listopada 2002 roku kwot dodatku funkcyjnego dla Burmistrza Miasta i Gminy oraz dla jego Zastępcy, wynikające z przyjęcia za podstawę do ustalenia wysokości przedmiotowych dodatków zawyżonych stawek wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania, stanowiącego podstawę do obliczenia wysokości dodatku. Łącznie bezpodstawnie wypłacona kwota za ww. okres wyniosła 4.320 zł. W związku z powyższym zawyżona została także wysokość wypłaconego dodatku specjalnego, który wyliczany był od wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego łącznie. Kwota nadpłaconego dodatku specjalnego dla Burmistrza Miasta i Gminy Biała Rawska oraz dla jego Zastępcy wyniosła 778,56 zł.
3. Burmistrz Miasta i Gminy Biała Rawska ustalił za lipiec 2002 roku dla 12 osób – pracowników Urzędu Miasta i Gminy, oddelegowanych do pracy w Gminnym Biurze Spisowym w związku ze spisem powszechnym w 2002 roku, dodatek spisowy w wysokości wyższej niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Łączna kwota wypłaconego dodatku wyniosła 17.820 zł. Z wyliczenia kontrolujących wynikało, że przy maksymalnie ustalonym % przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w kwartale poprzedzającym przyznanie dodatku, tj. 60%, wymieniona kwota winna wynosić 14.846,04 zł. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 marca 2000 roku w sprawie kryteriów obliczania wynagrodzenia za wykonywanie czynności związanych ze spisem oraz wysokości i zasad przyznawania dodatków spisowych i nagród pracownikom jednostek samorządu terytorialnego oddelegowanym przez komisarzy spisowych do pracy w gminnych biurach spisowych (Dz. U. nr 22, poz. 276). Zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, dodatek spisowy winien być ustalany miesięcznie w granicach 20% - 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w kwartale poprzedzającym przyznanie dodatku, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”.
4. W 2002 roku wystawiono w kontrolowanej jednostce polecenia wyjazdu służbowego nr 289 i 290 samochodem prywatnym, dla osób nie będących pracownikami Urzędu Miasta i Gminy Biała Rawska oraz dokonano wypłaty kwoty 42,20 zł i 67,68 zł tytułem rozliczenia ww. poleceń wyjazdu służbowego. Powyższe naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 151, poz. 1720), zgodnie z którymi polecenia wyjazdu służbowego mogły być wystawiane wyłącznie dla pracowników danej jednostki.
5. Nieprawidłowo sklasyfikowano w 2002 roku wydatki z tytułu podróży służbowych zagranicznych (w § 4410 zamiast w § 4420), czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688 z późn. zm.).
6. Naliczone należności Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na 2002 rok odprowadzone zostały nieterminowo. Artykuł 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku, Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) obliguje pracodawcę do przekazania na rachunek bankowy Funduszu równowartości dokonanych odpisów w terminie do dnia 30 września danego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja danego roku przekazaniu podlega kwota stanowiąca co najmniej 75% równowartości naliczonego odpisu na fundusz.
W zakresie wydatków na inwestycje oraz stosowania przepisów o zamówieniach publicznych
Przy realizacji zadania inwestycyjnego „Dostawy i montaż wyposażenia przyszkolnej sali sportowej przy Gimnazjum w Białej Rawskiej” stwierdzono:
W dniu 11 kwietnia 2002 roku została zawarta umowa nr 12/FN/2002 pomiędzy Zarządem Miasta i Gminy Biała Rawska a Firmą „UNIPRO”- Gostynin na dostawy i montaż wyposażenia przyszkolnej sali sportowej, z terminem realizacji zamówienia od dnia 2 maja 2002 roku do dnia 24 maja 2002 roku. W dniu 22 maja 2002 roku podpisany został aneks nr 1 do ww. umowy, w którym przedłużono termin dostawy wyposażenia do dnia 8 sierpnia 2002 roku. W treści aneksu nr 1 jako przyczynę przedłużenia terminu realizacji umowy podano „brak możliwości montażu sprzętu w sali rehabilitacyjnej hali sportowej i konieczności przystosowania pomieszczenia”.
Z ustaleń kontrolujących wynikało, że odbiór końcowy budynku przyszkolnej sali sportowej został dokonany w dniu 9 maja 2002 roku, w ramach realizacji umowy nr 135/FN/99 z dnia 1 grudnia 1999 roku, zawartej z Firmą Budowlaną „WIP-BUD”. Firma „UNIPRO” – Gostynin wybrana została jako dostawca i wykonawca montażu wyposażenia sali sportowej w wyniku przetargu nieograniczonego z dnia 26 marca 2002 roku.
W treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia sporządzonej na potrzeby przetargu na wyposażenie sali ustalono, że oferent może dokonać wizji lokalnej obiektu przewidzianego do wyposażenia i montażu.
Tak więc Firma „UNIPRO” – Gostynin przed podpisaniem umowy nr 12/FN/2002 z dnia 11 kwietnia 2002 roku miała możliwość dokonania wizji lokalnej obiektu.
Powyższe rozbieżności pomiędzy protokołem odbioru budynku przyszkolnej sali sportowej z dnia 9 maja 2002 roku a zapisami w treści aneksu nr 1 z dnia 22 maja 2002 roku wskazują na możliwość nierzetelnego charakteru protokołu odbioru sali sportowej. Z dokumentacji dotyczącej tego odbioru nie wynikało, że zachodziła potrzeba przedłużenia terminu rozpoczęcia dostaw i montażu wyposażenia z powodu niedostatecznego przygotowania sali gimnastycznej.
W zakresie inwentaryzacji
1. W latach 2001 – 2002 Burmistrz Miasta i Gminy Biała Rawska ustalił zarządzeniem nr 2/2001 z dnia 15 maja 2001 roku i zarządzeniem nr 6/2002 z dnia 12 marca 2002 roku wykaz obiektów znajdujących się na terenie strzeżonym, gdzie inwentaryzacja środków trwałych miała być dokonywana nie rzadziej niż raz na 4 lata. Wykaz obiektów strzeżonych stanowił załącznik do obowiązującej w okresie kontrolowanym „Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji”, wydanej zarządzeniem Burmistrza nr 3/93 z dnia 10 listopada 1993 roku. W wykazie obiektów strzeżonych wyszczególnione zostały placówki oświatowe, tj. szkoły i przedszkola, które, wg ustaleń kontrolujących nie były strzeżone (z wyjątkiem Gimnazjum w Białej Rawskiej). W przypadku środków trwałych znajdujących się na terenie nie strzeżonym inwentaryzacja powinna być dokonywana na ostatni dzień każdego roku obrotowego, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. W latach 2001 - 2002 zaniechano dokonania spisu z natury budynków strażnic OSP i samochodów strażackich, będących na stanie środków trwałych Urzędu Miasta i Gminy Biała Rawska, oddanych do użytkowania Ochotniczym Strażom Pożarnym. W zarządzeniach Burmistrza Miasta i Gminy Biała Rawska nr 9/2001 z dnia 19 grudnia 2001 roku oraz nr 13/2002 z dnia 25 października 2002 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, zobowiązano zespoły spisowe do przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji okresowej, obejmującej wszystkie składniki majątkowe w OSP.
W zakresie dokonywania zamian nieruchomości
1. Stwierdzono przypadki dokonywania zamiany nieruchomości gruntowych bez sporządzenia wyceny przez biegłego rzeczoznawcę majątkowego zamienianych działek. Dotyczyło to działek gruntu: nr 286, nr 304, nr 320 w Żurawi, nr 1294, nr 544/1 w Białej Rawskiej, nr 89/26, nr 89/22, nr 89/3 w miejscowości Ossa. Obowiązek ustalania wartości zamienianych działek wynikał z art. 15 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 46, poz. 543 z późn. zm.).
2. Przy zamianie działki nr 89/26 na działkę nr 89/22 i 89/3 w miejscowości Ossa zobowiązano osoby fizyczne (w protokole uzgodnień z dnia 12 listopada 2002 roku oraz w akcie notarialnym nr 4319/2002 z dnia 15 listopada 2002 roku) do wyprofilowania i utwardzenia nowej drogi w terminie do dnia 31 maja 2003 roku lub do wpłacenia do kasy Urzędu Miasta i Gminy do czerwca 2003 roku kwoty 6.000,00 zł. Uzgodnienie takie wynikało z faktu, że działka będąca przedmiotem zamiany, stanowiąca własność Miasta i Gminy, pełniła funkcję drogi dojazdowej. Do czasu zakończenia kontroli, tj. do końca 2003 roku, nie oddano do użytkowania nowego odcinka drogi. Kontrolowana jednostka zaniechała jednocześnie dochodzenia wpłaty 6.000,00 zł.
W zakresie gospodarki transportowej
1. Kontrolujący stwierdzili, że pracownik prowadzący rozliczenie kosztów eksploatacji pojazdu samochodowego nie prowadził rejestru wydanych i zwracanych przez kierowcę kart drogowych.
2. Nie przeprowadzono inwentaryzacji pozostałości paliwa w samochodzie służbowym na koniec okresu obrachunkowego, tj. na dzień 31 grudnia 2001 roku i na dzień 31 grudnia 2002 roku.
Informując o powyższym proszę o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RI0 w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Podejmować kontrole wobec podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych na zasadach i w zakresie wyznaczonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych.
2. Uzupełnić obowiązującą w jednostce dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości o opis zasad rachunkowości i plan kont dla prowadzenia podatków i opłat lokalnych.
3. W uzasadnionych przypadkach podejmować kontrole podatkowe – w oparciu o przepisy art. 281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Egzekwować terminowe składanie deklaracji podatkowych przez osoby prawne.
5. Decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, rozłożenia na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej, odroczenia terminu płatności podatku, wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązują organ podatkowy art.122 i art.187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny).
6. Przy udzielaniu podatnikom podatku rolnego ulgi z tytułu zakupu gruntów w celu utworzenia nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenia już istniejącego, należy podjąć i udokumentować czynności zmierzające do ustalenia stopnia pokrewieństwa, powinowactwa lub jego braku pomiędzy nabywcą a sprzedawcą gruntu, z uwagi na negatywną przesłankę udzielenia ulgi wskazaną w art.12 ust.5 ustawy o podatku rolnym.
7. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 110, poz. 968) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
8. Zapewnić wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przez upoważnione w tym zakresie osoby.
9. Ustalić normy zużycia paliwa dla samochodu marki STAR-266 użytkowanego przez 0SP w Białej Rawskiej oraz dla samochodu służbowego marki Żuk, użytkowanego przez Urząd Miasta i Gminy w Białej Rawskiej.
10. Sporządzać okresowe i roczne zestawienia zużycia paliwa dla pojazdów pożarniczych i sprzętu pożarniczego dla poszczególnych jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej. Zapewnić składanie podpisów przez osobę sprawdzającą rozliczenia materiałów pędnych w miesięcznych kartach drogowych pożarniczego pojazdu samochodowego oraz miesięcznych kartach pracy sprzętu silnikowego.
11. Przeprowadzać na koniec okresu obrachunkowego inwentaryzację pozostałości paliwa w zbiornikach samochodów pożarniczych i motopompach oraz w samochodzie służbowym, użytkowanym przez Urząd Miasta i Gminy.
12. Koszty funkcjonowania jednostek ochotniczych straży pożarnych ponosić w zakresie wyznaczonym przez art. 28 i art. 32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
13. Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, przez Skarbnika Miasta i Gminy lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
14. W zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągania zysku przestrzegać art.118 ustawy o finansach publicznych, którego został zmieniony - z dniem 1 stycznia 2004 roku - na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Do 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogą zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale rady gminy podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku. Wynika to z treści art.23 ust.1a ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dodanego na mocy art. 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262).
15. Ustalić prawidłową kategorię zaszeregowania dla pracownika zajmującego stanowisko kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, zgodnie z tabelą stanowisk, zaszeregowania i kwalifikacji pracowników samorządowych, stanowiącą załącznik nr 3 (tabela nr II) do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264) oraz stosować prawidłową podstawę prawną w angażach pracowników zatrudnionych w Urzędzie.
16. W zakresie klasyfikacji wydatków budżetowych przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634).
17. Prawidłowo naliczać wysokość dodatku funkcyjnego biorąc za podstawę obliczenia najniższe wynagrodzenie zasadnicze w I kategorii zaszeregowania, zgodnie z załącznikiem nr 1 i nr 2 do ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
18. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie zwrotu do budżetu bezpodstawnie wypłaconych w latach 2001 - 2002 kwot z tytułu dodatku funkcyjnego i dodatku specjalnego na rzecz Burmistrza Miasta i Gminy oraz jego Zastępcy.
19. Naliczony odpis na Fundusz Świadczeń Socjalnych odprowadzać na rachunek bankowy Funduszu w terminach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
20. Koszty podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu służbowego rozliczać wyłącznie w stosunku do pracowników Urzędu Miasta i Gminy. W przypadkach zawierania umów-zleceń na roboty i usługi, których wykonanie uwarunkowane jest dojazdem, zwrot kosztów dojazdów wykonawcy może być dokonywany na podstawie rachunków wystawionych przez tego wykonawcę w ramach ogólnej kwoty umowy-zlecenia bądź innej umowy cywilnoprawnej (np. umowy o dzieło).
21. Zapewnić rzetelny odbiór przez merytorycznie właściwych pracowników zlecanych do wykonania robót budowlanych.
22. Przy dokonywaniu zamiany nieruchomości gruntowych ustalać wartość zamienianych działek na podstawie wyceny biegłego rzeczoznawcy majątkowego. W przypadkach nierównych wartości zamienianych nieruchomości stosować dopłaty, których wysokość będzie równa różnicy wartości zamienianych nieruchomości, zgodnie z art.15 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
23. Podjąć działania w celu wyegzekwowania obowiązków nałożonych na nabywców działki 89/26 w miejscowości Ossa, na podstawie umowy zamiany działek z dnia 15 listopada 2002 roku (akt notarialny Repert. A Nr 4319/2002, sporządzony przed notariuszem Marianną Fijałkowską).
24. Zobowiązać kierowników jednostek oświatowych, których obiekty nie są strzeżone, do przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych w każdym roku obrachunkowym.
Stosownie do art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych informację o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości
Przewodniczący Rady Miejskiej Biała Rawska
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej Biała Rawska
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.