Miasto i Gmina Poddębice - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku

XML

Treść

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Miastu i Gminie Poddębice po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.

Łódź, dnia 27 kwietnia 2004 r.

Pan
Roman Bachera
Burmistrz Miasta
Poddębice

WK-0915/29/2004

Na podstawie art. 9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55 poz. 577 z późn. zm.) zawiadamiam, że kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona w Gminie Poddębice wykazała następujące uchybienia i nieprawidłowości:
W zakresie spraw organizacyjnych

1. Kontrolujący stwierdzili, że zarówno zarządzenie nr 45 Burmistrza z dnia 28 lutego 2002 roku w sprawie kontroli finansowej, jak i instrukcja obiegu dowodów księgowych nie normowały w sposób wyczerpujący procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Zgodnie z art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15 poz. 148 z późn. zm.), obowiązującym od dnia 1 stycznia 2002 roku, procedury wewnętrznej kontroli finansowej - ustalone na piśmie przez kierownika jednostki - powinny objąć całokształt procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. We wskazanych wyżej opracowaniach nie zostały określone procedury kontroli procesów związanych z gromadzeniem środków publicznych.
2. W kontrolowanym okresie organ wykonawczy kontrolowanej jednostki samorządu terytorialnego nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli finansowej, który to obowiązek wynikał z art. 127 ustawy o finansach publicznych.
3. Kontrolujący stwierdzili brak pełnej dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Kontrolującym przedłożono wyłącznie zakładowy plan kont, natomiast stosownie do wymogów wynikających z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości - oprócz zakładowego planu kont - powinna obejmować:
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- opis metod wyceny pasywów i aktywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
- opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ich przy użyciu komputera – wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera,
- opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
4. Kontrolujący stwierdzili, że zakładowy plan kont, ustalony przez kierownika jednostki nie spełniał wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752).

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. Kontrolujący stwierdzili brak ewidencji analitycznej do kont rozrachunkowych: 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami i 240 pozostałe rozrachunki, co stanowiło naruszenie zasad prowadzenia rachunkowości określonych we wskazanym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Z opisu zasad funkcjonowania konta 201, zawartego w załączniku nr 2 do rozporządzenia, wynikało, że ewidencja szczegółowa do tego konta winna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. Ewidencja szczegółowa do konta 240 winna zapewnić, z kolei, ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń według poszczególnych tytułów. Kontrolujący stwierdzili ponadto, że ewidencja księgowa na kontach zespołu 2 prowadzona była w sposób uniemożliwiający prawidłowe ustalenie do celów sprawozdawczości zobowiązań wymagalnych i pozostałych (niewymagalnych), co naruszało zasady rachunkowości określone w § 12 ust.1 i 2 wskazanego rozporządzenia.
2. Kontrolujący ustalili, że w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 roku, wykazano zobowiązania wymagalne w zawyżonej wysokości o kwotę 716.900 zł. W powyższym sprawozdaniu jako zobowiązanie wymagalne ujęto należność kontrahenta wynikającą z faktury nr 48/TP/11/03 z dnia 28 listopada 2003 roku na kwotę 716.900 zł za roboty budowlano – montażowe na oczyszczalni ścieków. Termin płatności faktury upływał w dniu 14 stycznia 2004 roku (termin płatności 45 dni wynikał z faktury i był zgodny z umową zawartą z wykonawcą robót), w związku z czym na dzień 31 grudnia 2003 roku wskazane zobowiązanie nie miało charakteru wymagalnego. Jednocześnie w ww. sprawozdaniu wykazano niższe o 13 zł zadłużenie z tytułu pożyczek i kredytów, niż wynikające z sumy sald na kontach 134 - kredyty bankowe i 260 - zobowiązania finansowe.
3. Na podstawie analizy zapisów księgowych na koncie 260 ustalono, że faktyczne zadłużenie gminy z tytułu zaciągniętych pożyczek było niższe niż to wynikało z ewidencji księgowej, o kwotę 83.025 zł. Nieprawidłowość ta wynikała z dwukrotnego zaewidencjonowania powyższej kwoty jako wpływu pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi.
4. Ustalono, że kontrolowana jednostka w sprawozdaniach RB-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych i Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, za okres od początku roku do 31 grudnia 2003 roku, wykazała nieprawidłowe dane dotyczące skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielenia przez organ podatkowy ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień podatkowych. Skutki obniżenia górnych stawek podatków zostały zaniżone w sprawozdaniach o kwotę 11.479,00 zł. Skutki wynikające z udzielonych ulg zwolnień, odroczeń i umorzeń zostały zaniżone o kwotę 26.561,00 zł.

W zakresie gospodarki kasowej

1. Ustalono, że w unormowaniach wewnętrznych jednostki odnoszących się do gospodarki kasowej (zapisy zawarte w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych) brak było istotnych uregulowań dotyczących, m.in.: obowiązków kasjerki w przypadku pobrania gotówki z banku na wypłatę określonych wydatków i nie wypłacenia pobranej kwoty w tym samym dniu; górnej granicy gotówki jaka może być przechowywana w kasie do następnego dnia; terminów obligujących kasjerkę do odprowadzenia do banku gotówki pochodzącej z wpłat stanowiących dochody gminy, zabezpieczenia transportu gotówki z banku do kasy.
2. Kontrolujący ustalili, że raporty kasowe dochodów budżetowych prowadzone były niezgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych, zatwierdzoną przez kierownika jednostki. Przychód gotówki ujmowany był w raportach kasowych zbiorczo jedną kwotą na podstawie noty księgowej, sporządzonej przez kasjerkę, zamiast na podstawie dowodów źródłowych wpłat na kwitariuszach K-103 lub KP.
3. Stwierdzono, że kasjerka nie przekazywała dochodów w dniu ich wpływu do kasy na właściwy rachunek bieżący w banku. Wpłat takich dokonywała dopiero po upływie dwóch lub więcej dni (nawet po 9 dniach) i nie w pełnej wysokości, utrzymując na stanie kasy niemal zawsze gotówkę pochodzącą z wpływów z poprzednich dni (np. w okresie od 26 listopada 2003 roku do dnia wpłaty do banku, tj. do dnia 28 listopada 2003 roku pozostawała na stanie kasy kwota 24.830,33 zł, w tym kwota 17.264,63 zł pochodząca z wpływów zrealizowanych w dniach: 17, 20 i 21 listopada 2003 roku). Jak wskazano powyżej kierownik jednostki nie określił w przepisach wewnętrznych częstotliwości odprowadzania gotówki do banku i zapasu tej gotówki, jaka może być przechowywana w kasie.
4. Kontrolujący stwierdzili przypadki dokonywania przez kasjerkę wypłat z kasy (wydatków) z posiadanych na stanie kasy wpływów z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych. Dokumenty źródłowe (rachunki, wnioski o zaliczkę, delegacje itp.) na podstawie których dokonano wypłat ujmowane były w raportach kasowych wydatków pod datą późniejszą, to jest w dniu pobrania czekiem gotówki z banku na ten cel. W wyniku przeprowadzonej kontroli kasy, w dniu 17 marca 2004 roku, kontrolujący ustalili, że kasjerka wypłaciła z posiadanych na stanie kasy dochodów zaliczkę i diety członkom Komisji Rewizyjnej na łączną kwotę 1.293,00 zł. Podobne przypadki stwierdzono w wyniku wyrywkowej kontroli raportów kasowych wydatków, i tak: z dowodów źródłowych załączonych do raportu kasowego wydatków nr 39/02 z dnia 15 listopada 2002 roku wynikało, że w terminie wcześniejszym (wskazywała na to data pokwitowania odbioru gotówki), niż data pobrania gotówki z banku na ten cel, wypłacono co najmniej kwotę 3.212,15 zł; z dowodów źródłowych załączonych do raportu kasowego wydatków nr 33/03 z dnia 13 listopada 2003 roku wynikało, że wypłacono w terminie wcześniejszym co najmniej kwotę 281,34 zł; z dowodów źródłowych załączonych do raportu kasowego wydatków nr 36/03 z dnia 12 grudnia 2003 roku wynikało, że wypłacono w terminie wcześniejszym co najmniej kwotę 305,00zł. Na szeregu dowodach brak było daty pokwitowania odbioru gotówki, co nie pozwalało kontrolującym na ustalenie faktycznej daty ich wypłaty. Przeznaczenie dochodów uzyskanych przez jednostkę budżetową na wydatki finansowane w tej jednostce było niezgodne z przepisem zawartym w art. 24 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym środki publiczne pochodzące z poszczególnych tytułów (w tym z dochodów) nie mogą być przeznaczane na finansowanie imiennie wymienionych wydatków, chyba, że odrębna ustawa stanowi inaczej oraz wypełniało znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust. 1 pkt 10 ww. ustawy.
5. W wyniku kontroli raportu kasowego wydatków nr 36/03 z dnia 12 grudnia 2003 roku – niezależnie od uchybień opisanych powyżej – stwierdzono, że pod datą 12 grudnia po stronie rozchodów ujęte zostały wypłaty, które jak wynikało z dat pokwitowania odbioru gotówki miały miejsce w terminie późniejszym. Z dokumentów źródłowych załączonych do raportu wynikało, że w dniu 15 grudnia 2003 roku wypłacono delegację na kwotę 20,00 zł, w dniu 29 grudnia 2003 roku dwie delegacje na łączną kwotę 40,75 zł, a w dniu 2 stycznia 2004 roku należność za fakturę VAT nr 06/2003 z dnia 15 listopada 2003 roku na kwotę 300,00 zł. Kasjerka zakończyła raport kasowy pod datą 12 grudnia 2003 roku, wykazując stan końcowy kasy „O”, co nie było zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji kasowych. Komisja inwentaryzacyjna dokonująca kontroli kasy w dniu 31 grudnia 2003 roku stwierdziła stan kasy „0”, pomimo, że kasjerka posiadała na stanie kwotę 300,00 zł, z tytułu nie wypłaconej od dnia 12 grudnia 2003 roku należności za wskazaną fakturę – co świadczy o nierzetelności przeprowadzonej inwentaryzacji kasy.
6. Stwierdzono, że objęte kontrolą raporty kasowe nie posiadały podpisu Skarbnika Miasta lub osoby przez niego upoważnionej pod klauzulą “sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”. Obowiązek kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych przez głównego księgowego wynikał z przepisu art.35 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
7. Na podstawie ewidencji księgowej konta 234, kontrolujący stwierdzili, że na saldzie tego konta na dzień 31 grudnia 2003 roku pozostała nie rozliczona zaliczka w kwocie 200 zł, pobrana na zakup materiałów w dniu 15 października 2003 roku, przez ^{(Wyłączenie) [1]}. Pracownik nie dokonał zakupu materiałów, a zwrotu zaliczki w całości dokonał dopiero w dniu 2 stycznia 2004 roku. Zgodnie z § 18 ust.1 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rozliczeń rocznych i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. nr 122, poz. 1333), zaliczka ze środków budżetowych nie wydatkowana do końca roku budżetowego powinna być wpłacona do banku najpóźniej w ostatnim dniu roboczym roku budżetowego na rachunek bieżący wydatków.

W zakresie realizacji dochodów budżetowych

1. Kontrolujący stwierdzili pobranie podatku od nieruchomości od osób prawnych w zaniżonej wysokości w przypadku podatnika ^{(Wyłączenie) [2]}. Podatnik zaniżył wykazaną w deklaracji podatkowej za 2001 rok wysokość podatku o kwotę 1.487,20 zł, a w deklaracji podatkowej za 2002 rok o kwotę 1.544,40 zł. Zaniżenie podatku nastąpiło wskutek wykazania przez podatnika w deklaracjach części gruntów (5.720 m2) związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej jako gruntów pozostałych, opodatkowanych niższą stawką podatku.
2. W okresie objętym kontrolą stwierdzono przypadki braku pobrania lub pobrania w nieprawidłowej wysokości przez organ podatkowy, odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych. W zakresie próby objętej kontrolą kontrolujący ustalili, że zaniechano dochodzenia następujących kwot:

-	podatek od nieruchomości (osoby prawne )	-	586,30 zł,
-	łączne zobowiązanie pieniężne i podatek od nieruchomości	-	252,50 zł,
-	podatek od środków transportowych (osoby fizyczne)	-	190,20 zł,
-	podatek od środków transportowych (osoby prawne)	-	2.505,30 zł.
Razem			3.534,30 zł.

Obowiązek pobierania przez organ podatkowy odsetek za zwłokę w zapłacie zobowiązań podatkowych wynika z art. 53 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja Podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z art. 55 § 2 ww. ustawy, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
3. Kontrolujący stwierdzili przypadki złożenia deklaracji podatkowych przez osoby prawne - podatników podatku rolnego i podatników podatku od nieruchomości, po ustawowo wyznaczonym terminie. Terminy składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne w zakresie wymienionych podatków określają obecnie: art. 6a ust.8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 r., Dz. U nr 94, poz. 431 z późn. zm.); art. 6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U nr 9, poz. 84 z późn. zm.). Zgodnie z powołanymi unormowaniami deklaracje podatkowe, zarówno w zakresie podatku rolnego, jak i podatku od nieruchomości, powinny być złożone do dnia 15 stycznia każdego roku podatkowego, bądź w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.
4. Stwierdzono dwa przypadki braku udokumentowania zmian w podstawie opodatkowania przez podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych. Dotyczyło to podatników o numerach identyfikacyjnych ^{(Wyłączenie) [3]}, którzy w deklaracjach za 2003 rok wykazali do opodatkowania niższe niż w 2002 roku powierzchnie budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Organ podatkowy nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w opisanych sprawach, w celu ustalenia czy wykazane przez podatników powierzchnie budynków były prawidłowe, w szczególności w oparciu o art.272 lub art.281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa.
5. Nie wyegzekwowano złożenia wykazów od nieruchomości przez wszystkich podatników podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Zgodnie z art.6, ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku) osoby fizyczne zobowiązane były złożyć właściwemu organowi gminy wykaz nieruchomości, sporządzony na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku w zakresie podatku od nieruchomości oraz informować ten organ o zaistnieniu zmian w tym zakresie w terminie 14 dni. Od dnia 1 stycznia 2003 roku osoby fizyczne na podstawie wskazanego przepisu obowiązane są składać właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcia obowiązku podatkowego.
- Kontrolujący stwierdzili dwa przypadki przyjęcia przez organ podatkowy do opodatkowania podatkiem od nieruchomości od osób fizycznych innych danych niż wynikało to ze złożonych przez podatników wykazów nieruchomości. Dotyczyło to: ^{(Wyłączenie) [4]}
7. Stwierdzono przypadki doręczenia przez organ podatkowy nakazów płatniczych w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego w terminach, nie pozwalających podatnikowi na zapłatę podatku w ustawowym terminie jego płatności.
8. Kontrolujący stwierdzili dwa przypadki wydania przez organ podatkowy decyzji o rozłożeniu zaległości podatkowej na raty (decyzje o numerach: 3114-I/14/02, 3114-I/15/02), w których jednocześnie warunkowano umorzenie odsetek od zapłaty należności głównej – co było niezgodne z przepisami ustawy Ordynacja Podatkowa, która nie przewidywała możliwości wydawania tego rodzaju decyzji warunkowych. Zgodnie z art.48 § 1 wskazanej ustawy, organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub ważnym interesem publicznym mógł odroczyć termin zapłaty podatku lub rozłożyć podatek na raty, bądź rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej z odsetkami. Natomiast art. 67 § 1 ww. ustawy zezwalał organowi podatkowemu – ze względu na ważny interes podatnika lub ważny interes publiczny - na umorzenie w całości lub w części zaległości podatkowej, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej.
9. Stwierdzono cztery przypadki wydania decyzji o zwolnieniu podatnika z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (decyzje nr: 3111/02/2003, 3111/03/2003, 3111/04/2003 i 3111/06/2003) – z uchybieniem polegającym na nieprawidłowym wskazaniu okresu zwolnienia z podatku. Zgodnie z art. 13d ust.1 ustawy o podatku rolnym, wprowadzonym ustawą z dnia 10 października 2002 roku o zmianie ustawy o podatku rolnym (Dz. U. nr 200, poz. 1680), obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku, zwolnienia i ulgi udzielane na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym złożono wniosek. W ww. decyzjach zastosowano okres zwolnienia od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży.
10. Stwierdzono jeden przypadek pobrania podatku za 2003 rok od podatnika podatku od środków transportowych ^{(Wyłączenie) [5]} według niewłaściwej stawki. Pobrano podatek w kwocie 1.530,00 zł, zamiast 1.640,00 zł.
11. Kontrolujący stwierdzili, że organ podatkowy nie wyegzekwował od dwóch podatników podatku od środków transportowych (osoby fizyczne) należnej części podatku za 2002 rok od pojazdów przez nich nabytych w trakcie tego roku. Dotyczyło to:
- podatnika –^{(Wyłączenie) [6]} - należna kwota podatku za dwa miesiące według stawki 600 zł - 100,00 zł,
- podatnika – ^{(Wyłączenie) [7]} – należna kwota podatku za jeden miesiąc według stawki 1.350 zł - 112,50 zł.
Zgodnie z art. 9 ust.4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany, a w przypadku nabycia środka zarejestrowanego od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty.
12. Stwierdzono rozbieżności pomiędzy przypisami podatku dokonywanymi w kartach kontowych podatników, a informacjami wynikającymi z deklaracji składanych przez poszczególnych podatników oraz zapisami wynikającymi z rejestru przypisów i odpisów podatku od środków transportowych od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej. W związku z powyższym wykazana w sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S za 2003 rok kwota 27.555 zł w pozycji zaległości w dziale 756 rozdział 75615 § 034 nie odpowiadała rzeczywistym zaległościom z tytułu niezapłaconego podatku od środków transportowych od osób prawnych, ponieważ do wykazanej w sprawozdaniu kwoty błędnie wliczono kwotę 477,50 zł pozostającą w wyniku nieprawidłowych zapisów jako zaległość na koncie podatnika Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska”.
13. Kontrolujący ustalili, że podatnik ^{(Wyłączenie) [8]}. Stawka podatku dla ww. pojazdu – według uchwały nr III/15/01 Rady Miejskiej w Poddębicach z dnia 11 grudnia 2001 roku w sprawie ustalenia stawek podatku od środków transportowych – wynosiła 1.200,00 zł (stawka dla pojazdów o masie całkowitej powyżej 9 ton i poniżej 12 ton). Podatnik zapłacił podatek niższy o kwotę 200,00 zł.
14. Stwierdzono w szeregu przypadkach nieterminowe podejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległości podatkowych, a w kilku przypadkach zaniechanie podjęcia takich czynności, co stanowiło naruszenie przepisów zawartych: w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2001 roku w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. nr 74 poz. 790 - stan prawny od dnia 4 sierpnia do dnia 29 listopada 2001 roku ); oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 - stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanych rozporządzeniach zobowiązywały wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pieniężnego. W przypadku, gdy należność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego.
15. W odniesieniu do sprzedaży, w drodze przetargu, nieruchomości oznaczonej nr 59/6, stwierdzono, że nabywca nie dokonał wpłaty całej kwoty, za którą nabył nieruchomość, a mimo to została z nim zawarta umowa sprzedaży. Pozostała do zapłaty kwota 500,00 zł uregulowana została przez nabywcę dopiero w trakcie niniejszej kontroli to jest w dniu 24 marca 2004 roku. Powyższe naruszało art. 70 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 r., Dz.U. nr 46, poz. 543 z poźn. zm.), zgodnie, z którym cena nieruchomości sprzedanej w drodze przetargu podlega zapłacie najpóźniej do dnia zawarcia umowy przenoszącej własność.
16. Nie podejmowano czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego działek o numerach: 148, 165/3 i 135/1, a także działki nr 161 oraz odsetek za zwłokę w przypadku uiszczenia należnych opłat dotyczących działek nr 208 i nr 55 po upływie terminu, o którym mowa w art. 71 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
17. Stwierdzono w kilku przypadkach nie podjęcie czynności zmierzających do wyegzekwowania zapłaty należnego czynszu z tytułu najmu nieruchomości komunalnych. Ponadto nie naliczano i nie egzekwowano należnych odsetek za zwłokę w sytuacjach wpłaty czynszu po upływie umownego terminu. Natomiast w przypadkach wystawienia noty odsetkwowej nieprawidłowo wyliczano wysokość odsetek, ponieważ jako termin płatności przyjmowano termin wynikający z faktury, natomiast postanowienia dotyczące wysokości czynszu dzierżawnego oraz terminów jego wpłaty określone zostały przez strony w umowach najmu.
18. Ustalono, że przy wydawaniu decyzji na zajęcie odcinka pasa drogowego naruszano procedury wynikające z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz.U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.), m.in., w zakresie terminów i wymagań formalnych dotyczących wniosków składanych w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego, o których mowa w § 2 ust.1 i ust. 2 oraz § 4 ust.1 ww. rozporządzenia.
19. Zarządca drogi nie dopełnił obowiązku wynikającego z § 3 powołanego rozporządzenia, polegającego na wydaniu opinii w sprawie planowanego zajęcia pasa drogowego określającej warunki i terminy zajęcia pasa drogowego.
20. Wnioski dotyczące zezwolenia na zajęcie pasa drogowego zawierały informacje dotyczące planowanej do zajęcia powierzchni pasa drogowego bez wskazania, czy jest to element, za który obowiązuje stawka podstawowa, czy zmniejszona o połowę (§ 8 ust.4 rozporządzenia), natomiast w decyzjach stosowano dwie stawki, np.: decyzje nr IGKM. 5548/18/03, nr IGKM. 5548/17/03. Ponadto organ wydający decyzje w niektórych przypadkach przyjmował do wyliczenia opłaty powierzchnię mniejszą niż zadeklarowana przez wnioskodawcę, a także krótszy okres zajęcia pasa drogowego, niż wskazany we wniosku, np. decyzje nr IGKM. 5548/16/03 i nr IGKM. 5548/10/02.
21. W kilku przypadkach po zakończeniu robót w pasie drogowym nie dokonano ich komisyjnego odbioru w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka do poprzedniego stanu użyteczności, czym naruszono wymóg zawarty w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.
22. Stawki za zajęcie pasa drogowego naliczane na podstawie § 8 ust.3 i ust.6 oraz § 10 ust.2 ww. rozporządzenia nie odpowiadały stawkom waloryzowanym - stosownie do postanowień § 10b wskazanego rozporządzenia - w oparciu o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, ogłaszany przez Prezesa GUS. Przykładem zastosowania nieprawidłowych stawek opłat były decyzje nr nr: IGKM.5548/2/2002 z dnia 11 kwietnia 2002 roku, IGKM.5548/3/2002 z dnia 12 kwietnia 2002 roku, IGKM.5548/4/2002 z dnia 25 kwietnia 2002 roku, w których przyjęto stawkę 0,49 zł/m2 za zajęcie pasa drogi gminnej, natomiast w okresie od dnia 1 lutego do dnia 30 kwietnia 2002 roku stawka dzienna wynosiła 0,47 zł/m2. Opłatę jednorazową za umieszczenie w obszarze niezabudowanym urządzenia niezwiązanego z funkcjonowaniem drogi obliczono przyjmując stawkę 19,31 zł/m2, obowiązująca stawka wynosiła 22,66 zł/m2. Za jeden dzień utrudnień w ruchu w związku z zajęciem ponad 20% jezdni przyjęto stawkę 120,65 zł, obowiązujący ryczałt wynosił 141,62 zł.
23. W decyzji IGKM.5548/10/02 z dnia 4 października 2002 roku (wniosek z dnia 3 października 2004 roku) do ustalenia opłaty za zajęcie pasa drogowego przyjęto stawkę 0,50 zł/m2, opłatę jednorazową za umieszczenie w obszarze niezabudowanym urządzenia niezwiązanego z funkcjonowaniem drogi obliczono przyjmując stawkę 19,60 zł/m2. Natomiast, z dniem 1 października 2002 roku § 10b przedmiotowego rozporządzenia został uchylony, co oznaczało, że należało stosować stawki bez waloryzacji, np. za zajęcie pasa drogowego - 0,40 zł/ m2.
24. W przypadku decyzji nr IGKM.5548/8/03 opłata za zajęcie pasa drogowego nie została uiszczona w wymaganym terminie. Zobowiązany uiścił kwotę zaległości głównej po otrzymaniu wezwania do zapłaty, które nie obejmowało jednak odsetek za zwłokę, należnych na podstawie art. 53 ust.1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Przepisy wskazanej ustawy stosuje się do podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetu państwa oraz budżetów jednostek samorządu terytorialnego, do których ustalania lub określania właściwe są organy podatkowe (art. 2 § 1 pkt 1 ustawy). Decyzje w sprawie opłaty za zajęcie pasa drogowego wydaje zarządca drogi, którym zgodnie z art. 19 ust.2 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 71, poz. 838 z późn. zm.) jest wójt, burmistrz, prezydent (według stanu prawnego obowiązującego od dnia 27 października 2002 roku), będący również organem podatkowym stosownie do art. 13 § 1 ordynacji podatkowej.
25. Kontrolujący stwierdzili jeden przypadek nieprawidłowego obliczenia i pobrania opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w 2002 roku, co spowodowane było przyjęciem do obliczenia opłaty niewłaściwego kursu kupna EURO. Skutkiem powyższej nieprawidłowości było pobranie opłaty w kwocie niższej niż należna o 464,84 zł.

W zakresie realizacji wydatków budżetowych

1. Kontrolujący stwierdzili przekroczenie granic planowanych wydatków, na etapie wykonywania budżetu Gminy, w odniesieniu do następujących podziałek klasyfikacji budżetowej:
- Rozdział 90015 § 4300 o kwotę 34.978,16 zł - w okresie od dnia 10 grudnia 2002 roku do dnia 19 grudnia 2002 roku,
- Rozdział 60016 § 4300 o kwotę 8.059,28 zł - w okresie od dnia 23 grudnia 2003 roku do dnia 28 grudnia 2003 roku,
- Rozdział 75022 § 3030 o kwotę 3.697,00 zł - w okresie od dnia 28 listopada 2003 roku do dnia 11 grudnia 2003 roku,
- Rozdział 75023 § 4210 o kwotę 2.504,37 zł - w okresie od dnia 2 kwietnia 2003 roku do dnia 14 maja 2003 roku oraz o kwotę 10.449,95 zł w okresie od dnia 16 maja 2003 roku do dnia 28 czerwca 2003 roku,
- Rozdział 75023 § 4260 o kwotę 4.245,45 zł - w okresie od dnia 11 kwietnia 2003 roku do dnia 14 maja 2003 roku oraz o kwotę 8.500,02 zł - w okresie od dnia 3 czerwca 2003 roku do dnia 25 czerwca 2003 roku,
- Rozdział 75023 § 4300 o kwotę 31.256,91 zł - w okresie od dnia 4 lutego 2003 roku do dnia 30 marca 2003 roku; o kwotę 16.180,70 zł - w okresie od dnia 11 kwietnia 2003 roku do dnia 14 maja 2003 roku; o kwotę 28.669,81 zł - w okresie od dnia 13 maja 2003 roku do dnia 26 czerwca 2003 roku; o kwotę 11.678,98 zł - w okresie od dnia 24 czerwca 2003 roku do dnia 29 czerwca 2003 roku; o kwotę 13.039,80 zł - w okresie od dnia 9 lipca 2003 roku do dnia 4 sierpnia 2003 roku; o kwotę 13.232,90 zł - w okresie od dnia 18 lipca 2003 roku do dnia 24 sierpnia 2003 roku; o kwotę 5.505,42 zł
- w okresie od dnia 31 października 2003 roku do dnia 13 listopada 2003 roku oraz o kwotę 3.906,53 zł - w okresie od dnia 27 listopada 2003 roku do dnia 11 grudnia 2003 roku,
- Rozdział 75412 § 3030 o kwotę 5.805,67 zł - w okresie od dnia 27 listopada 2003 roku do dnia 28 grudnia 2003 roku,
- Rozdział 90003 § 4300 o kwotę 13.031,17 zł - w okresie od dnia 19 grudnia 2003 roku do dnia 30 grudnia 2003 roku,
Przekroczenie granic planowanych wydatków budżetowych stanowiło naruszenie art.92 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków winno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i wypełniało znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.
2. Stwierdzono, że część środków pozyskanych z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, które stosownie do art. 111 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz.1231 z późn. zm.), powinny być przeznaczone na finansowanie zadań określonych w art. 41 ust.1 ustawy, realizowanych w postaci gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych (art. 41 ust.2 ustawy) przeznaczona została na wsparcie finansowe działalności podmiotów prowadzących działalność sportową (LKS „Ner”, CPSiR „Dragon”, Wojewódzka Federacja Związków Sportowych), czy kulturalno-oświatowych (szkoły, MRM). Wskazane wydatki wykraczały poza zakres przedmiotowy zadań związanych z profilaktyką i przeciwdziałaniem alkoholizmowi, gdyż dotyczyły, m.in. dofinansowania określonych sekcji sportowych (piłka ręczna, karate), organizacji zajęć muzycznych i dni Poddębic, badań diagnostycznych kręgosłupa, funkcjonowania Młodzieżowej Rady Miasta, czy zakupu kamer dla szkoły. Podkreślić należy, że wspieranie instytucji, stowarzyszeń i osób fizycznych zostało dopuszczone przez ww. ustawę (art. 41 ust.1 pkt 5 ustawy), ale w zakresie działalności służącej rozwiązywaniu problemów alkoholowych, tzn. związanej z udzielaniem pomocy rodzinom i osobom dotkniętym tym problemem. Przytoczone wydatki nie mieściły się też w zakresie zadań, o których mowa w art. 41 ust.1 pkt 3 ustawy (profilaktyczna działalność informacyjna i edukacyjna w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii). W Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, przyjętym przez Radę Miejską w Poddębicach, przewidziano możliwość wspierania działań sportowo - rekreacyjno - turystycznych, ale związanych z prowadzeniem działalności, o której mowa w art. 41 ust.1 pkt 3 ustawy oraz wskazano, że ujęte w Programie zadania będą realizowane przez instytucje, które w statutach i programach zawarte mają cele związane z profilaktyką uzależnień oraz pomocą w rozwiązywaniu problemów alkoholowych.
3. Nieprawidłowo wyliczano wysokość ekwiwalentu wypłacanego członkom Ochotniczych Straży Pożarnych, uczestniczącym w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną. Zgodnie z art. 28 ust.2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.), do obliczenia ekwiwalentu powinno być przyjmowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce uspołecznionej, obliczone za poprzedni kwartał przez Prezesa GUS. W kontrolowanej jednostce niezależnie od tego, czy wypłata ekwiwalentu następowała za okresy kwartalne, półroczne, czy roczne do wyliczenia ekwiwalentu przyjmowano przeciętne miesięczne wynagrodzenie za ostatni kwartał poprzedzający datę wypłaty, a nie datę działania lub szkolenia, za które przysługiwał ekwiwalent. Przedmiotowy wskaźnik należało stosować odrębnie dla akcji (szkoleń) odbytych w poszczególnych kwartałach, w oparciu o wskaźnik ogłoszony dla kwartału poprzedniego w stosunku do okresu, za który przysługiwał ekwiwalent.
4. Kontrola wykazała, że środki pieniężne przeznaczone na zapewnienie i utrzymanie gotowości bojowej (dział 754 rozdział 75412 klasyfikacji budżetowej) wydatkowano, m.in., celem zapłaty za następujące zakupy: ciastka na posiedzenie Prezydium Zarządu Miejsko-Gminnego Związku Ochotniczych Straży Pożarnych, obiady wydane na uroczystościach Miejsko-Gminnego Związku OSP z tereny Gminy Poddębice, najem samochodu celem przewozu sceny na obchody 100-lecia OSP Niewiesz, przygotowanie posiłku dla członków orkiestry strażackiej na III przegląd strażackich orkiestr dętych, zakup kroniki oraz kolorowych cienkopisów i foliopisów do wykonania kroniki Miejsko-Gminnego Zarządu OSP w Poddębicach, napoje orzeźwiające dla strażackich orkiestr dętych. Wspomniane wydatki dokonywane były bez podstawy prawnej, ponieważ ochrona przeciwpożarowa jako zadanie własne gminy wymienione w art. 7 ust.1 pkt 14 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), powinna być realizowana - stosownie do art. 32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej - poprzez ponoszenie przez gminę kosztów wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej, a także kosztów ubezpieczenia, umundurowania i badań okresowych jej członków.
5. W wyniku kontroli dotacji przyznanych dla Ludowego Klubu Sportowego „Ner” w latach w 2002 – 2003 stwierdzono niżej wymienione uchybienia:
- zlecenie zadania i udzielenie dotacji nie zostało poprzedzone publicznym ogłoszeniem o możliwości składania wniosków (ofert) przez podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych, czym naruszono art. 92 pkt 5 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, w zakresie zasady jawności trybu wyboru najkorzystniejszej oferty przy zlecaniu zadań podmiotom nie działającym w celu osiągnięcia zysku. Zlecenie zadania bez wcześniejszego publicznego ogłoszenia o możliwości składania ofert na realizację określonych zadań oznaczało także, że nie zachowano zasad uczciwej konkurencji, o których mowa w art. 25 ust.2 powołanej wyżej ustawy,
- nie podano do publicznej wiadomości informacji o przyznaniu dotacji, ze wskazaniem podmiotu któremu zlecono realizację określonych zadań własnych gminy – czym naruszono zasadę jawności postępowania o której mowa w art. 92 ust.5 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych,
- kontrolujący stwierdzili, że przy zawieraniu umów, klub nie był reprezentowany zgodnie z wymogami wynikającymi z postanowień statutu stowarzyszenia,
- umowa z dnia 5 marca 2003 roku nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta, co naruszało art. 46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym.
6. Z uzyskanych w trakcie kontroli informacji wynikało, że Urząd Miejski nie dysponuje dokumentami potwierdzającymi prowadzenie nadzoru i kontroli bieżącej zleconych podmiotom niepublicznym zadań, czym naruszono postanowienia uchwały Rady Miejskiej w Poddębicach nr X/100/99 z dnia 21 grudnia 1999 roku oraz umów na podstawie, których przyznano dotacje.
Przedkładane przez dotowanego rozliczenia otrzymanych środków, wskazywały w sposób ogólny na wykonanie zadania (identycznie jak we wniosku) i łącznie wydatkowaną kwotę, natomiast zgodnie z postanowieniami wskazanej wyżej uchwały, przedłożone rozliczenie powinno zawierać sprawozdanie merytoryczne i finansowe, zestawienie wydatków i opisane kserokopie rachunków.
Informacja o rozliczeniu otrzymanych dotacji nie była publicznie ogłaszana, podczas gdy wynikająca z art. 118 ust.3 ustawy o finansach publicznych zasada jawności dotyczyła zarówno postępowania o udzielenie dotacji, jak i jej rozliczenia.
7. Kontrolujący ustalili, że Burmistrzowi Miasta przyznany został przez Radę Miejską dodatek specjalny w wysokości 25% od wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego łącznie, od dnia 1 marca 2003 roku, natomiast stosownie do § 7 ust.1a rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm. - uchylone z dniem 26 lutego 2003 roku), dodatek specjalny przysługiwał wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta obligatoryjnie od dnia 27 października 2002 roku, w minimalnej wysokości 20%.
8. Stwierdzono przypadki nie spełnienia przez zatrudnionych pracowników wymagań w zakresie posiadanego wykształcenia, określonych przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst pierwotny: Dz. U. z 1990 r. nr 48, poz. 283, tekst jednolity: Dz. U. z 1993 r., nr 111, poz. 493 z późn. zm.), a następnie przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich oraz przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).
9. Na podstawie karty wynagrodzeń pracownika i list płac stwierdzono, że dodatek za wieloletnią pracę w przypadku Pana ^{(Wyłączenie) [9]} wypłacano w wysokości 20% od stycznia 2003 roku, natomiast 20-letni okres pracy minął pracownikowi w dniu 14 lutego 2003 roku, w związku z czym - przedmiotowy dodatek w wysokości 20% powinien być wypłacany od marca 2003 roku.
10. W aktach osobowych pracowników nie było dokumentów dotyczących przyznania nagród pieniężnych, które powinny zostać dołączone do akt stosownie do § 6 ust.2 pkt 2 lit. "g" rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).
11. Ustalono, że nagrodę jubileuszową dla Pani ^{(Wyłączenie) [10]} wypłacono na podstawie pisma w dniu 6 czerwca 2002 roku, natomiast 30 lat pracy przypadało upływało w dniu 1 stycznia 2002 roku. Stosownie do § 11 ust.6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich - nagrodę należało wypłacić niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do nagrody.
12. Kontrolujący ustalili, że nie wypłacono należnej nagrody jubileuszowej jednemu z pracowników, który z dniem 1 kwietnia 2002 roku odszedł na emeryturę. Stwierdzono, że pracownik nabyłby uprawnienia do nagrody w dniu 1 września 2002 roku i zgodnie z § 11 ust.9 ww. rozporządzenia Rady Ministrów, przysługiwała mu nagroda, ponieważ w chwili rozwiązania stosunku pracy do dnia nabycia prawa do nagrody (1 września 2002 roku) brakowało mniej niż 12 miesięcy. Nagroda powinna być wypłacona w dniu rozwiązania stosunku pracy. W wyniku ustaleń kontroli RIO w Łodzi należna nagroda w kwocie 10.080 zł została wypłacona w dniu 29 marca 2004 roku.
13. Błędnie wyliczono nagrodę jubileuszową dla Pana ^{(Wyłączenie) [11]}, gdyż do podstawy przyjęto wynagrodzenie zasadnicze i dodatek stażowy w wysokości 20%, podczas gdy nagroda wypłacona została w miesiącu nabycia uprawnień do dodatku za wieloletnią pracę według wyższe stawki i w związku z tym, do wyliczenia wysokości nagrody powinien być przyjęty dodatek stażowy przysługujący w tym okresie w wysokości 19%.
14. W przypadku Pani ^{(Wyłączenie) [12]} nagrodę za 20 lat pracy wypłacono w dniu 16 lipca 2002 roku, a prawo do nagrody pracownica nabyła w dniu 28 czerwca 2002 roku. Do wyliczenia nagrody przyjęto nieprawidłową wysokość dodatku za wieloletnią pracę, a mianowicie 19% wynagrodzenia zasadniczego, zamiast 20%, przysługującą od lipca 2002 roku. Stosownie do § 11 ust.7 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku, podstawę obliczenia nagrody stanowiło wynagrodzenie z dnia nabycia prawa do nagrody, a jeżeli było to dla pracownika korzystniejsze wynagrodzenie przysługujące mu w dniu wypłaty. Natomiast z § 10 ust.5 pkt 1 przedmiotowego rozporządzenia wynikało, że omawiany dodatek wypłacany powinien być począwszy od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie nastąpiło w ciągu miesiąca. Analogiczna sytuacja, jak wyżej opisana, dotyczyła Pani ^{(Wyłączenie) [13]}, która prawo do nagrody za 20 lat pracy nabyła w dniu 16 marca 2002 roku, natomiast nagroda wypłacona została w kwietniu 2002 roku oraz Pani ^{(Wyłączenie) [14]}, która prawo do nagrody nabyła 18 grudnia 2002 roku, wypłata nagrody nastąpiła w lutym 2003 roku.
15. Ustalono, że odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dokonywany był z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.), w zakresie terminów dotyczących przekazywania środków finansowych na konto funduszu. Stosownie do art. 6 ust.2 wskazanej ustawy, pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 31 maja danego roku, co najmniej równowartość 75% wartości odpisu, natomiast do dnia 30 września powinna być przekazana cała kwota stanowiąca równowartość odpisu.
16. Stwierdzono przypadki braku sprawdzania pod względem merytorycznym poleceń wyjazdu służbowego.
17. Polecenia wyjazdu służbowego nr nr 164 z dnia 1 września 2003 roku i nr 171 z dnia 12 września 2003 roku zawierały poprawione przy pomocy korektora należne do wypłaty kwoty, bez zaparafowania przez osobę dokonującą poprawek.
18. Niektóre polecenia wyjazdu służbowego wystawiane były przez Sekretarza Miasta, nie posiadającego w tym zakresie stosowanego upoważnienia. Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990), miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Stosownie do art. 4 pkt 4 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), w stosunku do pracowników zatrudnionych w urzędzie gminy czynności z zakresu prawa pracy wykonuje wójt, burmistrz, prezydent miasta.
19. W przypadku polecenia wyjazdu służbowego nr 87 do Brukseli w terminie 24 -28 maja 2003 roku zaklasyfikowano koszty podróży krajowej (w łącznej kwocie 100 zł) w § 4420, zamiast w § 4410, co niezgodne było z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68, poz.634 z późn. zm.), zgodnie z którymi wydatki z tytułu diet krajowych winny być zaklasyfikowane w § 4410. Stosownie do zapisów § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991), czas podróży lądowej pracownika poza granicami kraju liczy się od chwili przekroczenia polskiej granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia polskiej granicy w drodze powrotnej do kraju.
20. W przypadku polecenia wyjazdu służbowego nr 156 z dnia 6 sierpnia 2003 roku dla Burmistrza Miasta, do Frankfurtu w Niemczech, koszty podróży dotyczyły wypłaconej diety w wysokości 126 EURO (3 x 42 EURO) x 4,4712 zł/EURO = 563,37 zł. W przedstawionej do rozliczenia delegacji nie określono daty przekroczenia granicy, wskazano jedynie datę wyjazdu z Poddębic (godz. 0:00 w dniu 7 sierpnia 2003 roku) i przyjazdu do Frankfurtu (godz. 15:00 w dniu 7 sierpnia 2003 roku). Podobnie, odnośnie powrotu wskazano godz. 20:00 w dniu 8 sierpnia 2003 roku, jako datę wyjazdu z Erfurtu oraz godz. 8:30 w dniu 9 sierpnia 2003 roku, jako datę przyjazdu do Poddębic. Bez określenia chwili przekroczenia polskiej granicy niemożliwe było ustalenie czasu zagranicznej podróży służbowej (zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia) oraz wyliczenie prawidłowej wysokości diety należnej za czas tej podróży. Zgodnie z § 4 ust.2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach określona jest w załączniku do rozporządzenia. Z § 4 ust.4 pkt 2 ww. rozporządzenia, wynikało, że dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą rozpoczętą dobę podróży trwającą ponad 12 godzin. W omawianym przypadku cała podróż (bez rozgraniczania na jej część krajową i zagraniczną) trwała 2 doby i 8,5 godz., czyli należało wypłacić pracownikowi dietę w wysokości nie wyższej niż 2 i 1 x 42 EURO tj. 105 EURO. Natomiast, od tak ustalonego czasu podróży, należało odliczyć czas podróży na trasie Poddębice - granica polsko-niemiecka (w dwie strony), z czego wynikało, że pracownikowi przysługiwała dieta w wysokości 84 EURO (2 x 42 EURO), a przy założeniu, że podróż do granicy i z powrotem trwała krócej niż 8,5 godz., dieta w wysokości 98 EURO (2 i 1/3 x 42 EURO).
21. Kontrolujący ustalili, że wszytkie polecenia wyjazdu służbowego dla radnych Gminy wystawione zostały przez Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza, natomiast zgodnie z § 2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz. 800 z późn. zm.), termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa w poleceniu wyjazdu służbowego przewodniczący rady gminy, a w stosunku do przewodniczącego wskazany przez radę wiceprzewodniczący (§ 2 ust.2 rozporządzenia).
22. Z rozliczenia dokonanego na podstawie delegacji nr 144 wynikało, że oddelegowanemu służbowo radnemu Gminy wypłacono 1 diety w kwocie 9,50 zł, tj. 1 diety przysługującej pracownikom z tytułu podróży służbowej. Stosownie do postanowień § 4 ust.3 pkt 1 wskazanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrzych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku, jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, przysługuje radnemu połowa diety, której wysokość wynosi 1% nieprzekraczalnej wysokości diety przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art. 25 ust.6 ustawy o samorządzie gminnym (§ 4 ust.1 rozporzadzenia). Maksymalna wysokość diety radnego, o której mowa w art.25 ust.6 ustawy o samorzadzie gminnymm, wynosiła w 2002 roku - 2.405,34 zł, a zatem dieta wypłacana jako ekwiwalent na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej powinna stanowić kwotę 24,05 zł. W omawianym przypadku radnemu przyslugiwała 1 diety, tj. 12,02 zł.
23. Kontrolujący ustalili, że w części złożonych oświadczeń majątkowych, w punkcie IX dotyczącym składników mienia ruchomego o wartości powyżej 10.000 zł oraz w punkcie X dotyczącym zobowiązań pieniężnych o wartości powyżej 10.000 zł, nie określono, czy podany tam składnik majątkowy, bądź zobowiązanie, przynależy do majątku odrębnego, czy objętego małżeńską wspólnością majątkową. Obowiązek podawania takich informacji wynikał z art. 24h ust.2 ustawy o samorządzie gminnym. W oświadczeniach stwierdzono także błąd polegający na tym, że w punkcie VIII - inne dochody osiągane z tytułu zatrudnienia lub innej działalności zarobkowej lub zajęć, z podaniem kwot uzyskiwanych z każdego tytułu, które jako obowiązkowe dane należy umieszczać w oświadczeniu (zgodnie z art. 24h ust.1 pkt 2 ustawy o samorządzie gminnym), wpisywano “nie dotyczy”, podczas gdy z załączonych zeznań podatkowych wynikało, że pracownik osiągał w poprzednim roku podatkowym dochody.

W zakresie stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych i realizacji inwestycji

1. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego na wybór banku do obsługi budżetu Gminy, kontrolujący ustalili, że postępowanie przeprowadził Zarząd Miejski w Poddębicach, bez stosownego upoważnienia Rady Miejskiej w tym zakresie. Ustalono ponadto, że Zarząd Miejski w Poddębicach nie przedstawił wyniku przeprowadzonego przez siebie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Radzie Miejskiej, w celu dokonania przez nią wyboru banku poprzez podjęcie stosownej uchwały. Zgodnie z art. 134 ust.1 ustawy o finansach publicznych, wyboru banku dokonuje organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, na pełnienie funkcji inspektora nadzoru na zadaniu inwestycyjnym „Budowa oczyszczalni ścieków i kolektora sanitarnego”, w 2002 roku, kontrolujący stwierdzili, że przeprowadzając postępowanie zamawiający naruszył:
- art.2 ust.1 pkt 9 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz. 664 z późn. zm. - uchylona z dniem 2 marca 2004 roku) - ponieważ nie ustalił wartości zamówienia z dołożeniem należytej staranności,
- art. 20a ustawy o zamówieniach publicznych - ponieważ nie powołał komisji przetargowej. Zgodnie ze wskazanym przepisem przy zamówieniach publicznych przekraczających równowartość 30.000 EURO zamawiający powinien powołać komisję przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- art. 22 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych – ponieważ nie zażądał od oferentów dokumentów na potwierdzenie spełnienia wszystkich warunków umożliwiających udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (niekaralność w zakresie wskazanym w art.19 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy, brak zaległości w płatności składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, brak zaległości w opłacaniu podatków). Dokumenty, których powinien zażądać zamawiający określało rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 listopada 2001 roku w sprawie dokumentów jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (Dz. U. nr 133 poz. 1484 – stan prawny dla okresu objętego zamówieniem),
- art. 25 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych – ponieważ zamawiający nie sporządził protokołu postępowania o zamówienie publiczne zawierającego informacje wskazane przez powołany przepis.
Umowę w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, w dniu 10 czerwca 2002 roku, zawarli w imieniu Gminy Poddębice Burmistrz Miasta Pani Marianna Czekaj i Zastępca Burmistrza Pan Piotr Barański. Funkcję inspektora nadzoru powierzono Agencji Poszanowania Energii S.A w Łodzi. W ramach zleconych obowiązków wymieniono, w szczególności, potwierdzanie faktycznie wykonanych robót oraz usuwania wad, kontrolowanie rozliczenia budowy na żądanie zamawiającego.

3. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, o wartości powyżej 30.000 EURO (wartość szacunkowa 15.451.468 zł), na roboty budowlano-montażowe przy realizacji zadania inwestycyjnego „Budowa oczyszczalni ścieków i kolektora sanitarnego w Poddębicach”, w 2002 roku, kontrolujący stwierdzili co następuje:

- w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający nie zawarł (za wyjątkiem opisu dotyczącego doświadczenia zawodowego w zakresie robót o podobnym charakterze) opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, określonych w art. 22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych. Brak ten dotyczył, w szczególności: opisu spełnienia warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnych uprawnień do wykonania prac objętych zamówieniem oraz opisu spełnienia warunku posiadania niezbędnego potencjału technicznego i ekonomicznego. Wymóg wskazania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców wynikał z art. 35 ust.1 pkt 2 ustawy o zamówieniach publicznych, określającego treść specyfikacji,
- zamawiający nie zażądał od wykonawców złożenia właściwego dokumentu na potwierdzenie spełnienia warunku, że znajdują się w sytuacji finansowej, zapewniającej wykonanie zamówienia (art. 22 ust.2 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych). Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 13 listopada 2001 roku w sprawie określenia dokumentów, jakich zamawiający może żądać od dostawcy lub wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków, uprawniających do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne (stan prawny dla okresu objętego zamówieniem) – dokumentem, którego zamawiający powinien zażądać od wykonawców (zamówienie publiczne o dużej wartości) winna być informacja banku finansującego, zawierająca dane o wielkości posiadanych środków finansowych oraz zdolności kredytowej wykonawcy. Zamawiający zażądał jedynie od wykonawców złożenia oświadczenia, że mają zapewnione środki na realizację zamówienia w wysokości 1.000.000 zł przez okres 6 miesięcy,
- zamawiający ustalił jako kryteria oceny ofert: cenę o znaczeniu 60%, warunki płatności o znaczeniu 20%, termin wykonania o znaczeniu 10% i warunki gwarancji i serwisu o znaczeniu 10%. Kontrolującym nie przedstawiono żadnych dokumentów pozwalających na stwierdzenie, że dobór kryteriów poparty został stosownym rachunkiem ekonomicznym lub wynikał z innych uzasadnionych (racjonalnych) przesłanek. Przyjęcie przez zamawiającego innych niż cena kryteriów oraz przypisanie im procentowego znaczenia powinno być związane z analizą efektu ekonomicznego, który zostanie potencjalnie osiągnięty poprzez ustalenie danego kryterium. Podkreślić należy, że zamawiający ustalając inne niż cena kryteria oceny ofert powinien mieć świadomość, że mogą one zdecydować o wyborze oferty z wyższą ceną. Wybór droższej oferty rekompensowany będzie w takiej sytuacji poprzez korzyści jakie osiągnie zamawiający dzięki, przykładowo, odpowiednio długiemu okresowi gwarancji (kryterium okres gwarancji), czy też odpowiednio krótkiemu okresowi wykonania zamówienia (kryterium - termin wykonania). Jeżeli przy ww. zamówieniu zamawiający przyjął kryterium "warunki płatności faktur" o znaczeniu 20%, to szacunkowy koszt tego kryterium wynosił ok. 3.000.000 zł - 20% szacunkowej wartości zamówienia. O tyle droższą ofertę mógł, w krańcowym przypadku, wybrać zamawiający - przy założeniu równej oceny ofert w ramach pozostałych, innych niż cena, kryteriów oraz bardzo krótkim terminie płatności w ofercie z niższą ceną i bardzo długim w ofercie z wyższą ceną. Racjonalne wydaje się zatem wskazanie, że uzasadnieniem dla omawianego kryterium (warunki płatności) powinna być wymierna dla zamawiającego korzyść (efekt) o wartości przekraczającej wskazaną kwotę (np. kwota nie zapłaconych odsetek od kredytu, czy pożyczki). Kontrolujący ustalili, że przyjęcie kryterium warunki płatności, ze znaczeniem 20%, w odniesieniu do przedmiotowego zamówienia nie miało takiego uzasadnienia. W szczególności, z przedłożonych kontrolującym dokumentów wynikało, że zamawiający posiadał zabezpieczone środki finansowe na realizację zadania, pochodzące z pożyczki udzielonej przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi (pismo WFOŚ i GW sprzed daty rozstrzygnięcia przetargu, informujące zamawiającego o przyznanej pożyczce w kwocie 11.700 tys. zł.). Z praktyki innych jednostek samorządu terytorialnego, a także własnej zamawiający powinien posiadać wiedzę, że transze pożyczek z Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej realizowane są w ciągu kilkunastu dni, po przedłożeniu faktur wykonawcy za zrealizowane etapy robót, potwierdzonych przez inwestora. Dawało to gwarancję, że płatności wobec wykonawcy będą realizowane na bieżąco, czyli w ciągu 30 dni od daty otrzymania faktury, który to termin płatności został określony przez zamawiającego w projekcie umowy, który stanowił załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Jeżeli mimo to, zamawiający obawiał się zaistnienia nieprzewidzianej sytuacji, w wyniku, której nie mógłby wywiązać się z 30 – dniowego terminu płatności i w związku z tym zadecydował o wprowadzeniu tego kryterium do oceny ofert, to powinien przynajmniej wskazać w opisie kryterium górną granicę terminu płatności, za którą przyznana będzie maksymalna ilość punktów (np. maksymalna ilość punktów za termin płatności „do 60 dni i powyżej”). Nie określenie takiego pułapu wiązało się z ryzykiem powstania sytuacji, w wyniku której mało wiarygodny oferent poprzez zaoferowanie kilkumiesięcznego terminu płatności faktur (choć taka potrzeba, ze strony zamawiającego nie istniała), mógł wygrać przetarg ze względu na kryterium „warunki płatności”, pomimo zaoferowania znacznie wyższej ceny.
Również przyjęcie, przy omawianym zamówieniu publicznym, jako kryterium oceny ofert „terminu wykonania”, nie miało racjonalnego uzasadnienia. W tym przypadku jednak zamawiający określił maksymalny okres skrócenia terminu wykonania inwestycji, który go interesował, czyli 3 miesiące. Jednak termin ten mógł być podany jako warunek wymagany od oferenta, a nie kryterium oceny ofert o znaczeniu 10%. Warunek ten był możliwy do zrealizowania przez oferentów, bowiem zamawiający wymagał – zgodnie ze specyfikacją - że w 2004 roku (do dnia 31 grudnia) miał być zrealizowany tylko końcowy zakres robót (w tym: rozruch technologiczny), stanowiący 4% wartości zadania, podczas, gdy w 2003 roku – 80% wartości zakresu robót.

Analiza przedłożonych do kontroli dokumentów przetargowych oraz dokumentów związanych z finansowaniem zadania inwestycyjnego, pozwala na wniosek, że wybór innych niż cena kryteriów oceny ofert (poza okresem gwarancji) był co najmniej przypadkowy. W konsekwencji należy stwierdzić, że ustalone kryteria oceny ofert nie dawały możliwości wyboru oferty rzeczywiście najkorzystniejszej dla zamawiającego. Każde kryterium pozacenowe powinno mieć taki udział (znaczenie) aby pozostawało w odpowiednim "bilansie" względem ceny transakcyjnej, każde, bowiem takie kryterium zmniejsza znaczenie ceny, co może skutkować wysokością wydatku publicznego. Mając to na uwadze należy podkreślić, że kryteria przyjęte przez zamawiającego, w szczególności, kryterium warunków płatności, nie gwarantowało ponoszenia wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, co było wymogiem wynikającym z art.92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia, w tym opisane kryteria oceny ofert i ich znaczenia, została zatwierdzona przez Burmistrza Miasta Panią Mariannę Czekaj w dniu 22 kwietnia 2002 roku.
- kontrolujący ustalili, że oferent nr 3 (WIDUCH HYDROLEMNA S.A. z Kielc) nie przedłożył oświadczenia wymaganego przez zamawiającego, że „ma zapewnione środki na realizację zamówienia w wysokości 1.000.000 zł przez okres 6 miesięcy”. Mimo braku oświadczenia w ofercie wykonawcy komisja przetargowa uznała, że oferent spełnił wymagania zamawiającego, co świadczy o nierzetelnym wypełnianiu obowiązków związanych z prowadzeniem postępowania przez członków komisji przetargowej. Skład komisji tworzyli Pani Helena Kacperek (Sekretarz Miasta) - przewodnicząca, Pani Teresa Jaszczak i Pan Stanisław Gortat - członkowie. Oferent ze względu na nie spełnienie wymogu zamawiającego powinien być wykluczony z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Należy przy tym dodać, że pozostali oferenci, oprócz wymaganego przez zamawiającego oświadczenia, złożyli także – chociaż takiego wymogu nie było – informacje z banku finansującego o posiadanych środkach finansowych i zdolności kredytowej,
- komisja przetargowa uznając, że oferta nr 3 spełnia wymagania zamawiającego, poddała ją ocenie i przyznała jej najwyższą ilość punktów. Kryterium decydującym o wyborze oferty było kryterium „warunki płatności" (patrz uwagi powyżej). Oferent podał w ofercie termin płatności faktur do 240 dni (8 miesięcy) i pomimo najwyższej ceny (wyższej od najniższej o 1.745.374,14 zł) wygrał przetarg. Zaistniała tu więc sytuacja, na jaką wskazano powyżej – wadliwe ustalenie kryteriów oceny ofert skutkowało wyborem oferty najdroższej. W dodatku, oferta ta nie powinna być w ogóle rozpatrywana, wobec istnienia przesłanki wykluczenia oferenta. Po wykluczeniu ww. oferenta – ocenie winny być poddane trzy pozostałe oferty i wówczas najwyższą ilość punktów (według zasad punktacji określonych w SIWZ) powinna uzyskać oferta nr 5 (Energopol 7 Poznań) – cena oferty 11.389.118,35 zł (cena niższa od wybranej o 938.553,65 zł). Kwota ta oznacza wymierną szkodę, jaką poniosła jednostka samorządu terytorialnego w rezultacie stwierdzonych przez kontrolujących nieprawidłowości związanych z wyborem oferty.
Umowa z wybranym oferentem podpisana została w dniu 7 sierpnia 2002 roku. Oświadczenia woli w imieniu Gminy złożyli Pani Marianna Czekaj - Burmistrz Miasta i Pan Piotr Barański - Zastępca Burmistrza Miasta.
- kontrolujący ustalili, że załącznikami do umowy podpisanej z wykonawcą robót były: harmonogram realizacji robót i harmonogram etapów fakturowania tych robót. Stwierdzono, że zakres robót przyjęty do zafakturowania w pierwszych miesiącach realizacji inwestycji był znacznie wyższy aniżeli wynikało to z harmonogramu realizacji tych robót. Przykładowo: w sierpniu 2002 roku – w harmonogramie realizacji robót nie przewidziano zakresu robót do wykonania, natomiast przewidziano do zafakturowania roboty na kwotę 160.500 zł; w październiku 2002 roku – w harmonogramie realizacji robót przewidziano do realizacji zakres robót o wartości 53.500 zł, do zafakturowania roboty o wartości 1.422.160 zł; w listopadzie 2002 roku – w harmonogramie realizacji robót przewidziano do realizacji zakres robót o wartości 1.004.242 zł, do zafakturowania roboty o wartości 1.139.705 zł. Z dokumentów tych wynikało więc, że podpisano umowę korzystną dla wykonawcy robót, przewidując zaliczkową zapłatę na poczet wykonania przyszłych robót, a nie za roboty faktycznie wykonane. Podpisanie przez zamawiającego umowy przewidującej wskazany sposób rozliczeń mogło świadczyć o złej sytuacji finansowej wykonawcy i nierzetelności oświadczenia, jakie złożył on w trybie art. 22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, że znajduje się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia,
- ustalono, że wykonawca robót w okresie od dnia 30 sierpnia 2002 roku do dnia 2 kwietnia 2003 roku wystawił za wykonane roboty 9 faktur przejściowych na łączną kwotę 5.047.618,06 zł, z czego zapłacono kwotę 4.972.158,52 zł. Płatności za faktury dokonywano w okresie kilkakrotnie krótszym niż przewidywała umowa z wykonawcą (zgodna ze złożoną ofertą). Tylko w trzech przypadkach płatność faktur nastąpiła w okresie nieco dłuższym niż 60 dni, co potwierdza wniosek kontrolujących o braku uzasadnienia przyjęcia do oceny ofert kryterium „warunki płatności” o dużej wadze procentowej, co w konsekwencji doprowadziło do wyboru wykonawcy oferującego najwyższą cenę,
- kontrolujący stwierdzili, że należność za faktury w kwocie 2.469.150,08 zł została przekazana przez zamawiającego na rachunek Przedsiębiorstwa Inżynierii Środowiska i Melioracji „EKOMEL” S.A. w Poddębicach, które było podwykonawcą robót. Zapłata nastąpiła na podstawie umów cesji wierzytelności z dnia 9 grudnia 2002 roku i z dnia 17 kwietnia 2003 roku zawartych pomiędzy wykonawcą robót a podwykonawcą robót. Ustalono jednak, że inwestor pismem z dnia 12 września 2002 roku został powiadomiony przez wykonawcę robót o dokonaniu przelewu wierzytelności z tytułu realizowanego kontraktu „Budowa oczyszczalni ścieków i kolektora sanitarnego na rzecz Banku Handlowego S.A. w Warszawie, jako zabezpieczenia umowy kredytowej oraz podpisał stosowne oświadczenie o przyjęciu do wiadomości faktu dokonania cesji. Zgodnie z ww. zawiadomieniem wszystkie należne wykonawcy robót kwoty miały być przekazywane na rachunek ww. banku. Przekazanie przez inwestora płatności na rzecz podwykonawcy robót nastąpiło bez zgody Banku Handlowego. Ww. dokumenty (umowy cesji, pismo) nie mogły stanowić podstawy do wypłaty wynagrodzenia na rzecz podwykonawcy robót, bowiem zgodnie z przepisami zawartymi w art. 509 i następnych ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny (Dz. U. nr 16 poz. 93 z późn. zm.) dalszej cesji mógł dokonać cesjonariusz czyli Bank Handlowy S.A. w Warszawie,
- ustalono, że wykonawca robót - oferujący bardzo korzystne warunki płatności faktur, co powinno świadczyć o jego dobrej kondycji finansowej - już po upływie niespełna miesiąca od podpisania umowy (w dniu 2 września 2002 roku) przedłożył zamawiającemu dwie faktury na łączną kwotę 1.660.500 zł, z prośbą o pilną ich zapłatę. Zapłacona należność za faktury miała być przeznaczona na zakup urządzeń technologicznych do budowanej oczyszczalni ścieków. Wykonawca wyraził zgodę na potrącenie 5% wartości faktury tytułem kosztów obsługi pożyczki udzielonej przez W.F.O.Ś i G.W. Zamawiający zapłacił wykonawcy robót z tytułu ww. faktur kwotę 1.627.840,46 zł w dniu 6 września 2002 roku. Kontrolujący stwierdzili, że ww. faktury zostały wystawione fikcyjnie w celu uzyskania od zamawiającego zaliczki na poczet wykonania przyszłych robót. Roboty ujęte w fakturach nie znalazły potwierdzenia w prowadzonych przez wykonawcę robót dziennikach budowy. Należy dodać, że do wskazanych faktur sporządzone zostały protokoły częściowego odbioru robót, które podpisali inspektor nadzoru i Burmistrz Miasta. Przeważająca część robót ujętych w ww. fakturach została wykonana w minimalnym zakresie (np. reaktor biologiczny LANR) lub w ogóle nie została wykonana (budynek krat, stacja koagulanta), zarówno przed wystawieniem faktur, jak i w okresie późniejszym, co potwierdziła przeprowadzona inwentaryzacja inwestycji w toku, w lipcu 2003 roku. Wynikało z powyższego, że przekazane wykonawcy środki na podstawie ww. faktur, nie zostały wykorzystane na cele związane z realizacją przedmiotowej inwestycji,
- kontrolujący stwierdzili, że wszystkie faktury częściowe zostały potwierdzone przez inspektora nadzoru, a podstawą ich wystawienia były protokoły odbioru częściowego robót, sporządzone z jego udziałem. Z załączonych do faktur protokołów odbioru robót wynikało, że w żadnym z odbiorów nie uczestniczył pracownik Referatu Inwestycji Urzędu Miejskiego, do którego zadań należał merytoryczny nadzór nad inwestycjami, w tym: m.in., rozliczanie inwestycji i udział w odbiorach. Do zadań ww. Referatu – zgodnie z procedurami kontroli wewnętrznej oraz instrukcją obiegu i kontroli dowodów księgowych – należało sprawdzanie dokumentów pod względem merytorycznym, to jest potwierdzanie, że operacje gospodarcze ujęte w tych dokumentach są zgodne z rzeczywistym ich przebiegiem. Faktury wystawione przez wykonawcę – poza dwoma przypadkami – nie były sprawdzane przez pracowników Referatu Inwestycji, co świadczyło o wadliwym działaniu ustalonych przez kierownika jednostki procedur wewnętrznej kontroli finansowej,
- kontrolujący ustalili, że w lipcu 2003 roku przeprowadzona została przez zamawiającego inwentaryzacja na budowie oczyszczalni ścieków. Według wyjaśnienia obecnego Burmistrza Poddębic Pana Romana Bachery, o jej przeprowadzeniu zadecydowało wstrzymanie robót przez wykonawcę i nie zrealizowanie zakresu robót wynikającego z harmonogramu realizacji robót. Inwentaryzacja wykazała, że wartość robót faktycznie wykonanych przez firmę WIDUCH HYDROLEMNA S.A. wynosiła kwotę 2.588.578,97 zł netto, 2.766.569,50 zł brutto, a roboty zafakturowane obejmowały kwotę 4.717.400,06 zł netto, 5.047.618,06 zł brutto. Wynik inwentaryzacji podpisany został przez inspektora nadzoru, który wcześniej potwierdzał nieprawdę w protokołach częściowego odbioru wykonania robót oraz na wystawianych fakturach. Pismem z dnia 12 sierpnia 2003 roku Burmistrz Poddębic poinformował wykonawcę o odstąpieniu od umowy, w związku z nienależytym wykonywaniem przedmiotu umowy oraz o wyniku inwentaryzacji. Należy dodać, że pełniąca funkcję inspektora nadzoru Agencja Poszanowania Energii z Łodzi, która poprzez nienależyte wywiązywanie się z zawartej umowy o pełnienie nadzoru inwestorskiego przyczyniła się do wyłudzenia przez wykonawcę zapłaty za nie wykonane roboty, kontynuowała sprawowanie nadzoru nad realizowaną inwestycją do marca 2004 roku. Pismem z dnia 5 marca 2004 roku Burmistrz Poddębic wypowiedział ww. firmie umowę, wzywając jednocześnie do zwrotu nadpłaconej należności za nadzór z tytułu nie wykonanych, a zafakturowanych robót. Kwota 2.281.049 zł stanowi szkodę jaką poniosła kontrolowana jednostka samorządu terytorialnego w wyniku nieprawidłowości związanych z realizacją przedmiotowej inwestycji.
- kontrolujący ustalili, że w dokumentach inwestora znajdowała się korespondencja świadcząca o kłopotach finansowych wykonawcy robót.
W dniu 20 marca 2003 roku do Urzędu Miejskiego w Poddębicach wpłynęło pismo Komornika Sądowego z Konina o zajęcie wierzytelności dłużnika HYDROLEMNA S.A. w kwocie 426.199,79 zł. W kwietniu 2003 roku inwestor otrzymał od Komornika pismo o wstrzymaniu wierzytelności w związku z postanowieniem Sądu Rejonowego w Kielcach o otwarciu z wniosku WIDUCH HYDRO postępowania układowego, a w czerwcu 2003 roku pismo-wniosek skierowany przez WIDUCH HYDRO do Sądu Rejonowego o włączeniu do postępowania układowego Banku Handlowego S.A. w Warszawie – kwota wierzytelności głównej 2.100.000 zł plus odsetki i koszty.
Stwierdzone w wyniku kontroli naruszenia ustawy o zamówieniach publicznych wypełniały znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych. Niezależnie od powyższego, w związku z zaistnieniem prawdopodobieństwa popełnienia przestępstwa i wyrządzenia Gminie Poddębice znacznej szkody majątkowej materiały z przeprowadzonej kontroli przekazane zostaną, przez RIO w Łodzi, właściwym organom ścigania, celem dalszego prowadzenia sprawy.
4. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie dokumentacji technicznej modernizacji drogi gminnej w m. Sworawa, w którym złożone zostały dwie oferty, zamawiający nie wykluczył z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego podmiotów, które złożyły wspomniane oferty i dokonał wyboru wykonawcy, czym naruszył art.19 ust.1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych. Obie oferty nie spełniały wymagań określonych w dokumentacji przetargowej, a mianowicie:

- oferta nr 1 zawierała poświadczoną za zgodność z oryginałem kserokopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z dnia 13 sierpnia 1998 roku, podczas gdy zamawiający wymagał aktualnego zaświadczenia, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (pkt I ppkt 1, str. 2 dokumentacji przetargowej), wyznaczonym na dzień 5 sierpnia 2002 roku,
- zamawiający wymagał przedstawienia dokumentów potwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają odpowiednie uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień (pkt I ppkt 1, str. 2 dokumentacji przetargowej), natomiast obie oferty zawierały jedynie decyzje o stwierdzeniu przygotowania zawodowego do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie (w zakresie projektowania dróg) przez osoby mające wykonać zadanie, natomiast nie zawierały w odniesieniu do tych osób zaświadczeń o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego, stanowiących podstawę do wykonywania samodzielnych funkcji w budownictwie, który to wymóg wynikał z art. 12 ust.7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 207, poz. 2016), w brzmieniu obowiązującym od dnia 25 stycznia 2002 roku oraz z art. 6 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 roku o samorządach zawodowych architektów, inżynierów budownictwa oraz urbanistów (Dz. U. z 2001 r. nr 5, poz. 42 z późn. zm.),
- zamawiający wymagał, aby do oferty załączony został wykaz zrealizowanych prac o podobnym charakterze z ostatnich trzech lat, wg załącznika nr 5 do dokumentacji przetargowej (pkt I ppkt 1, str. 2 dokumentacji przetargowej). Oferta nr 1 zawierała wykaz ważniejszych zamówień zrealizowanych w latach 2001-2002 oraz odrębny wykaz ważniejszych zamówień zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat, które wskazywały jedynie przedmiot zamówienia oraz zleceniodawcę, nie zawierały jednak informacji wymaganych przez zamawiającego zgodnie ze wzorem załącznika do oferty, mianowicie wartości wykonanych robót oraz czasu realizacji zamówienia (początek i koniec). Do oferty nr 2 załączony został wykaz prac projektowych z lat 1997-2002, w którym wskazany został inwestor, rok wykonania, nazwa zadania, natomiast nie podano wartości zadania,
- zamawiający wskazał, że formularz ofertowy zostanie podpisany przez oferenta, a wszystkie strony oferty (w tym załączniki) będą parafowane przez upoważnionego przedstawiciela oferenta. Dołączony do oferty nr 1 załącznik - doświadczenie zawodowe (wykaz prac projektowych) zawarty został na stronach od nr 6 do nr 10, natomiast parafowany został tylko na ostatniej, tzn. 10 stronie.
Powyżej wskazane postępowanie powinno zostać unieważnione, ponieważ wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu - stosownie do art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych.

W zakresie pozostałych ustaleń

1. Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych Gminy nie przestrzegano postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, w związku z czym zaistniały uchybienia opisane szczegółowo w protokole kontroli.
2. W ramach kontroli wydatków inwestycyjnych kontrolujący sprawdzali przestrzeganie procedur wewnętrznej kontroli finansowej w odniesieniu do tych wydatków. Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości - opisane szczegółowo w protokole kontroli - w tym, w szczególności, uchybienia związane z realizacją zadania inwestycyjnego „Budowa Oczyszczalni Ścieków i Kolektora Sanitarnego w Poddębicach”, dają kontrolującym podstawę do stwierdzenia, że procedury kontroli wewnętrznej w tym zakresie działały wadliwie i nie były wystarczające.
Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli proszę Pana Burmistrza o podjęcie działań w celu ich usunięcia i zapobieżenia występowaniu w przyszłości. W związku z powyższym RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne.

1. Opracować dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia rachunkowości, zgodnie z wymogami i w zakresie określonym przez art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie z powołanym przepisem, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczącą:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
d) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
2. Opracować i wprowadzić do stosowania zakładowy plan kont uwzględniający unormowania zawarte w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
3. Uzupełnić procedury wewnętrznej kontroli finansowej o zapisy dotyczące procesów związanych z gromadzeniem środków publicznych - stosownie do wymogu wynikającego z art. 35a ust.1 i 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych.
4. Zaprowadzić ewidencję analityczną do kont rozrachunkowych 201 i 240, zgodnie z wymogami wskazanego powyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku.
5. Dokonać korekty zapisów w ewidencji księgowej pożyczek (konto 260), w celu poprawnego ustalenia stanu zobowiązań z tego tytułu.
6. Skorygować sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i RB-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, za 2003 rok, w zakresie dotyczącym wykazanych skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków finansowych wynikających z udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień. Poprawione sprawozdania przekazać RIO w Łodzi.
7. Skorygować sprawozdanie RB-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, za 2003 rok, w zakresie wykazanych kwot zobowiązań wymagalnych. Poprawione sprawozdanie przekazać RIO w Łodzi.
8. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnego podatku od nieruchomości od osób prawnych, za lata 2001-2002, od podatnika ^{(Wyłączenie) [15]} na łączną kwotę 3.031,60 zł.
9. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie należnego Gminie podatku od środków transportowych, w łącznej kwocie 310,00 zł, od dwóch podatników, którzy do opodatkowania pojazdów zastosowali niższą, niż określona przez Radę Miejską, stawkę podatku.
10. Podjąć działanie mające na celu wyegzekwowanie należnego podatku od środków transportowych od osób fizycznych, w łącznej kwocie 212,50 zł, od dwóch podatników, którzy nie zapłacili podatku w 2002 roku od nabytych w trakcie roku pojazdów.
11. Podjąć czynności zmierzające do wyegzekwowania należnych Gminie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności podatkowych.
12. Podjąć czynności mające na celu wyegzekwowanie złożenia przez wszystkich podatników podatku od nieruchomości (osoby fizyczne) informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, według ustalonego wzoru.
13. Podjąć działania mające na celu wyegzekwowanie od właściciela punktu sprzedaży napojów alkoholowych, należnej kwoty dopłaty do wniesionej w 2002 roku opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
14. Zapewnić wykonywanie obsługi bankowej budżetu Gminy przez bank wybrany przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z wymogami wynikającymi z art.134 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
15. Zapewnić wykonywanie kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych przez Skarbnika Miasta, w tym, w szczególności sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym.
16. Zapewnić kontrasygnowanie przez Skarbnika Miasta lub osobę przez niego upoważnioną czynności prawnych, mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
17. Przestrzegać postanowień § 3 ust.1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 24, poz.279), w zakresie wykazywania danych dotyczących skutków udzielonych przez Gminę: ulg, odroczeń, umorzeń itp. Zgodnie z powołanym unormowaniem w stosownej rubryce sprawozdania Rb-27S wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez gminę, za okres sprawozdawczy: ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budżetu gminy (bez ulg i zwolnień ustawowych), a także skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin, wydanymi na podstawie ustawowych upoważnień. Wykazywane skutki ulg powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, w zakresie zarówno bieżących, jak i zaległych należności, a także być zgodne z rejestrami przypisów i odpisów (z wyjątkiem decyzji o odroczeniu lub rozłożeniu płatności na raty). Kwoty ze sprawozdania Rb-27S powinny być zgodne z kwotami dotyczącymi skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień podatków i opłat, obliczonych za okres sprawozdawczy, wykazanymi w sprawozdaniu Rb-PDP, zgodnie z § 7 ust.3 ww. Instrukcji.
18. Przestrzegać 3 ust.1 pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. zgodnie z którym w kolumnie "Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy", w sprawozdaniu RB-27S wykazuje się kwoty stanowiące różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina lub miasto na prawach powiatu mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe, a dochodami, jakie uzyskała, stosując niższe stawki uchwalone przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu; w przypadku zastosowania przez gminę lub miasto na prawach powiatu obniżenia górnej stawki różnicę - pomiędzy stawką górną a przyjętą w uchwale przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu, przemnożoną przez podstawę opodatkowania - wykazuje się w kolumnie "Skutki obniżenia górnych stawek..." sprawozdań dotyczących dochodów budżetowych narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego. Kwoty ze sprawozdania Rb-27S powinny być zgodne z kwotami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-PDP, zgodnie z § 7 ust.3 ww. Instrukcji.
19. Zapewnić prawidłowy nadzór nad prowadzeniem gospodarki kasowej.
20. Zapewnić prawidłowe sporządzanie przez kasjerkę raportów kasowych dochodów i wydatków budżetowych, zgodnie z postanowieniami instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.
21. Zapewnić by wpłacane do kasy dochody nie były przeznaczane na pokrycie wydatków, lecz odprowadzane na rachunek bankowy jednostki samorządu terytorialnego. Ustalić, w jakich terminach przyjęte do kasy wpływy mają być odprowadzone do banku.
22. Przestrzegać § 18 ust. 1 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych, zgodnie z którym zaliczki ze środków budżetowych nie wydatkowane do końca roku powinny być wpłacone do banku najpóźniej w ostatnim dniu roboczym roku budżetowego na rachunek bieżący wydatków.
23. Od wpłat należności podatkowych i należności o charakterze cywilnoprawnym, dokonywanych po terminie płatności egzekwować należne odsetki za zwłokę.
24. Zapewnić prawidłowe ustalanie kwoty zaległości podatkowych w podatku od środków transportowych od osób prawnych poprzez rzetelne prowadzenie kart kontowych podatników i wyeliminowanie rozbieżności istniejących pomiędzy przypisami w kartach kontowych oraz w rejestrze przypisów i odpisów.
25. Bieżąco i terminowo podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych – w oparciu o przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 110, poz. 968 z późn. zm.) oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
26. Egzekwować od podatników - osób prawnych terminowe składanie deklaracji podatkowych.
27. Nakazy w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego doręczać w terminach pozwalających podatnikowi na zapłatę raty podatku w ustawowym terminie jej płatności.
28. Przestrzegać art.12 ust.3 w zw. z art. 13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, stosownie do których okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego (zwolnienie określone w art.12 ust.1 pkt 4 ww. ustawy) wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa użytkowania wieczystego albo ustanowiono prawo użytkowania wieczystego gruntów. Zwolnienie to stosuje się jednakże od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
29. Przy sprzedaży nieruchomości stanoiwących własność Gminy, w drodze przetargu, zapewnić przestrzeganie art. 70 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym cena nieruchomości sprzedanej w drodze przetargu podlega zapłacie najpóźniej do dnia zawarcia umowy przenoszącej własność.
30. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów. Na podstawie delegacji zawartej w art. 40 ust.16 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych, Rada Ministrów w drodze rozporządzenia, ma określić warunki niezbędne do udzielenia zezwolenia na zajmowanie pasa drogowego, mając na względzie bezpieczeństwo użytkowania i ochronę dróg (upoważnienie wprowadzone na mocy ustawy z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy o drogach publicznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw - Dz. U. nr 200, poz. 1953).
31. Opłaty za zajęcie pasa drogowego ustalać zgodnie z zasadami określonymi w art. 40 ust.4, 5, 6 i 8 ustawy o drogach publicznych.
32. W toku wykonywania budżetu przestrzegać zasad gospodarki finansowej określonych w art. 92 pkt 3 w zw. z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
33. Dokonywane wydatki ujmować w klasyfikacji budżetowej ustalonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
34. Wypłat ekwiwalentu pieniężnego dla członków ochotniczych straży pożarnych, za uczestnictwo w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną dokonywać w wysokości ustalonej zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej.
35. Wydatki na rzecz ochotniczych straży pożarnych ponosić w granicach wyznaczonych przez art. 28 i art. 32 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
36. W zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działającym w celu osiągnięcia zysku należy wskazać, że od dnia 1 stycznia 2004 roku uległa zmianie regulacja zawarta w art. 118 ustawy o finansach publicznych - na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust.2 ustawy o finansach publicznych, zlecenie zadania i udzielenie dotacji winno nastąpić zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie , to: 1) zlecenie zadania następuje na podstawie umowy - zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczenia oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Do dnia 1 czerwca 2004 roku jednostki samorządu terytorialnego mogą zlecać realizację zadań publicznych, w sferze określonej w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie określonym w uchwale rady gminy, stanowiącej przepis prawa miejscowego, podjętej na podstawie art. 118 ust.3 ustawy o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 roku. Wynika to z art. 23 ust.1a ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dodanego na mocy art. 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2003 roku o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych oraz ustawy przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 228, poz. 2262).
37. Przestrzegać postanowień wynikających z § 11 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich, przy ustalaniu i wypłacie pracownikom dodatku za wieloletnią pracę.
38. W aktach osobowych pracowników zamieszczać wszystkie informacje (dokumenty) wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
39. Przestrzegać postanowień § 12 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich, przy wypłatach należnych pracownikom nagród jubileuszowych. W szczególności, wypłacać nagrodę jubileuszową pracownikowi niezwłocznie po nabyciu przez niego prawa do tej nagrody (§ 12 ust.6 rozporządzenia). W razie ustania stosunku pracy w związku z przejściem pracownika na emeryturę, jeżeli do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, wypłacać nagrodę jubileuszową w dniu rozwiązania stosunku pracy (§ 12 ust.8 rozporządzenia).
40. Zapewnić wystawianie poleceń wyjazdu służbowego przez upoważnione do tego osoby.
41. Koszty podróży służbowych zagranicznych rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
42. Przestrzegać § 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, stosownie do którego - termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa w poleceniu wyjazdu służbowego przewodniczący rady gminy, a w stosunku do przewodniczącego wskazany przez radę wiceprzewodniczący.
43. Przestrzegać postanowień art. 6 ust.2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w zakresie terminu przekazywania środków na rachunek funduszu.
44. Zapewnić należyty nadzór ze strony merytorycznie właściwych pracowników nad realizacją zadań inwestycyjnych.
45. Wypłat należności za częściowo wykonane roboty dokonywać zgodnie z postanowieniami zawartych umów oraz na podstawie rzetelnie sprawdzonych pod względem merytorycznym faktur.
46. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177).
47. Przy ponoszeniu wydatków na inwestycje przestrzegać art. 92 pkt 3 w związku z art.129 ust.1 ustawy o finansach publicznych, który nakazuje wydatkowanie środków w sposób celowy i oszczędny.
48. Przestrzegać postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej przy przeprowadzaniu inwentaryzacji składników majątkowych.
49. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur wewnętrznej kontroli finansowej.
50. Dokonywać kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur wewnętrznej kontroli finansowej, zgodnie z art.127 ustawy o finansach publicznych.
51. Przedłożyć Radzie Miejskiej projekt uchwały zmieniającej uchwałę, którą ustalono wynagrodzenie dla Burmistrza Miasta, w zakresie zmiany daty, od której przysługiwał Burmistrzowi dodatek specjalny. Dodatek specjalny, zgodnie z § 7 ust.1a rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich, przysługiwał wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta obligatoryjnie od dnia 27 października 2002 roku, w minimalnej wysokości 20% (w konkretnym przypadku od daty objęcia funkcji Burmistrza).

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Burmistrza o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.
Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:
- Przewodniczący Rady Miejskiej w Poddębicach
- Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Poddębicach
- aa

Wystąpienie pokontrolne podpisał Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Ryszard Paweł Krawczyk. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

PRZYPISY

[1] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[2] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[3] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[4] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[5] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[6] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[7] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[8] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[9] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[10] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[11] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[12] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[13] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[14] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

[15] Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

metryczka

Wytworzył	Naczelnik WKGF Piotr Walczak
Data wytworzenia	27.04.2004
Opublikował w BIP	Sławomir Domagała
Data opublikowania	19.11.2004 12:45
Ostatnio zaktualizował	Martyna Kmita
Data ostatniej aktualizacji	14.03.2017 12:20
Liczba wyświetleń	96