Gm. Wodzierady - Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Łodzi w I półroczu 2004 roku
XMLTreść
Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi Gminie Wodzierady po zakończeniu kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, przeprowadzonej w pierwszym półroczu 2004 roku, udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Pani
GRAŻYNA MAZUCHOWSKA
Wójt
Gminy Wodzierady
WK-0915/35/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Gminie Wodzierady stwierdzono następujące nieprawidłowości:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Kontrolowana jednostka nie dostosowała uregulowań w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej do aktualnie obowiązujących przepisów, w szczególności, art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116), rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy, kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli powinny zapewniać wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. Wskazane procedury w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych - określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych, uwzględniając standardy ustalone przez Ministra Finansów na podstawie art. 35o ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (Komunikat nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia "Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych" - Dz. Urz. Min. Fin. nr 3, poz. 13).
2. Stwierdzono przypadki nie przestrzegania zasad dokonywania kontroli wewnętrznej, wynikających z regulaminu funkcjonowania kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, wprowadzonego uchwałą nr 75/104/2001 Zarządu Gminy Wodzierady z dnia 31 sierpnia 2001 roku, w zakresie dokonywania bieżącej kontroli legalności, celowości i gospodarności poniesionych wydatków.
3. W okresie objętym kontrolą w Gminie Wodzierady nie przeprowadzano kontroli wobec Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w zakresie wskazanym przez art.127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Kontrola powinna być przeprowadzana według zasad określonych w regulaminie funkcjonowania kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, który został przyjęty uchwałą Zarządu Gminy w Wodzieradach z dnia 31 sierpnia 2001 roku. Dodatkowo, należy wskazać, że szczegółowe zasady sprawowania nadzoru nad samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej, przez organ założycielski, zostały unormowane w przepisach rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz. U. nr 94, poz. 1097).
W zakresie przyjętych zasad rachunkowości
1. Jednostka, w ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, nie określiła dla zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych struktury wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Nie sporządziła także opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów, a ponadto nie określiła wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, stosownie do wymogów wynikających z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "b" i "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. W okresie 2002 – 2003 (do dnia 21 maja 2003 roku) kontrolowana jednostka nie opracowała zasad stosowania rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, co wymagane było przez § 1 ust. 3 i § 9 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.). Zarządzeniem nr 11/2003 Wójta Gminy Wodzierady z dniem 21 maja 2003 roku wprowadzono zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organu podatkowego.
W zakresie gospodarki kasowej
Stwierdzono, że gotówka do kasy banku wpłacana była na podstawie dokumentów - dowód wpłaty „KP” i wypłacana z banku na podstawie dokumentów - dowód wypłaty „KW”, co nie było przewidziane w wewnętrznych unormowaniach jednostki dotyczących tych operacji.
W zakresie zaciągania pożyczek
Gmina Wodzierady, zaciągając pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, ustaliła jako jedną z form zabezpieczenia pożyczki nieodwoływalne pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, co było niezgodne z art. 92 w zw. z art. 129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 i art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art. 92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Kontrolujący stwierdzili, że Wójt Gminy decyzją nr Fn 3133/1/2002 z dnia 24 września 2002 roku, na podstawie wyników kontroli przeprowadzonej u podatnika - Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Wodzieradach, po wznowieniu postępowania, uchylił decyzje w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości wydane w latach 1997 - 2002 na rzecz wskazanego podatnika. Jednocześnie, na podstawie wymienionej decyzji organ podatkowy ustalił wysokość podatku od nieruchomości za lata 1997 - 2002. Kontrolujący ustalili, że wbrew treści decyzji, w latach 1997 - 2002 nie zostały wydane żadne decyzje ustalające wysokość podatku od nieruchomości na rzecz Gminnej Spółdzielni "SCH". Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników kontrolowanej jednostki jako decyzje potraktowano złożone przez podatnika deklaracje podatkowe. W ww. decyzji organ podatkowy nie określił kwoty należnych Gminie odsetek. W związku z powyższymi ustaleniami należy wskazać, że zobowiązanie podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości, w odniesieniu do osób prawnych, powstaje z mocy prawa, w razie zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa łączy powstanie takiego zobowiązania, a więc w sposób określony w art.21 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.), osoby prawne zobowiązane są składać w terminie do dnia 15 stycznia danego roku deklaracje w zakresie podatku od nieruchomości i wpłacać podatek obliczony w deklaracji na rachunek organu podatkowego, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. Pozbawione podstawy prawnej było i jest wydawanie wobec osób prawnych decyzji ustalających wymiar podatku od nieruchomości.
Zgodnie z art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, w sytuacji stwierdzenia w wyniku wszczętego postępowania podatkowego, że wysokość podatku jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego (w stanie prawnym obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku - organ podatkowy wydawał decyzję określającą wysokość zaległości podatkowej lub stwierdzał wysokość nadpłaty). Dopiero w stosunku do decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego możliwe jest stosownie instytucji wznowienia postępowania. W decyzji określającej wysokość zaległości podatkowej (wydawanej wg stanu prawnego do dnia 31 grudnia 2002 roku) organ podatkowy zobowiązany był określić wysokość odsetek za zwłokę - według stanu na dzień wydania decyzji (art.53 ust.4 ustawy Ordynacja podatkowa). Z dniem 1 stycznia 2003 roku zagadnienie dotyczące odsetek w omawianej sytuacji normuje art.53a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli w postępowaniu podatkowym po zakończeniu roku podatkowego lub innego okresu rozliczeniowego organ podatkowy stwierdzi, że podatnik mimo ciążącego na nim obowiązku nie zapłacił zaliczek na podatek w całości lub w części, nie złożył deklaracji albo wysokość zaliczek jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość odsetek za zwłokę, przyjmując prawidłową wysokość zaliczek na podatek, jeżeli ich wysokość jest inna niż wykazana w deklaracji, a także w razie braku deklaracji.
2. W dokumentacji dotyczącej decyzji nr Fn 3133/1/2002 z dnia 24 września 2002 roku, którą umorzono zaległości podatkowe Gminnej Spółdzielni "SCH" w zakresie podatku od nieruchomości, w wysokości 10.000 zł brak było wniosku podatnika dotyczącego umorzenia podatku, co stanowiło naruszenie art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym organ podatkowy, na wniosek podatnika, może umorzyć w całości lub części zaległości podatkowe lub odsetki za zwłokę.
3. W odniesieniu do szeregu decyzji, na podstawie których przyznano podatnikom ulgi w zapłacie należności podatkowych (np. decyzja nr Fn 311/5/2003, decyzja nr Fn 3110/6/2003, decyzja nr Fn 3115/5/2003, decyzja nr Fn 3114/15/2003) stwierdzono zaniechanie przeprowadzenia przez organ podatkowy postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenia istnienia lub nie ustawowo określonych przesłanek danego rozstrzygnięcia. Było to sprzeczne z art. 122 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w toku postępowania organy podatkowe powinny podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy oraz z art.187 § 1 ww. ustawy, stosownie do którego, organ podatkowy zobowiązany był do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia materiału dowodowego. Uzasadnienia faktyczne decyzji nie spełniały wymogów określonych w art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
4. Stwierdzono przypadki wydawania przez organ podatkowy decyzji o umorzeniu zaległości podatkowych w odniesieniu do podatków, których termin płatności jeszcze nie minął, a więc zgodnie z art.51 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - nie miały one charakteru zaległości podatkowych. Decyzje te faktycznie oznaczały rozstrzygnięcie o zaniechaniu poboru podatku, która to instytucja prawa podatkowego nie mogła być przez organy podatkowe jednostek samorządu terytorialnego stosowana od dnia 1 stycznia 2001 roku (na mocy zmiany art.22 ustawy Ordynacja podatkowa dokonanej przez art. 5 pkt 1 lit "c" ustawy z dnia 8 grudnia 2000 roku o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o dopłatach do oprocentowania niektórych kredytów bankowych, ustawy - Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi, ustawy - Ordynacja podatkowa, ustawy o finansach publicznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych - w związku z dostosowaniem do prawa Unii Europejskiej Dz. U nr 122, poz. 1315).
5. W odniesieniu do decyzji nr Fn 3110/1/2003 z dnia 16 kwietnia 2003 roku dotyczącej umorzenia podatku od nieruchomości stwierdzono, że podatnik wniósł o zmniejszenie stawki podatku od nieruchomości z 1m2 powierzchni. Organ podatkowy wskazując, że rozstrzygnięcie co do wnioskowanej kwestii nie leży w jego kompetencjach (wysokość stawek ustala organ stanowiący jednostki samorządowej), podjął jednocześnie decyzję o umorzeniu podatku na 2003 roku w kwocie 5.834,90 zł. Decyzja ta podjęta została z naruszeniem art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy nie mógł, bowiem, działać w tej sprawie z urzędu. Ponadto, decyzja dotyczyła należności, które w części nie stanowiły - w myśl art.51 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - zaległości podatkowych.
6. W 2002 roku podatnicy nie składali wykazów środków transportowych na obowiązujących w tym okresie drukach WT-1, określonych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie wzoru wykazu środków transportowych (Dz. U. nr 153, poz. 1754).
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży mienia komunalnego
1. W ogłoszeniach o I i II przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż działki zabudowanej położonej w Stanisławowie, oznaczonej numerem 40/1 oraz w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż lokalu użytkowego nr 68 położonego w Wodzieradach, nie zawarto informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, wymaganych przez § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn. zm.).
2. Rozstrzygnięcia przetargów na sprzedaż działki zabudowanej położonej w Stanisławowie, oznaczonej numerem 40/1 oraz lokalu użytkowego nr 68 położonego w Wodzieradach, dokonała komisja przetargowa, powołana uchwałą nr 5/7/98 Zarządu Gminy Wodzierady z dnia 17 grudnia 1998 roku, zmieniona uchwałą nr 26/28/99 Zarządu Gminy Wodzierady z dnia 17 września 1999 roku. Zgodnie ze wskazanymi uchwałami przewodniczącym komisji wyznaczono Panią Grażynę Mazuchowską – Wójta Gminy. Jak wynikało ze sporządzonych protokołów z przetargów funkcję przewodniczącego komisji pełniła Pani Alicja Augustyniak – Sekretarz Gminy, przy czym brak było formalnego potwierdzenia powierzenia jej tej funkcji przez uprawniony organ, którym zgodnie z § 8 pkt 2 ww. rozporządzenia był organ wykonawczy jednostki (wójt gminy, do dnia 27 października 2002 roku - zarząd gminy).
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Przy wydawaniu decyzji na zajęcie odcinka pasa drogowego stwierdzono przypadki naruszenia procedur wynikających z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.), zwłaszcza w zakresie terminów dotyczących wniosków składanych w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego, o których mowa w § 2 rozporządzenia.
2. W latach 2002-2003 po zakończeniu robót w pasie drogowym nie dokonywano komisyjnego odbioru tych robót, w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka pasa drogi do poprzedniego stanu użyteczności, czym naruszono wymóg zawarty w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.
3. Za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów niezwiązanych z funkcjonowaniem drogi, o których mowa w § 10 ww. rozporządzenia Rady Ministrów, w przypadku, gdy rzut poziomy urządzenia zajmował powierzchnię mniejszą niż 1 m², pobierano jednorazową opłatę stanowiącą iloczyn zajętej powierzchni i stawki za 1 m², podczas gdy § 10 ust. 3 stanowił, że w przedstawionej sytuacji pobierać powinno się opłatę, jak za zajęcie pasa o powierzchni 1 m².
W zakresie wydatków na zadania z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. W okresie kontrolowanym pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowców – konserwatorów pojazdów ochotniczych straży pożarnych, przyznano wynagrodzenie zryczałtowane za określoną stawkę godzinową, na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. nr 200 poz. 1679 z późn. zm.). Zasady ustalania wynagrodzenia dla kierowców – konserwatorów były niezgodne z obowiązującymi przepisami, ponieważ podstawę ustalenia wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych na wskazanych stanowiskach stanowiły przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).
W okresie wcześniejszym zasady wynagradzania regulowały przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm. - obowiązywało do dnia 25 lutego 2003 roku).
2. Nie wypłacano ekwiwalentu pieniężnego członkom ochotniczych straży pożarnych z terenu Gminy Wodzierady, uczestniczącym w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Staż Pożarną, co stanowiło naruszenie art. 28 ust.1 i ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.).
W zakresie dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji w latach 2002-2003 nie zostało poprzedzone odpowiednim ogłoszeniem o konkursie ofert dla organizacji pozarządowych, na realizację określonych zadań publicznych, czym naruszono art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w zakresie zasady jawności trybu wyboru najkorzystniejszej oferty, a tym samym nie zachowano zasad uczciwej konkurencji, o których mowa w art. 25 ust.2 powoływanej ustawy. Postępowanie takie było sprzeczne także z postanowieniami § 2 pkt 1 i 2 regulaminu określającego tryb postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Gminy Wodzierady podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, stanowiącego załącznik do uchwały nr XVIII/157/01 Rady Gminy Wodzierady z dnia 7 lutego 2001 roku w sprawie przyjęcia regulaminu trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Gminy Wodzierady podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych.
2. W przypadku dwóch dotowanych podmiotów kwota udzielonej dotacji była podwyższana w stosunku do dotacji przyznanej na podstawie pierwotnych umów, a mianowicie: dotacja dla Ludowego Klubu Sportowego w Kwiatkowicach, przyznana umową z dnia 2 lutego 2002 roku, została zwiększona aneksem nr 1 (bez daty) o kwotę 2.000 zł i aneksem nr 2 z dnia 6 grudnia 2002 roku o kwotę 7.000 zł. Dotacja dla Ludowego Klubu Sportowego w Kwiatkowicach, przyznana umową z dnia 2 stycznia 2003 roku, zwiększona została aneksem nr 1 z dnia 4 kwietnia 2003 roku o kwotę 15.000 zł, i aneksem nr 2 z dnia 2 września 2003 roku o kwotę 5.000 zł. Dotacja dla Stowarzyszenia „Świetlica wiejska” w Leśnicy przyznana umową z dnia 28 marca 2002 roku w kwocie 3.500 zł, porozumieniem z dnia 11 października 2002 roku została zwiększona o 270 zł. Kwoty dotacji zostały zwiększone z pominięciem zasad wynikających z ww. uchwały nr XVIII/157/01 Rady Gminy Wodzierady. W szczególności, nie podano do publicznej wiadomości informacji o możliwości uzyskania przez podmioty niepubliczne środków z budżetu Gminy na realizację celów publicznych. W aneksach zawartych z LKS w Kwiatkowicach do umowy z dnia 2 lutego 2002 roku oraz w aneksie nr 1 do umowy z dnia 2 stycznia 2003 roku nie wskazano, że zmiana kwoty udzielonej dotacji związana jest ze zmianą zakresu realizowanych zadań, czy też zleceniem nowych.
3. Po przyznaniu dotacji w latach 2002-2003 nie podawano do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, informacji o wyłonieniu podmiotu i wielkości zadań przekazywanych do realizacji, co było sprzeczne z postanowieniami § 2 pkt 10 ww. uchwały Rady Gminy Wodzierady.
Naruszenie zasad udzielania dotacji z budżetu stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 9 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie wydatków osobowych
1. W kontrolowanym okresie przyznano kierownikowi USC wynagrodzenie zasadnicze według XV kategorii zaszeregowania, a zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (obowiązującego do dnia 25 lutego 2003 roku) oraz przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, dla tego stanowiska pracy właściwa jest kategoria XVI-XVIII.
2. W latach 2002 - 2003 przyznano na podstawie angaży z dnia 7 czerwca 2001 roku: Sekretarzowi Gminy dodatek funkcyjny według 4 stawki w wysokości 95% najniższego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania i Skarbnikowi Gminy dodatek funkcyjny według 4 stawki w wysokości 80% najniższego wynagrodzenia, natomiast zgodnie z obowiązującymi przepisami wynikającymi z ww. rozporządzeń Rady Ministrów właściwa dla tych stanowisk była stawka 7 dodatku funkcyjnego. Kierownikowi USC ustalono dodatek funkcyjny według 4 stawki w wysokości 40% najniższego wynagrodzenia, natomiast zgodnie z przepisami prawidłowa była 6 stawka dodatku funkcyjnego.
3. Wynagrodzenie zasadnicze dla sprzątaczki przyznano według V kategorii zaszeregowania, a zgodnie z przepisami ww. rozporządzeń Rady Ministrów dla tego stanowiska pracy właściwa była kategoria III-IV.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
1. W licznych przypadkach na rozliczanych przez pracowników poleceniach wyjazdu służbowego nie wpisywano godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.
2. W oświadczeniach składanych przez pracowników Urzędu Gminy dotyczących zwrotu kosztów używania samochodów własnych w celach służbowych do jazd lokalnych, nie wpisywano danych dotyczących pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny), która to informacja wymagana jest przez § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz.271).
W zakresie wydatków na wypłaty diet i zwrotu kosztów podróży służbowych dla radnych gminy
1. W uchwale nr I/7/2002 Rady Gminy Wodzierady z dnia 18 listopada 2002 roku w sprawie ustalenia zasad otrzymywania i wysokości diet oraz ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy, nie określono zasad potrącania diet dla Przewodniczącego Rady Gminy pobierającego dietę w formie miesięcznego ryczałtu w przypadku jego nieobecności na sesjach Rady Gminy, nie wypełniając tym samym dyspozycji art. 25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym.
2. W uchwale nr I/7/2002 Rady Gminy Wodzierady z dnia 18 listopada 2002 roku ustalono, że postanowienia dotyczące wypłaty diet dla radnych stosuje się odpowiednio do członków komisji Rady nie będących radnymi. W obowiązującym na dzień podejmowania uchwały stanie prawnym (i nadal) w skład komisji rady gminy nie mogą wchodzić osoby nie będące radnymi. Z upływem poprzedniej kadencji organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego (27 października 2002 roku) przestał obowiązywać art.21 ust.2 ustawy o samorządzie gminnym, który stanowił o możliwości powołania w skład komisji rady gminy osób spoza rady w liczbie nie przekraczającej połowy składu komisji (na mocy art.1 pkt 19 lit. "b" ustawy z dnia 11 kwietnia 2001 roku o zmianie ustaw: o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym, o samorządzie województwa, o administracji rządowej w województwie oraz o zmianie niektórych innych ustaw - Dz. U. nr 45 poz. 497). W konsekwencji skreślony został z tą samą datą art. 25 ust. 5 ustawy o samorządzie gminnym, stanowiący podstawę do przyznania diet członkom komisji rady gminy nie będącym radnymi.
3. W przypadku delegacji nr 303/2002 z dnia 25 października 2002 roku wystawionej dla Przewodniczącego Rady Gminy, polecenie wyjazdu służbowego podpisane zostało przez Panią Grażynę Mazuchowską – Wójta Gminy, zamiast przez Wiceprzewodniczącego Rady Gminy, zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66 poz. 800 z późn. zm.).
W zakresie wydatków inwestycyjnych i stosowania przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie wodociągu wiejskiego wraz z przyłączami w miejscowości Chorzeszów – etap I, stwierdzono, że wykonawca składający ofertę nr 1 – ZPUH Mieczysław Malinowski z Sieradza, nie spełnił warunku określonego w § 2 pkt 1 specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w którym określono nieprzekraczalny termin wykonania zamówienia do dnia 31 października 2002 roku. Oferent określił termin wykonania zamówienia na trzy miesiące od podpisania umowy, który to termin był dłuższy niż określony przez zamawiającego, w związku z czym oferent ten powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art. 19 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm. - ustawa uchylona z dniem 2 marca 2004 roku).
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie modernizacji stacji uzdatniania wody w miejscowości Wodzierady, stwierdzono:
- kurs EURO dla ustalenia wartości zamówienia przyjęto na podstawie publikacji w Gazecie Prawnej nr 1333(989) z dnia 10 lipca 2003 roku (4,3600 zł = 1 EURO). Takie przeliczenie było niezgodne z art. 2 ust 2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym ilekroć ustawa odnosiła się do wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO, przeliczenie tej wartości na złote dokonywane być powinno według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla tej waluty w dniu określenia wartości zamówienia. Średni kurs EURO ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w dniu 10 lipca 2003 roku wynosił 1 EURO = 4,4529 zł,
- specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie zawierała wymagań dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co naruszało art. 35 ust. 1 pkt 11 ustawy zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie potwierdził na piśmie przesłanych telefaksem wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, skierowanych do oferentów, którym doręczono specyfikację, do czego był zobowiązany na podstawie art. 21 ust 3 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie wyboru banku do obsługi bankowej budżetu Gminy
W przetargu nieograniczonym na obsługę bankową budżetu Gminy Wodzierady sposób obliczania ilości punktów dla poszczególnych ofert nie zapewniał zachowania proporcjonalności obliczania wartości ofert w ramach danego kryterium. Nie uwzględniano, bowiem, różnic w warunkach proponowanych przez oferentów. Komisja przetargowa przyznawała maksymalną liczbę punktów ofercie najkorzystniejszej ze względu na badane kryterium, pozostałym ofertom proporcjonalnie mniej, jednak pod warunkiem, że badany parametr wykazywał wartość wyższą niż 0.
W przypadku, gdy parametr ten wynosił 0 (np. 0 zł opłaty za prowadzenie rachunku, 0 zł opłaty za polecenie przelewu, itp.) oferta najkorzystniejsza otrzymywała maksymalną liczbę punktów, wszystkie oferty z parametrem większym od 0 otrzymywały 0 pkt, mimo że w danym parametrze wykazywały różnice (w wielu wypadkach różnice te były znaczące). Pomimo wadliwego sposobu obliczania wartości ofert, nie wpłynęło to na wybór najkorzystniejszej oferty.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie powstawaniu ich w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić obowiązujące procedury z zakresu wewnętrznej kontroli finansowej w celu zapewnienia objęcia nimi całokształtu procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów oraz gospodarowania mieniem. Ustalone procedury kontroli powinny, w szczególności, pozwolić na wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. Przy opracowaniu procedur wewnętrznej kontroli finansowej należy uwzględnić standardy ustalone przez Ministra Finansów na podstawie art.35o ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
2. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej.
3. Przeprowadzać kontrole w stosunku do Ośrodka Pomocy Społecznej i Publicznego Samodzielnego Zakładu Opieki Zdrowotnej w zakresie określonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych. Kontrola jednostki podległej (Ośrodek Pomocy Społecznej), stosownie do art.127 ust.3 ww. ustawy, powinna objąć w każdym roku co najmniej 5% wydatków jednostki organizacyjnej.
4. Zaniechać ustalania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bieżącym Gminy jako formy zabezpieczenia zaciąganych pożyczek.
5. Uzupełnić dokumentację opisującą stosowane w jednostce zasady rachunkowości, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 10 ust.1 pkt 3 lit "b" i "c" ustawy o rachunkowości. Według wskazanych przepisów dokumentacja ta powinna zawierać, między innymi:
- wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
6. Przestrzegać przepisów ustawy Ordynacja podatkowa i ustawy o podatkach i opłatach lokalnych określających sposób powstawania zobowiązań podatkowych w stosunku do osób prawnych - w zakresie podatku od nieruchomości. Zobowiązanie podatkowe z tytułu wskazanego podatku, w odniesieniu do osób prawnych, powstaje z mocy prawa, w razie zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa (ustawa o podatkach i opłatach lokalnych) łączy powstanie takiego zobowiązania. Zgodnie z art.6 ust.9 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, osoby prawne zobowiązane są do składania organowi podatkowemu deklaracji na podatek od nieruchomości w terminie do dnia 15 stycznia danego roku, a jeśli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu, w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Podatek wykazany w deklaracji jest podatkiem do zapłaty (art.21 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa). Jeżeli organ podatkowy, wskutek wszczętego postępowania podatkowego, stwierdzi, że podatnik - mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, wydaje decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego (art. 21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa). W powyższej sytuacji organ podatkowy powinien także określić wysokość odsetek za zwłokę - na podstawie art.53a ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek powstałych wskutek zaniżenia zadeklarowanej kwoty podatku przez Gminną Spółdzielnię "SCH".
8. Decyzje w sprawie przyznania ulg podatkowych (np. umorzenie zaległości podatkowej, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności podatku) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązuje organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). Zgodnie z art.172 § 1 ww. ustawy organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.
9. Sporządzać uzasadnienie faktyczne w odniesieniu do decyzji, na podstawie których przyznano ulgę w zapłacie podatku. Zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, uzasadnienie faktyczne powinno zawierać w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
10. Przestrzegać art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym umorzenie zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę następuje na wniosek podatnika. Sytuacje, w których umorzenie zaległości może nastąpić z urzędu wskazuje art.67 § 4 ww. ustawy.
11. Nie stosować instytucji umorzenia określonej w art.67 ustawy Ordynacja podatkowa wobec należności podatkowych, co do których nie minął termin płatności (nie są zatem zaległościami podatkowymi).
12. Zapewnić przeszkolenie rzeczowo właściwych pracowników w zakresie zagadnień związanych ze stosowaniem przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz przepisów dotyczących podatków i opłat lokalnych.
13. W sporządzanych ogłoszeniach o przetargach ustnych nieograniczonych na sprzedaż nieruchomości stanowiących własność gminy, zawierać wszystkie informacje wymagane przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
14. Zapewnić aby obowiązki przewodniczącego komisji przetargowej powołanej do prowadzenia postępowań w sprawie zbycie nieruchomości stanowiących własność gminy wykonywała osoba wyznaczona przez Wójta Gminy, zgodnie z § 8 pkt 2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
15. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów - na podstawie delegacji zawartej w art. 40 ust.16 Rada Ministrów w drodze rozporządzenia ma określić warunki niezbędne do udzielenia zezwolenia na zajmowanie pasa drogowego, mając na względzie bezpieczeństwo użytkowania i ochroną dróg (upoważnienie wprowadzone na mocy ustawy z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy o drogach publicznych oraz o zmianie niektórych innych decyzji - Dz. U. nr 200, poz.1593).
16. Ustalać opłaty za zajęcie pasa drogowego zgodnie z zasadami określonymi w art.40 ust.4, 5, 6 i 8 ustawy o drogach publicznych.
17. Ustalić wynagrodzenie dla kierowców - konserwatorów pojazdów strażackich, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
18. Wypłacać ekwiwalent pieniężny dla członków ochotniczych straży pożarnych, za uczestnictwo w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, zgodnie z art. 28 ust.1 i 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
19. Udzielając dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych uwzględnić przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873). W zakresie udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz podmiotów niepublicznych z dniem 1 stycznia 2004 roku nastąpiła zmiana art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonana na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
20. Ustalić pracownikom wskazanym w pierwszej części wystąpienia kategorie zaszeregowania i stawki dodatku funkcyjnego zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
21. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych przez pracowników na podstawie prawidłowo wypełnionych pleceń wyjazdu służbowego.
22. Zapewnić, by w oświadczeniach pracowników dotyczących zwrotu kosztów używania w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów nie będących własnością pracodawcy, wpisywane były informacje dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny), zgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.
23. Podjąć działania mające na celu dokonanie zmiany uchwały określającej zasady wypłaty diet radnym w zakresie w jakim przewiduje ona wypłatę diet dla członków komisji Rady Gminy nie będących radnymi.
24. Zapewnić wystawianie delegacji dla przewodniczącego Rady Gminy przez wiceprzewodniczącego Rady, zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
25. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19 poz. 177).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący
Rady Gminy Wodzierady
2. Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy Wodzierady
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Łódź, dnia 27 maja 2004 r.
Pani
GRAŻYNA MAZUCHOWSKA
Wójt
Gminy Wodzierady
WK-0915/35/2004
Na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 55, poz. 577 z późn. zm.) informuję, że w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Gminie Wodzierady stwierdzono następujące nieprawidłowości:W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej
1. Kontrolowana jednostka nie dostosowała uregulowań w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej do aktualnie obowiązujących przepisów, w szczególności, art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Z dniem 1 stycznia 2002 roku weszły w życie zmiany do ustawy o finansach publicznych (na mocy ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej – Dz. U. nr 102, poz. 1116), rozszerzające zakres zagadnień objętych wewnętrzną kontrolą finansową. Stosownie do art.35a ust.1 ww. ustawy, kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Procedury kontroli powinny zapewniać wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. Wskazane procedury w formie pisemnej – na podstawie art.35a ust.3 ustawy o finansach publicznych - określa kierownik jednostki sektora finansów publicznych, uwzględniając standardy ustalone przez Ministra Finansów na podstawie art. 35o ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych (Komunikat nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 roku w sprawie ogłoszenia "Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych" - Dz. Urz. Min. Fin. nr 3, poz. 13).
2. Stwierdzono przypadki nie przestrzegania zasad dokonywania kontroli wewnętrznej, wynikających z regulaminu funkcjonowania kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, wprowadzonego uchwałą nr 75/104/2001 Zarządu Gminy Wodzierady z dnia 31 sierpnia 2001 roku, w zakresie dokonywania bieżącej kontroli legalności, celowości i gospodarności poniesionych wydatków.
3. W okresie objętym kontrolą w Gminie Wodzierady nie przeprowadzano kontroli wobec Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w zakresie wskazanym przez art.127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Kontrola powinna być przeprowadzana według zasad określonych w regulaminie funkcjonowania kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi, który został przyjęty uchwałą Zarządu Gminy w Wodzieradach z dnia 31 sierpnia 2001 roku. Dodatkowo, należy wskazać, że szczegółowe zasady sprawowania nadzoru nad samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej, przez organ założycielski, zostały unormowane w przepisach rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz. U. nr 94, poz. 1097).
W zakresie przyjętych zasad rachunkowości
1. Jednostka, w ramach dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, nie określiła dla zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych struktury wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Nie sporządziła także opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów, a ponadto nie określiła wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, stosownie do wymogów wynikających z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. "b" i "c" ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
2. W okresie 2002 – 2003 (do dnia 21 maja 2003 roku) kontrolowana jednostka nie opracowała zasad stosowania rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, co wymagane było przez § 1 ust. 3 i § 9 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511 z późn. zm.). Zarządzeniem nr 11/2003 Wójta Gminy Wodzierady z dniem 21 maja 2003 roku wprowadzono zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organu podatkowego.
W zakresie gospodarki kasowej
Stwierdzono, że gotówka do kasy banku wpłacana była na podstawie dokumentów - dowód wpłaty „KP” i wypłacana z banku na podstawie dokumentów - dowód wypłaty „KW”, co nie było przewidziane w wewnętrznych unormowaniach jednostki dotyczących tych operacji.
W zakresie zaciągania pożyczek
Gmina Wodzierady, zaciągając pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, ustaliła jako jedną z form zabezpieczenia pożyczki nieodwoływalne pełnomocnictwo do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy, co było niezgodne z art. 92 w zw. z art. 129 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 i art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), z których wynikało, że dysponentem środków publicznych na rachunku bankowym jednostki samorządu terytorialnego może być wyłącznie organ wykonawczy tej jednostki, wykonujący określone w uchwale budżetowej zadania, przy zachowaniu zasad wykonywania budżetu wynikających z art. 92 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych
1. Kontrolujący stwierdzili, że Wójt Gminy decyzją nr Fn 3133/1/2002 z dnia 24 września 2002 roku, na podstawie wyników kontroli przeprowadzonej u podatnika - Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Wodzieradach, po wznowieniu postępowania, uchylił decyzje w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości wydane w latach 1997 - 2002 na rzecz wskazanego podatnika. Jednocześnie, na podstawie wymienionej decyzji organ podatkowy ustalił wysokość podatku od nieruchomości za lata 1997 - 2002. Kontrolujący ustalili, że wbrew treści decyzji, w latach 1997 - 2002 nie zostały wydane żadne decyzje ustalające wysokość podatku od nieruchomości na rzecz Gminnej Spółdzielni "SCH". Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników kontrolowanej jednostki jako decyzje potraktowano złożone przez podatnika deklaracje podatkowe. W ww. decyzji organ podatkowy nie określił kwoty należnych Gminie odsetek. W związku z powyższymi ustaleniami należy wskazać, że zobowiązanie podatkowe w zakresie podatku od nieruchomości, w odniesieniu do osób prawnych, powstaje z mocy prawa, w razie zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa łączy powstanie takiego zobowiązania, a więc w sposób określony w art.21 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9, poz. 84 z późn. zm.), osoby prawne zobowiązane są składać w terminie do dnia 15 stycznia danego roku deklaracje w zakresie podatku od nieruchomości i wpłacać podatek obliczony w deklaracji na rachunek organu podatkowego, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do dnia 15 każdego miesiąca. Pozbawione podstawy prawnej było i jest wydawanie wobec osób prawnych decyzji ustalających wymiar podatku od nieruchomości.
Zgodnie z art.21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, w sytuacji stwierdzenia w wyniku wszczętego postępowania podatkowego, że wysokość podatku jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego (w stanie prawnym obowiązującym do dnia 31 grudnia 2002 roku - organ podatkowy wydawał decyzję określającą wysokość zaległości podatkowej lub stwierdzał wysokość nadpłaty). Dopiero w stosunku do decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego możliwe jest stosownie instytucji wznowienia postępowania. W decyzji określającej wysokość zaległości podatkowej (wydawanej wg stanu prawnego do dnia 31 grudnia 2002 roku) organ podatkowy zobowiązany był określić wysokość odsetek za zwłokę - według stanu na dzień wydania decyzji (art.53 ust.4 ustawy Ordynacja podatkowa). Z dniem 1 stycznia 2003 roku zagadnienie dotyczące odsetek w omawianej sytuacji normuje art.53a ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - jeżeli w postępowaniu podatkowym po zakończeniu roku podatkowego lub innego okresu rozliczeniowego organ podatkowy stwierdzi, że podatnik mimo ciążącego na nim obowiązku nie zapłacił zaliczek na podatek w całości lub w części, nie złożył deklaracji albo wysokość zaliczek jest inna niż wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość odsetek za zwłokę, przyjmując prawidłową wysokość zaliczek na podatek, jeżeli ich wysokość jest inna niż wykazana w deklaracji, a także w razie braku deklaracji.
2. W dokumentacji dotyczącej decyzji nr Fn 3133/1/2002 z dnia 24 września 2002 roku, którą umorzono zaległości podatkowe Gminnej Spółdzielni "SCH" w zakresie podatku od nieruchomości, w wysokości 10.000 zł brak było wniosku podatnika dotyczącego umorzenia podatku, co stanowiło naruszenie art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym organ podatkowy, na wniosek podatnika, może umorzyć w całości lub części zaległości podatkowe lub odsetki za zwłokę.
3. W odniesieniu do szeregu decyzji, na podstawie których przyznano podatnikom ulgi w zapłacie należności podatkowych (np. decyzja nr Fn 311/5/2003, decyzja nr Fn 3110/6/2003, decyzja nr Fn 3115/5/2003, decyzja nr Fn 3114/15/2003) stwierdzono zaniechanie przeprowadzenia przez organ podatkowy postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenia istnienia lub nie ustawowo określonych przesłanek danego rozstrzygnięcia. Było to sprzeczne z art. 122 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w toku postępowania organy podatkowe powinny podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy oraz z art.187 § 1 ww. ustawy, stosownie do którego, organ podatkowy zobowiązany był do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia materiału dowodowego. Uzasadnienia faktyczne decyzji nie spełniały wymogów określonych w art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać, w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
4. Stwierdzono przypadki wydawania przez organ podatkowy decyzji o umorzeniu zaległości podatkowych w odniesieniu do podatków, których termin płatności jeszcze nie minął, a więc zgodnie z art.51 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - nie miały one charakteru zaległości podatkowych. Decyzje te faktycznie oznaczały rozstrzygnięcie o zaniechaniu poboru podatku, która to instytucja prawa podatkowego nie mogła być przez organy podatkowe jednostek samorządu terytorialnego stosowana od dnia 1 stycznia 2001 roku (na mocy zmiany art.22 ustawy Ordynacja podatkowa dokonanej przez art. 5 pkt 1 lit "c" ustawy z dnia 8 grudnia 2000 roku o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o dopłatach do oprocentowania niektórych kredytów bankowych, ustawy - Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi, ustawy - Ordynacja podatkowa, ustawy o finansach publicznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych - w związku z dostosowaniem do prawa Unii Europejskiej Dz. U nr 122, poz. 1315).
5. W odniesieniu do decyzji nr Fn 3110/1/2003 z dnia 16 kwietnia 2003 roku dotyczącej umorzenia podatku od nieruchomości stwierdzono, że podatnik wniósł o zmniejszenie stawki podatku od nieruchomości z 1m2 powierzchni. Organ podatkowy wskazując, że rozstrzygnięcie co do wnioskowanej kwestii nie leży w jego kompetencjach (wysokość stawek ustala organ stanowiący jednostki samorządowej), podjął jednocześnie decyzję o umorzeniu podatku na 2003 roku w kwocie 5.834,90 zł. Decyzja ta podjęta została z naruszeniem art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy nie mógł, bowiem, działać w tej sprawie z urzędu. Ponadto, decyzja dotyczyła należności, które w części nie stanowiły - w myśl art.51 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - zaległości podatkowych.
6. W 2002 roku podatnicy nie składali wykazów środków transportowych na obowiązujących w tym okresie drukach WT-1, określonych przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2001 roku w sprawie wzoru wykazu środków transportowych (Dz. U. nr 153, poz. 1754).
W zakresie dochodów z tytułu sprzedaży mienia komunalnego
1. W ogłoszeniach o I i II przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż działki zabudowanej położonej w Stanisławowie, oznaczonej numerem 40/1 oraz w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż lokalu użytkowego nr 68 położonego w Wodzieradach, nie zawarto informacji o skutkach uchylenia się od zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, wymaganych przez § 12 pkt 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz.30 z późn. zm.).
2. Rozstrzygnięcia przetargów na sprzedaż działki zabudowanej położonej w Stanisławowie, oznaczonej numerem 40/1 oraz lokalu użytkowego nr 68 położonego w Wodzieradach, dokonała komisja przetargowa, powołana uchwałą nr 5/7/98 Zarządu Gminy Wodzierady z dnia 17 grudnia 1998 roku, zmieniona uchwałą nr 26/28/99 Zarządu Gminy Wodzierady z dnia 17 września 1999 roku. Zgodnie ze wskazanymi uchwałami przewodniczącym komisji wyznaczono Panią Grażynę Mazuchowską – Wójta Gminy. Jak wynikało ze sporządzonych protokołów z przetargów funkcję przewodniczącego komisji pełniła Pani Alicja Augustyniak – Sekretarz Gminy, przy czym brak było formalnego potwierdzenia powierzenia jej tej funkcji przez uprawniony organ, którym zgodnie z § 8 pkt 2 ww. rozporządzenia był organ wykonawczy jednostki (wójt gminy, do dnia 27 października 2002 roku - zarząd gminy).
W zakresie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego
1. Przy wydawaniu decyzji na zajęcie odcinka pasa drogowego stwierdzono przypadki naruszenia procedur wynikających z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.), zwłaszcza w zakresie terminów dotyczących wniosków składanych w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie odcinka pasa drogowego, o których mowa w § 2 rozporządzenia.
2. W latach 2002-2003 po zakończeniu robót w pasie drogowym nie dokonywano komisyjnego odbioru tych robót, w celu stwierdzenia przywrócenia zajmowanego odcinka pasa drogi do poprzedniego stanu użyteczności, czym naruszono wymóg zawarty w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.
3. Za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń i obiektów niezwiązanych z funkcjonowaniem drogi, o których mowa w § 10 ww. rozporządzenia Rady Ministrów, w przypadku, gdy rzut poziomy urządzenia zajmował powierzchnię mniejszą niż 1 m², pobierano jednorazową opłatę stanowiącą iloczyn zajętej powierzchni i stawki za 1 m², podczas gdy § 10 ust. 3 stanowił, że w przedstawionej sytuacji pobierać powinno się opłatę, jak za zajęcie pasa o powierzchni 1 m².
W zakresie wydatków na zadania z zakresu ochrony przeciwpożarowej
1. W okresie kontrolowanym pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowców – konserwatorów pojazdów ochotniczych straży pożarnych, przyznano wynagrodzenie zryczałtowane za określoną stawkę godzinową, na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. nr 200 poz. 1679 z późn. zm.). Zasady ustalania wynagrodzenia dla kierowców – konserwatorów były niezgodne z obowiązującymi przepisami, ponieważ podstawę ustalenia wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych na wskazanych stanowiskach stanowiły przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264).
W okresie wcześniejszym zasady wynagradzania regulowały przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm. - obowiązywało do dnia 25 lutego 2003 roku).
2. Nie wypłacano ekwiwalentu pieniężnego członkom ochotniczych straży pożarnych z terenu Gminy Wodzierady, uczestniczącym w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Staż Pożarną, co stanowiło naruszenie art. 28 ust.1 i ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 z późn. zm.).
W zakresie dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych
1. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji w latach 2002-2003 nie zostało poprzedzone odpowiednim ogłoszeniem o konkursie ofert dla organizacji pozarządowych, na realizację określonych zadań publicznych, czym naruszono art. 92 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, w zakresie zasady jawności trybu wyboru najkorzystniejszej oferty, a tym samym nie zachowano zasad uczciwej konkurencji, o których mowa w art. 25 ust.2 powoływanej ustawy. Postępowanie takie było sprzeczne także z postanowieniami § 2 pkt 1 i 2 regulaminu określającego tryb postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Gminy Wodzierady podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych, stanowiącego załącznik do uchwały nr XVIII/157/01 Rady Gminy Wodzierady z dnia 7 lutego 2001 roku w sprawie przyjęcia regulaminu trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu Gminy Wodzierady podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych.
2. W przypadku dwóch dotowanych podmiotów kwota udzielonej dotacji była podwyższana w stosunku do dotacji przyznanej na podstawie pierwotnych umów, a mianowicie: dotacja dla Ludowego Klubu Sportowego w Kwiatkowicach, przyznana umową z dnia 2 lutego 2002 roku, została zwiększona aneksem nr 1 (bez daty) o kwotę 2.000 zł i aneksem nr 2 z dnia 6 grudnia 2002 roku o kwotę 7.000 zł. Dotacja dla Ludowego Klubu Sportowego w Kwiatkowicach, przyznana umową z dnia 2 stycznia 2003 roku, zwiększona została aneksem nr 1 z dnia 4 kwietnia 2003 roku o kwotę 15.000 zł, i aneksem nr 2 z dnia 2 września 2003 roku o kwotę 5.000 zł. Dotacja dla Stowarzyszenia „Świetlica wiejska” w Leśnicy przyznana umową z dnia 28 marca 2002 roku w kwocie 3.500 zł, porozumieniem z dnia 11 października 2002 roku została zwiększona o 270 zł. Kwoty dotacji zostały zwiększone z pominięciem zasad wynikających z ww. uchwały nr XVIII/157/01 Rady Gminy Wodzierady. W szczególności, nie podano do publicznej wiadomości informacji o możliwości uzyskania przez podmioty niepubliczne środków z budżetu Gminy na realizację celów publicznych. W aneksach zawartych z LKS w Kwiatkowicach do umowy z dnia 2 lutego 2002 roku oraz w aneksie nr 1 do umowy z dnia 2 stycznia 2003 roku nie wskazano, że zmiana kwoty udzielonej dotacji związana jest ze zmianą zakresu realizowanych zadań, czy też zleceniem nowych.
3. Po przyznaniu dotacji w latach 2002-2003 nie podawano do publicznej wiadomości, poprzez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, informacji o wyłonieniu podmiotu i wielkości zadań przekazywanych do realizacji, co było sprzeczne z postanowieniami § 2 pkt 10 ww. uchwały Rady Gminy Wodzierady.
Naruszenie zasad udzielania dotacji z budżetu stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych określone w art.138 ust.1 pkt 9 ustawy o finansach publicznych.
W zakresie wydatków osobowych
1. W kontrolowanym okresie przyznano kierownikowi USC wynagrodzenie zasadnicze według XV kategorii zaszeregowania, a zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (obowiązującego do dnia 25 lutego 2003 roku) oraz przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, dla tego stanowiska pracy właściwa jest kategoria XVI-XVIII.
2. W latach 2002 - 2003 przyznano na podstawie angaży z dnia 7 czerwca 2001 roku: Sekretarzowi Gminy dodatek funkcyjny według 4 stawki w wysokości 95% najniższego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania i Skarbnikowi Gminy dodatek funkcyjny według 4 stawki w wysokości 80% najniższego wynagrodzenia, natomiast zgodnie z obowiązującymi przepisami wynikającymi z ww. rozporządzeń Rady Ministrów właściwa dla tych stanowisk była stawka 7 dodatku funkcyjnego. Kierownikowi USC ustalono dodatek funkcyjny według 4 stawki w wysokości 40% najniższego wynagrodzenia, natomiast zgodnie z przepisami prawidłowa była 6 stawka dodatku funkcyjnego.
3. Wynagrodzenie zasadnicze dla sprzątaczki przyznano według V kategorii zaszeregowania, a zgodnie z przepisami ww. rozporządzeń Rady Ministrów dla tego stanowiska pracy właściwa była kategoria III-IV.
W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników
1. W licznych przypadkach na rozliczanych przez pracowników poleceniach wyjazdu służbowego nie wpisywano godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.
2. W oświadczeniach składanych przez pracowników Urzędu Gminy dotyczących zwrotu kosztów używania samochodów własnych w celach służbowych do jazd lokalnych, nie wpisywano danych dotyczących pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny), która to informacja wymagana jest przez § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz.271).
W zakresie wydatków na wypłaty diet i zwrotu kosztów podróży służbowych dla radnych gminy
1. W uchwale nr I/7/2002 Rady Gminy Wodzierady z dnia 18 listopada 2002 roku w sprawie ustalenia zasad otrzymywania i wysokości diet oraz ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy, nie określono zasad potrącania diet dla Przewodniczącego Rady Gminy pobierającego dietę w formie miesięcznego ryczałtu w przypadku jego nieobecności na sesjach Rady Gminy, nie wypełniając tym samym dyspozycji art. 25 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym.
2. W uchwale nr I/7/2002 Rady Gminy Wodzierady z dnia 18 listopada 2002 roku ustalono, że postanowienia dotyczące wypłaty diet dla radnych stosuje się odpowiednio do członków komisji Rady nie będących radnymi. W obowiązującym na dzień podejmowania uchwały stanie prawnym (i nadal) w skład komisji rady gminy nie mogą wchodzić osoby nie będące radnymi. Z upływem poprzedniej kadencji organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego (27 października 2002 roku) przestał obowiązywać art.21 ust.2 ustawy o samorządzie gminnym, który stanowił o możliwości powołania w skład komisji rady gminy osób spoza rady w liczbie nie przekraczającej połowy składu komisji (na mocy art.1 pkt 19 lit. "b" ustawy z dnia 11 kwietnia 2001 roku o zmianie ustaw: o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym, o samorządzie województwa, o administracji rządowej w województwie oraz o zmianie niektórych innych ustaw - Dz. U. nr 45 poz. 497). W konsekwencji skreślony został z tą samą datą art. 25 ust. 5 ustawy o samorządzie gminnym, stanowiący podstawę do przyznania diet członkom komisji rady gminy nie będącym radnymi.
3. W przypadku delegacji nr 303/2002 z dnia 25 października 2002 roku wystawionej dla Przewodniczącego Rady Gminy, polecenie wyjazdu służbowego podpisane zostało przez Panią Grażynę Mazuchowską – Wójta Gminy, zamiast przez Wiceprzewodniczącego Rady Gminy, zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66 poz. 800 z późn. zm.).
W zakresie wydatków inwestycyjnych i stosowania przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych
1. W odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie wodociągu wiejskiego wraz z przyłączami w miejscowości Chorzeszów – etap I, stwierdzono, że wykonawca składający ofertę nr 1 – ZPUH Mieczysław Malinowski z Sieradza, nie spełnił warunku określonego w § 2 pkt 1 specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w którym określono nieprzekraczalny termin wykonania zamówienia do dnia 31 października 2002 roku. Oferent określił termin wykonania zamówienia na trzy miesiące od podpisania umowy, który to termin był dłuższy niż określony przez zamawiającego, w związku z czym oferent ten powinien zostać wykluczony z postępowania na podstawie art. 19 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 72, poz.664 z późn. zm. - ustawa uchylona z dniem 2 marca 2004 roku).
2. W odniesieniu do udzielenia zamówienia publicznego, o wartości powyżej 30.000 EURO, w trybie przetargu nieograniczonego, na wykonanie modernizacji stacji uzdatniania wody w miejscowości Wodzierady, stwierdzono:
- kurs EURO dla ustalenia wartości zamówienia przyjęto na podstawie publikacji w Gazecie Prawnej nr 1333(989) z dnia 10 lipca 2003 roku (4,3600 zł = 1 EURO). Takie przeliczenie było niezgodne z art. 2 ust 2 ustawy o zamówieniach publicznych, zgodnie z którym ilekroć ustawa odnosiła się do wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO, przeliczenie tej wartości na złote dokonywane być powinno według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla tej waluty w dniu określenia wartości zamówienia. Średni kurs EURO ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w dniu 10 lipca 2003 roku wynosił 1 EURO = 4,4529 zł,
- specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie zawierała wymagań dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co naruszało art. 35 ust. 1 pkt 11 ustawy zamówieniach publicznych,
- zamawiający nie potwierdził na piśmie przesłanych telefaksem wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, skierowanych do oferentów, którym doręczono specyfikację, do czego był zobowiązany na podstawie art. 21 ust 3 ustawy o zamówieniach publicznych.
W zakresie wyboru banku do obsługi bankowej budżetu Gminy
W przetargu nieograniczonym na obsługę bankową budżetu Gminy Wodzierady sposób obliczania ilości punktów dla poszczególnych ofert nie zapewniał zachowania proporcjonalności obliczania wartości ofert w ramach danego kryterium. Nie uwzględniano, bowiem, różnic w warunkach proponowanych przez oferentów. Komisja przetargowa przyznawała maksymalną liczbę punktów ofercie najkorzystniejszej ze względu na badane kryterium, pozostałym ofertom proporcjonalnie mniej, jednak pod warunkiem, że badany parametr wykazywał wartość wyższą niż 0.
W przypadku, gdy parametr ten wynosił 0 (np. 0 zł opłaty za prowadzenie rachunku, 0 zł opłaty za polecenie przelewu, itp.) oferta najkorzystniejsza otrzymywała maksymalną liczbę punktów, wszystkie oferty z parametrem większym od 0 otrzymywały 0 pkt, mimo że w danym parametrze wykazywały różnice (w wielu wypadkach różnice te były znaczące). Pomimo wadliwego sposobu obliczania wartości ofert, nie wpłynęło to na wybór najkorzystniejszej oferty.
Informując o powyższych nieprawidłowościach proszę Panią Wójt o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenie powstawaniu ich w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:
1. Uzupełnić obowiązujące procedury z zakresu wewnętrznej kontroli finansowej w celu zapewnienia objęcia nimi całokształtu procesów związanych z pobieraniem i gromadzeniem dochodów oraz gospodarowania mieniem. Ustalone procedury kontroli powinny, w szczególności, pozwolić na wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. Przy opracowaniu procedur wewnętrznej kontroli finansowej należy uwzględnić standardy ustalone przez Ministra Finansów na podstawie art.35o ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
2. Zapewnić przestrzeganie ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej.
3. Przeprowadzać kontrole w stosunku do Ośrodka Pomocy Społecznej i Publicznego Samodzielnego Zakładu Opieki Zdrowotnej w zakresie określonym przez art.127 ustawy o finansach publicznych. Kontrola jednostki podległej (Ośrodek Pomocy Społecznej), stosownie do art.127 ust.3 ww. ustawy, powinna objąć w każdym roku co najmniej 5% wydatków jednostki organizacyjnej.
4. Zaniechać ustalania pełnomocnictwa do dysponowania rachunkiem bieżącym Gminy jako formy zabezpieczenia zaciąganych pożyczek.
5. Uzupełnić dokumentację opisującą stosowane w jednostce zasady rachunkowości, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 10 ust.1 pkt 3 lit "b" i "c" ustawy o rachunkowości. Według wskazanych przepisów dokumentacja ta powinna zawierać, między innymi:
- wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
6. Przestrzegać przepisów ustawy Ordynacja podatkowa i ustawy o podatkach i opłatach lokalnych określających sposób powstawania zobowiązań podatkowych w stosunku do osób prawnych - w zakresie podatku od nieruchomości. Zobowiązanie podatkowe z tytułu wskazanego podatku, w odniesieniu do osób prawnych, powstaje z mocy prawa, w razie zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa (ustawa o podatkach i opłatach lokalnych) łączy powstanie takiego zobowiązania. Zgodnie z art.6 ust.9 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, osoby prawne zobowiązane są do składania organowi podatkowemu deklaracji na podatek od nieruchomości w terminie do dnia 15 stycznia danego roku, a jeśli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu, w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Podatek wykazany w deklaracji jest podatkiem do zapłaty (art.21 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa). Jeżeli organ podatkowy, wskutek wszczętego postępowania podatkowego, stwierdzi, że podatnik - mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, wydaje decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego (art. 21 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa). W powyższej sytuacji organ podatkowy powinien także określić wysokość odsetek za zwłokę - na podstawie art.53a ustawy Ordynacja podatkowa.
7. Podjąć czynności w celu wyegzekwowania należnych Gminie odsetek powstałych wskutek zaniżenia zadeklarowanej kwoty podatku przez Gminną Spółdzielnię "SCH".
8. Decyzje w sprawie przyznania ulg podatkowych (np. umorzenie zaległości podatkowej, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności podatku) wydawać po dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy, do czego zobowiązuje organ podatkowy art.122 i art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego należy ustalić istnienie (lub nie) ustawowo określonych przesłanek warunkujących podjęcie danego rozstrzygnięcia (np. w odniesieniu do umorzenia zaległości podatkowej przesłanki stanowią ważny interes podatnika lub interes publiczny). Zgodnie z art.172 § 1 ww. ustawy organ podatkowy sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.
9. Sporządzać uzasadnienie faktyczne w odniesieniu do decyzji, na podstawie których przyznano ulgę w zapłacie podatku. Zgodnie z art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, uzasadnienie faktyczne powinno zawierać w szczególności, wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.
10. Przestrzegać art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym umorzenie zaległości podatkowej lub odsetek za zwłokę następuje na wniosek podatnika. Sytuacje, w których umorzenie zaległości może nastąpić z urzędu wskazuje art.67 § 4 ww. ustawy.
11. Nie stosować instytucji umorzenia określonej w art.67 ustawy Ordynacja podatkowa wobec należności podatkowych, co do których nie minął termin płatności (nie są zatem zaległościami podatkowymi).
12. Zapewnić przeszkolenie rzeczowo właściwych pracowników w zakresie zagadnień związanych ze stosowaniem przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz przepisów dotyczących podatków i opłat lokalnych.
13. W sporządzanych ogłoszeniach o przetargach ustnych nieograniczonych na sprzedaż nieruchomości stanowiących własność gminy, zawierać wszystkie informacje wymagane przez § 12 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy.
14. Zapewnić aby obowiązki przewodniczącego komisji przetargowej powołanej do prowadzenia postępowań w sprawie zbycie nieruchomości stanowiących własność gminy wykonywała osoba wyznaczona przez Wójta Gminy, zgodnie z § 8 pkt 2 ww. rozporządzenia Rady Ministrów.
15. Przy wydawaniu zezwoleń na zajęcie pasa drogowego przestrzegać procedury poprzedzającej wydanie decyzji, określonej przez przepisy rozporządzenia Rady Ministrów - na podstawie delegacji zawartej w art. 40 ust.16 Rada Ministrów w drodze rozporządzenia ma określić warunki niezbędne do udzielenia zezwolenia na zajmowanie pasa drogowego, mając na względzie bezpieczeństwo użytkowania i ochroną dróg (upoważnienie wprowadzone na mocy ustawy z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy o drogach publicznych oraz o zmianie niektórych innych decyzji - Dz. U. nr 200, poz.1593).
16. Ustalać opłaty za zajęcie pasa drogowego zgodnie z zasadami określonymi w art.40 ust.4, 5, 6 i 8 ustawy o drogach publicznych.
17. Ustalić wynagrodzenie dla kierowców - konserwatorów pojazdów strażackich, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
18. Wypłacać ekwiwalent pieniężny dla członków ochotniczych straży pożarnych, za uczestnictwo w działaniach ratowniczych lub szkoleniach pożarniczych organizowanych przez Państwową Straż Pożarną, zgodnie z art. 28 ust.1 i 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
19. Udzielając dotacji na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych uwzględnić przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96 poz. 873). W zakresie udzielania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na rzecz podmiotów niepublicznych z dniem 1 stycznia 2004 roku nastąpiła zmiana art.118 ustawy o finansach publicznych, dokonana na mocy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874). Stosownie do obecnego brzmienia art. 118 ust. 2 ustawy o finansach publicznych zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie, to: 1) zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy – zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o finansach publicznych, 2) tryb postępowania o udzielenie dotacji, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania określa w drodze uchwały organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
20. Ustalić pracownikom wskazanym w pierwszej części wystąpienia kategorie zaszeregowania i stawki dodatku funkcyjnego zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
21. Zapewnić rozliczanie kosztów podróży służbowych przez pracowników na podstawie prawidłowo wypełnionych pleceń wyjazdu służbowego.
22. Zapewnić, by w oświadczeniach pracowników dotyczących zwrotu kosztów używania w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów nie będących własnością pracodawcy, wpisywane były informacje dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny), zgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.
23. Podjąć działania mające na celu dokonanie zmiany uchwały określającej zasady wypłaty diet radnym w zakresie w jakim przewiduje ona wypłatę diet dla członków komisji Rady Gminy nie będących radnymi.
24. Zapewnić wystawianie delegacji dla przewodniczącego Rady Gminy przez wiceprzewodniczącego Rady, zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy.
25. Przy udzielaniu zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19 poz. 177).
Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Wójt o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Do wiadomości:
1. Przewodniczący
Rady Gminy Wodzierady
2. Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
Rady Gminy Wodzierady
3. aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dr Jadwiga Chwiałkowska. Projekt wystąpienia sprawdził Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.