Powiat Sieradzki - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w II półroczu 2003 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Powiatowi Sieradzkiemu po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pan
Kazimierz Kościelny
Przewodniczący Zarządu
Powiatu Sieradzkiego
WK - 0915/20/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55 poz. 577, z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola finansowa przeprowadzona w Powiecie Sieradzkim wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:W zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych
1. Do rozliczeń dotacji, udzielonych w latach 2001 - 2002 z budżetu Powiatu Sieradzkiego podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, nie dołączano kserokopii rachunków bądź innych dokumentów uzasadniających poniesione wydatki, naruszając tym samym zasady rozliczania dotacji określone w § 8 pkt 3 uchwały Rady Powiatu Sieradzkiego nr XIV/99/2000 z dnia 18 kwietnia 2000 roku w sprawie trybu udzielenia dotacji, zgodnie z którym do rozliczenia dotacji zleceniobiorca winien dołączyć: zestawienie wydatków, opisane kserokopie rachunków oraz inne dokumenty uzasadniające poniesione wydatki.
2. Stwierdzono, że w kilku przypadkach dotacje udzielone w latach 2001 - 2002 podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych nie zostały rozliczone w terminach określonych w zawartych umowach.
W zakresie wydatków osobowych
1. Dokonano naliczenia i wypłaty nagrody jubileuszowej dla pracownika Starostwa Powiatowego w nieprawidłowej wysokości. Nagrodę wypłacono pracownikowi w dniu 7 maja 2001 roku. Jako podstawę naliczenia przyjęto błędnie wynagrodzenie przysługujące pracownikowi od 1 stycznia 2001 roku. Kontrolujący ustalili, że zmiana wynagrodzenia miesięcznego pracownika nastąpiła na podstawie angażu z dnia 17 maja 2001 roku, ale z mocą obowiązującą od dnia 1 maja 2001 roku, co powinno skutkować wyrównaniem wypłaconej nagrody, w związku ze zwiększeniem podstawy jej ustalenia. Powyższym działaniem naruszono § 11 pkt 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61 poz. 707 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące), zgodnie z którym podstawę obliczenia nagrody stanowiło wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika było to korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Obecnie zagadnienia te normuje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264). W trakcie trwania kontroli skorygowano naliczenie nagrody jubileuszowej i w dniu 10 grudnia 2003 roku wyrównano świadczenie pieniężne do wysokości wynikającej z prawidłowego wyliczenia.
2. W 2002 roku dofinansowano akcję socjalną (przyznanie bonów towarowych) w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników. W myśl postanowień zawartych w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku Dz. U. nr 70 poz. 335 z późn. zm.) przyznawanie usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu winna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
W zakresie dochodów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego
1. Objęte kontrolą wnioski o wydanie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego zostały złożone do Powiatowego Zarządu Dróg w Sieradzu, przy pomocy którego Zarząd Powiatu wykonuje swoje obowiązki zarządcy dróg powiatowych, bez zachowania 3-miesięcznego okresu, o którym mowa była w § 2 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6 poz. 33 z późn. zm.).
2. Stwierdzono jeden przypadek wydania decyzji w sprawie udzielenia zezwolenia na zajęcie pasa drogowego (umieszczenie reklamy) przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu przy braku wniosku złożonego przez zainteresowany podmiot. Decyzję wydano na podstawie zgłoszenia telefonicznego dokonanego przez firmę ubiegającą się o zezwolenie na zajęcia pasa, co stanowiło naruszenie § 2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych, zgodnie z którym decyzja mogła zostać wydana przez zarządcę drogi po złożeniu przez zainteresowany podmiot wniosku w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie pasa z co najmniej 3-miesięcznym wyprzedzeniem. Wniosek winien zawierać nazwę jednostki, cel, lokalizacje, powierzchnię oraz planowany okres zajęcia odcinka pasa drogowego, a także załączony plan sytuacyjny odcinka pasa z podaniem jego wymiarów.
3. Stwierdzono przypadki (np. decyzja nr ZT/D/5440/28/2001 z dnia 1 lutego 2001 roku), w których Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu nie naliczył i nie pobrał kar pieniężnych za zajęcie pasa drogowego bez zezwolenia lub za umieszczenie w pasie drogowym bez zezwolenia reklamy, obiektu handlowego lub usługowego, w sytuacjach, w których wnioski o zezwolenie na zajęcie pasa drogowego zostały złożone po dniu, od którego zajęcie miało miejsce. Zgodnie z § 11 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych, za zajęcie pasa drogi bez zezwolenia zarządcy drogi bądź za umieszczenie w pasie drogowym bez takiego zezwolenia reklamy i obiektu handlowego lub usługowego, zarządca drogi zobowiązany był pobrać karę pieniężną w wysokości dziesięciokrotnej opłaty naliczonej jak za zajęcie pasa na podstawie uzyskanego zezwolenia. Łącznie nie pobrano kar za zajęcie pasa w wysokości 6.998,40 zł. Od podmiotów, które dokonały bezprawnego zajęcia pasa pobrano natomiast opłaty w wysokości jak za zajęcie pasa na podstawie zezwolenia. Łączna wysokość wyliczonych i pobranych opłat za okres zajęcia pasa drogowego bez zezwolenia wyniosła 699,84 zł.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
1. W umowie z dnia 15 października 2002 roku dotyczącej udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie modernizacji przepustów w ciągu dróg powiatowych, o wartości 168.886,62 zł brutto, z terminem realizacji do dnia 22 listopada 2002 roku, zawartej przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu, postanowiono, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia umownego (wartość robót budowlano – montażowych brutto) tworzone będzie z potrąceń z faktur przejściowych w wysokości 5% wynagrodzenia oznaczonego, aż do osiągnięcia kwoty stanowiącej zabezpieczenie (30% zostało wniesione w dacie zawarcia umowy). Postanowienia te naruszały § 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002), zgodnie z którym - zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu mogło być za zgodą zamawiającego tworzone poprzez potrącenia z faktur za częściowo wykonane usługi lub roboty budowlane w przypadku, gdy cena ofertowa przekraczała równowartość w złotych 130.000 EURO, a okres realizacji zamówienia był dłuższy niż rok.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu, na modernizację przepustów w ciągu dróg powiatowych stwierdzono pobranie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w zaniżonej wysokości w stosunku do postanowień zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zawartej z wykonawcą umowie. W umowie ustalono, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy będzie wynosiło 5% wartości robót, co stanowiło kwotę 8.444,33 zł. Tytułem zabezpieczenia pobrano jedynie kwotę 2.533,30 zł, to jest za mało o kwotę 5.911,00 zł. Nie pobrana kwota zabezpieczenia miała być zgodnie z umową tworzona z potrąceń z poszczególnych faktur częściowych wystawianych przez wykonawcę.
3. Do kosztów zadania inwestycyjnego modernizacji przepustów w ciągu dróg powiatowych nie zaliczono wydatku dotyczącego wykonania projektu budowlanego modernizacji przepustu w ciągu drogi powiatowej nr 37251 w miejscowości Włocin, zaniżając tym samym wartość środka trwałego uzyskanego w wyniku inwestycji.
4. Stwierdzono przypadki braku dokonania kontroli pod względem merytorycznym dowodów księgowych, dokumentujących poniesione wydatki w Powiatowym Zarządzie Dróg w Sieradzu, co stanowiło naruszenie postanowień uregulowań wewnętrznych obowiązujących w ww. jednostce, zawartych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej Powiatowego Zarządu Dróg w Sieradzu i Zakładu Robót Drogowych w Sieradzu.
5. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na założenie ewidencji budynków dla M. Złoczewa przy użyciu programu EWOPIS, stwierdzono:
- zamawiający bezpodstawnie wykluczył jednego z oferentów z postępowania, czym naruszył art.19 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Według ustaleń kontrolujących oferta wykluczonego wykonawcy, przy przyjętych przez zamawiającego kryteriach oceny ofert, powinna zostać uznana za najkorzystniejszą,
- ogłoszenie o wyborze oferty nie zostało wywieszono na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Sieradzu, czym naruszono art. 50 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie ustaleń pozostałych
1. Starosta Powiatu tworząc zarządzeniem nr 11 z dnia 23 marca 2000 roku gospodarstwo pomocnicze przy Starostwie Powiatowym w Sieradzu nie określił przedmiotu działalności gospodarstwa, wyodrębnionego z zakresu działalności Starostwa Powiatowego i składników majątkowych przydzielonych gospodarstwu pomocniczemu, naruszając art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. 15 poz. 148 z późn. zm.).
2. Stwierdzono przypadki klasyfikowania wydatków budżetowych niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688z późn. zm.). Od dnia 22 kwietnia 2003 roku w zakresie klasyfikacji budżetowej obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 78, poz. 634 z późn. zm.).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowania w przyszłości: W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Przestrzegać zasad udzielania i rozliczania dotacji na rzecz organizacji pozarządowych określonych w przepisach ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873). Jednocześnie należy wskazać, że do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogą zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale rady gminy podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku, zgodnie z art.23 ust.1a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.874), dodanego na mocy art. 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262). Co do innych zadań publicznych, niż objęte zakresem art.4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tryb postępowania o udzielenia dotacji oraz sposób jej rozliczania określa uchwała organu stanowiącego, podjęta na podstawie art.118 ust.2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.
2. Przy ustalaniu wysokości nagród jubileuszowych przestrzegać postanowień § 12 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
3. Przestrzegać art.40 ust.12 ustawy z dnia 21 marca 1986 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.), zgodnie z którym za zajęcie pasa drogowego bez zezwolenia zarządcy drogi, zarządca drogi wymierza, w drodze decyzji administracyjnej, karę pieniężną w wysokości 10-krotności ustalanej opłaty za zajęcie pasa drogowego.
4. Zapewnić podjęcie przez Powiatowy Zarząd Dróg działań mających na celu wyegzekwowanie należnych - a nie pobranych - kwot kar pieniężnych za zajęcie pasa drogi oraz za umieszczenie w pasie drogowym reklamy, obiektu handlowego lub usługowego bez stosownego zezwolenia zarządcy drogi.
5. Dokonywane wydatki budżetowe ujmować w klasyfikacji budżetowej zgodnej z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
6. Przestrzegać unormowań wynikających z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, stosownie do którego przyznawanie usług i świadczeń oraz wysokość oraz wysokość dopłat z funduszu winna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
7. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
8. Skorygować koszty zadania inwestycyjnego dotyczącego modernizacji przepustów w ciągu dróg powiatowych, zrealizowanego przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu, poprzez ujęcie w ewidencji wszystkich wydatków dotyczących ww. zadania.
9. Zapewnić stosowanie przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu wewnętrznych uregulowań funkcjonujących w tej jednostce w zakresie kontroli dowodów księgowych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Sieradzkiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Sieradzkiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 15 marca 2004 roku
Pan
Kazimierz Kościelny
Przewodniczący Zarządu
Powiatu Sieradzkiego
WK - 0915/20/2004
Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55 poz. 577, z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola finansowa przeprowadzona w Powiecie Sieradzkim wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:W zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych
1. Do rozliczeń dotacji, udzielonych w latach 2001 - 2002 z budżetu Powiatu Sieradzkiego podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, nie dołączano kserokopii rachunków bądź innych dokumentów uzasadniających poniesione wydatki, naruszając tym samym zasady rozliczania dotacji określone w § 8 pkt 3 uchwały Rady Powiatu Sieradzkiego nr XIV/99/2000 z dnia 18 kwietnia 2000 roku w sprawie trybu udzielenia dotacji, zgodnie z którym do rozliczenia dotacji zleceniobiorca winien dołączyć: zestawienie wydatków, opisane kserokopie rachunków oraz inne dokumenty uzasadniające poniesione wydatki.
2. Stwierdzono, że w kilku przypadkach dotacje udzielone w latach 2001 - 2002 podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych nie zostały rozliczone w terminach określonych w zawartych umowach.
W zakresie wydatków osobowych
1. Dokonano naliczenia i wypłaty nagrody jubileuszowej dla pracownika Starostwa Powiatowego w nieprawidłowej wysokości. Nagrodę wypłacono pracownikowi w dniu 7 maja 2001 roku. Jako podstawę naliczenia przyjęto błędnie wynagrodzenie przysługujące pracownikowi od 1 stycznia 2001 roku. Kontrolujący ustalili, że zmiana wynagrodzenia miesięcznego pracownika nastąpiła na podstawie angażu z dnia 17 maja 2001 roku, ale z mocą obowiązującą od dnia 1 maja 2001 roku, co powinno skutkować wyrównaniem wypłaconej nagrody, w związku ze zwiększeniem podstawy jej ustalenia. Powyższym działaniem naruszono § 11 pkt 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61 poz. 707 z późn. zm. - obecnie nie obowiązujące), zgodnie z którym podstawę obliczenia nagrody stanowiło wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli dla pracownika było to korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Obecnie zagadnienia te normuje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264). W trakcie trwania kontroli skorygowano naliczenie nagrody jubileuszowej i w dniu 10 grudnia 2003 roku wyrównano świadczenie pieniężne do wysokości wynikającej z prawidłowego wyliczenia.
2. W 2002 roku dofinansowano akcję socjalną (przyznanie bonów towarowych) w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników. W myśl postanowień zawartych w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku Dz. U. nr 70 poz. 335 z późn. zm.) przyznawanie usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu winna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
W zakresie dochodów z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego
1. Objęte kontrolą wnioski o wydanie zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego zostały złożone do Powiatowego Zarządu Dróg w Sieradzu, przy pomocy którego Zarząd Powiatu wykonuje swoje obowiązki zarządcy dróg powiatowych, bez zachowania 3-miesięcznego okresu, o którym mowa była w § 2 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6 poz. 33 z późn. zm.).
2. Stwierdzono jeden przypadek wydania decyzji w sprawie udzielenia zezwolenia na zajęcie pasa drogowego (umieszczenie reklamy) przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu przy braku wniosku złożonego przez zainteresowany podmiot. Decyzję wydano na podstawie zgłoszenia telefonicznego dokonanego przez firmę ubiegającą się o zezwolenie na zajęcia pasa, co stanowiło naruszenie § 2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych, zgodnie z którym decyzja mogła zostać wydana przez zarządcę drogi po złożeniu przez zainteresowany podmiot wniosku w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie pasa z co najmniej 3-miesięcznym wyprzedzeniem. Wniosek winien zawierać nazwę jednostki, cel, lokalizacje, powierzchnię oraz planowany okres zajęcia odcinka pasa drogowego, a także załączony plan sytuacyjny odcinka pasa z podaniem jego wymiarów.
3. Stwierdzono przypadki (np. decyzja nr ZT/D/5440/28/2001 z dnia 1 lutego 2001 roku), w których Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu nie naliczył i nie pobrał kar pieniężnych za zajęcie pasa drogowego bez zezwolenia lub za umieszczenie w pasie drogowym bez zezwolenia reklamy, obiektu handlowego lub usługowego, w sytuacjach, w których wnioski o zezwolenie na zajęcie pasa drogowego zostały złożone po dniu, od którego zajęcie miało miejsce. Zgodnie z § 11 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych, za zajęcie pasa drogi bez zezwolenia zarządcy drogi bądź za umieszczenie w pasie drogowym bez takiego zezwolenia reklamy i obiektu handlowego lub usługowego, zarządca drogi zobowiązany był pobrać karę pieniężną w wysokości dziesięciokrotnej opłaty naliczonej jak za zajęcie pasa na podstawie uzyskanego zezwolenia. Łącznie nie pobrano kar za zajęcie pasa w wysokości 6.998,40 zł. Od podmiotów, które dokonały bezprawnego zajęcia pasa pobrano natomiast opłaty w wysokości jak za zajęcie pasa na podstawie zezwolenia. Łączna wysokość wyliczonych i pobranych opłat za okres zajęcia pasa drogowego bez zezwolenia wyniosła 699,84 zł.
W zakresie realizacji inwestycji i udzielania zamówień publicznych
1. W umowie z dnia 15 października 2002 roku dotyczącej udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie modernizacji przepustów w ciągu dróg powiatowych, o wartości 168.886,62 zł brutto, z terminem realizacji do dnia 22 listopada 2002 roku, zawartej przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu, postanowiono, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia umownego (wartość robót budowlano – montażowych brutto) tworzone będzie z potrąceń z faktur przejściowych w wysokości 5% wynagrodzenia oznaczonego, aż do osiągnięcia kwoty stanowiącej zabezpieczenie (30% zostało wniesione w dacie zawarcia umowy). Postanowienia te naruszały § 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 roku w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 115, poz. 1002), zgodnie z którym - zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu mogło być za zgodą zamawiającego tworzone poprzez potrącenia z faktur za częściowo wykonane usługi lub roboty budowlane w przypadku, gdy cena ofertowa przekraczała równowartość w złotych 130.000 EURO, a okres realizacji zamówienia był dłuższy niż rok.
2. W odniesieniu do zamówienia publicznego, udzielonego przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu, na modernizację przepustów w ciągu dróg powiatowych stwierdzono pobranie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w zaniżonej wysokości w stosunku do postanowień zawartych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zawartej z wykonawcą umowie. W umowie ustalono, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy będzie wynosiło 5% wartości robót, co stanowiło kwotę 8.444,33 zł. Tytułem zabezpieczenia pobrano jedynie kwotę 2.533,30 zł, to jest za mało o kwotę 5.911,00 zł. Nie pobrana kwota zabezpieczenia miała być zgodnie z umową tworzona z potrąceń z poszczególnych faktur częściowych wystawianych przez wykonawcę.
3. Do kosztów zadania inwestycyjnego modernizacji przepustów w ciągu dróg powiatowych nie zaliczono wydatku dotyczącego wykonania projektu budowlanego modernizacji przepustu w ciągu drogi powiatowej nr 37251 w miejscowości Włocin, zaniżając tym samym wartość środka trwałego uzyskanego w wyniku inwestycji.
4. Stwierdzono przypadki braku dokonania kontroli pod względem merytorycznym dowodów księgowych, dokumentujących poniesione wydatki w Powiatowym Zarządzie Dróg w Sieradzu, co stanowiło naruszenie postanowień uregulowań wewnętrznych obowiązujących w ww. jednostce, zawartych w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki materiałowej Powiatowego Zarządu Dróg w Sieradzu i Zakładu Robót Drogowych w Sieradzu.
5. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na założenie ewidencji budynków dla M. Złoczewa przy użyciu programu EWOPIS, stwierdzono:
- zamawiający bezpodstawnie wykluczył jednego z oferentów z postępowania, czym naruszył art.19 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku). Według ustaleń kontrolujących oferta wykluczonego wykonawcy, przy przyjętych przez zamawiającego kryteriach oceny ofert, powinna zostać uznana za najkorzystniejszą,
- ogłoszenie o wyborze oferty nie zostało wywieszono na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Sieradzu, czym naruszono art. 50 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie ustaleń pozostałych
1. Starosta Powiatu tworząc zarządzeniem nr 11 z dnia 23 marca 2000 roku gospodarstwo pomocnicze przy Starostwie Powiatowym w Sieradzu nie określił przedmiotu działalności gospodarstwa, wyodrębnionego z zakresu działalności Starostwa Powiatowego i składników majątkowych przydzielonych gospodarstwu pomocniczemu, naruszając art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. 15 poz. 148 z późn. zm.).
2. Stwierdzono przypadki klasyfikowania wydatków budżetowych niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 59, poz. 688z późn. zm.). Od dnia 22 kwietnia 2003 roku w zakresie klasyfikacji budżetowej obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 78, poz. 634 z późn. zm.).
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Przewodniczącego o podjęcie działań mających na celu ich usunięcie oraz zapobieżenie występowania w przyszłości: W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.
1. Przestrzegać zasad udzielania i rozliczania dotacji na rzecz organizacji pozarządowych określonych w przepisach ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873). Jednocześnie należy wskazać, że do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogą zlecać realizację zadań publicznych w sferze określonej w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale rady gminy podjętej na podstawie art.118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku, zgodnie z art.23 ust.1a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz.874), dodanego na mocy art. 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262). Co do innych zadań publicznych, niż objęte zakresem art.4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, tryb postępowania o udzielenia dotacji oraz sposób jej rozliczania określa uchwała organu stanowiącego, podjęta na podstawie art.118 ust.2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.
2. Przy ustalaniu wysokości nagród jubileuszowych przestrzegać postanowień § 12 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
3. Przestrzegać art.40 ust.12 ustawy z dnia 21 marca 1986 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.), zgodnie z którym za zajęcie pasa drogowego bez zezwolenia zarządcy drogi, zarządca drogi wymierza, w drodze decyzji administracyjnej, karę pieniężną w wysokości 10-krotności ustalanej opłaty za zajęcie pasa drogowego.
4. Zapewnić podjęcie przez Powiatowy Zarząd Dróg działań mających na celu wyegzekwowanie należnych - a nie pobranych - kwot kar pieniężnych za zajęcie pasa drogi oraz za umieszczenie w pasie drogowym reklamy, obiektu handlowego lub usługowego bez stosownego zezwolenia zarządcy drogi.
5. Dokonywane wydatki budżetowe ujmować w klasyfikacji budżetowej zgodnej z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
6. Przestrzegać unormowań wynikających z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, stosownie do którego przyznawanie usług i świadczeń oraz wysokość oraz wysokość dopłat z funduszu winna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
7. W zakresie udzielania zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
8. Skorygować koszty zadania inwestycyjnego dotyczącego modernizacji przepustów w ciągu dróg powiatowych, zrealizowanego przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu, poprzez ujęcie w ewidencji wszystkich wydatków dotyczących ww. zadania.
9. Zapewnić stosowanie przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sieradzu wewnętrznych uregulowań funkcjonujących w tej jednostce w zakresie kontroli dowodów księgowych.
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych proszę Pana Przewodniczącego o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący Rady Powiatu Sieradzkiego
2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Sieradzkiego
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.